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GLOSARIO ....................................................................................................................................................8
4. EUROTRANS S.L.................................................................................................................................16
4.1 ORGANIZACIN..............................................................................................................................16
4.2 SISTEMAS DE INFORMACIN DE EUROTRANS .......................................................................................18
4.3 ORGANIZACIN DE TI......................................................................................................................22
4.4 POLTICAS ....................................................................................................................................23
5. INTRODUCCIN A ITIL........................................................................................................................26
REFERENCIAS ..........................................................................................................................................178
A mi madre. Por haberme trado al mundo, por comprenderme, por escucharme, por mimarme y
educarme.
GRACIAS
A mis hermanas, Esther y Mercedes. Mis dos flores, mi sonrisa. Mis hermanas favoritas. Mi vida
no sera tan genial sin vosotras. Siempre juntas.
GRACIAS
Es decir, mediante el anlisis de los procesos que utiliza Eurotrans, la empresa en la que se
implanta la metodologa ITIL, se marca como objetivo definir e implementar los 10 procesos de
ITIL y la funcin de Service Desk, para con ellos evolucionar la operativa de Eurotrans y ayudar a
cumplir los objetivos marcados por la direccin.
Mediante la implantacin de ITIL en Eurotrans se pretende formalizar los procesos de los
departamentos de Eurotrans y facilitar que todo el personal de Eurotrans trabaje unificada y
conjuntamente en la provisin y el soporte de los servicios para sus clientes. De manera que se
proporcione el alineamiento de TI con los objetivos y polticas de Eurotrans y posibilitar la mejor
estrategia de TI y la cartera de servicios para optimizar la aportacin de valor de TI a Eurotrans
Eurotrans es una compaa que opera en los mercados de Europa y Asia Menor. Transporta
mercancas y pasajeros por carretera. La compaa fue creada hace 10 aos como resultado de
una fusin entre tres empresas nacionales de transporte y a pesar de ser tres compaas con el
mismo objetivo de negocio, las tres tenan sus propios mtodos y procesos de trabajo. La
direccin de Eurotrans se ha propuesto unos claros objetivos empresariales a cumplir a nivel de
negocio, pero sin un cambio en la operativa de la compaa, seran imposibles de cumplir.
Por tanto, como se ha comentado, la motivacin del presente proyecto es implantar ITIL y
mejorar los procesos actuales e implantar los procesos inexistentes en Eurotrans.
Durante la realizacin de este proyecto se han analizado primeramente todos los procesos
definidos por ITIL. Para conseguir el objetivo propuesto, a continuacin, se ha analizado de
forma intensiva el estado de implementacin de cada uno de los procesos de ITIL para
posteriormente definir y crear un plan de implementacin de cada uno de los mismos en
Eurotrans.
Las actividades principales de este proyecto contemplan:
Anlisis del estado del arte de ITIL
El estudio y definicin exhaustiva de los procesos ITIL
El anlisis del caso de estudio. Eurotrans (Compaa de Transporte Internacional, S.L.)
desde el punto de vista de estado de los procesos.
Anlisis y definicin del plan para la implementacin de cada uno de los procesos
Anlisis de los beneficios y problemas encontrados en la implementacin de la metodologa
ITIL
3. Gestin de Servicios TI
Las organizaciones son cada da ms dependientes de las tecnologas de la Informacin y es
bsico para poder lograr sus objetivos corporativos y cumplir sus necesidades de necesidades
de negocio. A menudo, un departamento de TI no considerar los objetivos de la empresa como
los suyos propios, sino que se considera a s mismo como tan solo un proveedor. ITIL considera
que TI deber ser visto como una parte integral de la empresa, estrechamente integrado con los
objetivos de la empresa. TI debe contribuir al negocio primario, debera ser un socio de empresa
y crear esa relacin de negocios tan importante.
Actualmente los clientes requieren mucha ms de los servicios de TI y se busca la entrega de
servicio, no de productos como hace unos aos. Esto es un reto para la organizacin de TI.
Adems de esto, TI tiene que entregar un servicio constante y estable. Tiene que estar
disponible 24x7, desde luego en estos tiempos cuando el e-todo va a ser el servicio ms
importante que requeriremos.
La Gestin de Servicio se basa en procesos y ste es un conjunto de actividades lgicas
combinadas para obtener cierto objetivo. Las ventajas de los procesos son:
- En un proceso se describen los objetivos y la forma en los que los vamos a alcanzar.
- Para cada proceso, definimos un input y el output que necesitamos para alcanzar nuestro
objetivo y cules son las cosas que otros procesos necesitan de nosotros para alcanzar los
suyos
4.1 Organizacin
Cada oficina regional est organizada casi idnticamente; cada una tiene los siguientes
departamentos:
- Mercancas
- Pasajeros
- Logstica
- Mantenimiento
- Ventas
- Administracin
- Recursos humanos
Cada jefe de departamento depende o reporta directamente al director de su respectiva oficina
regional.
Eurotrans ha estado informatizada desde hace tiempo. An antes de la fusin, las tres empresas
haban automatizado gran parte de sus tareas administrativas econmicas. Dado que las oficinas
principales son tan parecidas, sus sistemas informticos son casi idnticos. Gran parte de sus
procesos de planificacin y despacho de transporte estn muy automatizados.
La compaa utiliza los siguientes sistemas de informacin:
OFICINA
VIAJES
Utilidades de
automatizacin Ofimtica rdenes de transporte de pasajeros
Pedidos espordicos
No facturacin parcial (contratos a largo plazo)
- [ADMIN]: ste sistema es usado por el Departamento de Administracin para generar los
informes econmicos. Incluye deudores, acreedores, pagos de nmina y mdulos de
contabilidad. Tiene interfaces con los sistemas de FLETES y MANTEN. Las facturas se
generan automticamente cuando las rdenes de servicios se finalizan. El sistema tambin
gestiona pagos a proveedores de vehculos y al mantenimiento especializado. ADMIN es el
sistema que vara ms entre los diferentes pases, debido a que los aspectos
administrativos de la empresa deben ajustarse a la legislacin local.
- [FLETES]: FLETES gestiona rdenes para el transporte de bienes, que son obtenidas por el
Departamento de Ventas, por las oficinas de ventas locales o por el Departamento de
Mercancas bajo contratos de largo plazo. El sistema efecta un seguimiento sobre si el flete
o transporte ha sido reservado, si est en ruta si ha sido entregado. Intercambia datos con
el sistema ADMIN cuando se recibe el pedido o se entregan las mercancas, y genera la
documentacin correspondiente al viaje. FLETES tambin tiene una interfaz con el sistema
PLANIFICADOR.
- [VIAJES]: VIAJES gestiona los rdenes de transporte de pasajeros, adems de los
espordicos pedidos obtenidos por las oficinas locales de ventas por el Departamento de
Ventas. El Departamento de Pasajeros tambin gestiona las rdenes de transporte. VIAJES
fue desarrollado basado en la primera versin de FLETES, por lo que, funcionalmente, es
casi idntico; pero con especificaciones propias para el transporte de pasajeros. Sin
embargo, una de las principales diferencias es que no tiene interfaces con ADMIN, porque
no son necesarias. La mayora de los ingresos provienen de los contratos a largo plazo con
los mayoristas de viajes; y, en este sector, los viajes no se facturan individualmente por
cada viaje realizado.
- [UTRECHT]: Utrecht tiene un cluster de cuatro servidores, que tambin llevan a cabo
funciones especficas para la gestin de redes de rea local, incluyendo almacenamiento de
datos. El cluster tiene cerca de 800 GB de espacio en disco. Hay tambin un servidor de
pruebas para los proveedores de software y para el personal de informtica, el cual es una
versin ms ligera que los servidores de produccin, Los usuarios acceden a las
aplicaciones desde el propio navegador Web, a travs de un emulador Web.
- [DUSSELDORF]: Dusseldorf tiene un cluster de tres servidores con 400 GB de espacio en
almacenamiento de datos en disco. No cuenta con un servidor para pruebas. El cluster est
conectado a la red.
- [ORANGE]: Orange tiene un cluster similar al de Dusseldorf, pero es un modelo casi
obsoleto, y slo tiene una capacidad de 300 GB de almacenamiento en disco. Los usuarios
tienen acceso a las aplicaciones usando un software especial a travs de unos pocos
terminales especficos que an mantienen en uso.
- [LOCAL]: Doce de las veinte oficinas locales de ventas tienen tres pcs (dos estaciones de
trabajo y un servidor) con las habituales utilidades de OFICINA y, como se mencion
anteriormente, cuentan con terminales con emuladores Web. Esto significa, que pueden
introducir peticiones en los sistemas de FLETES y VIAJES. Cada una de las ocho oficinas
locales de ventas restantes, tiene un PC con conexin por modem (dial-up).
- [RED WAN]: Las tres oficinas regionales estn conectadas unas con otras a travs de
lneas contratadas a un suministrador externo de telecomunicaciones. sta situacin, ha
hecho que, de vez en cuando, los usuarios se hayan quejado a su respectivo departamento
Oficina de Oficina de
Ventas Local Ventas Local
Oficina de Oficina de
Ventas Local Ventas Local
Orange
300GB
Utrecht Dusseldorf
400GB
800GB
4.3 Organizacin de TI
Figura 5 Organizacin de TI
4.4 Polticas
El servicio suministrado por Eurotrans, y particularmente el relacionado con las mercancas, est
bajo cierta presin, debido a que los clientes con contratos a largo plazo estn incrementando el
Inicialmente ITIL era un conjunto de 45 libros, que actualmente se encuentran agrupados bajo 7
publicaciones. Cada una de estas publicaciones describe un conjunto principal de procesos de
Gestin de Servicios TI. Los 7 conjuntos de procesos:
Soporte a servicios: Se centra en asegurar en el cliente tiene acceso a los servicios adecuados
para soportar las funciones de negocio. Los puntos que incluye son Service Desk, Gestin de
incidencias, gestin de problemas, gestin de la configuracin, gestin de cambios y gestin de
la difusin.
Tambin cubre las necesarias interacciones entre estas y otra disciplinas fundamentales de la
gestin de servicios, y actualiza las mejores prcticas para reflejar los cambios recientes en la
tecnologa y las prcticas de negocio. Procesos tratados en esta publicacin:
- Service Desk
- Gestin de incidencias
- Gestin de problemas
- Gestin de la configuracin
- Gestin de cambios
- Gestin de software
Entrega de servicios: Es el segundo elemento de la reestructuracin de los procesos de ITIL.
Los proveedores de servicios deben ofrecer a los usuarios un adecuado soporte, la entrega de
servicios cubre todos los aspectos que se deben tener en cuenta. El propsito de la entrega de
servicios es mostrar los vnculos y las principales relaciones entre todos los procesos de gestin
de servicios y de infraestructura. Procesos tratados en esta publicacin:
- Gestin de los niveles de servicio
- Gestin de la capacidad
- Gestin Financiera de los Servicios TI
- Gestin de la continuidad
- Gestin de la disponibilidad
- Gestin de las relaciones con el cliente
Planificacin de la implementacin de la gestin de servicios: Explica los pasos necesarios
para identificar como una organizacin puede esperar beneficiarse de ITIL, y como que hacer
para recoger estos beneficios.
Procesos tratados en esta publicacin:
- Proceso de mejorar continua
Gestin de la Seguridad: Esta es una de las nuevas guas introducidas tras la revisin de ITIL y
explica los procesos de gestin de la seguridad con la gestin de servicios TI. La gua se centra
Los principales elementos de ITIL pueden ser comparados a la superposicin de las piezas
dentadas de un puzzle (o incluso mejor como placas tectnicas), en las que algunas ajustan
perfectamente y otras en cambio se solapan o no ajustan con precisin. Al nivel ms alto, no hay
lneas de demarcacin estrictas.
Los elementos de los procesos para la gestin de servicios pueden ser definidos con precisin.
En la prctica, cuando se analizan los procesos en ms detalle, los elementos se solapan.
7.1.1 Actividades
Las principales actividades que se realizan en el Service Desk con el fin de cumplir con los
objetivos y responsabilidades de esta funcin se basan en:
- Centralizar todos los procesos asociados a la Gestin TI, mediante la recepcin y control de
peticiones de servicio, incidentes, consultas y solicitudes de cambio
- Restaurar el servicio normal, reduciendo el impacto para el negocio, dentro de los niveles de
servicio convenidos y desde la prioridad del negocio
- Hacer informes, comunicar y promover, facilitando el intercambio de informacin.
- Ofrecer valor a la organizacin
- Desenvolverse como una funcin estrategia que ayude a la identificacin y disminucin de los
costes de propiedad, relacionados con el soporte de la infraestructura TI
- Apoya a la integracin y gestin de cambio mediante los lmites de negocios, tecnologas y
procesos distribuidos
- Apoyar la mejora de las inversiones y la gestin de los servicios de soporte del negocio
- Colaborar para obtener la satisfaccin de los clientes a largo plazo y dar asistencia en la
identificacin de oportunidades de negocio
El Service desk se puede estructurar de diversas formas en funcin del alcance de las funciones
que ejecuta:
- Call Center: Con el objetivo de gestionar un alto volumen de llamadas y redirigir a los
usuarios a otras instancias de soporte y/o comerciales.
- Centro de Soporte (Help Desk): Con el objetivo de ofrecer una primera lnea de soporte
tcnico que permita resolver en el menor tiempo las incidencias del servicio. Adems ofrece
la garanta de que no se pierda ninguna solicitud mediante la gestin, coordinacin y
resolucin de incidentes de la manera ms rpida posible
- Service Desk (Service Desk): Es el interfaz para clientes y usuarios de todos los servicios TI
ofrecidos por la organizacin mediante la centralizacin en los procesos de negocio. Facilita
la integracin de los procesos en la infraestructura de gestin de servicios. Adems de
ofrecer los servicios citados, ofrece servicios adicionales a clientes, usuarios y la propia
organizacin TI como:
La medida bsica para el control de un Service Desk es la satisfaccin del cliente, aunque sta,
no sea responsabilidad exclusiva de ste. Las mtricas deben estar bien definidas para que
midan el rendimiento del Service Desk y la apreciacin que los usuarios tienen de ste. En los
informes de control se debe considerar:
- Tiempo medio de respuesta a peticiones e incidencias
- Porcentaje de incidentes cerrados en primera lnea de soporte.
- Porcentaje de consultas atendidas en primera instancia.
- Anlisis estadsticos de tiempos de resolucin de incidentes clasificados por urgencia e
impacto.
- Cumplimiento de los SLAs.
- Cantidad de llamadas gestionadas por cada el personal del Service Desk.
- Grado de satisfaccin del cliente mediante el uso de encuestas que evalen la percepcin
del cliente respecto a los servicios prestados.
A continuacin se muestran los diferentes niveles de reporting que se deben realizar.
Diarios:
Nos ofrece un informe detallado a cerca del estado de los incidentes y de los problemas
comparndolos con los niveles de servicio
- reas que requieran escalado por tipo
- Posibles perdidas de servicio
- Incidentes pendientes
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
funcin de Service Desk, y que esta misma pueda beneficiar y contribuir a la consecucin de los
objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la mejora continua para el resto de
procesos.
- Ofrecer informacin sobre la localizacin y el horario de operacin del centro de servicio
- Cerciorarse de que se dispone de presupuesto y se cuenta con el compromiso de la
direccin
- Dar formacin a clientes y usuarios en la utilizacin del centro de servicio al usuario
- Cerciorarse de que el negocio acepte las ventajas
- Concienciar e involucrar al personal de soporte en las labores del centro de servicio al
usuario mediante rotaciones, as todos se sentirn implicados.
- Ofrecer al personal del centro de servicio al usuario la ocasin de trabajar con clientes,
usuarios, equipos de soporte, desarrolladores y personal de proyectos
- Sealar las necesidades de formacin en la utilizacin y soporte del servicio, para luego
abastecerlas y cubrirlas
7.1.5 Beneficios
Los beneficios de una correcta implementacin del Service Desk se resumen en:
- Reduccin de costes mediante una eficiente asignacin de recursos.
- Una mejor atencin al cliente que repercute en un mayor grado de satisfaccin y
fidelizacin del mismo.
- Apertura de nuevas oportunidades de negocio.
- Centralizacin de procesos que mejoran la gestin de la informacin y la comunicacin.
- Soporte al servicio proactivo
- Optimizacin del uso de los recursos y crecimiento de la productividad del personal
instruido. Por eso es tan importante una formacin correcta
- Disminucin del impacto negativo sobre el negocio
- Informes de gestin ms perfeccionados y precisos sobre la calidad de los servicios y el
soporte al usuario
- Ms orientacin al cliente
7.1.6 Obstculos
Detectar y registrar el - El centro de servico al usuario recoge detalles - Actualizacin de los detalles del incidente
soporte inicial - Detalles de la configuracin desde la CMDB - Actualizacin de los detalles del incidente unto
- Respuestas a partir de la semejanza del con los cambios que hayan podido ir surgiendo
incidente con problemas y errores conocidos durante el proceso
documentados y registrados con anterioridad - Soluciones temporales para incidentes o envo
del incidente a la segunda o tercera lnea de
soporte
Investigar y diagnosticar el - Actualizacin de los detalles del incidente - Actualizacin de los detalles del incidente e
incidente - Detalles de la configuracin desde la CMDB identificar la solucin temporal adecuada para
resolver el incidente
Resolver y recuperar - Actualizacin de los detalles del incidente - RFC para solucionar incidente
- La gestin del cambio responde a RFC para - Resolucin del incidente, inclusive los detalles
hacer efectiva la resolucin del incidente para recuperar el servicio
- Obtencin de cualquier solucin temporal o - Actualizacin de los detalles del incidente
permanente
Cerrar el incidente - Actualizacin de los detalles del incidente - Actualizacin de los detalles del incidente
- Resolucin del incidente - Registrar el cierre del incidente
seguimiento y incidente
7.2.1 Actividades
Los informes para el control del proceso de gestin de incidencias deben reflejar:
- Informacin de la Gestin de Niveles de Servicio respecto a los niveles de cumplimiento
de los SLAs y medidas correctivas en caso de incumplimiento.
- Rendimiento del Service Desk respecto a la satisfaccin del cliente por el servicio.
- Errores del proceso y medidas correctivas.
- Estadsticas respecto a proyecciones futuras sobre asignacin de recursos, costes
asociados al servicio, etc.
La gestin de incidencias requiere de una infraestructura que facilite su correcta implementacin
que contenga como mnimo un sistema automatizado de registro de incidentes y relacin con los
clientes; una Base de Conocimiento (KB) y una CMDB.
Las mtricas claves de control del proceso son:
- Nmero de incidentes clasificados.
- Tiempos de resolucin clasificados en funcin del impacto y la urgencia de los
incidentes.
- Nivel de cumplimiento del SLA.
- Costes asociados.
- Uso de los recursos disponibles.
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
implantacin del proceso de Gestin de Incidencias y que esta misma pueda beneficiar y
contribuir a la consecucin de los objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la
mejora continua para el resto de procesos.
- Conservar una CMDB actualizada
- Conservar un directorio de soporte actualizado
- Una base de conocimiento con la forma de una base de datos de problemas/errores
actualizada, para brindar soluciones/WAs
- Un sistema automatizado para gestin del incidente
- Un vnculo slido y seguro con el proceso de Gestin de nivel de Servicio
- Basarse en el hecho que las necesidades del negocio han sido identificadas y se han
entendido con claridad, para no inducir a errores
- Obtener el compromiso de la direccin y tener el presupuesto y los recursos que se
necesiten para llevar a cabo las prcticas adecuadas
7.2.4 Beneficios
7.2.5 Obstculos
Por otro lado una incorrecta Gestin de incidencias puede acarrear efectos adversos tales como:
- Reduccin de los niveles de servicio.
- Se dilapidan valiosos recursos: demasiada gente o gente del nivel inadecuado
trabajando concurrentemente en la resolucin del incidente.
- Se pierde valiosa informacin sobre las causas y efectos de los incidentes para futuras
reestructuraciones y evoluciones.
- Se crean clientes y usuarios insatisfechos por la mala y/o lenta gestin de sus
incidentes.
Las principales dificultades a la hora de implementar la Gestin de incidencias se resumen en:
- No se siguen los procedimientos previstos y se resuelven las incidencias sin registrarlas
o se escalan innecesariamente y/o omitiendo los protocolos preestablecidos.
- No existe un margen operativo que permita gestionar los picos de incidencias por lo
que stas no se registran adecuadamente e impiden la correcta operacin de los
protocolos de clasificacin y escalado.
- No estn bien definidos los niveles de calidad de servicio ni los productos soportados.
Lo que puede provocar que se procesen peticiones que no se incluan en los servicios
previamente acordados con el cliente.
- Falta de compromiso de la direccin o del personal
- Poca claridad sobre las necesidades del negocio, confundiendo al personal y al
cliente/usuario
- Prcticas de trabajo sin revisar y/o modificar (ciclo de demming)
- Objetivos, metas y responsabilidades sin una definicin adecuada
- No entrega de los niveles de servicio convenidos con los clientes, deteriorndose la
relacin con stos
- Formacin poco adecuada del personal, dificultando los logros propuestos
- Falta de integracin con otros procesos
- Falta de herramientas para la automatizacin del proceso
- Reticencia al cambio y a las modificaciones, dificultando la implantacin de mejoras
Los .informes de gestin de problemas permiten evaluar el rendimiento del proceso y aporta
informacin de vital importancia a otras reas de la infraestructura TI. Se debe generar informes
respecto al rendimiento de la Gestin de Problemas (nmero de errores resueltos, la eficacia de
las soluciones propuestas, los tiempos de respuesta y el impacto); Gestin Proactiva (actividades
realizadas para la prevencin de problemas y los resultados de los anlisis de las estructuras TI);
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
implantacin del proceso de Gestin de Problemas y que esta misma pueda beneficiar y
contribuir a la consecucin de los objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la
mejora continua para el resto de procesos.
- Tener en cuenta la opinin de expertos
- Favorecer la coordinacin y cooperacin con gestin del incidente
- Sopesar sus ideas respecto a los beneficios para el negocio (no solo desde la tecnologa)
- Establecer un tiempo concreto para Gestin del Problema, sin pasarnos ni quedarnos cortos
- Fomentar la contencin y la prevencin de los incidentes, es decir, estar ms alerta
- Separar la gestin del problema y la gestin del incidente
- Calidad en el registro y clasificacin del incidente
- Enfocarse en los problemas clave que causan peores inconvenientes al negocio, el 20% de
los problemas provocan el 80% de la degradacin del servicio
7.3.5 Obstculos
Se debe tener en cuenta que la Gestin de Cambios est estrechamente relacionada con la
Gestin de Configuraciones y que todos los cambios de CIs inventariados en la CMDB deben ser
correctamente actualizados, supervisados y registrados. Los protocolos de cambio estn
previamente definidos y autorizados. En caso de cambios estndar los protocolos se elaboran
cuidadosamente para posteriormente disponer de una gestin rpida y eficiente de cambios
menores.
Terminologa
- Cambio: Aadir, modificar o eliminar CIs aprobados,
- Solicitud de cambio RFC: Formulario para registrar los detalles de una peticin de cambio
- Lista de cambios planificados (FSC: Foreward Schedule of Changes): Lista con detalles de
todos los cambios aprobados para implementacin y las fechas para llevarlos a cabo
7.4.1 Actividades
7.4.1.1 Registro
El registro de RFC es el primer paso del proceso de cambio cuyo origen puede ser:
- Proceso de gestin de problemas con el fin de solventar problemas de infraestructura o
como soluciones a los mismos
- Nuevos Servicios para implementar cambios de la infraestructura TI para el desarrollo de
nuevos servicios.
- Estrategia empresarial: generalmente los cambios en la estratgica surgidos de la direccin
general requieren de cambios de hardware, software y/o procedimientos.
- Actualizaciones de software de terceros
- Imperativo legal: un cambio de legislacin (como, por ejemplo, la LOPD) puede exigir
cambios en la infraestructura TI.
- O por otros orgenes como cualquier empleado, cliente o proveedor para mejoras en los
servicios que pueden requerir cambios en la infraestructura.
7.4.1.4 Implementacin
La Gestin de Cambios no es la responsable de la implementacin del cambio. De esto se
encarga la Gestin de Versiones, La gestin del cambio es responsable de supervisar y
coordinar todo el proceso asegurando que el software desarrollado y el hardware adquirido se
ajustan a las especificaciones definidas, que se cumplen los calendarios previstos y la
asignacin de recursos es la adecuada. Adems el entorno de pruebas debe ser realista y
7.4.1.5 Evaluacin
Se debe realizar la evaluacin del cambio antes de su cierre con el fin de valorar el impacto del
mismo en la calidad del servicio y en la productividad de la empresa. Para la evaluacin se
deben considerar
- El cumplimiento de los objetivos
- Cumplimiento de las previsiones realizadas por la Gestin de Cambios.
- Problemas o interrupciones del servicio imprevistas derivadas por el cambio
- Percepcin de los usuarios
- Si se implementaron planes de rollback
Toda la informacin recopilada durante el cambio se incluir en el PIR asociado.
El objetivo del PIR es establecer si:
- El cambio ha alcanzado los objetivos propuestos
- Los usuarios y clientes estn de dan su conformidad a los cambios
- Existen carencias
- La planificacin de recursos se hizo correctamente
- Se han producido imprevistos que no estaban en el plan inicial
- El plan de implementacin funcion de manera adecuada
- El cambio fue implementado dentro del tiempo y del presupuesto acordados
- El plan de rollback funcion de manera correcta si se necesit implementarlo
7.4.1.6 Emergencias
Los cambios realizados mediante procedimientos de emergencia a veces son inevitables. Si se
produce una interrupcin del servicio con impacto y se una respuesta inmediata generalmente se
requiere efectuar un cambio de emergencia y la solucin al problema requiere un cambio de
forma inmediata. Es imprescindible que este tipo de cambios dispongan de procedimientos
predefinidos y se tengan en cuenta los protocolos de validacin teniendo siempre en cuenta:
- Realiza una reunin urgente del CAB y/o EC si esto fuera posible.
- El Gestor del Cambio debe decidir si es imposible demorar la resolucin del problema
El objetivo principal en estos casos es la restauracin del servicio por lo que en la mayora de
estos casos el proceso se realiza en orden contrario al habitual, los registros en la CMDB y la
El control del proceso de gestin del cambio se realiza mediante informes de evaluacin del
rendimiento de este proceso mostrando informacin precisa y de sencilla y se debe disponer de
mtricas de referencia que cubran aspectos tales como:
- RFCs solicitados.
- Porcentaje de RFCs aceptados y aprobados.
- Nmero de cambios realizados clasificados por impacto y prioridad en periodos definidos
- Tiempo medio del cambio dependiendo del impacto y la prioridad
- Nmero de cambios de emergencia realizados.
- Porcentaje de cambios exitosos en primera instancia, segunda instancia, etc.
- Numero de rollbacks con una detallada explicacin de los mismos.
- PIR.
- Porcentajes de cambios cerrados sin incidencias
- Incidencias asociadas a cambios realizados.
- Nmero de reuniones del CAB con informacin estadstica asociada: nmero de asistentes,
duracin, n de cambios aprobados por reunin, etc.
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
implantacin del proceso de Gestin del cambio y que esta misma pueda beneficiar y contribuir a
la consecucin de los objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la mejora
continua para el resto de procesos.
- Integrarse con Gestin de la configuracin y gestin de entrega
- Ir ms lejos del entorno de operaciones y aadir tambin los sistemas e infraestructuras de
desarrollo
- Establecer una separacin entre el proceso y la direccin del proceso
- Determinar la propiedad del proceso de manera independiente a la posicin jerrquica
- Hacer una planificacin para cambios urgentes en lugar de instaurar cambios urgentes
7.4.4 Beneficios
Los principales beneficios derivados de una correcta gestin del cambio son:
- Se reduce el nmero de incidentes y problemas potencialmente asociados a todo cambio.
7.4.5 Obstculos
7.5.1 Actividades
7.5.1.1 Planificacin
La Gestin de Configuraciones es un proceso complejo de implementacin y bsico en la
implantacin de ITIL porque ofrece la interrelacin y dependencias de los otros procesos.
Respecto a la planificacin es imprescindible tener en cuenta:
- Que exista un solo responsable.
- Disponer de una herramienta adecuada
- Un anlisis de los recursos existentes, estableciendo el alcance y objetivos y el nivel de
detalle para todos los elementos de configuracin
7.5.1.3 Monitorizacin
Esta actividad permite controlar el estado de cada componente para todo su ciclo de vida y se
utiliza en otros procesos para su correcto desarrollo.
7.5.1.4 Control
La Gestin de la Configuracin mantiene actualizada la CMDB. Todos los componentes se
registran y actualizan durante todo el ciclo de vida. Las tareas de control bsicas se resumen en:
- Asegurar que todos los componentes estn registrados en la CMDB.
- Monitorizar el estado de todos los componentes.
- Actualizar las interrelaciones entre los CIs.
- Informar sobre el estado de las licencias.
7.5.1.5 Auditoras
El objetivo de las auditoras es confirmar la coincidencia de informacin de la CMDB con la
configuracin real de la estructura TI de la organizacin. La gestin se puede realizar mediante
herramientas que permiten una gestin remota, centralizada y automtica de los elementos de
configuracin de hardware y software. La informacin recopilada puede ser utilizada para
actualizar la CMDB.
El control de este proceso se realiza a travs de informes que evalen el rendimiento del proceso
con el fin de aportar informacin de vital importancia a otras reas de la infraestructura TI. Estos
informes deben controlar y monitorizar
- Alcance y nivel de detalle de la CMDB.
- Desviaciones entre la informacin almacenada en la CMDB y la obtenida de las auditorias
de configuracin.
- Informacin sobre CIs involucrados en incidentes.
- Costes asociados al proceso.
- Sistemas de clasificacin y nomenclatura utilizados.
- Informes sobre configuraciones no autorizadas y/o sin licencias.
- Calidad del proceso de registro y clasificacin.
- Informacin estadstica y composicin de la estructura TI.
.
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
implantacin del proceso de Gestin de configuraciones y que esta misma pueda beneficiar y
contribuir a la consecucin de los objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la
mejora continua para el resto de procesos.
- Empezar lo antes posible con el establecimiento del plan de gestin de la configuracin
- Subrayar la importancia de la construccin del CSF (Critical Success Factors).
- Llevar a cabo una seleccin de la herramientas de forma escrupulosa para realizar la
actividad de manera correcta
- Cuando se hagan cambios, robustecer la gestin del cambio
- Herramientas automticas de descubrimiento con capacidad para el inventariado de
recursos
7.5.5 Obstculos
Las principales dificultades con las que topa la Gestin de Configuraciones son:
- Una incorrecta planificacin: es esencial programar correctamente las actividades
necesarias para evitar duplicaciones o incorrecciones.
- Estructura inadecuada de la CMDB: mantener actualizada una base de datos de
configuraciones excesivamente detallada y completa puede ser una tarea engorrosa y que
consuma demasiados recursos.
- Herramientas inadecuadas: es necesario disponer del software adecuado para agilizar los
procesos de registro y sacar el mximo provecho de la CMDB.
- Falta de Coordinacin con la Gestin de Cambios y Versiones que imposibilita el correcto
mantenimiento de la CMDB.
- Falta de organizacin: es importante que haya una correcta asignacin de recursos y
responsabilidades. Es preferible, cuando sea posible, que la Gestin de Configuraciones
sea llevada a cabo por personal independiente y especializado.
- Falta de compromiso: los beneficios de la Gestin de Configuraciones no son inmediatos y
son casi siempre indirectos, lo que puede provocar el desinters de la gestin de la empresa
y consecuentemente de los agentes implicados.
7.6.1 Actividades
7.6.1.1 Planificacin
La correcta planificacin del despliegue de una nueva versin debe considerar los siguientes
factores:
- Afectacin de la nueva versin a otras reas de TI.
- CIs afectados directa o indirectamente durante y tras el despliegue de la nueva versin.
- Adecuacin del entorno de pruebas
- Planes de rollback necesarios.
- Cmo y cundo se deben implementar los planes de rollback para minimizar el posible
impacto negativo sobre el servicio y la integridad del sistema TI.
- Recursos humanos y tcnicos necesarios para llevar a cabo la implementacin de la nueva
versin con garantas de xito.
- Responsables directos en las diferentes etapas del proceso
- Planes de comunicacin y/o formacin para los usuarios
- Vida media til esperada de la nueva versin.
- Impacto del nuevo despliegue en la calidad del servicio.
- Mtricas precisas que determinen el grado de xito del despliegue de la nueva versin.
7.6.1.2 Desarrollo
La Gestin de Versiones se responsabiliza del diseo y construccin de las nuevas versiones
siguiendo la planificacin estipulada en los RFCs. Generalmente el desarrollo se realiza con
7.6.1.3 Validacin
Se debe realizar una validacin mediante un paquete de pruebas para el despliegue de una
nueva versin con garantas de xito. Las pruebas deben ser tanto tcnicas como funcionales
con usuarios reales para asegurar que la versin cumple los requisitos establecidos
Las pruebas deben incorporar planes de rollback para asegurar que se podr volver a la ltima
versin estable de una forma rpida, ordenada y sin perdidas de valiosa informacin. El proceso
debe considerar:
- Pruebas del correcto funcionamiento de la versin en un entorno realista.
- Pruebas de los procedimientos automticos o manuales de instalacin.
- Listas de "bugs" o errores detectados.
- Pruebas de los planes de rollback.
- Documentacin para usuarios y personal de servicio.
La Gestin de Cambios dar la validacin final a la versin para que se proceda a su instalacin.
7.6.1.4 Implementacin
La distribucin de la nueva versin puede ser de varios tipos:
- Completo y sincronizado: se realiza de manera integral y simultnea en todos los
emplazamientos.
- Fragmentado: ya sea bien espacial o temporalmente. Por ejemplo, introduciendo la nueva
versin por grupos de trabajo o incrementando progresivamente la funcionalidad ofrecida.
El procedimiento de despliegue debe ser documentado para que todas las partes conozcan sus
responsabilidades y tareas, adems de considerar:
- CIs a borrar o instalar y en que orden debe realizarse este proceso.
- En que momento debe realizarse este proceso
- Mtricas para activar los planes de rollback.
Tras la distribucin la Gestin de Versiones debe asegurarse de que:
- Se incluya una copia de la versin en la DSL.
Los informes deben ofrecer una informacin precisa y de sencilla evaluacin disponiendo de
mtricas tales como:
- Nmero de lanzamientos de nuevas versiones.
- Nmero de rollbacks y razones de los mismos.
- Incidencias asociadas a nuevas versiones.
- Cumplimientos de los plazos previstos para cada despliegue.
- Asignacin de recursos en cada caso.
- Correccin y alcance de la CMDB y la DHS.
- Existencia de versiones ilegales de software.
- Adecuado registro de las nuevas versiones en la CMDB.
- Incidencias provocadas por uso incorrecto (formacin inadecuada) de la nueva versin por
parte de los usuarios.
- Disponibilidad del servicio durante y tras el proceso de lanzamiento de la nueva versin
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
implantacin del proceso de Gestin de Versiones y que esta misma pueda beneficiar y
contribuir a la consecucin de los objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la
mejora continua para el resto de procesos.
- Guardar fsicamente todo el software operacional, es decir, la copia definitiva de la DSL
- Distribuir todo el software desde la DSL
- Integrarse con gestin de la configuracin y gestin del cambio
- Controlar todo el software a travs de la entrega, versin, polticas, etc.
- Aadir todos el software y hardware conseguidos
7.6.4 Beneficios
7.6.5 Obstculos
Las principales dificultades con las que topa la Gestin de Versiones son:
- No existe una clara asignacin de responsabilidades y/o la organizacin TI no acepta la
figura dominante de la Gestin de Versiones en todo el proceso de implementacin del
cambio.
- No se dispone de un entorno de pruebas adecuado en donde se puedan testear de forma
realista las nuevas versiones de software y hardware.
8.1.2 Actividades
8.1.2.1 Planificacin
Una planificacin correcta de la Gestin de Niveles de Servicio necesita de la implicacin de
todos los estamentos de la organizacin TI. Adems, resulta importante la colaboracin activa de
los clientes y usuarios de los servicios TI.
La Gestin de Niveles de Servicio tiene como objetivo definir, negociar y monitorizar la calidad
de los servicios TI, para adecuarlos a las necesidades del cliente. En caso contrario, tendremos
clientes insatisfechos y la organizacin TI ser responsable de las consecuencias que se deriven
de ello. El proceso de planificacin previo debe centrarse en la definicin de los servicios a
ofrecer, las necesidades de los clientes, el nivel de calidad de servicio recomendable, como se
ejecutarn los servicios, como se evaluarn y si se pueden ofrecer con los recursos actuales los
niveles de calidad acordados
A continuacin se describen la forma de los documentos que tienen que dar respuesta a las
preguntas anteriores. Estos documentos pueden ser de carcter interno o para los clientes.
La Gestin de Niveles de Servicio debe poner a disposicin la fuerza de ventas un Catlogo de
Servicios y al Service Desk. Adems este catalogo tambin tiene que ser accesible a toda la
organizacin.
8.1.2.2 Implementacin
Al final de la fase de planificacin debe finalizar con la creacin y aceptacin de de los acuerdos
para la prestacin del servicio que incluyen los Niveles de Operacin, Contratos de Soporte y
Acuerdos de Nivel de Servicio.
Acuerdos de Nivel de Servicio
Los SLAs deben contener una descripcin del servicio que incluye desde los aspectos ms
generales hasta los detalles ms especficos del servicio. Es necesario dar una estructura a los
SLAs en diversos documentos de modo que cada grupo involucrado disponga de la informacin
correspondiente al nivel en que se integra, tanto en el lado del cliente como del proveedor.
8.1.2.3 Monitorizacin
El proceso de monitorizacin de los niveles de servicio es imprescindible si queremos mejorar
progresivamente la calidad del servicio ofrecido, su rentabilidad y la satisfaccin de los clientes y
usuarios.
La monitorizacin de la calidad del servicio requiere el seguimiento tanto de procedimientos y
parmetros internos de la organizacin como los relacionados con la percepcin de los usuarios.
Para llevar a cabo esta tarea de manera eficiente es necesario haber establecido con
anterioridad unos varemos de calidad del servicio que han de servir de gua en la elaboracin de
los informes correspondientes.
Las principales fuentes principales de informacin las constituyen:
- La documentacin disponible: SLAs, OLAs, UCs, etc.
- La Gestin de incidencias: que debe informar de las incidencias en el servicio y los tiempos
de recuperacin.
- La Gestin de la Capacidad y la Disponibilidad: que debe proporcionar la informacin sobre
la infraestructura utilizada para satisfacer la calidad de servicios acordada.
- El Service Desk (Service Desk): que mediante su trato diario con los clientes, usuarios y
organizacin TI supervisa la calidad de los servicios y conoce la percepcin del cliente
respecto a los mismos.
8.1.2.4 Revisin
La correcta Gestin de Niveles de Servicio es un proceso continuo que requiere la continua
revisin de la calidad de los servicios ofrecidos. Esta revisin debe realizarse en base a
parmetros objetivos y parametrizables resultado de la experiencia previa, los SLAs en vigencia
y la evolucin del Catlogo de Servicios.
Este proceso de revisin no debe limitarse a aquellos SLAs que por una razn u otra han sido
incumplidos, aunque, evidentemente, en estos casos sea inexcusable, sino que debe tener como
objetivo mejorar y homogeneizar la calidad del servicio.
El resultado de la revisin debe ser un Programa de Mejora del Servicio (SIP) que tome en
cuenta factores tales como:
- Problemas relacionados con el servicio TI y sus posibles causas.
- Nuevas necesidades del cliente.
- Avances tecnolgicos.
- Cumplimiento de los niveles de servicio.
- Evaluacin de los costes reales del servicio.
- Implicaciones de una degradacin de la calidad del servicio en la estructura organizativa del
cliente.
- Evaluacin del rendimiento y capacitacin del personal involucrado.
- Reasignacin de recursos.
- Cumplimiento de los OLAs y UCs relacionados.
- Percepcin del cliente y usuarios sobre la calidad de servicio.
- Necesidades de formacin adicional a los usuarios de los servicios.
El SIP debe ser el documento base para negociar la renovacin del SLA con el cliente y debe
constituir un documento de referencia para la gestin de otros procesos TI como la Gestin de
Cambios, Gestin de Problemas, etc.
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
funcin de Gestin de niveles de servicio, y que esta misma pueda beneficiar y contribuir a la
consecucin de los objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la mejora continua
para el resto de procesos.
- Establece claras diferencias entre acuerdos de nivel de servicio (contrato) y la gestin de
nivel de servicio (proceso)
- En contraposicin al cargo uniforme, fundamenta la recuperacin de costes en el SLA
- Para iniciar con el diseo y finalizar con la medicin de un servicio, llevar a cabo la
implementacin de la gestin de nivel de servicio
8.1.5 Beneficios
8.1.6 Obstculos
Los KPI sobre los que se mide el correcto funcionamiento del proceso son la disponibilidad,
fiabilidad, mantenibilidad y capacidad del servicio.
- Disponibilidad: porcentaje de tiempo sobre el total acordado en que los servicios TI han sido
accesibles al usuario y han funcionado correctamente.
- Fiabilidad: medida del tiempo durante el cual los servicios han funcionado correctamente de
forma interrumpida.
- Mantenibilidad: capacidad de mantener el servicio operativo y recuperarlo en caso de
interrupcin.
- Capacidad de Servicio: determina la disponibilidad de los servicios internos y externos
contratados y su adecuacin a los OLAs y UCs en vigor.
Por lo que la disponibilidad se mide y se ve afectada por el correcto diseo de los servicios TI, la
fiabilidad de los CIs dependientes, su correcto mantenimiento y la calidad de los servicios
internos y externos acordados.
8.2.1 Actividades
8.2.1.2 Planificacin
La planificacin de la disponibilidad permite establecer los niveles de disponibilidad adecuados
para las necesidades reales del negocio y las posibilidades de la organizacin TI.
La tarea de planificacin debe elaborar un documento que recoge los objetivos de disponibilidad
presentes y futuros y que medidas son necesarias para su cumplimiento es el Plan de
Disponibilidad. Este plan debe incluir la situacin actual de disponibilidad de los servicios TI, las
herramientas para la monitorizacin de la disponibilidad, los mtodos y tcnicas de anlisis a
utilizar, las definiciones relevantes y precisas de las mtricas a utilizar, los planes de mejora de la
disponibilidad y las expectativas futuras de disponibilidad.
El plan de disponibilidad debe incluir propuestas de cambio para asegurar el cumplimiento de los
estndares definidos.
La Gestin de la Disponibilidad debe estar involucrada desde el comienzo del desarrollo de
nuevos servicios TI y as asegurar que cumplan los objetivos marcados en el Plan de
Disponibilidad.
8.2.1.4 Monitorizacin
Las dos subactividades ms relevantes de la gestin de la disponibilidad es la monitorizacin de
la disponibilidad del servicio y la elaboracin de informes. Cuando se produce una interrupcin
del servicio hasta su restitucin solucin, el incidente pasa por diferentes fases:
- Tiempo de deteccin: es el tiempo que transcurre desde que ocurre el fallo hasta que la se
tiene constancia del mismo.
- Tiempo de respuesta: es el tiempo que transcurre desde la deteccin del problema hasta
que se realiza su registro y diagnstico.
- Tiempo de reparacin/recuperacin: periodo de tiempo utilizado para reparar el fallo o
encontrar una solucin temporal al mismo y devolver el sistema a la situacin anterior a la
interrupcin del servicio.
Las mtricas que miden las diferentes fases del ciclo de vida de la interrupcin del servicio deben
ser conocidas por el cliente. En ocasiones es difcil confirmar si el sistema est cado o en
funcionamiento y la interpretacin puede diferir entre proveedores y clientes, por lo tanto, ests
mtricas deben de poder expresarse en trminos que el cliente pueda entender.
Los parmetros que se utilizan y se acuerdan y muestran a los clientes en los informes de
disponibilidad son:
- Tiempo Medio de Parada (Downtime): que es el tiempo promedio de duracin de una
interrupcin de servicio, e incluye el tiempo de deteccin, respuesta y resolucin.
- Tiempo Medio entre Fallos (Uptime): es el tiempo medio durante el cual el servicio esta
disponible sin interrupciones.
- Tiempo Medio entre Incidentes: es el tiempo medio transcurrido entre incidentes que es igual
a la suma del Tiempo Medio de Parada y el Tiempo Medio entre Fallos. El Tiempo Medio
entre Incidentes es una medida de la fiabilidad del sistema
Improvement
Availability
Availability
Availability
Tcnica
Reporting
Planning
CFIA
FTA
CRAMM
Calculating Availability
SOA
Continuous improvement
TOP
Figura 36 Guidance on the use of Availability Management techniques
CFIA: Component Failure Impact Analysis (Anlisis del Impacto de Fallo de Componentes). Esta
tcnica consiste en identificar el impacto que tiene en la disponibilidad de los servicios TI el fallo
de cada elemento de configuracin involucrado. Este mtodo requiere una CMDB actualizada.
La gestin de la disponibilidad debe tener KPI definidos mediante las cuales se controlen
parmetros como tiempos de parada y funcionamiento.
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
funcin de Gestin de la disponibilidad, y que esta misma pueda beneficiar y contribuir a la
consecucin de los objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la mejora continua
para el resto de procesos.
- No realizar una separacin de la planificacin y control de la continuidad de servicio TI
(ITSCM)
- Estableciendo una separacin clara en el diseo de la medicin
- La gestin de la disponibilidad debera se la encargada de instaurar las normas de medicin
- Uso coordinado de gestin de la capacidad, financiera y continuidad
8.2.4 Beneficios
8.2.5 Obstculos
Las principales dificultades con las que topa la Gestin de la Disponibilidad son:
- No se monitoriza correctamente la disponibilidad real del servicio.
- No existe compromiso con el proceso dentro de la organizacin TI.
- No se dispone de las herramientas de software y personal adecuado.
- Los objetivos de disponibilidad no estn alineados con las necesidades del cliente.
- Falta de coordinacin con los otros procesos.
- Los proveedores internos y externos no reconocen la autoridad del Gestor de la
Disponibilidad por falta de apoyo de la direccin
8.3.1 Actividades
8.3.1.1 Planificacin
La actividad principal de la gestin de la capacidad es la elaboracin del Plan de Capacidad que
incluye toda la informacin relativa a la capacidad de la infraestructura TI; las previsiones sobre
necesidades futuras basadas en tendencias, previsiones de negocio y SLAs existentes y los
cambios necesarios para adaptar la capacidad TI a las novedades tecnolgicas y las
necesidades emergentes de usuarios y cliente.
El Plan de Capacidad debe incluir informacin sobre los costes de la capacidad actual y prevista.
Esta informacin se utiliza para la Gestin Financiera en la elaboracin de los presupuestos y
previsiones financieras de manera realista.
El Plan de Capacidad debe ser monitorizado y revisado peridicamente y controlar su
cumplimiento con el fin de adoptar medidas correctivas cuando se detecten desviaciones
importantes del mismo.
8.3.1.2 Recursos
Un punto crtico de la Gestin de la Capacidad es la correcta asignacin de recursos en general,
ya sean hardware, software o personal, dimensionando de forma eficiente los niveles de servicio
acordados y/o previstos, los niveles de rendimiento esperados, el impacto de la aplicacin o
servicio en los procesos de negocio del cliente, los mrgenes de seguridad y disponibilidad y los
costes asociados a los equipos de hardware y otros recursos TI necesarios.
La Gestin de la Capacidad debe participar en las primeras etapas de desarrollo de un producto,
servicio o definicin de un SLA asegurando que se dispondr de la capacidad necesaria para
finalizar el proyecto.
8.3.1.3 Supervisin
La Gestin de la Capacidad es un proceso cclico en el cual se monitoriza, analiza y evala el
rendimiento y capacidad de la infraestructura y obtiene como resultados mejoras a implementar
mediante RFCs creados para la Gestin de Cambios.
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
funcin de Gestin de la capacidad, y que esta misma pueda beneficiar y contribuir a la
consecucin de los objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la mejora continua
para el resto de procesos.
- Debemos focalizar nuestra atencin en las mtricas propietarias del cliente y no en
nuestras propias mediciones
- Los requisitos de capacidad deben ser determinados por la demanda (que estn ligados al
negocio) en lugar de que se produzcan como consecuencia de los aspectos tecnolgicos
- Mantener un espritu colaborados con la gestin de disponibilidad
- Establecer reacciones cercanas con la gestin financiera
8.3.4 Beneficios
8.3.5 Obstculos
Cuanto mayor sea el impacto derivado de una interrupcin de servicio, mayor esfuerzo se deber
realizar para prevenirlo. Los servicios de TI se deben analizar por basndose en los siguientes
factores por los que se hallar un equilibrio entre la prevencin y la recuperacin, teniendo en
cuenta sus respectivos costes financieros:
- Consecuencias de la interrupcin del servicio en el negocio (prdida de rentabilidad, prdida
de cuota de mercado y mala imagen de marca)
- Tiempo aceptable antes de la restauracin del servicio sin un alto impacto en los procesos
de negocio.
- Compromisos adquiridos a travs de los SLAs.
Con los resultados de este anlisis se obtiene la informacin necesaria para proponer diferentes
medidas de prevencin y recuperacin que se adapten a las necesidades reales del negocio.
8.4.1.6 Supervisin
La formacin del personal involucrado y la continua monitorizacin y evaluacin de los planes
para su adecuacin a las necesidades reales del negocio es bsico para que los planes de
continuidad sean definitivos.
La Gestin de la Continuidad del Servicio realiza informes para la direccin que incluyen
aanlisis sobre nuevos riesgos y evaluacin de su impacto, evaluacin de los simulacros de
desastre realizados, actividades de prevencin y recuperacin realizadas, costes asociados a los
planes de prevencin y recuperacin y preparacin y capacitacin del personal TI respecto a los
planes y procedimientos de prevencin y recuperacin.
Es imprescindible llevar controles rigurosos que impidan que la inversin y compromiso inicial se
diluyan y el control del proceso es importante en condiciones normales ste se vuelve crtico
durante las situaciones de crisis, por lo que se debe asegurar que:
- La puesta en marcha de los planes preestablecidos.
- La supervisin de los mismos.
- La coordinacin con la Gestin de Continuidad del Negocio.
- La asignacin de recursos necesarios.
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
funcin de Gestin de la continuidad, y que esta misma pueda beneficiar y contribuir a la
consecucin de los objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la mejora continua
para el resto de procesos.
- Utilizar las actividades eficaces y probadas de la evaluacin y gestin de riesgos, como
base para planificar el ITCSM
- Plantearse que: si no merece la pena protegerlo, no merece la pena tenerlo
8.4.4 Beneficios
Los principales beneficios de una correcta Gestin de la Continuidad del Servicio se resumen en:
8.4.5 Obstculos
Hardware Central processing units, LANS, disk storage, peripherals, wide area network, PCs,
portables, local servers
Software Operating systems, scheduling tools, applications, databases, personal productivity tools,
monitoring tools, analysis packages
People Payroll costs, benefit cars, re-location costs, expenses, overtime, consultancy
External Service Security services, Disaster Recovery services, Outsourcing services, HR overhead
Transfer Internal charges from other cost centres within the organisation
8.5.1 Actividades
8.5.1.1 Presupuestos
La elaboracin de presupuestos TI tiene como objetivos:
- Planificar el gasto e inversin TI a largo plazo.
- Asegurar que los servicios TI estn suficientemente financiados.
- Establecer objetivos claros que permitan evaluar el rendimiento de la organizacin TI.
Los presupuestos realizados pueden tener diferentes horizontes temporales; a corto plazo,
incluyendo los costes de los servicios prestados en la actualidad; o resultar de una proyeccin
sobre la evolucin prevista del negocio en dos o ms aos. Los mtodos ms utilizados para
realizar un presupuesto se basan en la identificacin inicial de todos los elementos de coste y
son:
- Presupuesto incremental: el presupuesto se realiza en base al histrico de presupuestos
anteriores, adaptndolos a las modificaciones en los costes y el desarrollo de nuevas
tecnologas, y teniendo en consideracin la aparicin de nuevas lneas de servicios.
- Presupuesto "desde cero": se replantea toda la estructura de costes e inversiones a partir de
una "hoja en blanco" en base a los servicios prestados en la actualidad y las expectativas de
crecimiento en el periodo presupuestado.
La estimacin de los costes asociados a esos elementos no es siempre una tarea sencilla y a
menudo influyen factores externos que no se hallan bajo el control directo de la organizacin TI.
8.5.1.2 Contabilidad
El proceso de contabilidad debe tener en inconsideracin la complejidad del mismo y evitar un
excesivo nivel de detalle que lo encarezca ms all de lo razonable. Las actividades contables
deben permitir:
8.5.1.4 Supervisin
No es tarea de la Gestin Financiera de los Servicios TI sino de la Gestin de Niveles de Servicio
negociar con los clientes y elaborar el catlogo de servicios. Sin embargo, es recomendable que,
en los aspectos econmicos, su actividad sea supervisada por la Gestin Financiera.
Para ello es necesario que exista una comunicacin fluida y convenientemente estructurada
entre ambos procesos.
Por un lado la Gestin de Niveles de Servicio debe proveer informacin a la Gestin Financiera
sobre:
- El tipo de servicios demandados por los clientes.
- Los SLAs contratados.
A continuacin se listan las mejores prcticas a tener en cuenta, para asegurar el xito de la
funcin de Gestin financiera, y que esta misma pueda beneficiar y contribuir a la consecucin
de los objetivos de la organizacin en la que se implementa y a la mejora continua para el resto
de procesos.
- Usar la Imputacin de cargos basada en el cliente
- Debemos establecer y definir vnculos con gestin de disponibilidad, capacidad y
configuracin
- Deben resultar fcilmente identificables y claras las diferencias entre costes e Imputacin de
cargos. De no ser as, esto podra ocasionar graves problemas en la contabilidad y
desvirtuara los costes
8.5.4 Beneficios
Los principales beneficios de una correcta Gestin Financiera de los Servicios Informticos se
resumen en:
- Se reducen los costes y aumenta la rentabilidad del servicio.
- Se ajustan, controlan, adecuan y justifican (si es de aplicacin) los precios del servicio
aumentando la satisfaccin del cliente.
- Los clientes contratan servicios que le ofrecen una buena relacin coste/rentabilidad.
- La organizacin TI puede planificar mejor sus inversiones al conocer los costes reales de los
servicios TI.
- Los servicios TI son usados ms eficazmente.
- La organizacin TI funciona como una unidad de negocio y es posible evaluar claramente su
rendimiento global.
8.5.5 Obstculos
Es esencial investigar y entender los niveles de servicio actuales, y los costes, estudiando todos
los aspectos de los mismos, antes de realizar un cambio mayor. Esto permite medir los impactos
para la mejora de los procesos de Gestin de Servicios en los niveles de servicio de la lnea-
base, y los costes. (Si comparamos con los mtodos de otras empresas, normalmente se refiere
al benchmarking)
Antes de comenzar es necesario dar aviso; ITIL no es una varita mgica. No podemos esperar
que ocurran milagros, cuando se implementa el entorno de los procesos. En el pasado, muchas
organizaciones han intentado utilizar implementaciones de procesos, como base de las
reorganizaciones de las empresas, o para asistir las fusiones de las empresas. Demasiados
disparos a gol en un proyecto, lo llevar al fracaso. Por lo tanto, los objetivos y objetivos
asociados al proyecto de Gestin de Servicios tienen que ver con los objetivos de la
organizacin. El objetivo deber estar para permitir la entrega de los servicios de calidad IT,
alineados a las necesidades del negocio.
La situacin actual es comparada con las mejores prcticas, el resultado es la entrada para los
planes de transicin, junto con los objetos relacionados con el cambio de procesos.
Los planes de transicin describen la manera en que se realizan los cambios procesales y el
resultado de los cambios actuales. Gracias a la medicin continua, a pesar de las medidas de los
procesos definidos, es posible comparar la valoracin de los cambios con los objetivos, y pueden
resultar en el cambio da las acciones y en facilitar los procesos de la medicin continuada.
Un proyecto puede ser definido como una organizacin temporal que necesita alcanzar un
resultado predefinido en un tiempo predefinido utilizando recursos predefinidos.
Una organizacin temporal significa que un proyecto tiene un comienzo y un final claro, y est
conducido por las actividades del da a da. Realizando esto, la actividad del proyecto puede ser
aislada del trabajo que sigue funcionando.
PRINCE2 se concentra en la creacin de un entorno de gestin apropiado para conseguir el
propsito del proyecto. Para poder conseguir esto, el proyecto PRINCE2 requiere los siguientes
puntos para existir:
- Vida til, finita y definida para el proyecto
- Un conjunto de productos empresariales definidos y mesurables (para alcanzar los
requerimientos de calidad)
- Un conjunto de actividades para alcanzar los productos empresariales (por ejemplo el
hacer del proyecto)
- Definir la cantidad de recursos
- Un proyecto de estructura organizativa, con responsabilidades definidas, para gestionar el
proyecto
Antes de comenzar el proyecto, una organizacin deber tener una visin sobre como deben de
ser los resultados. Mediante la definicin de los trminos necesarios para llevar a cabo los
resultados del proyecto, es posible aislar estas valoraciones (personal, presupuesto,...) de las
actividades del da a da. Esto aumenta el ratio de xito en el proyecto. Antes de que comience
un proyecto, la gestin debe tener una visin general del proyecto y debe ser capaz de
documentar:
- La definicin de proyecto, explicando que necesita alcanzar el proyecto, esto debera dar
informacin previa, objetivos del proyecto y campo de aplicacin, y debera trazar el
resultado deseado y resaltar las fuerzas del proyecto.
- El asunto empresarial, describiendo como el resultado del proyecto deber soportar las
necesidades empresariales y justifica su existencia- incluyendo las razones para la
seleccin de la aproximacin.
- Las conocidas expectativas de calidad de las soluciones empresariales
- El criterio de aceptacin para el resultado final
- Los riesgos conocidos
- Un plan de alto nivel identificando los roles necesarios y, si es posible, asignndolos a los
individuos, as como identificando las decisiones de seguir adelante o no.
Cuando se realiza un anlisis para un proyecto, es importante tener claro cuales son los costes
del proyecto y cuales son los costes de puesta en marcha de los procesos de la Gestin de
Servicios. Los costes del proyecto son costes de desembolso en una vez, mientras que los
costes de puesta en marcha estn atados a un compromiso por parte de la organizacin, donde
se ve envueltos en contratos a largo plazo con los proveedores.
Los costes de implementacin de procesos en las libreras de la infraestructura IT, varan en
funcin de la escala de operaciones. Los costes asociados con la implementacin y la puesta en
marcha de los procesos estn vagamente categorizados como describimos a continuacin:
- Costes de Gestin de proyectos
- Costes de entrega de proyectos (facturas de consultara, equipo de proyectos para la
implementacin, dueo de procesos)
- Equipamiento y software
- Costes de los cursos (incluyendo conocimientos, cursos de herramientas especificas, y
cursos de conocimientos empresariales)
- Costes de documentacin
11.2.4 La Organizacin
Un proyecto necesita ser gestionado, igual de bien que si se fuese a crear algo, con objeto de
obtener el resultado fijado. La gestin de un proyecto se necesita tenerlo en cuenta desde los
tres puntos de vista mencionados a continuacin:
- Empresa: Es realmente el soporte una necesidad real para el negocio?
- Usuario: Mientras se est utilizando el producto, llegaremos al objetivo que el usuario
quiere?
- Proveedor/Tcnicos: Se puede crear el producto (bajo las necesidades demandadas)? Se
puede dar soporte al producto mientras est en funcionamiento?
Un proyecto necesita ser estudiado bajo estos tres puntos de vista, si alcanza un resultado viable
que encaje dentro de los objetivos de la empresa, y que tambin sea viable en tiempo y coste.
Normalmente los gerentes experimentados proveen la direccin a tomar en estas tres reas,
pero desean liberarse de la actividad rutinaria que conlleva la gestin de este proyecto.
PRINCE2 identifica un gabinete de proyecto para cubrir estos tres intereses, y provee de la
direccin a tomar y avisa al jefe de proyecto, sin necesidad de que est involucrado en las
actividades del da a da.
El gabinete de proyecto, responsable de asegurar que los resultados de proyecto y de asegurar
las garantas de calidad, deben trabajar en el proyecto de una manera adecuada. Esta actividad
necesita separarse del jefe de proyecto, para asegurar que el gabinete llega a una respuesta
objetiva a la siguiente pregunta: Las cosas estn funcionando tan bien como nos haban
comentado?
En un proceso de la Gestin de Servicios implementacin y mejora del proyecto, los tres
puntos de vista comentados deben ser representados por:
- Un ejecutivo de la empresa: representa los intereses de la organizacin (al cliente), donde
se el proyecto se est realizando
- El usuario
- El proveedor
11.2.5 Planificacin
Despus de haber definido los resultados, el jefe del proyecto debe trabajar sobre el objetivo
final. Una visin clara de las actividades se puede crear para aquellos productos que se
necesitan a corto plazo (normalmente entre tres o seis meses) con una visin de lo que es
necesario a largo plazo.
El cambio de gestin nicamente puede tener xito mediante el correcto uso de la comunicacin.
Un proyecto de Gestin de Servicios involucra a mucha gente, pero la puesta en marcha afectar
la vida de muchas ms personas. La implementacin o mejora de la Gestin de Servicio dentro
de una organizacin, requiere un cambio del entendimiento por la direccin de IT, y sus
empleados, as como los clientes TI y los usuarios. La comunicacin dentro de esta
transformacin es esencial para el xito.
Con objeto de enfatizar que todas las partes deben estar al tanto de lo que est sucediendo y
debido a que pueden ocupar una parte relevante en el proyecto, se avisa de cmo el proyecto
deber comunicarse con todas las partes involucradas. Un plan bien organizado y un buen plan
de comunicacin, realizar una contribucin positiva y directa sobre el xito del proyecto.
Un buen plan de comunicacin debe ser construido bajo el concepto de qu es la comunicacin.
La comunicacin es algo ms que una nica forma de informacin. Requiere una atencin
continua a las seales, tanto positivas como negativas, de todas las partes involucradas. La
gestin de la comunicacin est involucrada en estos nueve pasos:
- Descripcin de los procesos de comunicacin en el proceso de cambio desde el comienzo
- Analiza la estructura de la comunicacin y la cultura
- Identifica los grupos objeto que son importantes
- Valora las metas de la comunicacin para cada grupo objeto
- Formula la estrategia de comunicacin para cada grupo objeto
- Elige el medio de comunicacin correcto para cada grupo objeto
- Escribe un plan de comunicacin
A nivel general, otra de las dificultades encontradas en las implantaciones todos los procesos ha
sido el disponer de pocas mtricas e informes significativos antes de la implantacin de cada
proceso.
Otra de las dificultades encontradas en la implantacin de los procesos de ITIL es que ha habido
es la estructura de organizacin de partida. Esta organizacin ha tenido que sufrir ciertos
cambios y se han asignado roles en los puestos ms adecuados.
A pesar de la similitud de los diversos entornos, los entornos desktop de las oficinas regionales
eran dispares (emuladores Web, cliente-servidor y emuladores host). Por tanto, se dispona de
una excesiva diversidad de plataformas, y diversas herramientas. Esto dificult la implantacin
de la funcin de Service Desk y del proceso de gestin de incidencias, ya que se requieren
grupos de soporte con diferentes especialidades y herramientas para la gestin lo que conlleva
un proceso de formacin muy definido.
Adems, no exista un proceso formal con registro nico de incidencias. Ni se tena constancia
de la cantidad de incidencias atendidas en cada oficina por lo tanto, tal como se comentaba
anteriormente, ha sido necesario implantar varios Service Desk especializados para cada tipo de
aplicacin.
Otras dificultades que se pueden encontrar en la implantacin del Service Desk y de la gestin
de incidencias se listan a continuacin. Tal como se ha mencionado anteriormente, la direccin
de Eurotrans se ha involucrado al 100% y estas dificultades que en algunos proyectos de
implantacin de ITIL son muy crticas, se han visto atenuadas debido a esta implicacin de la
direccin:
- Poco reconocimiento y motivacin del personal de TI
- Poca definicin de las responsabilidades y los roles, creando una distorsin en el lmite de
los trabajos de cada uno
- Tensin entre el centro de servicio al usuario y otras funciones, creando un mal ambiente de
trabajo en la organizacin
- Comunicacin pobre y falta de intercambio de informacin
- Poca claridad sobre las necesidades del negocio, confundiendo al personal y al
cliente/usuario y objetivos, metas y responsabilidades sin una definicin adecuada
- Prcticas de trabajo sin revisar y/o modificar (ciclo de demming)
- No entrega de los niveles de servicio convenidos con los clientes, deteriorndose la relacin
con stos
- Formacin poco adecuada del personal, dificultando los logros propuestos
- Falta de integracin con otros procesos
- Falta de herramientas para la automatizacin del proceso
Los problemas principales relacionados con la implantacin del proceso de gestin de software
es que partamos de una infraestructura en la que en dos oficinas regionales no se dispona de
entornos de pruebas. Por otro lado, las aplicaciones desde la oficina de Orange funciona con
modelo cliente-servidor, lo cual dificultaba dificulta la gestin y el control de las versiones.
Una de las dificultades encontradas ha sido integrar la DSL en un entorno de distribucin
automatizado. Otro punto que ha requerido bastantes esfuerzos, y debido a que Eurotrans
utilizaba proveedores externos, han sido los conflictos para constituir polticas de entregas y
versiones con los proveedores externos.
Ha habido que crear una DSL y DHS. Como la infraestructura de partida estaba basada en una
infraestructura centralizada ha facilitado la implantacin del proceso.
Eurotrans no dispona de una CMDB, por lo que ha habido que realizar un trabajo muy profundo
y costoso para establecer la profundidad y extensin de la CMDB.
Los beneficios encontrados una vez implantado el Sevice Desk han sido:
Optimizacin del uso de los recursos y crecimiento de la productividad del personal instruido.
Por eso es tan importante una formacin correcta.
Disminucin del impacto negativo sobre el negocio.
Informes de gestin perfeccionados y precisos sobre la calidad de los servicios y el soporte
al usuario
Ms orientacin al cliente
Mejora en la informacin sobre el estado de las aplicaciones de negocio
Ms calidad y rapidez en la resolucin de las solicitudes
Los beneficios encontrados una vez implantada la gestin de incidencias han sido:
La productividad del personal instruido se ha visto aumentada
Se ha experimentado una reduccin de los incidentes y dificultades de los usuarios haciendo
que las actividades llevadas a cabo sean ms fciles
Menor tiempo en la respuesta y resolucin para agilizar el proceso
Aumento de los niveles de disponibilidad del servicio TI (debido a menos incidentes)
Informacin precisa de gestin sobre la calidad del servicio
Mayor satisfaccin de clientes y usuarios
Optimizacin de la monitorizacin, lo que permite medir exactamente el rendimiento en
referencia a los SLAs
Los beneficios encontrados una vez implantada la gestin de problemas han sido:
Mejora del ratio de resoluciones del CSU
Gracias al anlisis proactivo se impide que los incidentes se desarrollen a lo largo de
sistemas o incluso ocurran
Aumento del aprendizaje de la organizacin y mejora de su formacin
Gracias a la eliminacin de incidentes reiterativos hay ms disponibilidad y menos
interrupciones a los usuarios
Incremento de la calidad del servicio TI
Establecimiento de soluciones permanentes para que no se vuelvan a repetir los incidentes
Los beneficios encontrados una vez implantada la gestin del cambio han sido:
Menos cambios a deshacer y mejora de la capacidad para realizar backouts
Reduccin de las interrupciones de los procesos de negocio
Los beneficios encontrados una vez implantada la gestin del software han sido:
Se suprimen incidentes relacionados con la entrega
Las entregas se implementas y construyen siguiendo lo programado
Entornos de pruebas y produccin ms estables, debido a que los cambios habitualmente se
combinan en entregas, con un nmero menos de implementaciones individuales
Gestin segura y precisa de DSL y DHS
Ayuda a que se cumplan las restricciones legales
Implementacin a tiempo de todas las entregas
Distribucin precisa de las entregas
No hay evidencia de retornos no autorizados a versiones previas
No hay evidencia de malgasto por haber duplicado software
Aumento de la tasa de xito de entrega y mejora en la calidad del servicio ofrecido
Disminucin de versiones errneas y copias de software no autorizadas
Control y proteccin apropiada de los CIs HW y SW de la entrega
Descenso del riesgo de introducir virus o SW malicioso
Los beneficios encontrados una vez implantada la gestin de la configuracin han sido:
Ofrece informacin concreta sobre los CIs y su documentacin relacionada
Ayuda al crecimiento de la seguridad sobre los CIs controlados
Da facilidades para controlar los CIs valiosos y con una carga importante para la
organizacin
Da facilidades para adherirse a obligaciones legales/por inventario
Ofrece datos de tendencias a gestin del problema
Facilita la disminucin del uso del software no autorizado para evitar multas por pirateo
Facilita la valoracin de los cambios y su programacin con seguridad
Los beneficios encontrados una vez implantada la gestin de niveles de servicio han sido:
A travs de la mejora de la negociacin y comunicacin con los suministradores, reduce los
costes de adquisicin
A travs de acuerdos de nivel de servicios medibles y realistas, logra el establecimiento de
relaciones ms profesionales
Fomenta el equilibrio entre los requisitos de servicio de los clientes y los costes y
complejidad de la provisin de tales servicio
Supone una mejora en la determinacin sobre recursos de TI
Disminuye la demanda no predecible
Sirve para establecer lneas base para las mejoras del servicio, lo que supondr una mayor
satisfaccin del cliente
Agiliza la resolucin de disputas de manera objetiva y rpida
Los beneficios encontrados una vez implantada la gestin de la disponibilidad han sido:
Debido a un mejor diseo y cumplimiento de los objetivos especficos de disponibilidad se
obtiene una optimizacin del servicio consiguiendo el objetivo Just in time planteado por
Eurotrans.
Supone un claro avance en los niveles de servicio gracias a un planteamiento de problemas
ms proactivo que reactivo
Se lograr que las mtricas de lnea base sean mucho ms exactas, y esto favorece
directamente la realizacin de Acuerdos de nivel de servicio ms prcticos y precisos
Se consigue un aumento de la calidad y capacidad de gestin de la infraestructura de TI
Logramos una justificacin de costes ms cmoda y conseguimos mejorar la eficacia de los
coste de TI
Se obtienen estadsticas de una mayor precisin y esto supone una ayuda en una mejor
relacin y soporte del suministrador
Los beneficios encontrados una vez implantada la gestin de la capacidad han sido:
Los beneficios encontrados una vez implantada la gestin de la continuidad han sido:
Nos aseguramos una mejor reputacin de la organizacin, credibilidad y publicidad positiva
Supone una reduccin sustancial del nmero de interrupciones y desastres del servicio en
beneficio de la organizacin
Libros Oficiales:
[1] Office of Government Commerce (OGC), ITIL Managing TI Service: Service Support, TSO,
London, 2001
[2] Office of Government Commerce (OGC), ITIL Managing TI Service: Service Delivery, TSO,
London, 2001