28/8/2017 Gestin de Instalaciones y Empleados: Estrategias y enfoques para administrar mejor tus presupuestos

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Gestin de Instalaciones: Estrategias y

enfoques para administrar mejor tus
presupuestos
Junio 9, 2017 (http://www.gb-advisors.com/es/tech-blog-es/gestion-de-instalaciones-presupuestos/) Leonardo
Lopez (http://www.gb-advisors.com/es/author/leonardo_gba/)

Explicar lo que es la Gestin de

Instalaciones (FM, por sus siglas
en ingls - Facility Management-)
es ms fcil si lo abordamos con
un ejemplo.

Supongamos que abres un

negocio en una o cina modesta.
Como solo cuentas con algunos
dispositivos para trabajar;
puedes asumir por ti mismo el
mantenimiento de la planta fsica
de tu o cina. Adems, no se
requiere de talentos especiales para darle uso a esa escoba que duerme en una esquina; y
hacer tus mejores movimientos mopa en mano despus de terminar la jornada. Esto sin duda
puede ayudarte a ahorrar algo de dinero mientras organizas tus presupuestos.

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Entonces, tu negocio comienza a crecer. Al poco tiempo, pasas a ser un 'todero' que limpia y
organiza y atiende llamadas y lleva la contabilidad. Para ese momento,tuentusiasmo inicial
comienza a decaer y la escoba deja ya de representar una fuente de ahorro viable. Por vez
primera, te das cuenta de que necesitas contratar a alguien de con anza para que se haga
cargo de esos detalles por ti.

Adems, tambin est el tema de la compra de consumibles; materiales de o cina y

productos de limpieza; y hacer presupuestos para honrar adecuadamente todos tus
compromisos.A medida que pasan los das, corroboras que ese modesto negocio ya le queda
grande a esa o cina pequea que solas barrer todos los das.

Tu emprendimiento ha crecido tanto que se te hace necesario reubicarlo en instalaciones

ms grandes; y en la medida de esta idea asoma en tu cabeza y comienza a madurar, tambin
notas que el proceso va ms all de los esfuerzos netamente fsicos: Tambin incluye
repensar lo que has estado haciendo en trminos presupuestarios y de alcance; y desde
luego, evaluar si tus planes originales encajan a las nuevas dimensiones de tu negocio.

Qu puedes hacer?
De repente, ests cara a cara
con la logstica y gastos que van
desde la contratacin de
servicios y personas que
embalen todo lo que tienes en
la o cina y moverlos al nuevo
destino; y darle mejor
distribucin al mobiliario y
equipos. Adems, se te hace
ms patente la necesidad de
contratar nuevo personal... lo
que conlleva a presupuestar
gastos anuales por concepto de sueldos y salarios; as como la inversin en nuevos equipos
de o cina.

En resumen, compruebas lo muy necesario que es mantener el equilibrio entre la tasa de

crecimiento de tu negocio con los presupuestos y recursos humanos; y este proceso implica
una visin completa de todo lo que ocurre en tu o cina. Y probablemente -slo
probablemente-, no eres el mejor candidato para manejar por ti mismo toda esa informacin.

De este ejemplo deducimos que la Gestin de Instalaciones y Empleados:

1. Es una integracin de procesos interdisciplinarios con aplicacin prctica a la gestin

del ciclo de vida de edi cios. Esta integracin mejora la prestacin e implementacin de
servicios para garantizar el funcionamiento e caz de los equipos de o cina.
2. Desarrolla patrones para racionalizar y optimizar el uso de recursos internos y
externos (outsourcing).

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3. Rige el trabajo de mantenimiento integral (que comprende desde la limpieza diaria

hasta la gestin de residuos); mantenimiento preventivo (control de plagas e insectos;
sistemas de control de incendios y planes de contingencia); reubicaciones; gestin de
correo y otros sistemas tales como ascensores; escaleras mecnicas; cableado
telefnico; estacionamientos, etc.
4. Fusiona recursos humanos, espacios fsicos y tecnologa para la gestin del ciclo de vida
del edi cio.

Sin embargo, la Gestin de Instalaciones y Empleados tambin necesita una estructura lgica
para funcionar correctamente. Vamos cmo funciona.

Software para la Gestin de Instalaciones y Modelado de

informacin de Construccin (Building Information
Modeling - BIM)
En cuanto al uso de la tecnologa
para la Gestin de Instalaciones y
Empleados, hay un montn de
programas que ayuda a los
gerentes a hacer frente a su
trabajo.

En este sentido, los BIM son

herramientas para la Gestin de
Instalaciones que sirven como
modelos de visin completa de la
distribucin fsica y en 3D de
cada edi cio.

Es bueno mencionar que la mayora de los Gerentes de Instalaciones utilizan herramientas

CAD (Diseo Asistido por Computacin) como sinnimo de BIM. Sin embargo, no signi can
lo mismo ya que los CAD se emplean para obtener planos y elementos de dibujo; mientras
que los BIM consisten en el modelado en 3D. Adems, los BIM tambin tomanen cuenta el
ciclo de vida del proyecto entre otras funciones.

Entonces,los programas de CAD y BIM dan visin dela infraestructura fsica de los edi cios
y su operatividad; mientras que las soluciones en Gestin de Instalaciones tienen enfoques
globales de las normas de gestin con el n de:

Controlar y reducir los costos de operacin.

Liberar mano de obra y recursos nancieros adicionales.
Mejorar la e ciencia de las soluciones.
Integrar y sumarrecursos de externalizacin (outsourcing).
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Las nuevas tecnologas han dado a la Gestin de Instalaciones y Empleados un mejor canal
para organizar y controlar la informacin que; en consecuencia, mejora el tiempo y los
recursos, mientras que integra capital humano clave para la consecucin de objetivos.

Entonces; los software para la Gestin de Instalaciones y Empleados son un conjunto de

procesos y funciones disponibles en una plataforma pensados para organizar, prevenir y
satisfacer las necesidades especiales de los usuarios como clientes internos de dichos
servicios.

El Valor Adicional de la Gestin de Instalaciones y

Empleados (y sus Gerentes de Instalaciones)
En tiempos pasados; la Gestin
de Instalaciones era llevada
manualmente por los Gerentes
de Operaciones (COO, por
Chief Operations Of cer -GO
en espaol). En su concepcin
ms conservadora; los GO por
lo general hacan inspecciones
en plantas y construcciones
para detectar y describir los
problemas potenciales, y as
idear planes para prevenir y
minimizar sus impactos sobre la empresa.

Visto que todo hacambiado con la llegada de las nuevas tecnologas; el trabajo del GO se ha
recon gurado, ampliado y mejorado con la incorporacin de nuevos retos y alcances; y ahora
por ejemplo, tambin maneja la gestin de contratos y otras funciones que previamente
estaban relacionadas con el rea de Recursos Humanos. Tambin cubren la ejecucin de los
presupuestos con la automatizacin y empleo de herramientas que ayudan mucho a
gestionar adecuadamente las operaciones.

A continuacin, el Gerente de Instalaciones debe reconsiderar la forma en la que la compaa

entrega sus productos/servicios manteniendo una banda de costos razonables; pero siempre
resaltando la relacin precio/rendimiento.

Asimismo, los Gerentes de Instalaciones generalmente operan desde lassombras y su labor

tiende a darse por sentado, ya que ellos son los garantes de que todo funcione
correctamente... hasta que algo no lo hace.

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Adems, y en funcin del tamao de tu empresa, necesitars ms de un Gerente de

Instalaciones. As, reproducir los mejores resultados con uniformidad y bajo los mismos
criterios suele complicarse ms... especialmente si hay que honrar y atenerse a los
presupuestos.

Gestin de Instalaciones y Presupuestos

Cada decisin que toman los
Gerentes de Instalaciones afecta
el presupuesto del
departamento; y esto se extiende
a toda la compaa.

En estas condiciones, es fcil

imaginar los Gerentes de
Instalaciones pensando
constantemente en nmeros... y
perdiendo de vista el punto
principal de los presupuestos: La
organizacin de los gastos a lo
largo del tiempo.

Entonces, el enfoque correcto para llevar presupuestos acordes con la Gestin de

Instalaciones; es hacerse la pregunta fundamental: Cul es el mejor estrategia a largo plazo
para gestionar presupuestos?

En tal sentido, expertos del rea dan diferentes enfoques para elaborar presupuestos
e caces. Y aqu hay algunos de ellos:

Separa los presupuestos de capital de los presupuestos de operaciones.

Pide a tus supervisores que detallenlos recursos que ms emplean.
Contrasta tus registros nancieros contra los registros nancieros pblicos.
Haz alianzas estratgicas entre supervisores y equipos de Gestin de Instalaciones.
Plani ca tus presupuestos de antemano. No esperes a terminar el ao scal para
empezar a hacerlo.
Sguele la pista al dinero. Crea y mantn control de tus gastos e inversiones.
Discute y presenta presupuestos para todo.
Contemplaplanes de contingencia, y detecta dnde puedes recortar gastos en caso de
recesin.
Da prioridad a equipos y edi cios en uso.
Delimita las premisaspara solucionar problemas en trminos de tiempo y dinero.
Ten paciencia y pide ayuda para aprender a leer e interpretar la informacin
presupuestaria.

En resumen...
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En resumen...
Los presupuestos son la piedra
angular para la correcta
Gestin de Instalaciones. De
darles el enfoque incorrecto,
tus presupuestos son el lugar
perfecto para perderte y
desperdiciar las
potencialidades de tus
instalaciones antes de que
alcancen su n de ciclo de vida
natural. Prevenir ese escenario
de antemano est en tus manos
si empleas los softwares adecuados para organizar tuspresupuestos, e invertir esfuerzos en
los lugares adecuados.

Si necesitas herramientas
especializadas y completamente automatizadas para manejar tus presupuestos
e cientemente y con parmetros de Gestin de Instalaciones; te invitamos a descubrir todas
las opciones que tenemos para ti.

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