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El ABC del proceso de compras

Haz bien lo bsico


Introduccin
Muchas funciones dentro del proceso de compra ahorran a las empresas cantidades nada
desdeables de dinero celebradas a bombo y platillo por un periodo fugaz. Tras la borrachera de
felicidad, el director de compras se pregunta a dnde habr ido ese dinero?
Esto es solo la punta del iceberg que demuestra que, en las organizaciones, no existen unos
cimientos operativos de compras claramente definidos.

Queremos mostrarte en este ebook sobre El ABC del proceso de compras. Haz bien lo bsico, unas
pautas mnimas que te ayudarn a garantizar el xito y buen funcionamiento del proceso de
compras. O al menos a no perder dinero por el camino o a tomar decisiones comerciales
desoyendo la estrategia de negocio.
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Empecemos por el principio
Scale ms partido a tu proceso de compras,
haciendo bien lo bsico
A la hora de mejorar uno siempre se tiene que hacer preguntas. El mnimo denominador comn o el ABC del proceso de compras, lo
Para el tema que nos ocupa te proponemos las siguientes: conforman los siguientes puntos:

A
Acaso el deseo de optimizar el proceso de compra lo ha
convertido en algo innecesariamente complejo? Es posible que la
Mapa de Gastos
disrupcin digital nos est arrastrando a tomar decisiones
precipitadas o, la hemos asumido como parte de nuestro ADN?
Cuando acometemos mejoras en los procesos de compras nos
centramos en rediseos complejos o en hacer bien lo bsico? B Ahorro: equilibrio entre largo y corto plazo

C
El proceso de compras es hoy, para las organizaciones pblicas y
privadas, un elemento facilitador de la estrategia de negocio y el Cadena de adquisicin de valor
mtodo preferido para la reduccin de costes. Con la tecnologa

D
adecuada, es una fuente de oportunidades para simplificar
procesos y abrir una ventana al entendimiento de las operaciones
mediante los datos y la informacin. Hablbamos de hacer bien lo Gestin continua de contratos y proveedores
bsico. La pregunta es: qu es lo bsico en el proceso de

E
compras? Sencillamente el mnimo denominador comn para que
cualquier proceso de adquisiciones no pierda dinero por el camino Modelo operativo claramente definido
o se tomen decisiones comerciales desoyendo la estrategia de
negocio.

El ABC del proceso de compras. Haz bien lo bsico.


3
A
Mapa de gastos
Partiendo de la base de que la mayora de organizaciones carecen de la
informacin suficiente, precisa y actualizada sobre el gasto empresarial, no es
de extraar que muy pocas tengan un mapa de gasto. Teniendo en cuenta que
la informacin sobre el gasto es imprescindible para la gestin de compras y el
buen funcionamiento del negocio, esta realidad resulta inexplicable.

Un mapa de gasto solo puede granjearte beneficios. Hacer un mapa de gasto de la organizacin te dar
Podrs identificar riesgos y oportunidades de ahorro a informacin muy valiosa:
un coste menor, mejorar el valor que recibes de los
proveedores. En otras palabras, un mapa de gastos es Sabrs cul es tu gasto total
la base para la reducir los costes y mejorar el valor que Quin gasta y en qu
recibes de tus proveedores.
Qu unidades de negocio compran los mismos
bienes/servicios

Qu porcentaje de tu gasto es para tus

Un mapa de gastos es la base para


proveedores principales y cul para tus
proveedores secundarios.

reducir los costes y mejorar el valor Cuntas transacciones procesa tu organizacin y

que recibes de tus proveedores.


cul es el coste administrativo asociado

El ABC del proceso de compras. Haz bien lo bsico 4


El paso siguiente es emplear toda esa informacin para realizar una serie de anlisis secundarios,
aunque no por ello menos importantes. Hazte las siguientes preguntas, empleando la informacin
obtenida en tu mapa de gastos:

Anlisis secundarios Preguntas Cmo te ayuda este anlisis


Identificars fugas de gasto, tales como la
Compro los mismos bienes/servicios a unos compra fragmentada a varios proveedores.
Anlisis por categora
cuantos proveedores o a demasiados?

Compro el mismo artculo a proveedores Te permitir profundizar en la compra


distintos, en distintos puntos geogrficos o fragmente sobre las fugas de gasto a
Anlisis por artculo
para otras unidades de negocio, a precios proveedores secundarios/no favoritos.
diferentes.
Identificar problemas tales como descuentos
Estoy aprovechando todos los descuentos o
no realizados por pagos de facturas
ventajas que puedan resultar interesantes para
Anlisis por el mtodo de pago atrasados o intereses no satisfechos por
el procedimiento de pago?
pagos anticipados de facturas.

Qu bienes/servicios estoy comprando a un Podrs crear un perfil detallado de cada


Anlisis por proveedor nico proveedor? proveedor. Te ayudar a tener una
perspectiva nica de tus proveedores.

Cmo te ayuda este anlisis: Identificar las


Estoy cumpliendo con los trminos del fugas a travs del sobregasto o el
Anlisis por contrato
contrato que he negociado? incumplimiento del contrato

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B
Eres el impulsor omnipresente del
ahorro sostenible de la organizacin:
equilibrio entre el ahorro a largo y
corto plazo
A menudo, los programas de reduccin de costes Esto significa que el foco del equipo de compras
obtienen resultados pobres debido a la mala pasa a ser el coste total de propiedad, con acceso
planificacin, gestin y ejecucin. Un programa de a implantar iniciativas de reduccin costes en
reduccin de costes ideal abarca toda la organizacin. todas las unidades de negocio. Ni que decir tiene
Por tanto, el equipo de compras no debera ser el que seran los responsables del registro, anlisis y
nico responsable del ahorro de la organizacin, sino reporte de estos ahorros.
que deber convertirse en impulsor y facilitador de
iniciativas de ahorro a lo largo y ancho de la
organizacin.

Un programa de reduccin de costes


ideal, abarca toda la organizacin.

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ahorros
CORTO PLAZO

Otro de los grandes retos para el equipo de Lo que debe de perseguir un departamento de
adquisiciones es conseguir el equilibrio entre los compras es el equilibrio entre las oportunidades a
ahorros a corto plazo y a largo plazo. corto plazo que proporcionan un xito inmediato con
las oportunidades a largo plazo que se centran en
La responsabilidad caracterstica de un equipo de transformaciones estratgicas.
adquisiciones es producir ahorro. Sin embargo, el
ahorro a corto plazo se persigue ms activamente Si el equipo de adjudicaciones mantiene este
porque es ms fcil de conseguir y a menudo, ms equilibrio, las iniciativas a corto plazo le reportarn
reconocido y celebrado por directores y accionistas. popularidad, mientras que las de largo plazo le
Como resultado, las iniciativas a largo plazo centradas ayudarn a mostrar cambios transformacionales y
en los servicios estratgicos bsicos y mejoras a gran beneficios ms sustanciosos.
escala, son ignoradas.

Otro de los grandes retos para el equipo de


adquisiciones es conseguir el equilibrio entre los
ahorros a corto plazo y a largo plazo.

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DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El perfecto equilibrio para


un programa de ahorro

visin limitada visin de conjunto


ahorros xito inmediato xito tardo o poco valorado
CORTO PLAZO
mayor reconocimiento menor reconocimiento

ms perseguido descuidados en favor del


corto plazo

POPULARIDAD CAMBIOS TRANSFORMACIONALES Y


BENEFICIOS MS SUSTANCIOSOS
C
Cadena de adquisicin de valor
Encuentra maneras alternativas de obtener valor de tus proveedores: No todo
es el precio final. S creativo y haz introspeccin empresarial

En teora conseguir que los proveedores bajen sus Como siempre, en este tipo de introspeccin
costes (y en ocasiones sus propios mrgenes) es empresarial, necesitars hacerte una serie de
siempre positivo, pero no es necesariamente la mejor preguntas. Son estas:
manera de acometer una estrategia de adjudicaciones
a largo plazo. Un problema muy comn es que los jefes Realmente lo necesitas, o simplemente lo quieres?
de compras se obsesionan por la cuenta total, lo que
reduce la probabilidad de encontrar otras alternativas Existe un tipo de proveedor ideal al que comprar
para obtener valor de los proveedores a largo plazo. este artculo (como comprar a travs de un mayorista
en lugar de un distribuidor)?
En lugar de centrarse en el precio como nica meta, a
Le has preguntado a tus proveedores qu podra
menudo las oportunidades de ahorro consisten en
ahorrarles dinero (y por tanto, a ti tambin)?
alternativas ms creativas o simplemente en hacer un
anlisis interno de lo que la compaa quiere vs lo que Existe alguna forma de reducir o eliminar la
la compaa necesita. necesidad de este artculo?

Existe alguna manera diferente de entregar el


artculo, que reduzca los costes? (consolidacin de
A menudo las oportunidades de rdenes/paquete, packaging diferente)

ahorro consisten en alternativas


ms creativas que la del precio.

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D
Gestin continuada
de contratos y proveedores
Asegura el valor mediante marcos operativos de gestin de contratacin y
gestin de proveedores

Con demasiada frecuencia, las luchas de las Lo cierto es que aumentar los niveles de colaboracin
organizaciones con los proveedores se centran en los con los proveedores y reestructurar las relaciones
problemas de las transacciones a corto plazo. Esto existentes con aquellos de mayor nivel, crea valor. La
provoca que se descuiden los patrones a largo plazo, correcta gestin de proveedores conduce a una
las metas y las mejoras. comunicacin efectiva y a la alineacin de objetivos
estratgicos.

Como resultado, obtenemos la base para continuas


mejoras de eficiencia, tales como reducciones de
costes, mitigacin de riesgos o tiempos mejorados de
entrada en el mercado, as como un mejor potencial
para la innovacin disruptiva.
Aumentar los niveles de
colaboracin con los proveedores,
crea valor.

El ABC del proceso de compras. Haz bien lo bsico 10


Los proveedores no slo estn para comprar / vender. Cada vez ms, los proveedores buscan una relacin a
Los proveedores estn ah para ayudar a las largo plazo y una colaboracin en la que ambas partes
organizaciones a crear metas y a materializar sus ganen (win-win partnerships), por lo que puedes
estrategias a largo plazo. Pero esto no ocurre por emplear a tu favor su expertise y visin de la industria.
ciencia infusa. Es necesario actuar. Comuncate con
ellos y ofrceles la informacin necesaria para su Es importante gestionar a los proveedores en el
integracin en el proceso de planificacin de la tiempo para asegurar que los contratos y las
demanda a largo plazo. expectativas se cumplen. De esta forma las
organizaciones obtendrn de ellos, todo el valor
Es esta comunicacin fluida y de intercambio de posible.
informacin lo que te aportar valor adicional.
Pueden, por ejemplo, aportarte informacin valiosa
sobre el mercado (tendencias, novedades, nuevos
riesgos) y ayudarte a planificar en consecuencia.

Los proveedores estn ah para ayudarte a crear


metas y a materializar tus estrategias a largo plazo.

El ABC del proceso de compras. Haz bien lo bsico 11


E
Modelo operativo de adquisicin,
claramente definido
Ten un modelo operativo que conecte la capacidad comercial con la tcnica
para alcanzar resultados ptimos

Como casi siempre, entender quin hace qu y por Construir un equipo profesional y experimentado
qu en el proceso de adjudicaciones puede resultar ayudar a que todo funcione de manera ptima. Si
clave para obtener xito a largo plazo. ests atascado con un equipo inexperto, averigua
dnde estn sus carencias e intenta solventarlas.
Un departamento de compras que conoce cules son
sus responsabilidades, su misin y qu debe hacer en
tiempos de crisis, funcionar mucho mejor que un
departamento fragmentado que requiere de
directrices continuas.

Entender quin hace qu y por qu en el proceso


de adjudicaciones puede resultar clave para
obtener xito a largo plazo.

El ABC del proceso de compras. Haz bien lo bsico 12


Una forma de asegurarse de que se ha cubierto lo ms bsico al crear la estructura del equipo de
compras, es pensar en los siguientes temas y comprobar que todos los frentes estn cubiertos:

Temas Punto a definir

Estrategia Establecer la visin, objetivos y cuadros de rendimiento para el equipo.

Definir quin tiene la supervisin ejecutiva y ayudar al equipo a entender cmo interacta la
Responsabilidad y control funcin de contratacin con el resto de la organizacin. Explicar cmo se medirn y se
monitorizar el cumplimiento de los estndares fijados y el riesgo

Definir las relaciones de reporte, roles y responsabilidades. Conocer quin tiene qu


Organizacin y
habilidades tcnicas y comerciales, e identificar las carencias clave del equipo.
habilidades

Cadena de adquisicin de
Definir los procesos operativos existentes de la funcin de adjudicaciones.
valor

Datos, gestin de la
informacin y Definir qu informacin se requiere para mejorar la gestin de gastos y qu informacin se
presentacin de informes requerir a qu persona.

El ABC del proceso de compras. Haz bien lo bsico 13


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bsico

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consultar nuestras fuentes:
- Deloitte. Supplier Relationship Management (SRM)
Redefining the value of strategic supplier collaboration.
https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/de/Documents/operations/
Supplier_Relationship_Management_2015.pdf
- Enrst & Young. Five things: Getting the basics right in procurement.
http://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/Five_things_-
_Getting_the_basics_right_in_procurement/$FILE/Five_things_you_should_ex
pect_from_procurement.pdf

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