Gua para la Emisin de Oficios,
Memorndum y Circulares de las
Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica Municipal
CONTRALORA MUNICIPAL
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Clave: MPUE1418/RG/CM04/001-A/290515
Gua para la Emisin de Oficios,
Memorndum y Circulares de las Fecha de elaboracin: 06/05/14
Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica Fecha de actualizacin: 29/05/15
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I. Objetivo 4
II. Alcance 4
III. Base normativa que sustenta su elaboracin 4
IV. Definiciones 5
V. Reglas Generales 6
VI. Elementos de los Oficios, Memorndum y Circulares 7
VI.I Encabezado 7
[Link] Cuerpo o contenido 11
[Link] Cierre 12
ANEXOS
Esquema 1 14
Esquema 2 14
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GUA PARA LA EMISIN DE OFICIOS, MEMORNDUM Y CIRCULARES DE LAS DEPENDENCIAS Y
ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA MUNICIPAL
I. OBJETIVO
Proporcionar a las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Municipal, las bases para la
elaboracin de los Oficios, Memorndum y Circulares que emitan, unificando la estructura y criterios de los
mismos, as como facilitar su consulta y clasificacin.
II. ALCANCE
La presente gua deber utilizarse por todas las Dependencias y Entidades para mejorar su operacin y
funcionamiento, al exponer recomendaciones para la emisin de los Oficios, Memorndum y Circulares.
III. BASE NORMATIVA QUE SUSTENTA SU ELABORACIN
La Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Puebla en su artculo 105 fraccin III establece como
una de las atribuciones de los Ayuntamientos expedir los reglamentos, circulares y disposiciones
administrativas de observancia general, referentes a su organizacin, funcionamiento y dems asuntos de su
competencia, vigilando su observancia y aplicacin.
La Ley Orgnica Municipal en su artculo 83 seala que los reglamentos y las disposiciones administrativas
que se expidan estarn formal y materialmente subordinadas a dicha Ley las cuales debern ser claras,
precisas y breves.
Por lo anterior y con base en el artculo 84 del citado ordenamiento, los Ayuntamientos podrn aprobar
Bandos de Polica y Gobierno, reglamentos y disposiciones administrativas de observancia general que
organicen la Administracin Pblica Municipal y dentro de sus respectivas jurisdicciones, regulen las materias,
procedimientos, funciones y servicios pblicos de su competencia.
Asimismo, el artculo 169 fraccin IX del mismo ordenamiento, establece que la Contralora Municipal tiene la
facultad de asesorar tcnicamente a los titulares de las Dependencias y Entidades municipales sobre reformas
administrativas relativas a organizacin, mtodos, procedimientos y controles.
Por ltimo los artculos 12 fraccin II, 32 fracciones IV y XI, 33 fraccin V y 35 fraccin V; del Reglamento
Interior de la Contralora Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, facultan para
instrumentar los planes, programas, objetivos y metas en materia de control, evaluacin del desempeo y
mejora regulatoria en las Dependencias y Entidades.
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IV. DEFINICIONES
Para efectos de la presente gua se entender por:
I. Ayuntamiento.- El Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
II. Clave de Identificacin.- Referencia numrica que permite llevar un orden consecutivo de cada
Oficio, Memorndum y Circular, identificndolos de manera particular.
III. Circular.- Documento oficial, cuyo objeto es la difusin institucional de disposiciones legales o
administrativas, tales como: procedimientos, instrucciones, comunicados, criterios de operacin, y
todo aquel asunto que permita a las Dependencias y Entidades conducir su administracin bajo un
mismo marco de accin.
IV. Comunicaciones Externas.- Se refieren a los oficios girados a Dependencias y Entidades, as como
a otras instancias de Gobierno Federal, Estatal o Iniciativa Privada.
V. Comunicaciones Internas.- Memorndum girados entre la propia Dependencia o Entidad.
VI. Dependencias.- Aquellas que integran la Administracin Pblica Municipal Centralizada.
VII. Destinatario/a.- Indica a quien va dirigido el Oficio, Memorndum o Circular (Institucin Pblica o
Privada, personas fsicas o morales, servidores/as pblicos/as, etc.).
VIII. Emisor/a.- Denominacin y adscripcin de la unidad administrativa que emite el Oficio, Memorndum
o Circular.
IX. Entidades.- Organismos pblicos descentralizados municipales, las empresas de participacin
municipal mayoritaria y los fideicomisos pblicos, en los que el fideicomitente sea el Municipio.
X. Memorndum.- Documento oficial de carcter interno, cuyo objetivo sea el de comunicar en forma
breve algn asunto relevante que deba tener presente el destinatario/a para su atencin.
XI. Oficio.- Documento que tiene por objeto la comunicacin entre una Unidad Administrativa con otra(s)
similar(es) u otra(s) externa(s). Los asuntos tratados en dicho instrumento sern de carcter oficial
para comunicar, solicitar informacin, atender un trmite especfico, orientar y atender dudas, o para
cualquier asunto relativo a las actividades de la Dependencia o Entidad; en ningn caso tratar
asuntos personales.
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XII. Unidad Administrativa.- Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y dems reas que integran
las Dependencias o Entidades.
XIII. Isotipo.- Representa los principios de unin, fuerza, progreso y transparencia que surge a partir de la
integracin del imagotipo municipal y la Dependencia y/o Entidad.
V. REGLAS GENERALES
En los Oficios, Memorndum y Circulares emitidos por las Dependencias y Entidades, deber fomentarse
el uso del lenguaje incluyente, no discriminatorio o sexista, conforme a las reglas y recomendaciones del
Gobierno Municipal de Puebla, as mismo debern ir fundamentados y motivados.
Los Oficios, Memorndum y Circulares debern imprimirse en hojas membretadas, especialmente
diseadas para las comunicaciones oficiales conforme a los lineamientos del Manual de Identidad como se
muestra a continuacin:
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En caso de envo de Oficios al C. Presidente Municipal, su cargo deber escribirse como se indica en la toma
de protesta, quedando de la siguiente manera Presidente Municipal Constitucional de Puebla.
La tipografa a utilizar en la elaboracin de Oficios, Memorndum y Circulares deber ser Arial Narrow, 12
puntos preferentemente, dependiendo del contenido del documento.
El interlineado deber ser sencillo y adicionalmente entre cada prrafo se dejar un espacio en blanco.
Los mrgenes de la hoja debern ser:
Superior: 3.5 cm.
Inferior: 3.5 cm.
Derecho: 2.5 cm.
Izquierdo: 2.5 cm.
Es imprescindible cuidar la redaccin, puntuacin y ortografa en todos y cada uno de los Oficios,
Memorndum y Circulares.
VI. ELEMENTOS DE LOS OFICIOS, MEMORNDUM Y CIRCULARES
Los Oficios, Memorndum y Circulares debern contener los siguientes elementos: encabezado, cuerpo o
contenido y cierre del documento.
VI.I ENCABEZADO
Presentar el logotipo de la Dependencia o Entidad con las siguientes medidas 1.51 cm. de alto y 4.53 cm.
de ancho.
La Clave de Identificacin del Oficio, Memorndum o Circular deber ir en maysculas, negritas y alineado a
la derecha; estar compuesto por la palabra que indica el tipo de documento (oficio, memorndum o circular)
seguido por la abreviatura de la palabra Nmero (Nm.) y por las inciales de la Dependencia o Entidad
emisora; as como las siglas de la Unidad Administrativa que elabora el mismo en su caso; el nmero
consecutivo de emisin a tres o cuatro posiciones y el ao en que se emite, de acuerdo a los ejemplos
mostrados a continuacin:
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El Memorndum deber llevar debajo de la clave de identificacin, la leyenda Cuatro Veces Heroica Puebla
de Zaragoza en maysculas y minsculas as como la fecha completa de la emisin todo en negritas.
Cuando el documento se integre por varias hojas se deber repetir en la parte superior derecha la clave de
identificacin correspondiente, indicando el nmero consecutivo a partir de la segunda hoja, as como el total
de las mismas, en la hoja anterior se escribir en la parte inferior derecha la palabra Contina seguida de
tres puntos suspensivos.
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El/la destinatario/a se conformara de la siguiente manera:
Oficios
Por su contenido y alcance, debern emitirse por el/la Titular de la Dependencia o Entidad, el/la Director/a u
homlogo, Jefe/a de Departamento u homlogo correspondiente.
El Nombre del/la destinatario/a deber ir con maysculas y negritas, en el siguiente rengln cargo del mismo,
Dependencia o Entidad de adscripcin y posteriormente la palabra "P R E S E N T E" con un espacio entre
cada letra, en maysculas y sin negritas. Si el/la destinatario/a del oficio es externo al Ayuntamiento se
anotar el nombre y cargo, nombre del organismo y el domicilio, en caso de ser necesario.
En caso de que el asunto descrito en el Oficio no sea slo de conocimiento, si no para que sea atendido por
una instancia o persona en particular, se indicar Atn:, y a continuacin el nombre y apellidos de la persona
as como el cargo correspondiente, todo ello en negritas, alineado a la derecha, con maysculas y minsculas.
Memorndum
Por su contenido y alcance, debern emitirse por el/la Titular de la Dependencia o Entidad, el/la Director/a u
homlogo, Jefe/a de Departamento u homlogo correspondiente.
Se conformar con las palabras: PARA: seguida del nombre y cargo del destinatario/a as como la palabra
"P R E S E N T E" con un espacio entre cada letra; y DE: seguida del nombre y cargo del mismo/a, todo
con negritas, maysculas y alineado a la izquierda.
El asunto slo se aplicar a los Memorndum, deber alinearse a la derecha e indicar de manera breve y
precisa la esencia del documento (procurando no exceder dos lneas). En caso de que en el mismo se traten
ms de un asunto, este espacio podr extenderse a un mximo de tres lneas, cuidando que slo ocurra por
excepcin.
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Circulares
Las Circulares por su contenido podrn ser emitidas por el/la Titular de la Dependencia o Entidad de que
se trate o por aquellos servidores pblicos cuyo cargo sea de Direccin; el/la destinatario/a siempre se
mencionar en forma colectiva se escribir en maysculas y con negritas; se indicaran los cargos o instancias
a quienes se dirige el documento en maysculas y sin negritas, as como la palabra "P R E S E N T E" con un
espacio entre cada letra.
Cuando una Circular sea emitida conjuntamente por dos Dependencias o Entidades, se deber mencionar el
nombre de ambas instancias, y la clave ser conformada con las inciales de las mismas, separando cada
Dependencia o Entidad con un guin. El nmero que se asigne ser el consecutivo que lleve la Dependencia o
Entidad que aparezca en primer trmino.
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[Link] CUERPO O CONTENIDO
Despus del encabezado se dejaran dos espacios para comenzar a redactar el primer prrafo del documento
sin sangra; los subsecuentes prrafos debern iniciar con sangra de 1.25 cm.
No deber cortarse ningn prrafo de una hoja a otra.
En caso de que se anexen formatos, instructivos o documentos complementarios, al Oficio,
Memorndum o Circular, se tendr que hacer referencia a los mismos.
El Oficio, Memorndum o Circular que sustituya o complemente la informacin de alguna otra u otro,
debern hacer referencia al folio, la clave y ao de emisin de la que se sustituye o complementa.
En la redaccin de Oficio, Memorndum o Circular se debern tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
La fundamentacin, deber incluir, artculos, fracciones, incisos, apartados o prrafos segn
corresponda.
La motivacin, se deber realizar en base al anlisis de lo que se desea expresar.
No olvide identificar las categoras gramaticales, por ejemplo diferenciar el nombre, el
adjetivo, el verbo y el sustantivo.
Tenga cuidado con los adjetivos terminados en mente. La manera de evitar repeticiones es
decir, por ejemplo: con facilidad en lugar de fcilmente.
Revise el texto y observe con cuidado donde coloc u omiti los signos de puntuacin (ver
esquema 1).
Verifique los acentos ortogrficos (ver esquema 2).
Evite el uso de palabras rebuscadas e incomprensibles.
Evite la repeticin de sonidos.
Escriba de forma clara, sencilla y concisa.
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Evite expresarse en primera persona del singular, procure hablar en tercera persona del
plural.
Procure emplear la construccin positiva.
Evite dirigirse a la multitud, d la sensacin de que el documento se enva a cada una de las
personas que lo leen.
Sea directo, evite emplear circunloquios o rodeos de palabras.
Si el/la emisor/a lo considera pertinente podr anotar una breve despedida, previa al cierre del documento. Se
dejarn dos espacios antes de iniciar el cierre.
[Link] CIERRE
Despus del contenido del Oficio o Circular, se incluir como cierre la palabra "ATENTAMENTE"; sin espacio
entre cada letra, el lema SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIN entre comillas; lugar y fecha de
elaboracin de la siguiente manera: CUATRO VECES HEROICA PUEBLA DE ZARAGOZA, A XXX DE XXX
DE XXXX; as como el eslogan de la Administracin PUEBLA, CIUDAD DE PROGRESO entre comillas;
tres espacios, el nombre y cargo del emisor/a. Todo ello con "negritas" y centrado.
En el caso del Memorndum el cierre deber contener la palabra ATENTAMENTE, con maysculas,
negritas, sin espacios y centrada, as como la firma del emisor/a.
En los Oficios, Memorndum y Circulares en los que el contenido del documento impida incluir el cierre y/o
firma del emisor/a en la misma hoja, se debern reestructurar los espacios del mismo, de tal manera que por
lo menos el ltimo prrafo quede en la siguiente hoja, junto con el cierre, la firma y el sello abarcando una
parte de esta ltima, sin obstruir el da y mes de emisin.
En las Circulares emitidas conjuntamente por dos o ms instancias, el cierre se ubicar en forma centrada;
los nombres, firmas de los/las Titulares que las emiten y el sello abarcando una parte de las mismas sin
obstruir el da y mes de emisin. Los (las) Titulares que las emiten estarn al mismo nivel distribuidos del lado
izquierdo y derecho respectivamente.
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Cuando en los Oficios, Memorndum y Circulares sea necesario enviar copias de conocimiento a las
Dependencias o Entidades del Gobierno Municipal, estas debern ser mediante correo electrnico e indicarse
en el pie del documento las siglas C.c.d.p. (con copia digital para), y a continuacin anotar el nombre y cargo
con negritas, maysculas y minsculas; y el motivo por el que se enva la copia. Lo anterior en letra Arial
Narrow 8.
Tratndose de copias de conocimiento de Oficios para instancias externas al Ayuntamiento, podr utilizarse
en el pie del documento las siglas C.c.p. (con copia para).
En caso de envo de copias de conocimiento al C. Presidente Municipal, su denominacin deber ser la misma
que se seala en la toma de protesta para quedar como sigue: Presidente Municipal Constitucional de
Puebla.- Para su superior conocimiento.- Presente.
Los/as destinatarios/as de las copias de conocimiento se anotarn de acuerdo con el nivel jerrquico.
Se debern anotar las inciales del emisor/a con letras maysculas seguidas de una diagonal e inciales de
quien valida el documento; y en minsculas las de la persona que mecanografi el mismo.
En caso de darle contestacin a algn Documento se deber colocar entre la palabra archivo y las inciales
de quien lo emite, valida y elabora, la palabra Folio con letras maysculas y minsculas y el nmero
correspondiente con el que qued registrado su ingreso.
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ESQUEMA 1. SIGNOS DE PUNTUACIN Y SUS USOS1
Nombre Signo Indicacin
Punto . Para hacer pausa larga
Dos puntos : Para llamar la atencin sobre lo que se sigue
Puntos Para hacer una interrupcin voluntaria
suspensivos
Coma , Para hacer una pausa breve
Punto y coma ; Para hacer una pausa intermedia
Interrogacin ? Para preguntar
Exclamacin o ! Para exclamar
admiracin
Comillas Para cita textual, para remarcar un concepto
Parntesis () Para acotacin o inciso
Corchetes [] Para acotacin o inciso
Raya - Para dilogo o inciso
Guin _ Para dividir palabras en slabas
ESQUEMA 2. DIVISIN DE LAS PALABRAS SEGN EL ACENTO2
Nombre Slaba que se acenta Llevan tilde? Ejemplos
Agudas ltima slaba S (cuando terminan en Pas, mansin, sof
n, s o vocal)
No (cuando terminan Hotel, servir, almorzar
en cualquier otra letra)
Graves o llanas Penltima slaba S (cuando no terminan rbol, csped, difcil
en n, s o vocal)
No (cuando terminan) Examen, paciencia, tesis
en n, s o vocal
Excepciones(cuando
1
Manual del Lenguaje Claro, Secretara de la Funcin Pblica del Gobierno Federal. 2011.
2
Reglas de Ortografa, El poder del Lenguaje. Hayde de Parra. Ediciones Culturales Internacionales. Mxico 2006.
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terminan en
Vocal+consonantes)
bceps, trceps
Esdrjulas Antepenltima slaba Siempre llevan tilde ltima, vehculo, difciles
Sobresdrjulas Slaba anterior a la Siempre llevan tilde Crticamente, explcamelo
antepenltima
15
