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La Comunicacion Interna, Horizontal, Vertical, Otras Oportunidades PDF
La Comunicacion Interna, Horizontal, Vertical, Otras Oportunidades PDF
HORIZONTAL, VERTICAL,
OTRAS OPORTUNIDADES
4. No es un lujo ni un extra
5. Comunicar = Liderar
7. Vertical y horizontal
8. Comunicacin vs Informacin
9. Cuestin de presupuesto?
13. Bibliografa
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1. COMUNICACIN INTERNA: IMPORTANCIA Y NECESIDAD
La comunicacin interna constituye una herramienta clave para alcanzar los objetivos
y ayuda a crear cultura de empresa; contribuye a evitar el rumor, propiciando un clima
de confianza y motivacin, y hace que el colegio sea ms competitivo y rentable. Es
decir, sin comunicacin interna no es posible desarrollar un proyecto docente serio.
Una buena gestin de este tipo de comunicacin es una herramienta real para
potenciar al mximo todas las capacidades de los equipos. A la hora de plantear un
proyecto que implique un nmero considerable de gente, es necesario tener en cuenta
la comunicacin entre todos ellos para informar, crear, convencer. Es entonces, la
comunicacin interna se convierte en una necesidad. Una correcta poltica de la
comunicacin en una organizacin, y su posterior planificacin y gestin, solamente es
posible si se comprende en toda su magnitud su alcance e impacto. Tambin se
comprende cuando se suceden los problemas y no se es capaz de solucionarlos.
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As pues, a partir de esta ltima idea, podramos definir la comunicacin interna como
el intercambio de informacin entre todos los niveles de una organizacin.
La comunicacin interna es un factor clave que tiene que tener en cuenta el colegio, ya
que, debidamente gestionada, permite mejorar el clima laboral y el rendimiento de los
empleados. Esta filosofa gerencia resulta estratgica. Un centro docente es una
empresa, y sta, es accin por definicin; la comunicacin tiene que formar parte de la
accin estratgica de la empresa. Por eso, actuar es una forma de comunicar. Como
afirma Joan Costa, en 15 axiomas para los Dircom, La comunicacin debe dejar de
ser una moda para convertirse en una cultura.
Slo se podr obtener un verdadero compromiso por parte de los empleados, cuando
stos se sientan plenamente identificados con la realidad del proyecto docente. Para ello,
se deben comunicar correctamente los objetivos a todos los miembros de la organizacin.
La comunicacin interna no solo sirve para alinear la visin-misin de las empresas, sino
que ayuda a mejorar los estilos comunicativos de los lderes ya sean directivos, gerentes o
supervisores. Esto mismo se puede aplicar a los centros de enseanza.
Una ltima idea: la comunicacin y relacin entre los miembros de una compaa
siempre existe y es a priori a la gestin, por eso es muy importante antes de comenzar
a actuar sobre ella conocer como se desarrolla dentro de la organizacin.
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2. OBJETIVOS DE LA COMUNICACIN INTERNA
Los objetivos de la comunicacin interna se pueden resumir en cuatro. Estas ideas nos
pueden ayudar a desarrollar un plan detallado a la hora de gestionar los equipos y los
proyectos del colegio.
La razn del xito de los proyectos, es decir, los que de veras son referentes para
vosotros, no se pueden comprender se si no hay una buena poltica de comunicacin,
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quizs no muy elaborada y avanzada, pero s puesta en marcha y cuidada, como se
cuida el Ideal, que debe ser fuente y cima de los centros docentes catlicos.
Por lo tanto, nos vamos a concentrar ms en una actitud, una filosofa gerencial, que
necesita de una tcnica. Si se tienen claras unas mnimas convicciones en la
direccin y en los equipos, el resto es ms sencillo de desarrollar. La comunicacin
interna no es un recurso complejo, ajeno a los directivos. Adems, es una herramienta
me atrevo a decir que gratis, pues no tiene apenas coste, como luego veremos.
4. NO ES UN LUJO NI UN EXTRA
En las empresas de cierto tamao, mantener viva una buena comunicacin interna se
vuelve esencial, porque es una respuesta a sus necesidades, para motivar a su
equipo, lograr ser ms competitivos en sus productos y servicios, y retener a los
mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido e incierto.
Creo que para los colegios, cuidar esta poltica debe ser uno de los grandes retos
corporativos. Es intencin de esta conferencia el que los propios directivos sean capaces
de ver si en sus centros se desarrolla una adecuada poltica de comunicacin interna que
contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratgicos.
Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con xito a los
cambios, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles
una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la
organizacin. Y es precisamente aqu donde la comunicacin interna se convierte en
una herramienta estratgica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar
el sentimiento de pertenencia de los empleados del colegio, hacindolo extensivo a
padres y alumnos.
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5. COMUNCAR = LIDERAR
El secreto de una buena comunicacin interna es generar una actitud favorable, verdadero
artfice de los resultados. Esto significa que, tanto la direccin como el personal docente y
no docente, padres y alumnos, han de sentirse a gusto e integrados dentro de su
organizacin. Teniendo en cuenta que un colegio es una comunidad heterognea con
tantos intereses como actores, esto slo es posible si todos ellos estn informados,
conocen los diferentes entramados del colegio, su misin, su filosofa, sus valores, su
estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, estn dispuestos a dar todo de s
mismos. En caso de dar prioridad, si tenemos que empezar por algo, lo ms importante
son los profesores. Ellos son quienes pasan ms tiempo con los alumnos y quienes se
hacen responsables de su formacin.
No conviene ocultarse en tiempos de crisis, si esta aparece. No hay cosa peor que
atravesar una crisis y ocultarla a todo el mundo. Las empresas, por lo general, tienen
pavor a la palabra crisis y meten la pata cuando piensan que cuanta menos
informacin ofrezca es mejor.
Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro del
colegio, motivar y establecer una lnea de comunicacin eficaz entre los empleados, la
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direccin y los diferentes departamentos, son algunos de los objetivos que persigue la
comunicacin interna.
7. VERTICAL Y HORIZONTAL
8. COMUNICACIN VS INFORMACIN
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es creer que la vertical (ordeno y mando) es suficiente, o por lo menos, es la que puede
ir tirando hasta que surjan problemas, en tal caso se solucionara con una charla ms o
menos formal. El estilo directivo o liderazgo se manifiesta en esta actitud.
9. CUESTIN DE PRESUPUESTO?
Lo primero que hay que sealar es que para poder llevar a cabo unas estrategias que
mejoren la comunicacin interna se deben disponer de los resultados de una
evaluacin de clima laboral. Vamos a dar por supuesto que el clima laboral es, a priori,
positivo, o cuando menos, que no sufre una serie de defectos importantes. Si el clima
laboral no es positivo, no tendr efecto poner en marcha una poltica de comunicacin
interna; conviene, por lo tanto, hacer un juicio crtico serio sobre esta cuestin en cada
uno de los centros.
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Para que los miembros de la organizacin participen activamente en un plan de
comunicacin interna, deben darse tres condiciones bsicas:
3. Que los empleados tengan la creencia de que sus opiniones sern escuchadas. Si
el personal considera que sus comentarios o sugerencias sern tenidas en cuenta
por la direccin, se generar una corriente de comunicacin hacia arriba y una
mayor participacin.
Cmo podemos implementar con xito una poltica de comunicacin interna? Antes
de responder a esta pregunta, me gustara que hicieras un alto en el camino y
recordaras cmo entraste t a trabajar en el colegio donde ests ahora: qu
recuerdas de esos momentos?, cmo te lleg la oferta?, qu impresin te dio el
tabln de anuncios?, tuviste una reunin de bienvenida?, te dieron un manual
corporativo?, tenas fcil acceso a la direccin? Estas respuestas te ayudarn ver si
en tu centro hay una poltica de comunicacin interna ms o menos desarrollada.
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1. Manual de bienvenida
2. Folleto corporativo
3. Tabn de anuncios
4. Circulares
5. Jornadas de puertas abiertas
6. Buzn de sugerencias
7. Revista del colegio
8. Red social (Facebook, Twitter)
9. Intranet
10. Mensajes mviles, SMS
11. Pgina web del colegio (foros y chats)
12. Almuerzo de equipo
13. Entrevista personal
14. Telfono de informacin
15. Caf con padres
1. Folleto corporativo
El folleto corporativo sirve como instrumento para mostrar el proyecto docente, el
colegio, sus caractersticas ms relevantes, el equipo, la historia, las ventajas
competitivas. Es el tpico catlogo que nos encontramos a la entrada del colegio, en las
oficinas de Administracin, Secretara y Direccin. Esta publicacin va orientada, sobre
todo, a los padres y sirve como propuesta comercial de venta de servicios. Conviene
contar, por lo tanto, con la opinin de los padres (ej. APA) para ayudar resaltar unos
aspectos ms que otros. El folleto corporativo debe ser el resultado de consultas, ideas y
propuestas. Los equipos pueden dar consejos acertados. Cuanta ms participacin en la
recogida de ideas, mejor resultados se obtendr, pensando ms bien en matices que lo
puedan enriquecer. Si el colegio cambia, el folleto debe cambiar, es decir, debe ser el
espejo del centro docente.
2. Manual de bienvenida
Cmo fue tu primer da de trabajo en el colegio? Recuerdas si te dieron toda la
informacin que necesitabas? Descubriste zonas del colegio que no conocas? El
manual de bienvenida debe servir para introducir y orientar al nuevo empleado, ya sea
personal docente / no docente. Debe mostrar lo que es el colegio hoy en da y todo lo
que se ha comentado en la entrevista de seleccin para dar a conocer lo que es el
colegio. El tono ha de ser cordial y motivador. Un plano del colegio ayuda a orientarse en
los primeros das y la estructura organizativa permite conocer mejor los equipos. El
manual de bienvenida puede entregarlo el director del colegio, para darle el mximo de
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relevancia. En cuanto a la forma, pueden ser unas pginas de texto impresas con lo ms
relevante y no hace falta que sea un folleto de imprenta. Ideas, propuestas y temas para
mejorar el anterior deben venir de los diferentes quipos. Es muy importante que el
documento est siempre actualizado.
3. Tabln de anuncios
El tabln de anuncios es un espacio que sirve para informar y anunciar, por lo tanto, solo
debe de haber anuncios que informen. No se puede convertir en una seccin de
anuncios por palabras, un lugar donde todo el mundo pone de todo. No pasa nada si
hay das que no hay papeles puestos. Lo ms importante: debe de estar actualizado.
Puede dividirse en varias secciones, o bien dedicar uno a cada grupo: profesores,
alumnos, padres Asimismo, debe estar bien localizado: entrada del colegio,
Administracin, comedor de profesores, entrada de la capilla, etc. Podemos aprovechar
para informar que el colegio dispone de intranet, de pgina web y de perfil en redes
sociales. De esa forma conseguimos que las diferentes acciones de comunicacin
interna alimenten al resto de herramientas y espacios de comunicacin interna.
4. Circulares
Sirven para informar y anunciar. Conviene no abusar. Si se entregan a los alumnos es
posible que se conviertan en aviones de papel a la salida del colegio y que no lleguen a
los padres. Las circulares pueden remitir a la pgina web o al intranet, de esa forma
vamos se va creando el hbito de consultar el intranet, si el colegio dispone de l. Por
esa razn, las circulares pueden ser on-line, es ms directo y ahorra costes de
reprografa y papelera. Han de estar bien redactadas, firmadas y fechadas, y que se
entienda lo que se quiere decir, que no den pie a confusin. Antes de imprimir conviene
revisarla: mejor cuatro ojos que dos. Si hay dudas a la hora de recibirla por su contenido
confuso, conviene tener en cuenta el tiempo perdido en explicaciones posteriores
multiplicado por el nmero de padres que llamarn para pedir aclaraciones por una
redaccin deficiente.
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6. Buzn de sugerencias
Como su propio nombre indica, ha de ser un buzn y ha de ser nicamente de
sugerencias. Deseo insistir en esto, pues en ocasiones no cumple dicha funcin y se
convierte en una cosa que est en la pared; incluso nadie sabe dnde est la llave
porque hace mucho que no se ha abierto. Debe estar bien localizado y su ubicacin ha
de estar anunciada. Hay que revisarlo de forma peridica e informa de su contenido a los
equipos correspondientes. Conviene animar a padres y alumnos a utilizarlo para
canalizar sus comentarios, crticas, mejoras o sugerencias. Esto se puede lograr si en las
circulares en la intranet se comenta su existencia, ubicacin y funcionalidad. Conviene
comunicar el contenido de las sugerencias para que los profesores tengan conocimiento
de las demandas, as como para generar el hbito de su utilizacin. Si nunca se ha
utilizado el buzn de sugerencias el colegio tiene un serio problema.
8. Redes sociales
Las pginas webs se han convertido en la primera puerta de acceso a las empresas,
sean del tamao que sean. Para los colegios, tener un portal de contacto y escaparate
es la puerta de entrada a la institucin, los equipos, los profesores, el proyecto docente.
Las redes sociales tienen gran difusin, utilizacin y eficacia. Las generaciones ms
jvenes han crecido con ellas, as que estn ms habituados a la pantalla que a los
papeles y circulares. Aprovechemos este potencial con todas las posibilidades.
Efectivamente, llegada a una edad, se puede confirmar que todos los alumnos tendrn
un perfil en red social; tambin muchos padres, as como profesores y personal no
docente. Pensando en los antiguos alumnos creo que se trata de una herramienta
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excelente para ir creando un espacio de encuentro fecundo y positivo entre amigos y
conocidos de diferentes generaciones, lo que permite enormes posibilidades.
En ocasiones las redes sociales ser el reflejo de la puerta del colegio para escuchar
inquietudes, crticas o sugerencias. Conviene tener muy claro su uso, diferenciando su
utilidad como medio para informar o anunciar. No son recomendables los foros y chats.
Es adecuado aprovechar las enormes posibilidades de difusin de material grfico, para
subir fotos y vdeos: campeonatos deportivos, fiestas, jornadas de puertas abiertas,
excursiones del grupo de montaa, actividades pastorales, campamentos, etc. Es
necesario enlazar la pgina web del colegio con las redes sociales. De esa forma se crea
una accin conjunta y una alimenta a la otra, logrando un buen producto con eficaces
resultados. Si se dispone de boletines, revista o tabln de anuncios conviene informar de
la puesta en marcha de estas redes sociales.
9. Intranet
La intranet permite contacto directo con todos los pblicos, en nuestro caso los padres y
los profesores. Si funciona es muy efectivo y genera un canal de comunicacin eficaz.
Llevar tiempo hasta que la gran mayora, especialmente los padres, se hayan habituado
a consultarlo. Un tema a tener en cuenta: repetirn si, efectivamente, cumple las
expectativas en cuanto a cantidad y calidad de informacin. Antes de ponerlo en marcha
hay que informar y motivar, creando un ambiente favorable. Llevar tiempo hasta que se
consolide; por eso, es necesario crear la necesidad e insistir en su uso y consulta
continuada. Mover a los padres a utilizarla, remitir los temas a la intranet: lo que
estamos hablando est en la intranet. Consultarlo permite ganar tiempo y que los
profesores no tengan que repetir lo mismo a los padres. Como tienden a hacer todo tipo
de preguntas a la entrada o salida de clase, especialmente en infantil y primaria, los
profesores pueden tener unas sencillas octavillas donde se explica el modo de acceder a
la intranet, y de paso, aparece un mensaje diciendo que es voluntad del colegio el
generar una buena comunicacin con los padres, y que esa es la razn para consultar la
intranet. Resulta una herramienta til y barata.
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mensaje, as que conviene tenerlo en cuenta para responderlos o no, o bien remitir al
telfono de informacin o el de secretara.
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alguien tiene que atenderlo y atenderlo correctamente. Tengamos en cuenta que la voz
que atiende al pblico es reflejo de la institucin. Establecer un horario ayuda a
concentrar las llamadas, as que convienen ponerlo junto al nmero de telfono. Esta
herramienta nos permite dejar un mensaje en el contestador que sea claro y completo
(nombre, telfono, e-mail) para aquellos momentos en los que se esperan muchas
llamadas, por ejemplo el perodo de matriculacin de alumnos, donde se pregunta lo
mismo, por lo general. Es buena oportunidad remitir a la pgina web del colegio o al
intranet.
Al inicio del desayuno debe hacerse una breve introduccin e invitar a los padres que se
expresen con confianza. Es importante motivar en los aspectos que ms interese.
Adelantar y dar explicaciones a ciertos temas, evitar posteriores rumores negativos.
Estas quince acciones son una ayuda para poder desarrollar con eficacia una poltica
de comunicacin interna en el colegio. En funcin de los objetivos planteados, la
situacin de los equipos, el desarrollo del proyecto docente y las capacidades,
conviene poner en marcha unas u otras. Es mejor partir de pocas acciones pero que
estn muy bien ejecutadas, con un calendario detallado.
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12. REVISIN DE LA COMUNICACIN INTERNA, PASAMOS LA ITV?
Manual de bienvenida
Tabln de anuncios
Circulares
Buzn de sugerencias
Reuniones informativas
Convenciones anuales
Videoconferencia
Intranet
Entrevista personal
Telfono de informacin
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Preguntas
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Reflexin del equipo directivo
Propuesta de soluciones
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Bibliografa
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