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Auditando el SIG

Mirkha Consultores
Prof. Luis Rogelio Miranda Khalil

Auditando el Sistema de Gestin


Integrado

UTEC

Luis Rogelio Miranda Khalil

Formacin de Auditores Internos

Contenido
 Objetivos
 Introduccin
 Sistema de Gestin Integrado
 Auditando el sistema de gestin
Principios de auditora
Gestin de un programa de auditoria
2

Realizacin de una auditoria


Competencia y evaluacin de los auditores
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 Talleres

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Objetivo del Curso

 Desarrollar las competencias necesarias para


que los estudiantes puedan desempear el rol
de Auditores Internos dentro de su
organizacin segn el estndar ISO 19011.

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Objetivos Especficos

 Al finalizar el mdulo, el estudiante ser capaza de:


Mejorar la efectividad de las auditorias internas
Conocer los principios de auditoria
Describir los tipos de auditoria
Comprender las etapas para auditar
Planificar y conducir una auditoria interna
Generar reportes de hallazgos
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Introduccin

 Esquema de calificacin
60% procedimiento de auditora interna
Cubrir los requisitos de los tres estndares estudiados;
El procedimiento deber incluir: cmo se planifica el
programa de auditora, ejecucin de la auditora, registros
de la auditora, competencia y evaluacin de los auditores,
seguimiento y cierre a los hallazgos de auditora.
40% talleres

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 Para aprobar el curso se debe obtener al menos

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el 70% del total de puntos del esquema de
calificacin.

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Sistema de Gestin Integrado

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Modelo de Gestin
La metodologa Planear-Hacer-Verificar-Actuar puede
aplicarse a todos los procesos

A P

Nivel de excelencia
V H
Aseguramiento

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Tiempo
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Estructura de los Requisitos del SG


10.1 No conformidad y 5.1 Liderazgo y compromiso
accin correctiva 5.2 Poltica
10.2 Mejora continua 5.3 Funciones,
responsabilidades y
Liderazgo autoridades
4.1 Entender la
Mejora organizacin y su contexto
ACTUAR 4.2 Entender las PLANEAR
necesidades y expectativas Planeacin
de las partes interesadas
[PAS 99:2012] 4.3 Determinar el alcance
6.1 Acciones direccionadas
del SIG
a riesgos y oportunidades
4.4 Sistema integrado de
6.2 Objetivos del SIG y
Evaluacin del gestin (SIG)
planeacin para alcanzarlos
desempeo Apoyo
8

Operacin 7.1 Recursos


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9.1 Monitoreo, medicin, 7.2 Competencia


anlisis y evaluacin 7.3 Toma de conciencia
VERIFICAR 7.4 Comunicacin
9.2 Auditora interna HACER
9.3 Revisin por la 7.5 Informacin
8.1 Planeacin documentada
direccin operacional y control

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Enfoque basado en procesos

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Auditoria de Procesos

Procesos interfuncionales
Dept. 1 Dept. 2 Dept. 3
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Auditoria de Procesos

 El auditor debera entender que se necesitan varias etapas


en un enfoque de procesos, incluyendo las siguientes:

determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para


lograr los objetivos de calidad, medioambiente y seguridad y
salud ocupacional de la organizacin;

determinar y suministrar los recursos y la informacin necesaria;

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establecer y aplicar mtodos para monitorear y/o medir y
analizar cada proceso;

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establecer y aplicar un proceso para la mejora continua de la
eficacia del SG.

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Auditoria de Procesos

 El auditado tambin debera dar consideracin


suficiente a los siguientes aspectos:

el establecimiento de los objetivos del proceso,

la planificacin del proceso,


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la disponibilidad de registros adecuados

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Manejar las Mejoras


A P

Auditar V H
(qu tan bien
bien))

Planificar Implementar
(qu
qu)) (cmo)

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vieja nueva
situacin

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situacin

La V" de ciclo PHVA

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Auditar ...es un Proceso

Entrada Transformacin Salida

Informacin Actividades del Equipo Auditor Resultados


Documentos Concordancia / puntaje /
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consenso / verificacin /
Datos Feedback
Entrevistas / visitas / obtener Reportes
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Observaciones
evidencias / interpretacin
Criterio

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Terminologa

 Auditoria:
Proceso sistemtico, independiente
y documentado para obtener
evidencias objetivas y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de
determinar el grado en que se
cumplen los criterios de auditoria.

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[ISO 9000:2015]

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Terminologa

 Auditoria combinada:
Auditora llevada a cabo
conjuntamente a un nico
auditado en dos o ms sistemas
de gestin.
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Terminologa

 Criterios de auditoria:
conjunto de polticas,
procedimientos o requisitos
usados como referencia frente a
la cual se compara la evidencia
objetiva.

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[ISO 9000:2015]

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Terminologa

 Evidencias de la auditoria:
Registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra
informacin que es pertinente
para los criterios de auditoria y
que es verificable.
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Terminologa

 Hallazgos de la auditoria:
Resultados de la evaluacin de la evidencia
de la auditoria recopilada frente a los
criterios de auditoria.

Los hallazgos indican conformidad o no


conformidad
Pueden conducir a la identificacin de
oportunidades para la mejora o el registro de
buenas prcticas.

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[ISO 9000:2015]

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Objetivos de la Auditoria

 Retroalimentacin
Detectar oportunidades de mejora
 Gua
Comunicar estndares
Sugerir acciones adicionales
 Aprendizaje
Intercambio de experiencias
Introducir otro punto de vista
 Certificacin
Confirmacin que los estndares han sido
cumplidos
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 Reconocimiento
Apreciacin de los logros
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Reforzamiento a los esfuerzos

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Tipos de Auditorias

Auditora de 1 Parte

Es la auditoria realizada por o en nombre de la


propia organizacin a sus propios sistemas y
procedimientos (auditoria interna)

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Objetivo

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Asegurar el mantenimiento y desarrollo del
sistema de gestin interno

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Tipos de Auditorias

Auditora de 2 Parte
Se llevan a cabo por partes que tienen un inters
en la organizacin, tal como los clientes, o por
otras personas en su nombre, por ejemplo, la
auditoria realizada por la organizacin a sus
proveedores y subcontratistas.
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Objetivos
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Determinar la adecuacin de los proveedores


Evaluar la capacidad de los proveedores/subcontratistas
Asegurar su capacidad

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Tipos de Auditorias

3 Parte
Es la evaluacin realizada por organizaciones
auditoras independientes y externas; estas
organizaciones son comercial y contractualmente
independientes de la organizacin, sus
proveedores y sus clientes.

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Objetivos

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Determinar que el sistema de gestin de una organizacin ha sido
documentado e implementado de acuerdo con una norma especfica.

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Principios de la Auditoria

 Integridad: el fundamento de la profesionalidad


honestidad, diligencia y responsabilidad;
imparcial, es decir, permanecer ecunime
 Presentacin imparcial: la obligacin de informar con
veracidad y exactitud.
 Debido cuidado profesional: la aplicacin de
diligencia y juicio al auditar.
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proceder con el debido cuidado, de acuerdo con la


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importancia de la tarea que desempean y la confianza


depositada en ellos por el cliente de la auditora y por otras
partes interesadas.

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Principios de la Auditoria

 Confidencialidad: seguridad de la informacin


proceder con discrecin en el uso y la proteccin de la
informacin adquirida en el curso de sus tareas.
 Independencia: la base para la imparcialidad de la
auditora y la objetividad de las conclusiones de
la auditora
 Enfoque basado en la evidencia: el mtodo

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racional para alcanzar conclusiones de la

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auditora fiables y reproducibles en un proceso
de auditora sistemtico

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Integrado

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Programa de Auditoria (PA)

 El propsito de un programa de auditoria es


contribuir a la determinacin de la eficacia del
sistema de gestin evaluado.

 El programa puede incluir auditoras que


tengan en consideracin una o ms

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estndares de sistemas de gestin, llevadas a

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cabo de manera individual o combinada.

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Terminologa

 Programa de la auditoria:
Conjunto de una o ms auditoras
planificadas para un periodo de
tiempo determinado y dirigidas
hacia un propsito especfico.
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Gestin de un Programa de Auditoria


Establecimiento del
Programa
Objetivos/alcance
Revisin y mejora del
Competencias
Programa de Auditora
Alcance
Id y evaluac. de riesgos
Procedimientos

A P
V H

29
Implement. del Programa
Seguimiento del Programa Objetivos/alcance/criterios
Evaluar la conformidad

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Seleccin de mtodos
del PA, el desempeo, la Seleccin de auditores
capacidad del equipo Asignacin de
auditor responsabilidades
Registros

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Objetivos de un PA

 Los objetivos deben establecerse para dirigir la


planificacin y realizacin de auditoras.
 Los objetivos pueden considerar:
Prioridades de la direccin
Propsitos comerciales
Requisitos del sistema de gestin
Requisitos legales y contractuales
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Evaluacin a proveedores
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Necesidades y expectativas de las partes interesadas


Riesgos para la organizacin, etc.

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Funciones y Responsabilidades de un PA

 La persona responsable de la gestin del programa de


auditora debera:
establecer el alcance del programa de auditora;
identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditora;
establecer las responsabilidades de la auditora;
establecer procedimientos para los programas de auditora;
determinar los recursos necesarios;

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asegurarse de la implementacin del programa de auditora; de
que se gestionan y mantienen los registros;

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seguimiento, revisin y mejora del programa de auditora.

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Competencias del Responsable de un PA

 Tener conocimientos y habilidades en las siguientes


reas:
principios, procedimientos y mtodos de auditora;
normas de sistemas de gestin y documentos de
referencia;
actividades, productos y procesos del auditado;
requisitos legales y otros requisitos aplicables;
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clientes, proveedores y otras partes interesadas del


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auditado, cuando sea aplicable.

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Programa de Auditoria (PA)

 El alcance de un PA debera basarse en


El tamao y naturaleza de la organizacin
La funcionalidad, naturaleza, complejidad y nivel
de madurez del sistema de gestin a auditar

 Prioridad en la asignacin de recursos para

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auditar los asuntos de importancia del sistema

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de gestin.

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Identificacin y evaluacin de los riesgos


relacionados a un PA

 Estos riesgos pueden asociarse a lo siguiente:


fallar al establecer objetivos de la auditora pertinentes y al
determinar el alcance del programa de auditora;
permitir un tiempo insuficiente para desarrollar el
programa de auditora o llevar a cabo una auditora;
el equipo no tiene la competencia colectiva para llevar a
cabo auditoras de manera eficaz;
comunicacin ineficaz del programa de auditora;
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fallar al proteger adecuadamente los registros de la


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auditora;
seguimiento ineficaz de los resultados del programa de
auditora.

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Procedimientos del PA

 Los procedimientos deberan tratar lo


siguiente:
Planificacin de las auditorias
Seguridad y confidencialidad de la informacin
Asegurar la competencia de los auditores
Seleccin del equipo de auditores apropiado

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Realizacin de las auditorias

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Realizacin del seguimiento de las auditorias
Conservacin de los registros

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Implementacin del PA

 La implementacin debera tratar lo siguiente:


Comunicacin del programa de auditoria
Coordinacin y elaboracin del calendario de las
auditorias
Evaluacin de los auditores
Seleccin de los equipos auditores
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Provisin de los recursos


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Control de los registros

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Registros del PA

 Revisin del programa de auditoria


 Planes e informes de auditoria
 Evaluacin de la competencia y el desempeo
del equipo auditor
 Informes de acciones correctivas y preventivas

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Seguimiento del PA

 La implementacin de un PA debe de seguirse


considerando:

Evaluar calendarios y objetivos


Evaluar el desempeo del equipo auditor
Evaluar la capacidad de los equipos auditores para
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implementar el plan de auditora


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Evaluar la retroalimentacin

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Revisin del PA

 La revisin del PA debera considerar:


Los resultados del seguimiento
La conformidad con los procedimientos
Las necesidades y expectativas cambiantes de las
partes interesadas
Los registros del PA
Los mtodos de auditora alternativos o nuevos
La eficacia de las medidas para tratar los riesgos

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asociados con el PA

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Los temas de confidencialidad y seguridad de la
informacin relacionados con el PA

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Realizacin de una Auditora

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Actividades de la Auditoria

Inicio
Preparac
in

Realiza-
cin

Informe

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Finalizac
in
Segui-
miento

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1. Inicio de la Auditoria

 Contacto inicial con el auditado, con el propsito de


establecer comunicaciones con los representantes del
auditado;
confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditora;
proporcionar informacin sobre los objetivos de la
auditora, el alcance, los mtodos y la composicin del
equipo auditor;
solicitar acceso a los documentos y registros pertinentes;
42

hacer los preparativos para la auditora incluyendo la


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programacin de las fechas;


etc.

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1. Inicio de la Auditoria

 Determinacin de la viabilidad de la auditoria,


considerando la disponibilidad de:
Suficiente informacin
Cooperacin adecuada
Tiempo y recursos adecuados

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 Cuando la auditora no es viable, debera

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proponerse al cliente de la auditora una
alternativa, de acuerdo con el auditado

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2. Preparacin de las Actividades de


Auditora

 Revisin de la documentacin
Reunir informacin y los documentos de trabajo
Visin general del grado de documentacin del
sistema para detectar posibles carencias
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2. Preparacin de las Actividades de


Auditora

 Provee la necesidad de informacin para el


equipo auditor, auditado y cliente de la
auditoria
 Preparacin del plan de auditora
 Asignacin de la tareas al equipo auditor
 Preparacin de los documentos de trabajo

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Listas de verificacin

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Planes de muestreo
Formularios

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La Lista de Verificacin

 Es una ayuda valiosa para auditar


 Sirve como gua para el auditor
 El propsito de la lista de verificacin es
asegurar que se cumplan los objetivos y el
alcance de la auditoria:
Recoger informacin
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Fijar una secuencia ordenada


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Anotar respuestas
Es un registro documentado

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La Lista de Verificacin

 Ventajas, ayuda al auditor:


En la preparacin de la auditoria
Al control de la profundidad de la auditoria
Estimar el tiempo requerido para realizar la
auditoria
Controlar el ritmo de la auditoria

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Que los arreglos planificados estn cubiertos

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Registrar respuestas de los auditados

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La Lista de Verificacin

 Desventajas:
La utilizacin de listas de verificacin
estandarizadas puede limitar la iniciativa y el
anlisis de los procesos
Puede detener la investigacin de incidentes
significativos porque no estn en la lista de
verificacin
 En la elaboracin, considerar:
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Los procesos, los procedimientos pertinentes,


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registros, los requisitos del estndar, los requisitos


del SG.

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3. Realizacin de la Auditoria

 Reunin de apertura
 Revisin de la documentacin
 Comunicacin durante la auditoria
 Funciones y responsabilidades de los guas y
observadores
 Recopilacin y verificacin de la informacin

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 Generacin de hallazgos de la auditoria

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 Preparacin de las conclusiones
 Reunin de cierre

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3.1 Reunin de Apertura

 Debera realizarse con la direccin del auditado o,


cuando sea apropiado, con los responsables de los
procesos a ser auditados.
 Propsito:
Confirmar el plan de auditoria
Explicar cmo se realizarn las actividades de la auditoria
50

Confirmar los canales de comunicacin


Proporcionar al auditado la oportunidad de hacer
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preguntas

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3.2 Revisin de la Documentacin

 Determinar la conformidad del sistema con los


criterios de auditora, con base en la documentacin
disponible;

 Reunir informacin para apoyar las actividades de


auditora

51
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3.3 Comunicacin durante la Auditoria

 Pueden establecerse canales formales de


comunicacin

 El equipo auditor debe reunirse peridicamente


para:
Intercambiar informacin
Evaluar el progreso de la auditoria
Reasignar tareas si es necesario
52
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 Comunicar peridicamente los progresos de la


auditoria y cualquier inquietud al auditado

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3.4 Funciones y Responsabilidades de los Guas


y Observadores

 Acompaan al equipo auditor, pero no son parte del


mismo
 No deben influir ni interferir en la realizacin de la
auditoria
 Los guas asisten al equipo auditor y actan cuando lo
solicite el lder del equipo
 Entre sus responsabilidades de los guas, estn:
Ayudar a identificar al personal para las entrevistas

53
Asegurarse que las reglas y procedimientos de seguridad sean
conocidos y respetadas

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Ser testigos de la auditoria
Proporcionar aclaraciones o ayudar en la obtencin de
informacin

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3.5 Recopilacin y Verificacin de la


Informacin

 La informacin debe ser recopilada mediante


un muestreo
 Slo la informacin verificable puede
constituir evidencia de la auditoria
 El auditor puede obtener informacin sobre:
Interrelaciones entre funciones
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Actividades
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Procesos

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3.5 Recopilacin y Verificacin de la


Informacin

Fuentes de informacin
 entrevistas
 observacin de las actividades
 documentos (poltica, objetivos, planes, etc.)
 registros

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3.5 Recopilacin y Verificacin de la


Informacin - Proceso

Fuentes de Informacin

Recopilacin

Evidencia

Evaluacin vrs. criterios


56

Hallazgos
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Revisin

Conclusiones de la auditoria
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3.5 Recopilacin y Verificacin de la


Informacin - Proceso

 Considerar en las entrevistas, lo siguiente:


Entrevistas con personas de niveles y funciones
diferentes
Realizarlas durante horas normales de trabajo
Explicar la razn de la entrevista y de cualquier
nota que se tome

57
Evitar las preguntas inductivas

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Agradecer al personal entrevistado por su
cooperacin y participacin...

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3.5 Recopilacin y Verificacin de la


Informacin - Proceso

 Tcnicas para hacer preguntas


Palabras importantes: cmo, dnde, cundo, qu, por qu,
quin
Hacer preguntas abiertas
 Evitar
Que le desven del tema
Dejarse influenciar
58


Ahogarse ..y ahora que hago (lista de verificacin)
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Que el auditado marque el ritmo


Hacer suposiciones o presunciones

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3.5 Recopilacin y Verificacin de la


Informacin - Proceso

 El auditor debe adoptar una actitud positiva,


profesional y constructiva.
 El auditor debe tratar de obtener una actitud
cooperativa, franca y honesta por parte del
auditado
 Las entrevistas son un medio importante para

59
reunir informacin

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3.5 Recopilacin y Verificacin de la


Informacin - Proceso

 El auditor debe:
Estar preparado
Ser puntual
Insistir para que respondan las personas a las que
se ha preguntado
Hablar lo menos posible
60

Evitar malentendidos
Ser educado y tranquilo
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Felicitar Auditores efectivos


facilitan el aprendizaje

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3.6 Generacin de Hallazgos

 Evaluar la evidencia frente a los criterios para


determinar los hallazgos

 Los hallazgos pueden indicar conformidad o


no, pueden incluir:
La conformidad y las buenas prcticas

61
Oportunidades de mejora

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3.6 Generacin de Hallazgos

 Declaracin de los hallazgos, incluye:


Visin global del hallazgo (qu, quin, dnde,
cundo, cmo)
Descripcin de la no conformidad
Ejemplos de evidencias objetivas
Resumen del requisito
62
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3.6 Generacin de Hallazgos

 Ejemplo de una declaracin de hallazgo:


El procedimiento no est siendo totalmente
implementado en lo referente a las rdenes de
compras, de modo que stas no son totalmente
rellenadas. Por ejemplo: las O/C 1115 y 1116 no
muestran el precio ni las fechas de entrega.

63
Todas las rdenes de compras deben ser

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rellanadas segn se especifica en el procedimiento
PC 274-001

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3.6 Generacin de Hallazgos

 Las no conformidades pueden clasificarse

Mayor
Fallo en un procedimiento crtico para la gestin
Ausencia de un procedimiento exigido por la norma
Varias faltas menores en el procedimiento

Menor
64

Deficiencia en un procedimiento o instruccin de trabajo, o en el


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funcionamiento del sistema de gestin de la organizacin, siendo


menos graves que una mayor

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3.6 Generacin de Hallazgos

 Observacin o Comentario

Valor agregado de la auditoria. Asuntos en los que el


auditor desea comentar, pero no se presentan como
reporte de no conformidad

65
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3.6 Generacin de Hallazgos

 Solicitud de Accin Correctiva


Formato utilizado para describir una no
conformidad y solicitar una accin correctiva.
Puede llamarse informe o reporte de no
conformidad, etc.
Contenido
Descripcin de la no conformidades
66

Mostrar la clasificacin de las no conformidades


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Registro de la accin correctiva propuesta


firmas

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3.7 Preparacin de las Conclusiones

 Reunin del equipo auditor antes de la


reunin de cierre:
Revisar los hallazgos de la auditoria
Cualquier otra informacin recopilada durante la
auditoria
Acordar las conclusiones: grado de conformidad

67
del SG, la eficaz implementacin, mantenimiento y

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mejora del SG.

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3.8 Reunin de Cierre

 Facilitada por el auditor lder

 Presentacin de los hallazgos y las conclusiones de la


auditoria
Explicar todos los hallazgos y evidencias de forma
cuidadosa y precisa
Estar preparado para sustentar y justificar los hallazgos
68

Evitar complicarse en argumentaciones


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Disculparse ante un error y modificar el reporte


Evitar dar consejos

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4. Informe de Auditoria

 El auditor lder debera informar de los resultados de


la auditora
 Debe ser preciso, conciso y claro, incluye:
Objetivos de la auditoria
Alcance
Identificacin del cliente
Identificacin de los miembros del equipo auditor

69
Fecha y lugar de realizacin

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Los hallazgos de la auditoria
Las conclusiones de la auditoria

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5. Finalizacin de la Auditoria

 La auditoria finaliza cuando se cubren todas


las actividades descritas en el plan

 Conservacin de los documentos pertinentes,


segn los procedimientos establecidos
70
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6. Seguimiento de la Auditoria

 Las conclusiones pueden indicar la necesidad


de correcciones, acciones correctivas,
preventivas o de mejora
 Las acciones son decididas y emprendidas por
el auditado
 Debera verificar si se completaron las

71
acciones y su eficacia.

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 La verificacin puede ser parte de una
auditora posterior.

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Competencia y Evaluacin de los


Auditores

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Competencia y Evaluacin de los


Auditores

 Esta competencia se basa en la demostracin


de:
El comportamiento personal
La capacidad para aplicar los conocimientos y
habilidades, adquiridos mediante la educacin, la
experiencia laboral, la formacin como auditor y la

73
experiencia en auditorias

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Competencia y Evaluacin de los


Auditores

 Proceso de evaluacin
determinar la competencia del personal de
auditora para cumplir las necesidades del
programa de auditora;
establecer los criterios de evaluacin;
seleccionar el mtodo de evaluacin apropiado;
74

realizar la evaluacin
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Competencia y Evaluacin de los


Auditores

 Comportamiento personal
tico
De mentalidad abierta
Diplomtico
Observador
Verstil

75
Decidido

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Seguro de si mismo
Colaborador

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Competencia y Evaluacin de los


Auditores

 Conocimientos y habilidades
Principios, procedimientos y mtodos de auditoria
Sistema de gestin y documentos de referencia
Contexto de la organizacin
Requisitos legales y contractuales y otros
requisitos aplicables
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Conocimientos y habilidades especficos


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Gracias por su atencin!!!

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