Universidad Autónoma de Coahuila

Administración de los Recursos Académicos

Manual de Usuario
Perfil: Secretaria Académica

CONTENIDO

1. HISTORIAL DE CAMBIOS ..................................................................................................................................... 3
2. PROPÓSITO DEL DOCUMENTO ........................................................................................................................... 3
3. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................. 3
4. INGRESAR AL SISTEMA ....................................................................................................................................... 4
5. PANTALLA PRINCIPAL ......................................................................................................................................... 4
6. ADMINISTRACIÓN DE AULAS ............................................................................................................................. 5
6.1 AGREGAR AULA ......................................................................................................................................................... 5
6.2 REPORTES ................................................................................................................................................................ 7
6.3 ACTUALIZAR.............................................................................................................................................................. 9
6.4 BÚSQUEDA ............................................................................................................................................................... 9
6.5 EDITAR .................................................................................................................................................................. 11
6.6 HABILITAR / INHABILITAR .......................................................................................................................................... 13
7. ADMINISTRACIÓN DE HORARIOS POR ESCUELA ............................................................................................... 14
7.1 AGREGAR HORA ...................................................................................................................................................... 15
7.2 ACTUALIZAR............................................................................................................................................................ 16
7.3 BÚSQUEDA ............................................................................................................................................................. 16
7.4 EDITAR .................................................................................................................................................................. 18
7.5 HABILITAR / INHABILITAR .......................................................................................................................................... 20
8. ADMINISTRACIÓN DE CALENDARIO DE ACTIVIDADES ...................................................................................... 22
8.1 AGREGAR CALENDARIO DE ACTIVIDADES POR ESCUELA.................................................................................................... 23
8.1.1 Agregar Actividades .................................................................................................................................. 24
8.1.2 Editar Actividad ......................................................................................................................................... 27
8.1.3 Habilitar / Inhabilitar Actividad ................................................................................................................. 29
8.2 CONSULTAR CALENDARIOS UNIVERSITARIOS ................................................................................................................. 31
8.3 ACTUALIZAR............................................................................................................................................................ 33
8.4 BÚSQUEDA ............................................................................................................................................................. 33
9. DISPONIBILIDAD DE DOCENTES ........................................................................................................................ 35
9.1 CONSULTAR ............................................................................................................................................................ 36
9.2 ACTUALIZAR............................................................................................................................................................ 39
9.3 BÚSQUEDA ............................................................................................................................................................. 40

Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012

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1. Historial de Cambios
Versión Fecha Resumen del cambio Responsable

1.0 15/Febrero/2012 Creación del documento Carlos Meza

1.0 21/Febrero/2012 Aprobación del documento Reyna Reyes

1.2 4 /Abril/2013 Modificaciones al Manual Dulce Gómez

2. Propósito del documento
El propósito de este documento es proporcionar una guía para la navegación del
Sistema de Administración de los Recursos Académicos, así como para guiar a los
departamentos de soporte a brindar el servicio hacia los docentes interesados en obtener
información mediante esta herramienta.

3. Introducción

El Sistema de Administración de los Recursos Académicos, tendrá la finalidad de
administrar los diferentes rubros de la escuela/dependencia, tanto mobiliario,
calendarizaciones, disponibilidad de los docentes.

Se podrán agregar y modificar cada uno de estos aspectos cuantas veces sean
necesarias.

Además cuenta con la opción de generar usuarios y perfiles, para el acceso al sistema,
más adelante se explicara más a detalle cada uno de las opciones con las que cuenta el
sistema.

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4. Ingresar al Sistema

Para ingresar al sistema, el usuario debe realizar los siguientes pasos:

1. Abrir el navegador de internet e ingresar a la página http://
http://www.recursosacademicos.uadec.mx .Se muestra la pantalla inicial del Sistema de
Administración de Recursos Académicos.

2. En la opción Login, capture el usuario y la contraseña que le fue proporcionada, y
presione la opción de Ingresar. Si son correctos los datos, el sistema mostrará la
pantalla inicial del sistema.

5. Pantalla Principal
La pantalla inicial del sistema, contiene el menú principal del sistema.

Las opciones disponibles para el perfil “Secretaria Académica”, en el cual se enfoca este
manual son:

 Administración de Aulas
 Administración de Horarios por Escuela
 Calendario de actividades
 Disponibilidad de Docentes

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Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Para acceder a esta opción. en el menú superior izquierdo de la pantalla.1 Agregar Aula 1. Dar click en la opción Agregar Aula. consultar) todos los tipos de Aulas que se encuentran en la escuela. 5 de 41 . con las siguientes opciones disponibles. Reportes Filtros de Búsquedas Actualizar Editar Agregar Aula Habilitar/Inhabilitar 6. El sistema muestra la lista de todas las Aulas registradas por las diferentes escuelas de la Universidad. modificar.6. junto con todos los elementos que contienen. Administración de Aulas En esta opción el usuario podrá administrar (agregar. dar click sobre la opción Administración de Aulas.

No Descripción Especifica las características del o los proyectores. 2. Si Tipo Aula Específica el tipo de aula que se agregará. Biblioteca. 6 de 41 . No (M2) Proyector Especifica con cuantos proyectores se cuanta en el Aula. Nombre Especifica el nombre del Aula a agregar. solo se tendrá Si la opción de agregar aulas a las escuelas a la que pertenezca el usuario. El sistema muestra una nueva página con los datos requeridos para agregar un Aula. Si Laboratorio. Los datos para poder agregar un aula son: Campo Descripción Requerido Escuela Especifica la escuela donde se agregara el Aula. Capacidad Especifica cuantos alumnos es el máximo que pueden ingresar Si al Aula. Superficie Especifica los metros cuadrados que mide el Aula. si es que se No Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. ej.). (Aula. Auditorio. etc. más adelante se mostrara como Inhabilitar o Habilitar un Aula. Status Siempre que se agrega un Aula el status por default es Si Habilitado.

cuentan con ellos. Capturar los datos requeridos para agregar una nueva Aula y dar Click en la opción Guardar. si es que se No cuentan con ellos. ya sea PDF o EXCEL. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. de no ser así. No 3. Para obtener un reporte. el sistema no podrá generar el reporte y se mostrara una alerta indicándole que se debe de elegir una Escuela. El sistema guardara los datos del Aula. No Descripción Especifica las características del o las computadoras. 7 de 41 . Presione la opción Abrir. Computadoras Especifica con cuantas computadoras se cuanta en el Aula. Compartida Especifica si el Aula podrá ser compartida o no.2 Reportes 1. El sistema muestra un mensaje para abrir. 2. Hora Inicio Especifica la hora de inicio (deberá ser menor que la hora final) Si en que el Aula estará disponible. 4. dar click sobre la opción del tipo de formato que desea el reporte. y mostrara mensaje de Confirmación. Hora Fin Especifica la hora final (Deberá ser mayor que la hora de inicio) Si en que el Aula estará disponible. guardar o cancelar la descarga del archivo. Una vez seleccionada la escuela de la que se desea obtener el reporte. No Descripción Especifica las características del o los televisores. elegir la escuela de la que se desee el reporte en la opción Escuela. si es que No se cuentan con ellas. Televisor Especifica con cuantos televisores se cuanta en el Aula. 3. 6.

según haya sido el caso con todas las aulas para la escuela seleccionada. El sistema muestra el PDF o EXCEL. 8 de 41 . 5. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág.

Escuela: Seleccionar la escuela de la que se desea realizar la búsqueda. el sistema mostrara todas las Aulas para le escuela seleccionada.4 Búsqueda 1. 6. El sistema muestra la lista de todas las Aulas. 9 de 41 .3 Actualizar 1. Dar click en la opción Actualizar. existen las siguientes formas. a. Para realizar la búsqueda de las Aulas. 6. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág.

el sistema mostrara todas las Aulas que coincidan con el nombre o la capacidad capturados. el sistema mostrara todas las Aulas para el Tipo de Aula seleccionado. Tipo de Aula: Seleccionar el Tipo de Aula del que se desea realizar la búsqueda. b. dar click en la opción Buscar. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. c. 10 de 41 . Nombre o Capacidad: Capturar en el campo el nombre o la capacidad para realizar la búsqueda.

Tipo de Aula y Nombre/Capacidad para obtener una búsqueda aun más precisa. 6. Combinada: Se puede realizar una búsqueda combinada eligiendo Escuela. El sistema muestra una nueva pantalla con los datos del Aula seleccionada. Dar click el la opción Editar del Aula a la que se desea realizar cambios.5 Editar 1. d. 11 de 41 . Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág.

Una vez realizado los cambios dar click sobre la opción Guardar. 2. el sistema mostrara mensaje de confirmación. si todo esta correcto. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. 12 de 41 .

El sistema muestra mensaje anunciando que el status ha sido modificado. Dar click el la opción Habilitar/Inhabilitar del Aula a la que se desea realizar el cambio de status. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. 13 de 41 . 6.6 Habilitar / Inhabilitar 1.

Para acceder a esta opción. 14 de 41 . dar click sobre la opción Administración de Horarios por Escuela. modificar.7. con las siguientes opciones disponibles. Administración de Horarios por Escuela En esta opción el usuario podrá administrar (agregar. junto con todos los elementos que contienen. consultar) todos los Horarios que se encuentran en la escuela. en el menú superior izquierdo de la pantalla. El sistema muestra la lista de todos los Horarios registrados por las diferentes escuelas de la Universidad. Filtros Búsqueda Actualizar Agregar Horario Editar Habilitar/Inhabilitar Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág.

Nombre Específica el nombre del horario (que se piensa realizar). Turno Especifica el turno del horario (Matutino. Hora Fin Especifica la hora final (Deberá ser mayor que la hora de inicio) Si en que la hora-clase estará disponible. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. El sistema muestra una nueva página con los datos requeridos para agregar una Hora. y mostrara mensaje de confirmación.1 Agregar Hora 1. 2. Si Día de la Especifica en que día de la semana será el horario Si semana Hora Inicio Especifica la hora de inicio (deberá ser menor que la hora final) Si en que la hora-clase estará disponible. Los datos para poder agregar una hora son: Campo Descripción Requerido Escuela Específica la escuela donde se agregara la hora-clase. Capturar los datos requeridos para agregar una nueva Hora y dar Click en la opción Guardar. 15 de 41 . El sistema guardara los datos del Hora. 3. Vespertino. 7. Dar click en la opción Agregar Hora. solo se Si tendrá la opción de agregar aulas a las escuelas a la que pertenezca el usuario. Si Nocturno).

El sistema muestra la lista de todas las Horas. 7. Para realizar la búsqueda de Horarios. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág.3 Búsqueda 1. existen las siguientes formas.2 Actualizar 1. Dar click en la opción Actualizar. 7. 16 de 41 .

a. c. b. Tipo: Seleccionar el Tipo del que se desea realizar la búsqueda. 17 de 41 . Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Escuela: Seleccionar la escuela de la que se desea realizar la búsqueda. el sistema mostrara todas los Horarios para el Tipo seleccionado. el sistema mostrara todas los Horarios para le escuela seleccionada. Combinada: Se puede realizar una búsqueda combinada eligiendo Escuela y Tipo para obtener una búsqueda aun más precisa.

4 Editar 1. 18 de 41 . 7. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Dar click el la opción Editar del Horario al que se desea realizar cambios.

3. Una vez realizado los cambios dar click sobre la opción Guardar. 19 de 41 . 2. el sistema mostrara mensaje de confirmación. si todo esta correcto. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. El sistema muestra una nueva pantalla con los datos del Horario seleccionado.

20 de 41 . El sistema muestra mensaje anunciando que el status ha sido modificado. 7. Dar click el la opción Habilitar/Inhabilitar de la Hora a la que se desea realizar el cambio de status 2. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág.5 Habilitar / Inhabilitar 1.

5. de no ser así. Una vez seleccionada la escuela de la que se desea obtener el reporte.6 Reportes 1. Presione la opción Abrir. 21 de 41 . dar click sobre la opción del reporte PDF. Para obtener un reporte. elegir la escuela de la que se desee el reporte en la opción Escuela. el sistema no podrá generar el reporte y se mostrara una alerta indicándole que se debe de elegir una Escuela. guardar o cancelar la descarga del archivo. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. 3. 7. El sistema muestra el PDF con todas las horas capturadas para la escuela seleccionada. 2. El sistema muestra un mensaje para abrir. 4. 6.

en el menú superior izquierdo de la pantalla.8. Para acceder a esta opción. con las siguientes opciones disponibles. Administración de Calendario de Actividades En esta opción el usuario podrá administrar (agregar. dar click sobre la opción Administración de Calendario de Actividades por Escuela. 22 de 41 . junto con todos los elementos que contienen. consultar) todos los Calendarios de Actividades que se encuentran en la escuela. modificar. Filtros de Búsqueda Actualizar Ver Detalle Agregar Calendario Consultar Calendario Universitario Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. El sistema muestra la lista de todos los Calendarios por Escuela registrados por la(s) escuela(s) a la(s) que pertenece el usuario.

solo se tendrá la opción de agregar calendarios a las escuelas a la que pertenezca el usuario. Capturar los datos requeridos para agregar un nuevo Calendario de Actividades y dar Click en la opción Guardar.1 Agregar Calendario de Actividades por Escuela 1. por esta razón no es necesario capturarlo. 8. este se generara automáticamente al No momento de guardar. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Dar click en la opción Agregar Calendario de Actividades por Escuela. Los datos para poder agregar una Calendario de Actividades son: Campo Descripción Requerido Folio Especifica el folio. Descripción Especifica qué tipo de calendario de Actividades se está No creando (Escuela. Universitario). Escuela Especifica la escuela donde se agregara el calendario de Si actividades. 23 de 41 . 2. Ciclo Especifica el ciclo en el cual abarca el calendario de actividades Si Hora Inicio Especifica la hora de inicio (deberá ser menor que la hora final) Si en que el calendario de actividades estará disponible Hora Fin Especifica la hora final (Deberá ser mayor que la hora de inicio) Si en que el calendario de actividades estará disponible 3. El sistema muestra una nueva página con los datos requeridos para agregar una Calendario por Escuela.

4.1. El sistema guardara los datos del Calendario de Actividades. 24 de 41 .1 Agregar Actividades Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. 8. y mostrara mensaje de confirmación.

Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Esta opción estará disponible una vez agregado un nuevo calendario de actividades o seleccionado alguno de los ya existentes. Dar click en la opción Agregar. El sistema muestra una nueva pantalla para capturar los datos de la Actividad. 1. 25 de 41 . 2.

Capturar los datos requeridos para agregar una nueva Actividad y dar Click en la opción Guardar. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Actividad Especifica si la actividad creada la pueden ver otras escuelas o No Pública no. 3.Los datos para poder agregar una hora son: Campo Descripción Requerido Descripción Especifica el nombre de la Actividad. Si Fecha Inicio Especifica la fecha de inicio (deberá ser menor que la fecha Si final) en que la actividad estará disponible. Fecha Fin Especifica la fecha final (Deberá ser mayor que la fecha de Si inicio) en que la actividad estará disponible. Si Categoría Especifica que categoría pertenece la actividad. 26 de 41 .

1. 27 de 41 . El sistema guardara los datos de la Actividad. 8. Nota: Se pueden agregar tantas actividades como sean necesarias.2 Editar Actividad Esta opción estará disponible una vez agregado un nuevo calendario de actividades o seleccionado alguno de los ya existentes. y mostrara mensaje de confirmación. 4. 1. 5. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Dar click en la pestaña Actividades.

El sistema guardara los datos de la Actividad. 4. El sistema mostrara una nueva página con los datos de la actividad. El sistema mostrara la lista de todas las actividades registradas para el calendario. Presione sobre la opción Editar de la actividad que desea realizar cambios. 3. y mostrara mensaje de confirmación. 28 de 41 . Una vez modificado los datos presione sobre la opción Guardar. 2. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág.

Presione sobre la opción Habilitar / Inhabilitar de la actividad que desee. 29 de 41 . 1.3 Habilitar / Inhabilitar Actividad Esta opción estará disponible una vez agregado un nuevo calendario de actividades o seleccionado alguno de los ya existentes. El sistema muestra mensaje anunciando que el status ha sido modificado. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. 2. Dar click en la pestaña Actividades. El sistema mostrara la lista de todas las actividades registradas para el calendario. 3. 8.1.

8. 30 de 41 . se dará click sobre la opción del reporte PDF. Presione la opción Abrir. 4. El sistema muestra un mensaje para abrir.1.4 Reportes 1. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Para obtener un reporte. 2. 3. guardar o cancelar la descarga del archivo. El sistema muestra el PDF con todas las horas capturadas para la escuela seleccionada.

Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág.2 Consultar Calendarios Universitarios 1. 2. 8. Dar click en la opción Consultar Calendario Universitario. 31 de 41 . El sistema muestra la lista de todos los Calendarios Universitarios registrados por la Dirección de Asuntos Académicos de la Universidad.

En esta opción solo se podrá realizar la consulta de los datos si poder modificarlos. El sistema mostrara una página nueva con la información del calendario seleccionado sin las opciones para guardar o agregar actividades. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. 3. para visualizar los datos del calendario presione sobre la opción Ver detalle del calendario que desee consultar. 4. 32 de 41 . así mismo no se tendrá opción para modificar las actividades existentes.

Escuela: Seleccionar la escuela de la que se desea realizar la búsqueda. 8. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Para realizar la búsqueda de Horarios.4 Búsqueda 1. existen las siguientes formas. 8. a.3 Actualizar 1. el sistema mostrara todas los Calendarios de Actividades para le escuela seleccionada. 33 de 41 . Dar click en la opción Actualizar. El sistema muestra la lista de todos los calendarios por Escuela.

c. b. 34 de 41 . Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. el sistema mostrara todos los Calendarios de Actividades para el Ciclo seleccionado. Combinada: Se puede realizar una búsqueda combinada eligiendo Escuela y Ciclo para obtener una búsqueda aun más precisa. Ciclo: Seleccionara el ciclo del que se desea realizar la búsqueda.

Horario Disponible. El sistema muestra la lista de todos los Docentes registrados por la(s) escuela(s) a la(s) que pertenece el usuario. Para acceder a esta opción. Disponibilidad de Docentes En esta opción el usuario podrá únicamente consultar la Disponibilidad de los Docentes (Datos Generales.9. Materias) que pertenecen a la escuela del usuario. Filtros de Búsqueda Actualizar Consultar Agregar Disponibilidad Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. 35 de 41 . dar click sobre la opción Disponibilidad de Docentes. en el menú superior izquierdo de la pantalla. con las siguientes opciones disponibles.

36 de 41 . 2.1 Consultar 1. El sistema mostrara una nueva página mostrando los siguientes aspectos sobre el docente. Dar click en la opción Consultar del docente al que desea ver su disponibilidad. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. 9.

 Datos Generales: En este apartado se muestran los datos generales del docente así como la escuela y el ciclo en el que se encuentran  Horario Disponible: En este apartado se muestra el Horario de disponibilidad que el docente capturo. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. 37 de 41 .

Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Para obtener un reporte. El sistema muestra un mensaje para abrir.2 Reportes 1. 9. guardar o cancelar la descarga del archivo. El sistema muestra el PDF con todas las horas capturadas para la escuela seleccionada. Presione la opción Abrir. 2.  Materias: En este apartado se muestran las materias que el docente puede impartir. 3. se dará click sobre la opción del reporte PDF. y la selección de las mismas que el docente haya proporcionado. 38 de 41 . 4.

El sistema muestra la lista de todos los Docentes registrados. 9. 39 de 41 . Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Dar click en la opción Actualizar.3 Actualizar 1.

4 Búsqueda 1. existen las siguientes formas. 9. el sistema mostrara todos los Docentes para le escuela seleccionada. el sistema mostrara todos los Docentes para el ciclo seleccionado. Para realizar la búsqueda de Docentes. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. Escuela: Seleccionar la escuela de la que se desea realizar la búsqueda. 40 de 41 . Ciclo: Seleccionara el ciclo del que se desea realizar la búsqueda. b. a.

c. Combinada: Se puede realizar una búsqueda combinada eligiendo Escuela y Ciclo para obtener una búsqueda aun más precisa. Manual de Usuario (Secretaria Académica) 15/Febrero/2012 Pág. 41 de 41 .