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ADMINISTRACIN ESTRATGICA PARA MANTENIMIENTO

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Principios de Organizacin

La estructura de la organizacin es un mecanismo proyectado para coadyuvar el


logro de los objetivos y tratar de alcanzar las metas en una empresa o institucin.
Por pequea que sea una organizacin, por muy limitados que sean sus recursos,
stas deben ser utilizadas eficazmente si la administracin de la organizacin
quiere sobrevivir y prosperar, esta perspectiva requiere de la definicin de
objetivos y la asignacin de responsabilidades en el trabajo. En esta medida, la
asignacin de responsabilidades es importante, aun cuando la organizacin est
compuesta de una sola persona, porque l es quien debe manejar el tiempo
eficientemente.
La moderna organizacin cientfica del trabajo se basa fundamentalmente en la
divisin del trabajo, cuya ventaja puede ser que la gente realiza el trabajo con
mayor armona acorde con su aptitud, aumenta la destreza por lo recurrente del
trabajo y se obtiene una importante economa en el tiempo y capital.
Por esta razn, el diseo de organizaciones implica bsicamente formalizar la
interrelacin e interactuacin que presentan los principios de organizacin en los
nuevos paradigmas de los sistemas organizacionales.
Los principios o normas constituyen el nervio motor de la organizacin, porque
delimitan derechos y responsabilidades, establecen formas de actuacin y medios
para llevar a buen trmino los hechos. Tambin orientan como aplicar los
elementos materiales, as como instruir cmo aprovechar al mximo el esfuerzo y
dedicacin del recurso humano.
Actualmente existe un conjunto de principios fundamentales, que an se
consideran como principales directrices para el establecimiento de una ptima y
correcta organizacin, entre ellos se indican a los siguientes:

Toda organizacin debe establecerse bajo un objetivo definido


En la organizacin la responsabilidad debe ir acompaado de autoridad.
En la organizacin la delegacin de autoridad debe ser descendente.
En la organizacin la divisin del trabajo debe ser adecuada.
En la organizacin cada funcionario debe responder a un solo jefe.
La organizacin debe tener una estructura por dems sencilla
En la organizacin ningn jefe debe invadir el rea del otro.

Toda organizacin debe establecerse bajo un objetivo definido; para que una
organizacin sea efectiva, requiere que sus objetivos y metas principales sean
precisos y que la consecucin de los mismos, debe estar apoyado por el plan de
organizacin, manteniendo las polticas para llevar adelante la accin.
En la organizacin la responsabilidad debe ir acompaada de autoridad; La
autoridad no puede ser considerada separada de la responsabilidad, de ah que
donde quiere que se ejerza autoridad surgir siempre autoridad y dar origen a la
cadena de mando.
En la organizacin la delegacin de autoridad debe ser descendente; En un
sistema de organizacin establecido, la autoridad se impone desde el nivel
superior al nivel inferior, de forma descendente. Si no existe un diseo de
autoridad, pueda ocasionar mala comunicacin, falta de control administrativo y se
puede producir evasin de autoridad.
En la organizacin la divisin del trabajo debe ser adecuada; las funciones que se
desarrollan en una organizacin, deben constituirse en guas para ser asignadas a
las diferentes reas especficas establecidas, como unidades separadas donde
puede haber un nmero de funciones diferentes en que puede ser dividido el
trabajo, en esta situacin se evita la duplicidad de funciones.
En la organizacin cada funcionario debe responder a un solo jefe; En cualquier
organizacin es importante el principio bsico de la unidad de mando,
estableciendo responsabilidades de subordinacin para evitar conflicto de
intereses de manera que cada funcionario o empleado responda ante una persona
o jefe.
La organizacin debe tener una estructura por dems sencilla; el tipo de
organizacin que se adopte, debe ser sencilla, evitando la complejidad; la
estructura deber ser prctica, funcional desde el punto de vista de la
minimizacin de los costos.
En la organizacin ningn jefe debe invadir el rea del otro; La falta de una
determinacin apropiada de funciones, origina que jefes de una misma lnea,
desarrollen tareas de otros campos que no corresponden a su mbito de accin.
Por tanto, es necesario que cada jefe deba limitarse solamente a su mbito de
accin que le corresponde

Definicin

Segn Chiavenato la estructura organizacional son los patrones de diseo para


organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el
objetivo deseado.
Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada
empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que ms se
acomode a sus prioridades y necesidades.
En la bsqueda de la mejor forma de organizacin de la empresa se han
establecido cuatro estructuras: lineal, matricial, circular por departamentalizacin
e hbrida.

Elementos bsicos de la estructura organizacional

Los elementos que se deben tener en la estructura organizacional vienen dados


por variables:
Atendiendo las disposiciones normativas.
Redefiniendo los objetivos y las estrategias institucionales.
A la reagrupacin de unidades respetando reas funcionales.
Reduciendo personal conforme a la siguiente secuencia.
Congelando puestos o plazas vacantes.
Liquidacin de personal de reas adjetivas o de apoyo.
Liquidacin de personal de reas sustantivas (siguiendo los niveles
jerrquicos en forma ascendente, esto es, personal secretarial, analista,
jefes de oficina, jefes de departamento, etc.)
Redistribuyendo y o re direccionando funciones.
Diseando y aplicando cuestionarios a travs de entrevistas dirigidas en
cada rea para captar informacin sobre:
Funciones por rea.
Procedimientos.
Cargas de trabajo.
Soporte tecnolgico.
Relaciones con el entorno.
Replanteando territorios o reas de trabajo.
Revisando el tipo y presentacin de productos y servicios que se ofrecen.
Estableciendo condiciones de operacin viables y oportunas.
Replanteando relaciones de trabajo con organizaciones que brindan
insumos, servicios o pautas de accin.
Racionalizando recursos de trabajo (materiales y tecnolgicos).
Reduciendo la cadena escalar de autoridad.
Capacitando a los mandos superiores y medios para asimilar el cambio.
Desincorporando reas.
Promoviendo la creacin de fuentes de trabajo suplementarias.

En todos los casos se deben respetar los aspectos funcionales asignados a las
reas.

Tipos de estructuras organizacionales

a) Estructuras formales: se dividen en 4 estructuras

Lineal
Funcional
Lnea - Staff
Comits
b) Estructuras informales

Estructuras Formales

Por organizacin formal se entiende, en general la estructura intencional de


funciones en una empresa formalmente organizada. Pero describir a una
organizacin como formal no significa que contenga nada inherente inflexible o
indebidamente limitante. Para proceder correctamente a la organizacin, un
administrador debe generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones
para la contribucin eficaz del desempeo individual, tanto presente como futuro, a
las metas grupales.

La organizacin formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la discrecionalidad, la


ventajosa utilizacin del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y
capacidades individuales en las organizaciones ms formales. No obstante, en
una situacin grupal los esfuerzos individuales deben canalizar hacia metas
grupales y organizacionales.

Caractersticas de la organizacin formal

1. Divisin de trabajo: Para ser eficiente la produccin se debe basar en la


divisin de trabajo, que es nada ms que la manera por lo cual un proceso
complejo puede descomponerse en una serie de pequeas tareas. El
procedimiento de dividir el trabajo comenz a ser practicado ms
intensamente con la llegada de la revolucin industrial provocando un
cambio radical en el concepto de produccin, principalmente por la
fabricacin compacta de grandes cantidades a travs del uso de las
mquinas, en sustitucin de la artesana. La divisin de trabajo iniciada a
nivel de los operarios, con la administracin cientfica, fue alcanzando los
diversos escalones ms elevados de la organizacin con la teora clsica.
2. Especializacin: Como consecuencia de la divisin de trabajo, cada
rgano o cargo pasa a tener funciones especficas y especializadas. La
especializacin del trabajo propuesta por la administracin cientfica
constituye una manera de incrementar la eficiencia es disminuir los costos
de produccin. Simplificando las tareas, atribuyndole a cada puesto de
trabajo tareas simples y respectivas que requieren poca experiencia del
ejecutor y escasos conocimientos previos, se reducen los periodos de
aprendizaje, se facilitan las sustituciones de unos individuos por otros,
permite mejorar en los mtodos de incentivacin de trabajo y,
delicadamente, se aumenta el rendimiento de la produccin. La separacin
del planteamiento y de la organizacin del trabajo, como tambin la
separacin del control y la ejecucin, propuesta por Taylor, son corolarios
de este principio.
3. Jerarqua: Una de las consecuencias del principio de la divisin del trabajo
es la intensa diversificacin funcional dentro de la organizacin. Sin
embargo una pluralidad de funciones desarticuladas entre si no forma una
organizacin eficiente. Una estructura jerrquica, cuya misin es dirigir las
operaciones de los niveles que le estn subordinados. A medida que se
sube en la escala jerrquica aumenta el volumen de autoridad del ocupante
del cargo. Cuando mayor fuer el tamao de la organizacin, mayor tiende a
ser el nmero de los niveles jerrquicos de su estructura. La nivelacin
jerrquica representa fundamentalmente la especializacin de la direccin o
sea, la distribucin del volumen de autoridad y responsabilidad en cada uno
de los niveles.
4. Distribucin de la autoridad y de la responsabilidad: Esta representa la
distribucin de la autoridad entre los diversos niveles de la estructura. Cada
nivel jerrquico que est por encima de los dems niveles de la estructura.
Cada nivel jerrquico que est por encima de los dems niveles tiene
mayor peso en las decisiones. La autoridad es el fundamento de la
autoridad. La autoridad, es conceptualizada como un poder formal, o sea,
una propiedad de una persona o de una institucin, significando
principalmente el derecho de dar rdenes. Fayol deca que la "autoridad es
el derecho de dar rdenes y el poder de exigir obediencia
conceptualizndola, al mismo tiempo, como poder formal y poder
legitimado. La autoridad formal es siempre un poder, una facultad,
concedidos por la organizacin al individuo que ella ocupe una posicin
determinada con relacin a los otros. La responsabilidad es uno de los
trminos ms mal comprendidos de la literatura administrativa. Muchas
veces el trmino responsabilidad es utilizado con el significado de deber, de
actividad, de atribucin. La responsabilidad proviene de la relacin superior-
subordinado y del hecho de que alguien tenga autoridad para exigir
determinadas tareas a otras personas.
5. Racionalismo de la organizacin formal: Esta es una de sus
caractersticas bsicas en la organizacin. El principio bsico de esta forma
de concebir una organizacin es que, dentro de lmites tolerables, sus
miembros se comportaran racionalmente, esto es, de acuerdo con las
normas lgicas de comportamiento prescritas para cada uno de ellos. La
teora clsica dio exagerado nfasis a la organizacin formal. Mientras que
para Taylor y los seguidores de la administracin cientfica, la organizacin
se debe basar en una divisin de trabajo, y la consecuente especializacin
de operarios, para Fayol y los seguidores de la escuela anatmica la
organizacin debe preservar su todo, su integridad global. Taylor abogaba
por la organizacin funcional y super especializacin, mientras que Fayol
defenda la organizacin lineal y centralizada. De cualquier forma, para los
autores clsicos, como norma, toda organizacin se estructura con el fin de
alcanzar sus objetivos, buscando con su estructura organizacional la
minimizacin de los esfuerzos y la maximizacin del rendimiento. En otras
palabras, el mayor lucro, a menor costo, dentro de un cierto estndar de
calidad. La organizacin, por lo tanto, no es un fin, sino un medio para
permitir a la empresa alcanzar adecuadamente determinados objetivos.
6. Organizacin lineal: Esta constituye la forma estructural ms simple y ms
antigua. Tiene su origen en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la
organizacin eclesistica de los tiempos medievales. Es una organizacin
simple y de conformacin piramidal donde cada jefe recibe y transmite todo
lo que pasa en su rea, toda vez que las lneas de comunicaciones son
rgidamente establecida. Pues las funciones bsicas o primarias de las
organizaciones generalmente aparecen en primer lugar y pasan a constituir
el fundamento de la organizacin.

Lineal

Esta forma de organizacin se conoce tambin como simple y se caracteriza por


que es utilizada por pequeas empresas que se dedican a generar uno o pocos
productos en un campo especfico del mercado. Es frecuente que en las empresas
que utilizan este tipo de organizacin, el dueo y el gerente son uno y el mismo.
Debido a su forma, sta es rpida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su
contabilidad es clara; adems la relacin entre superiores y subordinados es
cercana y la toma de decisiones se hace gil. De igual manera presenta
desventajas como el hecho de la especializacin, se dificulta encontrar a un buen
gerente puesto que se requiere un conocimiento general de la empresa, y se le
dedica muy poco tiempo a la planeacin, la investigacin y el control

Funcional

Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio


de la especializacin de las funciones de cada tarea, las organizaciones, Mooney
ya encontraba en organizaciones de la antigedad el principio funcional
responsable de la diferenciacin entre los diversos tipos de actividades o
funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: es l germen del
staff. Mooney encontr los antecedentes histricos del staff en los jefes de la
poca de Homero, quienes aconsejaban a los antiguos reyes de Grecia, y tambin
en el consejo de los sabios de los reyes anglosajones. A medida que el negocio
crece y se desarrolla, las empresas crecen en el campo de la competicin y de la
produccin en masa, aumenta considerablemente la necesidad de contar con
rganos altamente especializados capaces de propiciar innovaciones rpidas y
sustanciales. Esa flexibilidad indispensable para la organizacin competitiva e
innovadora es uno de los principales puntos dbiles de la estructura lineal.

Lnea-Staff

Es el resultado de la organizacin lineal y la funcional para trata de aumentar las


ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas comparte
caractersticas lineal, que al complementarse crea un tipo de organizacin ms
completo y complejo, rganos de lnea (rgano de ejecucin) y de asesora
(rgano de apoyo y consultora) que mantienen relacione entre s. Los rganos de
lineal se caracterizan por la autoridad lineal y de principios jerrquico mientras que
los rganos de staff presentan accesoria y servicios especializados.

Comit

Los comits han recibido una infinidad de denominaciones: comisiones, juntas,


consejos, grupos de trabajo, etc., las cuales revelan el fuerte desacuerdo que
existe en cuanto a cmo llamarlos. Sobre su naturaleza y contenido, tampoco
existe uniformidad de criterio, pues algunos comits desempean funciones
administrativas; unos, funciones tcnicas; otros estudian problemas e, incluso,
otros slo dan recomendaciones. La autoridad dada a los comits es tan variada
que existe bastante confusin acerca de su naturaleza.
Para algunos autores, el comit es un "tipo distinto de organizacin de asesora"
que no posee caractersticas de lnea. Otros definen al comit como un "grupo de
personas especficamente designadas para desempear un acto administrativo".
De acuerdo con la autoridad con que sea investido, un comit puede tomar
decisiones respecto de los subordinados (administracin mltiple, o sea, comit
administrativo), para aconsejar (comit de asesora) o, incluso, para recibir y
analizar informacin.
En sntesis, un comit "es un grupo de personas al que, como grupo, se le entrega
un asunto para que lo estudie. Es esta caracterstica de accin en grupo la que
distingue al comit, de otros instrumentos administrativos".

Estructuras Informales

Estructura informal o estructura social tiene que ver con las dinmicas y relaciones
entre los individuos que habitan la organizacin, y sus interpelaciones, comprende
cinco componentes:

1. Las relaciones de poder y de autoridad como tal (en lo formal e informal).


2. Las expectativas e intereses, conflictos, y fines mutuos de sus miembros.
3. Las interrelaciones humanas y sus comportamientos.
4. La cultura organizacional propiamente dicha
5. Los diferentes grupos informales con sus intereses.

Caractersticas de la organizacin informal

1. Son reconocidos y promovidos por la organizacin formal.


2. Son un medio rpido de transmisin de informacin
3. Funcionan como catalizador de las tensiones y problemas emocionales y
psicolgicos que se generan en el trabajo colectivo.
4. Estimulan la ejecucin de tareas
5. Sus integrantes pueden aportar su experiencia a la solucin de los
problemas administrativos y tcnicos de la empresa.
6. Reducen el control, sustituyndolo por el autocontrol.
7. Reproducen los valores culturales que convienen a la empresa.
8. Fomentan la autoestima y la automotivacin de los trabajadores.