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GLOSARIO

EXPEDIENTE ELECTRNICO
Es la unin o vinculacin de 2 o ms expedientes, donde se define uno de
ACORDONAR ellos como expediente madre y los dems como sus hijos. (Manual de
Usuarios Apia)
ACTUACIN Diligencia o trmite realizado en un procedimiento administrativo.
ACTUANTE El que acta, que procede, que realiza una accin.
ADJUNTO Que va o est unido con otro documento.
BANDEJA DE Documentos asignados a una persona o a un grupo de personas
ENTRADA determinado.
Se realizar cuando un expediente administrativo alcance las cien hojas,
formando una segunda pieza o las que sean necesarias con las
AGREGAR subsiguientes, las cuales no debern pasar el nmero de cien, siempre que
no quedaren divididos escritos o documentos que constituyan un solo texto
(art. 53 Dec. 500/991).
Invalidar un documento, por autoridad administrativa con facultad para
ANULAR
hacerlo.
APROBANTE El que autoriza o consiente la aprobacin de un documento.
Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una
ARCHIVO
institucin, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
ASIGNAR Dirigir los documentos a una persona determinada para su consideracin.
CARTULA Portada del expediente que contiene los datos para su individualizacin.
CERTIFICADO Patrn creado mediante criptografa, que expresa que determinada clave
DIGITAL pblica pertenece a un determinado usuario.
Ser el documento utilizado para poner en conocimiento de los
CIRCULAR funcionarios rdenes o instrucciones de servicio, as como noticias o
informaciones de carcter general (art. 31 Dec. 500/991).
CONFIDENCIAL Restringir permisos de Visualizacin a ciertos usuarios. (I. M. Maldonado)
CONSIDERAR Documentos a tratar.
CONSTANCIA Escrito en el que se hace constar un acto administrativo.
CONSULTANTE El usuario que consulta el expediente.
DATOS Informacin especfica de un documento en particular, por ejemplo: titular,
ESPECFICOS fecha de emisin y recepcin, firmante, cdigo externo, etc.
Informacin general de un expediente, por ejemplo: tipo de expediente,
DATOS
tema, sub-tema, prioridad, soporte, extracto, observaciones, direccin de
GENERALES
notificacin, etc.
Quitar algunas hojas de una pieza de autos, o algn documento, dejando
DESGLOSAR copia o, al menos, nota de su contenido.

Es la accin de enviar un expediente, memo o nota a otra persona o nodo


PASE
de distribucin. (Manual de Usuarios Apia)
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ENTRADA Fecha y hora en que el expediente entra en una unidad administrativa.
Situacin en la que se encuentra el expediente:
ESTADO a) activo (en trmite)
b) finalizado (archivado)
Conjunto de escritos y actuaciones administrativas sobre un mismo asunto,
compiladas cronolgicamente, desde la iniciacin hasta la terminacin del
EXPEDIENTE trmite, que deben permanecer reunidas para resolver. Se iniciarn a
instancias de persona interesada o por resolucin administrativa, las que
formarn cabeza del mismo (Art. 34 Dec. 500/991)
Instrumento que ayuda a depurar las bsquedas para que los resultados
FILTRO
sean ms exactos.
Signo autgrafo por lo general, con nombre, apellido y rbrica del
FIRMA interesado, para dar a los documentos autora y obligarse con lo que en
ellos se dice.
Un patrn creado mediante criptografa, debiendo utilizarse sistemas
FIRMA DIGITAL criptogrficos de clave pblica o asimtricos, o los que determine la
evolucin de la tecnologa. (Art. 19 Dec. 65/998)
Es el resultado de obtener por medio de mecanismos o dispositivos un
FIRMA
patrn que se asocie biunvocamente a un individuo y a su voluntad de
ELECTRNICA
firmar. (Art. 18 Dec. 65/998)
FIRMANTE El que firma.
FOLIAR Numerar los folios de un libro o de un cuaderno.
INFORME Noticia o dictamen sobre un asunto, en una secuencia lgica.
Se emplear para las instrucciones y comunicaciones directas del jerarca al
subordinado o para la produccin de informacin del subordinado a su
MEMORANDO
jerarca, o para la comunicacin general entre las unidades. (art. 31 Dec.
500/991).
Accin y efecto de hacer saber al interesado la decisin de la autoridad
NOTIFICACIN
sobre un asunto.
OFICIAR Comunicar una cosa oficialmente o por escrito.
Es el documento utilizado cuando el rgano actuante deba dar
conocimiento de sus resoluciones a otro rgano o formule alguna peticin
OFICIO
para el cumplimiento de diligencias del procedimiento (art. 31 Dec.
500/991).
PERFIL Conjunto de roles otorgados a los usuarios para realizar tareas especficas.
PERSONA Todo individuo de la especie humana.
FSICA
Organizacin pblica o privada constituida por una agrupacin de personas
PERSONA
fsicas con determinada finalidad a la que el derecho reconoce (estado,
JURDICA
municipio) o el estado otorga personera jurdica (sociedades).
PLANTILLA Patrn, modelo, documento con un formato preestablecido.
PRIORIDAD Anterioridad de un documento respecto de otro (normal, media y alta).
REACTIVAR Volver a activar un documento archivado, finalizado.
Cuando un usuario tiene reservado un expediente est trabajando
RESERVAR
sobre el informe que debe realizar. Indica en poder de quien est un

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expediente. (I.M.Maldonado)
ROL Cometido o funcin desempeada por un usuario.
Accin y efecto de seguir las etapas del procedimiento administrativo de los
SEGUIMIENTO
documentos.
Se selecciona de la tabla temtica y deber reflejar el tema tratado en el
SUB-TEMA
expediente.
Conducir un asunto por va adecuada, segn lo establecido por el
SUSTANCIAR
procedimiento.
TEMA Refleja el tema tratado en el expediente. Se selecciona de la tabla temtica.
Cantidad de das que permanece un expediente en una unidad
TIEMPO EN LA
determinada.
UNIDAD
TIPO DE Se utilizan para clasificar los expedientes segn su procedencia y contenido.
EXPEDIENTE
Persona, organismos, empresa, unidad, que est directamente involucrada
TITULAR
en el expediente.
UNIDAD Unidad en la que se encuentra el expediente ahora.
ACTUAL
UNIDAD INICIO Unidad donde se inicia el expediente.
Accin de comunicar a las partes u otros interesados de la instancia en que
VISTA
se encuentra un trmite administrativo.

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