Guia para La Auditoria Archivistica PDF

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Gua para la
auditora archivstica
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
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Gua para la
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
1
Archivo General de la Nacin
Mercedes de Vega
Directora General
Claudia Lpez Iglesias

Directora del Sistema Nacional de Archivos
Mara Fernanda Trevio Campero

Directora de Publicaciones y Difusin
Marco Antonio Silva Martnez

Jefe del Departamento de Publicaciones
Primera edicin, Mxico, 2015

ISBN Obra Completa: 978-607-95901-4-7
ISBN Volumen: 978-607-95901-5-4
D. R.Archivo General de la Nacin Mxico

Eduardo Molina 113
Colonia Penitenciara Ampliacin
Delegacin Venustiano Carranza
Cdigo postal 15350, Mxico, D. F.
Contenido
PRESENTACIN 5
OBJETIVOS 6
MBITO DE APLICACIN 6
MTODO DE APLICACIN 7
GUA PARA LA AUDITORA ARCHIVSTICA 8
1.- rea coordinadora de archivos 9
2.- Unidad de correspondencia 11
3.- Archivo de trmite 11
4.- Archivo de concentracin 13
5.- Archivo histrico 14
MARCO NORMATIVO 15
GLOSARIO 18
ANEXOS 26
PRESENTACIN
El Archivo General de la Nacin ( ) lleva a cabo una estrategia para incentivar

el cumplimiento normativo y de los procesos tcnicos de la gestin documental
en la Administracin Pblica Federal ( ). Esto tiene como objetivo consolidar
los sistemas institucionales de archivo, en concordancia con las lneas de accin
del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, el cual determina que las
instituciones de la deben establecer modelos giles, sistemticos, ordenados y
eficientes para gestionar la informacin. Para ello es necesario:
Estrategia 1.7 Consolidar los sistemas institucionales de archivo

y administracin de documentos
Entidad encargada del

Lneas de accin Tipo de lnea de accin
seguimiento
1.7.1 Asegurar el cumplimiento en la

de los instrumentos.
1.7.2 Implementar un sistema unificado de

Coordinacin de la
clasificacin archivstica que propicie un
estrategia.
lenguaje comn.
1.7.3 Establecer un sistema institucional de

archivos fsicos y electrnicos.
1.7.4 Vincular los procesos de las

dependencias y entidades con la estructura
General.
archivstica establecida en la Ley Federal
de Archivos ( ).
5 Gua para la
Entidad encargada del
Lneas de accin Tipo de lnea de accin
seguimiento
1.7.5 Fortalecer una cultura archivstica en

General.
los servidores pblicos de la .
1.7.6 Definir mecanismos de conservacin

Coordinacin de la
a largo plazo de los documentos
estrategia.
electrnicos de la .
OBJETIVOS
Fungir como una herramienta de trabajo que permita a los rganos

Internos de Control ( ) verificar y evaluar los procesos encaminados a la
clasificacin, organizacin, seguimiento, localizacin, transferencia, resguardo,
conservacin, seleccin y destino final de los documentos de archivo que se
generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio,
emitiendo para ello las recomendaciones necesarias.
Evaluar el cumplimento normativo y los procesos tcnicos archivsticos que
deben cumplir las dependencias y entidades de la para garantizar la
integridad, accesibilidad y conservacin de los documentos a travs de sistemas
modernos de gestin documental.
Valorar las actividades desempeadas dentro del sistema institucional de
archivos, permitiendo el mejoramiento continuo de los servicios archivsticos y
estableciendo estrategias encaminadas a mejorar la gestin documental.
MBITO DE APLICACIN
Esta gua es aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades de la

para la planeacin, ejecucin y documentacin de las revisiones de control que
realicen los en materia de archivos.
6 Gua para la
MTODO DE APLICACIN
Se utilizarn cdulas analticas para la verificacin de los procesos archivsticos en

el rea coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos de trmite,
concentracin y, en su caso, histricos, de los sujetos obligados establecidos en el
artculo 4, fraccin de la .
En las cdulas de verificacin se deber anotar cumple, cumple parcialmente
o no cumple con las disposiciones, segn sea el caso. Asimismo, se debern
describir los hallazgos y situaciones encontrados, emitiendo las recomendaciones
correspondientes.
La aplicacin de la presente gua se realizar de la siguiente forma:
Entrevista en sitio. Aplicacin del cuestionario de diagnstico al coordinador de

archivos y a los responsables del archivo de trmite, concentracin y, en su caso,
histrico.1
Inspeccin fsica. Realizar visitas de inspeccin a los archivos de trmite,

concentracin y, en su caso, histricos.
Revisin de documentos y registros. Se verificar que se d cumplimiento a la

normatividad en materia de archivos.
La informacin recopilada a travs de estos elementos debe ser analizada y
relacionada entre s, con la finalidad de validar la congruencia y efectividad de los pro-
cesos archivsticos de la institucin.
1 Vase anexo A.
7 Gua para la
GUA PARA LA AUDITORA ARCHIVSTICA
La metodologa empleada para la realizacin de la auditora archivstica se basa en las

mejores prcticas y estndares internacionales, reflejados en las cdulas analticas
que forman parte integral de este documento y que se establecen en cumplimiento
de los siguientes niveles de la gestin documental:
Nivel estructural. Verificar que el sistema institucional de archivos est formalmente

establecido en la dependencia o entidad y que cuente con los recursos humanos,
financieros y materiales que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo,
regular los procesos tcnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de
la institucin, el perfil de cada responsable y las condiciones fsicas en las que se
conservan los documentos de archivo.
Nivel documental. Comprobar la elaboracin y actualizacin de los instrumentos de

control y consulta archivstica, establecidos en el artculo 19 de la , para propiciar
la organizacin, la administracin, la conservacin y la localizacin expedita de los
archivos.
Nivel normativo. Revisar el cumplimiento de las disposiciones emanadas de la

tendientes a regular la produccin, uso y control de la documentacin oficial,
de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad
interna de cada institucin, las cuales estarn vinculadas con la transparencia, acceso
a la informacin, clasificacin de la informacin y proteccin de datos personales.
El cumplimiento de estos niveles se ir observando de acuerdo con el orden
jerrquico y estratgico de los elementos que conforman el sistema institucional de
archivos:
8 Gua para la
1. rea coordinadora de archivos
2. Unidad de correspondencia
3. Archivo de trmite
4. Archivo de concentracin
5. Archivo histrico
1.- rea coordinadora de archivos2
Objetivo. Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecua-
da administracin de los documentos de archivo, de manera conjunta con las
unidades administrativas y/o reas competentes en cada dependencia y en-
tidad, a fin de garantizar la organizacin, la disponibilidad, la localizacin, la
integridad y la conservacin de los archivos.
1.1. Los sujetos obligados contarn con un rea coordinadora de archivos

encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos
archivsticos determinados en el marco de la , su Reglamento y dems
disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre
las unidades administrativas.
1.2. El responsable del rea coordinadora de archivos formar parte del

Comit de Informacin de la dependencia o entidad, como asesor en materia
de archivos, con voz y voto.
1.3. Elaborar y someter a autorizacin del Comit de Informacin, o su

equivalente, el establecimiento de criterios especficos en materia de
organizacin y conservacin de archivos; as como de los expedientes
2 Vase anexo 1.
9 Gua para la
que contengan informacin y documentacin clasificada, reservada y/o
confidencial, a fin de asegurar su integridad.
1.4. Preparar o actualizar, en coordinacin con los responsables de los archivos

de trmite, de concentracin y, en su caso, histricos, el Cuadro general de
clasificacin archivstica, el Catlogo de disposicin documental, los inventarios
documentales y la Gua simple de archivos.
1.5. Instaurar y desarrollar un programa de capacitacin y asesora archivstica

para el sujeto obligado.
1.6. Crear y presentar al Comit de Informacin, o equivalente, el Plan Anual

de Desarrollo Archivstico, en el que se contemplen las acciones a emprender
a escala institucional para la modernizacin y mejoramiento continuo de los
servicios documentales y archivsticos, el cual deber ser publicado en el portal
de internet de cada institucin, as como sus respectivos informes anuales de
cumplimiento.
1.7. Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la

documentacin, con base en la normatividad vigente y las disposiciones
establecidas por el , en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, por la
autoridad que determine las disposiciones secundarias aplicables a los dems
sujetos obligados.
1.8. Organizar, con el rea de tecnologas de la informacin del sujeto obligado,

las actividades destinadas a la automatizacin de los archivos y a la gestin de
documentos electrnicos.
10 Gua para la
2.- Unidad de correspondencia3
Objetivo. Verificar que se proporcione, en tiempo y forma, el servicio de envo,

entrega y recepcin de la correspondencia y paquetera oficial, interna o exter-
na, en todas las reas de la dependencia o entidad, respetando el principio de
privacidad y confidencialidad.
2.1. Garantizar el registro, seguimiento y despacho de la correspondencia de

entrada y salida.
2.2. Proporcionar, en tiempo y forma, el servicio de recepcin de la

correspondencia y paquetera oficial, as como su entrega a las reas
responsables de su trmite y verificacin.
2.3. Dar seguimiento a los asuntos en trmite.
2.4. Proveer, en tiempo y forma, el servicio de despacho de la correspondencia

y paquetera oficial.
3.- Archivo de trmite4
Objetivo. Revisar que en cada unidad administrativa de los sujetos obligados

exista un archivo de trmite en el que se conservarn los documentos de uso
cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas.
3 Vase anexo 2.
4 Vase anexo 3.
11 Gua para la
3.1. En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existir un
archivo de trmite.
3.2. El archivo de trmite contar con la infraestructura necesaria para

administrar, conservar y localizar los expedientes de archivo.
3.3. Los procesos archivsticos se realizan conforme a la normatividad vigente

y aplicable para la adecuada administracin del archivo de trmite.
3.4. Facilitar a los servidores pblicos autorizados el prstamo y consulta de

los expedientes que obran en el archivo de trmite.
3.5. Realizar la transferencia primaria, al archivo de concentracin, de la

documentacin cuyo trmite haya concluido y se hayan cumplido los plazos de
conservacin previstos en el Catlogo de disposicin documental.
3.6. Realizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos, la

elaboracin o actualizacin del Cuadro general de clasificacin, del Catlogo de
disposicin documental, de los inventarios documentales y de la Gua simple
de archivos.
3.7. Llevar a cabo la valoracin y seleccin documental conforme al Catlogo

de disposicin documental.
3.8. En los casos de documentacin siniestrada, o que por sus condiciones

represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.
12 Gua para la
4.- Archivo de concentracin5
Objetivo. Verificar que los sujetos obligados cuenten con un archivo de

concentracin adscrito al rea coordinadora de archivos, donde se custodiar
aquella documentacin de uso espordico que debe conservarse por razones
administrativas, legales, fiscales o contables.
4.1. Cada sujeto obligado contar con un archivo de concentracin.
4.2. El archivo de concentracin contar con la infraestructura necesaria para

administrar y conservar los expedientes de archivo.
4.3. Realizar los procesos archivsticos conforme a la normatividad vigente y

aplicable para la adecuada administracin de los documentos.
4.4. Facilitar a los servidores pblicos autorizados el prstamo y consulta de

los expedientes transferidos al archivo de concentracin.
4.5. Ejecutar la valoracin y seleccin documental, de conformidad con los

plazos de conservacin y destino final establecidos en el Catlogo de disposicin
documental.
4.6. Realizar la transferencia secundaria al archivo histrico, de la documen-

tacin cuyos plazos de conservacin hayan concluido, de conformidad con el
Catlogo de disposicin documental.
5 Vase anexo 4.
13 Gua para la
4.7. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos,
el Cuadro general de clasificacin archivstica, el Catlogo de disposicin
documental, los inventarios documentales y la Gua simple de archivos.
4.8. En los casos de documentacin siniestrada o que por sus condiciones

5.- Archivo histrico6
Objetivo. Verificar que los sujetos obligados transfieran sus documentos con
valor histrico al , de conformidad con las disposiciones que para ello se
establezcan. En caso contrario, debern contar con un archivo histrico propio.
Revisar que el archivo histrico est adscrito al rea coordinadora de archivos
y que se constituya como fuente de acceso pblico, encargado de divulgar la
memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social
de la documentacin y difundir su acervo e instrumentos de consulta.
5.1. Cada sujeto obligado podr contar con un archivo histrico.
5.2. El archivo histrico tendr la infraestructura necesaria para administrar

y conservar los expedientes de archivo.
5.3. Realizar los procesos archivsticos conforme a la normatividad vigente y

aplicable para la adecuada administracin de la documentacin.
5.4. Facilitar el prstamo y consulta de los expedientes con valor histrico.
6 Vase anexo 5.
14 Gua para la
5.5. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos,
el Cuadro general de clasificacin archivstica, el Catlogo de disposicin
documental, el Inventario general y la Gua simple de archivos.
5.6. En los casos de documentacin siniestrada, o que por sus condiciones

MARCO NORMATIVO
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
Ley Federal de Archivos.
Reglamento de la Ley Federal Archivos.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental.
Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal, la Procuradura General de la Repblica, las Unidades Administrativas
de la Presidencia de la Repblica y los rganos desconcentrados donarn, a la
Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartn a
su servicio cuando ya no les sea til, a ttulo gratuito.
Decreto por el cual se crea la seccin de archivos presidenciales del .
Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos
Abiertos de la Administracin Pblica Federal.
15 Gua para la
Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda,
custodia y plazo de conservacin del Archivo Contable Gubernamental.
Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de
las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Recursos Materiales
y Servicios Generales.
Manual Administrativo de Aplicacin General en las Materias de Transparencia
y de Archivos.
Norma General de Informacin Financiera Gubernamental 004. Disposiciones
aplicables al Archivo Contable Gubernamental.
Normas Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de
Bienes Muebles de la Administracin Pblica Federal Centralizada.
Bases Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de Bienes
Muebles que, en su caso, hayan emitido las entidades.
Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal en la recepcin, procesamiento y trmite
de las solicitudes de acceso a la informacin gubernamental que formulen
los particulares, as como en su resolucin y noti icacin, y la entrega de la
informacin en su caso, con exclusin de las solicitudes de acceso a datos
personales y su correccin.
Lineamientos generales para el acceso a la informacin gubernamental en la
modalidad de consulta directa.
Lineamientos generales para la clasi icacin y desclasi icacin de informacin
de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Ad-
ministracin Pblica Federal para noti icar al Instituto Federal de Acceso a la
Informacin Pblica los ndices de expedientes reservados.
Lineamientos para la elaboracin de versiones pblicas, por parte de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
16 Gua para la
Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal en el envo, recepcin y trmite de las consultas,
informes, resoluciones, criterios, noti icaciones y cualquier otra comunicacin
que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica.
Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administracin
Pblica Federal.
Instructivo para el trmite de baja documental de archivos del Gobierno Federal.
Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental.
Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasi icacin archivstica.
Instructivo para la elaboracin de la Gua simple de archivos.
Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel)
dictaminados con valor histrico al .
Gua para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalizacin
de documentos de archivo.
Instructivo para la transferencia secundaria de la documentacin generada
por las dependencias y entidades respecto de los recursos pblicos federales
transferidos, bajo cualquier esquema, al presidente electo de los Estados Unidos
Mexicanos y, en su caso, a su equipo de colaboradores.
Gua para el descarte de libros o publicaciones peridicas que se ubican en los
archivos de concentracin de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal.
Criterios para el proceso de descripcin de acervos fotogr icos.
Gua para la identi icacin de series documentales con valor secundario.
Gua para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo.
17 Gua para la
GLOSARIO
Administracin de documentos. Metodologa destinada a planear, dirigir y

controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso, seleccin y disposicin final
de los documentos de archivo, con el propsito de lograr eficiencia en el manejo de
los mismos a lo largo de su ciclo vital. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su
creacin hasta su depsito definitivo en el archivo histrico o su eliminacin.
Archivo. Se consideran tres acepciones:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos

o recibidos por persona sica o moral, organismo pblico o privado en el
ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o sucesores
para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institucin de archivos
competente en razn de su valor archivstico.
Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservacin y
difusin de diversos archivos; por ejemplo el .
Edi icio o parte de un edi icio donde los documentos son conservados.
Archivo de trmite. Unidad responsable de la administracin de documentos

de uso cotidiano (activos) y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una
institucin. Resguarda la documentacin en etapa activa. Es tambin conocido como
archivo de gestin o primario.
Archivo de concentracin. Resguarda los documentos de consulta espordica

(semiactivos) que se reciben de los archivos de trmite y los conserva
precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. Tambin se le conoce
como archivo semiactivo, intermedio o secundario.
18 Gua para la
Archivo histrico. Conserva la documentacin con valor permanente, que
previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentracin; es
la unidad responsable de conservar y divulgar la memoria documental de una
institucin. El archivo histrico puede recibir otros fondos en donacin, resguardarlos
en comodato o mediante la compra de archivos.
rea generadora/rea de procedencia del archivo. Se re iere a las diferentes

coordinaciones, direcciones, subdirecciones, departamentos, secciones de departa-
mentos, o equivalentes, donde se generan o reciben los documentos de la institucin.
Asunto. Contenido espec ico de los documentos de archivo y expedientes de

una serie que permite la individualizacin dentro del conjunto de caractersticas
homogneas al que estn integrados. Tambin es el tema, motivo, argumento,
materia, cuestin, negocio o persona de que trata un expediente o documento de
archivo y que se genera como consecuencia de una accin administrativa.
Baja documental. Eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en

sus valores administrativos, legales, iscales, contables o tcnicos y que no contenga
valores histricos.
Catlogo de disposicin documental. Instrumento que establece las polticas y

criterios sobre la conservacin y vigencia de los documentos de archivo a lo largo
de su ciclo de vida, y en el cual debe tomarse en cuenta el tratamiento que por ley o
disposicin jurdica se da a ciertos documentos. Establece los valores documentales,
los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasi icacin de reserva o
con idencialidad y el destino inal.
Clasificacin. Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las

categoras o grupos que re lejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer
paso del proceso de organizacin. Consiste en separar los documentos en grupos
19 Gua para la
y categoras segn la estructura orgnica y/o funcional de la entidad productora, o
si se trata de un fondo particular segn las actividades del personaje que gener
los documentos o la temtica de los mismos en el caso de las colecciones.
Cuadro general de clasificacin archivstica. Esquema que re leja las atribuciones

y funciones del organismo. Se utiliza para la organizacin del fondo documental y
aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).
Depuracin. Retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo

en los archivos de gestin.
Descripcin archivstica. Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta

tales como la gua, el inventario, el catlogo y los ndices que faciliten el acceso y
conocimiento de los archivos. Para llevarla a cabo es necesario considerar al menos
los seis campos obligatorios de la norma internacional general de descripcin - ,
as como cuidar la redaccin y la ortogra a.
Diagnstico de archivos. Proceso que permite obtener una visin integral de la

situacin y problemtica archivstica de una entidad mediante el anlisis y evaluacin
de las reas de archivo y clasi icacin de los documentos. Es necesario, sobre todo,
en aquellos casos en los que se pretende organizar el acervo documental; en sntesis,
es la primera etapa de la creacin de un sistema de administracin de documentos.
Entre otros aspectos, deber evaluarse:
El estado de organizacin de los tres tipos de archivo trmite, concentracin

e histrico para determinar las reas prioritarias con las que se dar inicio
al proyecto.
Los instrumentos de control y registro de expedientes con que cuenta la
institucin.
El estado de conservacin de los documentos.
20 Gua para la
Los procesos de transferencia que lleva a cabo la dependencia.
Las reas fsicas asignadas para el resguardo de los archivos.
El personal a cargo de los archivos y la deteccin de necesidades de capacitacin.
Los requerimientos de bienes muebles para la conservacin y guarda de
archivos.
Destino final de los documentos. Es la situacin en que se encuentran los

expedientes con sus documentos, una vez que han cumplido su plazo precautorio
de resguardo en los archivos de trmite y concentracin y estn listos para su baja
o conservacin de initiva en el archivo histrico, de acuerdo con el Catlogo de
disposicin documental.
Documentacin semiactiva. Documentacin de asuntos concluidos y cuya consulta

es espordica. Se resguarda en el archivo de concentracin.
Documento. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado, en el ejercicio

de sus funciones, por instituciones o personas sicas, jurdicas, pblicas o privadas,
registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnticos, pelculas, fotogra as, etctera) y en lenguaje natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre ijado en un soporte.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una

entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Documentos de comprobacin administrativa. Documentos creados o recibidos

por una institucin o individuo en el curso de trmites administrativos o ejecutivos.
Son comprobantes de la realizacin de un acto administrativo inmediato: vales de
fotocopias, registros de visitantes, listados de envos, facturas de correspondencia,
vales de papelera, tarjetas de asistencia, entre otros.
21 Gua para la
Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo
asunto. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o
por varios.
Foliacin. Es la numeracin de todas y cada una de las fojas que integran el

expediente. La foliacin se har al trmino de la organizacin, es decir, una vez que
la clasi icacin y la ordenacin sean de initivas, iniciando en cada expediente con el
uno en la primera foja y hasta el nmero que se llegue dentro de ese expediente.
Fondo documental. Es el conjunto de documentos generados por una institucin

como resultado natural de su actividad, y conservado en el archivo de dicha institu-
cin o de una institucin de archivos.
Gua simple. Proporciona informacin acerca del contenido de un fondo al consignar

los siguientes datos: clave del fondo o coleccin; nombre del fondo; descripcin
bsica de las series documentales de los archivos de trmite, de concentracin e
histrico; volumen por serie (cajas, metros lineales, expedientes, segn sea el caso);
direccin, telfono y correo electrnico de cada uno de los responsables de cada tipo
de archivo; as como el nombre y cargo del responsable o coordinador general de la
unidad de archivos.
Identificacin. Primera fase de la metodologa archivstica, de tipo intelectual,

cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institucin que ha producido
el documento, su evolucin orgnica, competencias administrativas y tipos
documentales en los que se materializan el procedimiento administrativo y de-
ms disposiciones que afectan al trmite, elementos imprescindibles para la deli-
mitacin de la serie documental. El resultado de esta fase ser la organizacin
del fondo, con el establecimiento del Cuadro general de clasi icacin archivstica
22 Gua para la
y la ordenacin de sus series documentales, sentando las bases para su posterior
valoracin y descripcin.
Instrumentos de control y consulta. Trmino genrico que sirve para denominar

cualquier descripcin o instrumento de referencia, realizado o recibido por un
servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los
documentos: Gua general, Gua simple, inventario, Cuadro general de clasi icacin
archivstica, Catlogo de disposicin documental.
Inventario. Instrumento de consulta que describe un fondo, seccin o coleccin a

travs de sus series y expedientes documentales.
Nmero de expediente. Nmero consecutivo que, dentro de la serie documental,

identi ica a cada uno de sus expedientes.
Ordenacin. Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organizacin y

consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series
documentales; puede ser cronolgica, alfabtica o numrica.
Organizacin. Operacin intelectual y mecnica por la que las diferentes

agrupaciones documentales se relacionan de forma jerrquica, con criterios
orgnicos o funcionales para revelar su contenido e informacin. Se divide en dos
etapas: clasi icacin y ordenacin. Proceso que, mediante las etapas de clasi icacin
y ordenacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identi icacin de la
estructura de un fondo. Organizacin = identi icacin + clasi icacin + ordenacin +
descripcin.
Seccin. Primera divisin en que se ordena un fondo, la cual se lleva a cabo acorde
con el principio de procedencia y orden original. Las secciones se organizan conforme
a la estructura orgnica o por la funcin de la institucin u organismo.
23 Gua para la
Sistema de administracin de documentos. Tiene como objetivo regular la
produccin, circulacin, acceso, uso, control, conservacin, preservacin y difusin
de los testimonios documentales de una institucin.
Seleccin. Proceso archivstico destinado a determinar cul ser la documentacin

que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histrico conforme a sus valores
primarios y secundarios.
Serie. Divisin de una seccin, corresponde al conjunto de documentos producidos

en el desarrollo de una misma funcin o actividad administrativa y regulados por la
misma norma de procedimiento. Se re iere a un tema espec ico.
Soporte. Material sico en el que se registra la informacin (papel, pergamino,

papiro, cintas y discos magnticos, pelculas, fotogra as, etctera).
Transferencia. Procedimiento archivstico a travs del cual, y conforme al ciclo

vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados
del archivo de trmite al archivo de concentracin y, en su caso, de ste al archivo
histrico, de acuerdo con las polticas del Catlogo de disposicin documental.
Unidades administrativas. Se re iere a las diversas reas que integran la estructura

organizacional de una institucin. Tienen la responsabilidad de dejar constancia
documental de todos y cada uno de los asuntos que les son inherentes. Por su
naturaleza son receptoras y generadoras de los documentos; por ello, tienen la
responsabilidad de constituir en su rea el archivo de trmite.
Vale de prstamo. Formato preestablecido para controlar la salida y entrada de los

expedientes, en prstamo de los archivos de trmite, concentracin e histrico.
24 Gua para la
Valoracin. Actividad archivstica que consiste en el anlisis y establecimiento de
los valores primarios y secundarios de los documentos; permite establecer criterios
de disposicin y acciones de transferencia.
Vigencia documental. Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene

sus valores administrativos, legales, iscales o contables, de conformidad con las
disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.
25 Gua para la
ANEXOS
ANEXO A
Gua para la
28 auditora archivstica
Cuestionario de diagnstico para la auditora archivstica
REA DE IDENTIFICACIN
Escriba los datos que se le solicitan
Nombre de la institucin:
Calle:
Colonia:
Delegacin o municipio:
Cdigo postal:
Direccin de correo electrnico:

Gua para la
DATOS DEL RESPONSABLE DEL REA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
Nombre:
Cargo:
Telfono y extensin:
Direccin de correo electrnico:
Unidad administrativa de adscripcin:
Nivel mximo de estudios:
S
Cuenta con experiencia en el mbito de la archivstica?
No
Cuenta con nombramiento oficial del titular de la dependencia o entidad como S

responsable del rea coordinadora de archivos? No
Gua para la
I. PRODUCCIN E INTEGRACIN DE EXPEDIENTES
1 Total de expedientes que hay en el o los archivos de trmite:
2. Promedio de expedientes nuevos que genera, cada mes, la institucin

en sus archivos de trmite:
3. Total de expedientes que hay en el archivo de concentracin:
4. Total de expedientes que hay en el archivo histrico:

Gua para la
Papel
Electrnico
5. En qu soportes se encuentran los documentos que genera la
Sonoro
institucin?
Visual
Otro
Por asunto
Por tema
Por diversos asuntos

6. La integracin de los expedientes de archivo en soporte papel se
realiza: Por diversos temas
Por el rea que genera el
documento
No sabe
S
7. Se han establecido criterios especficos para la produccin de
documentos electrnicos relacionados con las funciones de la No
institucin?
No sabe
Gua para la
8. En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 7 sea afirmativa, escriba el nombre completo de la disposicin oficial
que establece los criterios para el control de la produccin documental en soporte electrnico y quin la emiti.
S
9. En la institucin se difunden las disposiciones que establecen los
criterios para el control de la produccin documental en soporte No
electrnico?
No sabe
S
10. Los documentos electrnicos que se producen en la institucin, se
No
incorporan a expedientes electrnicos?
No sabe
S
11. Si la respuesta de la pregunta 10 es afirmativa, indique si en la
institucin se lleva un control de los expedientes y documentos No
electrnicos que se generan.
No sabe
Gua para la
S
12. Si la respuesta de la pregunta 10 es afirmativa, mencione si en la
institucin los expedientes electrnicos se guardan en las computadoras No
asignadas al personal.
No sabe
S
13. Los documentos electrnicos que se producen, se imprimen y se
No
integran a un expediente de archivo en soporte papel?
No sabe
Gua para la
II. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVSTICOS
S
14. La institucin cuenta con un Cuadro general de clasificacin
No
archivstica para la clasificacin de los expedientes de archivo?
No sabe
Instituto Federal de Acceso a

la Informacin y Proteccin
de Datos (IFAI)
Archivo General de la Nacin

(AGN)
rea coordinadora de
15. Qu autoridad elabor el Cuadro general de clasificacin archivstica? archivos de la institucin
Unidad administrativa
rea coordinadora de
archivos y las unidades
administrativas
No sabe
Gua para la
Por funciones
16. El Cuadro general de clasificacin archivstica que se utiliza en la Por organigrama

institucin es: Orgnico-funcional
Otro
17. Los expedientes de archivo estn organizados de acuerdo con el No

Cuadro general de clasificacin archivstica? Parcialmente
No sabe
S
18. La institucin cuenta con un Catlogo de disposicin documental
No
validado por el AGN?
No sabe
Gua para la
AGN
rea coordinadora de
archivos de la institucin
Cada unidad administrativa
19. Qu autoridad elabor el Catlogo de disposicin documental? elabor su parte
rea coordinadora de
archivos y las unidades
administrativas
No sabe
S
20. La institucin refleja en el Catlogo de disposicin documental los
No
valores documentales y la vigencia de los expedientes de archivo?
No sabe
21. La institucin cuenta con la Gua simple de archivos actualizada? No
No sabe
Gua para la
S
22. Los archivos de la institucin elaboran inventarios generales de los
No
expedientes de archivo para el control de los mismos?
No sabe
Formato oficial de inventario

del AGN
23. Si la respuesta de la pregunta 22 es afirmativa, seale en qu formato
se realiza el inventario general de expedientes de archivo. Formato en Word o Excel
diseado por el personal de
la institucin
Gua para la
Ttulo
Tipo de inventario
Nmero de pgina
Fecha de transferencia
Nmero de transferencia
Ubicacin topogrfica
24. Indique los campos que incluye el formato de inventario que se utiliza Dependencia o entidad
en los archivos de la institucin. Unidad administrativa
rea de procedencia
Valor primario
Seccin
Serie
Nmero de caja
Nmero consecutivo
Gua para la
Nmero de expediente
Descripcin del expediente
o asunto
24. Indique los campos que incluye el formato de inventario que se utiliza
en los archivos de la institucin. Periodo de trmite
Vigencia documental
Observaciones
Gua para la
III. DESCRIPCIN DOCUMENTAL
No
25. Los expedientes de archivo cuentan con la cartula o guarda exterior?
Parcialmente
No sabe
Gua para la
Unidad administrativa
Fondo documental
Seccin
Subseccin
Serie
Subserie
Nmero del expediente

26. Si la respuesta de la pregunta 25 es afirmativa, seale los elementos
Fecha de apertura
que contiene la cartula del expediente de archivo.
Fecha de cierre
Asunto del expediente
Valor documental
Vigencia documental
Cantidad de fojas tiles
Ubicacin topogrfica
Maneja cdigo de barras

Gua para la
27. Los expedientes de archivo cuentan con el marbete (ceja) en la No

cartula o guarda exterior? Parcialmente
No sabe
Seccin
Serie
28. Si la respuesta de la pregunta 27 es afirmativa, seale los elementos Subserie

que contiene el marbete (ceja) del expediente de archivo. Nmero del expediente
Nombre del expediente
Cdigo de barras
Norma Internacional ISAD-G

Manual de descripcin del
archivo de trmite
29. La descripcin de los expedientes de archivo se realiza de acuerdo con:
Normatividad emitida por
el AGN
No sabe
Gua para la
IV. VALORACIN Y DISPOSICIN DOCUMENTAL
S
30. Los expedientes de archivo se sujetan a un proceso de valoracin
documental que determine los plazos de vigencia en el archivo de No
trmite?
No sabe
S
31. En el o los archivos de trmite se da cumplimiento a los plazos de
conservacin de los expedientes conforme a lo establecido en el No
Catlogo de disposicin documental?
No sabe
S
32. La institucin cuenta con un programa y calendario de transferencias
No
primarias y secundarias emitido por el archivo de concentracin?
No sabe
S
33. En el archivo de concentracin se da cumplimiento a los plazos
de conservacin de los expedientes conforme a lo establecido en el No
Catlogo de disposicin documental?
No sabe
Gua para la
S
34. El o los archivos de trmite realizan transferencias primarias de los
No
expedientes al archivo de concentracin?
No sabe
S
35. Las transferencias primarias se realizan con base en plazos de vigencia
No
establecidos en el Catlogo de disposicin documental?
No sabe
S
36. Se toman en cuenta los periodos de reserva correspondientes a la
No
informacin clasificada?
No sabe
El inventario oficial del AGN

37. Las transferencias primarias de los expedientes de archivo se realizan
Una relacin simple
mediante la elaboracin de:
No sabe
Gua para la
S
38. Las transferencias secundarias se realizan con base en plazos de
No
vigencia establecidos en el Catlogo de disposicin documental?
No sabe
S
39. El archivo de concentracin realiza la transferencia secundaria de
los expedientes al archivo histrico de la institucin o al AGN, segn No
corresponda?
No sabe
El inventario oficial del AGN

40. Las transferencias secundarias de los expedientes de archivo se realizan
Una relacin simple
mediante la elaboracin de:
No sabe
S
41. En la institucin se han establecido criterios especficos para la
No
valoracin documental?
No sabe
Gua para la
42. En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 41 sea afirmativa, escriba el nombre completo de la disposicin que
establece los criterios para la valoracin documental y quin la emiti.
S
43. La coordinacin de archivos difunde las disposiciones oficiales de
valoracin documental para dictaminar la baja documental de los No
expedientes de archivo?
No sabe
S
44. En la institucin se realizan bajas documentales de los expedientes de
No
archivo?
No sabe
Inventario oficial del AGN

45. Las bajas documentales se efectan elaborando:
Una relacin simple
Gua para la
Instituto Federal de Acceso a

la Informacin y Proteccin
de Datos (IFAI)
AGN
46. Ante quin solicita la autorizacin para realizar una baja documental?
rea coordinadora de
archivos de la institucin
Unidad de Contabilidad
Gubernamental-SHCP
Gua para la
V. DE LA CONSERVACIN Y PRESERVACIN DE ARCHIVOS
S
47. En la institucin se cuenta con un programa de restauracin de los
No
No sabe
Personal de la institucin
48. En caso de que la respuesta a la pregunta 47 sea afirmativa, especifique El archivo histrico
quin realiza las acciones de restauracin. Se contrata el servicio
No sabe
S
49. En caso de que la respuesta a la pregunta 47 sea afirmativa, especifique
si se llevan controles o bitcoras de restauracin de los expedientes de No
archivo.
No sabe
Gua para la
S
50. En la institucin existe un criterio especfico para la conservacin,
No
restauracin y preservacin de los expedientes de archivo?
No sabe
51. En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 50 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposicin
y quin la emiti.
Gua para la
VI. DE LA TECNOLOGA
S
52. La institucin cuenta con equipos de cmputo para la administracin
No
de los expedientes de archivo?
No sabe
S
53. La institucin cuenta con equipo para digitalizar los expedientes de
No
archivo?
No sabe
S
54. La institucin cuenta con equipo para la reproduccin (fotocopiadoras)
No
de los expedientes de archivo?
No sabe
Gua para la
S
55. En la institucin se digitalizan los expedientes o documentos de
No
archivo?
No sabe
S
56. En la institucin existen programas para la digitalizacin de los
No
No sabe
S
57. En la institucin se han establecido criterios especficos para la
No
digitalizacin de los expedientes de archivo?
No sabe
58. En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 57 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposicin
y quin la emiti.
Gua para la
S
59. La institucin cuenta con un sistema informtico para la
administracin documental de los expedientes de archivo basado en los No
instrumentos de control y consulta archivsticos?
No sabe
El fondo, subfondo, las

secciones, subsecciones, las
series y subseries
El Cuadro general de
clasificacin archivstica y
Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique si en el sistema el Catlogo de disposicin
60. documental
informtico se registran y describen:
Los expedientes y los

documentos que los integran
de los tres tipos de archivo:
trmite, concentracin y, en
su caso, histrico
Gua para la
Documentos en cualquier
tipo de formato electrnico
Fechas extremas
Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique si en el sistema
60.
informtico se registran y describen: Expedientes con documentos
clasificados como reservados
o que contienen datos
confidenciales
Cuadro general de
clasificacin archivstica
Catlogo de disposicin
documental
61. Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique cules reportes
Gua general de fondos
genera el sistema informtico.
documentales
Gua simple de archivos
Inventario general por
expedientes
Gua para la
Inventarios de transferencia
primaria y secundaria
Bajas documentales
ndices de los expedientes

reservados y con datos
confidenciales
61. Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique cules reportes
genera el sistema informtico. Inventario de expedientes
consultados
Inventario del prstamo de

expedientes, devoluciones y
vencidos
Catlogo de caducidades
Portada del expediente
Ceja del expediente

62. Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique cules formatos
genera el sistema informtico. Solicitud de consulta
de expedientes que se
encuentran en el archivo de
concentracin
Gua para la
Permite el alta de usuarios a

diferentes niveles de acceso
Emite alertas cuando hay

expedientes para transferir
de un archivo a otro
Registra las unidades

administrativas generadoras
de los archivos de trmite,
63. Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique con cules para posteriormente
funciones cuenta el sistema informtico. configurar los reportes
Permite la bsqueda de
expedientes y documentos
Admite modificaciones
de los datos capturados
para corregir errores,
mediante la autorizacin del
administrador del sistema
Gua para la
S
64. En la institucin se cuenta con programas para la conservacin a largo
No
plazo de los documentos de archivo en formato electrnico?
No sabe
S
65. En la institucin se ha dado validez jurdica a los expedientes de
archivo que se conservan en formato electrnico, con la finalidad de No
constituirlos como documentos probatorios?
No sabe
66. En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 65 sea afirmativa,

especifique el nombre completo de la disposicin oficial y quin la
emiti.
Gua para la
VII. ORGANIZACIN ESTRUCTURAL
67. En la institucin existe un rea coordinadora de archivos? No
No sabe
S
68. El rea coordinadora de archivos de su institucin organiza y
determina las polticas o procedimientos de operacin de los archivos No
de trmite, concentracin y, en su caso, histrico?
No sabe
S
69. El rea coordinadora de archivos de su institucin est representada
No
dentro del Comit de Informacin?
No sabe
Gua para la
70. Cuntas unidades administrativas existen en la institucin?
Nm. de
Oficina
archivos
Subsecretaras
Direcciones generales
71. Cuntos archivos de trmite existen en su institucin? (Seale la Direcciones generales

cantidad por oficina). adjuntas
Direcciones de rea
Subdirecciones
Otras
Total
Gua para la
S
72. En la institucin, el o los archivos de trmite son una oficina
No
formalmente establecida para la administracin de los documentos?
No sabe
S
73. Si la respuesta de la pregunta 72 es afirmativa, indique si el archivo de
No
trmite figura oficialmente en el organigrama de la institucin.
No sabe
Direccin de rea
Subdireccin
74. Si la respuesta a la pregunta 73 es afirmativa, indique cul es el nivel Jefatura de departamento

jerrquico de los archivos de trmite. Enlace
Operativo
Otro
Gua para la
75. Los archivos de trmite de su institucin estn integrados No

formalmente al Sistema Institucional de Archivos? Parcialmente
No sabe
S
76. El o los archivos de trmite de la institucin tienen relaciones de
No
coordinacin y cooperacin con el rea coordinadora de archivos?
No sabe
Integracin de expedientes
Identificacin
77. Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el o los Clasificacin
archivos de trmite de la institucin.
Ordenacin
Descripcin
Conservacin
Gua para la
Valoracin con base en el

77. Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el o los documental
archivos de trmite de la institucin.
Transferencia documental
primaria
78. La institucin cuenta con achivo de concentracin? No
No sabe
79. En cuntas sedes est distribuido el archivo de concentracin?
S
80. En la institucin, el archivo de concentracin es una oficina
formalmente establecida para la administracin de los documentos? No
No sabe
Gua para la
S
81. Si la respuesta de la pregunta 80 es afirmativa, indique si el archivo de
No
concentracin figura oficialmente en el organigrama de la institucin.
No sabe
Direccin de rea
Subdireccin
82. Si la respuesta a la prengunta 81 es afirmativa, indique cul es el nivel Jefatura de departamento

jerrquico del o los archivos de concentracin. Enlace
Operativo
Otro
S
83. El archivo de concentracin de su institucin est integrado
No
formalmente al Sistema Institucional de Archivos?
No sabe
S
84. El archivo de concentracin tiene relaciones de coordinacin y
No
cooperacin con el rea coordinadora de archivos?
No sabe
Gua para la
Elaboracin de inventarios
Descripcin
Conservacin
85. Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el archivo de
concentracin de la institucin. Valoracin documental con
base en el Catlogo de
disposicin documental
Transferencia documental
86. La institucin cuenta con archivo histrico? No
No sabe
S
87. En la institucin, el archivo histrico es una oficina formalmente
No
establecida para la administracin de los documentos?
No sabe
S
88. Si la respuesta de la pregunta 87 es afirmativa, indique si el archivo
No
histrico figura oficialmente en el organigrama de la institucin.
No sabe
Gua para la
Direccin de rea
Subdireccin
Jefatura de departamento
89. Cul es el nivel jerrquico del archivo histrico?
Enlace
Operativo
Otro
S
90. El archivo histrico de su institucin est integrado formalmente al
No
Sistema Institucional de Archivos?
No sabe
S
91. El archivo histrico de la institucin tiene relaciones de coordinacin y
No
cooperacin con el rea coordinadora de archivos?
No sabe
S
92. El archivo histrico cuenta con un registro central en el que estn
No
descritos los fondos documentales?
No sabe
Gua para la
S
93. El archivo histrico cuenta con una cdula de registro en el Registro
No
Nacional de Archivos Histricos del AGN?
No sabe
Elaboracin de inventarios
Descripcin
94. Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el archivo
Conservacin
histrico de la institucin.
Expurgo
Restauracin
Gua para la
VIII. RECURSOS HUMANOS
Personal operativo
Personal de confianza
Personal contratado por
honorarios
95. Sealar la cantidad de personal que desempea las tareas de archivo Personal de prcticas
en la institucin: profesionales
Personal contratado a travs

de una empresa
(outsoursing)
Otro (especifique)
S
96. El personal que trabaja en el rea coordinadora de archivos
desempea otras labores adems de las actividades de coordinacin de No
archivos?
No sabe
Gua para la
10 - 20 %
97. Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal del rea 21 - 50 %
coordinadora de archivos en las actividades propias de la coordinacin
de archivos? 51 - 80 %
81 - 100 %
Slo una persona

2 a 4 personas
5 a 10 personas
98. Adems del coordinador de archivos, cuntas personas trabajan en la 11 a 20 personas

coordinacin de archivos? 21 a 30 personas
31 a 40 personas
41 a 50 personas
Ms de 50 personas
Gua para la
Escolaridad Nm.
Primaria
Secundaria
99. Indique el nivel de escolaridad de los servidores pblicos que laboran en
la coordinacin de archivos (sealar el nmero de empleados por cada Bachillerato
nivel).
Carrera tcnica
Licenciatura
Posgrado
S
100. El personal que labora en los archivos de trmite desempea otras
No
labores adems de las actividades del archivo?
No sabe
10 - 20 %
101. Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de los 21 - 50 %

archivos de trmite en las actividades propias del archivo? 51 - 80 %
81 - 100 %
Gua para la
Slo una persona
2 a 4 personas
5 a 10 personas
102. Adems de los responsables, cuntas personas trabajan en los archivos 11 a 20 personas
de trmite? 21 a 30 personas
31 a 40 personas
41 a 50 personas
Ms de 50 personas
Escolaridad Nm.
Primaria
Secundaria
el o los archivos de trmite (sealar el nmero de empleados por cada Bachillerato
nivel).
Carrera tcnica
Licenciatura
Posgrado
Gua para la
S
104. El personal que labora en el o los archivos de concentracin
No
desempea otras labores adems de las actividades del archivo?
No sabe
10 - 20 %
105. Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de los 21 - 50 %

archivos de concentracin en las actividades propias del archivo? 51 - 80 %
81 - 100 %
Slo una persona
2 a 4 personas
106. Adems del responsable, cuntas personas trabajan en el o los
5 a 10 personas
archivos de concentracin?
11 a 20 personas
21 a 30 personas
Gua para la
Escolaridad Nm.
Primaria
Secundaria
el o los archivos de concentracin (sealar el nmero de empleados por Bachillerato
cada nivel).
Carrera tcnica
Licenciatura
Posgrado
S
108. El personal que labora en el archivo histrico desempea otras labores
No
adems de las actividades del archivo?
No sabe
10 - 20 %
109. Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de archivo 21 - 50 %

histrico en las actividades propias del archivo? 51 - 80 %
81 - 100 %
Gua para la
Slo una persona
2 a 4 personas
5 a 10 personas
110. Adems del responsable, cuntas personas trabajan en el archivo 11 a 20 personas
histrico?
21 a 30 personas
31 a 40 personas
41 a 50 personas
Ms de 50 personas
Escolaridad Nm.
111. Indique el nivel de escolaridad de los servidores pblicos que laboran en Primaria
el archivo histrico (sealar el nmero de empleados por cada nivel). Secundaria
Bachillerato
Carrera tcnica
Licenciatura
Posgrado
Gua para la
112. El personal que labora en los archivos de la institucin recibe cursos de No

capacitacin en materia de gestin de documentos y administracin de No sabe
archivos?
No se ha recibido en los
ltimos tres aos
S
113. En la institucin se ha establecido un programa de capacitacin en
No
materia de archivos?
No sabe
Coordinador de archivos
114. Si la respuesta a la pregunta 113 es afirmativa, indique quin imparte Otro personal de la
los cursos de capacitacin en materia de archivos a los servidores institucin
pblicos de la institucin. Empresa especializada
Otro
Gua para la
IX. RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURA
S
115. Los archivos de trmite disponen de mobiliario suficiente y adecuado
No
para el resguardo y conservacin de los expedientes de archivo?
No sabe
S
116. Los archivos de trmite disponen de instalaciones suficientes y
No
adecuadas para el resguardo de los expedientes de archivo?
No sabe
S
117. Los inmuebles de los archivos de trmite cuentan con instalaciones
No
elctricas adecuadas?
No sabe
Aire acondicionado
118. El sistema de ventilacin es: Ventanas
No cuenta con ventilacin

Gua para la
S
119. Las instalaciones de los archivos de trmite renen las condiciones
de temperatura y humedad adecuadas para la conservacin de los No
No sabe
S
120. En los archivos de trmite existen plagas que pudieran afectar las
No
condiciones para la conservacin de los documentos de archivo?
No sabe
S
121. En los archivos de trmite existen agentes qumicos que pudieran
afectar las condiciones ambientales adecuadas para la conservacin de No
los documentos de archivo?
No sabe
S
122. Las instalaciones de los archivos de trmite cuentan con equipo contra
incendios u otras contingencias para la proteccin de los documentos o No
expedientes?
No sabe
Gua para la
S
123. Las reas de trabajo de los archivos de trmite estn debidamente
No
separadas de las reas de resguardo de los expedientes?
No sabe
S
124. El archivo de concentracin dispone de mobiliario suficiente y
adecuado para el resguardo y conservacin de los expedientes de No
archivo?
No sabe
S
125. El archivo de concentracin cuenta con instalaciones suficientes y
No
adecuadas para el resguardo de los expedientes de archivo?
No sabe
S
126. El o los inmuebles del archivo de concentracin cuentan con
No
instalaciones elctricas adecuadas?
No sabe
Aire acondicionado

Gua para la
S
128. Las instalaciones del archivo de concentracin renen las condiciones
de temperatura y humedad adecuadas para la conservacin de los No
No sabe
S
129. En el archivo de concentracin existen plagas que pudieran afectar las
No
No sabe
S
130. En el archivo de concentracin existen agentes qumicos que pudieran
afectar las condiciones ambientales adecuadas para la conservacin de No
los documentos de archivo?
No sabe
S
131. Las instalaciones de los archivos de concentracin cuentan con
equipo contra incendios u otras contingencias para la proteccin de los No
documentos o expedientes?
No sabe
Gua para la
S
132. Las reas de trabajo del archivo de concentracin estn debidamente
No
No sabe
S
133. El archivo histrico dispone de mobiliario suficiente y adecuado para el
No
resguardo y conservacin de los expedientes de archivo?
No sabe
S
134. El archivo histrico cuenta con instalaciones suficientes y adecuadas
No
para el resguardo de los expedientes de archivo?
No sabe
S
135. El o los inmuebles del archivo histrico cuentan con instalaciones
No
elctricas adecuadas?
No sabe
Aire acondicionado

Gua para la
S
137. Las instalaciones del archivo histrico renen las condiciones de
temperatura y humedad adecuadas para la conservacin de los No
No sabe
S
138. En el archivo histrico existen plagas que pudieran afectar las
No
No sabe
S
139. En el archivo histrico existen agentes qumicos que pudieran afectar
las condiciones ambientales adecuadas para la conservacin de los No
documentos de archivo?
No sabe
S
140. Las instalaciones del archivo histrico cuentan con equipo contra
incendios u otras contingencias para la proteccin de los documentos o No
expedientes?
No sabe
Gua para la
S
141. Las reas de trabajo del archivo histrico estn debidamente
No
No sabe
S
142. El archivo histrico cuenta con un rea destinada al prstamo y
No
consulta de expedientes?
No sabe
143. La institucin cuenta con un programa para la adquisicin, S

mantenimiento y administracin del mobiliario, as como del equipo
No
contra incendios y seguridad para la proteccin, tanto de las personas
que laboran en los archivos, como de los expedientes de archivo? No sabe
Gua para la
X. PLANEACIN DEL DESARROLLO ARCHIVSTICO
Cuenta con plan de

desarrollo archivstico
Cuenta con programa de
144. Cul es la situacin de la planeacin del desarrollo archivstico en la desarrollo archivstico
institucin?
No cuenta con estrategia de
planeacin archivstica
No sabe
Anual
Bianual
145. Indique la periodicidad con que se realiza el plan o programa de
Trianual
desarrollo archivstico.
Sexenal
No sabe
Gua para la
Profesionalizacin
Infraestructura
Desarrollo tecnolgico
Indique qu estrategias cubre el plan o programa de desarrollo Gestin de riesgos
146.
archivstico.
Procesos tcnicos
Calidad en los servicios de
archivo
Otro
Gua para la
XI. PRSTAMO Y CONSULTA DE LA INFORMACIN
Alto
147. El acceso a los expedientes en los archivos de trmite, por parte del Medio
rea generadora, es: Bajo
No hay acceso
S
148. Se llevan a cabo historiales de acceso y prstamo de los expedientes
No
de archivo de trmite?
No sabe
S
149. Se ha emitido alguna norma, lineamiento o procedimiento para
No
regular el acceso a los expedientes de archivo de trmite?
No sabe
Gua para la
S
150. Existe una poltica o disposicin interna (manual, acuerdo, circular)
que regule el acceso a los expedientes con informacin reservada o No
confidencial en el archivo de trmite?
No sabe
Alta
Media
151. La consulta de los expedientes en el archivo de concentracin es:
Baja
No hay acceso
S
152. Existen controles para regular la consulta de los expedientes en el
No
archivo de concentracin?
No sabe
S
153. Se llevan a cabo historiales de consulta y prstamo de los expedientes
No
del archivo de concentracin?
No sabe
Gua para la
S
154. Se ha emitido alguna norma, criterio o procedimiento para regular la
No
consulta de los expedientes del archivo de concentracin?
No sabe
S
155. Existe una poltica o disposicin interna (manual, acuerdo, circular)
que regule el acceso a los expedientes con informacin reservada o No
confidencial que se encuentran en el archivo de concentracin?
No sabe
S
156. El archivo histrico brinda servicios de prstamo y consulta de
No
expedientes para usuarios externos?
No sabe
S
157. Se llevan a cabo historiales de consulta y prstamo de los expedientes
No
del archivo histrico?
No sabe
Gua para la
XII. NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA
S
158. Para la organizacin documental y administracin de archivos en su
No
institucin se aplica la Ley Federal de Archivos (LFA)?
No sabe
159. En los archivos de la institucin se aplica el Reglamento de la LFA? No
No sabe
S
160. En los archivos de la institucin se aplica la Ley Federal de
No
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental?
No sabe
S
161. En los archivos de la institucin se aplican los Lineamientos generales
para la organizacin y conservacin de los archivos de la dependencias No
y entidades de la Administracin Pblica Federal?
No sabe
Gua para la
S
162. En los archivos de la institucin se aplica el Reglamento de la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica No
Gubernamental?
No sabe
S
163. En los archivos de la institucin se aplican los Lineamientos generales
para la clasificacin y desclasificacin de la informacin de las No
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal?
No sabe
S
164. En los archivos de la institucin se aplica el Manual administrativo de
No
aplicacin general en materia de transparencia y de archivos?
No sabe
S
165. En la institucin se aplica el artculo 8, fraccin V de la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, publicada No
en la Diario Oficial de la Federacin el 13 de marzo de 2002?
No sabe
Gua para la
166. En la institucin, para el archivo contable gubernamental, se aplica lo S

establecido en la Norma de Archivo Contable Gubernamental, emitida
No
por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la
Gestin Pblica de Hacienda y Crdito Pblico? No sabe
167. En los archivos de la institucin se aplica el Acuerdo por el que se S

establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y
No
plazo de conservacin del Archivo Contable Gubernamental, publicado
en el Diario Oficial de la Federacin el 25 de agosto de 1998? No sabe
168. En la institucin se aplica el Acuerdo por el que se establecen las S

disposiciones que debern observar los servidores pblicos al separarse
de su empleo, cargo o comisin, para realizar la entrega-recepcin
No
del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan
asignados, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 13 de
octubre de 2005? No sabe
169. En la institucin se aplican las Recomendaciones para la organizacin S

y conservacin de los correos electrnicos institucionales de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, No
publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el 10 de febrero de
2009? No sabe
ANEXO 1
Gua para la
CDULA ANALTICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE

OBLIGACIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS
rgano Interno de Control en:

DD MM AAAA
Nm. de revisin: Fecha:
Rubro: 1.- rea coordinadora de archivos
Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecuada administracin de los documentos de archivo,
Objetivo: de manera conjunta con las unidades administrativas y/o reas competentes en cada dependencia y entidad, a fin de
garantizar la organizacin, disponibilidad, localizacin, integridad y conservacin de los archivos.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Nm. Procedimiento Actividad legal
Los sujetos obligados

contarn con un
rea coordinadora de
archivos encargada Artculo 10 de la LFA.
de elaborar y aplicar
las normas, criterios Lineamiento sexto,
y lineamientos prrafo 1 de los
Verificar que la
archivsticos Lineamientos generales
dependencia o entidad
determinados en para la organizacin
1.1. cuente con un rea
el marco de la Ley y conservacin
coordinadora de
Federal de Archivos de los archivos de
archivos.
(LFA), su Reglamento y las dependencias
dems disposiciones y entidades de la
aplicables, a efecto de Administracin Pblica
lograr homogeneidad Federal (LGOCADEAPF).
en la materia
entre las unidades
administrativas.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 11 de la LFA.
Lineamiento sexto,
prrafo 2 de los
Verificar que el titular
LGOCADEAPF.
de la dependencia
o entidad nombre
1.1. Numeral 17,
al responsable del
fraccin I del Manual
rea coordinadora de
Administrativo de
archivos.
Aplicacin General
en las Materias de
Transparencia y de
Archivos (MAAGMTA).
Gua para la
Cumple
Fundamento
En caso de que el sujeto

obligado cuente con
un archivo histrico,
Artculo 9, fraccin II,
verificar que el titular del
1.1. prrafo segundo del
rea coordinadora de
Reglamento de la LFA.
archivos tenga un nivel
mnimo de direccin de
rea o su equivalente.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que el
responsable del rea
coordinadora de
El responsable del archivos forme parte del
Artculo 8 del
rea coordinadora Comit de Informacin,
de archivos formar como asesor en materia
parte del Comit de de archivos, con voz y
1.2. voto.
Informacin de la
como asesor en materia Verificar que el
de archivos, con voz y responsable del rea
voto. coordinadora de Artculo 9, fraccin I del
archivos cuente con Reglamento de la LFA.
estudios de nivel
licenciatura.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que el
Artculo 9, fraccin I del
responsable del rea
coordinadora de
archivos cuente con
Lineamiento sexto de los
conocimientos en
LGOCADEAPF.
1.2. archivstica.
Verificar que se
notifique al AGN la Artculo 9, fraccin
designacin del titular II, prrafo tercero del
del rea coordinadora Reglamento de la LFA.
de archivos.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Elaborar y someter
a autorizacin del
Artculo 12, fraccin II
Comit de Informacin,
de la LFA.
o su equivalente, el
establecimiento de
Verificar que se elaboren Artculo 7 del
criterios especficos en
y presenten, al Comit Reglamento de la LFA.
materia de organizacin
de Informacin, los
y conservacin de
1.3. criterios especficos en Lineamiento sexto,
archivos; as como de
materia de organizacin fraccin I de los
los expedientes que
y conservacin de LGOCADEAPF.
contengan informacin
archivos.
y documentacin
Numeral 17, fraccin III
clasificada como
del MAAGMTA.
reservada y/o
confidencial, a fin de
asegurar su integridad.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que se elaboren

y presenten, al Comit
de la LFA.
de Informacin,
los procedimientos
1.3. Lineamiento sexto,
archivsticos para
fraccin II de los
facilitar el acceso a
LGOCADEAPF.
la informacin en la
dependencia o entidad.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Elaborar o actualizar,
Artculos 12, fraccin
en coordinacin con
III, y 19, fraccin I, de
los responsables de los
la LFA.
archivos de trmite,
de concentracin y, Verificar que la
Lineamientos
en su caso, histrico, dependencia o entidad
sexto, fraccin III;
1.4. el Cuadro general de cuente con el Cuadro
decimotercero, fraccin
clasificacin archivstica, general de clasificacin
I y decimocuarto de los
el Catlogo de archivstica.
LGOCADEAPF.
disposicin documental,
los inventarios
Numeral 3 del MAAGMTA.
documentales y la Gua
simple de archivos.
Gua para la
Cumple
Fundamento

III, y 19, fraccin II, de
la LFA.
Lineamientos
Verificar que la
sexto, fraccin III;
dependencia o
1.4. entidad cuente con el
II y decimosptimo,
prrafo primero de los
documental.
LGOCADEAPF.
Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
archivos del MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento

III, y 19, fraccin III, de
la LFA.
Verificar que la
dependencia o Lineamiento
entidad cuente con los sexto, fraccin III y
1.4.
inventarios generales decimotercero, fraccin
de expedientes, de III de los LGOCADEAPF.
transferencia y de baja.
Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
Gua para la
Cumple
Fundamento

III, y 19, fraccin IV, de
la LFA.
Verificar que la
Lineamientos sptimo y
cuente con la Gua
IV de los LGOCADEAPF.
simple de archivos.
1.4. Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
Verificar que el Lineamientos

Catlogo de disposicin decimotercero, fraccin
documental est II, y decimosptimo,
validado y registrado por prrafo primero, de los
el AGN. LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 12, fraccin V

Verificar que la de la LFA.
cuente con un programa Artculo 10, fraccin
de capacitacin para VI del Reglamento de
los responsables de los la LFA.
archivos de trmite,
concentracin y, en su Lineamiento sexto,
Establecer y desarrollar caso, histrico. fraccin V de los
un programa de LGOCADEAPF.
1.5. capacitacin y asesora
archivstica para el Artculo 12, fraccin V
sujeto obligado. Verificar que la de la LFA.
cuente con un programa Artculo 10, fraccin III
de asesora archivstica del Reglamento de la
para los responsables de LFA.
los archivos de trmite,
concentracin y, en su Lineamiento sexto,
caso, histrico. fraccin V de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Elaborar y presentar al
Comit de Informacin,
o equivalente, el Plan
Anual de Desarrollo
Archivstico, en el que
se contemplen las
acciones a emprender Artculo 12, fraccin VI
a escala institucional Verificar que la de la LFA.
para la modernizacin dependencia o entidad
1.6. y mejoramiento cuente con el Plan Artculo 2, fraccin IV
continuo de los Anual de Desarrollo del Reglamento de la
servicios documentales Archivstico. LFA.
y archivsticos, el cual
deber ser publicado
en el portal de internet
de cada institucin, as
como sus respectivos
informes anuales de
cumplimiento.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que el Plan Artculo 12, fraccin VI

Anual de Desarrollo de la LFA.
Archivstico se presente
1.6. para aprobacin del Artculo 2, fraccin IV
Comit de Informacin del Reglamento de la
de la dependencia o LFA.
entidad.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que en el Plan

Anual de Desarrollo
Archivstico estn Artculo 12, fraccin VI
contempladas las de la LFA.
acciones a emprender
1.6. a escala institucional Artculo 2, fraccin IV
para la modernizacin del Reglamento de la
y mejoramiento LFA.
continuo de los servicios
documentales y
archivsticos.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que el Plan

Anual de Desarrollo
Artculo 12, fraccin VI
Archivstico est
de la LFA.
publicado en el
portal de internet
1.6. Artculo 2, fraccin IV
de la dependencia
del Reglamento de la
o entidad, as como
LFA.
los informes anuales
de cumplimiento en
materia de archivos.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Coordinar los
procedimientos de
valoracin y destino final
de la documentacin,
Verificar que el rea
con base en la
coordinadora de Artculo 12, fraccin VI
normatividad vigente
archivos ejerza los de la LFA.
y las disposiciones
procedimientos de
establecidas por el AGN,
1.7. valoracin y destino final Artculo 2, fraccin IV
en el caso del Poder
de la documentacin del Reglamento de la
Ejecutivo Federal; o
con base en el LFA.
bien, por la autoridad
que determine
documental.
las disposiciones
secundarias aplicables
a los dems sujetos
obligados.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que la insti-

tucin o entidad
Artculo 12, fraccin VII
realice el trmite de
de la LFA.
baja documental
de conformidad
Lineamientos
1.7. con lo establecido
sexto, fraccin VII y
en el Instructivo para
decimonoveno de los
el trmite de baja
LGOCADEAPF.
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que la
Coordinar, con el cuente con un sistema Artculo 12, fraccin VIII
rea de tecnologas informtico para la de la LFA.
de la informacin del administracin de los
sujeto obligado, las documentos de archivo.
1.8. actividades destinadas
a la automatizacin Verificar que el sistema
de los archivos y a la informtico para
gestin de documentos la administracin Artculo 12, fraccin VIII
electrnicos. documental se base de la LFA.
en los instrumentos de
control archivstico.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que la
cuente con criterios
Artculo 12, fraccin VIII
especficos para la
de la LFA.
produccin y control
de documentos
electrnicos.
1.8.
Verificar que la
cuente con un programa
para la automatizacin
de la LFA.
de los archivos y la
gestin de documentos
electrnicos.
Gua para la
Recomendaciones del OIC
Elabor Revis
Nombre, firma y cargo. Nombre, firma y cargo.

ANEXO 2
Gua para la


DD MM AAAA
Nm. de revisin: Unidad administrava: Fecha:
Rubro: 2.- Unidad de correspondencia
Verificar que se proporcione, en tiempo y forma, el servicio de envo, entrega y recepcin de la correspondencia
Objetivo: y paquetera oficial, interna o externa, en todas las reas de la dependencia o entidad, respetando el principio de
privacidad y confidencialidad.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
Verificar si se tiene un
Garantizar el registro, Numeral 5.2.3.1 del
sistema informtico
seguimiento y despacho Manual administrativo
2.1. para el registro, control,
de la correspondencia de aplicacin general
seguimiento y despacho
de entrada y salida. en materia de recursos
de la correspondencia.
materiales y servicios
generales (MAAGMRMSG).
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que se cuente Lineamiento octavo de

con un rea destinada los LGOCADEAPF.
para la unidad de
correspondencia y Numeral 5.2.3.1 del
control de gestin. MAAGMRMSG.
Verificar si se tiene una Lineamiento octavo,

Oficiala de Partes para LGOCADEAPF.
la recepcin, distribucin
2.1. y despacho de la Numeral 5.2.3.1 del
correspondencia. MAAGMRMSG.
Verificar si el sujeto
obligado cuenta
los LGOCADEAPF.
con unidades de
correspondencia
Numeral 5.2.3.1 del
descentralizadas
MAAGMRMSG.
por cada unidad
administrativa.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 18, fraccin I de

la LFA.
Verificar que se reciba
la correspondencia de
Proporcionar, en Lineamiento octavo de
entrada y se acuse de
tiempo y forma, el los LGOCADEAPF.
recibo mediante sello
servicio de recepcin oficial, fecha, hora y
de la correspondencia Numeral 5.2.3.1 del
2.2. folio.
MAAGMRMSG.
y paquetera oficial, as
como su entrega a las
reas responsables de su Lineamiento noveno de
trmite y seguimiento. Verificar que los
los LGOCADEAPF.
datos del destinatario
y remitente estn
Numeral 5.2.3.1 del
correctos y completos.
MAAGMRMSG.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que se generen

fichas de control para
la correspondencia
de entrada, las cuales Lineamiento noveno de
debern contener, al los LGOCADEAPF.
menos:
2.2.
-Nmero identificador Numeral 5.2.3.1 del
-Asunto MAAGMRMSG.
-Fecha y hora de
recepcin
-Generador y receptor
del documento.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que los anexos

de la correspondencia
estn completos y Lineamiento noveno de
correspondan con lo los LGOCADEAPF.
que se menciona en
el documento; de no Numeral 5.2.3.1 del
ser as, se realizar la MAAGMRMSG.
2.2. observacin de manera

verbal y por escrito en el
acuse de recibo.
Verificar que se entregue
los LGOCADEAPF.
con mayor rapidez
la correspondencia
Numeral 5.2.3.1 del
urgente.
MAAGMRMSG.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que existan

controles para el manejo Lineamiento octavo de
de la correspondencia de los LGOCADEAPF.
entrada clasificada como
reservada o confidencial, Numeral 5.2.3.1 del
as como para el de MAAGMRMSG.
aquella que contenga
2.2.
valores o riesgos.
Verificar que se Lineamiento octavo de

enven, relacionados, los LGOCADEAPF.
los documentos para
expedientarlos en el Numeral 5.2.3.1 del
archivo de trmite. MAAGMRMSG.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que el los LGOCADEAPF.
seguimiento de los
asuntos en trmite se Artculo 18, fraccin III
realice mediante las de la LFA.
fichas de control de la
Dar seguimiento a los correspondencia. Numeral 5.2.3.1 del
2.3.
asuntos en trmite. MAAGMRMSG.
Verificar que se Lineamiento octavo de

establezcan tiempos los LGOCADEAPF.
mximos de atencin,
tomando en cuenta la Numeral 5.2.3.1 del
prioridad del trmite. MAAGMRMSG.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que se revisen

Lineamiento noveno de
diariamente las fichas
los LGOCADEAPF.
de control que registran
2.3. vencimiento en su
Numeral 5.2.3.1 del
atencin, para que se
MAAGMRMSG.
notifique el retraso al
servidor pblico.
Verificar que la unidad Lineamiento octavo de

de correspondencia los LGOCADEAPF.
revise que los datos del
destinatario, remitente Numeral 5.2.3.2 del
Proporcionar en tiempo y anexos estn correctos y MAAGMRMSG.
y forma el servicio completos.
2.4. de despacho de la
correspondencia y Lineamiento octavo de
Verificar que se acuse
paquetera oficial. los LGOCADEAPF.
de recibo a la unidad
responsable del
Numeral 5.2.3.2 del
trmite, con sello, firma
MAAGMRMSG.
autgrafa, fecha y hora.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que se lleve Lineamiento octavo,

a cabo el registro de fraccin III de los
la correspondencia de LGOCADEAPF.
salida en el sistema
informtico y se genere
el formato de envo/ Numeral 5.2.3.2 del
recepcin. MAAGMRMSG.
2.4. Verificar que existan

controles para el manejo
de la correspondencia de
salida, clasificada como Numeral 5.2.3.2 del
reservada o confidencial, MAAGMRMSG.
as como aquella que
contiene valores o
riesgos.
Gua para la
Elabor Revis

ANEXO 3
Gua para la


DD MM AAAA
Nm. de revisin: Unidad administrava: Fecha:
Rubro: 3.- Archivo de trmite
Verificar que en cada unidad administrativa de los sujetos obligados exista un archivo de trmite, en el que
Objetivo: se conserven los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas.
Gua para la
Cumple
Fundamento
En cada unidad Verificar que en cada
administrativa de unidad administrativa
3.1. las dependencias y exista un archivo de
LFA.
entidades existir un trmite formalmente
archivo de trmite. establecido.
Lineamiento dcimo de
los LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Numeral 6.6 del

MAAGMTA.
Verificar que cada sujeto
obligado nombre a un
3.1. Lineamiento dcimo,
responsable del archivo
prrafo segundo de los
de trmite.
LGOCADEAPF.
El responsable del
archivo de trmite
recibe capacitacin Artculo 14, prrafo
permanente para el segundo de la LFA.
cumplimiento de sus
funciones.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 9, prrafo
Cuenta con
primero de la LFA.
instalaciones adecuadas
y suficientes para
Lineamiento
el resguardo y
vigesimosegundo,
conservacin de los
fraccin I de los
documentos.
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
El archivo de trmite
Cuenta con mobiliario primero de la LFA.
contar con la
suficiente y adecuado
infraestructura necesaria
3.2. para el resguardo y Lineamiento
para administrar,
conservacin de los vigesimosegundo,
conservar y localizar los
documentos. fraccin I de los
expedientes de archivo.
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
Las instalaciones renen
primero de la LFA.
las condiciones de
temperatura y humedad
Lineamiento
adecuadas para la
vigesimosegundo,
conservacin de los
fraccin II de los
documentos.
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 9, prrafo
Cuenta con sistemas de primero de la LFA.
mitigacin de riesgos
para la proteccin de Lineamiento
los documentos y del vigesimosegundo,
personal. fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con
instalaciones elctricas
3.2. Lineamiento
adecuadas y apartadas
vigesimosegundo,
de los documentos.
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con equipo
de cmputo para
Lineamiento
administrar los
vigesimosegundo,
documentos.
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Cuenta con un sistema

informtico para Artculo 9, prrafo
la administracin primero y 20 de la LFA.
documental.
Cuenta con equipo

Artculo 9, prrafo
para la digitalizacin de
3.2. primero de la LFA.
documentos.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
El rea de trabajo est
debidamente separada
Lineamiento
del rea de resguardo de
vigesimosegundo,
los documentos.
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con el
personal suficiente
3.2. Lineamiento segundo
para la administracin
transitorio, prrafo
documental.
segundo de los
LGOCADEAPF.
Artculos 14 y 18 de la
Los procesos
LFA.
archivsticos se
Se recibe y clasifica la
realizan conforme
documentacin con Artculo 11, fraccin I
a la normatividad
3.3. base en el Cuadro del Reglamento de la
vigente y aplicable
general de clasificacin LFA.
para la adecuada
archivstica.
administracin del
Artculo 4, fraccin V de
archivo de trmite.
la LFTAIPG.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Lineamientos quinto
y dcimo de los
LGOCADEAPF.
3.3.
Artculo 14 y 18 de la
LFA.
Los expedientes
estn ordenados de Artculo 11, fraccin I
acuerdo con el Cuadro del Reglamento de la
general de clasificacin LFA.
archivstica.
la LFTAIPG.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 44 del
Lineamientos quinto
y dcimo de los
LGOCADEAPF.
3.3. Artculo 14, fracciones I

y III de la LFA.
La integracin de
los expedientes se
Artculo 11, fracciones I
realiza por asunto y de
y VIII del Reglamento de
acuerdo con el Cuadro
la LFA.
general de clasificacin
archivstica.
la LFTAIPG.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Lineamiento dcimo,
fracciones I y III de los
LGOCADEAPF.

3.3. la LFA.
Se realiza la glosa del
expediente con los Artculo 11, fraccin I
documentos generados del Reglamento de la
o recibidos y, en su LFA.
caso, se crea un nuevo
expediente. Lineamiento dcimo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Los expedientes cuentan

Lineamiento
con la portada o
decimoquinto de los
guarda exterior para su
LGOCADEAPF.
identificacin.
La portada o guarda
exterior del expediente
contiene:
3.3. - Unidad administrativa
Lineamientos
- Fondo
decimoquinto y
- Seccin
decimosexto de los
- Serie
LGOCADEAPF.
- Nmero de expediente
- Fecha de apertura y,
en su caso, de cierre del
expediente
Gua para la
Cumple
Fundamento
- Asunto
- Valores documentales
- Vigencia documental
- Nmero de fojas al
cierre del expediente
- Leyenda de
clasificacin de la
informacin.
En la ceja o marbete
3.3. del expediente se
sealan los siguientes
elementos:
- Seccin Lineamiento
- Serie decimoquinto de los
- Nmero de expediente LGOCADEAPF.
- Fecha de apertura y,
en su caso, de cierre del
expediente
- Asunto
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculos 14, fraccin I y,

19, fraccin III de la LFA.
Se elaboran Artculo 11, fraccin I

los inventarios del Reglamento de la
documentales generales, LFA.
de transferencia y de
baja. Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
3.3. decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.

La unidad administrativa
I, y 19, fraccin III de
entrega al archivo
la LFA.
de trmite el o los
expedientes y el
inventario documental
y VII del Reglamento de
de requisito.
la LFA.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
Artculos 14, fraccin I y

3.3.
Se reciben los Artculo 11, fraccin I
expedientes junto con el del Reglamento de la
inventario documental y LFA.
se realiza el cotejo de la
informacin. Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
Gua para la
Cumple
Fundamento
Se tienen controles
de acceso a los Artculo 11, fracciones
3.3. expedientes clasificados VIII y XIII del Reglamento
como reservados o de la LFA.
confidenciales.
Se cuenta con controles

para la localizacin
expedita de los
expedientes.
Facilitar a los servidores
pblicos autorizados Artculo 14, fraccin II
el prstamo y consulta de la LFA.
3.4.
de los expedientes que Se solicita, a travs
obran en el archivo de Artculo 11, fracciones
de los servidores
trmite. III y XII del Reglamento
pblicos autorizados, el
de la LFA.
prstamo o consulta de
expedientes.
Lineamiento dcimo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

de la LFA.
Artculo 11, fracciones

Se lleva una bitcora
III y XII del Reglamento
del prstamo de
de la LFA.
expedientes.
Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.
3.4.
de la LFA.

Se verifica la integridad
III, IX y XII del
del expediente y se
folian los documentos.
los LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Se lleva un seguimiento Artculo 14, fraccin II

del prstamo de de la LFA.
expedientes. Se notifica,
cinco das hbiles Artculo 11, fracciones
previos, que est por III, IX y XII del
vencer el plazo de Reglamento de la LFA.
prstamo y se solicita
la devolucin del Lineamientos quinto y
3.4. expediente o se propone dcimo, fraccin II de
ampliar el plazo. los LGOCADEAPF.
Cuando el expediente de la LFA.
es devuelto, se verifica
su integridad y el total Artculo 11, fracciones
de fojas. III, IX y XII del
Gua para la
Cumple
Fundamento
los LGOCADEAPF.

Si el expediente de la LFA.
3.4. presenta alteraciones
o faltan fojas, se Artculo 11, fracciones
notifica al titular de la III, IX y XII del
unidad administrativa Reglamento de la LFA.
solicitante, para
que proceda segn Lineamientos quinto y
corresponda. dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Se identifican los Artculo 11, fraccin

expedientes cuyo plazo XIV del Reglamento de
Realizar la transferencia de conservacin ha la LFA.
primaria, al archivo de concluido de acuerdo
concentracin, de la con el Catlogo de Lineamientos dcimo,
documentacin cuyo disposicin documental. fracciones IV y V, y
trmite haya concluido decimotercero, fraccin
3.5.
y se hayan cumplido los III, de los LGOCADEAPF.
plazos de conservacin
previstos en el Se elaboran Artculo 19, fraccin III
Catlogo de disposicin los inventarios de la LFA.
documental. documentales de
transferencia, en original Artculo 11, fraccin
y copia, agrupados por XIV del Reglamento de
series documentales y la LFA.
ao.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V, y
Artculo 19, fraccin III

de la LFA.
Artculo 11, fraccin

XIV del Reglamento de
la LFA.
3.5.
de la LFA.
Se cuenta con un
Artculo 11, fraccin
formato oficial
para los inventarios
la LFA.
documentales general,
de transferencia y de
Lineamientos dcimo,
baja.
fracciones IV y V; y
III de los LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

de la LFA.
Se solicita al titular de
la unidad administrativa
Artculo 11, fraccin
productora de la
documentacin,
la LFA.
que otorgue el visto
bueno del inventario
Lineamientos dcimo,
documental de
fracciones IV y V, y
transferencia.
III de los LGOCADEAPF.
3.5.
En caso de existir, en el Artculo 19, fraccin III
inventario documental de la LFA.
de transferencia,
expedientes que deban Artculo 11, fraccin
permanecer en el XIV del Reglamento de
archivo de trmite, la la LFA.
unidad administrativa
productora elabora y Lineamientos dcimo,
enva la justificacin fracciones IV y V; y
correspondiente al decimotercero, fraccin
responsable del archivo III, de los LGOCADEAPF.
de trmite.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculos 14, fraccin III;

y 19, fraccin I de la LFA.
Artculo 19 del
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del Cuadro
Lineamientos
dcimo, fraccin III;
archivstica.
Actualizar, colaborando decimotercero, fraccin
con el rea coordinadora I, y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.
de archivos, el Cuadro
3.6.
archivstica, el Catlogo
de disposicin Artculo 14, fraccin III;
documental y la Gua y 19, fraccin II de la LFA.
simple de archivos.
Participar en la Artculo 19 del
elaboracin y Reglamento de la LFA.
actualizacin del
Catlogo de disposicin Lineamientos
documental. dcimo, fraccin III;
II, y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

III; y 19, fraccin IV de
la LFA.
Artculo 19 del
Participar en la
elaboracin y
3.6.
actualizacin de la Gua
Lineamientos
simple de archivos.
dcimo, fraccin III;
IV y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Los expedientes de
archivo se sujetan a Artculos 18, fraccin
procesos de valoracin III, y 19, fraccin IX, de
documental, de la LFA.
3.6. acuerdo con los plazos
de conservacin Artculo 11, fraccin
establecidos en el XVI del Reglamento de
Catlogo de disposicin la LFA.
documental.
Se elabora el
Llevar a cabo la inventario de baja Artculos 18, fraccin
valoracin y seleccin documental conforme III, y 19, fraccin IX de
documental, conforme a lo establecido en el la LFA.
al Catlogo de Instructivo para el trmite
disposicin documental. de baja documental de Artculo 11, fraccin
archivos del gobierno XVI del Reglamento de
federal, emitido por el la LFA.
3.7. AGN.

Se realiza la solicitud
III, y 19, fraccin IX, de
de baja documental
la LFA.
ante el AGN, mediante
la intervencin del
Artculo 11, fraccin
rea coordinadora de
XVI del Reglamento de
archivos.
la LFA.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Se realiza la baja
de documentacin Instructivo para
de comprobacin el trmite de baja
administrativa mediante documental de archivos
3.7. el levantamiento del del gobierno federal,
acta administrativa emitido por el AGN.
correspondiente.
Se realiza la baja
de documentacin Instructivo para
de comprobacin el trmite de baja
administrativa con la documental de archivos
intervencin del rgano del gobierno federal,
Interno de Control y se emitido por el AGN.
notifica al AGN.
Gua para la
Cumple
Fundamento
La baja de
documentacin
contable se realiza con
Instructivo para
previa autorizacin de la
el trmite de baja
3.7. documental de archivos
Gubernamental e
Informes sobre la
emitido por el AGN.
Gestin Pblica de la
Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico.
En los casos de
documentacin Los casos de
Instructivo para
siniestrada, o que documentacin
el trmite de baja
por sus condiciones siniestrada se notifican
representa un al AGN, dentro de los
riesgo sanitario, se 45 das posteriores al
emitido por el AGN.
realizarn las acciones evento.
correspondientes.
Gua para la
Cumple
Fundamento
En los casos de
Instructivo para
documentacin
el trmite de baja
siniestrada, se realiza
el levantamiento del
acta de hechos ante el
emitido por el AGN.
Ministerio Pblico.
3.8.
En los casos de
documentacin Instructivo para
siniestrada, se realiza el el trmite de baja
levantamiento del acta documental de archivos
administrativa con la del gobierno federal,
participacin del rgano emitido por el AGN.
Interno de Control.
Gua para la
Cumple
Fundamento
En los casos de
Instructivo para
documentacin
el trmite de baja
siniestrada, se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
emitido por el AGN.
evento.
3.8. En el caso de
documentacin que, por Instructivo para
sus condiciones, implica el trmite de baja
riesgo sanitario, se documental de archivos
realiza el levantamiento del gobierno federal,
del acta de hechos ante emitido por el AGN.
el Ministerio Pblico.
Gua para la
Cumple
Fundamento
En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica Instructivo para
riesgo sanitario, se el trmite de baja
realiza el levantamiento documental de archivos
del acta administrativa del gobierno federal,
con la participacin emitido por el AGN.
del rgano Interno de
3.8. Control.
En el caso de
documentacin que, Instructivo para
por sus condiciones, el trmite de baja
implica riesgo sanitario, documental de archivos
se recaba material del gobierno federal,
fotogrfico como emitido por el AGN.
evidencia.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Los casos de
3.8. hacen del conocimiento documental de archivos
del rea de proteccin del gobierno federal,
civil para que emitido por el AGN.
determine las acciones
procedentes.
Gua para la
Elabor Revis

ANEXO 4
Gua para la
ANALTICA
CDULA ANALT
ICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE
rgano Interno de Co
DD MM AAAA
Rubro: 4.- Archivo de concentracin
Verificar que los sujetos obligados cuenten con un archivo de concentracin, adscrito al rea coordinadora de archivos,
Objetivo: donde se custodie aquella documentacin de uso espordico que debe conservarse por razones administrativas,
legales, fiscales o contables.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 12 del
Verificar que el sujeto
obligado cuente
con un archivo
Lineamiento
de concentracin
decimoprimero de los
formalmente
LGOCADEAPF.
establecido.
Numeral 6.8 del
MAAGMTA.
Cada sujeto obligado
Artculo 15, prrafo
4.1. contar con un archivo
Verificar que cada sujeto segundo de la LFA.
de concentracin.
obligado nombre a un
responsable del archivo Lineamiento
de concentracin. decimoprimero de los
LGOCADEAPF.
El responsable
Artculo 15, prrafo
del archivo de
segundo de la LFA.
concentracin
deber contar con
Lineamiento
conocimientos
decimoprimero de los
y experiencia en
LGOCADEAPF.
archivstica.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 9, prrafo
Cuenta con
primero de la LFA.
y suficientes para
Lineamiento
el resguardo y
El archivo de vigesimosegundo,
conservacin de los
concentracin contar fraccin I de los
documentos.
con la infraestructura LGOCADEAPF.
4.2. necesaria para
administrar y conservar Artculo 9, prrafo
los expedientes de Cuenta con mobiliario primero de la LFA.
archivo. suficiente y adecuado
para el resguardo y Lineamiento
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
las condiciones de
Lineamiento
adecuadas para la
vigesimosegundo,
conservacin de los
fraccin II de los
documentos.
LGOCADEAPF.
4.2.
Artculo 9, prrafo
los expedientes y del vigesimosegundo,
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con
Lineamiento
vigesimosegundo,
de los expedientes.
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
4.2.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con equipo
de cmputo para
Lineamiento
administrar los
vigesimosegundo,
expedientes.
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

informtico para Artculos 9, prrafo
la administracin primero, y 20 de la LFA.
documental.
Cuenta con equipo

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
documentos.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
4.2. El rea de trabajo est
Lineamiento
del rea de resguardo
vigesimosegundo,
de los expedientes.
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con el
personal suficiente
Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
documental.
segundo de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

Realizar los procesos de la LFA.
Se recibe la
archivsticos conforme
documentacin del
a la normatividad Artculo 12, fraccin
archivo de trmite y se
4.3. vigente y aplicable VII del Reglamento de
coteja con el inventario
para la adecuada la LFA.
de transferencia
administracin de los
primaria.
documentos. Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 44 del
decimoprimero, fraccin
I de los LGOCADEAPF.

de la LFA.
Artculo 12, fraccin

4.3. VII del Reglamento de
Los expedientes la LFA.
transferidos se reciben
organizados, depurados, Artculo 4, fraccin V de
foliados e identificados la LFTAIPG.
con la portada o guarda
exterior del expediente. Artculo 44 del
Lineamiento quinto de
los LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 19, fracciones III

de la LFA.
Artculo 12, fraccin

VIII del Reglamento de
la LFA.
Registrar en el
inventario documental Artculo 4, fraccin V de
la ubicacin topogrfica la LFTAIPG.
4.3. de cada expediente,
comunicndolo al Artculo 44 del
responsable del archivo Reglamento de la LFTAIPG.
de trmite.
Lineamientos
I, y decimotercero,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

la LFA.

y VIII del Reglamento de
la LFA.
Son colocados los
expedientes en el
4.3. mobiliario de acuerdo
la LFTAIPG.
con su clasificacin
topogrfica.
Artculo 44 del
Lineamiento
II de los LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

la LFA.

y XIII del Reglamento de
la LFA.
Efectuar los
movimientos necesarios
4.3. para evitar la
la LFTAIPG.
acumulacin excesiva de
documentacin.
Artculo 44 del
Lineamiento
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 15, fraccin II, y

Artculo 12, fraccin I

Se elaboran los del Reglamento de la
inventarios generales de LFA.
transferencia secundaria
y de baja. Lineamientos
dcimoprimero, fraccin
4.3. V, y decimotercero,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.
Artculo 12, fraccin I

Se tienen controles del Reglamento de la
de acceso a los LFA.
expedientes clasificados
como reservados o Lineamiento
confidenciales. decimoprimero, fraccin
Gua para la
Cumple
Fundamento
para la localizacin
4.3. Artculo 12, fraccin I
expedita de los expe-
dientes.
LFA.

y IV de la LFA.
Artculo 12, fraccin X

Facilitar a los servidores
pblicos autorizados Facilitar a los servidores
LFA.
el prstamo y consulta pblicos autorizados el
4.4.
de los expedientes prstamo o consulta de
Lineamiento
transferidos al archivo expedientes.
de concentracin.
Numeral 6.8.1 del

MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento

y IV de la LFA.

Se lleva una bitcora LFA.
del prstamo de
expedientes. Lineamiento
Decimoprimero, fraccin
Numeral 6.8.1 del

MAAGMTA.
4.4.
y IV de la LFA.

Se verifica la integridad LFA.
del expediente y se
folian los documentos. Lineamiento
Decimoprimero, fraccin
Numeral 6.8.1 del

MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento

y IV de la LFA.
Se lleva un seguimiento
del prstamo de
expedientes. Se notifica,
cinco das hbiles
LFA.
previos, que est por
4.4.
vencer el plazo de
Lineamiento
prstamo, y se solicita
la devolucin del
expediente o se propone
ampliar el plazo.
Numeral 6.8.2 del
MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento

y IV de la LFA.

Cuando el expediente es
LFA.
devuelto, se verifica su
integridad y que el total
Lineamiento
de folios est completo.
Numeral 6.8.1 del

MAAGMTA.
4.4.
y IV de la LFA.
Si el expediente
presenta alteraciones
o faltan folios, se
LFA.
notifica al titular de la
unidad administrativa
Lineamiento
solicitante, para
que proceda segn
corresponda.
Numeral 6.8.1 del
MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento

y III de la LFA.
Realizar la valoracin y Identificar la
seleccin documental, documentacin de
de conformidad baja cuyo plazo
III, IX, XIII del
con los plazos de de conservacin
4.5. Reglamento de la LFA.
conservacin y destino ha concluido, de
final establecidos en el conformidad con el
Lineamiento
Catlogo de disposicin Catlogo de disposicin
decimoprimero,
documental. documental.
fracciones VI de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

y III de la LFA.
Identificar la
documentacin con Artculo 12, fracciones
valor histrico, de III, IX, XIII del
conformidad con el Reglamento de la LFA.
documental. Lineamiento
VI de los LGOCADEAPF.
4.5.
Elaborar el inventario
de la LFA.
de baja documental
conforme a lo
establecido en el
III y XIII del Reglamento
Instructivo para
de la LFA.
el trmite de baja
Lineamiento
emitido por el AGN.
V de los LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.

4.5. de la LFA.
Elaborar el inventario
de documentacin con
III, IX, XIII del
valor histrico, para
realizar la transferencia
secundaria.
Lineamiento
Gua para la
Cumple
Fundamento

III y XIII del Reglamento
Realizar la solicitud de de la LFA.
baja documental ante
el AGN, por conducto Lineamientos
del rea coordinadora decimoprimero, fraccin
de archivos, anexando III, y decimonoveno de
declaratoria de pre- los LGOCADEAPF.
valoracin, ficha tcnica
de prevaloracin e Instructivo para
inventario de baja el trmite de baja
documental. documental de archivos
4.5. del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Realizar la baja de
documentacin
de comprobacin
Instructivo para
administrativa, mediante
el trmite de baja
acta administrativa
correspondiente, con la
emitido por el AGN.
intervencin del rgano
Interno de Control, y
notificar al AGN.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Realizar la baja de
documentacin
contable con la previa
Instructivo para
autorizacin de la
el trmite de baja
Gubernamental e
Informes sobre la
emitido por el AGN.
Gestin Pblica de la
Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico.

Realizar la transferencia
de la LFA.
secundaria, al archivo
Elaborar los inventarios
histrico, de la
documentales Artculo 12, fracciones
documentacin cuyos
de transferencia III, IX, XIII del
4.6. plazos de conservacin
secundaria. Reglamento de la LFA.
han concluido, de
conformidad con el
Lineamiento
documental.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Solicitar al rea Artculo 15, fraccin III

coordinadora de de la LFA.
archivos el visto
bueno de la unidad Artculo 12, fracciones
administrativa III, IX, XIII del
generadora de la Reglamento de la LFA.
documentacin,
la liberacin de los Lineamiento
expedientes para decimoprimero, fraccin
determinar su destino III de los LGOCADEAPF.
final.
4.6.
En caso de existir, en el Artculo 15, fraccin III
inventario documental de la LFA.
de transferencia,
expedientes que Artculo 12, fracciones
deban permanecer III, IX, XIII del
en el archivo de Reglamento de la LFA.
concentracin, la
unidad administrativa Lineamiento
productora elabora y decimoprimero, fraccin
enva la justificacin III de los LGOCADEAPF.
correspondiente.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Enviar al archivo
histrico de la
III, IX, XIII del
o, en su caso, al AGN,
el inventario de baja
Lineamiento
documental para su
decimoprimero,
validacin.
fracciones V y VII de los
LGOCADEAPF.
4.6.
Transferir al archivo Artculo 16 de la LFA.
histrico de la
dependencia o entidad Artculo 12, fracciones
o, en su caso, al AGN, III, IX, XIII del
la documentacin Reglamento de la LFA.
con valor histrico
debidamente Lineamiento
identificada, organizada decimoprimero,
y con el inventario fracciones V y VII de los
documental. LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

la LFA.
Participar en la
elaboracin y Lineamientos
actualizacin del Cuadro decimoprimero,
Realizar, en colaboracin general de clasificacin fraccin IV;
con el rea coordinadora archivstica. decimotercero, fraccin
de archivos, el Cuadro I y decimocuarto de los
general de clasificacin LGOCADEAPF.
4.7.
archivstica, el Catlogo
de disposicin Artculo 19, fraccin II
documental y la Gua de la LFA.
Participar en la
simple de archivos.
elaboracin y
Lineamientos
actualizacin del
dcimo, fraccin IV;
documental.
II y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 19, fraccin IV

de la LFA.
Participar en la
Lineamientos
elaboracin y
4.7. dcimo, fraccin IV;
actualizacin de la Gua
simple de archivos.
IV y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.
En los casos de
documentacin Los casos de
Instructivo para
siniestrada, o que documentacin
el trmite de baja
por sus condiciones siniestrada se notifican
represente un al AGN, dentro de los
riesgo sanitario, 45 das posteriores al
emitido por el AGN.
realizar las acciones evento.
correspondientes.
Gua para la
Cumple
Fundamento
En los casos de
Instructivo para
documentacin
el trmite de baja
siniestrada se realiza
emitido por el AGN.
Ministerio Pblico.
4.8. En los casos de
documentacin Instructivo para
siniestrada se realiza el el trmite de baja
levantamiento del acta documental de archivos
administrativa con la del gobierno federal,
participacin del rgano emitido por el AGN.
Interno de Control.
Gua para la
Cumple
Fundamento
En los casos de
Instructivo para
documentacin
el trmite de baja
siniestrada se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
emitido por el AGN.
evento.
4.8. En el caso de
documentacin que, por Instructivo para
sus condiciones, implica el trmite de baja
Gua para la
Cumple
Fundamento
En el caso de
4.8. Control.
En el caso de
implica riesgo sanitario, documental de archivos
evidencia.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Gua para la
Elabor Revis

ANEXO 5
Gua para la
ANALTICA
CDULA ANALT
ICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE
rgano Interno de Co
DD MM AAAA
Rubro: 5.- Archivo histrico
Verificar que los sujetos obligados transfieran sus documentos con valores histricos al AGN, de conformidad con las
disposiciones que para ello se establezcan. En caso contrario, debern contar con un archivo histrico propio.
Objetivos:
Verificar que el archivo histrico est adscrito al rea coordinadora de archivos y que se constituya como fuente de
acceso pblico, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social
de la documentacin y difundir su acervo e instrumentos de consulta.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Lineamiento
Verificar que el sujeto decimosegundo de los
obligado cuente con un LGOCADEAPF.
archivo histrico.
Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
Cada sujeto obligado segundo del MAAGMTA.
5.1. podr contar con un
archivo histrico.
Artculo 17, prrafo
segundo de la LFA.
Verificar que cada sujeto Lineamiento

obligado nombre al decimosegundo de los
responsable del archivo LGOCADEAPF.
histrico.
Artculo segundo,
numeral 14, fracciones I
y IV del MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 17, prrafo

Verificar que el
segundo de la LFA.
responsable del archivo
histrico cuente con
Lineamiento
conocimientos en
decimosegundo de los
historia y archivstica.
LGOCADEAPF.
5.1.
Verificar que el archivo Artculo 57, fraccin
histrico se encuentre VI del Reglamento de
inscrito en el Registro la LFA.
Nacional de Archivos
Histricos (RNAH). Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
tercero del MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Verificar que el archivo Artculo 57 del

histrico tenga inscritos Reglamento de la LFA.
en el RNAH documentos
con valor histrico. Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
tercero del MAAGMTA.
Artculo 9, prrafo
Cuenta con
primero de la LFA.
y suficientes para
Lineamiento
el resguardo y
El archivo histrico vigesimosegundo,
conservacin de los
contar con la fraccin I de los
documentos.
LGOCADEAPF.
infraestructura necesaria
5.2.
para administrar Artculo 9, prrafo
y conservar los Cuenta con mobiliario primero de LFA.
expedientes de archivo. suficiente y adecuado
para el resguardo y Lineamiento
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
las condiciones de
Lineamiento
adecuadas para la
vigesimosegundo,
conservacin de los
fraccin II de los
documentos.
LGOCADEAPF.
5.2.
Artculo 9, prrafo
los expedientes y del vigesimosegundo,
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con
Lineamiento
vigesimosegundo,
de los expedientes.
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
5.2.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con equipo
de cmputo para
Lineamiento
administrar los
vigesimosegundo,
expedientes.
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

informtico para Artculos 9, prrafo
la administracin primero, y 20 de la LFA.
documental.
Cuenta con equipo

Artculo 9, prrafo
5.2. primero de la LFA.
documentos.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
El rea de trabajo est
Lineamiento
del rea de resguardo de
vigesimosegundo,
los expedientes.
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con el
personal suficiente
Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
documental.
segundo de los
LGOCADEAPF.
Realizar los procesos Se recibe la

archivsticos conforme documentacin Artculo 17, fraccin I de
a la normatividad del archivo de la LFA.
5.3. vigente y aplicable concentracin y se
para la adecuada coteja con el inventario Artculo 13 del
administracin de la de transferencia Reglamento de la LFA.
documentacin. secundaria.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 4, fraccin V
de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica
Gubernamental (LFTAIPG).
Artculo 44 del
5.3.
Lineamientos quinto
y decimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

la LFA.
Artculo 13 del
Los expedientes
la LFTAIPG.
transferidos se reciben
5.3.
organizados, depurados
Artculo 44 del
e inventariados.
Lineamientos quinto
y decimosegundo,
fracciones II y III de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 19, fraccin III,

inciso a, de la LFA.
Artculo 13, del

Verificar que se registre,
la LFTAIPG.
en el inventario
5.3. documental, la
Artculo 44 del
ubicacin topogrfica
Reglamento de la LFTAIPG
de cada expediente.
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
decimotercero fraccin
III, inciso a, de los
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

III, inciso a; y 9, prrafo
primero, de la LFA.
Artculo 13, del

Son colocados los
la LFTAIPG.
expedientes en el
5.3. mobiliario de acuerdo
Artculo 44 del
con su ubicacin
topogrfica.
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculos 26, 27, 28 y

Se tienen controles de 29 de la LFA.
acceso a los expedientes
clasificados como Artculos 16, 17, 18 y
histricos confidenciales. 21 del Reglamento de
la LFA.
5.3. Artculos 17, fraccin II;
y 19, fraccin III, inciso
a, de la LFA.
para la localizacin
expedita de los expe-
dientes.
I y II del Reglamento de
la LFA.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 19, fraccin III,

inciso a, de la LFA.
Artculo 13 del
la LFTAIPG.
Facilitar el prstamo
Verificar que se cuente
y consulta de los
5.4. con instrumentos de Artculo 44 del
expedientes con valor
consulta. Reglamento de la LFTAIPG.
histrico.
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento

de la LFA.

la LFA.
Facilitar el prstamo o
5.4. Lineamiento
consulta de expedientes.
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.
Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento

de la LFA.

la LFA.
Se lleva un registro
5.4. del prstamo de Lineamiento
expedientes. decimosegundo,
LGOCADEAPF.
Artculo segundo,
del MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento

de la LFA.

la LFA.
Se verifica la integridad
5.4. del expediente y se Lineamiento
folian los documentos. decimosegundo,
LGOCADEAPF.
Artculo segundo,
del MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento

de la LFA.

Se lleva un seguimiento la LFA.
del prstamo de
5.4. expedientes. Lineamiento
decimosegundo,
LGOCADEAPF.
Artculo segundo,
del MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento

de la LFA.

Cuando el expediente es
la LFA.
devuelto, se verifica su
integridad y que el total
5.4. Lineamiento
de folios est completo.
decimosegundo,
LGOCADEAPF.
Artculo segundo,
del MAAGMTA.
Gua para la
Cumple
Fundamento

la LFA.
Participar en la
elaboracin y Lineamientos
actualizacin del Cuadro decimosegundo,
Realizar, en colaboracin general de clasificacin fraccin I;
con el rea coordinadora archivstica. decimotercero, fraccin
de archivos, el Cuadro I y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.
5.5.
archivstica, el Catlogo Artculo 19, fraccin II
de disposicin de la LFA.
documental y la Gua Participar en la
simple de archivos. elaboracin y Lineamientos
actualizacin del decimosegundo,
Catlogo de disposicin fraccin I;
documental. decimotercero, fraccin
II y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.
Gua para la
Cumple
Fundamento
Artculo 19, fraccin IV

de la LFA.
Participar en la Lineamientos
elaboracin y decimosegundo,
5.5.
actualizacin de la Gua fraccin I;
simple de archivos. decimotercero, fraccin
IV, y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.
En los casos de
documentacin En los casos de
Instructivo para
siniestrada, o que documentacin afectada
el trmite de baja
por sus condiciones por siniestros, se notifica
represente un al AGN, dentro de los
riesgo sanitario, 45 das posteriores al
emitido por el AGN.
realizar las acciones evento.
correspondientes.
Gua para la
Cumple
Fundamento
En los casos de
Instructivo para
documentacin afectada
el trmite de baja
por siniestros, se realiza
emitido por el AGN.
Ministerio Pblico.
5.6. En los casos de

Instructivo para
por siniestros, se realiza
el trmite de baja
acta administrativa
con la participacin
emitido por el AGN.
Control.
Gua para la
Cumple
Fundamento
En los casos de
Instructivo para
el trmite de baja
por siniestros, se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
emitido por el AGN.
evento.
5.6. En el caso de
documentacin que por Instructivo para
sus condiciones implica el trmite de baja
Gua para la
Cumple
Fundamento
En el caso de
Control.
En el caso de
5.6. implica riesgo sanitario, documental de archivos
evidencia.
Los casos de
hacen del conocimiento documental de archivos
del rea de proteccin del gobierno federal,
civil para que emitido por el AGN.
determine las acciones
procedentes.
Gua para la
Elabor Revis

SIGLAS
Archivo General de la Nacin.
Administracin Pblica Federal.
Diario O icial de la Federacin.
Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de

Datos.
- (General International Standard Archival Description, por sus

siglas en ingls), Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica.
Ley Federal de Archivos.
Lineamientos generales para la organizacin y conservacin

de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal.
Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de

Recursos Materiales y Servicios.
Manual Administrativo de Aplicacin General en las Materias

de Transparencia y de Archivos.
rgano Interno de Control.
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
213 Gua para la

Directora de la Coleccin Guas e Instructivos
Mercedes de Vega
Elaboracin de textos
Fernando Brenes Snchez y Claudia Lpez Iglesias
Diseo y formacin
Elisa Cruz Cabello
Correccin de estilo
Roberto Del Vecchyo Calcneo
Mara del Carmen Gutirrez Haces
Francisco Javier Gonzlez Ruiz
El ibro Gua para la auditora archivstica, versin electrnica,
fue editada en julio de 2015.

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Hacer obras derivadas.

Bajo las condiciones siguientes:

No comercial- No puede utilizar el material para una finalidad comercial.

Esto es un resumen fcilmente legible del:

En los casos que sea usada la presente obra

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Claudia Lpez Iglesias

Mara Fernanda Trevio Campero

Marco Antonio Silva Martnez

Primera edicin, Mxico, 2015

D. R.Archivo General de la Nacin Mxico

El Archivo General de la Nacin ( ) lleva a cabo una estrategia para incentivar

Estrategia 1.7 Consolidar los sistemas institucionales de archivo

Entidad encargada del

1.7.1 Asegurar el cumplimiento en la

1.7.2 Implementar un sistema unificado de

1.7.3 Establecer un sistema institucional de

1.7.4 Vincular los procesos de las

1.7.5 Fortalecer una cultura archivstica en

1.7.6 Definir mecanismos de conservacin

Fungir como una herramienta de trabajo que permita a los rganos

Esta gua es aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades de la

Se utilizarn cdulas analticas para la verificacin de los procesos archivsticos en

Entrevista en sitio. Aplicacin del cuestionario de diagnstico al coordinador de

Inspeccin fsica. Realizar visitas de inspeccin a los archivos de trmite,

Revisin de documentos y registros. Se verificar que se d cumplimiento a la

La metodologa empleada para la realizacin de la auditora archivstica se basa en las

Nivel estructural. Verificar que el sistema institucional de archivos est formalmente

Nivel documental. Comprobar la elaboracin y actualizacin de los instrumentos de

Nivel normativo. Revisar el cumplimiento de las disposiciones emanadas de la

1.- rea coordinadora de archivos2

1.1. Los sujetos obligados contarn con un rea coordinadora de archivos

1.2. El responsable del rea coordinadora de archivos formar parte del

1.3. Elaborar y someter a autorizacin del Comit de Informacin, o su

1.4. Preparar o actualizar, en coordinacin con los responsables de los archivos

1.5. Instaurar y desarrollar un programa de capacitacin y asesora archivstica

1.6. Crear y presentar al Comit de Informacin, o equivalente, el Plan Anual

1.7. Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la

1.8. Organizar, con el rea de tecnologas de la informacin del sujeto obligado,

Objetivo. Verificar que se proporcione, en tiempo y forma, el servicio de envo,

2.1. Garantizar el registro, seguimiento y despacho de la correspondencia de

2.2. Proporcionar, en tiempo y forma, el servicio de recepcin de la

2.3. Dar seguimiento a los asuntos en trmite.

2.4. Proveer, en tiempo y forma, el servicio de despacho de la correspondencia

3.- Archivo de trmite4

Objetivo. Revisar que en cada unidad administrativa de los sujetos obligados

3.2. El archivo de trmite contar con la infraestructura necesaria para

3.3. Los procesos archivsticos se realizan conforme a la normatividad vigente

3.4. Facilitar a los servidores pblicos autorizados el prstamo y consulta de

3.5. Realizar la transferencia primaria, al archivo de concentracin, de la

3.6. Realizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos, la

3.7. Llevar a cabo la valoracin y seleccin documental conforme al Catlogo

3.8. En los casos de documentacin siniestrada, o que por sus condiciones

Objetivo. Verificar que los sujetos obligados cuenten con un archivo de

4.1. Cada sujeto obligado contar con un archivo de concentracin.

4.2. El archivo de concentracin contar con la infraestructura necesaria para

4.3. Realizar los procesos archivsticos conforme a la normatividad vigente y

4.4. Facilitar a los servidores pblicos autorizados el prstamo y consulta de

4.5. Ejecutar la valoracin y seleccin documental, de conformidad con los