CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

El marco referencial tiene como función importante precisar organizar las

ideas y conceptos contenidos en la recaudación introductoria de manera que se
puedan manejar y ser convertidos en acciones concretas.
Según Tamayo y Tamayo (1997), opina que el marco referencial: "Es un
conjunto de proporciones lógicamente articuladas que tiene como fin la
explicación y predicción de las conductas en un área determinada de fenómenos,
se puede deducir que el marco teórico es el marco referencial del problema".
(p.96).
El principal beneficio que se obtiene mediante este diseño es que posibilita al
investigador cubrir una amplia gama de fenómeno, ya que no solo debe basarse
en los hechos a los cuales el mismo tiene acceso sino que pueda extenderse para
abarcar una experiencia inmensamente mayor.

Antecedentes de la Investigación

Según Arias (I997). Plantea que los antecedentes de la investigación "se

refiere a estudios previos y tesis de grado relacionadas con el problema
planteado, es decir, investigaciones realizadas anteriormente y que guardan
alguna vinculación con el problema en estudio" (p.38)
 Se refiere a los estudios previos relacionados con el problema a investigar. A
continuación se citan autores que hayan trabajado con temas similares a la
investigación en cuestión:
Al respecto Caro (2004) En su trabajo de grado, realizo una "Evaluación del
Sistema de Control Interno en el Área de Cobranza de la Clínica Razetti", con el
fin de observar la aplicación de un conjunto de normas y procedimientos que
ocasionen la evaluación del control interno lo que permite determinar, de que
manera se lleva a cabo el proceso de cobranza. Se caracteriza por ser una
investigación de campo de carácter descriptivo. El instrumento utilizado para
recabar los datos de la realidad fue un cuestionario tipo encuesta aplicado a una
población al azar de nueve personas, la cual la organización le correspondió
tomar la decisión de su aplicación. En conclusión se procuró mejorar la
organización por parte de los directivos de la clínica e igualmente la puesta en
práctica de políticas que permitan el control en el área de cobranza. Así como la
creación de Manuales tanto de Funciones como de Procedimientos.
Este tema tiene una relación con la presente investigación ya que la misma
tenía como objetivo similar observar la aplicación de normas y procedimientos que
ocasionen la evaluación del control interno lo que permite determinar, de que
manera se lleva a cabo el proceso de cobranzas.
En segundo lugar Álvarez (2003) El trabajo investigativo está dirigido a
"Proponer un programa de Auditoria para el estudio y evaluación del control
interno en área de cuentas por cobrar de la Empresa Covencaucho S.A."EI
estudio se ubicó dentro de la modalidad de proyecto factible basándose en la
investigación de campo de carácter descriptivo. El instrumento utilizado para
recabar la información necesaria fue un cuestionario tipo encuesta cuyos items
estaban elaborados en relación directa con las variables del estudio para ser
aplicado a una población censal. Los resultados fueron analizados e interpretado a
través de cuadros determinando el porcentaje y diseñando gráficos para su mayor
entendimiento. Los datos obtenidos reflejan que no existen controles en los
procedimientos administrativos de cuentas por cobrar que garanticen la toma de
decisiones oportunas en función de mejorar y optimizar las tareas, además
ausencia de políticas y normas que regulen el procedimiento de cuentas por
cobrar que le permita a la empresa orientar los recursos necesarios para la
optimización de las mismas.
Igualmente no cuenta con los procedimientos de control interno necesarios
para llevar a cabo el cobro de sus créditos, por lo cual se determinó la necesidad
de diseñar un programa de Auditoria Interna para el estudio y evaluación del
control interno de las cuentas por cobrar.
Esta investigación se relaciona íntimamente con el tema en estudio, ya que la
investigación refleja que no existen controles en los procedimientos
administrativos de cuentas por cobrar, y además ausencia de políticas y normas
que regulen el procedimiento de cuentas por cobrar que le permita a la empresa
aumentar sus ganancias.
Seguidamente Bermúdez (2006). Realizo en su Trabajo Especial de Grado
una "Evaluación del control interno de las cuentas por cobrar en el departamento
de cobranza de la empresa Maderas Costa Oriental del Lago donde permitió
identificar las debilidades y fortalezas del departamento; por factores que afectan
el proceso de gestión de cobranza y establecer algunos correctivo s considerados
pertinentes para mejorar la gestión.
Este trabajo guarda similitud con la investigación ya que persigue mejorar el
proceso de cobranzas previniendo con ello las posibles perdidas de la empresa, a
su vez el mejoramiento de los procedimientos, para el mejor funcionamiento de la
organización.
De la misma manera Cotovad (2005) Realizo un "Diseño de Controles
Administrativos que permitan Optimizar la Gestión de Cobranzas en el
Departamento de Administración de la empresa Motores La Villa, CA", donde la
metodología utilizada se realizo en dos etapas. La primera etapa constó de un
Proyecto Factible para obtener información acerca del problema y para describir
las características del mismo, al igual que la documentación documental ó
bibliografía, lo cual permitió elaborar las bases teóricas necesarias para
fundamentar el estudio. En la segunda etapa se llevo a cabo una investigación de
campo basándose en la aplicación de una entrevista a los empleados del
departamento de administración para así de esta forma sondear la opinión de los
mismos acerca del proceso de gestión de cobranzas, las información, se analizó
mediante gráficos e interpretaciones estadísticas de los mismos. Al finalizar el
desarrollo del presente estudio se pudo constatar que los libros de contabilidad no
se encuentran al día ocasionado por el atraso en las cobranzas, los estado
financieros no son entregados con puntualidad. definición de las funciones y
responsabilidades del contador y administrador pertenecientes al Departamento
de Administración de la empresa Motores La Villa, C.A.

La investigación antes expuesta tiene una concordancia con la presente

investigación debido a que la misma perseguía el mejoramiento en el
departamento administrativo para no atrasarse en las cobranzas y poder llevar los
libros de contabilidad y los estados financieros al día.
A tal efecto Di Cristofaro (2002) Realizo un "Diseño de Estrategias que
Agilicen y Optimicen el proceso de Cobranzas de la empresa Fahepro, C.A" La
investigación realizada tuvo como propósito mejorar las fallas existentes en las
cobranzas, la metodología utilizada fue de proyecto factible, basada en una
investigación de campo; aplicando como instrumento la observación directa por
parte del investigador y la entrevista estructurada de preguntas cerradas aplicadas
al área de ventas y administración. El análisis de estos datos fue porcentual
graficadas en un diagrama de pastel 10 que permitió tener una visión descriptiva
de los datos obtenidas. De los resultados obtenidos mediante la aplicación de los
instrumentos de recolección de datos enunciados anteriormente se obtuvo en
conclusión que en el área de administración se requiere diseñar una estrategia
que agilice y haga efectivo el proceso de cobranzas, la cual se presenta como una
alternativa de solución que necesita la empresa, ofreciendo un procedimiento
lógico y sistemático por medio de la cual se obtuvo mayor fluidez de la información
y la gerencia de administración tendrá a la mano una herramienta eficiente del
proceso de cobranzas que permita la toma de decisiones, cumpliéndose de esta
manera con las expectativas del departamento objeto de estudio.
La relación de esta investigación con este trabajo especial de grado es que
se pretendía mejorar las fallas existentes en las cobranzas ya que era necesario
para el departamento en estudio diseñar una estrategia que agilice y haga efectivo
el proceso de cobranzas.
Por ultimo Rivas (2003) Realiza una investigación para la "Implementación de
una adecuada Planificación Financiera y Diseño de un Control de los flujos de
Efectivo dirigidos al Departamento de Administración y Finanzas de la empresa
Magrosi, C.A", Para la elaboración de este trabajo se empleó como metodología la
investigación de campo de carácter descriptivo, utilizando un veinte por ciento
(20%) de la población. Lo que se busca en estos casos es evitar el desperdicio y
reducir el tiempo en que pueda disponer de los fondos enviados por los clientes;
evitar que se efectúen pagos antes de la fecha indicada; evitar mantener muchas
cuentas diversas de cheques, reducir todos los saldos innecesarios que puedan
tenerse depositados en este tipo de cuentas. En segundo lugar que se manejen
eficientemente los flujos y saldos de efectivo. Para que se cumplan estos procesos
el investigador estableció un objetivo general de diseñar un plan el cual le permita
optimizar el control de los flujos de efectivo con la ayuda de los objetivos
específicos para alcanzar el diseño de su investigación. la cual le permitió obtener
resultados favorables para el desarrollo de la investigación.
Esta investigación indica las debilidades con relación a los procedimientos
del flujo de efectivo, donde el autor recomienda evitar el desperdicio y reducir el
tiempo en que pueda disponer de los fondos enviados por los clientes; evitar que
se efectúen pagos antes de la fecha indicada; para así lograr el control eficiente
rendimiento en los flujos de efectivos.

Bases Teóricas

Constituidas por algunos aspectos considerados necesarios para enmarcar la

situación planteada, tomando como fuente bibliografía para el desarrollo de estos
tópicos, las definiciones concordantes, según Quiroga (1999). Expresa que la
administración general es: " la disciplina que persigue la satisfacción de objetivos
organizacionales contando para ello una estructura y a través del esfuerzo
humano coordinado". (p.26).
 La administración es una norma que se aplica con el fin de cumplir ciertos
objetivos planteados organizacionalmente, la cual se logra realizando ciertos
esfuerzos coordinados.
Administración

Según Daltón (1997) expone que:

La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en
el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas
seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las
industrias manufactureras y a las de servicio. (p.56).

En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y

constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas
que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente,
administradores etc.
En una organización el área de Finanzas se encarga de la obtención de
fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la
empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada
uno de los demás departamentos, con el objeto de que puedan funcionar
debidamente.

Importancia de la Administración

El mismo autor (Ob.cit), considera que la importancia de la administración:

- Es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos
sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y
esto explica por que una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.
- La administración busca el logro de objetivos a través de las personas,
mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro
de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital
que enlaza todos los demás subsistemas.
Tipos de Administración y sus principales enfoques

Según (Ibidem)menciona los siguientes tipos de administración:

La Administración Internacional: Se centra en la operación de empresas
internacionales en países extranjeros. Trata temas administrativos que se
relacionan con el flujo de personas, mercancías y dinero con el propósito final de
administrar mejor en situaciones allende las fronteras nacionales estadounidenses
La Administración Comparativa: Se define como el estudio y el análisis de
la administración en diferentes ambientes y de las razones por las cuales las
empresas obtienen resultados diferentes en diversos países. La administración es
un elemento importante para el crecimiento económico y el mejoramiento de la
productividad.
La Administración por Objetivos: Se practica en todo el mundo. Sin
embargo, a pesar de sus extensas aplicaciones, no siempre resulta claro lo que
significa. Algunos siguen considerándola con una herramienta de evaluación; otros
la contemplan como una técnica de motivación; por ultimo hay quienes la
consideran como un dispositivo de planeación y control. En otras palabras, las
definiciones y aplicaciones de la administración por objetivos varían ampliamente
y, por consiguiente es importante destacar los conceptos desarrollados por lo
tanto se puede definir como un sistema administrativo completo que integra
muchas actividades administrativas fundamentales de manera sistemática, dirigido
conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales
e individuales.
Administración en la Tecnología: En el interior de cada empresa coexisten
la tarea ejecutada, la teoría que establece el flujo de trabajo los métodos y
procesos operacionales y toda la maquinaria utilizada para desempeñar la tarea.
Esta puede ser muy variada (fabricar juguetes, procesar información y noticias
para divulgar a través de periódicos o televisión, transportar cargas o personas,
fabricar piezas y componentes, ejecutar operaciones quirúrgicas en las personas,
enseñar a los alumnos y un centenar de actividades o combinaciones de estas).
Sin embargo, cuando una empresa desempeña algunas tareas particulares y
aplica una manera de ejecutada, la tecnología afecta a todas las personas
elementos y eventos en la persona.
La tecnología configura todas las especies y niveles de cargo de la empresa
así como las oportunidades resultantes para los empleados y su satisfacción en el
trabajo. La tecnología preestablece los estándares de comportamiento que los
grupos humanos desarrollan y' condiciona los tipos de prácticas administrativas
que deberán aplicarse en situaciones particulares de la empresa. Por todo esto;
comprender los efectos de la tecnología y sus implicaciones organizacionales
constituye un efecto esencial para la adecuación de la administración empresarial.
La tecnología determina el nivel y el tipo de formación profesional, las habilidades
manuales e intelectuales, la capacidad, las actitudes y características de
personalidad que se deben poseer para ser rec1utados, seleccionados y
admitidos para trabajar en las empresas. Estas características personales no
están distribuidas al azar en las empresas, sino son determinadas con anticipación
por las tecnologías utilizadas. Es evidente que las personas no son meros
recursos pasivos ni estadísticos frente a las tecnologías utilizadas, en cambio la
tecnología si es un recurso pasivo y estático a disposición de la creatividad
humana. No obstante, la tecnología determina las características humanas de las
personas que deben ingresar y permanecer en las empresas. Las personas
modifican y desarrollan la tecnología, podría decirse que existe una interacción
estrecha entre lo que la tecnología exige, con la relación a las características de
los recursos humanos, y las modificaciones hechas por las personas a la
tecnología utilizada. Una variable afecta a la otra y esta desarrolla y modifica la
primera variable que va a afectar sus propias características futuras. La situación
es compleja y variable en extremos de una empresa a otra.
Administración de la Estrategia: La estrategia representa "aquello que "la
empresa desea realizar, cual es el negocio que pretende llevar a cabo, cual es el
rumbo que va a seguir. El núcleo de la administración estratégica es la
preparación para el mañana: busca oriental a la empresa frente al futuro no para
anticipar todos los acontecimientos, si no para que la empresa pueda dirigirse
hacia sus objetivos consientes sistemáticamente basados en análisis reales y
metódicos de sus propias condiciones y posibilidades, y del contexto ambiental
donde opera. En otros términos, el futuro de la empresa no puede ser previsto, si
no que debe ser creado.
La administración de la estrategia puede definirse como la función de la
administración de la cúpula -pues se aborda en el nivel institucional de la
empresa-, que analiza, desarrolla y modifica los procesos internos y externos de la
empresa para que sea eficiente y eficaz en condiciones constantemente variables.
La administración estratégica formula e implementa la estrategia empresarial
como un conjunto de decisiones unificado, amplio e integrado que intenta
conseguir los objetivos de la empresa.
Administración de la Producción y de Operaciones: Una de las
principales áreas en cualquier tipo de empresa, tanto si se trata de negocios,
gobiernos u otros, es la administración de la producción y las operaciones.
En el pasado, el termino empleado para hacer referencia a las actividades
necesarias para la fabricar de productos era administración de la producción. Sin
embargo, en años recientes, el área se ha ampliado en general para incluir
actividades como compras, almacenamiento, transportación y otras operaciones
desde el abasto de materias primas y otras actividades diversas hasta llegar a un
producto disponible para el comprador. El termino administración de operaciones
se refiere tanto a las actividades necesarias para producir y entregar un servicio
como un producto físico.
Elementos de la administración
El mismo autor (Ibidem) expone que los elementos de la administración son
los siguientes:
Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para
alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las
cosas. Es un concepto que se refiere a 11 insumo-productos".
Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:
 1. - Lograr incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo
constante el volumen de recursos empleados.
2.-Tener constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la
cantidad de recurso empleado
Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado,
medido con relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados
para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los
recursos que se necesitan para alcanzar las metas están actuando eficientemente.
Aun siendo una característica priorrtaria }el' efieiescia en la administración y
de los administradores, no es tina cualidad suficiente. La administración y los
administradores no solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que,
además tienen que alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que ser
eficaces.
Eficacia
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando
se consiguen las metas que se habían definido.
Estos dos conceptos están muy interrelacionado (eficiencia y eficacia) ya que
la eficacia de un modelo, de un administrador, etc., estará íntimamente unidad a la
necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse en ser
eficaces de la forma más eficiente posible.
Se preguntaba si se podría ser eficiente sin ser eficaces. La repuesta es
afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los
recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es
eficiente con metas equivocadas.
Administración Financiera en la Organización
El mismo autor expone que la administración Financiera: "Es una Disciplina
que proporciona los conocimientos básicos para determinar las necesidades
monetarias de una empresa y su satisfacción." (p.325).
La administración financiera de las empresas con un máximo de utilidades,
mediante el uso de herramientas (información) proporcionadas por la contabilidad
y la economía (macro y micro).
 Funciones de un Administrador Financiero
El mismo autor (Ibidem)expone que las funciones de un administrador son las
siguientes:
- El Administrador interactúa eee otros Administradores para que la empresa
funcione de manera eficiente. Este a su vez n-ata de creer planes financieros para
que la empresa obtenga los recursos financieros y lograr así que la empresa
pueda funcionar y a largo expandir todas sus actividades.
- Debe saber Administrar los recursos financieros de la empresa para realizar
operaciones como: compra de materia prima, adquisiciones de maquinas y
equipos, pago de salarios entre otros.
- Debe saber invertir los recursos financieros excedentes en operaciones
como: inversiones en el mercado de capitales, adquisición de inmuebles, terrenos
u otros bienes para la empresa.
- Manejar de forma adecuada la elección de productos y de los mercados de
la empresa.
- La responsabilidad de la obtención de calidad a bajo costo y de manera
eficiente.
- Por ultimo la meta de un Administrador Financiero consiste en planear,
obtener y usar los fondos para maximizar el valor de la organización.
Contabilidad

Según Dalton (1997) "La Contabilidad se circunscribe en definitiva a la

información relevante acerca de la situación y evolución de la realidad económica
y financiera de la empresa." (p.61).
Puede considerarse, por otro lado, como un subsistema del "sistema
integrado de información para la gestión", es decir, un sistema que conecta todo
tipo de informaciones que se producen en la empresa, tales como estadísticas,
previsiones, facturación, nóminas, etc. con la Contabilidad, en un tratamiento
conjunto.
Cuentas por Cobrar
 Según Horngren (1998) "Cuentas por cobrar comúnmente se refiere a las
cifras que los clientes deben como resultado de la entrega de artículos o
servicios y del otorgamiento de un crédito en el curso ordinario del
negocio." (p. 525).

Las cuentas por cobrar se deben diferenciar de los depósitos,

acumulaciones, documentos y otros activos que no surgen por las ventas diarias.
Más aún, las cantidades incluidas en el rubro de cuentas por cobrar deben poder
cobrarse de acuerdo a los plazos usuales de venta de la compañía.

Las cuentas por cobrar provenientes de letras de ejecutivos y empleados

deben mostrarse por separado. Sin embargo, las ventas a empleados que son
reacudables bajo los términos ordinarios de venta deben ser incluidas como una
parte de las cuentas por cobrar regulares.

Las empresas que venden mercancías en abonos normalmente reciben de

sus clientes documentos firmados, como constancia de su deuda. Asimismo,
cuando el periodo de crédito es largo, como sucede con la venta de maquinaria
agrícola, también se exigen documentos. Los proveedores también solicitan a sus
clientes que firmen documentos cuando se les amplía el plazo para pagar sus
cuentas vencidas. En todos estos casos, los proveedores prefieren tener un
documento por cobrar que una cuenta abierta, debido que el documento puede
convertirse en efectivo antes de su vencimiento, descontándolo en un banco. Se
prefieren también los documentos debido a que, en caso de ser necesario un
juicio para cobrar la cuenta, la posesi6n de un documento implica tener un
reconocimiento escrito, tanto de la extienda de la deuda como de su importe. Por
último, conviene tener documentos por cobrar debido a que, generalmente ganan
intereses.

Tipos de Cuentas por Cobrar

 Administración Financiera de Cuentas por Cobrar

El mismo autor (Ibidem)indica que la administración Financiera de las

Cuentas por Cobrar "Son el total de todo el crédito extendido por una empresa a
sus clientes, representa cuentas no pagadas adecuadas a la empresa." (p.530).

Determinación del nivel de Cuentas por Cobrar.

El mismo autor (Ibidem) indica:

Al fijar ciertos términos generales de venta se controla el nivel de las cuentas
por cobrar dentro de ciertos límites.
El nivel de cuentas por cobrar esta en función del volumen de las cuentas a
crédito y del periodo de cobro. El periodo de cobro se verá afectado por las
diversas políticas que controlan la concesión de crédito y el cobro de las cuentas
por cobrar. Las políticas estarán sujetas a las condiciones generales las cuales
influirán sobre el nivel de cuentas por cobrar y básicamente controlando la
concesión de créditos y cobros.

Crédito

Al respecto Larousse (1998) define el Crédito como: "Acto por el cual un

banco o un organismo financiero efectúa un anticipo de fondos;
aplazamiento que se concede a un reembolso; importe del anticipo."
(p.296).
Las empresas comerciales se extienden sus créditos a tres grandes grupos
de clientes: otras empresas, entes individuales y entidades gubernamentales. Las
decisiones de crédito al cliente se basan principalmente en estimación del que
otorga el crédito de la posibilidad de pago del cliente.

El propósito del análisis de crédito es para valorar el mérito del crédito de un

cliente potencial y el correspondiente riesgo de la falta en sus pagos. El análisis
del crédito de posibles clientes consiste en tres pasos básicos:
 l. - Reunir la información necesaria concerniente a la cuenta.
2.- El análisis de la información obtenida para determinar el valor crediticio.
3.- Tomar la decisión final sobre el crédito la cual establecerá los términos de
pagos y la cantidad máxima del crédito comercial que es garantizado.
Las políticas de recaudación de crédito de las empresas es principalmente
determinada por la alternativa entre beneficios altos para aumentar sus ventas por
un lado y el costo de tener grandes cuentas por cobrar y adicionalmente pérdida
por malas deudas por el otro.

Cobranzas

Según Viloria (2003) define que:

Las Cobranzas es el sistema administrativo' a . aplicar respecto de la
cobranza debe garantizar la máxima velocidad de recaudación y
rendición de cuentas dentro de los plazos de vencimiento convenidos.
Los procedimientos de cobro típicamente seguidos por las empresas
consisten de una serie de pasos que gradualmente aumentan la
presión sobre el cliente. La cantidad de tiempo y de dinero que se gaste
en los esfuerzos de cobranzas es una función del tamaño de la cuenta
de la posibilidad de cobrar."(p.212).

Las cobranzas son las que deben garantizar la cantidad de ingresos a la

empresa por las cuentas por cobrar, además este procedimiento se debe realizar
de forma rápida en los plazos de vencimientos de los giros, para obtener los
ingresos en la fecha adecuada.
Según Lardents (2005) Cobranza "Sistema administrativo a aplicar respecto
de la cobranza debe garantizar la máxima velocidad de recaudación y rendición de
cuentas dentro de los plazos de vencimiento convenidos."(p.325).
Los procedimientos de cobro típicamente seguidos por las empresas
consisten de una serie de pasos que gradualmente aumentan la presión sobre el
cliente.
La operación básica de cobranza puede conceptualizarse como el conjunto
de operaciones necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no
(Créditos) en un activo líquido (Disponibilidades). Comienza con la existencia de
un derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar, y trae como
resultado el ingreso de dinero o algún título representativo de dinero - cheque u
orden de pago.
También se interpreta como Cobranza a la documentación de un crédito que
ya existe. Se trata de un crédito en cuenta corriente que es cancelado por el
deudor mediante un pagaré. Si bien aquí el cobro no es definitivo, pues se sigue
teniendo un crédito y aún no se ha percibido el dinero, las características de la
gestión emprendida son de similar importancia a las que se requieren para lograr
el cobro en dinero.
Por último, también podría aceptarse como operación básica de Cobranza al
descuento de un documento. A pesar de que tiene características diferentes a las
de una operación básica de Cobranza, el resultado que produce - transformación
de un crédito en disponibilidades, permite que se la trate como una Cobranza, en
lugar de considerarla como una operación básica secundaria (financiera).
La operación básica de Cobranza abarca todas las operaciones que se
comprenden desde el momento en que se detecta que un crédito está en
condiciones de ser cobrado, hasta que los valores resultantes de la Cobranza son
ingresados y contabilizados en la empresa.

Diferentes Formas de Cobranzas

Según Viloria (2003) expresa sobre los diferentes tipos de cobranzas:

La Cobranza puede asumir diversas formas en función del tipo de empresa
que se trate, de las características de los deudores, de la radicación de los montos
a cobrar, del volumen de operaciones, etc. Es probable que en una empresa se
puedan aplicar más de un tipo de Cobranza para lograr la cancelación de los
créditos.
Cobranza por cobradores: en este caso, personal de la empresa sale a
efectuar la Cobranza directamente en el domicilio del deudor. Allí se percibe el
dinero, los cheques o los pagarés que firma el deudor. De este tipo de Cobranza
se desprenden otras variantes:
Cobranza por repartidores: en algunos casos, dada la característica del
producto que se comercializa, la Cobranza es realizada por el mismo repartidor
que efectúa la entrega de la mercadería vendida. Suele ser usada por empresas
que se dedican a la venta de productos alimenticios.
Cobranza por agencia: en este caso el deudor también es visitado en su
domicilio. La diferencia radica en que la Cobranza es realizada por alguna
empresa dedicada especialmente a prestar ese servicio y que fue contratada con
ese fin. En realidad no es una forma muy utilizada, reservándose su uso,
generalmente, para el caso de créditos de difícil realización.
Cobranza por correspondencia: el deudor envía por correspondencia el
importe de su obligación. Normalmente el deudor envía un cheque de manera tal
que elimine cualquier riesgo por extravío o sustracción del valor.
Cobranza en Caja: en este caso es el cliente quien se traslada hasta la
empresa para realizar el pago de su deuda. Esta forma suele emplearse en los
comercios minoristas que venden sus mercaderías a crédito, generalmente
cancelables al cabo de un número determinado de cuotas.
Cobranza por depósito bancario: en algunos casos, el deudor efectúa su
pago depositando el importe adeudado en la cuenta corriente bancaria del
acreedor. Generalmente en estos casos se usa un modelo de boleta de depósito
especial que tiene una copia más que la habitual. Esa copia demás queda en
poder del banco, quien la hace llegar a su cliente para hacerle saber a éste de la
Cobranza que se ha realizado.
Cobranza de documentos por medio de un banco: entre los servicios que
ofrecen los bancos se encuentra el de Cobranza de Documentos. En estos casos
los documentos a cobrar son entregados al banco. Este envía el aviso de
vencimiento al deudor para que efectúe el pago directamente en el banco. Cuando
el deudor paga, el banco acredita el importe recibido en la cuenta de su cliente y
notifica a éste del éxito de la gestión de cobranza. Si el documento no fuera
cancelado a su vencimiento, el banco puede encargarse del protesto del mismo.
Cobranza de exportaciones: cuando el deudor reside en el exterior, la
Cobranza se realiza normalmente a través de instituciones bancarias que
posibilitan que se concrete la operación. El crédito se produce sobre la cuenta
corriente del acreedor y el banco le notifica la Cobranza efectuada.
Entre las normas propias de la Cobranza, se distinguen las siguientes:

Utilización de recibos prenumerados: para posibilitar un control estricto

sobre la Cobranza, los formularios que se utilizan como recibos deben venir
encuadernados en talonarios y prenumerados de imprenta. Una copia de cada
recibo extendido debe quedar adherida al talonario como así también de aquellos
que fueron anulados. Además debe instruirse al personal que emite los recibos
para que el uso sea correlativo, es decir sin dejar recibos en blanco para utilizar
más adelante. Básicamente, lo que se debe verificar es que de todo recibo emitido
se envíe una copia a la empresa. Para ellos se puede controlar el talonario
cuando éste se termina, observando si todos los recibos tienen una copia
adherida, sumar el importe de las copias y controlar el total con las Cobranzas
rendidas, por quien utilizaba el talonario, en los días que abarca el uso del mismo.
Otra forma de control consiste en observar diariamente si las copias de los recibos
que se rinden tienen numeración correlativa. Los recibos deberán ser firmados por
la persona que efectuó el cobro. Para cerrar el control, los formularios deben ser
custodiados por un funcionario responsable (Jefe de Cobranzas) y entregados a
quienes los van a utilizar, bajo recibo firmado y cuando demuestren que se está
por terminar el talonario que tienen en uso.

Liquidación inmediata de la cobranza: esta norma procura que cuando

se realice una Cobranza fuera de la empresa, los fondos obtenidos lleguen cuanto
antes a la Tesorería de la empresa o al Banco. Esto implica que si la Cobranza es
por cobradores, la rendición debe ser diaria. En el caso de que los cobradores se
trasladen al interior se requiere que diariamente realicen depósitos o
transferencias desde los bancos del interior. Concentrando los fondos cobrados lo
antes posible, se controlan las disponibilidades que pertenecen a la empresa,
además de permitir que se utilicen transitoriamente estos valores con fines ajenos
a los de la explotación.
 Control de los valores recibidos por correspondencia: El peligro de
este tipo de cobranza es que en el momento de recibirse los valores no se emiten
un recibo que ampare el Ingreso. Por tal razón es conveniente que los valores no
lleguen directamente a Caja sin ningún tipo de comprobante. Resulta conveniente
que la correspondencia sea abierta directamente por Secretaria y que allí se
confeccione una planilla con el detalle de los valores recibidos.

Concesión de descuentos por pronto pago: Éstos no deben ser

autorizados por quien efectúa la -Cobrasza. Esta norma pretende -evitar el posible
fraude que cometería quien cobrara un importe, e ingresara otro inferior,
justificando la diferencia como un descuento concedido.

Endoso restrictivo de los cheques recibidos: Es necesario que ru bien

se reciba un cheque se le inserte al dorso un sello que tenga la leyenda
"Únicamente para ser depositado en la cuenta de XX". De esta manera nadie
podrá apropiarse del cheque, ya que el mismo solo podrá ser depositado en la
cuenta de la empresa.

Cheque para depositar posteriormente: Es una práctica habitual que se

entreguen cheques cuyo depósito debe ser postergado y que generalmente se
extienden con fecha adelantada. Es una norma de control interno no aceptar
cheques postdatados, ya que si entre la fecha de recepción del valor y la que
figura en el mismo se produce el fallecimiento, la quiebra u otro tipo de
inhabilitación del librador, serán muy problemáticas las posibilidades de efectivizar
el cobro.

Transferencia de dinero o valores: Cada vez que se transfieren

internamente efectivo o valores, debe hacerse de forma tal que la transferencia
quede documentada para que se sepa quien es el responsable de la custodia de
los mismos. La documentación de transferencia implica un descargo para quien
entrega el dinero y una responsabilidad para quien los recibe al firmarle la
recepción de los valores. Por eso, es recomendable que los valores pasen por el
menor número de manos posibles.

Custodia de documentos a cobrar: Es recomendable que los

documentos a cobrar no queden en poder de quien efectúa el cobro o recibo de
los fondos, pues se posibilita que se extraigan fondos de la Cobranza y se
reemplacen estos importes por un documento. Por tal motivo es recomendable
que esos documentos queden en poder de personas que no tengan acceso a las
disponibilidades.

Depósito íntegro e inmediato de la cobranza: Se procura que

diariamente se realice el depósito total de la Cobranza y al mismo tiempo emitir un
cheque, para extraer los fondos necesarios del banco. De esta manera se
posibilita un eficiente control al verificar que la Cobranza de cada día ha llegado a
la Institución Bancaria.

Efectivo

Según Horngren (1998) "Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el

que cuenta una Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones". (p.285).

El efectivo es la primera cuenta del activo circulante, constituida por dinero

o su equivalente, disponible de manera inmediata. De aquí su importancia dentro
de la empresa pues es el dinero con el que ella cuenta para cumplir con sus
obligaciones inmediatas.

Existen algunas medidas recomendadas para el control interno del efectivo,

entre las cuales destacan:
 1. Segregación de funciones en las operaciones de la Caja de manera
que quien reciba no contabilice y quien contabilice el pago no sea quien autorice.
2. Realización de depósitos de todo el efectivo que se reciba,
diariamente, en el Banco.

3. Realización de todos los pagos mediante cheques, excepto los

montos muy pequeños. Estos se pueden hacer por Caja Chica.

Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se

mencionan a continuación:

1. Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero

de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la
Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco
Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones
Financieras.

2. Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de

Ahorros, a favor de la Empresa.

3. Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques

ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros
postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro
inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la
Empresa.

4. Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca

Nacional.
 No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de
estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad,
tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de reserva de capital y/o
fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitos bancarios congelados
por intervención de la institución financiera u otros motivos, depósitos a plazo fijo,
cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos
para viáticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el

propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar
el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los
activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

1. División del trabajo.

2. Delegación de autoridad.
3. Asignación de responsabilidades.
4. Promoción de personal eficiente.
5. Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se

recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los
pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por
Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad
de los empleados encargados del mismo.

Flujos de Efectivo

Según Biondi (1998) define:

El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que
muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de
operación, inversión y financiación. Debe determinarse para su
 implementación el cambio de las diferentes partidas del Balance
General que inciden el efectivo. (p.141).

El estado de flujos de efectivo está incluido en los estados financieros

básicos que deben preparar las empresas para cumplir con la normatividad y
reglamentos institucionales de cada país. Este provee información importante para
los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de
determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un
análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades
financieras, operacional es, administrativas y comerciales.
El objetivo de este estado es presentar información pertinente y concisa,
relativa a los recaudas y desembolsos de efectivo de un ente económico durante
un periodo para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos
adicionales para examinar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros
de efectivo, para evaluar la capacidad para cumplir con sus obligaciones,
determinar el financiamiento interno y externo, analizar los cambios presentados
en el efectivo, y establecer las diferencias entre la utilidad neta y los recaudas y
desembolsos.
Para cumplir con el objetivo general, se debe mostrar de manera clara la
variación que ha tenido el efectivo durante el periodo frente a las actividades de:
- Operación: Aquellas que afectan los resultados de la empresa, están
relacionadas con la producción y generación de bienes y con la prestación de
servicios. Los flujos de efectivo son generalmente consecuencia de las
transacciones de efectivo y otros eventos que entran en la determinación de la
utilidad neta.
- Inversión: Incluyen el otorgamiento y cobro de préstamos, la adquisición
y venta de inversiones y todas las operaciones consideradas como no
operacional es.
- Financiación: determinados por la obtención de recursos de los
propietarios y el reembolso de rendimientos. se consideran todos los cambios en
los pasivos y patrimonio diferentes a las partidas operacionales.
 Los efectos de actividades de inversión y financiación que cambien o
modifiquen la situación financiera de la empresa, pero que no afecten los flujos
de efectivo durante el periodo deben revelarse en el momento. Adicionalmente
se debe presentar una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de efectivo.

Flujos de Efectivo de Operación

Entradas

- Recaudo de las ventas por bienes o prestación de servicios.

- Cobro de cuentas por cobrar.
- Recaudo de intereses y rendimientos de inversiones.
- Otros cobros no originados con operaciones de inversión o financiación.

Salidas:

- Desembolso de efectivo para adquisición de materias primas, insumos y

bienes para la producción.
-Pago de las cuentas de corto plazo.
- Pago a los acreedores y empleados.
- Pago de intereses a los prestamistas.
- Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.

Flujos de Efectivo de Inversión

Entradas

- Recaudo por la venta de inversiones, de propiedad, planta y equipo y de

otros bienes de uso.

- Cobros de préstamo de corto plazo o largo plazo, otorgados por la

entidad.
- Otros cobros relacionados con operaciones de inversión o financiación.

Salidas
- Pagos para adquirir inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros
bienes de uso.
-Pagos en el otorgamiento de préstamos de corto y largo plazo.
- Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.

Flujos de Efectivo de Financiación

Entradas

- Efectivo recibido por incrementos de aportes o recolocación de aportes.

- Prestamos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las transacciones
con proveedores y acreedores relacionadas con la operación de la entidad.
- Otras entradas de efectivo no relacionadas con las actividades de
operación e inversión.

Salidas

- Pagos de dividendos o su equivalente, según la naturaleza del ente

económico.
- Reembolso de aportes en efectivo. Readquisición de aportes en
efectivo.
- Pagos de obligaciones de corto y largo plazo diferentes a los originados
en actividades de operación.
- Otros pagos no relacionadas con las actividades de operación e
inversión.

Formas de presentación

Según el mismo autor (Ibidem.) considera que:

 Existen dos formas o' métodos' para presentar las actividades de operación
en el estado de flujos de efectivo:
Método directo: En este método las actividades se presentan como si se
tratara de un estado de resultados por el sistema de caja. las empresas que
utilicen este método deben informar los movimientos relacionados con:
- Efectivo cobrado a los clientes
- Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos sobre
inversiones.
- Otros cobros de operación.
- Efectivo pagado a los empleados y proveedores.
- Efectivo pagado por intereses. Pagos por impuestos.
- Otros pagos de operación.
Método indirecto: Bajo este método se prepara una conciliación entre la
utilidad neta y el flujo de efectivo neto de las actividades de operación, la cual
debe informar por separado de todas las partidas conciliatorias.
La utilización de este método, lleva a la utilización del flujo de efectivo
generado por las operaciones normales, se determina tomando como punto de
partida la utilidad neta del periodo, valor al cual se adicionan o deducen las
partidas incluidas en el estado de resultados que no implican un cobro o un pago
de efectivo. Entre las partidas mencionadas se encuentran:
- Depreciación, amortización y agotamiento.
Provisiones para protección de activos. Diferencias por fluctuaciones
cambiarias.
- Utilidades o pérdidas en venta de propiedad, planta y equipo, inversiones
u otros activos operacionales.
- Corrección monetaria del periodo de las cuentas del balance.
-Cambio en rubros operacionales, tales como: aumento o disminuciones en
cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y
provisiones.

Objetivos
 Según (Ibidem) expresa de los objetivos:

Entre los objetivos principales del Estado de Flujos de Efectivo tenemos:

- Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda
medir sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al
desenvolvimiento de la empresa.
- Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite
mejorar sus políticas de operación y financiamiento.
- Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que
dará como resultado la descapitalización de la empresa.
- Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los
saldos de efectivo.
- Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya utilidad
neta positiva y viceversa.
Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar;
1. La predicción de flujos de efectivo futuros
2. La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza
el efectivo.
3. La determinación de la capacidad que tiene una compañía para
pagar intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando
éstas vencen.
4. Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.
De lo expuesto se puede inferir que la finalidad del Estado de flujos de
Efectivo es presentar en forma comprensible e información sobre el manejo de
efectivo, es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad durante el
período determinado y, como consecuencia, mostrar una síntesis de los cambios
ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados
financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad.
El Estado de Flujos de Efectivo se diseña con el propósito de explicar los
movimientos de efectivo proveniente de la operación normal del negocio, tales
como la venta de activos no circulantes, obtención de préstamos y aportación de
los accionistas y aquellas transacciones que incluyan disposiciones de efectivo
tales como compra de activos no circulantes y pago de pasivos y de dividendos.

Fines del control del efectivo

Según pagina Web consultada www.rincondelvago.com/fines-del-control-

del-efectivo.htm expresa que: "la administración del efectivo es de principal
importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y
servicios." Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con
efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La
administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el
presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de

planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para
propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.

La administración es responsable del control interno es decir de la y

protección de todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo más líquido
de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir
robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso
personal.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son
los siguientes:
- Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
- Promover la contabilización adecuada de los datos.
- Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la
empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la
oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno
del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los
fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los
registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del
efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositario en el banco. Todas
las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y
todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.