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PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS CONTROLADOS

Cdigo: Versin: Vigencia a partir de: Prxima Revisin: Sustituye a: Fecha de aplicacin: Pginas:
CLM-PM-01 01 JUN 2017 JUN 2019 Nuevo JUN 2017 1/21

1. Objetivo

Establecer los lineamientos y la metodologa para el registro, la actualizacin y


control de los procedimientos que se llevan a cabo en Climers s.c.

2. Alcance

La presente gua debe ser aplicada en la documentacin de los procesos


administrativos y operativos que se lleven a cabo en el Centro de Mezclas.

3. Polticas y responsabilidades

3.1 El responsable sanitario debe:


3.1.1 Asignar a cada procedimiento la clave de identificacin correspondiente.
3.1.2 Dar a conocer al personal el manual de procedimientos.
3.1.3 Supervisar el cumplimiento de cada procedimiento.

3.2 El personal operativo debe:


3.2.1 Identificar y notificar las necesidades de elaboracin y actualizacin de cada
procedimiento.
3.2.2 Conocer y aplicar los procedimientos relacionados con sus actividades
cotidianas.

3.3 El manual de procedimientos debe considerar los siguientes apartados:


3.3.1 Cartula: Se deber utilizar el Anexo I Cartula del manual de
procedimientos.
3.3.2 Contenido: Se deber mostrar despus de la cartula del manual de
procedimientos, con la finalidad de mostrar el listado de procedimientos generales
y procedimientos especficos.
3.3.3 Introduccin: Se explica la informacin que contiene el manual, cmo est
organizado y el objetivo de este.
3.3.4 Objetivo: Indica el propsito que se pretende alcanzar con la aplicacin del
manual, explicando el qu, para qu y cmo se va a hacer.
3.3.5 Marco jurdico: Constituye el fundamento legal que faculta a una
determinada unidad administrativa para establecer y operar mecanismos,
procedimientos y sistemas administrativos con la normatividad vigente, congruente
con la naturaleza propia del manual en el mbito de su competencia.

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En este apartado se deben escribir, en forma enunciativa, los ordenamientos


jurdico-administrativos que dan fundamento y regulan tanto la operacin del
manual como sus procedimientos.
Dichos ordenamientos deben ser los incluidos en el Manual de Organizacin. En el
caso de circulares y oficios, se anotar el nmero de folio, asunto, nombre del
rea responsable de su emisin y su fecha de expedicin.
Todos estos documentos debern anotarse cronolgicamente, de acuerdo al
siguiente orden jerrquico:

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos


Leyes, Cdigos y Convenios Internacionales
Reglamentos
Decretos
Acuerdos
Circulares y/u oficios
Documentos Normativos-Administrativos (manuales, guas o catlogos)
Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza
no pueden ser incluidos en la clasificacin anterior).

3.3.6 Procedimientos: Los procedimientos se clasificarn en procedimientos


generales y procedimientos especficos.
Los procedimientos generales y especficos se realizarn en el formato 2 Plantilla
para la elaboracin los procedimientos

3.3.7 El encabezado se conformar de las siguientes secciones:


3.3.7.1 Ttulo: Es la denominacin del procedimiento
3.3.7.2 Logotipo: Es el distintivo del establecimiento
3.3.7.3 Cdigo: Es la clave interna alfanumrica que indica la actividad a la que
pertenece y el consecutivo que le corresponde con relacin al manual de
procedimientos. La clave sirve de referencia para citar algn otro procedimiento.
3.3.7.4 Versin: Se refiere al nmero de edicin, el cual tiene la finalidad de
registrar cronolgicamente las actualizaciones que se lleven a cabo. Este dato se
escribir con dos dgitos.
3.3.7.5 Vigencia a partir de: Fecha en la que entra en vigor, hasta la
publicacin de la siguiente versin
3.3.7.6 Prxima Revisin: Fecha en la que se modifiquen las disposiciones
aplicables al establecimiento o a las actividades del mismo.
3.3.7.7 Sustituye a: Este campo hace referencia al proceso anterior u obsoleto.
Sin embargo, los procedimientos que sean elaborados por primera vez, deben
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llevar en este lugar la leyenda Nuevo, o clave de la versin que reemplaza al


procedimiento vigente.
3.3.7.8 Fecha de aplicacin: Fecha en la que entrar en vigor, la actualizacin
del procedimiento.
3.3.7.9 Pginas: Nmero de la pgina actual y las pginas totales que
conforman el procedimiento
3.3.8 El pie de pgina ser integrado por:
3.3.8.1 Elabor: Nombre, puesto y firma del personal que realiz el
procedimiento, as como la fecha en la que se realiz.
3.3.8.2 Revis: Nombre, puesto y firma del personal que revis el
procedimiento, as como la fecha en la que llev a cabo la revisin.
3.3.8.3 Autoriz: Nombre, puesto y firma del Responsable Sanitario o Gerente
General, as como la fecha de autorizacin.

4. Definiciones

Actividad: Conjunto de operaciones afines ejecutadas por una unidad


administrativa y que contribuyen al logro de una funcin.
Alcance: Espacio limitado para el desarrollo o aplicacin de funciones.
Diagrama de flujo: Representacin grfica por medio de smbolos
convencionales del origen, curso, secuencia y destino de las actividades y
documentos
Formato: Documento impreso con espacios en blanco que indican la informacin
que se debe agregar.
Manual de procedimientos: Documento que integra dos o ms procedimientos
que describen en secuencia lgica y ordenada las actividades que forman el
proceso general de un sistema.
Procedimiento Especfico de trabajo: Descripcin de las actividades especficas
que se realizan con los recursos disponibles para la realizacin de las actividades
encomendadas que se desprenden de un procedimiento general.
Procedimiento General: Conjunto de las actividades que realiza un rea en
especfico.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en elementos de salida
Tcnica del libreto: Consiste en presentar secuencialmente quin realiza las
actividades en cada etapa del proceso. Se divide en 3 partes: Etapas, actividad y
responsable2

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5. Contenido del procedimiento general

5.1 Objetivo: Expresa claramente los resultados que se pretenden obtener al


llevarse a cabo las actividades y tareas que integran cada procedimiento.

5.2 Alcance: Indica el rea o la actividad en que se va a aplicar el Procedimiento.

5.3 Polticas y responsabilidades: Describe los lineamientos y criterios que


guen las acciones determinadas, precisando aspectos no considerados en las
actividades del procedimiento. Se deben definir los responsables de dar
cumplimiento a estas.

5.4 Enlace con otros documentos controlados: Se trata de una lista de los
procedimientos generales, especficos o instrucciones de trabajo que estn
relacionados o que derivan de otros. Generalmente una instruccin de trabajo se
deriva de un procedimiento especfico o un procedimiento general. Tambin se
toma en cuenta los formatos de registro que se requieren. Para el registro de este
apartado, se utilizar el formato 3 Enlace con otros documentos controlados

5.5 Definiciones: Refiere palabras con acepciones especficas o poco usuales


con su definicin respectiva. Se incluyen abreviaturas y smbolos con su
correspondiente significado.

5.6 Desarrollo del Procedimiento: Describe la forma de llevar a cabo el proceso,


sealando de manera cronolgica los pasos que contiene, adems de indicar el
material o los instrumentos a utilizar. Se especifica con claridad la etapa del
proceso, la actividad y el responsable de llevar a cabo la actividad, utilizando un
lenguaje claro, sencillo y preciso. El desarrollo del procedimiento se plasmar el
formato 4 Cuadro para la descripcin de actividades segn la tcnica de libreto.

5.7 Diagrama de flujo: Debe ser un esquema que represente grficamente la


secuencia de las actividades y operaciones que se realizan en un procedimiento.
Se deber utilizar la tcnica para la elaboracin de diagramas de flujo (Anexo 2).

5.8 Referencias: Comprende el material bibliogrfico o electrnico utilizado, el


cual debe citarse con la metodologa Vancouver.

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5.9 Anexos: Se incluye todo el material agregado que se utiliza como gua o
descripcin del procedimiento; estos pueden ser tablas, dibujos, registros y
formatos.

6. Contenido del Procedimiento Especfico

6.1 La elaboracin de procedimientos especficos tiene como propsito describir


paso a paso una actividad.

6.2 Los procedimientos especficos se conformarn por:

Objetivo
Alcance
Polticas y responsabilidades.
Definiciones.
Enlace con otros documentos controlados
Desarrollo del procedimiento.

7. Control de cambios

A fin de resguardar el historial de cambios en forma condensada, las


modificaciones necesarias al Procedimiento General, independientes a las
revisiones peridicas, deben registrarse en el formato 5 Control de cambios,
especificando cul fue el cambio, por qu se hizo, quin lo hizo y en qu fecha. Si
el documento es elaborado por primera vez, se deber indicar No Aplica.

8. Requisitos para la presentacin

Con la finalidad de que los documentos elaborados tengan una presentacin


uniforme, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

8.1 Configuracin del documento Se debe elaborar en procesador de texto


Word para Windows, en pgina tamao carta y orientacin vertical con los
siguientes mrgenes:
Superior 2.5 cm
Inferior 2.5 cm
Izquierdo 3.0 cm
Derecho 3.0 cm
Encabezado 1.25 cm

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Pie de pgina 1.25 cm

El texto del documento debe elaborarse con alineacin justificada, sin sangra, con
interlineado sencillo, utilizando letra arial tamao 12, utilizando maysculas y
minsculas. Los prrafos deben estar separados por un espacio.

9. Asignacin de clave al procedimiento

La clave del procedimiento se conformar por 3 elementos alfanumricos:


CLM (Climers), tipo de procedimiento y nmero consecutivo, cada elemento
alfanumrico ser separado por un guin medio (-).
Por ejemplo CLM-PG-01

Tipo de Nmero
Abreviatura
procedimiento consecutivo
Procedimiento general PG 00
Procedimiento
PE 00
especfico
Formato F 00

10. Control de los procedimientos

10.1 El Responsable Sanitario se encargar de conservar y controlar los originales


y las copias, en medio electrnico o impresos, de los procedimientos autorizados.

10.2 El encargado del rea debe generar los cambios necesarios en el


procedimiento, stos sern revisados por el auxiliar de responsable sanitario y
autorizados por el responsable sanitario y/o Gerente General. El responsable
sanitario es el encargado de dar a conocer la nueva versin de los procedimientos.

10.3 Las modificaciones entrarn en vigor a partir de la fecha de aprobacin y


distribucin.

10.4 Los procedimientos deben actualizarse cada vez que existan cambios en la
informacin que sirvi de base para su elaboracin o en las normas con las que se
relacionan.
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10.5 En caso de existir modificaciones que afecten de forma parcial el


procedimiento original, se registrarn en el formato 6 Control de cambios

11. Vigencia

Los procedimientos tendrn una vigencia de 18 meses a partir de la fecha en que


sean autorizados y distribuidos por el responsable sanitario, hasta su anulacin o
sustitucin.

12. Revisin y aprobacin.

12.1 Previo a la publicacin del procedimiento, el documento ser validado por el


responsable sanitario, para asegurar su claridad, exactitud, adecuacin y
estructura apropiada.

13. Difusin del manual de procedimientos.

13.1 La distribucin de copias autorizadas del manual de procedimientos, se


efectuar ya sea en su totalidad o por secciones, a fin de permitir la difusin de la
informacin al personal involucrado en los procedimientos.

14. Cancelacin, retiro y destruccin de procedimientos del manual.

14.1 Cada vez que existan cambios en las instalaciones, estructuras y/o equipos
del Centro de Mezclas, el responsable sanitario retirar el manual de
procedimientos, para marcar como Obsoleto el o los procedimientos
relacionados.

14.2 Se resguardar el documento original clasificado como obsoleto durante 1


ao y posteriormente ser destruido.

14.3 Las copias clasificadas como obsoletas sern destruidas.

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Desarrollo del procedimiento

ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE


1.1 Detecta la necesidad de documentar
un proceso y comunica a su jefe inmediato Personal que
labora en Climers
1.2 Verifica que el procedimiento no est
documentado y que aplique al rea
1.0
correspondiente.
Diagnstico
1.3 Procede?
1.3.1 No: Da a leer al personal el
Jefe inmediato
procedimiento.
1.3.2 Si: Continua procedimiento
1.4 Solicita al responsable sanitario un
cdigo para la elaboracin del
procedimiento.
2.1 Registra los datos del solicitante en el
control de documentos y asigna cdigo al Responsable
procedimiento. Sanitario
2.2 Entrega al solicitante el formato
autorizado para documentar el proceso.
2.0
2.3 Documenta el proceso.
Elaboracin Solicitante
2.4 Firma el procedimiento y entrega a su
jefe inmediato.
2.5 Revisa la informacin.
2.6 Firma el procedimiento y entrega al Jefe inmediato
responsable sanitario.
3.1 Revisa la informacin
3.2 Procede?
3.0 Responsable
3.2.1 No: Indica los cambios a realizar.
Aprobacin sanitario
3.2.2 Si: Contina procedimiento.
3.3 Firma el procedimiento
4.0 4.1 Resguardar el documento original en Responsable
Resguardo electrnico e impreso. sanitario
4.2 Entrega a los jefes o responsables de
cada seccin o rea una copia controlada
del procedimiento y solicita la firma de
recibido en el formato de distribucin y
control de documentos, formato 5.
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5.1 Programa una sesin de capacitacin


por turno y por equipo de trabajo.
5.2 Evala a los participantes.
5.0 Difusin 5.3 Procede? Jefe inmediato
5.3.1 No: Programa una nueva
capacitacin
5.3.2 Si: Contina procedimiento.
6.1 Revisar anualmente la informacin del Responsable
6.0 Revisin
manual para su actualizacin. sanitario
Termina procedimiento

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Diagrama de flujo

ENTRADA PROCESO RESULTADO

INICIO

2
1

Diagnstico
Elaboracin

Aprobacin

Resguardo
5

Difusin

FIN

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15. Referencias

1.- Secretara de Salud (sitio en internet). Gua para la elaboracin de Manuales


de Procedimientos de la Secretara de Salud. Disponible en:
http://www.salud.gob.mx/unidades/cdi/documentos/DOCSAL7462.pdf. Acceso el
06-JUN-2017.

2.- Google Books (sitio en internet). Manual para elaborar Manuales de Polticas y
Procedimientos. Disponible en: https://books.google.com.ec/books?
id=YnhdFdUDnVIC&printsec=frontcover&hl=es&source=gbs_ge_summary_r&cad=
0#v=onepage&q&f=false. Acceso el 06-JUN-2017.

3.- Instituto Mexicano del Seguro Social. Norma que establece las disposiciones
para la elaboracin, autorizacin e implantacin de procedimientos en el Instituto
Mexicano del Seguro Social. Mxico: IMSS; 2003.

4.- Alatorre ER, Becerril MM, Crdova VJ, Toscano VM. Suplemento para
establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y dems
insumos para la salud. Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos. 2014; 5a
Edicin Supl 1.

5.- Instituto Nacional de Pediatra. Gua para la elaboracin de manuales


administrativos. Instituto Nacional de Pediatra. Mxico: INP; 2006-2007.

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16. ANEXOS
ANEXO I

1. Cartula del manual de procedimientos

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2. Plantilla para la elaboracin de los procedimientos

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3. Enlace con otros documentos controlados

Cdigo Nombre del documento controlado

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4. Cuadro para la descripcin de actividades segn la tcnica de


libreto

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5. Control de cambios

Nmero de Fecha de Descripcin del


Justificacin Realiz
Versin actualizacin cambio

6. Matriz para la elaboracin de procedimientos


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ENTRADA PROCESO SALIDA

7. Formato de distribucin y control de documentos


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ANEXO II

DIAGRAMA DE FLUJO

Es la representacin grfica del procedimiento, donde se ilustra con smbolos


convencionales la estructura, la dinmica, las etapas y las unidades que
intervienen en su desarrollo.

Los diagramas debern realizarse en el formato 5 Matriz para la elaboracin de


procedimientos utilizando la siguiente simbologa:

Smbolo Explicacin Uso


Anote en el interior del smbolo la
palabra inicio o fin segn
Inicio o fin corresponda, con letras
maysculas y negritas.

Redacte el texto de la actividad


en el interior del smbolo con
maysculas y minsculas. El
nmero secuencial de la
Actividad
actividad deber anotarse en la
parte superior izquierda, por
fuera del smbolo con negritas y
con nmero arbigo.
Representa formatos,
documentos, reportes y listados
Documento que intervienen en el
procedimiento. Escriba en su
interior la clave correspondiente.
Representa un punto en el que
Decisin o son posibles cambios
alternativa alternativos. Redacte en el
interior del smbolo en forma de
pregunta.
Representa traslado de
Transporte documentos, materiales o
personas.
Archivo temporal Representa la custodia de
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documentos o almacenamiento
de materiales durante un periodo
determinado.
Representa la guarda de
Archivo definitivo documentos o almacenamiento
de materiales en forma definitiva.
Conecta smbolos que indican la
Lnea de flujo continuidad y direccin de las
actividades.

Representa el enlace entre


Conector de
actividades en la misma pgina.
actividad
Representa el enlace de
Conector fuera de actividades en pginas
pgina (fin de diferentes. Redacte el texto en
pgina) su interior letras maysculas y
minsculas.
Representa el enlace de
Conector fuera de actividades en pginas
pgina (Inicio de diferentes. Redacte el texto en
pgina) su interior letras maysculas y
minsculas.
Utilice el smbolo cuando la
Dispositivo de
informacin se obtenga de algn
almacenamiento
medio magntico.
de datos

Cuando en el desarrollo del procedimiento se presentan dos alternativas, debern


representarse inmediatamente despus de la actividad con el smbolo de toma de
decisin (rombo) y deber anotarse la palabra Procede? de estas dos
alternativas:
Primera: en el caso de que el producto esperado no satisfaga los requerimientos
establecidos, sta se calificar como no procede, lo cual se simbolizar con un
No sobre una lnea y un conector circular en cuyo centro se anotar el nmero
de la etapa en la que deba reiniciarse el proceso.

Segunda: contempla la posibilidad afirmativa si procede, escribiendo la


conclusin de la etapa y sealando con un Si la instruccin correspondiente.
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17. Control de cambios

Nmero Fecha de Descripcin del cambio Justificacin Realiz


de actualizacin
Versin
No
No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica
Aplica

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