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LICEO DE CERVANTES

PP. AGUSTINOS
BOGOT
REA DE HUMANIDADES
ASIGNATURA: LENGUA CASTELLANA

Grado: Once Gua para la Organizacin de un Simposio o Congreso

LISTA CRONOLGICA DE ACTIVIDADES

Antes del Evento:

1. Proyecto/Precisar Fecha/Fijar los temas/Elegir conferencistas


2. Distribuir funciones en diferentes comits (operativo, administrativo, creativo, evaluacin)
3. Recabar un archivo o base de datos con informacin de los integrantes de cada comit (nombre,
direccin, telfono, carrera o profesin, celular y correo electrnico)
4. Llevar control de los documentos importantes, actas de comits, y minutas de las mesas.
5. Mandar invitacin a los conferencistas / Solicitar sus currculums y requisitos audiovisuales.
6. Monitorear las actividades de los dems comits, apoyar en los
preparativos necesarios a los mismos.
7. Elaborar solicitud para el comit acadmico de la institucin.
8. Junta con director de carrera y profesores para escuchar sugerencias.
9. Reservar recinto de las conferencias.
10. Disear el logo, posters y material impreso.
11. Checar necesidades de equipo audiovisual.
12. Elaborar programa del evento e itinerario del conferencista.
13. Definir y contratar transportacin, alimentacin.
14. Reclutar voluntarios para colaborar como anfitriones durante el evento.
15. Conseguir recursos tcnico /Conseguir buen sistema de registro.
16. Mandar a hacer reconocimientos.
17. Autorizacin de campaas publicitarias / Mandar a hacer psters y mantas / Comenzar la
promocin.
18. Invitar a los profesores a participar en el evento.
19. Diseo de papelera (programas, gafetes)
20. Preparar decoracin (Afiches, posters, pendones)
21. Confirmar fotgrafos y/o TV que asistir al evento.
22. Realizar el protocolo con ayuda de la Coordinadora de Eventos Estudiantiles por parte de
Desarrollo Estudiantil
23. Elegir maestros de ceremonias y ensayar con ellos
24. Conseguir y organizar a los encargados del filtro de preguntas

Durante el evento:

1. Realizar la decoracin del lugar de ceremonias


2. Recoger a los panelistas, preparar su reconocimiento.
3. Checar el audio, video e iluminacin.
4. Tener el material listo para cada conferencia.
5. Funcin interna, coordinar maestros de ceremonia y logstica.
6. Recibir y atender en los eventos a los participantes /Arreglar el lugar y recibir proveedores
7. Recibir participantes, indicar entrada / Organiza la sesin de preguntas y respuestas.
8. Preparar plan de emergencia

Despus del Evento:

1. Hacer la evaluacin del evento


2. Enviar carta de agradecimiento a panelistas y directivas.
3. Agradecer la cooperacin de los profesores.