SISTEMAS DE INFORMACIN

Un sistema de informacin (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administracin

de datos e informacin, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un
objetivo.

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN.

Este trata fundamentalmente de:

- Suministrar a la direccin de la empresa y a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de la

actividad, as como el estado de los factores internos o externos que afectan el curso de la misma.

-Proveer los canales a travs de los cuales las decisiones de la direccin, expresadas en rdenes e
informacin de diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa.

-Coordinar entre todas las personas de la empresa, a fin de lograr el grado de relacin precisa para conseguir
los objetivos de aquella.

-De acuerdo a lo sealado anteriormente, el objetivo del sistema queda expresado a travs de los siguientes
puntos:

Elaborar los mtodos y desarrollar las tcnicas necesarias para adquirir y transmitir la informacin,
as como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y utilizacin posterior.

Servir de soporte al sistema de planificacin, recogiendo su contenido en documentos adecuados

para hacerla efectiva y trascendente.
 Establecer cauces para recoger la informacin interna y externa, lo cual es relevante para la vida de
la empresa, transmitindola a aquellos que deben incorporarla a las operaciones a travs de sus
decisiones.

Proveer los medios para que la informacin procedente de los resultados de la actividad, sea
elaborada de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.

Dar a conocer en forma sistemtica y organizada la informacin, a los ejecutivos y directores de la

empresa, a travs de los sistemas de informacin, control y gestin.

PLANEACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS

Un sistema de informacin de recursos humanos utiliza, como fuentes de datos, elementos

suministrados por:

Base de Datos de recursos humanos

Reclutamientos y seleccin de personal

Entrenamiento y desarrollo de personal

Evaluacin del desempeo

Administracin de salarios

Registros y control de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplinas, etc.

Estadsticas de personal.

Higiene y seguridad

Jefaturas respectivas, etc.

 El sistema de informacin de RH debe planearse e implementarse para alcanzar
determinados objetivos. El logro de estos objetivos es lo que permitir evaluar la eficacia del sistema:
hacer que los organismos de lnea puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las personas.

FINALIDAD DEL SISTEMA DE INFORMACION

Las cuatro principales funciones del SI son:

Recogida de la informacin: es la actividad de registrar o captar informacin para que pueda utilizarse con
posterioridad. El problema principal radica en la creacin de un soporte fsico adecuado y la eleccin de un
cdigo eficiente para su representacin.

Acopio o acumulacin: consiste en la agrupacin de la informacin recogida en lugares y momentos

diferentes.

Tratamiento de la informacin: en l se pueden distinguir tres operaciones fundamentales: de

ordenamiento, de clculo aritmtico-lgico y de transferencia de informacin. Una vez transformada la
informacin, ella debe cumplir con una serie de requisitos de los cuales los ms relevantes son: claridad,
precisin, ser oportuna, directamente utilizable, coordinada, completa, jerarquizada, sinttica y necesaria.
Aunque, en la mayora de los casos, la informacin adolece de defectos, de los cuales los ms comunes son:
proliferacin excesiva, anarqua, lentitud de avance y tendencia a la aproximacin.

Difusin de la informacin: el problema de la difusin consiste en dar respuesta a tres preguntas

fundamentales: cmo, cundo y a quin.
COMPONENTES

Segn Ponjun los componentes bsicos de un Sistema de Informacin son:

Documentos: Cualquier fuente de informacin, en forma material, capaz de ser empleada para
referencia o estudio como una autoridad.

Registros: es un conjunto de elementos que en forma colectiva aportan informacin acerca del
asunto que registran.

Ficheros o archivos de registros: es un conjunto de registros, casi siempre con caractersticas

similares.

Equipos: el equipamiento es muy variado y depende de la lnea tecnolgica que emplea el sistema.

Elementos de apoyo a los sistemas pueden citarse: manuales de procedimiento, software

especfico.

Procesos: Conjunto de tareas que se relacionan de forma lgica, para obtener un resultado
concreto. Dentro de los SI se desarrollan mltiples procesos, con sus procedimientos, actividades y
tareas

Personas: Son las que disean los sistemas, operan los equipos, realizan los procesos, y ponen
gran parte de las decisiones tcnicas y profesionales que permiten que los sistemas operen con
eficacia.

Segn Whitten, Bentley y Dittman los componentes de un sistema de informacin son:

Individuos participantes: todos los individuos que pueden y deben participar en el desarrollo de un
sistema de informacin pueden clasificar en funcin de la visin que tienen de un sistema de
informacin.

Propietarios: patrocinan y promueven el sistema.

Usuarios: utilizan el sistema para capturar, introducir, validar, transformar y almacenar datos e
informacin. Grupo de individuos ms importante en el desarrollo de un sistema de informacin.

Diseadores: expertos en tecnologas que resuelven las necesidades y las restricciones

manifestadas por los usuarios.

Constructores: Especialistas en tecnologas.

Analistas: Estudia los problemas y necesidades de la organizacin, para obtener mejoras.

Datos e informacin: El procesamiento de los datos, permite transformarlos en informacin.

Procesos de negocio: Conjunto de tareas que responden a los acontecimientos de negocios.

Tecnologas de la informacin: Soporte fsico sobre el cual se desarrolla el SI.

SISTEMAS DE INFORMACIN DENTRO DE UNA EMPRESA.

En las empresas pueden existir innumerables sistemas de informacin, dependiendo del tipo de empresa los
ms comunes son:

El Sistema Contable:

Este sistema es el ms usado de todos, ya que casi la totalidad de las empresas cuentan con un sistema
contable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar, analizar y presentar en signos monetarios la
informacin relativa al negocio.

El Sistema de Costos:

La contabilidad de costos es la tcnica encargada de registrar y presentar las operaciones relativas a la

produccin de mercancas y servicios, por medios de los cuales esos registros se convierten posteriormente
en un mtodo de medida y en un medio de control.

Este tipo de contabilidad implica el anlisis y la sntesis de las operaciones, de tal forma que es posible
determinar el costo total de produccin de una mercanca, un trabajo o un servicio, as es como tambin se
puede clasificar el costo en sus elementos materiales, mano de obra y de gastos de fabricacin.

La contabilidad de costos incluye tambin el anlisis y la sntesis del costo total de produccin en funcin de
los costos por departamento o por centros de costos, as como por operaciones manuales o de mquinas.

Todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene un porqu de su existencia, el sistema de contabilidad de
costos tiene tres finalidades principales:

Proporciona los valores de los inventarios de manufactura en proceso y de artculos terminados.

Proporciona datos para el control de costos.
Proporciona datos para las decisiones sobre negocios.

El Sistema de Presupuesto:

Este sistema exige una previsin sistemtica basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que
se proveen para el futuro.
Un sistema presupuestario es primordial para las entidades que desean mantener un buen sistema de
informacin, ya que este es bsicamente el esquema de un plan proyectado de accin del ente, para un
perodo de tiempo definido.

Los pronsticos que se realizan a travs de este sistema son tabulaciones formales de decisiones de la
administracin, en las cuales cada uno de los directivos de las unidades organizacionales a reunido en
trminos concretos sus juicios ponderados sobre lo que har dentro del campo de su responsabilidad.

SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLES.

El SIC es el conjunto de elementos humanos, materiales e integradores que interactan con el fin de
proporcionar informacin correspondiente a las operaciones realizadas por la empresa, susceptible de ser
valorizadas en trminos numricos, lo cual permite a sus administradores, en forma fcil, tomar las decisiones
que cumplan sus objetivos.

Existen diferentes tipos de sistemas Contables de acuerdo a los componentes y necesidades que posee la
Empresa, y pueden adoptar diversas formas. Los SIC ms utilizados por los entes econmicos y ms
destacados son:

o El sistema Jornalizador: sistema el cual registra todas las operaciones mercantiles en el DIARIO
o libro nico, en forma detallada a travs de asientos, de este modo se cumple con el principio
contable de la partida doble, dichas operaciones deben ser registradas en forma cronolgica y
posteriormente, traspasadas al Libro Mayor, para ser llevadas al Balance General.
o El Sistema Centralizador: El utilizar el anterior sistema era demasiado engorroso el cual traa varias
complicaciones, por esta razn se cre este nuevo sistemas, el cual registra todas las operaciones
en diferentes libros, para que este sistema sea eficiente se han creado diarios nuevos, tales como:
Caja, Documentos por Pagar, Documentos por Cobrar, Compras, Ventas, Gastos, etc.
o El Sistemas de Caja Diario: Este sistema es utilizado por empresas pequeas que utilizan solo
dinero en efectivo ya que se registran los ingresos y egresos de caja. (*)
o El Sistema de Comprobante: Sistema utilizado por empresas que no poseen muchas transacciones
ya que utilizan para cada transaccin un comprobante enumerado en forma correlativa, divididos en
comprobantes de ingresos y comprobantes de egresos.
o Los sistemas de RUF: Se utiliza un libro diario en el cual se registran las transacciones en forma
peridica y fichas las cuales reemplazan a los mayores, este sistema posee tres principios bsicos
que son: las cuentas y diarios se llevan en hojas sueltas, los asientos se registran simultneamente
por calco en la cuenta y en el diario, cada asiento se anota directamente en la cuenta afectada.

CICLO DE VIDA DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Existen pautas bsicas para el desarrollo de un sistema de informacin para una organizacin:

Codificacin: con el algoritmo ya diseado, se procede a su reescritura en un lenguaje de

programacin establecido (programacin) en la etapa anterior, es decir, en cdigos que la mquina
pueda interpretar y ejecutar.

Conocimiento de la organizacin: analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la
organizacin, as como los futuros usuarios del sistema de informacin. En las empresas (fin de lucro
 presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dar soporte el
SI.

Determinar las necesidades: este proceso tambin se denomina elicitacin de requerimientos. En

el mismo, se procede identificar a travs de algn mtodo de recoleccin de informacin (el que ms
se ajuste a cada caso) la informacin relevante para el sistema de informacin que se propondr.

Diagnstico: en este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la
organizacin. Este informe formar parte de la propuesta del sistema de informacin y, tambin, ser
tomado en cuenta a la hora del diseo.

Diseo del sistema: una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboracin del diseo
lgico del sistema de informacin; la misma incluye: el diseo del flujo de la informacin dentro del
sistema, los procesos que se realizarn dentro del sistema, el diccionario de datos, los reportes de
salida, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyar el SI y el
lenguaje de programacin a utilizar.

Identificacin de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar las situaciones que

tiene la organizacin y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva (Por ejemplo: una
empresa con un personal capacitado en manejo informtico reduce el costo de capacitacin de los
usuarios), as como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar en
cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no
permitir instalar ms de dos computadoras).

Implementacin: este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalacin de los
equipos informticos, redes y la instalacin de la aplicacin(programa) generada en la etapa de
Codificacin.

Mantenimiento: proceso de retroalimentacin, a travs del cual se puede solicitar la correccin, el

mejoramiento o la adaptacin del sistema de informacin ya creado a otro entorno de trabajo o
plataforma. Este paso incluye el soporte tcnico acordado anteriormente.

Propuesta: contando ya con toda la informacin necesaria acerca de la organizacin, es posible

elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organizacin donde se detalle: el presupuesto, la
relacin costo-beneficio y la presentacin del proyecto de desarrollo del sistema de informacin.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Sistemas de informacin gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en

general. Estos sistemas son el resultado de interaccin colaborativa entre personas, tecnologas y
procedimientos -colectivamente llamados sistemas de informacin- orientados a solucionar
problemas empresariales. Los SIG o MIS (tambin denominados as por sus siglas en ingls:
Management Information System) se diferencian de los sistemas de informacin comunes en que
para analizar la informacin utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de
la organizacin.

Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el anlisis de las diferentes
variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

Debido a que hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la amplia gama de mbitos en los
cuales se toman las decisiones, el concepto de sistema de apoyo a las decisiones (DSS por sus siglas en
ingls Decision support system) es muy amplio. Un DSS puede adoptar muchas formas diferentes. En
general, podemos decir que un DSS es un sistema informtico utilizado para servir de apoyo, ms que
automatizar, el proceso de toma de decisiones. La decisin es una eleccin entre alternativas basadas en
estimaciones de los valores de esas alternativas.

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la informacin referente a las

transacciones producidas en una empresa u organizacin. Un sistema de procesamiento de
transacciones (TPS por sus siglas en ingls) es un tipo de sistema de informacin. Un TPS recolecta,
almacena, modifica y recupera toda la informacin generada por las transacciones producidas en
una organizacin.
Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que
permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de
informacin interna y externa a la misma. Un Sistema de Informacin Ejecutiva (Executive
information system, EIS por sus siglas en ingls) es una herramienta de Inteligencia empresarial,
orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea
o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma.

Sistemas de informacin administrativa (MIS). El Management Information System (MIS) se

encarga de proporcionar la informacin relevante a la gerencia de la empresa, sobre la situacin
general de la organizacin.

Sistemas de apoyo a ejecutivos (EIS). Esta herramienta est diseada para extraer informacin
clave para alcanzar los objetivos estratgicos de la empresa.

Sistemas para la toma de decisiones en grupo (GDSS). A diferencia del DSS, el Group Decision
Support Systems permiten compartir la informacin entre los miembros del equipo, para que puedan
trabajar en grupo y tomar decisiones conjuntas.
 CARACTERSTICAS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Sistemas Transaccionales

Ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la

organizacin.

Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco
sofisticados.

Son recolectores de informacin, pues a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de
informacin para su explotacin posterior.

Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo a las Decisiones

Se introducen despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la

empresa, ya que stos constituyen su plataforma de informacin.

La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el
proceso de toma de decisiones.

Son intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un
modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin
como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso.
 Son Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y
visual, ya que estn dirigidos al usuario final.

Sistemas Estratgicos

Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratgicos son
creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los
bancos en un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio.
Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este servicio para tener un
nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan
ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y
procesos.

VENTAJAS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Optimizacin de sus relaciones con clientes.

Identificar quines son realmente sus clientes.

Conocer qu compran sus clientes, cmo y cundo.

Determinar porqu prefieren a la empresa.

Detectar nuevas tendencias a partir de los hbitos de compra.

Conocer cmo est respondiendo a las consultas y quejas.

 El proveedor recibe la informacin de pedidos en un tiempo muy corto.

Eliminacin de papeles y faxes ya que todo se hace por medio del software.

Reduccin de costos.

Integracin establecida de todas las funciones del negocio.

Facilidad de compartir amplia informacin de la empresa.

Proceso mejorado del trabajo.

Aumento en el acceso a los datos disponibles para la toma de decisiones

Informacin oportuna y exacta.

Respuesta rpida a la operacin de negocio y a las condiciones de mercado que cambian, dando por
resultado ventajas competitivas mejoradas.
Papel reducido.

DESVENTAJAS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Costos de capacitacin del personal.

Negativa de ciertas reas de las empresas a compartir informacin con otras.

El fracaso de los proyectos se debe al mal uso de la informacin que se recolecta, y a la mala
utilizacin que le dan las empresas a las bases de datos.

Problemas con la seguridad de los datos si no se manejan con confidencialidad.

Costoso de poner en ejecucin.

Integracin larga.

Dificultad de cambiar las formas tradicionales de hacer negocios.

Prolongacin del periodo de implantacin proyectado.

Introduccin de vacos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionar deficiencias en su
ejecucin.

Problemas de definicin y ejecucin del plan de implementacin.

ELEMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Estos elementos constituyen un Sistema de Informacin cuando se juntan y operan coordinadamente para
alcanzar un objetivo determinado en la empresa, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la
toma de decisiones estratgicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propsito til para el xito de la
empresa.

Los elementos que conforman un sistema de informacin son cuatro:

INFORMACIN. Todo aquello (nmero, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa,
almacena y distribuye.

PERSONAS. Gente que introduce, procesa y/o utiliza la informacin del sistema.

TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN. Hardware y software empleado en

las tareas del sistema.

TCNICAS DE TRABAJO. Mtodos utilizados por las personas y las tecnologas para desempear
su trabajo.
 ACCIN DE AUDITORIA
Es un conjunto de procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias que existen
dentro de la organizacin, o bien, ayudar a mejorar lo que ya est establecido, as como tambin mejorar a
cada uno de los trabajadores de la organizacin. Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado,
para ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que ste puede mejorar y de esta manera aportar
ms a su puesto. Las auditorias deben de llevarse a cabo de manera peridica, de esta manera la empresa
podr tener un mejor control interno y adems que estar en constante crecimiento.

Una auditora de los recursos humanos evala las actividades de administracin de personal en la
organizacin con el objetivo de mejorarlas. La auditora puede cubrir un departamento, una divisin o toda la
corporacin.
Para ser verdaderamente eficientes, las actividades de recursos humanos de la corporacin deben considerar
las necesidades y objetivos del personal, y al mismo tiempo tener en cuenta y mantenerse en consonancia
con los objetivos corporativos.

PROPSITOS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL

Identificar a las personas responsables de cada actividad.

Determinar los objetivos postulados por cada actividad.

Verificar las posibilidades y los procedimientos que se utilizan para el logro de los objetivos.

Efectuar muestreos de los registros del sistema de informacin sobre el personal para determinar si
se estn aplicando adecuadamente las polticas y procedimientos.

CARACTERSTICAS DE LA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

Permite examinar y mejorar la actuacin o calidad del desempeo del Recurso humano
(administrativo, ejecutivo, supervisores, personal operativo).
 Es un instrumento para examinar cualquier aspecto del personal con fines de
administracin, direccin y control.

La auditora de recursos humanos no puede realizarse de manera exclusiva en los registros y

elementos de control que posee el departamento y elementos humanos, sino que tendr un alcance
muy amplio.

Posibilita la identificacin de los aportes realizados por el personal al desarrollo de la organizacin,

de esta manera se mejora su imagen y funcionamiento.

Permite estimular al personal para el rol de asumir mayores retos y responsabilidades y que acten
en un nivel ms alto de profesionalismo.

Clarifica las responsabilidades y los deberes del personal que labora en la empresa.

Detecta y controla problemas latentes en la organizacin.

Reduce sustancialmente los costos en recursos humanos mediante prcticas ms elaboradas.

Permite la promocin de cambios necesarios en la organizacin.

BENEFICIOS DE LA AUDITORA DE RR.HH.

Detecta problemas crticos de personal.

Estimula la uniformidad de las polticas y prcticas de personal, especialmente en empresas

descentralizadas.

Reduce los costes de recursos humanos a travs de procedimientos de personal ms eficientes.

Sensibiliza hacia la necesidad de cambios en el departamento de personal.

Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.

 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS.

Los objetivos de una auditora de recursos humanos son tan amplios como el propio campo de la
gestin de estos.

Entre los objetivos de la misma tenemos:

Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el nmero de sus componentes y sus

caractersticas.

Evaluacin de los procesos de reclutamiento y seleccin llevados a cabo.

Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la organizacin.

Administracin de salarios y planes de incentivos.

Estadsticas de accidentes y bajas laborales.

ndice de rotacin de personal y coste del mismo.

Control de presencia e ndice de ausentismo.

Evaluacin de rendimiento (o resultados) y de potencial y las acciones consecuentes con ellas.

Anlisis y descripcin de los puestos de trabajo o cargos existentes en la empresa.

CRITERIOS PARA EVALUAR AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

Cantidad

Calidad

De tiempo

De costo

PASOS AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

El equipo de auditores debe tener en cuenta la totalidad de los aspectos de la administracin de personal, y
asegurarse de:

Identificar quin es responsable de llevar a cabo cada actividad.

Determinar los objetivos que persigue cada actividad.

Revisar las polticas y procedimientos que se emplean para alcanzar esos objetivos.

Desarrollar un plan de accin para corregir errores en los objetivos, polticas y procedimientos.

Formular un seguimiento para el plan de accin.

REAS QUE CUBRE LA AUDITORA DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

Sistema de informacin sobre la administracin de personal

Planes de recursos humanos administracin de la compensacin (Planes de sustitucin y reemplazo

Niveles de sueldos, salarios e incentivos)

Anlisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos)

 Obtencin y desarrollo del personal reclutamiento y seleccin (Fuentes externas de personal,
procedimientos de seleccin, etc.)

Capacitacin y orientacin y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de

promocin)

Control y evaluacin de la organizacin (Tcnicas de evaluacin del desempeo ,entrevistas de

evaluacin)

Auditoras de personal (funcin del departamento de recursos humanos y evaluacin de los gerentes
de lnea)

MBITO DE APLICACIN

La auditora analizara si los gerentes de lnea estn siendo responsables en materia de RRHH, as
como si se cumple con los procedimientos y polticas establecidas al respecto. Tambin se verificara
si cumple con las reglas en general y, especialmente, con las disposiciones legales.

a) Auditoria de la funcin de administracin de recursos humanos:

El comienzo de la auditoria consiste en verificar el trabajo que realizan los miembros del
Departamento de RRHH.

b) Auditoria de las funciones de personal de los gerentes en lnea:

Como sealamos en el prrafo anterior, la funcin de los RRHH no se realiza exclusivamente en el

departamento de RRHH; este en in departamento de servicios a disposicin de toda la organizacin.
Por este motivo, la colaboracin de los gerentes de lnea es fundamental para que todo marche
correctamente.

c) La auditora a nivel de satisfacciones de los empleados:

 El departamento de RRHH debe velar por la consecucin de los objetivos de la organizacin
armonizndolos con los objetivos de los empleados. Si estos pueden cumplir sus objetivos, se
mostraran insatisfechos, surgirn conflictos que dan lugar al absentismos laboral, elevadas tasas de
rotacin, entre otros. Esta situacin afectara al clima de trabajo, lo que acabara afectando
negativamente a la productividad.

MTODO PARA APLICAR AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

Se ha desarrollado un mtodo de investigacin que implica el uso de diversas herramientas

complementarias:

Cuestionarios

Clculo de Ratios

Entrevistas

Anlisis de Documentacin.

CUESTIONARIOS

Se han desarrollado una serie de breves cuestionarios que de una manera directa y objetiva nos van
a proporcionar informacin acerca de variables cualitativas, como puede ser la satisfaccin con las
prcticas de Recursos Humanos de la empresa y de variables cuantitativas, como pueden ser el
nmero de cursos de formacin que han realizado los empleados a lo largo del ao o el nmero de
veces que se les ha pasado el cuestionario de evaluacin del desempeo o el de anlisis de clima
laboral.

El pase de cuestionarios nos va a permitir obtener informacin de forma rpida y de una gran
cantidad de gente, adems permite el tratamiento estadstico y computarizado de la informacin, as
como el tratamiento diferencial por categoras (departamentos, gnero, edad, antigedad, puesto,
etc...).

CLCULO DE RATIOS

Se ha desarrollado una hoja de chequeo (Check List I) en la que, a travs de una serie de tems que
el auditor se encargar de cumplimentar a partir de la informacin que los empleados faciliten, se
obtendrn unos datos numricos que permitirn el clculo de diferentes ratios relacionados con cada
una de las reas de Recursos Humanos y que permitirn su posterior valoracin.

En el caso de que en el sistema de control interno de la empresa ya estn calculados estos ratios, se
proceder a la verificacin y el anlisis de los mismos.

ENTREVISTAS
Se proceder a la realizacin de entrevistas con diferentes empleados de la empresa, algunos
vinculados al rea de Personal y otros no vinculados, con la finalidad de contrastar y ampliar la
informacin obtenida a partir de las otras herramientas de investigacin.

Se ha optado por la modalidad de entrevista semi-estructurada, ya que aunque se va a partir de un

guin de preguntas bsicas previamente establecido, el entrevistador se permitir ir enlazando las
preguntas con las repuestas que del entrevistado con el fin de crear un mayor feedback.

ANLISIS DE DOCUMENTACIN

Se proceder a la solicitud de diferente documentacin como puedan ser los impresos utilizados en
la evaluacin del desempeo, las encuestas para evaluar la formacin, las descripciones de los
puestos de trabajo, etc. para su anlisis y valoracin.

Justificacin del Mtodo:

La eleccin de este mtodo viene determinada en gran manera, por las ventajas que ofrecen su
implementacin y posterior anlisis.

La ventaja principal de este mtodo mixto es que nos permite evaluar de un modo cuantitativo, a
travs de ratios estadsticos, datos numricos y puntuaciones, y tambin de un modo cualitativo, a
travs de valoraciones, apreciaciones, actitudes, anlisis de conductas, etc.

Las diversas prcticas de Recursos Humanos que se estn aplicando en la empresa, obtenindose
as una visin global que nos permitir una posterior valoracin ms completa.

RECABAR Y ANALIZAR DE LOS DATOS RECABADOS.

La parte ms importante de la auditoria, se centra en el anlisis de los datos recabados; el

sealamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en
materia de personal; la investigacin de sus causas la determinacin de si los programas y
procedimiento pueden mejorar, ya sea para obtencin de las polticas fugadas, ya para la
modificacin supresin, adiccin o cambio de otros objetivos y polticas, a las luz de las nuevas
necesidades surgidas, las nuevas tcnicas que vayan apareciendo.

EL PROCESAMIENTO DE DATOS

Manual

Es cuando se efecta de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin
ayuda de mquinas de escribir, de computadoras o de cualquier otro aparato recolector de
informacin.

Semiautomtico

Es cuando presenta caractersticas del procesamiento manual unidas a las caractersticas del
proceso automtico, es decir, cuando se utilizan mquinas de contabilidad en las cuales el operador
introduce fichas, talonarios o informacin uno tras otro (lo que constituye el procesamiento manual)
y, despus de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza
numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intervencin del operador (lo que
constituye el procesamiento automtico).

Automtico

Es cuando la maquina est programada para que realice determinado conjunto de operaciones,
desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de intervencin humana entre un ciclo y los
siguientes. Por lo general este ciclo es realizado por medio de las computadoras.

TCNICAS DE INVESTIGACIN PARA LA AUDITORA

El proceso de evaluacin de las actividades de

recursos humanos de una empresa requiere
una tcnica de investigacin que ayude a
recopilar informacin sobre esas actividades y
las cuales mencionamos a continuacin:

Enfoque comparativo El comit o equipo que

efecta la auditora compara la compaa (o un
departamento o divisin de ella) con otra
compaa o con otra divisin para identificar
reas de desempeo insuficiente.

Consultor externo. El comit de auditora se

basa en el diagnstico de un consultor externo
a la organizacin o en los resultados que
publica una entidad especializada sobre
parmetros de la industria, respecto a los
cuales puede evaluarse lo que se realiza en la
empresa

Enfoque estadstico. A partir de los registros existentes, el comit de auditora genera estndares
estadsticos contra los cuales se evalan los programas y actividades.

Enfoque retrospectivo de logros.. Esta tcnica permite determinar el grado de cumplimiento que
se est obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas.

Enfoque por objetivos. El equipo de evaluacin compara los resultados reales con los resultados a
que aspiraba. Mediante esta tcnica se detectan reas en las que el desempeo puede ser
insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos.

AMPLITUD Y PROFUNDIDAD DE ACCIN DE LA AUDITORIA.

La auditora de recursos humanos puede abarcar una cobertura tan amplia como las mismas
funciones de ARH y presenta una divisin semejante a las divisiones seccinales de los organismos
de ARH.

Las auditorias por lo general empiezan por una evaluacin de las relaciones empresariales que
afectan la administracin de potencia humano, incluyendo el personal de lnea y el de staff, las
calificaciones de los miembros de staff de recursos humanos y la adecuacin de apoyo financiero
para varios programas.

La auditora de RRHH puede enfocarse hacia cualquiera o hacia todos los siguientes aspectos de
productividad.

1) Resultados, que incluyen tanto las realizaciones como los problemas considerados efectos de la
administracin en curso;
2) Programas, que incluyen las prcticas y los procedimientos detallados que los conforman;
3) Polticas, tanto las explcitas y formalizadas como las implcitas;
4) Filosofa de la administracin, sus prioridades de valores, metas y objetivos;
 5) Teora, relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan y relaciona las filosofas, las
polticas, las prcticas y los problemas continuos.

IMPORTANCIA DE LAS AUDITORIAS DE RECURSOS HUMANOS

Identificar polticas y procedimientos que necesitan ser actualizadas por cambios en la ley o en las
reglas de cumplimiento

Identificar polticas y procedimientos que no se estn siguiendo y descubrir porqu

Descubrir prcticas que no estn escritas y si existen riesgos legales asociados con ello

Medir si los procedimientos y prcticas son fciles de entender o de usar y qu cambios pueden
hacerse para asegurar el cumplimiento completo

Identificar oportunidades para nuevas polticas y procedimientos que ayuden a minimizar riesgos

Determinar si se estn siguiendo las prcticas de registro de datos o record-keeping

Identificar dnde ayudar adiestramiento o comunicacin adicional para cumplimiento

FUENTES DE INFORMACION

Fuentes de informacin son aquellos elementos de los cuales se puede obtener informacin
necesaria para la toma de decisiones en la empresa.
En cada nivel de la empresa, se suele requerir diferentes tipos de informacin, por ejemplo:

1. En el nivel superior (conformado por directivos, gerentes, etc.) se podra requerir informacin
necesaria para el diseo de estrategias que determinen el rumbo de la empresa, o que permitan su
expansin (se suele requerir informacin especfica y puntual).

2. En el nivel medio (conformado por jefes, administradores, etc.) se podra requerir informacin
necesaria para el diseo de estrategias comerciales (se suele requerir informacin ms detallada
que en el nivel anterior).

3. En el nivel operativo (conformado por operarios, vendedores, etc.) se podra requerir informacin
necesaria para la ejecucin de tareas (se suele requerir informacin ms detallada que en el nivel
anterior).

Y para obtener la informacin requerida se recurre a las fuentes de informacin, las cuales se
pueden dividir en fuentes internas y externa:

Fuentes internas
Son las fuentes que se encuentran dentro de la empresa.
Ejemplos de fuentes internas pueden ser las bases de datos internas (que, por ejemplo, permiten
obtener informacin referente a los clientes), los estados financieros (que, por ejemplo, permiten
obtener informacin referente a la situacin financiera de la empresa), los registros de inventarios,
registros de ventas, registros de costos, el personal de la empresa, etc.

Fuentes externas
Son las fuentes que se encuentran fuera de la empresa.
Ejemplos de fuentes externas pueden ser Internet (pginas web de organismos gubernamentales,
pginas web de la competencia, etc.), oficinas de gobierno, locales de la competencia, proveedores,
distribuidores, clientes, diarios, revistas, publicaciones, etc.; en donde se puede obtener informacin
referente a estadsticas, tendencias, preferencias, etc.
Asimismo, las fuentes de informacin tambin se pueden clasificar en fuentes primarias y fuentes
secundarias:

Fuentes primarias
Son las fuentes que brindan informacin o datos de primera mano, es decir, informacin que se
obtiene directamente por parte de la empresa.
Las fuentes primarias, por lo general, son ms costosas que las fuentes secundarias, se deben
utilizar cuando no existen fuentes secundarias, o cuando la informacin que brindan estas ltimas es
insuficiente o inadecuada.
Ejemplos de fuentes primarias pueden ser las personas encuestadas, entrevistadas o sondeadas
para una investigacin de mercado, el personal de la empresa, los registros de ventas, el personal
de ventas, etc.

Fuentes secundarias
Son las fuentes que brindan informacin o datos que ya han sido publicados o recolectados para
propsitos diferentes al actual.
Las fuentes secundarias, por lo general, son poco costosas y se obtienen con rapidez, por lo que se
deben buscar primero antes que las fuentes primarias.
Ejemplos de fuentes secundarias pueden las bases de datos de la empresa, base de datos
comerciales, entidades gubernamentales, asociaciones, cmaras de comercio, institutos de
estadstica, universidades, centros de investigacin, ferias comerciales, bibliotecas, libros, diarios,
revistas, publicaciones, etc.
 CONTABILIDAD DE RECURSOS HUMANOS

La Contabilidad de los Recursos Humanos supone la incorporacin en la informacin presentada por la

contabilidad de uno de los componentes fundamentales de la organizacin: el Capital Humano el cual es
estudiado y analizado dentro de la contabilizacin del capital intelectual.

Es el proceso de identificar, medir la informacin acerca de los recursos humanos para facilitar la labor de la
direccin dentro de una organizacin.

La contabilidad de los recursos humanos se ocupa del valor del capital humano en una organizacin; a partir
de la medicin, anlisis y valoracin debe construir la informacin que permita tomar las decisiones para
la mejor utilizacin del personal en la organizacin, en lo relacionado con sus conocimientos, habilidades y
valores.

El balance social busca recapitular en un documento nico los principales datos que permitan apreciar la
situacin de la empresa en el campo social, registrar las realizaciones efectuadas y medir los cambios
ocurridos durante el ao en referencia y durante los aos anteriores.

El balance social debe reflejar no solo las relaciones entre la empresa y la sociedad en conjunto, incluida la
informacin sobre las siguientes categoras de grupos sociales:

1. Empleados. Constitucin, caractersticas, remuneracin, prestaciones sociales, potencial de desarrollo,

ascensos, condiciones de trabajo, etc.

2. Accionistas. Constitucin, caractersticas, capital de riesgo aplicado y resultados financieros.

3. Clientes y usuarios. Constitucin, caractersticas, nivel de produccin y de ventas, etc.

4. Proveedores. Constitucin y caractersticas, para que puedan evaluar la solvencia y la rentabilidad de

la empresa.

5. Comunidad. La sociedad y el impacto provocado por la empresa.

6. Gobierno. Autoridades pblicas en general.

El balance social trata de mostrar las relaciones que existen entre la empresa y sus grupos de inters, as
como la influencia social o societaria y el impacto social producido por la empresa, y debe reflejar los diversos
flujos entre la organizacin y su ambiente.

CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS SOCIALES

Los modelos de contabilidad social consideran importante a un elemento bajo el prima social como una
cuenta analtica particular. Podemos clasificar cuatro categoras de cuentas sociales:

1. Las cuentas sociales reducidas a anlisis en trminos de costos sociales, relacionadas con los
principales grupos sociales que conforman la organizacin, como:

Personal: inversiones o gastos anuales ordinarios referentes a mejoras en las condiciones de

trabajo o higiene y seguridad, as como en cuanto a la formacin del personal, gastos para mejorar
la calidad de vida del personal y de su familia (restaurante, albergues, lugares vacacionales, clubes,
etc.);
Clientes o usuarios: inversiones (investigaciones, instalaciones de control de calidad,
mejoramiento del producto o del servicio) que buscan dar mayor proteccin al consumidor;
Colectividad Gastos para reducir la polucin, mejoramiento urbano, ambiente fsico, obras de
inters colectivo, etc.

2) Las cuentas sociales en que las acciones tienen un fin social son evaluadas de manera simultnea en
trminos de costos monetarizados en trminos de impactos no monetarizados. Se trata de mejorar el tem
precedente, en que el producto social se conoce, sin embargo no se evala en trminos monetarios preciso.
De este modo, adems de un beneficio financiero, definido, se incluye un beneficio social que no puede
expresarse en unidades monetarias, sino en mejores condiciones de trabajo, incremento de la educacin o la
cultura, reduccin de la polucin, etc.

Las cuentas sociales en que los costos sociales y los productos sociales se monetarizan para
determinar un resultado social lquido por cada tipo de grupo social que conforma la empresa, y, por
suma algebraica, un resultado global. El nico ejemplo caracterstico de esta categora es el modelo
de balance social en el que todos los bienes se expresan en dinero y en el que los principios de la
partida doble se respetan completamente, y hay una cuenta para cada uno de los siguientes
grupos:
o Empleados;
o La empresa;
o El pblico en general y la comunidad;
o Los accionistas.

Las cuentas socia les que buscan esencialmente mostrar cmo, en el curso del
tiempo, evoluciona la parte de la riqueza creada por la empresa y cmo se distribuye entre los
diversos grupos sociales, Este modelo parte de cierta idea de justicia social encubierta en una
concepcin poltica de la sociedad: procura evidenciar el hecho de que la economa liberal puede
proporcionar el bienestar material de todos los grupos sociales y mostrar cmo las ganancias de la
empresa se reparten entre los diferente grupos sociales, sobre todo en las empresas nacionalizadas
 o de economa mixta. En su forma ms elemental, este tipo de contabilidad presenta un cuadro de
reparticin anual o de sobre posicin del valor agregado entre los diversos grupos sociales, y
considera dos periodos sucesivos para demostrar
o Si la productividad total de la empresa mejor de un periodo a otro y en qu proporcin;
o Si ocurri una productividad adicional, cmo se proporcion este beneficio y cmo se distribuy en
cada uno de los grupos sociales.

Aquellos que suministran los recursos (entradas) son generalmente:

Los proveedores (materias primas);

Los asalariados (personal);
Los accionistas (bienes y equipos).

MPORTANCIA DEL BALANCE SOCIAL PARA LA GESTION DE RECURSOS HUMANOS

El balance social es importante para la gestin de recursos humanos debido a que este nos permite
conocer la situacin de la empresa, evaluar cules son las fallas y fortalezas que se presentan en la
misma y del mismo modo detectar cuales son o pueden ser las posibles carencias tanto de la
organizacin como de nuestro personal, para as tomar decisiones y satisfacer de la mejor manera
las necesidades primordiales.

OBJETIVOS DEL BALANCE SOCIAL

Realizar el diagnstico de la gestin empresarial en torno al cumplimiento de su responsabilidad social en

un periodo determinado, lo cual le permite definir polticas, establecer programas y racionalizar la efectividad
de las inversiones sociales, con miras a la promocin de sus trabajadores y de la sociedad.

Convertirse en una herramienta de gestin empresarial, el balance social le permite a la gerencia la

planificacin de acciones tendientes a aumentar la productividad y la eficiencia de sus trabajadores. Adems
le permite evaluar las acciones en trminos de costo-beneficio.

Disponer de la informacin que se refiere a los recursos humanos de la empresa y a los sectores con los
cuales Ella tiene relacin, para poder informar adecuadamente a la opinin pblica acerca de su desempeo
social como empresa.

Permite a la empresa actualizar polticas y programas relacionados con su responsabilidad social, ya que
crea instrumentos ms efectivos para medir y controlar las consecuencias, los costos y los beneficios que se
desprenden de sus acciones.

VENTAJAS DEL BALANCE SOCIAL

Segn la OIT (organizacin internacional Del trabajo) "el balance social por s solo no podr conseguir
transformar una empresa, pero si es aplicado en un ambiente favorable ser un elemento de enorme utilidad.
Su prctica facilita el desarrollo de una poltica social voluntaria y no impositiva, ya que es una herramienta
fundamental para la toma de decisiones relacionadas con la responsabilidad social libremente asumida".
 Brinda informacin detallada a la Alta direccin para la toma de decisiones en la fijacin de polticas y
estrategias sociales. Permite racionalizar los recursos con que cuenta la empresa evaluando la efectividad de
los mismos. Brinda un mayor conocimiento de las caractersticas socio-laborales del personal y la contribucin
de la empresa al desarrollo integral del hombre. Es un instrumento que facilita la fijacin de polticas sociales
a nivel de la empresa y sectorial. Se constituye en un aporte valioso para las negociaciones colectivas.
Muestra la contribucin de la empresa al desarrollo humano del pas.

Esta tendencia est marcada por el trabajo que viene desarrollando la Global Reporting Initiative (GRI),
cuya misin es desarrollar lineamientos metodolgicos comunes para que las empresas, gobiernos y
organizaciones no gubernamentales puedan informar sobre su desempeo econmico, ambiental y social.

El GRI parte de la visin estratgica de la importancia que tiene esta informacin -cuando es peridica,
creble y consistente- para contribuir a enfrentar los desafos que implica la sustentabilidad de las sociedades.

De Este modo, la Gua Del GRI contempla tres dimensiones (la econmica, la ambiental y la social);
identifica las categoras que comprende cada una