EXCEL 2007

Introduccin Elementos de Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de

Clculo que permite realizar operaciones con
nmeros organizados en una cuadrcula. Es
til para realizar desde simples sumas hasta
clculos de prstamos hipotecarios.

Los elementos bsicos de Excel 2007 son la

pantalla, las barras, etc.
 DIFERENCIAS ENTRE EXCEL 2003 Y 2007
ELEMENTO Excel 2003 Excel 2007
Columnas 256 16.384
Filas 65.536 1`048.576
Formato condicional en una celda 3 Limite de
memoria
Niveles de ordenamiento en una tabla o 3 64
rango
Caracteres en una frmula 1.024 32.768
Niveles de anidacin en una frmula 7 64

Argumentos en una funcin 30 255

Columnas en una Tabla Dinmica 255 16.384
Registros en una Tabla Dinmica 32.768 1`000.000
Nmero de campos en una Tabla Dinmica 255 16.384
 Iniciar Excel 2007
Existen dos formas bsicas:
Desde el botn Inicio situado en la Desde el icono de
esquina inferior izquierda de la
Excel del escritorio.
pantalla.
Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes

operaciones:

Hacer clic en el botn cerrar, este botn se encuentra

situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4,

con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que

tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el men Botn Office y elegir la opcin

Salir.
 Pantalla Inicial
La pantalla que se muestra a continuacin puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya
que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que
se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
 La pantalla de Excel
Botn de ayuda
Barra de Acceso rpido Barra de ttulo
Botn Office

B O
A P
N C
Botn D I
seleccionar A O
todo N
E
S
Barras de
Cuadro de Barra de desplazamiento
nombres o frmulas
rea de referencia

Vistas de Cuadro de divisin

Barra de Etiquetas
documento

Barra de estado Controles de Zoom

 Las Barras
La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que

se est trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre
provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el nombre que queramos. En el extremo
de la derecha estn los botones para minimizar,
restaurar y cerrar .
 La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las

operaciones ms habituales de Excel como
Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir

todos los botones que se desee. Para ello
hacer clic en la flecha desplegable de la
derecha y selecciona Personalizar Banda de
opciones de acceso rpido.
 Se abrir un cuadro de dilogo como el
siguiente:
 La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del

programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en

Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones

relacionadas con la insercin de los diferentes elementos

que se pueden crear en Excel.

En algunos momentos algunas opciones no estarn

disponibles, las reconocers porque tienen un color

atenuado.
 Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo
de acceso por teclado. De esta forma
aparecern pequeos recuadros junto a las
pestaas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que debers pulsar para
acceder a esa opcin sin la necesidad del
ratn.
 Las opciones no disponibles en el momento actual

se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a

pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las

pestaas, la barra se minimizar para ocupar

menos espacio.

De esta forma slo muestra el nombre de las

pestaas y las opciones quedarn ocultas.

 Opciones del Botn Office

Este men
contiene Lista de
algunos de los documentos
comandos que recientes
solan
aparecer en el
men Archivo
en versiones
anteriores de
Excel

Permite personalizar las opciones de

Excel. En Excel 2003 corresponde a:
Herramientas/Opciones/Personalizar
 Libro de trabajo
Libro de trabajo: es el archivo que creamos con

Excel, es decir, todo lo que hacemos en este

programa se almacenar formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin

.XLSX para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesin de Excel

automticamente se abre un nuevo libro de trabajo

con el nombre provisional de Libro1.

 Cuidado que el nombre asignado slo sirve

como referencia para identificar los trabajos

mientras no se hayan guardado, en ningn

caso significa que el archivo ya se encuentra

guardado.

Un libro de trabajo est formado por varias

hojas, en principio constar de 3 hojas aunque

el nmero de stas puede variar entre 1 y

255,
 Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los
distintos tipos de hojas que puede
contener un libro de trabajo.
Es como una gran hoja cuadriculada
formada por 16384 columnas y
1.048.576 filas.
Las hojas de clculo estn formadas por
columnas y filas.
 Una columna es el conjunto de celdas
seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA,
AB,........IV.
 Cada fila se numera desde 1 hasta
1.048.576 y es la seleccin horizontal
de un conjunto de celdas de una hoja
de datos.
 Celda: Es la interseccin de una columna y una fila y se nombra con el

nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de

su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1

por lo tanto la celda se llama A1.

Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar

con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque

aparece ms remarcada que las dems.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda

activa y columna activa, columna de la celda activa.

Rango: Es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata

como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo

tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

 Cuando no est abierto ningn men, las
teclas activas para poder desplazarse a
travs de la hoja son:
 Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se
conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de
texto a la izquierda de la barra de frmulas, tambin
se puede presionar la tecla F5:

Tambin se pueden utilizar combinaciones de

teclas para realizar desplazamientos dentro
del libro de trabajo, como pueden ser:
 Dar nombres a las
celdas
Es posible asignar un nombre a una celda o a un

rango. De esta forma podremos:

Desplazarnos a esa celda o rango ms fcilmente

Utilizar los nombres en una frmula

Identificar mejor los rangos (por ejemplo: Ventas)

Para dar un nombre a una celda haremos lo

siguiente:
 Sita el cursor en la celda A1 y pulsa
un click en la casilla de los Nombres
de celdas:

A continuacin escribe por ejemplo:

Primera y pulsa Intro.
La celda ha recibido un nombre.
 Sita el cursor en cualquier otra celda.
Abre la lista de nombres y escoge Primera

El cursor salta a la celda con ese nombre;

en nuestro caso, a la celda A1.
Asimismo, si seleccionamos un rango entero
de celdas, podemos tambin asignarle un
nombre y utilizarlo para desplazarnos a l.
 Seleccin de celdas no-adyacentes

Si lo que deseas es seleccionar un

rango de celdas que no estn juntas,
debers hacerlo pulsando al mismo
tiempo que seleccionas, la tecla de
Control del teclado.
 Llenar datos en un rango
Una de las formas de escribir en cada una
de las celdas de un rango, en vez de la
forma habitual, es:
Seleccionar el rango
Escribir el dato de la primera celda
Pulsar Intro
Escribir el dato de la segunda celda...
...y as hasta el final del rango
 Copiar datos
Paso 1: Situamos el puntero sobre el
cuadro de llenado:

Paso 2: Arrastramos hacia abajo:

 Paso 3: Soltamos el ratn y el contenido de la celda
se copia:

Para quitar la seleccin en negro, simplemente

pulsaremos un click fuera de la misma, en cualquier
celda de la hoja.
 Creacin de series
Excel permite crear series de
datos a partir del valor inicial de
la primera celda o celdas.
Simplemente tenemos que
utilizar el cuadro de llenado y
Excel crear una serie
automtica.
 Copia los siguientes datos:
Selecciona el rango:
Arrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas
hacia abajo:

Suelta el botn del ratn:

Observa cmo Excel ha creado una serie automtica

de los datos que hemos preparado. De esta forma

podemos ahorrarnos tiempo y trabajo en formar

listas de datos numeradas, meses, das, etc.

 Si no nos interesa que realice una serie automtica
sino que simplemente copie los mismos valores que
las celdas iniciales, arrastraremos el cuadro de
llenado pulsando al mismo tiempo la tecla de
Control.
Otra forma de crear series es arrastrar el cuadro
de llenado pero con el botn derecho del ratn. Al
soltar el botn, Excel mostrar un men con varias
opciones.
 Pegado especial
Permite realizar pegados ms especficos que
con la orden Pegar habitual. Imaginemos que
tenemos una serie de celdas donde hay
frmulas que han dado un resultado. Es posible
que queramos copiar y pegar el resultado en
otra parte de la hoja.

Si realizamos una accin de Copiar y Pegar

normal y corriente, lo que se pegarn sern las
frmulas con el resultado. En cambio, con la
orden Pegado especial podemos hacer que
slo se peguen los valores de los resultados,
pero no las frmulas.
 Escribe varios valores en varias celdas.
Seleccinalos y pulsa el botn Copiar.
Por ejemplo:

Accede a Edicin Pegado

especial...
Del men que aparece escoge la
opcin Operacin Sumar y acepta.
Observemos que el contenido del
portapapeles se ha sumado a las
celdas
Las opciones de este men son:

Todo: pega todos los atributos del portapapeles. Es como el

pegado normal.

Formulas: pega slo las frmulas de la celda origen.

Valores: pega slo los valores de la celda origen.

Formatos: no se pegarn nmeros ni frmulas. Slo el

formato (negrita, cursiva, etc.) de las celdas originales.

Comentarios: slo se copian los comentarios de las celdas

Validacin: se pegan las reglas de validacin de entrada de

datos.

Todo excepto bordes: pega valores, formatos y frmulas

pero no bordes.
 En la seccin de Operacin se muestran varias operaciones
que pueden realizarse en el rea de pegado como hemos visto
en la prctica anterior.

Saltar blancos. Si est activada, la informacin que se pega

no se pegar en las celdas en blanco.

Transponer. Para transponer una seleccin de celdas. Esta

opcin cambia la posicin de las filas por columnas.

Pegar vnculos. Establece un vnculo con la fuente de datos.

Si los datos originales cambian, tambin cambiarn los datos
pegados.
 Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible
introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir
los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la
Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo
siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres

mtodos que te explicamos a continuacin:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda

activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es

decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la

derecha.

CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer

clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda

activa seguir siendo la misma.

 Tipos de datos
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se

introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero,

una fecha u hora, o un texto.

FRMULAS, secuencia formada por: valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, funciones, u

operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos.

La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe

empezar siempre por el signo =.

 Buscar y reemplazar
datos
Al igual que otros programas de Windows, con
Excel es posible buscar algn dato en el libro
de trabajo Al presionar la combinacin de
teclas Ctrl + B Aparecer la tpica pantalla
desde donde podemos escribir alguna palabra
que Excel se encargar de buscar.
 Asimismo, podemos indicarle que
reemplace un dato por otro en todo el
libro. Esto ltimo podemos hacerlo
desde el mismo cuadro de dilogo de
Buscar
 Nota:
Las fracciones debemos introducirlas
de forma especial, ya que por
ejemplo 4/3 Excel lo tomar como
una fecha y colocar en la celda el
cuatro de marzo (4-mar). En su lugar
introduciremos 1 1/3
 Introduccin de fechas y horas
Las fechas se almacenan internamente como nmeros

de serie que Excel cuenta desde el da 1 de Enero de

1990 y que transforma en caracteres legibles en

pantalla. El usuario puede introducir las fechas de varias

formas: 23/07/98, 23-Marzo-98, 23-mar-1998, etc.

Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24

horas. Por ejemplo: 2:10 pm , 14:10

TRUCO: Pulsando las teclas: Aparece en la celda:

Ctrl+Maysc+;La fecha actual

Ctrl+Shift+: La hora actual
 ERRORES COMUNES
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo

TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se

utiliza una fecha o una hora negativa.

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,

como puede ser sumar textos.

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan.

 Borrar todos los datos de la hoja

Una opcin rpida para borrar todos los

datos de una hoja sera cerrando el libro
sin grabarlo y creando uno nuevo, pero es
posible que tengamos datos en otras
hojas del libro que no queramos
desperdiciar. Tambin podramos eliminar
la hoja, pero un buen sistema sera el
siguiente:
 Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los

rtulos de las filas y a la izquierda de los rtulos de las

columnas). Vers que toda la hoja queda seleccionada.

Pulsa la tecla Supr del teclado.

Pulsa un click en cualquier parte de la hoja para quitar la

seleccin.

La totalidad de los datos se han borrado.

 Inmovilizar paneles
En hojas muy extensas puede ocurrir
que tengamos una o varias filas o
columnas con rtulos de nombres y que
al desplazar la hoja y debido a su
longitud, perdamos de vista esos rtulos
que nos pueden servir como referencia.
Observa el ejemplo:
Imagnate que en vez de 4 columnas de datos, son
200 columnas. Al estar el cursor situado cerca de la
columna A, tenemos como referencia de los datos a
los nombres de dicha columna, pero si desplazamos
la pantalla hacia la izquierda, perderamos la
referencia de los nombres.
 Pasos
Situar el cursor en la celda B2. Esta celda contiene por encima los rtulos

de los meses y a su izquierda contiene los rtulos de las personas.

Acceder al men Vista seccin Ventana Inmovilizar paneles

Veremos unas lneas negras que significan la divisin que hemos hecho.

Lo que haya por encima y a la izquierda de esas lneas ser lo que quede

inmovilizado.
 Ahora podramos desplazarnos hacia la
derecha y siempre veramos la columna
izquierda que nos servira como referencia. De
la misma forma, si nos desplazamos hacia
abajo, veremos la fila de los meses
inmovilizada.
 Para anular la inmovilizacin de los
paneles, deberamos acceder a men
Vista seccin Ventana Movilizar
paneles y las lneas de
inmovilizacin desapareceran,
quedando la hoja como estaba antes.
 Divisin en ventanas
En libros extensos es posible crear una o
varias ventanas del mismo libro y trabajar
en una u otra. Para ello debemos acceder
a:
Men Vista seccin Ventana Nueva
ventana - Dividir
 Si escribimos algo en una de las dos ventanas,
veremos cmo la otra se va escribiendo exactamente
lo mismo. Para pasar de una ventana a otra
pulsaremos un click, y para cerrar una de las dos
ventanas, simplemente pulsaremos el botn de cerrar
teniendo en cuenta que el cierre de la ltima
ventana supone el cierre del libro.
OPERACIONES
CON ARCHIVOS
 Abrir un libro
Existen las siguientes alternativas:

Desde el men del Botn Office

Desde el cuadro de dilogo Abrir

Desde el Explorador de
Windows,
Desde un acceso directo del
escritorio
Abrir un libro desde el men
del Botn Office
Alfiler

Por defecto aparecen 9; pero,

puede hacer que aparezcan
hasta 50.

Los libros que han sido utilizados

recientemente, pueden ser
abiertos haciendo clic en el
nombre de la lista que aparece en
el men del botn de Office.
Si usted trabaja frecuentemente con determinado
libro de Excel; este, puede mantenerlo anclado en el
men del botn Office, haciendo clic en el alfiler que
aparece en el lado derecho del nombre del libro.

Si desea desanclar el libro, vuela hacer clic

sobre el alfiler.
 Guardar un libro de trabajo
Haz clic el Botn Office y elige la
opcin Guardar como...
En el recuadro Guardar en haz clic
sobre la flecha de la derecha para
seleccionar la unidad donde vas a
grabar tu trabajo.
Haz doble clic sobre la carpeta
donde guardars el archivo.
En el recuadro Nombre de
archivo, escribe el nombre que
quieres ponerle a tu archivo.
y por ltimo haz clic sobre el botn
Guardar.
 Otro mtodo consiste en almacenar el archivo
con el mismo nombre que tena antes de la
modificacin. Para ello:
Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar

de la Barra de Acceso Rpido, se

guardar con el mismo nombre que tena.

Tambin puedes utilizar la combinacin

de teclas Ctrl + G.

Si el archivo era nuevo, aparecer el

cuadro de dilogo Guardar como...

 Crear automticamente copias de
seguridad
Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al

archivo original. Para ello:

Seleccionar el Botn Office y elegir la opcin Guardar como...

Despus hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn .

Elegir la opcin Opciones generales...

Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.

Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de opciones,

vuelve a hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar ahora el cuadro de

dilogo Guardar como.

 Empezar un nuevo libro de trabajo

Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo

O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.

En el cuadro que aparecer deberas seleccionar

Libro en blanco y hacer clic en Aceptar