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GUA DE AUDITORA DE LA
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
MAYO 2015
Edgardo Jos Maya Villazn
Contralor General de la Repblica
CONTENIDO ................................................................................................................... 6
INTRODUCCIN ............................................................................................................. 9
Listado de Anexos............................................................................................................159
INTRODUCCIN
La Gua aplica para todo proceso auditor que adelante la Contralora General de la Repblica,
por lo que se refiere a ente objeto de control fiscal o asunto a auditar, categorizados as:
Entidad Principal, Punto de Control, Recurso Vigilado, Inversiones y Particulares. Es de precisar
que tal categorizacin se aplica nica y exclusivamente para el proceso de Planificacin y
Programacin del Plan de Vigilancia y Control Fiscal.
La Gua debe aplicarse en armona con las Normas Internacionales de Auditora (NIAs) y busca
garantizar una mayor autonoma y criterio profesional de los auditores. Los formatos,
procedimientos e instancias de revisin a travs de SICA son los esenciales para la planeacin,
programacin, seguimiento, monitoreo, supervisin y ejecucin de las auditoras. Los criterios
de calificacin apuntan a la consistencia entre los resultados de las auditoras y la situacin real
de los entes objeto de control fiscal o asuntos a auditar.
Como complemento a esta Gua, los funcionarios encuentran para consulta las bibliotecas as
como, los manuales que explican la forma como se incorporan en SICA, las actividades y
procedimientos que reglamenta la Gua, que deben ser aplicados para fortalecer el proceso
auditor.
1 Matriz
de Importancia Relativa, Matriz de Control, Matriz de Riesgo, Priorizacin de entes objeto de control fiscal
Ranking y Prioridades Nacionales y de las Unidades Ejecutoras.
2 Matriz de Evaluacin de la calidad y eficiencia del Control Interno.
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Con esta actualizacin de marzo de 2015, se incorpora un captulo con el procedimiento
especializado para la vigilancia y control fiscal de los recursos de regalas, como primer
procedimiento por tipologa de acuerdo con lo planteado en el Plan Estratgico 2014-2018.
Se espera que con la aplicacin de esta Gua actualizada se contine fortaleciendo la labor
vigilancia y control fiscal de la CGR y se contribuya en general con el mejoramiento de la gestin
pblica del pas, en el contexto de los fines constitucionales y legales del Estado.
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GUA DE AUDITORA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
La Gua de Auditora que establece las actividades y los procedimientos para realizar el proceso
auditor, se fundamenta en las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, las cules son
compatibles con las Normas Internacionales de Auditora (NIAS), con las Normas de Auditora
Gubernamental (NAGU), con las normas de la Organizacin Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las indicaciones de la Organizacin Latinoamericana
y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS).
Es un proceso sistemtico que evala, acorde con las normas de auditora generalmente
aceptadas vigentes, la poltica pblica y/o la gestin y los resultados fiscales de los entes objeto
de control fiscal y de los planes, programas, proyectos y/o asuntos a auditar, mediante la
aplicacin de los sistemas de control fiscal o actuaciones especiales de vigilancia y control, para
determinar el cumplimiento de los principios de la gestin fiscal, en la prestacin de servicios o
provisin de bienes pblicos, y en desarrollo de los fines constitucionales y legales del Estado,
de manera que le permita a la Contralora General de la Repblica fundamentar sus opiniones y
conceptos.
Control Financiero: Es el examen que se realiza, con base en las normas de auditora de
aceptacin general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan
razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera,
comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones y operaciones que los
originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y
los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
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Control de Legalidad: Es la comprobacin que se hace de las operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad para establecer que se hayan
realizado conforme a las normas que le son aplicables.
Control de Resultados: Es el examen que se realiza para establecer en qu medida los sujetos de
la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la
administracin, en un perodo determinado.
Revisin de Cuentas: Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, tcnica,
financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un
perodo determinado, con miras a establecer la economa, la eficacia, la eficiencia y la equidad de
sus actuaciones.
Evaluacin de Control Interno: Es el anlisis de los sistemas de control de las entidades sujetas
a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les
pueda otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
La Contralora General de la Repblica podr aplicar los sistemas de control fiscal establecidos
en la Ley 42 de 1993 y dems herramientas y actuaciones anteriormente descritas, en forma
individual, simultnea o combinada, en aras de evaluar todos los aspectos de la gestin pblica.
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Entidad Principal: Son todos aquellos organismos de naturaleza jurdica exclusivamente pblica
del nivel nacional, sobre los cuales tiene competencia la Contralora General de la Repblica y
que cuentan con algunas de las siguientes caractersticas:
Son una seccin del Presupuesto General de la Nacin o una persona jurdica pblica del
Orden Nacional.
Cuentan con un cdigo de entidad en la Contadura y por tanto estn obligadas a presentar
Estados Contables.
Derivado de lo anterior, el alcance de la vigilancia y control fiscal de las entidades, es adems del
concepto de gestin y resultados, la opinin a los Estados Contables y el fenecimiento de la
cuenta.
En forma excepcional, se tipifica como Entidad Principal los entes objeto de control fiscal, que
a criterio de la Contralora General de la Repblica, se consideren importantes y estratgicos
dentro del contexto poltico, econmico y social del pas.
En la identificacin de los puntos de control se deber priorizar los niveles territoriales y locales
que representen relevancia por cobertura o volumen de recursos que administran y hacen parte
de la entidad principal consolidada en los Estados Contables, los cuales no se fenecen ni
dictaminan de forma independiente.
Dentro de los Puntos de Control se incluyen los Patrimonios Autnomos que administran las
Entidades Principales sobre los cuales tienen los derechos fiduciarios, y los Fondos Cuenta y de
administracin de Parafiscales.
Inversiones: Incluye las entidades de economa mixta del orden nacional con capital pblico
nacional inferior al 90%. Su examen se focaliza a evaluar la rentabilidad econmica de la
inversin realizada.
Particulares: Incluye las personas naturales y jurdicas privadas que administran recursos
pblicos. Para el caso de las personas naturales se incluyen dentro de la categora nicamente
aquellos de relevancia econmica.
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En forma excepcional, en entes objeto de control fiscal, bajo la categora de particulares, se
pueden considerarla inclusin de Puntos de Control, teniendo en cuenta la complejidad del
alcance del ejercicio del control fiscal.
La Contralora como organismo tcnico debe brindar al Congreso informacin resultado del
proceso auditor, que no tenga carcter reservado (artculo 123 Ley 1474 de 2011 - Estatuto
Anticorrupcin), para apoyar su labor de control poltico.
La Auditora de la CGR tiene un enfoque basado en riesgos, a partir del conocimiento del ente
objeto de control fiscal; es decir, el auditor debe comprender y entender las polticas, sus asuntos
misionales, macroprocesos, procesos, entorno en que operan, naturaleza de sus operaciones,
mapas de riesgo, mtodos y procedimientos utilizados y su control interno, entre otros.
Lo anterior, implica profundizar en la evaluacin de los controles internos, de manera que con
base en los resultados de su evaluacin se identifiquen: reas crticas de los entes objeto de
control fiscal, polticas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters a auditar y se
establezca adecuadamente el alcance de las pruebas de auditora.
El ejercicio del Control Fiscal practicado por la Contralora General de la Repblica, mediante
la aplicacin de la Gua de Auditora, se orienta a la consecucin de resultados que permitan,
establecer s los recursos humanos, fsicos, financieros y tecnologas de informacin y
comunicacin puestos a disposicin de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz,
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econmica y de manera transparente en cumplimiento de los fines constitucionales y legales del
Estado.
2. PLANEACIN ESTRATGICA
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
DETERMINAR Y
APROBAR EL
NIVEL DE SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
IMPORTANCIA EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
RELATIVA DE LOS EJECUTIVO DE AUDITORA DE CADA UE
ENTES OBJETO
DE CONTROL
FISCAL CON LA
MIR
ELABORAR Y
SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
APROBAR LA
EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
MATRIZ DE
CONTROL- EJECUTIVO DE AUDITORA DE CADA UE
MC
CONFIGURAR
MACROPROCESOS,
SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
PROCESOS Y
FACTORES DE RIESGO EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
DE CADA ENTE
OBJETO DE CONTROL
FISCAL
DETERMINAR Y
APROBAR NIVEL SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
DE RIESGO DE EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
CADA ENTE EJECUTIVO DE AUDITORA DE CADA UE
OBJETO DE
CONTROL FISCAL
- EN LA MATRIZ DE
RIESGO -MR-,
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1
1
NIVEL DE RIESGO
RANKING
ALTO MEDIO BAJO SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
1 2 4
ALTO EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
IMPORTANCIA
3 5 7
MEDIO
ALTO MEDIO BAJO
6 8 9
BAJO
MEDIO BAJO BAJO
ADAPTADO PARA CGR COLOMBIA
FIN
La planificacin del PVCF consiste en la identificacin de los entes objeto de control fiscal, as
como, las polticas pblicas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters que deben
ser auditados durante una vigencia, atendiendo las prioridades nacionales, los lineamientos de la
Alta direccin, las prioridades de las unidades ejecutoras5.
Para la planificacin del PVCF se deben utilizar, entre otras, las siguientes herramientas tcnicas
que pone a disposicin SICA:
Matriz de Importancia Relativa
Matriz de Control
Matriz de Riesgo
Priorizacin de entes objeto de control fiscal - Ranking
Prioridades Nacionales y de las Unidades Ejecutoras
5Las unidades ejecutoras UE son: las Contraloras Delegadas Sectoriales, Unidad de Investigaciones Especiales contra la
Corrupcin, Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas.
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2.1.1. Determinacin de la Importancia Relativa- IR
La importancia relativa hace referencia al riesgo estratgico de los entes objeto de control fiscal,
mediante la aplicacin de indicadores no financieros y financieros.
Para efectos de la determinacin del nivel de importancia relativa, SICA aplica la Matriz de
Importancia Relativa - MIR, la cual mediante la conjugacin del inventario de los entes objeto
de control fiscal y los indicadores previamente establecidos, los clasifica de acuerdo con su nivel
de Importancia Relativa IR.
La MIR es una herramienta tcnica que permite generar un listado de entes objetos de control
fiscal ordenados en forma descendente en trminos de ALTO, MEDIO o BAJO, de acuerdo
con su importancia relativa. Para la determinacin de esta importancia relativa se aplican
indicadores financieros y no financieros, los cuales son definidos previamente por la alta
direccin.
Las matrices de importancia relativa que construirn las UE, segn sea el caso, son:
MIR Nacional: Incluye entidades clasificadas en las categoras Entidades Principales y Puntos
de Control.
MIR Territorial: Incluye las entidades territoriales clasificadas en la categora Recursos.
MIR Particulares e Inversiones: Incluye los entes objeto de control fiscal categorizados como
Particulares e Inversiones.
El sistema selecciona aquellos entes objeto de control fiscal que van a ser objeto de auditora de
otra Contralora Territorial y genera un listado en forma descendente.
Para que las UE utilicen la matriz de control como herramienta de cobertura de control fiscal,
deben consultar el Plan Nacional de Auditora, para determinar posibles duplicidades en la
programacin de auditoras a los entes territoriales.
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2.1.3. Determinacin del Nivel de Riesgo NR
En concordancia con el enfoque basado en riesgos que tiene la auditora, a cada ente objeto de
control fiscal se le determinar un Nivel de Riesgo NR, mediante la utilizacin de la
herramienta SICA Matriz de Riesgo MR, a travs de la cual se evalan los factores de riesgo
de los Macroprocesos y Procesos asociados a los mismos, calificndolos en Alto, Medio o Bajo.
La asignacin de los pesos o ponderadores para cada macroproceso, proceso y factor de riesgo
son parametrizables de acuerdo con la relevancia de cada uno de stos en los entes objeto de
control fiscal.
Macroprocesos Misionales: Conjunto de procesos a travs de los cuales los entes objeto de
control fiscal cumplen su objeto social o su razn de ser y, hacia donde la Contralora General
de la Repblica focaliza su control fiscal, porque considera que en desarrollo de estos procesos
existe elevado riesgo de prdida de recursos, si la entidad no aplica efectivos controles que
mitiguen su ocurrencia.
Macroprocesos de Apoyo: Conjunto de procesos a travs de los cuales los entes objeto de
control fiscal hacen la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento de su objeto
social o razn de ser y, hacia donde la Contralora General de la Repblica focaliza su control
fiscal, porque considera que en desarrollo de estos procesos existe elevado riesgo de prdida de
recursos, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia.
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A su vez cada macroproceso se compone de diferentes PROCESOS relacionados con la
adquisicin, planeacin, conservacin, administracin, custodia, explotacin, enajenacin,
consumo, adjudicacin, gasto, inversin y disposicin de los fondos o bienes pblicos; as como,
a la recaudacin, manejo e inversin de sus ingresos, realizadas por los entes objeto de control
fiscal para su cumplimiento misional.
A continuacin, se reflejan algunos factores de riesgos de los Macroprocesos, los cules pueden
ser complementados, en la medida que el enfoque de riesgos y controles y la dinmica del Estado
y de los auditados, as lo ameriten:
FACTORES DE RIESGO
MACROPROCESOS MISIONALES Y ESPECIALES MACROPROCESOS DE APOYO
1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN 1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN
Que la totalidad de los hechos u operaciones financieras, Que la totalidad de los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas a la
cumplimiento del objeto social o razn de ser de las provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento
entidades, no reflejen la realidad de manera fidedigna, no del objeto social o razn de ser de las entidades, no reflejen
se encuentren incluidas en los sistemas de informacin o la realidad de manera fidedigna, no se encuentren incluidas
prueben situaciones que no han sucedido en la prctica, en los sistemas de informacin o prueben situaciones que
induciendo al error a quien toma como insumo los no han sucedido en la prctica, induciendo al error a quien
presupuestos, estados financieros, informes, planes, toma como insumo los presupuestos, estados financieros,
contratos y/o cuentas. informes, planes, contratos y/o cuentas.
2. COMPETENCIA 2. COMPETENCIA
Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, Que los hechos u operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los
objeto social o razn de ser de las entidades, no sean recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social
ejecutadas, ordenadas u autorizadas por el funcionario o razn de ser de las entidades, no sean ejecutadas,
facultado para tal efecto o no cuente con la experiencia ordenadas u autorizadas por el funcionario facultado para
y/o conocimientos necesarios. tal efecto o no cuente con la experiencia y/o
conocimientos necesarios.
3. ECONOMA 3. ECONOMA
Que en la ejecucin de los hechos u operaciones Que en la ejecucin de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole,
referidas al cumplimiento del objeto social o razn de ser referidas a la provisin de los recursos necesarios para el
de las entidades, durante un perodo determinado, no se cumplimiento del objeto social o razn de ser de las
haya realizado una adecuada adquisicin y asignacin de entidades, durante un perodo determinado, no se haya
recursos humanos, fsicos, tcnicos y naturales, en procura realizado una adecuada adquisicin y asignacin de
de maximizar sus resultados. recursos humanos, fsicos, tcnicos y naturales, en procura
de maximizar sus resultados.
4. EFICACIA 4. EFICACIA
Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, Que los hechos u operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los
objeto social o razn de ser de las entidades, durante un recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social
perodo determinado, no posibiliten que sus resultados se o razn de ser de las entidades, durante un perodo
logren de manera adecuada y en concordancia con sus determinado, no posibiliten que sus resultados se logren
objetivos y metas.
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FACTORES DE RIESGO
MACROPROCESOS MISIONALES Y ESPECIALES MACROPROCESOS DE APOYO
de manera adecuada y en concordancia con sus objetivos
y metas.
5. EFICIENCIA 5. EFICIENCIA
Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, Que los hechos u operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los
objeto social o razn de ser de las entidades, durante un recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social
perodo determinado, no produzcan la mxima cantidad o razn de ser de las entidades, durante un perodo
de bienes, servicios o resultados, con una cantidad determinado, no produzcan la mxima cantidad de bienes,
adecuada de recursos e insumos utilizados. servicios o resultados, con una cantidad adecuada de
recursos e insumos utilizados.
6. EFECTIVIDAD
Que en la ejecucin de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole,
referidas al cumplimiento de su objeto social o razn de
ser, durante un perodo determinado, las entidades no
demuestren el grado de satisfaccin o impacto que
produce el bien o servicio a su cargo o bajo su
responsabilidad, dentro de una comunidad o poblacin
objeto.
7. EQUIDAD 6. EQUIDAD
Que en la ejecucin de los hechos u operaciones Que en la ejecucin de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole,
referidas al cumplimiento de su objeto social o razn de referidas a la provisin de los recursos necesarios para el
ser, durante un perodo determinado, las entidades no cumplimiento de su objeto social o razn de ser, durante
identifiquen los receptores de la accin econmica o un perodo determinado, las entidades no identifiquen los
realicen una indebida distribucin de costos y beneficios receptores de la accin econmica o realicen una indebida
entre los diferentes sectores econmicos y sociales. distribucin de costos y beneficios.
8. LEGALIDAD 7. LEGALIDAD
Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, Que los hechos u operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los
objeto social o razn de ser de las entidades, no se hayan recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social
realizado de conformidad con las normas o razn de ser de las entidades, no se hayan realizado de
constitucionales, legales y reglamentarias que le son conformidad con las normas constitucionales, legales y
aplicables. reglamentarias que le son aplicables.
9. OPORTUNIDAD 8. OPORTUNIDAD
Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, Que los hechos u operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento del econmicas y de otra ndole, referidas a la provisin de los
objeto social o razn de ser de las entidades, se lleven a recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social
cabo por fuera de los trminos establecidos para su o razn de ser de las entidades, se lleven a cabo por fuera
ejecucin, generando perjuicios para los intereses de la de los trminos establecidos para su ejecucin, generando
entidad y por ende afectando el bienestar de la comunidad perjuicios para los intereses de la entidad.
o poblacin objeto.
10. VALORACIN DE COSTOS AMBIENTALES 9. VALORACIN DE COSTOS AMBIENTALES
Que en la ejecucin de los hechos u operaciones Que en la ejecucin de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole,
referidas al cumplimiento de su objeto social o razn de referidas a la provisin de los recursos necesarios para el
ser, durante un perodo determinado, las entidades no cumplimiento de su objeto social o razn de ser, durante
hayan tomado medidas para mitigar el impacto por el uso un perodo determinado, las entidades no hayan tomado
o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente medidas para mitigar el impacto por el uso o deterioro de
y no demuestren gestin en la proteccin, conservacin, los recursos naturales y el medio ambiente y no
uso y aprovechamiento responsable de los mismos. demuestren gestin en la proteccin, conservacin, uso y
aprovechamiento responsable de los mismos.
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La adecuada calificacin de los factores de riesgo permite hacer un mejor aprovechamiento de
los recursos asignados a la Auditora y se constituyen en la base para la definicin de los objetivos
generales y especficos de la misma.
Las UE, deben realizar el mayor esfuerzo y dedicacin en la construccin de las matrices de
riesgo por cada ente objeto de control fiscal que tiene a su cargo para auditar en su jurisdiccin,
para lo cual deben establecer las estrategias, cronogramas necesarios e involucrar a los servidores
de los diferente niveles de la dependencia que conocen los sectores y los entes auditados; as
como, tener en cuenta, los resultados de auditoras anteriores, los resultados de la atencin de
denuncias, los informes sectoriales, los resultados de los controles en tiempo real y dems
informacin que permita visualizar los riesgos que tienen las entidades auditadas y de esta manera
tener elementos de juicio para asignar las ponderaciones y los niveles de riesgo.
La priorizacin se realiza mediante la utilizacin del ranking como herramienta tcnica que
permite generar una clasificacin de los entes objeto de control fiscal ordenados en forma
descendente, conforme a la Importancia Relativa y el Nivel de Riesgo que obtuvieron a travs
de la MIR y la MR, bajo los siguientes parmetros:
NIVEL DE RIESGO
RANKING
ALTO MEDIO BAJO
1 2 4
ALTO
IMPORTANCIA
3 5 7
MEDIO
ALTO MEDIO BAJO
6 8 9
BAJO
MEDIO BAJO BAJO
ADAPTADO PARA CGR COLOMBIA
La Oficina de Planeacin concertar con las UE los cambios propuestos sobre el ranking. As
mismo, a efectos de garantizar los insumos para los informes de ley en cuanto a productos y
fechas se concertar lo pertinente con la Contralora Delegada de Economa y Finanzas Pblicas,
y para la articulacin del control fiscal con la sociedad civil se convocar a la Contralora
Delegada para la Participacin Ciudadana.
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2.1.5. Determinacin de Prioridades Nacionales y de las UE
Las prioridades nacionales son los programas y las materias que tienen cobertura nacional y que
son de inters de la CGR, del Congreso Nacional o de la Ciudadana, los cuales son definidos
por el Comit Directivo de la Entidad, en cabeza del Contralor (a) General de la Repblica. Estos
programas entrarn como prioridad nacional en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal de cada
UE, subordinando el ranking de sta, significa entonces que estas auditoras deben ser
programadas en forma obligatoria por todas las dependencias que participan en el plan
programa, o proyecto a auditar.
As mismo, las UE pueden hacer propuestas de prioridades sectoriales, sub sectoriales, regionales
o locales, sobre entes o asuntos objeto de control fiscal, que sean de impacto en su mbito o en
donde se vislumbre riesgo de prdida de recursos pblicos o de detrimento patrimonial. Estas
prioridades deben ser presentadas por cada UE ante el Comit Directivo para su respectiva
aprobacin y posterior comunicacin a la Oficina de Planeacin.
INICIO
NO
COMIT DIRECTIVO
SE APRUEBA?
SI
DIRECTOR SUPERIOR - UE -
EJECUTAR EL PVCF EJECUTIVO DE AUDITORA - UE -
FIN
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Tiene como objetivos:
Determinar los entes objetos de control fiscal o asuntos a ser auditados por la CGR, de
acuerdo con el horizonte de planeacin definido.
Definir las fechas de inicio, su duracin y la fecha de terminacin de las auditoras.
Identificar necesidades y asignar el talento humano y los recursos para ejecutar
eficientemente el proceso auditor de acuerdo con la disponibilidad de los mismos.
Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor.
Como parte del proceso de programacin del PVCF, se deben considerar la disponibilidad del
talento humano, los recursos tcnicos, tecnolgicos, fsicos y financieros; as como, la
determinacin de tiempos y cronogramas requeridos para la ejecucin del PVCF.
Con base en los registros realizados por cada UE en el mdulo de planificacin y programacin
de SICA, la Oficina de Planeacin presentar al Comit Directivo el PVCF consolidado para su
respectiva aprobacin.
Para la aprobacin del PVCF, el Comit Directivo debern tener en cuenta, entre otras, las
siguientes consideraciones:
Con base en los ajustes requeridos a la programacin del PVCF por el Comit Directivo, cada
UE realizarn el correspondiente registro en SICA.
Una vez determinado y aprobado el PVCF, se deben elaborar las asignaciones de actividades de
auditora, las cuales se construyen a travs del mdulo Asignacin de Trabajo de SICA.
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2.2.2. Modificaciones al PVCF
Los cambios de fecha de inicio o finalizacin podrn ser aprobados directamente por el Comit
Tcnico del Nivel Central, sin exceder las fechas estipuladas en el horizonte de planeacin del
PVCF (en caso contrario se requiere aprobacin del Comit Directivo), cambios que deben ser
informados a la Oficina de Planeacin para lo de su competencia.
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Una vez se cuente con las aprobaciones respectivas, la UE debe realizar el ajuste respectivo en
las ATs.
El seguimiento y monitoreo a la ejecucin del PVCF ser realizado de manera permanente por
el Comit Directivo y por cada UE, con base en la informacin del mdulo Auditoras de SICA.
De acuerdo con los resultados de este seguimiento, cada una de ellas tomar, con la debida
oportunidad, las medidas correspondientes con el fin de que lo planeado en el PVCF se cumpla.
Este sistema de informacin sobre el plan de auditoras que adelantan las contraloras territoriales
y la CGR, permite agrupar todos los planes generales de auditora de las contraloras
departamentales, distritales y municipales y de la CGR, respetando la autonoma e independencia
de los diferentes organismos de control.
La Oficina de Planeacin adelantar la respectiva actualizacin del PNA con el PVCF aprobado
en la CGR.
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2.3. Asignacin de Actividades de Auditora
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
SI
EXISTEN
IMPEDIMENTOS EQUIPO AUDITOR Y CUALQUIER ROL DEL PROCESO
Y CONFLICTOS AUDITOR
DE INTERESES?
NO
COMUNICAR AL AUDITADO E
INSTALAR AUDITORA DIRECTIVO UNIDADES EJECUTORAS (UES)
FIN
Objetivos
Designar el supervisor encargado y los auditores y definir quin de ellos asume el rol de
responsable o lder de auditora.
Aprobar la asignacin de actividades de auditora.
Comunicar oportunamente el inicio del proceso auditor al equipo auditor mediante correo
electrnico o a travs del mdulo Asignacin de Trabajo de SICA, y a los auditados, mediante
oficio.
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Administrar y registrar en SICA, no solamente la informacin con respecto a las auditoras,
sino al trabajo y desempeo de los auditores.
Asignar y realizar seguimiento del trabajo por parte del equipo auditor.
En SICA se realizan dos AT: la primera, tipo Ejecucin, para activar y desarrollar la fase de
planeacin y ejecucin, y, la segunda, que se crea al finalizar la fase de ejecucin del proceso
auditor, es de tipo Informe final, para activar y realizar la fase de informe de la auditora.
En las AT se debe incluir, para cada caso, el validador del Informe Mensual de Actividades
IMA, para cada integrante del equipo auditor, lder, responsable, supervisor encargado, y
supervisor, tanto para el Nivel central como desconcentrado.
Estas Asignaciones de Trabajos sern validadas y aprobada por el Director de Vigilancia Fiscal
en el Nivel central y en el Nivel desconcentrado por un Directivo de la Gerencia Departamental
Colegiada diferente al presidente de la colegiatura; quienes para efectos de SICA, tienen el rol de
Ejecutivo de auditora.
En las actuaciones especiales (ACES) se genera una sola Asignacin de Trabajo (AT) que es la
de Ejecucin.
Las denuncias que las Unidades Ejecutoras UE- (Contraloras Delegadas Sectoriales, Gerencias
Departamentales Colegiadas, Contralora Auxiliar de Regalas, Unidad Anticorrupcin), sern
analizadas por el Directivo Superior y el Ejecutivo de Auditora, quienes de acuerdo con su
complejidad y las posibles irregularidades denunciadas por el ciudadano, podrn tomar las
siguientes decisiones:
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a) Que la denuncia se resuelva y atienda por auditoras planificadas, cuando las posibles
irregularidades o situaciones denunciadas son asuntos que se pueden resolver por la auditora
que inicia o est en curso. Si la auditora est en curso, se verificar que la misma tenga AT
de Ejecucin en Proceso y la pertinencia de avocarla a travs del proceso auditor sin que
afecte su normal funcionamiento.
b) Que la denuncia se resuelva y atienda por Demanda imprevisible, es decir, con actividades de
fiscalizacin no planificadas, para lo cual la denuncia se podr resolver; as:
Cuando se atiendan denuncias por Auditoras o Actuaciones Especiales que involucren otros
aspectos, se debe realizar AT de actividades de fiscalizacin no planificadas, Tipo Atencin de
denuncias (hoy Atencin de referencias), para mantener el control de las denuncias tramitadas
por la CGR. Es decir, el servidor pblico que atienda una denuncia, tendr dos ATs, una de
Auditora o Actuacin Especial y otra de Atencin de Denuncia.
Es importante reiterar que cada denuncia se debe configurar en SICA con una AT propia y que
para vincularla a actuaciones en curso o por iniciar (Auditoras, Actuaciones Especiales o
Atencin de Denuncias) se debe crear una ADE, excepto aquellas que se resuelvan como
auditoras No Planificadas o Actuaciones Especiales, cuyo objetivo y materia a auditar se focaliza
exclusivamente a dar respuesta de fondo al ciudadano, es decir, no contempla otros objetivos o
asuntos a examinar.
El servidor pblico con rol Supervisor cuando crea la AT de ADE incluye en el campo
Observaciones el tratamiento que se dar a la misma (si se resuelve dentro de la auditora
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planificada o no planificada, dentro de la ACE o nicamente en el mdulo de ADE), y la remite
al Ejecutivo de auditora para su validacin.
Una vez asignada la AT, los servidores pblicos proceden a resolverla bajo las siguientes
opciones:
b) Si es por una Auditora No Planificada o una Actuacin Especial que incluye ms objetivos
que atender exclusivamente la denuncia, en desarrollo de estos procesos incluirn
procedimientos para buscar evidencia sobre las posibles irregularidades o situaciones
denunciadas por el ciudadano y conformarn las observaciones o hallazgos en los mdulos
de Auditoras o de Actuaciones Especiales, segn corresponda.
El rol que firma la comunicacin (Directivo Superior / Ejecutivo de Auditora) deber registrar
el oficio de respuesta de fondo, en la opcin Envo Oficio Respuesta.
Este procedimiento se adelantar en el mdulo de Atencin de Denuncias por cada una de las
denuncias asignadas y atendidas por el funcionario ya sea por Auditora o Actuacin Especial.
En razn a que la asignacin de trabajo, incluye solamente el objetivo general, es necesario que
el Supervisor Encargado establezca los objetivos especficos de la auditora.
De otra parte, con el fin de facilitar el entendimiento integral del ente o asunto a auditar, el
supervisor encargado tambin acopiar informacin sobre: Antecedentes sectoriales y de
Responsabilidad Fiscal; Normatividad de control fiscal, Antecedentes del Control Fiscal Micro
y Fechas claves del proceso, las cuales sern registradas en SICA.
29
Si por algn motivo el supervisor encargado considera que hay necesidad de cambiar la materia
o el objetivo general del PVCF o de la asignacin de trabajo, lo puede registrar en SICA, previa
aprobacin del Comit Tcnico del Nivel central. En la materia auditar se precisarn los
Macroprocesos que en la Matriz de Riesgo - MR se vislumbran como riesgosos; as como, los
perodos a auditar.
Con base en el objetivo general y la materia auditar, el Supervisor encargado registra en SICA
los objetivos especficos aprobados por los Comits Tcnicos respectivos. Estos objetivos
especficos se fundamentan en: los Macroprocesos y procesos que en la matriz de riesgo reflejan
los mayores niveles de riesgo, el tipo de auditora (si es a un ente o un asunto) y la coherencia
con el objetivo general.
Si los auditores, el supervisor encargado u otros que participen en cualquier rol dentro del
proceso auditor tienen causales de impedimentos a la independencia u objetividad relacionados
con la auditora asignada, debern declarar esta situacin ante la instancia superior jerrquica
correspondiente, mediante comunicacin justificada, el da hbil siguiente al recibo del correo
electrnico sobre la asignacin del trabajo o la consulta de la AT directamente en SICA. En caso
de presentarse esta situacin, la instancia respectiva proceder a nombrar a otro funcionario y
reasignarlo a otra auditora, con la aprobacin de esta modificacin por parte del Comit
Tcnico.
Objetivo
6La carta de salvaguarda, es el medio a travs del cual el auditado da fe de que entregar toda la informacin nica y oficial
solicitada por la CGR.
30
Alcance
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
31
1
EVALUAR EL RIESGO
COMBINADO, DEFINIR LA RESPONSABLE DE AUDITORA
ESTRATEGIA DE AUDITORA, O LDER Y EQUIPO AUDITOR
ELABORAR PLAN DE TRABAJO Y
LOS PROGRAMAS DE AUDITORA
NO
SI
FIN
32
La informacin requerida al ente objeto de control fiscal o asunto a auditar para desarrollar las
etapas del proceso auditor, ser solicitada por el responsable de auditora o el lder de auditora,
si es punto de control, a travs de comunicaciones escritas, estipulando los tiempos para la
entrega de la misma por parte el ente objeto de control fiscal o asunto a auditar, teniendo especial
cuidado en no solicitar informacin que haya sido remitida a travs de la rendicin de cuenta e
informes SIRECI. Dicha informacin deber ser utilizada en el proceso auditor y no para otros
fines y cuando tenga el carcter de reservada, confidencial y/o de uso restringido, el auditor debe
pactar las condiciones para su acceso y salvaguarda. As mismo, el acceso a la consulta de los
sistemas de informacin est restringido al uso exclusivo de la auditora.
Cuando la entidad disponga de bienes de su propiedad para el uso del equipo auditor, el
responsable de auditora o el lder de auditora, si es punto de control, recibir por escrito,
mediante inventario, especificando para cada uno de los elementos: estado, nmero de placas o
identificacin y las condiciones de seguridad.
El equipo auditor debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes y documentos
que son propiedad de la parte interesada suministrados para su utilizacin.
3.1.2.1. Conocimiento en detalle del Ente objeto de control fiscal o Asunto a auditar
El obtener una comprensin del ente objeto de control fiscal o asunto a auditar y su entorno, es
un proceso continuo y dinmico, que se inicia en la fase de planeacin de la auditora y se debe
actualizar y analizar en el transcurso de la misma. Esta comprensin facilita la determinacin del
objeto principal del auditado; el bien y/o servicio a prestar; la naturaleza, caractersticas,
actividades y/o procesos; los riesgos de prdida o de inadecuada utilizacin de recursos, que se
pueden presentar en desarrollo del objeto principal y la existencia o no de controles establecidos.
Esto implica realizar, entre otras, las siguientes actividades y preguntas: conocer cul es su da a
da; qu actividades desarrollan su razn de ser?; cules son los productos y/o servicios que
ofrece?; qu necesidades especficas satisfacen sus productos y/o servicios?; cul es la
poblacin objetivo? Cul es su relacin con otras entidades pblicas?; cmo es el flujo de
recursos pblicos?
Teniendo en cuenta los Objetivos de la auditora y la matriz de riesgo del ente objeto de control
fiscal, el equipo auditor focalizar su anlisis y conocimiento en los aspectos especficos objeto
de la auditora.
33
Existen diferentes mtodos y herramientas para que el auditor obtenga un entendimiento
holstico del negocio y una visin de conjunto del ente o asunto a auditar, como por ejemplo:
entrevistas, matriz DOFA, TASCOI, desdoblamiento de complejidad, PEST o modelo de
revisin del negocio.
De manera complementaria, el equipo auditor debe consultar y analizar la informacin del ente
objeto de control fiscal o asunto a auditar, disponible en los sistemas de informacin de la CGR,
y del Gobierno Nacional y Territorial.
Para asegurar que todos los integrantes se apropien del conocimiento integral del auditado, en
mesa de trabajo se socializar dicho conocimiento, y se deja constancia sobre los aspectos
analizados de mayor importancia en la ayuda de memoria y en el formato 4. Conocimiento del
ente o asunto a auditar.
Para soportar el conocimiento de la entidad, el equipo auditor debe subir al sistema todos los
documentos y archivos que evidencian esta actividad.
3.1.2.2. Identificar Personal Clave del Ente objeto de control fiscal o Asunto a Auditar
El propsito de este procedimiento es identificar a los funcionarios con los cuales se interacta
durante el proceso auditor para el conocimiento de la entidad o para la evaluacin del control
interno; tales como: representante legal, jefe de control interno, contador, revisor fiscal, tesorero,
ordenadores del gasto, gestores fiscales para los casos en los que se identifiquen hallazgos
fiscales, entre otros.
En este procedimiento se debe indagar sobre la labor desarrollada por las Oficinas de control
interno o de Auditora interna o quien haga sus veces, para evaluar si cumple con las funciones
determinadas por la normatividad vigente.
Consiste en obtener suficiente comprensin de los controles y la importancia que tienen para
facilitar el logro de los objetivos del ente objeto de control fiscal o asunto a auditar. Este
conocimiento implica que el auditor deber aplicar pruebas de recorrido en la fase de planeacin,
y pruebas de cumplimiento y sustantivas en la fase de ejecucin para emitir concepto sobre la
calidad y eficiencia del control interno, en concordancia con los resultados finales del proceso
auditor.
Por lo anterior, para efectos de SICA, este procedimiento ser firmado por el lder o responsable
de auditora una vez culminada la fase de ejecucin.
34
3.1.3. Identificar Factores de Riesgo (Actividad A3)
Para realizar este procedimiento, el auditor tendr en cuenta la matriz de riesgo de la entidad en
SICA, as como, el objetivo general de la AT y los objetivos especficos registrados en SICA por
el Supervisor encargado. En este procedimiento se seleccionan los Macroprocesos y procesos
que tengan que ver con la materia a auditar y con los objetivos especficos de la auditora.
En este procedimiento se califican los factores de riesgo de cada uno de los procesos desplegados
de acuerdo con su impacto (Alto, Medio o Bajo) y posteriormente se proceden a seleccionar los
procesos considerados significativos para el desarrollo de la auditora, los cuales se obtienen
mediante el conocimiento del ente o asunto a auditar, las pruebas de recorrido y la comprensin
del diseo de los controles verificando si mitigan el riesgo de prdida de recursos pblicos.
El modelo adoptado por la CGR para la evaluacin del Control Interno, es un instrumento que
permite a los auditores determinar durante el desarrollo del proceso auditor, el grado de
confianza que stos puedan depositar en los controles implementados por el ente objeto de
control fiscal, establecer la profundidad de las pruebas de auditora y soportar el concepto que
se emita por parte de la CGR, sobre la calidad y eficiencia de los controles.
35
La evaluacin del control interno, se realiza en dos eventos, as:
En la fase de planeacin
Con base en los riesgos inherentes que identific la UE en la matriz de riesgo MR, los auditores
debern:
Identificar y comprender los controles
Evaluar el diseo de los controles
Identificar y comprender los controles: Los objetivos de identificar y comprender los controles,
son:
Identificar controles que generen seguridad razonable de que las desviaciones en los procesos
son detectados de manera oportuna.
Identificar controles que provean seguridad razonable de que los riesgos significativos
identificados son prevenidos o son detectados.
Identificar los controles que puedan ser probados.
Determinar si faltan controles que sean necesarios.
Determinar la dependencia de los controles sobre Tecnologas de Informacin - TI.
36
Los controles pueden corresponder a cualquier procedimiento o medida que el auditado haya
establecido para prevenir o mitigar riesgos o errores durante la ejecucin de las actividades dentro
de un proceso y el procesamiento de transacciones o para detectar oportunamente las
desviaciones que puedan haber ocurrido.
Mitigacin de Riesgos: Sobre aquellos procesos considerados en la matriz de riesgo del ente
objeto de control fiscal, que presentan factores de riesgo calificados preferiblemente en Alto o
Medio, los auditores aplicarn las pruebas de recorrido para verificar si las medidas que la entidad
ha establecido se orientan a reducir, transferir o asumir el riesgo; para esta ltima opcin, el ente
objeto de control deber presentar los estudios tcnicos que demuestren el costo/beneficio de
esta decisin, sin perjuicio que esta situacin sea revelada en el informe de auditora.
Las pruebas de recorrido tienen como propsito verificar, el diseo de los Controles
Diseo de los Controles: Para determinar si el control est bien diseado, el auditor debe verificar
que el control cumpla con los siguientes criterios:
Con la aplicacin de las pruebas de recorrido, se determinar si el diseo del control es:
Adecuado, Parcialmente Adecuado o Inadecuado
37
En la fase de ejecucin
El equipo auditor con la aplicacin de los procedimientos de auditora que incluye pruebas de
cumplimiento y sustantivas deber determinar si los controles son efectivos.
Efectividad de los Controles: Para determinar la efectividad del control, el auditor debe verificar
que cumple con los siguientes criterios:
Existe evidencia en la muestra examinada, que el control implementado est siendo utilizado.
El control examinado en la muestra, previene o mitiga los riesgos.
No se determinaron hallazgos de auditora asociados a ese control.
EVALUACIN DE LA
EFECTIVIDAD DE LOS CRITERIOS PUNTAJE
CONTROLES
Cumple con los criterios
Efectivo 1
La evaluacin y calificacin de la calidad y eficiencia de los controles que el ente objeto de control
fiscal tiene implementados, resulta de la evaluacin del diseo y de la efectividad de los controles.
(6. Matriz de Evaluacin de la calidad y eficiencia del Control Interno).
La evaluacin final del control interno, se realiza en forma automtica en la matriz bajos los
siguientes parmetros:
De acuerdo con el puntaje asignado a las evaluacin del diseo de los controles y de
efectividad.
El diseo se pondera con un 30% y la efectividad equivale a un 70% sobre el total.
Por cada evaluacin (diseo y efectividad) se realiza la sumatoria de los puntajes asignados a cada
control evaluado, el resultado se multiplica por el porcentaje de ponderacin de cada criterio y
se divide por el nmero de controles que fueron evaluados.
La evaluacin final del Control Interno, ser la sumatoria de los resultados obtenidos por cada
criterio (diseo y efectividad), y ser la que se traslada a la matriz de evaluacin de Gestin y
Resultados, teniendo en cuenta que uno (1) equivale a 100% y tres (3) es igual a 0%.
38
Para efectos de la evaluacin final de la calidad y eficiencia del control interno, se han definido
los siguientes rangos:
RANGOS CONCEPTO
De = >2 a 3 Ineficiente
El responsable de auditora deber tener en cuenta todos los resultados de la evaluacin de los
controles y consolidarlos por Macroprocesos en una nica matriz de calidad y eficiencia de
control interno a nivel de ente objeto de control fiscal, la cual arrojar la calificacin que
alimentar la matriz de evaluacin de gestin y resultados, acompaada de un concepto sobre la
calidad y eficiencia del control interno, para ser reflejado en el dictamen integral o en la carta de
conclusiones segn sea el caso, con el concepto de la operatividad de la Oficina de Control
Interno.
3.1.5. Definir plan de trabajo, elaborar y aprobar los programas de auditora (Actividad A4)
39
3.1.5.1. Evaluacin de riesgo combinado de procesos significativos
En este procedimiento se califica por cada proceso significativo el riesgo combinado que resulta
de confrontar el riesgo inherente que viene de la Matriz de Riesgo con el riesgo de control que
se obtuvo al aplicar las pruebas de recorrido y en la evaluacin de controles.
Para este efecto se deben considerar las definiciones de riesgo inherente y riesgo de control, as:
Para efectos de la determinacin del riesgo combinado, se han definido los siguientes rangos:
RIESGO COMBINADO
Cuando el riesgo combinado se ubique en el rango Alto, el Equipo Auditor deber aumentar
las pruebas sustantivas con el fin de obtener evidencia suficiente y competente para la emisin
de sus conclusiones o hallazgos.
40
Apoyo: Procesos orientados a asuntos administrativos, operacionales, contables y/o
financieros.
Rutinario: Procesos que responden a datos registrados con recurrente frecuencia, Ejemplo
pago de contratos.
No rutinario: Procesos cuyos datos que manejan no son parte del flujo rutinario. Ejemplo la
venta de un bien inmueble en entidades que su misin no se focaliza a este asunto.
Estimacin: Procesos cuyas transacciones recogen los numerosos juicios, decisiones y
elecciones que hace el usuario. (Constitucin de provisiones de cartera, de demandas en
contra, de pasivo pensional, entre otros)
De acuerdo con los resultados de las evaluaciones de riesgo combinado realizadas para los
procesos significativos y transacciones representativas, el equipo auditor desarrollar una
estrategia de auditora que permita el cumplimiento de los objetivos trazados en la asignacin de
actividades. Las estrategias posibles de las pruebas de auditora son: enfoque en controles
(cumplimiento) y enfoque sustantivo.
El equipo auditor debe analizar los resultados del riesgo combinado en la matriz de evaluacin
de la calidad y eficiencia del control interno. Para aquellos procesos significativos donde el
riesgo combinado haya sido calificado en Alto y Medio, la estrategia preferiblemente debe
ser profundizando la ejecucin de la auditora con pruebas sustantivas y si la calificacin del
riesgo combinado es baja, se deben realizar su evaluacin en mayor proporcin con pruebas
de cumplimiento o con pruebas de doble propsito, es decir sustantivas y de cumplimiento.
41
3.1.5.3. Elaborar plan de trabajo y programas de auditora
El plan de trabajo
Se considera como la carta de navegacin del equipo de auditora para las fases de ejecucin e
informe y es un instrumento para el control de calidad al proceso.
El propsito principal del plan de trabajo es permitir al equipo auditor focalizar el proceso,
comunicar nuevos requerimientos y propuestas, definir la estrategia de auditora para las fases
de ejecucin e informe, proporcionar una base de discusin sobre diferentes aspectos del
proceso y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditora.
Los elementos que debe contener como mnimo el plan de trabajo son: objetivos y alcance de la
auditora, resumen del conocimiento del ente objeto de control fiscal o asunto a auditar, procesos
significativos o lneas a evaluar, estrategia de auditora, cronograma de actividades para las fases
de ejecucin de la auditora e informe.
El plan de trabajo consolidado incluir como anexo los cronogramas de actividades que
presentaron los equipos de auditora tanto de la sede principal del auditado como de las sedes
ubicadas en el Nivel desconcentrado.
El Plan de Trabajo que se entregue para aprobacin debe ser el resultado de los registros que se
hayan hecho en el sistema en las actividades A1 a la A4; Los aspectos mnimos que se deben
considerar para su validacin y aprobacin por parte de los funcionarios competentes son:
42
El plan de trabajo deber ser aprobado por el Comit Tcnico del Nivel central y en el nivel
territorial por el Comit Tcnico del Nivel desconcentrado, cuando la sede principal del auditado
est ubicada en la respectiva jurisdiccin territorial, para lo cual tendr como base la aprobacin
que el supervisor encargado ha realizado a cada actividad y procedimiento de la fase de
planeacin. Dicha aprobacin deber surtirse dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a su
presentacin, el Supervisor informar al equipo auditor los resultados de la revisin del Plan de
Trabajo; vencido este trmino y si no hay pronunciamiento alguno, se entender aprobado. (7.
Formato Plan de Trabajo; 8. Cronograma Fases de Ejecucin e Informe)
El Comit Tcnico o aquella otra instancia que aprueba el plan de trabajo, a su vez revisarn y
dejarn expresamente en el acta respectiva, el trmino mximo para el traslado de los hallazgos
con presunta incidencia.
De otra parte, el Directivo que tiene en SICA rol de Ejecutivo de Auditora o el Supervisor que
asiste al Comit y tiene bajo su monitoreo y control la auditora, comunicar a los equipos de
auditora el trmino mximo que aprob el Comit Tcnico o la instancia respectiva para realizar
el traslado de los hallazgos.
Los programas de auditora son el esquema detallado del trabajo a realizar y los procedimientos
a aplicar en la fase de ejecucin. En el programa se determina el alcance, la oportunidad y la
profundidad de las pruebas para la obtencin de las evidencias que soporten los conceptos y
opiniones.
Verificar los objetivos previstos para cada proceso significativo o lnea de auditora.
Evaluar riesgos y control especficos por cada proceso significativo o lnea.
Identificar fuentes y criterios de auditora.
Describir los procedimientos de auditora que se aplicarn.
Obtener evidencia sobre el proceso significativo o lnea evaluada.
43
La elaboracin, contenido y ejecucin de los programas de auditora, son responsabilidad del
equipo auditor, por cuanto ste tiene conocimiento pleno de los procedimientos de la entidad y
es el encargado de desarrollar el trabajo de campo. Cuando la ejecucin de una auditora
comprenda la actuacin en ms de una jurisdiccin territorial, el responsable de auditora,
verificar que los programas de auditora contengan los procedimientos especficos a desarrollar
por los dems equipos auditores, previo a su aprobacin.
Los programas de auditora debern ser aprobados por el responsable de auditora, de lo cual se
dejar registro en la respectiva ayuda de memoria. Los aspectos mnimos que se deben considerar
para su aprobacin, son:
La estructura de los programas de auditora, como mnimo, debe considerar los siguientes
componentes: qu hacer, cmo hacer, cundo hacer, dnde hacer y para qu hacer, as:
Denominacin del proceso significativo o lnea de auditora: hace referencia al nombre del
proceso, programa, proyecto, plan, procedimiento, ciclo operacional, actividad, rea, cuenta
o asunto que se va auditar.
Objetivos: estn relacionados con lo que el evaluador pretende buscar al realizar un examen
especfico; como por ejemplo: verificar el adecuado uso de los recursos pblicos; verificar la
produccin o provisin de los bienes y servicios en trminos de calidad, cantidad, costo,
oportunidad; evaluar los riesgos de desvo de recursos en la obtencin de esos bienes y/o
servicios; establecer el cumplimiento de polticas, planes y programas; comprobar la
efectividad de los procesos o actividades; establecer la confianza hacia los controles;
determinar la efectividad de los sistemas de informacin; comprobar la calidad de los
registros de las transacciones y operaciones; y evaluar el cumplimiento de la normatividad
que regula la actividad o el proceso auditado.
44
Criterios de auditora8: son el deber ser de lo que se evala, se constituyen en parmetros
razonables frente a los cuales deben evaluarse la obtencin de bienes y servicios, la
prevencin de riesgos de desviacin de recursos, las prcticas administrativas, los sistemas
de control e informacin y, los procesos y procedimientos observados.
Objetivos
La fase de ejecucin es la parte central de la auditora, en ella se practican todas las pruebas y se
utilizan todas las tcnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditora que
sustentarn el informe.
En esta fase, el equipo auditor ajusta y desarrolla los programas de auditora para cada proceso
significativo o lnea y aplica pruebas mediante las diferentes tcnicas de auditora que conduzcan
a determinar los hallazgos.
El anlisis est orientado a examinar de acuerdo con el alcance de la auditora los siguientes
aspectos, entre otros:
Obtencin de los bienes y/o servicios que produce el auditado en trminos de calidad,
cantidad, costo y oportunidad.
Evaluacin de los riesgos de desvo de los recursos para la obtencin de los bienes y/o
servicios.
Cumplimiento de la reglamentacin que regula sus operaciones.
Razonabilidad de la informacin financiera.
Calidad y eficiencia del control interno del auditado
8Los criterios emanan de las fuentes de criterio y se utilizan como base para determinar el grado de cumplimiento de normas,
metas, planes, programas u objetivos de una organizacin. Son el referente para evaluar la condicin actual. El mejor criterio es
simplemente una mejor manera de llevar a cabo una tarea o lograr un propsito.
45
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
ESTRUCTURAR
OBSERVACIONES, HALLAZGOS
DE AUDITORA, DILIGENCIAR
RESPONSABLE DE AUDITORA, EQUIPO AUDITOR Y
MATRIZ DE GESTIN Y
RESULTADOS, EMITIR
COMIT TCNICO
CONCEPTOS Y OPININ COMIT TCNICO
RESPONSABLE DE AUDITORA Y LDER DE AUDITORA
NO
SE VALIDAN
Y SE SUPERVISOR ENCARGADO Y COMIT TCNICO
APRUEBAN?
SI
COMUNICAR AL
AUDITADO Y ANALIZAR EQUIPO AUDITOR
LA RESPUESTA
ACTUALIZAR MATRIZ DE
RIESGO Y JUSTIFICAR
CAMBIOS DE EQUIPO AUDITOR
ESTRATEGIA Y DE
FACTORES DE RIESGO
ELABORAR MEMORANDO DE
PREPARACIN DE RESULTADOS
DE AUDITORA. - MPRA- Y
REPORTAR HALLAZGOS EQUIPO AUDITOR
CONSOLIDADO
FIN
Una vez aprobado el Plan de Trabajo y el Programa de Auditora, el equipo auditor proceder a
ejecutar las siguientes actividades, as:
46
Actualizar Matriz de Riesgos MR y Justificar cambios
Elaborar memorando de Preparacin de resultados de Auditora - MPRA
En este tem, se define para cada auditor, los procedimientos de auditora que le corresponde
ejecutar, conforme a los programas de auditora elaborados en la fase de planeacin. En caso
que surjan aspectos que modifican el alcance de los elementos constitutivos del programa de
auditora, se procedern a realizar los respectivos ajustes por parte del equipo auditor y el
responsable de auditora los revisar y aprobar.
Cada auditor, de acuerdo con el proceso significativo o lnea de auditora debe registrar en SICA,
uno a uno, los procedimientos que quedaron definidos en el programa de auditora; y por cada
uno de ellos, definir:
Para efecto de determinar la muestra de auditora, el equipo auditor definir los criterios que
considere necesarios para establecer la importancia relativa de la informacin objeto de anlisis,
para lo cual utilizar la metodologa para el diseo y seleccin estadstica de la muestra que se
defina en mesa de trabajo, o nivel de materialidad, relacionado con el error de muestreo que
utilizar para el diseo de muestras.
47
El muestreo estadstico en la auditora implica la aplicacin de procedimientos tcnicos de tal
manera que el auditor, obtenga y evale la evidencia de auditora sobre alguna caracterstica de
las partidas seleccionadas, que le permita inferir estadsticamente sobre el universo. (9. Aplicativo
Muestreo)
Esta actividad consiste en ejecutar los programas de auditora, mediante la aplicacin de los
procedimientos y pruebas de auditora, con el propsito de obtener evidencia que soporte las
conclusiones de cada una de los procesos significativos o las lneas de auditora evaluadas.
Para estos efectos, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
Procedimientos sobre Detalle: corresponden a pruebas directas sobre los datos integrantes
de una clase de transaccin o de saldo de una cuenta, incluyendo pruebas sobre partida clave,
muestras representativas o informacin subyacente.
En este procedimiento, se precisarn las actividades que el auditor realiz para aplicar las pruebas
sustantivas y de cumplimiento y se incluirn las conclusiones que se generaron, al verificar que
el ente objeto de control fiscal est cumpliendo el deber ser criterio de auditora.
Los auditores deben registrar en SICA los resultados de la ejecucin de los procedimientos de
auditora a medida que se desarrollen, as mismo deben adjuntar los papeles de trabajo, para que
tanto el Responsable o Lder de Auditora y Supervisor Encargado los revisen y sugieran
oportunamente los ajustes que consideren pertinentes.
Estructurar observaciones o hallazgos de auditora:
Concepto de Hallazgo
Todos los hallazgos determinados por la CGR, son administrativos, sin perjuicio de sus efectos
fiscales, penales, disciplinarios o de otra ndole y corresponden a todas aquellas situaciones que
hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconmica o insostenible ambientalmente, la
48
actuacin del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestin y
el resultado del auditado (efecto).
La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lgica,
clara y objetiva, en la que se pueda observar una narracin coherente de los hechos. Los
procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.
La determinacin, anlisis, evaluacin y validacin del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso,
para que cumpla con las caractersticas que lo identifican, las cuales exigen que ste debe ser:
49
CARACTERSTICA /
CONCEPTO
REQUISITO
Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles
Factual (de los hechos, o relativo a
de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional
ellos)
o subjetivo.
Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicacin e interprete la
Relevante
percepcin colectiva del equipo auditor.
Una debilidad o diferencia que en principio constituye una observacin de auditora y que
potencialmente pueda convertirse en hallazgo deber agendarse, debatirse y analizarse en mesa
de trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la informacin
que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, es importante que en
mesa de trabajo (que puede realizarse en varias sesiones) con el acompaamiento de al menos
un funcionario experto en el proceso de responsabilidad fiscal, se tengan en cuenta los siguientes
aspectos:
Cabe indicar que estos aspectos deben tenerse en cuenta durante la fase de ejecucin de la
auditora.
Este anlisis involucra la evaluacin de las diferencias entre la condicin y los criterios de
auditora, incluyendo las causas principales, comparadas con los sntomas y, de ser el caso, la
50
recopilacin de evidencia adicional sobre los efectos de dichas observaciones, para ilustrar la
importancia del asunto con propsitos relativos a la presentacin de informes.
Las causas y los efectos estn interrelacionados y que el conocimiento de uno ayuda a
comprender mejor el otro; por ejemplo, el conocer el sistema de administracin o manejo de los
recursos humanos ayuda a entender el punto de la eficiencia de los recursos humanos.
Las causas pueden ser externas al auditado; por ejemplo, el impacto de las rdenes impartidas
por los organismos centrales afecta las operaciones de muchos puntos de control de los
auditados.
Hasta donde sea posible, la relacin causa-efecto debe ser lo suficientemente clara. La labor de
supervisin debe asegurar que las evidencias que apoyen hallazgos y resultados del anlisis de
causa y efecto, sean discutidas en mesa de trabajo y con los niveles adecuados de la
administracin del auditado.
La condicin es la situacin encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a las
operaciones, actividades o procesos desarrollados por el ente auditado. De la comparacin entre
"lo que es" -condicin- con "lo que debe ser" -criterio- , se pueden tener los siguientes
comportamientos:
51
Cuando la condicin supera el criterio se considera que el auditado est cumpliendo con la
normatividad, polticas y parmetros establecidos para el cumplimiento de su misin y objetivos
institucionales.
Una vez detectada la observacin, el auditor debe establecer las causas o razones por las cuales
se da la condicin, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la
simple observacin de que el problema existe porque alguien no cumpli el deber ser, no es
suficiente para construir un hallazgo.
Generalmente una debilidad en el Control Interno hace que aparezca una deficiencia que al no
ser corregida desencadene en nuevas deficiencias. Al comprender la causa de la observacin,
frecuentemente se pueden identificar otros problemas que requerirn que el auditor
complemente su examen.
En la formulacin del hallazgo, el equipo auditor debe identificar claramente las causas del
mismo, considerando que este es un insumo fundamental para que la entidad pueda formular las
acciones de mejora en el plan de mejoramiento.
52
Dentro del proceso de evaluacin del auditado es necesario considerar la relacin que existe
entre las causas y los efectos de un hecho o situacin determinada, por cuanto le permite a su
administrador implementar las acciones correctivas o preventivas que le permitan mejorar la
gestin y los resultados.
Los efectos de un hallazgo se entienden como los resultados adversos, reales o potenciales, que
resultan de la condicin encontrada; normalmente representa la prdida en dinero, bajo nivel de
economa y eficiencia en la adquisicin y utilizacin de los recursos o ineficacia causada por el
fracaso en el logro de las metas.
Una deficiencia significativa puede definirse como una omisin, error o irregularidad que genera
resultados adversos para el ente o asunto auditado y desconfianza en sus actuaciones; pueden
encontrarse en diferentes reas, ciclos o actividades del auditado.
Al emitir un juicio u opinin, se deben considerar las circunstancias que rodean al auditado,
como su naturaleza, organizacin y el ambiente en que ste opera, las cuales en muchas ocasiones
determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones.
Algunos efectos pueden ser:
Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma ms especfica
posible, basndose en comprobaciones, comparaciones, documentos de la entidad, informes de
auditora interna u otras fuentes apropiadas.
53
En cuanto sea posible, los auditores deben determinar los efectos financieros o prdida causada
por una deficiencia identificada. Esto demuestra la necesidad de implementar y argumentar los
conceptos y opiniones emitidos en el informe.
As, una condicin adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no ser
recurrente an, pero podra tener implicaciones o posibilidades ms importantes si no se elimina.
Durante una auditora, es usual que se presente la incertidumbre sobre la necesidad de recopilar
evidencia adicional para tener seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es
necesario tener en cuenta, frente a cualquier decisin, la relacin costo/beneficio.
Una vez analizada la observacin, el auditor debe identificar los responsables directos o
indirectos de ejecutar las operaciones, as como los niveles de autoridad y responsabilidad con
los cuales haya relacin directa frente a la observacin formulada, especialmente cuando se
considera que sta puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras incidencias, con el
propsito de obtener la informacin necesaria para los trmites posteriores.
Tal identificacin es especialmente importante en las oficinas descentralizadas del auditado que
estn sujetas a la direccin por parte de los niveles ms altos en las dependencias centrales.
Los manuales de funciones y reglamentos internos, as como los objetivos concertados para la
evaluacin de desempeo y las rdenes de servicio o contratos de prestacin de servicios, segn
la situacin evaluada, son fuente importante para que el auditor determine las lneas de autoridad
y la responsabilidad.
54
Comunicar y trasladar al auditado las observaciones
Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al anlisis y alcance de las observaciones
de auditora, stas deben ser comunicadas al auditado, advirtiendo que es la nica oportunidad
para que el auditado presente los argumentos y soportes que permitan desvirtuar la observacin.
El proceso de comunicacin de observaciones de auditora al auditado incluye una interaccin
permanente con los funcionarios responsables de realizar las operaciones, mediante
comunicaciones escritas y reuniones formales e informales. Lo anterior permite considerar otros
puntos de vista, identificar posibles causas de las observaciones, proponer soluciones o mejoras,
comprender mejor la situacin objeto de evaluacin, reducir el tiempo en el proceso de
validacin e ir consolidando los fundamentos del informe de auditora buscando que ste sea
oportuno.
El auditado deber dar respuesta a la observacin dentro del trmino establecido por el equipo
auditor, el cual no podr ser inferior a cinco (5) das hbiles siguientes a su comunicacin.
Cumplidos los trminos, si no se ha obtenido respuesta, los auditores continuarn en mesa de
trabajo definiendo y validando el hallazgo.
El oficio mediante el cual se comuniquen las observaciones al auditado, deber incluir una
solicitud de confirmacin de que su respuesta a las observaciones formuladas estn basadas en
los documentos fuentes nicos existentes a la fecha de su respuesta.
Esta es la nica oportunidad que tiene el auditado para dar respuesta y presentar los documentos
pertinentes para desvirtuar la observacin, garantizando de esta manera el derecho a la
contradiccin y defensa.
La respuesta del auditado a las observaciones comunicadas, puede en ocasiones develar que en
ejercicio de su discrecionalidad la administracin toma decisiones con las cuales el auditor puede
no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es posible que se hayan tomado
basadas en hechos razonables en su momento. En este caso el auditor debe ser lo ms objetivo
posible.
Una vez recepcionadas las respuesta del auditado, el equipo auditor debe proceder a realizar el
estudio de los argumentos expuestos, dejando evidencia en papeles de trabajo del anlisis y
conclusiones realizadas, as como en la ayuda de memoria respectiva
Se debe, en la medida de lo posible, procurar obtener puntos de vista coincidentes, tanto del
auditor como de los funcionarios correspondientes acerca del anlisis sobre ocurrencia de los
hechos; aunque persistan desacuerdos en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de
medidas correctivas en estas circunstancias, las conclusiones deben basarse en los resultados o
el efecto de la decisin.
55
Si definitivamente no es posible llegar a un consenso sobre un determinado asunto, es necesario
informarlo a la entidad, sin perjuicio de dar el trmite correspondiente al hallazgo.
Cuando la respuesta del auditado requiera de niveles superiores de consulta para llegar a un
consenso al interior del equipo auditor, se convocar a la sesin al funcionario competente para
decidir conforme a las normas de administracin del proceso auditor.
A juicio del auditor, se puede realizar una mesa de trabajo con participacin del auditado, con el
propsito de discutir y comprender con mayor acierto, los argumentos planteados en la
respuesta. Lo mismo que en los casos en que se validen hallazgos con presunto alcance fiscal,
para informarle a la entidad sobre dicha decisin.
En los eventos en que no exista acuerdo entre el equipo auditor y el funcionario experto en el
proceso de responsabilidad fiscal acerca de la incidencia fiscal del hallazgo, se convocar a sesin
de mesa de trabajo a los funcionarios de ms alta jerarqua del proceso auditor, al comit tcnico
y de responsabilidad fiscal, para que participen de la evaluacin y definan si existe o no incidencia
fiscal.
Habr de tenerse en cuenta que en los casos excepcionales en los que dentro de la fase de
ejecucin de la auditora y dada la complejidad del asunto no se logre definir la existencia del
hallazgo con incidencia fiscal, tendr que tramitarse la indagacin preliminar con la coordinacin
del rea de responsabilidad fiscal.
La respuesta del ente objeto de control fiscal y las conclusiones que emita el equipo auditor
deben ser registradas en SICA, para ser validadas por el supervisor encargado y monitoreadas
por el Ejecutivo de Auditora y el Directivo Superior de la UE.
56
Trasladar o hacer entrega del hallazgo al funcionario o entidad competente
Los hallazgos con incidencia fiscal, disciplinaria, penal o de otra connotacin, una vez aprobados
por el Comit tcnico o instancia competente para tal fin sern trasladados mediante oficio a las
autoridades competentes con los soportes segn el caso, dentro del trmino mximo aprobado
por los cuerpos colegiados antes mencionados para el traslado de los hallazgos con presunta
incidencia.
El oficio de traslado ser suscrito por el Contralor Delegado Sectorial en el Nivel central o por
el presidente de la colegiatura en el Nivel desconcentrado; o, por el funcionario que segn la
administracin del proceso auditor tenga esa responsabilidad.
Los hallazgos fiscales se trasladarn con el formato establecido para tal efecto (10. Formato
Entrega hallazgos fiscales).
El hallazgo administrativo puede tener varias incidencias, pudiendo dar lugar a su traslado a
diferentes autoridades.
El Supervisor Encargado efectuar seguimiento para verificar que el equipo auditor atienda los
siete aspectos para validar el hallazgo y evaluar que en desarrollo del proceso auditor se haya
obtenido evidencia suficiente y competente para sustentar el hallazgo y su connotacin. Tarea
que ser realizada a travs del mdulo de supervisin de la auditora en SICA; en donde el
supervisor encargado, revisar y visar (aprobar o rechazar, segn el caso), dejando as
trazabilidad de su labor de aseguramiento de calidad, entre los que se destaca, lo referido al
insumo principal del informe de auditora que son los hallazgos de auditora.
En tratndose de hallazgos con incidencia fiscal, tendr en cuenta que se haya aportado evidencia
sobre los presupuestos exigidos por las leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011 para dar inicio a un
proceso de responsabilidad fiscal con o sin imputacin; que para su obtencin el auditor haya
aplicado en debida forma los procedimientos y tcnicas propias del proceso auditor y que de su
obtencin se hayan dejado los registros correspondientes en los papeles de trabajo.
Adicionalmente, debe tener en cuenta que el auditor haya evaluado la respuesta del auditado a
cada una de las observaciones formuladas y los soportes que haya presentado como sustento de
la misma y; que en caso de no encontrar el registro o documento que acredite la accin u omisin
generadora de dao al patrimonio del Estado o que desvirte la indebida gestin o que acredite
la informacin adicional requerida para dar curso al proceso de responsabilidad fiscal, el auditor
haya dejado registro en papeles de trabajo del procedimiento que ejecut para su bsqueda u
obtencin.
57
Hallazgo administrativo con incidencia fiscal
Para la identificacin del hallazgo administrativo con incidencia fiscal, deben tenerse en cuenta,
entre otros aspectos, los que a continuacin se relacionan, contenidos en la Ley 610 del 15 de
agosto de 2000 Por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de
competencia de las contraloras:
Gestin Fiscal. Para los efectos de la presente ley, se entiende por gestin fiscal el conjunto de
actividades econmicas, jurdicas y tecnolgicas, que realizan los servidores pblicos y las
personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos pblicos, tendientes
a la adecuada y correcta adquisicin, planeacin, conservacin, administracin, custodia,
explotacin, enajenacin, consumo, adjudicacin, gasto, inversin y disposicin de los bienes
pblicos, as como a la recaudacin, manejo e inversin de sus rentas en orden a cumplir los
fines esenciales del Estado, con sujecin a los principios de legalidad, eficiencia, economa,
eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoracin de los costos
ambientales. (Art. 3).
Dao Patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por dao patrimonial al Estado
la lesin del patrimonio pblico, representada en el menoscabo, disminucin, perjuicio,
detrimento, prdida, o deterioro de los bienes o recursos pblicos, o a los intereses patrimoniales
del Estado, producida por una gestin fiscal antieconmica, ineficaz, ineficiente e inoportuna,
que en trminos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines
esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o
proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contraloras.
Dicho dao podr ocasionarse por accin u omisin de los servidores pblicos o por la persona
natural o jurdica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o
contribuyan al detrimento al patrimonio pblico. (Art. 6).
58
Elementos del Hallazgo con Presunta Incidencia Fiscal.
Se debern aportar pruebas tiles, pertinentes y conducentes para la demostracin del dao
causado al patrimonio del Estado en ejercicio de la gestin fiscal, aquellas que comprometan la
responsabilidad de sus autores y que permitan establecer la informacin requerida para dar curso
a un Proceso de Responsabilidad Fiscal con o sin imputacin. (Es decir para abrir por
procedimiento verbal u ordinario segn sea el caso.)
Si los documentos soporte son fotocopias tomadas directamente de los documentos que se
encuentran en los archivos que reposan en el auditado, deber acompaarse constancia que
seale en qu diligencia se toma la copia y si la misma se toma de original o de copia autenticada
o simple. Si la prueba es el papel de trabajo o las actas de visita administrativa o inspeccin, stos
deben tener constancia de lugar y fecha de diligenciamiento o realizacin y estar firmado por el
auditor y por los Funcionarios que atendieron la diligencia cuando a esto hay lugar.
Teniendo en cuenta la temtica del hallazgo, los auditores debern recaudar evidencia, entre
otros, de los siguientes aspectos:
59
pblicos o copia de contratos para determinar la responsabilidad para la poca de ocurrencia
de los hechos.
Copias de contratos y sus actas precontractuales, contractuales y postcontractuales,
documentos e informacin sobre obras adicionales, actas de iniciacin, terminacin y recibo
de obra y liquidacin de contratos, pruebas que permitirn profundizar acerca de las
irregularidades relacionadas con el dao y la responsabilidad de los implicados.
Cotizaciones o avalo de bienes y servicios para la fecha de las diversas etapas contractuales
a fin de determinar posibles sobrecostos, aclarando que aquellos que se recauden por
funcionarios de la CGR deben ir dirigidas a nuestra organizacin, teniendo en cuenta que
stas deben referirse a las mismas condiciones de tiempo, modo y lugar.
Actas o documentos de juntas directivas o de socios, o del rgano rector de la entidad,
aprobacin de compras, evaluacin de contratos, de entrega y recibo de inventarios, con los
que se demostrar la gestin del implicado.
Plizas completas de cumplimiento y otras garantas relacionadas con el hecho que se solicita
investigar y que permitirn vincular a la Compaa Aseguradora.
Tarjetas de krdex, comprobantes de egreso e ingreso de bienes. Libros, minutas de entrada
y salida de bienes del almacn de la entidad, que permitirn demostrar el dao.
Comprobantes de pago, recibos de caja, que permitirn demostrar el dao.
Documentos de registro mercantil, de la Superintendencia de Sociedades y otros organismos
de vigilancia y control. Estos conllevan a demostrar la gestin de la entidad, as como la
existencia y representacin legal, lo que servir para vincular a la respectiva Compaa.
Conceptos jurdicos y tcnicos sobre aprobacin de contratos, de prestacin de servicio o de
obra.
Conceptos jurdicos y tcnicos sobre estudio y aprobacin o idoneidad de garantas para
otorgamiento de crditos.
Actas de aprobacin de crditos. Soportes tcnicos y/o contables y financieros sobre el
patrimonio vigente para la poca de la aprobacin del crdito y fecha de desembolso.
Reestructuraciones efectuadas al crdito, indicando montos, fecha y el rgano que lo
aprueba.
Estado actual de la operacin crediticia, indicando fecha de vencimiento de las cuotas y
vencimiento final, si existe recomposicin de cartera, ofertas, etc.
Establecer los hechos, si es del caso, del porqu se encuentra en cobro jurdico y las acciones
adelantadas.
Fundamento concreto sobre la lesin patrimonial. Sealar las razones por las cules el equipo
auditor considera que se lesion el patrimonio pblico.
Estados contables.
Libros de contabilidad y balances.
Informacin y documentos sobre constitucin de parte civil u otras acciones iniciadas por la
entidad para recuperar faltantes fiscales; toda vez que por la ley 190 de 1995 las entidades
estn obligadas a constituirse en parte civil, y la Contralora efectuar seguimiento sobre estas
acciones.
Actas de visitas especiales de la Procuradura o visitas del rgano de control fiscal o informe
de auditoras anteriores.
60
Informes sobre prdida de bienes, siempre que exista gestin fiscal. Copias de actuaciones
disciplinarias o administrativas de control interno de la entidad, por prdida o dao de bienes
o fondos de la nacin.
Informacin y documentos de acciones penales iniciadas por delitos contra las
administraciones pblicas o conexas. Lo que permitir que se ordene la visita fiscal al proceso
y eventualmente ordenar el traslado de pruebas.
Copia de estatutos, resoluciones, directivas, circulares y otros documentos o actos
administrativos que haya proferido el auditado, que regulen su funcionamiento interno y que
tengan relacin con el hecho auditado a investigar. Servir para demostrar la omisin o
extralimitacin en el ejercicio de la gestin fiscal.
Fotografas, cintas magnetofnicas o de vdeo, medios electrnicos, cuadros, pinturas, y
otros documentos relacionados con el hecho sometido a vigilancia fiscal.
Archivos magnticos y los registros en los sistemas de informacin que soportan los
hallazgos detectados por los auditores o los especialistas de TI. En este caso debe
identificarse plenamente el o los archivos que los contienen y sealar el procedimiento
utilizado por el auditor para llegar a las conclusiones emitidas.
Certificacin de la menor cuanta de la Entidad afectada, al momento en el que ocurrieron
los hechos.
Sentencia condenatoria o fallo sancionatorio en contra de los implicados, siempre que en
sta decisin se seale que se obr con dolo o culpa grave, ya que para la responsabilidad
fiscal slo se puede fallar a cualquiera de estos dos ttulos, no por culpa leve. Esta prueba
permitir iniciar el proceso bajo el procedimiento verbal.
En todo caso, el hallazgo fiscal deber acompaarse de los soportes que suministren la
informacin que a continuacin se relaciona, necesaria para proferir auto de apertura de proceso
de responsabilidad fiscal o auto de apertura e imputacin de responsabilidad fiscal.
61
Para garantizar la articulacin entre los Macroprocesos de control fiscal micro y de
responsabilidad fiscal en la determinacin y validacin de hallazgos con incidencia fiscal, se
tendr en cuenta la Gua del Proceso de Responsabilidad Fiscal Ley 610 de 2000 y Ley 1474
de 2011 integradas, o las normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
En esta evaluacin debe tenerse en cuenta los principios de la gestin fiscal fundamentados en
la eficiencia, la economa, la eficacia, la equidad y la valoracin de los costos ambientales, as:
Esto implica que dichos recursos sean aplicados en cantidad y calidad dependiendo de la
necesidad especfica que se tenga de cada uno de ellos.
La Gestin se inicia desde el momento en que le son asignados unos recursos a un administrador,
para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones
directas como el de planear el manejo la adquisicin, mantenimiento, adecuacin, captacin y
conservacin de los mismos.
Eficiencia: Evala la relacin existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los
resultados obtenidos. Tiene dos medidas esenciales: tcnica y econmica. La tcnica es el
resultado de su medicin en trminos fsicos (productividad) y la econmica en trminos
monetarios (costos). Una operacin eficiente produce la mxima cantidad de bienes y/o servicios
con una cantidad adecuada de recursos.
62
La efectividad se puede asimilar al principio de eficacia, en el sentido que sta mide el grado de
cumplimiento de objetivos; sin embargo, no es suficiente medir el cumplimiento de lo planeado
en trminos de cantidad, calidad y oportunidad, sino que es necesario determinar cul fue el
resultado con respecto al impacto esperado. Valoracin de costos ambientales (Ecologa
Desarrollo Sostenible)
Los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo se concretan para su realizacin en proyectos de
inversin pblica, que son el conjunto de actividades que requieren del uso de recursos del
presupuesto pblico, con un inicio y un fin claramente definidos y con una localizacin
geogrfica especfica.
Desde la perspectiva presupuestal, los proyectos de inversin pblica son aquellas erogaciones
susceptibles de causar rditos o de ser de algn modo econmicamente productivas, o que
tengan cuerpo de bienes de utilizacin perdurable, llamados tambin de capital por oposicin a
los de funcionamiento, que se hayan destinado por lo comn a extinguirse con su empleo, como
aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. La caracterstica fundamental de este
gasto debe ser que su asignacin permita acrecentar la capacidad de produccin y productividad
en el campo de la estructura fsica, econmica y social.
La gestin, los programas, proyectos y actividades del Estado deben conducir al crecimiento
econmico, la elevacin de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar la base de los
recursos naturales en que se sustentan, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las
generaciones futuras a utilizarlo para la satisfaccin de sus propias necesidades.
63
La grafica anterior refleja la cadena de valor de lo pblico como objeto de evaluacin en el
proceso auditor, de manera que la auditora se lleve a cabo evaluando la adquisicin de los
recursos, la transformacin en bienes o prestacin de servicios en coherencia con los objetivos
previstos, los resultados y el impacto esperado.
El equipo auditor deber llevar a cabo la evaluacin de la gestin y resultados, que incluye un
examen de los siguientes componentes y sus factores mnimos de evaluacin:
La matriz est disponible en Excel con los porcentajes sealados en esta tabla o para ser ajustados
cuando no se evale uno ms subcomponentes dentro de uno de los componentes, caso en el
cual los dems subcomponentes deben llevarse a base 100. De la misma manera, cuando se
decida no evaluar todo un componente, los dems componentes se califican y el total se lleva a
base 100. Estas modificaciones deben estar debidamente justificadas en el plan de trabajo y
aprobadas en el comit tcnico.
La metodologa a aplicar para evaluar las variables definidas en la matriz anterior ser la adoptada
para la auditora por proyectos.
64
OBJETIVO DE FACTORES VARIABLES A
COMPONENTE PRINCIPIOS
EVALUACIN MINIMOS EVALUAR
Direccin, planeacin,
Procesos organizacin, control
Administrativos (seguimiento y
monitoreo) y ejecucin
Formulacin,
oportunidad
Determinar la confiabilidad de la
eficiencia y la informacin o datos de
eficacia mediante la Indicadores las variables que los
evaluacin de sus conforman, calidad,
procesos utilidad
administrativos, la relevancia y pertinencia
utilizacin de de los resultados
Control de Gestin Eficiencia, indicadores de Manejo de recursos
(20%) Eficacia rentabilidad pblica Gestin pblicos(planeacin,
y desempeo y la Presupuestal y asignacin, ejecucin y
identificacin de la Contractual evaluacin); adquisicin
distribucin del de bienes y servicios
excedente que stas Capacidad para atender
producen, as como la demanda de los bienes
de los beneficiarios o servicios ofrecidos;
de su actividad. para satisfacer
Prestacin del
adecuadamente a los
Bien o Servicio
beneficiarios y usuarios,
en condiciones de
cantidad, calidad, ,
oportunidad, costo,
cobertura y beneficios
Grado de cumplimiento
en trminos de cantidad,
Objetivos calidad, oportunidad y
misionales coherencia con el Plan
Nacional de Desarrollo
Establecer en qu
y/o planes del sector
medida los sujetos
Eficacia, Grado de avance y
de la vigilancia
Economa, cumplimiento de las
EVALUACIN DE GESTIN Y RESULTADOS
65
Establecer si los
EF reflejan
razonablemente el
resultado de sus
operaciones y sus
cambios en su
situacin financiera.
Razonabilidad o
Control Financiero Economa, Establecer si el
Evaluacin Opinin o Concepto
(30%) Eficacia ente objeto de
Financiera
control fiscal realiz
un uso eficiente y
racional de los
recursos asignados y
ejecutados en una
poltica, plan,
programa, proyecto
y/o proceso.
Consiste en obtener
suficiente
comprensin del
control interno y la
importancia que
Evaluacin del Control Interno Eficacia, tiene para facilitar el Calidad,
Concepto
(10%) Eficiencia logro de los Eficiencia
objetivos del objeto
o Ente a Auditar,
segn la
metodologa descrita
en esta Gua.
A continuacin se presenta una descripcin del procedimiento para la evaluacin de las variables,
factores mnimos y principios, correspondientes a cada componente:
Control de gestin: el equipo auditor deber evaluar la eficiencia y la eficacia de los procesos
administrativos, los indicadores, el ciclo presupuestal y la poblacin objetivo y beneficiaria del
ente o asunto auditado. Para cada factor se utilizarn las siguientes variables de evaluacin, as:
Prestacin del Bien o Servicio: Capacidad para atender la demanda de los bienes o servicios
ofrecidos; para satisfacer adecuadamente a los beneficiarios y usuarios, en condiciones de
cantidad, calidad, oportunidad, costo, cobertura y beneficios.
66
Control de resultados: el equipo auditor establecer el grado de cumplimiento de los objetivos
misionales en trminos de cantidad, calidad, oportunidad y su coherencia con el Plan Nacional
de Desarrollo y/o planes del sector.
Control de Legalidad: vverificacin del cumplimiento de las normas externas e internas aplicables
al ente o asunto auditado.
Control Interno: en este aparte se relaciona el concepto sobre la calidad y eficiencia del Control
Interno del ente auditado, resultante de la aplicacin de los procedimientos mencionados en esta
Gua al respecto.
Tambin es necesario tener en cuenta que cuando el auditado es un ente privado, ste
generalmente aplica las normas contables privadas y el PUC privado, establecidos en el Cdigo
de Comercio y en los decretos vigentes.
Estados Contables. Los estados contables bsicos constituyen las salidas de informacin del
SNCP, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios, y presentan la estructura
de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de una entidad
contable pblica, a una fecha determinada o durante un perodo, segn el estado contable que
67
se trate, con el fin de proporcionar informacin sobre la situacin financiera, econmica, social
y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generacin de flujos de recursos.
Los Estados Contables Bsicos deben presentarse en forma comparativa con los del perodo
contable inmediatamente anterior. Los estados contables bsicos son el Balance General, el
Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el
Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los estados contables bsicos forman
parte integral de los mismos. Los estados contables consolidados revelan la situacin, actividad
y flujo de recursos financieros, econmicos, sociales y ambientales, de un grupo de entidades
contables pblicas que conforman centros de consolidacin como si se tratara de una sola
entidad contable, como la Nacin o el Sector pblico, u otros niveles o sectores, a una fecha o
durante un perodo determinado.
Para efectos de determinar la base de las salvedades, se tendrn en cuenta las detectadas en las
cuentas examinadas del activo, pasivo y patrimonio, considerando el principio y el enunciado de
la partida doble. Para el caso de los errores e inconsistencias que se detecten en las cuentas
examinadas del estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental, se cuantificarn
por el efecto neto producido en la cuenta patrimonial resultado del ejercicio.
Tipos de opiniones:
SIN SALVEDADES: es una opinin, en la cual se manifiesta de forma clara y precisa que los
estados financieros en su conjunto expresan en todo aspecto significativo la situacin financiera;
as como, los resultados de las operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados durante el
ejercicio, y contienen la informacin necesaria y suficiente para su interpretacin y comprensin
adecuada, de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los
principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
9Ajuste presentado por la Contralora Delegada de Economa y Finanzas Pblicas y aprobado por Comit Directivo de la
Contralora General de Republica de diciembre 12 de 2014, Acta 009.
68
Aunque la determinacin del tipo de opinin se basa en el criterio profesional del auditor y/o
equipo auditor, ste tipo de opinin es aplicable, cuando se detectan salvedades que tomadas en
su conjunto sean inferiores o iguales al 2% del total de activo, pasivo y patrimonio, considerando
el principio y el enunciado de la partida doble. Por consiguiente permite opinar que los estados
financieros estn razonablemente presentados.
Esta opinin se expresa cuando el auditor bajo su criterio profesional, concluye que:
Que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos materiales, la
conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Que los estados financieros en su conjunto y la informacin reflejada en ellos en su proceso
de registro, movimientos y saldos, se han formulado de conformidad con las normas
prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente
aceptados o prescritos por el Contador General.
Que la informacin suministrada ha sido la necesaria y suficiente para su interpretacin y
comprensin adecuada.
Que no se evidenciaron errores e inconsistencias significativas.
CON SALVEDADES: se expresa cuando el auditor bajo su criterio profesional, concluye que
una opinin sin salvedades, no puede expresarse o que la limitacin sobre el alcance no es tan
material, como para requerir una opinin adversa o una abstencin de opinin.
Aunque la determinacin del tipo de opinin se basa en el criterio profesional del auditor y/o
equipo auditor, este tipo de opinin es aplicable, cuando se detectan salvedades que tomadas en
su conjunto sean superiores al 2% e inferiores o iguales al 10% del total de activos, pasivos ms
patrimonio, teniendo en cuenta el principio y el enunciado de la partida doble, las cuales
consideradas en su conjunto, permiten opinar que los estados contables son razonables, excepto
por o con sujecin a, las salvedades referidas.
La opinin debe expresarse en trminos de "excepto por" o con sujecin a los efectos de los
hallazgos obtenidos para calificar la opinin.
Para efectos de determinar la base de las salvedades, se tendrn en cuenta los hallazgos
evidenciados en los estados financieros considerados en su conjunto.
Errores o incumplimiento de las normas prescritas por las autoridades competentes y los
principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
Utilizacin de principios y normas contables distintas de las normas prescritas por las
autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o
prescritos por el Contador General.
Errores en la informacin registrada en las cuentas.
69
Informacin insuficiente registrada en las cuentas que impide la interpretacin y
comprensin adecuada de las mismas.
Cambios durante el ejercicio con respecto a los principios y las normas prescritas por las
autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o
prescritos por el Contador General, utilizados en el ejercicio anterior (comparabilidad).
Para que el auditor pueda llegar a expresar una opinin adversa o negativa, es preciso que se
hayan identificado incumplimientos de los principios y las normas prescritas por las autoridades
competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el
Contador General, que ocasionan errores e inconsistencias de la informacin financiera, que
afectan a los estados contables.
Bajo esta ltima condicin el auditor deber evaluar si el auditado, estara obstaculizando la labor
de la Contralora General de la Repblica, caso en el cual se sometera a las posibles sanciones
previstas por la Ley.
El auditor en su trabajo para opinar sobre los estados financieros, puede establecer: sub
estimaciones, sobre estimaciones e incertidumbres.
70
se demuestra al efectuar las pruebas de registros, frente a los documentos que soportan la
contabilidad.
Las salvedades en el balance se presentarn por cada una de las cuentas examinadas.
Modelos de Opinin
En nuestra opinin, por lo expresado en los prrafos precedentes, excepto por o con sujecin
a, los estados financieros del auditado XYZ, presentan razonablemente la situacin financiera,
71
en sus aspectos ms significativos por el ao terminado el 31 de diciembre de XXXX y los
resultados del ejercicio econmico del ao terminado en la misma fecha, con los principios y
normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad
universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
En nuestra opinin, por lo expresado en los prrafos precedentes, los estados financieros del
auditado XYZ, no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin
financiera de la XYZ a 31 de diciembre de XXXX y los resultados de sus operaciones por el ao
que termin en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las
autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos
por el Contador General.
Abstencin de opinin:
Cuando el alcance incluya puntos de control, los aspectos especficos evaluados en cada uno de
ellos se tendrn en cuenta para la consolidacin y calificacin de la gestin, por parte de
responsable de auditora y equipo auditor de la sede principal del auditado.
De acuerdo con los resultados obtenidos, se calificar con base en los factores a evaluar de cada
componente, en la matriz anexa, que cuenta con la ponderacin de cada uno de los porcentajes
de tal manera que su agregacin genera la calificacin final de la Gestin y Resultados que ser
Favorable cuando sea mayor a 80 puntos y Desfavorable cuando sea igual o menor a 80
puntos. (11. Matriz evaluacin Gestin y Resultados)
72
MAYOR A 80 PUNTOS FAVORABLE
Consecuentemente, cuando la auditora tenga como alcance fenecer la cuenta, sta se fenecer
con los mismos parmetros.
En uno u otro caso, el prrafo del fenecimiento o no de la cuenta deber incluir su explicacin
por cada uno de los componentes y variables calificadas.
Se justifican los cambios que se presentaron sobre alcance o estrategias de auditora, procesos
significativos, factores riesgo; as mismo, se explican los cambios que present la matriz de riesgo
y se proponen los nuevos macroprocesos y procesos importantes que deban ser incluidos en la
matriz de riesgo con su correspondiente justificacin tcnica. Propuesta que ser analizada por
cada UE y si es pertinente se ajustar desde el mdulo de planificacin y programacin del PVCF,
para generar la nueva matriz de riesgo, que servir para el PVCF de la siguiente vigencia.
73
3.2.1.3. Elaborar Memorando de Preparacin de resultados de Auditora MPRA (Actividad
A7)
La Herramienta SICA pone a disposicin del equipo auditor el Memorando de Preparacin de
resultados de Auditora MPRA, como insumo inicial para la elaboracin del informe. En la
medida que este memorando compendia informacin recopilada en cada una de las actividades
y procedimientos de las fases de planeacin y ejecucin de la auditora, se requiere que cada
integrante del equipo de auditora tenga el debido cuidado y diligencia profesional para redactar
las observaciones, hallazgos, conclusiones, conceptos, opiniones de la auditora, entre otras,
utilizando un lenguaje tcnico, breve, claro y preciso.
Una vez culminada la fase de ejecucin de la auditora el rol Ejecutivo de auditora cierra la
Asignacin de Trabajo (AT) de Ejecucin.
Esta Fase se activa con la creacin, validacin y notificacin de la Asignacin de Trabajo (AT)
de Informe Final, tarea a cargo del Supervisor encargado y del Ejecutivo de auditora.
Objetivo General
Determinar los parmetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la auditora,
con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica
a los auditados y destinatarios correspondientes.
Especficos
Alcance y cobertura
Esta fase inicia con la revisin del Memorando de Preparacin de Resumen de Auditora -MPRA
(documento que en un acpite incluye la totalidad de hallazgos u observaciones de auditora) y
culmina con la firma y comunicacin del informe de auditora.
El Nivel central o la Gerencia Departamental y Distrital Colegiada que consolide, cuando la sede
principal del auditado se encuentre en su jurisdiccin, emitir un solo concepto sobre el avance
74
y/o cumplimiento de la poltica pblica, de la gestin y resultados, un solo concepto de la
calificacin y evaluacin del control interno y/o una sola opinin de los estados financieros,
soportados en los resultados obtenidos tanto por el Nivel central como por los puntos de
control.
En todo caso, cuando la auditora involucre puntos de control, las Gerencias Departamentales y
Distrital colegiadas remitirn al nivel que consolide un reporte de resultados con los hallazgos y
conclusiones correspondientes, que ser insumo para consolidar los resultados del proceso
auditor. El informe consolidado se comunicar al representante legal del auditado, con los
resultados del Nivel central y de los puntos de control.
La Unidad Ejecutora que consolida, tiene autonoma para solicitar los soportes de la connotacin
de los hallazgos con las justificaciones tcnicas y legales a que haya lugar, con el propsito de
analizarlos. Si como resultado de este estudio, en Comit Tcnico se comprueban errores u
omisiones en la definicin de la connotacin, se proceder a realizar el ajuste respectivo e
informar a la Unidad Ejecutora que constituy el hallazgo, para que de alcance al auditado sobre
la connotacin definitiva.
Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe
Preciso
completo. Su redaccin debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.
75
La redaccin debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se
debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que
Conciso se tiene que decir sobre la condicin (situacin detectada); asimismo, se debe incluir la fuente de
criterio, el criterio de auditora, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto
que tiene la situacin detectada por la CGR.
Todos los hallazgos deben reflejar una situacin real, manejada con criterios tcnicos, analticos
Objetivo
e imparciales.
Las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia vlida,
Soportado suficiente, pertinente y competente y la misma debe ser registrada en SICA Actividad A5
procedimiento Estructurar observaciones o hallazgos de auditora.
Oportuno Debe cumplir los trminos de elaboracin, consolidacin, entrega, comunicacin y publicidad.
76
3.3.1.2. Estructuracin del informe
CONTENIDO
1 Cartula
2 Hoja de Presentacin
3 Tabla de Contenido
Hechos Relevantes en el Perodo Auditado
4
(si aplica)
5 Dictamen Integral o carta de conclusiones
6 Resultados de la Auditora
7 Anexos
Esta actividad es realizada por el equipo auditor y el responsable de auditora, con base en los
hallazgos, conclusiones, conceptos y opiniones que se obtengan y aquellos remitidos, por los
lderes de los procesos auditores a los puntos de control, en los reportes respectivos; tanto en el
Nivel central como en las Gerencias Departamentales Colegiadas que consolidan puntos de
control.
El informe se organiza de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, teniendo en cuenta
los siguientes aspectos:
77
contendr una carta de conclusiones que incluya una breve descripcin de los resultados
obtenidos sobre el asunto auditado y un concepto sobre la evaluacin de la gestin fiscal
determinando si el ente objeto de control fiscal realiz un uso eficiente y racional de los recursos
asignados y ejecutados en una poltica, plan, programa, proyecto y/o proceso.
Debe ser de forma y de fondo, encaminada a validar que se haya cumplido con los (el) objetivo(s)
definido(s) en la asignacin de actividades de la auditora y Plan de trabajo. En el evento que se
detecten, inconsistencias y debilidades en los aspectos contenidos, el (los) responsable (s) de la
revisin, validacin y aprobacin del informe debe(n) solicitar las aclaraciones, y/o ajustes
correspondientes, aprovechando la herramienta tcnica que prev SICA denominada Flujo de
revisin de informes o reportes; en donde cada rol que interviene (Responsable de Auditora o
Lder de Auditora, Supervisor Encargado, Ejecutivo de Auditora y Directivo Superior), dejan
la trazabilidad de su labor de revisin, sea porque aprobaron o rechazaron las diferentes
versiones del proyecto informe final o reporte.
Todo informe que se comunique al auditado, debe ser aprobado por el Comit Tcnico
correspondiente, en el cual se declara la conformidad o no del mismo.
Los informes se entienden liberados una vez estn firmados, por las respectivas instancias.
En el Nivel desconcentrado, una vez aprobado el informe por parte del Comit Tcnico, ser
presentado al Comit Tcnico del Nivel central, para la declaracin o no de su conformidad.
Modelo Informe de auditora para Nivel central y desconcentrado (13. Formato Informe de
Auditora)
78
De acuerdo con el objetivo y alcance de la auditora, existen dos tipos o modelos de Informe de
Auditora.
Adems, existe un modelo para el Reporte de los Resultados de las auditoras en los Puntos de
Control.
79
CARACTERSTICA CRITERIOS DE ACEPTACIN O RECHAZO
Para el auditado y punto de control del Nivel central: La revisin final del
informe que firma el Contralor Delegado la debe hacer el Supervisor y el
Director de Vigilancia Fiscal.
Para el auditado con sede en el Nivel desconcentrado: La revisin final del
De validacin informe que firma el Contralor Delegado, la debe hacer el Responsable de
Auditora, el Supervisor y el Director de Vigilancia Fiscal.
En la Gerencia Departamental o en el Nivel central no habr informe para
el punto de control. Se debe garantizar que el Reporte de los Resultados, que
se remite al Nivel central, o donde est la sede principal del auditado,
contenga los hallazgos comunicados y validados.
Para el auditado del Nivel central: El informe de auditora debe ser firmado
por el Contralor Delegado.
Para el auditado con sede en el Nivel desconcentrado: El Informe de
De suscripcin
auditora debe ser firmado por el Contralor Delegado, previa revisin y
validacin del Comit Tcnico del Nivel desconcentrado y declaracin de
Producto Conforme por el Comit Tcnico del Nivel central .
Para el auditado del Nivel central: La remisin del Informe la debe hacer el
Contralor Delegado respectivo.
La publicacin de resultados consolidados debe hacerla el Contralor
Delegado en coordinacin con la Oficina de Comunicaciones de la CGR, o
la dependencia que el Contralor General designe.
De remisin y Para auditados con sede en el Nivel desconcentrado: La comunicacin del
publicacin Informe firmada por el contralor delegado sectorial, la debe hacer el
Presidente de la Colegiatura, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a
su recibo.
La publicacin del informe, la har el Presidente de la Colegiatura, en
coordinacin con la Oficina de Comunicaciones de la CGR, o la
dependencia que el Contralor General designe.
80
NIVEL CENTRAL QUE NO CONSOLIDA
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
REVISAR Y APROBAR
COMIT TCNICO DEL NIVEL CENTRAL
INFORME O
DIRECTIVO SUPERIOR
DECLARARLO NO
CONFORME
NO
COMIT TCNICO DEL NIVEL CENTRAL
APRUE DIRECTIVO SUPERIOR
BA?
SI
FIRMAR Y
COMUNICAR EL
INFORME CONTRALOR DELEGADO SECTORIAL
Activa
Procedimiento
"Conservacin y
FIN
81
NIVEL DESCONCENTRADO QUE NO CONSOLIDA
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
NO
GERENTE DEPARTAMENTAL O CONTRALORES PROVINCIALES, O
VALIDA? SUPERVISORES ENCARGADOS
SI
NO
SI
REVISAR Y APROBAR
INFORME O DECLARARLO
COMIT TCNICO DEL NIVEL CENTRAL
NO CONFORME
NO
SI
82
1
FIRMAR EL INFORME
CONTRALOR DELEGADO SECTORIAL
COMUNICAR EL
INFORME PRESIDENTE DE LA COLEGIATURA DE LA GERENCIA DEPARTALMENTAL
Activa Procedimiento COLEGIAL
"Conservacin y
Preservacin del
Producto"
FIN
Generacin de informe del auditado Nivel central, que consolida resultados de los
Puntos de Control
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
ELABORAR REPORTE DE
RESULTADOS Y REALIZAR EQUIPO DE AUDITORA Y LDER DE
AJUSTES AUDITORA DEL PUNTO DE CONTROL
NO
SI
REVISAR DE FORMA Y REMITE REPORTE DE
FONDO VALIDA? RESULTADOS EJECUTIVO SUPERIOR Y
COMIT TCNICO DEPARTAMENTAL
NO
VALIDA SI
REVISAR DE FONDO DE CONSOLIDA RESPONSABLE DE AUDITORA SEDE
REPORTE
LOS REPORTES RESULTADOS PRINCIPAL DEL AUDITADO
?
SI
EVALUAR Y APROBAR EL
INFORME O DECLARACIN
DEL "PRODUCTO NO
CONFORME"
COMIT TCNICO DEL NIVEL CENTRAL
NO
APRUEBA?
SI
FIRMAR Y COMUNICAR EL
INFORME
FIN CONTRALOR DELEGADO SECTORIAL
Activa Procedimiento
"Conservacin y
Preservacin del Producto"
83
Generacin de informe del auditado con sede en el Nivel desconcentrado, que
consolida resultados.
INFORME DE AUDITORA QUE CONSOLIDA PUNTOS DE CONTROL EN EL NIVEL DESCONCENTRADO
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
ELABORAR REPORTE DE
RESULTADOS Y LDER DE AUDITORA Y EQUIPO
REALIZAR AJUSTES AUDITOR DEL PUNTO DE CONTROL
NO
VALIDA SI
REVISAR DE FONDO DE CONSOLIDAR
REPORTE RESPONSABLE DE AUDITORA
LOS REPORTES REPORTES
?
SI
NO
EVALUAR EL INFORME
SI
EVALUAR Y APROBAR EL
INFORME O
DECLARACIN DEL
"PRODUCTO NO
CONFORME"
COMIT TCNICO DEL NIVEL CENTRAL
NO
APRUEBA
INFORME?
SI
FIRMAR EL INFORME Y
ENVIAR A GERENCIA CONTRALOR DELEGADO SECTORIAL
DEPARTAMENTAL
COLEGIADA
COMUNICAR INFORME
Activa Procedimiento PRESIDENTE DE LA COLEGIATURA DE LA
FIN
"Conservacin y GERENCIA DEPARTAMENTAL COLEGIADA
Preservacin del Producto"
El cierre de la Auditora se da con la reunin final con el auditado y con la publicacin de los
resultados del proceso auditor en los medios de comunicacin, si el Contralor (a) General lo
considera pertinente.
84
La reunin final cierre de auditora con el auditado tiene como nico fin informar sobre la
terminacin del proceso auditor y hacer la entrega de los bienes y documentos facilitados al
Equipo auditor por el auditado para el desarrollo de la auditora.
En los casos en que el informe de auditora incluya resultados sobre la atencin denuncias
ciudadanas, debe garantizarse la respuesta de fondo al ciudadano y la comunicacin a la
Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana, de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento adoptado y dems normas que lo modifiquen o adicionen. Por lo anterior, en el
mdulo de atencin de denuncias de SICA se incluir(n) la (s) respuesta(s) de fondo al
denunciante.
Para la conformacin del Informe de Auditora sobre el Balance General de la Nacin, a cargo
de la Contralora Delegada para Economa y Finanzas Pblicas, las Contraloras Delegadas
Sectoriales debern remitir los resultados de la evaluacin contable de las auditoras practicadas
a los Entes auditados, en la forma, oportunidad y de acuerdo con el procedimiento que establezca
la Delegada de Economa y Finanzas, as como los responsables de su registro en el sistema.
85
4. ACCIONES POST AUDITORA Y EVALUACIN DEL PROCESO AUDITOR
Objetivos
Revisar y calificar el cumplimiento de los objetivos de cada auditora ejecutada por las UE.
Revisar y calificar el desarrollo y aplicacin de la metodologa establecida por la CGR.
Retroalimentar la planeacin estratgica del proceso auditor como valor agregado de los
resultados del proceso de control micro de la CGR.
Efectuar recomendaciones para futuras auditoras
Efectuar autoevaluacin sobre el desempeo del equipo auditor para la consecucin de los
objetivos de la auditora
Generar beneficios del control fiscal
Un resumen ejecutivo con las conclusiones sobre el cumplimiento y alcance de los objetivos
de la auditora
Una opinin del equipo auditor por lo logrado y lo no logrado y
Recomendaciones para las futuras auditoras.
La anterior informacin ser tenida en cuenta en la planeacin estratgica del siguiente Plan de
Vigilancia y Control Fiscal y para el planteamiento de acciones de mejora de la Contralora
General de la Repblica.
El Supervisor Encargado, realizar una sntesis sobre los resultados obtenidos en la auditora al
ente objeto de control fiscal o asunto auditado.
En est acpite y directamente en SICA, el supervisor encargado registrar por cada Auditora
que supervis las conclusiones sobre el cumplimiento y alcance de los objetivos que estaban
planteados tanto en la AT de ejecucin como los objetivos que incorpor en la Actividad
Objetivos Especficos (A1).
86
4.3. Emitir opinin del equipo por lo logrado
El supervisor encargado por cada Auditora que tuvo a cargo, emitir su opinin sobre lo
logrado, para estos efectos evaluar tanto la aplicacin de la metodologa como su
funcionabilidad10 para el desarrollo del proceso.
El supervisor encargado por cada Auditora que tuvo a cargo, emitir su opinin sobre lo no
logrado, enunciando las razones y justificaciones.
El supervisor encargado, como vocero del equipo auditor, relacionar los asuntos que se sugieren
para evaluar en la prxima auditora al ente objeto de control fiscal, enunciando los riesgos que
el equipo identific que le permiten recomendar los asuntos a evaluar.
Semestralmente, con base en la informacin antes enunciada que fue registrada por los
supervisores encargados de cada UE, el Ejecutivo de auditora de la UE presentar al Comit
Tcnico un documento consolidado, al Comit Tcnico, documento que incluir: cumplimiento
de los objetivos propuestos y el logro de los resultados esperados delos procesos auditores, para
lo cual comparar los logros obtenidos vs los esperados y se identificarn las limitantes
presentadas en el desarrollo, tanto internas como externas, es importante indicar limitaciones de
tiempo, talento humano, recursos financieros y otros, que afectaron el normal desarrollo de la
auditora.
As mismo, este documento incluir observaciones y propuestas, tanto de mejora como de temas
para futuros procesos auditores.
Una vez revisado y aprobado el informe consolidado en comit tcnico, se enviar a la Oficina
de Planeacin a ms tardar dentro de los 15 das hbiles siguientes a la culminacin del semestre.
10Funcionabilidad: Significa asegurar que el producto funciona tal como estaba especificado. Que un producto funcione
correctamente es crtico, pero no suficiente, para que ese producto tenga xito. Un producto por s mismo no tiene valor. El
valor se lo da el uso, y el uso lo dan los usuarios. Usabilidad significa que las personas, al usar un producto, pueden hacer sus
tareas de forma rpida y fcil.
87
4.6. Autoevaluacin de desempeo
En este momento, el equipo auditor debe dar a conocer y consignar si fueron ejecutadas las
funciones establecidas para cada rol.
Esta evaluacin se presentar por parte del Supervisor al Comit Tcnico y podr ser insumo
para la evaluacin de desempeo que realice el evaluador peridicamente.
El reporte de beneficios del control fiscal es una forma de medir el impacto del proceso auditor
que desarrolla la Contralora General de la Repblica (CGR); por lo tanto se deber cuantificar
o cualificar el valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal, bien se trate de acciones
evidenciadas, que correspondan al seguimiento de acciones establecidas en planes de
mejoramiento o que sean producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o
advertencias efectuados por la CGR y que exista una relacin directa entre la accin de
mejoramiento y el beneficio.
Objetivos
88
Garantizar que los productos del proceso auditor se generen con la calidad requerida por la
CGR.
A continuacin se presentan las actividades del proceso auditor en cada una de las etapas y fases,
su relacin con los responsables y los registros requeridos para la trazabilidad del proceso.
Planeacin Estratgica
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Actividad Responsable/Rol Registro
Actualizar Plan Nacional de Auditoras Oficina de Planeacin PNA Actualizado
PNA
Elaborar Asignacin de Trabajo (AT) Supervisor Encargado de Auditora AT Registrada en SICA
Aprobar y Comunicar Asignacin de Ejecutivo de la Auditora de la UE AT Aprobada y Comunicada
Trabajo
Declarar impedimentos y Conflictos de Auditor o cualquier rol del proceso Comunicacin o correo
Inters auditor electrnico justificado.
Actualizar Objetivo General y determinar Supervisor Encargado de Auditora Registro Actividad Establecer
Objetivos Especficos Objetivos, en SICA
Comunicar al auditado e instalar auditora Ejecutivo Directivo Superior de la Comunicacin y Ayuda
UE memoria
Fase de Planeacin
Actividad Responsable Registro
Comprender la Asignacin del trabajo AT, Responsable o Lder Ayuda de Memoria
entender los objetivos especficos, comprender la Equipo Auditor Cronograma de la Fase de
matriz de riesgo MR y elaborar Cronograma de la Planeacin
Fase de Planeacin.
Conocer el ente objeto de control fiscal o asunto Responsable o Lder Formato anlisis en detalle del ente o
a auditar y Evaluar Controles Equipo Auditor asunto a auditar.
Matriz de evaluacin de calidad y
eficiencia del Control Interno.
Registros en SICA
Evaluar el riesgo combinado, definir la estrategia Responsable o Lder Matriz de evaluacin de calidad y
de auditora, elaborar plan de trabajo y los Equipo Auditor eficiencia del Control Interno.
programas de auditora. Plan de Trabajo y Programas de
auditora registrados en SICA.
Papeles de Trabajo
SICA
Aprobar Plan de Trabajo y el trmino mximo Comit Tcnico Acta de Comit Tcnico.
para el traslado de los hallazgos con presunta
incidencia
Aprobar programa(s) de auditora Responsable de Ayuda de memoria
Auditora
Lder de Auditora
Fase de Ejecucin
90
Validar y Aprobar observaciones y hallazgos Supervisor encargado Visacin de procedimientos
Comit Tcnico registrados en el mdulo de
supervisin de auditoras SICA
Ayudas de Memoria, Actas de
Comit Tcnico
Verificar el registro en SICA de los resultados de Supervisor encargado Visacin de procedimientos
la auditora. registrados en el mdulo de
supervisin de auditoras SICA
Elaborar memorando de Preparacin de Equipo Auditor. MPRA generado en SICA
resultados de auditora. - MPRA-
Cerrar AT de ejecucin Ejecutivo de Auditora AT de ejecucin cerrada en SICA
Fase de Informe
91
Actividades Generales
92
Analizar y definir estrategias de mejoramiento Comit Directivo Documento con estrategias y Acta
Comit Directivo
Implementar las Estrategias de mejoramiento Dependencias involucradas Plan de Trabajo y soportes de
seguimiento
Cerrar AT de Informe Final Ejecutivo de Auditora AT de ejecucin cerrada en SICA
Comit Directivo
Comit Intersectorial
Comits Tcnicos
Directivo Superior de las Unidades Ejecutores UE (Contralor Delegado Sectorial; Presidente
de la Colegiatura Departamental)
Ejecutivo de Auditora (Directores de Vigilancia Fiscal o un Directivo de la Colegiada que
no sea el presidente de la Colegiatura)
Director de Estudios Sectoriales.
Supervisor Encargado
Supervisor
Responsable de la Auditora
Lder de Auditora (puntos de control del Nivel desconcentrado y Nivel central) y
Equipo Auditor
5.2.1. Comits
La administracin del proceso auditor est apoyada por tres tipos de comits: el Comit
Directivo, el Comit Intersectorial y los Comits Tcnicos. Cada tipo de comit representa un
nivel diferente para el Control Fiscal Micro.
Los Comits operan de acuerdo con los requerimientos especficos durante la administracin
del proceso auditor. Los asuntos tratados por los comits quedarn consignados en actas que
deben ser firmadas por sus integrantes.
La conformacin de ste comit ser definida por el Contralor (a) General de la Repblica
mediante acto administrativo. Sus principales actividades, relacionadas con el proceso auditor,
entre otras, son las siguientes:
Definir parmetros para adelantar los estudios de Polticas Pblicas y/o Sectorial.
93
Definir los trminos de referencia para la elaboracin del Plan de Vigilancia y Control Fiscal.
Determinar los criterios para el desarrollo de procesos auditores intersectoriales,
transversales o cualquiera otra denominacin que determine el Contralor (a) o el mismo
Comit.
Definir las prioridades nacionales que tienen cobertura nacional y que son de inters de la
CGR, del Congreso Nacional o de la Ciudadana, y aprobar las propuestas de prioridades que
presenten las UE.
Aprobar el Plan de Vigilancia y Control Fiscal para cada vigencia, segn la priorizacin de
ente objetos de control fiscal, o asuntos a auditar definidos por las UE.
Aprobar ajustes y/o modificaciones al PVCF.
Realizar el seguimiento a la ejecucin del PVCF de manera permanente a cada UE.
Aprobar los ajustes que se deban realizar al SICA
Aprobar las modificaciones y actualizaciones de la Gua de Auditora
Analizar y definir estrategias para el mejoramiento del proceso auditor.
Garantizar la articulacin de los Macroprocesos de Control Fiscal Micro, Control Fiscal
Macro, Enlace con Clientes y Partes Interesadas y Responsabilidad Fiscal.
Garantizar el cumplimiento de las polticas sealadas por el Contralor (a) General de la
Repblica relacionadas con el PVCF.
Establecer las lneas estratgicas a seguir por las Contraloras Delegadas y las Gerencias
Departamentales para la Formulacin y ejecucin del PVCF.
Este Comit acta cuando se programen y se ejecuten auditoras que involucren temas o asuntos
transversales en dos o ms entes objeto de control fiscal de diferentes Unidades Ejecutoras.
El presidente de comit ser elegido por sus miembros para cada reunin, dependiendo del tema
a tratar, preferiblemente el contralor delegado sectorial que haya sido designado para administrar
el proceso auditor y firmar el informe.
94
Adelantar la Planeacin Estratgica de los entes objetos de control fiscal y/o asuntos a
auditar, que por su naturaleza tengan un inters transversal de dos o ms UE.
Definir cul es la Contralora Delegada Sectorial que tendr a cargo la administracin del
proceso auditor y por ende la responsable de firmar el informe resultante de la auditora que
involucra temas o asuntos transversales en dos o ms entes objeto de control fiscal de
diferentes Contraloras Delegadas Sectoriales
Definir y designar los roles del proceso auditor
Designar un supervisor encargado.
Designar el equipo auditor
Efectuar Seguimiento y monitoreo a la ejecucin de las auditoras intersectoriales en el Nivel
central y desconcentrado.
Validar las actividades del proceso auditor en SICA
Revisar y Aprobar Hallazgos
Analizar y aprobar el proyecto de informe de auditora y darle el tratamiento de producto no
conforme en caso de que haya lugar a ello.
Autorizar bajo concesin la liberacin de un informe o parte de ste y declarar la no
conformidad sobre aquellos hallazgos que a criterio del comit deben profundizarse,
mediante otra auditora o una actuacin especial.
Revisar los informes de auditora, como actividad previa a la suscripcin del Informe.
Validar la reasignacin de roles producto de manifestacin de impedimento o conflicto de
intereses.
Solucionar las controversias tcnicas que surjan en desarrollo del proceso auditor entre los
diferentes niveles de administracin del proceso.
El Comit Tcnico cumple el rol establecido en el numeral 14 del Artculo 11 y referido por el
artculo 22 del Decreto Ley 267 del 22 de febrero de 2000 para el Comit de Evaluacin Sectorial,
en lo correspondiente al Proceso de Control Micro.
El Comit Tcnico opera de acuerdo con los requerimientos especficos durante el proceso
auditor, segn el ente o asunto a auditar.
95
Sus principales actividades, entre otras, son las siguientes:
El Comit Tcnico del Nivel desconcentrado, opera de acuerdo con los requerimientos
especficos durante el proceso auditor, segn el ente o asunto a auditar.
96
Gerente Departamental
Contralores Provinciales
Coordinadores de Gestin
Supervisores Encargados
Responsables de Auditora (Invitados)
Lderes de Auditora (Invitados)y
Dems integrantes del equipo de Auditora (invitados)
5.2.6. Directivo Superior Unidades Ejecutoras Nivel central (Contralor Delegado Sectorial)
97
Presidir los Comits Tcnicos y Comit Intersectorial, este ltimo en el momento que sea
designado.
Revisar que en el PVCF de la UE que dirige se hayan incluido las prioridades nacionales que
defini el Contralor General (a)
Definir las Prioridades de su Unidad Ejecutora
Liderar los comits en donde se aprueban los objetivos generales y especficos que se
incluirn en la Asignacin de Actividades de las auditoras a entes objeto de control fiscal
que tengan sede principal en su jurisdiccin y de las auditoras a puntos de control de su
entidad principal, particular o inversin.
Suscribir la comunicacin dirigida al auditado sobre el inicio del proceso auditor.
Suscribir la solicitud de la Carta de Salvaguarda.
Dirigir la ejecucin del PVCF de su Sector
Firmar y liberar el informe final previa aprobacin del Comit Tcnico.
Realizar el cierre del proceso auditor y remitir el informe al ente auditado o gestor fiscal
correspondiente.
Trasladar los hallazgos a las instancias correspondientes
Validar las actividades que le correspondan segn lo definido en SICA
Analizar las propuestas de modificacin a la metodologa del proceso auditor para contribuir
al mejoramiento de la vigilancia fiscal.
98
Participar en el Comit Tcnico del Nivel central o Intersectorial, donde se presente para su
validacin, el informe correspondiente al auditado de su jurisdiccin.
Trasladar los hallazgos a las instancias correspondientes
Comunicar los informes de auditora en su jurisdiccin
Validar las actividades que le correspondan segn lo definido en SICA
Analizar las propuestas de modificacin a la metodologa del proceso auditor para contribuir
al mejoramiento de la vigilancia fiscal.
Determinar y aprobar el nivel de importancia relativa de los entes objeto de control fiscal.
Aprobar matriz de control
Determinar y aprobar nivel de riesgo de cada ente objeto de control fiscal.
Priorizar entes objeto de control fiscal.
Presentar propuesta de conformacin del equipo auditor.
Recomendar al comit tcnico del Nivel central los objetivos generales y especficos que se
incluirn en la Asignacin de Actividades de las auditoras a entes objeto de control fiscal
que tengan sede principal en su jurisdiccin y de las auditoras a puntos de control de su
entidad principal, particular o inversin.
Aprobar, comunicar y cerrar Asignaciones de Trabajo
Presentar el equipo auditor e instalar la auditora en su jurisdiccin.
Ejecutar PVCF, efectuar monitoreo y seguimiento.
Ejercer la supervisin de los procesos auditores que le designe el Comit Tcnico.
Validar los IMA del Supervisor Encargado.
Revisar Informe de Auditora consolidado y presentarlo ante el Comit tcnico del Nivel
central.
Realizar reunin cierre de auditora.
Facilitar el flujo de informacin entre los actores del proceso auditor para contribuir a la
gestin de la Delegada.
Garantizar la oportuna entrega de los hallazgos con incidencia fiscal.
Responder por el suministro de la informacin relacionada con el proceso auditor a las dems
dependencias de la CGR que la requieran para contribuir al cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Analizar las propuestas de modificacin a la metodologa del proceso auditor para contribuir
al mejoramiento de la vigilancia fiscal.
Gestionar los recursos fsicos, financieros, informticos y documentales necesarios para el
desarrollo del proceso auditor.
Administrar el Talento Humano de la dependencia para garantizar el cumplimiento de los
derechos y deberes de los servidores pblicos, facilitar el desarrollo de las polticas de
personal y fortalecer el clima laboral.
99
Ejecutar las polticas que fije el despacho del Contralor (a) General y las estrategias definidas
por el Comit Directivo y el Comit Tcnico.
Validar las actividades que le correspondan segn lo definido en SICA
Determinar y aprobar el nivel de importancia relativa de los entes objeto de control fiscal,
del Nivel desconcentrado.
Aprobar matriz de control en el Nivel desconcentrado.
Determinar y aprobar nivel de riesgo de cada ente objeto de control fiscal, en el Nivel
desconcentrado.
Priorizar entes objeto de control fiscal, en el Nivel desconcentrado.
Presentar propuesta de conformacin del equipo auditor.
Aprobar, comunicar y cerrar Asignaciones de Trabajo
Ejecutar PVCF, efectuar monitoreo y seguimiento.
Ejercer la supervisin de los procesos auditores que le designe el Comit Tcnico.
Validar los IMA del Supervisor Encargado.
Revisar los informes y reportes de Auditora
Realizar reunin cierre de auditora.
Facilitar el flujo de informacin entre los actores del proceso auditor para contribuir a la
gestin de la Gerencia Departamental Colegiada.
Garantizar la oportuna entrega de los hallazgos con incidencia fiscal.
Validar las actividades que le correspondan segn lo definido en SICA
Participar en las diferentes fases del proceso auditor, desde la perspectiva del anlisis de
poltica pblica, para fortalecer las acciones de vigilancia a los recursos pblicos realizados
por las Direcciones de Vigilancia Fiscal (DVF), a los auditados.
Recolectar, procesar, analizar y evaluar la informacin requerida para elaborar la planeacin
estratgica del proceso auditor, en coordinacin con las Direcciones de Vigilancia Fiscal.
Participar en la Elaboracin de las matrices de importancia relativa y de riesgo, con base en
las polticas del Plan Nacional de Desarrollo, Importancia estratgica de los entes objeto de
control fiscal o asuntos a auditar, los indicadores financieros o no financieros, las reformas
organizacionales y modificaciones de poltica pblica, las prioridades sectoriales de estudio y
100
de anlisis transversales, la cuenta fiscal y los insumos entregados por las DVF sobre
resultados de PVCF anteriores.
Apoyar a los supervisores en la elaboracin de los objetivos generales en las asignaciones de
actividades, aportando los insumos sectoriales pertinentes sobre el ente objeto de control
fiscal.
Apoyar al responsable de auditora y al equipo auditor suministrando informacin y
propiciando espacios que le permita ampliar el conocimiento integral del auditado.
Participar y/o apoyar el proceso auditor, en casos de ser asignado.
Conocer los entes o asuntos a auditar, a su cargo y apoyar tcnicamente el proceso auditor.
Crear y Mantener Asignaciones de Trabajo y remitirlas a validacin del Ejecutivo de
Auditora
Validar los resultados de la auditora, observaciones y hallazgos de auditora
Verificar que el desarrollo de la auditora se haya realizado se haya realizado segn los
objetivos de la asignacin de actividades, el plan de trabajo y los programas de auditora.
Verificar el registro en SICA de los resultados de auditora
Asegurar la calidad de las actividades y procedimientos del proceso auditor
Revisar y visar los papeles de trabajo dejando la trazabilidad de su labor en el Mdulo de
supervisin de SICA
Verificar el cumplimiento del cronograma de auditora
Validar los IMA de los Auditores
Revisar el proyecto de informe y reporte de auditora
Realizar el resumen ejecutivo de las auditoras bajo su supervisin
Evaluar el cumplimiento de los objetivos del proceso auditor, desempeo profesional del
equipo auditor, aplicacin de la metodologa y el sustento probatorio de los hallazgos
Elaborar los IMA de la Actividad de Supervisin.
Solucionar las controversias tcnicas que surjan en desarrollo del proceso auditor en el
equipo auditor.
Velar por el cumplimiento del plan de calidad, seguimiento y medicin del proceso auditor
de las entidades a su cargo.
5.2.12. Supervisor
En las AT de las auditoras a los entes objeto de control fiscal auditados por el Nivel
desconcentrado, se incluir un servidor pblico del Nivel central con el rol de Supervisor, quien
no visar los papeles de trabajo de estos equipos de auditora, por cuanto esta labor es del
Supervisor encargado, pero si realizar permanentemente monitoreo y seguimiento a la labor
tanto del equipo auditor como del supervisor encargado del Nivel desconcentrado, a efectos de
101
garantizar la oportunidad, calidad y consistencia de los registros en el sistema y del producto
informe que ser firmado por el Contralor Sectorial, de la Delegada a la cual est adscrito.
Conocer los entes o asuntos a auditar, a su cargo y apoyar tcnicamente el proceso auditor.
Con base en las matrices de riesgo construidas por la UE, las directrices y lineamientos del
Contralor (a) General, presentar propuesta, al comit tcnico del Nivel central, de objetivos
generales y especficos para la Asignacin de Actividades de las auditoras de las Entidades
principales de la UE a la que est adscrito y, de los puntos de control de las entidades
principales, particulares o inversiones.
Efectuar seguimiento y monitoreo al desarrollo de las auditoras a entes objeto de control
fiscal realizadas por el Nivel desconcentrado, para verificar que las mismas se hayan realizado
en forma oportuna y segn los objetivos de la asignacin de actividades, el plan de trabajo y
los programas de auditora.
Verificar el oportuno registro en SICA de los resultados de auditora
Con base en lo registrado por las UE del Nivel desconcentrado en SICA, revisar el proyecto
de informe y reporte de auditora
Presentar peridicamente al Comit Tcnico del Nivel central reportes sobre el
cumplimiento delos objetivos de la asignacin de actividades, el plan de trabajo y los
programas de auditora y de los cronogramas, de las auditoras realizadas por el Nivel
desconcentrado
Coadyuvar en la solucin de las controversias tcnicas que surjan en desarrollo del proceso
auditor en el equipo auditor.
Comprender la asignacin del trabajo AT, entender los objetivos especficos y la matriz de
riesgo.
Conocer el ente objeto de control fiscal o asunto a auditar.
Elaborar cronograma de las fases de planeacin, ejecucin e informe, en coordinacin con
el equipo de auditora.
Dirigir la evaluacin del riesgo combinado y definir conjuntamente con el equipo auditor la
estrategia de auditora
Dirigir la evaluacin del control interno
Elaborar conjuntamente con el equipo auditor el plan de trabajo
Aprobar programas de auditora
Dirigir la aplicacin de pruebas de recorrido, de cumplimiento y sustantivas
102
Ejecutar los procedimientos de auditora que se le hayan asignado
Estructurar conjuntamente con el equipo de auditora: observaciones, hallazgos.
Comunicar al ente objeto de control de control fiscal las observaciones de auditora
Diligenciar conjuntamente con el equipo auditor, la matriz de gestin y resultados
Revisar el memorando de preparacin de resultados de auditora MPRA
Iniciar flujo de revisin de informe en SICA
Consolidar reportes de puntos de control y elaborar proyecto de informe, conjuntamente
con el equipo auditor.
Elaborar los IMA
Liderar mesas de trabajo
Previa revisin del cumplimiento de lo reglamentado en la Gua de Auditora, proceder a
Firmar en SICA cada procedimiento ejecutado dentro de la auditora
Asistir al Comit Tcnico cuando sea invitado
Reportar beneficios de control fiscal del proceso auditor
Realizar o velar porque en SICA, queden todos los registros y trazabilidad del proceso auditor
a su cargo
El lder de auditora es quien interacta con el auditado, con el responsable de auditora y con el
supervisor encargado.
Comprender la asignacin del trabajo AT, entender los objetivos especficos y la matriz de
riesgo.
Conocer el ente objeto de control fiscal o asunto a auditar.
Elaborar cronograma de las fases de planeacin, ejecucin e informe en coordinacin con el
equipo de auditora.
Dirigir la evaluacin del riesgo combinado y definir conjuntamente con el equipo auditor la
estrategia de auditora
Dirigir la evaluacin del control interno
Elaborar conjuntamente con el equipo auditor el plan de trabajo
Dirigir la aplicacin de pruebas de recorrido, de cumplimiento y sustantivas
Ejecutar procedimientos de auditora que se le haya asignado
Estructurar conjuntamente con el equipo de auditora: observaciones, hallazgos.
Comunicar al ente objeto de control de control fiscal las observaciones de auditora
Iniciar flujo de revisin de reporte en SICA
Preparar con el equipo auditor el proyecto de reporte resultado del proceso ejecutado en el
punto de control.
Liderar mesas de trabajo
103
Previa revisin del cumplimiento de lo reglamentado en la Gua de Auditora, proceder a
Firmar en SICA cada procedimiento ejecutado dentro de la auditora
Elaborar los IMA
Realizar los registros en SICA
Ser enlace con el ente auditado y el responsable de auditora.
Asistir al Comit Tcnico del Nivel desconcentrado cuando sea invitado.
Reportar los resultados del proceso al Responsable de Auditora previa aprobacin del
Comit.
Reportar beneficios de control y vigilancia fiscal del proceso auditor
Comprender la asignacin del trabajo AT, entender los objetivos especficos y la matriz de
riesgo.
Conocer el ente objeto de control fiscal o asunto a auditar.
Elaborar cronograma de las fases de planeacin, ejecucin e informe.
Realizar pruebas de recorrido para identificar los controles existentes en cada proceso
significativo o lnea de auditora.
Definir el riesgo combinado y la estrategia de auditora
Elaborar el plan de trabajo y sustentarlo.
Elaborar programas de auditora
Determinar la muestra de auditora.
Evaluar diseo y efectividad de controles
Ejecutar procedimientos de auditora
Actualizar matriz de riesgos en SICA y justificar cambios
Estructurar observaciones y hallazgos con la respectiva evidencia que soporta el no
cumplimiento del deber ser criterio de auditora.
Presentar y validar los hallazgos en mesa de trabajo.
Analizar respuestas del auditado y dejar evidencia en papeles de trabajo de su estudio y
conclusiones.
Diligenciar la matriz de gestin y resultados
Conceptuar sobre la Gestin y resultados del auditado.
Elaborar el memorando de preparacin de resultados de auditora MPRA
Elaborar y sustentar el proyecto de reporte y realizar los ajustes requeridos.
Elaborar los IMA
Participar en las mesas de trabajo
Realizar los registros en SICA
Cuando se hace referencia al equipo auditor, se incluye en ste al Responsable de Auditora y/o
al Lder de Auditora, quienes lideran y orientan el desarrollo del proceso auditor.
104
5.2.16. Funcionario Experto del Proceso de Responsabilidad Fiscal
En el Nivel central la designacin de este funcionario, la realiza el comit tcnico cuando este
funcionario pertenezca a la planta de la respectiva Delegada o solicitar a la Contralora Delegada
para Investigaciones la designacin del mismo.
Las mesas de trabajo son espacios conversacionales que se dan durante todo el proceso
auditor. Es una herramienta fundamental para el desarrollo de la Auditora, puesto que se
constituye en elemento integrador del proceso, posibilita la interaccin permanente entre los
profesionales auditores y contribuye a su dilogo constructivo para mantenerse enterado sobre
avances, resultados y acciones que se den durante el proceso. Los resultados de cada mesa de
trabajo, se plasman en una ayuda de memoria y se cargan en SICA
El anlisis y solucin de las controversias se debe surtir durante el proceso auditor por cada uno
de los roles e instancias definidas en la presente Gua. Si las instancias correspondientes de la
UE no soluciona la controversia tcnica se proceder as: Si la UE es del Nivel central, solicitar
un equipo de expertos tcnicos designado por el Contralor (a) General de la Repblica, con el
nico propsito de apoyarse para la solucin de la controversia; por tanto, este equipo no se
constituye en instancia de decisin; si la UE est en el Nivel desconcentrado se informa la
controversia al Directivo Superior de la UE del Nivel central para que este proceda de
conformidad.
105
El equipo de expertos tcnicos sesionar cuando se requiera, caso en el cual se convocar con
una antelacin no inferior a cinco (5) das hbiles y en ejercicio de su competencia podr practicar
las investigaciones y pruebas complementarias que considere necesarias.
El equipo de expertos tcnicos como resultado de sus actuaciones deber entregar el concepto
y/o informe al Contralor (a) General y/o al Directivo Superior de la UE, segn corresponda.
El Directivo Superior de la UE, podr suspender los trminos establecidos para el proceso
auditor con el propsito de adelantar las diligencias que consideren necesarias para solucionar la
controversia, de dicha situacin debe informar a la respectiva Contralora Delegada Sectorial y a
la Oficina de Planeacin para la respectiva modificacin del PVCF.
La primera controversia que se puede presentar es al interior del equipo auditor, controversia
que se comunicar al supervisor encargado de auditora, quien en mesa de trabajo bajo su
orientacin, plantear las alternativas de solucin y las acciones a emprender para dar solucin a
la controversia, dejando el registro en la ayuda de memoria; as mismo, se har responsable del
seguimiento y cumplimiento de las medidas adoptadas y del registro del desenlace y finalizacin
de la controversia en las ayudas de memoria siguientes.
106
La ltima instancia de solucin de controversias la tiene el Directivo Superior de la UE y/o
Comit Tcnico de la respectiva Contralora Delegada Sectorial, quienes para soportar
tcnicamente la decisin, cuentan con el apoyo de sus asesores de gestin y de la Direccin de
Estudios Sectoriales
En cualquiera de los casos, donde se genere controversia de ser necesario el comit tcnico,
podr designar un equipo Ad-Hoc que apoye la solucin de controversia.
El propsito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar todos aquellos aspectos
importantes de la auditora que proporcionan evidencia de que su trabajo se llev a cabo de
acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas. Estos deben ser legibles, lgicos
completos, fciles de entender y estar diseados tcnicamente.
Los papeles de trabajo se deben elaborar en formato electrnico, digital u otros medios
similares. Los papeles de trabajo preparados en forma electrnica deben someterse a los
mismos estndares de calidad establecidos para la preparacin, revisin y retencin de los
papeles de trabajo en papel o manuales.
En cumplimiento de la poltica de Cero Papel establecida por la CGR, los papeles de trabajo
de la auditora deben ser elaborados o convertidos a medio electrnico, para ser registrados
directamente en SICA y contarn con la respectiva firma tanto del Responsable o del Lder de
Auditora como del Supervisor Encargado de la UE.
107
Si algunos papeles de trabajo quedan en medio impreso o fsico, estos sern entregados al
archivo de gestin de la dependencia, en el Nivel central con copia al Ejecutivo de Auditora
(Director de Vigilancia Fiscal) y en el Nivel desconcentrado al Directivo Superior de la UE
(Presidente de la Colegiatura Departamental Colegiada), dentro de los cinco (5) das hbiles
siguientes al cierre de la AT de Informe Final.
Para la conservacin y custodia de los papeles de trabajo del proceso auditor se ha dispuesto
de una tabla de retencin documental ajustada al Sistema Integral de Control de Auditora
SICA, con el fin de garantizar la debida integridad de los documentos del proceso auditor.
Para relacionar en forma detallada el registro y conservacin de los papeles de trabajo y los
archivos de la auditora en forma digital o electrnica en SICA, se ha dispuesto un ndice
Virtual que considera cada tipo de archivo (Permanente, General y Corriente), al igual que
cada fase del proceso (Planeacin, Ejecucin, Informe y Supervisin), para lo cual se debern
relacionar en dicho ndice todos los papeles de trabajo de la auditora, clasificados segn el tipo
de archivo al que pertenecen y fase a la que corresponden.
En el siguiente cuadro se refleja el contenido del ndice Virtual de los papeles de trabajo de
los diferentes tipos de archivos y fases de la auditora.
CLASE DE ARCHIVO
UBICACIN EN SICA
GENERAL
Fase Ref. P/T Contenido Mdulo Actividad Procedimientos
AG2 A2.1 a A2.4
N/A Informes Entidad Auditoras A2
AG6 Conocer Entidad
A6.3 (Comentario del
Trabajo Efectuado);
A8.1
(Envo Pre informe de
Observaciones
Comunicaciones Comunicacin
N/A AG8 Auditoras A6 y A8
Oficiales Observaciones y otros
oficios despachados)
A8.2
(Recepcin
Respuestas y otros
oficios recibidos)
Mis IMA Informes
Informes y novedades Asignacin
N/A AG10 IMAS Mensuales de
de personal (IMAS) Trabajo AT
Actividades
108
A6.3
Comentarios trabajo
N/A AG14 Ayudas de Memoria Auditoras A6
efectuado Ayudas
Memoria (A.M)
CLASE DE ARCHIVO
UBICACIN EN SICA
CORRIENTE
Fase Ref. P/T Contenido Mdulo Actividad Procedimientos
ndice Archivo
ACP0
Corriente Planeacin
Asignaciones de
Asignacin Trabajo
Asignacin de
ACP2 Trabajo y ATs y A1 A1 a A5 (Establecer
Actividades
Auditoras los Objetivos de la
Auditora)
A6.3
Comentario del
Cronograma Trabajo efectuado
ACP4 actividades Auditoras A6 (cronograma fase de
fase planeacin planeacin como
anexo de la ayuda
memoria)
A2.1
Funciones y
actividades de las
entidades
A2.2 Identificar
Conocimiento personal clave de la
ACP6 Auditoras A2
de la entidad entidad
A2.3 Conocer la
funcin de auditora
interna
Planeacin
A2.4
Evaluar Controles Auditoras A2 Evaluacin Riesgo
Control Interno
A4.1
Evaluacin del
Auditoras A4 Evaluar Riesgo
Riesgo Combinado
Combinado
ACP7
A3.1 a A3.3
Asociar
Asociar Macroprocesos,
Macroprocesos, Procesos y Factores
Auditoras A3
Procesos y Factores de Riesgo y Definir
de Riesgo Procesos
Significativos
A4.2 estrategia de
Auditora
Plan de trabajo y
ACP8 Auditoras A4 A4.3
Anexos
Programacin
Auditora
Programas de A4.3 Programacin
Auditoras A4
Auditora Auditora
ACP10 Programas de A5.1
Auditora Auditoras A5 Programa de
Procedimientos Pruebas
ndice Archivo
Ejecucin ACE0
Corriente Ejecucin
109
CLASE DE ARCHIVO
UBICACIN EN SICA
CORRIENTE
Fase Ref. P/T Contenido Mdulo Actividad Procedimientos
Evaluacin Calidad y A2.4
ACE2 Eficiencia Control Auditoras A2 Evaluacin Riesgo
Interno CI
A5.2
Auditoras A5
Ejecutar Pruebas
Desarrollo
ACE4 A5.3
Procedimientos
ACE10 Anlisis Resultados
Auditora Auditoras A5
Pruebas
A6.1 y A6.2
Actualizacin matriz
Actualizacin Matriz
de riesgo de la
ACE12 y Justificacin de Auditora A6
entidad y
Cambios
Justificacin de
cambios
Generar Memorando
de Preparacin y A7.2
ACE14 Auditora A7
Resumen de Preparar MPRA
Auditora MPRA
ndice Archivo
ACI0
Corriente Informe
Formato de
A8.3
ACI2 trazabilidad de Auditoras A8
Envo Informe Final
hallazgos
Formato de entrega A8.3
ACI4 Auditoras A8
Hallazgos fiscales Envo Informe Final
Reporte de
Informe Resultados de A8.3
ACI6 Auditoras A8
Auditora de Puntos Envo Informe Final
de control
A8.1 A8.2 A8.3
(Envo Pre informe
Informe Final,
Comunicacin
ACI8 Anexos y Anlisis Auditoras A8
Observaciones y
Respuesta Entidad
otros oficios
recibidos)
ndice Archivo
ACS0 Corriente
Supervisin
A6.3
Comunicaciones
ACS2 Auditoras A6 Comentarios trabajo
oficiales
efectuado
Supervisin A1.1 a 1.5 y A9.1 a
Auditoras
Papeles de Trabajo A1 y A9 A9.2
ACS4 Supervisin de
Supervisin Visacin Visacin de
Auditoras
Actividades
A9.2
Auto Evaluacin
ACS6 Auditoras A9 Evaluacin Equipo
Equipo Auditor
Auditor
110
El proceso de preservacin de los papeles de trabajo, inicia desde cuando se originan y hasta la
disposicin final de los mismos; los documentos solicitados al Ente objeto de control o asunto
auditado y dems documentos que sirven de soporte a la auditora deben ser entregados y
reportados de acuerdo al medio utilizado y a la naturaleza del documento y registro observando
las tablas de retencin documental vigente.
Con lo anterior, permite contar con informacin ntegra, confiable y oportuna que facilita la
toma de acciones para la ejecucin de los objetivos del Plan de Vigilancia y Control Fiscal
(PVCF) y el acatamiento al Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad, procurando el
mejoramiento continuo en el ejercicio del control fiscal.
Para el informe de auditora las no conformidades son de origen interno. Esto significa que la
no conformidad se evidencia al interior de la CGR antes de liberar el producto.
De acuerdo con las normas tcnicas de calidad, la CGR debe tratar los informes no conformes
mediante la utilizacin de una de las siguientes acciones:
Tomar acciones para eliminar la causa de la no conformidad detectada antes de la liberacin
del informe.
Si fuere el caso, autorizar su uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por el Directivo
Superior de la Unidad Ejecutora UE.
111
En todo caso, la respectiva Unidad Ejecutora UE tomar acciones para prevenir que en
futuros procesos auditores, se presenten las causas que generan estas no conformidades.
La Unidad Ejecutora UE que consolida el Informe de Auditora, puede declarar como producto
No conforme, a los reportes que presenten las Gerencias Departamentales Colegiadas, para
consolidacin del Informe, cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:
Se puede identificar como producto No conforme, a los informes que presenten las siguientes
condiciones:
El Directivo Superior de la Unidad Ejecutora UE, cuando lo considere necesario podr liberar
bajo concesin de manera parcial el informe de auditora, con los hallazgos validados y
aprobados en Comit Tcnico. Los aspectos declarados no conformes deben ser objeto de una
nueva evaluacin.
La CGR debe preservar la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al
destino previsto. Esta preservacin debe incluir la identificacin, manipulacin, embalaje,
almacenamiento y proteccin. En todo caso, se debe aplicar el procedimiento de preservacin
del producto informe definido en el SIGCC.
112
6. PROCEDIMIENTO ESPECIALIZADO PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL
FISCAL DE LOS RECURSOS DE REGALAS
Para lograr este fin, se presenta el procedimiento especializado que establece los criterios de
control, evaluacin y seguimiento para el control macro y micro, as como los lineamientos de
coordinacin entre ambos, con el propsito de emitir un pronunciamiento oportuno sobre la
gestin fiscal de las regalas, en perspectiva de la verificacin del cumplimiento de los objetivos
y fines establecidos en la Constitucin y la Ley.
Para ejercer el control y vigilancia a los recursos de regalas, es necesario tener en cuenta las
siguientes particularidades:
gestin fiscal de la administracin y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nacin. La vigilancia de
la gestin fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestin y de resultados, fundado en la eficiencia, la
economa, la equidad y la valoracin de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la Contralora
podr ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.
113
1. El control se ejerce sobre un recurso especfico - regalas.
3. El control fiscal abarca el ciclo de regalas, definido en la Ley 1530 de 2012 como se ilustra a
continuacin:
Este procedimiento especializado comprende tres acpites: marco normativo, marco conceptual
y marco metodolgico para la vigilancia y control fiscal de las regalas, desde las perspectivas
macro y micro.
114
NORMA TEMTICA
Ley 1530 de 17 de mayo de Por la cual se regula la organizacin y el funcionamiento del Sistema General de
2012 Regalas.
Ley 141 de 28 de junio de
Por la cual se crea el Fondo Nacional de Regalas, la Comisin Nacional de Regalas
1994
Ley 685 de 2001 Cdigo de
Cdigo de Minas
Minas
Por la cual se decreta el presupuesto del sistema de Regalas para La vigencia fiscal
Ley 1744 de 2014
del Bienio del 1 de enero de 2015 al 31 de diciembre 2016
Decretos
Decreto 4972 del 30 de Por la cual se define el procedimiento y plazo para la liquidacin del Fondo
diciembre de 2011 Nacional de Regalas.
Por el cual se reglamenta la organizacin y funcionamiento de las OCADs y sus
Decreto 1075 del 22 de mayo
Secretarias Tcnicas, de acuerdo con lo establecido en el artculo 6 de la Ley 1530
de 2012
de 2012.
Decreto 1076 del 22 de mayo Por el cual se reglamenta la administracin del fondo de Ahorro y Estabilizacin
de 2012 del SGR.
Decreto 1077 de 22 de mayo Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1530 de 2012 en materia presupuestal
de 2012 y se dictan otras disposiciones
Decreto 1252 de 14 de junio Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con la participacin de los
de 2013 delegados del Gobierno Nacional en los rganos colegiados OCAD
Decreto 817 del 28 de abril
Por el cual se modifican parcialmente los Decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013
de 2014
Decreto 1118 de 17 de junio
Por el cual se modifican los Decretos 3517 de 2009 y 1832 de 2012
de 2014
Decreto 1912 de 1 de Por el cual se prorroga el plazo de liquidacin del Fondo Nacional de Regalas en
octubre de 2014 liquidacin y se dictan otras disposiciones
Acuerdos de la Comisin
Ver Anexo 17 Marco normativo Sistema General de Regalas - SGR
Rectora
Sentencias Corte
Ver Anexo 17 Marco normativo Sistema General de Regalas - SGR
constitucional
Conceptos Consejo Estado Ver Anexo 17 Marco normativo Sistema General de Regalas - SGR
115
NORMA TEMTICA
Leyes
Ley 42 de 26 de enero de
Sobre la organizacin del sistema de control fiscal financiero y los organismos que
1993; Derogados Arts. 50 a
lo ejercen
64 y 72 a 89
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin,
Ley 1474 de julio de 2011.
investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la
Estatuto Anticorrupcin
gestin pblica.
Decretos
Mediante el cual se dictan normas sobre organizacin y funcionamiento de la
Decreto Extraordinario 267
Contralora General de la Repblica; se establece su estructura orgnica; se fijan
de 22 de febrero de 2000.
las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones
Por el cual se establece la nomenclatura y clasificacin de los empleos de la
Decreto 269 de 2000
Contralora General de la Repblica y se dictan otras disposiciones
Con el propsito de fortalecer el ejercicio del control fiscal, la Ley 1530 de 2012
Decreto 1539 del 17 de Julio dispuso la creacin de empleos de la planta temporal que regulan el
de 2012 funcionamiento del Sistema General de Regalas, para fortalecer la labor de
vigilancia y el control fiscales de los recursos del Sistema General de Regalas.
116
Fiscalizacin17. La Ley la define como
el conjunto de actividades y procedimientos que se llevan a cabo para garantizar el cumplimiento
de las normas y de los contratos de exploracin y explotacin de recursos naturales no
renovables, la determinacin efectiva de los volmenes de produccin y la aplicacin de las
mejores prcticas de exploracin y produccin, teniendo en cuenta los aspectos tcnicos,
operativos y ambientales, como base determinante para la adecuada determinacin y recaudo de
regalas y compensaciones y el funcionamiento del Sistema General de Regalas.
117
Conceptos de distribucin SGR
Destinacin24. Se relaciona directamente con la inversin de los recursos del SGR, para lo cual
la Ley establece que
se podrn financiar proyectos de inversin y la estructuracin de proyectos, como componentes
de un proyecto de inversin o presentados en forma individual. Los proyectos de inversin
podrn incluir las fases de operacin y mantenimiento, siempre y cuando est definido en los
mismos el horizonte de realizacin. En todo caso, no podrn financiarse gastos permanentes.
La financiacin de los proyectos debe surtir el trmite ante el OCAD 25 respectivo, el cual
adelantar la evaluacin de caractersticas 26 como: la pertinencia, viabilidad, sostenibilidad,
impacto y articulacin con planes de desarrollo de los mismos, bajo los principios de Buen
Gobierno.
118
OCAD Tringulo de Buen Gobierno
6.3.1.1. Objetivos.
La Ley 1530 de 2012 busc fortalecer el control y vigilancia al Sistema General de Regalas-SGR,
dispuso la creacin de los empleos en la CGR necesarios para tal efecto, y que el Sistema de
Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluacin, SMSCE, en cabeza del DNP, incorpore las
metodologas y procedimientos para suministrar la informacin que requiera la CGR.
La evaluacin y seguimiento desde el control macro al SGR debe dar cuenta de dos momentos:
un primer perodo 2012 y bienio 2013-2014, y un segundo de 2015-2016, que requerir un
seguimiento en tiempo real, junto con los presupuestos bienales siguientes.
119
El control y vigilancia fiscal a los recursos de regalas debe tener una perspectiva territorial,
teniendo en cuenta que se trata de ejercer control sobre un recurso, no sobre las entidades,27cuyo
objetivo es contribuir a avanzar en equidad y convergencia regional. La perspectiva territorial
significa que los resultados de la aplicacin de las regalas se evalen en funcin de las necesidades
de la poblacin, en regiones especficas.
Los objetivos planteados para el control macro estarn en armona con el plan estratgico de la
CGR 2014-2018 que seala como uno de los objetivos estratgicos: fortalecer el modelo de la
vigilancia y control fiscal orientado a resultados efectivos y a la mejora de la gestin pblica y
ejercer el control fiscal macro a las polticas pblicas en sus objetivos de mediano y largo plazo.
En cada una de las fases del ciclo de regalas el control macro concentrar sus acciones de
verificacin a fin de lograr una visin transversal de todo el sistema, para ello se tendrn en
cuenta los elementos que conforman el enfoque, alcance y fuentes del control fiscal macro,
descritos en el anexo 18.
Igualmente se incorporan herramientas para la vigilancia y control fiscal de las regalas, que dan
cuenta del ciclo y de los macroprocesos de regalas en general.
El control macro tendr una participacin activa tanto en la configuracin de las matrices de
riesgo como en la planeacin estratgica del Plan de Vigilancia y Control Fiscal. Configurar el
mapa de riesgo del SGR, tomando como insumo, entre otros, las matrices de riesgo de cada ente
objeto de control fiscal (entidades nacionales y territoriales).
La Planificacin del Plan de Vigilancia y Control Fiscal (PVCF) desde la perspectiva micro,
consiste en la identificacin de los recursos de regalas para evaluar sus procesos de generacin,
reparticin y aplicacin, as como las polticas pblicas, planes, programas, proyectos, procesos
o temas de inters que deben ser auditados durante un perodo, atendiendo los lineamientos
estratgicos del Contralor General de la Repblica y la priorizacin que se obtiene de la
27La CGR ejerce control sobre entes objeto de control fiscal y su estructura es sectorial. En el caso de las regalas se ejerce control
sobre unos recursos especficos, que ejecutan los entes territoriales a travs de proyectos transversales a distintos sectores.
120
combinacin del riesgo estratgico (Matriz de Importancia Relativa MIR y asignacin de
recursos) y del riesgo en la gestin de los recursos de regalas (matriz de riesgo MR).
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
DEFINIR LA PRIORIZACIN
(RANKING) DE ENTES SUJETOS
COMIT TCNICO DE REGALAS
DE CONTROL FISCAL PARA LOS
RECURSOS DE REGALAS
DEFINIR Y APROBAR
COMIT TCNICO DE REGALAS Y COMIT DIRECTIVO
PRIORIDADES NACIONALES Y
DEL COMIT TCNICO DE
REGALAS
FIN
Para la planificacin del PVCF del recurso de regalas se deben utilizar entre otros, los siguientes
componentes:
121
auditar. En lo referente a las entidades del orden nacional y particulares que administren recursos
del SGR, la evaluacin se realizar desde las Contraloras Delegadas Sectoriales, acorde con la
sectorizacin definida y siguiendo las directrices y lineamientos del Contralor General de la
Repblica y de la Planta Temporal de la CGR (Regalas).
El riesgo28 estratgico de los entes territoriales para el manejo de los recursos de regalas, en la
ptica del evaluador fiscal (CGR) se establece por relacin directa de amenazas (A),
vulnerabilidades (V), indicadores de riesgo (Ir). Se obtiene calificando el resultado de la
conjugacin de A, V, Ir, en una escala cualitativa ALTA si el resultado de riesgo es mayor a 4,
MEDIA de 2 a 4 y BAJA, si el resultado es menor a 2.
Matriz de amenazas. La amenaza puede entenderse como un peligro que est latente, que
todava no se desencaden, pero que sirve como aviso para prevenir o para presentar la
posibilidad de que s lo haga.29
28El riesgo se define como la combinacin de la probabilidad de que se produzca un evento y sus consecuencias negativas.
Fuente del 25/02/2015:
http://www.ciifen.org/index.php?option=com_content&view=category&id=84&layout=blog&Itemid=111&lang=es
29 Fuente: 25/02/2015 Definicin ABC: http://www.definicionabc.com/general/amenaza.php#ixzz3SnA2nhRc
122
Se identifica el listado de amenazas, se ponderan porcentualmente sobre la base del 100%, se
califican de 1 a 5 y el resultado es la relacin directa de las B y C. Si el resultado es menor de 2
se considera amenaza BAJA, entre 2 y 4 es MEDIA y mayor a 4 es ALTA.
Calificacin de amenazas
ENTE A B C
RESULTADO
TERRITORIAL AMENAZAS PONDERACIN CALIFICACIN
An1 % B*C Alto, medio o bajo
ETn
An2 % B*C Alto, medio o bajo
TOTAL 100% An Alto, medio o bajo
* El formato de presentacin que se ilustra, est sujeto a cambios segn los requerimientos en su operativizacin
Fuente: Planta Temporal de la CGR
Calificacin de vulnerabilidad
ENTE A B C
RESULTADO
TERRITORIAL VULNERABILIDADES PONDERACIN CALIFICACIN
V n1 % B*C Alto, medio o bajo
ET n
V n2 % B*C Alto, medio o bajo
TOTAL 100% Vn Alto, medio o bajo
* El formato de presentacin que se ilustra, est sujeto a cambios segn los requerimientos en su operativizacin
Fuente: Planta Temporal de la CGR
Indicadores de Riesgo Ir. El indicador de riesgo responde a los antecedentes del ente
territorial que permiten establecer la frecuencia o recurrencia de riesgos. Como desarrollo inicial
del procedimiento especializado se tendrn en cuenta los siguientes indicadores:
Riesgo dao patrimonial: # de hallazgos con incidencia fiscal/# total de hallazgos con otras
incidencias (penales, disciplinarios) en la ltima actuacin de control fiscal en el ente
territorial. Fuente: informes de auditora regalas
123
Procesos de saneamiento fiscal del ente territorial: Si tiene procesos de saneamiento se le
asigna un valor de 1.0 como magnitud, de lo contrario se le asigna un valor de cero (0) Fuente
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
* Nota: estos indicadores son actualizables y podrn modificarse o adicionarse para cada
vigencia segn lineamiento de la Alta Direccin. Igualmente se podrn incluir
individuamente en la herramienta SICA o a travs del clculo mostrado anteriormente.
La definicin de estos indicadores obedece el inters de la Alta Direccin, motivo por el cual se
considera que, los mismos pueden variar de composicin, as como de estructura.
Las herramientas descritas en este literal a, determinan la informacin que permitir construir en
el SICA, la MIR aplicada a los administradores o gestores de recursos de regalas.
124
b. Riesgo del ente objeto de control fiscal frente a la gestin de los recursos de regalas (Matriz
de Riesgo)
La asignacin de los pesos o ponderadores para macroprocesos, procesos y factor de riesgo son
parametrizables de acuerdo con la relevancia de cada uno de stos en los entes objeto de control
fiscal.
Para la fiscalizacin del SGR, se han elaborado e incluido en el SICA cuatro (4) macroprocesos,
compuestos por diez (10) procesos y 7 factores de riesgo aplicables, de los cuales tres (3)
macroprocesos se incorporan en las matrices de riesgo de las entidades del orden nacional que
estn a cargo por sectorizacin de las Contraloras Delegadas Sectoriales 31 , y uno (1) el
macroproceso referido a la aplicacin de recursos de regalas para inversin y funcionamiento a
cargo de la entidades territoriales ser considerado en las matrices de riesgo que construya la
planta temporal de la CGR. En lo relacionado con la aplicacin de recursos en las corporaciones
autnomas regionales y Cormagdalena, se incorpora el macroproceso en las MR creadas por las
Contraloras Delegadas correspondientes, atendiendo los lineamientos y directrices de los
Grupos Internos de Trabajo (GIT) Macro y Micro Regalas.
31Independiente de la estrategia que se defina para adelantar la vigilancia y control fiscal micro sobre los macroprocesos
generacin, reparticin y aplicacin de recursos de regalas para ahorro
125
EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS FACTORES DE RIESGO
LEGALIDAD. Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas
al cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, no se hayan realizado de conformidad con las
normas constitucionales, legales y reglamentarias que le son aplicables.
OPORTUNIDAD. Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole,
referidas al cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, se lleven a cabo por fuera de los
trminos establecidos para su ejecucin, generando perjuicios para los intereses de la entidad y por ende afectando
el bienestar de la comunidad o poblacin objeto.
Este Macroproceso con los tres procesos que lo componen se incluir en las matrices de riesgo
de Agencia Nacional de Hidrocarburos ANH, la Agencia Nacional Minera ANM y
Ecopetrol, entidades sectorizadas en la Contralora Delegada para el sector de Minas y Energa:
126
El proceso de distribucin se incorporar en la matriz de riesgo del Departamento Nacional de
Planeacin DNP y el proceso de giro en la matriz de riesgo del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico, entidades sectorizadas en la Contralora Delegada para la Gestin Pblica e
Instituciones Financieras.
FACTORES DE NIVELES DE
MACROPROCESO PROCESOS
RIESGO FR RIESGO
legalidad
Transferencia
Corresponde a la gestin desarrollada economa
por la ANH y la ANM en desarrollo de eficiencia alto, medio o bajo
las labores de transferencia de las eficacia por cada factor que
regalas, igualmente la comercializacin oportunidad aplique (segn sea
CONTROL FISCAL A LA y transferencia de las regalas originadas ANH o ANM)
REPARTICIN DE LOS consistencia de la
en la actividad petrolera por parte de la informacin
RECURSOS DE REGALAS ANH
competencia
Comprende la gestin desarrollada legalidad
por la Agencia Nacional de Minera Economa
ANM y Agencia Nacional de Distribucin Eficiencia
Hidrocarburos ANH en Corresponde a la gestin desarrollada
Eficacia alto, medio o bajo
desarrollo de las labores de por el DNP en la aplicacin de los
Oportunidad por cada factor que
transferencia de las regalas y porcentajes de distribucin
Consistencia de la aplique
determinar la consistencia, establecidos en la normatividad vigente
oportunidad e integridad del dentro del perodo a auditar. Informacin
proceso de distribucin y giro de Competencia
recursos del SGR por parte del
DNP y el MHCP con el fin de Legalidad
conceptuar si se cumple lo previsto Economa
en las normas atinentes durante el Giro
Comprende los giros realizados por el Eficiencia
periodo a auditar. alto, medio o bajo
MHCP que deben corresponder a las Eficacia
por cada factor que
asignaciones directas y especficas, y el Oportunidad aplique
comportamiento de los giros a los Consistencia de la
fondos del SGR. Informacin
Competencia
Fuente: Planta Temporal de la CGR
FACTORES DE NIVELES DE
MACROPROCESO PROCESOS
RIESGO FR RIESGO
CONTROL FISCAL A LA Ahorro FONPET Legalidad
APLICACIN DE LOS RECURSOS Economa alto, medio o
DE REGALAS PARA AHORRO Corresponde a la confiabilidad de la Eficiencia bajo por cada
Comprende la gestin fiscal de los informacin respecto de los giros Eficacia factor que aplique
administradores de los recursos de con destino al Fondo Nacional de Oportunidad
127
FACTORES DE NIVELES DE
MACROPROCESO PROCESOS
RIESGO FR RIESGO
regalas (Banco de la Republica y Pensiones de las Entidades Consistencia de la
Ministerio de Hacienda) asignados a los Territoriales - FONPET y su informacin
fondos de ahorro FAE y FONPET, en distribucin anual a los entes
trminos de eficiencia, eficacia y territoriales de acuerdo a lo Competencia
economa durante el periodo a evaluar. establecido en la ley.
Legalidad
Ahorro FAE Economa
Corresponde a la administracin del Eficiencia
patrimonio autnomo - fideicomiso alto, medio o
Eficacia
FAE, Fondo de Ahorro y bajo por cada
Administracin, administrado por el Oportunidad factor que aplique
Banco de la Repblica, para la Consistencia de la
vigencia a auditar. Informacin
Competencia
Fuente: Planta Temporal de la CGR
La informacin a incluir en los tres (3) macroprocesos antes citados, ser suministrada a las
respectivas Delegadas Sectoriales por la Planta Temporal de la CGR Regalas. La vigilancia y
control sobre los recursos de regalas se desarrollar de manera coordinada bajo los lineamientos
y orientacin de los Grupos de Internos de Trabajo Micro y Macro de Regalas, creados por la
Resolucin 169 de 2015 de la CGR.
FACTORES DE NIVELES DE
MACROPROCESO PROCESOS
RIESGO FR RIESGO
CONTROL FISCAL A LA Inversin Legalidad
APLICACIN DE LOS RECURSOS Refiere la gestin fiscal de los recursos de Economa
DE REGALAS PARA PROYECTOS regalas asignados a las entidades territoriales, as
como su incorporacin, administracin, Eficiencia
DE INVERSIN
Comprende el control financiero, ejecucin, resultados e impacto obtenidos a Eficacia alto, medio o
presupuestal, de legalidad y de gestin y travs de la ejecucin y operacin de los Oportunidad bajo por cada
resultados a los recursos asignados para proyectos de inversin. factor que aplique
Consistencia de la
inversin y funcionamiento del Sistema Este examen aplica tambin para los recursos informacin
General de Regalas as como los asignados a las corporaciones autnomas
procesos relacionados con la adquisicin, regionales y Cormagdalena segn la
Competencia
planeacin, conservacin, sectorizacin
administracin, custodia, explotacin, Funcionamiento Legalidad
enajenacin, consumo, adjudicacin, Relaciona la gestin fiscal desarrollada por la Economa
gasto, inversin y disposicin de los alto, medio o
Comisin Rectora, el DNP y entes territoriales
fondos o bienes pblicos; la recaudacin, bajo por cada
en la aplicacin de los recursos de regalas Eficiencia
manejo e inversin de sus ingresos, factor que aplique
destinados a gastos de funcionamiento y del
realizadas por los entes objeto de control SMSCE de las entidades que conforman el Eficacia
128
FACTORES DE NIVELES DE
MACROPROCESO PROCESOS
RIESGO FR RIESGO
fiscal hacia el cumplimiento de los fines SGR, durante el periodo a auditar en trminos Oportunidad
esenciales del Estado. Aplica para de eficiencia, eficacia y economa, para
entidades territoriales, corporaciones conceptuar si con la ejecucin de los mismos se Consistencia de la
autnomas regionales y Cormagdalena. mejora el desempeo, se da respuesta a las Informacin
necesidades tcnicas de las secretarias tcnicas
de los rganos Colegiados de Administracin y
Decisin OCAD y al fortalecimiento
institucional del sistema.
Competencia
Este examen aplica tambin para los recursos
asignados a las corporaciones autnomas
regionales y Cormagdalena segn la
sectorizacin.
Fuente: Planta Temporal de la CGR
La vigilancia y control sobre los recursos de regalas se desarrollar de manera coordinada bajo
los lineamientos y orientacin de los grupos de internos de trabajo Micro y Macro de Regalas,
creados por la Resolucin 169 de 2015 de la CGR.
La Planta Temporal de la CGR Regalas, a travs de los Grupos Internos de trabajo Macro y
Micro, configurar la matriz de riesgo por cada entidad territorial considerando el Macroproceso
para los proyectos de inversin de regalas.
Las ponderaciones y los niveles de riesgo que se asignen y sus actualizaciones anuales, parten de
la informacin reportada por los resultados del ejercicio auditor, de la atencin de denuncias, de
los documentos generados por solicitud del Congreso de la Repblica, as como de los resultados
del especial seguimiento y los productos a cargo del grupo Macro32
Con la combinacin del riesgo estratgico y el riesgo del ente objeto de control fiscal frente a la
gestin de los recursos de regalas, se define la priorizacin de los entes territoriales sujetos de
control fiscal para el PVCF.
Las prioridades nacionales son definidas por el Comit Directivo de la Entidad, en cabeza del
Contralor General de la Repblica sobre programas y materias que tienen cobertura nacional y
que son de inters de la CGR, del Congreso Nacional o de la Ciudadana. Estos programas
entrarn como prioridad nacional en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal de Regalas,
subordinando la priorizacin de entes objeto del control fiscal prevista en el literal c. Significa
entonces, que estas auditoras deben ser programadas en forma obligatoria.
32 En el anexo 21 se citan los productos plausibles, a travs de los cuales, el enfoque Macro puede retroalimentar el ejercicio de
la vigilancia y control Micro
129
e. Determinacin de las prioridades del Comit Tcnico de Regalas
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
ELABORAR MATRIZ DE
PLANIFICACIN Y COMIT TCNICO DE REGALAS Y SERVIDORES
PROGRAMACIN DEL PVCF PBLICOS DESIGNADOS
PRESENTAR PVCF
OFICINA DE PLANEACIN
NO
SE COMIT DIRECTIVO
APRUEBA?
SI
FIN
130
Tiene como objetivos:
1. Programar los entes objetos de control fiscal o asuntos a ser auditados por la CGR, de
acuerdo con el horizonte de planeacin definido.
2. Definir las fechas de inicio, su duracin y la fecha de terminacin de las auditoras.
3. Determinar el objetivo general y la materia a auditar acorde con el enfoque de riesgos.
4. Identificar necesidades y asignar el talento humano y los recursos para ejecutar
eficientemente el proceso auditor de acuerdo con la disponibilidad de los mismos.
5. Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor.
En la programacin del PVCF se debe tener en cuenta la disponibilidad del talento humano, los
recursos tcnicos, tecnolgicos, fsicos y financieros; as como, la determinacin de tiempos y
cronogramas requeridos para la ejecucin del PVCF.
Con base en los ajustes requeridos a la programacin del PVCF por el Comit Directivo, el
grupo interno de trabajo realizar el correspondiente registro en el SICA.
Una vez determinado y aprobado el PVCF, se deben elaborar las asignaciones de actividades de
auditora - AT, las cuales se construyen a travs de los mdulos Asignacin de Trabajo
dispuesto en el SICA.
Modificaciones al PVCF
131
La Oficina de Planeacin solicitar a la Secretara Privada la realizacin de Comit Directivo para
la presentacin de las modificaciones consolidadas, para su consideracin y aprobacin. En
dicho Comit el CDI con funciones de coordinacin, sustentar la modificacin
Los cambios de fecha de inicio o finalizacin podrn ser aprobados directamente por el Comit
Tcnico de Regalas, sin exceder las fechas estipuladas en el horizonte de planeacin del PVCF
(en caso contrario se requiere aprobacin del Comit Directivo), cambios que deben ser
informados a la Oficina de Planeacin para lo de su competencia.
El seguimiento y monitoreo a la ejecucin del PVCF ser realizado de manera permanente por
el Comit Tcnico de Regalas, con base en la informacin que se refleja en el mdulo SICA. De
acuerdo con los resultados de este seguimiento, los Ejecutivos de Auditora (CDI), tomar con
la debida oportunidad, las medidas correspondientes con el fin de que lo planeado en el PVCF,
se cumpla.
132
ACTIVIDAD RESPONSABLE
RESPONSABLE
INICIO
SI
EXISTEN
IMPEDIMENTOS Y
CONFLICTOS DE RESPONSABLE, EQUIPO AUDITOR Y CUALQUIER ROL
INTERESES? DEL PROCESO AUDITOR
NO
ACTUALIZAR EL OBJETIVO
GENERAL Y DETERMINAR
OBJETIVOS ESPECFICOS
SUPERVISOR ENCARGADO
COMUNICAR AL AUDITADO E
INSTALAR AUDITORA
EJECUTIVO DE AUDITORA O QUIEN EL DELEGUE (CDI
DE REGALAS)
FIN
Asignacin de Trabajo AT
Previo al registro de la AT se debe contar con la aprobacin del objetivo general y de los
especficos, adems de la conformacin del equipo auditor, por parte del Comit Tcnico de
Regalas o Intersectorial, segn sea el caso.
Para el desarrollo de las auditoras especiales o por asunto relacionados con recursos de regalas,
su operatividad en SICA se logra:
133
La Asignacin de Trabajo AT contempla: el objetivo general, la materia a auditar, la
designacin del supervisor encargado y los integrantes del equipo de auditora, y la determinacin
de las fechas de inicio y terminacin del proceso auditor y las horas estimadas de dedicacin de
los servidores designados.
La AT debe incluir para cada caso el validador del Informe Mensual de Actividades IMA, para
cada integrante del equipo auditor, responsable, supervisor encargado, tanto para el nivel central
como desconcentrado.
Las denuncias se atendern conforme est definido en esta Gua de Auditora y los
procedimientos determinados por la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana
Los objetivos especficos de la auditora se aprueban en el Comit Tcnico de Regalas para que
sean registradas por:
De otra parte, con el fin de facilitar el entendimiento integral del ente o asunto a auditar, el
supervisor encargado acopiar informacin sobre: Antecedentes sectoriales y de
Responsabilidad Fiscal; Normatividad de control fiscal, Antecedentes del Control Fiscal Micro
y Fechas claves del proceso, las cuales sern registradas en el SICA.
Si por algn motivo el Ejecutivo de Auditora o el Supervisor Encargado segn sea el caso,
considera que hay necesidad de cambiar la materia o el objetivo general del PVCF o de la
asignacin de trabajo, lo puede registrar en el SICA, previa aprobacin del Comit Tcnico de
Regalas.
Si los auditores, el supervisor encargado u otros que participen en cualquier rol dentro del
proceso auditor tienen causales de impedimentos a la independencia u objetividad relacionados
con la auditora asignada, debern declarar esta situacin ante la instancia superior jerrquica
correspondiente, mediante comunicacin justificada, el da hbil siguiente al recibo del correo
electrnico sobre la asignacin del trabajo o la consulta de la AT directamente en el SICA. En
134
caso de presentarse esta situacin, la instancia respectiva proceder a nombrar a otro funcionario
y reasignarlo a otra auditora, con la aprobacin de esta modificacin por parte del Comit
Tcnico de Regalas.
De la sesin se elaborar una Ayuda de Memoria. (Anexo 19. Formato Carta de presentacin
SGR y anexo 20. Formato Carta salvaguarda SGR.)
No obstante lo anterior, para la primera fase del PVCF 2015 de Regalas se pone a disposicin
del Grupo de Vigilancia y Control Fiscal Micro los modelos de programas de auditora para
fiscalizar el proceso de Aplicacin en Inversin de Recursos de Regalas en las Entidades
Territoriales, as como los pasos para auditar los diferentes procesos del ciclo de regalas ya
enunciados y dems actividades referidas a regalas a cargo de los entes objeto de control fiscal
del orden nacional.
En este orden de ideas y en aras de lograr un control preventivo y en lnea, con el seguimiento,
monitoreo, evaluacin y control en tiempo real que est a cargo del Grupo de Vigilancia y
Control Macro, se emitirn pronunciamientos e informes sobre los procesos Generacin,
Reparticin y Aplicacin en materia de fiscalizacin, funcionamiento y ahorro.
La carta de salvaguarda, es el medio a travs del cual el auditado da fe de que entregar toda la informacin nica y oficial
33
135
Fase de planeacin operativa
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
1. Proyectos de Inversin y
Contratos RESPONSABLE Y EQUIPO AUDITOR
2. Manejo Presupuestal de los
Recursos de Regalas
DEFINIR LA ESTRATEGIA DE
AUDITORA, DETERMINAR
MUESTRA, ELABORAR PLAN RESPONSABLE Y EQUIPO AUDITOR
DE TRABAJO Y LOS
PROGRAMAS DE AUDITORA
NO
SE APRUEBA
PLAN DE TRABAJO COMIT TCNICO DE REGALAS, SUPERVISOR
Y PROGRAMAS DE ENCARGADO,
AUDITORA?
SI
FIN
Esta fase pretende que el equipo auditor comprenda los objetivos determinados en la asignacin
de actividades y con base en ellos: adquiera un conocimiento conceptual y normativo del proceso
de aplicacin de los recursos de inversin de regalas en las entidades territoriales, plantee la
136
estrategia de auditora y con el acompaamiento del Supervisor Encargado presente para
aprobacin del Comit Tcnico de Regalas, el plan de trabajo con su respectivo cronograma de
actividades de las fases de ejecucin e informe y el plan de visitas; as mismo, revise y
complemente los programas de auditora que se presentan en este procedimiento especializado.
En esta fase el equipo auditor debe diligenciar el Formato de conocimiento del asunto a auditar
descrito en el anexo 2234 y el Formato de Plan de trabajo del asunto a auditar y su cronograma
descrito en los anexos 23 y 23A.
Objetivo
Realizar la muestra de los proyectos y/o contratos teniendo en cuenta los criterios
determinados en la Unidad Ejecutora de Regalas, los que pueden estar orientados a la
seleccin del mayor monto de recursos, Proyectos de mayor avance (fsico-financiero)
segn informacin GESPROY, estado de avance de los contratos, mayor monto de
recursos que aseguren una representatividad regional, sector econmico, porcentaje de
ejecucin, importancia regional, departamental o municipal, entre otros. Por otra parte y a
34 Cuando la auditora se realice en un ente territorial por fuera de la ciudad capital, el formato anexo 22 se complementar una
vez instalada la comisin en el domicilio del mismo, a ms tardar dentro de los ocho das siguientes.
137
criterio del Comit Tcnico de Regalas, el mismo podr determinar la seleccin de
muestras de proyectos y contratos.
Con base en la informacin presupuestal de los recursos de regalas que el ente territorial
presenta al equipo auditor, se realizar un anlisis sobre la gestin adelantada en materia
presupuestal incluyendo presupuesto asignado, con sus respectivas modificaciones,
compromisos y pagos.
No har parte de los componentes de la Matriz de calificacin de gestin y resultados, dado que
se encuentra como un elemento implcito en la valoracin de cada componente a evaluar. No
obstante, si ser un acpite del informe final.
En la fase de planeacin
a) Los Grupos Internos de trabajo para la vigilancia y control fiscal Micro y Macro han
identificado, con base en los factores de riesgo definidos, un catlogo base de posibles
riesgos de prdida de recursos de regalas en el Macroproceso, que puede ser
complementado por los equipos auditores.
138
Documentacin del control: El control se encuentra debidamente formalizado
(Polticas/Manuales de procedimiento y de funciones)
La informacin reportada por los entes territoriales, ser objeto de validacin durante la fase de
ejecucin de la auditora.
En la fase de ejecucin
c) Para determinar la efectividad del control interno, el equipo auditor debe verificar que
cumple con los siguientes criterios:
El auditor, durante la etapa de ejecucin, selecciona de la muestra que le fue asignada las
pruebas para evidenciar la efectividad de los mecanismos de control interno para los
recursos de regalas
Evidenciar que el control implementado est siendo utilizado.
Evidenciar que el control examinado, previene o mitiga los riesgos.
Evidenciar si se determinaron hallazgos de auditora asociados a los controles objeto de
evaluacin.
Indicando SI o NO frente a cada criterio.
139
La evaluacin final de los mecanismos de control se realiza en forma automtica en la matriz
(Anexo 24. Matriz de Evaluacin de control interno SGR) bajo los siguientes parmetros:
De acuerdo con el puntaje asignado a las evaluacin del diseo de los controles y de
efectividad.
El diseo se pondera con un 30% y la efectividad equivale a un 70% sobre el total.
Por cada evaluacin (diseo y efectividad) se realiza la sumatoria de los puntajes asignados a cada
control evaluado, el resultado se multiplica por el porcentaje de ponderacin de cada criterio y
se divide por el nmero de controles que fueron evaluados.
La evaluacin final de los mecanismos de control interno, ser la sumatoria de los resultados
obtenidos por cada criterio (diseo y efectividad), teniendo en cuenta que uno (1) equivale a
100% y tres (3) es igual a 0%.
Para efectos de la evaluacin final de la calidad y eficiencia del control interno, se han definido
los siguientes rangos:
140
Describir el resultado del anlisis de la gestin presupuestal del ente objeto de control fiscal,
con los recursos de regalas.
Incluir una breve descripcin con la informacin sobre el total de proyectos viabilizados
durante las dos ltimas vigencias por el OCAD respectivo, contenida la ltima vigencia a
auditar. Indicando: Monto en millones de pesos, sector al que pertenece, identificacin del
ejecutor definido por el OCAD para cada proyecto; identificar proyectos desaprobados por
el OCAD (incluir montos en millones de pesos), si los hubiere. Fuentes probables: actas de
OCAD, acuerdos de comisin rectora, informacin de las secretarias tcnicas, entre otras.
Incluir una conclusin general del anlisis efectuado en esta fase, que permita identificar
proyectos presumiblemente no prioritarios; problemticas; inconsistencias; riesgos de
prdida de recursos pblicos de regalas y debilidades del ente objeto de control fiscal en la
gestin de estos recursos.
Estrategia de auditora
Relacionar el nmero de contratos suscritos por cada uno de los proyectos de inversin
seleccionados, incluidos los de interventora, si hay lugar.
Cronograma de actividades:
El Comit Tcnico de Regalas al aprobar el plan de trabajo determinar el plazo mximo para
el traslado de hallazgos con presuntas incidencias. Se utilizar el formato 10. Entrega de hallazgos
fiscales contenido en la Gua de Auditora, para el traslado de los mismos.
141
Elaborar Programas de Auditora
Con base en el anterior esquema y el conocimiento adquirido sobre el ciclo de regalas a auditar
y la normatividad aplicable, as como el plan de trabajo aprobado, se debe revisar y complementar
los programas de auditora que se detallan en el anexo 26, por cuanto estos sern los que se
desarrollen en la fase de ejecucin del proceso auditor.
Los Programas de Auditora y cualquier modificacin sern aprobados en mesa de trabajo por
parte del Supervisor Encargado, quien a su vez informar al Ejecutivo de auditora, para su aval.
37Los criterios emanan de las fuentes de criterio y se utilizan como base para determinar el grado de cumplimiento de normas,
metas, planes, programas u objetivos de una organizacin. Son el referente para evaluar la condicin actual. El mejor criterio es
simplemente una mejor manera de llevar a cabo una tarea o lograr un propsito.
142
Los programas descritos en el anexo 26, dan cuenta del recaudo y transferencia, de la distribucin
y giro de regalas, de los recursos funcionamiento, de ahorro, de ciencia, tecnologa e innovacin,
de la ejecucin de recursos de inversin y de los rezagos sistema anterior, para ser seleccionados
conforme el asunto a auditar.
Fase de ejecucin
INICIO
EJECUTAR
PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORA
NO
SUPERVISOR ENCARGADO Y EJECUTIVO
SE VALIDAN Y
DE AUDITORA
SE APRUEBAN?
SI
ANALIZAR LA
RESPUESTA
FIN
143
En esta fase, el equipo auditor:
Una debilidad o diferencia que en principio constituye una observacin de auditora y que
potencialmente pueda convertirse en hallazgo deber agendarse, debatirse y analizarse en mesa de
trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la informacin que
lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, es importante que en mesa
de trabajo (que puede realizarse en varias sesiones) con el acompaamiento de al menos un
funcionario experto en el proceso de responsabilidad fiscal, se tengan en cuenta los siguientes
aspectos:
Para el caso de la Auditora Especial a Regalas, los aspectos 5, 6 y 7, es necesario tener en cuenta:
En relacin con el aspecto No. 5: comunicar y trasladar al auditado las observaciones. Una vez
debatida en Mesa de Trabajo la observacin, antes de darse a conocer al auditado, deber
presentarse ante el supervisor encargado y el ejecutivo de auditora quienes finalmente
autorizarn la observacin con los presuntos alcances de carcter disciplinario, penal, fiscal y
otros. 39
144
por el contrario, se desvirta en razn de los argumentos y documentacin aportada por el
auditado;
Para la validacin de hallazgo con presunta incidencia fiscal, deber contarse con el apoyo de
profesional experto en responsabilidad fiscal, desde el momento en que se estructura la
observacin de auditora y se vislumbran indicios serios de dao patrimonial al erario pblico.
Sobre el aspecto No. 7: Trasladar o hacer entrega del hallazgo con connotaciones fiscales,
disciplinarias, penales y otras al funcionario o entidad competente: sern trasladados una vez se
haya liberado el Informe de la Auditora Especial, conforme al plazo mximo establecido en el
cronograma aprobado por el Comit Tcnico de Regalas al finalizar la fase de planeacin
operativa.
El Supervisor Encargado deber monitorear que los hallazgos con presuntas incidencias que
figuran en el informe final, sean trasladados a las autoridades competentes, con oportunidad y
atendiendo los lineamientos que para el efecto ha trazado la CGR. (En el caso de los hallazgos
fiscales, utilizar el Formato 10 de esta Gua de Auditora)
El oficio de traslado ser suscrito por el Contralor Delegado Intersectorial CDI con rol de
Ejecutivo de Auditora.
Compile los resultados obtenidos en la fase de Planeacin; as como, las conclusiones y hallazgos
detectados al aplicar los procedimientos de auditora en la fase de Ejecucin y en Mesa de
Trabajo, proceda a utilizar la siguiente matriz para emitir concepto sobre la gestin y resultados
de los ejecutores de los recursos de regalas.
PUNTAJE
ASIGNADO
PRINCI OBJETIVO DE LA FACTORES A
COMPONENTE POR EL CONCEPTUALIZACIN
PIOS EVALUACIN EVALUAR
EQUIPO
AUDITOR
Eficacia Medir el grado de Identificacin de la
CONTROL DE cumplimiento de un poblacin beneficiaria de
GESTIN Y objetivo planteado sin los proyectos examinados
RESULTADOS considerar los recursos Entre 0 y 100 en relacin con lo
80 % asignados para ello programado y la capacidad
Focalizacin y que el ente territorial tiene
Que los recursos de Cobertura (20%) para satisfacer a un mayor
regalas asignados a los nmero de beneficiarios y
proyectos guarden usuarios.
40 Asimismo, se requiere que en SICA se registren los documentos que soportan la respectiva observacin de auditora.
145
PUNTAJE
ASIGNADO
PRINCI OBJETIVO DE LA FACTORES A
COMPONENTE POR EL CONCEPTUALIZACIN
PIOS EVALUACIN EVALUAR
EQUIPO
AUDITOR
Eficiencia correspondencia con los
planes de desarrollo y sus
objetivos se ajusten a las
necesidades de la
poblacin objeto
Calidad Medir la capacidad para Oportunidad Entre 0 y 100 Que los contratos
responder rpida y (20%) derivados del proyecto de
directamente a las inversin se lleven a cabo
necesidades de los dentro de los trminos
usuarios a travs de establecidos para su
medios como la ejecucin, sin generar
realizacin de sondeos de perjuicios a la poblacin
opinin, encuestas objeto.
peridicas, quejas y Accesibilidad Entre 0 y 100 Que la poblacin
reclamos, entre otros, (20%) identificada como
pudiendo utilizar visitas beneficiaria en los
de campo para la proyectos de inversin
recopilacin y validacin tenga las condiciones para
de la informacin. usufructuar los bienes o
servicios generados o
producidos en desarrollo
del mismo.
Continuidad Entre 0 y 100 Disponibilidad permanente
(20%) del bien o servicio generado
o producido por el
proyecto sin
interrupciones.
Econo- Determinar si en la Gestin Entre 0 y 100 Concepte sobre el
ma ejecucin de los Financiera, resultado del manejo de los
proyectos de inversin y Presupuestal y recursos pblicos
los contratos, la entidad Contractual (planeacin, asignacin,
territorial realiz un uso (20%) ejecucin y evaluacin)
eficiente y racional de los Que la aplicacin de los
recursos de Regalas recursos presupuestales
asignados, procurando asignados a la ejecucin y
maximizar sus resultados. operacin del proyecto y a
los contratos derivados del
mismo guarden relacin
con la programacin
prevista para la ejecucin
del gasto.
Control de Eficacia Establecer aplicacin Cumplimiento Entre 0 y 100 Cumplimiento de la
Legalidad normativa en la ejecucin de normatividad normatividad en la cual se
(20%) de proyectos y contratos aplicable al ente enmarcan las actividades y
o asunto operaciones encaminadas a
auditado (100%) la ejecucin y operacin del
proyecto y de los contratos
Cada integrante del equipo auditor proceder a calificar los factores a evaluar entre 0 y 100
puntos, entendiendo que si la calificacin es cercana a 100, significa que en la administracin de
los recursos de regalas se aplicaron los principios de la gestin fiscal contemplados en la matriz
antes citada. En caso contrario, si se acerca a 0, se entender un uso ineficiente, ineficaz,
antieconmico y que no guarda correspondencia con los planes de desarrollo, las necesidades de
146
la comunidad beneficiaria y que los resultados obtenidos no promueven el desarrollo social,
econmico, institucional y ambiental de las entidades territoriales durante el perodo evaluado.
La matriz presentada cuenta con la ponderacin de cada uno de los porcentajes de tal manera
que su agregacin genera la calificacin final de la Gestin y Resultados que ser Favorable
cuando sea mayor a 80 puntos y Desfavorable cuando sea igual o menor a 80 puntos. (Anexo
27 Matriz de Gestin y Resultados para Ejecutores de Recursos de Regalas)
Concluida la fase de planeacin, una vez aprobado el Plan de Trabajo por el Comit Tcnico de
Regalas y validada la informacin del anexo 22 conocimiento del asunto a auditar, el Grupo de
Vigilancia y Control Fiscal Micro de Regalas emitir una propuesta de pronunciamiento que
compile la conclusin general del anlisis efectuado por cada proceso de auditora a los entes
territoriales en donde se identifican posibles problemticas e inconsistencias, riesgos de prdida
de recursos pblicos de regalas y debilidades del ente objeto de control fiscal en la gestin de
estos recursos.
Esta propuesta de pronunciamiento ser presentada por el CDI coordinador con rol de
Directivo Superior de Regalas al Seor Contralor General de la Repblica, para su conocimiento
y de ser pertinente, generar las alertas en Tiempo Real. Adems servir de insumo para la
Vigilancia y Control Fiscal Macro de Regalas.
Fase de informe
Esta fase tiene como propsito presentar los resultados de la auditora al asunto de regalas o
tambin denominada Especial, al proceso de aplicacin de los recursos de regalas destinados a
inversin en los entes territoriales, delimitados en lo que corresponde a las etapas de viabilizacin
y aprobacin de los proyectos de inversin, asignaciones directas, recursos del Fondo de Ciencia,
Tecnologa e Innovacin y de los recursos de los fondos de Desarrollo y Compensacin
Regional, de conformidad con los objetivos generales y especficos contenidos en el Plan de
Trabajo aprobado por el Comit Tcnico de Regalas y por el perodo objeto de evaluacin.
En esta fase, el equipo auditor elabora un proyecto de informe que compila los hallazgos
determinados, las conclusiones, el concepto sobre la gestin y resultados durante el perodo
auditado sobre el uso de los recursos de regalas y las respuestas de fondo de las denuncias que
fueron atendidas durante el proceso auditor.
147
El informe se presenta en Mesa de Trabajo y el Responsable de Auditora lo remite al Supervisor
Encargado, quien realiza una revisin de fondo y forma y determina la aceptacin, ajustes o
rechazo. En los dos ltimos casos, har las observaciones respectivas al equipo auditor para que
ste proceda a realizar las correcciones sugeridas
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
ELABORAR INFORME Y
REALIZAR AJUSTES RESPONSABLE Y EQUIPO AUDITOR
REVISAR DE FORMA Y
SUPERVISOR ENCARGADO DE AUDITORA
FONDO
NO
Si
Si
FIN
Aceptado el informe por el Supervisor Encargado, ser remitido por este al Ejecutivo de
Auditora, quien a su vez har una revisin de fondo y de forma y proceder con su aceptacin,
ajustes o rechazo. De presentarse las dos ltimas condiciones requerir al Supervisor Encargado
para que se atiendan los ajustes requeridos
148
Revisado y aprobado el Proyecto de Informe, se presenta en Comit Tcnico de Regalas para
que surta el trmite de Aprobacin.
Fase de Ejecucin
149
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Validar y aprobar observaciones y Supervisor Encargado Ayudas de Memoria, Actas de
hallazgos Ejecutivo de Auditora Comit Tcnico
Comit Tcnico
Comunicar observaciones Responsable de Auditora Registro de correspondencia y
SICA
Analizar la respuesta y estructurar Supervisor Encargado, Ayudas de Memoria
hallazgos; diligenciar Matriz de Responsable, equipo auditor Matriz de Gestin y Resultados
Gestin y Resultados; Emitir
Conceptos y Opinin
Verificar la calidad y el registro en Supervisor Encargado Procedimientos registrados en el
el SICA de los resultados de la mdulo SICA
auditora
Solicitar cierre de etapa de Supervisor Encargado Registro SICA de solicitud de cierre
indagacin
Fase de Informe
150
Actividades generales
Las actividades aqu contempladas como post auditora y para la evaluacin del proceso auditor
se ejecutarn conforme con lo establecido en la Gua de Auditora, numeral 4.
151
Roles del Proceso Auditor
Comit Directivo
Comit Intersectorial
Comits Tcnico de Regalas
Directivo Superior
Ejecutivo de Auditora
Supervisor
Supervisor Encargado
Responsable Auditora
Equipo Auditor
152
Solucionar las controversias que se presenten entre el auditado y los dems roles de
la administracin del proceso auditor.
153
Garantizar la oportuna entrega de los hallazgos con incidencia fiscal.
Responder por el suministro de la informacin relacionada con el proceso auditor a
las dems dependencias de la CGR que la requieran para contribuir al cumplimiento
de los objetivos institucionales.
Analizar las propuestas de modificacin a la metodologa del proceso auditor para
contribuir al mejoramiento de la vigilancia fiscal.
Gestionar los recursos fsicos, financieros, informticos y documentales necesarios
para el desarrollo del proceso auditor.
Administrar el Talento Humano de la dependencia para garantizar el cumplimiento
de los derechos y deberes de los servidores pblicos, facilitar el desarrollo de las
polticas de personal y fortalecer el clima laboral.
Ejecutar las polticas que fije el despacho del Contralor (a) General y las estrategias
definidas por el Comit Directivo y el Comit Tcnico de Regalas.
Validar las actividades que le correspondan segn lo definido en el SICA
Grupo interno de trabajo para el ejercicio de la vigilancia y del control fiscal Macro del SGR
Supervisor
Rol desempeado por los coordinadores de gestin del grupo interno de trabajo para la vigilancia
y control fiscal Micro. Realizan monitoreo y seguimiento a la labor tanto del equipo auditor
como del supervisor encargado, a efectos de garantizar la oportunidad, calidad y consistencia de
los registros en el sistema y del producto informe que ser firmado por el Directivo Superior y
el Ejecutivo de Auditora.
154
Comunicar entre los diferentes niveles de la administracin en el desarrollo del
proceso auditor para contribuir al cumplimiento de los objetivos de calidad.
Verificar que los hallazgos identificados cumplan con los requisitos establecidos y
se efectu la entrega o traslado oportuno de los mismos para lograr el cumplimiento
de los requisitos de calidad.
Presentar informes de seguimiento del estado y avance del proceso auditor para la
toma oportuna de decisiones que contribuyan al cumplimiento de los objetivos de
la auditora
Participar en la construccin de la matriz de riesgo que corresponda a los asuntos
objeto del control fiscal micro para contribuir a la adecuada y correcta planeacin
del proceso auditor
Analizar y coordinar las propuestas de control fiscal micro de los asuntos objeto del
PVCF.
Elaborar y presentar al Comit Tcnico de Regalas los memorandos de asignacin
de auditora y/o AT, para asegurar el cumplimiento de las polticas y directrices del
control fiscal micro.
Conocer los asuntos a auditar
Orientar y coordinar tcnicamente el control fiscal micro
Presentar los informes relativos al proceso auditor para documentar y fundamentar
los requerimientos solicitados por las instancias que ejercen control fiscal macro.
Verificar el oportuno registro en el SICA de los resultados de auditora
Asistir a las mesas de trabajo cuando el Directivo Superior lo indique.
Revisar y conceptuar sobre los informes para verificar el cumplimiento del
memorando de asignacin y/o AT
Coadyuvar en la solucin de las controversias tcnicas que surjan en desarrollo del
proceso auditor en el equipo auditor.
Supervisor Encargado
155
Revisar el proyecto de informe de auditora
Realizar el resumen ejecutivo de las auditoras bajo su supervisin
Evaluar el cumplimiento de los objetivos del proceso auditor, desempeo
profesional del equipo auditor, aplicacin de la metodologa y el sustento probatorio
de los hallazgos
Elaborar los IMAS de la Actividad de Supervisin.
Solucionar las controversias tcnicas que surjan en desarrollo del proceso auditor en
el equipo auditor.
Velar por el cumplimiento del plan de calidad, seguimiento y medicin del proceso
auditor de las entidades a su cargo.
Responsable Auditora
Equipo Auditor
156
Comprender la asignacin del trabajo AT, entender los objetivos especficos y la
matriz de riesgo.
Conocer el asunto a auditar.
Elaborar cronograma de las fases de planeacin, ejecucin e informe.
Definir la estrategia de auditora
Elaborar el plan de trabajo y sustentarlo.
Elaborar programas de auditora
Proponer al Comit Tcnico de Regalas la muestra de auditora a travs del plan de
trabajo.
Evaluar diseo y efectividad de controles
Ejecutar procedimientos de auditora
Estructurar observaciones y hallazgos con la respectiva evidencia que soporta el no
cumplimiento del deber ser criterio de auditora.
Presentar y validar los hallazgos en mesa de trabajo.
Analizar respuestas del auditado y dejar evidencia en papeles de trabajo de su estudio
y conclusiones.
Diligenciar la matriz de gestin y resultados
Conceptuar sobre la Gestin y resultados del auditado.
Elaborar los IMAS
Participar en las mesas de trabajo
Realizar los registros en el SICA
El anlisis y solucin de las controversias se debe surtir durante el proceso auditor por cada uno
de los roles e instancias definidas en la presente Gua. Si el equipo auditor no logra solucionar la
controversia tcnica se procede con el Supervisor Encargado. Si persiste la controversia, se
presenta al CDI Ejecutivo de Auditora. Despus de esto se escala al Comit Tcnico de Regalas.
157
Administracin documental y Papeles de Trabajo: Conforme lo definido en esta Gua de
Auditora, numeral 5.3
Los papeles de trabajo se deben elaborar en formato electrnico, digital u otros medios
similares. Los papeles de trabajo preparados en forma electrnica deben someterse a los
mismos estndares de calidad establecidos para la preparacin, revisin y retencin de los
papeles de trabajo en papel o manuales.
En cumplimiento de la poltica de Cero Papel establecida por la CGR, los papeles de trabajo
de la auditora deben ser elaborados o convertidos a medio electrnico, para ser registrados
directamente en el SICA y contarn con la respectiva firma tanto del Responsable Auditora
como del Supervisor Encargado de Regalas.
Si algunos papeles de trabajo quedan en medio impresos o fsicos, estos sern entregados al
archivo de gestin de la dependencia, en el nivel central con copia al CDI (Ejecutivo de
Auditora) dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al cierre de la AT.
Para el informe de auditora las no conformidades son de origen interno. Esto significa que la
no conformidad se evidencia al interior de la CGR antes de liberar el producto. De acuerdo con
las normas tcnicas de calidad, la CGR debe tratar los informes no conformes mediante la
utilizacin de una de las siguientes acciones:
Tomar acciones para eliminar la causa de la no conformidad detectada antes de la
liberacin del informe.
Si fuere el caso, autorizar su uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por el Directivo
Superior y el Ejecutivo de Auditora.
En todo caso, el Comit Tcnico de Regalas tomar acciones para prevenir que en futuros
procesos auditores, se presenten las causas que generan estas no conformidades.
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Listado de Anexos
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