Está en la página 1de 17

BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N.

192
lunes 10 de octubre de 2016

DISPOSICIONES GENERALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN PBLICA Y JUSTICIA
DEPARTAMENTO DE HACIENDA Y FINANZAS

4252
ORDEN de 27 de septiembre de 2016, del Consejero de Administracin Pblica y Justicia y del
Consejero de Hacienda y Finanzas, por la que se aprueba la poltica de gestin de documentos
electrnicos del sector pblico de la Comunidad Autnoma de Euskadi.

La Comunidad Autnoma de Euskadi aprob el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Adminis-


tracin Electrnica, que regula los medios electrnicos necesarios para que las relaciones entre
la ciudadana y la Administracin sean seguras, giles y con plenas garantas jurdicas. Dicho
Decreto se aprob tomando como referencia la Ley 11/2007, de 23 de junio, de acceso electrnico
de los ciudadanos a los servicios pblicos, y el marco normativo que la desarrolla.

El Decreto de Administracin Electrnica establece, en su artculo 42, que la Administracin


aprobar y publicar su poltica de gestin de documentos electrnicos y que esta cumplir los
requisitos establecidos en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad y sus
normas de desarrollo. Asimismo, dicho artculo dispone que esta poltica incluya directrices para la
DVLJQDFLyQ GH UHVSRQVDELOLGDGHV \ OD GHQLFLyQ GH ORV SURJUDPDV SURFHVRV \ FRQWUROHV GH JHVWLyQ
de documentos y administracin de los repositorios electrnicos.

El Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el


mbito de la Administracin Electrnica se regulan respectivamente en el Real Decreto 3/2010, de
8 de enero y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, aprobados en desarrollo de la Ley 11/2007.
(O SULPHUR WLHQH FRPR QDOLGDG OD FUHDFLyQ GH ODV FRQGLFLRQHV QHFHVDULDV GH FRQDQ]D HQ HO XVR
de los medios electrnicos y el segundo las que garanticen el adecuado nivel de interoperabilidad
WpFQLFD VHPiQWLFD \ RUJDQL]DWLYD GH ORV VLVWHPDV \ DSOLFDFLRQHV HPSOHDGRV SRU ODV DGPLQLVWUDFLR-
nes pblicas.

La disposicin adicional primera del Real Decreto 4/2010 prev la existencia de una serie de
normas tcnicas de interoperabilidad de obligado cumplimiento por parte de las administracio-
nes pblicas, entre las cuales se encuentra la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica
de Gestin de Documentos electrnicos, aprobada por Resolucin de 28 de junio de 2012, de la
Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, que tiene por objeto establecer las directrices
SDUD OD GHQLFLyQ GH SROtWLFDV GH JHVWLyQ GH GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV

La Norma Tcnica de Interoperabilidad seala en su apartado III 2 que la poltica de gestin de


documentos electrnicos (PGDE) se integrar en el marco general de gestin de documentos y en
HO FRQWH[WR GH FDGD RUJDQL]DFLyQ MXQWR FRQ HO UHVWR GH SROtWLFDV LPSODQWDGDV SDUD HO GHVHPSHxR
de sus actividades.

En la Administracin Publica de la CAE el marco de gestin de documentos est formado, entre


RWURV SRU HO 'HFUHWR GH GH MXOLR GH RUJDQL]DFLyQ \ IXQFLRQDPLHQWR GHO 6LVWHPD GH
Archivo de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi, por la Orden de 19
de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica del reglamento del
sistema de archivo y por la Orden de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y
$GPLQLVWUDFLyQ 3~EOLFD VREUH HO SURFHGLPLHQWR SDUD OD LGHQWLFDFLyQ \ YDORUDFLyQ GRFXPHQWDO \
el funcionamiento de la Comisin de Valoracin, Seleccin y Acceso al Documento- COVASAD.

2016/4252 (1/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

En este mismo sentido y con carcter sectorial existen en la CAE mbitos de regulacin de esta
materia en la gestin documental referidos a seguridad, sanidad y hacienda, destacando en este
ltimo caso por su desarrollo y detalle la gestin de los documentos contables. A todos ellos viene
a unirse esta nueva regulacin que viene a establecer un marco general que no contradice las
HVSHFLFLGDGHV GH FDGD VHFWRU DOXGLGR

Desde el 2 de octubre de 2016 el marco normativo de regulacin del acceso de la ciuda-


dana a los servicios de las Administraciones Pblicas por medios electrnicos lo constituye la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de las Administraciones
Pblicas, de carcter bsico y por ello vinculante para el sector pblico de la Comunidad Aut-
noma de Euskadi. Esta ley dispone que el procedimiento administrativo debe ser exclusivamente
electrnico y promueve la relacin de la ciudadana con las Administraciones Pblicas por tales
medios electrnicos. Es por ello que establece requisitos de obligado cumplimiento en lo con-
FHUQLHQWH D UHJLVWURV VLVWHPDV GH UPD DGPLWLGRV SRU ODV $GPLQLVWUDFLRQHV 3~EOLFDV HPLVLyQ \
DUFKLYR GH GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV SRU ODV $GPLQLVWUDFLRQHV 3~EOLFDV \ YDOLGH] \ HFDFLD GH ODV
FRSLDV UHDOL]DGDV SRU ODV PLVPDV $VLPLVPR OD /H\ GH GH RFWXEUH GH 5pJLPHQ -XUtGLFR
del Sector Pblico, tambin de carcter bsico, en el Captulo V de su Ttulo Preliminar recoge
todo lo relativo al funcionamiento electrnico del sector pblico, con las normas hasta la fecha
contenidas en la Ley 11/2007, de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos.

Adems del artculo 42 del mencionado Decreto 21/2012, mediante esta Orden se desarrollan
sus artculos 43 y 47. El desarrollo del primero consiste en determinar los rganos competentes
para expedir copias electrnicas autnticas. El del segundo, en establecer las condiciones en
que podrn destruirse los documentos originales en papel de los que se hayan generado copias
electrnicas autnticas.

(Q GHQLWLYD OD 3ROtWLFD GH *HVWLyQ GH GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV TXH UHFRJH HVWD 2UGHQ WRPD
como base la regulacin contenida en las citadas normativas y las desarrolla para adaptarlas, por
XQ ODGR D OR HVSHFtFR GHO VHFWRU S~EOLFR GH OD &RPXQLGDG $XWyQRPD GH (XVNDGL \ SRU RWUR D OR
particular de los documentos electrnicos.

Por lo expuesto, en uso de las competencias atribuidas en el Decreto 188/2013, de 9 de abril,


por el que se establece la estructura orgnica y funcional del Departamento de Administracin
Pblica y Justicia y en el Decreto 192/2013, de 9 de abril, por el que se establece la estructura
RUJiQLFD \ IXQFLRQDO GHO 'HSDUWDPHQWR GH +DFLHQGD \ )LQDQ]DV PHGLDQWH OD SUHVHQWH 2UGHQ

DISPONEMOS:

Artculo nico. Aprobar la poltica de gestin de documentos electrnicos del sector pblico de
la Comunidad Autnoma de Euskadi, recogida en el anexo de esta Orden.

DISPOSIN ADICIONAL NICA

/D SUHVHQWH UHJXODFLyQ VH HVWDEOHFH VLQ SHUMXLFLR GH ODV QRUPDV JHQHUDOHV \ HVSHFtFDV YLJHQ-
tes de gestin de archivos.

DISPOSICIN FINAL PRIMERA

En todo aquello no previsto expresamente por la presente Orden, sern de aplicacin las normas
contenidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

2016/4252 (2/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

Seguridad, y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional
de Interoperabilidad, ambos en el mbito de la Administracin Electrnica.

DISPOSICIN FINAL SEGUNDA

La presente poltica de gestin de documentos electrnicos entrar en vigor el da siguiente al


GH VX SXEOLFDFLyQ HQ HO %ROHWtQ 2FLDO GHO 3DtV 9DVFR 6X WH[WR tQWHJUR VH GDUi DVLPLVPR D FRQRFHU
en la Sede Electrnica de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi.

(Q 9LWRULD *DVWHL] D GH VHSWLHPEUH GH

El Consejero de Administracin Pblica y Justicia,


JOSU IAKI ERKOREKA GERVASIO.
(O &RQVHMHUR GH +DFLHQGD \ )LQDQ]DV
RICARDO GATZAGAETXEBARRIA BASTIDA.

2016/4252 (3/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

ANEXO A LA ORDEN POR LA QUE SE APRUEBA LA POLTICA DE GESTIN DE


DOCUMENTOS ELECTRNICOS DEL SECTOR PBLICO DE LA COMUNIDAD AUTNOMA
DE EUSKADI: POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

2EMHWR QDOLGDG \ PDUFR GH LQWHJUDFLyQ

La presente poltica de gestin de documentos electrnicos (PGDE):

1. Tiene por objeto establecer el conjunto de criterios a aplicar en relacin con la gestin de los
documentos y expedientes electrnicos producidos o custodiados por las entidades integrantes
GHO VHFWRU S~EOLFR GH OD &RPXQLGDG $XWyQRPD GH (XVNDGL JDUDQWL]DQGR VX DXWHQWLFLGDG DELOLGDG
y disponibilidad.

7LHQH SRU QDOLGDG JDUDQWL]DU OD GLVSRQLELOLGDG H LQWHJULGDG GH ORV PHWDGDWRV QHFHVDULRV


para asegurar la gestin, recuperacin y conservacin de los documentos y expedientes electr-
nicos en el mbito del sector pblico de la Comunidad Autnoma de Euskadi.

3. Se integra en el marco general de gestin de documentos de sector pblico de la Comunidad


Autnoma de Euskadi, con independencia de su soporte material, y con la Poltica de Seguridad
y, en especial, con el Manual de Seguridad para el mantenimiento de la seguridad de la informa-
cin de la Administracin General de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco y sus Organismos
Autnomos en el entorno de las aplicaciones informticas que sirven de soporte a la tramitacin
telemtica.

2. mbito de aplicacin.

La PGDE contenida en esta Orden se aplicar:

a) A la Administracin General de la Comunidad Autnoma de Euskadi, a sus organismos aut-


nomos y al resto de entidades de derecho pblico vinculadas o dependientes de la misma.

b) A los entes pblicos de derecho privado y dems entidades integrantes del sector pblico de
la Comunidad Autnoma de Euskadi, en las actividades que desarrollen con sujecin al derecho
pblico.

A los efectos de esta PGDE se entiende por Administracin los rganos y entidades a que se
UHHUHQ ORV DSDUWDGRV D \ E DQWHULRUHV

3. Funciones y responsabilidades.

Las funciones y los actores involucrados en la gestin de documentos se distribuyen del


siguiente modo:

Aprobacin

La aprobacin e impulso de la PGDE corresponde al departamento competente en materia de


sistema de archivo y documentacin y al departamento competente en materia de administracin
electrnica.

2016/4252 (4/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

Aplicacin

La aplicacin de la PGDE corresponde a la unidad administrativa responsable de cada uno de


los expedientes administrativos, integrando los procesos de gestin documental en los servicios y
sistemas de administracin electrnica.

Implantacin

La puesta en funcionamiento de la PGDE corresponde a las siguientes unidades administrativas:

Direccin competente en Administracin Electrnica:

Desarrollar las funcionalidades de los servicios comunes de administracin electrnica

'HQLU \ JHVWLRQDU HO &DWiORJR GH 6HUYLFLRV

,PSXOVDU OD GLJLWDOL]DFLyQ GH VHUYLFLRV IDFLOLWDQGR OD LQWHURSHUDELOLGDG

3URPRYHU OD VXVWLWXFLyQ GHO SDSHO GHVSOHJDQGR OD KHUUDPLHQWD GH GLJLWDOL]DFLyQ VHJXUD

(VWDEOHFHU OD SROtWLFD GH UPD HOHFWUyQLFD

Direccin competente en el Sistema de Archivo de la Administracin Pblica de la Comunidad


Autnoma de Euskadi y servicio de documentacin de carcter general:

'HQLU HO 0RGHOR GH *HVWLyQ 'RFXPHQWDO

Desarrollar el Sistema de Gestin de Archivo

'HQLU HO FLFOR GH YLGD GH ORV GRFXPHQWRV

Facilitar la consulta de documentos archivados de acuerdo con la normativa vigente

Asegurar la conservacin de los documentos

Establecer las herramientas de conservacin de documentos electrnicos

(ODERUDU HO FXDGUR GH FODVLFDFLyQ \ VXV VHULHV GRFXPHQWDOHV

'HQLU OD WLSRORJtD GRFXPHQWDO \ HO HVTXHPD GH PHWDGDWRV

Direccin competente en informtica y telecomunicaciones:

Establecer las tecnologas de la informacin aplicables

Gestionar las infraestructuras tecnolgicas de soporte

Mantener los sistemas informticos que dan soporte a los sistemas de informacin

'HQLU OD 3ROtWLFD GH 6HJXULGDG

Establecer los estndares tecnolgicos

Determinar los formatos de documentos electrnicos

2016/4252 (5/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

Comisin de Valoracin, Seleccin y Acceso a la Documentacin (COVASAD):

,GHQWLFDU \ DQDOL]DU WRGDV ODV WLSRORJtDV \ VHULHV GRFXPHQWDOHV

Emitir dictamen sobre los calendarios de conservacin de los documentos

Proponer los documentos esenciales

Departamentos y entidades pertenecientes al sector pblico de la Comunidad Autnoma de


Euskadi:

'HQLU ORV SURFHGLPLHQWRV DGPLQLVWUDWLYRV

$FWXDOL]DU VX LQIRUPDFLyQ DOEHUJDGD HQ HO &DWiORJR GH 6HUYLFLRV

Desarrollar y adecuar los sistemas informticos de gestin de expedientes

5HFHSFLyQ GH DVLHQWRV UHJLVWUDOHV FRQ VXV GRFXPHQWRV GLJLWDOL]DGRV SUHVHQWDGRV

Generar documentos administrativos electrnicos originales

,QJUHVDU ORV H[SHGLHQWHV FHUUDGRV HQ HO 6LVWHPD GH *HVWLyQ GH $UFKLYR DUFKLYR GH RFLQD \


gestionarlos con la aplicacin del sistema (AKS/SGA)

En todo caso, esta distribucin de funciones entre los actores involucrados en la gestin de los
documentos electrnicos ser sin perjuicio de lo que se disponga en los decretos de estructura
orgnica para el ejercicio de las competencias que correspondan a los rganos de los departa-
mentos de la Administracin de la Comunidad Autnoma de Euskadi, respecto a los que no podr
haber ninguna contradiccin.

/RV DFWRUHV SULQFLSDOHV LPSOLFDGRV HQ HO XVR GH ORV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV VX FXDOLFDFLyQ \


funciones son:

3DUD HO SHUVRQDO GH ODV RFLQDV GH DVLVWHQFLD HQ PDWHULD GH UHJLVWUR FRQRFHU \ DSOLFDU ORV
procesos de gestin documental asociados a la fase de iniciacin del procedimiento administra-
tivo: registro, captura y sustitucin.

2. Para el personal tramitador de los expedientes, conocer y aplicar los procesos de gestin
GRFXPHQWDO DVRFLDGRV D ODV IDVHV GH RUGHQDFLyQ LQVWUXFFLyQ QDOL]DFLyQ \ HMHFXFLyQ GHO SURFHGL-
PLHQWR DGPLQLVWUDWLYR FUHDFLyQ UHJLVWUR FDSWXUD FODVLFDFLyQ GHVFULSFLyQ DFFHVR \ VXVWLWXFLyQ

3. Para el personal archivero y gestor documental, conocer y aplicar los procesos de gestin
documental asociados a la fase de archivo de los documentos y expedientes administrativos:
FUHDFLyQ FDSWXUD FODVLFDFLyQ GHVFULSFLyQ DFFHVR FRQVHUYDFLyQ WUDQVIHUHQFLD VXVWLWXFLyQ \
expurgo. Asimismo, velar por la difusin y el cumplimiento, tanto del modelo de gestin documen-
tal, como de la PGDE en el departamento o entidad u organismo al que est adscrito.

4. Instrumentos para la gestin de los documentos electrnicos.

3DUD JHVWLRQDU ORV GRFXPHQWRV GH XQD PDQHUD RUJDQL]DGD VH GLVSRQH GH ORV VLJXLHQWHV
instrumentos:

2016/4252 (6/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

4.1. Catlogo de Servicios.

El catlogo de servicios constituye el inventario comn de todos los servicios y procedimientos


GH OD $GPLQLVWUDFLyQ (Q pO VH HVWDEOHFH OD FRGLFDFLyQ TXH ORV LGHQWLFD \ GHQH XQtYRFDPHQWH

$Vt HO FDWiORJR GH VHUYLFLRV SHUPLWH OD VLQFURQL]DFLyQ GH OD LQIRUPDFLyQ GH WRGRV ORV VHUYLFLRV \


procedimientos entre los diferentes servicios que dan soporte a la gestin administrativa.

&DGD IRUPXODULR GH VROLFLWXG HQ VRSRUWH SDSHO FRQWHQGUi HO FyGLJR LGHQWLFDGRU GHO VHUYLFLR \ HQ
su caso, del procedimiento al que pertenece en el catlogo de servicios. De esta manera se facili-
WDUi D ODV RFLQDV GH DVLVWHQFLD HQ PDWHULD GH UHJLVWUR HO SURFHVR GH VXVWLWXFLyQ GHO GRFXPHQWR HQ
soporte papel por su equivalente electrnico. Este documento ser enviado de forma telemtica a
la unidad administrativa encargada de su tramitacin.

/D UHVSRQVDELOLGDG GH OD HODERUDFLyQ \ DFWXDOL]DFLyQ GHO FDWiORJR GH VHUYLFLRV UHFDH HQ OD 'LUHF-


cin competente en administracin electrnica, en colaboracin con los diferentes rganos de la
Administracin de la Comunidad Autnoma de Euskadi.

&XDGUR GH &ODVLFDFLyQ

(O FXDGUR GH FODVLFDFLyQ HV HO LQVWUXPHQWR GH JHVWLyQ GHO 6LVWHPD GH *HVWLyQ GH $UFKLYR


5HHMD OD RUJDQL]DFLyQ GHO IRQGR GRFXPHQWDO \ DSRUWD ORV GDWRV HVHQFLDOHV GH VX HVWUXFWXUD

7RGRV ORV GRFXPHQWRV DGPLQLVWUDWLYRV VH RUJDQL]DUiQ HQ EDVH DO FXDGUR GH FODVLFDFLyQ LQGH-


pendientemente de su soporte fsico.

(O FXDGUR GH FODVLFDFLyQ VH HVWUXFWXUD HQ WUHV QLYHOHV

)RQGR HV HO UHIHULGR D ODV GLVWLQWDV iUHDV FRPSHWHQFLDOHV HQ TXH VH RUJDQL]D OD $GPLQLVWUDFLyQ

Seccin: hace referencia a la estructura orgnica de cada rea competencial.

Serie documental: hace referencia a la actividad administrativa que da lugar al desarrollo de


una determinada funcin por parte de la unidad administrativa.

/D UHVSRQVDELOLGDG GH OD HODERUDFLyQ \ DFWXDOL]DFLyQ GHO FXDGUR GH FODVLFDFLyQ UHFDH VREUH


la Direccin competente en materia de archivo y documentacin en colaboracin con el personal
responsable de gestin documental de cada departamento, entidad u organismo de la Comunidad
Autnoma de Euskadi.

4.3. Tipologa Documental.

El tipo documental es la unidad documental bsica derivada del ejercicio de una misma funcin
TXH SUHVHQWD XQDV FDUDFWHUtVWLFDV HVWUXFWXUDOHV VLPLODUHV /RV WLSRV GRFXPHQWDOHV VH PDWHULDOL]DQ
en documentos concretos que corresponden a los trmites de los procedimientos administrativos.

/D UHVSRQVDELOLGDG GH OD DFWXDOL]DFLyQ GH OD WLSRORJtD GRFXPHQWDO UHFDH VREUH OD 'LUHFFLyQ FRP-


petente en materia de archivo y documentacin, en colaboracin con el personal responsable de
gestin documental de cada departamento, entidad u organismo de la Comunidad Autnoma de
Euskadi y con la Direccin competente en administracin electrnica.

2016/4252 (7/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

4.4. Estndares de Formatos de Documentos Electrnicos.

Al objeto de facilitar que los servicios de administracin electrnica puedan prestarse en con-
diciones que permitan la neutralidad tecnolgica, los documentos electrnicos debern estar
FRGLFDGRV HQ IRUPDWRV UHFRJLGRV HQ ORV HVWiQGDUHV WHFQROyJLFRV GH OD $GPLQLVWUDFLyQ 3~EOLFD GH
la Comunidad Autnoma de Euskadi.

/D UHVSRQVDELOLGDG GH OD GHQLFLyQ GH ORV IRUPDWRV GH ORV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV HV GH OD


Direccin competente en materia de informtica y telecomunicaciones.

4.5. Esquema de Metadatos.

La Administracin se ha dotado de su propio esquema de metadatos, como instrumento que


GHQH OD LQFRUSRUDFLyQ \ JHVWLyQ GH ORV PHWDGDWRV GH FRQWHQLGR FRQWH[WR \ HVWUXFWXUD GH ORV GRFX-
mentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.

/D UHVSRQVDELOLGDG GH OD DFWXDOL]DFLyQ GHO HVTXHPD GH PHWDGDWRV UHFDH VREUH OD 'LUHFFLyQ


competente en materia de archivo y documentacin, en colaboracin con el personal responsable
de gestin documental de cada departamento, entidad u organismo de la Comunidad Autnoma
de Euskadi y con la Direccin competente en administracin electrnica.

4.6. Calendario General de Conservacin.

El calendario general de conservacin es el instrumento que establece para cada una de las
VHULHV GRFXPHQWDOHV VX SHUPDQHQFLD HQ FDGD QLYHO GH DUFKLYR VX SOD]R GH FRQVHUYDFLyQ \ VX
nivel de accesibilidad.

/D UHVSRQVDELOLGDG GH OD HODERUDFLyQ \ DFWXDOL]DFLyQ GHO FDOHQGDULR GH FRQVHUYDFLyQ FRUUHV-


ponde a la Direccin competente en materia de archivo y documentacin, previo dictamen de la
COVASAD.

5. Ciclo de vida de los documentos.

La PGDE es de aplicacin a todas las fases del ciclo de vida de los documentos.

5.1. Registro.

La fase de registro tiene lugar en el momento en que se presenta, se recibe o se da salida a los
documentos para su trmite administrativo. Cuando los documentos afectados se registran son
incorporados al archivo electrnico nico (Dokusi).

Durante esta fase, la responsabilidad sobre la custodia de la documentacin aportada recaer


VREUH ODV RFLQDV GH DVLVWHQFLD HQ PDWHULD GH UHJLVWUR

5.2. Tramitacin.

La fase de tramitacin consta de las diversas actuaciones que se deben llevar a cabo para la
resolucin de los expedientes administrativos.

*HQHUDOPHQWH LQFOX\H OD LQLFLDFLyQ RUGHQDFLyQ LQVWUXFFLyQ QDOL]DFLyQ \ HMHFXFLyQ GHO SURFH-


dimiento administrativo.

Durante esta fase, la responsabilidad sobre la custodia de la documentacin recaer en la uni-


dad administrativa tramitadora.

2016/4252 (8/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

5.3. Archivo.

'HVGH ORV VLVWHPDV GH JHVWLyQ XWLOL]DGRV SDUD OD WUDPLWDFLyQ XQD YH] QDOL]DGD pVWD ORV H[SH-
GLHQWHV \ VXV GRFXPHQWRV VH LQWHJUDUiQ D QLYHO GH DUFKLYR GH RFLQD HQ HO 6LVWHPD GH *HVWLyQ GH
Archivo de la Comunidad Autnoma de Euskadi, del cual forma parte el archivo electrnico nico
(Dokusi).

Para su gestin y control, el Sistema de Gestin de Archivo cuenta con un sistema informtico
$.6 6*$ (VWH VLVWHPD REWLHQH OD LQIRUPDFLyQ WDQWR GH ORV H[SHGLHQWHV QDOL]DGRV FRPR GH
sus documentos electrnicos.

As mismo, los documentos electrnicos archivados podrn consultarse desde los sistemas de
JHVWLyQ XWLOL]DGRV SDUD VX WUDPLWDFLyQ

0LHQWUDV OD GRFXPHQWDFLyQ SHUPDQH]FD HQ HO DUFKLYR GH OD RFLQD WUDPLWDGRUD OD UHVSRQVDELOL-


dad sobre su custodia recaer sobre cada unidad administrativa.

&XDQGR OD GRFXPHQWDFLyQ VH WUDQVHUD DO $UFKLYR *HQHUDO OD UHVSRQVDELOLGDG GH VX FXVWRGLD


corresponder a este nivel de archivo.

6. Procesos de gestin de documentos electrnicos.

Los procesos de gestin documental que se producen a lo largo del ciclo de vida de los docu-
mentos electrnicos son los siguientes:

6.1. Creacin de documentos electrnicos.

Los documentos electrnicos creados por la Administracin deben cumplir con los formatos
recogidos en sus estndares tecnolgicos.

/RV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV SRGUiQ QHFHVLWDU GH XQD UPD HOHFWUyQLFD (Q HVWRV FDVRV
pVWD GHEHUi DMXVWDUVH DO UHJODPHQWR TXH UHJXOH OD SROtWLFD GH UPD HOHFWUyQLFD \ GH FHUWLFDGRV
electrnicos.

Los documentos electrnicos cuya autenticidad necesite ser acreditada en soporte papel reque-
ULUiQ GH XQ ORFDOL]DGRU (VWH FRQVLVWLUi HQ XQ FyGLJR JHQHUDGR HOHFWUyQLFDPHQWH X RWUR VLVWHPD TXH
SHUPLWD VX YHULFDFLyQ PHGLDQWH HO DFFHVR D OD 6HGH (OHFWUyQLFD GH OD $GPLQLVWUDFLyQ 3~EOLFD GH
OD &RPXQLGDG $XWyQRPD GH (XVNDGL (VWH ORFDOL]DGRU RWRUJD D OD FRSLD LPSUHVD HQ SDSHO OD FRQVL-
deracin de copia autntica, de conformidad con el artculo 46 del Decreto 21/2012.

6.2. Registro de documentos electrnicos.

El registro de documentos electrnicos marca la entrada o salida de los documentos en la Admi-


nistracin, permitiendo el seguimiento de los mismos en los trmites administrativos.

De conformidad con el artculo 21 del Decreto 21/2012 los documentos en formato digital se
registrarn en el Registro Electrnico de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de
Euskadi.

La Administracin pondr a disposicin de la ciudadana modelos electrnicos de solicitudes en


OD VHGH HOHFWUyQLFD \ HQ ODV RFLQDV GH DVLVWHQFLD HQ PDWHULD GH UHJLVWUR $Vt PLVPR FRQ HO Q GH
posibilitar la lectura y conservacin de los documentos electrnicos, informar sobre los formatos
a los que debern ajustarse para su tramitacin.

2016/4252 (9/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

(O SHUVRQDO GH ODV RFLQDV GH DVLVWHQFLD HQ PDWHULD GH UHJLVWUR PHGLDQWH OD DSOLFDFLyQ FRUSR-


UDWLYD FRUUHVSRQGLHQWH \ VLJXLHQGR ODV GLUHFWULFHV GHO 0DQXDO GH 'LJLWDOL]DFLyQ GH 'RFXPHQWRV
SURFHGHUi D OD GLJLWDOL]DFLyQ GH OD GRFXPHQWDFLyQ HQ VRSRUWH SDSHO X RWUR DSRUWDGD SRU OD FLXGDGD-
na para su registro. Seguidamente, devolver los documentos a quienes los hayan presentado.

6.3. Captura de documentos electrnicos.

/D FDSWXUD GH GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV GRWiQGRORV GH XQ LGHQWLFDGRU VXSRQH VX LQFRUSRUDFLyQ


DO DUFKLYR HOHFWUyQLFR ~QLFR 'RNXVL \ JDUDQWL]D VX LGHQWLFDFLyQ

/D QDOLGDG SULQFLSDO GH OD FDSWXUD DGHPiV GHO SURSLR DOPDFHQDPLHQWR HV HVWDEOHFHU XQD UHOD-
cin entre el documento, su productor y el contexto en que se origin. Esto se consigue mediante
OD DVLJQDFLyQ GH ORV PHWDGDWRV PtQLPRV REOLJDWRULRV GHQLGRV HQ OD 1RUPD 7pFQLFD GH ,QWHURSH-
rabilidad de Documento Electrnico.

La captura del documento electrnico se completa con otros procesos y operaciones de gestin
GRFXPHQWDO UHJLVWUR FODVLFDFLyQ tQGLFH GH H[SHGLHQWH HOHFWUyQLFR WDO \ FRPR VH LQGLFD HQ OD
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.

Se incorporarn al archivo electrnico nico (Dokusi) todos los documentos electrnicos


generados en actuaciones administrativas, as como los incorporados a los expedientes de pro-
cedimientos administrativos, incluyendo las respuestas recibidas mediante consulta de datos de
otras administraciones y todas las copias autnticas electrnicas.

6.4. Distribucin de documentos electrnicos.

Todos los documentos electrnicos registrados deben ser distribuidos telemticamente a las
unidades administrativas responsables de su tramitacin.

&ODVLFDFLyQ GH GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV

Como requisito previo a la tramitacin electrnica, cada procedimiento debe estar relacionado
FRQ XQD VHULH GRFXPHQWDO GHO FXDGUR GH FODVLFDFLyQ

Los documentos aportados por la ciudadana estarn asociados a su asiento registral correspon-
diente. En las fases de ordenacin e instruccin, sern asignados a los expedientes administrativos
que les corresponda, asocindoseles cdigo de procedimiento y de serie documental.

De la misma manera, se proceder con los documentos electrnicos creados por la


Administracin.

6.6. Descripcin de documentos electrnicos.

/D GHVFULSFLyQ SHUPLWH LGHQWLFDU \ UHFXSHUDU ORV GRFXPHQWRV TXH VH VROLFLWHQ 3DUD HOOR HV
necesario que sean descritos mediante el esquema de metadatos corporativo.

Cuando un documento se incorpora a la tramitacin ser obligatorio informar de la tipologa


documental a la que pertenece.

6.7. Acceso a los documentos electrnicos.

El acceso a los documentos electrnicos se rige por lo dispuesto en el Captulo VI del


'HFUHWR GH GH MXOLR GH RUJDQL]DFLyQ \ IXQFLRQDPLHQWR GHO 6LVWHPD GH $UFKLYR GH OD

2016/4252 (10/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

Comunidad Autnoma de Euskadi y su normativa de desarrollo, as como por las directrices del
Esquema Nacional de Seguridad.

La ciudadana podr acceder a los documentos electrnicos en los trminos recogidos por
el Ttulo II del Decreto 21/2012, donde se regula la sede electrnica y el tabln electrnico de
anuncios.

(O DFFHVR D ORV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV FDOLFDGRV GH QLYHO DOWR TXHGDUi UHJLVWUDGR HQ HO


archivo electrnico nico (Dokusi) de la Comunidad Autnoma de Euskadi, de conformidad con lo
establecido en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter
Personal (LOPD).

Los documentos y expedientes electrnicos que vayan a ser objeto de intercambio entre
Administraciones, o consultados por la ciudadana, deben cumplir con los requisitos de formato,
estructura y metadatos mnimos establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus
Normas Tcnicas de Interoperabilidad para su desarrollo.

&DOLFDFLyQ GH ORV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV

(O SURFHVR GH FDOLFDFLyQ GH ORV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV LQFOX\H OD YDORUDFLyQ GHWHUPLQDFLyQ


GH SOD]RV GH FRQVHUYDFLyQ \ WUDQVIHUHQFLD GH ORV GRFXPHQWRV TXH VH HVWDEOH]FDQ HQ ORV FDOHQGD-
rios de conservacin.

Los calendarios de conservacin, previo dictamen de la COVASAD, sern aprobados por la per-
sona titular del departamento que ostente las competencias en materia de archivo y documentacin.

6.9. Conservacin de documentos electrnicos.

Dado su valor evidencial y probatorio en las relaciones entre la ciudadana y la Administracin,


WRGRV ORV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV TXH KD\DQ VLGR XWLOL]DGRV HQ ODV DFWXDFLRQHV DGPLQLVWUDWLYDV \
que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares y los
GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV TXH FRUUHVSRQGDQ D SURFHGLPLHQWRV QDOL]DGRV GHEHUiQ FRQVHUYDUVH HQ
el Sistema de Gestin de Archivo de la Comunidad Autnoma de Euskadi.

/D FRQVHUYDFLyQ GH ORV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV D OR ODUJR GH VX FLFOR GH YLGD GHEH JDUDQWL]DU


HO DFFHVR D ORV PLVPRV (OOR KDFH QHFHVDULR UHDOL]DU SHULyGLFDPHQWH SURFHVRV GH FRQWURO \ DFWXDOL-
]DFLyQ SDUD HYLWDU SRU XQ ODGR OD FDGXFLGDG GH ODV UPDV HOHFWUyQLFDV \ SRU RWUR OD REVROHVFHQFLD
de los formatos de los documentos electrnicos.

/D UPD HOHFWUyQLFD WLHQH XQD YLGD ~WLO OLPLWDGD 3DUD FRQVHUYDUOD VH GHEHUi UHFXEULU FRQ XQ
VHOOR GH WLHPSR TXH LQGLFDUi VX SHULRGR GH YDOLGH] (Q HO PRPHQWR HQ TXH HO FHUWLFDGR GH OD
DXWRULGDG GH VHOODGR GH WLHPSR TXH OR KD HPLWLGR YD\D D FDGXFDU VH YROYHUi D UHFXEULU OD UPD
HOHFWUyQLFD FRQ RWUR VHOOR GH WLHPSR TXH SURORQJDUi VX YDOLGH]

Para la conservacin de los formatos de los documentos electrnicos se deber tener en cuenta
el documento de estndares tecnolgicos que comprende los criterios y recomendaciones de los
formatos a aplicar por la Administracin para asegurar un adecuado nivel de interoperabilidad.

Cuando exista riesgo de obsolescencia de un formato la Direccin competente en materia de


VLVWHPDV GH LQIRUPDFLyQ DSOLFDUi SURFHGLPLHQWRV QRUPDOL]DGRV GH FRSLDGR DXWpQWLFR GH ORV GRFX-
mentos con cambio de formato.

2016/4252 (11/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

/R PLVPR RFXUULUi HQ HO FDVR GH TXH XQ GHWHUPLQDGR IRUPDWR GHMH GH JXUDU HQWUH ORV DGPLWLGRV
en el documento de estndares tecnolgicos.

6.10. Transferencia de documentos electrnicos.

/RV H[SHGLHQWHV GH ORV SURFHGLPLHQWRV DGPLQLVWUDWLYRV \ VXV GRFXPHQWRV XQD YH] KD\DQ FRQ-
cluido su tramitacin, se incorporarn desde los sistemas de gestin de expedientes al nivel de
DUFKLYR GH RFLQD GHO 6LVWHPD GH *HVWLyQ GH $UFKLYR PHGLDQWH XQD VHULH GH SURFHVRV WpFQLFRV GH
transferencia.

8QD YH] FXPSOLGRV ORV SOD]RV GH WUDQVIHUHQFLD HVWDEOHFLGRV HQ HO FDOHQGDULR JHQHUDO GH FRQVHU-
YDFLyQ VHUiQ WUDQVIHULGRV GHVGH HO DUFKLYR GH RFLQD DO $UFKLYR *HQHUDO VHJ~Q OR GLVSXHVWR HQ HO
Decreto 174/2003 y en sus desarrollos normativos.

El personal del nivel de archivo donde se encuentre la documentacin ser responsable de


UHDOL]DU ODV WUDQVIHUHQFLDV

6.11. Expurgo de documentos electrnicos.

Se entiende por expurgo de la documentacin el proceso de eliminacin de documentos. El


SURFHVR VH UHDOL]DUi GH WDO PDQHUD TXH LPSLGD VX UHFRQVWUXFFLyQ \ SRVWHULRU XVR

El expurgo de los documentos electrnicos atender a lo expresado en la Orden 19 de diciem-


bre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, del reglamento del sistema
de archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi.

La seleccin y eliminacin de la documentacin se llevar a efecto en cada nivel de archivo


HQ IXQFLyQ GH ORV SOD]RV GH SHUPDQHQFLD \ FRQVHUYDFLyQ TXH VH KD\DQ GHQLGR SDUD FDGD VHULH
documental en el calendario general de conservacin.

El sistema de destruccin de los documentos electrnicos es el implementado en la aplicacin


informtica del Sistema de Gestin de Archivo (AKS/SGA).

6.12. Copias autnticas electrnicas de documentos.

Las copias autnticas electrnicas a las que hace referencia el artculo 43 del Decreto 21/2012,
se expedirn por:

a) El rgano competente en Administracin Electrnica, cuando se realicen en los procedi-


mientos administrativos gestionados por los Servicios Comunes de Administracin Electrnica,
GHQLGRV HQ HO DUWtFXOR GHO 'HFUHWR

b) Los rganos competentes, en los casos de procedimientos administrativos en los que no se


utilicen los Servicios Comunes citados en el prrafo anterior.

Para la obtencin de copias autnticas, la autenticidad de la identidad y la integridad de con-


WHQLGR GH ODV LPiJHQHV REWHQLGDV HQ HO SURFHVR GH GLJLWDOL]DFLyQ VH JDUDQWL]DUiQ PHGLDQWH VHOOR
HOHFWUyQLFR GH QLYHO PHGLR TXH VHUi VROLFLWDGR SDUD HVWD QDOLGDG SRU HO yUJDQR FRPSHWHQWH HQ
cada caso.

/DV FRSLDV DXWpQWLFDV HOHFWUyQLFDV WHQGUiQ OD PLVPD YDOLGH] \ HFDFLD MXUtGLFD TXH HO GRFX-
mento original en el procedimiento concreto de que se trate.

2016/4252 (12/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

/D REWHQFLyQ GH FRSLDV DXWpQWLFDV HOHFWUyQLFDV VH UHDOL]DUi VLJXLHQGR ODV GLUHFWULFHV GHO 0DQXDO
GH 'LJLWDOL]DFLyQ GH 'RFXPHQWRV

6.13. Sustitucin de documentos originales en soporte papel o en otro soporte no electrnico


por copias autnticas electrnicas.

De conformidad con el artculo 47 del Decreto 21/2012, los documentos originales en soporte
SDSHO R HQ RWUR VRSRUWH QR HOHFWUyQLFR SRGUiQ VXVWLWXLUVH HQ ORV WpUPLQRV TXH VH HVWDEOH]FDQ HQ
la presente PGDE.

3DUD OD VXVWLWXFLyQ VHUi QHFHVDULD OD DXWRUL]DFLyQ GHO yUJDQR TXH FXVWRGLD OD GRFXPHQWDFLyQ
bien sea la unidad administrativa productora, bien sea el Sistema de Gestin de Archivo. Esta
DXWRUL]DFLyQ LQFOXLUi DGHPiV HO GHWDOOH GH ORV IRQGRV GRFXPHQWDOHV D VXVWLWXLU \ VHUi DUFKLYDGR
como evidencia de la decisin de sustitucin.

Condiciones generales de la sustitucin:

a) La documentacin a eliminar deber pertenecer a una serie documental valorada por la


COVASAD en la que se determine la posibilidad de sustitucin.

b) En ningn caso se destruirn documentos con valor histrico, artstico o de carcter rele-
vante que aconseje su conservacin y proteccin.

c) La eliminacin de cualquier otro documento diferente de los previstos en la presente Orden


se regir por lo contemplado en la normativa de documentos y archivos de Euskadi.

Eliminacin de los documentos

/D GHVWUXFFLyQ GH OD GRFXPHQWDFLyQ FXDOTXLHUD TXH VHD VX VRSRUWH JDUDQWL]DUi OD LPSRVLELOL-


dad de reconstruccin de los documentos o la recuperacin de la informacin en ellos contenida.
El sistema de destruccin ser el ms adecuado para cada tipo de soporte.

La ltima tarea de este proceso ser la elaboracin de un documento acreditativo de la destruc-


FLyQ GH ORV GRFXPHQWRV HQ VRSRUWH ItVLFR (VWH GRFXPHQWR VH DUFKLYDUi FRPR HYLGHQFLD GHO Q GHO
proceso de eliminacin.

7. Formacin.

Las personas que presten servicios relacionados con la gestin y la conservacin documental
debern contar con los niveles de conocimiento adecuados para el cumplimiento de sus funcio-
QHV (O SHUVRQDO SHUWHQHFLHQWH D OD $GPLQLVWUDFLyQ UHFLELUi OD IRUPDFLyQ HVSHFtFD \ DGHFXDGD
para aquellas funciones relacionadas con la gestin y conservacin de documentos y expedientes
electrnicos.

7.1. Programa de formacin.

/D 'LUHFFLyQ FRPSHWHQWH HQ PDWHULD GH IXQFLyQ S~EOLFD LQFOXLUi HQ SURJUDPDV HVSHFtFRV GH


sus planes de formacin a todo el personal que asuma cualquier tipo de funcin o responsabilidad
en materia de gestin de documentos electrnicos. La mencionada formacin ser impartida por
el Instituto Vasco de Administracin Pblica (IVAP).

2016/4252 (13/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

7.2. Contenido de la formacin.

El contenido de la formacin se basar en los documentos aprobados por la Administracin


3~EOLFD GH OD &RPXQLGDG $XWyQRPD GH (XVNDGL SDUD RUGHQDU HVWDQGDUL]DU \ GDU FULWHULR VREUH
aspectos relacionados con la gestin documental, entre los que cabe destacar:

La Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos

Modelo de Gestin de Servicios Electrnicos

Modelo de Gestin Documental del Gobierno Vasco

Gua del Catlogo de Servicios

Metodologas de gestin documental

Aplicacin informtica del Sistema de Gestin de Archivo (AKS/SGA)

El programa de formacin en materia de gestin de documentos electrnicos se evaluar peri-


dicamente y se ajustar de acuerdo con las conclusiones de la evaluacin.

8. Supervisin y auditora.

/DV HQWLGDGHV SHUWHQHFLHQWHV D OD $GPLQLVWUDFLyQ UHDOL]DUiQ HYDOXDFLRQHV R DXGLWRUtDV SHULy-


dicas, convenientemente documentadas, que garanticen la adecuacin de la PGDE y que los
procesos de gestin de documentos electrnicos se realicen conforme a lo establecido en la
misma.

Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestin documental gene-
rarn registros con las evidencias de la correcta aplicacin de dichos procedimientos.

Los objetivos de la evaluacin y la auditoria de la poltica de gestin de documentos electrni-


cos son:

*DUDQWL]DU HO FXPSOLPLHQWR GH ODV SROtWLFDV MDGDV SRU OD $GPLQLVWUDFLyQ HQ PDWHULD GH JHV-


tin de documentos electrnicos.

0HMRUDU HO UHQGLPLHQWR GH XQD RUJDQL]DFLyQ \ OD VDWLVIDFFLyQ GH ODV SHUVRQDV XVXDULDV HQ


materia de gestin de documentos electrnicos.

*DUDQWL]DU TXH ORV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV DGPLQLVWUDWLYRV FXPSOHQ ORV UHTXLVLWRV QHFHVD-
rios para ser aceptados como prueba en un juicio, si as se exigiera.

Registros de supervisin

El personal responsable de cada proceso de gestin documental supervisar, de acuerdo con


las evidencias que dejan los procesos, el cumplimiento de los requisitos fundamentales de la pol-
tica que se exponen a continuacin:

2016/4252 (14/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

Proceso de gestin
Requisito Evidencia Responsable
documental
/LVWDGR GH IRUPDWRV XWLOL]DGRV
Adecuacin de los formatos a los
1. Creacin de Informtica y
estndares del Gobierno Vasco y
documentos electrnicos Catlogo de estndares del telecomunicaciones
del ENI
GV/ENI

Todos los documentos de


Listado de documentos y
relaciones con la ciudadana
aplicaciones que no cumplen
deben ser registrados
2. Registro de el requisito Administracin
documentos electrnicos electrnica
Informacin a la ciudadana sobre
Sede electrnica: Formularios
los formatos de documentos
de solicitud
HOHFWUyQLFRV TXH GHEH XWLOL]DU

Listado de metadatos mnimos


obligatorios definidos por el
ENI
3. Captura de Rellenar los metadatos mnimos Administracin
documentos electrnicos obligatorios definidos por el ENI electrnica
Listado de documentos y
aplicaciones que no cumplen
el requisito

Aceptacin por parte de las


unidades administrativas de los Listado de documentos sin
documentos recibidos a travs de aceptacin
4. Distribucin de la distribucin Administracin
documentos electrnicos Listado de documentos y electrnica
Cambio de contexto, del registro al aplicaciones que no cumplen
de tramitacin, de los documentos el requisito
distribuidos

5. Clasificacin de Asignacin de los documentos Listado de documentos sin Sistemas de


documentos electrnicos a expedientes expediente informacin

Asignacin a los documentos Listado de documentos y


6. Descripcin de Sistemas de
electrnicos de una tipologa aplicaciones que no cumplen
documentos informacin
documental distinta de la genrica el requisito

Acceso controlado a documentos


7. Acceso de Responsable de
electrnicos de nivel alto segn la Registro de acceso a Dokusi
documentos fichero
LOPD

Definicin de un calendario de Listado de expedientes y


8. Calificacin de los Sistema de archivo y
conservacin para cada serie series que no cumplen el
documentos electrnicos documentacin
documental requisito

Departamentos que ingresan en el


AKS/SGA sus expedientes Listado de departamentos que
cerrados no cumplen el requisito Direcciones de
servicios o unidades
9. Conservacin de Ejecucin del proceso de Registro de ejecuciones (Log equivalentes
documentos electrnicos conservacin de la firma del sistema)
electrnica Sistema de archivo y
Base de datos de acciones de documentacin
Copiados autnticos con cambio conservacin de formatos
de formato

Listado de expedientes y
10. Transferencia de Cumplimiento de los calendarios Sistema de archivo y
series que no cumplen el
documentos electrnicos de conservacin documentacin
requisito

2016/4252 (15/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

Proceso de gestin
Requisito Evidencia Responsable
documental
Listado de expedientes y
11. Expurgo de Cumplimiento de los calendarios Sistema de archivo y
series que no cumplen el
documentos electrnicos de conservacin documentacin
requisito

Listado de metadatos mnimos


obligatorios definidos por el
Sistema de
ENI para la copia autntica
Rellenar los metadatos mnimos informacin
obligatorios definidos por el ENI
Listado de documentos y
12. Copia autntica de para la copia autntica Sistema de archivo y
aplicaciones que no cumplen
documentos documentacin
el requisito
8WLOL]DFLyQ GHO VHOOR HOHFWUyQLFR GH
nivel medio para la copia autntica Administracin
Listado de documentos copia
electrnica
autntica que no tienen el
sello

$XWRUL]DFLyQ GH GRFXPHQWRV
originales no electrnicos a
sustituir
Sistema de
13. Sustitucin de Destruccin de documentos en informacin
Acta de destruccin de
documentos originales soporte papel u otro sustituidos
documentos sustituidos
no electrnicos por copias autnticas electrnicas Sistema de archivo y
documentacin
Listados de documentos
electrnicos que sustituyen a
los de papel

El personal responsable de los procesos de gestin documental dejar registro de su supervisin.

Todo registro se conservar al menos durante un periodo de tres aos desde la fecha de su
FUHDFLyQ 8QD YH] SDVDGR HVH WLHPSR ORV UHJLVWURV VH HOLPLQDUiQ

(O SHUVRQDO UHVSRQVDEOH GH FDGD SURFHVR GH JHVWLyQ GRFXPHQWDO UHDOL]DUi XQ VHJXLPLHQWR


SHULyGLFR FRQ HO Q GH YHODU TXH VXV SURFHVRV VH HVWpQ HMHFXWDQGR FRQIRUPH D OR HVWDEOHFLGR HQ
esta PGDE. Asimismo deber adoptar las acciones correctivas o preventivas adecuadas en cada
caso, cuando se detecte o se prevea la posibilidad de una desviacin en su funcionamiento.

Auditoras peridicas

6H HVWDEOHFHUi XQ FDOHQGDULR SDUD OD UHDOL]DFLyQ GH DXGLWRUtDV SHULyGLFDV VLHQGR UHVSRQVD-


ELOLGDG GH OD 'LUHFFLyQ FRPSHWHQWH HQ DUFKLYR \ GRFXPHQWDFLyQ OD UHDOL]DFLyQ GH ODV VLJXLHQWHV
actividades:

3ODQLFDFLyQ GH ODV DXGLWRUtDV

Los departamentos y entidades responsables de la PGDE tras la revisin y supervisin de las


HYLGHQFLDV UHJLVWUDGDV SODQLFDQ ODV DXGLWRUtDV WHQLHQGR HQ FXHQWD ORV UHVXOWDGRV GH DXGLWRUtDV
anteriores y las necesidades actuales.

(VWD SODQLFDFLyQ VH SRQGUi HQ FRQRFLPLHQWR GHO SHUVRQDO UHVSRQVDEOH GH ORV SURFHVRV DIHFWD-
dos, con al menos 15 das de antelacin.

2016/4252 (16/17)
BOLETN OFICIAL DEL PAS VASCO N. 192
lunes 10 de octubre de 2016

5HDOL]DFLyQ GH ODV DXGLWRUtDV

/DV DXGLWRUtDV VH UHDOL]DUiQ SRU SHUVRQDO LQWHUQR R VH DGMXGLFDUiQ PHGLDQWH FRQWUDWR


administrativo.

3. Informe de los resultados de la auditoria.

El informe de la auditoria se redactar y se enviar al personal directivo implicado en materia


de gestin documental y al personal responsable de los procesos y servicios.

5HDOL]DFLyQ GH ODV DFFLRQHV

Los responsables de los procesos auditados, en colaboracin con los responsables de la PGDE,
DQDOL]DUiQ ODV FDXVDV GH ODV GHVYLDFLRQHV HQFRQWUDGDV \ HVWDEOHFHUiQ ODV DFFLRQHV FRUUHFWLYDV
\ R GH PHMRUD DGHFXDGD DVt FRPR HO SOD]R \ HO SHUVRQDO UHVSRQVDEOH GH OOHYDUODV D FDER

9HULFDFLyQ GH ODV DFFLRQHV WRPDGDV

/D YHULFDFLyQ GH ODV DFFLRQHV WRPDGDV HQ XQD DXGLWRULD VHUi XQR GH ORV SXQWRV GHO DOFDQFH GH
OD DXGLWRULD VLJXLHQWH FRQ HO REMHWR GH JDUDQWL]DU TXH VH KDQ HOLPLQDGR ODV FDXVDV GH QR FRQIRU-
midad detectadas.

$FWXDOL]DFLyQ

&RQ HO Q GH JDUDQWL]DU OD DGHFXDFLyQ GH OD 3*'( D ODV QHFHVLGDGHV GH JHVWLyQ GH ORV GRFX-


mentos electrnicos, los departamentos competentes en materia de archivo y documentacin y
HQ PDWHULD GH DGPLQLVWUDFLyQ HOHFWUyQLFD DFWXDOL]DUiQ OD PHQFLRQDGD 3ROtWLFD \ ORV SURFHVRV GH
gestin documental.

2016/4252 (17/17)

También podría gustarte