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DEFINICIN.
En construccin, la bitcora de obra es una libreta que forma parte del contrato. Se
utiliza para anotar en ella cualquier situacin que se presente durante el desarrollo
de los trabajos de construccin que sea diferente a lo establecido en los anexos
tcnicos de contratacin. Dicindolo en otras palabras, se anota en ella todo lo que
resulte distinto a lo previsto a la firma del contrato, por ejemplo: en caso de existir
una escasez de cemento, habra que anotarlo en la bitcora ya que afecta al
programa de obra al no poderse avanzar en colados; en caso de ocurrir, deber
anotarse tambin una alza imprevista en el precio del acero, ya que ello tendr
repercusiones al incrementar los costos originales; se anotara tambin un cambio
en las especificaciones de un mueble de bao, puesto que quedara afectada la
calidad del producto. Estos ejemplos nos muestran situaciones que afectan los
resultados al modificar las condiciones sobre las que se estableci el pacto entre
quien encarga la obra y quien la ejecuta.
Hemos sealado que la bitcora forma parte del contrato de obra, por consiguiente,
al trmino de los trabajos de construccin el contenido de la bitcora
complementara los trminos y condiciones establecidas tanto en el texto del
contrato como en los anexos tcnicos que son as mismo parte integrante del
contrato.
Dada la seriedad que debe tener la bitcora, su uso debe limitarse a asuntos
importantes relacionados con la obra. Desgraciadamente ocurre con demasiada
frecuencia que se le utilice como una especie de buzn de quejas, anotando en
ella asuntos no solo intranscendentes, sino de carcter personal.
Las pastas deben ser duras y resistentes al mal trato, y de preferencia de algn
material capaz de resistir a la humedad.
En caso de trabajarse en un frente de obra en donde existen muchos contratistas, y
por consiguiente se manejan muchas libretas de bitcora, se recomienda que en los
lomos y en las pastas frontales los datos indicativos en letras de mayor tamao
posible. Esto ahorrara tiempo para identificarlas pues las fracciones de minuto
perdidos diariamente pueden significar horas la final de la obra. Estos detalles son
importantes si deseamos ser eficientes.
Los sig. puntos se refieren a prohibiciones respecto a las libretas de bitcora. Como
supervisores profesionales no debemos permitir que se ponga en entre dicho nuestra
principal herramienta de control. En este sentido deberemos ser muy estrictos.
El foliado de las hojas debe revisarse antes de empezar a utilizarlas, ya que puede
haber errores de imprenta, en cuyo caso es conveniente desechar la libreta. Si fuese
necesario foliarla a mano, se proceder a realizar esto por triplicado y con tinta
indeleble, cuidando de no omitir ningn nmero.
Bajo este titulo haremos una lista de una serie de reglas indispensables para el uso
adecuado de la bitcora de obra. La intencin es facilitar a los seores supervisores
el uso correcto y el pleno aprovechamiento de la misma. Ya que la bitcora es
manejada por los representantes de las dos partes que firman un contrato,
indicaremos reglas que conciernen a ambas en la inteligencia de que las referentes a
la supervisin nos son esenciales, mientras que es conveniente conocer las de la
contraparte, para que nos sea posible establecer el equilibrio que priva en la relacin
bipartita desde el contrato mismo.
REGLAS GENERALES
1.- APERTURA Y CIERRE. Es imprescindible que las bitcoras sean abiertas con
una nota especial al caso. El cierre de la bitcora es igualmente importante.
3.- FECHADO. Todas las notas de bitcora deben estar fechadas en el da en que se
efecta el asiento.
4.- ESCRITURA. Los asientos deben efectuarse con tinta indeleble, nunca a
mquina o con tinta que pueda borrarse, mucho menos con lpiz. Es importante
adems tener cuidado en escribir con letra de molde que sea fcilmente legible y sin
abreviaturas.
10.- RETIRO DE COPIAS. Inmediatamente que se haya llenado cada una de las
hojas de la bitcora, es menester retirar las copias y remitirlas a las oficinas
centrales las de la empresa responsable de la supervisin y las del contratista. Esta
prctica evita que por un extravo por descuido o intencional se pierde el control de
la obra. Por esto mismo se revela que es necesario que las copias sean legibles y por
tanto el supervisor y el residente deben vigilar que as sea.
12.- NOTAS APREMIANTES. Cuando sea necesario escribir una nota de particular
importancia y que por sus caractersticas es preciso dar conocimiento de ella a las
autoridades o inversionistas, se proceder a anular el resto de la hoja
correspondiente para retirar de inmediato las copias y poder remitirlas con carcter
de urgente.
13.- SERIEDAD. Todos los puntos anteriores hacen comprender la seriedad que se
requiere para manejar una bitcora de obra. Por consiguiente recomendamos que,
antes de hacer un asiento se medite sobre la necesidad de hacerlo. Si decidimos
hacerlo, debemos pensar cuidadosamente lo que queremos decir. Por ningn
motivo consideramos apropiado escribir la nota directamente en la bitcora. Es
necesario hacer un borrador de ella. La libreta de bitcora nunca debe utilizarse
para asuntos intrascendentes, insensateces y mucho menos para ventilar agravios o
hacer agresiones.
14.- COMPROMISO DE USO DE LA BITCORA DE OBRA. Tanto el residente
como el supervisor estn comprometidos a utilizar la bitcora. De ninguna manera
deber permitirse que se evada la responsabilidad de realizar asientos para no
comprometerse.
19.-BITCORA UNITARIA POR CONTRATO. Solo esta permitida una bitcora por
cada uno de los contratos. No podr existir una libreta utilizada por dos contratos,
aunque se trate de la misma construccin o del mismo frente.
Las reglas que continan ya no son generales, sino particulares, en primer lugar
para el supervisor y en segundo para los residentes, y en esta forma se
complementan las reglas de uso de la bitcora de obra.
REGLAS DE LA SUPREVISIN
6 Control por bitcora de obra. Este tema que, como hemos dicho, es el central desde
el enfoque de la supervisin, en realidad comprende un poco de todos los temas
que ya hemos tratado anteriormente, ms un tanto de lo suyo propio. El control
entonces se ejercer valindose de todos los temas segn las necesidades de cada
momento del desarrollo. Cada supervisor tendr su estilo y criterio particulares para
aprovechar lo expuesto dosificando debidamente las opciones. Lo nico que nos
restara por tratar es el procedimiento que debe observarse cuando nos
encontramos con un contratista que se niega a obedecer las rdenes o hace caso
omiso de las mismas. Sobre este tema hemos observado situaciones de todo tipo,
pero desgraciadamente abundan aquellas en las que la supervisin carece de
recursos para manejar el problema, y en no pocos casos termina presentando un
papel realmente lastimero al quedar atrapado en un juego establecido por el
contratista para su propio beneficio, Procederemos a exponer un procedimiento
adecuado , pero antes recordamos o hacemos saber a los seores supervisores que
ante un contratista que se revela contra el orden establecido se debe, antes que
nada, conservar la serenidad y actuar inteligentemente.
CIERRE DE LA BITCORA
TIPOS DE NOTAS
Haremos un anlisis del contenido que deben tener cada una de las notas segn su
tipo. Realizaremos este anlisis por la nota ms compleja. Se trata del orden de
correccin de un elemento que ha sido ejecutado con defectos. Primero
procederemos a presentar un desglose de las partes que imprescindiblemente debe
contener el asiento:
IV.- Causas del Problema. A continuacin de la ubicacin tenemos que mencionar las
causas del problema, en forma breve, pero abarcando con precisin cuales fueron
las causas y refiriendo estas a la o las especificaciones o planos que no fueron
observados y cumplidos por lo cual se motiv el error o la deficiencia.
Desde luego que para emitir este dictamen es fundamental haber investigado todo
lo necesario hasta tener la plena y absoluta seguridad de lo que es absolutamente
cierto.
V.- Solucin Exigida.- El siguiente paso consiste en anotar la solucin que debe
efectuarse para subsanar el problema. Es preciso anotar en la bitcora todos los
datos necesarios para su correccin.
IX.- Sanciones. Hemos colocado este tema en noveno lugar porque solo lo
consideraremos cuando las circunstancias nos obliguen, de acuerdo a lo establecido
en el nmero 28 de las Reglas de uso de la Bitcora, en donde se detallan los tipos
de sancin y los casos en que deben ser aplicadas. Aadiremos que cada una de las
sanciones deben ser meditada analizando sus posibles efectos secundarios, sus
consecuencias y su procedencia legal.
Debido a que la libreta de bitcora es operada por dos personas que representan a
dos entidades distintas, es necesario reglamentar su uso para evitar malos
entendidos y manipulaciones que distorsionen la buena marcha de la obra y
lesionen la labor de control de la misma, en perjuicio de quien sea responsable de la
supervisin. El establecimiento de este reglamento y su correspondiente validacin,
se efectan en la misma libreta de bitcora, inmediatamente despus de la nota de
apertura. En esta forma se logra oficializar e integrar al contrato las reglas que lo
componen.
-Firmado. Todas las autorizaciones en bitcora debern ser firmadas por ambas
partes. La emisora indistintamente cualquiera de las partes (como responsable del
asiento, y la receptora de enterada o conforme). En caso de inconformidad, se
contestar en la siguiente nota, por lo tanto, se concede un plazo de 48 horas para
firmar. En caso contrario se acepta automticamente el contenido del asiento en
cuestin, perdindose el derecho a la inconformidad o a la aceptacin bajo protesta.
El hacer el reglamento de bitcora con al menos las reglas que mencionamos nos
evitar problemas o discusiones innecesarias. No hay razn para no aprovechar las
ventajas que esto representa. Una recomendacin prctica para terminar: Es
conveniente encadenar de alguna manera un bolgrafo negro a la libreta de
bitcora, hay que destinar un lugar fijo en donde esta puede encontrarse durante el
da (puede mandarse construir una pequea mesa para ella) y debe tenerse siempre
a mano papel carbn.
CONCLUSIONES
Por las caractersticas del contenido del diario de obra, este se puede considerar
como una relacin cronolgica de lo acontecido, una autntica historia del frente
de obra.
LA LIBRETA
Se debe utilizar una libreta de pastas duras, que sea resistente para poder aguantar
el rudo trato a que ser sometida durante el proceso constructivo, no
necesariamente habr de utilizarse una sola libreta, podrn ser varias de acuerdo a
la complejidad y duracin de la obra as como a la cantidad de supervisores que
integran el equipo de trabajo, en caso de preverse el uso de varias libretas, se puede
optar para utilizar una para cada uno de los captulos del diario de obra que
mencionaremos adelante.
DIFERENCIACIN DE PARTES
La libreta del diario de obra debe estar compuesta de varias secciones, cada una de
ellas para una funcin especifica, consideramos indispensables las siguientes:
a) Diario de obra. Parte principal del instrumento; consiste en una seccin que
debe tener hojas suficientes para contar toda la duracin del proceso, mas un
excedente por si existen atrasos; sugerimos calcular como mnimo dos
paginas por semana e idealmente una pgina por cada da de actividades.
Pueden numerarse y fecharse precisamente o hacerlo al momento de anotar,
prctica que nos permite en un momento dado extendernos o restringirnos
segn sea necesario facilitndose la escritura continua, pero dificultndose la
identificacin por fechas. Sobre lo que debe anotarse y como adelante
explicaremos en detalle y mencionaremos ejemplos.
Con excepcin de los datos de proceso, para las dems partes se puede
calcular el espacio necesario en el Diario de obra ya que se trata de
informacin que debe anotarse al inicio de los trabajos, por lo que se refiere
al caso de excepcin, consideramos que basta con separar unas siete u ocho
paginas de la libreta.
Las secciones habrn de diferenciarse por medio de separadores adecuados,
de preferencia de diferentes colores y con su ua que sobresalga, todo con
objeto de lograr un manejo gil de la libreta.
III.- Visitas de obra. En los frentes de trabajo se reciben con alguna frecuencia
diversos tipos de visitas oficiales que deben quedar registradas, es conveniente
anotar quienes visitaron el frente de trabajo, de que entidad o de pendencia, el
motivo de la visita, las instrucciones giradas, en fin, todos los incidentes y
pormenores acontecidos de manera que nos sea posible reconstruir los hechos
posteriormente cuando se requiera.
Es comn que durante este tipo de visitas se giren instrucciones verbales por parte
de autoridades, estas instrucciones no quedan registradas por escrito y en algunas
ocasiones son desconocidas sobre todo cuando tienen alguna consecuencia, en
estos casos el supervisor es quien se ve con dificultades para explicar su proceder sin
contar con apoyos documentales. De todo esto deducimos la importancia de
regularizar estas intervenciones, a continuacin expondremos dos maneras de
hacerlo con objeto de salvaguardar nuestra integridad profesional.
La primera se refiere al caso de que los visitantes dilaten algn tiempo en la
localidad en que se realizan los trabajos, tiempo suficiente para que nosotros
elaboremos una minuta de la visita que incluya las instrucciones giradas y la
presentamos para firma o aclaracin, la cual es necesaria por si no entendimos
correctamente lo que se instruy, en cuyo caso implicara hacer las correcciones
pertinentes y nuevamente presentarlo para firma, en esta segunda situacin, a
nuestro juicio, bastante frecuente, si procedemos como se indica se tiene la ventaja
de estar seguros de haber comprendido bien, adems de dejar fincada la
responsabilidad en quien gener la orden.
La segunda recomendacin ser para el caso de que no hubiera tiempo para recabar
una firma o responsiva sobre las ordenes recibidas, lo que proceder entonces
consistir en redactar el acta de la visita y enviarla por correo o un propio a quien
giro las instrucciones, marcando copia a todos aquellos que resulten interesados en
el asunto (si hay manera de recabar acuse de recibido, es mejor), esperamos
respuesta un tiempo prudente , si esta se produce, puede ser aceptando lo instruido
quedando nosotros automticamente protegidos o corrigiendo lo dicho, en este
caso procedemos en consecuencia, sin temor a equivocarnos, por ltimo, si se niega
la instruccin habremos de cancelar todo lo realizado sin todas las consecuencias
que significara seguir trabajando errneamente; ahora bien, si no obtenemos
respuesta, enviamos un nuevo comunicado refirindonos al primero, en el cual,
requerimos nuevamente la confirmacin de la instruccin y mencionando que en
caso de que no se reciba respuesta a este segundo intento, se tendr por entendido
que las ordenes son vlidas bajo la responsabilidad del girador, es muy importante
que para este segundo envo, se recabe el respectivo acuse de recibo.
Se debe de normar un criterio que determine la magnitud y trascendencia de las
instrucciones recibidas de la manera descrita en los prrafos anteriores, cuando se
trate de circunstancias que no afecten el desarrollo de los trabajos es posible que no
sea necesario proceder como estamos recomendando, pero es importante tener
mucho cuidado al decidir en que caso obviamos al procedimiento, no hay que
olvidar que con mucha frecuencia, asuntos que apresen carecer de importancia, con
el tiempo suelen adquirir relevancia comprometindonos en problemticas que
pudisemos haber evitado.
Si queremos ser muy prcticos en el asunto que hemos venido tratando, durante la
visita y al recibir las rdenes podemos utilizar el diario de obra para escribir en este,
de manera breve y concisa, las instrucciones recibidas para que sean firmadas al
instante.
V.- Recepcin de Documentos. Otro tema a controlar por medio del diario de obra es el
que se refiere a documentacin que regularmente llega al frente de trabajo,
entendemos por documentacin desde las licencias y permisos de construccin,
circulares institucionales, boletines de proyectos, hasta oficios, memorndums,
planos con modificaciones y toda suerte de escritos que se reciben que, de no
tomarse esas precauciones, despus no se sabe cuando llegaron.
Por principio de orden, cada documento que ingresa a la oficina de supervisin
debe ingresarse indicando la fecha, la procedencia y en forma muy concentrada, el
asunto de que se trata o las caractersticas del plano que se recibe.
Consideramos recomendable dejar dos o tres renglones del espacio destinado a
cada fecha en el diario de obra, para este fin conviene separarlo por medio de una
raya de algn color muy vivo para que destaque.
DIRECTORIO DE OBRA
Se puede usar una libreta ex profeso para este fin, la cual deber estar siempre a
mano y a la vista en la oficina del supervisor, sugerimos que se utilice un color
llamativo en la portada para su rpida identificacin.
Con la debida actualizacin, la mayor parte del directorio puede seguir sirviendo
por mucho tiempo e inclusive en otros frentes de la misma localidad. Para su
elaboracin primaria, es recomendable solicitar el apoyo de nuestras oficinas
centrales de empresa donde cuentan con la mayora de datos generales.
ARCHIVO DE OBRA
Los planos tambin forman parte del archivo, an cuando estos deben estar
guardados en un planero que es necesarios que habilitemos en la oficina de campo,
junto al planero debemos tener la lista completa de los planos, agrupados segn se
trate: arquitectnicos, estructurales, institucionales, redes, acabados, etc. Esta
prctica nos facilitara la localizacin y el control.
BIBLIOTECA
Relacionado con este tema debemos mencionar los aspectos de capacitacin del
supervisor, es menester que un supervisor este siempre preparndose para poder
ejercer mejor cada vez su funcin, como la Asociacin de empresas de supervisin
y Control de Obra (ANESCO) y las cmaras Nacionales de Empresas de
Consultora y de la Industria de la Construccin, as como muchas de las
instituciones educativas profesionales y colegios de arquitectos, toda esta
capacitacin es costosa y a veces difcil de conseguir en las localidades adonde se
trabaja, por tal motivo, consideramos que la ms afectiva manera de prepararse es
la auto-capacitacin, medio que requiere de enorme fuerza de voluntad y
dedicacin, sus frutos son indiscutibles y constituyen una excelente manera de
superacin personal, sugerimos meditar al respecto y proceder conforme a los que
nos dicte nuestra conciencia, siendo lo nico lamentable el no tomar ninguna
accin en este sentido por lo que significa antes que nadie para nosotros mismos.
CONCLUSIONES
El sub-captulo del Diario de Obra, bien se poda llamarse el captulo del orden,
como podr constatarse en su texto, la mayora de los componentes mencionados
estn encaminados al logro de esta cualidad, sin temor a equivocarnos, podemos
asegurar que en la mayor parte de las obras en proceso, priva un desorden
impresionante con todas las consecuencias que resultan de tal caracterstica,
intentamos por este conducto despertar conciencia al respecto y consideramos
cumplida nuestra misin si conseguimos que la supervisin comprenda la necesidad
de ordenar trabajo.
El diario de obra ha sido creado para facilitar la labor de control, aprovechemos las
virtudes que conlleva el utilizarlo como instrumento de trabajo lo cual contribuir a
proporcionarnos la satisfaccin de cumplir cabalmente con el importante cometido
que se nos asigna en el proceso constructivo que se nos ha confiado.