MLCA-P-03

Fecha de Aprobacin: 29/08/11 Nmero de Revisin: 11

Nombre del Documento: Procedimiento para Auditorias Internas
Nombre Puesto

Elisa Robles Daz Coordinador de Calidad

Elabor

Aprob Ral Cabada Gerente de Ingeniera

HISTORIA DE MODIFICACIONES

Nmero de Revisin Nombre Descripcin de Modificacin Fecha

Se mejor en redaccin para hacerlo ms
5 Rubn Rivera 22-Dic-02
claro
6 Rubn Rivera Actualizacin de Distribucin 07-Ene-03
7 Rubn Rivera Se Actualizo la Distribucin y redaccin 04-Ene-06
8 Rubn Rivera Se Actualizo la Distribucin 11-Feb-08
Actualizacin del Documento a la nueva
9 Elas Robles 07/08/09
versin de la norma ISO9001:2008
Actualizacin del documentos por cambio
10 Elias Robles 04/08/10
en el formato de documentos
Se ampla el alcance de las auditoras
11 Elias Robles 29/08/2011
internas a requisitos regulatorios
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PROCEDIMIENTO 29 Ago 2011
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1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para elaborar Auditorias Internas del Sistema de la

Administracin de la Calidad en Mexicana Logistics contra los requerimientos especificados
a la Norma ISO9001:2008, y las regulaciones reglamentarias que nos aplican.

2. ALCANCE

Este procedimiento es utilizado por el Coordinador de ISO9000 y los Auditores Internos para
Auditar todas las actividades del sistema de calidad y todos los requisitos regulatorios y
Reglamentarios como son Programa C-TPAT y DOT

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Auditor.-Tiene la responsabilidad de buscar la evidencia de las actividades realizadas

contra los procedimientos establecidos y a su vez verificar, si los procedimientos
cumplen con la Norma ISO9001 y recopilar la informacin en el momento de la
verificacin en presencia del gua del rea, departamento o Terminal a auditada.

3.2 Gua.- Persona asignada para representar al departamento que va ser auditado, para
que oriente al auditor en la verificacin y realice las funciones de testigo en los hallazgo,
y de auxiliar al personal involucrado cuando tenga problemas en entender o desconocer
las preguntas realizadas. (El gua podr ser auditado)

3.3 Auditado.- Es el personal involucrado directamente con las actividades realizadas por el
departamento y deber conocer y contestar al auditor con claridad lo que pregunte.

4. DEFINICIONES

4.1 No Conformidad: Es cuando existe una diferencia entre los requerimientos

especificados y el sistema de calidad o entre el sistema de calidad y las actividades
realizadas.

4.2 No Conformidad Mayor: Es cuando se encuentra un producto fuera de especificaciones

el cual puede ser embarcado, o no cumple con los requerimientos especificados. Se
considera mayor cuando un procedimiento que requiere la Norma ISO y no esta
implementado o no existe, en ambos casos se requiere accin de contingencia
inmediata, una accin correctiva efectiva y una accion preventiva de monitoreo,
medicin y mejora.

4.3 No Conformidad Menor: El Sistema de Calidad documentado no est conforme con el

sistema calidad implementado, es decir la actividad realizada no concuerda con lo que
est documentado y requiere accin correctiva.

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4.4 Observacin.- Es una Informacin de que las prcticas evaluadas pueden ser
mejoradas. No requiera accin correctiva, pero se recomienda prestar atencin.

4.5 Seguimiento.- Verificacin de la implementacin y/o efectividad de las acciones

correctivas a discrepancias encontradas en las auditorias internas.

4.6 Requerimientos Especficos.- Son los requerimientos contra los cuales se hacen las
auditorias, estos pueden ser pero no estn limitados a los estndares indicados en la
seccin de Documentos de referencia (3.0) o tambin documentos con requerimientos
especiales de un producto o del cliente.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

MLCA-M-01 Manual de Calidad

MLCA-P-01 Procedimiento para el Control de Documentos
MLCA-P-02 Procedimiento para el Control de Registro
MLCA-P-04 Procedimiento de Control de Producto No Conforme
MLCA-P-05 Procedimiento de Acciones Correctivas Preventivas
MLCO-P-01 Procedimiento de Compras
MLRH-P-01 Procedimiento de Recursos Humanos
ISO9001:2008 Norma Internacional para la Administracin de Calidad

6. CONTENIDO

El proceso de auditorias internas esta definido de la siguiente manera, primero una

explicacin de las actividades y segundo por un diagrama de flujo:

6.1 El coordinador de ISO9001 elaborar un plan para llevar a cabo la Calendarizacin de

las auditorias internas al sistema de calidad y lo direccionar a la Gerencia de Ingeniera
para su revisin y aprobacin.

6.1.1 Este plan debe contener como mnimo:

a).- La fecha tentativa para llevar a cabo la auditoria.

b).- Auditores propuestos para participar en dicha auditoria.

c).- reas que sern auditadas

6.1.2 El plan debe ser entregado a la Gerencia de Ingeniera por lo menos una semana
antes del inicio para verificar la disponibilidad de los recursos.

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Una vez que la direccin halla revisado el plan de auditorias internas proceder a
autorizarlo, pero si encuentra algn conflicto en el plan, la direccin dar las indicaciones
apropiadas para modificar dicho plan, hasta que ste sea autorizado, el coordinador de
ISO9000 procede a preparar el material necesario para realizar la auditoria tales como:
Formatos, Procedimientos, Estndares aplicables, etc.

6.2 Cuando el plan y el calendario de actividades para elaborar la auditoria interna estn
autorizados se elaborar una junta de comunicacin, informando los detalles del plan de
las auditorias, esta junta estar direccionada a nivel gerencial para que se preparen para
la realizacin de la auditoria.

Al igual que con los Gerentes, se elaborar un junta de comunicacin con todos los
auditores internos involucrados para las nuevas auditorias, en los cuales se les
proporcionara los procedimientos afectados y realizar las listas de verificacin ver
Formato 2

6.3 Previo a la realizacin de la auditoria, los auditores internos preparan la lista de

verificacin (check-list) utilizando para ello los procedimientos seleccionados por el
coordinador de ISO9000.

NOTA: Para cada procedimiento debe existir una lista de verificacin

6.4 Previo a la auditoria, el coordinador de ISO9000 se dirigir al Gerente/Director del rea

para programar la junta de apertura, despus de esto mandar un mensaje convocando
a la junta de apertura dando lugar, hora y da para celebrarse, al igual que a las personas
involucradas en donde se especificar el alcance de la auditoria.

6.5 Si durante la auditoria no se encuentran evidencias del cumplimiento de las actividades

especificadas en los procedimientos o en la norma ISO9001, esto se convierte en
problemas para el sistema de calidad, l auditor llenar en el espacio de observaciones
de la lista de verificacin, describiendo el problema y anexando los documentos, formatos
o evidencia en referencia para que no haya confusin al momento de redactar el reporte
de No-Conformidad. Esta forma debe ser entregada al final de la auditoria al coordinador
para que quede como evidencia de la realizacin de la misma auditoria interna como
archivo, Este reporte debe ser firmado por el auditor, el gua del departamento y la
persona responsable del mismo.

6.6 Una vez terminado el proceso de auditoria, los auditores se renen con el coordinador
para analizar los hallazgos encontrados junto con la evidencias tomadas y si califica para
ser un No-Cumplimiento se procede a redactar de manera clara y entendible la no-
conformidad en el formato del Formato 1 de ste procedimiento, l hallazgo puede tener
las siguientes categoras en Observacin, Menor o Mayor, dependiendo de la importancia
del impacto al sistema de calidad. Al terminar esto procede a llenarse el reporte final.

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6.7 Posteriormente al haberse concluido la auditoria, el coordinador de ISO9000, enviara un

mensaje a los involucrados para convocar a junta de Cierre en donde informar de los
hallazgos encontrados, que al terminar de leerlos y analizar la situacin se proceder a
firmar los reportes de no-conformidad, y posteriormente se har entrega de copia de los
reportes de No Conformidades al Gerente o los responsables que se asigne del rea

6.7.1 La Respuesta a cada reporte de No Conformidad deber darse por escrito

escribiendo directamente en el rea asignada para ello en el formato del reporte de
No Conformidad que el auditor escribi (Puede ser en la Copia).

6.7.2 La respuesta a cada reporte de No Conformidad debe contener la accin correctiva,

la fecha de implementacin y el responsable de la accin correctiva.

6.7.3 La Accin Correctiva debe estar descrita y entregarla devuelta al coordinado de

ISO9000 dentro de 5 das hbiles despus de la junta de cierre. De no suceder as
favor de referirse a la Tabla 1.

6.7.4 Despus de describir la accin correctiva, el departamento discrepante tendr un

plazo de 3 semanas (15 das hbiles) para implementar la accin correctiva. Despus
de haberla descrito en el reporte de No-conformidad.

6.7.5 Las Acciones Correctivas que requieran una implementacin por un periodo ms
largo a un mes, se deber entregar un plan de Trabajo por escrito al coordinador de
ISO9000 para la verificacin del avance en la implementacin de la accin correctiva,
esta accin deber contener.

a) Actividades a desarrollarse.

b) Responsable de esa actividad.

c) Fecha propuesta de cumplimiento.

d) Recoleccin de registros que sirvan de evidencia.

6.8 El coordinador de ISO9000 revisar las fechas de implementacin de las acciones

correctivas, y programar la fecha para que se haga el seguimiento a las acciones
descritas, realizando las siguientes actividades.

6.8.1 El Coordinador proceder a verificar que las acciones correctivas propuestas hayan
sido implementadas y que son efectivas, procediendo a llenar la forma de
discrepancia en el espacio de Resultados del seguimiento en el rea destinada para
ello.

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6.8.2 El Coordinador debe verificar (Cuando sea posible):

a) Registros de entrenamiento.
b) Entrevistas con la gente que lleva a cabo las operaciones.
c) Revisiones de documentos y formatos.
d) Llenado correcto de Formatos.

6.8.3 El resultado de la verificacin puede ser:

a) Accin correctiva implementada y efectiva, en cuyo caso la no-conformidad se

cierra.
b) Accin correctiva implementada, pero no efectiva; en este caso se procede a llenar
una nueva forma Reporte de No-Conformidad describiendo la no-conformancia y
haciendo referencia a la discrepancia anterior. Ver Tabla 1.
c) Accin correctiva no implementada y fecha de implementacin vencida, ver tabla
1.

NOTA: Cuando un nuevo reporte de no-conformidad se llene, se le asignar el mismo

nmero de reporte al que se le est dando seguimiento, pero en el espacio de
Seguimiento No. se le asignar el nmero 1 para el primer seguimiento. En caso de
que la verificacin posterior se deba escribir un nuevo reporte, ste llevar el mismo
nmero de reporte y el nmero de seguimiento ser el numero 2 y un hallazgo no
deber de pasar de dos reportes de seguimiento. Ver tabla 1.

6.8.4 Al terminar el tiempo de implementacin de la accin correctiva se verificaran todas

las no-conformidades, el coordinador de ISO9000 rene los reportes y prepara un
informe de resultados.

6.8.5 El reporte debe ser mostrado a la gerencia de ingeniera y presentado al Comit

Operativo para su revisin. Todos los reportes de las acciones sern archivados y
guardados por tres aos.

6.8.6 Los reportes de No-conformidades que hayan sido escritos durante el seguimiento
deben ser procesados tal como se describe en las seccin 6.6 pero con un periodo
menor que al primero, ver tabla 1.

6.8.7 En caso de que por segunda vez se redacte un reporte de no-conformidad, el

coordinador de ISO9000 asignar la fecha para verificar la efectividad de la accin
correctiva, y si esta cumple, la no conformidad se dar por conforme, pero si no es
efectiva esta se cerrar en esta Auditoria y se re-abrir en la prxima con una
calificacin ms grande por ejemplo; si es observacin pasa a ser menor, y si es
menor pasar a ser Mayor.

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6.9 Diagrama de Flujo del proceso de auditorias internas:

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7. ANEXOS:

7.1.1 Anexo 1: Tabla de Eventos

7.1.2 Anexo 2: Formato 1 Lista de Verificacin
7.1.3 Anexo 3: Formato 2 Reporte de No Conformidad

Anexo 1; Tabla de Eventos, Situacin Normal para Auditoras Internas ISO9001

Situacin Que hacer
1.- Aprobacin del Plan Despus de elaborar el plan, se
y Calendarizacin de manda a Aprobacin al Director de
Auditorias Internas. Aseguranza de Calidad.
2.-Firma de Despus de Revisar y/o corregir el
Aprobacin del Plan de plan el director firma de aprobacin
Auditorias del plan
3.-Junta informativa Al estar aprobado el plan se
para todos los convoca a una junta informativa
Gerentes y todos explicando el mecanismo de las
Auditores Internos auditorias
4.-Junta de Apertura. Convocar a junta segn al
departamento a auditarse dando
inicio con esto la auditoria a dicho
departamento.
5.-Elaboracin de la Realizar la auditoria siguiendo los
Auditoria. procedimientos y las listas de
verificacin para el rea a auditarse
6.-Revisin y redaccin Se revisan todas las evidencias de
de los hallazgos los hallazgos encontrados y se
llenan los reportes de no-
conformidades
7.-Junta de Cierre Convocar a junta de cierre con el
personal del departamento
auditado, mostrando los hallazgos
encontrados descritos en los
reportes de no-conformidades.
8.- Contestar los El personal asignado por el
reportes de no- departamento auditado contestar,
conformidades con las firmar, fechar y devolver al
Acciones correctivas coordinador la accin correctiva
pertinentes. pertinente
9.- Implementacin de El personal asignado para la
las Acciones implementacin de la accin
correctivas correctiva mostrar las evidencias
y/o registros necesarios para
comprobar la implementacin
10.- Cierre de las no- Al mostrar la suficiente evidencia
conformidades y/o registros al coordinar de
ISO9000 las no-conformidades se
darn por cerradas
Quin Cuando
Coordinador de ISO9000 Por lo menos 2 Semanas
antes de que empiece la
Auditoria.
Coordinador ISO9000 y En el mismo da que se
Director de Aseguranza de entregu por primera vez.
Calidad
Cordinador de ISO9000 Por lo menos 1 semana
antes de que empiece la
auditoria
Coordinador de ISO9000, El da que est
Auditores Internos y programado segn el
Departamento Auditado. plan de auditorias.
Auditores Internos, Cuando mucho 2 das
Coordinador de ISO9000. despus de la junta de
apertura.
Coordinador de ISO9000 y Al momento de Termino
Auditores Internos de la auditoria al
departamento
programado.
Coordinador de ISO9000, Al Tercer da de la junta
Auditores Internos y de apertura.
Departamento Auditado
Responsables asignados 5 das hbiles despus
por el gerente del de la junta de cierre.
departamento auditado
Responsables asignados 20 das hbiles despus
por el gerente del de la junta de cierre.
departamento auditado
Responsable del 1 da despus del
departamento Auditado y vencimiento de la fecha
coordinador de ISO9000 propuesta en el reporte
de no-conformidad.

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Anexo 1: Tabla de Eventos, Situacin Anormales para Auditorias Internas ISO9001
Situacin Que hacer
1.- No se entreg Se le d un recordatorio verbal y se
accin correctiva a los le manda por escrito, al gerente del
5 das despus de la departamento discrepante.
junta de cierre.
2.- No se entreg Se enva un comunicado a:
accin correctiva a los 1) Gerente del rea discrepante
3 das despus haber 2) Jefe de Ingeniera del Dpto.
mandado el 3) Gerente del sistema de calidad
recordatorio. 4) Director de Aseguranza de
Calidad.
3.-No se entrego Se presenta l los casos al
accin correctiva equipo de revisin gerencial en la
despus del segundo siguiente Junta de Calidad y que
aviso. ah se decida que hacer.
4.- Seguimiento de la No se encontr evidencia ni
Accin Correctiva. registros de que la accin
correctiva haya sido implementada
y efectiva para resolver la no-
conformidad, se levanta una
segunda no-conformidad con
numero de seguimiento 1, se cierra
la anterior.
5.- Segundo Se revisa la accin correctiva de la
seguimiento de la no-conformidad con seguimiento 1
accin correctiva. que se tenga la evidencia de su
implementacin
6.-Ultimo seguimiento No se encontr evidencia ni
de la accin correctiva. registros de que la accin
correctiva haya sido implementada
y efectiva para resolver la no-
conformidad, se levanta una
Tercera no-conformidad con
numero de seguimiento 2, se cierra
la primera.
7.-Verificacin del Se revisa la accin correctiva de la
ltimo seguimiento de no-conformidad con seguimiento 2
la accin correctiva. que se tenga la evidencia de su
implementacin y al no haber esta
se tornara al equipo de Revisin
gerencial.
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Quin
Coordinador de ISO9000.
Coordinador de ISO9000.
Gerente de Sistemas de
Calidad
Representante del
departamento discrepante,
el Gerente de Sistemas de
Calidad y el Coordinador de
ISO9000.
Representante del
departamento discrepante,
Coordinador de ISO9000 y
el Gerente de Sistemas de
Calidad.
Representante del
departamento discrepante,
Director de Aseguranza de
Calidad y Gerente de
Sistemas de Calidad.
Representante del
departamento discrepante,
Director de Aseguranza de
Calidad y Gerente de
Sistemas de Calidad.
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Cuando
Un da despus de haber
pasado el plazo de
contestar la accin
correctiva (al Sexto da).
Al tercer dia del
comunicado verbal.
En las Prxima Junta
Mensual de Calidad
Tiene 5 Das hbiles para
describir una accin
correctiva efectiva y 10
das para implementarla.
Un da despus de la
fecha de cumplimiento de
la accin correctiva.
Tiene 5 das hbiles para
describir una accin
correctiva efectiva y 10
das para implementarla.
Un da despus de la
fecha de cumplimiento de
la accin correctiva.
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Anexo 2: Formato 1 Lista de Verificacin

Instruccin de Llenado del Formato 1 Lista de Verificacin.

La lista de verificacin se llena de la siguiente manera:

1. En la seccin de Auditoria poner el numero de la auditoria que se esta ejecutando.

2. En la seccin de Elemento se colocara los elementos de la norma de referencia para
realizar las preguntas durante la entrevista con los auditados
3. En la seccin de Auditor se colocara el nombre del auditor en turno que realiza o
elabora las entrevistas de verificacin del sistema de calidad.
4. En la seccin de fecha se coloca la fecha en al cual se ejecuta la verificacin del
sistema.
5. En la seccin de Procedimiento se coloca el nombre de los documentos que aplican al
proceso de le pertenecen y que son verificables
6. En la seccin de lista y smbolo de nmero, es solo el nmero consecutivo de las
preguntas escritas en las hojas de la lista de verificacin.
7. En la Columna de Numero se coloca el consecutivo de la pregunta a realizar.
8. En la columna de descripcin se escribe lo que es la pregunta a verificarse
9. En las Columnas de Paso, Fallo y N/A estas se llenaran hasta que el equipo auditor
haya revisado y analizado los resultados de los hallazgos encontrado.
10. En la Columna de Observacin se escribir todas las respuestas y comentarios posible
que el auditado de por respuesta de la pregunta realizada.
11. En la columna de Referencia, se escribir el nombre o clave del o los documentos que
se usan para realizar el trabajo.

7.1.3 Instrucciones para llenar el formato 2 Reporte de No-Conformidad.

Espacio Instruccin

1 Se anota el nombre de la auditoria que le provee el coordinador de ISO9000.

Este nombre es generalmente una letra.
2 Se anota el nmero del hallazgo que es nico por auditoria, Numero
proporcionado por el Coordinador de ISO9000.
3 Se anota S o NO, si se presenta reincidencia. Esto significa que la misma no
conformidad fu encontrada en el mismo departamento. Si no se encuentra se
pone NO y donde dice No-Conformidad anterior se pone N/A. Si existe
reincidencia se anota SI y adems el nmero de hallazgo que se est
repitiendo de una auditora interna pasada.
4 Si la no-conformidad paso a seguimiento 1 a seguimiento 2. En caso de no
ser seguimiento anotar N/A.
5 El auditor interno junto con el coordinador de ISO9000 anota la clasificacin del
hallazgo o si es observacin
6 Se anota el departamento que audit.
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7 Se anota el rea dentro del departamento que audit.

8 Se anota la fecha en que encontr la no-conformidad.
9 Se anota el nombre del gua para esa no-conformidad y esa auditora.
10 El gua firma de aceptado.
11 Se anota cual es el requerimiento de la norma que es afectado y escribe
tambin cual es el procedimiento afectado indicando la seccin o la pgina y el
requerimiento especfico si lo hubiera.
12 Se describe el hallazgo anotando los elementos necesarios para que sea
fcilmente localizada como turno, lnea, rea, mquina, puestos, horas, etc.
13 El auditor anota su nombre.
14 Firma del auditor.
15 El auditor anota el nombre del departamento discrepante que puede ser igual o
no al departamento auditado.
16 El auditor anota el rea del departamento discrepante que puede ser igual o no
al rea del departamento auditado.
17 Se el nombre del gua del departamento discrepante que puede ser igual o no
al del gua del departamento auditado.
18 El representante o gua del departamento discrepante firma de aceptado ya
sea si es de la misma rea o departamento.
19 El responsable de implementar la accin correctiva escribe en ese espacio la
accin correctiva. La accin debe estar encaminada a eliminar la raz del
problema.
20 El responsable de la accin correctiva anota su nombre.
21 El responsable de la accin correctiva firma.
22 El responsable de la accin correctiva anota la fecha del da en que llena la
forma.
23 El responsable de la accin correctiva anota la fecha para cuando estar
implementada est accin. Misma fecha que el auditor considerar para
verificar la accin correctiva.
24 El auditor de cierre anota la evidencia encontrada para el cierre de la no-
conformidad.
25 El auditor de cierre anota la fecha en que se realiza la verificacin de cierre.
26 El auditor de cierre anota una cruz en l SI o encierra el SI en un crculo si la
accin implementada fue efectiva, o anota una cruz en l NO o encierra en un
crculo al NO si la accin implementada no fu efectiva. No hay otra posible
respuesta.
27 El auditor de cierre anota su nombre.
28 El auditor de cierre firma.

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