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BITCORA DE OBRA

DEFINICIN.

En construccin, la bitcora de obra es una libreta que forma parte del contrato. Se
utiliza para anotar en ella cualquier situacin que se presente durante el desarrollo
de los trabajos de construccin que sea diferente a lo establecido en los anexos
tcnicos de contratacin. Dicindolo en otras palabras, se anota en ella todo lo que
resulte distinto a lo previsto a la firma del contrato, por ejemplo: en caso de existir
una escasez de cemento, habra que anotarlo en la bitcora ya que afecta al
programa de obra al no poderse avanzar en colados; en caso de ocurrir, deber
anotarse tambin una alza imprevista en el precio del acero, ya que ello tendr
repercusiones al incrementar los costos originales; se anotara tambin un cambio
en las especificaciones de un mueble de bao, puesto que quedara afectada la
calidad del producto. Estos ejemplos nos muestran situaciones que afectan los
resultados al modificar las condiciones sobre las que se estableci el pacto entre
quien encarga la obra y quien la ejecuta.

Anotaciones como las descritas en el prrafo anterior pueden provenir de


cualquiera de lasa partes que firman el contrato, ya que ambas tienen tanto el
legtimo derecho como la obligacin de hacerlas.

La funcin mas importante de la bitcora para el supervisor, es la de constituir una


herramienta de control. De hecho, esa es la principal razn por la que fue creada.
Permiten mantener las riendas que controlan el avance de la obra y obtener los
resultados preconcebidos.

TEORIA SOBRE EL USO DE LA BITCORA DE OBRA

Hemos sealado que la bitcora forma parte del contrato de obra, por consiguiente,
al trmino de los trabajos de construccin el contenido de la bitcora
complementara los trminos y condiciones establecidas tanto en el texto del
contrato como en los anexos tcnicos que son as mismo parte integrante del
contrato.

Hemos dicho y ahora reiteramos que la bitcora es el instrumento por excelencia


para ejercer el control de la obra a nuestro cargo. Esta gran virtud lleva implcita
tambin una gran responsabilidad sobre la cual el supervisor debe tener plena
conciencia. Cada uno de los asientos en la bitcora es importante. Es posible que
muchas de las notas no representan consecuencias posteriores, pero nunca
podremos saber en ese momento cuales de ellas van a convertirse en significativas.
Por lo tanto, debemos cuidar la elaboracin y el contenido de todos los asientos sin
excepcin.

Tericamente, la bitcora de obra es un medio oficial y legal de comunicacin entre


las partes que firman el contrato.

Est vigente durante el desarrollo de la obra y su ltimo objetivo es el de oficializar


todos los elementos que integraran el finiquito del contrato, un instrumento que, a
su vez, trata de la relacin de costos reales autorizados que determinan el valor
final de la obra misma. Es fundamental comprender esta teora ya que de ah
partir la posibilidad de un manejo adecuado y profesional de todo el proceso
constructivo, con todas las ventajas y conveniencias que representa para el ejecutor,
el contratante y para la calidad del producto terminado.

Dada la seriedad que debe tener la bitcora, su uso debe limitarse a asuntos
importantes relacionados con la obra. Desgraciadamente ocurre con demasiada
frecuencia que se le utilice como una especie de buzn de quejas, anotando en
ella asuntos no solo intranscendentes, sino de carcter personal.

FORMATOS DE LA BITACORA DE OBRA

La podemos clasificar en 3 tipos:


En el primer tipo encontramos el formato diseado e impreso conforme a las
necesidades de una institucin que contrata obra regularmente. Estas libretas ya
tienen el num. de copias que son necesarias de acuerdo a las necesidades e inclusive
esta indicado el destino de cada una de dichas copias.

El segundo tipo son los formatos que se encuentran a la venta en papeleras


especializadas.

El tercer tipo seran los formatos improvisados.

En cualquiera de los tres casos se deben cumplir las condiciones descritas a


continuacin:

1) Las hojas originales deben estar foliadas


2) Se debe contar con un original y al menos dos copias, una para el contratista
y otra para el contratante.
3) Las hojas copia deben ser desprendibles , no as la original
4) deber existir una columna para anotar el num. de la nota y la fecha

El tamao de las libretas de bitcora constituye un problema. En ocasiones son


insuficientes y en otras quedan muchas hojas sobrantes. En el primer caso ser
necesario abrir otra u otras libretas e indicar en cada una de las hojas, justo antes
del num., la leyenda correspondiente: libreta 2 , libreta 3, etc.

Las pastas deben ser duras y resistentes al mal trato, y de preferencia de algn
material capaz de resistir a la humedad.
En caso de trabajarse en un frente de obra en donde existen muchos contratistas, y
por consiguiente se manejan muchas libretas de bitcora, se recomienda que en los
lomos y en las pastas frontales los datos indicativos en letras de mayor tamao
posible. Esto ahorrara tiempo para identificarlas pues las fracciones de minuto
perdidos diariamente pueden significar horas la final de la obra. Estos detalles son
importantes si deseamos ser eficientes.

Los sig. puntos se refieren a prohibiciones respecto a las libretas de bitcora. Como
supervisores profesionales no debemos permitir que se ponga en entre dicho nuestra
principal herramienta de control. En este sentido deberemos ser muy estrictos.
El foliado de las hojas debe revisarse antes de empezar a utilizarlas, ya que puede
haber errores de imprenta, en cuyo caso es conveniente desechar la libreta. Si fuese
necesario foliarla a mano, se proceder a realizar esto por triplicado y con tinta
indeleble, cuidando de no omitir ningn nmero.

En el caso que se utilice una libreta de bitcora improvisada, es conveniente para


proteger los asientos, que la parte superior (junto al num. de folio) firme en cada
hoja aunque sea con antefirma cada una de las partes (residente y supervisor).

Si no hay libreta de bitcora no puede iniciarse la obra.

En caso de no haberse recibido oportunamente por cualquier razn, ser valido


iniciar con una libreta improvisada que rena las condiciones aqu mencionadas y
despus, cuando se reciba la libreta oficial, hacer el traspaso de una a la otra,
poniendo especial cuidado de asentar una nota final en la bitcora improvisada
mediante la cual se realiza el traspaso, e inutilizar el resto de las hojas.

REGLAS PARA EL USO CORREECTO DE LA BITACORA DE OBRA.

Bajo este titulo haremos una lista de una serie de reglas indispensables para el uso
adecuado de la bitcora de obra. La intencin es facilitar a los seores supervisores
el uso correcto y el pleno aprovechamiento de la misma. Ya que la bitcora es
manejada por los representantes de las dos partes que firman un contrato,
indicaremos reglas que conciernen a ambas en la inteligencia de que las referentes a
la supervisin nos son esenciales, mientras que es conveniente conocer las de la
contraparte, para que nos sea posible establecer el equilibrio que priva en la relacin
bipartita desde el contrato mismo.

REGLAS GENERALES

1.- APERTURA Y CIERRE. Es imprescindible que las bitcoras sean abiertas con
una nota especial al caso. El cierre de la bitcora es igualmente importante.

2.-SERIADO DE NOTAS. Todas las notas deben seriarse consecutivamente,


respetando el orden sin excepcin. Esta regla tiene por objeto su identificacin
inequvoca al momento que se requiera. No debe de existir nota sin nmero.

3.- FECHADO. Todas las notas de bitcora deben estar fechadas en el da en que se
efecta el asiento.

4.- ESCRITURA. Los asientos deben efectuarse con tinta indeleble, nunca a
mquina o con tinta que pueda borrarse, mucho menos con lpiz. Es importante
adems tener cuidado en escribir con letra de molde que sea fcilmente legible y sin
abreviaturas.

5.-ERRORES. Cuando se comete un error de redaccin, de intencin o de ortografa


la nota debe anularse acompaada de una leyenda que diga esta nota se anula por
tener error. De inmediato se abre la sig. nota repitiendo lo asentado esta vez sin
errores.
6.-TACHADURAS O ENMENDADURAS. Una nota con tachaduras o
enmendaduras automticamente es legalmente nula, con todas las consecuencias
que puede acarrear el hecho.

7.-SOBREPOSICIONES O ADICIONES. No esta permitido sobreponer ni aadir


nada a las notas de bitcora, ni entre renglones, ni en los mrgenes, ni en ningn
otro sitio. Si hubiere la necesidad de agregar algo, se abre otra nota haciendo
referencia a la de origen.

8.- FIRMAS. Firmaran la bitcora aquellos que son responsables superiores de la


obra. Por una parte nos referimos al coordinador o jefe de supervisin, por la otra al
superintendente o gerente de construccin, que son quienes firman la bitcora para
abrirla, cerrarla, para autorizar a los supervisores y residentes responsables de cada
contrato y para desautorizarlos cuando dejen de prestar sus servicios nombrando a
los sustitutos asignados. Se recomienda que su participacin en la bitcora se
restrinja exclusivamente a estas funciones, con el objeto de evitar contradicciones.
Si desean asentar algo, basta con que se lo ordenen a sus subordinados autorizados
por ellos mismos.
El supervisor y el residente responsables del contrato son ellos quienes usaran
cotidianamente la bitcora de obra y quienes se valdrn de esta para controlar la
obra en todos los sentidos. Sern los celosos guardianes del orden en la misma y
todos sus superiores deben procurar de abstenerse de intervenir directamente en la
libreta pues si lo hacen atentan contra el orden establecido y desautorizan lo que
ellos mismos autorizaron. Reiteramos que el supervisor y el residente son los nicos
que deben manejar la bitcora, teniendo toda la libertad y la consiguiente
responsabilidad.
La intervencin de la auditoria tcnica de cualquiera de las partes que llegase a
visitar la obra queda restringida a dar fe de su visita en determinada fecha. Cuando
existen varios supervisores y/o residentes en una obra a cargo de un mismo
contrato no es recomendable que todos firmen, ya que se presta a confusiones,
repeticiones y contradicciones. Llegado este caso, recomendamos que se nombre un
responsable de cada parte y nicamente este asiente notas en la bitcora.

9.- INUTILIZACION DE ESPACIOS SOBRANTES. Al completarse el llenado de


cada una de las hojas de la bitcora, es indispensable cancelar todos los espacios
sobrantes. Esto se logra cruzndolos con rayas diagonales para utilizarlos.

10.- RETIRO DE COPIAS. Inmediatamente que se haya llenado cada una de las
hojas de la bitcora, es menester retirar las copias y remitirlas a las oficinas
centrales las de la empresa responsable de la supervisin y las del contratista. Esta
prctica evita que por un extravo por descuido o intencional se pierde el control de
la obra. Por esto mismo se revela que es necesario que las copias sean legibles y por
tanto el supervisor y el residente deben vigilar que as sea.

11.- VALIDACIONES. Como sabemos, existen diversos medios de comunicacin y


de transmisin de rdenes y de informacin. Los ms comunes son: Los oficios, las
minutas de las juntas, los memorandums, las circulares y las comunicaciones
telefnicas. Ahora bien, ninguno de estos medios tiene la validez oficial y legal
respecto al contrato de obra y, a pesar de su importancia solo tienen una validez
relativa respecto a la bitcora de obra. Por este motivo es importante validar
cualquiera de los medios mencionados, cuando as se requiera, por medio de una
nota de bitcora en la cual citamos el medio utilizado y lo convertimos en parte
integral de la bitcora. De acuerdo a la importancia del tema y a nuestro propio
criterio, procederemos nicamente a mencionar el documento y su tema central, o
bien a anexar copia por triplicado al original y copias de la libreta de bitcora, o en
caso extremo transcribir todo el documento. Aqu es necesario describir el
procedimiento a seguir para validar las rdenes telefnicas de nuestros superiores.
El primer paso consiste en poner por escrito las ordenes que se transmiten
telefnicamente y, antes de cortar la comunicacin, leer lo escrito a nuestro
interlocutor para ver si se han comprendido sus ordenes. A continuacin se deben
transcribir ntegramente la orden recibida y elaborar un memorando con copia,
mencionando la fecha en que se ha recibido esa orden telefnica. El tercer paso es
llevar o remitir al ordenante el memorando, para obtener el acuse de recibido, de
preferencia del superior mismo.

12.- NOTAS APREMIANTES. Cuando sea necesario escribir una nota de particular
importancia y que por sus caractersticas es preciso dar conocimiento de ella a las
autoridades o inversionistas, se proceder a anular el resto de la hoja
correspondiente para retirar de inmediato las copias y poder remitirlas con carcter
de urgente.

13.- SERIEDAD. Todos los puntos anteriores hacen comprender la seriedad que se
requiere para manejar una bitcora de obra. Por consiguiente recomendamos que,
antes de hacer un asiento se medite sobre la necesidad de hacerlo. Si decidimos
hacerlo, debemos pensar cuidadosamente lo que queremos decir. Por ningn
motivo consideramos apropiado escribir la nota directamente en la bitcora. Es
necesario hacer un borrador de ella. La libreta de bitcora nunca debe utilizarse
para asuntos intrascendentes, insensateces y mucho menos para ventilar agravios o
hacer agresiones.
14.- COMPROMISO DE USO DE LA BITCORA DE OBRA. Tanto el residente
como el supervisor estn comprometidos a utilizar la bitcora. De ninguna manera
deber permitirse que se evada la responsabilidad de realizar asientos para no
comprometerse.

15.- REDACCIN. Este es un asunto de vital importancia. Hemos tenido ocasin de


observar, una vez que se ha acabado la obra, que a una de las partes se le interroga
sobre un asiento que hizo en la bitcora y la respuestas ms frecuentemente dadas
son de que se intentaba decir otra cosa, que se olvido el hacer una aclaracin o de
que hay varias formas de interpretar lo escrito. Estas respuestas y otras en el
mismo talante estn motivadas por errores de redaccin y todas dan como
resultado afectaciones econmicas a veces muy costosas para cualquiera de las
partes. Cabe reconocer que la mayora de los casos es el contratista el que se ve
beneficiado con estas situaciones, aunque existen casos en que ocurre lo contrario.

16.-ORTOGRAFA. Un supervisor profesional que se aprecie en serlo esta obligado


a manejar bien la ortografa. Aunque puede considerarse que este tema es un asunto
de segunda importancia, hacemos especial nfasis en el pues significa mucho para
la imagen que proporciona de quien escribe con faltas ortogrficas.
17.-CERRADO DE ASIENTOS EN LA BITCORA DE OBRA. Todas y cada una de
las notas deben quedar cerradas, esto es, resueltas. Naturalmente que nos referimos
a notas que traten asuntos que deben entenderse. Es tambin fundamental cerrarlas
a la brevedad posible dejando resueltos los problemas o situaciones que las
motivaron. A nosotros, como supervisores, nos afecta mucho nuestro tiempo y
nuestra concentracin el hecho de estar arrastrando asuntos pendientes de
resolverse.

18.-CUSTODIA DE LA LIBRETA DE BITACORA. Por su carcter de instrumento


de control y por las razones por las que fue creada, la libreta de bitcora de obra
debe quedar bajo la custodia del supervisor, lo importante es que realmente est
disponible para ambas partes y a este respecto es conveniente reglamentar en cada
caso como, cuando, y en donde se encuentra la libreta, para tener libre acceso a ella
en horas de trabajo, desde luego en el mismo lugar en el que se desarrolla la obra,
De hecho, es absolutamente incorrecto sacra la libreta de la obra, salvo en casos
excepcionales, cuando no hay lugar para guardarla. Se debe tener en cuenta que
custodia no quiere decir propiedad, y que es un asunto muy grave ocultar la libreta.

19.-BITCORA UNITARIA POR CONTRATO. Solo esta permitida una bitcora por
cada uno de los contratos. No podr existir una libreta utilizada por dos contratos,
aunque se trate de la misma construccin o del mismo frente.

Las reglas que continan ya no son generales, sino particulares, en primer lugar
para el supervisor y en segundo para los residentes, y en esta forma se
complementan las reglas de uso de la bitcora de obra.

REGLAS DE LA SUPREVISIN

1 rdenes. El uso ms frecuente que el supervisor hace de la bitcora de obra es


para ordenar al contratista lo que debe realizar, sobre todo cuando, por cualquier
motivo es menester ejecutar procedimientos distintos o utilizar materiales diferentes
a los sealados en el proyecto ejecutivo. Tambin es frecuente ordenar la
aceleracin de un proceso que se retraza en cuanto a su tiempo o secuencia de
ejecucin. Consideramos conveniente aclarar que el supervisor nunca solicita, pide
o mucho menos suplica por medio de la bitcora. Cualquier palabra diferente a
ordenar representa una distorsin de la funcin que desempea y no debe usarse,
aunque se hieran susceptibilidades.

2 Certificaciones, En la libreta de bitcora el supervisor debe certificar o dar fe de


situaciones o del cumplimiento de rdenes por iniciativa propia o a solicitud del
contratista. Recomendamos que siempre se certifique algo es porque se tiene
seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitcora. No esta
permitido equivocarse cuando se esta actuando en calidad de notario.

3 Autorizaciones. Es frecuente que la supervisin de autorizaciones por conducto de


la bitcora. De hecho debe hacerse rutinariamente sobre aspectos crticos, como son
autorizaciones de colados de concreto, compactaciones de rellenos, bancos de
nivel, trazos para la fijacin de vrtices de los inmuebles y todo aspecto crtico de
cada proyecto en particular. Este tipo de autorizaciones regulares en el desarrollo
de los trabajos, requiere una cuidadosa revisin previa para asegurarse de que todo
esta correcto.

4 Informaciones. Eventualmente, el supervisor utiliza la bitcora para informar al


contratista sobre alguna situacin, evento, cambio de personal, visita oficial,
revisin especial, etc. Cuando es necesario asentar una nota de este tipo debemos
observar como nica regla el que se anotaran en la bitcora nicamente las
informaciones que representan afectacin al programa, al presupuesto o a la
calidad de la obra.

5 Prevenciones Es muy saludable en asuntos de construccin el prevenir situaciones


o anticiparse a posibles problemas. El uso de la bitcora por parte del supervisor no
debe marginarse de este principio.

6 Control por bitcora de obra. Este tema que, como hemos dicho, es el central desde
el enfoque de la supervisin, en realidad comprende un poco de todos los temas
que ya hemos tratado anteriormente, ms un tanto de lo suyo propio. El control
entonces se ejercer valindose de todos los temas segn las necesidades de cada
momento del desarrollo. Cada supervisor tendr su estilo y criterio particulares para
aprovechar lo expuesto dosificando debidamente las opciones. Lo nico que nos
restara por tratar es el procedimiento que debe observarse cuando nos
encontramos con un contratista que se niega a obedecer las rdenes o hace caso
omiso de las mismas. Sobre este tema hemos observado situaciones de todo tipo,
pero desgraciadamente abundan aquellas en las que la supervisin carece de
recursos para manejar el problema, y en no pocos casos termina presentando un
papel realmente lastimero al quedar atrapado en un juego establecido por el
contratista para su propio beneficio, Procederemos a exponer un procedimiento
adecuado , pero antes recordamos o hacemos saber a los seores supervisores que
ante un contratista que se revela contra el orden establecido se debe, antes que
nada, conservar la serenidad y actuar inteligentemente.

Los pasos a seguir son los sig:

I .- Toda parte de una rutinaria o extraordinaria que se le da al contratista por


medio de la bitcora de obra, precisa para que la orden proceda, que la supervisin
mencione en la nota un plazo razonable para su cumplimiento.

II.-Una vez vencido el plazo concedido comprobado que no se atendi la orden


emitida , procede a asentar una segunda nota en la bitcora, haciendo referencia a
la primera y concediendo un nuevo plazo, igual o menor que el anterior .
Simultneamente deber informarse del asunto a los superiores. Por ltimo se
tratar de convencer con amabilidad al contratista para que cumpla su obligacin y
no exprese el motivo por el que se resiste a cumplirla. Si en su explicacin
encontramos argumentos slidos y convincentes, debemos ser razonables y
reconsiderar la orden, ya sea para ampliarse el plazo o bien para buscar alguna
solucin al problema en su conjunto para no dejar cabos suelto. Cuando se presente
un caso as, debemos tener mucho cuidado en que los argumentos sean realmente
razonables.
III.- Si llegase a vencerse el segundo plazo concedido, procederemos a asentar una
ltima nota en la bitcora, haciendo referencia a las notas anteriores, conminando a
la atencin inmediata del problema y sealando una sancin en caso de no actuar
conforme a lo ordenado en un nuevo plazo que deber ser. De preferencia, menor
al segundo concedido. (en caso extremo ser de la misma duracin que el segundo).
Las sanciones mas apropiadas y efectivas sern las de no autorizar la estimacin
inmediata, el no conceder prorrogas, y la mas drstica puede ser la rescisin del
contrato por incumplimiento. Desde luego puede haber muchas otras y la que se
use depender de las circunstancias, del tipo de obra y del criterio del supervisor.

Procederemos despus a informar a los superiores y, de comn acuerdo con ellos,


se optar por alguna de las siguientes alternativas, citar a una reunin urgente al
personal tcnico directivo de la constructora para tratar el asunto. Esta reunin
debe convocarse para la fecha ms prxima posible y conviene hacerlo, adems por
va telefnica, por escrito y con acuse de recibido, y con copias marcadas para el
director general de la constructora y para el contratante.

En esta reunin se tratar de resolver, por medio de la cordialidad, pero en forma


inflexible, el problema. Encontraremos en ella, adems, ocasin para poner al tanto
de los acontecimientos a los directivos de la constructora, los cuales es comn que
no estn al tanto o que tengan versiones deformadas de estos problemas de parte de
su personal de campo, o bien actan en total acuerdo con ellos.
Indudablemente que la presin ejercida en la reunin motivar un cambio en la
residencia ofrecida. En caso de que hubiera ignorancia de los hechos, se reclamar
al residente su actitud inconveniente y tendr que someterse al orden establecido en
la obra. Adems, para la supervisin, quedar el precedente en contra del residente
y, en caso de repetirse un problema de esta naturaleza, quedara expuesto a que se
solicite su substitucin.

La segunda alternativa consiste en el mismo procedimiento, pero por medio de


oficios. Esta tiene efectos ms limitados y ms lentos, pero es tambin muy til y
tiene la ventaja de dejar huella por escrito.

REGLAS DE LA RESIDENCIA DE OBRA

1.- Solicitudes. La residencia de la obra utiliza la libreta para solicitar a la supervisin


elementos necesarios para ejecutar la obra. Esta forma de uso es la ms frecuente
por parte del personal de campo del contrato. Tambin se comprende en este tipo
de uso las solicitudes de autorizacin, de certificacin, de constancia, de
informacin, y de revisin, por medio de los cuales el contratista hace peticiones de
Visto Bueno de los trabajos que realiza.

2.- Aceptaciones. En la bitcora, el contratista acepta rdenes o instrucciones giradas


por la supervisin, e implcitamente se obliga a cumplir lo requerido. Ahora bien, si
no esta totalmente de acuerdo con lo ordenado, tiene derecho a aceptar bajo
protesta, pero es necesario que en la nota siguiente exponga los motivos por los que
no esta totalmente de acuerdo y podr, si lo desea, solicitar una reconsideracin de
lo ordenado, o bien una explicacin de los motivos que impiden que se atienda a
su solicitud.

3.-Inconformidades. En caso de que el contratista este en total desacuerdo con la


orden que recibe, podr recurrir a asentar una inconformidad. Desde luego que
tendr que explicar suficientemente los motivos, ya que la inconformidad lleva
explicita la solicitud de anulacin. La supervisin esta obligada a contestar ya sea
anulado, modificando o reiterando la orden. En ltimo caso deber darse una
amplia explicacin de las razones que obligan a la reiteracin. En el caso de que la
supervisin no conteste la inconformidad, el contratista podr solicitar respuesta
repetidamente, y en caso de ser escuchado podr recurrir, en ltima instancia, al
contratante y a la demanda legal, si el caso lo amerita y si as lo considera necesario
el contratista en defensa legitima de sus intereses. En una situacin de esta
naturaleza la supervisin se ver en graves dificultades si no tiene elementos
suficientes y amplios para apoyar su postura, y peor an si actu con negligencia e
irresponsabilidad al no contestar a la inconformidad.

4.-Exigencias. En algunas ocasiones el contratista puede exigir por medio de la


bitcora. Estas ocasiones se presentan cuando la supervisin, por algn motivo
injustificado no le entrega soluciones a problemas concretos de la obra, y debido a
esto se retrasan los trabajos lesionando los intereses del contratista por retraso del
programa o por la provocacin de tiempos muertos que mantengan a los
trabajadores inactivos, sin el reconocimiento econmico correspondiente. Lo
mismo es aplicable cuando la supervisin ha ofrecido oficialmente una solucin y
no ha cumplido.

5.-Advertencias. Existe la posibilidad de que el contratista asiente en la bitcora


advertencias cuando se le ordene algo que a su juicio puede acarrear determinadas
consecuencias.

APERTURA DE LIBRETA DE BITACORA DE OBRA

La apertura de la bitcora se realiza por un primer asiento en el cual se menciona el


principio de la relacin entre las partes (esto no significa que no coincida con el
inicio de la obra, ya que regularmente la apertura se efecta das antes del arranque
de los trabajos y no en pocos casos en forma incorrecta pero frecuente, la obra se
inicia antes de que se designen los supervisores). En otras palabras la apertura de la
bitcora indica el inicio de la relacin entre los representantes del fiduciario y el
personal de campo de la empresa constructora. De esta manera queda definida la
apertura. En lo que respecta a la contenido de este primer asiento, diremos que en
el deben relacionarse los siguientes datos.
Primeramente los datos de las partes: Nombres de las empresas, direcciones y
telfonos. Despus los datos indicativos del contrato y su alcance, en la forma
descriptiva ms precisa posible. A continuacin una descripcin detallada del
terreno o lugar en donde se llevarn a cabo los trabajos, incluyendo todas las
caractersticas principales y particulares que se observen y que se considere que
pueden afectar de alguna manera la ejecucin de los trabajos a realizarse. Esta parte
de la nota de apertura es muy poco acostumbrada. Pero la consideramos
fundamental sobre todo porque protege la primera intervencin de la supervisin en
la obra. En caso de que la supervisin se designe cuando la obra ya haya sido
iniciada, en este lugar se debe anotar un corte complejo de los trabajos ya
realizados, haciendo las observaciones pertinentes sobre irregularidades observadas
durante la primera revisin, quedando as deslindada nuestra responsabilidad a
partir de ese momento. La siguiente parte de la nota de apertura debe ser la
declaracin de inicio de bitcora. Por ultimo se har el registro de las firmas
autorizadas, el cual debe comprender un mnimo de 2 para cada una de las partes.
Como ya hemos mencionado la ms conveniente son por la supervisin, el
supervisor responsable y su coordinador, y por el contratista, el residente a cargo
del contrato y el superintendente o gerente tcnico o de construccin.

CIERRE DE LA BITCORA

Cuando se ha terminado la obra, incluyendo las actividades correspondientes a la


entrega de la misma y cuando ya no queda ningn pendiente, o sea, que todas las
notas sin excepcin han sido cerradas, se procede a efectuar el asiento final o cierre
de la bitcora. Esta ltima nota debe expresar que por medio de ella se da por
finiquitada la relacin tcnica de campo, habindose cumplido en todo lo que en
ella se consigno. Despus se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes
inutilizndolas sin arrancarlas en la libreta.

TIPOS DE NOTAS

Haremos un anlisis del contenido que deben tener cada una de las notas segn su
tipo. Realizaremos este anlisis por la nota ms compleja. Se trata del orden de
correccin de un elemento que ha sido ejecutado con defectos. Primero
procederemos a presentar un desglose de las partes que imprescindiblemente debe
contener el asiento:

I.-Clasificacin de la nota. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la


finalidad de la nota. En este caso se tratara de una orden. Entonces debe iniciarse
diciendo: SE ORDENA. En otros casos: SE INFORMA, o bien SE CERTIFICA,
etc.

II.- Descripcin del asunto. A continuacin describiremos el asunto que motivo la


nota. La redaccin tipo serial, por ejemplo: La reparacin de la arista de la losa, o
la substitucin del aplanado, etc.

III.- Ubicacin. Consiste en mencionar la ubicacin del elemento al que nos


referimos. Lo delicado de esto aparece cuando se trata de un elemento repetido
muchas veces, por ejemplo, trabes y muros. Por lo reiterativo de la mencin de
estos elementos es preciso mencionar su ubicacin con datos suficientes para que
puedan localizarse sin equvocos

IV.- Causas del Problema. A continuacin de la ubicacin tenemos que mencionar las
causas del problema, en forma breve, pero abarcando con precisin cuales fueron
las causas y refiriendo estas a la o las especificaciones o planos que no fueron
observados y cumplidos por lo cual se motiv el error o la deficiencia.
Desde luego que para emitir este dictamen es fundamental haber investigado todo
lo necesario hasta tener la plena y absoluta seguridad de lo que es absolutamente
cierto.
V.- Solucin Exigida.- El siguiente paso consiste en anotar la solucin que debe
efectuarse para subsanar el problema. Es preciso anotar en la bitcora todos los
datos necesarios para su correccin.

VI.- Plazo para la Solucin. Inmediatamente despus de la solucin descriptiva, se


establece un plazo mximo para su ejecucin. El plazo determinado debe ser
factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso.
Recomendamos anotarlo sealando una fecha fija. En esta forma sabremos que
para esta fecha el problema deber estar resuelto.

VII.- Prevencin. Se trata sin duda de la parte ms importante de la nota de bitcora.


Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra considerar al hacer los
asientos y podemos afirmar que por medio de ella la supervisin crece y cumple
realmente sus objetivos, ya que actuando con carcter preventivo es como se presta
un servicio eficiente y profesional. El espritu que predomina en la accin
preventiva del supervisor se fundamenta en la siguiente reflexin: Si hemos
encontrado un error o defecto, hemos investigado las causas y determinando una
solucin para subsanarlo, Porque no aprovechamos la experiencia y tomamos las
medidas necesarias para que no vuelva a presentarse otro caso igual? .

VIII.- Responsabilidad de la nota y consecuencias econmicas. La ltima parte del texto


de la bitcora corresponde a sealar quien cubrir el costo de las modificaciones,
reparaciones, sustituciones o lo que represente econmicamente la nota misma. Por
lo general y salvo contadas excepciones se genera con las rdenes emitidas un costo
extra, sobre todo si son reparaciones o substituciones. Debe sealarse en la nota
quien es el que debe pagar esto. El cargo podra hacerse al contratista si ocurre que
por no haber observado el plano o no haber seguido el procedimiento indicado, los
materiales indicados en el presupuesto que fue quien genero el problema, y ser con
cargo al contratante cuando se trate de modificaciones a los planos,
especificaciones o materiales, inclusive cambios de proyecto, o cuando habindose
seguido debidamente las instrucciones de la especificacin y ocupado los materiales
aprobados, el resultado fue distinto.

IX.- Sanciones. Hemos colocado este tema en noveno lugar porque solo lo
consideraremos cuando las circunstancias nos obliguen, de acuerdo a lo establecido
en el nmero 28 de las Reglas de uso de la Bitcora, en donde se detallan los tipos
de sancin y los casos en que deben ser aplicadas. Aadiremos que cada una de las
sanciones deben ser meditada analizando sus posibles efectos secundarios, sus
consecuencias y su procedencia legal.

X.- Seguimientos. Los seguimientos se manejan fuera de la libreta de bitcora. Son


indispensables puesto que se han concedido plazos a los que se debe vigilar que se
cumplan en la fecha estipulada. Los seguimientos no competen directamente al
residente y lo ms conveniente es llevarlos en el diario de obra destinndoles una
seccin del mismo por medio de un separador que asle unas cuantas hojas. En el
margen izquierdo de estas anotaremos consecutivamente los nmeros de las notas
en las que se otorgo un plazo, utilizando un rengln para cada una. Seguidamente
se describir, en la forma ms breve el elemento a revisar para tener referencia al
contenido de la nota. Finalmente se anota la fecha en que vence el plazo. El
seguimiento se logra cuando adquirimos el hbito de leer todas las maanas que
notas vencen ese da para verificar su cumplimiento. Si el resultado es positivo,
escribiremos en la hoja de seguimiento cumplidoy, a continuacin, el nmero de
nota de bitcora en el que damos por finiquitado el asunto (nota de cierre). En caso
de que no se haya realizado an lo ordenado, se escribir pendiente, pasa a nota
de numero y asentaremos el numero correspondiente al siguiente asiento en que
reclamamos el incumplimiento. Este seguimiento, llevado con orden, nos evita la
posibilidad de olvidos cuyas consecuencias habremos de lamentar al trmino de la
obra, cuando se este elaborando el finiquito.

Los otros tipos de notas de bitcora quedan comprendidos parcialmente en lo


descrito, debido a que se trata de asientos menos complicados. Por ejemplo, una
certificacin se reduce a considerar los puntos I, II, III Y IX del anlisis precedente
con la particularidad de iniciarse diciendo SE SERTIFICA
Una autorizacin de colado despus de la revisin de armados y cimbras es muy
simple y puede reducirse a un texto igual o similar al siguiente Se autoriza el
colado A y D en sentido longitudinal, y 3 y 5 en sentido transversal una vez
que se revis la cimbra, encontrndose correctos los armados e instalaciones.

Queremos hacer una recomendacin tan importante y significativa que podemos


considerarla norma fundamental: debido a que no se permite legalmente hacer
tachaduras, enmendaduras, borrones o superposiciones en la libreta de bitcora, y
con el fin de evitar la necesidad de hacer composturas, NUNCA HAY QUE
ESCRIBIR DIRECTAMENTE EN LA BITACORA. Nuestra sugerencia es aadir
otra seccin al diario de obra con pginas suficientes para anotar en borrador las
notas.

En el caso de que a pesar de las precauciones tomadas se cometa algn error en la


trascripcin, esa nota debe anularse, para lo cual procederemos de la siguiente
manera: interrumpimos la escritura en el momento que cometamos o detectemos la
equivocacin, despus utilizando los dos o tres renglones inferiores escribimos la
leyenda: Esta nota se anula por tener error trazando las palabras diagonalmente,
con objeto de que destaquen y llamen la atencin. A continuacin procedemos a
transcribir correctamente la nota para firmarla pues, como es obvio, el asiento
errneo no se firma.

REGLAMENTO DE LA BITCORA DE OBRA

Debido a que la libreta de bitcora es operada por dos personas que representan a
dos entidades distintas, es necesario reglamentar su uso para evitar malos
entendidos y manipulaciones que distorsionen la buena marcha de la obra y
lesionen la labor de control de la misma, en perjuicio de quien sea responsable de la
supervisin. El establecimiento de este reglamento y su correspondiente validacin,
se efectan en la misma libreta de bitcora, inmediatamente despus de la nota de
apertura. En esta forma se logra oficializar e integrar al contrato las reglas que lo
componen.

Se necesita que el constructor acepte y firme estos preceptos, por lo tanto es


conveniente comentarlos y lograr su convencimiento antes de anotarlos. En caso
de existir oposicin, recordemos que tenemos conductos para forzar la aceptacin,
si sta no se otorga por un simple afn de oposicin y sin esgrimir razones vlidas.
Conforme a nuestra experiencia, no habr impugnacin en la mayora de los casos,
debido a que el principio de la relacin existe entre las partes cordialidad y
expectativas sobre la manera en que se desarrollarn dichas relaciones, en
consecuencia habrs disponibilidad para firmar un reglamento coherente,
equilibrado y bien intencionado respecto a la finalidad del esfuerzo comn.

En lo que respecta ala elaboracin del reglamento proporcionaremos algunas reglas


que consideramos que nunca deben faltar. Cada supervisor podr complementarlas
con otras producto de su propia iniciativa, por la condiciones y tipo de obra que
tiene a su cargo. Uno de los vicios ms graves en la industria de la construccin es
el desaprovechamiento de las experiencias anteriores. Tanto a nivel personal como
colectivo en las empresas, instituciones o dependencias, la explotacin de la
experiencia es deleznable. Cunto beneficiara la construccin si los errores se
cometieran una sola vez y si se le diese una difusin suficiente a la solucin de
determinados problemas!

Volviendo al reglamento de la bitcora de obra, procederemos a enlistar las reglas


bsicas que nos servirn para iniciar nuestra primera aplicacin:

-Disponibilidad. La libreta de bitcora estar disponible en las oficinas de obra de


la supervisin los das hbiles de 8:00 a 18:00 horas, excepto los sbados, cuando el
horario ser de 8:00 a 15:00 horas. Cualquier cambio temporal o definitivo se
comunicar por memorndum, o en la misma libreta de bitcora, con 24 horas de
anticipacin.

-Firmado. Todas las autorizaciones en bitcora debern ser firmadas por ambas
partes. La emisora indistintamente cualquiera de las partes (como responsable del
asiento, y la receptora de enterada o conforme). En caso de inconformidad, se
contestar en la siguiente nota, por lo tanto, se concede un plazo de 48 horas para
firmar. En caso contrario se acepta automticamente el contenido del asiento en
cuestin, perdindose el derecho a la inconformidad o a la aceptacin bajo protesta.

-Retiro de copias. Las hojas originales de la bitcora debern estar siempre


adheridas a la libreta. Queda estrictamente prohibida desprenderlas. Los
interesados debern retirarlas una vez que estn completas y firmadas si no se ha
cumplido el plazo de 48 horas (ver prrafo anterior). No se admitirn quejas de
ninguna de las partes por no tener en su poder las copias respectivas.

-Inviolabilidad de los asientos. Est prohibido escribir en la bitcora sobre


cualquiera de las notas ya firmadas, an cuando estas hayan sido emitidas por el
mismo que las altera.

-Claridad de las copias. Es responsabilidad de quien escribe una nota en la libreta


de bitcora cerciorarse de que las hojas de carbn estn colocadas correctamente,
as como de que hasta en la ltima hoja pase con claridad lo asentado. La letra debe
de ser molde y fcilmente legible.
-Instrumentos de escritura. Los asientos en la bitcora deben hacerse
obligatoriamente con bolgrafo. No se deber escribir con plumn, lpiz ni pluma
fuente. El color de la tinta deber ser perfectamente negro.

El hacer el reglamento de bitcora con al menos las reglas que mencionamos nos
evitar problemas o discusiones innecesarias. No hay razn para no aprovechar las
ventajas que esto representa. Una recomendacin prctica para terminar: Es
conveniente encadenar de alguna manera un bolgrafo negro a la libreta de
bitcora, hay que destinar un lugar fijo en donde esta puede encontrarse durante el
da (puede mandarse construir una pequea mesa para ella) y debe tenerse siempre
a mano papel carbn.

REGLAMENTO DE LA OBRA POR LA BITCORA

Sirvindonos de la bitcora podemos reglamentar muchas de las labores cotidianas


de la obra. Todos los involucrados en esta obtendremos las ventajas que representa
el orden y la supervisin tendr particularmente el control de los eventos. Para
lograr esto integramos un reglamento que anotaremos en la bitcora a continuacin
del reglamento de la misma que ha sido descrito.

La intencin de este nuevo reglamento es regular toda actividad repetitiva de


carcter administrativo tcnico interno, como la siguiente: autorizacin de
estimaciones, elaboracin de generadores de obras extra y extraordinarias, solicitud
de revisiones de armados, presentacin de muestras de acabados, probado de
instalaciones, elaboracin de cortes de obra, etc. Tambin podrn adicionarse reglas
respecto a seguridad e higiene, o a necesidades de la supervisin para ejercer el
control de la obra, o requerimientos indispensables para cumplir con la obligacin
de rendir informacin peridica.

CONCLUSIONES

Por medio del presente escrito se puede percibir la importancia de la bitcora de


obra, particularmente para el supervisor en su carcter de responsable del control de
la obra.
Se nos confa un frente de trabajo y nos autoriza el uso de formidables instrumentos
como el que nos ocupa para cumplir nuestro cometido, no la desaprovechemos y
actuemos con la propiedad que nos corresponde como directores no ejecutivos del
proceso constructivo que segn el mismo contrato nos designa.
EL DIARIO DE OBRA

El diario de obra es un instrumento de trabajo de la supervisin que sirve para


concentrar toda informacin relevante respecto al desarrollo de un proceso
constructivo, significa un principio de orden y una ayuda de memoria de enorme
utilidad para el supervisor o supervisores encargados del frente; en l habrn de
quedar plasmados todos aquellos datos que son tiles para aclaraciones posteriores.

Antes de continuar con los detalles de forma de operar el diario de obra, es


conveniente hacer una diferenciacin entre bitcora de obra y diario de obra, dado
que se frecuente que exista confusin respecto a las funciones de cada uno de estos,
como ya dijimos, la bitcora se utiliza para anotar en forma oficial, no es parte del
contrato, ni sirve directamente para reclamacin legal.

Por las caractersticas del contenido del diario de obra, este se puede considerar
como una relacin cronolgica de lo acontecido, una autntica historia del frente
de obra.

LA LIBRETA

Se debe utilizar una libreta de pastas duras, que sea resistente para poder aguantar
el rudo trato a que ser sometida durante el proceso constructivo, no
necesariamente habr de utilizarse una sola libreta, podrn ser varias de acuerdo a
la complejidad y duracin de la obra as como a la cantidad de supervisores que
integran el equipo de trabajo, en caso de preverse el uso de varias libretas, se puede
optar para utilizar una para cada uno de los captulos del diario de obra que
mencionaremos adelante.

No se recomienda usar carpetas de argollas y hojas desprendibles, si bien tienen la


ventaja de perdrsele aadir mas hojas segn la necesidad, tambin existe la
desventaja de que se le pueden quitar fcilmente perdindose el orden buscado.

Es conveniente anotar siempre con letra clara y de manera inteligible lo que se


escriba en el diario, sobre todo si son varios los miembros del equipo de
supervisin, no debemos olvidar que cualquier persona debe comprender sin
dificultad lo asentado, especialmente en el caso de que seamos ascendidos y
continuemos en la empresa, por lo cual tendremos que hacer frecuentes
aclaraciones; el diario tambin servir como medio de comunicacin entre el
supervisor y su coordinador, otro motivo por el que es preciso que sea de fcil
comprensin todo lo anotado.

No es imprescindible que las hojas estn foliadas, pero si es recomendable con


objeto de poder diferenciar asuntos o para fcil localizacin de los mismos. Si se
van a utilizar varias libretas, es conveniente que sean de distinto color las pastas con
objeto de identificarlas fcilmente, si se fuesen del mismo color hay que marcarlas
de manera muy visible incluyendo los lomos, de lo contrario se producirn prdidas
acumulativas de tiempo en localizarlas.

DIFERENCIACIN DE PARTES
La libreta del diario de obra debe estar compuesta de varias secciones, cada una de
ellas para una funcin especifica, consideramos indispensables las siguientes:

a) Diario de obra. Parte principal del instrumento; consiste en una seccin que
debe tener hojas suficientes para contar toda la duracin del proceso, mas un
excedente por si existen atrasos; sugerimos calcular como mnimo dos
paginas por semana e idealmente una pgina por cada da de actividades.
Pueden numerarse y fecharse precisamente o hacerlo al momento de anotar,
prctica que nos permite en un momento dado extendernos o restringirnos
segn sea necesario facilitndose la escritura continua, pero dificultndose la
identificacin por fechas. Sobre lo que debe anotarse y como adelante
explicaremos en detalle y mencionaremos ejemplos.

b) Borradores de notas de bitcora. Segn se dijo en el captulo anterior, en el


diario de obra debe existir una seccin destinada a la elaboracin previa de
asientos de bitcora que nos sirve para corregir redaccin, ortografa y
asegurarnos de que el escrito es precisamente lo que deseamos decir, despus
basta hacer solo la transcripcin a la libreta de bitcora quedndonos los
borradores en esta seccin del diario.

La extensin de esta seccin debe calcularse a razn de poco ms de la


mitad de la extensin de la bitcora debido a que como supervisores
intervenimos en la bitcora con ms frecuencia que los constructores.
Recomendamos escribir borradores a rengln abierto para tener espacio
para las correcciones de manera que sean siempre legibles.

c) Seguimiento de la bitcora. Esta seccin se destina a llevar un seguimiento


a todas aquellas notas que no queden cerradas en si mismas o que sean
certificaciones, informaciones de cualquier tipo que no requiera de una
nueva nota para cerrar el asiento. La seccin de seguimiento de bitcora no
es muy extensa, de acuerdo a la experiencia solo se necesitan dos renglones
por cada nota de bitcora que deba cerrarse posteriormente, esto significa
aproximadamente dos renglones por la mitad del total de notas que se estime
habr de asentarse, unas ocho hojas ser mas que suficiente.

c) Banco de datos.- Una parte de la libreta del Diario De Obra la utilizamos


como banco de datos, mismos que nos son importantes y necesarios durante
el desarrollo de la construccin, podemos clasificarlos en: 1) Datos de
origen, son aquellos que estn contenidos en los anexos tcnicos de
contratacin (proyecto ejecutivo), hablamos de niveles de desplante, vrtices
de trazo, resistencia de concreto de algn elemento especial, dimetro de
pasos de tubera en contra trabes, altura de un elemento, claro de una
ventaja de tipo., etc. 2) Datos de proceso, son los que se van generando
durante la construccin y que resultan confirmacin o variacin respecto a
los datos de origen (proyecto ejecutivo), tambin pueden adquirir relevancia
algunos datos que por algn motivo se vuelven importantes, por ejemplo, el
dato de la profundidad del colector municipal adonde habremos de
descargar que sea distinto a lo previsto por cambios ordenados por las
autoridades, o el de el rea adonde se encontr un manto rocoso bajo el
nivel natural de terreno; 3) Datos de uso regular, como es el caso de datos
bsicos para clculos como substitucin de acero, proporcionamientos de
mezclas, unidades de aparejo, etc., este tipo de informacin de uso corriente
es muy conveniente tenerlos al alcance de la mano, concentrados, con
objeto de no perder tiempo tratando de ubicarlos, por ltimo; Datos
generales, nos referimos a la informacin bsica del proyecto, nmero de
viviendas, metros cuadrados construidos , nmero de prototipos, anchos
tipo de vialidades, superficies de donaciones y algunos otros que incluyen
desde el num. de contratos, montos, alcances, informacin que con
frecuencia necesitamos y que no tiene caso que guardemos en la memoria.

Con excepcin de los datos de proceso, para las dems partes se puede
calcular el espacio necesario en el Diario de obra ya que se trata de
informacin que debe anotarse al inicio de los trabajos, por lo que se refiere
al caso de excepcin, consideramos que basta con separar unas siete u ocho
paginas de la libreta.
Las secciones habrn de diferenciarse por medio de separadores adecuados,
de preferencia de diferentes colores y con su ua que sobresalga, todo con
objeto de lograr un manejo gil de la libreta.

OPERACIN DEL DIARIO DE OBRA

Para orientar a los seores supervisores sobre el aprovechamiento del diario de


obra, a continuacin mencionaremos algunos de los datos que es importante
consignar:

I.- Acontecimientos relevantes. Todo aquel hecho que se considere de singular


importancia o que signifique haber alcanzado un logro respecto al avance de los
trabajos. Podemos ejemplificar mencionando el colado de la ltima losa de azotea
con lo cual se termina con el uso de cimbras, en fin, muchos otros sucesos que sera
muy largo en listar aqu. Tambin podemos considerar como hechos relevantes los
fenmenos naturales: Lluvia extraordinarias, heladas, ventarrones, y otros de
carcter eventual como escasez de cemento, falta de agua para la obra, disminucin
del personal por efecto de poca de cosechas y otros similares. As mismo podemos
referirnos a modificaciones importantes que afecten el desarrollo de la obra,
suspensiones totales o parciales de los trabajos, pruebas de laboratorio
extraordinarias o de materiales que llegaron y muchas otras situaciones que es
conveniente tener a mano en cualquier momento. De todos estos acontecimientos
es propio tener su ubicacin en el tiempo, lo que se logra automticamente al
quedar asentados por fecha, tambin debemos contar con una breve descripcin del
hecho casi en forma de telegrama y por ltimo: los datos, medidas, cantidades,
nombres o todo aquello que sea importante de saberse al respecto; se trata de
ocupar el mnimo espacio sin dejar de anotar cuanto dato pueda servir en el futuro.

II.- Actividades del Supervisor. Consiste en dejar constancia de actividades no


regulares, hablamos por ejemplo, del inicio de revisiones encaminadas al
establecimiento de los precios de venta o a partir de que momento se inicia la
revisin especial de los concretos debido a que los reportes del laboratorio nos
muestran con tendencias a la baja, o se procede a realizar una inventario del
material proporcionado en algn caso poco comn. Todas estas actividades
debemos conocerlas en el tiempo, y en sus alcances, ocasionalmente ser necesario
mencionar quien la orden, quienes la ejecutaron y que tiempo se dilataron.

III.- Visitas de obra. En los frentes de trabajo se reciben con alguna frecuencia
diversos tipos de visitas oficiales que deben quedar registradas, es conveniente
anotar quienes visitaron el frente de trabajo, de que entidad o de pendencia, el
motivo de la visita, las instrucciones giradas, en fin, todos los incidentes y
pormenores acontecidos de manera que nos sea posible reconstruir los hechos
posteriormente cuando se requiera.
Es comn que durante este tipo de visitas se giren instrucciones verbales por parte
de autoridades, estas instrucciones no quedan registradas por escrito y en algunas
ocasiones son desconocidas sobre todo cuando tienen alguna consecuencia, en
estos casos el supervisor es quien se ve con dificultades para explicar su proceder sin
contar con apoyos documentales. De todo esto deducimos la importancia de
regularizar estas intervenciones, a continuacin expondremos dos maneras de
hacerlo con objeto de salvaguardar nuestra integridad profesional.
La primera se refiere al caso de que los visitantes dilaten algn tiempo en la
localidad en que se realizan los trabajos, tiempo suficiente para que nosotros
elaboremos una minuta de la visita que incluya las instrucciones giradas y la
presentamos para firma o aclaracin, la cual es necesaria por si no entendimos
correctamente lo que se instruy, en cuyo caso implicara hacer las correcciones
pertinentes y nuevamente presentarlo para firma, en esta segunda situacin, a
nuestro juicio, bastante frecuente, si procedemos como se indica se tiene la ventaja
de estar seguros de haber comprendido bien, adems de dejar fincada la
responsabilidad en quien gener la orden.
La segunda recomendacin ser para el caso de que no hubiera tiempo para recabar
una firma o responsiva sobre las ordenes recibidas, lo que proceder entonces
consistir en redactar el acta de la visita y enviarla por correo o un propio a quien
giro las instrucciones, marcando copia a todos aquellos que resulten interesados en
el asunto (si hay manera de recabar acuse de recibido, es mejor), esperamos
respuesta un tiempo prudente , si esta se produce, puede ser aceptando lo instruido
quedando nosotros automticamente protegidos o corrigiendo lo dicho, en este
caso procedemos en consecuencia, sin temor a equivocarnos, por ltimo, si se niega
la instruccin habremos de cancelar todo lo realizado sin todas las consecuencias
que significara seguir trabajando errneamente; ahora bien, si no obtenemos
respuesta, enviamos un nuevo comunicado refirindonos al primero, en el cual,
requerimos nuevamente la confirmacin de la instruccin y mencionando que en
caso de que no se reciba respuesta a este segundo intento, se tendr por entendido
que las ordenes son vlidas bajo la responsabilidad del girador, es muy importante
que para este segundo envo, se recabe el respectivo acuse de recibo.
Se debe de normar un criterio que determine la magnitud y trascendencia de las
instrucciones recibidas de la manera descrita en los prrafos anteriores, cuando se
trate de circunstancias que no afecten el desarrollo de los trabajos es posible que no
sea necesario proceder como estamos recomendando, pero es importante tener
mucho cuidado al decidir en que caso obviamos al procedimiento, no hay que
olvidar que con mucha frecuencia, asuntos que apresen carecer de importancia, con
el tiempo suelen adquirir relevancia comprometindonos en problemticas que
pudisemos haber evitado.
Si queremos ser muy prcticos en el asunto que hemos venido tratando, durante la
visita y al recibir las rdenes podemos utilizar el diario de obra para escribir en este,
de manera breve y concisa, las instrucciones recibidas para que sean firmadas al
instante.

IV.- Llegada de Materiales, equipos o Maquinas importantes.


En el diario de obra se deben anotar las fechas y cantidades de materiales
significativos, particularmente cuando estos llegan a lo programado, estos datos
evitarn discusiones respecto al otorgamiento de prorrogas o al realizar los
finiquitos, logrndose a la vez un efectivo control sobre el proceso constructivo. La
recomendacin es igualmente vlida para todo aquel insumo que es vital para la
construccin o que su carencia provoca atrasos en uno o varios aspectos de la
construccin, por lo tanto quedan comprendidos los arribos de maquinaria, la
llegada de un tcnico, las vlvulas de la red de agua potable, los calentadores de
agua, etc.

V.- Recepcin de Documentos. Otro tema a controlar por medio del diario de obra es el
que se refiere a documentacin que regularmente llega al frente de trabajo,
entendemos por documentacin desde las licencias y permisos de construccin,
circulares institucionales, boletines de proyectos, hasta oficios, memorndums,
planos con modificaciones y toda suerte de escritos que se reciben que, de no
tomarse esas precauciones, despus no se sabe cuando llegaron.
Por principio de orden, cada documento que ingresa a la oficina de supervisin
debe ingresarse indicando la fecha, la procedencia y en forma muy concentrada, el
asunto de que se trata o las caractersticas del plano que se recibe.
Consideramos recomendable dejar dos o tres renglones del espacio destinado a
cada fecha en el diario de obra, para este fin conviene separarlo por medio de una
raya de algn color muy vivo para que destaque.

VI.- Comunicaciones entre supervisores y Coordinados. El diario de obra servir tambin


para oficializar la comunicacin entre los integrantes del equipo de supervisin,
como es comn, un coordinador de supervisin tiene a su cargo varios frentes de
obra, por consiguiente, estar solo a ratos en cada oficina de las que tenga a su
cargo, mas espordicamente si los frentes de trabajo estn en ciudades distintas, por
lo tanto se requiere de un medio de comunicacin adonde dejar instrucciones por
escrito.
Esta prctica de anotar las ordenes tiene la ventaja de contribuir al control eficiente
que debe tener el coordinador con las obras y el personal de supervisin a cargo de
ellas y por lo que se refiere a los supervisores les sirve de gua de trabajo, as como
de un efectivo deslinde de responsabilidades respecto a las instrucciones recibidas y
las fechas en que les fueron ordenadas, salvndose as de ser chivos expiatorios
cuando por no poder precisar una fecha se ven imposibilitados de defenderse.
Cuando por algn motivo el supervisor no se encuentra durante la visita del
coordinador, este solo tiene que dejar en el diario de obra sus ordenes y el
supervisor quedara enterados; por esta razn el diario deber estar siempre en la
oficina de supervisin, al alcance de la mano del coordinador, pero de tal manera
que nadie mas tenga acceso libre. Por el mismo conducto, el supervisor podr dejar
constancia de su ausencia o cualquier otro dato importante para que se entere el
coordinador.
Los temas recomendados que se manejen son todos aquellos que revisten
importancia para el buen desempeo de la supervisin en sus funciones, operando
como un equipo tcnico de trabajo se pueden referir a polticas de trabajo de la
empresa, a ordenes giradas por la gerencia de supervisin o por la direccin de la
empresa , formas de proceder ante un evento prximo, sealamientos respecto a
atrasos en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, tanto del contrato de
obra como el propio de la supervisin, requerimientos sobre ordenes
administrativas (como envo de comprobaciones de caja chica), autorizaciones
solicitadas con antelacin por los supervisores, etc.; todo aquel asunto que en un
futuro pueda representar un tema de discusin o que su olvido pueda acarear
consecuencias para cualquiera de las partes o para el buen desempeo de la
empresa a la que se pertenece o los intereses de quien nos contrata, para la buena
marcha del desarrollo constructivo a nuestro cargo.

VII.- Vaciado de la libreta de Campo.- La libreta de campo es un cuadernillo manuable


que llevamos siempre con nosotros durante los recorridos de obra, en el anotamos
todos los datos importantes, observaciones, mediciones, nmeros de fotografas, en
fin, todo aquello que recabamos en la obra y que no podemos ni debemos tratar de
retener en la memoria , por ejemplo, de los datos anotados en la libreta obtenemos
la informacin necesaria para calcular el avance de la obra, y con esa base autorizar
las estimaciones o revisar sus generadores desde nuestra oficina de campo, tambin
podemos anotar los diferentes niveles de una cepa de drenaje.
La libreta de campo , por su necesidad de ser manuable, no podemos esperar que
tenga un gran numero de pginas, ms bien tendr un nmero reducido, lo que
motiva quizs, el uso de mas de una libreta por obra completa, asunto que nos
puede representar dificultades por extravo de una de las libretas; este problema se
resuelve, si tenemos como habito el vaciar los datos mas importantes al diario de
obra, logrando con esta accin el mantener al da el diario y tener los datos
importantes por duplicado previnindonos en caso de perdida de alguno de estos
instrumentos del trabajo del supervisor.
Para terminar el asunto que hemos venido explicando, queremos hacer una
reflexin respecto al tema de los rendimientos de la mano de obra en especial, los
supervisores sabemos que toda la labor del control de precios se basa en buena
medida en los datos vlidos sobre rendimientos que manejen los analistas de costos
y tambin sabemos que dichos rendimientos son un viejo tema de discusiones sobre
la que difcilmente se llega a un acuerdo, tambin estamos consientes de que somos
los indicados para emitir una opinin tcnica y oficial al respecto, en defensa de los
intereses de quien confa la administracin de los fondos en una institucin que a la
vez nos contrata para cuidar que la obra se realice utilizando solo la mano de obra
indispensable, por consiguiente, si queremos que nuestro servicio merezca el
atributo de profesional, es importante que llevemos un rcord de los rendimientos
de los procedimientos mas importantes en nuestra libreta de campo y nuestro diario
de obra, con objeto de informar sobre los resultados en nuestro frente de trabajo y
contribuir a que la obra a nuestro cargo sea pagada en forma justa.
El diario de una obra es un auxiliar de trabajo del que se sirve el supervisor para
descargar su memoria y dejar constancia de datos importantes, ordenes, y
directrices ubicadas perfectamente en el tiempo; de esta manera podemos resumir
en pocas palabras lo que significa para nosotros el diario de obra. A este resumen
que define en este subcaptulo, aadiremos unja recomendacin a los seores
supervisores, no consideren el diario de obra como una cosa ms que llenar que
solo nos complica la existencia, considrenlo como un excelente instrumento de
orden que nos permite realizar nuestra funcin con profesionalismo y controlar la
obra a nuestro cargo en forma eficiente y mas fcil, entendiendo de esta manera el
diario de obra, podremos comprender cual es la razn de su existencia y servirnos
de el aprovechando todas sus cualidades.
Como complemento de este subcaptulo, a continuacin abordaremos cuatro temas
que consideramos muy importantes y los relacionamos con el diario de obra debido
a que representan tambin principios fundamentales de orden.

AGENDA DEL SUPERVISOR

Otro de los principios de orden que consideramos indiscutibles y de importancia


capital para el buen desempeo del supervisor es la agenda adonde programamos
nuestras actividades, esta agenda que bien puede estar integrada a la libreta de
campo, constituye otra herramienta de trabajo que nos es indispensable y muy til
respecto a la formalidad de los compromisos que establezcamos tanto con el
constructor como con el coordinador, cualquier otra persona representante de una
de tantas entidades relacionadas con la obra.

La agenda constituye toda una programacin y planeacin de nuestro desempeo


como supervisores, su manejo parte de la base de anlisis de actividades a cargo de
la supervisin, en este anlisis encontraremos que nuestras actividades pueden
agruparse en actividades rutinarias peridicas (elaboracin de informes, revisin de
generadores, de estimaciones, etc.) ; actividades rutinarias diarias (recorridos de
campo, revisin y actualizacin de bitcora de obra y diario); actividades
previsibles (revisin de armados , verificacin de niveles de desplante); actividades
imprevisibles (muy diversas, algunas de ellas sabemos que ocurrirn pero no
cuando y otras no podremos predecirlas); a su vez todas las actividades se presentan
con diferentes caracterstica en una o varias de las cuatro etapas que tiene un
proceso constructivo y que son :

PRIMERA ETAPA. Actividades pre-iniciales, antes del arranque de los trabajos de


campo;
SEGUNDA ETAPA. Actividades iniciales, todas aquellas que solo se realizan al
principio de la obra;
TERCERA ETAPA. Actividades regulares durante el proceso constructivo, a esta
etapa corresponden la mayora de actividades rutinarias.
CUARTA ETAPA. Actividades para la terminacin, entrega de la obra y finiquito
de la misma.

Una vez separadas las actividades e identificadas por sus caractersticas,


acomodndolas en sus respectivas etapas, procedemos a considerarles un tiempo de
ejecucin estimada, despus procedemos a calendarizarlas y anotarlas en la agenda,
o sea, ubicarlas en el tiempo siempre que sea posible; por ejemplo, sabemos de
antemano que el recorrido de campo es actividad diaria, por lo tanto lo anotamos
todos los das hbiles, sabemos tambin que los informes deben elaborarse los das
4 de cada mes y las estimaciones, suponiendo que sean quincenales se reciben a
revisin los das 6 y 21 de cada mes, en todos casos podemos de antemano destinar
un tiempo en una fecha y dejarlos ya anotados en nuestra agenda, el resto del
espacio se destinara a actividades imprevisibles; tambin es conveniente ubicar
aquellas actividades que tenemos una idea de en que tiempo se habrn de efectuar ,
pero no nos es posible destinarles una fecha precisa, en esos casos recomendamos
sealarlas en la agenda aproximadamente con objeto de estar pendientes y en el
momento que sea posible, anotarlas adonde les corresponda.

Sabemos que para algunos de nosotros es muy difcil habituarnos al uso de la


agenda, sin embargo, ante la ineludible necesidad de servirnos de ella como
instrumento de orden se requiere de un esfuerzo, tampoco consideramos adecuado
que la agenda sea un instrumento rgido de carcter obsesivo, actitud que la
convertira en un estorbo ms que en un beneficio, debemos utilizarla con criterio y
servirnos de ella en la medida que nos significa una ayuda de memoria y como ya
dijimos, un principio de orden.

Queremos mencionar, por ltimo, la correspondencia y lazos de unin que existen


entre elementos de orden, nos referimos a la bitcora, el diario de obra, la libreta de
campo y la agenda del supervisor, cuando son bien controlados existe una relacin
entre los diferentes instrumentos que nos permite seguir con toda claridad y
precisin el desarrollo de un evento o el desenvolvimientos de un problema y la
manera en que se atendi y se resolvi.

DIRECTORIO DE OBRA

En toda oficina de supervisin debe existir un directorio de obra, se trata de tener


muy a mano una lista de nombres, reacciones y telfonos de todas aquellas
personas, entidades e instituciones y empresas que de alguna manera estn
relacionadas con la obra; esta lista debe contener los datos en secciones que
agrupan a quienes tienen algo en comn consideramos que como mnimo deben
existir las siguientes secciones del directorio de la obra:

A) EMPRESA SUPERVISORA.- Telfonos y direccin completa (incluir


cdigos postales), nombre y cargo de los directivos agregando los nombres
de las secretarias. Slo en este caso los telfonos de los domicilios de los
directivos.

B) INVERSIONISTAS. Nombre nombres y su cargo, telfonos y direccin


oficial; nombre de los coordinadores de supervisin.

C) FIDUCIARIO.- Nombre, cargo, departamento o direccin a la que


pertenecen los funcionarios que tengan relacin con la obra, telfonos y
direccin oficial tanto de oficinas regionales si las hubiera, como de la
central.

D) EMPRESA(S) CONSTRUCTORA(S).- Nombre y cargo de los directivos,


telfonos y direccin oficial.

E) AUTORIDADES LOCALES.- Federales y municipales relacionadas con la


obra, presidencia municipal, oficina de licencias, obras pblicas, etc;
nombres, cargos, telfonos y direcciones de los funcionarios titulares y otros
de menor rango con los que tengamos que tratar asuntos.

F) LABORATORIO DE CONTROL.- Nombre, telfonos y direccin oficial,


nombre y cargo de los responsables.

G) SUB-CONTRATISTAS.-Nombre, telfonos y direccin as como nombre del


responsable, esto sobre los principales sub-contratistas como: electricistas,
plomera, etc.

H) PROVEEDORES. Nombre, telfonos y direcciones de los principales


proveedores y fabricantes de materiales como: block, bovedilla, vigueta,
planta de premezclados, mosaicos, cancelera, etc.

I) SUMINISTRADORES DE SERVICIO PBLICOS. Nombre de funcionarios o


tcnicos que se relacionen con nuestra obra de Compaa de Luz, Comisin
Federal de electricidad, Telfonos de Mxico, Comisin de agua Potable y
alcantarillado Local; Telfonos, direcciones de cada una de estas
dependencias.

J) SUMINISTRADORES DE SERVICIOS DE DISEO. Si hubo diseadores


profesionistas o empresas especializadas tanto de diseo arquitectnico,
clculos estructurales, hidrulicos, etc., necesitamos, nombres de
profesionistas, empresas, sus telfonos, y direcciones.

K) PERITO RESPONSABLE. Nombre, direccin, telfonos, tanto de oficina


como particular.

L) URGENCIAS. Telfonos y direcciones de la Cruz Roja, los Bomberos,


Policas, hospitales y medico mas cercano.

Esta lista que, a nuestro juicio, es mnima indispensable en cualquier frente de


trabajo ya que de alguna manera tendremos tratos con las personas y entidades
relacionadas durante los meses que dure el proceso constructivo, por lo tanto
concluimos la obligacin de la supervisin de elaborar el directorio.

Se puede usar una libreta ex profeso para este fin, la cual deber estar siempre a
mano y a la vista en la oficina del supervisor, sugerimos que se utilice un color
llamativo en la portada para su rpida identificacin.

Con la debida actualizacin, la mayor parte del directorio puede seguir sirviendo
por mucho tiempo e inclusive en otros frentes de la misma localidad. Para su
elaboracin primaria, es recomendable solicitar el apoyo de nuestras oficinas
centrales de empresa donde cuentan con la mayora de datos generales.

ARCHIVO DE OBRA

En las oficinas de supervisin de cada frente debemos integrar un archivo que


contenga toda la informacin respecto a la obra, tanto la recibida al inicio de los
trabajos como la que se va recibiendo; el objetivo de este archivo es tener siempre a
mano lo que nos hace falta, evitar extravos y estar en condiciones de entregar toda
la documentacin al termino de nuestra gestin.

Los planos tambin forman parte del archivo, an cuando estos deben estar
guardados en un planero que es necesarios que habilitemos en la oficina de campo,
junto al planero debemos tener la lista completa de los planos, agrupados segn se
trate: arquitectnicos, estructurales, institucionales, redes, acabados, etc. Esta
prctica nos facilitara la localizacin y el control.

Nos permitimos presentar a continuacin una relacin que consideramos apropiada


como ndice del archivo de la obra:

A) Contratos. Se debe tener copia de todos los contratos vigentes en la obra.


B) Programas y Documentacin relacionada con prorrogas.
C) Especificaciones. Generales y particulares, se pueden incluir los boletines
recibidos.
D) Presupuestos. Aqu podemos contener tambin toda la informacin y
documentacin relacionada con convenios ampliatorios, el catlogo de precios
unitarios autorizados, asimismo todo lo referente a rendimientos.
E) Laboratorio. Reportes de control de materiales y estudios como el de mecnica
de suelos o de composicin qumica de los agregados para concreto en la zona.
F) Circulares y Oficios.- En orden cronolgico todos aquellos que se reciban en la
obra.
G) Minutas de juntas de obra. Borradores y actas definitivas numeradas.
H) Administracin Interna. Oficios y circulares de la empresa de supervisin,
comprobaciones de caja chica. Solicitudes, recibos y toda clase de
comunicacin con nuestra empresa.
I) Oficios y Memorndums enviados. En orden cronolgico, toda la
documentacin generada en la oficina de supervisin y enviada a las entidades
relacionadas con la obra.
J) Varios. Todo lo que no se puede clasificar en ninguno de los sub-captulos en
listados.

Es importante organizar el archivo desde el inicio de los trabajos, an cuando


todava no se genere ni se haya recibido ningn documento, esto nos permitir
iniciar con orden nuestra funcin, cuesta mucho ms trabajo organizar el archivo
cuando ya paso algn tiempo y entonces reconstruir lo sucedido y localizar
documentos que quien sabe adonde quedaron.

BIBLIOTECA

Para el desempeo profesional de la supervisin es requisito contar con la mayor


cantidad de informacin posible que nos permita consultar sobre los temas tcnicos
que se presentan en cualquier profesionista requiere de este apoyo fundamental
para un buen trabajo y tener la posibilidad de resolver los problemas que se ve
obligado a afrontar cotidianamente.
Por biblioteca no queremos decir una importante cantidad de volmenes, nos
referimos a una modesta coleccin de libros tcnicos, supervisin de concretos del
IMCYM, algo sobre armados y cimbras y tambin tablas de conversiones, cartillas
para la preparacin de mezclas, curados, en fin, toda aquella documentacin sobre
todo de carcter prctico.

Relacionado con este tema debemos mencionar los aspectos de capacitacin del
supervisor, es menester que un supervisor este siempre preparndose para poder
ejercer mejor cada vez su funcin, como la Asociacin de empresas de supervisin
y Control de Obra (ANESCO) y las cmaras Nacionales de Empresas de
Consultora y de la Industria de la Construccin, as como muchas de las
instituciones educativas profesionales y colegios de arquitectos, toda esta
capacitacin es costosa y a veces difcil de conseguir en las localidades adonde se
trabaja, por tal motivo, consideramos que la ms afectiva manera de prepararse es
la auto-capacitacin, medio que requiere de enorme fuerza de voluntad y
dedicacin, sus frutos son indiscutibles y constituyen una excelente manera de
superacin personal, sugerimos meditar al respecto y proceder conforme a los que
nos dicte nuestra conciencia, siendo lo nico lamentable el no tomar ninguna
accin en este sentido por lo que significa antes que nadie para nosotros mismos.

CONCLUSIONES

El sub-captulo del Diario de Obra, bien se poda llamarse el captulo del orden,
como podr constatarse en su texto, la mayora de los componentes mencionados
estn encaminados al logro de esta cualidad, sin temor a equivocarnos, podemos
asegurar que en la mayor parte de las obras en proceso, priva un desorden
impresionante con todas las consecuencias que resultan de tal caracterstica,
intentamos por este conducto despertar conciencia al respecto y consideramos
cumplida nuestra misin si conseguimos que la supervisin comprenda la necesidad
de ordenar trabajo.

El diario de obra ha sido creado para facilitar la labor de control, aprovechemos las
virtudes que conlleva el utilizarlo como instrumento de trabajo lo cual contribuir a
proporcionarnos la satisfaccin de cumplir cabalmente con el importante cometido
que se nos asigna en el proceso constructivo que se nos ha confiado.

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