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DESARROLLO GUIA DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD No. 3

MILTON CESAR LUCUMI

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)


ADMINISTRACION DOCUMENTLA EN EL ENTORNO LABORAL
SANTIAGO DE CALI
2014
DESARROLLO GUIA DE APRENDIZAJE
ACTIVIDAD No. 3

MILTON CESAR LUCUMI

INSTRUCTOR
DIANA PATRICIA SNCHEZ VITOLA
PROFESIONAL EN NEGOCIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)


ADMINISTRACION DOCUMENTLA EN EL ENTORNO LABORAL
SANTIAGO DE CALI
2014
Tabla de contenido

DESARROLLO GUIA DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD No. 3...................................................................... 4


Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060 . ...................................... 4
Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad de
contextualizacin. ....................................................................................................................... 4
Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana que tuviera acceso o conociera. ........................................................................................ 5
Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento?............ 5
Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa. ........................................... 5
Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa determinada
mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino? ................................................ 5
Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en esta
actividad. ......................................................................................................................................... 6
DESARROLLO GUIA DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD No. 3

Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060 .


Vdeo de reflexin sobre el procedimiento legal que debe tener los documentos y sus
contenidos, incluyendo la forma de cmo se deben recibir y despachar, segn las
especificaciones de la unidad de correspondencia. En este caso es el procedimiento
realizado en la universidad del Cauca, en la oficina nica de gestin documental. Me
parece un proceso un poco tedioso de lo que se haca en un proceso de gestin
documental antiguo, pero con mejores y ms rpidos resultados. Se evitan contratiempos
y problemas legales por mala recepcin de documentos o prdida.

Al recibir los documentos se verifican, cdigo de oficina, serie, sub-serie, consecutivo,


fecha, asunto, que se encuentre firmado, numero de anexos y se pregunta por el
procedimiento de las copias. Se entrega el recibido debidamente sellado. Lo que me
parece rpido, gil, y 100% seguro es el hecho de ingresarlo y radicarlo en el sistema. (Se
ingresa fecha, radicado, empresa, Numero documento, hora, tipo documento, fecha
documento, remitente oficio, anexos, asunto, comunicacin interna o externa,
destinatario de la correspondencia, dependencia, quien va a llevar la correspondencia
(mensajero); luego la correspondencia para a otra rea para llenar un formato, luego ser
llevada a un cubculo donde ser finalmente llevada por el mensajero y luego ser
entregada a otra rea de destino, con su debido procedimiento tambin. Podra pensarse
en un procedimiento largo y tedioso, pero al final se verifica la eficiencia del
procedimiento, y la seguridad de tener un soporte bien organizado para futuros acuerdos,
negocios o problemas legales que pudieran ocurrir en cualquier instancia.

Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la


actividad de contextualizacin .

En la lectura del video ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN- ACUERDO 060


/ 2001. Las ideas claves serian:
- Como establecer los lineamientos que permitan a las unidades de correspondencia
de las entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones pblicas, cumplir
con los programas de gestin documental.

- Leer los procedimientos para la produccin, recepcin, distribucin, seguimiento,


conservacin y consulta de los documentos.

- Un buen Programa de gestin documental.

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En la lectura del video de PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE LA
CORRESPONDENCIA, las ideas claves son:
- Como Proceder para la gestin de la correspondencia
- Saber clasificar los documentos
- Aprender a distribuir los documentos.
- Aprender a distribuir los documentos.

Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de


trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el material de
estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccion, los
siguientes aspectos:

Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un


documento?
R/: Se recibe todos los documentos que llegan, de ah se comienzan a organizar por
dependencia la cual es enviado y se distribuye a quien va dirigido el documento para que
enven una pronta respuesta.

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.


R/: se genera de las dos formas comunicaciones internas y externas.

Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la


empresa determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar
a su destino?
R/:
- Recibir las comunicaciones que llegan.
- Se registra y radica cada uno de los documentos.
- Se clasifica segn el destino u oficina hacia la que va dirigido el documento.
- Se distribuyen cada uno de los documentos.
- Por ltimo se le da trmite.
- Se archivan las planillas del registro de las comunicaciones o documentos.

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Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin
obtenida en esta actividad.

RADICACION DE CORRESPONDENCIA

Normatividad
Acuerdo 060 de 201

Recepcin

Radicacin Distribucin

Conjunto de Mensajera
Operaciones

Destinatario

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