PROCESO ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN CDIGO ASPD01

PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y VERSIN 4

REGISTROS

ELABOR: REVIS: APROB:

Profesional Oficina Asesora de Planeacin. Jefe Oficina Asesora de Planeacin Jefe Oficina Asesora de Planeacin
FECHA: FECHA: FECHA:
08/07/ 2014 14/07/2014 22/07/2014
Disear, controlar y mantener los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestin, mediante el anlisis, revisin,
OBJETIVO aprobacin y socializacin de los mismos, con el fin de unificar en materia documental la gestin de la Superintendencia
Nacional de Salud.
Inicia con la identificacin y recepcin de requerimientos de necesidad de diseo, mejoramiento, implementacin y anulacin
ALCANCE de documentos. Contina con el anlisis de informacin, elaboracin, ajuste, anulacin y codificacin del documento. Finaliza
con la socializacin del documento, as como la evaluacin de la eficiencia y eficacia de los documentos adoptados.
MBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestin.
APLICACIN

DEFINICIONES
Adecuacin. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Acuerdo de Nivel de Servicio: Es el pacto establecido entre un usuario y proveedor de los procesos en materia de calidad y oportunidad de las
entradas y salidas, que se establecen para el cumplimiento del objetivo del proceso.
Control de cambios: Es la accin de controlar los cambios que tiene un documento a travs del tiempo y se evidencia en el nmero de la
versin que se establece desde la elaboracin inicial del documento. Su control se realizar va registro en el mismo documento y en el Listado
Maestro de Documentos
Diagrama de Flujo: Representacin grfica de un procedimiento, presenta diferentes estructuras y propsitos.
Documento: Informacin y su medio de soporte.
Documentos Externos: Documentos pertenecientes al Sistema Integrado de Gestin generados por entidades pblicas diferentes a la
Superintendencia Nacional de Salud, los cuales afectan las actividades internas de la Entidad.
Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Formato: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea. Una vez diligenciados se denominan Registros.
Formato Libre: Documento creado cuando la actividad desarrollada no permite definir con certeza una estructura estandarizada de contenido
para evidenciar su cumplimiento. Se sugiere que como mnimo posea: Descripcin de la actividad, participantes y fecha, segn aplique.
Gestin Documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
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REGISTROS

DEFINICIONES
Gua: Documento asociado a los procesos y procedimientos, que especifica en mayor detalle actividades o tareas, presentando alternativas de
realizacin.
Instructivo: Documento que orienta el diligenciamiento de un formato o herramienta informtica, su desarrollo depender de la complejidad de
los mismos, el tipo de toma de decisiones o incidencia en la operacin de la Entidad. Es preciso aclarar que no todos los formatos o
herramientas informticas requieren instructivo.
Listado Maestro de Documentos: Relacin de documentos internos y externos del Sistema Integrado de Gestin de la Superintendencia
Nacional de Salud, en el que se destacarn aquellos que presentan resultados obtenidos en la gestin o proporcionan evidencia de las
actividades desempeadas.
Macroproceso: Forma de identificar los negocios de la Superintendencia Nacional de Salud, se encuentra constituido por procesos
Manual: Corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones establecidas para la operacin del Sistema Integrado de
Gestin de la Entidad.
Manual de Procesos y Procedimientos. Normativa de control y gua de uso individual y colectivo, que contiene y regula la forma de llevar a
cabo los procesos y procedimientos de la Entidad.
Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestin: Documento de gestin que relaciona todos los elementos y requisitos del Sistema
Integrado de Gestin.
Manual de la Calidad. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de la Superintendencia Nacional de Salud, y
est incluido en el Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestin.
Mapa de procesos: Representacin grfica de la operacin de la Entidad.
Modelo de Operacin por Procesos: Elemento de Control que permite conformar el estndar organizacional que soporta la operacin de la
Entidad, armonizando la Misin y Visin Institucional con un enfoque sistmico, orientndola hacia una Organizacin por Procesos, los cuales en
su interaccin, interdependencia y relacin causa - efecto garantizan una ejecucin eficiente y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
Poltica de Operacin: Elemento de Control, que establece las guas de accin para la implementacin de las
estrategias de ejecucin de la Entidad; define los lmites y parmetros necesarios para ejecutar los procesos y
los procedimientos.
Procedimientos: Conjunto de especificaciones, relaciones, responsabilidades, controles y ordenamiento de las actividades y tareas requeridas
para cumplir con el proceso.
Proceso: Conjunto de entradas tangibles o intangibles, suministradas por un proveedor, a estas entradas se les asigna recursos y se aplican
controles, obteniendo salidas tangibles o intangibles, destinadas a un usuario, generando un impacto en los mismos. Se clasifican en
estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas, puede ser en medio fsico o
magntico.
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REGISTROS

DEFINICIONES
Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para
alcanzar unos objetivos establecidos.
Validacin: Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin
especfica prevista.
Verificacin: Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, para sealar que se han cumplido los requisitos especificados.

REQUISITO LEGAL
Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno en las entidades y organismos del
estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 872 del 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestin de
la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras
entidades prestadoras de servicios."
Decreto 943 de 2014 Por el cual se actualiza el Modelo
Estndar de Control Interno-MECI
Decreto 4485 del 2009 Por medio de la cual se adopta la
actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica
Decreto 2482 del 2012 "Por el cual se establecen los
lineamientos generales para la integracin de la planeacin y la
NORMAS
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Se deben definir polticas como guas de accin y procedimientos para la
ejecucin de los procesos.
El Sistema de Gestin de la Calidad adoptar un enfoque basado en los
procesos que se surten al interior de la entidad y en las expectativas de los
usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el
ordenamiento jurdico vigente.
Los procesos se deben estructurar con la participacin de los servidores de la
Entidad, identificando riesgos y controles.
Se debe establecer la documentacin necesaria para el funcionamiento del
Sistema de Gestin de Calidad, la cual incluye la definicin de la poltica y
objetivos de calidad, manuales de procedimientos y de calidad necesarios
para la eficaz planificacin, operacin y control de procesos, y los requisitos
de informacin que maneje la Entidad.
Se debe tener en la Fase I, un modelo de operacin por procesos, polticas
de operacin y un manual de procedimientos.
Se debe identificar los procedimientos que permiten la prestacin de los
servicios de la Entidad.
Adems, se debe contar con un procedimiento de control de documentos y un
procedimiento de control de registros.
El diseo y elaboracin de los procesos y procedimientos se deben orientar al
fortalecimiento institucional, para lo cual se debe tener un enfoque de

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gestin. racionalizacin, simplificacin y automatizacin.

POLTICAS DE OPERACIN
1- Ninguna dependencia de la Entidad podr crear, modificar, anular documentos relacionados con el Sistema Integrado de Gestin, sin la
supervisin, evaluacin, codificacin y control de documentos por parte de la Oficina Asesora de Planeacin.

2- El requerimiento para la creacin, modificacin, anulacin de documentos, deber hacerse de manera formal a travs de memorando (cdigo
ASFL01) remitido por el lder del proceso y dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin.

3- Para la anulacin y creacin de documentos nuevos, se debern cumplir los siguientes lineamientos junto con la poltica 12 del presente
procedimiento:
Proceso: Deber ser adoptado y/o anulado mediante resolucin y aprobado mediante memorando.
Procedimiento: Deber ser aprobado mediante memorando, adjuntando el procedimiento, la caracterizacin del proceso ajustada y el
diligenciamiento del campo de control de cambios de los documentos.
Manuales, Guas e instructivos: Deber ser aprobado mediante memorando adjuntando procedimiento donde relacione ajuste de las
actividades que describa el qu, cmo y quin utiliza los documentos y el diligenciamiento del campo de control de cambios de los
documentos.
Formatos: Debern ser aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guas, donde relacione el ajuste de
las actividades que describa el qu, cmo y quin utiliza el formato.
Polticas de Primer y Segundo nivel: Debern ser adoptados y/o anulados mediante resolucin y aprobado mediante memorando.
Polticas de Tercer Nivel: Debern ser aprobados mediante memorando adjuntando el documento.
En el control de cambios de los documentos se deber llevar relacionado el NURC de solicitud. El diligenciamiento de la fecha del cambio
ser diligenciado por la fecha del NURC de respuesta de la Oficina Asesora de Planeacin.

4- La responsabilidad de revisar y aprobar tcnicamente los documentos estar a cargo del lder del proceso (Superintendentes Delegados,
Secretario General, Jefes de Oficina Asesora, Jefes de Oficina).

5- La responsabilidad de revisar y aprobar metodolgicamente los documentos estar a cargo de la Oficina Asesora de Planeacin.

6- Ningn servidor pblico de la Superintendencia Nacional de Salud podr guardar versiones de formatos en su computador. Cada vez que
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POLTICAS DE OPERACIN
requiera uno, deber ser descargado directamente de la intranet, pgina web o el aplicativo que se disponga para tal fin, de acuerdo con las
orientaciones de la Oficina Asesora de Planeacin.

7- Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores
pblicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una
copia fsica o electrnica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeacin,
mediante correo electrnico o memorando, cdigo ASFL01.

8- Los documentos obsoletos que se necesiten conservar, sern identificados con el texto Documento Obsoleto.

9- La administracin y el control del estndar de los documentos ser responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeacin, en cuanto a la
evaluacin y el seguimiento ser responsabilidad de la Oficina de Control Interno.

10- Los documentos del Sistema Integrado de Gestin se identificarn de acuerdo con lo establecido en la poltica de operacin 13.2 del
presente procedimiento.

11- La estructura documental del Sistema Integrado de Gestin, estar jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente
pirmide documental del Sistema Integrado de Gestin:

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REGISTROS

POLTICAS DE OPERACIN

12- En la estructura documental relacionada se debe tener en cuenta las siguientes orientaciones:
Nivel 1 - Normatividad legal: Corresponde a los documentos que contienen disposiciones generadas desde el punto de vista legal por la
Superintendencia Nacional de Salud y que corresponde a Resoluciones, Circulares Externas y dems documentos que representen
actuaciones administrativas propias de la Entidad o que oficialicen las directivas y lineamientos del Sistema Integrado de Gestin.
Nivel 2 - Polticas: Corresponde a los documentos que establecen directrices que permite la toma de decisiones y la obtencin de
objetivos, dentro de este nivel se encuentra las polticas del Sistema Integrado de Gestin.
Nivel 2 - Objetivos: Corresponde a los documentos que permiten el logro de las polticas, dentro de este nivel se encuentran los
Objetivos del Sistema Integrado de Gestin.
Nivel 2 - Planes: Conjunto de documentos que establecen pautas de accin a nivel institucional, especificando entre otros aspectos, las
actividades, cronogramas, indicadores, responsables y recursos, que debern estar relacionados en los procedimientos.
Nivel 3 - Procesos: Conjunto de documentos asociados a la operacin de la Entidad de manera general.
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POLTICAS DE OPERACIN
Nivel 3 - Caracterizacin: Documento que relaciona informacin tcnica de manera general de un proceso, procedimiento, usuario o
producto.
Nivel 3 - Procedimientos: Conjunto de documentos asociados a la operacin de la Entidad de manera especfica.
Nivel 3 - Manuales: Corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones establecidas para la operacin del Sistema
Integrado de Gestin de la Entidad, se encuentra dentro de este nivel el Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestin y el
Manual de Funciones, es necesario entender que la funcin de este tipo de documentos es la recopilacin de procesos, procedimientos,
instrucciones, formatos y lineamientos.
Nivel 3 - Guas: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen como propsito, orientar,
profundizar, especificar o aclarar una actividad establecida dentro del procedimiento.
Nivel 3 - Instructivos: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen como propsito, orientar el
diligenciamiento de un formato, aplicativo informtico, la complejidad de los mismos es el que establecer la necesidad del instructivo, es
decir que no necesariamente todo formato o aplicativo deber tener uno.
Nivel 4 - Formatos: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea, stos debern siempre estar
relacionados en los procedimientos.
Nivel 4 - Registros: Evidencia objetiva de un resultado obtenido de una actividad ejecutada, puede ser en medio fsico o magntico y se
puede desprender del diligenciamiento y trmite de un formato, herramienta informtica, correo electrnico o comunicado.
Nivel 4 -Documentos soporte: Conjunto de documentos que facilitan la operacin de la Entidad, se encuentran dentro de stos los
documentos de origen externo y de trabajo.

13- Para la elaboracin de documentos se deber tener en cuenta las siguientes polticas de operacin:

13.1- Encabezado y pie de pgina: Todo documento relacionado en la pirmide documental del Sistema Integrado de Gestin y que su origen
corresponda a la operacin interna de la Entidad tendr un encabezado con las siguientes caractersticas:

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POLTICAS DE OPERACIN

Se utilizan 5 columnas destinadas de la siguiente manera:

Primera columna: Logo de la Superintendencia Nacional de Salud.

Segunda columna: Proceso y tipo documental de acuerdo a la pirmide documental del Sistema Integrado de Gestin (ver poltica de
operacin 13.2).
Tercera columna: Nombre del proceso y nombre del documento, sobre este ltimo se establecer la codificacin.
Cuarta y quinta columna: Cdigo del documento (ver poltica de operacin 13.2) y versin (ver poltica de operacin 13.3).

El tipo de letra utilizado en el encabezado ser Arial 11 y en maysculas fijas.

13.2- Codificacin: Corresponde a la identificacin alfanumrica del documento, la cual facilitar su ubicacin dentro de la estructura documental
del Sistema Integrado de Gestin, y estar dentro del encabezado del documento y se relacionar en el formato denominado Listado
Maestro de Documentos, identificado con el cdigo ASFT01.

El cdigo estar conformado por seis caracteres, de acuerdo con la siguiente estructura:

XXYY##

Los dos primeros caracteres son de tipo alfabtico XX y corresponde a las iniciales del proceso, las cuales sern suministradas por el
profesional que administra el Listado Maestro de Documentos.

Los dos siguientes caracteres de tipo alfabtico YY, corresponde a las iniciales del tipo de documento, para lo cual se deber tener en
cuenta la siguiente estructura:
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REGISTROS

POLTICAS DE OPERACIN

PR Proceso
PD Procedimiento
MN Manual
PO Poltica
CR Caracterizaciones
GU Gua
IN Instructivo
PL Planes
FT Formatos
FL Formato libre
DE Documento de origen externo
DS Documento soporte

En caso de que el documento no se acomode a la clasificacin presentada, se analizar las iniciales y se establecer una modalidad
adicional, esta operacin solamente ser realizada por el administrador.

La numeracin corresponder a un consecutivo, el cual estar conformado por dos dgitos que se ubicarn despus de las iniciales del
tipo de documento. Cabe sealar que cada proceso tendr su propio conjunto de consecutivos, iniciando con el nmero 01 y finalizando
con el 99.

Un ejemplo de cdigo de un documento es ASPD01, en donde AS corresponde al proceso de Administracin del Sistema Integrado de
Gestin, PD se refiere al tipo de documento que para este caso es un procedimiento y 01 corresponde al nmero consecutivo.

La Oficina Asesora de Planeacin ser la encargada de asignar y controlar los cdigos respectivos.

13.3- Versin: Corresponde a un nmero consecutivo que permite controlar los documentos vigentes. Cada vez que se realice un cambio, se
deber actualizar la versin. En el entendido que la Entidad presenta una nueva realidad institucional a partir del Decreto 2462 de 2013,
todos los documentos iniciaran en versin 01.
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POLTICAS DE OPERACIN

13.4- Responsabilidades: Dentro del nivel 3 de documentacin, se encuentran los manuales, los procedimientos, las guas y los instructivos, solo
en estos aparecer un campo adicional, en donde se establecern los cargos que participaron en la elaboracin de los documentos
mencionados, en los espacios relacionados deber escribirse el cargo de manera general acompaado de la dependencia, ejemplo:
Elabor: Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeacin, la Revisin corresponder al Jefe de la Oficina Asesora de
Planeacin, adicional podr ser incluido en esta campo, el cargo que revis por parte del rea que solicit la elaboracin del documento, la
Aprobacin corresponder al responsable del proceso que solicita el documento, adems se deber colocar el da, mes y ao de la
respectiva elaboracin, revisin y aprobacin, de acuerdo con la siguiente estructura:

DD/MM/AAAA

13.5- Pie de pgina: La nica informacin que se presenta en este espacio es la numeracin de hoja, la cual se realizar de manera automtica
con la siguiente estructura: Pg. n de n

13.6-Orientacin: Los documentos podrn ser estructurados de manera vertical u horizontal, esto depender de la concentracin de la
informacin. Cuando en la estructura del mismo se presente un bajo volumen de cuadros con informacin paralela, el documento deber
ser desarrollado de manera vertical, de lo contrario se sugiere ser desarrollado de manera horizontal, como es el caso del procedimiento.

13.7-Control de Cambios: Los documentos a los que se les diligenciar el campo de control de cambios, son: manuales, guas, procedimientos y
caracterizaciones, ste campo se incluir en la parte final del documento. Su estructura es la siguiente:

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REGISTROS

POLTICAS DE OPERACIN

13.8- Registro: Los registros tendrn la misma codificacin de los documentos que le dan origen y el control de los mismos debern seguir los
lineamientos establecidos por las tablas de retencin documental y la gua organizacin de archivos de gestin, cdigo GDGU01.

13.9- Formato Libre: Documento creado cuando la actividad desarrollada no permite definir con certeza una estructura estandarizada de
contenido para evidenciar su cumplimiento, se sugiere que como mnimo posea: Descripcin de la actividad, participantes y fecha, esto se
aplicara en especial para los documentos magnticos, es decir los de origen electrnico, como es el caso de los correos electrnicos, sin
embargo estos sern codificados y controlados.

13.10-Diagrama de Flujo: Este tipo de documento ser optativo cuando se presente una solicitud de manera formal.

13.11- Estructura de los documentos: Los documentos en lo posible presentarn una estructura uniforme, salvo aquellos que por alguna
orientacin especial o reglamentacin especfica establezca una. De acuerdo con la estructura documental, se plantea la siguiente poltica
de operacin de estructura:

Manuales: Llevarn la siguiente estructura

o Objetivo: Se relaciona el propsito para el diseo e implementacin del manual.

o Alcance: Es el campo de aplicacin del manual.
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REGISTROS

POLTICAS DE OPERACIN
o Definiciones: Corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos especficos que estn enunciados en la descripcin
del manual, cuya interpretacin pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta. Las definiciones estarn organizadas en
orden alfabtico. Igualmente, aplica el significado de las siglas o abreviaturas.
o Descripcin del manual: Se presenta el contenido desagregado del manual, de acuerdo a lo planteado en el objetivo y en el
alcance.
o Matriz de control de cambios: Se tendr en cuenta lo dispuesto en la poltica de operacin 13.7.

Procesos: La informacin correspondiente a los procesos, se presentar en el documento denominado Caracterizacin de

Procesos, el cual se identificar con las dos letras iniciales CR.

Procedimientos: Este tipo de documento presentar la estructura establecida en el procedimiento de Elaboracin y Control de
Documentos y Registros identificado con el cdigo ASPD01, destacando que las primeras cuatro letras son generales para todos
los procedimientos dentro de cada proceso, seguido del nmero de consecutivo para cada procedimiento.

Guas: Llevarn la siguiente estructura:

oObjetivo: Se relaciona el propsito para el diseo e implementacin de la gua.

o Alcance: Es el campo de aplicacin de la gua.
o Definiciones: Corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos especficos que estn enunciados en la descripcin
de la gua, cuya interpretacin pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta; organizado en orden alfabtico. Igualmente
aplica el significado de las siglas o abreviaturas.
o Descripcin de la gua: Se presenta el contenido desagregado de la gua, de acuerdo a lo planteado en el objetivo y en el
alcance.
o Matriz de control de cambios: Se tendr en cuenta lo dispuesto en la poltica de operacin 13.7.

Instructivos: Corresponde a un documento en donde se presenta el nombre del campo del formato o del aplicativo y al frente en
prosa se describe su diligenciamiento. Este documento es optativo y estar integrado al formato, cuando se requiera.

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REGISTROS

POLTICAS DE OPERACIN
Planes: Documento que presenta una estructura especfica dependiendo de la temtica analizada, algunos responden a
lineamientos de tipo legal en su estructura, en este sentido se considera un formato libre.

Polticas: Documento que presenta una estructura especfica dependiendo la temtica analizada (ver procedimiento FPPD01
Formulacin y Elaboracin de Polticas institucionales).

Caracterizacin: Documento que describe las caractersticas generales del proceso, esto es,
los rasgos diferenciadores del mismo.

Formato: Cada formato presenta una estructura especfica, se debe buscar la simplicidad y la unificacin de informacin. Su
diseo o ajuste debe responder a la pregunta de Cul es el tipo de decisin que se va a tomar con el formato?, de otra parte, las
hojas electrnicas que consolidan, controlan y generan informes puede ser consideradas un formato.

Nota: Los formatos que corresponden a documentos de trabajo no se codificaran.

14- Se entendern que los procesos son formales en la Entidad cuando han sido adoptados mediante resolucin y se encuentran relacionados
con un memorando de aprobacin Cdigo ASFL01 y registrados en el Listado Maestro de Documentos Cdigo ASFT01.

15- El Mapa de Procesos identificado con el cdigo ASDS01, ser el documento soporte para establecer la secuencia e interaccin de procesos,
insumo bsico para la definicin de los Acuerdos de Nivel de Servicios, consolidados en el Manual que lleva el mismo nombre, el cual se
identifica con el cdigo PMMN01.

16- Los documentos de origen externo, si bien tendrn codificacin, se entender como no controlados, en el entendido que depende de
instancias externas su aprobacin.

17-Ningn documento de la Pirmide Documental, salvo los formatos podrn ser impresos, en aquellos casos que por necesidades del servicio
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REGISTROS

POLTICAS DE OPERACIN
se requiera la impresin, estos debern ser solicitados a la Oficina Asesora de Planeacin, el cual, en la impresin del pie de pgina al lado de la
numeracin, deber incluir el texto COPIA CONTROLADA, de modo tal que de manera integral este se ver de la siguiente manera:

COPIA CONTROLADA Pg. n de n

En caso de encontrarse un documento impreso diferente a los formatos, y que no tenga el texto COPIA CONTROLADA, se entender como
COPIA NO CONTROLADA

18- Los procedimientos tendrn relacionados las disposiciones legales, que se encontrarn en el apartado de normas, explicado a travs de
requisitos legales y directrices legales. En el formato Matriz de Obligaciones de Cumplimiento cdigo ASFT20 del Sistema Integrado de Gestin,
se consignar la compilacin de normas relacionadas en todos los procedimientos de la Entidad, y quienes son responsables de realizar esta
actualizacin sern los lderes de cada proceso de la entidad.

19 Para el desarrollo de las guas, se tomar como referente el formato identificado con el cdigo ASFL03.

20 Los registros de las reuniones se realizarn en el formato Lista de Asistencia cdigo ASFT04 y/o Formato Acta Cdigo ASFT06.

21 Para el desarrollo de las Actas, deber aplicarse lo establecido en la parametrizacin del mdulo de Actas, del aplicativo denominado
Sistema Integrado de Planeacin y Gestin, que la entidad tiene destinado para tal fin.

22 Las Bases de Datos ASFT01, ASFT03, ASFT12 y ASFT17, al momento de ser diligenciadas tendrn en la parte inferior izquierda el detalle
de la fecha correspondiente al ltimo registro de informacin. As mismo aplicar para las dems que sea necesario.

23 La conservacin y centralizacin de los documentos obsoletos del Sistema Integrado de Gestin estar a cargo del responsable del archivo
de la Oficina Asesora de Planeacin y deber seguir los lineamientos establecidos por las tablas de retencin documental y la gua organizacin
de archivos de gestin, cdigo GDGU01.

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REGISTROS

POLTICAS DE OPERACIN
24 El control de registros derivados de los documentos del Sistema Integrado de Gestin se realiza de acuerdo a los instrumentos,
lineamientos y metodologas del Subsistemas de Gestin Documental, de conformidad con las disposiciones normativas del Archivo General de
la Nacin, y en observancia de las normas tcnicas complementarias que aseguren la conservacin y preservacin de la memoria institucional
en el tiempo. Lo anterior con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad oportuna de la informacin en
atencin de las necesidades de los usuarios interno y externos de la Entidad.
13-

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 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIN REA REA
CARGO REGISTRO
QU? CMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
1 Identificar la Un documento puede presentar diferentes fuentes
PROCESO CDIGO ASPD01
necesidad de para su creacin, ajuste o anulacin. Algunas de ellas
diseo, ajuste y/o corresponden a:
ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y
anulacin del
PROCEDIMIENTO REGISTROS VERSIN 4
documento. a. Necesidad de las dependencias de la Entidad.
b. Iniciativa de la Oficina Asesora de Planeacin.
c. Planes de mejoramiento del Sistema
Integrado de Gestin.
Todas las Oficina
En todos los casos, antes de requerir los ajustes dependencias Correo
Profesional Asesora de
documentales, se debe solicitar el acompaamiento de la Entidad Electrnico
Planeacin
del gestor de la dependencia lder del proceso y a un
funcionario de la Oficina Asesora de Planeacin.

Nota: Para que las dependencias puedan solicitar el

acompaamiento de un funcionario de la Oficina
Asesora de Planeacin, se deber enviar un correo
electrnico al coordinador del Grupo Sistema
Integrado de Planeacin y Gestin o quien haga sus
veces, para su respectiva asignacin.
Previo envo de la solicitud de creacin, modificacin
y/o anulacin de documentos, el profesional asignado
de la Oficina Asesora de Planeacin validar que se
cumplan estos ajustes con las polticas de operacin
estipuladas en este procedimiento.

Resultado del anlisis se generarn observaciones

por parte del funcionario de la Oficina Asesora de
Planeacin lo que podr generar:
Analizar la
necesidad del a. La no conveniencia de su desarrollo, de ser Oficina Todas las
Correo
2 diseo, ajuste y/o as se justificar con un concepto tcnico Asesora de Profesional dependencias
Electrnico
anulacin del explicando las razones de no ser viable. Planeacin de la Entidad
documento. b. La viabilidad de ser aprobado el documento
metodolgicamente, de ser as se podran
solicitar, o no, ajustes al documento.

Nota: En esta fase el funcionario asignado de la

Oficina Asesora de Planeacin, enviar el resultado
del anlisis mediante correo electrnico al gestor de
la dependencia solicitante, con copia al Coordinador Pg. 16 de 19
del Grupo Sistema Integrado de Planeacin y Gestin
o quien haga sus veces
Cuando el documento tenga viabilidad, se deben
Identificar las identificar en conjunto con el gestor y el funcionario
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REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
Por medio de correo electrnico
se generarn observaciones por
Cada vez que se Profesional Oficina
Analizar la necesidad del diseo, parte del funcionario asignado de Correo
2 requiera disear, ajustar Asesora de
ajuste y/o anulacin del documento. la Oficina Asesora de Planeacin electrnico
o anular un documento. Planeacin
al gestor de la dependencia
solicitante.
Por medio de memorando cdigo
ASFL01, se verifican los
documentos enviados versus las
solicitudes de diseo, ajuste o
anulacin. Adicionalmente el Cada vez que se Profesional Oficina
Generar memorando de solicitud y
5 funcionario de la Oficina Asesora requiera disear, ajustar Asesora de
de respuesta
de Planeacin validar en los o anular un documento. Planeacin
mismos documentos el
cumplimiento metodolgico con
lo estipulado en este
procedimiento
Una vez la Oficina Asesora de
Planeacin ha aprobado los
Cada vez que se ha
ajustes documentales, la
aprobado el diseo, Gestores de las Documentos
6 Adoptar el documento. dependencia lder del proceso
ajuste o anulacin de un dependencias publicados
ser la encargada de validar que
documento.
los documentos estn
debidamente publicados.
ANLISIS DE TIEMPO
La Oficina Asesora de Planeacin dar respuesta al memorando de solicitud de diseo, ajuste y/o anulacin del documento a ms tardar, a los 5
das hbiles siguientes a la recepcin de la solicitud.

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 PROCESO ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN CDIGO ASPD01

PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y VERSIN 4

REGISTROS

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Listado Maestro de Documentos.
Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. DAFP.
Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin. Presidencia de la Republica-Secretaria de Transparencia.
DAFP, DNP, Mintic, AGN. Diciembre 2012.
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009.
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE RESPONSABLE DE LA FECHA DEL
DETALLES DE LOS CAMBIOS
CAMBIARON EN EL SOLICITUD DEL CAMBIO VERSIN
EFECTUADOS
DOCUMENTO CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante el artculo 5 de la Resolucin 1622
de 2014 se adoptan los procedimientos del
Adopcin del documento Proceso Administracin del Sistema Integrado Jefe Oficina Asesora de
21/08/2014 1
de Gestin, aprobados mediante Acta No. 001 Planeacin.
de 2014.
Mediante Resolucin 4086 de 2014 se derogo
Adopcin del documento la resolucin 1622 de 2014 y se adopt el Jefe Oficina Asesora de
19/12/2014 1
Manual de Procesos y Procedimientos. Planeacin.
Ajustes de las Polticas de Operacin,
Modificacin de documento. descripcin del procedimiento, aprobados Jefe Oficina Asesora de
24/08/2015 2
mediante Acta No. 1093 de 2015. Planeacin.
Ajustes a las Polticas de Operacin,
Modificacin de documento. aprobados mediante NURC: 3-2015-023655 Jefe Oficina Asesora de
27/11/2015 3
de 2015. Planeacin.
Modificacin de documento Se ajusta el alcance, polticas de operacin, Jefe Oficina Asesora de 14/10/2016 4
actividades, puntos de control, anlisis de Planeacin
tiempo y se elimina el formato control de
cambios cdigo ASFT13 solicitados ante
requerimiento NURC: 3-2016-019029

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PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y VERSIN 4

REGISTROS

Se aprueba ajuste del documento mediante

NURC: 3-2016-019693

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