Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Excel es un programa que permite desarrollar hojas de clculo destinadas a realizar operaciones. Se puede
utilizar para clculos simples o ms completos como financieros, estadsticos, trigonomtricos, etc.
Una vez que se le indiquen a Excel los datos con los que deber trabajar para realizar un clculo, el resultado se
mostrar automticamente. Al modificar los datos, se cambiar el valor final del clculo automticamente.
A partir de los datos ingresados, Excel tambin realiza grficos de forma automtica con la configuracin que el
usuario desee.
La utilizacin de Excel es sencilla ya permite trabajar con nmeros de forma rpida gracias a su disposicin de
cuadrcula y funcionalidades de fcil uso de forma que no es necesario saber matemticas para utilizarlo.
Ejemplo de planilla
Contabilidad: Excel cuenta con funcionalidades eficaces que se pueden utilizar en muchos informes contables y
financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).
Definicin de presupuestos: Tanto para necesidades personales o empresariales, es posible crear cualquier tipo
presupuestos de jubilacin).
1
Facturacin y ventas: Excel tambin es til para administrar datos de ventas y facturacin pudiendo crear
fcilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra).
Informes con Excel: Excel permite crear diversos tipos de informes para mostrar resmenes o anlisis de datos
(por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados
Planeacin Excel: Esta es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores tiles (por
ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u
Seguimiento: Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista
(por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace
un seguimiento al inventario).
Uso de calendarios: Debido al beneficio que otorga su rea de trabajo con cuadrcula, Excel es til para crear
cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios acadmicos para hacer el seguimiento de las actividades
durante el ao escolar o calendarios del ao fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).
ella de diferentes maneras: desde la Cinta de opciones, haciendo clic en el signo de pregunta o pulsando la tecla
F1.
Acceso a la ayuda
Tambin es posible acceder a la ayuda de Excel desde la solapa Archivo que se ver ms adelante.
2
Nota: Es posible que las imgenes de este manual se vean ligeramente diferentes a las suyas, dependiendo del
Inicio de Excel
Abrir Excel
Para poder iniciar Excel se debe ir al men Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Excel y la
Iniciar Excel
3
Tambin se puede acceder haciendo doble clic en icono que pudiera existir en el escritorio.
Un libro de trabajo es un archivo que contendr datos y est formado por hojas de trabajo que se muestran en
4
Libro de trabajo
Identificacin de celdas
Las columnas se nombran utilizando letras (A, B, C, etc.) y las filas se numeran desde el 1 hasta 65536.
Para identificar una celda, se utiliza la interseccin de la letra de columna con el nmero de fila. De esta forma,
La pantalla inicial
Descripcin
Debido a que Excel permite una configuracin personalizada de la pantalla inicial, es posible que las imgenes
5
Las barras de herramientas
Barra de ttulo
Como en todos los programas de Windows, esta barra contiene el nombre del programa que se est utilizando y
Barra de ttulo
6
Esta barra permite aadir o eliminar rpidamente iconos de las funciones ms utilizadas en la barra de acceso
rpido, haciendo clic en una opcin para marcarla o desmarcarla, as como acceder a Ms comandos para
encontrar ms opciones.
Dependiendo de los programas instalados en la computadora, es posible que esta barra muestra diferentes
opciones, tal como la posibilidad de trabajar con documentos PDF en la solapa Acrobat.
Barra de mens
Desde la barra de herramientas de acceso rpido, al seleccionar la opcin Ms opciones, se abre una ventana
que permite configurar la barra de mens o cinta de opciones seleccionado Personalizar cinta de opciones.
7
Creacin de nueva solapa o ficha
8
Solapa Archivo
Desde aqu se despliegan opciones que se pueden realizar sobre un documento, incluyendo Guardar, Imprimir y
Nuevo.
Archivo
9
Al ubicar el cursor sobre funcionalidades tales como Informacin o Imprimir (verde oscuro), se observa un panel
a la derecha con ms opciones. El resto de las funcionalidades (verde claro) muestra un cuadro de dilogo con
ms opciones.
Barra de frmulas
Esta barra muestra el contenido de la celda activa y permite el ingreso de frmulas y funciones como se
Barra de frmulas
Barra de etiquetas
Esta barra muestra las distintas hojas que forman un libro y nos permite movernos entre ellas.
10
Barra de etiquetas
Barra de desplazamiento
Como en otros programas, estas barras (barra de desplazamiento horizontal y barra de desplazamiento vertical)
Barra de estado
Esta barra nos indica el estado del documento abierto y contiene herramientas que permiten hacer zoom sobre
Barra de estado
Libros de Trabajo
Movimiento rpido en la hoja
Es probable que nuestra hoja ocupe un mayor nmero de celdas que las que sean visible en el rea de pantalla
Utilizando el teclado
Para ello, es posible realizar movimientos utilizando el teclado:
Tecla Movimiento
11
Repg Pantalla arriba
Conociendo la celda
Si se conoce la celda, es posible escribir el nombre de la fila y la columna y pulsar Enter en el cuadro de
Cuadro de nombres
Barras de desplazamiento
Barra de etiquetas
12
En la imagen anterior se observa que la hoja activa, es decir, la hoja sobre la que nos encontramos trabajando,
es Hoja1.
Para cambiar la hoja de trabajo activa, simplemente se debe hacer clic en la hoja deseada.
Si la cantidad de hojas no caben en la barra de etiquetas, se deben utilizar los botones de la izquierda de dicha
barra:
Botn Movimiento
Tambin es posible utilizar el teclado para realizar desplazamientos dentro del libro:
Botn ovimiento
RL + Avpg Hoja
siguiente
RL + Repg
oja anterior
13
Administracin de datos
Ingreso de datos
Las celdas pueden contener texto, nmeros, referencias a otras celdas o frmulas. Para incorporarlos, se debe
hacer clic sobre la celda deseada, teclear los datos y pulsar Enter.
Visualizacin de datos
De esta forma, en el cuadro de nombres aparecer la celda activa y en la barra de frmulas el contenido de la
misma.
Introducir datos
Modificar datos
Es posible modificar datos mientras se estn ingresando o luego de su ingreso.
Si todava no se ha validado el ingreso de los datos, es posible modificarlos utilizando la tecla de suprimir o la
tecla de retroceso del teclado para borrar cualquier carcter deseado, ya sea en una posicin determinada o el
Tenga en cuenta que no es posible utilizar la flecha izquierda del teclado ya que ello implica validar los datos
ingresados.
Si ya se ha validado el ingreso de datos, para modificarlos deber seleccionar la celda deseada, activar la barra
de frmulas y pulsar la tecla F2. Tambin es posible acceder directamente a la barra de frmulas haciendo clic
en el dato a modificar.
14
Observar que la barra de datos cambiar de Listo a Modificar.
Una vez modificada la informacin se debe pulsar Enter o hacer clic en el botn Introducir de la barra de
frmulas.
Si se desea restaurar el contenido de la celda al valor inicial, slo basta con pulsar Esc o hacer clic en el botn
En caso de querer reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, al seleccionar la celda se escribe el
Eliminar datos
Utilizando el teclado
Para eliminar el contenido de una celda, luego de situarse sobre ella, es necesario pulsar la tecla Suprimir. De
Utilizando el mouse
Para eliminar el contenido de una celda, es necesario hacer clic con el botn derecho en la celda y seleccionar
Borrar contenido.
Borrar contenido
Si adems se desea borrar los formatos, comentarios, etc., se debe seleccionar la opcin deseada haciendo clic
15
Tipos de datos
Como vimos, en una planilla se pueden ingresar distintos tipos de datos.
Tipos de datos
Constantes
Se denomina valor constante a un dato que se introduce directamente en una celda. El mismo puede ser un
16
Los nmeros incluyen los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales + - ( ) / % $ E (notacin
cientfica).
Los signos + delante de los nmeros se ignoran y para escribir un nmero negativo el mismo debe ir precedido
por el signo -. Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es
tpico en contabilidad.
El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado
a 5).
Cuando un nmero tiene una sola coma el mismo es tomado como una coma decimal.
forma se ver en la celda mientras que, en la barra de frmulas, desaparecer dicho smbolo.
Al introducir fracciones tales como 1/4, 6/89, primero es necesario escribir un cero para que no se confundan
En el caso de introducir fecha u hora, simplemente se debe escribirlas de la forma en que se desea que
aparezca.
Al igual que los nmeros, las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda.
En el caso de introducir una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los
dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas dentro de dicho
Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrs de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o
Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros clculos. Para utilizar una fecha u hora en
una frmula, introduzca la fecha o la hora como texto entre comillas. Por ejemplo, la frmula ="03/09/2010"-
En el caso de introducir texto como una constante, se debe seleccionar una celda y escribir el texto deseado.
El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en una impresora.
Si un texto no cabe en la celda es posible utilizar todas las celdas adyacentes que estn en blanco a su derecha
Frmulas
17
Se denomina frmula a la secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones u operadores. Las frmulas se utilizan para realizar diferentes operaciones como +, -, *, /, seno,
coseno, etc. Los clculos se realizan a partir de los datos ingresados en las hojas o en diferentes libros.
Ms adelante en este manual se conocern los diferentes tipos de operadores, su precedencia y el concepto de
frmulas y funciones.
no advertirnos al respecto.
Para avisarnos de un error, se muestra un cuadro de dilogo ofrecindonos una posible propuesta pudiendo
aceptarla o rechazarla.
En caso de que Excel no nos muestre una propuesta, en una celda que contenga error, se puede acceder al
Al hacer clic en dicho smbolo, aparecer permitindonos conocer ms detalles sobre el error. Segn el
18
Detalles del error - #NOMBRE?
Descripcin Mensaje
La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado (hay que ###
aumentar el ancho de la misma).
19
devolver un resultado.
Se ha hecho una referencia a una celda no vlida por algn motivo. #REF!
anteriores.
Para empezar un nuevo libro se puede crear uno en blanco, basarse en otro existente, en una plantilla
Desde Archivo
Al momento de ingresar en Excel, se inicia automticamente un libro de trabajo vaco pero, si ya estamos
trabajando y queremos crear uno nuevo, debemos acceder al men Archivo y elegir la opcin Nuevo o pulsar
CTRL + U.
Archivo Nuevo
20
A la derecha se desplegar un conjunto de opciones:
21
Se deber seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Crear en el panel ubicado ms a la derecha.
Usar plantillas
Pero tambin podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco.
Una plantilla es un modelo sirve como base para otros libros u hojas de clculo y puede incluir tanto datos como
formatos.
Para empezar un libro de trabajo utilizando plantillas se debe acceder a al men Archivo y elegir la opcin
Nuevo. Como vimos anteriormente, al lado de la opcin Libro en blanco, figuran ms opciones de plantillas
disponibles:
Plantillas disponibles
Plantillas recientes: contiene un listado de las ltimas plantillas utilizadas. Si deseamos crear un nuevo libro, se
deber elegir una y pulsar el botn Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha.
Plantillas de ejemplo: contiene plantillas listas para ser utilizadas. Las mismas vienen incluidas con la instalacin
de Excel. Algunos ejemplos son: Informe de gastos, Hoja de asistencia, Informe de ventas, Presupuesto
mensual personal, etc. Si deseamos crear un nuevo libro, se deber elegir una y pulsar el botn Crear situado
Mis plantillas: muestra un cuadro de dilogo que contiene las plantillas personalizadas que se han ido creando.
Nueva a partir de existente: muestra un cuadro de dilogo similar al utilizado al momento de abrir un nuevo
Tambin en la zona inferior, Excel nos ofrece la seccin de Plantillas de Office.com con categoras como:
Todos estos recursos se encuentran online lo que significa que es necesario tener conexin a Internet para
poder utilizarlas.
Plantillas de Office.com
22
Es posible buscar la plantilla deseada explorando las carpetas o utilizando el cuadro de bsqueda. Al
seleccionar la deseada:
En el momento de guardar el documento, se mostrar el cuadro de Guardar como pudiendo guardar el archivo
navegacin superior.
Al entrar a una categora podremos volver a la pantalla anterior pulsando el botn . Tambin se encuentra
En el ejemplo de la imagen anterior, si hemos vuelto atrs desde la seccin Formularios, en el momento de
A la derecha de los botones que nos permiten mover de adelante hacia atrs, podemos observar la ruta. En el
ejemplo de la imagen anterior, estamos situados en Formularios que, a su vez, est dentro de Inicio.
Cada una de estas opciones es un botn de manera que, al pulsarla accedemos a la deseada. En el ejemplo de
23
Tambin se encuentra disponible el botn que permite acceder a la pantalla siguiente.
En el ejemplo de la imagen anterior, si hemos vuelto atrs desde la seccin Formularios, en el momento de
A la derecha de los botones que nos permiten mover de adelante hacia atrs, podemos observar la ruta. En el
ejemplo de la imagen anterior, estamos situados en Formularios que, a su vez, est dentro de Inicio.
Cada una de estas opciones es un botn de manera que, al pulsarla accedemos a la deseada. En el ejemplo de
Como vimos anteriormente, la seccin de Plantillas de Office.com contiene una barra de bsquedas que nos
Crear plantillas
Paso a paso
Es posible crear plantillas personalizadas de la siguiente forma:
Crear un libro nuevo con los datos y formatos que definamos como comunes a todos los libros de trabajo futuros
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable
A partir de este momento, se incorpora la nueva plantilla en la carpeta de plantillas, y la misma estar siempre
24
Para poder imprimir o continuar trabajando ms adelante con un libro de trabajo, es necesario poder
Guardar como
Esta opcin se utiliza al guardar un archivo por primera vez o cuando se desea guardar una copia de un archivo
Guardar como
25
Si el archivo exista previamente, aparecer el nombre en la seccin Nombre de archivo, caso contrario se
Tenga en cuenta que si presiona Guardar sobre un archivo que exista previamente el mismo se sobrescribir,
Si desea guardar un nuevo documento sin cambiar el documento original (si existiese), se debe completar el
sistema operativo.
Guardar como
Comnmente, se muestra un panel de navegacin con un rbol de carpetas que contiene nuestro equipo. Al ir
explorando este rbol podremos acceder a la carpeta que contenga el documento a abrir o sobre la que
Panel de navegacin
26
Tambin encontramos una serie de botones que, al pulsarlo, permiten cambiar la forma de visualizar los
archivos y carpetas (es decir, las vistas), as como tambin botones para volver atrs o adelante, entre otros.
Guardar
Esta opcin se utiliza para guardar un archivo mientras se est trabajando en l y de esta manera se procede a
sobrescribirlo.
Para acceder a esta opcin se puede utilizar la solapa Archivo, el icono Guardar de la barra de acceso rpido o
27
Al intentar guardar un archivo que no se ha almacenado anteriormente, aparecer la ventana de Guardar como
Desde Archivo
Para cerrar un documento desde Archivo se debe elegir la opcin Cerrar.
Archivo - Cerrar
Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si an no se haba guardado aparecer el cuadro
No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que se guard.
28
Desde el icono de la barra de men
El icono de cerrar archivo se encuentra en la barra de men debajo del botn para cerrar Excel.
Cerrar Excel
En caso de que no se haya guardado algn libro, se mostrar el cuadro de dilogo para confirmar el
almacenamiento del mismo. Si no es necesario guardar algn libro, se cerrarn todos automticamente.
Desde Archivo
Para abrir un archivo ya existente debemos acceder al men Archivo y elegir la opcin Abrir.
Archivo - Abrir
29
La aplicacin mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
Opciones de Abrir
Se deber buscar entre las carpetas de nuestra unidad de almacenamiento hasta encontrar el libro deseado,
Para ello se deber seleccionar la opcin Reciente en el men Archivo y hacer clic sobre el documento que se
desea abrir.
Libros recientes
30
Si desea mantener un archivo en la lista, de forma que se muestre siempre, se debe anclar haciendo clic en
Abrir.
Archivo - Abrir
Opciones de Abrir
31
En la pantalla anterior, seleccionamos el primer archivo a abrir, pulsamos la tecla CTRL y, mantenindola
Repetimos este procedimiento hasta seleccionar todos los archivos deseados y pulsamos finalmente el botn
Aceptar.
De esta manera, se abrirn todos los archivos seleccionados pero nicamente uno ser visible en la pantalla
en disco.
Desde Archivo
Para abrir un libro como archivo de slo lectura debemos acceder al men Archivo y elegir la opcin Abrir.
Archivo - Abrir
32
La aplicacin nos muestra la siguiente pantalla:
Opciones de Abrir
En la pantalla anterior, seleccionamos el archivo a abrir, luego hacemos clic sobre la flecha de la derecha del
33
De esta manera, podremos leer e incluso modificar el documento pero no podremos guardarlo con el mismo
nombre. En el momento de guardarlo debemos ingresar un nuevo nombre utilizando el cuadro de dilogo de
Guardar como.
Para mover celdas utilizando el portapapeles se deben realizar dos operaciones: la primera llamada Cortar y la
segunda denominada Pegar. La operacin de Cortar enviar las celdas seleccionadas al portapapeles y
operacin Pegar copiar la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Por lo tanto, para mover celdas a otra posicin, se deben realizar los siguientes pasos:
1. En primera instancia, se debern mover las celdas deseadas al portapapeles seleccionndolas y pulsar luego
34
Inicio Cortar
2. Aparecer una lnea punteada que indica que la informacin que se ha cortado y enviado al portapapeles.
Para quitar dicha lnea de alrededor del rea copiada, se deber pulsar la tecla ESC.
3. Una vez copiado el contenido en el portapapeles, se debern trasladar los datos a la hoja. Para ello, deber
situarse sobre la celda donde se desean insertar los datos cortados (no hace falta seleccionar el rango completo
sobre el que se va a pegar ya que, si se selecciona una nica celda, Excel extender el rea de pegado para
ajustarlo al tamao y forma del rea cortada.) y hacer clic en la opcin Pegar de la solapa Inicio o pulsar CTRL +
V.
Inicio - Pegar
35
Debe tener en cuenta que, al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas.
Tampoco se modificarn las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a la celda que
movemos.
Para ello, deber seleccionar las celdas a mover y situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del mouse
se transformar.
Luego, deber pulsar el botn del mouse y, mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se desea mover el
rango.
Aparecer un recuadro que indica dnde se situar el contenido en caso de soltar el botn del mouse.
Una vez que se llega al sector destino, se deber soltar el botn del mouse para que el contenido quede
copiado.
36
En el caso de que el rango destino se encuentre en otra hoja, mientras se arrastra el mouse se debe pulsar la
tecla Alt y pasar el puntero del mouse sobre la pestaa de la hoja deseada, la cual pasar a ser la hoja activa.
Una vez situado en la hoja destino, se deber soltar la tecla Alt y finalmente dejar de presionar el botn del
Borrar celdas
Para eliminar la informacin contenida en una celda, se deber seleccionar la celda o rango deseados y elegir la
Inicio - Borrar
Borrar todo: Eliminar el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios de esas celdas y cualquier
37
Borrar formatos: Borrar el formato de las celdas seleccionadas tomando el formato Estndar, pero no borrar
su contenido ni sus comentarios. Se denomina formato a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo
Formato Celdas.
Borrar contenido: Eliminar el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantendr sus
comentarios y su formato.
Borrar comentarios: Suprimir cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero
Borrar hipervnculos: Borrar el enlace pero el formato que Excel aplica (color azul y subrayado) se mantendr.
Para eliminar tambin el formato se deber pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar
Otra manera de eliminar el contenido de una celda es pulsando la tecla Supr. De esta forma se borrar
nicamente el contenido de la celda.
38
Relleno automtico
Auto-relleno
El auto-relleno es una herramienta muy til que nos permitir ahorrar tiempo a la hora de crear una hoja de
clculo.
Al seleccionar una celda o un rango, se observa en la esquina inferior derecha de la seleccin un pequeo
cuadro negro denominado controlador de relleno. Este controlador no slo se utiliza para copiar celdas
adyacentes sino que tambin nos ayudar a crear automticamente series de valores.
Controlador de relleno
Al utilizar el controlador de relleno estamos arrastrando el contenido de la celda con la posibilidad de generar
Si, por ejemplo, utilizando el controlador de relleno sobre una celda cuyo contenido es Lunes, la copiamos en
celdas adyacentes, las celdas copiadas continuarn la secuencia de das de la semana: Martes, Mircoles, etc.
Lo mismo suceder si copiamos una celda cuyo contenido es una fecha o una hora como por ejemplo 22/02/11
o 10:00. Las celdas copiadas seguirn la serie de fechas: 23/02/11, 24/02/11, etc., o la serie de horas: 11:00,
12:00, etc.
Al copiar utilizando el controlador de relleno, tenemos diferentes opciones, de forma que, al elegir la opcin
Rellenar serie cuando copiamos, por ejemplo, el nmero 1 a un rango de celdas, reemplazar el 1 por la serie
correspondiente.
39
Tambin podemos copiar generando una serie de nmeros sin tener que elegir la opcin Rellenar serie. Por
En las series numricas, si en vez de 1 y 2 tenemos 2 y 4 y copiamos con este rango, la serie de las celdas
adyacentes seguir con nmeros pares. Es decir, reproducir la diferencia entre la primera y la segunda celda
40
Se pueden combinar series numricas con series de das de la semana o cualquier otro tipo de combinacin
41
Textos constantes con serie de nmeros
Frmulas
42
Introduccin
La verdadera utilidad de Excel es permitir realizar operaciones de clculo de una manera muy sencilla y rpida.
Las frmulas son ecuaciones que sirven para realizar clculos, devolver informacin, manipular contenidos de
Las frmulas constituyen el ncleo de una planilla de clculo y, por tanto, de Excel.
Mediante la utilizacin de frmulas, es posible llevar a cabo los clculos necesarios para utilizarlos con mltiples
fines: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta clculos complejos.
La barra de frmulas
La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de frmulas como en una determinada
celda.
Para introducir una frmula en una celda de Excel hay que empezar por un signo igual (=), luego, la misma se
ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres.
Barra de frmulas
Operadores ms utilizados
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula.
Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, referencia, comparacin y texto.
Operadores aritmticos
Los operadores aritmticos se emplean para ejecutar operaciones matemticas bsicas, como por ejemplo: +, -,
Operadores aritmticos
43
Ejemplos del uso de operadores aritmticos con indicacin de celdas
Operadores de referencia
Los operadores de referencia permiten combinar rangos de celdas para los clculos, como por ejemplo: dos
puntos (:) que se emplea para indicar un grupo de celdas, coma (,) para unir varias referencias en una y espacio
( ) para indicar las celdas comunes a dos referencias (en el ejemplo de la tabla siguiente correspondera a la
celda C7).
En general, es muy importante que, all donde tenga sentido, introduzca frmulas con referencias a otras celdas
Operadores de referencia
44
Ejemplo de operadores en una planilla
Operadores de comparacin
Los operadores de comparacin o lgicos ofrecen como resultado VERDADERO o FALSO. Estos operadores
son: =, >, <, >= (mayor o igual), <= (menor o igual), <> (distinto).
Operadores de comparacin
45
Operadores de texto
Los operadores de texto se utilizan para unir varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento. El
Operadores de texto
Prioridades
Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen
46
Utilizacin del parntesis
Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una
Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis. Sin
Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado obteniendo el valor 11.
Debido al orden de prioridades visto anteriormente, Excel calcula la multiplicacin antes que la suma.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis, Excel sumar 5 y 2 y, luego, multiplicar el resultado por 3, con lo que
se obtiene 21.
=(5+2)*3
Uso de frmulas
A continuacin se detalla la forma de utilizar frmulas en Excel aplicando los conceptos vistos en este captulo.
47
Paso a paso
Para introducir una frmula en una celda o en la barra de herramientas, se deben seguir los siguientes pasos:
2.Teclear el signo igual (=). De esta forma se le informa al Excel que se va a introducir una frmula en la celda
activa.
3.Digitar los valores numricos, referencias a celdas o nombres de rango a utilizar en la operacin matemtica.
Todos ellos deben estar separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).
Nota:Si desea utilizar referencias a celdas use el mouse para seleccionar cada celda (insertando un operador
entre ellos). Por ejemplo, desde A1, seleccione B1 y luego escriba un signo ms (+), seleccione C1 y escriba +,
Ejemplos
En la tabla siguiente se muestran algunos ejemplos de frmulas y sus descripciones
DESCRIPCIN FRMULA
Referencias y nombres
Introduccin y ventajas del uso
Conceptos
48
Como vimos anteriormente, si en la frmula se introducen referencias a celdas en lugar de valores en nmero,
se podrn ver actualizados los clculos automticamente cuando se modifique un dato en esa referencia.
Este concepto de referencia es importante ya que tambin se utilizar y ampliar al momento de emplear
funciones.
Las hojas de clculo pueden contener nombres (rtulos) en la parte superior de cada columna y/o a la izquierda
de cada fila describiendo el significado de los datos de la hoja denominadas nombres de rango. Excel permite
utilizar dichos nombres dentro de frmulas cuando se requiere hacer referencia a los datos identificados.
Identificacin
Una referencia identifica una celda o grupo de celdas en una hoja de clculo para indicar en qu celdas buscar
Ventajas
La ventaja de utilizar referencias, en lugar de constantes, es permitir la agilizacin del trabajo y asegurar la
confiabilidad de los resultados ya que, si se ingresaran errneamente datos en una frmula, al reingresar los
49
La ventaja de utilizar nombres de rango es permitir que sea ms sencillo leer y recordar las frmulas as como,
al utilizar un nombre descriptivo en una frmula, se facilita la comprensin del objetivo de la misma. Esto es
posible asignndole un nombre a una celda, a un rango, a frmulas o a valores constantes. Adems, los
utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Es posible tambin hacer referencia a celdas de otras hojas del
Si un rango abarca dos o ms hojas de un libro de trabajo la referencia se denomina referencia 3D.
Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. Las mismas se puede realizar,
por ejemplo, a travs del protocolo DDE (Dynamic Data Exchange) de intercambio dinmico de datos (si lo
admite el programa con el que se establece el vnculo. La tecnologa de intercambio dinmico de datos (DDE)
est obsoleta y ha dejado de ser segura. Siempre que sea posible, procure utilizar una alternativa ms segura a
Ejemplos
50
HojaX!celda Una celda en otra hoja dentro del mismo libro.
El tipo de referencia usado en una frmula determina el resultado al copiarla a otra celda ya que representan
Referencias relativas
Las referencias relativas (predeterminadas) son referencias a celdas de acuerdo con la posicin de la celda que
contiene la frmula.
De manera predeterminada, cuando se crea una frmula, las referencias de celda se basan en su posicin
En el ejemplo de la figura anterior, la celda B6 contiene la frmula =A5*2 y presenta como resultado el valor 50.
La referencia es relativa ya que el programa deber: buscar el valor contenido en una celda por encima y una
celda a la izquierda de la posicin en que se encuentra la frmula (A5) para multiplicarlo por el nmero 2.
Al copiar una frmula con referencia relativa, las celdas a las que se hace referencia sern actualizadas
automticamente.
51
En el ejemplo anterior, si se desea copiar la frmula a la celda B7, las celdas a las que se hace referencia en la
frmula (A5), sern actualizadas mantenindose la instruccin de: buscar el valor contenido en una celda por
Debido a lo anterior, la frmula cambiar a =A6*2 dando como resultado 0 (cero), ya que toma el valor de la
celda ubicada una celda arriba y una a la derecha (A6 se encuentra vaco) y lo multiplica por dos.
Referencias absolutas
Se denominan referencias absolutas a aquellas que hacen referencia a las celdas ubicadas en una posicin
especfica.
Cuando una frmula requiere usar siempre el mismo contenido de una celda, es conveniente utilizar las
referencias absolutas.
Las referencias absolutas se muestran en la frmula con un signo $ antes de la parte de la referencia que se
necesita que se mantenga constante, es decir, antes del indicador de fila, columna o de ambos.
Cuando el smbolo $ aparece antes del indicador de fila y de columna se dice que es una referencia absoluta y
52
Como se muestra en el ejemplo, si la frmula multiplica el contenido de la celda A5 por 2 y luego deseamos que,
al momento de copiarla en otra celda se mantenga, se debe utilizar una referencia absoluta, colocando =$A$5.
De esta forma, al copiarse la frmula en cualquier otra celda, siempre aparecer la misma frmula (no cambiar
la referencia a la celda) y, por tanto, el mismo resultado. El programa har siempre lo siguiente: buscar el valor
53
Referencias mixtas
Las referencias mixtas son una combinacin de referencias relativas con referencias absolutas.
Cuando el smbolo $ aparece antes del indicador de fila o de columna, la referencia se denomina mixta.
La figura siguiente se muestra la frmula del ejemplo previo pero con referencia absoluta de columna y relativa
de fila.
Si bien observamos que el resultado es el mismo, las indicaciones para el programa han cambiado ya que
deber: buscar el valor contenido en la columna A ubicando el rengln que se encuentra una celda por encima y
una celda a la izquierda de la posicin de la frmula, para luego multiplicarlo por dos.
54
De esta forma, al copiarse la frmula, por ejemplo en la celda B7, el resultado es 0 (cero) ya que busc el valor
contenido en la columna A una posicin arriba y una a la izquierda (A6 se encuentra vaco) y lo multiplic por
dos.
55
Si transformamos la frmula anterior en una referencia absoluta de fila y relativa de columna, es decir =A$5*2, el
resultado es el mismo pero programa deber: buscar el valor contenido en la fila 5 una columna a la izquierda de
De esta forma, al copiarse la frmula, el programa deber: buscar el valor contenido en una columna a la
izquierda (A) de la posicin en que se encuentra la frmula y en la fila 5 (A5) para luego multiplicarlo por dos,
56
Nombres de rango
Concepto
Por ejemplo, si una planilla contiene el monto de ventas del primer semestre en una columna denominada
semestre1 y las del segundo semestre en otra columna llamada semestre2 y una fila para cada una de las
ciudades capitales de Argentina, se crea una frmula que calcule el valor de las ventas del primer semestre de
Buenos Aires y lo multiplique por 1.25. Si se define el nombre semestre1BsAs que corresponde al rango de los
valores del primer semestre de la ciudad de Buenos Aires, la frmula sera: =semestre1BsAs*1.25. De esta
Nombres y operadores
57
Con el objetivo de darle un nombre a una celda, es necesario acceder al Administrador de Nombres haciendo
clic en el botn Administrador de nombres de la pestaa Frmulas o pulsar las teclas Ctrl+F3.
Administrador de nombres
Se abrir el siguiente cuadro donde encontraremos un listado de todos los nombres que se hayan creado
58
Se deber escribir el nombre que le queremos dar a la celda o rango en el recuadro Nombre.
En Hace referencia a: se debe escribir la referencia de la celda como se muestra en la imagen. Es importante
Excel rellena de forma automtica el cuadro Hace referencia a: con la referencia de la celda activa, por lo que es
ms cmodo posicionarse primero en la celda a la cual queremos asignar un nombre y luego abrir el cuadro de
dilogo Definir nombre, de esta forma el cuadro rellenado quedar con la referencia correcta.
Una vez asignado el nombre, al situarse en la celda o al seleccionar el rango al que se ha asignado un nombre,
el mismo se ver en la lista desplegable de la parte superior izquierda denominada cuadro de nombres.
Para editar un nombre, se debe hacer clic sobre el nombre que se desea modificar, pulsar Editar y modificar sus
valores.
Editar nombre
Para eliminar un nombre, se debe seleccionar el nombre deseado y pulsar el botn Eliminar. Una ventana de
59
Para usar un nombre en una frmula se debe escribir el nombre en el lugar de la frmula donde solamos
Para no tener que recordar todos los nombres de una planilla, es posible seleccionarlo a partir de una lista, a la
Utilizar en la frmula
Funciones
Introduccin
Concepto
Una funcin es una frmula predeterminada por Excel que opera con uno o ms valores y devuelve un
resultado.
Ventajas
Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin
Las funciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la barra de frmulas y disminuyen la posibilidad de
errores tipogrficos.
60
Por ejemplo, es posible crear la frmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o utilizar la funcin
=PROMEDIO(A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que
Reglas
Si la funcin va al comienzo de Ju una frmula es obligatorio que empiece por el signo =.
Los argumentos de una funcin pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
Ejemplo
Una funcin muy utilizada es la funcin SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. Un
ejemplo de su uso podra ser =SUMA(D1:E8). El operador ":" nos identifica un rango de celdas, de forma que
D1:E8 indica todas las celdas incluidas entre la celda D1 y la E8. Si escribiramos la funcin anterior como una
=D1+D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+E1+E2+E3+E4+E5+E6+E7+E8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar una funcin en lugar de una frmula.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula.
El asistente de funciones
A primera vista el uso de funciones puede parecer difcil, sin embargo podemos hacer uso del asistente de
funciones
El asistente de funciones es una gua que cubre todo el proceso desde el ingreso de una funcin hasta ofrecer
una breve explicacin, tanto de la funcin, como de cada uno de sus argumentos.
Categora de funciones
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Hay funciones
matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de
En el asistente de funciones, las categoras se agrupan de acuerdo a dichos tipos, incluyendo las funciones
utilizadas recientemente para un ms fcil acceso. La categora Todas incluye todas las funciones que estn
agrupadas en las dems categoras. Dentro de cada categora los nombres de las funciones estn agrupados
61
Utilizacin
Para insertar una funcin, debemos ubicarnos en la celda donde queremos introducir la funcin y luego acceder
Insertar funcin
En la pantalla siguiente, es posible buscar la funcin que necesitamos escribiendo una descripcin de la misma
en la seccin Buscar una funcin: y luego hacer clic sobre el botn Ir.
Tambin es posible seleccionar una categora y luego la funcin deseada para finalmente pulsar el botn
Aceptar.
Buscar funcin
62
En la seccin siguiente, se deben introducir los argumentos de la funcin ubicando, en la seccin Nmero 1, el
primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas. Para seleccionar dicho argumento, se
En caso de que existiera, se debe seleccionar el segundo argumento en Nmero 2. Si se introduce un segundo
63
Ejemplo de SUMA utilizando varios argumentos
64
Vista de la funcin ingresada en la barra de frmulas
Como se puede observar, adems de la funcin SUMA, otras funciones frecuentes son: PROMEDIO (calcula la
media aritmtica), CONTAR (cuenta valores), MAX (obtiene el valor mximo) , MIN (obtiene el valor mnimo) ,
etc.
Definiciones y ejemplos
=SUMA(Rango): Determina la suma de todos los valores incluidos en el rango determinado. Probablemente sea
la funcin ms utilizada:
=PROMEDIO(Rango): Calcula la media aritmtica de un rango determinado, es decir, suma todos los valores
que se encuentran dentro del rango y lo divide por la cantidad de valores utilizados.
65
=CONTAR(rango) o =CONTARA(rango): Devuelve el nmero de celdas que contienen un nmero. CONTARA
devuelve el nmero de celdas que no estn vacas. Es decir, CONTAR slo cuenta nmeros y CONTARA
=CONTAR(A1:A6): Dar como resultado un 4 si hubiera cuatro nmeros dentro del rango especificado.
=CONTARA(A1:A6): Dar como resultado un 5 si hubiera cuatro nmeros y una letra dentro del rango
especificado.
=MAX (A1:A3): Dar como resultado un 4 si existieran, dentro del rango, los valores 1, 2 y 4.
=MIN (A1:A3): Dar como resultado un 1 si existieran, dentro del rango, los valores 1, 2 y 4.
66
FUNCIN SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo,
A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como
VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier
operador de comparacin.
este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para
mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este
argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO,
valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico
FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero
hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra
frmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para
Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos
basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena de
67
texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para
calcular una suma basndose en una cadena de texto o un nmero dentro de un rango, utilice la
funcin SUMAR.SI. Obtenga informacin sobre calcular un valor basado en una condicin.
Ejemplo 1
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
Ejemplo 2
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
instruccin SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lgica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve
sucesivamente.
68
CONTAR.SI
Mostrar todo
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que
se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
Observaciones
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden usar para analizar los datos basndose en una
condicin.
Para calcular una suma basada en una cadena de texto o un nmero dentro de un rango, use la funcin
Para hacer que una frmula devuelva uno de dos valores segn una condicin, como una bonificacin
por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la funcin de hoja de clculo SI.
Para contar celdas que estn vacas o no, use las funciones CONTARA y CONTAR.BLANCO.
69
Ejemplo 2: frmulas CONTAR.SI que usan caracteres comodn y
que gestionan valores vacos
El ejemplo puede que sea ms sencillo de entender si lo copia en una hoja de clculo vaca.
70
NOTA: Para ver el nmero como un porcentaje, seleccione la celda y haga clic en Celdas en el men Formato.
Haga clic en la ficha Nmero y, a continuacin, haga clic en Porcentaje en el cuadro Categora.
SUMAR.SI
Mostrar todo
Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".
71
Observaciones
Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes del rango
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos
basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena de
texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin CONTAR.SI. Para hacer que una
frmula devuelva uno de dos valores basados en una condicin, como una bonificacin por ventas
Ejemplo
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
72
Impresin de libros
Sigamos los siguientes pasos para imprimir el trabajo que hemos realizado.
73
4) Se abrir nuestro cuadro de controles de la funcin.
5) Para poder visualizar la zona que vamos a imprimir, pulsamos Vista previa
6) Se abrir una nueva seccin y pestaa que se llama Vista preliminar, que
posee funciones especficas. Como lo es Zoom, utilizado para aumentar la vista
sobre las hojas de trabajo y configuracin de la pgina
74
En la hoja de trabajo que aparece en esta seccin, podremos visualizar la hoja
completa del presupuesto que hemos preparado.
Formato condicional
Las ventajas del formato condicional
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco aos?
Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los dos ltimos aos?
Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores resultados en la clase de 4
de secundaria?
75
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos
de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de
colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de
condiciones (o criterios). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si
Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente,
independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional. El siguiente ejemplo muestra el
formato condicional que usa colores de fondo de celda, un conjunto de iconos de 3 flechas y barras de datos.
Nota Cuando se crea un formato condicional, solo se puede hacer referencia a otras celdas de la misma hoja de
clculo o, en algunos casos, a celdas de otras hojas de clculo del libro actualmente abierto. No se puede usar
76
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos. Una
escala de dos colores permite comparar un rango de celdas usando una gradacin de dos colores. El tono del
color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de verde y amarillo, como se
muestra abajo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color ms verde y las celdas de
Formato rpido
En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
Sugerencia Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cul corresponde a una escala de
dos colores. El color superior representa valores superiores y el color inferior representa valores inferiores.
Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito de los campos del rea Valores de un
informe de tabla dinmica mediante el botn Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla
escala de tres colores permite comparar un rango de celdas usando una gradacin de tres colores. El tono de
color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde,
77
amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor
medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.
Sugerencia Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato condicional
no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango,
use una funcin ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.
Formato rpido
En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color central
Sugerencia Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cul corresponde a una escala de
tres colores.
Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito de los campos del rea Valores de un
informe de tabla dinmica mediante el botn Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla
datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms corta
representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos
especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe
de ventas.
El ejemplo que se muestra aqu usa barras de datos para resaltar valores positivos y negativos espectaculares.
Puede formatear las barras de datos de tal modo que la barra empiece en mitad de la celda y se extienda hacia
78
Sugerencia Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato condicional
no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango,
use una funcin ES o SIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un valor de error.
Formato rpido
En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en
Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea Valores de un
79