Trabajo con documentos

1. ABRIR DOCUMENTOS

V amos a continuar con la introduccin a los distintos

programas de la suite informtica Microsoft Office 2010,
viendo algunas de sus caractersticas comunes.

Recuerda que lo que veamos se puede aplicar a cualquiera de los

programas de Office (Word, Excel, PowerPoint...). De esta forma es
ms fcil el uso de los distintos programas, porque comparten el
entorno, la manera de abrir y guardar documentos, el sistema de ayuda,
etc.

En esta leccin nos centraremos con el trabajo y las opciones

bsicas en el trabajo con los documentos de estos programas. Lo
primero que vamos a ver es cmo abrir documentos que tengamos
guardados en el disco duro (o en cualquier otro sitio).

Recuerda que pulsando en la ficha Archivo accederemos a la vista

Backstage. Los archivos recientes con los que has trabajado, es decir,
los ltimos archivos que hayas abierto en el programa, aparecen en la
seccin Reciente de esta vista Backstage. Si quieres abrir alguno de
estos documentos recientes, simplemente tienes que seleccionarlo en
esta lista.

En la seccin Reciente de la vista Backstage irn

apareciendo los documentos ms recientes con los
que vayas trabajando, desapareciendo de esta lista
los documentos antiguos.

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Puedes hacer que el acceso a un determinado documento

reciente no desaparezca de esta lista, a pesar de que trabajes
con otros documentos. Para esto, pulsa en el icono de la
chincheta que aparece a la derecha de su nombre ; de esta
forma, este icono cambiar a una chincheta clavada , para
indicarte que dicho archivo aparecer siempre en esta lista,
como si lo "fijaras" en este men; adems, el archivo pasar a
mostrarse en la parte superior de la lista.

Si vuelves a pulsar en el icono de la chincheta clavada se

desclavar, con lo que el acceso al archivo puede desaparecer
de la lista de Documentos recientes al ir trabajando con otros
documentos.

De la misma forma, en la lista Lugares recientes se muestran

los directorios recientes con los que has trabajado, de forma
que, al seleccionar alguno de esta lista, aparecer el cuadro de
dilogo de Abrir en este directorio, mostrando los documentos
que se encuentren en l.

Al seleccionar la opcin Abrir aparecer el cuadro de dilogo

Abrir, que es uno de los ms utilizados en Office, y funciona
exactamente igual en cualquiera de las aplicaciones de Office,
permitindote abrir un documento que ya est creado.

Desde este cuadro de dilogo puedes abrir rpidamente cualquier

documento, sin importar dnde se encuentre: en tu disco duro, en alguna
carpeta compartida de tu red local o incluso en Internet.

Los campos y botones de la parte superior del cuadro son los

mismos que puedes encontrar en el Explorador de archivos de
Windows, desde los que puedes organizar el contenido de la carpeta, la
forma de ver el contenido, etc.

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Desde los botones de la parte superior puedes ir hacia atrs

o hacia adelante , recorriendo las distintas carpetas que has

ido mostrando en el cuadro de dilogo. Tambin aparece un
campo con la ubicacin actual y un cuadro de bsqueda para
buscar archivos en la vista actual.

El botn permite crear nuevas subcarpetas en la

carpeta actualmente seleccionada. Entre otras opciones, desde
el men del botn puedes copiar, cortar y pegar
documentos de una carpeta a otra, cambiar el nombre de las
carpetas o de los documentos, eliminarlos y establecer varias
opciones de diseo, para mostrar o no ciertos elementos en
este cuadro.

El men del botn Vistas sirve para indicar cmo se

deben mostrar los archivos y carpetas en este cuadro (en forma
de lista, viendo sus detalles, en forma de icono, etc.).

En principio se muestra el contenido de la biblioteca Documentos

del usuario actual de Windows, aunque puedes ponerte en cualquier otra
carpeta para ver qu hay en ella.

En la parte izquierda del cuadro puedes ver y acceder a las distintas

carpetas de tu equipo. Para ver el contenido de una carpeta solo tienes
que seleccionarla en esta lista de carpetas.

Puedes acceder a las subcarpetas de una carpeta haciendo doble

clic en ella o pulsando el tringulo que aparece a la izquierda de su
nombre .

Desde el botn que se encuentra a la derecha del campo Nombre

de archivo, en la parte inferior derecha del cuadro de dilogo, puedes
indicar el tipo de documentos que quieres ver en esta ventana.

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Desde la lista
del tipo de
archivo puedes
indicar que se
muestren
documentos
de versiones
anteriores de
Office e inclu- Por ejemplo, en el caso de Word, desde esta lista puedes indicar
so los creados que slo aparezcan en el cuadro los documentos de Word, plantillas, los
con otras archivos de texto, archivos en formato RTF o XML...
aplicaciones.
Con la opcin Todos los archivos (*.*) podrs ver todos los
archivos de la carpeta seleccionada, aparte de los documentos de Word
(por ejemplo, hojas de clculo de Excel, presentaciones de PowerPoint,
bases de datos de Access, imgenes, programas, etc.).

Despus de seleccionar el archivo adecuado, puedes pulsar el botn

Abrir para abrirlo.

Fjate que este botn tiene una flecha en su parte derecha . Si

haces clic en esta flecha se abrir un men con otras opciones
relacionadas con la manera de abrir el documento.

Por ejemplo, puedes abrir el documento como de slo lectura, con

lo que te aseguras de que no podrs modificarlo, o abrirlo como una
copia, trabajando con una copia del documento y dejando el documento
tal como est en el disco sin modificar.

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La opcin Abrir y reparar

puede ser til para reparar y
Otra manera
de abrir un recuperar el contenido de un
documento es archivo que te haya causado
hacer doble problemas o errores, que est
clic en l. Esta
accin es
daado o que no se pueda abrir
equivalente a normalmente.
seleccionar el
archivo y
pulsar el
botn Abrir.
Al abrir un archivo en la Vista protegida tendr las funciones de
edicin del documento deshabilitadas, lo que te puede servir para
aumentar la seguridad en caso de que no conozcas de manera fiable el
origen del documento o proceda de una fuente potencialmente no
segura, por ejemplo, de Internet o como contenido adjunto en un
mensaje de correo electrnico.

Como has visto, el cuadro de dilogo de Abrir tiene muchas cosas.

Este cuadro es estndar en el sistema operativo Windows, por lo que
tambin aparece en otros programas.

2. CREAR NUEVOS DOCUMENTOS

O tra de las cosas que ms se suelen hacer relacionadas con los

documentos es crear nuevos documentos. Puedes hacer esto
utilizando la vista Backstage.

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Si te sitas en la seccin Nuevo de esta vista Backstage, puedes

seleccionar el tipo de documento en blanco y pulsar el botn Crear de
la parte derecha de esta vista, con lo que se crear un nuevo documento
preparado para empezar a escribir en l e introducir los elementos que
quieras (imgenes, tablas, etc.).

En lugar de crear un documento en blanco, podemos utilizar alguna

plantilla, que es como un modelo o patrn que se utiliza al crear un
documento, para que te sirva de ayuda.

Para esto, desde el apartado de creacin de nuevos documentos de

la vista Backstage, selecciona la opcin Plantillas de ejemplo.

Aunque utilices Puedes elegir el tipo de plantilla o modelo de documento que ms

una plantilla,
siempre pue-
se adapte a lo que quieres hacer: boletines, cartas, faxes, informes, etc.
des modificar
el documento, Al seleccionar una plantilla podrs ver una vista previa en la parte
aadiendo o derecha del cuadro, para que te hagas una idea del aspecto que tendr el
eliminando
elementos
documento.
del mismo,
cambiando el Como las plantillas ya tienen muchos elementos (textos en el formato
formato de la adecuado, dibujos, fondos, etc.), con solo hacer unos pequeos cambios e
forma que
quieras, etc.
introducir el texto adecuado logrars tener un documento con un aspecto
Es decir, que profesional. De esta forma, Office hace la mayor parte del trabajo.
el utilizar una
plantilla no te Tras crear un documento basado en una plantilla puedes
limita a la completarlo, introduciendo los textos y otros elementos particulares del
hora de crear
y modificar documento. Los tipos de letra, formatos, colores, etc., sern los de la
documentos. plantilla.

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Ten en cuenta que, aunque hayas utilizado una plantilla para crear
un nuevo documento, todos los cambios que hagas se aplican sobre el
documento, sin que cambie para nada la plantilla. As la podrs utilizar
en otros documentos.

Adems de las plantillas instaladas en tu ordenador por Office,

tambin puedes utilizar las plantillas que te ofrece Microsoft a travs de
Internet, en el sitio web de Microsoft Office. Puedes seleccionarlas
desde la seccin Plantillas de Office.com del apartado Nuevo de la
vista Backstage.

Las plantillas de este sitio estn clasificadas por categoras, para

que te sea ms fcil el buscar la plantilla que quieres utilizar (algunas
categoras estn divididas, a su vez, en subcategoras).

El botn
te
permite volver
a la pantalla
inicial de la
seccin Nuevo,
mientras que
a la derecha
de este botn
aparece la
ruta en la que Puedes utilizar el campo de bsqueda de la parte superior del
te encuentras, cuadro para escribir una o varias palabras y ver las plantillas que
dentro de las
categoras de
contengan esas palabras, as como los botones Atrs y Adelante
plantillas. para desplazarte por las distintas categoras que has visitado.

Existe una gran cantidad de plantillas que puedes utilizar para crear
tus documentos. Adems, los usuarios tambin pueden crear sus propias
plantillas y enviarlas al sitio web de Microsoft Office, as como puntuar
o valorar las plantillas, informacin que puedes ver en la vista previa de
la plantilla que se muestra a la derecha.

Con las plantillas podrs hacer documentos con un aspecto

profesional en muy poco tiempo.

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3. GUARDAR DOCUMENTOS

U na vez has acabado de trabajar con un documento, el siguiente

paso es guardarlo, para conservar los cambios que hayas
hecho y poder recuperarlo y seguir trabajando con l en otro momento.

Con la opcin Guardar de la vista Backstage guardars el

documento. Si es la primera vez que guardas el documento, aparecer el
cuadro de dilogo Guardar como, para que indiques el nombre y la
El botn
ubicacin donde lo vas a guardar.
Guardar
de la Barra de
herramientas
Si ya habas guardado el documento antes (es decir, que ya tiene un
de acceso nombre), esta opcin Guardar guardar el documento
rpido hace lo automticamente, sin pasar por el cuadro de dilogo Guardar como. La
mismo que la
opcin Guardar combinacin de teclas + es equivalente a este comando
de la vista Guardar.
Backstage, por
lo que es lo
mismo ir a esta
opcin que
pulsar este
botn. Este
botn se suele
utilizar para
guardar el
documento de
una manera
rpida.

El cuadro de Guardar como es muy parecido al de Abrir: panel

de navegacin con las carpetas de tu ordenador, botones y campos de la
parte superior del cuadro...

Igual que antes, por defecto el documento se guarda en la

biblioteca Documentos del usuario, pero puedes elegir cualquier otra
carpeta para guardarlo.

Despus de ponerte en la carpeta adecuada, tienes que indicar el

nombre del documento y el formato con el que quieres que se guarde, a
travs de la lista Tipo. Dependiendo del programa de Office de que se
trate, desde esta lista Tipo podrs elegir distintos formatos para guardar
el documento: RTF, pgina web...

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En el caso del programa Word, en principio el documento se graba

con el formato de Documento de Word, con extensin docx. Otros
programas utilizarn sus propios formatos; por ejemplo, en Excel los
documentos se guardan por defecto en formato de Libro de Excel
(xlsx), mientras que en PowerPoint se guardan como Presentacin de
PowerPoint (pptx).

Las extensiones de los formatos predeterminados en Word,

Excel y PowerPoint aaden una x o una m a las extensiones
utilizadas en las versiones anteriores de Office. La letra x indica
que el formato del archivo es XML, mientras que la m indica un
archivo XML que adems tiene macros.

De esta forma, las extensiones de archivo de los formatos de

documentos ms comunes en los programas de Office 2010 son:

Word:
Documento: docx
Documento con macros: docm
Plantilla: dotx
Plantilla con macros: dotm

Excel:
Libro: xlsx
Libro con macros: xlsm
Plantilla: xltx
Plantilla con macros: xltm

PowerPoint:
Presentacin: pptx
Presentacin con macros: pptm
Plantilla: potx
Plantilla con macros: potm

La opcin Guardar miniatura del cuadro Guardar como permite

guardar una vista en miniatura del documento, que se puede ver, por
ejemplo, en el Panel de detalles del Explorador de archivos de
Windows al seleccionar el archivo.

Tras guardar el documento, el nombre que le has dado al mismo

aparecer en la barra de ttulo del programa de Office de que se trate, en
la parte de arriba de su ventana.

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Si ahora continas trabajando con el documento, haciendo ms

cambios, podrs guardarlo cuando quieras pulsando el botn Guardar
Si es la pri- de la Barra de herramientas de acceso rpido o con la opcin
mera vez que Guardar de la vista Backstage. Ya no tendras que volver a indicar el
guardas un nombre ni la carpeta donde guardar el archivo a travs del cuadro
documento,
el acceder a
Guardar como.
la opcin
Guardar (o Si, una vez has guardado un documento, quieres guardarlo con otro
pulsar el botn nombre o en otra carpeta distinta, puedes utilizar la opcin Guardar
Guardar ) como de la vista Backstage para volver a ver el cuadro de dilogo e
es lo mismo indicar los datos adecuados.
que acceder a
Guardar
como: apare- Desde la categora Guardar y enviar de esta vista Backstage tienes
cer el cuadro ms opciones en cuanto al guardar el documento: guardarlo en la Web, de
Guardar como forma que puedan acceder a l otras personas o t mismo desde otro
para darle un
nombre.
ordenador, guardarlo en otro formato, exportarlo en formato PDF o XPS...

Otras posibilidades son enviarlo por correo electrnico, a travs del

fax o incluso publicar el documento como una entrada en un blog.

4. DOCUMENTOS DE VERSIONES ANTERIORES DE OFFICE

L os formatos de los archivos de los programas de esta versin

de Office son distintos a los formatos de alguna de las
versiones anteriores.

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En esta versin se utiliza el formato Microsoft Office Open XML,

lo que significa que los documentos se guardan utilizando XML, lo que
reduce el tamao de los archivos, mejora la recuperacin de datos en los
Office 2010
usa los forma- archivos daados y facilita el compartir datos entre programas, entre
tos de archivo otras caractersticas.
basados en
XML que ya se De esta forma, el formato predeterminado de los documentos de
usaban en la
versin Office Word es docx, en Excel es xlsx y en PowerPoint es pptx.
2007. Por lo
tanto, los Si quieres compartir un documento con alguna persona que tiene
documentos una versin anterior de Office (por ejemplo, mandrselo por correo
creados con
Word 2010 o electrnico), puedes guardar el documento con el formato anterior.
Excel 2010,
por ejemplo, Para esto, selecciona la seccin Guardar y enviar en la vista
pueden abrirse Backstage y haz clic en el botn Cambiar el tipo de archivo.
directamente
con las ver-
siones 2007.

En realidad,
estas opciones
son equivalen-
tes a acceder
al cuadro
Guardar como
y seleccionar
el formato en
la lista Tipo;
adems, desde
este cuadro de
dilogo tienes
acceso a algu-
na posibilidad
ms en cuanto Desde aqu puedes seleccionar la opcin adecuada para guardar el
a formatos de
almacena- documento con el formato de una versin ms vieja o incluso en otros
miento. formatos (como texto sin formato o RTF, por ejemplo).

Por ejemplo, en el caso de Word, puedes elegir la opcin

Documento de Word 97-2003.

Al guardar un archivo con un formato de una versin anterior,

aparece un comprobador de compatibilidad, que te dice las cosas de esta
versin de Word que se van a perder o que van a cambiar de aspecto.

Tras pulsas el botn Continuar, se guardar finalmente el

documento con el formato de la versin anterior.

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De esta forma, las personas que tengan una versin anterior de

Office podrn abrir y modificar el documento, aunque perderemos las
caractersticas especiales de la versin 2010 que no aparecen en las
versiones antiguas.

De todas formas, no es necesario convertir un documento a una

versin anterior para que los usuarios con esta versin puedan
verlo. Si el usuario tiene una versin actualizada de Office 2000,
Office XP u Office 2003 (es decir, con todos los parches y
service packs proporcionados por Microsoft), al abrir un
documento que est con el formato de la versin de Office
2010, aparecer un mensaje indicando que el documento se
cre con una versin posterior de la aplicacin.

Tambin se les preguntar si quieren descargar un convertidor

para abrir y trabajar con este tipo de documento. Este
convertidor es gratuito y est disponible en los sitios web de
Microsoft Office y Microsoft Update.

Por otro lado, en el ttulo de la ventana de la aplicacin, adems del

nombre del documento podrs ver el texto [Modo de compatibilidad].

Al abrir un documento creado con una versin anterior de Office,

aparece este texto [Modo de compatibilidad] en el ttulo de la ventana,
indicando que el archivo se ha creado con una versin anterior y que,
por lo tanto, no podrs usar todas las caractersticas de esta nueva
versin.

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Si guardas el documento se seguir guardando con el formato de la

versin anterior. Si quieres guardarlo con el formato de esta nueva
versin, utiliza la opcin Documento de Word (*.docx) dentro de la
opcin Guardar y enviar de la vista Backstage (o selecciona este tipo
de formato en el cuadro Guardar como).

En el programa Access no aparece el texto [Modo de

compatibilidad] al abrir un documento de una versin
anterior, sino que aparece el nombre del programa en la barra
de ttulo: Formato de archivo de Access 2002 - 2003 o
Formato de archivo de Access 2000, segn sea el tipo de
documento que has abierto.

Desde este programa puedes guardar los documentos en el

formato predeterminado o en cualquiera de estos formatos de
versiones anteriores.

Sin embargo, en este caso, solo puedes abrir los documentos con
el nuevo formato utilizando la versin Access 2010 o Access 2007.

Por otro lado, el formato de los documentos de Publisher 2010

es el mismo que el de las versiones 2007, 2003 y 2002 (aunque
alguna de las nuevas caractersticas no estarn disponibles si
abres el documento con una versin anterior del programa).
Para utilizar versiones anteriores del programa, puedes guardar
los documentos para las versiones 2000 y 98.

En esta leccin hemos visto las opciones bsicas relacionadas con

el trabajo con los documentos de Office. Adems de estas, hay otras
caractersticas comunes que es til conocer (vista previa e impresin,
propiedades de los documentos...).

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