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PG-SSMAC-01

PROCEDIMIENTO GENERAL
Revisin : 00
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GESTION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

PG-SSOMA-01

Gestin de Documentos y Registros

Revisin Nombre y Apellidos Cargo Firma Fecha

Editado por: Hugo Asistente SSOMA 15/06/2017

Jefe de Seguridad, Salud


Revisado por: Joseph Ocupacional y Medio 16/06/2017
Ambiente

Aprobado por: Jos Gerente General 16/06/2017


PROCEDIMIENTO GENERAL Cdigo: PG-SSOMA-01
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Gestin de Documentos y Registros
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INDICE

1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. TERMINOS Y DEFINICIONES 3
4. RESPONSABILIDADES 4
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS 4

6. PROCEDIMIENTO 4
6.1. ELABORACIN E IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO 4
6.2. ACTUALIZACIN O CAMBIOS DEL DOCUMENTO, PROCEDIMIENTO O FORMATO 5
6.3. REVISIN Y APROBACIN 5
6.4. ENTRADA EN VIGENCIA 6
6.5. DISTRIBUCIN Y CONTROL 6
6.6. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 7
6.7. CONTROL DE REGISTROS 8

7. REGISTROS 8
F-SMAC-01 LISTADO DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN 8
F-SMAC-02 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN 8
F-SMAC-04 LISTADO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIN 9

8. ANEXOS 9
ANEXO 1: DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIN 10
ANEXO 2: DIRECTRICES PARA LA ESTRUCTURA DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTIN 12
ANEXO 3: DIRECTRICES PARA LA ESTRUCTURA DE LOS FORMATOS 13
ANEXO 4: DIRECTRICES DE DISTRIBUCIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN
14
ANEXO 5: Directrices para derivar documentos o registros a operador logstico 15
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1. OBJETIVO

Describir la metodologa implantada en LonTec SAC para asegurar la preparacin, revisin,


aprobacin, distribucin, control y actualizacin o modificacin de la documentacin, as como la
identificacin, el almacenamiento, la proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y la disposicin de
los registros de los Sistemas de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y
Calidad.

2. ALCANCE

Documentos y Registros comprendidos en las actividades sujetas al Sistema de Gestin de


Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

1.1. Copia controlada: documento cuya distribucin es controlada para actualizar posibles
modificaciones.

1.2. Copia no controlada: documento con carcter informativo, borradores de trabajo.

1.3. Documentacin Interna: Conjunto de documentos elaborados por LonTec SAC con la finalidad de
normar y/o estandarizar las polticas, principios y actividades a desarrollar.

1.4. Documentacin Externa: Son los requisitos legales, regulaciones nacionales e internacionales,
normativa del cliente y/o acuerdos voluntarios, aplicables a LonTec SAC y a su Sistema de Gestin
de Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad.

1.5. Formatos: Corresponde al diseo de las hojas que se utilizan en la preparacin de cada uno de los
documentos del Sistema de Gestin. Estos formatos se convierten en registros una vez llenada la
informacin correspondiente.

1.6. Instructivo: documento interno que contiene la descripcin de una actividad.

1.7. Manual del Sistema de Gestin: Documento interno que contiene los lineamientos generales que
LonTec SAC., ha determinado para cumplir con los requisitos de su Sistema de Gestin y de las
Norma OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 9001.

1.8. Otros documentos: documentos internos que no necesariamente guardan la estructura de un


manual, procedimiento, instructivo o programa de gestin, que sin embargo es utilizado para
normar las actividades de la empresa. Ejemplos: Matrices, directrices, mapas, etc.

1.9. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Los
procedimientos pueden estar documentados o no. Documento interno que contiene la descripcin
de un proceso, los que pueden ser generales (de aplicacin a toda la organizacin) o especficos
(de aplicacin a un proceso, rea o instalacin especfica).

1.10. Programa de Gestin: Documento interno que contiene las actividades a desarrollar en un
perodo de tiempo, para cumplir los objetivos de Seguridad, Salud y Medio Ambiente.

1.11. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de


actividades desempeadas o resultados obtenidos.
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1.12. Sistema de Gestin: Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001, Sistema de Gestin en
Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001 y Sistema de Gestin de Calidad ISO 9001.

4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA)


Es responsable de la elaboracin, implementacin y mantenimiento del presente procedimiento y de
comunicar a las reas sobres sus modificaciones.

Asistente SSOMA
Es responsable de mantener actualizado los documentos internos / externos en fsico o electrnico.
Verificar el control de los registros correspondientes al sistema integrado de gestin.

Todas las reas


Los gerentes, Jefes y/o responsables de cada proyecto o rea, son responsables del cumplimiento
del presente procedimiento y de controlar que sus documentos aprobados por la organizacin o ente
externo se implemente.
Preservar los registros que correspondan al sistema integrado de gestin.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001

6. PROCEDIMIENTO

6.1. Elaboracin e identificacin del documento


Item Actividad Responsable
1 Determina la necesidad de elaborar o actualizar un documento interno del Responsable
Sistema Integrado de gestin, acorde a las necesidades de la organizacin y proceso /
en coordinacin con el asistente SSOMA Responsable de
rea / Usuario
2 Elabora el documento segn la estructura indicada en el anexo 2. Responsable del
Etapa de: Responsable: Accin: documento
Edita el contenido del documento, registra el
Jefe o
nombre y apellidos de o las personas quienes
Editado coordinador de
editaron el documento, cargo, firma y fecha en el
rea
recuadro correspondiente

El jefe/asistente SSOMA) apoya durante la elaboracin de dicho documento.

3 Si el documento requiere la elaboracin de formatos, estos deben de contar Responsable del


con la estructura indicada en el anexo 3. documento

4 Revisa la estructura del documento y formatos. Codifica el documento o Asistente SSOMA


formato:
Tipo de documento (ver anexo 1, anexo 2)
Cdigo del documento (ver anexo 1, anexo 2)
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6.2. Actualizacin o cambios del documento, procedimiento o formato


tem Actividad Responsable
5 La actualizacin de la informacin genera MODIFICACIONES en los Responsable de las
documentos, los que deben ser identificados. modificaciones

La actualizacin o cambio de los documentos, procedimientos o formatos se


puede originar por:
Cambios Motivos
- Auditoras internas o externas.
Actualizacin del - Revisin por la direccin.
contenido - Mejoras de los procesos.
- Comunicacin de las partes interesadas.
- Gran parte de cambios en el documento original.
Reinicio de revisin - Creacin o eliminacin o modificacin del rea
responsable.
Cambio de codificacin, - Cambio de siglas de las reas.
ttulo del procedimiento, - Creacin o eliminacin o modificacin del rea
documento o formato responsable.
- Ante la modificacin de los anexos, no se cambiar la
Los anexos
versin del documento.
6 Comunica a los responsable de: edicin, revisin y aprobacin del documento Responsable de las
las modificaciones propuestas, indicando: modificaciones

El documento o formato a modificar, y


Los motivos por lo que considera necesaria la modificacin.

7 De considerar necesario las modificaciones sugeridas, se debe aplicar los Responsable de las
siguientes criterios: modificaciones

a. Las modificaciones, inclusiones y cambio de numeracin de prrafos; debe


colocarse en letras CURSIVAS.

b. Eliminacin de Textos, Espacios y otros debe identificarse con LETRAS DE


COLOR ROJO, en el documento de la versin anterior.

c. Las indicaciones anteriores no aplican para los formatos, en los cuales la


identificacin del cambio de revisin se realiza por comparacin de la
revisin actual con la anterior.

8 La identificacin de las modificaciones de los registros es a travs de la Responsable de las


comparacin de las revisiones anteriores con la actual. modificaciones
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6.3. Revisin y Aprobacin


Item Actividad Responsable
9 Una vez preparado el documento, somete a su revisin y aprobacin: Gerente/
Jefe
Etapa de: Responsable: Accin:
Jefe o Revisa el documento, registra el nombre y apellido
Revisin coordinador de del o las personas quienes revisaron, cargo, firma y
rea fecha en el recuadro correspondiente
Gerente de rea Aprueba el documento coloca; nombres y
o apellidos, cargo, firma y fecha. Posterior enva al
Aprobacin
Gerente asistente SSOMA para la entada en vigencia y
General distribucin

6.4. Entrada en Vigencia


Item Actividad Responsable
10 Recepciona el documento y procede a su publicacin la cual corresponde al Asistente SSOMA
da siguiente de su aprobacin.
Verifica y confirma el estado de la revisin vigente del documento y lo registra
en el F-SSOMA-01 Listado de documentos del sistema de gestin.

En el caso de formatos se registra y mantiene actualizado todos los registros


del Sistema Integrado de Gestin en el formato F-SSOMA-02 Listado de
registros.

Comunica a las reas involucradas la entrada en vigencia del documento. Esta


comunicacin puede ser va correo electrnico o a travs de capacitaciones.

6.5. Distribucin y Control


Item Actividad Responsable
11 Los documentos internos se identifican de 03 tipos: Responsable del
documento
Copia Controlada:
Son los documentos originales y copias de los documentos originales que se
desea tener un control registrndolos en el F-SSOMA-03 Distribucin de
Documentos del Sistema de Gestin.

Copia No Controlada:
Son copias de documentos originales de carcter informativo, no requieren
que se actualicen, ni son objeto de registro en el F- F-SSOMA-03 Distribucin
de Documentos del Sistema de Gestin.

Se considerar COPIA NO CONTROLADA a todo documento que lleve el


siguiente texto:

ESTE DOCUMENTO UNA VEZ IMPRESO PERDER SU VALOR COMO


REVISIN VIGENTE O COPIA CONTROLADA.

Obsoleto:
Son documentos con revisiones desactualizadas, los documentos distribuidos
obsoletos deben ser eliminados, las revisiones originales OBSOLETAS deben
ser enviadas a la carpeta en digital OBSOLETOS.
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12 Los documentos externos son identificados en F-SSOMA-01 Listado de Asistente SSOMA


documentos del sistema de gestin y su distribucin se controla mediante los
formatos F-SSOMA-53 constancias de entrega.

13 La distribucin de los documentos se da de acuerdo al cuadro adjunto: Asistente SSOMA

Tipo de Control de
Medios y Ubicacin
documento distribucin
F-SSOMA-03
Distribucin de
COPIA Fotocopia
Documentos del
CONTROLADA Correos electrnicos
Sistema de
Gestin.
Todos los documentos impresos con la --
frase:
ESTE DOCUMENTO UNA VEZ
COPIA NO
IMPRESO PERDER SU VALOR
CONTROLADA
COMO REVISIN VIGENTE O
COPIA CONTROLADA
(digital o fsico)
OBSOLETO X:\SIG\Obsoleto --

Considerar el anexo 4 para la distribucin de los documentos.

14 QUEDA PROHIBIDA LA REPRODUCCIN TOTAL O PARCIAL DE COPIAS Responsable del


CONTROLADAS. No obstante, puede obtener copias no controladas de la documento
documentacin, previa solicitud al coordinador Sistema de Gestin Integrado
(SIG) o al responsable del documento.

6.6. Control de los Documentos


Item Actividad Responsable
15 Se realiza de acuerdo a: Responsable
del documento
CONTROL
DIGITAL FISICO
DOCUMENTOS
Proteccin Elaboracin back-ups de los Mediante archiveros en
archivos informticos en un DISCO estantes o armarios.
EXTERNO IDENTIFICADO con una Posterior son enviados al
frecuencia semanal y son rea de archivos y segn
entregados al Jefe del rea de espacio fsico o necesidad
Desarrollo, mantenindose el cargo del rea responsable de
de entrega correspondiente. los documentos se enva a
Antivirus actualizado, segn un operador logstico.
procedimiento de Soporte Anexo 5 Formato de
Informtico. operador logstico.
Recuperacin En carpeta X:\SIG\Obsoleto o Solicitud del documento al
Back-ups, segn procedimiento de rea de archivos
Soporte Informtico.
Tiempo de Segn los siguientes criterios:
retencin -Norma legal.
-Necesidad del cliente.
-Perodo de certificacin.
-Descrito por la empresa.
Documentos; hasta el cambio de versin
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Mantienen todas las ltimas dos Elimina las versiones


versiones. obsoletas
Disposicin Documentos eliminados de los back- Documentos eliminados
Final ups y carpeta obsoletos en reciclaje de papel.

16 Legibilidad.- Usuarios
Si los documentos fsicos, internos y externos, requieren de algn cambio
evitar realizar sobre escritura y tachas, por el contrario solicitar su modificacin
para el cambio pertinente.

6.7. Control de Registros


Item Actividad Responsable
17 Se realiza de acuerdo a: Responsable
del documento
CONTROL
DIGITAL FISICO
DOCUMENTOS
Almacenamiento Elaboracin back-ups de los Mediante archiveros en
Proteccin archivos informticos en un estantes o armarios
DISCO EXTERNO correspondientes al rea
IDENTIFICADO con una generadora.
frecuencia semanal y son Posterior son enviados al
entregados al Jefe de rea de archivos y segn
Sistemas, mantenindose el espacio fsico o necesidad
cargo de entrega del rea responsable de los
correspondiente. documentos se enva a un
Antivirus actualizado, segn operador logstico.
procedimiento de Soporte Anexo 5 Formato de
Informtico. operador logstico.
Recuperacin En carpeta X:\SIG\Obsoleto o Solicitud del documento al
Back-ups, segn procedimiento rea de archivos
de Soporte Informtico.
Tiempo de Segn los siguientes criterios:
retencin Norma legal.
Necesidad del cliente.
Perodo de certificacin.
Descrito por la empresa.
Registros; descrito en F-SMAC-02 Listado de registros del
sistema de gestin.
Disposicin Final Registros eliminados de los Registros eliminados en
back-ups y carpeta obsoletos reciclaje de papel.

18 Legibilidad.- Usuarios
El personal que cometa errores en los registros fsicos tacha el error y anota el
valor correcto al costado.

Cuando no corresponda registrar algn dato que el formato lo solicite, colocar


una lnea dentro de los casilleros vacos.

7. REGISTROS

F-SMAC-01 Listado de documentos del Sistema de Gestin


F-SMAC-02 Distribucin de documentos del Sistema de Gestin
F-SSOMA-02 Listado de Registros del Sistema de Gestin
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8. ANEXOS
ANEXO 1: Directrices para la identificacin de los documentos del Sistema de Gestin.

ANEXO 1: Directrices para la identificacin de los documentos del Sistema de Gestin

La documentacin del Sistema de Gestin se identificar en el encabezado del documento, de la


siguiente manera:

Dnde:
Nro. De Rev.
Nivel Tipo de Documento Cdigo
(Estado de revisin)
I Qu? Poltica SIG D-Area-Num 00 y siguientes
Objetivos del SIG
II Como General Manuales M-Area-Num
III Como Procedimiento General PG-Area-Num
Especficos Procedimiento Especfico PE-Area-Num
Instrucciones IT-Area-Num
Especificacin tcnica ET-Area-Num
Programas de Gestin PR-Area-Num
Documentos Externos --
Formatos F-Area-Num
Otros Documentos OD-Area-Num
IV Evidencias Registros -- --

Siendo el cdigo:
rea Nombre del rea Nm.
GG Gerencia 01 y
General siguientes
JD Desarrollo
JO Operaciones
SSOMA SSOMA
LE Legal

Por ejemplo:
PG-SSOMA-XX, donde:
- PG: Tipo del documento, Procedimiento General.
- SSOMA: Diminutivo del rea Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
- XX: nmero correlativo.

F-JO-XX, donde:
- F: Tipo del documento, Formato.
- JO: Diminutivo de la jefatura de operaciones.
- XX: nmero correlativo.

En el caso de los documentos del Cliente la identificacin est representada por el nombre completo del
documento o por el cdigo asignado por el Responsable de su control.
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