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Revista Interamericana de Bibliotecologa

ISSN: 0120-0976
revinbi@bibliotecologia.udea.edu.co
Universidad de Antioquia
Colombia

Sierra Escobar, Luis Fernando


Gestin Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administracin pblica distrital
Revista Interamericana de Bibliotecologa, vol. 35, nm. 3, 2012, pp. 243-255
Universidad de Antioquia
Medelln, Colombia

Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=179028409001

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Gestin Documental enfocada a procesos: una mirada desde
la administracin pblica distrital*

Resumen
Colombia, durante los ltimos aos y en especial el Distrito Capital, se ha visto abo-
cada a una profunda transformacin en lo que a la gestin documental se refiere, tal
vez por la adopcin, a lo largo de las ltimas dos dcadas de las nombradas y conocidas
normas de la familia ISO; o quizs porque lo que entendemos, comprendemos y adop-
tamos cuando hablamos de documentos y archivos, no constituye una realidad nica
y exacta. En este artculo se describen los principales resultados de la investigacin
sobre la gestin documental enfocada a procesos, desde las fuentes primarias y secun-
darias aportadas por la Direccin Archivo de Bogot y las del propio equipo de investi-
gacin. El artculo no pretende dogmatizar sino, por el contrario, abrir una perspectiva
para una discusin hoy en da necesaria en mbitos locales, regionales y nacionales.

Palabras clave: tratamiento de archivos, gestin de la calidad, investigacin docu-


Luis Fernando Sierra Escobar mental, enfoque basado en procesos.
Profesional en Sistemas de Informacin,
Bibliotecologa y Archivstica. Cmo citar este artculo: SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Gestin Documental
Especialista en Sistemas de Informacin enfocada a procesos: una mirada desde la administracin pblica distrital. Revista
y Gerencia de Documentos. Magster en Interamericana de Bibliotecologa, 2012, vol. 35, no. 3 pp. 243-255
Docencia de la Universidad de la Salle y
estudiante del Doctorado en Ciencias de
la Informacin y la Comunicacin de la Document management focused on processes:
Universidad de Extremadura (Espaa). from the point of view of the city council
Catedrtico de la Facultad de Ciencias
Econmicas y Sociales de la Universidad
de La Salle, Bogot,
Colombia lsierra@unisalle.edu.co
Abstract

* Artculo resultado de la investigacin In recent years Colombia, especially the capital, has been heading for a profound
Diseo de una metodologa para la transformation in terms of its management of records. This may be due to the adop-
gestin documental enfocada a procesos, tion of the well known ISO family of standards over the past two decades or perhaps
objeto del Convenio de Cooperacin because what we understand and adopt when it comes to documents and files does
2215100-742-2009 suscrito entre la not constitute a unique and accurate reality. In this article we describe the main
Alcalda Mayor de Bogot Archivo de results of research focused on document management processes from primary and
Bogot y la Universidad de La Salle secondary sources provided by the Archive office of Bogot and its research team.
durante el periodo 2010-2011, y que The intention of the article is not to dogmatize, but rather to open up the prospect
fue ejecutada por los profesores Luis of a discussion that today is needed at national, regional and district levels.
Fernando Sierra y Jos David Rodrguez,
Keywords: Document Management, quality, research document, process-based
y los profesionales Oscar Almanza y Jos
approach.
Efran Forero.

Rev. Interam. Bibliot. Medelln (Colombia) Vol. 35 n 3 2012 pp. 243-255 ISSN 0120-0976 243
How to cite this article: SIERRA ESCOBAR, Luis Fernan- 16175-3:2010 Information and documentation - Princi-
do. Document management focused on processes: from the ples and functional requirements for records in electro-
point of view of the city council. Revista Interamericana de Bi- nic office environments - Part 3: Guidelines and functio-
bliotecologa, 2012, vol. 35, no. 3 pp. 243-255 nal requirements for records in business systems.

1. Introduccin Igualmente, en proceso de elaboracin y aprobacin


se encuentran. ISO/DIS 30300 Information and docu-
Las organizaciones actuales, ya sean pblicas, privadas mentation - Management system for records - Funda-
o mixtas, no pueden estar al margen de lo que el nue- mentals and vocabulary; ISO/DIS 30301 Information
vo milenio, y en especial su segunda dcada, han trado and documentation - Management system for records
consigo. Nos referimos a la adaptacin de normas de Requirements; ISO/DIS 13008 Information and do-
carcter internacional, como ISO 9000, 9001 y 27000, cumentation - Digital records conversion and migra-
entre otras, a las necesidades, perspectivas y requisitos tion process; ISO/DTR 23081-3 Information and docu-
que se ha planteado la administracin pblica colom- mentation Managing metadata for records - Part 3:
biana y especialmente el Distrito Capital. Self-assessment method y ISO/CD TR 17068 Informa-
tion and documentation Records Management - The
En consecuencia, la gestin de documentos y la admi- Trusted Third Party Repository for Electronic Records.
nistracin de archivos, como ciencias auxiliares de la
archivstica que todos conocamos y aceptbamos, tam- Por esta razn, el Distrito Capital ha planteado en su hoja
poco pueden quedar aisladas de los avances y grandes de ruta durante los ltimos aos, habilitar unos espacios de
progresos del mbito informtico y de la administra- dilogo y concertacin para incorporar dentro de la doctri-
[Luis Fernando Sierra Escobar]

cin, que oportunamente han venido a nutrir de con- na archivstica local la relacin emergente entre la gestin
ceptos, mtodos y experiencias diversas normas, como documental y la gestin de la calidad. Y ello rescatando los
la ISO15489 y prximamente la 30300. principios fundamentales de la norma NTCGP1000: en-
foque en el cliente, liderazgo, participacin activa de los
Sobre este particular, es posible citar las normas publi- servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones
cadas por la familia ISO, entre ellas. ISO 15489-1:2001 pblicas, enfoque basado en procesos, enfoque del sistema
Information and documentation Records management para la gestin, mejora continua, enfoque basado en hechos
Part 1: General; ISO/TR 15489-2:2001 Information and y datos para la toma de decisiones, relaciones mutuamente
documentation Records management Part 1: Guideli- beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios, coor-
nes; ISO 23081-1:2006 Information and documentation dinacin, cooperacin y articulacin, y transparencia.
Records management processes Metadata for records
Part 1: Principles; ISO 22310:2006 Information and En este contexto, la presente investigacin adquiri un
documentation Guideliness por standards drafters for matiz muy particular pues busc llegar a un punto de en-
stating records management requirements in standards; cuentro entre un enfoque tradicional y el que propone la
ISO/TR 26122:2008 Work process analysis for records; norma colombiana NTCGP1000, con su enfoque basa-
ISO 23081-2:2009 Information and documentation do en procesos, a partir de los preceptos del Decreto 514
Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and de 2006: Por el cual se establece que toda entidad pbli-
implementation issues; ISO/TR 13028:2010 Information ca a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de
and documentation - Implementation guidelines for di- Gestin Documental y Archivos (SIGA), como parte del
gitization of records; ISO 16175-1:2010 Information and Sistema de Informacin Administrativa del Sector Pbli-
documentation - Principles and functional requirements co; y la Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la
for records in electronic office environments - Part 1: ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
Overview and statement of principles; ISO/FDIS 16175-
En este contexto, el SIGA en la Administracin Distri-
2:2011 Information and documentation -Principles and
tal se fundamenta en el ciclo del mejoramiento conti-
functional requirements for records in electronic office
nuo denominado Planear (P), Hacer (H), Verificar (V)
environments - Part 2: Guidelines and functional requi-
y Actuar (A), por sus siglas PHVA, como se observa en
rements for digital records management systems y ISO
la figura 1 como se observa a continuacin:

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[Gestin Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administracin pblica distrital]
Figura 1. Relacin con la calidad.

Figura 1. Relacin con la calidad.


Es importante mencionar que la imagen anterior co- cin, se consultaron diversas fuentes bibliogrficas y
rresponde a la ponencia La normalizacin en la gestin de documentales dentro de las cuales se citan las produ-
documentos iniciativas de ISO. La nueva familia ISO 30300, del cidas por la Direccin Archivo de Bogot y el Archivo
Es importante mencionar que la
profesor Joaquim Llans Sanjuan (2011), con ocasin del
imagen anterior corresponde a la ponencia La
General de la Nacin, respectivamente. En este orden
III Foro Iberoamericano de Evaluacin de Documentos de ideas, se pueden citar los textos Gestin documen-
normalizacin en la gestin de documentos
FIED, que tuvo lugar en la ciudad de Lima (Per).
iniciativas de ISO. La nueva familia ISO
tal: bases para la elaboracin de un programa (1996);
30300, del profesor Joaquim Llans Reglamento
Finalmente, las fuentes y recursos de informacin que
Sanjuan (2011),General decon ocasin
Archivos. del Gua
2ed (1997); III Foro
para la implementacin de un programa de gestin do-
seIberoamericano de Evaluacin
utilizaron en la construccin del producto definal
Documentos
del FIED,
cumental (2006), yque tuvo lugar
La gestin en la
documental ciudad de
enfocada
conveniodocumento Gestin documental enfocada a a procesos. Gua de procedimientos (2007), obras que
Lima (Per).
procesos: orientaciones metodolgicas, corresponde a contribuyeron a definir los primeros indicios de polti-
la investigacin documental efectuada por el personal ca distrital y nacional en materia de gestin de docu-
profesoral y administrativo contratado por la Univer- mentos y administracin de archivos. De igual manera,
sidad de La Salle, y su contrastacin y anlisis con las deben citarse las normas tcnicas colombianas NTC,
Finalmente,
mesas las fuentes
de trabajo organizadas poryla recursos de informacin
Direccin Archivo queNTCGP
en particular se utilizaron
1000:2009enNorma
la construccin
tcnica de del
de Bogot con funcionarios y contratistas archivistas calidad en la gestin pblica y NTC-ISO 15489:2010
producto
adscritos a esta final del conveniodocumento Informacin
direccin. Gestin ydocumental
documentacin. enfocada a procesos:
Gestin de documen-
tos. Parte 1 Generalidades. Adems, diversos escritos
orientaciones metodolgicas, corresponde de a la investigacin
profesores y expertos documental efectuada
que han visto florecer en estepor el
2. Marco de referencia nuevo siglo una archivstica revitalizada y con innu-
personal profesoral y administrativo contratado por la Universidad de La Salle, y su
merables posibilidades de interpretacin y aplicacin
Hechas las consideraciones anteriores, y con el nimo acordes con la realidad administrativa y de gestin
decontrastacin
establecer un puntoy anlisis conpara
de referencia laslamesas de trabajo
investiga- organizadas por la Direccin Archivo de
Bogot con funcionarios y contratistas archivistas adscritos a esta direccin.
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propia de las organizaciones, entre ellos Aida Luz Men- 2. Recepcin.
doza (2009), Manuela Moro Cabrero (2010) y Carlos
3. Distribucin.
Alberto Zapata (2011).
4. Trmite.
2.1 Gestin documental 5. Organizacin.
6. Consulta.
Es necesario contextualizar el objeto central de la inves-
tigacin, la gestin de documentos. Con esta expresin 7. Conservacin.
nos referimos al conjunto de actividades administra- 8. Disposicin final.
tivas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida Al mismo tiempo, la Norma ISO 15489 - En este punto, se
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, opt por la definicin que aporta la Norma Espaola UNE-ISO
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin 15489-1-, la cual define la gestin documental como re-
(RGA, 1997, p. 39). cords management, () rea de gestin responsable de un
control eficaz y sistemtico de la creacin, recepcin, el
Es importante mencionar que en la administracin p- mantenimiento, el uso y la disposicin de documentos,
blica colombiana, la gestin de documentos en s misma incluidos los procesos para incorporar y mantener, en
no es ms que una definicin y, su implementacin se forma de documentos, la informacin y prueba de las
encuentra mediada y regulada por el Programa de Ges- actividades y operaciones de la organizacin (2006,
tin Documental, que es el conjunto de instrucciones p.8). Para los fines especficos del proyecto de investi-
gacin, esta propuesta metodolgica est integrada por
[Luis Fernando Sierra Escobar]

en las que se detallan las operaciones para el desarrollo


de los procesos (de la gestin documental) al interior ocho etapas bsicas, a saber:
de cada entidad, tales como produccin, recepcin,
distribucin, trmite, organizacin, consulta, conser- a) Investigacin preliminar.
vacin y disposicin final de los documentos (Triana, b) Anlisis de las actividades de la organizacin.
2006, p. 22).
c) Identificacin de los requisitos.
Este Programa de Gestin Documental (PGD) est in- d) Evaluacin de los sistemas existentes.
tegrado por ocho procesos interrelacionados que ini-
e) Identificacin de estrategias para cumplir los requi-
cian su aplicacin en las unidades de correspondencia
sitos.
- El Acuerdo 060 AGN de 2000 establece en su Artculo 3 Uni-
dades de Correspondencia que las entidades debern establecer, f) Diseo de un sistema de gestin de documentos.
de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que g) Implementacin de un sistema de gestin de docu-
gestione de manera centralizada y normalizada los servicios de mentos.
recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de
tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo h) Revisin posterior a la implementacin.
del programa de gestin documental y los programas de conser- En conclusin, para el Distrito Capital la gestin docu-
vacin, integrndose a los procesos que se llevarn a cabo en los mental, actualmente es diversa, ha traspasado sus pro-
archivos de gestin, centrales e histricos.- y posteriormente pios lmites y fronteras y ya no se concibe solo como la
en las etapas del ciclo vital de los documentos -El Regla- responsable de identificar la documentacin sino como
mento General de Archivo RGA (1997) define el ciclo vital del la encargada de apoyar la implementacin del Subsiste-
documento como las etapas sucesivas por las que atraviesan los ma Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA),
documentos, desde su produccin o recepcin, hasta su disposi- mediante las reglas de produccin, gestin, archivo y
cin final, siendo estas etapas los Archivos de Gestin, el Archivo valoracin. El SIGA es responsable, asimismo, de ge-
Central y el Archivo Histrico (Triana, 2006, p. 28), como nerar la sinergia en el concepto de estructura orgni-
se observa a continuacin: co-funcional, enfoque basado en procesos y servicios
de gobierno electrnico, como insumos primarios a la
1. Produccin.

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traspasado sus propios lmites y fronteras y ya no se concibe solo como la responsable de
identificar la documentacin sino como la encargada de apoyar la implementacin del
Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA), mediante las reglas de
produccin, gestin, archivo y valoracin. El SIGA es responsable, asimismo, de generar la
sinergia en elde
hora concepto de estructuralaorgnico-funcional,
implementar norma NTC enfoque ISO basado
15489:1en procesos
2010; y Oficina sin papel: entendida como la gestin docu-
servicios de gobierno
dicha normaelectrnico, comobase
es la lnea insumos primarios
para a la horadocumental
la gestin de implementar la mental vinculada con el uso de documentos basados
norma NTC ISO 15489:1 2010; dicha norma es la lnea base para la gestin documental
con un enfoque basado en procesos. A continuacin se en mensajes de datos y mtodos de firma electrnica,
con un enfoque basado en procesos. A continuacin se muestra en la figura 2 el alcance de
muestra en la figura 2 el alcance de la gestin documen- realizada con el objetivo de reducir costos, mejorar la
la gestin documental enfocad en procesos.
tal enfocad en procesos. gestin, crear servicios centrados en el ciudadano y
reducir el impacto ambiental generado por la accin
de la Administracin Pblica (Proyecto Decreto Re-
glamentacin de la Estrategia Distrital de Gobierno
Electrnico, 2011, p. 39).
Gobierno abierto: definido como el conjunto de
servicios de gobierno electrnico que permiten la
participacin activa, eficaz y permanente de los ciu-

[Gestin Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administracin pblica distrital]
Figura 2.Figura 2. Alcance de la gestin documental enfocada en procesos.
Alcance de la gestin documental enfocada en pro- dadanos en los asuntos pblicos. El Gobierno Abier-
cesos. to supone una Administracin Pblica que crea las
condiciones adecuadas para que los ciudadanos es-
2.2 Administracin electrnica tn siempre informados sobre su gestin (transpa-
rencia), sean sujetos activos en la discusin de los
El segundo elemento que se debe tener en cuenta a la asuntos y decisiones pblicas (participacin) y co-
hora de hablar, pensar y escribir sobre la gestin do- laboren en la solucin de los problemas que enfren-
cumental enfocada en procesos, tiene que ver con la tan las Administraciones (colaboracin) (Proyecto
administracin electrnica. En este nuevo escenario, Decreto Reglamentacin de la Estrategia Distrital de
la e-administracin ser entendida como el uso de las Gobierno Electrnico, 2011, p. 39).
tecnologas de la informacin y la comunicacin para
acercar la administracin pblica al ciudadano, lo que Para la Doctora Antonia Heredia (2008), la e-gestin
permite realizar diferentes tipos de trmites, as como documental est relacionada con dos posiciones; por
presentar quejas y reclamos y acceder a la informacin una parte, determina una gestin documental electr-
administrativa a travs de Internet (Zapata, 2011, p. nica que no podemos identificar con la digitalizacin
46). Ello ha significado para la administracin pblica de documentos porque esta es solo la ms actual ma-
distrital un nuevo reto en la gestin de los documentos nifestacin de la difusin y de la comunicacin, y por
y tambin en cmo lograr una coherencia lgica entre otra, la gestin documental electrnica exige el respal-
el ciudadano, el gobierno distrital y las tecnologas de do institucional y la acotacin y corresponsabilidad de
la informacin. De acuerdo con los planteamientos del funciones a lo largo de la vida de los documentos, desde
Profesor Zapata (2011), el trmino e-administracin su concepcin y no digo produccin en el momento
est ligado a la incorporacin, con posterioridad a la del diseo de los procedimientos hasta despus de de-
dcada de 1980, de las tecnologas de la informacin y cidida su conservacin permanente y su transferencia
la comunicacin (TIC) en los diferentes procesos de la al archivo.
administracin pblica.
Por otra parte, la metodologa para la gestin documen-
Ante este nuevo panorama de e-administracin y e-ges- tal enfocada en procesos, en el Distrito Capital, debe
tin documental, la gestin documental enfocada en contemplar como mnimo los siguientes lineamientos:
procesos que se propone en el proyecto de investi-
a) Deben determinarse los documentos que deben ser
gacin debe garantizar y responder en una doble va,
creados en cada proceso de la entidad y la informa-
como se explica a continuacin. Por una parte, propone
cin que es necesario incluir en ellos.
una aproximacin terico-conceptual, en donde con-
fluyan los conceptos de: b) Definir la forma y la estructura en que se deben crear
e incorporar a los sistemas de informacin los docu-
mentos, y las tecnologas que deben usarse.

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c) Definir los metadatos que deben crearse junto con el chivos Digitales y las recomendaciones para su mejo-
documento, a lo largo de los procesos relacionados ramiento o ajuste.
con el mismo, y cmo se vincularn y gestionarn di-
chos metadatos en el tiempo. Los lineamientos aqu expuestos corresponden al Ar-
tculo 34, Plan institucional de gestin de los archivos
d) Determinar los requisitos para recuperar, usar y
digitales de Bogot, el cual forma parte integral del Pro-
transmitir documentos al interior de los procesos de
yecto de Decreto por el cual se definen normas para la
la entidad o por otros posibles usuarios, y los plazos
gestin de los archivos digitales, la realizacin de pro-
de conservacin necesarios para cumplirlos.
cedimientos administrativos utilizando mensajes de
e) Definir cmo organizar los documentos de manera datos, la provisin de servicios de gobierno en lnea y la
que se cumplan los requisitos necesarios para su uti- administracin y uso de mtodos de firma electrnica
lizacin eficaz. en las entidades, los organismos y los rganos de con-
trol de Bogot, Distrito Capital (2011).
f) Evaluar los riesgos que se derivan de la ausencia de
documentos que soporten las actividades realizadas.
2.3 Gestin de la calidad
g) Preservar los documentos para permitir el acceso a
ellos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las
Como ltimo elemento de la triada propuesta para el
necesidades de la entidad y el cumplimiento de la ley.
proyecto de investigacin Gestin documental, Ad-
h) Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las ministracin electrnica y Gestin de la calidad, se
normas aplicables y las polticas que deben observar encuentra el componente relacionado con el enfoque
las entidades distritales.
[Luis Fernando Sierra Escobar]

basado en procesos, entendido como la gestin siste-


i) Garantizar que los documentos se conservan en un mtica de la interaccin e interrelacin entre los proce-
entorno seguro. sos empleados por las entidades para lograr un resulta-
do deseado (NTCGP1000, 2009, p. 11). En tal sentido,
j) Garantizar que los documentos solo se conservarn y al comparar esta perspectiva con la perspectiva del
durante el perodo de tiempo necesario o requerido. campo archivstico tradicional, es posible concluir que
k) Las normas aplicables a la creacin y captura de do- no existe ruptura o incompatibilidad entre ellas, pues
cumentos y metadatos relativos a los mismos deben en ambos casos su fin ltimo es la normalizacin en
incluirse en los procedimientos que rigen todos los aras de la eficiencia -Para la Norma NTCGP 1000: 2009, la
procesos de la entidad, en los que se requiere un so- eficiencia se define como la relacin entre el resultado alcanzado
porte de la actividad. y los recursos utilizados-, la eficacia -La eficacia se entiende
como el grado en el que se realizan las actividades planificadas y
l) Los planes para asegurar la continuidad de las acti- se alcanzan los resultados planificados (NTCGP 1000, 2009).- y
vidades de la entidad y las medidas de emergencia, la efectividad -Por efectividad se entiende la medida del im-
como parte del anlisis de riesgos, deben garantizar pacto de la gestin, tanto en el logro de los resultados planificados
la identificacin, proteccin y recuperacin de los como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles (NT-
documentos que son esenciales para el funciona- CGP 1000, 2009).- de la gestin y administracin institu-
miento de la entidad. cional.
m) Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar
la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las de- Segn se ha visto, la gestin documental y el enfoque en
cisiones y las acciones que puedan derivarse de una procesos posee una relacin directa y coherente al bus-
mejor creacin o gestin de los documentos. car el mejoramiento continuo y su capacidad de pro-
porcionar productos y/o servicios que respondan a la
n) El Comisionado de Informacin de cada entidad dis- dinmica actual de la administracin pblica distrital
trital, al finalizar cada trimestre del ao, debe remitir en temas archivsticos. Es evidente, entonces, que para
al representante legal de la entidad y a la Direccin lograr esta correcta interaccin, la gestin de documen-
Archivo de Bogot, un reporte sobre el estado la eje- tos toma de la gestin de la calidad tres trminos, ms
cucin del Plan Institucional de Gestin de los Ar- sus definiciones correspondientes.

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Procesos: conjunto de actividades mutuamente re- tcnicas que tiene ventajas y desventajas para objetos
lacionadas o que interactan para generar valor y las particulares en circunstancias especficas (Galeano,
cuales transforman elementos de entrada en resulta- 2009, p. 21). En tal sentido y como fin ltimo de la in-
dos. En la metodologa para la gestin documental en- vestigacin, seleccionar este tipo de enfoque permiti
focada en procesos, estos tienen que ver con los mapas contextualizar en un nivel ms real y profundo los di-
de produccin documental que se construyen a partir versos momentos y hojas de ruta que han enmarcado el
de los mapas de procesos (Rendn, 2007, p. 28). campo archivstico a nivel distrital, la perspectiva indi-
vidual y colectiva que tienen los diversos funcionarios
Procedimiento: Forma especificada para llevar a
y contratistas de la Direccin Archivo de Bogot frente
cabo una actividad o un proceso. Es recomendable
a la gestin documental y, finalmente, la lgica que en-
que los procedimientos definan, como mnimo: quin
marca la unin del enfoque con procesos en el sistema
hace qu, dnde, cundo, porqu y cmo ( NTCGP
de gestin de la calidad y su relacin con los conceptos
1000, 2009, p. 19)

[Gestin Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administracin pblica distrital]
de archivo, documento e institucin.
Registro: documento que presenta resultados obte-
nidos o proporciona evidencia de actividades ejecu-
3.1 Estrategia de investigacin
tadas. En la metodologa para la gestin documental
enfocada en procesos, correspondera a las Guas
Para este trabajo se adopt como mtodo de investiga-
para la gestin documental y archivo, manuales don-
cin el documental, pues en palabras de Galeano (2009,
de quedan consignadas la produccin documental,
p. 113), este tipo de investigacin no requiere que el
sus caractersticas formales, clasificacin y valores,
investigador participe del mundo que estudia. Por el
ms las reglas para su administracin y tratamiento
contrario, su trabajo lo realiza desde afuera En este
(Rendn, 2007, p. 35).
sentido, la investigacin documental poco tiene que
Las definiciones aqu mencionadas corresponden a las preocuparse por controlar los efectos del investiga-
expuestas en el numeral 3, Trminos y Definiciones, de dor. En otras palabras, se busca elaborar un estudio de
la NTCGP 1000: 2009 Norma Tcnica de la Calidad tipo terico (metodologa para la gestin documental
en la Gestin Pblica Colombiana, por cuanto esta es enfocada en procesos), a partir del anlisis, la interpre-
de obligatorio cumplimiento y adopcin en la Adminis- tacin y la triangulacin de fuentes primarias y secun-
tracin Pblica Distrital, objeto de intervencin en la darias, apoyados en unos antecedentes metodolgicos y
propuesta de investigacin. unos documentos de trabajo.

En resumen, el aporte esencial de la gestin de la ca- Por otra parte, y de acuerdo con los propsitos inme-
lidad a la investigacin fue la reflexin y bsqueda diatos que se persiguen en este trabajo, se busc con-
permanente de un modelo, mtodo o metodologa, que jugar la realizacin de entrevistas a funcionarios del
permitiera el acercamiento de dos mundos: la gestin Archivo de Bogot y la observacin directa a partir de
documental y la gestin de calidad, y que, a su vez, res- la revisin de sus archivos con la lectura de documen-
pondiera desde un estndar normalizado y aceptado in- tos (informes de gestin, publicaciones, estndares de
ternacionalmente, as como de adaptabilidad nacional y gestin documental, diagnsticos, fondos acumulados
local, como es el caso de las normas ISO. y proyectos de investigacin, entre otros), dado que
para la investigacin cualitativa, la investigacin do-
cumental no slo es una tcnica de recoleccin y vali-
3. Proceso investigativo dacin de informacin, sino que constituye una de sus
estrategias (Galeano, 2009, p. 114).
En todo proceso de investigacin deben confluir tres
aspectos primordiales: los enfoques, las estrategias y las 3.2 Etapas de la investigacin
tcnicas, razn por la cual, para el proyecto de inves-
tigacin, se asumi un enfoque cualitativo, entendido El proceso de investigacin se cumpli en tres etapas,
como un complejo de argumentos, visiones y lgicas que se describen en la siguiente tabla 1:
de pensar y hacer y como un conjunto de estrategias y

Rev. Interam. Bibliot. Medelln (Colombia) Vol. 35 n 3 2012 pp. 245-257 ISSN 0120-0976 249
Tabla 1. Etapas de desarrollo del proceso de investigacin.

Etapas Objetivos Tcnicas Instrumentos


Objetivo especfico 1. Construccin del objeto de investigacin.
Reseas analticas,
1. Diseo Describir los principales hallazgos e Estrategias de bsqueda, localizacin y fichas, apuntes en la
interpretaciones de la gestin documental consulta de materiales. base de datos.
en el Distrito Capital.
Rastreo, inventario y muestreo de
documentos.
Clasificacin: temas y periodos. Fichas de anlisis y
Seleccin de acuerdo con su pertinencia. de resumen.
Objetivo especfico 2. Contextualizacin socio-histrica.
Anlisis, valoracin e interpretacin.
2. Gestin e Contrastar la propuesta de gestin Lectura cruzada y comparativa de los
implementacin documental tradicional versus el enfoque documentos. Entrevista.
en procesos propuesto por el sistema de
Establecimiento de categoras de anlisis.
gestin de la calidad.
Elaboracin de memos analticos,
construccin de esquemas, cuadros,
Tablas de resultados
flujogramas, identificacin de patrones.
e interpretacin.
Triangulacin y confrontacin con otras
[Luis Fernando Sierra Escobar]

Capital,yytcnicas.
fuentes de acuerdo con los estndares internacionales y nacionales para la norma
Objetivo especfico 3. Elaboracin
NTC/ISO, del se informe.
agruparon, estudiaron y Trabajo
obtuvieronelaborado.
los siguientes antec
3. Comunicacin investigativos:
Detallar paso a paso la metodologa para la
de resultados Socializacin. Textos.
gestin documental enfocada en procesos,
caso Bogot. 4.1 Unidades de documentacin consultadas
Al proceder con la clasificacin de fuentes y su correspondiente separacin de acue
temticas preestablecidas, se concluy que entre los pesos porcentuales ms ampli
4. Resultados del estudio con la gestin de la calidad (36%), seguido de aquellos
conglomerado de tems se encuentran los documentos de trabajo relacionados
documentos pertenecientes a la implementacin de es-
gestin de la calidad (36%), seguido de aquellos documentos pertenecient
Como resultado del anlisis efectuado a fuentes prima- tndares (26%) y diagnsticos documentales (14%),
implementacin
respectivamente, de estndares (26%) ysediagnsticos
tal como muestra documentales
en la figura (14%),
3. respectiv
rias y secundarias en la Direccin Archivo de Bogot
talEn
como
tal sesentido,
muestra en la figuranota
y como 3. Enaclaratoria,
tal sentido, y es
como nota aclaratoria, es im
importante
(informes, formatos, guas, diagnsticos, procedimien-
tos, metodologas, procesos, protocolos, fichas, planes mencionar que la cantidad de documentos analizados
mencionar que la cantidad de documentos analizados fue de 217 registros aportado

y talleres), con el objeto de formular una metodologa fue de 217Distrital


Subdireccin registros aportados
de Archivos, porselamuestra
tal como Subdireccin
en la figuraDis-
3.
para la gestin documental enfocada en procesos acorde trital de Archivos, tal como se muestra en la figura 3.
con la realidad actual del Distrito Capital, y de acuerdo
con los estndares internacionales y nacionales para la
normalizacin NTC/ISO, se agruparon, estudiaron y
obtuvieron los siguientes antecedentes investigativos:

4.1 Unidades de documentacin consultadas

Al proceder con la clasificacin de fuentes y su co-


rrespondiente separacin de acuerdo con temticas
preestablecidas, se concluy que entre los pesos por-
centuales ms amplios en el conglomerado de tems Figura 3. Distribucin dedetemticas
Figura 3. Distribucin de temticas acuerdo con de acuerdo
fuentes con
primarias fuentes
y secundarias.
se encuentran los documentos de trabajo relacionados primarias y secundarias.

4.2 Diagnsticos documentales


250 Rev. Interam. Bibliot. Medelln (Colombia) Vol. 35 n 3 2012 pp. 245-257 ISSN 0120-0976
La figura 4 da cuenta del anlisis efectuado a 31 tems, correspondiente a la c
4.2 Diagnsticos documentales Vigilancia y Seguridad, Administracin de Salud Ocu-
pacional, Administracin de Archivo Central, Adminis-
La figura 4 da cuenta del anlisis efectuado a 31 tems, tracin de Archivos de Gestin, Cierre Presupuestal,
correspondiente a la categora Diagnsticos Documen- Proceso Contable, Control de Inventario de los Bienes
tales, donde la mayor parte del peso se asocia al tem de Consumo y Devolutivos, Control Interno, Control
Gestin,
InternoCierre Presupuestal,
Disciplinario, Proceso Contable,
Ejecucin Presupuestal, Control Gestin
de Inventario de los Bie
ProductosInforme diagnstico, el cual obtuvo un va-
lor porcentual del 42%; mientras que los diagnsticos Consumo y Devolutivos, Gestin
de Comunicaciones, Control Interno, Judicial, Control Interno Disciplinario, Eje
Modificacin
cual se busc
integrales deagrupar aspectos
archivos relacionados
obtuvieron un con:
pesometodologas,
del 39% den- Presupuestal,
formatos, informes, listas
Presupuestal, yPlaneacin
Gestin y Seguimiento
de Comunicaciones, Gestinde las Com-
Judicial, Modificacin Presup
tro de la categora, en la cual se busc agrupar aspectos pras
resumen. Finalmente, el aspecto que menor valor obtuvo fue el correspondiente de los Bienes
Planeacin y aSeguimiento
los de Consumo y Devolutivos, Progra-
de las Compras de los Bienes de Consumo y Devol
relacionados
diagnsticos de con:
fondosmetodologas, formatos,apenas
documentales acumulados, informes,
con un peso
macin
del 19%
Presupuestal,
Gua
Peticiones, Quejas, Reclamos y
Programacin Presupuestal, Peticiones, Quejas, Reclamos y Soluciones, Contrataci
listas y resumen. Finalmente, el aspecto que menor va- Soluciones, Contratacin para la Adquisicin de Bienes
diagnstica, formatos, matriz y fichas. la Adquisicin de Bienes y Servicios en las Entidades Distritales) con un peso de
lor obtuvo fue el correspondiente a los diagnsticos de y Servicios en las Entidades Distritales) con un peso
as
delcomo
62%,lasasdecomo
tipo misional con elmisional
23%; en con tantoelque la formulacin de est

[Gestin Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administracin pblica distrital]
fondos documentales acumulados, apenas con un peso las de tipo 23%; en
del 19% Gua diagnstica, formatos, matriz y fichas. (Borrador
tanto que metodologa, Formulacin
la formulacinComentado deFaltan
de estndares
[u1]: estndares y Metodologa
tildes y(Borrador
maysculas: me- para la formu
Diagnstico
Integral de Archivos. Diagnstico Fondo Documental Acumulado.
todologa,
registr un pesoFormulacin
de apenas 12%;de
Productos estndares
finalmente, y Metodologa
la subcategora Cuadro nico de Clasifi
casi inexistente, registr un escaso 3% , tal como se muestra en12%;
para la formulacin) registr un peso de apenas la figura 5
finalmente, la subcategora Cuadro nico de Clasifica-
cin, casi inexistente, registr un escaso 3% , tal como
se muestra en la figura 5

Figura
Figura 4.4. Clasificacin
Clasificacin temtica
temtica de diagnsticos.
de diagnsticos.

Este tem corresponde a los informes diagnsticos efectuados en: Fundacin Gilberto
Este tem corresponde a los informes diagnsticos efec-
lzate, Fondo de Vigilancia y Seguridad, Instituto para la Investigacin Educativa y el
tuados en: Fundacin Gilberto lzate, Fondo de Vigi-
Desarrollo Pedaggico,Instituto
Instituto Distrital Figura
Figura 5. 5. Clasificacin
Clasificacin temtica
Jardn temtica de formulacin
de formulacin de estndares.
de estndares.
lancia y Seguridad, para la de la Participacin
Investigacin y Accin
Edu- Comunal,
Botnico
cativa y elJos Celestino Pedaggico,
Desarrollo Mutis, Lotera de Bogot,
Instituto Metrodevivienda, Ministerio de
Distrital Dentrodede
Dentro estaesta subcategora
subcategora se encuentran
se encuentran las guascorrespondientes
las guas misionales
laRelaciones
Participacin y Accin
Exteriores, Comunal,
Orquesta Jardn
Filarmnica de Botnico Jos Distrital,
Bogot, Personera Secretara
misionales correspondientes a las siguientes entida-
Celestino
Distrital de Mutis, Lotera
Hacienda, dedeBogot,
Terminal Metro
Transportes vivienda,
y Veedura Mi-
Distrital. siguientes entidades: Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot (EAAB), Al
des: Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot
nisterio de Relaciones Exteriores, Orquesta Filarmnica Locales, Secretara Distrital de Ambiente, Empresa de Telfonos de Bogot (ETB),
(EAAB), Alcaldas Locales, Secretara Distrital de Am-
de Bogot, Personera Distrital, Secretara Distrital de de Prestaciones
biente, Empresa Econmicas, Cesantas
de Telfonos de yBogot
Pensiones (FONCEP),
(ETB), FondoFondo de Preven
4.3 Formulacin de estndares
Hacienda, Terminal de Transportes y Veedura Distrital. Atencin de Emergencias
de Prestaciones de Bogot
Econmicas, (FOPAE),
Cesantas Secretara de Salud y U
y Pensiones
El tercer elemento de anlisis dentro de la investigacin corresponde a la formulacin de
(FONCEP), Especial
Administrativa Fondo de
deServicios
Prevencin y Atencin de Emer-
Pblicos.
estndares 34 tems validados que arroj como resultado principal, segn se muestra en
4.3 Formulacin de estndares gencias de Bogot (FOPAE), Secretara de Salud y Uni-
la figura 4, la prevalencia de la subcategora Guas, encontrndose inmersa en esta aquellas
dad Administrativa Especial de Servicios Pblicos.
de tipo transversal (Administracin de Bienestar y Desarrollo del 4.4
El tercer elemento de anlisis dentro de la investigacin
Implementacin
Talento Humano, de estndares
Administracin ade Para elde
caso concreto de esta categora se opt por un agrupamiento de tipo crono
corresponde la Mantenimiento
formulacin de y Servicios Generales,
estndares Administracin
34 tems Nmina,
4.4 Implementacin de estndares
validados que
Administracin de arroj como
Personal, resultadodeprincipal,
Administracin Seguridad,toda
Vigilancia ysegn vez que endeella se contemplan procesos de implementacin de los estnda
Administracin
se muestra
Salud en la figura
Ocupacional, 4, la prevalencia
Administracin de Archivo de la subcate-
Central, Administracin de el
Para Archivos de
caso concreto de esta categora se opt por un
gora Guas, encontrndose inmersa en esta aquellas de agrupamiento de tipo cronolgico, toda vez que en ella se
tipo transversal (Administracin de Bienestar y Desa- contemplan procesos de implementacin de los estnda-
rrollo del Talento Humano, Administracin de Mante- res de gestin documental en el Distrito Capital y estos se
nimiento y Servicios Generales, Administracin de N- efectan en forma anual o bianual, segn sea el caso. Para
mina, Administracin de Personal, Administracin de su anlisis se efectu la revisin de 57 tems distribuidos

Rev. Interam. Bibliot. Medelln (Colombia) Vol. 35 n 3 2012 pp. 245-257 ISSN 0120-0976 251
con 45 tems, los cuales se subdividieron en Formatos para la gestin document
y 39 tems para Formatos para productos y servicios ofrecidos por el Archivo
como se observa en la figura 7.
gestin documental en el Distrito Capital y estos se efectan en forma anual o bianual,
a lo largo de los aos 2008, 2009 y 2010, respectivamente. gestin documental (6 tems) y 39 tems para Formatos
segn En
sea el caso. Para
cuanto su resultados
a los anlisis se efectu la revisin
obtenidos, de 57 tems
se observa distribuidos
que el a lo productos
para largo y servicios ofrecidos por el Archivo de
de los mayor
aos 2008,
peso2009 y 2010, respectivamente.
porcentual recae en el aoEn2008,cuanto a los
con unresultados
valor obtenidos, se
Bogot, como se observa en la figura 7.
observadeque
88%,el por
mayorcuanto en el mismo
peso porcentual se en
recae encontraron
el ao 2008,temticas
con un valor de 88%, por
como: Informes de satisfaccin Informe Encuestas
cuanto en el mismo se encontraron temticas como: Informes de satisfaccin Im- Informe
plementacin de Estndares de Gestin Documental;
Encuestas Implementacin de Estndares de Gestin Documental; Metodologa Informes
Metodologa Informes de Valoracin; Formatos Cua-
de Valoracin; Formatos Cuadro de Comparacin CCD TRD, Informe Consolidado de
dro de Comparacin CCD TRD, Informe Consolidado
Verificacin, Lista de Lista
de Verificacin, Chequeo; Informe Consolidado
de Chequeo; Implementacin Informe
Informe Consolida-
Implementacin Proceso; Plan
do Implementacin de Implementacin;
Informe Implementacin Protocolos
Proceso;Protocolo para la
Plan de
eliminacin de Implementacin;
Documentos, ProtocoloProtocolos Protocolo
de Limpieza para la Protocolo de
de Depsitos,
eliminacin
Manipulacin de Documentos,
de Documentos; Talleres Protocolo de Limpieza
de Capacitacin; ValoracindeSecundaria FDA
Depsitos, Protocolo de Manipulacin de Documentos;
Informe de Visitas Fondo Documental Acumulado; Productos Figura Hospitales y Fichas
Figura 7. Clasificacin
7. Clasificacin temtica
temtica Gestin Gestin
de la Calidad de la Calidad No 1.
No 1.
Talleres de Capacitacin; Valoracin Secundaria FDA
Historias Clnicas, tal como se muestra en la figura 6.
Informe de Visitas Fondo Documental Acumulado; La segunda subcategora corresponde al componente
Productos Hospitales y Fichas Historias Clnicas,Latalsegunda subcategora corresponde al componente de calidad relacionad
de calidad relacionado con los Procedimientos, el cual
como se muestra en la figura 6. Procedimientos,
cont el concual32cont
temscon 32 tems
para para su aqu
su anlisis; anlisis;
losaqu los porcentaje
porcen-
tajes ms
se condensaron altos
en los se condensaron
procedimientos en los (22%),
de Acopio procedimientos
Diagramas de Fluj
de Acopio (22%), Diagramas de Flujo (13%) y Diseo
Diseo e Implementacin (9%). Mientras tanto, existieron porcentajes estndar d
e Implementacin (9%). Mientras tanto, existieron
los casos porcentajes
de los procedimientos
estndar dedelDiagnstico,
6% para losOrganizacin
casos de losdepro-
Eventos, Do
[Luis Fernando Sierra Escobar]

Descripcin y Catalogacin,
cedimientos ver figura 8. Organizacin de Eventos,
de Diagnstico,
Donaciones y Descripcin y Catalogacin, ver figura 8.

Figura Figura
6. Clasificacin cronolgica decronolgica
6. Clasificacin la implementacin
de ladeimplementacin
estndares. de
estndares.
Por otra parte, y para la vigencia 2009, su valor total en la categora es de 12%, y su
Por otra parte, y para la vigencia 2009, su valor total
principal temtica corresponde a la categora Productos, en su mayor parte integrada por los
en la categora es de 12%, y su principal temtica co-
informes de implementacin - En este tem encontramos los informes de implementacin
rresponde a la categora Productos, en su mayor parte
de estndares
integrada a las
porsiguientes entidades:
los informes Consejo de Bogot,
de implementacin FONCEP,
- En este Secretara de
tem encontramos los informes de implementacin de de Patrimonio,
Hacienda, Instituto Distrital de Recreacin y Deporte, Instituto Distrital
estndares
Personera de Bogotaylas siguientes
Veedura entidades: Consejo de Bo-
Distrital-.
got, FONCEP, Secretara de Hacienda, Instituto Dis- Figura 8. Clasificacin temtica Gestin de la Calidad No 2.
Figura 8. Clasificacin temtica Gestin de la Calidad No 2.
trital de Recreacin y Deporte, Instituto Distrital de
Patrimonio, Personera de Bogot y Veedura Distrital-. 4.6 Informacin interna
4.6 Informacin interna
Como ltima categora de anlisis se encuentra la divisin denominada informacin interna,
que se encarga de albergar diversas temticas que al momento de su anlisis no pudieron
4.5 Gestin de calidad serComo
incluidas ltima
en ningunacategora de anteriores.
de las categoras anlisisEnsetotalencuentra
se tuvieron enla di- 18
cuenta
tems, que corresponden
visin denominada al 100%informacin
de la categora y en la cual sobresalen
interna, que se los encar-
documentos
Para abordar la compleja categora de Gestin de la relacionados con las transferencias documentales Informes y Guas, con un peso total del
ga de albergar diversas temticas que al momento de
Calidad (77 tems) en el proceso de investigacin, fue 44%; seguidos de la subdivisin Documentos generales, con un valor porcentual del 28%, y
su anlisis no pudieron ser incluidas en ninguna de las
necesario dividirla en dos subcategoras para facilitar el con documentos relativos a: Diagnstico de los Archivos del Distrito Capital, Parmetros
categoras anteriores. En total se tuvieron en cuenta 18
proceso de anlisis e interpretacin; la primera subca- Ambientales, Fsicos y Tcnicos, Planeacin Estratgica Archivo de Bogot, y Artculos en
tems, que corresponden al 100% de la categora y en
el campo archivstico; ver figura 9.
tegora corresponde a los Formatos de calidad, con 45
la cual sobresalen los documentos relacionados con las
tems, los cuales se subdividieron en Formatos para la
transferencias documentales Informes y Guas, con

252 Rev. Interam. Bibliot. Medelln (Colombia) Vol. 35 n 3 2012 pp. 245-257 ISSN 0120-0976
un peso total del 44%; seguidos de la subdivisin Do- Una asesora acadmica especializada al Sistema Dis-
cumentos generales, con un valor porcentual del 28%, y trital de Archivos (SAAD), con el fin de apoyar la re-
con documentos relativos a: Diagnstico de los Archi- daccin y aprobacin del texto Tablas de Retencin
vos del Distrito Capital, Parmetros Ambientales, Fsi- Documental. Gua para: elaboracin, presentacin,
cos y Tcnicos, Planeacin Estratgica Archivo de Bo- aprobacin, aplicacin y seguimiento, publicado
got, y Artculos en el campo archivstico; ver figura 9. por la Direccin Archivo de Bogot a finales del ao
2011, en el cual se recopilaron los planteamientos y
recomendaciones expuestas en la metodologa para
la gestin documental enfocada en procesos, objeto
central de la presente investigacin.
Una ponencia presentada en el evento nacional aca-
dmico IV Seminario de Actualizacin en Gestin

[Gestin Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administracin pblica distrital]
Documental, organizado por la Universidad Ponti-
ficia Bolivariana Seccional Bucaramanga, duran-
te el 28 y 29 de julio de 2011; bajo el ttulo Tablas
de Retencin Documental Enfocada en Procesos
Figura
Figura 9. Clasificacin
9. Clasificacin temtica Informacin
temtica Informacin interna. interna. TRDP.
Una ponencia presentada en el Foro Iberoamerica-
Aparecen con un peso del 17% las publicaciones del no de(Gua
Evaluacin de Documentos 2012 (IV FIED),
Aparecen con un peso del 17% las publicaciones del Archivo de Bogot
Archivo de Bogot (Gua Procedimientos Fondos Acu-
Procedimientos Fondos Acumulados, Gua Procedimientos Gestin Documental Enfocada por el TEAM Mxico y con el auspicio
organizado
mulados, Gua Procedimientos Gestin Documental del Consejo Internacional de Archivos (ICA), duran-
a Procesos,
Enfocada y Gua Procedimientos
a Procesos, y GuaDigitalizacin),
Procedimientos y finalmente, con un valor porcentual
Digitaliza- te el mes de mayo del 2012, con el ttulo de Gestin
delcin),
11%, ylosfinalmente,
documentos con
relacionados
un valorcon el SIGA (Definicin
porcentual del 11%, losSubsistema Interno de
documental enfocada en procesos: qu es y cmo se
documentos
Gestin relacionados
de Archivos y Bases para elcon el SIGA (Definicin
Planeamiento Sub-
del SIGA - Presentacin). hace?.
sistema Interno de Gestin de Archivos y Bases para el
Planeamiento del SIGA - Presentacin). Un libro publicado a comienzos del ao 2012 con las
5. Productos de la investigacin reflexiones propias del Distrito Capital y el aval aca-
dmico de la Universidad de La Salle, el cual forma
5. Productos
Varios son los productosde lahan
que se investigacin
derivado de esta investigacin, a saber: parte de la coleccin Instrumentos Tcnicos de la Di-
reccin Archivo de Bogot, con el ttulo de Gestin
Varios son los productos que se han derivado de esta Documental Enfocada en Procesos: Orientaciones
Metodologa para la Gestin Documental Enfocada en Procesos, registrada en la
investigacin, a saber: Metodolgicas.
Direccin Nacional de Derechos de Autor bajo la modalidad de inscripcin de actos
y contratos y cuyo y
Un artculo especfico resultado de la investigacin
Metodologa para fin ltimo es Documental
la Gestin aportar la experiencia
Enfocada acadmica cientfico-
entcnica
Procesos, registradadeen
de la Universidad La la Direccin
Salle Nacional de
para la consolidacin
Metodologa
del Sistema Distrital de
para la gestin documental enfocada
Derechos en procesos que hace parte de las estrategias de so-
Archivos. de Autor bajo la modalidad de inscripcin
de actos y contratos y cuyo fin ltimo es aportar la cializacin del proyecto.
Planeacin, organizacin y difusin del mdulo Gestin documental enfocada en
experiencia acadmica y cientfico-tcnica de la Uni-
procesos y Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos6. SIGA en el
Conclusiones
versidad de La Salle para la consolidacin del Siste-
mamarco del Diplomado
Distrital Gestin Documental por Procesos, organizado conjuntamente
de Archivos.
Desde el ao 2003, el Distrito Capital ha sido incan-
Planeacin, organizacin y difusin del mdulo
sable en generar, como eje orientador de la poltica de
Gestin documental enfocada en procesos y Sub-
gestin documental del Distrito, una metodologa de
sistema Interno de Gestin Documental y Archivos
trabajo archivstico compatible con el sistema de con-
SIGA en el marco del Diplomado Gestin Docu-
trol interno, el sistema de desarrollo administrativo y
mental por Procesos, organizado conjuntamente por
el sistema de gestin de la calidad. Por esta razn, y al
la Alcalda Mayor de Bogot y la Universidad de La
finalizar el presente estudio, se concluye que no existe
Salle, durante los periodos 2010-2011.
incompatibilidad alguna entre los tres modelos pro-

Rev. Interam. Bibliot. Medelln (Colombia) Vol. 35 n 3 2012 pp. 245-257 ISSN 0120-0976 253
puestos, porque aunque manejan lenguajes y esquemas representacin grfica de los procesos estratgicos, misionales,
de trabajo diferentes, son complementarios en relacin de apoyo y evaluacin- y el Listado Maestro de Registros
con la normalizacin, la moralidad y la transparencia -El Manual de Calidad (2007) del Programa Gobierno en Lnea
administrativa, fundamentos connaturales del concep- Colombia define el Listado Maestro de Registros como un for-
to de archivo. mato que relaciona todos los registros existentes en el Sistema de
Gestin de Calidad-.
Es latente la disparidad de conceptos e interpretaciones
posibles para el vocabulario archivstico en el Distrito Como fruto del proyecto de investigacin y producto
Capital, pues desde el punto de vista de la investigacin aadido a la metodologa, se asesor al Sistema Distrital
documental adelantada en el Archivo de Bogot, as de Archivos en la elaboracin de un texto que se encar-
como en las entrevistas efectuadas a funcionarios y/o gara de compilar la doctrina nacional para la elabora-
contratistas del Sistema Distrital de Archivos (SAAD), cin de las TRD, y el esquema propuesto por las Guas
se hace evidente que el no contar con un corpus terico Transversales y Misionales de Gestin Documental en
propio y concreto de la gestin de documentos desde el Distrito Capital, herramienta que fundamenta el as-
la ciudad (y no desde la nacin), se diluyen en muchas pecto operativo de la metodologa propuesta y a su vez
oportunidades los conceptos nicos y acordes con la genera un esquema de coherencia con la legislacin ar-
realidad distrital. Cabe agregar que al momento de la chivstica vigente en Colombia.
terminacin del proyecto de investigacin ya se haba
diseado una poltica editorial enmarcada en publica- Finalmente, y como conclusin general, la investiga-
ciones tcnicas archivsticas que dan cuenta de la pro- cin logr un equilibrio entre la propuesta de la Direc-
pia experiencia distrital en materia de archivos, y en un cin Archivo de Bogot Subsistema Interno de Ges-
[Luis Fernando Sierra Escobar]

esquema de trabajo comn y unificado para las 91 enti- tin Documental y Archivos (SIGA), regulado por el
dades que conforman el SAAD. Decreto 514 de 2006 de la Alcalda Mayor de Bogot y
la Norma NGP1000:2009, encaminada a la implemen-
Despus de la indagacin, tanto en fuentes primarias tacin de la Gestin de la Calidad en las entidades del
como secundarias, se concluy que el modelo ms acor- Distrito Capital. En resumen, esta investigacin llev la
de para la propuesta de metodologa para la gestin do- gestin documental a un nuevo escenario para el campo
cumental enfocada en procesos en el Distrito Capital archivstico colombiano.
corresponde a las ocho etapas que contempla la Norma
NTC-ISO 15489:1, ya adoptada para la administracin
pblica colombiana. Adems, que es un complemento Referencias bibliogrficas
al Programa de Gestin Documental (PGD) propuesto
por el Archivo General de la Nacin y maneja la estruc- ALCALDIA MAYOR DE BOGOT. 2006. Decreto 514 de
2006. Por el cual se establece que toda entidad pblica
tura y el vocabulario propios de los Sistemas de Gestin
a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de
de la Calidad que actualmente son responsables de la Gestin Documental y Archivos (SIGA) como parte
implementacin del enfoque a procesos en la capital del del Sistema de Informacin Administrativa del Sector
pas. Pblico. Bogot D.C.: La Alcalda, 2006. 5 p.

Si bien es cierto que la gestin documental fundamen- ALCALDIA MAYOR DE BOGOT. 2010. Documentos de
trabajo Direccin Archivo de Bogot (CD/DVD). Bogot:
ta su quehacer en las Tablas de Retencin Documen-
Archivo de Bogot, 2010. 217 Archivos Electrnicos.
tal -El Reglamento General de Archivo RGA (1997)
define Tabla de retencin documental as: listado de ALCALDIA MAYOR DE BOGOT. 2011. Proyecto de
series, con sus correspondientes tipos documentales, a Decreto Reglamentacin de la Estrategia Distrital de
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada Gobierno Electrnico. Documento de Trabajo. Bogot:
Direccin Archivo de Bogot, 2011. 39 p.
etapa del ciclo vital de los documentos.-; tambin lo es
que la gestin de la calidad se fundamenta en el Mapa ALCALDIA MAYOR DE BOGOT. 2011. Informe balance
de Procesos -El Manual de Calidad (2007) del Programa Go- general plan de desarrollo distrital Direccin Archivo de
bierno en Lnea Colombia define Mapa de Procesos como la Bogot periodo: 2008 a 2011. Bogot: La Direccin, 2011.
108 p.

254 Rev. Interam. Bibliot. Medelln (Colombia) Vol. 35 n 3 2012 pp. 245-257 ISSN 0120-0976
ASOCIACIN ESPAOLA DE NORMALIZACIN Y LLANS SANJUAN, Joaquim. 2011. La normalizacin en
CERIFICACIN. AENOR. 2006. UNE-ISO 15489-1. la gestin de documentos Iniciativas de ISO. La nueva
Norma espaola informacin y documentacin, gestin familia ISO 30300. En: Foro Iberoamericano de evaluacin
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2006. 25 p. Lima, Per: Ministerio de Relaciones Exteriores. 2011.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. 1996. MENDOZA NAVARRO, Aida Luz. 2009. Documentos
Gestin documental: Bases para la elaboracin de un electrnicos de archivo: una visin integradora. Lima:
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