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Actualidad Contable Faces

ISSN: 1316-8533
actualidadcontable@ula.ve
Universidad de los Andes
Venezuela

Pea, Aura Elena


El sistema de informacin contable en las pequeas y medianas empresas. Un estudio evaluativo en
el rea metropolitana de Mrida, Venezuela
Actualidad Contable Faces, vol. 8, nm. 11, julio-diciembre, 2005, pp. 67-79
Universidad de los Andes
Merida, Venezuela

Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=25701109

Cmo citar el artculo


Nmero completo
Sistema de Informacin Cientfica
Ms informacin del artculo Red de Revistas Cientficas de Amrica Latina, el Caribe, Espaa y Portugal
Pgina de la revista en redalyc.org Proyecto acadmico sin fines de lucro, desarrollado bajo la iniciativa de acceso abierto
Pea, Aura Elena. El sistema de informacin contable en las pequeas y medianas empresas. Un estudio evaluativo en el ...
Actualidad Contable FACES Ao 8 N 11, Julio-Diciembre 2005. Mrida. Venezuela. (67-79)

El sistema de informacin contable


en las pequeas y medianas empresas.
Un estudio evaluativo en el
rea metropolitana de Mrida, Venezuela*
Pea, Aura Elena

*Este artculo es producto de un trabajo de investigacin financiado por el CDCHT-ULA

Aura Elena Pea


Licenciada en Contadura Pblica.
M.Sc. en Administracin.
Doctora en Ciencias de la Educacin.
Profesora Titular de la Facultad de
Ciencias Econmicas y Sociales,
Universidad de los Andes. Recibido: 15-04-05
auraelen59@hotmail.com Revisado: 17-05-05
Aceptado: 01-06-05

Desde el punto de vista gerencial, las pequeas y From the managerial point of view the small and
medianas empresas muestran una diversidad de medium companies show a diversity of
deficiencias, entre las que est la utilizacin deficiencies, among those that the limited use of top
limitada de tecnologa punta. Urge el diseo de un technology is. It urges the design of a system of
sistema de informacin contable, incorporando el countable information incorporating the paradigm
paradigma fundamentado en la construccin de las based in the construction of the strategies of the
estrategias de los negocios, y en la vinculacin de business and, in the linking of the tasks, with the
las tareas, con el propsito de alcanzar los resulta- purpose of reaching the wanted results. This focus
dos deseados. Este enfoque encuentra su soporte finds its support in all the integration possibilities
en todas las posibilidades de integracin ofrecidas offered by the computer technology. To derive the
por la tecnologa informtica. Para derivar las categories of the proposed system of countable
categoras del sistema de informacin contable information, they are determined in a first diagnosis
propuesto, se determinan, en una primera fase de phase, the bases of operation of the system
diagnstico, las bases de funcionamiento del implanted in an intentional sample of small and
sistema implantado en una muestra intencional de medium companies and, then by means of a
pequeas y medianas empresas y, luego, mediante revision of the duty to be, starting from the analysis
una revisin del deber ser, a partir del anlisis de of content of secondary sources, it is inferred on
contenido de fuentes secundarias, se infiere sobre such categories. This way, the components of the
tales categoras. De esta forma, se muestran los system of countable information are shown that
componentes del sistema de informacin contable, drives to an efficient administration and the
que conduce a una gestin eficiente y a la satisfac- satisfaction of the demands of the internal and
cin de las demandas de los usuarios internos y external users.
externos.
Palabras clave: tecnologa punta, sistema de Key words: top technology, system of countable
informacin contable, paradigma, estrategias, information, paradigm, strategies, categories,
categoras, gestin eficiente, usuarios. efficient administration, users.
RESUMEN ABSTRACT

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Introduccin complejidad y la velocidad de respuesta ante los


Al hacer referencia a las organizaciones es constantes cambios. En otras palabras, un siste-
imprescindible abordar el aspecto del entorno y, ma de informacin que se adecue a las necesida-
por lo tanto, el de la tecnologa en sus distintas des de una estructura organizacional en transi-
acepciones; una en particular la tecnologa de cin, caracterizada por su constante adecuacin al
informacin. Se afirma frecuentemente que el entorno. Por tal motivo, se presentan respuestas a
entorno de la empresa est cambiando, y en inquietudes relativas a: (1) Los aspectos que
consecuencia, la empresa misma. sta interacta caracterizan el sistema de informacin contable en
en ambientes turbulentos, de incertidumbre; lo las pequeas y medianas empresas; (2) Los
cual origina una bsqueda permanente de aque- elementos del sistema de informacin contable
llas posiciones de competitividad que son desea- considerado ideal y, (3) Las divergencias entre las
das y, necesarias para el desarrollo sostenible de bases de funcionamiento del sistema de informa-
la organizacin. As la empresa pasa constante- cin contable implantado en las pequeas y
mente de un caos a un orden, en aras de un medianas empresas y las categoras de un siste-
equilibrio y, en este ciclo espiralado se encuentra ma de informacin contable ideal.
la dinmica bajo la que se desenvuelve el desarro- Estas inquietudes subyacen de la misma
llo cientfico tecnolgico. Esto conduce a un complejidad del sistema empresarial; adems de
inexorable incremento de las formas que asume los principios explicativos que van surgiendo de los
la complejidad del sistema organizacional. distintos esfuerzos en relacin con la captacin y la
(Ramrez, 2004, p.2). comprensin de la realidad. Bajo este contexto, los
Para tener una idea ms completa de los sistemas de informacin deben ser flexibles para
eventos en las organizaciones, se considera el facilitar la adaptacin constante a las necesidades
efecto de los procesos de globalizacin, en la en las organizaciones. Sumado a esto, la tecnolo-
implantacin de sistemas de informacin; cuyo ga de la informacin debe constituir un abanico de
rasgo primordial es la exigencia en cuanto a posibilidades en relacin con el tratamiento de la
incorporar un nuevo paradigma del quehacer informacin, dando respuesta oportuna a las
eficiente. Esto, coloca en evidencia las deficien- exigencias, y en particular la derivada de la estruc-
cias en la gestin de las pequeas y medianas tura financiera basada en normas internacionales
empresas y, en consecuencia la perentoria necesi- de contabilidad.
dad de generar propuestas tericas, modelos,
mtodos e instrumentos con los que se pretenda 1. El Problema
por una parte, interpretar los fenmenos presentes La importancia de la pequea y mediana
en el entorno y, por la otra responder a las expecta- empresa (PyME) en el mundo, est evidenciada
tivas de los usuarios de la informacin. As mismo, en su participacin en cuanto a la generacin de
en el contexto empresarial, se intensifica la bs- empleo y su flexibilidad para adaptarse con
queda de sistemas de informacin contable que rapidez al entorno. Las pequeas y medianas
permitan una operatividad ms eficaz de las empresas estn en el centro de las propuestas de
distintas unidades organizacionales. polticas que se debaten en los pases de Amrica
Tomando en consideracin estas premisas, la Latina y del Caribe. (Prez y Stumpo, 2002,
intencin fundamental de la investigacin es p.549). Particularmente, en Venezuela, la aplica-
proponer un sistema de informacin contable para cin de las llamadas polticas de apertura y las
la pequea y mediana empresa, que involucre condiciones que caracterizan el aparato producti-
categoras asociadas con las demandas de los vo regional, significan factores que deben conside-
usuarios y la tecnologa caracterizada por la rarse para garantizar la estabilidad de la PyME.

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Ahora bien, esta situacin, constituye una evidente entre las que se puede mencionar el ignorar
oportunidad a aprovechar para su fortalecimiento, aspectos de gestin como la calidad, la eficiencia,
pues este segmento empresarial, cuenta con la competencia y el uso acertado de herramientas
ventajas de inmensurable valor, tal como el fundamentales. La PyME presenta una adminis-
desarrollo de tecnologas relativamente no espe- tracin poco interesada en dar un uso adecuado a
cializadas, que hacen posible la produccin y la ese conjunto de herramientas, entre las que se
prestacin de servicios en pequea escala; lo que destaca la contabilidad financiera, y que, induda-
califica su valoracin social. blemente, pueden contribuir a mejorar el desem-
La PyME a travs de la historia, se ha caracteri- peo gerencial. La poca valoracin asignada a
zado por una administracin que descansa en la este tipo de herramientas ha significado un obs-
visin de su nico accionista y proveedor de tculo en la rapidez y precisin de decisiones
fondos propios: su propietario, an no convencido trascendentales.
de la importancia de innovar y de la necesidad de Bajo la turbulenta situacin econmica actual,
aumentar su capacidad tecnolgica en trminos Venezuela debe basar en gran parte su actividad
de modos de gerenciar. Es necesario, que la PyME en las pequeas y medianas empresas; pues
ponga en prctica esa capacidad de adaptacin stas representan la entrada a la innovacin, a las
excepcional a los cambios que tienen lugar en su transferencias tecnolgicas, a la investigacin; y,
entorno y desafi viejos paradigmas gerenciales. para hacerlo, los gerentes de estas empresas,
Estas son pocas de grandes cambios para las deben demostrar apertura frente a las herramien-
empresas venezolanas. Las empresas tendrn tas de gestin, adems de un gran inters por
que adoptar nuevos enfoques y nuevas maneras desarrollar facultades necesarias para manejar-
de operar para responder a las nuevas exigencias las.
del pas. El desafo implica, por una parte, moder- Estas exigencias van dirigidas tanto a la PyME
nizarse y desarrollar capacidades de competen- nacional como regional, pues esta ltima no est
cia, y por otra, integrar todos los aspectos que fuera de la problemtica planteada, ms an por la
signifiquen fortalezas, a la estrategia y a los naturaleza tradicionalista de sus empresas y por el
objetivos de la empresa. Esto no se puede improvi- poco desarrollo en la actividad industrial. Las
sar, pues requiere de una accin planeada que pequeas y medianas empresas regionales,
debe basarse en dos pilares fundamentales: la presentan caractersticas muy particulares;
vinculacin entre el mundo universitario y la PyME, generalmente disponen de locales destinados
con miras a atender las verdaderas necesidades para su actividad especfica, cuentan con una
de formacin gerencial; y el abordaje de sistemas organizacin estructurada de manera simple, con
de gestin que se concrete en una nueva visin en una divisin funcional no muy bien definida;
el manejo de las empresas. Dentro de estos adems, su gerencia tiene poca tendencia a
sistemas se ubica el de informacin contable, que asumir los nuevos retos relacionados con la
constituye gran parte del sistema de informacin innovacin de productos o servicios, satisfaccin
de las empresas y, por ende, del proceso de toma del cliente y el mximo aprovechamiento de la
de decisiones de los gerentes de hoy. Poco es lo capacidad instalada; todo ello unido a la concen-
que puede hacer un departamento de finanzas tracin de la direccin en una sola persona, que
moderno y emergente en una empresa en la que generalmente resulta ser el propietario.
los ejecutivos no utilicen ampliamente la informa- En la misma vertiente, la PyME enfrenta las
cin contable. exigencias de una sociedad caracterizada por la
Desde el punto de vista gerencial, la PyME informacin y deber por tanto desarrollar catego-
presenta un marcado nmero de deficiencias, ras que armonicen con la era de los sistemas,

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particularmente el contable. Es reconocido que Estos requerimientos se lograrn a travs de la


gran parte del sistema de informacin formal en las adopcin de tecnologas que representen ventajas
empresas est sustentado por la contabilidad, y de competitivas. En efecto, la tecnologa puede
la eficacia de este sistema depende la rapidez y el incrementar considerablemente la creatividad,
acierto de los gerentes en sus decisiones. eficiencia y productividad de los negocios. Les
Referirse a las actividades y a los procedimientos permite a las empresas competir efectivamente en
formales destinados a tratar informacin relevante la economa digital de un mundo global con la
para la gerencia, es hablar de sistemas de informa- capacidad de tomar decisiones con rapidez y
cin y, por ende, de su medio principal: la contabili- flexibilidad. (Soto, 2005, p.2). Una de las fases
dad. La contabilidad deriva informacin indispen- cruciales para la gerencia, corresponde al momen-
sable para la administracin y el desarrollo del to de tomar decisiones y, para hacerlo de manera
sistema econmico. Esta informacin es propor- eficiente, sta debe contar con la informacin
cionada a quienes toman decisiones, como adecuada y oportuna. Para tal fin, se han diseado
administradores, propietarios, inversionistas, sistemas que contemplan la integracin de la
proveedores, entre otros. De all que la contabili- informacin de las diferentes unidades de la
dad se convierte en el elemento bsico de las empresa, incluyendo en algunos casos a clientes y
finanzas de una empresa, pues, mediante su proveedores. Esto es una evidencia de que la
adecuada utilizacin, puede realizarse una informacin y la tecnologa tienen un rol cada vez
gestin eficiente de los activos de la empresa, ms estratgicopara administrar operaciones,
representados por su valor econmico. mejorar la eficiencia y obtener ventajas competiti-
Por todo lo anterior, la contabilidad constituye el vas en mercados que cambian rpidamente.
principal sistema de informacin que refleja el (Mazza, 2004, p. 11).
resultado de la toma de decisiones de los geren- Las herramientas tecnolgicas actuales
tes, as como un excelente banco de datos para resultan una opcin de sostenibilidad de las
predecir el futuro de las organizaciones. En pequeas y medianas empresas, por cuanto
consecuencia, la calidad en los procesos de permiten:
informacin, y ms los de carcter contable, a) Gerenciar las actividades de aprovisionamien-
determinan niveles de competitividad en las to, almacn, produccin, comercializacin,
empresas, pues muchas de las decisiones toma- finanzas y contabilidad, bajo un enfoque
das son con base en los resultados o productos de integral.
dichos procesos. En lo que se refiere a la calidad y b) Asegurar informacin oportuna y de calidad.
su relacin con la contabilidad, es conocido que En la actualidad, la PyME se ha convertido en
una empresa tiene clientes externos e internos de uno de los principales compradores de estas
la informacin financiera. Los primeros son los herramientas, conocidas como: sistemas de
accionistas, acreedores, el fisco, etc. En relacin planificacin de los recursos empresariales (ERP).
con los segundos, existe una gran cantidad de Esto por cuanto de las inversiones totales mun-
usuarios que esperan esa informacin para diales que se realizan en tecnologas de informa-
ejecutar su trabajo y ofrecer a los clientes el cin, la PyME representa el 45%. (Soto, 2005,
servicio o producto con las caractersticas que p.2) Finalmente, se advierte que las nuevas
representen el atender a sus expectativas. tecnologas y el consecuente tratamiento de la
Ya se ha advertido que en los negocios se informacin, subyacen del mismo paradigma
evidencian cambios vertiginosos, lo que exige que tecno-econmico. Bajo este paradigma se abre el
en las empresas se cuente con la flexibilidad y la abanico en cuanto al uso de estas nuevas tecno-
capacidad de adaptarse a nuevos entornos de una logas informticas que generan nuevos principios
manera gil y, a veces, de forma espontnea. organizacionales estrechamente dependientes de

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las caractersticas intrnsecas de dicha tecnologa 2.1. Objetivo General


y del tipo de tratamiento de la informacin. (Ram- Presentar un sistema de informacin contable
rez, 2004, p.3). Estas condiciones pueden condu- para la pequea y mediana empresa, en funcin
cir al rechazo y poco convencimiento de los peque- de las categoras asociadas con las demandas de
os y medianos empresarios de hoy, en relacin los usuarios y la tecnologa caracterizada por la
con la decisin de implantar un sistema de infor- complejidad y la velocidad de respuesta ante los
macin contable que verdaderamente contribuya constantes cambios.
a la superacin de deficiencias gerenciales.
Con base en estas afirmaciones, urge determi-
2.2. Objetivos Especficos
nar los aspectos que caracterizan el sistema de
informacin contable en las pequeas y medianas Con base en el objetivo general, se plantean
empresas, as como determinar sus diferencias objetivos de manera especfica, tomando en
con el sistema de informacin ideal, lo cual permite cuenta aquellos que califican segn las interrogan-
proponer el ajustado a las reales necesidades, tes de la investigacin. Estos objetivos especficos
tanto desde el punto de vista de los usuarios se corresponden con las inquietudes del estudio:
externos como de los usuarios internos. 2.2.1. Identificar los aspectos que caracterizan
Todo lo anterior origina la inquietud siguiente: el sistema de informacin contable en las peque-
Cul es el sistema de informacin contable a as y medianas empresas.
implantar en la pequea y mediana empresa, que 2.2.2. Caracterizar los elementos del sistema
involucre categoras asociadas con las demandas de informacin contable considerado ideal, en
de los usuarios y con la tecnologa cuyas caracte- funcin de tomar decisiones oportunas y acerta-
rsticas esenciales son la complejidad y la veloci- das, adems de satisfacer las expectativas de los
dad de respuesta ante los constantes cambios? usuarios.
Con base en la inquietud precedente, la 2.2.3. Comparar las bases de funcionamiento
investigacin suministra respuestas a las interro- del sistema de informacin contable implantado en
gantes siguientes: las pequeas y medianas empresas con las
Cules son los aspectos que caracterizan el categoras de un sistema de informacin contable
sistema de informacin contable en las pequeas ideal.
y medianas empresas?
Cules son los elementos del sistema de 3. Metodologa para descubrir el deber
informacin contable ideal, en funcin de tomar ser en el contexto del sistema de
decisiones oportunas y acertadas, adems de informacin contable en las pequeas
satisfacer las expectativas de los usuarios?
y medianas empresas
Cules son las divergencias entre las bases
La metodologa incluye el enfoque implcito en
de funcionamiento del sistema de informacin
el diseo de la investigacin. Al respecto, el diseo
contable implantado en las pequeas y medianas
de este estudio responde a un paradigma mixto,
empresas y las categoras propias de un sistema
por cuanto se aplican procedimientos que condu-
de informacin contable ideal?
cen a resultados expresados en trminos cualitati-
vos y cuantitativos. De acuerdo a su naturaleza, la
2. Objetivos de la investigacin investigacin se califica como diagnstica y
Al sistematizar la problemtica planteada, se aplicada, pues se aborda una situacin especfi-
establecen los objetivos fundamentales de la ca, en una realidad concreta. Desde el punto de
investigacin: vista de su alcance, es analtica y explicativa, en

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virtud que se pretende obtener informacin sobre pequeas y medianas empresas seleccionadas
un problema en particular, para explicar por qu intencionalmente. As mismo, se aplica una lista de
ocurren los fenmenos implcitos en dicho proble- cotejo para el caso de la observacin de las
ma, y encauzar acciones que prevean su solucin. principales caractersticas del sistema de informa-
Es importante sealar que el estudio est constitui- cin contable implantado en las pequeas y
do por un conjunto de procedimientos formales de medianas empresas. Para el segundo objetivo de
investigacin. As, en la medida en que se enuncia investigacin se aplic la tcnica de la observacin
de manera clara el problema, se sistematizan las documental con el instrumento denominado gua
variables involucradas, se plantean los objetivos de observacin documental. El tercer objetivo de la
especficos y se da respuesta a cada uno de stos. investigacin conduce a un contraste de lo obser-
De acuerdo con el mbito, la investigacin es vado en la realidad con respecto a lo ideal, por lo
de campo y documental, por cuanto los datos que se requiere de capacidad de anlisis, inferen-
objeto de procesamiento y anlisis, se recolectan, cia y sntesis de la investigadora.
por una parte, de la realidad empresarial y, por la Cabe destacar que los instrumentos de recolec-
otra, a travs de la revisin bibliogrfica y hemero- cin de datos fueron sometidos a revisin por parte
grfica correspondiente. de expertos en reas como metodologa, conteni-
En relacin con la poblacin y la muestra sobre do y lenguaje y redaccin, con la finalidad de
la que se derivan los resultados y conclusiones, se conferir confiabilidad y validez a los datos obteni-
parte de la consideracin de homogeneidad de las dos.
pequeas y medianas empresas en los atributos Con respecto a las tcnicas de anlisis e
como la idiosincrasia o cultura organizacional, la interpretacin de los datos, la estadstica descripti-
potencialidad en la generacin de empleo, la va e inferencial y la tcnica del anlisis de conteni-
capacidad para adaptarse a los cambios, entre do, se consideraron las ms adecuadas al diseo
otras. Tomando en cuenta lo anterior, de las de la investigacin y, por consiguiente, a la presen-
pequeas y medianas empresas integrantes de la tacin de los resultados de acuerdo a los objetivos
poblacin representada en el rea Metropolitana propuestos.
de Mrida, Venezuela, se selecciona una muestra
de manera intencional, conformada por diez 4. Importancia de la informacin contable
pequeas y medianas empresas dedicadas a en las organizaciones
actividades diversas, tales como manufactura, En todas las organizaciones, indistintamente
comercio y servicios. Al respecto, es prudente de su naturaleza, la informacin constituye un
aclarar que el estudio no responde al diseo de un elemento imprescindible para la planificacin y el
sistema informtico (hardware y software) adecua- proceso de control. Para la planificacin se requie-
do en cada pequea y mediana empresa. La re, entre otro tipo de informacin, aquella relacio-
investigacin da respuesta a las categoras de un nada con las variables controlables y las no
adecuado sistema de informacin contable para controlables sobre recursos financieros, humanos
un segmento particular de empresas (PyMEs). y materiales. Del proceso de control se deriva
En relacin con las tcnicas e instrumentos de informacin relativa a las desviaciones respecto
recoleccin de datos utilizados en la investigacin, de lo programado, la cual es utilizada en la toma de
se disearon y aplicaron en correspondencia con decisiones. Este proceso debe ser realizado
los objetivos previstos. De esta manera, para el durante todo el desarrollo de las operaciones; de
primer objetivo de investigacin se aplic la esta forma, se podrn corregir oportunamente las
tcnica de la encuesta con el instrumento cuestio- desviaciones que se evidencien. En la toma de
nario dirigido a los gerentes y trabajadores de las decisiones se presentan las fases siguientes:

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a) Captar la existencia de una situacin a la cual b) Suministrar a los usuarios internos datos para
se debe dar solucin. la planeacin, la organizacin y la administra-
b) Establecer las posibles alternativas de solu- cin de la actividad empresarial.
cin y accin. c) Controlar la gestin de los administradores.
c) Elegir la alternativa que se considere ms d) Tomar decisiones de corto y largo plazo.
adecuada, segn indicadores de eficacia, e) Precisar las obligaciones con el Estado.
eficiencia y efectividad. f) Establecer el impacto social de las actividades
Ahora bien, el sistema de Informacin debe de la empresa.
derivar como producto, informacin calificada En sntesis, la informacin contable debe
como til para la toma de decisiones. De all que la cumplir con cualidades que involucren la satisfac-
informacin debe cumplir con las condiciones de cin de necesidades de los usuarios. Esto determi-
utilidad y equidad. La condicin de utilidad se na que la informacin contable debe ser compren-
logra si la informacin proporciona todos los datos sible, clara, confiable, transparente, pertinente,
necesarios para tomar decisiones, adems de ser oportuna, verificable, comparable; todo lo cual se
comprobable mediante documentacin que se resume en que la informacin contable debe
configure en aval suficiente, y ser oportuna en representar fielmente los hechos econmicos de la
cuanto a tiempo y lugar. La condicin de equidad empresa.
se refiere a las caractersticas de objetividad y
confiabilidad de la informacin.
En el contexto contable, la equidad se corres- 5. Aspectos que caracterizan el sistema de
ponde con la caracterstica que el International informacin contable en las pequeas y
Accounting Standards Board (IASB) denomina medianas empresas
neutralidad, la cual se refiere a la presentacin de Para caracterizar el sistema de informacin
la informacin en los estados financieros, de tal contable en las pequeas y medianas empresas
forma que no se evidencien criterios de intenciona- se hace necesario realizar una retrospeccin en
lidad, en cuanto a inducir de manera predetermina- relacin con la contabilidad. En estas empresas la
da en las decisiones. Un aspecto importante a contabilidad ha constituido una herramienta de
considerar en la elaboracin de la informacin aplicacin limitada en cuanto a su utilidad para la
contable, es la consistencia. Esto, debido a que la toma de decisiones. Segn los gerentes y trabaja-
determinacin de las cifras que se muestran en los dores de la pequea y mediana empresa, los usos
reportes contables puede basarse en diferentes fundamentales hacia los que se orienta la contabi-
mtodos, lo cual debe atenderse en el caso de la lidad son preparacin de reportes financieros
comparacin de los estados financieros de un ao requeridos por distintos usuarios, preparacin de
con respecto a otros. En consecuencia, se requie- estados financieros y declaraciones de impuestos
ren normas o guas que garanticen que el conteni- (Pea, 1998, p. 316). En este mismo orden de
do de los mencionados reportes contables pueda ideas, los gerentes de la pequea y mediana
ser comparado, con base en tratamientos consis- empresa afirman que los requisitos ms importan-
tentes de un perodo con respecto a otro. tes que debe cumplir la informacin contable
De todo lo expresado anteriormente se des- financiera, para calificarla como vlida y confiable,
prende que la informacin contable debe ser til son: (1) La adaptacin de la informacin al propsi-
fundamentalmente para: to del usuario, (2) La veracidad del contenido
a) Determinar los recursos, compromisos y informativo y (3) La oportunidad en la emisin.
resultados de las operaciones de la empresa. Aun cuando el gerente de la pequea y media-

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na empresa considera que la informacin genera- debe reunir condiciones tales como: (1) Ajustarse
da debe ajustarse a los requerimientos del usuario, a las necesidades de informacin de la empresa;
se evidencia, segn observaciones de la investiga- (2) Ser de fcil interpretacin y manejo; (3) Reflejar
dora, una significativa desconexin entre la la realidad empresarial, y (4) Proporcionar infor-
informacin que se genera y aquella exigida por macin actualizada en funcin de las decisiones
los diferentes usuarios (organismos de apoyo, oportunas y acertadas.
prestamistas, administracin tributaria, organiza-
ciones gubernamentales, y proveedores). De esta
6. Elementos de un sistema de informacin
manera, en las pequeas y medianas empresas es
importante la determinacin de los beneficios contable en funcin de facilitar la toma
directos e indirectos proporcionados por el sumi- de decisiones y de satisfacer las expec-
nistro de informacin til sobre los negocios. tativas de los usuarios
Unido a lo anterior, la mayora de las pequeas En relacin con los beneficiarios de la informa-
y medianas empresas no cuentan con manuales cin contable, se distinguen dos tipologas: las
contables ni con equipos informticos adecuados personas naturales o jurdicas (usuarios externos)
para la emisin de informacin relativa a la conta- que se relacionan con la empresa, tales como
bilidad de gestin (Ibid., p. 285). Sin embargo, se proveedores, instituciones financieras, organis-
cuenta con paquetes computarizados estndares, mos fiscalizadores e inversionistas. Los adminis-
que responden a los requerimientos de informa- tradores en los diferentes niveles de la organiza-
cin de algunos usuarios externos e internos. Al cin, los cuales requieren de la informacin para
respecto, se pudo constatar que la gran mayora tomar decisiones. Los usuarios del sistema de
de las pequeas y medianas empresas poseen informacin contable constituyen la base del
aplicaciones informticas con base en mdulos diseo, implantacin, desarrollo y control del
independientes, como nmina, facturacin, mismo.
almacn, impuestos, entre otros. No obstante, La informacin contable constituye un elemen-
cabe destacar que la gran mayora de estas to imprescindible para la planificacin y el control
empresas no tienen acceso a las ventajas de de las operaciones, en toda organizacin, inde-
intercambio de informacin ofrecidas por la pendientemente de su naturaleza. En este senti-
Internet, lo que dificulta, de alguna manera, la do, la informacin que utilizan los administradores
disminucin de los costos y la satisfaccin de es aquella procesada en gran parte por el sistema
algunos usuarios de la informacin. contable, o que proviene de la informacin que se
En sntesis, dados los cambios tecnolgicos, genera de dicho sistema. En el mbito organiza-
socioculturales y econmicos, se presentan para cional no es discutible que la informacin es
las pequeas y medianas empresas entornos fundamental para el proceso gerencial. De all, se
cada vez ms globales y competitivos. Estos puede afirmar que la informacin constituye la
cambios han generado importantes retos en esencia de la administracin, pues ninguno de los
cuanto a la informacin contable til para la procesos implcitos en la conduccin de negocios
gerencia, relativa a procesos de fabricacin, (planificacin, organizacin, direccin, motivacin
logstica, comercializacin, satisfaccin del cliente y control) coexiste sin apoyarse en la misma. Esto
e innovacin. Estos indicadores, ms los tradicio- conduce a afirmar que para ser competitivos en
nales, aportarn los datos clave para el logro de la una economa global y abierta se exigen herra-
competitividad y, en consecuencia, para abrir las mientas informativas que permitan dar respuesta a
posibilidades de xito en el mercado interno y las inquietudes de usuarios internos y externos.
externo. Bajo estos trminos un sistema contable Con base en la competencia y en el desarrollo

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tecnolgico actual, los sistemas de informacin se alcance de los objetivos organizacionales. El


constituyen en el elemento clave para disear la tercer y ltimo nivel, ubicado en la cspide de la
estrategia de permanencia de las pequeas y pirmide, incluye requerimientos de informacin
medianas empresas en el mercado, sin menosca- de naturaleza estratgica. (Grfico 1)
bo del principio de desarrollo sostenible. El desa-
rrollo tecnolgico debe conducir a la profundiza-
cin en el campo de las aplicaciones contables a la
economa, es decir, trasluce una redimensin
terica y prctica en cuanto a las posibilidades
para la contabilidad como herramienta de gestin
y, por lo tanto, como fundamento en la toma de
decisiones. Segn lo anterior, se infieren tres
niveles de decisin en los cuales el sistema de
informacin contable desempea un importante
rol. Estos niveles son:
(1) Estratgico: en el que se decide el futuro de
la empresa en el largo plazo; Grfico 1. La Contabilidad como Sistema de
(2)Tctico: en ste se definen las polticas, los Informacin. Tomada de Lozano, Bertha, 2004.
procedimientos y los planes de la estrategia; lo que
conduce a establecer las acciones en el corto Tomando en cuenta la interrelacin entre los
plazo, para el alcance de los objetivos del largo tres niveles descritos, cada uno de stos se
plazo; constituye en procesador y generador de informa-
(3) Operativo: en este nivel se toman las deci- cin en los casos en que alguno de dichos niveles
siones y, en consecuencia, se realizan las accio- solicite informacin de otro. De esta forma, las
nes evidenciadas en los distintos intercambios y decisiones que tomen los gerentes de las empre-
flujos de recursos de la empresa con el medio con sas, necesariamente redundarn en acciones
el cual se interrelaciona. basadas en informacin generada por los diferen-
Ahora bien, cada uno de estos niveles tiene sus tes niveles descritos.
necesidades en cuanto a informacin. Estas En el contexto sealado, el sistema contable se
necesidades estn asociadas con el grado de convierte en un elemento imprescindible para la
responsabilidad; esto quiere decir que a mayor gerencia, aun cuando, para su mayor efectividad,
nivel de responsabilidad en las decisiones se este sistema debe replantear sus servicios y, por lo
requiere informacin ms global; en cambio, al tanto, sus funciones. Esto, en el sentido de propor-
bajar hacia los nivel operativos, la necesidad de cionar informacin ms cnsona y completa, es
desagregar o descomponer la informacin aumen- decir, informacin ajustada a un panorama globali-
ta. (Lozano, 2004) zado.
El nivel operativo se configura en el primero y Visto lo anterior, los informes contables tradicio-
en la base de la pirmide de responsabilidad. En nales pueden ser redimensionados mediante
este nivel se requiere informacin relativa al notas que otorguen calidad a la informacin; de
procesamiento de las transacciones y, se deriva esta forma, se plantean algunos retos importantes
aquella informacin necesaria para las actividades para la contabilidad en cuanto a servir de soporte
de control. El segundo nivel, es decir, el tctico, para la toma de decisiones. Algunos de estos retos
comprende la consecucin de informacin para la se refieren a: (1) Las empresas, principalmente las
obtencin y distribucin de los recursos en aras del pequeas y medianas, deben proveerse de

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diseos de sistemas de contabilidad mediante los informacin para la toma de decisiones. Al respec-
cuales puedan derivar informacin multivalente, to al disear el sistema de informacin contable
ms an cuando se est profundizando en los deben tomarse en consideracin entre muchos
conceptos de la contabilidad ambiental y la conta- aspectos, los siguientes:
bilidad social. (2) El control eficaz de la gestin a) Personal involucrado en el manejo del sistema
reclama innovadoras mediciones de los activos, b) Denominacin de los sistemas y equipos
pasivos y capital empresariales. informticos a utilizar.
En estos trminos se origina el compromiso de c) Detalles de las transacciones.
proveer informacin relevante y necesaria que
d) Denominacin de los formularios y avales a
permita dar respuesta oportuna y adecuada a las
utilizar.
necesidades de la gerencia. Esto exige de los
sistemas de contabilidad flexibilidad en la informa- e) Salidas (documentos como declaraciones,
cin, pues sta, debe significar la respuesta a las cheques, notificaciones, etc).
situaciones cada vez ms cambiantes. f) Usuarios de la informacin.
g) Controles para garantizar exactitud, seguridad
7. El sistema de informacin contable de e integridad de la informacin.
las pequeas y medianas empresas y las h) Procedimientos para el tratamiento de casos
categoras de un sistema de informacin calificados como excepciones.
contable ideal. i) Mtodos para recibir y enviar informacin.
La caracterizacin del sistema de informacin
El sistema de informacin contable y los otros
contable de las pequeas y medianas empresas,
sistemas de mercadotecnia, recursos humanos,
conduce a una reflexin en cuanto al deber ser de
produccin, finanzas, entre otros; componen un
este sistema ante las demandas de los usuarios y
mega sistema de informacin, representado en la
la presencia de tecnologa punta. En general un
empresa. Esto determina una nueva visin de
sistema de informacin contable tiene como
empresa, como ente que se interrelaciona perma-
esencia los procesos computacionales y, en
nentemente con el medio ambiente, razn por la
consecuencia, incluye: hardware y software;
cual no puede coexistir de manera aislada. (Grfi-
manuales de procedimientos contables; modelos
co 2).
para la realizacin de los anlisis financiero y de
o Ambiente
Medi
gestin, formularios y, por supuesto una base de
datos. El sistema de informacin contable tiene
como propsito fundamental ofrecer informacin procesos
para planificar la gestin de la empresa y, garanti-
zar el control de las acciones que realizan quienes
son responsables de conducir la organizacin.
Todo sistema de informacin se representa en
un conjunto de elementos que se interrelacionan
entradas control salidas
para la consecucin de datos, los cuales se
procesan y se convierten en informacin que se
almacena y se distribuye de acuerdo a los usuarios
que la requieran. En este sentido, la contabilidad
Grfico 2. La Empresa: Mega Sistema de
se configura en un sistema de informacin que
Informacin. Elaboracin propia.
capta, procesa, almacena, emite y distribuye

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Por esta razn, no es acertado concebir al tareas con distinto grado de complejidad, que se
sistema de informacin contable basado slo en deben abordar sistemticamente. Para esto, es
los requerimientos de usuarios internos. imprescindible realizar esfuerzos en lo que respec-
ta a la disminucin o eliminacin de desperdicios y,
8. El Sistema de Informacin Contable en en consecuencia, al aumento de la productividad,
una Gestin Eficiente y para la a travs del mejor uso de los recursos disponibles.
Se infiere que, junto a estos esfuerzos, es necesa-
Innovacin
rio emprender acciones orientadas a perfeccionar
En la actualidad los sistemas de informacin
los distintos sistemas de informacin, en aras de
contable se consideran instrumentos de compe-
corregir procesos, optimizar el uso de los insumos
tencia. Esto parte de la opinin de que los siste-
y, en fin, consolidar la posicin financiera y satisfa-
mas, ms que facilitadores en cuanto a recolec-
cer los requerimientos de clientes y usuarios.
cin, procesamiento y anlisis de los datos de
Lo anterior obliga a las empresas, en particular
manera aislada, son generadores de valor- a las pequeas y medianas, a aplicar estrategias
conocimiento en las organizaciones, en virtud de de reconversin, que significan inversiones de
dar paso a la creatividad y a la innovacin, siempre importante valor monetario en la absorcin de
bajo la concepcin sistmica de flexibilidad y tecnologas avanzadas relacionadas con sistemas
transparencia. organizativos, contables y de comercializacin
La innovacin conduce a la consecucin de los que favorezcan el desarrollo y permanencia en
objetivos organizacionales, bajo una concepcin ambientes dinmicos y exigentes. En este sentido,
de eficiencia, tomando en consideracin los se hace inaplazable la modernizacin de los
cambios latentes en el entorno y las oportunidades distintos procesos de administracin y de produc-
de los negocios. El nexo entre la innovacin y el cin, para lo cual es perentorio realizar gastos en
desarrollo de las organizaciones es evidente, por investigacin y desarrollo. Todo ello conduce a un
cuanto las empresas de alto desempeo son cambio de paradigma en cuanto a que las empre-
aquellas con una elevada capacidad de innova- sas no slo deben buscar ser productivas; ade-
cin y con una destacada participacin en los ms, deben asegurar su presencia y posiciona-
mercados internacionales. Para el logro de esta miento en el mercado, desarrollando diferencias
posicin, las organizaciones realizan importantes frente a la competencia, en lo relativo a las tecnolo-
inversiones en tecnologa, asociada con elevados gas, a la calidad de los procesos y de los produc-
niveles de creatividad, lo que les otorga a la vez tos y a la capacidad de gestin. Es, entonces,
destacadas ventajas competitivas. La condicin convertir la ventaja competitiva en estrategia de la
de competitividad va de la mano de la eficacia, empresa, en un todo de acuerdo con las nuevas
eficiencia y efectividad de las organizaciones. condiciones de mercado, con el proceso de
El contar con sistemas de informacin contable globalizacin de los negocios y con las exigencias
adecuados asegura una toma de decisiones con de innovacin bajo la concepcin de sostenibili-
efectos ms satisfactorios. En este sentido, un dad.
sistema de informacin debe disearse de tal Bajo este contexto se deben producir cambios
forma que permita monitorear y reportar la situa- en cuanto al diseo de los sistemas de informa-
cin actual, las tendencias y los cambios en las cin, de manera de apoyar las metas de naturaleza
categoras que tienen un impacto significativo en el estratgica de las empresas. De all que una
desempeo organizacional. poltica coherente en sistemas incluya el desarro-
llo de la tecnologa informtica como: las teleco-
9. El cambio de paradigma y sus efectos en municaciones, el telemercadeo, el correo electr-
los sistemas de informacin nico, etc. Las ventajas derivadas de la disponibili-
En el mbito organizacional, se da una serie de dad de informacin en tiempo real son significati-

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vas; por esta razn, la adopcin de novedosas en sus variadas dimensiones, ha sido expresin de
tecnologas lleva consigo esfuerzos en cuanto a la globalizacin econmica de los negocios,
adecuacin organizativa y a tcnicas de gestin. mediante la modificacin de los esquemas tradi-
El nuevo paradigma muestra la integracin de cionales de procesamiento de datos, de produc-
todos los elementos involucrados en las organiza- cin y de distribucin, asegurando destacados
ciones, centrando la atencin en la vinculacin de niveles de competencia de las organizaciones.
las tareas, con el propsito de alcanzar los resulta- En este orden de ideas, en las pequeas y
dos deseados. Este enfoque encuentra su soporte medianas empresas resulta importante que los
en todas las posibilidades de integracin ofrecidas gerentes agreguen valor al proceso de toma de
por la tecnologa informtica, pues sta, con base decisiones, a travs del sistema de informacin
en un idioma universal, promueve la interconexin contable que apoye a los niveles estratgico,
de actividades, unidades organizacionales y tctico y operativo. Adems de considerar las
empresas. En esta vertiente, el sistema de infor- bondades de otros sistemas, tales como el esta-
macin contable desempea un importante rol, por dstico, el de produccin, el de finanzas, etc. Esto
cuanto se garantiza informacin mucho ms porque actualmente existen destacadas debilida-
oportuna, mayor cantidad de informacin, mayor des en relacin con el sistema de informacin que
transparencia, operacin ms eficiente y una sirve de soporte a la gerencia de este importante
plataforma adecuada para competir internacional- sector empresarial.
mente. (Medina y Espinosa, 2004) Sumado a lo anterior, debe considerarse a la
El enfoque planteado se basa en una perspecti- contabilidad como un elemento proactivo e integral
va holstica, bajo la cual se producen continuos de la sociedad de la informacin y, por ende, del
flujos de informacin y evaluacin permanente de conocimiento, pues su producto se sintetiza en la
las decisiones. Adems, se incorpora la necesidad informacin financiera que sirve de base para
de la constante interaccin entre distintas empre- ejercer el control, la direccin y, por lo tanto, la
sas para constituir bloques de competitividad. De acertada toma de decisiones.
all, las alianzas estratgicas empresariales se Finalmente, para el diseo de un sistema de
constituyen en una estrategia para atender a las informacin contable es importante considerar a la
demandas de la alta tecnologa. Por esta razn, en tecnologa como medio para responder a las
el caso de las pequeas y medianas empresas se exigencias de los usuarios. En estos trminos, las
fortalecen los sistemas organizacionales como tecnologas de informacin adquieren un alto valor
unidades integradas a travs de redes. estratgico, ya que estn cambiando las necesida-
des de los usuarios de la informacin, as como la
10. Conclusiones forma en que las empresas realizan sus procesos;
El sistema econmico en el que se desenvuel- particularmente, el proceso de planificacin con
ven las pequeas y medianas empresas se soporte tecnolgico se ha convertido en instru-
fundamenta en la informacin y en los conocimien- mento clave para la aparicin del nuevo paradigma
tos; por lo tanto, estos dos elementos se configu- fundamentado en la construccin de las estrate-
ran en determinantes para la generacin de la gias de los negocios con base en la tecnologa de
rentabilidad esperada. No puede obviarse que las la informacin. Esto quiere decir que el sistema de
distintas variables que cualifican los cambios y la informacin contable debe convertirse en soporte
incertidumbre propician la innovacin y el desarro- de la instrumentacin de estas estrategias en las
llo de la tecnologa de la informacin; todo lo cual empresas, ms an cuando el mismo contexto
obliga a las organizaciones y a sus administrado- econmico en el que se desenvuelven est
res a redimensionar sus formas de pensar, ser y caracterizado por la presin, la competitividad y las
hacer. De all que la tecnologa de la informacin, nuevas reglas impuestas por la globalizacin.

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