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El dinero no da felicidad, pero aplaca los nervios.


Mistinguett
1. DISPONIBLE
Se considera activo disponible todos los valores representativos en dinero (papel moneda representados en billetes y metlica), y
otros valores representados en cheques de la clientela, baucher de tarjetas dbito y crdito que se tiene tanto en la Caja general como
en Bancos nacionales en cuentas corrientes, las Remesas en trnsito, Cuentas de ahorro y los Fondos especiales para fines mltiples,
sin embargo, no hay que desconocer que tambin son valores equivalentes a efectivo los ttulos valores a corto plazo y de alta
rentabilidad y convertibilidad en efectivo.
En la cuenta Caja general no es costumbre guardar otros valores constitutivos de dinero como lingotes de oro, piedras preciosas,
monedas extranjeras dbiles, porque su control representa mucho esfuerzo administrativo y de otra parte si la moneda extranjera no
es fuerte se corre el riesgo de la devaluacin.
El manejo del disponible se debe centrar el control de Caja, Bancos y valores equivalentes a efectivo, por las caractersticas de su
naturaleza y la facilidad de cometer fraudes, debido a la confianza que se deposita sobre los responsables del manejo de tesorera y
la fcil sustraccin por falta de facturacin, vales de directivos (desrdenes en caja). La cultura de respeto por el efectivo debe
derivarse desde los propietarios y directivos hasta el personal responsable de recibirlo y consignarlo, cualquier manejo suspicaz de los
directivos da elementos suficientes de desorden que puede ser aprovechado por empleados y extraos.
El buen manejo de la liquidez (capital de trabajo suficiente para cubrir obligaciones) facilita el desarrollo del objeto social y evita la
prdida de imagen ante proveedores e instituciones financieras y hasta con los mismos empleados. Esto exige que la empresa planee
sus actividades para que prevea los requerimientos mnimos de efectivo que necesita en forma razonable para cumplir con todas las
obligaciones operacionales que se propone alcanzar.
2. NUCLEO DEL PROBLEMA

El disponible merece especial control de caja y bancos, por el constante mal uso de los disponibles por personas inescrupulosas, el
cual se ejerce por medio de consignaciones al da siguiente de su recaudo, pagos por medio de cheques, arqueos sorpresivos y
conciliaciones bancarias.
Desarrollo Competencias del administrador financiero
Analiza los valores que componen el grupo disponible del ente econmico.
Analiza, codifica y registra operaciones donde se hallen implcitas las cuentas del grupo de balance denominado disponible.
Practica arqueos de caja al igual que concilia las cuentas corrientes bancarias.
Clasifica el grupo denominado disponible en el balance general.
Sugiere controles sobre el manejo del efectivo.
3. MARCO CONCEPTUAL
Segn el decreto 2649/93 se encuentran las siguientes definiciones sobre el grupo de cuentas de disponible:
Grupo 11 Disponible: comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta el
ente econmico y puede utilizar para fines generales o especficos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depsitos
en bancos y otras entidades financieras, las remesas en trnsito y los fondos (Descripcin grupo 11).
Cuenta 1115 Caja: registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente econmico, tanto en moneda
nacional como extranjera, disponible en forma inmediata (Descripcin cuenta 1105).
Cuenta 1110 Bancos: registra el valor de los depsitos constituidos por el ente econmico en moneda nacional y extranjera, en
bancos tanto del pas como del exterior. Para el caso de las cuentas corrientes bancarias posedas en el exterior su monto en
moneda nacional se obtendr de la conversin a la tasa de cambio representativa del mercado (Descripcin cuenta 1110).
Cuenta 1115 Remesas en trnsito: registra el valor de los cheques sobre otras plazas nacionales o del exterior que han sido
negociados por el ente econmico, los cuales se encuentran pendientes de confirmacin (Descripcin cuenta 1115).
Cuenta1120 Cuentas de ahorro: registra la existencia de fondos a la vista o a trmino constituidos por el ente econmico en las
diferentes entidades financieras, las cuales generalmente producen algn tipo de rendimiento (Descripcin cuenta 1120).
Cuenta 1125 Fondos: registra el valor de los dineros del ente econmico en poder de funcionarios del mismo que son manejados
en efectivo o en cuentas corrientes bancarias y estn destinados para atender fines especiales o cierta clase de gastos que
requieren un tratamiento especial, dadas las necesidades urgentes de la prestacin de servicios o adquisicin de elementos
(Descripcin cuenta 1125).
Segn el FASB 95 (Financial Accounting Standard Board) el concepto de disponible encierra todos los valores en Caja, Bancos,
Remesas en trnsito, Cuentas de ahorro y Fondos, considerados en valores efectivos para apoyar las actividades operacionales.
Tambin se conoce como valores equivalentes a efectivo las inversiones temporales de rendimientos mesurados (CDT, CDAT,
Aceptaciones bancarias) y de alta convertibilidad en efectivo, que se tienen en entidades financieras y cooperativas de ahorro y crdito
para disponer de ellas cuando las necesidades del servicio y el giro normal del negocio as lo requieren.
El concepto de disponible es amplio porque comprende valores efectivos o no, que se encuentran en Caja, Bancos, Inversiones
altamente convertibles en dinero, en tanto que el concepto de efectivo implica la utilizacin inmediata sin ningn tipo de restriccin o
compromiso.
4. CAJA GENERAL
Cuenta 1105 Caja general: son todos los valores representativos en dinero que estn disponibles en forma inmediata en la cuenta
llamada Caja general, los cuales deben ser consignados en el Banco de la empresa.
Es comn encontrar cajas mal organizadas con vales de sus socios o propietarios, cheques sin fondos, cheques posfechados sin
soporte de recibo de caja, lo que facilita la posibilidad de un fraude, pues a travs de estos dbiles procedimientos y soportes de
contabilidad se puede ocultar grandes cantidades de dinero que aparecen represados en caja de forma intencional.
Soporte: todo soporte contable debe disponer:
El nombre del documento.
El concepto.
La descripcin de la operacin.
Codificacin.
Registro contable: es toda anotacin en los libros de contabilidad, en los cuales se exige que tenga los siguientes elementos:
Cdigo de la cuenta (mnimo seis dgitos).
Nombre de la subcuenta que se debita y la que se acredita.
Valor de la transaccin.
Razn de la transaccin.
El siguiente es el modelo para el registro de las operaciones diarias, que bien pueden exponerse tcitamente en el comprobante de
caja, egresos, facturas de venta, etc. Facilita la codificacin del documento elaborado con motivo de la transaccin y el ingreso de
operaciones al computador.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

Registra el

Ingresos y egresos en Caja: sson mltiples las situaciones por las cuales se puede ingresar dineros a la cuenta Caja general y las
salidas solamente mediante consignaciones para la cuenta bancos:
Constitucin de negocios, mediante aportes de personas naturales o en sociedades por socios o accionistas.
ADRIANA MARIA ARENAS JARAMILLO
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Cobro de capital suscrito en sociedades annimas.


Apertura de cuenta corriente.
Ventas de mercancas de contado.
Cobro o recuperacin de cartera de ventas a crdito.
Venta desechos industriales o de empaques.
Ventas con tarjeta crdito.
Ingresos diferidos por suscripciones.
Venta de inmuebles.
Prstamos de terceros.
Consignacin en bancos, como nica salida de la cuenta caja.

Constitucin de negocios: casi siempre la primera transaccin es la operacin por concepto de aportes en la constitucin de un
negocio, donde interviene la cuenta de Caja general por el efectivo, que bien puede ser entregado por una persona natural para
organizar su negocio particular o por un socio o accionista como aporte social para la constitucin de una sociedad comercial; estos
negocios tienen como objeto social la produccin, transformacin de bienes, prestacin de servicios o comercializacin.

1. Aporte persona natural: si Gilberto Facundo dispone de sus recursos $100.000 para organizar su propio negocio, el efectivo se
lleva a la cuenta Caja general que recibe el valor, contra la cuenta de Capital persona natural que lo entrega.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110505 Caja general 100.000
313005 Capital de personas naturales 100.000
Registra el efectivo de Gilberto Facundo, para constituir su negocio personal

El registro del negocio de persona natural, dara todos los elementos para elaborar un balance de iniciacin, el cual se presenta as:

Gilberto Facundo Morera


Estado de la situacin financiera
a 31 de Agosto de 2016
Activos Pasivos y patrimonio
Cdigos Cuentas Valor Cdigos Cuentas Valor
1105 Caja 100.000 3130 Capital personal 100.000
Total activos 100.000 Total pasivos y patrimonio 100.000
Firmas

2. Apertura de cuenta corriente: una vez recibido el aporte de los socios, se hace la apertura de cuenta corriente en el Banco de
sus preferencias, con el fin de proteger la existencia del efectivo y poder controlar mejor su uso en el pago de obligaciones. En
este registro intervienen las cuentas de Bancos y Caja.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


111005 Moneda nacional 100.000
110505 Caja general 100.000
Registra apertura cuenta corriente Banco Colombia No. 077-1002000-5

3. Cobro de cartera: para ejecutar el cobro de cartera, necesariamente se ha debido realizar la causacin de la venta con su
registro de clientes, retenciones en la fuentes, ventas de mercancas y el impuesto a las ventas por pagar, para proceder hacer el
cobro.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110505 Caja general 1.000.000
130505 Clientes nacionales 1.000.000
Registra el cobro de cartera

4. Consignacin: las consignaciones en cuenta corriente, son una medida de proteccin del disponible y de control para hacer los
pagos con cheques.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


111005 Moneda nacional 1.000.000
110505 Caja general 1.000.000
Registra consignacin en cuenta corriente Banco Colombia No. 077-1002000-5

4.1 ARQUEO DE CAJA


Es la revisin sorpresiva de los recaudos recibidos de un da, o de un perodo de tiempo en el cual se comprueba:
Que todo ingreso est sustentado con su respectivo recibo de caja previamente enumerado.
Que el valor recibido en documentos sea igual al dinero efectivamente encontrado en caja.
Que el arqueo d como resultado el faltante o sobrante en caja para darlo a conocer a las directivas de la empresa.
Las diferencias que se presenten al efectuar el arqueo de caja se contabilizarn en la subcuenta 136530 Responsabilidades,
esto quiere decir que por ninguna circunstancia es un gasto, as mismo, los sobrantes se llevan a la 238095 Otros, hasta que
se logre aclarar la causa que lo origin y luego si no es posible determinarla se lleva a la cuenta de otros ingresos diversos:
429553 Sobrantes de caja.
El arqueo de caja debe practicarse por la auditora interna o revisora fiscal cuando sta sea procedente, en compaa de un testigo
de la misma empresa para dejar constancia de lo actuado.

EL COMPUTADOR PARA TODOS LTDA Agosto 31 de 2016


ARQUEO DE CAJA Hora: 5 PM
Ingresos totales segn recibos Nos. 389 al 425 $ 210.000
Cantidad Denominacin Extensin Valor
Billetes 10 10.000 100.000
5 2.000 10.000
7 1.000 7.000 117.000
Moneda 15 500 7.500 7.500
Cheques Girado por: Importe
03 Jos Ramos 60.000 75.500
17 Alex Rojas 15.500
Sumas 200.000
Faltante 10.000
Sumas iguales 210.000 210.000
Auditor Cajero responsable Testigo
ADRIANA MARIA ARENAS JARAMILLO
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Arqueo de caja general: el arqueo es el documento fuente para verificar la existencia del efectivo en caja y determinar los sobrantes
o faltantes de caja, el cual debe estar respaldado por la firma del auditor, el cajero responsable y el testigo en el procedimiento del
arqueo.
Despus de un arqueo de caja se puede encontrar alguna de las siguientes situaciones:
Exactitud entre los valores (efectivo) contados fsicamente y los recibos de caja reseados.
Faltante por defectos en las devoluciones de efectivo, o tambin por substracciones fraudulentas de dinero.
Sobrante por exceso en los cobros o por falta de elaboracin del recibo de caja o tambin por defectos en las devoluciones de
efectivo.

La primera situacin de exactitud, es la que comnmente se espera encontrar dada la normalidad y responsabilidad de los empleados.
El faltante como el sobrante en caja, son situaciones anormales, las cuales se dirimen de acuerdo con las polticas que sobre efectivo
tenga la empresa, por ejemplo, hay empresas que manejan grandes volmenes de ventas al menudeo y esto representa mayores
transacciones en caja, que aumentan el riesgo de equivocacin, situacin que es permitida por la empresa siempre que no pase de
determinados valores y se contabiliza en la cuenta nominal de gastos 529595 Diversos: Otros. Esta es una propuesta pero debe estar
autorizada por la gerencia, de lo contrario vuelva al concepto de responsabilidades.

1. Faltante menor: el soporte de contabilidad interno que debe acompaar un arqueo de caja con faltante es la nota de contabilidad
de ajuste por valor de los $10.000, siempre y cuando est autorizado por la gerencia.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


529505 Responsabilidades 10.000
110505 Caja general 10.000
Registra faltantes en caja segn arqueo de la auditora interna

2. Faltante mayor: cuando el faltante es desproporcionado se denuncia ante las autoridades competentes para que se ordene la
investigacin a fondo y se esclarezca la responsabilidad de los hechos.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


136530 Responsabilidades 10.000
110505 Caja general 10.000
Registra faltantes en caja segn arqueo de la auditora interna

La poltica general con los faltantes en caja es la de llevarlo a la cuenta personal del responsable de la caja (cuenta 136530 siempre
que la situacin no sea consuetudinaria y ste autorice descontar de sus salarios), sin embargo, nunca se abonarn los sobrantes en
caja.

3. Sobrante menor: cuando el sobrante es de poca consideracin para la contabilidad y no se presenta en forma consuetudinaria se
lleva a la cuenta 4295 Diversos que en poca proporcin afecta los resultados, siempre que se una poltica de la empresa.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110505 Caja general 5.000
429553 Sobrantes de caja 5.000
Registra el sobrante en caja, segn arqueo de caja

4. Sobrante mayor: si la cuanta es de consideracin que induzca a un error en la devolucin de efectivo, se lleva a la cuenta de
2380 Acreedores Varios hasta que se investigue la procedencia del sobrante y sea devuelto a la persona con quien se haya
podido cometer el error.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110505 Caja general 600.000
238095 Acreedores varios: Otros 600.000
Registra el sobrante en caja segn arqueo del auditor

Cuando aparezca la persona duea del sobrante se le cancela con los fondos en cuenta corriente bancaria.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


238095 Otros 600.000
111005 Moneda nacional 600.000
Registra la devolucin del sobrante en caja

4.2 BOLETIN DIARIO DE CAJA


Llamado tambin boletn de tesorera, es el informe diario del movimiento de caja y bancos con el fin de que la Gerencia conozca
oportunamente los valores disponibles para tomar decisiones relacionadas con:
Pago anticipado de pasivos para obtener los descuentos por pronto pago.
Compra de mercancas de contado con descuentos por escalas.
Inversin de excedentes de caja en ttulos de alto rendimiento financiero en tanto que se requiere para el pago de obligaciones.
Pago oportuno de dividendos o participaciones.
Pago de la nmina.
Adquisicin de activos fijos.

El Computador para todos LTDA Fecha


Boletn de Tesorera Recibos de caja del No. al:
Caja general Bancos Cuentas corrientes Cuenta Cuenta
89765 89766
Saldo anterior $ Saldo anterior $ $
+ Ventas de contado + Consignaciones No.
+ Cobro de cartera No.
+ Anticipo de clientes No.
+ Otros ingresos + Nota crdito bancaria
+ Ventas de activos No.
Total disponible en caja $ Total disponible en bancos $ $
- Consignaciones - Cheque No.
- Consignaciones - Cheque No.
- Consignaciones - Nota dbito bancaria
Saldo que sigue $ Saldo siguiente $

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Elabor Aprob Auditor

Para conocer el disponible en caja con el uso del programa de contabilidad, se imprime una copia del libro auxiliar de caja y bancos
para que la Gerencia analice la disponibilidad de efectivo.

5. CAJA MENOR

Cuenta 110510 Caja menor: registra la existencia en dinero efectivo en los fondos de caja menor disponible para los gastos
menores.
La cuenta Caja general tiene una subcuenta denominada Cajas menores tambin llamada en algunos textos como fondo fijo de caja
menor, el que se constituye para realizar todos los gastos menores que se requieran para el desarrollo de la actividad, y evitar el
trmite de pagos por la cuenta bancos.
El concepto de fondo fijo, es porque siempre debe aparecer en la contabilidad por su valor, independientemente se encuentre en
efectivo o combinado con comprobantes de gastos, por esta razn es muy importante depurar el fondo, esto es, reembolsarlo para que
efectivamente sea fijo y en efectivo al momento de presentar el balance general.
La Gerencia debe reglamentar la existencia y el manejo de la Caja menor en cuanto al monto, valor de los pagos que se pueden
realizar y las garantas que debe otorgar ante aseguradoras el responsable de su manejo.
Los documentos utilizados en la caja menor se denominan recibos de caja menor porque se considera que la empresa los prepara
para que el beneficiario con su nombre y cdula firme el recibido (para que tenga validez como costo o gasto deducible), los cuales
estn pre enumerados y especifican su valor y concepto.
Una de las obligaciones del responsable de Caja menor es hacer las retenciones en la fuente respectivas en cada pago teniendo en
cuenta las bases mnimas de retencin; por ello muchas veces para que no se presenten inconvenientes con las retenciones, los
valores mximos autorizados no superan las bases mnimas que causan retencin.
El libro de caja menor es elaborado diariamente por el responsable en el cual registra cronolgicamente lo siguiente:

La constitucin del fondo de caja menor (DB).


Los aumentos del fondo (DB).
Los gastos realizados segn conste en cada recibo de caja menor (CR).
Las disminuciones del fondo (CR).
Los reembolsos de la caja menor (DB).

1. Constitucin: la gerencia constituye el fondo fijo por valor de $250.000 con referencia en el estudio sobre la cantidad de gastos
menores que puede resultar en un perodo corto de una semana o un mes, a favor de la responsable Martha Elena Prez.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110510 Caja menor 250.000
111005 Moneda nacional 250.000
Registra cheque 879 a favor de Martha Elena Prez para constituir la caja menor

2. Aumento: el mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir
los gastos menores en un perodo dado.
3. Disminucin: cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior dada la situacin de
inutilidad o por restricciones del gasto.
5. Cancelacin: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general. Es costumbre cancelar el
fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningn gasto pendiente de legalizar que pueda afectar la vigencia contable siguiente.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110505 Caja general 250.000
110510 Caja menor 250.000
Registra cancelacin caja menor a cargo de Martha Elena Prez

Libro auxiliar: se registra con todos los recibos o documentos equivalente y por todos los conceptos que utilizan los dineros del fondo
fijo de Caja menor pero sin constituir registros para el comprobante de contabilidad que afecten la contabilidad, como acostumbran
algunos, sino que se lleva el libro para controlar el saldo y poderlo verificar en cualquier momento y elaborar sobre l la relacin de
reembolso de caja menor.
Los registros en el libro de caja menor no se llevan al comprobante de contabilidad ni a la contabilidad general, pues ste se elabora
con base en los respectivos recibos de pago porque solamente cumple funciones de control.

1105 CAJA
110510 Caja menor
11051001 Martha Elena Prez
Fecha Detalle Dbitos Crditos Saldo
02-12-12 Constitucin caja menor 250.000 250.000
05-12-12 RC. 01 Estampillas 3.000 247.000
08-12-12 RC. 02 Peajes 10.000 237.000
10-12-12 RC. 03 Fletes y acarreos 87.000 150.000
15-12-12 RC. 04 Atencin empleados 60.000 90.000
18-12-12 RC. 05 Servicio de telfono 80.000 10.000
20-12-12 Cheque 385 Reembolso de caja 240.000 250.000

En el caso de que se utilicen varias cajas menores, se identifican los fondos: Administracin, Ventas, Almacn, etc., y los reembolsos se
especifican por cada uno de los responsables.

ADRIANA MARIA ARENAS JARAMILLO