Guía de Ejecución - Rev.3.1

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura
1. Objetivo 2
2. De los Agentes que intervienen en la ejecucin del Proyecto 2
2.1 rgano Representativo del Ncleo Ejecutor 2
2.2. Residente 2
2.3. Supervisor de Proyectos 2
2.4. Incompatibilidad de Labores 3
3. Procedimiento durante la ejecucin del Proyecto 3
3.1 Antes del Inicio 3
3.1.1. Suscripcin del Convenio 3
3.1.2. Manejo de las cuentas Bancarias 3
3.1.3. Intereses Penalidades y Recursos Excedentes 4
3.1.4. Autorizacin para inicio de retiro de Fondos 4
3.1.5. De la Programacin y Autorizacin de Gasto 5
3.2 Inicio y Ejecucin 5

3.2.1. De la Entrega de Terreno e Inicio de Obra 5
3.2.2. Plazo de Ejecucin y Cronograma de Avance de Obra 6
3.2.3. Aporte Comunal 6
3.2.4. Del Pago de la Mano de Obra 7
3.2.5. De la Adquisicin de materiales, herramientas y alquiler de equipos 7
3.2.6. Del Registro y Custodia de los documentos sustentatorios 8
3.2.7. De las rendiciones de cuenta Pre Liquidacin 8
3.2.8. De la Valorizacin de la Obra 10
3.2.9. Solicitud de la Segunda Transferencia y posteriores 10
3.2.10. Del Cuaderno de Obra 11
3.3. Modificaciones al Convenio de Financiamiento 12

3.3.1. Cambio del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y/o Residente 12
3.3.2. Ampliacin de Plazo 13
3.3.3. Modificacin o cambio Total del Expediente Tcnico 13
3.3.4. Modificacin del Presupuesto del Convenio de Financiamiento 14
3.4. Terminacin de Obra y Liquidacin de Obra 15

3.4.1. De la Terminacin de Obra 15
3.4.2. Entrega Provisional de Obra 16
3.4.3. De la Liquidacin del Convenio de Financiamiento 16
3.4.4. De la Transferencia de la Obra 17
3.4.5. De la Inauguracin de la Obra 17
4 Presentacin de los Informes Mensuales 18

4.1. Residente 18
4.2. Supervisor de Proyectos 19
5 Pago de los Agentes 20
5.1 Residente 20
5.2 Supervisor de Proyectos 20
6 De los Incumplimientos 20
1
7 De las excepciones y situaciones no previstas 20

ANEXOS 21
1. OBJETIVO
El objeto de la presente Gua es establecer las normas y procedimientos que regulan la labor a
desarrollar por el rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, el Residente y el Supervisor de
Proyectos, durante el proceso de ejecucin y culminacin de las obras de infraestructura
financiadas bajo el marco del Convenio Especifico Tripartito: MIMDES Municipalidad Distrital
Ncleo Ejecutor.
2. DE LOS QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIN DEL

PROYECTO
2.1. RGANO REPRESENTATIVO DEL NCLEO EJECUTOR

Est compuesto por cuatro (4) personas: Presidente, Tesorero, Secretario y Fiscal, (este
ultimo es designado por la Municipalidad Distrital correspondiente), segn lo establece el Acta
de la Asamblea de Constitucin del Ncleo Ejecutor. En los casos de cambio de alguno de
ellos, se seguir lo dispuesto en el numeral 3.3.1 de la presente Gua.
El Ncleo Ejecutor delega a su rgano Representativo la responsabilidad de viabilizar la
consecucin del financiamiento del Proyecto y de su posterior ejecucin, terminacin y
liquidacin; as como participar con las acciones que propicien una adecuada operacin y
mantenimiento del mismo.
Sus obligaciones se encuentran establecidas en el Convenio Especfico Tripartito para el
Financiamiento de la Fase de Inversin del Proyecto (en adelante el CONVENIO DE
FINANCIAMIENTO) y se complementan con lo estipulado en la presente Gua.
2.2. RESIDENTE
Persona natural, debidamente calificada y registrada por la Oficina Zonal del
MIMDES/FONCODES y que ha sido seleccionado para ejercer la direccin tcnica del
Proyecto de acuerdo al expediente tcnico aprobado; adems, asesora a los miembros del
rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, para el cumplimiento de sus funciones. Es
responsable de la calidad de la obra y, conjuntamente con el rgano Representativo del
Ncleo Ejecutor, de la correcta utilizacin de los fondos financiados, de acuerdo a los
trminos del Convenio y sus anexos.
Las funciones del Residente se encuentran estipuladas en el Convenio de Financiamiento y
los Trminos de Referencia del Contrato suscrito con el Ncleo Ejecutor; siendo
complementadas con lo sealado en la presente Gua.
Complementariamente, desarrollar labores de capacitacin tcnica conforme lo establece
la Gua de Capacitacin. Asimismo, implementar y verificar las medidas de control y
mitigacin ambiental.
2.3. SUPERVISOR DE PROYECTOS
Persona natural, debidamente calificada y registrada por la Oficina Zonal del
MIMDES/FONCODES y que ha sido seleccionado para que efecte el control y
seguimiento de la ejecucin tcnico, administrativa y ambiental de la obra, verificando el
cumplimiento de las obligaciones de los diferentes agentes que participan en dicha
ejecucin.
El Supervisor de Proyectos, debe cautelar el cumplimiento de las actividades establecidas
en la presente Gua, adems de las siguientes funciones:
1. Recibir y revisar toda la documentacin que le presente el rgano Representativo del
Ncleo Ejecutor y/o el Residente, emitiendo opinin sobre el asunto y tramitando su
presentacin a la Oficina Zonal en un plazo mximo de siete (7) das naturales,
contados a partir de su recepcin. (Formato N 01).
2. Tomar acciones inmediatas, si detecta que cualquiera de los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor o Residente evidencian falta de capacidad, se
2
nieguen al cumplimiento de sus obligaciones, o incurran en algn otro hecho que

contravenga las condiciones del Convenio de Financiamiento o est interfiriendo con la
oportuna y correcta ejecucin de la obra. Para ello se recomienda que el Supervisor de
Proyectos mantenga coordinacin permanente con el Fiscal del Ncleo Ejecutor.
3. Solicitar la convocatoria y/o participar en las Asambleas Generales de pobladores,
cuando sea necesario (esto es, cuando se presuman irregularidades en la
ejecucin, se haya presentado la respectiva solicitud para el cambio de agentes, se
requiera la modificacin o paralizacin de trabajos, etc.)
La participacin del Supervisor de Proyectos en las Asambleas de pobladores debe
limitarse a ser estrictamente informativa, orientadora y receptiva ante las
decisiones que adopte la poblacin.
2.4. INCOMPATIBILIDAD DE LABORES

Es incompatible el ejercicio simultneo de funciones de Supervisor de Proyectos con las
de Residente del mismo Proyecto.
El Supervisor de Proyectos no podr ejercer sus funciones en aquellos proyectos que
haya participado como Proyectista o Evaluador.
3. PROCEDIMIENTOS DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO

3.1. ANTES DEL INICIO
3.2. SUSCRIPCIN DEL CONVENIO
Aprobado el financiamiento y la transferencia de fondos, la Oficina Zonal del
MIMDES/FONCODES, en coordinacin con la Municipalidad Distrital, convocarn a
los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y Residente
seleccionado, para que reciban una Charla de Orientacin Tcnico Administrativo
Legal, la misma que ser efectuada por personal tcnico de la Oficina Zonal y
constar en el Acta correspondiente (Formato N 02), luego del cual se proceder a
suscribir el Convenio de Financiamiento y se recabar el Expediente Tcnico.
4. MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS

FONCODES procede a abrir una cuenta de ahorros en moneda nacional, en una
entidad bancaria autorizada del Sistema Financiero Nacional, la misma que estar
a nombre del Ncleo Ejecutor, debiendo tener el carcter de Cuenta Conjunta, de
tal forma que para cualquier retiro de fondos ser indispensable la presencia y las
firmas de los titulares de la cuenta, los mismos que son definidos en el Convenio
de Financiamiento.
La Oficina Zonal de MIMDES/FONCODES, proceder emitir una carta de
autorizacin al Ncleo Ejecutor para que proceda el registro de firmas y la
administracin de la cuenta bancaria siempre y cuando se cumpla con lo dispuesto
en el acpite 3.1.3 de la presente Gua.
FONCODES, a travs del Jefe Zonal, tiene la facultad de inmovilizar

las cuentas de ahorros en caso de indicios de irregularidades y/o
incumplimiento a lo indicado en el Convenio de Financiamiento y la
presente Gua.
4.1.1.1. Prohibiciones
Abrir sub-cuentas, adicionales a las autorizadas.
Abrir cuentas con distinta denominacin a la que establece el
convenio, menos an a ttulo personal.
3
Delegar el manejo o administracin de la(s) cuenta(s) o dinero del

financiamiento en favor de terceros. Igualmente, el Residente est
impedido de aceptar tal delegacin.
Adquirir bienes de capital no considerados en el presupuesto de
financiamiento.
El incurrir en cualquiera de estas prohibiciones, constituir

motivo de acciones administrativas sin perjuicio de iniciar
los procesos legales correspondientes.
5. INTERESES, PENALIDADES Y RECURSOS EXCEDENTES

Los intereses generados por la cuenta de ahorros, se podrn invertir en la Obra con
el fin de cubrir desfases presupuestales o mejorar y ampliar la infraestructura
ejecutada, previa evaluacin y autorizacin del Supervisor de Proyectos, mediante
Cuaderno de Obra.
Las penalidades por incumplimiento en la presentacin de informes o por

inasistencias del Residente y Supervisor de Proyectos, debern invertirse en el
proyecto con el nico fin de mejorar las obras previa autorizacin escrita de la
Oficina Zonal.
As mismo una vez cumplidas totalmente las metas del Convenio, el NUCLEO
EJECUTOR reunido en Asamblea podr disponer de los recursos sobrantes
(fondos y/o materiales y/o herramientas) a fin de complementar o ampliar las metas
del proyecto en beneficio de la poblacin. Esta decisin deber constar en Acta de
Asamblea, la que se alcanzar a FONCODES para su respectiva aprobacin.
6. AUTORIZACIN PARA INICIO DE RETIRO DE FONDOS

El Residente deber presentar al Supervisor de Proyectos, en un plazo no mayor a
los 3 das de suscrito el convenio de financiamiento, los siguientes documentos:
1. Cronograma de Avance de Obra Valorizado.(Formato N 03).
2. Programacin de Gastos, del total del monto financiado, sobre la base del
listado de insumos a adquirir.
3. Copia de la autorizacin para consultar y obtener reportes de las cuentas
bancarias del Ncleo Ejecutor a favor del Supervisor de Proyectos, donde
conste el sello de recepcin del Banco (Formato N 04).
4. Copia del Contratos de locacin de servicios del Residente y del Maestro de
Obra con el Ncleo Ejecutor .
5. En caso de que la Entidad Receptora del Proyecto, se haya definido como una
Junta Administradora de Agua Potable y Saneamiento (JAAPS), deber
adjuntarse copia de la Constancia de Inscripcin en la Oficina Zonal
correspondiente.
El Supervisor de Proyectos deber revisar los documentos antes sealados, de
encontrarlos conformes los visar y proceder a informar a la Oficina Zonal, para
que esta comunique por escrito a los miembros del rgano Representativo del
Ncleo Ejecutor y al Residente que se encuentran autorizados para la
administracin de la cuenta bancaria; asimismo, se proceder a definir la fecha de
Entrega de Terreno. De encontrar observaciones, debe cursar la notificacin
respectiva, otorgando un plazo prudencial para su absolucin, comunicando a la
Oficina Zonal para mantener bloqueada la cuenta bancaria, hasta que se superen
las observaciones sealadas.
Luego de revisado el expediente tcnico, si en caso el Residente informe la
necesidad de una modificacin del Proyecto y/o del costo del mismo, la Oficina
4
Zonal de FONCODES no podr autorizar la administracin de la cuenta bancaria, la

misma que se mantendr bloqueada y debe procederse de acuerdo a lo indicado en
el numeral 3.3.
7. DE LA PROGRAMACIN Y AUTORIZACIN DE GASTOS

7.1.1.1. Sobre la base del listado de insumos por adquirir, de la Programacin de
Gastos y de las cotizaciones, los miembros del rgano Representativo
del Ncleo Ejecutor con el asesoramiento del Residente, elaborarn y
suscribirn las respectivas Autorizaciones de Gasto (Formato N 05), para
que los retiros del banco se realicen en forma oportuna y obedezcan a
gastos especficos, inmediatos y previamente aprobados, debiendo
respetar la programacin presentada segn lo sealado en el acpite 2
del numeral 3.1.3, de la presente Gua.
7.1.1.2. Corresponde al Residente y Fiscal del Ncleo Ejecutor controlar que los
gastos se ejecuten previa emisin de la Autorizacin de Gastos. Debern
contar con las firmas requeridas de los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor (en estricta sujecin a los montos
detallados en el Presupuesto de Financiamiento).
El Supervisor de Proyectos podr observar una Autorizacin de Gasto
cuando alguno(s) de los pagos o retiros autorizados por los miembros del
rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, no estn debidamente
justificados, debiendo rehacerse esta autorizacin.
Toda autorizacin de Gastos deber contar con el VB del Fiscal,
Residente y del Supervisor de Proyectos, previo al retiro del dinero y
ejecucin del gasto.
7.2. INICIO Y EJECUCIN
8. DE LA ENTREGA DE TERRENO E INICIO DE OBRA

El Residente y Supervisor de Proyectos se constituirn a la localidad donde se
ejecutar la obra, para coordinar la entrega de Terreno y proceder a su inicio,
pudiendo presentarse las siguientes situaciones:
a) Existe conformidad, del expediente tcnico con el terreno, en tal caso se
proceder a suscribir el Acta de Entrega de Terreno (Formato N09).
b) Si la Obra motivo de Convenio se encuentra parcialmente ejecutada. En este
caso, el Residente certificar que la financiacin no incluye las partidas
ejecutadas o de lo contrario proceder a calcular el deductivo,
responsabilizndose conjuntamente con los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor a realizar la devolucin del monto que no
corresponda ejecutar, conforme se establece en el numeral 3.3.4.2 de la
presente Gua, luego de ello y de considerarlo conforme el Supervisor de
Proyectos podr autorizar la suscripcin del Acta de Entrega de Terreno.
c) Si la Obra motivo de financiamiento estuviera totalmente ejecutada, o en
ejecucin con fuentes de financiamiento distintas a los sealados en el
Convenio suscrito. En este caso, se gestionar la resolucin del convenio.
La Oficina Zonal, conjuntamente con emitir la autorizacin para el inicio del
tramite de Resolucin del Convenio de financiamiento, notificar al Ncleo
Ejecutor y al Residente para que la devolucin de los fondos se efecte
mediante Cheque de Gerencia o papeleta de deposito en la cuenta deposito
Transitorio de FONCODES, en un plazo que no exceda los cinco (5) das
hbiles de su notificacin. Dichas papeletas de deposito debern incluir el
nombre y numero del Convenio y el comprobante de pago.
5
En caso de incumplimiento, la Oficina Zonal dispondr el inicio de las acciones

administrativas y/o legales pertinentes, para el recupero de los fondos no
utilizados.
d) Si alguno de los trabajos no se encuentra conforme con el Expediente
aprobado y requiere de modificaciones tcnicas, se proceder segn lo
establecido en la presente Gua respecto a las Modificaciones de Proyecto
(numeral 3.3), luego del cual y previo a la aprobacin de la modificacin, se
podr autorizar la suscripcin del Acta de Entrega de Terreno, comunicando de
ello a la Municipalidad Distrital.
La fecha sealada en el Acta de Entrega de Terreno se considerar como la
fecha de inicio de obra, debiendo ser como mximo 7 das calendario despus
de la fecha de la carta de autorizacin para la administracin de la cuenta
bancaria, segn lo establece el numeral 3.1.3 de la presente Gua.
Conjuntamente con el inicio de Obra, los miembros del rgano Representativo
del Ncleo Ejecutor, deben comunicar a la Oficina Zonal, las gestiones
realizadas con la Entidad Receptora que finalmente asumir la titularidad de la
infraestructura culminada, dicha entidad se encuentra definida conforme lo
estable la Ley N 27171 y su Reglamento aprobado por D.S. N 005-2000-PRES
y modificatorias.
9. PLAZO DE EJECUCIN Y CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA

9.1.1.1. Corresponde al Residente cumplir el Cronograma de Avance de Obra
Valorizado (Formato N 03), siendo responsable del atraso o paralizacin
injustificada del mismo. En estos casos deber actualizar el Cronograma,
a fin de buscar la reprogramacin de actividades que permita el
cumplimiento del plazo establecido inicialmente en el convenio. El
Supervisor de Proyectos deber verificar y hacer cumplir dicho
Cronograma.
9.1.1.2. Ser causal de Notificacin al Residente y miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor, cuando el avance real de Obra sea
menor al 75% del programado.
9.1.1.3. Si se produce un atraso injustificado y el Avance Fsico Valorizado es
menor al 75% del programado, el Residente deber elaborar dentro
de los 7 das del mes siguiente a la valorizacin, un cronograma
que contemple la aceleracin de los trabajos (Cronograma Acelerado)
y asegure la culminacin de la Obra en el plazo establecido. Este,
debe ser presentado obligatoriamente al Supervisor de Proyectos
para su conformidad.
9.1.1.4. De persistir el atraso injustificado en la Valorizacin siguiente, se
considerar como incumplimiento de funciones del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor y del Residente; pudiendo ser motivo
de la aplicacin de las acciones administrativas sealadas por
FONCODES.
10. APORTE COMUNAL

De acuerdo a los trminos del Convenio Especifico para el Financiamiento del
proyecto, el Ncleo Ejecutor, se compromete a colaborar en la ejecucin de la obra,
mediante el APORTE COMUNAL, que podr considerarse dentro de los siguientes
conceptos: Terreno, Equipo, Infraestructura, Instalaciones, Herramientas, Materiales
de Construccin, Otros Materiales, mano de Obra, Transporte o Traslado, etc. y
cuyos montos se encuentran fijados en el presupuesto del proyecto.
El cumplimiento del aporte comunal debe realizarse durante la ejecucin de la obra.
En los casos de existir co-financiamiento de otras instituciones, debe efectivizarse
de preferencia antes del inicio de la Obra.
6
Sin embargo, es conveniente y en muchos casos necesario, que la Comunidad

beneficiaria realice mayor aporte que el mnimo establecido. Todo aporte adicional
deber cuantificarse e informarse mensualmente en el Formato "Valorizacin de
Aporte Comunal".(Formato N 15)
El aporte del Ncleo Ejecutor con Mano de obra gratuita, mediante Faenas
Comunales, debe ser cuantificado por el Residente, anotndose en el Cuaderno
de Obra. Dicho aporte deber valorizarse en la Rendicin de Cuentas, como aporte
comunal.
11. DEL PAGO DE LA MANO DE OBRA
La Mano de Obra no calificada debe ser preferentemente de la Comunidad.

La Mano de Obra calificada, excepcionalmente podr ser de otra localidad, tratando
que sta sea de la Comunidad ms cercana posible y slo en el nmero y
especialidad no habida en la Comunidad beneficiada en el Proyecto.
El Residente verificar y cautelar que los miembros del rgano Representativo
del Ncleo Ejecutor realicen el pago de la Mano de Obra de acuerdo a rendimientos
equivalentes a los JORNALES sealados en el Presupuesto del Expediente
Tcnico que como Anexo forma parte del Convenio de Financiamiento
respectivo, controlando que el pago se realice por cada "da efectivamente
trabajado" y en forma oportuna.
El control y pago debern efectuarse respetando los formatos de las Hojas de
Tareo y Lista de Jornales. (Formatos N s 06, 07 y 08)
El Residente y Fiscal deben controlar que los pagos mensuales al Maestro de Obra
se realicen en proporcin al avance de obra, valorizado en el mes, siempre y cuando
haya cumplido con su coeficiente de participacin.
12. DE LA ADQUISICIN DE MATERIALES, HERRAMIENTAS Y ALQUILER

DE EQUIPOS.
12.1.1.1. El Residente deber asesorar y cautelar que los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor realicen las adquisiciones de
herramientas y materiales de acuerdo a la Programacin de Gastos
presentada y con las caractersticas de calidad y garanta que establecen
las especificaciones tcnicas aprobadas.
12.1.1.2. Los miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor, bajo
responsabilidad deben realizar las adquisiciones de un mismo material,
de acuerdo a las siguientes modalidades:
Directamente, (preferentemente en funcin a las cotizaciones generales
presentadas) si el monto total del insumo en el presupuesto es igual o
menor a treinta y cinco mil nuevos soles (S/.35,000.00)
Mediante tres (03) cotizaciones especificas como mnimo, si el monto
total del insumo en el presupuesto es mayor a treinta y cinco mil nuevos
soles (S/.35,000.00).
Para determinar la modalidad de adquisicin, se considerar la cantidad
y el costo total de cada material necesario para la ejecucin del proyecto
hasta su culminacin.
12.1.1.3. Respecto a la adquisicin y/o alquiler de herramientas y equipos,
considerados especficamente en el Expediente Tcnico que como
Anexo forma parte del Convenio de Financiamiento, los miembros del
rgano Representativo del Ncleo Ejecutor bajo responsabilidad deben
adquirir el material de acuerdo a las siguientes modalidades:
7
Directamente, (preferentemente en funcin a las cotizaciones generales

presentadas) si el monto total es igual o menor a quince mil nuevos soles
(S/.15,000.00)
Mediante tres (03) cotizaciones especificas como mnimo, si el monto
total es mayor a quince mil nuevos soles (S/.15,000.00).
Para los efectos de determinar la modalidad de adquisicin y/o alquiler
se considerar el costo total de cada equipo o herramienta necesario
para la ejecucin del proyecto hasta su culminacin.
12.1.1.4. El pago por la adquisicin de materiales, y/o herramientas, deber
hacerse contra entrega del bien, recibiendo el comprobante de pago
respectivo. Esta prohibido efectuar pagos adelantados o a cuenta.
Slo en casos especiales se efectuar pagos a cuenta. Previamente se
debe obtener las garantas necesarias para la entrega oportuna del bien
o cumplimiento del servicio (Carta Fianza o Cheque de Gerencia). Estos
casos debern ser informados al Supervisor de Proyectos y esperar
autorizacin escrita.
12.1.1.5. El control de los materiales se realizar a travs de los Cuadros
Movimiento Diario de Almacn-Ingreso-Egreso y "Resumen del
Movimiento de AlmacnIngreso-Egreso (Formato N 10 y 11), el cual
verificar el Residente y debe contar con el Visto Bueno del Fiscal
Para poder visualizar fcilmente el movimiento de materiales es
conveniente llevar independientemente un control por cada material.
13. DEL REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS

SUSTENTATORIOS
13.1.1.1. El Residente y el Fiscal debern verificar y exigir que el Tesorero obtenga
los comprobantes de pago, boletas de venta, recibo por honorarios
profesionales etc., correspondientes a los gastos autorizados, tan pronto
se efecte la adquisicin del bien o el pago del servicio.
13.1.1.2. Cuando no sea posible obtener comprobantes de pago, en el caso de
compras de agregados y/o flete rural, deber elaborarse un documento
que contengan los conceptos y montos de cada compra o gasto; as
como los datos y firma del vendedor. Dicho(s) documento(s) deber estar
firmado adicionalmente por el Presidente, Tesorero, y Fiscal del Ncleo
Ejecutor, el Residente y visada por el Supervisor de Proyectos y una
autoridad local.
13.1.1.3. El Residente y Fiscal verificarn que el Tesorero del Ncleo Ejecutor se
encargue de registrar los documentos justificatorios de los gastos, en el
Manifiesto de Gastos.
13.1.1.4. El Residente, el Presidente y el Tesorero del Ncleo Ejecutor visarn la
documentacin sustentatoria del gasto, la que quedar bajo custodia del
Tesorero (en la eventual ausencia del Tesorero, los documentos debern
quedar en custodia del Secretario) y estar a disposicin del Supervisor
de Proyectos, de los Representantes acreditados de las entidades
fiscalizadoras o de control, del Municipio Distrital y de la Oficina Zonal,
las veces que sea requerida.
13.1.1.5. El Residente exigir, en todos los casos, que sea el Secretario del
rgano Representativo del Ncleo Ejecutor quien custodie y conserve la
copia del Convenio de Financiamiento, los contratos y sus respectivos
Trminos de Referencia y Addendas del Ncleo Ejecutor con los diversos
agentes, el Expediente Tcnico, el Cuaderno de Obra, cuadro resumen
de movimiento de almacn, copia de las solicitudes de Transferencia de
fondos, copia de los informes emitidos, las comunicaciones recibidas de
parte de FONCODES del Supervisor de Proyectos.
8
14.DE LAS RENDICIONES DE CUENTAS - PRE LIQUIDACIN

14.1.1.1. El Supervisor de Proyectos debe revisar la documentacin que sustenta
el gasto realizado (boletas de venta, recibo por pagos de honorarios,
declaracin jurada, etc.).
Los documentos sustentatorios de los gastos realizados por servicios

contratados con terceros (flete, carpintera, etc.) deben ser detallados en
tipo de material y cantidad, y referir los lugares entre los que se traslad.
Para el caso de transporte de materiales realizados por los mismos
pobladores, se debe precisar la cantidad transportada, el monto pagado,
distancia recorrida, la firma y Documento de Identidad de quien realiz el
servicio.
14.1.1.2. El Manifiesto de Gastos y Resumen de Estado Financiero sern hechos
a la misma fecha de la Valorizacin de las Obras que se adjunta al
Informe mensual del Residente.
14.1.1.3. El Manifiesto de Gastos contendr en forma ordenada y detallada, por
cada uno de los rubros que conforman el Resumen del Estado
Financiero, la relacin y monto de los gastos efectuados durante la
ejecucin del Convenio.
14.1.1.4. El rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y el Residente, mediante
asambleas mensuales debe rendir cuenta a la poblacin beneficiaria
sobre los gastos incurridos, y publicar el manifiesto de gastos en lugares
visibles y de fcil acceso. El Supervisor de Proyectos y el Fiscal deben
cautelar que ello ocurra.
14.1.1.5. Pre-liquidacin
a) Cuando la obra se encuentre en un avance fsico total, aproximado
del 50% de su ejecucin el rgano representativo del Ncleo Ejecutor
y Residente, debern presentar al Supervisor de Proyectos los
documentos, que a la fecha, demuestren la utilizacin de los recursos
recibidos (Pre Liquidacin). Dicha documentacin consistir en lo
siguiente:
Manifiesto de Gastos (por rubros).
Comprobantes de Pago originales.
Resumen de Estado Financiero.
Acta de Materiales en Cancha.
Con el pronunciamiento del Supervisor de Proyectos, dicha
documentacin ser remitida a la Oficina Zonal para que el encargado
de Liquidacin Zonal proceda a su revisin correspondiente, la misma
que de encontrarla conforme dispondr su custodia en el Archivo de
la Oficina Zonal. Caso contrario proceder a formular las
observaciones pertinentes para su rectificacin.
b) Igualmente en los casos que se requiera solicitar la segunda
transferencia de fondos o posteriores si los hubiera, se deber
presentar la Preliquidacin del monto recibido, con los documentos
que se establece en el numeral 3.2.9.2 de la presente Guia, pudiendo
presentarse las siguientes situaciones:
- La solicitud de segunda transferencia se requiera antes o
simultneamente de haber alcanzado el avance establecido en el
literal a) del presente numeral, en tal caso la preliquidacin para
solicitar el segundo desemboslo, reemplazar a lo dispuesto en el
referido literal a).
- La solicitud de segunda transferencia, se requiera en forma
9
posterior a la presentacin de la preliquidacin que se hace

referencia en el literal a) del presente numeral, en tal caso para
solicitar la segunda transferencia, se presentar copia del cargo
de la preliquidacin presentada, la misma que se complementar
los documentos que se establece en el numeral 3.2.9.2 de la
presente Guia
c) As mismo en los casos que se requiera establecer el estado de la

obra, motivada por la resolucin de contratos de cualquiera de los
agentes, cambio de Presidente y/o Tesorero del Ncleo Ejecutor, u
otra causal debidamente fundamentada, el Ncleo Ejecutor y el
Residente debern presentar un informe completo sobre el estado del
proyecto. Ambas obligaciones debern ser cumplidas en un plazo
perentorio de diez (10) das calendarios, posteriores a la fecha de
la(s) renuncia(s) o destitucin(es) y entregadas al Supervisor de
Proyecto, la documentacin que se presentar ser la misma que la
sealada en el acpite a) del presente numeral, adicionndose lo
siguiente:
Memoria Descriptiva de la Obra Ejecutada.
Valorizacin de Obra.
Plano de Replanteo (en caso de existir modificaciones)
15. DE LA VALORIZACIN DE LA OBRA
15.1.1.1. El encargado de presentar la Valorizacin es el Residente, de acuerdo a

los metrados y precios unitarios que figuran en el Presupuesto del
Expediente Tcnico. Se deber realizar con relacin al ltimo da de cada
mes. Contendr tambin informacin de lo valorizado en los meses
anteriores, as como de lo acumulado y saldos (Formato N 12).
15.1.1.2. La Valorizacin del Estado Financiero est conformada por el Resumen
del Estado Financiero (Formato N 13), el Manifiesto de Gastos (Formato
N 14), la Valorizacin de Aporte Comunal (Formato N 15) y la Relacin
de Material en Cancha (Formato N 16).
16. SOLICITUD DE SEGUNDA TRANSFERENCIA Y POSTERIORES

Conforme se establece en el convenio Especifico Tripartito, el financiamiento del
proyecto, podr realizarse en una sola transferencia de fondos, sin embargo en
caso que el financiamiento, se realice con mas de una transferencia de fondos hacia
la cuenta bancaria, se debe tener en consideracin lo siguiente:
16.1.1.1. El Residente es el encargado de la oportuna presentacin de la solicitud

de la segunda Transferencia y posteriores, si los hubiera. Juntamente con
los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, debern
gestionar la siguiente Transferencia, inmediatamente despus que se
cumplan estas condiciones:
Se hayan realizado gastos, y rendido cuenta, por el sesenta por
ciento (60%) de la ltima Transferencia de Fondos recibido.
Que se haya realizado por lo menos un avance fsico equivalente al
75% del avance programado (a la fecha de la solicitud) en el
Calendario de Avance de Obra Actualizado.
Si se tratara de Transferencia(s) posterior(es) a la segunda, debern
rendir cuenta del 60% de la ltima Transferencia de Fondos y del cien
10
por ciento (100%) de las Transferencias precedentes.

16.1.1.2. Los documentos necesarios para solicitar la Segunda Transferencia de
Fondos son:
Solicitud de Transferencia de Fondos (Formato N 17).
Declaracin Jurada del Avance Fsico-Financiero del Convenio, para
la solicitud de Transferencia de Fondos. (Formato N 18).
Presentar original de toda la documentacin sustentatoria de los
gastos efectuados a la fecha (en caso de haberse presentado la
preliquidacin que se hace referencia en el literal a del numeral
3.2.7.5 de la presente Guia adjuntar copia de los documentos de los
gastos complementarios de dicha preliquidacin), cumpliendo con
todos los requisitos, especialmente los tributarios.
Copia simple del ltimo estado de la cuenta bancaria del Ncleo
Ejecutor.
Hoja de Evaluacin para Trmite de la transferencia autorizada por el
Supervisor de Proyectos y visada por el Supervisor Zonal (Formato
N 19).
16.1.1.3. El Supervisor de Proyectos verificar la informacin y el contenido de la
documentacin la misma que de encontrarlo favorable, emitir
pronunciamiento en el Formato N 19 y proceder a gestionar su
presentacin a la Oficina Zonal de FONCODES, quien dispondr el
tramite interno de transferencia respectivo. Para el caso de Oficinas
Zonales que cuenten con un encargado de Liquidaciones, este
profesional revisar los documentos originales de la pre liquidacin y de
encontrar observaciones dispondr su comunicacin dentro de los diez
das de recibido los documentos sustentatorios del gasto, a fin de que
sean levantadas en un plazo que no exceda los quince das contados a
partir del da siguiente de su notificacin. Una vez subsanadas las
observaciones, el Supervisor de Proyectos entregar la documentacin al
encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal para la revisin y
consolidacin correspondiente. Los documentos originales permanecern
en el Archivo de la Oficina Zonal, bajo responsabilidad.
17. DEL CUADERNO DE OBRA

17.1.1.1. El Cuaderno de Obra es el documento donde se registran las principales
incidencias ocurridas en la obra, tales como avance de los trabajos,
consultas, respuestas, visitas del Residente y Supervisor de Proyectos y,
en general, todo lo relacionado con el personal, equipo y materiales,
plazo, modificaciones, etc.
17.1.1.2. El Residente verificar la adquisicin y legalizacin del Cuaderno de Obra
ante un Notario Pblico, ante un Juez de Paz o ante Autoridades Locales,
segn sea el caso, antes del inicio de la obra. Las hojas debern ser
debidamente foliadas; tendrn un original y tres (3) copias desglosables,
que se distribuir de la siguiente manera:
El original para el Expediente de liquidacin.
Una copia para el Supervisor de Proyectos.
Una copia para el Residente.
Una copia para el Ncleo Ejecutor.
17.1.1.3. El Residente y el Supervisor de Proyectos tendrn el encargo de:
Abrir el(los) Cuaderno(s) de Obra que se requieran desde el inicio
hasta la terminacin de la Obra.
11
Registrar en el Cuaderno de Obra la apertura del mismo e inicio de

Obra, con la firma y conformidad de los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor y autoridades presentes.
El primer asiento corresponde a la trascripcin del Acta de Entrega
del Terreno.
Registrar, durante el proceso de ejecucin, las principales
incidencias ocurridas en obra, como consultas, paralizaciones,
solicitudes de modificacin, etc.
Cerrar (dar por terminado), mediante anotacin expresa, el
Cuaderno de Obra al trmino de la misma. El Residente lo solicita
mediante anotacin expresa el trmino de la obra y el Supervisor de
Proyectos dar su conformidad y proceder al cierre del mismo.
17.1.1.4. El uso y el llenado del Cuaderno de Obra debe ser efectuada por el
Residente y el Supervisor de Proyectos.
De igual manera, su custodia y permanencia en obra ser responsabilidad
del Residente y de los miembros del rgano representativo del Ncleo
Ejecutor.
17.2.MODIFICACIONES AL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO

Son todos aquellos cambios que se realicen a los trminos del Convenio de Financiamiento
suscrito, pudiendo ser las siguientes:
18. CAMBIO DEL ORGANO REPRESENTATIVO DEL NCLEO EJECUTOR

Y/O RESIDENTE.
18.1.1.1. La eleccin y compromiso de los miembros del rgano Representativo
del Ncleo Ejecutor y Residente es hasta la terminacin del Convenio.
Slo podrn ser cambiados cuando se produzca alguna de las siguientes
situaciones:
Renuncia escrita irrevocable.
Cambio de domicilio de miembros del rgano Representativo del
Ncleo Ejecutor a un lugar fuera del mbito del Convenio.
Por enfermedad que impida el desempeo de sus funciones.
Por fallecimiento, acreditado con el respectivo certificado de
defuncin
Por deficiente desempeo de funciones sustentado con informe del
Supervisor de Proyectos.
Por sentencia condenatoria.
Por incurrir en incompatibilidad de funciones.
Para el cambio de cualquiera de los miembros del rgano Representativo
del Ncleo Ejecutor, se requiere que la poblacin mediante asamblea elija
a sus nuevos integrantes, y para ello la asistencia a la asamblea deber
ser por lo menos igual a la mitad que los eligi. En caso del Fiscal,
corresponde a la Municipalidad Distriltal designar el cambio de su
representante mediante Resolucin de Alcalda.
18.1.1.2. En caso de cambio del Tesorero del Ncleo Ejecutor y/o del Residente, el
Supervisor de Proyectos comunicar a la Oficina Zonal para que se
proceda a inmovilizar la cuenta bancaria.
18.1.1.3. En caso de cambio del Residente, el Supervisor de Proyectos
comunicar a la Oficina Zonal a fin de convocar a los suplentes. Si
ningn suplente se encuentre disponible, la Municipalidad Distrital,
proceder a una nueva seleccin tomando en cuenta la lista de agentes
12
aptos proporcionada por la Oficina Zonal. Copia de la nueva Acta de

seleccin se entregar al representante del Ncleo Ejecutor.
18.1.1.4. Producido el (los) cambio(s), deber(n) formalizarse mediante la
suscripcin de la Addenda respectiva.
Si la(s) causal(es) que motivaron el cambio de los miembros del rgano
representativo del Ncleo Ejecutor o del Residente lo justifican, se aplicarn las
acciones administrativas o legales a que hubiere lugar.
19. AMPLIACIN DE PLAZO
Las ampliaciones de plazo se otorgarn por causales justificadas que hayan

alterado la duracin de las actividades que gobiernan la ejecucin de la Obra. Son
Causales de Ampliacin de Plazo, las siguientes:
a) Demora por desabastecimiento de materiales y/o insumos u otros casos
fortuitos o de fuerza mayor como lluvias, huaycos, comprobados por el
Supervisor de Proyectos.
b) Demora en la entrega de las Transferencias de Fondos parciales siempre y
cuando stos hayan sido solicitados oportuna y adecuadamente, y aprobados
por el Supervisor de Proyectos. Se considerar como ampliacin de plazo: el
lapso de demora luego de transcurridos treinta (30) das de la fecha de
presentacin de la solicitud de Transferencia a la Oficina Zonal.
c) Por modificaciones de Obra, vicios ocultos, reformulacin u otros previamente
reconocidos por la Oficina Zonal.
19.1.1.1. La ampliacin de plazo por atraso mayor a siete (07) das deber ser
solicitada por el Residente va cuaderno de obra y comunicacin escrita
del Supervisor a la Oficina Zonal, sustentando con documentos las
causas del atraso. Esta solicitud se presentar como mximo a los veinte
(20) das de ocurrida la causal, a la que se adjuntar el Calendario
Valorizado de Avance de Obra Reprogramado.
La ampliacin de plazo deber ser aprobada mediante la suscripcin de la
Addenda respectiva al Convenio de Financiamiento, la que deber
sealar el nmero de das de ampliacin de plazo otorgados y la nueva
fecha de terminacin de Obra.
Por la naturaleza de los Proyectos que se financia, el otorgamiento de la
Ampliacin de Plazo no generar el reconocimiento de mayores gastos
generales.
20. MODIFICACIN O CAMBIO TOTAL DEL EXPEDIENTE TCNICO

20.1.1.1. Modificacin del Expediente Tcnico
Es cualquier variacin que no cambie la meta inicial aprobada, ni
perjudique la calidad de las especificaciones tcnicas y no signifique un
mayor costo de obra; salvo casos debidamente demostrados.
La modificacin de un proyecto se deber ejecutar previa aprobacin de
FONCODES, para lo cual la solicitud de modificacin, que incluye la
opinin del Supervisor de Proyectos, debe ser revisada por la Oficina
Zonal, luego del cual y con la opinin favorable de la misma, se dispondr
la suscripcin de la addenda correspondiente al Convenio de
Financiamiento, quedando autorizado la modificacin del proyecto.
El expediente de modificacin debe contar con los siguientes
documentos:
Solicitud del Ncleo Ejecutor y del Residente.
13
Informe del Residente acompaado del Expediente modificado y el

Presupuesto comparativo entre lo inicialmente aprobado y la
modificacin propuesta.
Informe y opinin del Proyectista.
Informe y opinin del Evaluador del Proyecto
Informe del Supervisor de Proyectos indicando procedencia y
recomendaciones al respecto.
Copia del Convenio y del Expediente Tcnico inicialmente aprobado;
asimismo, de las Addendas que se hubiesen generado.
Luego de aprobada la modificacin planteada, el rgano representativo

del Ncleo Ejecutor y Residente presentarn al Supervisor de Proyectos,
en un plazo mximo de 03 das, los siguientes documentos:
Cronograma de avance de obra valorizado (Formato N 03).
Programacin de gastos.
Copia de Acta de Compromiso de Aporte de la Mano de Obra No
calificada (Formato N 20).
Nota: El Supervisor de Proyectos podr autorizar va Cuaderno de Obra
aquellas modificaciones que en forma acumulada no represente mas del
10% del Costo Directo de Obra, sin perjudicar la calidad de las
especificaciones tcnicas o reducir las metas del Convenio. Ello, no lo
exime de gestionar la suscripcin de la Addenda correspondiente al
Convenio de Financiamiento.
20.1.1.2. Cambio total del Expediente Tcnico

Es cuando la variacin planteada como consecuencia de la
incompatibilidad encontrada genera el cambio total de la meta
inicialmente aprobada o cuando el proyecto es incompatible con la
realidad en la cual se va ejecutar, en ambos casos se considerara como
un proyecto no ejecutable. Se proceder a la Resolucin del Convenio.
La Oficina Zonal conjuntamente con emitir la autorizacin para el inicio
del tramite de Resolucin del Convenio de financiamiento, notificar al
Ncleo Ejecutor y Residente para que la devolucin de los fondos se
efecte mediante Cheque de Gerencia o papeleta de deposito, en un
plazo que no exceda los cinco (5) das hbiles de su notificacin. Dichas
papeletas de deposito debern incluir el nombre y el numero del
Convenio y el comprobante de pago.
La Oficina Zonal estudiar si amerita la aplicacin de las acciones administrativas a
que hubiere lugar, a los agentes que intervinieron en la formulacin, evaluacin y
ejecucin del Proyecto.
21. MODIFICACIN DEL PRESUPUESTO DEL CONVENIO DE

FINANCIAMIENTO
21.1.1.1. Ampliacin Presupuestal
Los presupuestos asignados, incluyen todos los costos necesarios para la
ejecucin hasta la culminacin de la obra, en consecuencia no se
aceptaran solicitudes de ampliaciones presupuestales bajo ningn
concepto. Para ello el Residente y los miembros del rgano
representativo del Ncleo Ejecutor deben cautelar que los montos
asignados se utilicen estrictamente segn lo establecido en cada una de
las partidas aprobadas.
14
Lo anteriormente sealado, no excluye la posibilidad de que los miembros

del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, realicen gestiones, para
obtener recursos adicionales a fin de cumplir con las metas del proyecto,
sin embargo ello debe cuantificarse y valorizarse como aporte comunal.
En este caso, la Oficina Zonal necesariamente debe evaluar la
participacin de los agentes que intervinieron en la formulacin,
evaluacin, aprobacin y ejecucin del Proyecto, y en caso de encontrar
responsabilidades disponer las acciones administrativas previstas en las
directivas institucionales, todo ello sin perjuicio de proceder al inicio de las
acciones legales a que hubiere lugar.
21.1.1.2. Presupuestos Deductivos
Corresponde al monto que no es necesario emplear para que la obra

cumpla con las metas previstas.
Cuando se determine la existencia de partidas fsicas o presupuestales
que no son necesarias para el correcto desarrollo del Proyecto, el
Residente deber presentar al Supervisor de Proyectos, el presupuesto
deductivo de las partidas que no sern ejecutadas a fin de que el rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor proceda a devolver el monto
correspondiente en el caso que ste se haya Transferido, o comunicar a
la Municipalidad, para que con la opinin favorable de la Oficina Zonal,
dicha disminucin del costo sea descontado de las futuras Transferencias.
El supervisor de proyectos, deber verificar el monto a ser descontado y
de encontrarlo conforme lo remite a la Oficina Zonal, la misma que luego
de su revisin procede a la aprobacin del presupuesto deductivo y
comunica al Ncleo Ejecutor el monto a ser devuelto, el mismo que
deber efectuarse mediante Cheque de Gerencia o papeleta de deposito,
en un plazo que no exceda los cinco (5) das tiles de efectuada la
comunicacin. Dichas papeletas de deposito debern incluir el nombre y
numero del Convenio y el comprobante de pago. El Residente y el
Supervisor de Proyectos debern verificar su cumplimiento, bajo
responsabilidad.
El presupuesto definitivo deber formalizarse con la Addenda respectiva
al Convenio de Financiamiento.
21.2.TERMINACIN DE OBRA Y LIQUIDACIN DE OBRA

21.3. DE LA TERMINACIN DE OBRA
Una vez concluida la Obra, de acuerdo al Expediente Tcnico y modificaciones
aprobadas, el Residente consignar este hecho en el Cuaderno de Obra, con la
fecha correspondiente, y solicitar el pronunciamiento del Supervisor de Proyectos.
De existir observaciones del Supervisor de Proyectos, stas debern ser totalmente
levantadas en el plazo indicado por el Supervisor, el que no podr ser superior a
quince (15) das calendarios.
Luego que el Supervisor de Proyectos certifique en Cuaderno de Obra su
conformidad a la Obra ejecutada, se proceder a:
Suscribir el Acta de Terminacin de Obra (segn Formato N 21), con
participacin de la Municipalidad, Oficina Zonal, miembros del rgano
representativo del Ncleo Ejecutor, el Residente y el Supervisor del Proyecto.
Convocar, conjuntamente con los miembros del rgano Representativo del
Ncleo Ejecutor, a una Asamblea General de beneficiarios para presentar la
Rendicin de Cuentas Final y suscribir el Acta correspondiente (Formato N 22).
Dicha Acta es el documento en el que constar el conocimiento y conformidad a
la inversin realizada en la obra.
15
21.3.1.1. El Residente deber elaborar la Memoria Descriptiva Valorizada, la

Valorizacin Final, el inventario fsico valorizado cuando corresponda, as
como los planos de replanteo de la Obra, y todos los documentos que se
precisen para la transferencia en propiedad de la obra.
21.3.1.2. La valorizacin final del Proyecto reflejar los trabajos realmente
ejecutados (incluyendo modificaciones, deductivos y otros), previamente
formalizado, mediante Addenda al Convenio.
22. ENTREGA PROVISIONAL DE LA OBRA

Una vez terminada la Obra, debe entrar en funcionamiento a la brevedad posible. La
operacin y mantenimiento del Proyecto estarn a cargo de la entidad receptora a la
que es entregada, mediante el Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento
Provisional de la Obra (segn formato N23).
El ente receptor, entidad gubernamental o Comit de Administracin, se har cargo
de la sostenibilidad del Proyecto.
23. DE LA LIQUIDACIN DEL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO

A la terminacin del total de los trabajos, el rgano representativo del Ncleo
Ejecutor y el Residente debern presentar al Supervisor de Proyectos, la
documentacin complementaria a la Preliquidacin, que se hace referencia en el
numeral 3.2.7.5 de la presente Gua, para concluir con la Liquidacin final del
Convenio de financiamiento.
23.1.1.1. La Liquidacin del Convenio se sustenta en:
La obra fsica ejecutada, reflejada en la Valorizacin Final.
La Rendicin Final de Cuentas.
23.1.1.2. Los documentos complementarios a presentar en la Liquidacin de Obra
son:
Informe del desarrollo fsico y financiero de la obra
Memoria Descriptiva Valorizada
Fotografas del proceso y culminacin de la obra
Acta de Terminacin de Obra (Formato N 21).
Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento
Provisional de la Obra (Formato N 23).
Acta de Inspeccin y prueba (Slo para obras de
Electrificacin)
Minuta de Declaratoria de Fbrica (Slo para obras de
Edificacin)
Acta de Rendicin de Cuentas Final (Formato N 22).
Valorizacin de Aporte Comunal (Formato N 15).
Valorizacin Final de Obra (Formato N 12).
Manifiesto de Gastos (Formato N 14).
Comprobantes de pago originales.
Resumen Final del Estado Financiero (Formato N 13).
Extracto Bancario de la Cuenta de Ahorros y/o Cuenta
Corriente cancelada.
Copia de comprobantes de pago de FONCODES.
Cuadro Resumen de Movimiento de Almacn-Ingreso-
Egreso (Formato N 11).
16
Acta Valorizada de Sobrantes de Obra (Formato N 24).

Cuaderno de Obra
Acta de Entrega del Terreno
Planos o Croquis de Replanteo.
Planos de Ubicacin y Perimtrico de la Obra (Slo para
obras de Edificacin)
Todos los Informes Mensuales del Residente, Supervisor y
Capacitador de ser el caso.
Los documentos generados durante el proceso de
financiamiento como : expedientes de Modificacin de Proyecto,
Ampliaciones Presupuestales, Deductivos, etc. (Addendas suscritas)
En caso de haber existido saldo por devolucin de partidas
no ejecutadas, se deber incluir la constancia de la remisin del
Cheque de Gerencia o en su defecto, copia de la papeleta de
deposito de la cuenta deposito transitorio de FONCODES.
Copia de los comprobantes de pago por las transferencias
realizadas.
Copia de los Contratos de Locacin de Servicios de los
Agentes participantes.
23.1.1.3. Plazo de presentacin
Bajo responsabilidad de los miembros del rgano Representativo del
Ncleo Ejecutor y del Residente, la Documentacin para la liquidacin
final del Convenio de financiamiento, deber ser presentada al Supervisor
de Proyectos dentro de los siete (07) das calendario posterior a la fecha
de terminacin de la Obra. Queda exceptuado lo referido al cierre de la
cuenta del Ncleo Ejecutor hasta que la Oficina Zonal autorice el pago del
Fondo de Liquidacin del Residente y Supervisor de Proyectos.
Salvo situaciones de excepcin, como aquellos convenios financiados en
zonas de selva o las que por la lejana de la obra no se podra cumplir
con el plazo indicado, el Supervisor de Proyectos, con la opinin
favorable de la Oficina Zonal, podrn ampliar el plazo para la
presentacin de la Liquidacin, el mismo que una vez definido deber ser
de estricto cumplimiento.
El Supervisor de Proyectos revisar la Documentacin para la liquidacin
final del Convenio de Financiamiento y de no tener observaciones dar su
conformidad, emitiendo un informe en el que adicionalmente har
referencia a las coordinaciones realizadas con los representantes de la
Entidad Receptora a efectos de llevar a cabo la transferencia respectiva.
Dicho Informe ser remitido a la Oficina Zonal dentro de los siete (07) das
calendario posteriores de recibida la Documentacin para la liquidacin
final del Convenio de Financiamiento.
La Oficina Zonal dispondr la revisin de la Liquidacin final y de

estimarlo conforme notificar al rgano representativo del Ncleo
Ejecutor, para que en un plazo de siete (07) das procedan a presentar los
documentos que sustentan el cierre de la cuenta del NE y el pago del
Fondo de Liquidacin del Residente y Supervisor de Proyectos para su
inclusin en la documentacin presentada y para su consideracin en la
Liquidacin Final del Convenio de Financiamiento.
24. DE LA TRANSFERENCIA DE LA OBRA
17
Los miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor, Residente y el

Supervisor de Proyectos, dentro del mbito de su competencia, adquieren el
compromiso de colaborar en las acciones tendientes para lograr la Transferencia de
la obra, en coordinacin con la Municipalidad, conforme lo dispuesto en la Ley
27171 y su reglamento.
25. DE LA INAUGURACIN DE LA OBRA

Es requisito indispensable para la Inauguracin de la Obra, la presentacin previa
de la Liquidacin de Obra.
26. PRESENTACIN DE LOS INFORMES MENSUALES

26.1.RESIDENTE
El Residente elaborar un Informe mensual sobre el desarrollo del Convenio hasta el ltimo
da del mes correspondiente.
Los informes mensuales debern versar sobre los siguientes aspectos:
Resumen de las principales ocurrencias en la ejecucin de los trabajos y su
Administracin por parte de los miembros del rgano Representativo del Ncleo
Ejecutor.
Cronograma de Avance Valorizado (Formato N 03).
Valorizacin de Avance de Obra (Formato N 12).
Resumen del Estado Financiero (Formato N 13).
Manifiesto de Gastos (Formato N 14).
Valorizacin de Aporte Comunal (Formato N 15).
Relacin de Material en Cancha (Formato N 16).
Copias del Cuaderno de Obra del mes que corresponda.
Fotografas que muestren el avance del Proyecto con la presencia del -Residente
Ficha Mensual de Control Ambiental de Proyectos, en los casos que corresponda
(Formato N 25).
Adicionalmente, el Informe Mensual al finalizar la obra deber contener:
Acta de Terminacin (Formato N 21).
Fotografas que demuestren que la obra est concluida y operativa.
Plano o Croquis de replanteo, de ser necesario.
18
El clculo del avance financiero del Convenio a la fecha del informe, expresado en
porcentaje, se calcular mediante la siguiente relacin:
El clculo del gasto reportado del Convenio a la fecha del informe, expresado en
porcentaje, se calcular mediante la siguiente relacin:
El clculo del avance fsico del Proyecto a la fecha del informe, expresado
en porcentaje, se calcular mediante la siguiente relacin:
El Informe mensual del Residente deber ser presentado al Supervisor de Proyectos

dentro de los primeros cinco (05) das calendarios del mes siguiente a su ejecucin.
Su presentacin extempornea lo har acreedor a las penalidades establecidas en su
contrato y sus correspondientes Trminos de Referencia.
Luego de la revisin del informe mensual, y de encontrarlo conforme, el Supervisor de
Proyectos autorizar el pago mensual correspondiente, visando la "Autorizacin de Gastos
(Formato 05).
Si el Supervisor de Proyectos hiciera alguna observacin, el Residente deber subsanarla

antes del informe del siguiente mes. De no hacerlo, el Supervisor de Proyectos no
autorizar los siguientes pagos, todo ello sin perjuicio de las acciones administrativas que
correspondan.
Para los Informes correspondientes al componente de capacitacin tcnica, el Residente se

regir por lo establecido en las Guas de Capacitacin y los trminos de referencia
respectivos..
26.2.SUPERVISOR DE PROYECTOS
La presencia del Supervisor de Proyectos en la obra es necesaria para garantizar el

cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el Convenio de Financiamiento y
expediente tcnico aprobado, por lo que debe estar presente en los eventos claves del
proceso constructivo.
Durante su permanencia en obra debe verificar el cumplimiento de las obligaciones
establecidas en el Convenio de Financiamiento, as como comprobar el adecuado proceso
de ejecucin de la infraestructura en estricta sujecin a los planos y especificaciones
tcnicas aprobadas, lo que permitir disponer la implementacin oportuna de correctivos a
posibles desviaciones que pudieran detectarse.
El Supervisor de Proyectos presentar un Informe mensual del desarrollo del convenio,
desde el inicio y hasta la culminacin de la obra. Dichos informes debern ser presentados a
la Oficina Zonal hasta el da (10) diez del mes siguiente al inicio y/o ejecucin de las obras
(como plazo mximo), Su presentacin extempornea lo har acreedor a la penalidad
establecida en el Contrato correspondiente.
19
El informe mensual de Supervisin debern contener los siguientes documentos:

a) Datos Generales del Convenio, solo en el primer informe (Formato N 26).
b) Informe Mensual de Supervisin (Formato N 27).
c) Ficha Mensual de Control Ambiental de Proyectos (Formato N 25).
d) Las fotografas necesarias para evidenciar el avance fsico por el que se solicita pago.
Deben mostrar tambin la presencia del Supervisor, indicando la fecha y un breve
comentario ( mnimo dos por quincena ).
e) Copia de todos los asientos en cuaderno de obra, comprendidas en el perodo
supervisado (desde la ltima visita efectuada a la fecha).
f) En caso de obras que se informe el 100% del avance fsico, adjuntar copia del Acta de
Terminacin de Obra. (Formato N 21)
g) Informe del Residente.
Adicionalmente presentar un Informe Resumen que contendr la documentacin referida al

literal b y d. Este Informe Resumen ser remitido a la Subgerencia de Control y
Seguimiento. De igual manera, presentar un resumen del estado situacional de todos los
convenios a su cargo (Formato N 28), a fin de que la Oficina Zonal pueda registrar la
informacin a la Base de datos.
Para la presentacin de los informes, la Oficina Zonal podr solicitar una reunin de trabajo
con el Supervisor de Proyectos, en la cual se sustentar los informes presentados, la
existencia de desviaciones en el proceso de ejecucin de los proyectos y la adopcin de
medidas correctivas, as como cualquier otra ocurrencia importante durante el periodo
informado.
27. PAGOS A LOS AGENTES
27.1.RESIDENTE
27.1.1.1. El pago de los gastos del Residente ser realizado por el Tesorero, previa
autorizacin de los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor
(Formato N 05) y del Supervisor de Proyectos, de acuerdo a los rubros, montos y
condiciones establecidas en el Convenio de Financiamiento y su respectivo
contrato, contra presentacin del correspondiente Recibo de Honorarios
Profesionales. El pago sin cumplir las condiciones estipuladas, conlleva
responsabilidad para el Tesorero.
27.1.1.2. Para autorizar el pago, los miembros del rgano Representativo del Ncleo
Ejecutor y el Supervisor del Proyecto deben verificar que el Residente cumpla con
demostrar un desempeo y una presencia efectiva en obra durante todo el proceso
constructivo, de igual manera deben controlar que su participacin y asistencia se
realice oportunamente y de acuerdo al tiempo que debe dedicarle obligatoriamente
a la obra, el mismo que se encuentra definido en presupuesto de financiamiento.
27.1.1.3. El Residente asumir el pago de los impuestos que le correspondan por la
prestacin de sus servicios, siendo el nico responsable de su abono a la entidad
correspondiente
27.2.SUPERVISOR DE PROYECTOS
27.2.1.1. El pago de los gastos de Supervisin ser realizado por el Tesorero del Ncleo
Ejecutor conforme a lo estipulado en los trminos de referencia de los contratos
suscritos, previa conformidad de la Oficina Zonal (Formato N 29) y contra
presentacin del correspondiente Recibo de Honorarios Profesionales
20
27.2.1.2. Los pagos de supervisin se abonarn mensualmente de acuerdo a los montos y

condiciones establecidas en su respectivo contrato.
27.2.1.3. Para la autorizacin del pago del Supervisor de Proyectos, se debe verificar que
su permanencia en obra haya cumplido con lo sealado en su coeficiente de
participacin, el mismo que representa el numero mnimo de das que debe
dedicarle mensualmente a la obra. La fraccin est expresada respecto a
veinticuatro (24) das tiles por mes. Cuando la sumatoria de coeficientes de
Participacin que le han sido asignados alcanza la unidad (1.00), significa que esta
cubierta su capacidad operativa, no pudiendo hacerse cargo de mas obras.
28. DE LOS INCUMPLIMIENTOS

En caso que los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, el Residente, el
Supervisor de Proyectos el Liquidador de Proyectos, incumplan o transgredan cualesquiera de
las obligaciones o condiciones establecidas en el Convenio de Financiamiento y anexos, contrato
y addendas, Directivas, Guas y dems normatividad referida al Ciclo de Proyectos financiados
por FONCODES, la Entidad podr adoptar las acciones administrativas previamente
establecidas, sin perjuicio del inicio de las acciones legales a que hubiere lugar.
29. DE LAS EXCEPCIONES Y SITUACIONES NO PREVISTAS

Las situaciones o hechos no previstos y/o las excepciones a lo normado en la presente Gua,
sern resueltas por la Gerencia de Proyectos de Infraestructura o Sub Gerencia de Liquidaciones
y Transferencias, de acuerdo a sus competencias, considerando para tales efectos lo dispuesto en
la presente Directiva y dems normatividad concordante.
ANEXOS
Formato 01: Hoja de Evaluacin de Documentos

Formato 02: Acta de Participacin en Charla de Orientacin
Formato 03: Cronograma de Avance de Obra Valorizado
Formato 04: Autorizacin para Consultar Movimientos Bancarios y Obtener
Reportes
Formato 05: Autorizacin de Gastos
Formato 06: Hoja de Tareo
Formato 07: Hoja de Jornales
Formato 08: Hoja de Jornales del Aporte Comunal Cuantificado
Formato 09: Acta de Entrega de Terreno
Formato 10: Cuadro de Movimiento Diario de Almacn-Ingreso-Egreso
Formato 11: Cuadro Resumen del Movimiento de Almacn-Ingreso-Egreso
Formato 12: Valorizacin de Avance de Obra
Formato 13: Resumen del Estado Financiero
Formato 14: Manifiesto de Gastos
Formato 15: Valorizacin de Aporte Comunal
Formato 16: Relacin de Material en Cancha
Formato 17: Solicitud de Transferencia de Fondos
Formato 18: Declaracin Jurada del Avance FsicoFinanciero para solicitud de
21
Transferencia de Fondos
Formato 19: Hoja de Evaluacin de Documentos para Tramite de Transferencia
de Fondos
Formato 20: Acta de Compromiso de Aporte de Mano de Obra No Calificada
Formato 21: Acta de Terminacin de Obra
Formato 22: Acta de Rendicin de Cuentas Final
Formato 23: Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento
Provisional de la Obra
Formato 24: Acta Valorizada de Sobrantes de Obra
Formato 25: Ficha Mensual de Control Ambiental de Proyectos
Formato 26: Datos Generales del Convenio
Formato 27: Informe Mensual de Supervisin
Formato 28: Resumen de Informes Mensuales de Supervisin
Formato 29: Hoja de Autorizacin de Pago al Supervisin de Proyectos
22
FORMATO N 01
HOJA DE EVALUACION DE DOCUMENTO
Convenio N : Nombre del Supervisor :
A REFERENCIA
A.1 DEL PROYECTO

Nombre :
Localidad :
A.2 DEL ASUNTO
Valorizacin Informe : Inicial/Mensual/Final
Manifiestos de Gastos Solicitud de Ampliacin de Plazo
Estado Financiero Liquidacin
Otros
B EVALUACION DE DOCUMENTOS
B.1 Aspectos (Documentacin completa, debidamente sustentada,
Formales: presentacin oportuna)
B.2 Aspectos Conceptuales: (Apreciacin y manifestacin de la procedencia de la

misma)
B.3
Pronunciamientos :
B.4
Recomendaciones :
B.5 Anexos : (Documentos elaborados y presentados por el

Supervisor para sustentar su pronunciamiento)
Fecha:
Firma y Sello del Supervisor de Proyectos
23
FORMATO N 02
ACTA DE PARTICIPACION EN CHARLA DE ORIENTACION
Siendo las ............. horas del da ......... de ................................. de ................., reunidos

en ................................................... los miembros del rgano representativo del Ncleo
Ejecutor
.........................................................................................................................................
Don(a).................................................................................................................. Presidente
Don(a).....................................................................................................................Tesorero
Don(a).................................................................................................................. Secretario
Don(a).........................................................................................................................Fiscal
Y el Residente: .........................................................................................................
Certificamos que habiendo participado en la Charla de Orientacin Tcnico

Administrativa - Legal, a cargo de personal tcnico de la Oficina Zonal de FONCODES, y
antes de suscribir el Convenio de Financiamiento con FONCODES, declaramos haber tomado
conocimiento sobre la forma como se va a desarrollar el Proyecto
............................................................................................... as como sobre el
cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades que se deriven a la firma del
Convenio.
En seal de conformidad suscribimos la presente Acta, siendo las ....... horas del
da ............ de ............ del 200....
.................................................... ........................................................
Presidente N.E. Tesorero
Nombre ............................................. Nombre...................................................
DNI .................................................. DNI ........................................................
.................................................... ........................................................
Secretario Fiscal
Nombre ............................................... Nombre.................................................
DNI ..................................................... DNI ......................................................
....................................................
Residente
Nombre ............................................
DNI ..................................................
Nota: Archivar en Convenio de Financiamiento
24
FORMATO N 03
CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA VALORIZADO
CONVENIO
FECHA MONTO TOTAL PRESUPUESTADO
PERIODO
PARTIDAS 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES
S/.
P
E
S/.
P
E
S/.
P
E
S/.
P
E
S/.
P
E
S/.
P
E
S/.
P
E
S/.
P
E
S/.
P
E
S/.
P
E
AVANCE MENSUAL (%) PROGRAMADO
EJECUCION
AVANCE ACUMULADO (%) PROGRAMADO
EJECUCION
AMPLIACIONES DE PLAZO
TRANSFERENCIAS FECHA FECHA
N TRAMITE RECEPCION MONTO FECHA INICIO DE OBRA FECHA N DIAS PLAZO VIGENCIA FIN DE OBRA OBSERVACIONES
PLAZO DE EJECUCION
FECHA DE TERMINO
RESIDENTE SUPERVISOR DE PROYECTOS
25
FORMATO N 04
AUTORIZACION PARA CONSULTAR MOVIMIENTOS

BANCARIOS Y OBTENER REPORTES
Sr. ..............................................................
Administrador del Banco ................................

Ciudad.-
Por la presente se autoriza al Sr..............................................................,

con DNI ................., Supervisor de Proyectos del Convenio
Especifico
Tripartito MIMDES Municipalidad Distrital y Ncleo Ejecutor
N .......................
.....................................................................................a consultar los
movimientos bancarios y obtener reportes de la cuenta a nombre del Ncleo
Ejecutor "........................................................................."
con el siguiente nmero: ................
Agradeciendo la atencin a la presente, quedamos de Ud.
PRESIDENTE N.E. TESORERO N.E.

Nombre: Nombre:
DNI DNI
RESIDENTE
Nombre:
DNI
26
FORMATO N 05
AUTORIZACION DE GASTOS
N FECHA:
CONVENIO No. :
MONTO FINANCIADO :
RECIBIDOS A LA FECHA :
MONTO ACUMULADO DE
AUTORIZACIONES ANTERIORES :
SALDO DISPONIBLE :
GASTOS DE COSTO DIRECTO

D ETALLE IMPORTE
INSUMO O SERVICIO UND. CANTIDAD PRECIO UNIT S/.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
MONTO TOTAL DE ESTA AUTORIZACION
SALDO ACTUAL DESPUES
DE ESTA AUTORIZACION
Son ........................................................................ .................. Nuevos Soles
........................................................................ ................................................................ Nuevos Soles

(en letras)
GASTOS DEL RESIDENTE

La autorizacin de Gastos deL Residente slo se realizar una (01) vez al mes, posterior a la entrega del informe mensual respectivo y previa verificacin del
cumplimiento de su coeficiente de participacin.
COEFICIENTE DE PARTICIPACION DIAS DE RETRASO EN

LA PRESENTACION DEL
(G) (n)
DIAS POR ASISTIR EN EL MES INFORME MENSUAL
(H)
DIAS ASISTIDOS (*)
(C = H/G)
FACTOR DE ASISTENCIA
(*) Verificados en Cuaderno de Obra

PRESUP ACUMULADO PAGO QUE SE AUTORIZA
CONCEPTO AUTORIZAD AVANCE MONTO BRUTO Fdo.LIQUID. MONTO

TOTAL O MES NETO
E=Dx5/1000 F=(D-
A ANTERIOR B C D=AxB/100xC xn E)x0.15 D-E-F
HONORARIOS -RESIDENTE
MOVILIDAD Y VIATICOS
UTILES DE OFICINA
TOTAL
PRESIDENTE DEL N.E. SECRETARIO DEL N.E. TESORERO DEL N.E.
VB FISCAL DEL N.E. VB RESIDENTE VB SUPERVISOR

El Tesorero es responsable de presentar los Comprobantes de Pago en un PLAZO DE 5 DIAS hbiles, contados desde la fecha de la presente autorizacin;
y ser responsable del monto autorizado para Mano de Obra, que sustentar con Hoja de Jornaless firmadas.
Los montos indicados en la Autorizacin de Gasto, debern ser compatibles con las cotizaciones previamente realizadas.
27
FORMATO N 06
HOJA DE TAREO
CONVENIO :
N
PERIODO DEL AL
Nombre y Apellidos Categora Document DIAS TRABAJADOS

N de o TOTAL
de Das Trabaj
Orden Identidad L M M J V S D L M M J V S
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja de Tareo han sido cancelados por concepto de mano de obra.
Residente Maestro de Obra Tesorero N.E. Presidente N.E.

DNI DNI DNI DNI
28
FORMATO N 07
HOJA DE JORNALES
CONVENI :
O N Semana N
PERIODO DEL ..../..../.... AL ..../..../....

PROYECT
O
N de Nombre y Apellidos Catego Gnero Document Das TOTAL A

ra o JORNAL
Orde Fem. Masc. de
n Identidad Trabajad. (S/.) PAGAR (S/.) FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Total
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido cancelados por concepto de Mano de Obra.
Residente Maestro de Obra Tesorero N.E. Presidente N.E.

DNI DNI DNI DNI
29
FORMATO N 08
HOJA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO

CONVENI :
O N
Semana N
PROYECT PERIODO DEL ..../..../.... AL ..../..../....

O
N Nombre y Apellidos Categora Gnero Das Total del

de
Documento de JORNAL
Orde Fem. Masc. Aporte
n Identidad Trabajad. (S/.) Valorizado FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Total
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido aportados con Mano de Obra.
V.B. Supervisor de Proyectos Residente Presidente N.E. Tesorero N.E. Fiscal N.E.
DNI DNI DNI DNI DNI
30
FORMATO N 09
ACTA DE ENTREGA DEL TERRENO
En la (el) Comunidad / Anexo / Casero de ........................................., del Distrito

de ..................................., de la Provincia de .........................,del Departamento
de ........................, siendo las ........ horas del da ........, del mes de ...................., de
....., reunida la poblacin conformante del Ncleo Ejecutor en el terreno donde
se ejecutar el
Proyecto ..............................................................................................., contando con
la asistencia de los abajo firmantes.
Se procedi a la .(*) del Terreno al Ncleo Ejecutor....
., por parte..
(*) Consignar Entrega si el terreno donde se ejecutar la obra es de propiedad de la Entidad

Receptora.
Consignar Donacin en caso que el terreno no sea de propiedad de la Entidad Receptora.
El rea donde se ubica el terreno tiene las siguientes caractersticas:

(Describir sealando dimensiones y propiedades colindantes)
Asimismo, se verific que el terreno es compatible con los alcances del Proyecto y
que corresponde a los datos sealados en el plano de ubicacin y en el plano
general, y que se encuentra disponible y Libre de Reclamo por parte de terceros.
En seal de conformidad con los trminos de la presente Acta, proceden a
suscribirla :
Representantes del Organismo que entrega el terreno
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI: DNI:
Representantes del Ncleo Ejecutor que recibe el terreno
PRESIDENTE TESORERO
DNI: DNI:
SECRETARIO FISCAL
DNI: DNI:
Otros
Residente SUPERVISOR DE PROYECTOS

DNI: DNI:
Autoridades asistentes a la entrega del terreno
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI: DNI:
Siguen firmas de Pobladores de la Comunidad
31
FORMATO N 10
CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN - ENTRADAS - SALIDAS

CONVENIO N :
PROYECT FECHA DE PRESENTACION ..../..../....

O
INGRESOS EGRESOS
CAN
FECHA MATERIAL UNID. PROVEEDOR CANT. RECEPCION PARTIDA RECEPCION
T.
32
Presidente N.E. Tesorero N.E. Residente VB Fiscal N.E.

DNI DNI DNI DNI
NOTA : Uso interno del Ncleo Ejecutor, se presentar cada vez que sea solicitado por el Supervisor de Proyectos.
33
FORMATO N 11
CUADRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN ENTRADAS - SALIDAS
CONVENIO No. :
FECHA DE PRESENTACION :
PROYECTO :
PERIODO DE CONTROL: DEL ...../...../........ AL ..../...../......

MATERIAL UNID. SALDO INGRESOS INGRESO EGRESOS SALDO
ANTERIOR FECHA PROVEEDOR CANT. ACUMULADO FECHA PARTIDAS CANT.
PRESIDENTE N.E. TESORERO N.E. RESIDENTE. VB FISCAL N.E.
NOTA: El presente cuadro se llenar hasta agotar el movimiento de un material, antes de pasar a otro.
34
FORMATO N 12
VALORIZACION DE AVANCE DE OBRA No. .......

CORRESPONDIENTE AL MES DE DE ..........
CONVENIO FECHA DE PRESENTACION DE ..........
AVANCES
PARTIDA DESCRIPCION PRESUPUESTO ANTE RIOR ACTUAL ACUMULAD SALDO
O
Unid. Metrado P.Unit Presup. Metrado Valorizado Metrado Valorizado Metrado Valorizado % Metrado Valorizado %
S/. S/. S/. S/. S/.
COSTO DIRECTO TOTAL

POR EL NUCLEO EJECUTOR (Mnimo dos de ellos)
PRESIDENTE FISCAL TESORERO

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
DNI DNI DNI

NOMBRE: NOMBRE:
DNI DNI
35
FORMATO N 13
RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO
Convenio Proyecto CORRESPONDIENTE AL MES DE
Monto Financiado S/. .............................. Total Desembolsado S/. ...........................................................................

Monto Ampliacin Presupuestal S/. ..............................
Monto Total Financiado S/. .............................. Intereses Generados S/. ...........................................................................
Transferencias Fecha C/Pago N Importe Inversin a la fecha S/. ...........................................................................
1
2
3 Cuenta Bancaria: ...................................................................................
Total Desembolsado S/. Banco ........................ ...................................................................................
VALOR FINANCIADO GASTOS EFECTUADOS EJECUCION

ITEM RUBRO (segn docum.probatorios) OBSERVACIONES
(S/.) (S/.) %
1.0 COSTO DIRECTO
1.1 Mano de Obra Calificada
1.2 Mano de Obra no Calificada
1.3 Materiales
1.4 Equipos
1.5 Herramientas
1.6 Encofrados
1.7 Flete
1.8 Equipamiento
1.9 Otros
2.0 GASTOS GENERALES
3.0 UTILIDAD
4.0 I.G.V.
5.0 GASTOS DEL RESIDENTE
6.0 GASTOS DE PRE-INVERSION
7.0 APORTES DE LA COMUNIDAD
8.0 COFINANCIAMIENTO DE OTRAS INSTITUCIONES
9.0 INTERESES
SUB TOTAL INVERSION
9.0 GASTOS DE CAPACITACION
10.0 GASTOS DE SUPERVISION
11.0 GASTOS DE LIQUIDACION
TOTAL INVERSION
Los que abajo suscribimos, certificamos que hemos verificado, en los documentos presentados por el Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente, que los motivos consignados en el presente informe, han sido cancelados durante el proceso de ejecucin del Proyecto, con arreglo a los trminos
y condiciones del Convenio suscrito con FONCODES
PRESIDENTE TESORERO RESIDENTE VB FISCAL VB SUPERVISOR

NOMBRE NOMBRE NOMBRE NOMBRE NOMBRE
DNI DNI DNI DNI DNI
36
FORMATO N 14
MANIFIESTO DE GASTOS
CONVENIO
Correspondiente al mes de de ..
Fecha de presentacin de ............
RUBRO (del Estado Financiero) : (*)

No de DOCUMENTO DETALLE IMPORTE OBSERVACIONES
Orden (**) Fecha Clase (***) No Razn Social o Nombre Concepto S/.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
TOTAL
(*) Llevar el Manifiesto de Gastos por cada RUBRO (1 al 12) del Estado Financiero.
(**) Anotar en orden cronolgico la totalidad de documentos que acrediten los gastos efectuados.
(***) Clase: Factura, Comprobante, Recibo, Contrato, Declaracin Jurada, etc.
Por el presente, los abajo firmantes declaramos bajo juramento que los gastos aqu detallados, estn previstos en el presupuesto aprobado y han sido utilizados, en su integridad, en la ejecucin del presente proyecto.
Las copias de las facturas, comprobantes, recibos, etc., etc. que acrediten los gastos efectuados, debern permanecer en poder del TESORERO del Ncleo Ejecutor
PRESIDENTE TESORERO RESIDENTE VB FISCAL VB SUPERVISOR DE PROYECTOS

DNI DNI DNI DNI DNI
37
FORMATO N 15
VALORIZACION DE APORTE COMUNAL No. .........

PROYECTO CONVENIO
MONTO DE : NIVEL DE POBREZA

FINANCIAMIENTO
FECHA DE INICIO DE OBRA : / / POBRE EXTREMO POBRE
PLAZO DE EJECUCION : MUY POBRE REGULAR
FECHA DE
PRESENTACION: ...................../............../..............
APORTE COMPROMETIDO AVANCES
CONCEPTO Unid. Cantidad Valor ANTE RIOR ACTUAL ACUMULADO %
Estimado Parcial Cantidad Valorizado Cantidad Valorizado Cantidad Valorizado
S/. S/. S/. S/.
1.0 ACTIVO FIJO
1.1 Terreno
1.2 Semoviente
1.3 Equipos
1.4 Infraestructura
1.5 Instalaciones
1.6 Herramientas
1.7 Otros
2.0 CAPITAL DE TRABAJO
2.1 Materiales de Construccin
2.2 Otros Materiales
2.3 Mano de Obra
a.- Calificada
b.- No Calificada
2.4 Traccin animal
2.5 Otros (Fletes, etc)
COSTO DIRECTO TOTAL
RAZONES DE APORTE COMUNAL
Por desfase presupuestal Por estar considerado en el presupuesto Por ampliacin de metas Otros Explicar
CONTROL DE REQUISITO MINIMO DE APORTE COMUNAL SITUACION DEL PROYECTO
Aporte Mnimo de M.de O. No calificada exigido por % Monto AVANCE FISICO %
convenio (S/.)
Aporte acumulado de M.de O. No calificada (S/.) % Monto AVANCE FINANCIERO %
Los que abajo suscribimos, certificamos que los montos consignados en el presente informe, han sido aportados durante el proceso de ejecucin del proyecto.
38
PRESIDENTE TESORERO RESIDENTE VB FISCAL VB SUPERVISOR

DNI DNI DNI DNI DNI
39
FORMATO N 16
RELACION DE MATERIAL EN CANCHA
CONVENIO : FECHA:
PROYECTO:
Mediante el presente documento, los suscritos declaran que los siguientes materiales se
encuentran en Almacn o en Obra, y sern utilizados ntegramente en la ejecucin de la misma:
No. de Material Unidad Cantidad Costo de compra

Orden (S/.)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
TOTAL
Asimismo, contamos con material sobrante que se detalla:
No. de Material Unidad Cantidad Costo de compra

Orden (S/.)
1
2
3
4
5
6
JUSTIFICACION DEL DESTINO Y DETERMINACION DEL USO DEL MATERIAL SOBRANTE:
TESORERO del N.E. PRESIDENTE del N.E. V B FISCAL del N.E.

Nombre Nombre Nombre
DNI DNI DNI
SECRETARIO del
RESIDENTE
N.E.
Nombre Nombre
DNI DNI
40
FORMATO N 17
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE FONDOS

CONVENIO N ...................
Seor:
Jefe Oficina Zonal MIMDES/FONCODES
FECHA: / /
Tenemos el agrado de dirigirnos a usted, a fin de solicitarle se sirva disponer la

Transferencia de la cantidad
de: ....................................................................................................................................
............................... y /100 Nuevos Soles (S/................................................). mediante
abono en la cuenta de ahorros N ........................................... del Banco:......................
Sucursal de:...................................................... a nombre del Nucleo
Ejecutor:.................
...............................................................................
Para tal efecto, estamos presentando el Formato de Avance fsico Financiero de la

Obra, el que tiene caracter de Declaracin Jurada, y copia de libreta de ahorros; en los
que se refleja el avance y cumplimiento de los requisitos establecidos.
Respecto al cronograma de Avance, aprobado por la Supervisin, la obra se encuentra:
a. Adelantada: ........... b. Normal: ............... c. Atrasada: .............
(De existir atraso, indique brevemente las razones y las medidas que ha tomado para superar esta
situacin):
El presente documento esta siendo entregado en : .........................................................

(Lugar)
el ....../......./........ al Supervisor de Proyectos:.............................................................
(Nombre)
Atentamente
PRESIDENTE DEL NE TESORERO DEL NE

Nombre Nombre
DNI DNI
RESIDENTE VB FISCAL DEL N.E.

Nombre Nombre
DNI DNI
VB SUPERVISOR DE PROYECTOS.
Nombre
DNI
FECHA:
41
42
FORMATO : N 19
HOJA DE EVALUACION DE DOCUMENTOS PARA TRAMITE DE

TRANSFERENCIA DE FONDOS
A. REFERENCIA FECHA
Convenio N ..................... Proyecto: ...........................................................
B. SUPERVISOR DE PROYECTOS
Nombre: ......................................................................... Contrato N: ..............................
C. CERTIFICACION
El Suscrito, Supervisor del Proyecto, declara haber revisado y encontrado conforme toda
la documentacin que se seala a continuacin :
a. Solicitud de Transferencia de d. Valorizacin de Obra
Fondos actualizada
b. Informe del Residente e. Relacin de materiales en
cancha
c. Manifiesto de Gastos. f. Fotografa reciente.
Igualmente certifica que el Ncleo Ejecutor y el Residente han cumplido con los requisitos
necesarios para solicitar la presente Transferencia de Fondos, tales como:
1) Haber gastado de acuerdo a normas el .................% de la Primera Transferencia de

Fondos, con un gasto reportado de S/.......................................
2) Haber alcanzado un avance de obra de : .............% siendo el avance
programado .......... %.
D JUSTIFICACION (En caso de corresponder)
a) La Transferencia de Fondos se ha solicitado habiendo gastado un % superior al

60% por la siguientes razones:
.
.
(Adjuntar documentos)
b) La obra se encuentra atrasada por los siguientes motivos:

.
.
.
c) El monto a desembolsar permitir concluir satisfactoriamente la Obra (en caso

negativo explicar):
.
.
.
d) El Supervisor tom las siguientes medidas preventivas y/o correctivas:

.
.
(Adjuntar documentos)
.
Firma y Sello del Supervisor de Proyectos
Nombre:
: Fecha:
43
FORMATO N 20
ACTA DE COMPROMISO DE APORTE DE
MANO DE OBRA NO CALIFICADA
Pagina N 1/2
En la Comunidad / Anexo /
Caserio .................................................................................................................... del Distrito
de ......................................., Provincia de ........................................., Departamento
de ..............................., Region de ...................................................., siendo las ..................
horas del dia ............ de ............... de .................. se reunieron en Asamblea General los
pobladores del lugar con la finalidad de ASUMIR EL COMPROMISO siguiente:
1.- APORTAR MANO DE OBRA NO CALIFICADA para la ejecucin de la

Obra: .................................................................................... Convenio
N ........................ considerando como mnimo la que se indica en el Convenio en
las siguientes partidas del presupuesto:
PARTIDAS METRADO N JORNALES VALORIZADO

1
2
3
4
5
6
7
2.- OTROS APORTES

CONCEPTO (Ver Gua de Ejecucin 3.2.3) METRADO N JORNALES VALORIZADO
1
2
3
4
Los aportes indicados en la presente acta no seran remunerados, toda vez que la Obra a
ejecutarse redundar en beneficio de la Comunidad.
Siendo las ......... horas del dia, el Secretario da lectura a los acuerdos del Acta y luego de
aprobarla se da por concluida y levantada la presente Asamblea, firmando los presentes.
PRESIDENTE TESORERO SECRETARIO

DNI DNI DNI
FISCAL RESIDENTE SUPERVISOR

DNI DNI DNI
44
FORMATO N 20
ACTA DE COMPROMISO DE APORTE DE

MANO DE OBRA NO CALIFICADA
Pagina N 2/2
Los que a continuacin suscriben, manifiestan su conformidad con los acuerdos de

la Asamblea, referentes al compromiso del Aporte Comunal realizado el dia ..........
de .......... de .............
NOMBRE DNI FIRMA

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
(*) Se recomienda que la Asamblea la conforme por lo menos el 50% de la poblacin adulta que solicit
el financiamiento.
45
FORMATO N 21
ACTA DE TERMINACIN DE OBRA
Por medio de la presente Acta, los que al final suscribimos, declaramos bajo juramento que en
la fecha se ha culminado la obra .............................................................................., realizada
por el Ncleo Ejecutor : ..................................................................., con recursos financiados a
travs del Convenio Especifico Tripartito MIMDES MUNICIPALIDAD DISTRITAL NCLEO
EJECUTOR N...............................
A las ........... horas, del da .........., del mes de .........., de .............., los presentes:
Presidente, Sr.(a) DNI

Tesorero, Sr.(a) DNI
Secretario, Sr.(a) DNI
Fiscal, Sr.(a) DNI
Residente Sr.(a) DNI
Supervisor de Proyectos, Sr.(a) DNI
y el Sr.(a) DNI
(Nombre del Alcalde Distrital)
reunidos en: ...........................................................................................................................

(lugar de la obra)
Con la finalidad de verificar la culminacin de los trabajos materia del presente Convenio.
Luego de revisar los planos, especificaciones tcnicas y memoria descriptiva del proyecto
financiado, hacemos constancia que se ha cumplido con su ejecucin de acuerdo a los
documentos del EXPEDIENTE TCNICO, en fe de lo cual suscribimos la presente Acta de
Terminacin.
PRESIDENTE TESORERO SECRETARIO

DNI DNI DNI
FISCAL RESIDENTE ALCALDE DISTRITAL

DNI DNI DNI
SUPERVISOR DE PROYECTOS VB OFICINA ZONAL

Nombre Nombre
DNI DNI
46
FORMATO N 22
ACTA DE RENDICIN DE CUENTAS FINAL
En la (el) Comunidad / Anexo / Casero de ........................................., del Distrito

de ..................................., de la Provincia de .........................,del Departamento
de ........................, siendo las ........ horas del da ........, del mes de ...................., de
....., reunida la poblacin conformante del Ncleo Ejecutor en Asamblea
General, contando con la asistencia de los abajo firmantes.
Se procedi a la Rendicin de Cuentas Final por parte del Ncleo Ejecutor a la
comunidad.
Asimismo, dejamos constancia que se ha cumplido con la ejecucin de la obra, de

acuerdo a los documentos del expediente tcnico.
Representantes del Ncleo Ejecutor que realizan la Rendicin de Cuentas

Final
PRESIDENTE TESORERO
DNI DNI
SECRETARIO FISCAL
DNI DNI
Otros

DNI DNI
Autoridades asistentes
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI DNI
Siguen firmas de Pobladores de la Comunidad
47
FORMATO N 23
ACTA DE COMPROMISO DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO PROVISIONAL

DE LA OBRA
Siendo las ..............., horas del da ................., del mes .............. y ao ..................; se renen: el
Presidente del Ncleo Ejecutor de la Obra .......................................................................... y el (los)
representante(s) del ........................................................................................................... en la localidad de
(Entidad Receptora)
............................................................. Distrito de .........................................................., Provincia

de ......................................, Departamento de .........................., Regin de ......................... con la finalidad
de proceder a la entrega y recepcin para la operacin y mantenimiento de la
Obra ...........................................; acto que se efecta en los trminos siguientes:
PRIMERO: La Obra, objeto de entrega y recepcin, fue realizada por el Ncleo Ejecutor dentro del
marco del Convenio Especifico Tripartito MIMDES Municipalidad Distrital Ncleo
Ejecutor N ............................ de fecha ..............
SEGUNDO: La Obra se ha terminado de acuerdo a los planos y ESPECIFICACIONES TCNICAS

consideradas en su Expediente, conforme se acredita en el Acta de Terminacin suscrita
el da ........... del mes de ..................... del ................. y la correspondiente Memoria
Descriptiva y Planos de Obra que se adjuntan al presente Acta.
TERCERO: En la fecha, el Ncleo Ejecutor del Proyecto, representado por su Presidente, Seor
(a) ....................................................................................... con DNI N ................., entrega
la Obra al Seor representante de ........................................... con DNI N .....................
quien recibe y asume a partir de la fecha el compromiso de su Administracin y
Mantenimiento Provisional, en tanto FONCODES, apruebe la Liquidacin de la Obra y
proceda a la transferencia definitiva de la propiedad de la misma.
CUARTO: ................................................................................, se compromete a realizar y colaborar

en las acciones que permitan el saneamiento fsico legal de la obra, de conformidad a la
Ley N 27171 y su Reglamento (DS N 005-2000-PRES)
En seal de conformidad a los terminos de la presente Acta de Compromiso de Operacin y

Mantenimiento de Obra, suscriben los presentes:
PRESIDENTE DEL N.E. RESIDENTE

Nombre Nombre
DNI DNI
REPRESENTANTE DE LA ENTIDAD SUPERVISOR DE PROYECTOS

RECEPTORA
Nombre Nombre
DNI DNI
VB OFICINA ZONAL
Nombre
DNI
48
49
50
51
52
53
54
55
FORMATO N 29
HOJA DE EVALUACION Y CONFORMIDAD DE PAGO DE LOS SERVICIOS DEL
SUPERVISOR DE PROYECTOS
DEL SUPERVISOR DE PROYECTOS
Adjunto al presente el Informe correspondiente al Convenio indicado, para que luego de efectuada la revisin
correspondiente por la Oficina Zonal se otorge conformidad al pago respectivo.
NOMBRE DEL CONVENIO

PROYECTO : TRIPARTITO N :
N INFORME MENSUAL FINAL

MES AL QUE FECHA DE DIAS DE ATRASO
CORRESPONDE PRESENTACION / /
NOMBRE DEL
SUPERVISOR
FIRMA
DE LA OFICINA ZONAL
EVALUACION DEL CONTENIDO
FECHA DE REVISION / /
La Oficina Zonal certifica que el Supervisor de Proyectos ha presentado conforme:

1. Informe completo de Supervisin.
2. Informe Resumen del convenio supervisado.
De la reunion de sustentacin de informes realizada se concluye que en el convenio, deben adoptarse las siguientes
medidas correctivas:
MEDIDAS CORRECTIVAS
CONFORMIDAD DE PAGO
Vistos y evaluados los informes del Supervisor de Proyectos, se otorga conformidad al pago segn el siguiente detalle:
TIPO DE OBRA
N MINIMO DE DIAS QUE DEBE PERMANECER EN OBRA EN EL MES (1) a (1) segn Coeficiente de participacion
N DE DIAS EFECTIVOS EN OBRA (2) b (2) Verificados en Cuaderno de Obra
DIAS DE RETRAZO EN LA PRESENTACION DEL INFORME MENSUAL c
FACTOR d d = (b/a), si es mayor que la unidad tomar 1
MONTO TOTAL Calculo de Pago

DE AVANCE FACTOR d MONTO Penalidad Retencion MONTO NETO
SUPERVISION DEL MES BRUTO A PAGAR
e f Si d>1, usar 1 g = e*f*d h = g*c*5/1000 i = (g-h)*0.15 g-h-i
OFICINA ZONAL MIMDES/FONCODES

(Sello con Nombre y Firma)
Fecha
56

Guía de Ejecución - Rev.3.1

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Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

3.2 Inicio y Ejecucin 5

3.3. Modificaciones al Convenio de Financiamiento 12

3.4. Terminacin de Obra y Liquidacin de Obra 15

4 Presentacin de los Informes Mensuales 18

7 De las excepciones y situaciones no previstas 20

2. DE LOS QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIN DEL

2.1. RGANO REPRESENTATIVO DEL NCLEO EJECUTOR

nieguen al cumplimiento de sus obligaciones, o incurran en algn otro hecho que

2.4. INCOMPATIBILIDAD DE LABORES

3. PROCEDIMIENTOS DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO

4. MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS

FONCODES, a travs del Jefe Zonal, tiene la facultad de inmovilizar

Delegar el manejo o administracin de la(s) cuenta(s) o dinero del

El incurrir en cualquiera de estas prohibiciones, constituir

5. INTERESES, PENALIDADES Y RECURSOS EXCEDENTES

Las penalidades por incumplimiento en la presentacin de informes o por

6. AUTORIZACIN PARA INICIO DE RETIRO DE FONDOS

Zonal de FONCODES no podr autorizar la administracin de la cuenta bancaria, la

7. DE LA PROGRAMACIN Y AUTORIZACIN DE GASTOS

7.2. INICIO Y EJECUCIN

8. DE LA ENTREGA DE TERRENO E INICIO DE OBRA

En caso de incumplimiento, la Oficina Zonal dispondr el inicio de las acciones

9. PLAZO DE EJECUCIN Y CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA

10. APORTE COMUNAL

Sin embargo, es conveniente y en muchos casos necesario, que la Comunidad

11. DEL PAGO DE LA MANO DE OBRA

La Mano de Obra no calificada debe ser preferentemente de la Comunidad.

12. DE LA ADQUISICIN DE MATERIALES, HERRAMIENTAS Y ALQUILER

Directamente, (preferentemente en funcin a las cotizaciones generales

13. DEL REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS

14.DE LAS RENDICIONES DE CUENTAS - PRE LIQUIDACIN

Los documentos sustentatorios de los gastos realizados por servicios

posterior a la presentacin de la preliquidacin que se hace

c) As mismo en los casos que se requiera establecer el estado de la

15. DE LA VALORIZACIN DE LA OBRA

15.1.1.1. El encargado de presentar la Valorizacin es el Residente, de acuerdo a

16. SOLICITUD DE SEGUNDA TRANSFERENCIA Y POSTERIORES

16.1.1.1. El Residente es el encargado de la oportuna presentacin de la solicitud

por ciento (100%) de las Transferencias precedentes.

17. DEL CUADERNO DE OBRA

Registrar en el Cuaderno de Obra la apertura del mismo e inicio de

17.2.MODIFICACIONES AL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO

18. CAMBIO DEL ORGANO REPRESENTATIVO DEL NCLEO EJECUTOR

aptos proporcionada por la Oficina Zonal. Copia de la nueva Acta de

19. AMPLIACIN DE PLAZO

Las ampliaciones de plazo se otorgarn por causales justificadas que hayan

20. MODIFICACIN O CAMBIO TOTAL DEL EXPEDIENTE TCNICO

Informe del Residente acompaado del Expediente modificado y el

Luego de aprobada la modificacin planteada, el rgano representativo

20.1.1.2. Cambio total del Expediente Tcnico

21. MODIFICACIN DEL PRESUPUESTO DEL CONVENIO DE

Lo anteriormente sealado, no excluye la posibilidad de que los miembros

21.1.1.2. Presupuestos Deductivos

Corresponde al monto que no es necesario emplear para que la obra

21.2.TERMINACIN DE OBRA Y LIQUIDACIN DE OBRA

21.3.1.1. El Residente deber elaborar la Memoria Descriptiva Valorizada, la

22. ENTREGA PROVISIONAL DE LA OBRA

23. DE LA LIQUIDACIN DEL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO

Acta Valorizada de Sobrantes de Obra (Formato N 24).

La Oficina Zonal dispondr la revisin de la Liquidacin final y de

24. DE LA TRANSFERENCIA DE LA OBRA

Los miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor, Residente y el