GERDAU Global Procurement

Apresentação Roadshow para Lideranças

Setembro 2007
4878
 O Projeto GGP

• Suprimentos iniciou a implantação do primeiro Template Global da GERDAU:

GGP – Gerdau Global Procurement
• O projeto permitirá total alinhamento e integração de Suprimentos em todas as
Unidades de Negócio, através de uma plataforma de sistema única: SAP SRM
• 100% de acordo com as melhores práticas do GBS
• Redução de custos ao habilitar os compradores a negociar e expandir a utilização
de contratos globais.
• Fácil fluxo de informações com nossos usuários internos e fornecedores via portal
web.
• Implantação com um abrangente Plano de Gestão da Mudança

GERDAU Global Procurement 2

 Conceito de Template Global
Template Global constitui a busca de forma integrada do que há de melhor em
cada empresa do Grupo Gerdau, em quatro pontos fundamentais: Processos,
Pessoas, Tecnologia e Estratégia.

Modelo Integrado do Projeto

• Negociações Globais de • Processos de Suprimentos
Materiais e Serviços uniformizados em todas as
•Liberação dos unidades de negócio
compradores para negociar
melhores contratos

• Plataforma Única de • Uniformização das políticas,

Tecnologia e Sistemas padrões e procedimentos de
suprimentos

GERDAU Global Procurement 3

 A Área de Suprimentos é a pioneira na padronização
dos processos e procedimentos do Grupo Gerdau

Motivadores
Iniciativas da Área de Suprimentos Como TI irá suportar...
Estratégicos

• Acelerar o processo de • Provendo uma solução

Crescimento por disseminação das práticas do aderente ao GBS que permita
Aquisições GBS para todas as geografias agilidade na implantação (SAP
SRM)

• Operar e gerir a empresa de • Unificando sistemas, infra-

Integração e maneira global unificando estrutura tecnológica e suporte
Consolidação processos e procedimentos às Operações

• Criando um Modelo de
Excelência • Alcançar sinergia entre as
Governança para
Operacional unidades, implementando
implementação e manutenção
modelo único de gestão
dos processos globais

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 Estratégia GGP

Business Process Templates

Processos de
Negócios atuais Global Procurement Process
GERDAU GBS (B)
(A)
Suprimentos
Processos Padrão Processos
Melhorias
Locais
(95%) (5%)
SAP SRM V6.0

O modelo de processos do negócio tem duas

categorias:
A.Processos Padrão: processos comuns para todos
os negócios.
B.Processos e características locais relacionadas
as leis, regulamentações, GAAP, etc.

Importante: Não requer implantação de SAP em outros processos de negócio.

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 Plano de implantação do projeto GGP
GATE GATE GATE
0 1 2

Co Template Global • Gate 0: Início do Projeto

Preparação e nc • Gate 1: Kick off e planejamento
Planejamento luíd
PLANO
o
Processo
de
Blue print
Desenho de
Processos
• Gate 2: Desenho dos Templates Globais
Analise Globais

Onde GATE GATE

estamos 3 4 Fev/08
Requerimentos Locais Go-Live
Brasil Brasil
• Gate 3: SRM pronto para Teste de
Aceitação de Usuários Desenho Detalhado
GAP TESTE DEPLOY
• Gate 4: Análise “Go-No Go” para Brasil Desenho e Aceitação Implantação 2008
Construção do usuário

GATE GATE
Set/07 Out/07 6 Mar/08
5
Requerimentos Locais Go-Live
EUA e Canadá GNA
• Gate 5: SRM pronto para Teste de Aceitação de
Usuários Desenho Detalhado
GAP TESTE DEPLOY
Desenho e Aceitação
• Gate 6: Análise “Go-No Go” para EUA e Canadá Construção do usuário Implantação
2008/09
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 Estratégia de roll-outs: Brasil

GERDAU no Brasil (GALB, GAEB, CGBR, GACO)

• Primeira implantação + 4 Roll outs
• 7 regiões
• 6 Meses
• Mais de 3.000 usuários impactados

Primeira
implantação Roll out 1 Roll out 2 Roll out 3 Roll out 4
Blue print RJ & MG SP NO & NE GACO
Região Sul
Concluído

Julho Fev Abr Mai Jun Jul

Análise de América do Sul
08 08 08 08 08
07 Gaps e Fase Análise de Gaps
de Construção e Fase de
Construção

GERDAU Global Procurement 7

 Estratégia roll-outs: EUA & Canadá

GERDAU AmeriSteel (EUA e Canadá)

• Primeira implantação + 4 Roll outs
• 16 Sites
• 11 Meses
• Mais de 2.000 usuários impactados

Roll out 2 Roll out 3 Roll out 4

Primeira Roll out 1 Jackson, Wilton Cal City Sand Spring
Kick off do implantação WBTY Sayreville Carter, Char, St Paul Selkirk Beamont
Cambridge Perth Jackville Knoxville Joliet
Projeto

Out Mar Abr Jun Ago Out Nov Jan

Análise de
08 08 08 08 08 08 09
07 Gaps e Fase
de Construção

GERDAU Global Procurement 8

 Estratégia de roll-outs: Outras Regiões

América do Sul: Uruguai, Argentina, Chile e Colômbia

• LAISA, SIPAR, AZA,DIACO Primeira
implantação Roll out 1 Roll out 2
Kick off do AZA (Chile) DIACO
LAISA & SIPAR
Projeto

Set Fev Mar Abr

Completa implantação do Análise de
09 09 09
GGP no Brasil 08 Gaps e Fase
de Construção

SIDENOR: Espanha Primeira

Kick off do implantação
Projeto Espanha

Fev Jun
Análise de GAPs concluída Análise de
09
na América do Sul 09 Gaps e Fase
de Construção

GERDAU Global Procurement 9

 Plano Detalhado – Implantação Brasil
Month Ago 07 Sep 07 Out 07 Nov 07 Dec 07 Jan 08 Feb 08

GGP Implementation Plan

08/06/07
08/13/07
08/20/07
08/27/07
09/03/07
09/10/07
09/17/07
09/24/07
10/01/07
10/08/07
10/15/07
10/22/07
10/29/07
11/05/07
11/12/07
11/19/07
11/26/07
12/03/07
12/10/07
12/17/07
12/24/07
12/31/07
01/07/08
01/14/08
01/21/08
01/28/08
02/04/08
02/11/08
02/18/08
02/25/08
Date
ON's Brazil - First Implementation

Global Template e ON's Brazil Local Requ

First Implementation
35% Process +
Detail Process Configuration Tier 2 Local Requireents

25% Process
Detail Process Configuration Tier 3 Final Configuration
- Business Process Configured in SAP
- Functional Specifications Developed
Local Requirements Anaysis (ON's Brazil) Local Gap Analysis - Master Data Designed

Approach & Test

Test Cases Preparation Cases Creation

Conference Room Pilot Simulation Preprare CRP

Execute IT Fixing
Integration Test Execution (Functional Test) Functional Test Tickets

RICEF Developments Functional, Technical & Development Specifications

Install
Ramp up SRM SP02 to SP03 (Technical Install) SP03

Performance Stress Test ST

Execute UAT
User Acceptance Test - First Implementation Preprare First Implement

End User Training - First Implementation Preprare Execution

Site Readness
Cutover & Go Live - First Implementation Data Cutover

Post Go Live Support Go Live: First Implementation

GGP Knowledge Transfer Sessions in GNA GNA

GERDAU Global Procurement 10

 A primeira fase de desenho dos templates globais foi
concluída com sucesso
• Período: Abril 2007 – Junho 2007

• Resultados:

• Template Global de Suprimentos definido em detalhe (conceito GBS)

• Mais de 50 integrantes de diversos sites (USA, Brasil, Espanha, Argentina,

Chile e Canadá)

• Necessidades locais identificadas para o Brasil

• Primeiros processos testados com sucesso

• Aproximadamente 30 regras de negócio validadas

• Documento Blueprint do GGP assinado pelo Comitê Executivo

• Pendências foram registradas e são acompanhadas diariamente (ex:

interfaces locais)

GERDAU Global Procurement 11

 Fase atual: detalhamento dos processos e
configuração da ferramenta
• Período: Julho 2007 – Outubro 2007

• Atividades em progresso:
• Configuração da ferramenta SAP SRM
• Interfaces com o sistema Legacy
• Definição de gestão de dados: otimização do catálogo
• Abordagem de Gestão da Mudança definida e sendo implantada
• Estratégia do ambiente SRM Central definido e implantado
• Estratégia de suporte aos usuários finais (Pós Go-Live) em progresso: novo
conceito para GERDAU – ambiente singular x processos globais
• GNA (GERDAU AmeriSteel) - preparação para realização de Workshops e
lançamento do Projeto – 15/10/2007 a 19/10/2007

GERDAU Global Procurement 12

 Próximos passos
• Período: a partir de Novembro/07

• O que vem por aí...

• Plano de Prontidão para a Mudança:

Treinamentos, campanhas e comunicações, avaliações de prontidão para
mudança em cada localidade.

• Teste de Aceitação dos Usuários:

Garantir que os usuários finais consigam utilizar os processos do negócio

• Cutover:
Sistema pronto para a produção.

• Planejamento de Suporte Pós Go-Live:

Suporte do projeto durante os primeiros 60 dias após a implantação.

GERDAU Global Procurement 13

 Preparação para o Go-Live
Região Sul
Set 07 Out 07 Nov 07 Dez 07 Jan 08 Fev 08 Mar 08 Apr 08

Implantação Região Sul - Piloto

Apresentações para Lideranças

Apresentações nas Localidades

Entrevistas com Lideranças

Pesquisa de prontidão para mudança

Teste de Aceitação dos Usuários

Go Live:
Treinamento de Usuários Região Sul

Suporte Pós Go-Live

Pontos de Atenção:
• Desdobramento das comunicações – estratégia de apresentações nas localidades
• Validação dos usuários finais para treinamento
• Período de testes e treinamentos x planejamento de férias

GERDAU Global Procurement 14

 Desafios de Gestão da Mudança

Mapeamento dos Impactos significativos

na Organização e tratamento dos mesmos
Integração

Alinhamento e comunicação com a
Liderança (agentes de mudança)

Processo efetivo de Comunicação, de Mapeamento
Liderança
acordo com as necessidades de cada Impactos
público impactado (e-mails, Site do Projeto
GGP, campanha de divulgação do Go- Capacitação Comunicação
Live, Linha Direta)

Programa de capacitação e Treinamentos
para todos os usuários (compradores,
aprovadores, requisitantes, fornecedores)

Integração do Time de Projeto

GERDAU Global Procurement 15

 Estratégia de comunicação e envolvimento das
pessoas: Rede de Mudança

Individuo(s) que têm poder,

Patrocinadores: perante o usuário, para
Diretor Suprimentos, impulsionar e legitimar a
TI mudança

Fee
a
anç

dba
r
Agentes de Mudança: Facilitador e propulsor,
Lide

Gerentes de

ck
capacitando e apoiando as
Suprimentos, Líderes pessoas diretamente
de Operação impactadas

Usuários:
Equipe de Usuários diretamente
Compras, impactados, foco do esforço
requisitantes, da mudança
fornecedores

GERDAU Global Procurement 16

 Fatores Críticos de Sucesso

O comprometimento e apoio da liderança local é a chave para o

sucesso da implantação do GGP

• Liderança do Projeto atuante

• Comitê Executivo
• Líderes regionais
• Líderes locais

• Incentivo e liberação dos usuários para participação em treinamentos e validação

de dados.

GERDAU Global Procurement 17

 Escopo do Projeto GGP

Strategic Sourcing
Sourcing
Sourcinganalytics
analytics
Supplier Collaboration
Supplier
Supplierevaluation
evaluation
Supplier
Supplierportal
portal
Electronic
ElectronicBid
Bid
Contract
Contractmanagement
management
Content
Contentmanagement
management

Operational Procurement
Self-service
Self-serviceprocurement
procurement
Plan-driven
Plan-drivenprocurement
procurement
Source: SAP
Services
Servicesprocurement
procurement

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 Processo Global: Gestão de Contratos

• GGP irá acelerar a transição de aquisição tradicional (cotações) nas relações com
os fornecedores para negociações completas que agreguem valor (contratos).

• GGP habilitará a área de Suprimentos para:

• Foco dos compradores na gestão de contratos e na manutenção de catálogos
• Múltiplos contratos com fornecedores preferenciais.

• Será executado em qualquer nível da organização

•Global
•Nacional
•Regional
•Local

GERDAU Global Procurement 19

 Processo Global: Cotação Eletrônica

• Análises de mercado mais freqüentes

• Negociações a partir de um menu padronizado de termos e condições

• Modelos padronizados de solicitação de cotação, viabilizando compras rápidas e

eficientes

• Compradores aptos a realizar múltiplas sessões de cotação para aumentar

competitividade.

GERDAU Global Procurement 20

 Processo Global: Utilização de Contratos

• Simplificação do processo para usuários, relação direta com os fornecedores

preferenciais por meio de catálogos .

• Compradores administrarão acordos preferenciais de suprimentos no GGP

• Redução de custos
• Melhor gestão de desempenho de fornecedores

GERDAU Global Procurement 21

 Exemplos de cenários
Usuários diretos
Requisitantes Compradores Requisitantes

Criação de
Recebimento
Carrinho de Solicitação de Pedidos de
Catálogo de materiais e
Compras Cotação Compras e
serviços
Acompanhamento

• O processo de aprovação segue • Se não há contrato, materiais ou

a estrutura organizacional dos serviços são cotados pelo
requisitantes: aprovação de comprador no sourcing cockpit
necessidade/ orçamento
• Uma vez gerado o Pedido de
• Itens de contrato geram pedidos Compras, será disponibilizado
de compra automaticamente para os fornecedores via Portal
do Fornecedor

O processo continua o mesmo, mudam as ferramentas

Executados/ criados no SRM

Executados em sistemas
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Backend
 Exemplos de cenários:
Usuários de manutenção
Requisitantes Compradores Requisitantes

Criação de
Planejamento Recebimento
Solicitação de Pedidos de
Catálogo de de materiais e
cotação Compras e
Componentes serviços
Acompanhamento

Lista Técnica/
Ordem de
Manutenção

Reposição de
estoque

• O trabalho é feito em sistema Backend • Itens estocáveis geram reserva

(PM/ Maximo)
• Itens não estocáveis são encontrados
no catálogo/ inseridos no carrinho de
compras
• Após carrinho de compras concluído,
os itens serão inseridos na Ordem de
Manutenção
• MRP dispara a criação de Requisição
de Compra
GERDAU Global Procurement
• Itens não estocáveis sem contrato
iniciam processo de cotação
• Itens não estocáveis com contrato
disparam a criação de Pedido de
Compra automaticamente
Executados/ criados no SRM
Executados em sistemas
23 Backend
 Dúvidas?

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