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El archivo

Instalacin y conservacin
EL ARCHIVO

INSTALACION
Y CONSERVACION

M." del Carmen Pescador del Hoyo

EDICIONES NORMA
1988
EDICIONES NORMA, S. A.
La Chopera, 32. Las Rozas (Madrid)
@ 1988 EDICIONES NORMA, S . A.
Reservados los derechos de edicin, adaptacin o reproduccin para todos los pases. No est
permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tratamiento informtico, ni la
transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por
fotocopia, por registro u otros mtodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del
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ISBN: 84-7487-042-9
Depsito legal: M. 40.724-1987
Imprime Grafur, S.A.
c/. Igarsa, Naves E-F. Paracuellos del Jarama (Madrid).
INDICE

Pgs .
PRIMERA PARTE . EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO
Consideraciones previas .......................................... 3
Planificacin.................................................. 7
Condiciones del local ........................................... 9
- Ubicacin. .................................................. 9
- Iluminacion ................................................ 10
- Ventilacin ................................................ 10
- Ruido .................................................... 11
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo ....................... 11
- Sistemas de archivacin ...................................... 12
- Condicionantes ............................................. 15
- Variedad que nos ofrece el mercado ............................. 17
. Documentos convencionales ................................ 17
. Fichasdocumento ........................................ 29
- Documentos grficos ........ ............................
.I. 35
- Documentos audiovisuales ................................. 44

Unidades de conservacin ........................................ 50


- Paquetes .................................................. 50
- Cajas ..................................................... 50
- Carpetas .................................................. 52
- Hamacas .................................................. 54
- Bolsas y sobres ............................................. 54

Muebles para el personal ......................................... 56


Prevencin de accidentes ......................................... 58
BIBLIOGRAFIA .............................................. 60
SEGUNDA PARTE . EL ARCHIVO-DEPOSITO
El edificio en su evolucin histrica................................. 63
.
El edificio actual Condiciones previas ............................... 79
. Exento ................................................... 79
. Ubicacin ................................................. 80
. Costo .................................................... 82
. Condiciones especficas del terreno .............................. 84
. Medio ambiente ............................................ 93
. Enclave peligroso ........................................... 94
Planificacin y estructura ........................................ 99
. Trazageneral .............................................. 99
. Zonas .................................................... 100
. Planta .................................................... 101
. Alzado ................................................... 106
. Orientacin ................................................ 113
. Abierto o cerrado ........................................... 113
. Nmero de niveles ........................................... 118
. Delimitacin de espacios ...................................... 119
. Altura de techos ............................................ 120
Realizacin de los depsitos ....................................... 123
. Accesibilidad ............................................... 123
. Proporcin ................................................ 124
. Capacidad ................................................. 125
. Resistencia ................................................ 127
. Materiales ................................................. 128

Medidas complementarias ........................................ 135


. Defensa del fuego ........................................... 135
. Instalacin elctrica ....................................... 135
. Sustancias peligrosas ...................................... 137
. Escaleras de socorro ...................................... 137
. Deteccin de incendios ..................................... 138
. Extintores .............................................. 140
. Climatizacin .............................................. 143
. Agresiones especficas ........................................ 146
.
.,
Por agentes bioticos ....................................... 146
. Por agentes fsico-qumicos ................................. 148
. Contrarobo ............................................... 151

Los depsitos por dentro ......................................... 153


. Antecedentes histricos ....................................... 153
. La estantera actual .......................................... 156
. Estantera convencional .................................... 156
. Estanteradensa ......................................... 164
. Archivadores ............................................... 172
.De pergaminos .......................................... 175
.De documentos con sello ................................... 176
.De mapas, planos. dibujos. etc............................... 178
.De postales ............................................. 180
.De folletos .............................................. 180
.De fichas ............................................... 181
.De microfilmes y microfichas ............................... 182
.De filmes ............................................... 183
.De diapositivas .......................................... 187
.De fotografas ........................................... 188
.Dediscos ............................................... 189
.De grabaciones magnticas ................................. 190
Acondicionado de los documentos .................................. 195
. Unidades de conservacin ..................................... 195
.Paquetes ............................................... 196
.Legajos ................................................ 196
. Cajas .................................................. 198
. Carpetas ............................................... 205
. Tubos ................................................. 205
. Bolsas ................................................. 206
. Fundas ................................................ 208
. Encuadernacin .......................................... 208
. Sealizacin ............................................... 210
. De estanteras ........................................... 210
. De muebles ............................................. 211
. Deunidades ............................................. 211

Accesorios para servicio .......................................... 217


. Tableros .................................................. 217
. Mesas .................................................... 217
. Carritos ................................................... 218
. Elevadores y montacargas ..................................... 220
. Tubosneumticos ........................................... 220
Dependencias ................................................. 223
. Locales de trabajo ........................................... 224
. Muelle de descarga ..................... .-................. 225
. Expurgo ................................................ 226
. Fumigacin ............................................. 227
. Despachos de trabajo ..................................... 227
. Biblioteca tcnica ......................................... 229
.Habilitacin y contabilidad ................................. 229
. ............................
Instalaciones sanitarias de la zona 229
.Despacho de Direccin .................................... 229
.Salade reuniones ......................................... 230
.Laboratorio de reprografa ................................. 230
.Laboratorio de restauracin ................................ 231
. ...................................
Taller de encuadernacin 232
. ...........................
Habitacin de vigilantes y chferes 233
.Viviendas ................................................. 233
.Vivienda de Direccin ..................................... 233
.Vivienda de Conserje ...................................... 233
. Locales abiertos al pblico .................................... 233
. Vestbulo ............................................... 234
- Informacin y Secretara General ............................ 234
- Sala de lectura ........................................... 234
- Sala de catlogos ......................................... 236
- Sala de microfilm ......................................... 237
- Sala de dactilografa ...................................... 237
- Salas especiales .......................................... 237
- Audicin ............................................ 237
- Visualizacin ......................................... 237
- Sala de exposiciones ...................................... 237
- Sala de conferencias ....................................... 237
- Aula .................................................. 239
- Saloncito para conferenciante ............................... 239
- Aparcamiento ........................................... 240
- Locales de uso mixto ......................................... 240
- Cafetera ................................................ 240
- Telfono pblico ......................................... 240
- Aseos .................................................. 240

BIBLIOGRAFIA ............................................... 243

Indice alfabtico ............................................... 247


Prlogo

Cuando todava tenemos muy fresca en la memoria la alegra y satisfac-


cin que experimentamos al conocer la aparicin del libro de Carmen
Pescador ElArchivo. Instrumentos de Trabajo>>,la autora nos sorprende de
nuevo con la peticin de que le hagamos un pequeo prlogo para el ltimo
libro que ha preparado y que est ya prximo a aparecer. Con esta nueva
contribucin, Carmen Pescador contina su infatigable tarea de archivera. Si
bien, la jubilacin la separ del quehacer diario en la labor didctica que
desarroll durante tantos aos -me atrevena a decir que son pocos los
archiveros que no han pasado por sus clases en la Escuela de Documentalistas,
luego Centro de Estudios Bibliogrficos y Documentarios, y que, por tanto, no
han aprendido su profesin de ella- y de la labor prctica que desarroll en
el Archivo Histrico Nacional, primero, y luego en el Archivo General de la
Administracin, su inquietud e inters la mantienen en contacto directo y
diario con la profesin a la que dedic su vida, con la ventaja de contar con
la tranquilidad y el tiempo necesarios para el anlisis reposado y para plasmar
en una obra didctica todos los conocimientos que fue acumulando a lo largo
de su fecunda vida profesional.
Si en su ltimo libro Carmen Pescador analiza y estudia uno de los
aspectos fundamentales de la Archivstica, el de la descripcin de los
documentos y los distintos instrumentos de trabajo necesarios para lograr
informar adecuadamente sobre los fondos archivsticos, en este nuevo libro
aborda un tema no menos importante y fundamental, el de la instalacin de
los fondos documentales para su mejor conservacin y para conseguir una
mayor funcionalidad y eficacia en las tareas de archivo.
Si el tema de la descripcin es importante por la repercusin directa que
tiene en la eficacia con que se cumplirn las funciones de informacin, los
problemas de la instalacin de los documentos no lo es menos, ya que su
conservacin depende totalmente de las condiciones de conservacin y de
instalacin con que cuenten.
En este libro Carmen Pescador hace un estudio minucioso, pormenori-
zado, y de total actualidad, de las condiciones que deben renir los edificios
destinados a Archivos, analizando y sopesando las condiciones ambientales
del lugar en que ste se vaya a ubicar, la planificacin general del edificio,
condiciones de los depsitos y medidas de seguridad, criterios para la
instalacin de los distintos tipos de -documentos para su mejor conservacin
y funcionalidad, sin olvidar ni dejar de lado las condiciones que deben renir
los distintos ambientes de trabajo.
Es este un libro necesario que viene a llenar un vaco en un momento en
que la preocupacin por los Archivos y por nuestro Patrimonio Documental
est experimentando un gran desarrollo, y en que, por tanto, es ms necesario
que nunca contar con un manual de referencia donde contrastar criterios y
opiniones. No dudamos, pues, de la oportunidad y necesidad de esta obra
cuya utilidad va a trascender, sin duda, de nuestras fronteras para alcanzar el
mundo iberoamericano.

MARGARITA VAZQUEZ DE PARGA


DIRECTORA
DE ARCHIVOSESTATALES
Primera parte

EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO


CONSIDERACIONES PREVIAS

Todos producimos y recibimos papeles>>. Casi todos los archivos,pero


cuando se trata de una entidad los problemas que plantea esta archivacin
pueden hacer inoperante la organizacin ms perfecta.
En los nuevos sistemas de montaje de oficinas tiene cada vez ms
importancia la organizacin del archivo. En l est la memoria de toda la
actividad desarrollada, gracias a la cual la entidad productora tendr siempre
a mano los datos necesarios para resolver correctamente un asunto, o dar la
respuesta adecuada a una pregunta que nos interesa.
El archivo no debe ser la dependencia pasiva a donde se manda todo
aquello que ya no necesitamos sino muy al contrario aquella que tiene a su
cargo la custodia y salvaguarda de lo que estamos necesitando
constantemente. No se trata, como piensan los aferrados a criterios ya
obsoletos, de una dependencia ms, de escaso inters, sino la dependencia que
constituye la mdula espina1 de toda la organizacin (1).
En la actualidad el archivo de uso inmediato desborda la pasividad en
que, hasta hace algunos aos, se ha mantenido constituyndose en un
' verdadero centro de documentacin de suma utilidad para la entidad que lo
genera, al adquirir una doble finalidad: de una parte mantener debidamente
informados a cuantos trabajan en la entidad o empresa y de otra hacerlo
tambin para los que, ajenos a ella, necesitan algo que les atae (2).
La historiografa moderna, reconociendo la influencia de los factores
econmicos en el desarrollo de la civilizacin, ha introducido el estudio de
la economa en las universidades, con lo que los archivos de empresa han

(1) Michael Cook, en <<Themanagement of information from archives., Gower, 1986,


pg. 79, afirma que es un proceso esencial en el control de la administraciny en su organizacin.
(2) Sobre su organizacin y utilidad son ya clsicos los primeros que se ocuparon de ello.
Tal, por ejemplo, B. C. Vickery, <<TechniquesModernes de Documentation, Pars, 1962;
Robert L. Collison, .Modern Business Filing and Archives., London-New York, 1963, y
H. Bernatene, .Cement concevoir, realiser et utiliser une documentation,3."edic., Pars, 1955.
4 El archivo. Instalacin y conservacin
adquirido una gran importancia, aun cuando su consulta pueda ser muy
restringida (3).
Ya desde hace bastantes aos se han ido recogiendo fondos de este tipo.
En el Reino Unido fue fundado en 1934 el Business Archive Council, que ha
compilado un registro de firmas o razones sociales, no completo pero muy
apreciable. En Irlanda se han depositado en el Public Records Office
bastantes de estos fondos, lo que tambin se ha hecho en el Public Records
Office de Irlanda del Norte. En Estados Unidos los National Archives
publican guas, algunas de las cuales tienen contenido econmico. En
Australia se han realizado listas de los documentos de este carcter que son
accesibles y tambin tienen hechos ndices en fichas. La Repblica Federal
Alemana tiene cooperacin con Estados Unidos y el Reino Unido. En
Blgica, en en Archivo General del Reino, tienen un ndice en fichas de
compaas comerciales desde el siglo XIX hasta 1957, siendo muchos los
estudios publicados sobre estos temas. En Holanda los Archivos de Historia
Econmica estn sirviendo al pblico datos de 1972 a 1974, lo que se va
ampliando. En Suiza los Swiss Economic Archives, publicaron ya en 1960 un
sumario de firmas de archivos de empresas. En Francia los Archivos
Nacionales han publicado volmenes de 1957 a 1977. En Italia tienen
antecedentes de la poca de la industrializacin y en la actualidad son
importantes los archivos de las firmas Fiat, Alfa Romeo, Pirelli, Banca de
Italia, Banco de Npoles y Sicilia y otros. En los pases escandinavos se han
publicado recientemente inventarios de este carcter. Dinamarca y Finlandia
tienen ndices en fichas y Noruega ha publicado algunos catlogos. Suecia ha
publicado un manual. Por nuestra parte, en Espaa, se han recogido en el
Archivo General de la Administracin importantsimos fondos para el
estudio de la economa, el comercio y la industria. Los primeros ingresados
fueron del Banco de Crdito Local, habiendo entregado tambin el Banco de
Espaa documentacin que, procedente de Comercio, haba recibido en
1979, consistente fundamentalmente en controles de importacin y
exportacin. De la industria de carburantes, Cepsa, consistente en matrices
de acciones, obligaciones, bancos, contabilidad, clientes, etc., y Empetrol,
con documentacin de direccin tcnica, proyectos, tesorera, contabilidad,
entre otros. De comercio, Mercasa, que se ocupa de mayoristas y mercados,
fundamentalmente comunicaciones. Relativo a los transportes es
importantsima la documentacin entregada por la Compaa Transmedite-
rrnea, que fundada a principios de siglo realiz su ltimo ingreso, por ahora,
en febrero de 1986. Finalmente, procedente de la prensa peridica se guardan
fondos de los diarios .Pueblo,> y Madrid, y de los semanarios Marca y
a7 fechas.
Con todo, es de destacar que donde ms se ha desarrollado la actividad
de publicar informacin sobre temas econmicos ha sido en la URSS (4).
-
(3) Business Archives. Studies on International Practices. K. G. Saur. Mnchen-New
York-London-Pars, 1983, 167, pgs. 87-88.
Consideraciones previas 5
Desgraciadamente, hasta hace poco los archiveros profesionales
cualificados han ignorado con frecuencia estos archivos, considerndolos
ajenos a su competente cometido, lo que ha dado lugar a que casi todos los
manuales referentes a ellos hayan sido producidos por personas no
conocedoras de la profesin, con frecuencia algn administrativo o cargo
tcnico de la empresa con conocimientos puramente experimentales, o
tomados de otros igualmente ayunos de los conocimientos necesarios. Esto
ha dado lugar a atrocidades tales como aconsejar la destruccin de los
documentos cuando ya no son tiles para el manejo diario de la entidad que
los produce, borrando as su propia historia (5). Afortunadamente esto no
ocurri en pocas pasadas: no hubieran llegado a nosotros los fondos que
constituyen los archivos histricos. Afortunadamente hoy se piensa de muy
distinta manera, aunque en la mayora de los casos todava encontramos los
archivos en manos de personas incompetentes.
Fue preciso llegar a la celebracin de la VI11 Conferencia Internacional
de la Table Ronde. de archivos, celebrada en Budapest en 1963, para que
se reconociera la importancia de estos fondos no considerados como
<<histricos>>(6). En 1962 y 1963 tambin en las reuniones regionales de los
archivistas franceses se trat del tema de los documentos en poder de las
administraciones y todava no recibidos en los grandes depsitos, a los que
dieron la denominacin de <<pequeosarchivos, tratando sobre la
conveniencia de si se deban clasificar o no en ellos los documentos,
manteniendo cierta confusin entre stos y los denominados archivos
intermedios (7). Lo mismo ocurri en el VI1 Congreso Internacional de
Archivos celebrado en Mosc en 1972, en que se estudi el problema de las
relaciones entre los archivos del Estado y los archivos administrativos,
aunque la atencin se centr en la cuestin de competencias, servicios y

(4) En los pases socialistas no se separan estos fondos de los restantes del Estado. En muchos
sitios se publican boletines y revistas y el Committee of Business Archive. tiene una publicacin
anual, dentro del Comit Internacional de Archivos. Todas estas referencias figuran en la
publicacin citada en la nota 3, pgs. 89-93.
( 5 ) Marlot, Daniel, .Practique du classement., nouvelle dition revue et augment. Pars-
Louvain, 1965, pg. 123, escribe: 43euls doivent 6tre conservs les documents prsentant un
certain intret, les autres pieces seron detruits. De manera parecida se expresa Vicens Carri, J.,
Tratado de clasificacin y archivo, segunda edic. revisada, Barcelona-Madrid-Buenos Aires-
Rio de Janeiro-Mxico-Montevideo, 1956, pg. 325, en que aconseja: .Cuando la
documentacin ha perdido ya todo su valor actual y de posterioridad, se procede a su
destruccin>>.Qu se entiende por .posterioridad. y quin determina este valor? No son casos
aislados, esto es lo corriente en casi todos los trabajos dedicados a los archivos de empresa.
(6) La Historia no tiene compartimentos estancos. La Historia es de ayer, de hoy y de
maana. En la VI11 .Table Ronde., celebrada en Budapest en 1963, la aportacin de Espaa,
presentada por Antonio Matilla Tascn, seal claramente tres etapas de archivo: inmediato,
intermedio y definitivo, en un momento en que los archivistas de otros pases seguan ignorando
todava la necesidad y la realidad de hacerse con los inmediatos, como punto de partida
ineludible.
(7) Publicado en La Gazette des archives.. Suplemento nm. 44, Pars, 1963, con el ttulo
<<Lepre-archivage et lavenir des archives..
6 El archivo. Instalacin y conservacin
transferencias, no en problemas de organizacin e instalacin propiamente
dichas, repitindose el caso en la reunin de Roma de 1984 (8).
Ya antes, en el Congreso celebrado en Londres en 1980, se haba tratado
de la necesidad de que los archiveros profesionales y cualificados prestasen
atencin a esta masa de documentos de archivos de empresa, de gran valor
para la historia de la economa, el comercio y la industria, que se estaban
perdiendo por falta de los cuidados necesarios. Fruto de esta recomendacin
fue la publicacin por los Archivos Nacionales de Pars de un manual
dedicado a ellos y tres aos despus otro patrocinado por el Consejo
Internacional de Archivos (9).
Pero ya para entonces se haban organizado, a partir de 1963, numerosos
cursillos encaminados a impartir conocimientos tcnicos a las personas que
manejaban archivos de uso inmediato en empresas y entidades los que en la
actualidad siguen realizndose (10).
Algunos han pensado que la mecanizacin de las gestiones va a producir
una decadencia del papeleo, que ha de repercutir en la simplificacin del
archivo, pero no han comprendido que, si bien los documentos escritos sobre
el papel van a dejar de ser agobiantes, los nuevos documentos, obtenidos por
procedimientos mecnicos, necesitan tambin de los servicios del archivo
cuando su contenido se considera perdurable.
El concepto de documento ha variado, y cambiado totalmente, durante
el siglo actual. En sentido estricto se consideraba bajo esta denominacin
todo escrito que sirviera de soporte a un acto jurdico. En sentido ms amplio
a todo aquel que sirve para apoyar en l el conocimiento o comprobacin de
algo, sea su base el papel o cualquier otro material. Lo mismo tiene categora

(8) Evans, F. B., se ocup de ellos en su <<Thehistory of archives administration: a select


bibliography.. UNESCO, 1979.
(9) <<Lesarchives des enterprises. Conseils practiques dorganisation,,. Pars, 1980. Archives
Nationales. 55 pgs. De 1983 es la publicacin reseada en la nota 3, que contiene una
bibliografa seleccionada desde 1956 a 1982, con una referencia a 1926 en la Business History
Review., con un total de veintisete fichas bibliogrficas entre las que figura la <<Basic
International Bibliography of Archives Administration., recopilada por M. Duchein y
publicada en Archivum International Review on Archives, vol. XXV. K. G. Saur, New York-
London-Pars-Mnchen, 1978, 250 pgs. Dedicado tambin a los archivos de empresa puede
consultarse el trabajo de Paola Carucci Gli archivi di impresa: alcuna considerazione
introductiven. En <<Rassegnade Archivo di Stato-. XLIV/23. Roma, maggio-dicembre, 1984,
pg. 429. En esta misma referencia, pg. 458, se menciona la segunda reunin que tuvo lugar
en Gante el Comit Internacional de Archivos de Empresa, en cuyo punto 6.9 se trata de las
medidas de instalacin.
(10) Citaremos slo los primeros, de que tengo noticia en nuestro pas entre estas fechas.
En 1963 para Hidroelctrica Espaola; 1966 en la Escuela Nacional de Administracin Pblica;
1974, instrucciones y planificacin para la Delegacin Nacional de Sindicatos; 1975 para el
Instituto de Estudios de Administracin Local; en este mismo ao, curso de verano en la
Universidad de Santander, para las Cajas de Ahorro; 1977, Universidad Internacional 4Prez
Galds>,, de Las Palmas de Gran Canaria, y 1980 en el Instituto de Ciencias Sociales de la
Universidad de Santiago de Compostela. Recientemente se organizaron nuevos cursos.
Planificacin 7

de documento una escritura de compra-venta, una carta, una convocatoria,


un decreto, un grfico, un dibujo, una fotografa, una pelcula o una
grabacin magntica, sea su contenido escritura1 o fnico. Por tanto el
archivo debe estar planeado y organizado para recoger todo lo que, de este
carcter, produce la entidad a que pertenece.
Pero aqu, a pesar de su inters, no vamos a tratar de la organizacin de
los fondos, ni tampoco de cmo realizar su servicio. Aqu vamos a ocuparnos
concretamente de lo que concierne a su instalacin, con objeto no slo de
facilitar su buen funcionamiento sino garantizar la ptima conservacin de
la documentacin que tengamos, o vayamos a recibir.
Para ello tenemos que establecer, por una parte, las mnimas condiciones
que queremos conseguir en relacin con las posibilidades que nos ofrecen
para realizarlas, o adaptarnos en lo posible, con objeto de obtener los mejores
resultados. Por otra parte tenemos que conocer los sistemas y posibilidades
de archivacin para que su instalacin material, en cuanto a amueblamiento,
sea la ms acertada, sin olvidar las mnimas precauciones para la defensa de
los documentos ante cualquier accidente.

PLANIFICACION

Las condiciones que debemos considerar como bsicas para la instalacin


de este tipo de archivo son las siguientes:
a) Seguridad.
b) Facilidad de recuperacin de datos.
c) Ahorro de espacio.
d) Economa de instalacin y servicio.
Este ltimo punto es muy importante puesto que no debemos escatimar
en una buena instalacin ya que es rentable, no en cuanto a lo que ingresa
sino en cuanto a lo que ahorra. Un archivo bien montado facilita toda gestin
y, como consecuencia, ahorra personal, cuyo costo supone a la empresa o
entidad el 80 por 100 del gasto de sostenimiento.
Pero antes de proceder a una instalacin adecuada tenemos que
considerar si lo que han puesto bajo nuestra responsabilidad es un archivo
para organizar a partir de cero o es un archivo ya existente e inmanejable.
Este ltimo caso suele ser el ms corriente y puede presentar dos
situaciones diferentes. Puede tratarse de un archivo centralizado, de un solo
local, o pueden existir, relacionados con ste, pequeos depsitos de
documentos ubicados en lugares dispersos, a mano de las dependencias u
oficinas que los utilizan. En este ltimo caso hay que tratar sobre la
posibilidad de centralizar todo en un solo local, teniendo en cuenta las
ventajas y los inconvenientes que esto reporta (1 1).
8 El archivo. Instalacin y conservacin

La centralizacin tiene las siguientes ventajas:


l.Q Unidad de criterio y mayor control.
2.Q Ahorro de espacio.
3.Q Economa de montaje y mantenimiento.
Pero hemos de contar con posibles inconvenientes:
l.Q Una mala ubicacin del archivo central, que acarree prdida de
tiempo en el servicio a prestar.
2.* La existencia de departamentos cuyo servicio constante centralizado
dificultara su funcin, sobercargando a la vez, innecesariamente, el servicio
general.
3.Q La existencia de documentacin de carcter muy reservado.
A la vista de estas consideraciones procederemos, bien a reunir todo en
un solo local, bien a abstenernos de hacerlo con determinada documentacin,
o bien, incluso, a promover la descentralizacin, si lo consideramos
conveniente, para algunos fondos.
El primero de estos inconvenientes es el ms corriente. Al considerarlo
como una dependencia de escasa utilidad poda estar situado en cualquier
sitio. Tendremos que tratar de compensarlo. Si es necesario un
desplazamiento en vertical podemos establecer un sistema de pequeos
montacargas o avemaras, que faciliten el acceso a los diversos pisos, tanto
en cuanto a las peticiones de las dependencias cuanto para el servicio de los
documentos solicitados. Si el desplazamiento es horizontal pueden ser tiles
las correas continuas transmisoras o el sistema de cadenas con pinzas.
Tambin existe un sistema de cajas metlicas cerradas, con los documentos
dentro, que circulan desplazndose por carriles (12). Finalmente es bastante
conocida la utilizacin de cajas cilndricas de materia plstica de poco peso,
que contienen los documentos y van cerradas desplazndose por tubos
neumticos que las transportan en cualquier direccin, sea vertical,
horizontal o lateral (13).
Los otros dos inconvenientes citados tendrn que contrarrestarse, no con
montajes accesorios, sino aplicando el criterio descentralizador, o con
muebles cerrados que garanticen la absoluta seguridad y reserva de los
documentos que contengan. Hay todava una solucin para el caso de

(11) El tema ha sido estudiado con claridad por Luis Snchez Belda en su C u r s o de
informacin para administrativos. Tcnicas de documentacin y archivo. para el Instituto
Nacional de Administracin Pblica (INAP), pgs. 28 y 29, ejemplar mimeografiado, 1966, y
apuntes mecanografiados, tema V. Est basado en las obras de Edward N. Johnson Trends in
Country Records management y Artur M. Johnson ddentification of business Records for
permanent preservation, ambos en The American Archivist., 24, 1961, pgs. 277 y 329,
respectivamente.
(12) Entre otras marcas podemos citar el Telefilt., el Teledoc>>y el Rolo-Plan..
(13) Son las ms usadas y muy abundantes. Citaremos <<StandardElctrica I.T.T.,
Kaliban>>,Automatic>,,entre otras.
Condiciones del local 9
documentos altamente confidenciales y reservados que es remitirlos al
archivo en sobres cerrados, a los que se les adjudica un nmero o clave por
el que se han de servir cuando sean pedidos, sin que el archivero, ni quien
los aporta o recoge, tenga el menor conocimiento de su contenido.

CONDICIONES DEL LOCAL

Partiendo del hecho de que los criterios de instalacin van a ser los
mismos si se trata de un archivo centralizado o con dependencias accesorias
vamos a tratar de las condiciones ptimas del mismo.

Ubicacin

Es evidente que un archivo centralizado debe estar cerca de las


dependencias que pueden hacer ms uso de l. Nunca desplazado en un tico,
un stano o un extremo del edificio. En consecuencia, debe estar inmediato
a los servicios de Contabilidad, Estadstica, Comerciales, y, en general, de
todos aquellos que tengan que resolver consultas del pblico. Puede en
cambio estar alejado de Publicidad, Personal, Produccin, etc.
En cuanto al espacio que nos dan para instalarlo podemos encontrarnos
con los siguientes casos:
a) Un local independiente y exclusivo.
b) Un local con servidumbre de paso a otras dependencias.
c) Solamente muebles colocados a lo largo de un pasillo.
En el primero de los casos debemos huir de los bajos del edificio tanto
por falta de luz como por posible humedad, lo que perjudica enormemente
a la buena conservacin de los documentos. Cuidaremos muy especialmente
de que no pasen por l conducciones de agua, ni fra ni caliente, por el peligro
de rotura con la consiguiente inundacin, ni tendidos elctricos que no estn
suficientemente protegidos, para evitar incendios. Tampoco son buenas las
zonas superiores muy recalentadas, ya que la sequedad excesiva puede
producir el resquebrajamiento de los documentos y propiciar su rotura (14).
Esto encuanto a la documentacin clsica porque si se trata de documentos
del grupo de los llamados audiovisuales el dao puede ser irreparable.
Adems, en ambos casos, esta localizacin supone el alejamiento del centro
neurlgico.
En los otros dos casos tenemos escasas posibilidades de evitarlo, aunque
s pueden paliarse los inconvenientes eligiendo muebles adecuados.

(14) Italo Baldini, en El archivo de la empresa moderna., 2.aedic. Barcelona, 1959,


pg. 207, aade a estos inconvenientes la falta de aireacin de las plantas bajas.
10 El archivo. Instalacin y conservacin

Iluminacin

La luz natural es fundamental para el trabajo de archivo ya que requiere


mucha atencin en el contenido de los documentos para poder proceder
correctamente a su ordenacin y clasificacin, y, en consecuencia, a su
archivacin. Normalmente la luz de huecos al exterior (ventanas o balcones)
penetra, segn su orientacin y tamao, hasta la distancia de dos y medio a
cuatro metros. Por tanto deberemos instalar las mesas de trabajo dentro de
este radio de accin (15). Si no fuera suficiente es necesario pensar en una
iluminacin artificial adecuada.
La luz artijTciaZ requiere una serie de consideeraciones sobre la que sea
ms conveniente. Puede ser de tres clases:
a) Directa. Es la ms corriente y supone la instalacin de lmparas en
las mesas de trabajo. Es ptima para no tener que moverse pero perjudicial
si nos desplazamos con frecuencia a otros lugares de la habitacin por
necesidades del servicio. El campo visual queda limitado y se producen
cambios de adaptacin que fatigan los ojos. En evitacin de ello se hace
necesario instalar puntos de luz en todos y cada uno de los muebles o
archivadores que tengamos que consultar, y luces a determinada distancia en
el resto del local.
b) Semi-indirecta. Se obtiene por medio de pantallas reflexivas que
envan la luz al techo, desde donde se proyecta difundida. Tienen que ser muy
potentes y nunca suelen dar la luz suficiente para el trabajo. Puede
combinarse con la anterior.
c) Indirecta. Se consigue con potentes reflectores hacia el techo
convenientemente coloreado. Cuando el trabajo es movido se consigue una
buena iluminacin con lmparas de 10 a 15 watios a razn de una por metro
cuadrado. Para lecturas prolongadas seran necesarias lmparas de 25 a 30
watios repartidas en la misma forma (16).

Ventilacin

Nunca nos conformaremos con un local cerrado, con mala renovacin del
aire, tanto ms cuanto que la acumulacin de documentos propicia la
acumulacin de polvo. La temperatura ambiente debe estar entre los 18 y 200,
con una humedad de un 40 por 100 (17). Un local mal ventilado y mal
acondicionado repercute en la disminucin del rendimiento del personal.

(15) Obra citada en la nota anterior, pg. 208, y recomendaciones del Instituto de
Racionalizacin y Normalizacin del Trabajo.
(16) Baldini, obra citada, pg. 208, estudia las ventajas y los inconvenientes.
(17) Baldini, obra citada, lo rebaja a 16-18 grados, dejando fija la proporcin de humedad
en un 40 por 100.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 11

Ruido

El exceso de ruido puede reducir el rendimiento del personal en un 10 a


un 15 por 100 (18). Es por tanto conveniente instalar el archivo lejos de las
dependencias que tienen muchas mquinas de escribir, o calculadoras o
cualquier otra instalacin mecnica que produzca ruidos (19). Si su situacin
no puede modificarse se atenan los efectos revistiendo suelos, paredes y
techos de fibra de corcho, vidrio u otro material absorbente. Cuando el
problema afecta a la totalidad del edificio puede disminuirse aumentando el
grosor y densidad de los tabiques, suelos y techos (20).
Existe la tendencia, por razones econmicas y ms aprovechamiento del
terreno construido, a realizar una construccin ligera, de lo que resulta una
mayor permeabilidad a los ruidos. Por ello es muy necesario tener muy en
cuenta el problema del aislamiento acstico. El grado de aislamiento depende
tambin del nivel sonoro de la zona en la que est emplazado el edificio. En
ambientes ruidosos, de locales abiertos a calles de mucho trfico o
aglomeracin de gente, es menos necesario el aislamiento entre los locales ya
que el ruido de fondo amortigua en parte la diferencia entre las dependencias
ruidosas y las tranquilas. En cambio s es muy necesario el aislamiento en el
caso de estar situadas en zona de parques o patios grandes, que son ms
silenciosos.
El nivel mximo sonoro que se considera aceptable para un despacho de
trabajo oscila entre los 40 y 45 decibelios (21).

MOBILIARIO PARA LA DOCUMENTACION: COMO ELEGIRLO

En un archivo de uso inmediato es difcil establecer separacin entre la


zona de trabajo del personal y la zona de archivacin de los documentos.
Esto, que parece un inconveniente, es en parte beneficioso en este tipo de
archivos ya que facilita la fluidez del servicio al no tener que realizar grandes
desplazamientos.
En la eleccin de mobiliario debemos atenernos a un principio
fundamental: el mueble ha de estar en funcin de los documentos y no al
revs (22). Todo mueble de archivo debe garantizar siempre la buena
-
(18) Baldini, obra citada, pg. 209.
(19) Una mquina de escribir genera 70 decibelios.
(20) Aunque naturalmente es muy variable, el trmino medio de ruidos que puede producir
una calle es de 90 decibelios, aunque el claxon de un automvil produce 100 decibelios.
(21) En el nmero 1 del .Boletn de Informacin Tcnica. que public CITEMA (Centro
Informativo de Tcnicas y Material Administrativo) en 1963, pg. 17, figura un trabajo sobre
este problema realizado por TAFISA.
12 El archivo. Instalacin y conservacin

conservacin de lo que guarda. Debido a ello su eleccin est condicionada


en primer lugar por el tipo y forma de los documentos que contiene y en
segundo por el servicio que vamos a tener que prestar con ellos. As debemos
de tener en cuenta que en todo depsito de documentos hay una parte de ellos
que constituyen la documentacin ms activa, ms manejada por los que
utilizan los servicios del archivo, y otra de menos uso, que calificaremos de
semiactiva. Viene a estar formado el primer grupo por los documentos que
estn todava en tramitacin, cuando sta es larga, y el segundo por los ya
tramitados y cerrada su formacin. Para que siempre sea as tendremos que
realizar revisiones peridicas en evitacin de que el primer grupo pierda su
fluidez por sobrecarga de documentos que deberan estar ya en segundo
plano (23).
Tambin es importante que los muebles guarden cierta uniformidad. Un
archivo de muebles dispares dar siempre la sensacin de desordenado
mientras que una cuidada presencia dar una buena impresin, aun cuando
su clasificacin y ordenacin no sea todo lo deseable que debiera de ser. Todo
esto, claro est, en relacin con el volumen de documentacin que esperamos
ir recibiendo. La capacidad de un mueble de archivo se mide por metros
lineales de archivacin con objeto de elegir aquellos que, dentro de las
condiciones primeramente enunciadas, admitan ms cantidad de
documentos en menos espacio, sin que esto dificulte el servicio a prestar. En
documentos de uso frecuente se puede admitir una cierta prdida de espacio,
que sera negativa para documentos de poco uso. De acertar en la eleccin
va a depender no slo la conservacin correcta sino la eficacia del servicio
que tenemos que prestar.

Sistemas de archivacin

Para poder tener en cuenta estas necesidades tenemos primero que


conocer el sistema de archivacin. que corresponde a cada archivador o
mueble de los muchos que nos ofrece el mercado para no caer en la trampa
de los ms vistosos o de lnea original. Veamos todas las posibilidades (24),
que son las siguientes:

(22) Los formatos caprichosos e irregulares que tienen a veces los documentos dificultan en
muchos casos su correcta archivacin. Casal Marcn, Jos Mara, estudia el problema desde el
punto de vista de la conveniencia de normalizar su uso, en -Manual de impresos
administrativos>>,Madrid, 1971. Secretara General Tcnica de la Presidencia del Gobierno.
Servicio Central de Publicaciones.
(23) Tambin, aunque nos parezca muy peligroso y de posibles graves consecuencias si no
lo verifica persona muy cualificada, tendremos que encararnos con el problema de la
eliminacin, que muchos prefieren sea realizada por las personas que regentan el archivo-
depsito.
(24) Pueden consultarse: el trabajo citado de Luis Snchez Belda, pg. 15, los libros de
R. Gaudrillault y L. Chardonnet .Organisation, outillage et tecniques des bureaux., Pars,
1952, y el de Beauce Mthodes de classement dans les entreprisew. Homes et tecniques,
nm. 217, 1962, pg. 1354.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 13

a) Archivacin horizontal

Es el ms simple y primitivo de todos. Consiste en apoyar los documentos


sobre su superficie mayor, colocados unos encima de otros. Es el tpico de
almacn de material de oficina o almacn de libros.
Los muebles que se utilizan para ello pueden ser armarios o estanteras.
Los armarios pueden llevar baldas movibles, casilleros o bandejas. En
principio tenan el inconveniente de necesitar cierto espacio para poder abrir
las puertas pero ahora se ha solucionado dotndolos de puertas plegables con
bisagras, o de persiana que se recoge en los laterales.
Las ventajas que tiene este sistema es que es barato, debido a su
simplicidad, y que el documento apoyado sobre su superficie mayor es, en
principio, como menos sufre.
Pero tiene muchos inconvenientes. Es el principal que ocupa ms
espacio del que aprovecha porque las carpetas clsicas de gomas no pueden
apilarse indefinidamente ya que basculan y se caeran. Adems para
manejarlas es preciso dejar uno o dos centmetros de espacio entre una pila
y el techo de la balda para poder introducir los dedos al extraerlas. Como
el nmero de carpetas, para que no sea engorroso su manejo, se calcula en
tres o cuatro por pila, aunque las baldas las coloquemos lo suficientemente
juntas hay que contar con estos dos centmetros de prdida a todo lo alto del
armario y a todo lo ancho del mismo.
Es otro inconveniente, que nos entorpece su uso, que para sacar una hay
que sujetar las dems, y lo mismo si son documentos sueltos o cosidos. Que
cuando son finos de lomo (carpetas o documentos cosidos) no se ve bien su
sealizacin y para volver a su sitio el que hemos sacado es necesario quitar
primero todos los de encima o correr el riesgo de que se doblen y estropeen.
Tampoco es aconsejable para muchas de las grabaciones audiovisuales
que sufriran el roce en la superficie grabada. En cambio es el sistema ideal
para documentos grficos (mapas, planos, croquis, etc.) cuyo tamao no les
permite ser guardados en los contenedores de los documentos convencionales
escritos.

b) Archivacin vertical

Es aquella en que los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos,
como es usual en los libros de una biblioteca. Puede servir para toda clase
de documentos, pero se adaptan mejor a unos que a otros: para documentos
encuadernados es excelente pero para documentos sueltos se hace preciso
utilizar una unidad de conservacin especial, como veremos ms adelante.
El tipo de muebles es semejante a los del sistema anterior. Los
documentos encuadernados pueden ser actas de reuniones, expedientes,
proyectos, u otros semejantes, y su colocacin no ofrece ninguna dificultad
14 El archivo. Instalacin y conservacin

salvo la necesidad de sujetadores laterales para que no se caigan cuando la


balda no est llena del todo. Los documentos sueltos deben ir dentro de
carpetas u otro tipo de contenedores, apoyadas sobre su lado ms corto.
Este sistema tiene la ventaja de su economa, que aprovecha ms el
espacio disponible porque no desperdicia centmetros como el anterior, ya
que se pueden archivar las carpetas de forma continua hasta un nmero
bastante mayor. Que su sealizacin es ms fcil de identificar, que pueden
sacarse y meterse en su sitio sin necesidad de mover las dems y que pueden
estar trabajando en el mismo armario dos o ms personas a la vez, sin
entorpecer la busca.
Los inconvenientes surgen cuando se trata de documentos sueltos.
Aunque vayan metidos en carpetas, al colocarlas verticalmente los
documentos pequeos .se caen., pudiendo perder su correcto emplaza-
miento. En evitacin de ello se idearon las carpetas con anillas, o biblioratos,
que en el comercio se llaman archivadores., pero con frecuencia los
documentos se rompen por las perforaciones, al sacarlos o al meterlos,
aunque stas estn reforzadas. Su manejo no es cmodo y los papeles se rozan
mucho al pasarlos con los dedos en busca del que queremos consultar. Por
este motivo algunas carpetas llevan muelles de presin en vez de anillas, pero
el soltarlos equivale a un riesgo de desorden total de su contenido. Otro factor
bastante importante a la hora de adquirirlas es que son bastante caras y si
sus tapas son de cartn pesan mucho. Tambin que, al no estar llenas del todo
por necesidades de clasificacin y ordenacin, ocupan mucho espacio en
comparacin de los pocos documentos que guardan, ya que el lomo tiene
siempre una dimensin fija, sea cual fuere el nmero de papeles que
contienen. Lo corriente es que cuando van estando llenas haya que sacar el
contenido y meterlo en cajas para dejar libre el bibliorato que ha de recibir
los documentos recientes.
Pensando en ahorrar este espacio que malgastan se ide un mueble
consistente en discos giratorios que sirven de baldas para apoyar en ellos las
carpetas de anillas o biblioratos (25).
A la vista de todo lo expuesto slo nos parece recomendable el sistema
de archivacin vertical para discos, de grabacin sonora o escritural, y para
documentos encuadernados o libros. Tambin para documentos grficos,
como veremos ms adelante.

c) Archivacin lateral

Es aquella en que el documento se apoya sobre uno de los lados ms


largos. El procedimiento clsico era apoyar la carpeta sobre una balda

~~

(25) Vase en <<Variedad


de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 15

cuando la carpeta era de sealizacin y visibilidad lateral, o sobre el fondo


de un cajn de mueble archivador cuando era de sealizacin y visibilidad
superior. En esta posicin los documentos pequeos no se desplazan sino que
permanecen en su sitio evitando que se desordene el contenido.
La gran ventaja que tiene este sistema es que es de muy fcil manejo.
Permite intercalar fcilmente los documentos que vayan llegando, pueden
archivarse unidades voluminosas junto a otras pequeas y cuando la
documentacin llega a ser demasiado abultada para una sola carpeta pueden
unirse otras sucesivas, conforme se van necesitando, en forma de fuelle
sostenido por automticos que se prenden uno a otro o simples pinzas.
Permite mucha archivacin en poco espacio y facilita la localizacin de las
series de documentos utilizando carpetas de diferentes colores para cada
grupo.
El principal inconveniente era el roce constante de los lomos de
carpetillas y carpetas, teniendo adems necesidad de compresores para que
se mangengan en buena posicin cuando el cajn no est lleno.
Para suprimir este roce se idearon las carpetas suspendidas o hamacas,
en cartulina fuerte, que en un archivo bien organizado desplazan totalmente
las carpetas de gomas, pesadas y de difcil archivacin sin desperdiciar
espacio. Van provistas de un gancho central o dos laterales que resbalan por
barras metlicas. Si se trata de estanteras o armarios el desplazamiento se
efecta en sentido lateral, pendiente de una o dos barras. Cuando son
muebles de cajones las barras van desde el frente del cajn hacia el fondo y
su desplazamiento se efecta en esta direccin.
Queda por resolver el problema de las fichas-documento, tan utilizadas
por las entidades para anotacin de datos de obligada archivacin. Todos
sabemos cmo se archiva una ficha: en posicin vertical o lateral, segn figure
su contenido para ser ledo de uno u otro modo. En cuanto al mueble
archivador es claro que tiene que ser de cajones, ms o menos grandes segn
sea el formato de las fichas. Veremos sus variantes al tratar de los muebles
que pueden encontrarse en el mercado.
Una vez que conocemos los diferentes sistemas de archivacin, ventajas
e inconvenientes, estamos en condiciones de poder elegir bien, pensando
siempre que de ello va a depender no slo la buena conservacin de los
documeritos sino la eficacia en el servicio y economa en la instalacin.

Condicionantes

Sobre esto tenemos que tener en cuenta los siguientes puntos:


l.Q Costo de la instalacin. Es un factor importante dado que en toda
entidad o empresa la economa es un factor primordial. Pero esto no quiere
decir que busquemos lo ms barato de una manera absoluta sino lo ms
econmico dentro de las exigencias mnimas que tenemos que cubrir.
16 El archivo. Instalacin y conservacin

2.Q Que la capacidad de archivacin de lo que vamos a instalar est


relacionada con que el amueblamiento elegido permita una amplitud holgada
en previsin de los nuevos ingresos previsibles. La cantidad de documentos
suele medirse por metros lineales, ya que las unidades documentales carecen
en absoluto de uniformidad en cuanto al espacio que pueden ocupar.
Tendremos que elegir aquella instalacin que nos permita almacenar ms
metros lineales en el menor espacio, teniendo en cuenta la superficie,
generalmente escasa, del local. Para ello no slo consideraremos su tamao
en estado de reposo, sino lo que necesitan y ocupan cuando se ponen en uso.
Las dimensiones de un mueble archivador cerrado no son las mismas que
cuando estamos trabajando con su contenido.
3.* Condiciones del local que nos obligan a una adaptacin de los
muebles al mismo. Para ello tendremos en cuenta:
a) Resistencia de los pisos. Las estanteras o muebles metlicos cargados
de papel pesan mucho, por lo que nos abstendremos de situarlos separados
de las paredes, colocando slo por medio aquellos que por ser pequeos no
ofrezcan ningn peligro. Tengamos en cuenta que un local de archivo suele
ser una habitacin cualquiera, no preparada para cargas superiores a las
normales.
b) Consecuentemente contaremos con puertas o huecos al exterior que
no nos van a permitir colocar muebles o estantes ms arriba de su lmite
inferior. No tenerlo en cuenta acarrea muchos inconvenientes. S en cambio
podremos instalar estanteras relativamente altas en muros o paredes ciegas,
que debemos medir cuidadosamente para no errar el clculo.
c) Direccin de la luz. Todo lo que coloquemos separado de los muros
o paredes deber ser situado en la misma direccin de la entrada de la luz
natural porque de hacerlo en forma perpendicular nos encontraremos con un
lateral perfectamente iluminado pero el anverso oscuro y necesitado de luz
artificial, sin contar con que si son varios, en batera, unos se tapan a otros
recibiendo la luz slo el primero frente a la entrada de sta.
d) Que no resulte penoso el desplazamiento del personal o los usuarios
dentro del local por tener que efectuar, para una sola busca, idas y venidas
entre los muebles o estantes, con prdida de tiempo y riesgo de golpearse con
las esquinas.
e) Reparto adecuado de la superficie entre las necesidades de
archivacin y el personal que vamos a necesitar para el servicio.
Una vez tenidos en cuenta estos condicionantes de instalacin debemos
pasar a examinar las cualidades de servicio del mueble en s, que podemos
resumir en los siguientes puntos:
- Rapidez o lentitud en la localizacin de un documento determinado,
sea para extraerlo o para la simple consulta momentnea. Optima
sealizacin.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 17

- Posibilidad de desplazar un solo documento sin necesidad de sacar los


dems del mismo anaquel o cajn del mueble archivador.
- Facilidad o dificultad de intercalar nuevos documentos en una serie
ya establecida.
- Posibilidad de guardar expedientes voluminosos al lado de otros que
no lo son.
- Posibilidad de modificar, por intercalacin o por extensin, el cuadro
de clasificacin que hemos establecido.
- Facilidad o dificultad de anotar las ausencias de algn documento en
el conjunto de su serie.
- Tipo de sealizacin que admiten: horizontal o vertical (26).
A la vista de las anteriores consideraciones podemos enfocar el problema
de la eleccin de mobiliario con un buen criterio e incluso formular una serie
de preguntas en forma de test para irlas puntuando.
Aunque cada caso requerir condiciones diferentes podemos llegar a la
conclusin general de que los mejores muebles archivadores son los que
responden a un sistema de carpetas suspendidas de visibilidad lateral, aunque
para documentos en tramitacin sea ms prctico el mismo tipo de carpetas
pero de visibilidad superior, sobre todo en los cajones anexos a las mesas de
trabajo. Los muebles de colocacin vertical, o de pie, son los ms prcticos
para documentos encuadernados o libros. Finalmente los de archivacin
horizontal no sirven para la documentacin corriente, por lo que han cado
en desuso, pero en cambio son excelentes para mapas, planos, dibujos o
documentos y registro de gran formato.

Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado

Los encontraremos de madera y de metal, pero, por principio, debemos


rechazar aqullos.
El escaso valor esttico de los primeros muebles metlicos hizo que
muchas veces fueran rechazados, pero los fabricantes han ido mejorando su
presentacin llegando a crear modelos verdaderamente atractivos. Sin
embargo debemos estar alerta para no cargar con una buena presencia a
cambio de un mal funcionamiento. Para eso hemos expuesto ya los diferentes
sistemas de archivacin posibles, sus ventajas y sus inconvenientes, as como
para qu tipo de documentos sirven y para cules no.
Las estanterias pueden ser abiertas o estar constituidas por armarios con

(26) Luis Snchez Belda recoge estos puntos en el tema 4 de los apuntes hechos para el
Instituto Nacional de la Administracin Pblica.
18 El archivo. Instalacin y conservacin

baldas enteras o divididas en departamentos. Las abiertas son ms


econmicas pero no ofrecen la debida proteccin a las indiscrecciones, el
polvo o los insectos. Pero adems la realidad nos indica, despus del estudio
hecho sobre sistemas de archivacin, que las baldas clsicas, sea en
estanteras, sea en armarios, slo nos son tiles para libros-documento o
documentos encuadernados, que suelen constituir una muy pequea parte de
los fondos de un archivo de uso inmediato. S en cambio hemos visto lo tiles
que son para la documentacin restante las carpetas. Sin embargo, buscando
mejorar el sistema de carpetas apoyadas, tanto en cuanto a facilidad de uso
como en cuanto al ahorro de espacio, ha surgido un nuevo tipo de mueble
con baldas, pero no de trazo lineal sino circular, en forma tubular, dentro
del cual suplen a las baldas unos discos con rodamiento a bolas, montados
sobre un eje central. Estos discos giratorios pueden girar a derecha o
izquierda, segn las necesidades, y estn pensados precisamente para carpetas
apoyadas (figura 1). Su autntica utilidad se logra con los biblioratos o
carpetas de anillas, con el lomo a la vista en la parte exterior del disco y las
tapas hacia adentro, ms o menos juntas entre s, ocupando el espacio de
menor circunferencia. Tambin pueden archivarse carpetas corrientes, pero
al tener el mismo grosor en sus dos extremos requieren un eje central ms
grueso. El primer modelo que conozco tena cinco compartimentos por disco
para facilitar la sujecin de las carpetas, y puerta corrediza con cerradura.
El ahorro de espacio logrado vena a ser un 50 por 100 sobre los muebles de

Figura 1.-Archivador para biblioratos, o carpetas de anillas o a


presin.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 19
balda lineal (27). El aliciente del ahorro de espacio conseguido hizo que otros
fabricantes pasaran a repetir el sistema sin puerta a mayor escala hasta
alcanzar a ms de 3.800 expedientes situados en un rincn de la sala de
trabajo, los que dispuestos en balda lineal hubieran ocupado 15 metros de
pared (28). Esta proporcin fue luego superada hasta llegar a poder archivar
un mnimo de 35.000 carpetas con 3.000.000 de hojas de contenido, lo que
supone ya la incorporacin de este sistema a lo que consideramos como
archivo-depsito (29).
No obstante sus muchos inconvenientes la costumbre de utilizar carpetas
apoyadas se ha conservado mediante el uso de una especie de <<cassette.de
plstico duro irrompible, de poco ms de nueve centmetros de apertura, que
pueden correr a derecha o izquierda por un pequeo carril que lleva la balda.
En estos contenedores se van colocando las carpetillas en archivacin lateral
con los documentos dentro, de modo que aunque sean pocos no se caen para
los lados (figura 2). En la parte baja llevan una aleta que facilita la extraccin
a la vez que sirve para la sealizacin (30). Encontramos que tienen uno de
los principales inconvenientes de las carpetas de anillas para archivacin

Figura 2.-Contenedores rgidos, desplazables, para carpetillas.

-
(27) Marca 4ontablex..
(28) Roto Archivadores Ruiz, S . A..
(29) Vicens Carri, obra citada, figura 220 B.Opina que el sistema puede servir para archivo
definitivo pero no participamos de esa opinin por la escasa proteccin que ofrece para los
documentos.
(30) De este tipo es el llamado &lass-O-Rama-]..
20 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 3.-Archivador de carpetas basculante. Al abrir salen hacia


afuera.

vertical, que es que ocupan siempre un espacio fijo con independencia de la


cantidad de documentos que contienen, ya que, por necesidades de la
clasificacin, no pueden llevar una secuencia fija correlativa. No ocurre lo
mismo si se utilizan, en vez de cassettes, placas abatibles corredizas, que
permiten reducir o ampliar los espacios segn sea la necesidad de las
carpetillas que forman un grupo (31).
Otro tipo de muebles para carpetas apoyadas es el llamado archivador
basculante. Asemeja un mueble de estanteras cerradas formando cajones
pero en vez de baldas lleva cubetas que, al tirar de la tapa, basculan hacia
afuera para que quede la sealizacin de las carpetas completamente a la vista
(figura 3). Otra variante es la que apoya las carpetas en posicin intermedia
entre vertical y lateral (figura 4) para poder ver fcilmente su sealizacin de
visibilidad superior (32).
De no ser as, lo primero que tenemos que buscar es la sustitucin de las
baldas por barras para carpetas suspendidas, que tambin toman el nombre
de hamacas (figura 5). Subsiste generalmente la balda inferior de cada lnea
pero a veces est tambin suprimida por motivo de ahorro y no quedan ms
que barras.
Si por economa elegimos el sistema de estanterias abiertas,
-
(31) Modelo lateral apoyado .Lume.
(32) Modelo de la misma marca.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 21

Figura 4.-Archivacin diagonal. Facilita la lectura de la sealizacin

Figura 5.-Carpetas con gancho para suspensin.


22 El archivo. Instalacin y conservacin
encontraremos algunos modelos bastante aceptables (33) y, llegando a sus
ltimas consecuencias, podemos adquirir simplemente chasis metlicos
apilables que, tras resultar baratos, no ocupan ms espacio que el
estrictamente necesario para sus papeles, ya que si vienen ms, se pueden
seguir adquiriendo chasis indefinidamente, colocndolos en lnea al suelo o
apilados, cerca de la pared, unos sobre otros. La sealizacin de estas
carpetas es de visibilidad lateral, bien por visores que llevan las carpetas en
su lado exterior o por lengetas sujetas a modo de pinzas para indicar las
series. Por lo general dentro de cada hamaca hay varias carpetillas que
agrupan los documentos con arreglo a su contenido especfico.
Si preferimos archivadores de tipo armario tendremos muy en cuenta su
sistema de cierre. Unas puertas que se abren en toda la extensin de las hojas
ocupan mucho espacio cuando el armario est en uso e impediran colocar
cerca de ellas una mesa de trabajo, lo que no ocurrir si son plegables o
corredizas en forma de persiana, que se ocultan hacia los laterales (34).
Tampoco admitiremos muebles demasiado altos, que deben alcanzar un
mximo de dos metros, medida igualmente aconsejable para las estanteras.
Como en el caso anterior, son de visibilidad lateral, pero la lnea inferior,
a unos centmetros del suelo, puede extraerse como un cajn, para facilitar
la lectura de la sealizacin, que es aqu de visibilidad superior (6). Pueden
tener como accesorio una pequea plancha inclusa en la balda que se extrae
para poder utilizarla como mesa auxiliar en que posar la carpeta para
examinar su contenido.

Figura 6.-Balda inferior extrable, para visibilidad superior.


Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 23

Figura 7.-Al bajar la tapa queda de soporte y las carpetas sobresalen


un poco.

Figura 8.-Chasisque se sacan sobre la tapa abatida y pueden llevarse


a la mesa de trabajo.

-
(33) Lo fabrican varias casas, como -Ronco.
(34) Hay bastantes casas que lo fabrican. <<Ronco los tiene de puertas que se ocultan en los
laterales. Plegables los hace la marca <<Oblique..
24 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 9.-Archivadores de cajn para papeles, que debemos evitar a


todo trance.

Hay otros archivadores de mueble cerrado, a modo de consolas, con tapas


abatibles por pisos en vez de puertas (figura 7), que ofrecen la facilidad de
sacar la balda hacia afuera al abrir la tapa correspondiente (35). Otros
contienen chasis individuales para cada fila de carpetas, que van de adelante
hacia atrs en vez de longitudinalmente. Su finalidad es poder sacar los chasis
para apoyarlos sobre la tapa, que qued como mesa (figura 8), o incluso
llevarlos a la mesa misma de trabajo (36). Otras veces lo que sale al tirar de
una tapa es simplemente el chasis longitudinal de que estn colgando las
carpetas en lnea horizontal. Estos chasis es claro que no son desplazables por
que su peso sera excesivo. Otras veces se trata de un autntico cajn, con las
carpetas frontales hacia la tapa (37).
Pero lo que nunca debemos hacer es adquirir esos horribles archivadores
formados por filas de cajones superpuestos, atrados por lo fcil que resulta
la sealizacin de visibilidad superior de sus carpetas, bien directamente o
en sus visores (figura 9). Tienen graves inconvenientes. En primer lugar su
altura mxima es de 1,40 lo que nos obliga a desaprovechar el lienzo de pared
de que disponemos en altura. No pueden ser ms altos porque no podramos
examinar el contenido de los cajones de la fila de arriba. Dada su forma
saliente tenemos que arrimarlos a la pared estrictamente para evitar el riesgo
de que falle el piso cuando estn cargados. Todo lo que desaprovechan de

(35) -Arianex>>,de <<Lume..


(36) <<Velox.
(37) <<Ronco>> la utiliza para la fila inferior de archivacin, con objeto de facilitar la lectura
de la sealizacin, que es de visibilidad superior.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 25

Figura 10.-Carpetas suspendidas de visibilidad superior para cajn


de mesa de trabajo.

pared lo ocupan de ms en cuanto al reparto del suelo no slo por su forma


alargada sino porque en uso tiene an mayor saliente. Los que han adoptado
estos muebles se quejan con frecuencia de que no les caben los otros enseres
de trabajo: mesas, sillas o mquinas auxiliares. Adems, si el desplazamiento
y consulta de los cajones de arriba resulta incmodo para personas de
mediana estatura, la consulta de los de la fila inferior es por dems penosa
debido a su peso y necesidad de encorvarse, aun cuando a veces tengan
pequeas patas que los levantan unos centmetros del suelo. El nico remedio
es que estos cajones estn dotados de chasis desplazables en pequeos grupos
para ser extrados y consultados sobre una mesa. Con todo supone una
molestia accesoria y prdida de tiempo, tan necesario para poder prestar un
servicio eficaz. Finalmente la consulta de los documentos de uno de los
cajones, sea cual fuere su'altura, bloquea el uso de los dems de su fila, arriba
y abajo, lo que entorpece el trabajo de ms de una persona a la vez (38).
Por eso slo resultan recomendables cuando constituyen parte integrante
de una mesa de trabajo en el que se necesitan constantemente los papeles
archivados (figura 10). Para facilitar su consulta las barras que sustentan las
carpetas suspendidas pueden ir colocadas paralelamente a la plancha frontal
del cajn, con lo que no slo evitan tener que sacarlo todo para examinar su
interior sino que un simple giro de cabeza y unos dedos giles permiten
localizar con rapidez el documento buscado.

(38) Desafortunadamente son muy fciles de encontrar.


26 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 11.-Caja archivadora para pequeas cantidades. Pueden


agruparse y superponerse segn vaya aumentando la documentacin.

Tambin se utilizan en algunas empresas unos muebles o chasis grandes


para carpetas, estadillos o fichas-documento que superan por su tamao la
posibilidad de un cajn de mesa. Llevan rodamiento a bolas para poder
ponerlas al lado de las mesas de trabajo de las personas que tienen que
manejar constantemente los datos que contienen.
Para una archivacin momentnea y fluida existen una especie de
claszjkadores aadibles, que llevan en la parte baja una cartela para su
sealizacin (figura 11). Pueden estar sobre un mueble accesorio o llevarse
a la mesa de trabajo cuando sea necesario (39). Tambin hay pequeos
muebles archivadores con patas y ruedas realizados con chapas de material
ignfugo e incombustible que resisten durante varias horas el calor de un
fuego. Estn pensados para guardar en ellos aquellos documentos cuya
destruccin causara un grave perjuicio a la entidad (40).
Tratando de obviar la escasez de espacio se ha ideado un tipo de muebles
que funcionan por sistema de noria, en los que los cajones van rotando,
ascendiendo y decendiendo, presentando en la parte delantera la fila de
carpetas que queremos consultar, quedando ocultas las dems (figura 12).
Esto supone un enorme ahorro en cuanto a la ocupacin del suelo, ya que

(39) De este tipo hay varios modelos.


(40) Alcom, S . A., .Fichet>>,<<Guillamet,
<<IndustriasGama., entre otros.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 21

Figura 12.-Archivacin densa de noria. para carpetas. Doble


capacidad de archivacin.

nada se saca hacia adelante, y cabe doble cantidad de documentacin en la


misma distancia de la pared para afuera. Lo que s hay que tener en cuenta
es que el peso se duplica por lo que nunca pondremos esta clase de muebles
separados de ella y preferentemente hacia las esquinas (41).
Otro sistema de densificacin consiste en disponer estantes cerrados por
el fondo y los laterales que, alineados perpendicularmente a la pared, van en
doble fila, unos delante de otros. Puede correrse, a derecha o izquierda, una
sola balda, para ver por el hueco que hemos respetado lo que hay detrs
(figura 13), o tambin correrse todo un cuerpo de baldas, en cuyo caso
resbalan sobre carriles, dado el peso que suponen. Otros se desplazan en
sentido horizontal sobre carriles colocados en el suelo o, ms raramente,
colgados del techo. Al ser corredizos permiten juntar varios sin necesidad de
dejar entre ellos ms espacio que el equivalente a un pasillo, que <<abriremos
cada vez por donde sea necesario, con ayuda de resortes variados, para
examinar el contenido (figura 14). El ahorro de espacio es enorme pero, como
toda densifcacin, hay que contar con la resistencia del suelo o enganchar
los carriles de sustentacin a los pies derechos del edificio para que el peso
descargue en ellos y no en el techo o suelo propiamente dichos. La
presentacin en el mercado admite toda suerte de contenedores, o unidades

(41) Los fabrican varias casas, pero son ms propios de archivo-depsito. En el de uso
inmediato supone una acumulacin de documentos que puede ser excesiva.
28 El archivo. Instalacin y conservacin

-
SIMPLE
unitario
DUPLEX
unitario sinfn

Figura 13.-Archivacin densa en que la balda superpuesta se corre


a derecha o izquierda para poder ver el contenido de la central fija.

Figura 14.-Densificacin mxima, sobre carriles. Un solo pasillo para


varias estanteras doble faz.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 29

de conservacin, tanto carpetas apoyadas, como suspendidas, como


pequeos o grandes ficheros, o cajas, o bandejas para documentos grficos
que requieran archivacin horizontal y no superen el tamao del fondo de
la estantera (42).
En principio un archivo de uso inmediato no debe contener ms
documentos que los de verdadero uso inmediato, trasladando lo que no es
de busca urgente, y se ha ido acumulando, a otra habitacin, o depsito, por
lo que los sistemas de densificacin, sobre ser costosos y de instalacin
problemtica, no son muy necesarios en este tipo de archivos. Una estadstica
realizada hace algunos aos en empresas americanas vino a demostrar que
del total de documentos que se guardaban en sus archivos slo el 30 por 100
era verdaderamente de uso inmediato con lo que su utilizacin se encontraba
recargada y entorpecida.
Pero los documentos de uso inmediato son muchas vecesflchas, en las que
se inscriben datos. Las hay de muchos tamaos, por lo que requieren cajones
a su medida. Estos pueden ser unitarios, apilables, o formar grupo de cuatro
o seis. Tambin a veces necesitan soporte especial cuando van suspendidas
por sistema semejante al utilizado para los papeles. Otras van encajadas en
las barras por muescas, pudiendo extraerse con una sencilla maniobra.
Algunas, con una barra central abajo, estn articuladas en la base por una
tira de tela con objeto de que puedan abatirse ligeramente hacia atrs para
leer mejor su contenido, o para adelante, para dejar ver mejor el contenido
de la que hay detrs. Otras se sujetan en forma de libro por perforaciones
laterales o dispositivo de muelles a presin. Las que no son nada prcticas
son las sujetas fijas porque las fichas de archivo son fichas-documento en que
se van anotando datos, lo que sera penossimo de hacer, si no imposible, si
no se pudieran sacar con facilidad. La sealizacin por grupos se hace con
fichas separadoras que llevan una pestaa, ms o menos alargada, en la que
se inscribe la indicacin oportuna, pero tambin puede hacerse por
sealizadores de pinza que se sujetan a una ficha corriente.
Dados los muchos inconvenientes del uso de sistemas convencionales se
han ideado otros que, a la vez de ganar espacio, facilitan su consulta. Este
es el caso de losficheros rotativos.
El modelo ms antiguo consisti en una rueda de cajones fijos que iban
rotando cabeza arriba, cabeza abajo (figura 15). Para evitar que las fichas se
salieran de los cajones al perder su horizontalidad se daban dos soluciones:
una que el mueble llevase por abajo una correa continua que <<recoga>> y
tapaba los cajones mientras duraba su posicin conflictiva, siguiendo su
movimiento ininterrumpidamente para que no se produjera roce, y la otra
que las fichas fueran ensartadas en barras por medio de perforaciones en su
base, o tambin con fichas de muescas para sujetarse a tiras metlicas, con
-
(42) Decimos lo mismo que de los anteriores.
30 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 15.-Sistema antiguo de noria para fichas, con correa


insertadora.

Figura 16.-ficheros de noriade sobremesa.

lo que el peligro de caerse quedaba anulado (43). Sin embargo el primer


modelo fue pronto desechado y el segundo qued slo para ficheros de
direcciones, o anotacionespoco frecuentes (figura 16), de sobremesa (44). De
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 31

Figura 17.-De noria por baldas enteras, antigua.

igua finalidad es el pequeo fichero de fichas ensartadas, sobre un soporte


con dos chapas a sus extremos, de las que la de delante es ligeramente abatible
para dar holgura y poder examinar ms fcilmente el contenido (45).
En la actualidad el sistema rotativo utiliza baldas que, sin perder la
horizontalidad, giran de delante hacia atrs y arriba, luego hacia abajo y
finalmente hacia delante y arriba otra vez. En ellas van posados los cajones
de las fichas, que pueden sacarse si as se desea para ms comodidad en el
trabajo. Casi todos ofrecen delante espacio y plataforma para poder
examinar el contenido estando sentada la persona que lo consulta, lo que es
muy til en los casos en que las consultas al archivador son continuas
(figuras 17-18). Pueden ser relativamente estrechos, de tres o cuatro cajones,
pero a veces se extienden horizontalmente en varias filas de cajones. Pueden
actuarse a mano o mecnicamente pulsando un botn. El mueble ofrece a la
vista sucesivamente una o dos lneas de cajones quedando los dems tapados
por lo que pudiramos denominar la carcasa (46).Todos ellos admiten las
clasificaciones usuales y sistemas de sealizacin.
Otro sistema, de mucho menos uso, es el de discos que giran a derecha
o izquierda, semejantes a los que vimos para carpetas de anillas, pero que en

(43) Pueden contener de 3.000 a 12.000 fichas.


(44) Pueden servir para controles de firmas, datos de personal, direcciones, etc.
(45) Tiene un modelo Perita Seleccin, S. A.>>.
(46) Los fabrican varias marcas.
32 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 18.-De noria,para fichas, por baldas enteras, actual.

este caso lo que llevan encima son cajones de fichas. Tambin el fichero de
cajones superpuestos que se abren en abanico a partir de un soporte en el
extremo izquierdo y pueden ser sacados de su casilla para examinarlos ms
cmodamente (47).
Sin embargo es un hecho que las fichas convencionales son <<ciegas>> ya
que la que est delaiite tapa la informacin de la que est detrs precisando
indicadores que sealen los diferentes grupos de su contenido. Estos
indicadores pueden ser de cartulina del mismo tamao con una pestaa
sobresaliente en la que inscriben los datos necesarios, o bien una igual, pero
sin pestaa, a la que se sujeta, a modo de pinza, el indicador.
Buscando mejorar estas condiciones han surgido las fichas de seleccin
visual.. Son estas las que dejan conocer la naturaleza del contenido en su
totalidad o por uno de sus bordes que queda a la vista, bien por la parte
superior, por la inferior o por el lateral derecho, en cuyo espacio se inscribe
la palabra clave indicadora (19). Es claro que necesitan muebles o soportes
especiales para que sea as, variando los modelos conforme sea la zona visible.
Los que dejan la ficha entera a la vista consisten en un soporte o cubeta que
lleva cartulinas enganchadas sucesivamente de arriba a abajo a las que se
acopla la ficha por sus ngulos, con una pequea tira de celofn en la parte
baja, en la que lleva la sealizacin. Tiene el inconveniente de que para
consultar el reverso hay que sacar la ficha. Las de visibilidad, superior o

-
(47) Fichero giratorio 4 3 e m .
oleqap uepanb anb se1 ap uo!3ez!legas el
JaA ielap eJed ~ P
A ! U S ~ua SeisandJadns sepeblo:, seq:,! j--6 L einQj
34 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 20.-Fichas superpuestas de visibilidad lateral.

que queda sin tapar por la ficha que lleva delante (51). Todos estos muebles,
por lo general pequeos, permiten ser cerrados con cerradura o candado, por
lo que son muy tiles para datos reservados.
Tambin se utilizan en archivos de uso inmediato las llamadas fichas de
caractersticas, que si bien pueden ser de seleccin visual (52), tambin otras
lo son por medio de perforaciones. Estas ltimas tienen la ventaja de que no
es necesario que guarden ningn orden ya que, estn donde estn, lo que
servir para extraerlas selectivamente ser la perforacin o perforaciones
correspondientes al dato que se busca. Esta operacin puede hacerse por
sistema manual, semiautomtico o automtico, despus de lo cual pasan las
fichas a un archivador corriente donde permanecern hasta que se necesite
hacer una nueva busca (53). Es el mismo principio de la ficha perforada de
seleccin electrnica y su archivacin es semejante, aun cuando tambin se
han hecho cajones especiales (54).
Como prctica ms de oficina que de archivo, pero inherente al archivo,
- (51) Continolo, Giuseppe, en El archivo en la organizacin moderna.. Traduccin de
M.a Fernanda Iglesia Lesteiro. Bilbao, 1965, cita un modelo de .Kardex*>.Tambin los fabrican
<<Alcom,S. A.P y Contablex. D.I.H.A.S.A.. fabricaba el Tobro, pero dej de hacerlo.
(52) Snchez Belda, temas mencionados, fol. 6, explica el funcionamiento de la seleccin
visual Uniterm.
(53) Se guardan en cualquier cajn. Lo nico especial es el dispositivo para colocarlas
cuando se procede a hacer la seleccin.
(54) .Plastipol, S. A. los hizo de plstico con capacidad para 2.000 fichas.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 35

podemos citar el fichero normalizado denominado recordatorio, o de


almanaque,que consiste en un pequeo cajn de sobremesa con capacidad
para las fichas de todo un mes y las de treinta y un das. En el frente estar
siempre la correspondiente al mes y da de la fecha para poder meter cualquier
anotacin que haya que recordar. Segn vayan pasando los das se van
poniendo detrs y lo mismo los meses, con lo que se puede estar al tanto de
cobros, pagos, reuniones, viajes o cualquier otra incidencia de la que haya
que avisar al departamento correspondiente, sin posibilidad de olvido que,
en ocasiones, producen verdaderos perjuicios a la empresa. Cuando se trata
de pagos conviene anotar el aviso con dos das de antelacin para que d
tiempo a preparar el importe. A veces se trata de pagos trimestrales,
semestrales o una vez al ao, en cuyo caso meteremos el aviso donde
corresponda, es decir detrs de la ficha del mes que corresponda. Al ir
pasando los das y los meses lo encontraremos justo al llegar la fecha puesto
que cada da que transcurre y cada mes se van pasando para atrs del fichero
en el orden debido.
Pero adems de estos muebles clsicos para documentos escritos tenemos
que contar con la necesidad de instalar aquellos que se llamaban documentos
especiales y que cada da son ms corrientes. Me refiero a los documentos
grficos que sobrepasan el tamao de folio y a los que producen las nuevas
tcnicas de grabacin en ficha y cintas por sistema magntico, sin olvidar los
fotogrficos y fonogrficos.
Para los documentos grflcos es para los que encontramos ms muebles
en el mercado, ya que, si bien en archivos usuales suelen ser una excepcin,
hay que pensar en otros en que constituyen la casi totalidad del mismo, como
es el caso de los de empresas u organizaciones en que desempean el principal
papel arquitectos, ingenieros, proyectistas, dibujantes, fotgrafos, etc.
Los muebles que nos ofrecen pueden ser de tres clases. Los formados por
grandes bandejas de cajn donde irn sin doblar, extendidos en todo su
tamao, descansando en posicin horizontal, evitando los dobleces por los
que terminan partindose con el uso (figura 21). Son los ms convenientes
si su tamao es apropiado pues los fabrican por lo menos en dos medidas.
Tienen todos los inconvenientes de los muebles de cajn pero a veces puede
compensar por ser el mejor modo de apoyar esta clase de documentos (55).
Es conveniente, cuando es elevado el nmero de ellos, que haya un archivador
para cada tema con objeto de ir llenando las sucesivas bandejas o cajones con
las piezas afines que vayan ingresando. Si por el contrario son pocos y de
produccin eventual no hay inconveniente en tener un solo archivador,
repartiendo los temas por los diferentes cajones o bandejas. Un fichero
auxiliar salvar todas las dificultades ordenando en fichas lo que no est
enteramente ordenado en el mueble. La sealizacin va en la parte frontal
-
(55) Los fabrican muchas casas.
36 El archivo. instalacin y conservacin

Figura 21 .-Archivador de planos, mapas o documentos grficos en


posicin horizonta I.

de cada cajn o bandeja y las unidades archivadas llevan su nmero de orden.


Tambin pueden guardarse ms econmicamente en carpetas de cartn
adecuadas a su tamao, con tres solapas para que queden totalmente
protegidos, colocndolas luego sobre baldas de estantera con el fondo
suficiente, o si son abiertas pasando de un lado al otro.
Un segundo tipo corresponde al sistema de suspensin vertical o lateral.
Pueden estar colocados dentro de grandes carpetas abiertas por un lado corto
y otro largo, que se abrocha. para evitar el desplazamiento del contenido
(figura 22). Van colgadas de barras horizontales fijas (56), o tambin pueden
abrirse en abanico para su ms fcil examen y extraccin (figura 23). Este
sistema se utiliza para pequeas cantidades dentro de armarios, compartidos
muchas veces con otros documentos en hamacas o ficheros, pero tambin
puede aplicarse a mapas o documentos grficos de tamao tan grande que
no admiten ms archivacin que colgarlos, como hacen con las alfombras
en algunos almacenes. El abanico plegado debe ir protegido al menos por una
cortinilla si no hay posibilidad de que quede encerrado en una especie de
armario adecuado a su tamao.
Este sistema de archivacin vertical presenta tambin muebles en los que
los documentos van directamente suspendidos de peines metlicos, mediante

(56) Los fabrican muchas casas.


Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 37

Figura 22.-Bolsas abrochables, para documentos grficos en


posicin vertical.

Figura 23.-Bolsas para documentos grficos en armarios metlicos,


en posicin vertical.
38 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 24.-Archivador de planos, sistema vertical, con peines y


pinzas.

pinzas de plstico o metlicas que se introducen en sus ranuras. Estos peines,


de extensin paralela al frente del mueble, se desplazan hacia atrs o hacia
adelante, para su ms fcil manejo. Los de pinzas tienen clave especial por
peines, nmero de ranuras y colores y llevan el ndice en el interior de la tapa,
que se levanta para ponerlo en uso (figuras 24-25). Los documentos se
archivan segn van viniendo, delante el ltimo archivado, ya que su
sealizacin no depende del sitio en que est archivado en relacin con los
dems sino de la inscripcin del peine y nmero de ranura que le hemos
adjudicado a cada una de las dos pinzas que lo sostienen. Los peines, que
resbalan por unas guas telescpicas a los lados, van sealizados por letras
y las ranuras numeradas sucesivamente de izquierda a derecha. En ellas se
meten las pinzas, o caballetes, que sostienen el mapa, o documento similar,
cuyas pinzas de plstico de varios colores son susceptibles de torsin para
dejar caer el documento a una tolva que hay en la parte baja del mueble. Una
vez examinado vuelve a colocarse en el peine y nmeros que le corresponden
delante de los que puedan tener la misma numeracin, ya que el diferente
color de la pinza es lo que va a determinar su diferencia y exacta sealizacin.
Su capacidad puede llegar a contener 1.500 unidades, entre grandes y
pequeas, siendo escaso el espacio que ocupa. Pueden cerrarse con llave (57).
- (57) Planiblex, de Contablex, lleva ocho peines, con ranuras numeradas del 1 al 84.
.Hades. lleva guas metlicas.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 39

MOD. A-O MOD. A-1


Figura 25.-Archivador de planos colgados por medio de pinchos.

Tienen el inconveniente de que es preciso adherirles dos pequeas etiquetas


para su sealizacin, as como para sujetar las pinzas en ellas. Ms
preocupante es que para sacar cualquiera de los documentos tengan que caer
a la tolva, lo que puede producir deterioro si su estado de conservacin no
es muy bueno.
Tambin responden a este sistema de suspensin otros archivadores con
barras de pincho colocadas perpendicularmente a la plancha frontal, unas
que parten del fondo y otras de la chapa delantera, y se entrecruzan. En estas
barras de pincho entran las perforaciones de una tira pegada al documento
por el lado de que queramos colgarlo, ya que puede interesar hacerlo de un
lado largo o de un lado corto, siempre que no d con el fondo de abajo
(figuras 26-27). En ste, como en el mueble anterior, puede ponerse ms de
un documento en la misma lnea, siempre que quepan a lo largo de ella.
Tienen el mismo inconveniente de riesgo de rotura al manipularlos que se
anot para las carpetas de anillas de papeles. Los sistemas de pinchos y
perforaciones admiten tambin gran cantidad de unidades, pudiendo llegar
a 5.000. Para usarlo se levanta la tapa, que es de apertura automtica, y lleva
en el dorso el ndice del lugar exacto donde se encuentra el documento que
queremos consultar. Estos llevan la sealizacin, con nmeros y colores, en
la tira adherida que tienen que llevar para las perforaciones. Una vez
localizado, con un movimiento de desbloqueo se agranda la separacin de
frente a fondo permitiendo que los pinchos se separen y quede entre ellos un
40 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 27.-Extraccin de uno de los planos, despus de separar los


pinchos.

Figura 26.-Sistema de archivacin por pinchos, separables por donde


interesa para sacar el documento.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 41

Figura PS.-Sisterna Zippel, colgados.

hueco libre por donde sacar el documento, que ser vuelto a colocar en su
sitio antes de volver a juntar los pinchos (58).
Existe otro sistema consistente en una especie de regletas con pinzas que
sujetan el documento por la parte de arriba. Llevan en su parte central una
muesca que encaja en un carril en forma de T invertida que las mantiene
colgadas (figura 28). Un sencillo movimiento basculante basta para
descolgarlas cuando se quieren examinar. Tiene la ventaja de que no
necesitan mueble especial, por lo que su costo es barato, pero tambin tiene
el inconveniente de que no cuentan con una proteccin adecuada (59). En
otros la banda adhesiva lleva dos muescas en forma de gancho para colgarse
de la barra (60).
Finalmente hay casos en que mapas, planos, esquemas, etc. tienen un
formato que impide cualquiera de estas soluciones pero tambin el mercado
nos facilitar su archivacin. Hay muebles consistentes en una serie de
celdillas formando una unidad, en cuyas celdillas se pueden introducir los
documentos enrollados. La tapa de cada celdilla, de materia plstica, encaja
por fuera el rollo y lo mantiene impidiendo que se suelte. Al tirar de esta tapa,
en la que va la sealizacin, sale el rollo, que puede extenderse y examinarse
- (58) Entre otros los hacen Perita-Pronto-, <<M. D. Sato. y Lume, S. A.B.
(59) Sistemas Zippel>>.
(60) Clas-Plan., de <<Ibricade Archivos, S . A.. .
42 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 29.-Documentos grficos enrollados metidos en celdillas.

Figura 30.-Archivador de hojas movibles para documentos grficos.

(figura 29). Cada mueble puede tener de 2.000 a 3.100 unidades pero tambin
los hay porttiles con capacidad para 96 planos u 80 dibujos (61).
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 43

Tubo soporte
2 tenscr
3 Pomo de f,jdCion.
4g Pinza de cierre
41 sqect/on
59 Hued,
5A d con freno

Figura 31 .-Colocacin de rollos sobre ganchos laterales, con


posibilidad de extender desde arriba el documento que se quiera
consultar.

Tambin hay soportes metlicos murales cuyos paneles se abren como las
hojas de un libro (figura 30), para un corto nmero de planos o mapas de
consulta constante (62).
Ms econmico es colocar los rollos, dentro de tubos de cartn, apoyados
por sus extremos en ganchos de pared, a modo de colgadores. Tambin existe
un sistema en que los planos se enrollan en tubos que se depositan por sus
extremos en las muescas de unos pies derechos laterales con capacidad para
54 unidades (figura 31). Sacando el que se quiere consultar se encaja su tubo
en el nivel ms alto y se desenrolla, dejndolo colgar para poder ser
examinado (63).
Por ltimo mencionaremos el menos bueno de todos los sistemas, pero
que puede servir para mantener a mano planos, mapas o esquemas con los
que se est trabajando continuamente y no se pueden archivar todava. Me
refiero a unos contenedores tubulares parecidos a papeleras, en los que se
depositan los documentos enrollados, que pueden tenerse al lado de la mesa
de trabajo. Tambin algunos muebles de madera con una rejilla en cuyos
huecos se meten los rollos de modo semejante a como se meten los paraguas

(62) .Porta-Plan..
(63) .Roliplan.. Puede llevar pantalla para proyecciones y pizarra incorporada.
44 El archivo. Instalacin y conservacin

en un paragero. La proteccin que reciben los documentos es mnima pues


se rozan fcilmente al circular las personas por su alrededor.
Queremos dejar constancia de que no es aconsejable guardarlos en forma
de rollo porque cogen vicio y resulta luego incmodo manejarlos, pudiendo
incluso producirse roturas al tratar de desplegarlos, pero a veces no hay ms
remedio que aceptar esta solucin.
Nos quedan por examinar los archivadores idneos para el tipo de
documentos que conocemos como audiovisuales, de los que podemos tener
algunos, como excepcin, pero que tambin pueden constituir precisamente
el fondo de nuestro archivo.
Las microformas, seanfihes o rnicrofichas, tienen la gran ventaja de que
ahorran en el archivo de uso inmediato el 90 por 100 del espacio que
necesitaramos para los mismos documentos en papel y su conservacin es
buena en condiciones generales si estn realizados sobre material de
alogenuros de plata. No ocurre lo mismo si hemos usado los de sales diazoicas
o filme vesicular. No debemos olvidar que es muy importante el proceso de
revelado, sobre todo en cuanto al lavado de la pelcula. El principal
inconveniente es que es un procedimiento costoso, a veces superior al costo
de su conservacin en papel, por lo que hay que hacer un previo estudio a
fondo sobre su posible rentabilidad. Su gran ventaja es utilizarlo para planos,
mapas, esquemas, o cualquier otro documento grfico, en ancho de 35
milmetros, para utilizar sus fotogramas en la confeccin de fichas de
ventana (64). Se utiliza tambin como sustitucin de documentos
convencionales que se consultan con frecuencia. Tambin a veces como
archivo de seguridad.
El microfilme en el archivo inmediato o de empresa tiene un
inconveniente que est por resolver y es su validez jurdica, puesta en duda
por quienes piensan que pueden contener una falsificacin. Sin embargo hoy
se puede reconocer si existe alguna manipulacin utilizando a la vez luz
blanca y luz negra, segn pruebas que se han venido haciendo (65).
En cuanto a los microfilmes comenzaron guardndose en tiras. En
principio comenzaron metindose en sobre con departamentos escalonados,
pero pronto se idearon unos carriles, en los que se colocaba la tira, que luego
se metan dentro de un mueble especial (figura 32). Conservarlos en rollos
no ofrece nada especial.
En cuanto a los archivadores de microfilmes son corrientes en el mercado
puesto que no ofrecen nada especial. La nica peculiaridad es el contenedor,
o caja en que se guardan, que puede ser de metal o de materia plstica, que
es lo ms corriente. Los rollos pequeos se guardaban en envases cilndricos

(64) Se llaman as a las fichas de cartulina que llevan un hueco para insertar un fotograma.
Su utilizacin preserva el manejo de los originales.
(65) Los realiz AFNOR, ya en 1980.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 45

Figura SP.-Carriles para tiras de microfilmes.

Figura BS.-Celdillas para pequeos rollos de microfilmes, colocables


en archivadores de cajn metlicos

adecuados a su tamao, metidos en celdillas de archivadores de cajones, pero


hoy estn casi desechados por el inconveniente de que cogen tal forma que
es muy penosa su consulta. Es preferible que estn unidos a otros formando
rollos mayores para que no cojan demasiada forma. Van enrollados
alrededor de un ncleo central de plstico, metidos en una caja redonda
transparente y a su vez en otra de cartn cuadrada (66). De esta manera
pueden archivarse bien en muebles de cajn, en armarios de baldas estrechas,
o simplemente en anaqueles tambin estrechos.
Respecto a las microfichas tienen bastante utilidad para tener a mano,
sobre la mesa de trabajo, sin las complicaciones de las grabaciones
magnticas, datos tales como expedientes personales, control de almacn,

-
(66) As lo tienen en el departamento de microfilm, dentro del Servicio de Libros y
Documentos del Instituto de Conservacin y Restauracin de Bienes Culturales.
46 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 34.-Chasis para rollos de grabacin magntica.

costos, etc., todo en un pequeo fichero con visualizador incorporado o


anejo.
En general todos los que tienen forma de rollo ms bien grande, sea
cinematogrfico o cinta grabada, dieron al principio mucha preocupacin
porque sus envases redondos metlicos eran muy difciles de mantener
verticales sobre superficies planas. Losfilmes se depositaron entre dos barras
a diferente nivel en depsitos especiales (67). Tambin se hicieron, y se siguen
haciendo, chasis de alambre grueso para ir metiendo los rollos en sus espacios
(figuras 34-35). Se llegaron a hacer baldas con una cierta inclinacin hacia
adentro para que no se rodaran para afuera (figura 36), ayudando a ello unos
discos macizos colocados a los lados a modo de compresores (68). Tambin
nos parece aplicable a ellos el sistema de aros suspendidos, que describiremos
a su tiempo para bandas magnticas, que es para lo que fueron pensados. En
el caso de los filmes pueden instalarse en muebles normales, siendo
aconsejable que se pongan por separado los largos de los cortometrajes, en
razn a un elemental principio de clasificacin, as como para el mejor
aprovechamiento de los espacios. Dentro de cada uno de estos dos grandes
grupos pueden hacerse los subgrupos que se estimen convenientes.
En cuanto a las fotogruflus y clichs no tienen ms problema que
mantenerlas dentro de sobres para que no se rocen al meterlas y sacarlas en
archivadores de cajn. Slo tendremos la precaucin de que los que
contengan clichs sean transparentes para poder identificarlos mejor sin que,

(67) Sobre todo si se conservan todava pelculas de material inflamable que, por alguna
razn, no han podido ser vertidas a material nuevo. De todos modos es conveniente que los
muros sean gruesos y revestidos de material ignfugo y las puertas de acero acorazado
cortafuegos, para que no pase al resto del edificio.
(68) Las hizo la casa Strafor, de Forjas de Estrasburgo.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 41

Figura 35.-Arma,rios para guardar rollos de grabacin magntica.

Figura 36.-Archivador de baldas en cubeta fabricado por Strafor


para contenedores redondos.

al ser manejados repetidamente por los dedos, sufran deterioro. Si los clichs
son de cristal conviene que estn archivados siempre verticalmente con la
parte de apoyo del archivador cubierta de material ligeramente amortiguador
48 El archivo. Instalacin y conservacin
para suavizar posibles golpes al posarlos y sin agrupar muchos en cada
espacio para evitar que se rocen unos con otros al manejarlos. Los positivos
en papel pueden tambin ir archivados en cualquier mueble de carpetas
suspendidas, cuyas ventajas ya conocemos, o en bolsas especiales. Esto en
cuanto a lo que va entrando, pues si las encontramos ya metidas en
archivadores de fuelle o en lbumes, es conveniente analizar estos
contenedores que a veces no renen las condiciones de salubridad mnimas
por llevar hojas que contienen elementos dainos para la buena conservacin
de las fotografas.
Para discos de grabacin sonora existen casilleros, a dos tamaos, que los
mantendrn en posicin vertical para que la superficie de la grabacin no
sufra roce alguno, aunque su uso sea frecuente. Alguien ha objetado que
corren riesgo de alabearse pero eso slo es imputable a la deficiente calidad
del material del disco. Los casilleros pueden tener una capacidad mnima
para ocho y una mxima para diez, aunque algunos la amplan entre doce
y veinticuatro, pero esta acumulacin nos parece poco recomendable. Van
adosados a la pared como una estantera de compartimentos y, por contra
de lo que se aconseja para todo mueble de archivo, son admisibles los de
madera, para no muy grandes cantidades y discos de mucho uso, por ser de
roce ms suave. Es conveniente, sobre todo en los de metal, que estn
forrados por dentro de una materia de tacto blando, para amortiguar posibles
golpes. Nunca irn cerrados. Algunos de estos muebles, tipo estantera pero
no compartimentadas, llevan en sus baldas unas muescas arriba y abajo para
que entren en ellas los discos y no se caigan. Es siempre conveniente que los
discos vayan siempre metidos en una segunda funda que proteja de roce y
desgaste a las de origen, ya que stas son al disco lo que la portada a un libro.
No olvidemos el cuidado de limpiarlos con un cepillo finsimo cada vez que
se sacan para usarlos y volver a hacerlo de nuevo antes de guardarlos.
Algunas casas comerciales ofrecen la utilizacin de bolsas suspendidas del
mismo tipo de las usadas para documentos grficos, pero del tamao
adecuado, con lo que se anula totalmente el roce de los bordes. Como se dijo
de los filmes, por razones de aprovechamiento al mximo del espacio, deben
guardarse en casilleros distintos los de larga duracin de los cortos y, como
en ellos, conviene archivarlos en diferentes muebles segn los grupos en que
los hayamos clasificado.
Las grabaciones magnticas, sean en cinta o en disco, se encuentran cada
vez en mayor nmero en los archivos de uso inmediato, vertiendo la
informacin directamente en ellas. Sin embargo son ms tiles para datos de
trmite, perecederos y renovables, que para datos estables, a conservar por
largo tiempo o indefinidamente. En este caso, para simplificar su
conservacin se suele pasar a microfilm por rayo lser.
Pero los datos en bandas o discos no pueden ser identificados ni utilizados
sin el intermedio de un ordenador del mismo tipo que el producto, lo que nos
dar listados. Su uso no exime de la necesidad de conservar los ficheros de
base de entrada de datos, que pueden ser necesarios para ser utilizados en una
nueva interpretacin.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo 49

Figura 37.-Aros para archivar colgados de barras rollos de grabacin


magntica. Aplicables a filmes.

La documentacin que vamos a encontrar en empresas de este tipo de


grabaciones puede ser: de gestin (contabilidad, pagos, personal), de servicio
(clientes, cuentas estadsticas, clculos de construccin, etc.) o puramente
fuentes de informacin, lo que se conoce como bancos de datos (69). La
explotacin y conservacin de ficheros informticos suele ser costosa. En su
forma original es frecuente guardar estas grabaciones dentro de sus
contenedores especiales de origen, teniendo el cuidado de ponerlos en
armarios de cierre hermtico para que no sufran las alteraciones del
magnetismo de la atmsfera, que no slo puede daarlas sino incluso
borrarlas. El metal de sus cajas debe estar desmagnetizado (70). Un sistema
muy ingenioso fue el de fabricar unos aros, de tamao adecuado, de plstico
de alta resistencia a todo tipo de deformaciones, en los que se incluye la caja
redonda (figuras 37-38). Su acoplamiento y cierre especial impide la entrada
de polvo y est dotado de un gancho que sirve para colgarlo de una barra.
Est pensado para guardar cintas de grabacin magntica, dentro de
armarios metlicos, con total garanta de que la cinta no sufre roce, puesto
que va colgada. Ahorra un 70 por 100de espacio y es de muy fcil sealizacin

(69) Les archives des enterprises.Conseils practiques dorganisation.Archives Nationales.


Pars, 1980, pgs. 34-36.
(70) Son las ms difciles de conservar. En el IV Congreso Internacional de Archivos,
celebrado en Estocolmo en 1960, se recomend ya que fueran bobinadas en un ncleo de metal
sin muescas y muy especialmente que se guardasen en cajas tambin de metal. Hay varias casas
especializadas en archivadores para este tipo de documentos.
50 El archivo. Instalacin y conservacin

y manejo (71), aconsejable es que se guarden en archivadores diferentes las


que se van a conservar indefinidamente de aquellas destinadas a borrarse
cuando haya pasado algn tiempo imposibilitando as errores funestos.
Cuando las cintas sean tan grandes que no quepan en la medida mayor de
los aros que se fabrican podemos archivarlas en posicin horizontal dentro
del mueble (figura 39), en diferentes departamentos del mismo, o
verticalmente dentro de los chasis de alambre metlico como los utilizados
para filmes (72).
Hemos dicho al principio que los tipos de documentos que se guardan en
cajas redondas dieron muchos problemas a los que las tenan que archivar,
pero la solucin es de lo ms sencillo y, a la vez, econmico: no hay ms que
meter las cajas de origen en otras de cartn, ms o menos fino, cuadradas,
que se mantienen apoyadas perfectamente en cualquier sitio (73).

UNIDADES DE CONSERVACION

Se llama as al envase, o sistema empleado, para proteger los documentos


previamente a su colocacin en los archivadores. Los hemos ido viendo al
tratar de los muebles pero vamos aqu a repasarlos para considerar, en
conjunto, su mayor o menor idoneidad.
Se ha dicho muchas veces que los paquetes (que en archivo depsito
equivalen a legajos) constituyen el peor sistema que podemos elegir, a pesar
de ser uno de los ms corrientes en viejos archivos. Consisten en una carpetilla
de papel fuerte en la que se meten los documentos, unos sobre otros, atado
todo con una cuerda, cinta de algodn o cinta de goma. Aunque en teora
protegen el contenido del roce de los bordes de los documentos es constante
cada vez que se sacan y se reintegran a su mueble archivador. Los papeles
son difciles de alinear y siempre sobresalen por algn lado con el
consiguiente deterioro. Tampoco protegen del polvo, que entra por todo
alrededor, y las cuerdas o cintas terminan por hacer hendiduras en las
carpetas, llegando incluso a daar a los propios documentos. Por otra parte
desatar un paquete voluminoso requiere mucho cuidado para que su
contenido no se desordene.
En cuanto a las cajas su utilizacin en archivo de uso inmediato es muy
discutible porque la maniobra de abrirlas y cerrarlas supone un retraso en
la prestacin del servicio, y porque, al no estar casi nunca llenas a tope,

(71) <<Arodac.,de DAC. En Ginebra se instalaron 20.000 cintas magnticas en batera hasta
el techo de la C.E.R.N. (Organisation Europenne pour la Recherche Nucleaire).
(72) Marcos>> entre otras casas.
(73) No conozco todava ningn caso concreto en que se haya procedido as, salvo el de los
microfilmes mencionados en la nota 66. Es uno de esos casos en que la solucin es tan sencilla
que nadie cae en la cuenta.
Unidades de conservacin 51

Figura 38.-Archivador de barras para colgar los aros que contienen


los rollos.

Figura 39.-Archivacin horizontal de cintas grandes de grabacin


magntica.
52 El archivo. Instalacin y conservacin
debido a las necesidades de clasificacin y ordenacin de los documentos que
van ingresando, ocupan mucho ms sitio del que corresponde al volumen de
documentacin que contienen, lo mismo que hemos visto ocurre con las
carpetas de anillas. Tengamos en cuenta, una vez ms, que el archivo de uso
inmediato es un archivo en constante formacin y, por tanto, la necesidad
de unidades de conservacin definitiva es muy escasa. Abundan en el
mercado pero tambin pueden hacerse en el taller de encuadernacin de la
propia empresa consiguiendo un apreciable ahorro. Las que imitan libros y
cierran encajando totalmente la tapa tienen, por aadidura, tres graves
inconvenientes: que pesan mucho en la estantera, que resulta su precio
elevado, y -el peor de todos- que no permite la correcta aireacin del
contenido para que la documentacin se conserve sana (74). Lo que nunca
haremos es aceptar una aeja costumbre de utilizar cajas metlicas, ni
tampoco la ms actual de adquirir cajas de plstico, ms bonitas, ms
resistentes al roce, lavables, pero funestas para la conservacin del papel al
no permitir la transpiracin necesaria.
Tambin hay cajas de cartn, plegables o no, para archivacin horizontal,
bien en unidades de tamao medio, o grandes de doble o ms altura de las
corrientes. Se abren por la parte frontal bajando esta tapa como una
trampilla. Unas y otras pueden descansar en estanteras apiladas (figura 40)
sobre s (75). En las de tamao folio hay unas que encajan una sobre otra
formando <<mueble, con slo unas chapas laterales (76). Unas y otras tienen
todos los inconvenientes que hemos anotado de este sistema de archivacin
en que los papeles van apoyados sobre su superficie mayor: manejo incmodo
para meter y sacar los documentos, riesgo de deteriorarlos y ocupar mucho
espacio para el volumen de documentacin que contienen.
Caso diferente es el de la conservacin en cajas de los documentos
audiovisuales en cuyos envases se utiliza generalmente el metal o el plstico,
aunque de naturaleza especial. Estas cajas y .cassettes pueden colocarse en
armarios adecuados a su tamao, tal cual, pero si las metemos en una nueva
caja de cartn blando o cartulina fuerte ser ms fcil su sealizacin y su
aspecto ms aseado.
Siguiendo nuestro repaso hemos visto tambin las carpetas de anillas
llamadas biblioratos, as como las que llevan dispositivos de presin, cuyos
inconvenientes ya han sido descritos.
De las carpetas de cartn tambin hemos mencionado las ms
popularizadas, que cierran por cordones de gomas en las esquinas, de las que

(74) En esto discrepamos del conocidsimo archivista francs Michel Duchein, que aboga
por un cierre hermtico para protejer los documentos al mximo. Protegerlos s, pero no
ahogarlos.
(75) Son frecuentes en los Records Center, archivos intermedios de EE. UU., y algunos
departamentalesfranceses, pero nos parecen nefastas para el uso i n archivo de uso inmediato
por reunir todos los inconvenientes de la archivacin horizontal.
(76) Cien,>,de <<ComercialPealara, S. A..
Unidades de conservacin 53

Figura 40.-Cajas apilables para archivar papeles.

hemos sealado sus inconvenientes. Las grandes, para documentos grficos,


pueden ser sencillas, con sus tres aletas y cierre con cinta, pero tambin se
han hecho de fuelle, con tela a los lados o al fondo para aumentar su
capacidad. No obstante, eso no es recomendable porque la acumulacin de
documentos dificulta su manejo, adems de incrementar el riesgo de roce, e
incluso rotura, al meterlos y sacarlos.
Tenemos pues que reconocer que para documentos convencionales las
unidades de conservacin que, hasta ahora, presentan ms ventajas y
facilidades de uso son las pequeas carpetas de cartulina, o material
semejante, conocidas como hamacas por su cualidad de ser suspendidas en
vez de apoyadas como lo fueron en un principio. Aqullas se depositaban en
cajones y necesitaban un dispositivo corredizo en la parte de atrs para
mantenerlas derechas. Su sealizacin se haca por medio de pestaas que
llevaban en la parte de delante y sobresalan, en las que se anotaba lo que
correspondiese, salvo cuando llevaban ya impresas las letras del alfabeto.
Para marcar la separacin de los diferentes grupos de clasificacin haba unas
cartulinas del mismo tamao, tambin con pestaas y a veces con
indicaciones impresas para ser rellenadas conforme a las necesidades. Pero
la carpeta suspendida vino a cambiar todo. Ya no necesitaban compresor
para mantenerlas sin doblarse, ni pestaas saledizas. La sealizacin pasa a
ocupar el borde superior de la carpeta por medio de un visor de plstico
transparente en que se introduce, una vez mecanografiada en unas tiras, que
se venden ligeramente unidas para poder entrar bien en la mquina de
escribir, y fcilmente separables una vez hecha la inscripcin. Ya no necesitan
cartulinas separadoras y pueden llevar el color distintivo de su grupo de
54 El archivo. Instalacin y conservacin
clasificacin en el mismo visor. Ya se enumeraron muchas de sus ventajas al
tratar de los sistemas de archivacin, pero acaso la mayor sea la posibilidad
de ir aadiendo o intercalando en ellas, sin trastorno de ninguna clase, los
documentos segn llegan, lo que es fundamental para un archivo no esttico,
que est en constante formacin. Un paso ms y tenemos las carpetas
suspendidas devisibilidad lateral, que ya hemos visto al estudiar los muebles,
con las mismas ventajas de las anteriores pero con la aadida del ahorro de
espacio que no ofrecan las archivadas en mueble de cajn, las que han
ganado la casi totalidad del mercado. Algunas, para facilitar su lectura, llevan
el visor lateral articulado (figura 41) en tres partes: la central, que es fija; la
de arriba, que puede inclinarse hacia abajo cuando la carpeta est colocada
en la fila superior, facilitando as su lectura, y la de abajo, que, por el mismo
motivo, se puede inclinar hacia arriba cuando la carpeta est en la fila ms
baja (77). Tambin pueden sealizarse con unas pequeas cartelas con pinzas
que se prenden en el lateral de la hamaca, sobresaliendo de la lnea de las
carpetas y posibilitando la inscripcin correspondiente en sentido horizontal
(figura 42), que siempre es de ms fcil lectura, siendo portadoras a la vez
del color distintivo del grupo que sealizan (78). Las hamacas suelen ser de
un solo color (generalmente arena) pero tambin admiten la utilizacin de
distintos colores para facilitar la pronta localizacin de los diferentes grupos
de clasificacin. Otras veces la variedad de colores se utiliza para distinguir
subdivisiones de un tema por medio de subcarpetas dentro de ia hamaca. En
este caso la hamaca puede llevar en su visor lateral, sucesivamente de arriba
a abajo, la indicacin del contenido de cada subcarpeta con el color
indicativo (79). La utilizacin de colores para reforzar la distincin a simple
vista de los diferentes grupos de clasificacin es prctica corriente en todo
tipo de visores. Recordemos aqu que las carpetas suspendidas o hamacas,
con las variantes de formato necesarias, se utilizan tambin para documentos
grficos, incluidos historiales mdicos y radiografas (figura 43), as como
tambin discos de grabacin textual o musical.
Mencionaremos tambin las bolsas y sobres de pequeo o gran tamao,
opacos o transparentes, para fotografas o clichs, o cualquier otro
documento que lo requiera por su naturaleza.
Ultimamente existe el caso de documentos que quedan protegidos por el
mismo mueble archivador, sin necesidad de unidades de conservacin. Tales
los cajones o bandejas de muebles archivadores, cuyo conjunto de
documentos generalmente grficos puede ir cubierto por una hoja de papel
fuerte. Cada cajn o bandeja suele llevar en su parte delantera una aleta
abatible que al posarse sobre ellos impide que, si se abarquillan un poco,
puedan romperse al sacar el cajn por haberse enganchado en la parte
superior. En el mismo caso estn los documentos especiales grficos
archivados en muebles de pinzas o barras para perforaciones.

(77) Modern Arch, S. A..


(78) Scort-175>>,.Orgacontrob, de Controdex.
(79) Vase la nota anterior.
sep!puadsns
seiadJe3 se1 e seiarns sezu!d ap saJopez!leyaS-'Z* eln0!j
ss
56 El archivo. Instalacin y conservacin

Sealizacin

No ofrece ninguna dificultad, sea por estampacin o etiquetado. Tanto


para muebles como para unidades de conservacin o para unidades
documentales, se encuentran modelos variados en cualquier papelera, bien
impresos con abecedario o numeracin, bien para inscribir la contrasea
sobre ellos. Slo tenemos que procurar que las unidades documentales, sobre
todo sin son grficas, no queden estropeadas o afeadas por estampaciones
o etiquetas que pudieron colocarse ms discretamente.

MUEBLES PARA PERSONAL

Su eleccin es la ms sencilla. Casi slo tendremos en cuenta el nmero


y tamao de las mesas y muebles accesorios que van a ser necesarios. Lo que
s seremos muy cuidadosos en su emplazamiento de modo que no entorpezca
la circulacin lgica del que va a solicitar un dato y el que va a servirlo. Al
contrario debemos tratar de canalizar con ellos este discurrir cotidiano. El
aprovechamiento del espacio es fundamental, evitando a toda costa la penosa
situacin de una mesa pegada frente a otra. En la actualidad hay muchas
casas de muebles de oficina que ofrecen soluciones de relativo aislamiento de
cada persona dentro de un mnimo espacio (80).
Las mesas de trabajo que lo necesiten tendrn en una de los laterales,
generalmente el izquierdo, adems del cajn superior otro debajo de ste
dispuesto como archivador de carpetas suspendidas, de modo que se pueda
tener en l lo que se est tramitando o se necesita de consulta diaria. Las
carpetas, de visibilidad superior, pueden ir paralelas al frente del cajn pero
son ms cmodas las que van perpendiculares. Se manejan mejor y pueden
consultarse sacando solamente el cajn en los centmetros que ocupa el lado
ms largo de las carpetas. Tambin son recomendables los muebles auxiliares
al lado de las mesas, a ser posible de altura no superior a ellas, colocados en
forma de L o de U para manejarlos sin tener que moverse, o simplemente
tirando un poco de la silla de ruedas giratorias que debe haber en todos los
despachos en que se necesite cierta movilidad (81).
Muchas veces el trabajo requiere extender papeles a nuestro alrededor sin
que se caigan al suelo por exceder la capacidad de la mesa. Tambin son
necesarios estos muebles para posar la mquina de escribir, el telfono, el
almanaque o fichero recordatorio, una calculadora, un ordenador personal,
un dictfono o cualquier otro utensilio que estimemos conveniente. Cuanto
ms a mano quede todo lo necesario, ms fcil ser el trabajo y, por
consecuencia, ms fluido y eficaz.
La nica recomendacin de tipo general que nos permitimos sealar es
que las mesas de trabajo que no lo necesitan deben de tener los menos cajones
Muebles para el personal 57

Figura 43.-Archivadores de bolsas suspendidas para radiografas o


historiales mdicos, pueden llevar pantalla incorporada para visualizar
la placa elegida.

posibles para evitar la acumulacin de papeles que debieran despacharse en


el da. Son preferibles las de un solo cajn en el que poder guardar los
materiales de trabajo ms menudos: lpices, bolgrafos, gomas, etc.
Tambin son necesarios uno o dos armarios, para guardar el material de
oficina que no cabe en un cajn y para colgar la ropa que se trae de la calle.
Cuando la magnitud e importancia del archivo permite la existencia de un
despacho de jefe los dos servicios pueden ir en un solo armario compartido
por mitad, para su uso personal en su despacho.
No debe de faltar, prxima a la mesa principal de trabajo, una pequea
mquina destructora de papeles para aquellos borradores o copias cuyo
examen indiscreto pudiera causar alguna contrariedad. Reducen los
documentos a estrechas tiras imposibles de volver a ensamblar y el mueble
en s ofrece un aspecto tan discreto que slo quien lo conoce puede reconocer
cul es su cometido (82). Tampoco est de ms un pequeo sof o al menos
un silln para las visitas.
Por supuesto que toda suerte de muebles deben ser metlicos, desechando
-
(80) Entre otras casas los fabrican Ronco y (<MagaSystems.
(81) Contino1o;obra citada, pg. 192.
(82) <Mustang., Taifunm, dntimus, <<Compact.,entre otras.
58 El archivo. Instalacin y Conservacin

la madera. En principio eran sumamente antiestticos desvalorizando el


trabajo de quienes tenan que trabajar en ellos, pero hace ya mucho que las
casas que los fabrican se preocupan de darles un aspecto tan agradable, que
algunas veces pensamos que no defraudaran a la vista en nuestro domicilio
particular.
Tampoco debemos llegar a la conclusin de que todo est inventado. Los
sistemas mejoran unas veces y empeoran otras y este mismo ritmo sigue la
fabricacin de muebles tiles para montar un archivo. Procuremos estar
siempre al tanto de las novedades que puedan surgir, tanto en cuanto a los
documentos que producen las nuevas tecnologas como en cuanto al modo
de conservarlos para preservar y servir la informacin que contienen.

PREVENCION DE ACCIDENTES

Pudiramos ya dar por concluidas las advertencias y consejos para


instalar un archivo de uso inmediato en condiciones ptimas, hemos
examinado las condiciones y tamao del local, los muebles archivadores y los
contenedores de documentos, as como los muebles para el personal ... Pero
todava nos queda por tener en cuenta algo que pudiera dar al traste con todos
nuestros cuidados: el fuego y las inundaciones, los grandes destructores de
los archivos, aparte de la funesta intervencin irresponsable de los hombres,
han sido stos y por este orden.
Para la prevencin del fuego debemos exigir una instalacin elctrica
perfecta, totalmente segura en cuanto a evitacin de posibles cortocircuitos,
que lleve los cables por dentro de tuberas de varias capas y con interruptores
cada determinado nmero de metros. Y algo que a muchos les va a parecer
penoso, pero que hay que acatar: no fumar en las habitaciones o depsitos
en los que haya documentacin, sobre todo si es inflamable. Si por desgracia
el fuego llega a producirse debemos contar con una buena instalacin de
deteccin de incendios que nos permita localizar rpidamente dnde se ha
producido. Los detectores utilizados hace aos eran los mismos que para el
resto del edificio, que disparaban la alarma al registrar una subida anormal
de la temperatura. Pero el papel, y sobre todo si est apretado, arde con poca
llama y forma mucha brasa, con lo que si llega al extremo de caldear el
ambiente es posible que est ya todo perdido. En cambio produce mucho
humo por lo que debemos buscar que la alarma funcione por ionizacin del
aire, con elementos bien distribuidos que nos indicarn enseguida donde se
ha producido el fuego. Pero si lo que queremos proteger es un depsito de
documentos de diferente naturaleza tales como filmes, discos, grabaciones
magnticas, o cualquier otra materia inflamable y combustible, la alarma por
exceso de calor ser ms til.
La destruccin de los documentos por fuego es una gran plaga que han
ido sufriendo los archivos a lo largo de los aos, con resultados funestos, no
slo en los casos en que se trataba de documentos de valor histrico sino
Prevencin de accidentes 59

cuando se han producido en archivos de uso inmediato. Las estadsticas


europeas nos dicen que despus de haber sufrido un incendio el 71 por 100
de las empresas desaparecen. Unas, el 43 por 100, de modo inmediato y un
28 durante los tres aos siguientes (83). Y si desaparece nuestra empresa
tambin desaparece nuestro puesto de trabajo.
El segundo gran peligro para la documentacin es la entrada de agua. No
pensamos en eventuales inundaciones producidas por catstrofes naturales
sino en el hecho de que puedan pasar por el depsito no slo conducciones
elctricas peligrosas sino tuberas de conduccin de agua para el suministro
del edificio, que pueden reventar y producir lo irreparable. No olvidemos el
dicho de que cuando queremos referirnos a algo que no vale decimos que es
papel mojado. Sin llegar a tanto debemos prevenir el grado de humedad de
la atmsfera del archivo, que no debe superar el 40 por 100. Si el local que
nos han dado es fro y hmedo debemos instalar, convenientemente
repartidos, higrmetros que nos indiquen un posible exceso para proceder a
remediarlo colocando en los rincones receptculos con substancias
absorbentes de humedad o aparatos desecadores.
El tercer peligro, el hombre, es el ms fcil, y a la vez el ms difcil, de
controlar. Una persona descuidada o irresponsable puede malograr el trabajo
de todos sus compaeros. Hay que ser conscientes de la importancia de la
labor que realiza cada uno, desde el puesto ms importante al que parece ms
modesto. Todo es una cadena de engranaje en que no debe fallar ningn
eslabn. Consideremos que si el corazn de una empresa es su archivo,
debemos cuidar de que su funcionamiento sea perfecto.

(83) Noticia recogida en el .Noticiario Microfotogrfico del Centro Nacional de Desarrollo


Microfotogrfico (CENADEM). Ao I, mayo-junio 1982, nm. 3, pg. 6 . Acompaa la
fotografia de un edificio incendiado en la que se ven salir los papeles por las ventanas en llamas
por efecto de las explosiones.
60 El archivo. Instalacin y conservacin

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ques des bureaux. Pars, 1952. nes de Documentation. Pars, 1962.
Segunda parte

EL ARCHIVO-DEPOSITO
El edificio en su evolucin
histrica
La preocupacin por instalar adecuadamente los archivos depsito data
de mediados del siglo XVIII. Las primeras construcciones exprofeso para tal
fin de que tenemos noticia son el Archivo de Dinamarca, en Copenhague,
para el que se hizo edificio nuevo en 1720; el de la Corte de Turn (Italia),
creado por Carlos I11 entre 1731 y 1734, hecho por el arquitecto Juvarra; el
Archivo de Hannover (Alemania), erigido por esta poca conjuntamente
para archivo y biblioteca, y el Archivo General de Betanzos (Espaa), creado
en 1761 para los documentos de la Audiencia de Galicia, el que una vez
construido no se consider adecuado por la mucha humedad que le daba su
proximidad al mar (1).
Sin embargo es un hecho conocido que tanto en estos aos como en los
primeros del siglo XIX la mayor parte de los archivos estaban instalados en
viejos edificios que haban servido anteriormente para otros fines. Y era
verdadera suerte que fueran edificios nobles. Ya que era frecuente que
archivos de gran inters, pero no de importancia nacional, estuvieran
alojados en buhardillas sin proteccin de cristales, stanos hmedos,
graneros u otros locales impropios e insuficientes (2). Por su parte los grandes
archivos importantes tuvieron ms suerte y fueron instalados en antiguos
palacios, castillos o edificios religiosos abandonados.

(1) Los documentos tuvieron que ser guardados en la Sala de Discordias de la Audiencia
de La Corua y dieron lugar al actual Archivo del Reino de Galicia.
(2) El caso primero lo encontr yo misma al ir a recoger los fondos notariales de la ciudad
de Zamora. En aquella buhardilla de ventana sin cristales entraban y salan y se refugiaban
palomas que, naturalmente, tenan todo sembrado de palomina y plumas. En cuanto a graneros
y otros locales inadecuados tenemos una buena relacin en el trabajo de los archivistas franceses
Michel Duchein y Pierre Durye <<Lesbatiments dArchives en France. (Archivum, vol. VI, 1956,
y vol. VII, 1957, Direction Gnrale de les Archives de France. Pars, 1958, pg. 8).
64 El archivo. Instalacin y conservacin
Segn los informes recogidos en el Congreso de Archivos de Florencia en
1956 (3), en Inglaterra databan casi todos sus edificios de la Edad Media; en
Portugal todos eran antiguos; en Polonia, los de Cracovia, Torm y Lublino
se instalaron en construcciones del siglo XIV, alcanzando a una treintena los
instalados en viejos edificios. Blgica, Suiza y Turqua mantienen edificios de
hace varios siglos.
Los alojados en viejos palacios son muy numerosos. En Francia, desde
1808 los Archivos Nacionales se instalaron en el palacio Soubise y ya en el
siglo XIX se extendieron al palacio Rohan, construido en el siglo anterior.
En Italia, el Archivo del Estado de Florencia se organiz en el palacio de
Cosme I, conocido como palacio de los Uffizi (4),y el del Estado de Siena
en el palacio Piccolomini, que data de la segunda mitad del siglo XV (5),
habindose instalado tambin el de Gnova en uno de los ms venerables
palacios de la ciudad. En Alemania, el de Dresden (figura 44). En Yugoslavia
los Archivos Histricos de Dubrovnik se encuentran en el palacio Sponza-
Dubrovnik, y en Rusia el palacio que el zar Juan I1 tena en Mosc,
construido en 1699, fue archivo en 1864. En Portugal los Archivos Histricos
de Ultramar fueron instalados en el palacio de Ega. En cuanto a Espaa,
citaremos como ms importante el de la Corona de Aragn, que del Palacio
Real, de la Edad Media, pas en tiempos de Carlos I11 al Palacio de la
Generalidad. Tambin el Archivo Central de la Administracin ocup desde
1861 hasta su destruccin por el fuego en 1939 la mayor parte del palacio de
los arzobispos de Toledo en Alcal de Henares (6). El Archivo Provincial de
Oviedo estuvo en el palacio del Conde de Toreno, pasando en 1972 a ocupar
un ala del monasterio de San Pelayo, del siglo XVIII, y el Archivo Provincial
de Cceres est instalado en el palacio del marquesado de la Isla, del
siglo XVI. Citaremos tambin el Archivo Histrico de la Marina, que ocupa
el antiguo palacio del ilustre marino don Alvaro de Bazn, en El Viso del
Marqus.
De los instalados en fortalezas tenemos noticia del de Dinamarca, en
Copenhague, que estando en principio en la catedral de Roskilde, fue luego
llevado a los castillos de Vordingborg y Kalunborg hasta que les hicieron
edificio propio (7). El de Gante (Blgica), en un castillo del siglo XIII, con
las dependencias en locales adyacentes. En Alemania, el Archivo del Estado
-
(3) Ingvar Anderson, representantede Suecia en el I11 Congreso Internacional de Archivos,
celebrado en Florencia, present el informe que fue publicado con el ttulo -Nueve instalazioni
de Archivi. (Rassegna..., XVI, 1956, pgs. 261-274).
(4) Armando Sapori. .Necesita di una nuova sede per l'Archivio di Stato de Firenze.
(Rassegna..., XV, 1956, pgs. 291-293). Cuando se hizo estaba a 10 kilmetros de la capital y
sin comunicacin pblica, pero hoy est ya rodeado de edificios importantes, Ministerios y
Museos.
(5) Ubaldo Morandi. I1 Palazzo Piccolomini sede dell'Archivio di Stato di Sena>>
(Rassegna..., XXVIII, 1968, nm. 1, pgs. 163-178).
(6) Creado de nuevo en 8 de mayo de 1969 con el nombre de Archivo General de la
Administracin, en la misma ciudad.
(7) En 1720.
El edificio en su evolucin histrica 65

Figura 44.-Archivo de Dresden (Alemania).Se ha aprovechado para


ampliar los depsitos el espacio libre del jardn.

de Marburgo (figura 45), estuvo en un palacio-castillo que dominaba la


ciudad (8), y en Inglaterra podemos citar el Archivo de la Torre de Londres.
cn kgipto estn instalados los archivos en El Cairo en una fortaleza del
siglo XIX. Finalmente, el de Cuba, en La Habana, que en 1857 se puso en
el antiguo monasterio de San Francisco, despus de la intervencin
americana se traslad al castillo de la Fuerza en 1899 y luego al antiguo
Cuartel de Caballera en 1906 (9). En cuanto a Espaa es conocido en el
mundo el Archivo General de Simancas (figura 46), creado por Carlos I en
el castillo de dicho lugar y organizado por Felipe 11, pudiendo citar tambin
el Archivo General Militar de Segovia instituido como tal en el alczar de la
ciudad en 1898.
Alojados en edificios religiosos abandonados se instalaron muchos en
Francia. Mencionaremos el de Vienne (Poitiers), en una capilla neo-gtica de
1852 (figura 47); el de Drone (Valence), en la antigua Capilla de los
Cordeleros; el de Loiret (Orleans), en la capilla y claustro de los Mnimos
(figura 48), y el de Seine-et-Oise (Versalles), en una capilla no consagrada a
la que se aadi la caballeriza del rey. El de Bocas del Rdano (Marsella),
en la capilla de un antiguo convento de jesuitas. Tambin en colegios de

(8) Iohannes Papritz. Das Gebaude des Staatsarchivs Marburg. (Archivium, VII, 1957,
pgs. 35-40).
(9) Hill Roscoe. <<TheNational Archives of Latin America. Traduccin al espaol. La
Habana, 1945.
66 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 45.-Archivo instalado en el edificio del viejo castillo de


Marburgo (Alemania).

jesuitas los de Allier (Yzeure)y Prigueux-Dordogne (Prigueux). En Blgica,


el de Mons est construido sobre los restos de un convento y su capilla y hay
otro archivo dentro de la abada de San Huberto. En Luxemburgo, el
convento de Guirsch, prximo a Arln, aloja documentos antiguos, mientras
los modernos estn en un edificio privado del mismo Arln. Ya hemos
mencionado el de Cuba, que estuvo en el convento de San Francisco, y el de
Dinamarca, que estuvo en la catedral de Roskilde.
En Inglaterra pudimos visitar el County Record Office, de Hampshire
(Winchester), instalado en lo que fue la iglesia gtica de Santo Toms, cuyos
pisos, a ciertos niveles, dejaban ver a ras del suelo las cabezas de capiteles
tallados de sus columnas, pudiendo apreciar al fondo de las estanteras, hacia
la parte de la fachada, sectores de las bonitas vidrieras de colores
emplomadas, cuya altura total quedaba repartida a veces entre dos pisos. La
sala de investigadores estaba en la ltima planta, en la cpula, para tener la
mejor luz natural.
El edi9cio en su evolucin histrica 61

Figura 46.-Archivo General de Simancas (Espaa), instalado en un


castillo del siglo XV. Se ha acondicionado por dentro. Las estanteras
ms antiguas datan de Felipe II.

Figura 47.-Adaptacin para depsito de archivo de una iglesia gtica.

En Italia, del Archivo de Npoles, que fue puesto en el monasterio de


Santos Severino y Sossio, y el de Palermo, que se instal en un edificio del
seiscientos que fue la Casa de los Padres Teatinos, luego Hospital Militar
68 El archivo. Instalacin y conservacin
Ingls, pasando a ser archivo en 1824 despus de haber servido a otras
dependencias de la Administracin.
En Espaa, el Archivo Histrico Nacional, en Madrid, se organiza en
1866 en el edificio del Nuevo Rezado de los Jesuitas, donde estaba -y est
todava- la Real Academia de la Historia, trasladndose en 1896 al Palacio
de Bibliotecas y Museos Nacionales, donde ha permanecido hasta la mitad
del siglo actual (10). El Archivo Regional de Valencia estuvo primero en el
Palacio Real hasta que por demolicin del edificio en los comienzos del
siglo XIX, con los avatares de la invasin francesa, pas a la Casa Profesa
de los Jesuitas (1 1). Recordemos el Archivo de la Real Audiencia de Galicia
que se encontraba alojado antes de 1640 en el antiguo convento de Santo
Domingo. Tambin el Archivo Histrico Provincial de Oviedo ha pasado, ya
en 1972, a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo, del siglo XVIII.
El aprovechamiento de viejos edificios de diverso carcter ha sido norma
general. Sirvan de ejemplo, en Espaa, el Archivo Histrico Provincial de
Cceres, instalado en un palacio del siglo XVI (figura 49) y el Archivo
General de Indias, en la antigua Casa de Contratacin, de Sevilla (figura 50).
En Blgica, el de Lieja, en el Palacio de Justicia, y el archivo de
documentacin contempornea situado a 50 kilmetros de Bruselas, en un
viejo cuartel desalojado. En Escocia, en la casa del Registro General de
Edimburgo, el de Mantua en un viejo casern. En Dinamarca se instalaron
los Archivos Nacionales en 1910 en el edificio de una biblioteca del
siglo XVII. El del Alto Rhin (Colmar) en una caballeriza militar, el de
Guadeloupe (Basse-Terre) en un antiguo cuartel, el de Loire-et-Cher (Blois),
en el Registro Central de los Notarios y capilla del antiguo hospital
psiquitrico. Tambin en un viejo hospital construido durante la ltima
guerra mundial con cuarenta pabellones, el de Ashridge (Inglaterra). En
Hayes (Inglaterra) se puso un depsito provisional del Public Record Office
en dos grandes fbricas de caones procedentes tambin de la ltima guerra.
En Lausana (Suiza) se instalaron modernos archivos en viejos almacenes
enteramente reconstruidos. En Suecia los Archivos Nacionales en 1964
estaban instalados en una docena de edificios viejos. En Espaa el de
Mallorca estaba a fines del siglo XIX en los locales donde celebraba sus
sesiones antiguamente el Grande y General Consejo y en 1897 se traslad a
unas angostas dependencias de la Casa Consistorial (12). En cuanto a los
archivos provinciales espaoles se instalaron en su totalidad en viejos
edificios cuando se crearon en 1931 (13). En Italia el Archivo Central del
Estado Italiano fue instalado, despus de bastantes reformas, en el edificio
del Palacio de Exposiciones de la Exposicin Universal de Roma (EUR) (14).

(10) Hoy edificio construido exprofeso en Serrano, 115, dentro del recinto de pabellones del
Consejo Superior de Investigaciones Cientficas.
(1 1) Hoy tambin en edificio nuevo.
(12) Desde 1956 est instalado en la Casa de la Cultura.
(13) Casi todos tienen ya tambin alojamiento en Casas de la Cultura.
(14) Lodolini, Armando. <<LinstallazionedellArchivio Centrale delle Stato Italiano.
(Rassegna..., XVI, 1956, pgs. 275-281).
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sueapo ap soui!u!yy sol ap opIypa lap soisai sol ap oueld-.gp einB!j
70 El archivo. Instalacin y conservacin
En Amrica, el de Buenos Aires pas por el Tribunal de Cuentas en 1821,
el Palacio de Congresos en 1906 y en el Banco Hipotecario Nacional en 1942.
El de Bolivia estuvo en el Palacio de Justicia en 1884, y el de Colombia en
el Ministerio del Interior, luego en el Palacio de Justicia y por fin se uni a
la Biblioteca del Congreso, El de Costa Rica estuvo en la antigua Universidad
edificada en 1850. El de Guatemala, creado en 1937, en el edificio de la
Audiencia, y el de Mjico en el Palacio del Gobierno. El de Nicaragua careci
de alojamiento adecuado, y el de Paraguay se instal tambin en una casa
vieja. El de Per corri la misma suerte hasta que despus del incendio de
1943 se instal en el Palacio de Justicia, y el de Venezuela estuvo mucho
tiempo en la sede que fue de la Compaa Guipuzcoana (15). Tambin el de
Senegal est en un inmueble del Gobierno desde 1960.
A veces estn junto con bibliotecas, como el de Hannover, ya citado entre
los construidos en el siglo XVIII, y el de Honduras, que despus de creado
como Archivo Nacional fue luego incorporado a la Biblioteca, corriendo la
misma suerte que el mencionado de Colombia. En Espaa tuvimos durante
muchos aos el Archivo Histrico Nacional alojado en el mismo edificio de
la Biblioteca Nacional, aunque independientes, y hoy est ubicado en edificio
inmediato al pabelln central del Consejo Superior de Investigaciones
Cientficas, en el que tambin ha estado muchos aos la Biblioteca General
del organismo (16). Tambin son muchos los instalados en nuestro pas en
las Casas de Cultura, donde se encuentran las Bibliotecas Provinciales (17).
Este hermanamiento de instalacin es tambin muy corriente en las grandes
fundaciones culturales de Estados Unidos, Australia, Islandia y otros
lugares (18).
Otras veces estn unidos a museos, como el de Estambul, que est en el
Totkapy Saray como una seccin de este museo. El de Ecuador fue creado
e instalado a la vez que el Museo de Arte y Arqueologa en un mismo edificio.
El de Uruguay estuvo en principio en el Museo Nacional y luego en el Museo
Histrico Nacional.
A ttulo de curiosidad citaremos el archivo del Estado de Texas
(figuras 51-52), que estuvo instalado en un barracn de madera hasta
comienzos de la segunda mitad del siglo actual (19).

(15) Hill Roscoe. Obra citada en la nota 9. Tambin Elio Lodolini, Gli edifici degli Archivi
nell'Amrica Latina. (Rassegna ..., XVI, 1956, pgs. 288-290), nos dice que Panam fue el pas
de esa zona que construy primero un edificio especial para archivo alejado del centro urbano,
con estantera metlica, inaugurado el 15 de agosto de 1924, aunque posteriormente le han
quitado parte de su local instalaciones administrativas. Segn manifiesta en Amrica Latina los
edificios de archivo se vienen construyendo lejos del centro no slo por temor a caso de guerra
sino tambin a revueltas internas de guerra civil urbana.
(16) Se hizo all precisamente por este motivo, a pesar de estar rodeado de Institutos de
carcter cientfico, no humanstico, ya que estos ltimos se encuentran al otro extremo de la
ciudad.
(17) Su precaria situacin actual obligar a ampliar sus depsitos o sacarlos a edificio aparte.
(18) Stelio Passi, en L'opinione de un bibliotecario (Rassegna ..., XVI, 1956, pg. 294)
estudia este fenmeno.
(19) En 1956 estaba en el barracn todava, construyndose el nuevo edificio en 1960.
El edificio en su evolucin histrica 71

Figura 50.-Archivo General de !ndias, en Sevilla (Espaa), cuyo


edificio es el de la antigua Casa Lonja del comercio con Amrica.

Figura 51.-Barracn de madera del archivo de Texas en 1956.


12 El archivo. Instalacin y conservacin

No obstante, ya desde el siglo XIX se empieza a considerar la necesidad


de construir archivos de nueva planta. Pero estas construcciones siguen
conservando muchos de los defectos de los edificios anteriores, siendo la
principal innovacin la de sustituir los pisos, de poca resistencia, por grandes
naves, semejantes a las de los grandes centros industriales, y la necesaria
implantacin en ellas de estanteras metlicas a modo de inmensas jaulas de
hierro cuyo montaje al descubierto, tanto para las estanteras como para los
pasos de suelo a nivel de los diferentes pisos entre ellas, se consideran hoy
totalmente recusables por peligrosas. Los papeles quedan indefensos en caso
de fuego y el enorme armazn se viene abajo por recalentamiento.
Sin embargo, en muchos sitios siguen apegados a las viejas estructuras
conservando las estanteras de madera por su calidad noble (20). Cuya
tradicin ha durado en muchos sitios hasta nuestros das (21). Antes de la
segunda guerra mundial eran pocos los archivos que posean estanteras
metlicas y el rpido auge que tuvieron despus fue causa de que se lanzaran
a hacerlas en muchas fbricas sin la necesaria madurez y con total
desconocimiento de los problemas de archivos. Tenan a su favor no ser
atacables por las termitas, ocupar menor espacio y ser ms resistentes (22).
Si pasamos a considerar alguno de los ms antiguos edificios construidos
en el siglo pasado podemos citar el Hofkamerarchiv de Viena, que se
construye en 1846, y el Public Record Office de Londres, de 1851 (23). En
Francia entre 1870 y 1900 se construyeron diecinueve archivos y otros tantos
entre 1901 y 1919. En la Instruccin de 8 de agosto de 1839 ya se dice que
el local debe estar al abrigo de la humedad y del fuego y en el Reglamento
General de 6 de marzo de 1843 que est aislado, seco, limpio, con pararrayos
y separado enteramente del despacho del archivero en razn de la estufa (24).
El edificio del Ministerio de Justicia de la URSS, construido en 1886, tiene
techos de doce metros de altura con estanteras metlicas hasta arriba, si bien
est hecho en material incombustible y dividido en catorce compartimentos
aislados unos de otros por gruesos muros, Tiene pasillos de acceso de 1,20
y galeras de circulacin que dividen cada compartimento en cinco pisos. El

(20) Giovanni Cechini, en <<Leattrezature metalichi negli archivi. (Rassegna ..., 1960,
pg. 142), dice que en casi todos los archivos duraron hasta la segunda guerra mundial, en que
fueron destruidos, ya que muchos archivistas defendan la nobleza de la madera.
(21) Todava en 1968 las estanteras del Archivo del Estado de Sena seguan siendo de
madera en su mayor parte y tenan 58.000 pergaminos guardados en armarios de la misma
materia, segn Ubaldo Morandi, obra citada en la nota 5 . En algunos archivos espaoles, como
el de Simancas y el General de Indias, tambin se conservan estanteras de madera noble con
alguna documentacin, adosadas a las paredes de salas principales, pero los depsitos generales
tienen estructuras modernas.
(22) Giovanni Cechini, obra citada en la nota 20, estudia este problema.
(23) A mediados del siglo actual estaba ya totalmente anticuado despus de haber sido en
su tiempo la cumbre de la tcnica. Techos altos, estantes pesados y ventanas mal concebidas,
lo que le hicieron inadecuado. Mas con todo tuvo el mrito de resistir las bombas de 1940.
(24) Duchein, Michel. <<Lesbatiments #Archives dpartamentales en France. (Archivum,
VI, 1956, pgs. 108-176).
El ediJicio en su evolucin histrica 73

Figura 52.-Edificio del mism'o archivo de Texas en 1960.

del Ministerio de Marina de Leningrado, construido en 1887, tiene tres pisos


y es muy semejante (25).
En Espaa el de la Cmara de Comptos de Navarra se acab de construir
en 1898, siendo ampliado en el siglo siguiente.
En Iberoamrica el primer edificio construido exprofeso para archivo fue
el de Panam, inaugurado en 1924,situado un poco alejado del centro urbano
y con estanteras metlicas. Le siguieron Venezuela y Uruguay, en 1926, y
Cuba, en 1944, cuyo edificio fue construido con el dinero obtenido de un
impuesto en estampilla de 10 centavos en todas las certificaciones oficiales
o pblicas de la n f i n (26).
En estos aos se extiende por Europa la construccin de archivos de nueva
planta, aunque muchas veces unidos a biblioteca. El primer archivo, que
sepamos, que separa netamente lo que son dependencias de lo que son
depsitos es el de Dalhen, cerca de Berln, que comenzado antes de la primera
guerra mundial se termin en 1923 (27). En la URSS a partir de 1936
comienzan a construirse nuevos edificios (28) pero es a partir de 1940, en que
-
(25) I. Voronin. .La construction des batiments d'archives en URSS (Archivum, VII, 1957,
pg. 3).
(26) Emeterio Santovenia. El Archivo Nacional de Cuba. (Archivum, VII, 1957,
pgs. 59-60).
(27) Ingwar Anderson, informe citado en la nota 3.
(28) I. Voronin, obra citada en la nota 25.
74 El archivo. Instalacin y COnSerVaCln
se realiza el archivo de Berna, cuando se acrecienta el inters y la
preocupacin por las instalaciones especficas para estos fines.
Llevados por esta preocupacin se crea por entonces en Espaa la Junta
Central de Archivos, Bibliotecas y Museos encargada de hacer los informes
sobre las nuevas construcciones gracias a cuyo asesoramiento comenzaron
a mejorar los edificios en cuanto al empleo de material incombustible, puertas
de seguridad, rampas de rpida evacuacin de documentos y otras medidas
semejantes (29).
Despus de la segunda guerra mundial, en que tantos archivos se pierden,
se siente ms apremiante la necesidad de construir buenos depsitos que
aseguren la conservacin de los documentos ante cualquier circunstancia. En
1950, en el Comit Iberoamericano de Archivos del Instituto Panamericano,
se lleg al acuerdo de formar en La Habana una oficina central que reuniese
todas las experiencias de la construccin para asesorar a los colegas y que
stos lo hicieran al arquitecto (30). En las reuniones del I Congreso Ibero-
Americano-Filipino, celebrado en Madrid en 1952, los archivistas sealan
claramente la necesidad de la funcionalidad de los edificios de archivo (3 1),
recibiendo los arquitectos el asesoramiento de los usuarios.
Francia comienza una larga serie de construcciones de archivos
departamentales a partir del del Alto Garona, edificado en Toulouse entre
1954 y 1955, que ofrece la entonces novedad de estar levantado sobre pilastras
para evitar la humedad por capilaridad (32).
En Italia constituye un gran adelanto en la construccin de archivos el
de Udine, acabado en 1955, tambin sobre pilastras pero esta vez en evitacin
de las termitas y con el espacio de las pilastras semicerrado (33).
En Alemania se construye el Landersarchiv de Coblenza, tambin de
traza funcional.
En Noruega se levanta el edificio de los Archivos Nacionales en el centro
de las nuevas construcciones de la Administracin central, y en Suecia el
Royal Military Record Office se construye pensando ya en instalar en l una
archivacin densa (34).
En Varsovia (Polonia) se construye en la Ciudad Universitaria un archivo
de dos bloques unidos por un corredor, modalidad que veremos luego

(29) Informe de M. Bordonau en el I1 Congreso Internacional de Archivos celebrado en


Florencia (Archivum, VI, 1956, pg. 19).
(30) Congreso Ibero-Americano-Filipino de Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual.
Madrid, octubre-noviembre 1952. Actas, t. I, pg. 48.
(31) Propuesta l.', ponencia 8 de la Delegacin de ANABA en Barcelona del Congreso
citado en la nota anterior. Acta 11.
(32) Michel Duchein, obra citada en la nota 24.
(33) Salvatore Carbone. .La moderna edilizia degli archivi. (Rassegna..., 1955, 111,
pgs. 251-279).
(34) Ingwar Anderson, informe citado en la nota 3.
El edificio en su evolucin histrica 75

repetida 'en otros archivos de diferentes sitios.


La URSS inicia tambin una serie de edificios de hormign y ladrillo
construyendo treinta y ocho Archivos de Estado entre 1957 y 1964 (35).
En Estados Unidos y los pases nrdicos se inicia la novedad de los
depsitos subterrneos, unas veces de nueva construccin (36), otras
aprovechando excavados anteriores como el provincial de Mikkely, en
Finlandia, unido el nuevo edificio por un corredor a un antiguo refugio
antiareo excavado en la roca. En Dinamarca se hicieron los de Viborg y
Copenhague.
En Japn, en 1959 se propuso la fundacin de los Archivos Nacionales
y en 1960 se dio orden de remitir los documentos que se conservaban en las
administraciones para reunirlos en el edificio de la oficina del Primer
Ministro mientras duraba la obra. El edificio se comenz en octubre de 1968
y se termin en marzo de 1971. Tiene cuatro plantas sobre el suelo y otras
cuatro bajo tierra.
En Espaa, en 1886, el 12 de octubre, se concluyen las obras del edificio
propio para Archivo Histrico de Protocolos de Madrid, por iniciativa del
ministro Francisco Silvela, siendo la obra del arquitecto Joaqun de la
Concha Alcalde. Con arreglo al criterio de entonces se emplearon materiales
incombustibles: vigas, puertas y ventanas de hierro. Igualmente estanteras
metlicas. Hoy se considera que el hierro se funde a grandes temperaturas
y se utilizan materiales ms estables y resistentes al fuego. Ya en el siglo actual
se construyeron edificios nuevos, aunque tampoco se ajustan a las
condiciones que hoy exigiramos. En 1952 se construy el del Archivo
Histrico Nacional y en 1965 el del Archivo Regional de Valencia, el primero
de los cuales es el que ms errores acumula. Fue preciso llegar a 1973 para
ver terminado el del Archivo General de la Administracin, que rene todas,
o casi todas, las condiciones exigibles. Los Archivos Histricos Provinciales
se instalaron en Casas de Cultura de nueva construccin pero en la mayora
de ellos no se tuvieron en cuenta sus necesidades especficas (37).
Otras veces se ha tratado de acondicionar viejos edificios construyendo
de nueva planta un depsito aadido o reconstruyendo por dentro el viejo
edificio. Ejemplos de lo primero tenemos en Italia el del Estado de Siena, en
que se construy otro cuerpo de edificio unido al viejo palacio
Piccolomini (38), y en Francia el departamental de La Manche. En Espaa
se hizo lo mismo con los de las Chancilleras de Valladolid y Granada y se
ampli el de la Cmara de Comptos. Ejemplos de los segundo podemos citar
gran cantidad de ellos en Francia, entre los que destacaremos los Archivos

(35) Table Ronde. Londres, 1965, respuesta de la URSS, pgs. 147-148.


(36) Se cita siempre como ejemplo tpico el del Archivo Municipal de Estocolmo.
(37) Corts Alonso, Vicenta. Los edificios y la documentacin. Los Archivos Histricos
Provinciales. (Bol. ANABAD, 1982,l-2, enero-junio,pg. 93). Recoge datos de los construidos
entre 1931, fecha de su creacin, y 1976.
(38) Ubaldo Morandi, obra citada en la nota 5.
76 El archivo. Instalacin y conservacin
Nacionales, los departamentales de Loiret, Finisterre y Bocas del
Rdano (39). En Italia, el Archivo Central del Estado de Roma instalado en
el EURE en 1952 (40). En Suiza, el de Basilea, al que se le hicieron tres plantas
subterrneas (41). En Espaa, los de Corona de Aragn, Simancas, Indias
y el provincial de Orense, que en 1951 se instal con las dependencias en la
Torre dos Brancos y los depsitos en parte del Palacio Episcopal.
Es de notar que a la primera concepcin de estos archivos como
meramente utilitarios se va a aadir ms adelante la idea de lo bello cuidando
su ornamentacin. Los Archivos Nacionales de Washington son a este
respecto un buen ejemplo por su fachada monumental neoclsica, tan del
gusto de los edificios pblicos de Estados Unidos. El Archivo del Estado de
Georgia, de este mismo pas, fue realizado con miras a que resultase un bello
edificio (42). En Alemania podemos citar el Archivo de Coblenza que,
destruido por las bombas en 1944, la parte destinada a personal y pblico ha
sido decorada por buenos artistas (43), con cuyo criterio ha sido tambin
ornamentado el de Renania-Palatinado.
En Francia, el del Alto Garona ha utilizado una gran variedad de colores.
El vestbulo es mitad azul y mitad naranja, la sala de lectura de color amarillo
azufre, en la de conferencias las paredes luminosas estn pintadas de amarillo
y naranja y las ciegas en azul y gris azulado. Finalmente, el suelo es de
cermica blanca y azul. Y a este tenor de variedad de colores las dems
dependencias. Realzan el decorado esculturas abstractas en bronce en los
paramentos externos. En el Archivo de Cantal hay relieves al exterior y en
el de las Ardenas en la sala de lectura (44).
Tambin el de Iskre, en Grenoble, tiene como decoracin de la fachada
un bajorrelieve del escultor Noel Papet, que representa al Delfn
Humberto 11, personalidad histrica relevante de esta provincia (45).
Quiz el ms avanzado en este sentido sea el del Estado de Varsovia

(39) El de Loiret, destruido en 1940, est instalado en la capilla y claustro de un tambin


destruido convento de Mnimos (Archivum, VI, 1956, pg. 167).
(40) Armando Lodolini. -La creazione di un grande archivio. (Rassegna..., XV, 1955,
pgs. 229-250).
(41) Roth, P..Un proyect de construction souterraine pour les Archives de Bile.. Melanges
offerts par sus confreres trangeres i Charles Braibant. Bruxelles, 1959. Comit des Melanges
Braibant, XX, 151 pgs.
(42) Wright, N. O. What the Construction Company needs to know about archives (The
American Archiviste, 27, 1964, psgs. 495-497), llega a decir que un edificio de archivo ser un
notable personaje en cuanto diga: <<Mirami magnificencia, mira mi contenido; yo guardo los
ms valiosos documentos de mi gran Estado., y aade: Nosotros sabemos que el edificio del
Archivo del Estado de Georgia tiene este carcter.
(43) Aloys Schmidt. -Der Neubau Staats archives Koblenz. (Archivum, VII, 1957,
pgs. 41-43).
(44) Duchein, Michel. <<Lesbatiments darchives departamentales en France. (Archivum,
VI, 1956, pg. 108).
(45) Duchein, Michel. <<Lenouveau batiment des archives dpartamentales de 1Iskre a
Grenoble. (Rassegna ..., XIX, nm. 1, 1959, pg. 94).
El edijicio en su evolucin histrica 77
(PolOnia), de planta totalmente original. El arquitecto ha jugado con las
formas y colores para conseguir un efecto esttico muy nuevo, perfectamente
conjugado con su funcionalidad. La parte administrativa, redonda, destaca
con fuerza sobre el fondo multicolor de los depsitos de conjunto
cuadrangular formados por tres cubos superpuestos (46). En Espaa el
Archivo Histrico Nacional, de portada renacentista al gusto italiano, est
por dentro ambientado imitando en parte el siglo XVI.
A veces se trata solamente de evitar la monotona y aspectos de pesadez
que ofrecen los muros de los modernos depsitos totalmente cerrados. As
vemos que en Francia el Archivo departamental de Isere presenta estras
verticales y horizontales que resultan agradables a la vista, y el de Aix-en-
Provence est ornamentado con una especie de casetones alternados que
mejoran su aspecto. En Espaa el de Alcal de Henares, construido para
Archivo General de la Administracin, va decorado en la zona de depsitos
con unas lneas blancas horizontales que destacan sobre el rojo del ladrillo,
anulando la impresin de mole de ocho plantas que tiene en realidad.
Tambin se ha pensado que en su aspecto exterior debe responder al tipo
de construccin del pas (47).
Ya en 1963, en la reunin de la VI11 Table Ronde., que tuvo lugar en
Budapest (48), surgi la clara distincin, que hasta entonces no haba
aflorado, de considerar los archivos segn la clase de documentos que tenan
o iban a recibir, y segn la funcin que tuvieran que desempear. Con arreglo
a lo primero podan ser archivos de documentos clsicos o de documentos
audiovisuales, denominacin que empezaba a surgir, y con arreglo a lo
segundo se plante la divisin en inmediatos, intermedios e histricos, lo que
obligaba a aplicarles tratamiento diferente (49).
Los archivistas de Estados Unidos se mostraron partidarios de no separar
unos de otros sino tenerlos contiguos, bajo el mismo mando, pero
consideraron dos tipos diferentes: los costosos, como la torre de Pensylvania,
y los econmicos utilitarios, como el de New Hansphire y el del Estado de
Washington. La Unin Sovitica se inclin por la permanencia de los
archivos universales, sin distincin de fondos. La Repblica Democrtica
Alemana fue de opinin de que los archivos intermedios estuvieran adosados
a la administracin productora y los edificios antiguos, tales como castillos,
se conservasen para los grandes depsitos del Estado, dejando la aplicacin
de las nuevas normas para la construccin de archivos nuevos ms pequeos.
Tambin se plante la duda de si se deba abandonar la idea de instalar

(46) L. Kolaz et W. Parczewski. <<Lanouveau batiment Central des Archives dEtat a


Varsovie. (Archivum, VII, 1957, pgs. 45-56).
(47) T.R. Schellenberg. <<Modernarchival building. (Archivum, VI, 1956, pgs. 88-92).
(48) Las actas de esta reunin se publicaronjuntas con las de la reunin celebrada en Londres
en 1965 por la Direccin de Archivos de Francia. Pars, 1965.
(49) Dubosq, actas citadas, pg. 125, expone la idea de los archivos intermedios como
novedad.
78 El archivo. Instalacin y conservacin
archivos en los edificios viejos, ya que, en principio, si se queran adaptar
resultaban caros. Los franceses matizaron diciendo que en los viejos haba
que hacer alguna distincin: los que por encontrarse vacos se poda disponer
plenamente de su espacio interior aprovechable, despus de una mnima
adecuacin, o aquellos otros que por tener pisos y muros que abatir no
resultaban ventajosos. Otro colega mostr sus preferencias por los nuevos y
un tercero pens que, al conocerse ya bastante bien las tcnicas de
conservacin y restauracin, los antiguos edificios le parecan menos malos,
puesto que se podan corregir las deficiencias. En cuanto al costo que
acarreaba todo esto, la Repblica Federal Alemana aport los datos
obtenidos en la reconstruccin del Hauptstaatsarchiv, de Munich, que,
derruido por las bombas, lo ms costoso haba sido atender a las nuevas
necesidades, respetando la parte artstica del edificio (50).
Suecia se inclin por la conservacin de los edificios antiguos. Blgica
propuso la solucin intermedia de construir anexos nuevos para edificios
viejos. Italia mostr su preferencia por los nuevos pero tambin apunt la
frmula de que los documentos viejos permanecieran en los viejos edificios,
construyendo slo nuevos para los nuevos. Por su parte Yugoslavia aport
la novedad de que en una fbrica de Eslovenia se estaban empezando a
producir edificios de archivo prefabricados. Finalmente los Estados Unidos
dijeron que ellos no tenan ningn problema al respecto puesto que sus
archivos eran todos de nueva construccin y no haban padecido las
destrucciones de la guerra.
Se haba dado el primer paso para plantear los problemas de la
construccin a nivel internacional, de modo que en la siguiente reunin,
celebrada en Londres en 1965, se continu y complet el tema, reconociendo
que no se poda generalizar por existir tantas diferencias entre unos archivos
y otros (51). Surge como consecuencia la necesidad de conocer cuntos y
cules eran, por lo menos, los grandes y medianos depsitos de archivo del
mundo, noticias que fueron recogidas en la revista Archivumde este mismo
ao, y que culminaron con la publicacin del Anuario Internacional de
Archivos, puesto al da hasta 1975 (52).
El tema de cmo se debe construir un archivo se dio ya por estudiado y
concluido con aquellas reuniones, no obstante lo cual siguieron publicndose
valiosos trabajos sobre puntos concretos que haban quedado sin plantear o
no bien aclarados. En lneas generales fue muy provechoso pero van
surgiendo nuevos problemas que hay que resolver conforme vamos teniendo
ms conocimientos tcnicos y ms conocimientos prcticos.
Es por esto que hay que conocer qu es lo mejor, por ahora, para construir
un edificio dedicado a archivo, lo que a su vez nos servir para poder adaptar
lo mejor posible un edificio viejo.
El edificio actual.
Condiciones previas
Dejando a un lado los problemas de carencia de espacio que obligan a
tener la documentacin repartida en varios depsitos adaptados a su fin, tal
cual ocurri en varios archivos de Austria y en el de Coblenza (Alemania),
e incluso pagai alquiler por ellos como en Francia los de Aix-en-Provence
y el de Fontainebleau, o en Inglaterra el de Ashridge, vamos a tratar de
exponer aqu las condiciones que debe tener cualquier depsito de archivo,
intermedio o definitivo, de nueva planta.
Cuando nos dan la posibilidad de elegir dnde desearamos instalar, sea
en local viejo susceptible de acondicionarse, sea para construirlo de nuevo,
se nos presentan una serie de problemas que tenemos que conocer para
poderlos resolver con criterio ponderado. Veamos cules pueden ser.

CONDICION DE EXENTO

Un archivo depsito debe ser siempre un local exento, totalmente


independiente de cualquier otro. No se aceptarn servidumbres de paso ni
interferencias de ninguna clase. Su responsabilidad es mucha y necesita estar
instalado en condiciones de asumirla.

(50) Actas citadas, pg. 153.


(51) La Direccin General de Archivos de Rumania hizo presente que, a partir de este ao
de 1965, se obligaba a las administraciones y empresas a construir alojamientos adecuados para
los archivos, contando, como novedad, con una sala de estudio para los investigadores en
aquellos que fueran ms importantes (pg. 161 de las citadas actas).
(52) El primero en el vol. XV, publicado ya en 1969, y el segundo en los vols. XXII y XXIII.
80 El archivo. Instalacin y conservacin
Son pocos los organismos, aun los de cierta importancia, que estn en
condiciones de ofrecernos un local adecuado dentro de su propio edificio, por
lo que es preferible que se construya como planta independiente. Si esto no
fuera posible hay que tratar de adaptar lo que nos den a lo que debiera ser
por medio de las obras necesarias que modifiquen sus condiciones. Esta
necesidad de independencia se hace palmaria cuando se trata de instalar un
archivo definitivo, o de fondos histricos, que no va a tener con la
Administracin ninguna relacin viva.

UBICACION ADECUADA

Conseguida en principio la independencia del edificio de todo archivo


depsito, sea histrico o intermedio, la siguiente cuestin que se plantea es
dnde debe construirse, para lo cual nos encontramos con tres tipos de
condicionantes: culturales o cientficos, econmicos y, finalmente, cualidades
especficas del terreno.
Los criterios sobre el punto de vista cuZturaZ han ido evolucionando, como
consecuencia de la evolucin de los conceptos de la archivstica. Cuando el
archivo era uno solo, de organizacin nica no diferenciada, sin distincin
de la edad de los documentos, pareca aconsejable que se instalara siempre
al lado de la propia Administracin (1). As vemos cmo a principios de este
siglo el Archivo del Estado de Francia estaba en el Hotel Soubise, en Pars;
en Inglaterra tenan el Public Record Office y el de la Torre de Londres. Lo
mismo los Archivos Generales del Reino de Bruselas, el Hauptstaatsarchiv
de Dresden y el Staatssarchiv de Viena. Por contra en Espaa mientras el
Archivo Histrico Nacional se encontraba en una de las zonas mejores de la
ciudad, el archivo depsito de la Administracin, o Archivo General Central,
se haba instalado en Alcal de Henares a 29 kilmetros de la capital, a la
vez de que el archivo de la Administracin del Reino creado por Felipe I1 en
Simancas (Valladolid) continuaba en el mismo sitio, hechos censurados por
algn archivista de la poca (2). Sin embargo no ramos los nicos. El
Reichsarchiv de Alemania se haba instalado en Postdam y el archivo secreto
del Estado prusiano se haba llevado a Dahlem, cerca de Berln.
Algunos trataron de resolver el problema de un modo eclctico

(1) Este tema fue objeto de estudio en la XVIII -Table Ronde celebradaen Nairobi en 1978.
En la ponencia presentada por Christian Gut y Bernard Matieu se declararon partidarios de
cerca Estados Unidos, Blgica, Polonia y Rumania y lejos Alemania Federal, URSS y Repblica
Socialista Checa. Canad puso por condicin que, si lejos, el acceso fuera fcil.
(2) Eugenio Casanova se lamentaba ya de ello en su .Archivistica., Siena, 1928, 2."edic.,
pg. 33, y ms recientemente Duchein incide en el mismo criterio en <<Lesbatiments et
equipements d'archives., UNESCO, Pars, 1966, pg. 16. Tambin es compartida esta opinin
por Georg Winter, Director entonces del Archivo de Coblenza, haciendo la salvedad de que no
estn expuestos a peligros de guerra.
El edijicio actual. Condiciones previas 81

proponiendo llevarse los depsitos a la periferia pero dejando sus


dependencias de trabajo al lado de la Administracin, lo que nos llena de
perplejidad al pensar cmo podran realizar su trabajo estando ellos por un
lado y los documentos por otro (3).
Hoy, separados los fondos de archivo inmediato de los de archivo
depsito algunas entidades han llegado a la solucin de pasar a microfilm los
documentos y expedientes que puedan tener todava vigencia legal para
guardarlos en sus rollos en un sector especial del archivo vivo, mandando
los originales a depsitos en la periferia, y an algunos han procedido as con
la totalidad de los documentos que producen a partir de concluida su
tramitacin. Pero esto plantea el problema de la caresta ya que se va a
microfilmar todo, tanto sea su conservacin provisional como definitiva. Las
opciones de quienes adoptan el archivo en microfilm se reparten en tres
tendencias: filmar slo lo til destruyendo lo intil, filmar todo y destruir el
original, o filmar todo o parte pero conservar en otro sitio el original.
La realidad es que no debe resolverse en trminos absolutos sino relativos.
El edificio conjunto para documentos de poco uso, pero todava con inters
para la Administracin, y documentos histricos slo es admisible hoy para
pequeas cantidades, debiendo instalarse desde el primer momento en
diferentes sectores del edificio y en cuanto adquieran cierto volumen en
pabellones independientes. La respuesta es ms sencilla si nos atenemos a su
finalidad. Si el archivo es un depsito que recibe peridica y reglamentaria-
mente documentos de poca o ninguna necesidad para la gestin de la
Administracin que los ha producido no importa que se encuentren algo
alejados de ella siempre que est en sitio con buenos medios de comunicacin.
Esto favorecer una instalacin econmica puesto que el terreno va a ser ms
barato en la periferia. que en el centro del ncleo urbano. Slo se justificara
un local cntrico si se trata de aprovechar un edificio ya existente que rena
buenas condiciones (4). El criterio descentralizador para este tipo de archivos
ha sido ya seguido por la Administracin francesa que tiene establecida una
(Kitt International des Archives. a pocos kilmetros de Pars, en
Fontainebleau, al lado de la carretera nacional del Sena, en lo que ha
coincidido tambin la Administracin belga que ha hecho su depsito a 50
kilmetros de Bruselas. Tambin han seguido este criterio en Londres que
tiene un depsito en Hayes, y en Berln que lo tiene en Dahlem. La misma
razn ha llevado a la Administracin espaola a crear el nuevo Archivo
General de la Administracin en Alcal de Henares, a 29 kilmetros de
Madrid.
Si por el contrario se trata de un archivo que guarda y recibe documentos
totalmente histricos su situacin debe ser, en principio, cercana a aquellos
-
(3) Casanova, obra citada, pgs. 33, 34 y 40.
(4) Recordemos que ya se hizo notar que era ms barato adecuar un edificio viejo que
construir uno nuevo, pero a veces esto redunda en una ms baja calidad de instalacin por tener
que adaptarse a lo existente.
82 El archivo. Instalacin y conservacin
centros culturales que ms puedan beneficiarse de su consulta o formar un
conjunto de elevado nivel intelectual. Tal criterio se sigui al instalar el
Archivo de Stuttgart, en Alemania Federal, el Archivo Nacional de Viena y
el del Estado de Roma cuando se puso en el Palazzo della Sapienza (5).
El Archivo del Reino, de Bruselas (Blgica), se hizo nuevo en la zona
llamada Monte de las Artes donde estn reunidas instituciones culturales, al
lado de otro edificio nuevo que es la Biblioteca de Alberto I.
El Archivo Histrico Nacional de Madrid, que estuvo primeramente en
el Palacio de la Biblioteca y Museos Nacionales, hoy est enclavado en el
recinto del Consejo Superior de Investigaciones Cientficas, al lado de donde
estaba su Biblioteca General.
Lo que s debemos tener siempre muy en cuenta es que nunca debemos
sacrificar una instalacin adecuada a una situacin fsica que favorezca la
investigacin, aunque pesen tambin estos intereses, siempre que ese lugar
alejado tenga buenas comunicaciones para el acceso de usuarios e
investigadores (6).

COSTO

Estas premisas respecto a su ubicacin van a ser fuertemente


condicionadas por la caresta del suelo.
Cuando se considera la conveniencia de construir edificios nuevos o
adaptar viejos pesa bastante el factor econmico. En el Congreso de Bruselas
de 1965 se mostraron diferentes opiniones basadas principalmente en el
importe del solar. La representacin de Blgica mostr su preferencia por
ahorrar este costo aprovechando viejas iglesias que por su construccin
slida eran fciles de adaptar. En Alemania se manifest la tendencia a alojar
los archivos en castillos, tambin por razones parecidas. La delegacin de
Estados Unidos se inclin por adoptar edificios viejos o construcciones
baratas slo para los archivos intermedios, en que el papel est de trnsito,
pudiendo citar de la ltima modalidad los de New-Hampshire y el del Estado
de Washington. En general todos concuerdan en considerar que los edificios
nuevos con todas las condiciones exigibles deben ser principalmente para los
archivos histricos o definitivos. En Espaa la construccin exprofeso ha
sido escasa por su elevado costo pero se han acondicionado muchos de los
depsitos de nuevas instalaciones.
En realidad el factor econmico es uno de los principales condicionantes
de la ubicacin de los archivos, dando lugar a dos fenmenos diferentes. El
-
(5) Este ltimo luego en el edificio de la EUR.
(6) El Archivo General de la Administracn, en Alcal de Henares, cuenta con un autobs
de transporte oficial y autobuses pblicos cada cuarto de hora.
El edijkio actual. Condiciones previas 83
primero es la mucha frecuencia con que se aprovechan edificios viejos para
nuevas instalaciones tratando de acondicionarlos en su estructura, o mejorar
los ya instalados. El segundo es que muchos de los archivos de nueva planta
se han construido en la periferia de las ciudades e incluso a varios kilmetros
de ellas.
En algunos de los instalados en edificios religiosos en Francia se han
hecho grandes obras. As en el citado de Loiret (Orleans) los depsitos estn
estructurados en seis pisos levantados dentro de la nave de la iglesia y dos
de las alas del claustro, previamente cerradas. Para local de trabajo se ha
utilizado la sacrista y se han aadido algunas dependencias. En el de las
Bocas del Rdano (Marsella), que ya se cit tambin, ocupa la capilla de un
colegio de jesuitas que no tena culto desde 1906, la capilla se vaci
completamente por dentro levantando una estructura auto-soportada con
cinco pisos de hormign sobre la planta baja. Se puso un muro a la parte del
coro por ser poco utilizable para archivo y se dej para asuntos de la
parroquia. Luego se extendi tambin el depsito por lo que fue sala de actos,
con cinco pisos de hormign y metal. En el Archivo comunal de Delft
(Holanda) se ha aprovechado una vieja casa del siglo XVI construyendo al
lado el depsito. En Espaa se mejoraron los depsitos de los tres archivos
generales que estn en viejos edificios. El Archivo de la Corona de Aragn
fue dotado de un sistema de archivacin densa con deteccin de entrada por
clula fotoelctrica, en el de Indias se realizaron bastantes obras y en el de
Simancas se puso una parte de los depsitos por sistema de celdillas. A los
de las Chancilleras de Valladolid y Granada se les dot de depsitos de nueva
construccin contiguos a los viejos edificios en que se instalaron las
dependencias.
Cuando no se han conseguido o no se han deseado viejos edificios es
frecuente que la caresta del suelo haya producido su alejamiento del centro
urbano. En este caso se encuentran muchos de los archivos departamentales
de Francia entre los que podemos citar el de Cantal (Aurillac), el del Norte
de Lille, el de Isere en Grenoble o el de Toulouse. En Alemania el archivo
del Estado de Marburgo y en Italia el de Udine. A la vez alejado y levantado
sobre edificacin de hace pocos aos es el Archivo Central del Estado de
Italia para el que se aprovech la parte construida en las afueras de Roma
para una exposicin que no se lleg a realizar (EUR). En Espaa se construy
el Archivo General de la Administracin en Alcal de Henares a 29
kilmetros de la capital y slo se ubicaron en sitios cntricos el Archivo
Histrico Nacional y los provinciales instalados en las Casas de Cultura.
El problema queda en pie. Muchas veces tenemos que elegir entre un
terreno cntrico caro y un terreno de la periferia ms econmico. Siempre que
se asegure la fcil comunicacin y acceso de los usuarios preferiremos un
solar algo desplazado pero ms grande que permita un buen aislamiento de
seguridad y futuras ampliaciones a otro ms cntrico pero ms pequeo,
donde la escasez de espacio, tras de producir inconvenientes de todo gnero,
de las que no es la menor la proximidad de viviendas en cantidad masiva, nos
llevara posiblemente a resolver el problema para tan corto nmero de aos
84 El archivo. Instalacin y conservacin
que no compense el gasto de su instalacin. Los inconvenientes de estar
situados en medio de una aglomeracin urbana son dificiles de paliar (7),
mientras que los desplazamientos admiten la comunicacin por diversos
sistemas rpidos, como el telfono, el teletipo o cualquier otro de los
existentes (8).
Conviene tambin tener en cuenta que la construccin en serie abarata
el costo en el 20 25 por 100.

CONDICION ESPECIFICA DEL TERRENO

En cuanto a las cualidades especficas del terreno hemos de tener en


cuenta no solamente su configuracin sino muy principalmente la naturaleza
del suelo y condiciones fisicas que le rodean.
En circunstancias normales la construccin debe ir siempre encaminada
a neutralizar las posibles incidencias adversas del sitio elegido. No podemos
construir lo mismo en un ancho terreno llano y soleado que en zona
montaosa y fra. Segn el clima resultante de los diferentes condicionantes
atmosfricosdaremos a los depsitos -zona problemtica de todo archivo-
la orientacin que mejor coadyuve a una estabilidad del grado de humedad
y calor adecuados a la conservacin de los fondos, as como a la cantidad de
luz que pueden recibir. Cierto que una climatizacin artificial resuelve de
plano el primero de los problemas pero son muchas las veces en que no puede
efectuarse una instalacin costosa y, aun pudiendo, siempre ser menos el
gasto de mantenimiento si las condiciones de que hemos dotado al edificio
ayudan a conseguirlo.
Como principio general los depsitos no los pondremos a medioda en
zonas clidas, ni a norte en zonas fras, ni tampoco adonde azotan vientos
hmedos y salinos, o resecos y clidos. En todo caso siempre pueden aplicarse
medidas correctoras pero es preferible no tener que hacerlo (9). Por otra
parte un terreno puede tener peculiaridades que le hagan peligroso o
insalubre, lo que debemos conocer realizando, si es preciso, los sondeos
necesarios. Veamos cules son.

a) Flojo o deslizable

(7) Se seala como tpico el embotellamiento en casos de emergencia (fuego u otros), cuyos
accesos deben adems ser siempre aptos para paso de vehculos de transporte.
(8) Se estn realizando estudios constantes sobre el problema de transmisin de datos y
documentos a distancia. El telelifht enva documentos dentro de cajas a gran velocidad por
monocarril. En Mosc sirven documentos a varios kilmetros de distancia por conducciones de
arrastre neumtico. Citaremos como de grandes posibilidades la transmisin de imgenes por
telfono.
(9) Vase .Medidas complementarias..
El edificio actual. Condiciones previas 85
A veces el sitio de que disponemos no rene las condiciones de seguridad
necesarias por no poder asentar los cimientos con la estabilidad precisa
conforme al peso que han de soportar. Se trata generalmente de tierras de
sedimentacin, arenosas o de relleno. Hay un tipo de cimentacin adecuado
a base de una plancha de hormign con celdillas cuadradas por la paite que
apoya en el suelo, cuyas celdillas sujetan la tierra impidiendo el
deslizamiento. En ocasiones el peligro proviene de actuar sobre terreno flojo
alguna presin lateral o superior que puede provocar un corrimiento. En todo
caso hay que profundizar lo suficiente hasta encontrar roca o capa firme (10).
Con ello se evita tambin el peligro de una presin o una ondulacin lateral
o de debajo en caso de movimiento ssmico, aunque los efectos de este
fenmeno geolgico se ven a veces atenuados por el mismo enorme peso de
la documentacin y su compacidad (1 1).

b) Hmedo

Uno de los peores enemigos de que debe defenderse un archivo es la


humedad (12). Con carcter general ha sido estudiado este problema por los
arquitectos (13), siendo sus conclusiones de inters primordial para nosotros,
ya que no slo atae a las buenas condiciones generales del edificio de
archivo, sino por las consecuencias funestas para la conservacin de los
documentos. Acta de manera indirecta facilitando los destructores biticos.
Slo en casos extremos su accin es directa. Estos agentes biticos necesitan
unas condiciones adecuadas para desarrollarse de las que sta es la principal:
los nicos que no necesitan de ella son las termitas. Entre el 70 y 98 por 100
de humedad se producen hongos y bacterias. Los primeros provocan un
cambio de coloracin en el papel que distinguimos como manchas,
mientras que las segundas no. El dao que se produce siempre en la fibra de
la celulosa es una hidrlisis que les hace perder fiexibilidad terminando por
carbonizar el papel, del mismo modo que la accin lenta del calor, lo que se
llama destilacin seca. El mayor dao lo producen las bacterias aunque a
veces actan sobre el terreno preparado por los hongos. Los daos se
manifiestan por coloraciones vivas, preferentemente rojas, amarillas y
azuladas, que sobre la fibra misma dan un tono crema, gris o pardo.
En atencin a estos peligros, directos e indirectos, nunca se instalar un
archivo depsito en sitio arcilloso o pantanoso, prximo al mar o lago, o
cercano aro, acequia o cualquier otra masa o conduccin de agua que pueda
-
(10) El Archivo comunal de Delft (Holanda) fue preciso cimentarlo sobre pilastras hundidas
muy adentro.
(1 1) Casano, obra citada, refiere el caso del archivo de Calabria.
(12) Dice Kraemer Koeller en su Tratado de la previsin del papel y la conservacin de
Archivos y Bibliotecas., 2.' edic., vol. 1, pg. 817, que si aparece humedad en un archivo de
nueva construccin el nico remedio, si le hay, es encarcelar al arquitecto.
(13) Ya en 1966 el Instituto Nacional de la Vivienda, en Madrid, realiz un Seminario sobre
el acuciante tema <<Lahumedad en la construccin.
86 El archivo. Instalacin y conservacin
producir inundacin en condiciones meteorolgicas adversas, por rotura
fortuita o situacin de emergencia.
Es preciso recordar que en ciudades situadas en llanuras o valles
profundos, sobre todo en las martimas, aunque el suelo aparece seco, sin
embargo el agua se encuentra a poca profundidad. Habr que eludir los
lugares que se encuentren al abrigo de una colina o monte, lo mismo que a
orillas de un ro, sobre todo si corre a mayor nivel que la ciudad. Tampoco
aceptaremos terrenos propicios a encharcarse con agua de lluvia, riego de
zona de jardines o huertos prximos, o recibir torrenteras de terrenos ms
elevados. En cualquiera de estos casos la humedad puede atacar al edificio
y daar los documentos por absorcin o capilaridad, por filtracin, o por
condensacin.
La humedad por absorcin o capilaridad es debida a la tensin superficial.
Disgrega los morteros de los revocos e incluso de las fbricas de los muros
de carga amenazando su estabilidad. Se manifiesta a nivel del suelo en una
altura de 0,40 metros por encima del suelo y 0,60 metros por debajo, aunque
a veces alcanza la altura de un metro o ms. En un muro orientado a norte
subir ms que en un muro orientado a sur no slo porque al disminuir la
temperatura aumenta la tensin superficial, y por tanto la capilaridad, sino
por tener menos evaporacin. A veces un muro puede contener hasta un 30
por 100 de agua.
Esta humedad puede presentar tres modalidades: dispersa en la superficie,
de origen fcilmente reconocible, difusa homogneamente bajo la superficie,
de ms dificil localizacin de procedencia, y profunda inagotable. En el
primero de los casos habr que desecar el terreno por drenaje y proceder a
desviar el agua que lo encharcaba. En el segundo y tercero se hace preciso
un sistema de drenaje permanente que garantice un mnimo de
desecacin (14) o profundizar hasta llegar a capa firme realizando despus
una construccin con todas las prevenciones necesarias.
Construir en terreno acuoso es caro y complejo. Como medida general
hay que utilizar para los cimientos materiales densos, no porosos. Hay que
evitar por todos los medios el contacto del agua del subsuelo con los muros
de los stanos, lo que se consigue construyendo una zanja que haga de cmara
de aire vertical por el exterior del muro perimetral. Los muros de los stanos
deben llevar mezclado al hormign sustancias hidrfugas que hacen que la
absorcin sea un 60 a 70 por 100 ms lenta. Tambin se consiguen buenos
resultados con dos capas, una de grava y otra de hormign, de 5 a 7
centmetros de grueso. Hay que profundizar mucho los cimientos hasta
encontrar asiento ms firme y evitar la proximidad de rboles cerca de los
muros, as como es buena medida rodear el edificio de una acera suficiente
para que no se estanque el agua de lluvia en la zona prxima a los muros.
Hay que evitar igualmente que el agua suba por los muros por esta misma
capilaridad, lo que se consigue coronando la cimentacin con lminas
asflticas, plancha de plomo o capa de material hidrfugo. Tambin
construyendo una cmara de aire horizontal por debajo del pavimento. Estas
El edificio actual. Condiciones Previas 81
cmars cerradas tienen a la vez una accin anticondensante al reducir la
inercia trmica del suelo. Los tabiques, o contramuros, no deben tener
contacto alguno con las paredes expuestas a la humedad. Las capas
impermeabilizadoras (mezclar anthidro al hormign) son de uso correcto
como barrera horizontal y sobre la superficie externa de los muros bajo tierra.
Pero sera contraproducente utilizarlas en el interior de muros de plantas
porque al impedir la salida del agua por evaporacin provocara la ascensin
de las humedades.
Todas estas medidas arriesgan siempre un posible mnimo fallo adems
de encarecer la construccin. Por este motivo cuando al peligro de humedad
por absorcin se une el peligro de inundacin se aconseja construir la parte
de los depsitos del archivo sobre pilastras de cemento armado enterradas
lo ms profundo posible en el suelo, dejando un espacio libre o cmara de
aire abierta equivalente a una planta sobre cuyo espacio se construye lo que
ha de ser la planta primera. Este espacio libre puede ser aprovechado para
accesos,jardinera o aparcamiento, esto ltimo con las debidas precauciones.
A este tipo de construccin corresponden el archivo del Alto Garona, en
Toulouse (Francia), y el Archivo General de la Administracin, en Alcal de
Henares (Espaa). El peor situado es el de Toulouse que sobre estar lejos del
ncleo urbano se encuentra en zona prxima al Canal de Midi (filtraciones,
humedad ambiental y objetivo militar), agravando la situacin el encontrarse
en sus proximidades una fbrica (aire polucionado y objetivo militar). El de
Alcal de Henares est en terreno muy hmedo, relativamente prximo al ro,
pero no como para tener filtraciones, y sin amenaza tampoco de inundacin
por su escaso caudal.
Esta clase de terrenos ofrece el inconveniente ae presentar grandes
dificultades para construir cmaras subterrneas de seguridad. Sin embargo
podemos citar el caso de la Cmara del Tesoro del Banco de Espaa hecha
a 35 metros de profundidad bajo la calle de Alcal y con 20 metros de caudal
de agua por encima, cuya amplitud es de 2.500 metros cuadrados de
superficie.
Este tipo de construccin de edificio de archivo es igualmente til para
terrenos infestados por termitas o roedores.
En cuanto a la humedad por filtracin existen otros recursos, ya que se
produce a travs de los muros, cubiertas y ventanas, por lo que tiene ms fcil
remedio. La lluvia, nieve o vapor de agua producen grandes manchas en los
paramentos exteriores. El moho suele aparecer en verano por efecto del
calor (15).
Las precauciones a adoptar, en cuanto a la Construccin,son las comunes
a cualquier otro tipo de edificio. Bstenos saber que el material poroso reduce
-
(14) Es mas fcil drenar un terreno arenoso con vas de agua relativamente prximas que
un terreno pantanoso.
(15) Kraemer, obra citada, t. I, pg. 824, dice que los edificios de piedra arenisca conviene
tratarlos con sustancias repelentes al agua.
88 El archivo. Instalacin y conservacin
la inercia trmica de los muros perimetrales permitiendo la evaporacin (16),
que los muros de ladrillo cermico, o a cara vista, son vez y media ms
vulnerables a la humedad que si estn enfoscados. Hay que evitar el
recubrimiento de estos muros con materiales impermeables tales como
plaquetas vidriadas o azulejos, que pueden producir la acumulacin de agua
que resbala sobre las partes bajas del edificio. La inclinacin de las cubiertas
y correcto estado de los desages tienen mucha importancia. Las ventanas
o huecos al exterior deben evitarse en muros que reciban vientos hmedos
y estar convenientemente retranqueadas y no enrasadas al paramento
exterior de la fachada, as como protegidas por remates y antepechos. No es
correcto aplicar a la parte exterior de los muros capas impermeabilizadoras
porque quedara cortada la transpiracin, sobre todo si los muros estn
orientados en la direccin del viento dominante. En cambio s pueden
utilizarse aislantes en la capa del revoco interior. De este modo durante el
da se producira la evaporacin al exterior del agua que haya absorbido la
pared, siendq imposible el movimiento inverso durante la noche ya que est
cortada la comunicacin capilar al interior. Tampoco entrar la humedad
durante el invierno cuando por hacer ms calor dentro se origina una
corriente inversa de humedad. Si a la pared se le ha hecho una cmara de aire
debe ser ventilada por registros en su parte superior e inferior (17).
Ser preciso aislar especialmente las paredes expuestas al noroeste o a la
direccin del mal tiempo, debiendo ser totalmente cerradas o a lo ms llevar
aberturas en proporcin de 0,l por metro cuadrado, o por 100metros cbicos
de ambiente. Tambin deben evitarse patios interiores y orientar la
ventilacin lo ms posible en sentido vertical. Como productos aislantes
estn las pinturas asflticas, que contienen cierto porcentaje de caucho
clorado. Generalmente llevan dos manos, que se cubren con el revoco antes
de haberse secado enteramente.
El problema se agudiza si se construyen depsitos subterrneos en
terrenos hmedos, o susceptibles de recibir eventualmente una gran humedad
por arrastre de aguas. La solucin puede ser abrir una zanja a todo lo largo
del muro de la parte amenazada para rellenarlo de guijo y cubrirla con losas,
teniendo el cuidado adicional de dotar al tejado de grandes voladizos para
que no caiga el agua de lluvia sobre la zanja (18).
La humedad por condensacin es la ms peligrosa para los fondos
documentales, tanto porque puede pasar a veces cierto tiempo desapercibida
como por la gravedad de los daos que produce. Se manifiesta slo cuando
por saturacin total del ambiente se produce sobre las paredes el llamado
punto de roco. No penetra en los muros pero al fijarse en la superficie
favorece la formacin de moho. Los efectos sobre la documentacin son

(16) Las estructuras adicionales aumentan la resistencia trmica de los muros perimtricos.
(17) La cmara de aire entre dos paredes de ladrillo debe ser de 14 centmetros de espacio
libre, con un grueso de 13 centmetros en los muros.
(18) Kraemer, obra citada, pg. 826.
El edificio actual. Condiciones previas 89
semejantes. Su origen arranca de la existencia de cualquier otro tipo de
humedad pero sobre todo se produce en zonas mal ventiladas. Por esta razn
hay que evitar el uso de materiales compactos refractarios al agua en los
paramentos exteriores ya que suprimen la porosidad de los muros y al quedar
cortada la renovacin del aire provocan la condensacin. Deben evitarse
igualmente los pilares de hormign armado embebidos en los muros
exteriores sin recubrir por el interior por producir puentes trmicos que
favorecen la condensacin. Hay pinturas anti-moho derivadas del petrleo
que protegen los muros aunque, como es lgico, no la documentacin. Estas
pinturas contienen un porcentaje de caucho clorado y normalmente se
aplican en dos manos poniendo encima el revoco antes de que est seca la
pintura asfltica. El suelo se asla con una capa debajo del parquet o de las
baldosas, pero el mejor resultado se obtiene poniendo dos capas de pintura
asfltica y una intermedia de fibra de vidrio.
Con la misma finalidad se utilizan pinturas porosas que por su capacidad
de absorcin del agua sirven de reguladoras de la humedad ambiental (19).
Lo que no dejaremos emplear nunca son pinturas que lleven cola animal o
vegetal, a menos que estn tratadas con estabilizadores que impidan la
formacin de hongos. Las mejores por ahora parecen ser las compuestas de
amianto ya que las otras al aplicarlas producen gases inflamables.
Otro de los sistemas de combatir la humedad ambiental es desecar la
atmsfera. El ms sencillo mtodo de conseguirlo es asegurar una buena
aireacin en los depsitos a base de practicar pequeos orificios en muros
opuestos, o de suelo a techo, jugando con la diferencia de temperatura del
aire que establece una corriente entre ellos. En suelos y techos produce una
corriente vertical desde las zonas fras de los stanos a la ms clida de la
cubierta del edificio. En los muros se produce una corriente horizontal entre
las zonas norte y sur cuyo grado de caldeamiento es muy diferente. No
obstante es preciso que este sistema est muy bien montado para obtener
resultados apreciables sin necesidad de ayuda mecnica (absorcin e
impulsin por ventiladores). En Espaa podemos citar los casos de los
depsitos del Archivo Histrico Nacional, la nueva instalacin del del
Archivo de Simancas y el de la Chancillera de Granada en los que no se ha
conseguido la finalidad prevista (20).
Tambin pueden utilizarse ventiladores corrientes sobre todo en zonas
donde a la humedad se une el calor, o con lmparas desecadoras en pases
que a la vez son fros y hmedos, o tambin insuflando aire caliente en los
depsitos por cualquier otro sistema que tenga la instalacin de
calentamiento fuera de los depsitos.
-
(19) Son tambin antitrmicas.
(20) En el Archivo Histrico Nacional se ha buscado la corrientevertical por medio de unas
conducciones a modo de chimenea en la pared de los depsitos, con ranuras tipo persiana para
entrada y salida del aire. En el Archivo de Simancas son simples perforacionesenfiladas en techos
y suelos, con una proteccin en la terraza.
90 El archivo. Instalacin y conservacin

Existen aparatos deshumidificadores, fundados en el principio de la


refrigeracin, que absorben el agua ambiental y la condensan en un recipiente
que llevan para ello, resultando curioso comprobar la cantidad de agua que
haba en la atmsfera cuando vemos la cantidad de agua que en poco tiempo
se ha depositado en el recipiente. Otros se sirven de la propiedad de absorcin
de la humedad de ciertos productos qumicos tales como la gelatina de silice
o el fluoruro de litio. La cal, o clururo de calcio, da tambin buenos
resultados. La utilizacin de cido sulfrico concentrado es peligrosa. Los
aparatos empleados son regulables y su funcionamiento automtico. En los
depsitos del archivo de Ashridge (Inglaterra) utilizan mquinas desecadoras
transportables. En el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) se
utilizaron por una emergencia de humedad producida en el semistano.
El ms barato sistema, pero tambin el menos eficaz, consiste en distribuir
por los sitios menos ventilados del depsito recipientes conteniendo alguno
de los productos que absorben el agua en suspensin tal como ya
mencionamos, renovando su contenido peridicamente. Pero esto slo vale
para depsitos muy pequeos y con poca humedad. Se necesitan de 30 a 40
kilogramos de cal viva al da por metro para neutralizar un 90 por 100 de
humedad.
A veces cuando se trata de viejos edificios se hace preciso aplicar el
procedimiento de electro-osmosis, lo que resulta bastante caro.
Lo que nunca haremos es abrir peridicamente puertas y ventanas para
que se renueve el aire hmedo de los depsitos. Esto provoca una mayor
condensacin del agua que tiene el aire en suspensin con efectos contrarios
a la que se pretende. Por ignorar este fenmeno fsico se perdieron entre 1944
y 1945 muchos documentos encerrados durante la guerra en bunkers en
Alemania. Las ventanas darn a pasillo, nunca directamente a los depsitos.
El grado de humedad deseable es estimado en general como un 50 a 60
por 100. Por bajo de un 30 por 100 los pergaminos y papeles se vuelven
quebradizos por efecto de la deshidratacin y con un 75 por 100 se desarrolla
el moho. No obstante estas cifras se ven modificadas por la temperatura
ambiente. En un depsito cuya temperatura oscile de 16 a 1P posiblemente
no sea su efecto muy nocivo pero si pasa de 20 25O, coincidiendo con una
humedad de ms de 70 por 100 se desarrollan las esporas de los hongos y las
bacterias (21). Tengamos en cuenta que los daos producidos por la
humedad en los documentos son de gran importancia habindose perdido
muchos fondos por este motivo. Cuando se ha llegado a producir el moho
(hongos) es preciso realizar en los sitios afectados pulverizaciones fungicidas,
sin perjuicio de proceder a sanear los documentos afectados en el laboratorio
correspondiente. La humedad descompone los pergaminos (materia animal)
y ablanda los papeles (materia vegetal) diluyendo adems las tintas. El dao
en las fibras de la celulosa por hongos es siempre una hidrlisis que les hace
-
(21) Las bacterias no producen coloracin, los hongos s.
El edificio actual. Condiciones previas 91
perder flexibilidad. El mayor dao lo provocan las bacterias aunque a veces
precisen para su desenvolvimiento la preparacin del papel por la accin de
los hongos.
Cuando se utilizan aparatos desecadores deben regularse debidamente
para que no sobrepasen las cifras mxima y mnima deseables. Para la
observacin vigilante habr distribuidos por el depsito higrmetros que nos
tengan al corriente en todo momento y en cualquier poca del grado de
humedad existente. Los llamados .de pelo (22) son de gran sensibilidad
pero no sirven para ambientes por bajo del 30 por 100 o por encima del 80
por 100 de humedad.
c) Seco

Un terreno reseco y polvoriento tampoco es bueno para un archivo,


aunque sus daos sean de menor grado. Puede favorecer la erosin del
edificio. Adems las tierras polvorientas en verano se convierten en puro
barro con las lluvias del invierno. El polvo es nido de insectos y deteriora y
envejece el papel: los documentos con excesiva sequedad se vuelven frgiles
y quebradizos.
En un ambiente reseco ser preciso proceder a la humidificacin
adecuada que lo contrarreste. El polvo producido por sequedad se combate
desterrando toda suerte de alfombras o esteras, as como pavimentos de
corcho. Si fuera de cemento debe estar tratado especialmente para que no
suelte polvillo (cemento flojo) o de lo contrario recubrirlo con alguno de los
revestimientos de polivinilo que hay en el mercado, bien en lminas que se
adhieren con una capa de pasta especial, bien en pasta que se extiende con
una esptula, bien con barniz que se aplica a pincel. Este ltimo
procedimiento es el ms barato pero tambin el que se desgasta antes.
Tambin puede revestirse de losetas de caucho o linleum pero es ms caro
y puede posarse el polvo en las junturas. Las paredes tendrn los ngulos
redondeados para que el polvo no se fije en ellos ni se hagan nidos de insectos
y estarn cubiertas de pinturas oleaginosas o plsticas, que no retienen el
polvo, y adems las ltimas citadas pueden limpiarse con bayeta humedecida.
No se utilizarn para limpieza escobas, zorros ni plumeros, que revuelven
el polvo pero no lo eliminan. Se realizarn limpiezas peridicas con
aspiradores especiales para no arrastrar los papeles. Para la limpieza directa
de papeles puede utilizarse una mquina vibradora-aspiradora que acta
despus de colocar los papeles entre dos parrillas de tela metlica.
La entrada de polvo se evitar si tenemos una presin alta que impide que
entre del exterior al abrir las puertas de acceso y tambin implantando filtros
de lana de vidrio en las entradas de aire, lo que puede aplicarse a las tomas
para aire acondicionado (23).
7

(22) Funcionan por dilatacin o contraccin de un cabello a efectos de la humedad.


(23) La URSS, Dinamarca y Rumania lo propusieron ya en el I11 Congreso Internacional
de Florencia de 1956.
92 El archivo. Instalacin y conservacin

En suma, un archivo situado en terreno polvoriento dar mucho trabajo.


El polvo se puede combatir pero es muy difcil de eliminar.

d) Infestado

Sea cual fuere el tipo de bichos que invaden un terreno (insectos, roedores,
termitas, etc.) (24) es de todo punto necesario practicar una desinfestacin
antes de comenzar a construir. Puede utilizarse un preparado de DDT en
solucin al 5 por 100 en petrleo, que se aplica en aspersiones regulares o
mejor inyectndolo a profundidad. Una vez saneado para que esta salubridad
se mantenga ser necesario hacer una zanja vertical aislante de hormign a
bastante profundidad todo alrededor, mezclando el hormign con una
determinada cantidad de sustancias insecticidas, ya que las termitas a veces
se deslizan entre las grietas del propio hormign. Por este motivo en
ocasiones se prefiere una barrera de metal. Tambin puede construirse
haciendo un vaco sanitario bajo el suelo de la planta baja y alrededor del
edificio, o para mayor seguridad elevndolo sobre pilastras (53), del mismo
modo que se indic contra la humedad por capilaridad, pero incorporando
DDT al hormign de las pilastras y los muros. Con todo es conveniente
practicar inspecciones peridicas para comprobar que la defensa es efectiva
y en caso necesario repetir las aspersiones o inyecciones desinfestantes.
Las termitas tienen una organizacin estatal superior a la de las abejas
y se conocen ms de 1.800 especies. Aunque hayamos evitado la penetracin
por el suelo hay que vigilar su posible penetracin por los conductos u
orificios de aireacin ya que las hay voladoras. Por este motivo si se han
cerrado las pilastras formando una cmara aislante ser preciso poner una
finsima tela metlica en los orificios de ventilacin. Un magnfico ejemplo
de cmo se ha realizado la instalacin de un archivo en este tipo de terreno
lo tenemos en el de Udine, en Italia, conocido mundialmente por ser el
primero, que sepamos, que ha abordado el tremendo problema (25).
Todas estas precauciones de construccin quedaran anuladas si no
passemos por la cmara de desinfeccin y desinsectacin todos los
documentos que entren en el archivo, los que muchas veces traen ya las larvas.
Tambin deben inyectarse de productos antitermitas las maderas del interior
que pudieran ser atacadas utilizando para ello productos activos pero nunca
cloruro de arsnico que perjudica a las personas. Se recomiendan
pulverizaciones no peligrosas en los depsitos y carritos portadocumentos,
aunque estas pulverizaciones, por dbiles, no lleguen a eliminar las larvas. Si
la invasin adquiere caracteres graves es preciso avisar a un especialista.

(24) Kraemer, en su obra citada, estudia todos los agentes biticos, fsicos y qumicos,
incluyendo entre los vertebradoslos murcilagos, los monos y elhombre, al que considera como
uno de los ms perjudiciales.
(25) Carbone, Salvatore. La moderna edilizia degli archivi (Rassegna..., 15, 1955,
pg. 251).
El edificio actual. Condiciones previas 93

Figura 53.-Planos del archivo de Udine (Italia) sobre terreno


infestado.

Los insectos biblifagos se alimentan, segn su especie, de la celulosa del


papel, de las colas del papel o de la encuadernacin, del cuero o de la tela
de stas. Unos se desarrollan en sitio hmedo y otros en sitio seco.
En cuanto a.los roedores es preciso vigilar las bocas de aireacin y los
conductos de toda clase: calefaccin, agua, aire. Si la invasin fuera grave
conviene, como con las trmitas e insectos, avisar a especialistas (26).

MEDIO AMBIENTE

Es tambin contraindicado para construir un archivo cualquier terreno


enclavado en una zona de atmsfera polucionada por residuos fermentables
o gases cidos procedentes de combustin de carbonos y aceites (27), as
como por cualquier clase de humo, cuya atmsfera se da generalmente en la
proximidad de fbricas o factoras. La polucin atmosfrica es mayor en

(26) Los clsicos cepos, que mencionan algunos autores, no nos parecen adecuados dado
que supondran una diaria vigilancia de los mismos para que su presa no se descomponga por
olvido en cualquier rincn poco transitado. Hoy existen productos qumicos que ingeridos por
los roedores producen su muerte por provocar ingestin de exceso de lquidos, y otros, ms
eficaces y limpios, por el efecto contrario de desecacin del animal.
(27) Gas sulfuroso, dixido de carbono, humo, polvo, etc. Este peligro fue ya denunciado
en la Table Ronde- de Nairobi en 1978.
94 El archivo. Instalacin y conservacin
invierno, con tiempo brumoso, que en verano. La niebla cargada de polvillo
de origen industrial mancha todo y no hay modo de quitar este polvillo de
los papeles. Estos gases, humos o polvo, en contacto con el metal, forman
cido sulfrico, sustancia altamente corrosiva. Dado que la mayor parte del
papel actual, de mala calidad, contiene un porcentaje de impurezas metlicas
puede comprenderse el peligro que le amenaza, aun cuando no es muy
corriente que el aire alcance el grado de concentracin necesaria para ser
perjudicial. Cuando esto ocurre el papel se vuelve amarillento y frgil y se
desmorona convirtindose en polvo. Por otra parte algunas veces para
proteger los documentos del roce se utilizan carpetillas de papel y cajas de
cartn cuyo grado de acidez no est controlado y esto viene a agravar el
problema.
Para detectar el peligro hay varios procedimientos consistentes en aplicar
determinadas sustancias reactivas como si fueran tintas, las que producen
una coloracin determinada segn el grado de acidez del papel sobre el que
se hace la prueba. El procedimiento ingls es a base de cromo-creosol
comercializado con el nombre de B-CG. Ink. Con un 5,2 de PH el papel
se pone azul, con un 4,5 verde y con un 3,6 naranja. El procedimiento francs
da colores diferentes. La proporcin ptima, en la escala establecida de 1 a
10, es 5,5 por encima de la cual acusa falta de acidez y exceso de alcalinidad.
Por debajo de 4,5 tiene exceso de acidez y peligro de corrosin, que llega a
ser grave en las proximidades de 3. Remediar estos daos entra ya de lleno
en el campo de las tcnicas de restauracin de documentos (28).
La prevencin de estos daos consiste en instalar filtros de entrada de aire
que lo purifiquen.

ENCLAVE PELIGROSO

Si como acabamos de exponer, la proximidad de industrias y factoras es


perjudicial para los archivos, este peligro se aumenta si adems manipulan
o almacenan materias inflamables o de fcil combustin. En consecuencia se
rehuir la proximidad de almacenes o manufacturas de maderas, materias
plsticas O papel, as como de combustibles tales como petrleo, gasolina u
otras sustancias semejantes. En todo caso el edificio del archivo estar
siempre aislado de los edificios contiguos por una zona de seguridad que
impida que el siniestro ocasionado en uno de ellos pueda pasar al del archivo.
Tenemos que prevenir tambin los peligros, en potencia pero totalmente
existentes, que pueda entraar la vecindad de objetivos militares en caso de
guerra o revueltas internas (29). Anotemos en su larga lista los mercados,
centrales elctricas, estaciones de ferrocarril o autobuses, puertos martimos
y fluviales, aeropuertos, puentes o nudos importantes de comunicacin,
crceles, cuarteles o cualquier instalacin militar. En estas zonas en caso de
guerra no solamente estn expuestos a la destruccin directa sino a los
perjuicios ocasionados por rotura de conducciones de agua o fluido elctrico
El edificio actual. Condiciones previa7 95

y proyeccin de escombros sobre el edificio. Porque si bien nos consta que


una capa de cemento y acero ha sido suficiente proteccin para bombas de
no demasiada potencia, no lo ha sido igual para las de mayor poder
destructivo, que han podido perforar hasta cinco y seis planos de un edificio.
An ms difcil es defender los documentos de la accin devastadora de
las bombas atmicas. La explosin de una de stas origina un 50 por 100 de
energa expansiva y el otro 50 por 100 de radiacin trmica y nuclear. La
proteccin que se haga para contrarrestar la onda expansiva sirve tambin
para la radiacin nuclear. Contra la radiacin trmica suele ser suficiente que
el material sea incombustible pero si se produce tempestad de fuego se hace
necesaria una proteccin especial por el alto grado de calor que origina. En
cuanto a poder evitar las consecuencias de la onda expansiva y viento
fortsimo que origina sera necesario construir bloques con las mismas
precauciones tomadas contra los terremotos, ya que las devastaciones que
produce son similares (30).
El archivo peor emplazado de que tenemos noticia respecto a estas
consideraciones es el de Toulouse (Francia) que tras estar en zona de terreno
hmedo y lejos del ncleo urbano se construy cerca de la va del tren
(objetivo militar) y cerca tambin de una fbrica (objetivo militar y aire
polucionado). El de Alcal de Henares (Espaa) tena tambin el
inconveniente de la proximidad de crceles y cuarteles pero ya han sido stos
desplazados a la periferia desde hace algunos aos.
La defensa de los documentos en caso de guerra constituye una
preocupacin tanto para los pases que la han sufrido como para los que han
sido meros espectadores de la catstrofe. De all ha venido la prevencin de
alejar los archivos todo lo posible de objetivos militares. A su vez se ha
estudiado el modo de prevenir en lo posible los daos derivados de esta
contingencia.
En el I Congreso Ibero-Americano-Filipino de 1952 se propuso la

(28) El exceso de acidez se neutraliza con un bao de carbonato de calcio o magnesio,


prestndole una defensa definitiva por sistema de laminacin.
(29) En la .Table Ronde. celebrada en Nairobi (Kenia) en 1978 se mostraron preocupados
fundamentalmente por aquel peligro los italianos por los destrozos sufridos durante la Segunda
Guerra Mundial, partiendo de los archivistas de Alemania Federal la atencin al peligro del
terrorismo. Kraemer, obra citada, vol. I, pg. 567, asegura que una <<alfombrade bombas.
produce el efecto de un sesmo. Onofrio Pasanisi expone el problema en Gli archivi e la guerra.,
recomendando trasladar lo ms valioso a sitio seguro (Rassegna ...,Anno VIII, X, Roma, genaio-
aprile 1948, nm. 1, pg. 72). Tambin Giuseppe Turrinin estudia su efecto en 4 1
bombardamento delle Biblioteche Capitolare de Verona e sue consecuenza nelle suppellettile de
Libraria (Bol. Instituto de Patologa del Libro, VIII, fasc. I-IV, pgs. 75-90).
(30) Mara del Carmen Guzmn, Subdirectora de nuestro Archivo Histrico Nacional,
public en el Boletn de la Direccin General de Archivos>>,ao XIX, nm. 116, nov.-dic. 1970,
pg. 26, un informe sobre este tema expuesto por John Garrick y R. A. Willamson en la
ponencia Protection of vital records agains nuclear weapons effects, que haba sido presentada
en una conferencia nacional de la American Records Management Association basada en
experiencias realizadas en el Instituto de Tecnologa de Massachussets y pruebas realizadas en
el polgono de experimentacin de Nevada.
96 El archivo. Instalacin y conservacin
sealizacin de los archivos con un signo visible, como se hace con los
establecimientos hospitalarios, y se habl de los pactos Roderich y otros
convenios internacionales de igual naturaleza. Sin embargo la falta de fe en
que fuesen respetados llev a buscar otras soluciones, que podemos agrupar
en tres modalidades.
Es una de ellas, quizs la ms segura, construir los depsitos bajo tierra
a salvo de bombardeos, incluso atmicos. Es otra dispersar los fondos
alejndolos de las ciudades. La tercera propone construir sobre tierra pero
con unas condiciones que merezcan cierta seguridad.
En Francia, Blgica y Polonia propusieron aprovechar tneles, pasadizos
subterrneos, stanos cubiertos de bveda o galeras de minas abandonadas.
Sin embargo la bveda de piedra no resiste el impacto directo de una bomba.
En los pases nrdicos han realizado depsitos excavados en la roca, ya
que la guerra pasada les ha demostrado que los construidos en superficie son
siempre vulnerables (3 I). El edificio de los Archivos Nacionales de Helsinki
estaba hecho sobre roca y durante la guerra excavaron dentro de los
cimientos de 10 a 12 metros, en dos plantas, que comunican con el edificio
por un ascensor.
Ante tales perspectivas son muchos los que aconsejan que se hagan
depsitos de seguridad bajo tierra. Si se trata de edificios sus stanos deben
ser abovedados. El Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia) est excavado
en la roca y lleva cemento en los techos. El de Mikkely (Finlandia) ha
aprovechado un refugio construido durante la guerra pasada haciendo afuera
otro depsito para lo ms moderno (figura 54). En el Archivo del Estado de
Coblenza tienen una cmara subterrnea de seis metros de profundidad, con
estanteras deslizantes para archivacin densa que permiten meter en caso de
peligro lo ms valioso, y otro ms pequeo para la documentacin ms
moderna. Algunos se inclinan por tenerlos previstos slo para caso de
emergencia.
En Estados Unidos han excavado en la roca galeras inmensas para
guardar microfilmes a la vez que han puesto en prctica la dispersin de la
documentacin por centros rurales.
Participa de este ltimo criterio el doctor Winckler del Archivo de Baviera
(Alemania) que propone alejarlos de los ncleos urbanos de cierta categora
a un mnimo de distancia de 30 kilmetros. Muchos se acogen a esta solucin
antes que hacerlos subterrneos por ser aqullos costosos de construir y
mantener: hay que asegurar el grado preciso de humedad y garantizar una
buena aireacin, lo que supone la dotacin, no slo de aire acondicionado
sino de un grupo electrgeno para el caso, corriente en situaciones blicas,
de cortes de luz.
Finalmente esta el grupo de los que se inclinan por hacer los edificios
sobre tierra pero con unas condiciones especiales. Tal por ejemplo que sean
de una sola planta de altura sobre el nivel del suelo para evitar el
derrumbamiento por la fuerza expansiva. Tambin que se construyan naves
El edificio actual. Condiciones previas 97

Figura 54.-Entrada por tunel cubierto al depsito dentro de la roca,


antiguo refugio, del archivo de Mikkely (Finlandia).

separadas evitando la acumulacin. Tenemos la experiencia de los Archivos


Nacionales de Hungra con doce depsitos de los que uno slo fue destruido
por una bomba incendiaria durante la pasada guerra quedando a salvo los
dems por estar separados entre s. Otros propugnan que los depsitos sean
totalmente cerrados al exterior suprimiendo incluso los pequeos puntos de
luz o aireacin.
Resta por mencionar el experimento hecho por Estados Unidos en el
polgono de pruebas de Nevada a cargo de miembros del Instituto de
Tecnologa de Massachussets (32) consistente en construir de un solo piso
sobre el nivel del suelo un pequeo depsito de seccin circular con cubiertas
abovedadas y muros de tubo de hormign o de acero ondulado. Cubierta
toda la estructura de una capa de tierra formando un pequeo montculo los
resultados han sido satisfactorios al comprobar que ha quedado protegido
tanto de la radiacin trmica como de la nuclear, sin que la onda expansiva
haya podido hacer otra cosa que resbalar sobre su curva. No obstante resulta
algo caro dado que los muros deben ser bastante gruesos, siendo tambin
costosas las instalaciones que precisa -mecnicas, elctricas, sanita-

(31) Sam Hedar anota en .On building archives., que ya entonces tenan muchos depsitos
subterrneos suecos y americanos (Archivum, VI, 1956, pg. 83).
(32) Vase trabajo citado en la nota 30.
98 El archivo. Instalacin y conservacin
rias, etc.-, as como el tener que recubrirlo de una capa de tierra. Por ello
slo puede ser recomendable para una pequea cantidad de documentos de
alto valor, aconsejando para ciudades en posible peligro que tengan una parte
del depsito de construccin abovedada por debajo del nivel del terreno, o
en archivos pequeos, a ras del suelo, pero siempre con su estructura de
seccin circular, nunca rectangular, para eludir, en parte, el efecto de la onda
expansiva, y realizado con tubos de hormign de acero ondulado, con la
misma finalidad.
Planificacin y estructura
Una vez determinado el lugar la cuestin que se plantea a continuacin
es la traza general del edificio, capacidad de los depsitos segn la
documentacin que ha de recibir, resistencia de los mismos segn el tipo de
archivacin (tradicional o densa) y materiales necesarios para que la
construccin responda a las condiciones requeridas.

TRAZA GENERAL

Para que un arquitecto sepa acertar en el proyecto de un archivo es de


todo punto necesario que se le suministre una informacin previa, que se le
mentalice sobre qu es y qu finalidad tiene un archivo y necesidades que
implica. Es mejor que esperar a que trate de orientarse por su cuenta y haya
luego que reformar todo. Nuestra compleja y variable sociedad da origen a
grandes exigencias sobre la versatilidad del arquitecto que lo mismo tiene que
construir un hospital que un edificio de oficinas, que una iglesia, que una
urbanizacin de viviendas, que una fbrica. No se le puede exigir que sea
experto en todo sino slo que con su tcnica sepa resolver nuestros
problemas.
La fuente de informacin suele ser la consulta de publicaciones tcnicas
donde se describen casos semejantes, as como la inspeccin personal de otros
edificios ya construidos pero generalmente se olvida la ms importante que
es la consulta directa con los principales usuarios, con los archiveros que son
los que saben por experiencia qu les falta y qu les sobra en sus viejas
instalaciones. Desde el Director del centro hasta el portero podrn contarle
al arquitecto muchas cosas sobre lo que debe hacer o no debe hacer (1).

(1) Schoenberner, Robert A. What the architect needs to know about archives>>(The
American Archiviste, nm. 27, 1964, pgs. 491-493.
1 O0 El archivo. instalacin y conservacin

Todas estas necesidades deben ser luego comunicadas por escrito al


arquitecto para que quede constancia y no pueda confundir nada de lo odo
de viva voz. Tiene que tener un conocimiento exacto de las reas y zonas
fundamentales de que va a constar el edificio y proporcin entre ellas, siendo
fundamental la capacidad de archivacin prevista y posibilidad de expansin
de la misma. Debemos suministrarle un esquema que comprenda la funcin
a realizar, rea del edificio en que va a realizarse cada funcin, equipo que
va a desarrollarla, necesidad de ritmo lento o acelerado de cada una de estas
tareas, tipo de servicio a realizar hacia la Administracin o el investigador,
incluidos los servicios especiales que debe prestar a ambos. Todo el trabajo
que desarrolla el personal debe ser indicado en un diagrama para ser tenido
en cuenta desde el momento en que entra la documentacin por el muelle de
descarga hasta que se archiva definitivamente en los depsitos y se presta
servicio con ella. La ubicacin de los diferentes sectores de este circuito debe
estar pensada de modo que facilite al mximo su cumplimiento.
Un segundo punto que debe conocer el arquitecto es el tipo de estanteras,
muebles o mquinas que van a ir en el edificio, tanto por la dimensin de los
espacios, como por su forma, como por la resistencia de los suelos, como por
cualquier exigencia particular que exista.
El tercer punto es el ms conflictivo, aunque a veces se d la inmensa
suerte de que no constituye problema, y es el presupuesto con que se cuenta.
Esto puede modificar mucho todos los planes.
Es muy conveniente que cuando estn hechos los primeros planos se pasen
a revisin por los archivistas para asegurarse de que no ha habido ninguna
mala interpretacin.

ZONAS DEL ARCHIVO

Todo edificio de archivo debe constar de dos zonas independientes


claramente delimitadas: dependencias y depsitos (2). Algunos prefieren
describirlas como tres: dependencias, laboratorios y servicios, y depsitos.
Otros como cuatro: dependencias de trabajo, zona del pblico, laboratorios
y servicios, y depsitos. Otros aaden comunicaciones: pasillos y
escaleras (3). De uno u otro modo la realidad es que los depsitos deben
constituir un bloque especial independiente, separado del resto por una zona
neutra en que se sitan las escaleras y elevadores.

(2) Este criterio fue adoptado desde tiempo inmemorial. Ya en 1919 Charles Johnson, en
<<Thecase of documents and management of archives., publicado en Londres, sostiene esta
separacin al extremo de aconsejarun pasaje cubierto para relacionarambos cuerpos de edificio,
lo que vemos realizado, muchos aos despus, en el archivo de Mikkely en Finlandia, aunque
esta vez se trata de unir dos depsitos de diferente naturaleza.
(3) Kolaz, L., y Parczewisth, W. <<Lenouveau batiment central des Archives de 1Etat de
Varsovieo (Archivum, VI, 1956, pg. 53). Enumera detalladamente todos los espacios, tanto de
trabajos tcnicos como administrativos.
PlaniJicacidn y estructura 101
Esta separacin est indicada no slo por las diferentes condiciones
tcnicas que requieren ambos cuerpos sino tambin por la necesidad de
protejer a la documentacin de los hbitos humanos, costumbre de fumar,
posible incumplimiento de control de uso por pura pereza, sustraccin, as
como a su vez proteger a las personas de los peligros de la acumulacin de
papel, facilidad de combustin, derrumbamiento por sobrecarga, etc. Las
necesidades humanas son en muchos casos contrapuestas a las de los papeles,
como por ejemplo la conveniencia de trabajar con luz natural, que perjudica
a los documentos, aunque tambin tengan otras muchas comunes, que antes
no se tenan en cuenta, tales como la limpieza, la ventilacin y la temperatura
y grado de humedad adecuados. Sin embargo el modo de satisfacer estas
necesidades para unos y otras tambin vara.
En los viejos edificios se entremezclaban ambas zonas pero desde
comienzos del siglo actual se iniciaron las construcciones en esta forma,
pudiendo citar entre los primeros el edificio del Archivo del Estado de Viena
y el de Dresden, en los que se establece la intercomunicacin entre ambos
cuerpos de edificio por un nico puente cubierto lo suficientemente largo
para evitar el peligro de que pueda pasar a las dependencias un incendio
producido en los depsitos o viceversa.
Algunos encuentran que esta separacin es tambin buena para evitar los
robos pero en la realidad esta precaucin es prcticamente superflua, ya que
stos no suelen perpetrarse cuando estn los documentos en los depsitos,
en los que no podran siquiera orientarse sin ayuda del personal, sino ms
bien en la sala de lectura, cuya rigurosa vigilancia es muchas veces
verdaderamente difcil.

PLANTA

Al trazar la planta de un edificio debemos de contar con una zona de


seguridad todo alrededor del mismo. Un archivo, viejo o nuevo, debe estar
separado de los edificios circundantes por una zona que puede utilizarse para
los accesos o como zona ajardinada si el espacio es suficiente. Nunca estar
su fachada enrasada con los dems edificios sino retranqueada lo suficiente
para poder manejarse alrededor sin necesidad de utilizar la va pblica. En
todo caso debe haber siempre una acera que le preserve de la humedad del
riego de la zona ajardinada (4) y si i s preciso un foso a nivel de los cimientos
que le preserve tambin de cualquier clase de filtracin y amortige los ruidos
y vibraciones de los transportes mecnicos de la zona circundante evitando
la disgregacin de los cimientos por esta causa. Esta zona de seguridad puede
oscilar de 10 a 20 metros de anchura. En general se prescribe que sean 10

(4) Duchein, en su aportacin al Congreso de Florencia de 1956, pg. 117, aade a la


conveniencia razones de esttica.
102 El archivo. Instalacin y conservacin

15 pero algunos archivistas sealan los 20 metros como mnimo (5). Con esta
zona de seguridad se busca tanto proteger el archivo de los peligros a que le
expone la proximidad de viviendas y molestias del trfico rodado, como
tambin la proteccin de las viviendas del peligro que supone la proximidad
de una enorme acumulacin de materia tan combustible como es el papel.
Es tambin vlida en cuanto a proteccin de cualquier manipulacin nociva
desde el exterior.
De esta manera se procedi a comienzos del presente siglo en la
construccin del archivo del Public Record Office de Londres y en el del
Estado de Prusia en Dahlem (Alemania), siendo hoy una de las precauciones
normalmente respetadas.
La necesidad de construir los depsitos con la capacidad y condiciones
necesarias ha dado lugar a que las plantas de edificio de archivo se hayan
hecho adoptando una serie de variantes, unas veces con la finalidad de
aprovechar mejor el espacio y otras en cuanto a distribuir de determinada
forma la documentacin.
El tipo ms divulgado, por ser el que aprovecha el terreno al mximo es
el de planta rectangular. En ella unas veces estn las dependencias unidas por
un solo lado y otras por dos. A veces son dos rectngulos acoplados por una
esquina o unidos solamente por un corredor pudiendo adoptar el conjunto
formas totalmente irregulares. Esto suele darse cuando se aprovechan
edificios ya construidos a los que se aade el depsito. Generalmente
responde a las necesidades del terreno de que disponemos, ya que si bien la
forma de un solo rectngulo parece la preferida hasta ahora, puede darse el
caso de disponer de terrenos contiguos que aconsejen cualquiera de las
variantes expuestas. Por otra parte la utilizacin de rectngulos relacionados
entre s, sobre todo si se hacen de diferentes alturas, rompen la monotona
de una masa compacta dndole un aspecto mucho ms agradable.
Entre los muchos ejemplos que existen de edificios de planta rectangular
podemos citar algunas variantes. Unidos a las dependencias por un solo lado
tenemos el departamental de Aurillac (Francia) y el de Udine (Italia).
Adosados por una esquina dos rectngulos recordamos el de Toulouse
(Francia). Unidos por un solo pasillo estrecho el de Lille (Francia) (figura 5 5 )
y algo ms el de Coblenza (Alemania). Tambin est unido por un solo nexo
el Archivo Nacional de Varsovia (Polonia) pero con la particularidad de que
si bien el bloque de depsitos es rectangular el de dependencias es circular,
con un patio central, caso nico que conocemos de esta original disposicin
(figura 56). Bloques rectangulares acoplados unos a otros forman el Archivo
de los Alpes Altos de Francia (figura 57). Para Dsseldorf (Alemania) existe
un proyecto en que los depsitos estn en el centro del rectngulo rodeados

(5) Voronin, I. <<Laconstruction des batiments darchives en URSS (Archivum, VII, 1957,
pgs. 8-9).
PlaniJicacin y estructura 103

Figura 55.-Archivo departamental de Lille (Francia), en el que el


depsito tuvo que instalarse separado y unido solamente al resto del
edificio por un solo pasillo.

Figura 56.-Plano del archivo de Varsovia, de traza totalmente nica.


104 El archivo. Instalacin y conservacin
de las dependencias por todas partes menos por la posterior (6).
Otras veces la planta adopta la forma de una T en que la barra transversal
suele ser la dedicada a dependencias,pudiendo citar de esta traza los archivos
departamentales de Chaumont y Mzikre (Francia). El Archivo Histrico
Nacional de Madrid (Espaa) tiene los depsitos en forma de U cerrada por
el cuerpo de edificio de las dependencias que sobresale por ambos extremos
(figura 58). En el Archivo del Estado de Siena (Italia), instalado en el palacio
Piccolomini, los depsitos tienen forma de C construidos alrededor de un
pequeo patio. Tambin puede adoptarse la forma de H en la que los brazos
laterales son los depsitos y la transversal las dependencias, siendo muy til
esta disposicin para que una sola dotacin de archivistas atienda a dos
procedencias administrativas diferentes ahorrando as el costo que podra
suponer construir y mantener dos archivos distintos, uno para cada
administracin (figura 59). Esta forma figura en la planificacin de archivos
de la URSS hecha hace algunos aos (7). Podemos citar construidos de esa
traza, ms o menos, los departamentales de Saint-Lo, inaugurado en
1966 (8), y el de Grenoble (Francia), en los que los depsitos ocupan

Figura 57.-Plano del archivo de los Altos Alpes (Francia) formado por
dos rectngulos acoplados.

(6) Janssen, Wilhelm. <<DieBestande des Hauptstaatsarchivs Dsseldorf. Kurzbersicht.


Selbstverlag des Hauptstaatsarchivs Dsseldorf, 1974.
(7) Presentada por Voronin en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en
Florencia en 1956, al que aporta un plano-tipo (Archivum, VI, 1957, pg. 5).
(8) .Archives de la Manche. Saint-Lo. Construction du nouveau dpot dpartamentale..
Pars, 1966. Edit. Forges de Strasbourg.
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sefi!ieJis!u!uipe sepuapa3oJd sop e Japuaie uepand saleJiua3 se!3
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106 El archivo. Instalacin y conservacin
solamente uno de los laterales. Este ltimo tambin podramos relacionarlo
con una T de base amplia.
Ms raramente encontraremos la planta triangular de la que conocemos
solamente el caso del archivo de Lons-le-Saunier (Francia), construido para
este fin en 1985. Para aprovechar la forma de un solar triangular y buscando
no acumular grandes masas en un solo cuerpo de edificio se ha construido
en forma de punta de flecha, o de A, el Archivo General de la Administracin,
de Alcal de Henares (Espaiia) (figura 60).
Con un terreno rectangular tambin puede conseguirse esta separacin de
masas adosando las naves de los depsitos en forma de batera o peine al
cuerpo de edificio de las dependencias. El mismo resultado se obtiene
disponindolos en forma radial, o de estrella (figura 61), de lo que tenemos
ejemplos en los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca), construidos
a la vez (9), cuyos depsitos estn hechos bajo tierra para asegurar ms su
proteccin. Estos dos ltimos tipos de planta fueron aconsejados por los
asistentes a la VI11 Conferencia Internacional de la Table Ronde des
archives., celebrada en Budapest en 1963. Los archivos de Dsseldorf
(Alemania) fueron proyectados con los depsitos en el centro, rodeados por
las oficinas y dependencias, menos por una de las fachadas, para dar acceso
fcil a la entrada y salida de documentos.

ALZADO

Sobre el terreno de que disponemos se han de resolver todos los


problemas por desarrollo vertical hacia arriba o en torre, horizontal
extendidos sobre el nivel del suelo, o vertical en profundidad, excavando en
la tierra o la roca. Ejemplo notable de lo primero tenemos en el archivo
departamental de Rouen (Francia) con treinta niveles, tres de ellos bajo tierra
(figura 62). Como en todos los de este tipo la zona neutra de separacin de
ambos bloques es horizontal pero en ste adems ha sido preciso hacer
tambin una zona neutra vertical, la de caja de escaleras y ascensores que
separa la torre en dos bloques independientes, aunque su efecto sea de uno
slo. Podemos citar igualmente el archivo del Estado de Georgia (EE. UU.),
con una zona aterrazada neutra entre las dependencias y los depsitos que
van encima. A veces se ha pensado en la conveniencia de invertir los trminos
usuales poniendo los depsitos en las plantas bajas para aislar las zonas de
trabajo de los ruidos de la calle pero esto es bastante arriesgado porque
supone colocar un brasero en potencia debajo de ella. Como ejemplo de lo
segundo podemos citar los Archivos Nacionales de Washington, el archivo
departamental de Grenoble (Francia) o el Archivo Histrico Nacional de
Madrid. Cuando constituyen dos bloques separados el nexo o trnsito de un

(9) Hvidtfeldt, Johan. New Archive-building in Denmark. Ponencia 2.a,IX Table Ronde.
Londres, 1965.
Planijicacin y estructura 107

Figura 6O.-Plano del Archivo General de la Administracin, de Alcal


de Henares (Espaa), construido en punta de flecha para aprovechar
el terreno triangular.

Figura 61.-Planta radial o en estrella de los archivos de Viborg y


Copenhague (Dinamarca).
108 El archivo. Instalacin y conservacin

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-
__

Figura 62.-Alzado de desarrollo vertical, con trein n veles, es d !


e l k s bajo tierra, del archivo departamental de Rouen (Francia).

bloque a otro suele hacerse por un solo corredor en la zona baja o a nivel
del primer piso, cuyo corredor comunica las dependencias con la zona neutra
de ascensores y escaleras, la que a su vez accede a los depsitos. Cuando
forma un cuerpo unido delimitado por muros y puertas cortafuegos el acceso
puede ser a todos los niveles, siempre por intermedio de la zona neutra. Como
ejemplos de desarrollo horizontal podemos citar el Archivo General de la
Administracin, de Alcal de Henares (Espaa), y el de Ottawa (Canad)
(figuras 63-64). Como ejemplo de lo tercero tenemos el Archivo Municipal
de Estocolmo (Suecia), con ocho niveles bajo la roca (figura 65), el
construido en Oslo (Noruega), o los de Viborg y Copenhague (Dinamarca),
proyectados simultneamente con planta en forma de estrella y cinco y cuatro
pisos subterrneos, respectivamente, protegidos por una capa de ferro-
concreto. Tambin el de Hesse en Darmstadt (Alemania). En estos casos el
aislamiento se logra por extensin horizontal igual que en 1cs de torre.
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110 El archivo. instalacin y conservacin

Figura 65.-Archivo de Estocolmo (Suecia), construido con las


dependencias al aire y los depsitos bajo tierra, aprovechahdo el
desnivel del terreno.

bvedas protegidas por acero. Son muy conocidos los depsitos de los
registros microfilmados por la Sociedad Genealgica, de los mormones, en
Salt Lake City, Utah (figura 66), tambin en Estados Unidos, perforados en
una montaa de granito a 210 metros de profundidad, comenzados en 1961.
En los de superficie algunos aseguran que son ms cmodos los que se
manejan por desplazamiento horizontal (carritos casi siempre, mecanizados
o no) que por vertical (escaleras y montacargas). Se encuentran los primeros
con frecuencia en Estados Unidos, donde abundan las zonas con poca
densidad de poblacin perifrica de las grandes aglomeraciones urbanas. Los
subterrneos los encontramos preferentemente en los pases nrdicos donde
se dan las condiciones propicias para ello: escasez de terreno climticamente
habitable, basamento de roca y experiencia de haber visto muy de cerca los
estragos de las guerras pasadas.
No puede decirse de un modo absoluto que uno u otro tipo de edificio
sea mejor o peor.
Para poder tener desarrollo vertical se precisa una cimentacin adecuada
dado el enorme peso que va a suponer el almacenamiento del papel en torre,
pero, sobre todo, un elevado ndice de elasticidad que le permita mantener
el equilibrio necesario en todo edificio alto. Por tanto no podr hacerse en
terrenos flojos o inseguros por cualquiera de los motivos ya expuestos.
Necesita una buena instalacin de ascensores-montacargas, sin los cuales no
podra efectuarse correctamente el servicio, y las escaleras correspondientes
Planificacin y estructura 111

Figura 66.-Bocas de entrada a los depsitos excavados en la roca


para la Sociedad Genealgica de la Iglesia de Jesucristo de los Santos
de los Ultimos Das, S. A. (mormones), en Salt Lake City, Utah
(EE. UU.).

dentro del edificio adems de las de socorro al exterior, as como toboganes


para poder desalojar por ellos rpidamente la documentacin si se produjera
un caso de emergencia. En caso de bombardeo estn ms expuestos a sufrir
daos or la onda expansiva y cohmocin del terreno aunque sea menor la
superficie que expone al impacto directo. El corte de energa elctrica deja
bloqueados los pisos altos no pudiendo realizar prestacin de servicio con
ellos por imposibilidad de remontar tanta escalera con la carga de papeles.
Cuando su desarrollo es horizontal el problema de los ascensores-
montacargas es mnimo, quedando sustituido por el de los largos
desplazamientos horizontales. Si se utilizan carritos son mejores los manuales
pues en los mecanizados, por electricidad u otro medio, se dan accidentes con
cierta frecuencia. Si se utiliza tubo neumtico para transmisin de
112 El archivo. Instalacin y conservacin
documentos, televisin en circuito cerrado para transmisin de imgenes de
documentos, o telfono para transmisin de datos, tambin sern afectados
por un eventual corte de energa elctrica.
En general diremos que los depsitos en torre se construyen en sitios
donde el terreno es muy caro o no hay otra posibilidad de expansin.
Los depsitos extendidos tienen ms partidarios entre los archiveros por
presentar menos problemas el transporte y acarreo de documentos. En
cambio ofrecen ms posibilidades al impacto directo. Llevando el principio
del desarrollo horizontal a sus ltimas consecuencias puede aminorarse el
peligro del impacto directo realizando una dispersin ordenada de los fondos
documentales que quedaran repartidos en pequeos depsitos incombusti-
bles de una amplia zona, en lugar de concentrados en un gran edificio de
mxima capacidad. Contra las radiaciones trmicas suele bastar que el
material sea incombustible pero si se produce tempestad de fuego habra
que contar con una proteccin especial. Contra la onda expansiva y viento
que origina una explosin habr que tomar las mismas precauciones que se
anotaron para zonas propicias a terremotos. Finalmente los excavados bajo
tierra tienen el mismo inconveniente de poder quedar bloqueado el servicio
por un corte de energa elctrica, salvo si se cuenta con grupo electrgeno.
Quedaran totalmente cortados los montacargas, la luz y la instalacin de
renovacin de aire, imprescindible en este tipo de depsitos. En cambio son
seguros para caso de bombas incluso atmicas. Estas, al estallar, producen,
como se dijo, un 50 por 100 de energa explosiva y otro 50 por 100 de
radiaciones trmica y nuclear. La construccin de los depsitos bajo el suelo
les protege de estos efectos ya que no hay mejor aislante de las radiaciones
que una buena capa de tierra. En el centro de ciudades que pueden ser
objetivo militar hay que contar, adems, como tambin ya se dijo al
mencionar los enclaves peligrosos, con el riesgo de rotura de conducciones
de agua, gas, etc. Si el depsito est construido bajo iin edificio habr que
protegerlo contra el posible derrumbamiento del mismo, lo que se consigue
bastante bien si las cubiertas de la construccin subterrnea son abovedadas.
Si est socavado en la roca no importa tanto cul sea su traza.
Es frecuente que sean de desarrollo mixto, con varias plantas en superficie
y de una a tres bajo tierra.
Dentro de la traza general del edificio ya hemos visto cmo debe ser
netamente distinto el cuerpo dedicado a depsitos del dedicado a
dependencias. Ahora vamos a examinar todas las condiciones necesarias para
que su realizacin sea acertada.
Planificacidn y estructura 113

ORIENTACION

Cuestin importante a considerar es la orientacin del bloque de


depsitos con arreglo al terreno de que disponemos. En principio se evitarn
siempre las condiciones climticas extremas por lo que el emplazamiento
debe variar segn la climatologa del lugar (10).
En general en una zona Sur, predominantemente clida, los depsitos
estarn orientados al Norte, mientras que en una zona Norte y fra lo estarn
hacia el Sur. Pero esto puede verse alterado por condiciones que modifiquen
el clima tales como altitud del terreno, vientos dominantes hmedos y fros
o demasiado clidos y resecos, proximidad de grandes masas de agua. Tan
perjudiciales son los vientos hmedos cargados de salitre como los resecos
cargados de polvo. En estos casos es aconsejable cerrar totalmente los muros
por ese lado, utilizando en su construccin las tcnicas adecuadas. En
ambientes hmedos conviene evitar la construccin de patios interiores.
Claro que los rigores climatolgicos pueden atenuarse e incluso anularse
con un buen sistema de climatizacin pero esto siempre es ms caro, por lo
que hay que procurar que este recurso sea necesario en el menor grado
posible.

ABIERTO O CERRADO

La construccin del depsito ofrece varias opciones en cuanto a la


finalidad fundamental de proteger la documentacin de sus enemigos
tradicionales, el fuego, el agua, el polvo y los rigores climticos, con
independencia de las condiciones del enclave del edificio.
El cambio de criterio que se ha producido en este aspecto desde principios
de siglo ha sido verdaderamente espectacular. Preocupados entonces por la
lucha contra los agentes biticos destructores de la documentacin, que
empezaban a conocerse cientficamente, pensaron que el aire del exterior y
la luz del sol eran los mejores aliados para exterminarlos: la ventilacin en
grado mximo impedira ?a humedad, tan necesaria para el desarrollo de
aqullos, y los rayos solares contribuiran a sanear el ambiente. Tambin era
buena esta abundante iluminacin en cuanto a que no convena hacer
instalaciones elctricas en los depsitos por miedo a los cortocircuitos.
Alguien objet que la luz era buena conductora del polvo, que sin duda
entraba libremente del exterior, pero a ello se opusieron remedios tan
pintorescos como sustituir las baldas normales por baldas de enrejado
metlico para que el polvo no se retuviera haciendo los suelos tambin de
-
(10) Las condiciones de los pases tropicales son totalmente diferentes de las de los pases
nrdicos y por ello los problemas que se dan en unos no se dan nunca en otros.
114 El archivo. Instalacin y conservacin
retcula metlica, de suerte que pudiese caer el polvo desde los pisos ms altos
hasta el mismo stano (sistema Lipman). Tambin echaron mano de
persianas o cortinas que atenuasen el exceso, pero constituyen un peligro en
caso de fuego. Las ventanas -se dijo- deben ser grandes ms altas y anchas
que el espesor del muro, que con frecuencia era de un metro. La luz del
sol debe ser muy bien acogida en los archivos en los que se ha de procurar
que llegue hasta el ltimo escondrijo., afirmaban convencidos, llegando a
proponer recursos tan curiosos como reflejar la luz de las ventanas sobre las
zonas oscuras por medio de espejos de vidrio o tela plateada (1 1).
Hoy se piensa de un modo diametralmente opuesto conociendo lo mucho
que pueden daar a la documentacin los agentes atmosfricos incontrolados
y sus alteraciones (12). La luz directa en los depsitos -ya se ha dicho- es
nociva por los rayos ultravioleta, que decoloran las tintas y queman el cuero,
y por los rayos infrarrojos, que producen un recalentamiento que reseca y
resquebraja los filos del papel y la materia del pergamino, y favorece el
desarrollo de insectos y parsitos. Clark hizo una experiencia que demostr
que en una habitacin con ventanas al Norte hacen falta veinte horas de luz
para causar los mismos efectos que a Medioda al aire libre en dos minutos.
En cambio la luz artificial es inactnica y no perjudica en absoluto (13).
Una solucin posible ha sido colocar las ventanas a ocho pies de altura
sobre el pavimento de cada planta, lo suficientemente hacia adentro para que
el sol no incida directamente sobre la documentacin (14). Tambin hacer las
ventanas inclinadas hacia afuera por la parte de arriba para que la luz entre
slo por all. Otro recurso ha sido realizar las fachadas con perfil de dientes
de sierra conforme sea conveniente para evitar que los rayos solares incidan
directamente en el interior de los depsitos (figura 67). En edificios ya
construidos se intent resolver el problema poniendo rboles alineados a la
fachada, de desarrollo con altura suficiente para tamizar la luz de una o dos
plantas, pero la prctica ha demostrado que atraen mosquitos y otros
insectos, voladores o no.
En cuanto a los otros agentes una temperatura alta vuelve el papel frgil
y ataca a la textura de los pergaminos que se degradan y quiebran fcilmente.
Si a ello se une humedad los documentos se convierten en un excelente campo
de cultivo de toda suerte de parsitos. La humedad, con calor o con fro,

(1 1) Casanova, obra citada, pgs. 43-44.


(12) No obstante todava hemos podido ver que Duchein, en su obra citada de 1985 <<Les
batiments darchives...., pg. 45, tolera los huecos al exterior por ventanas con cristales, que se
puedan abrir, cuya prctica no nos parece nada buena por los efectos de condensacin de
humedad que se produce a la diferencia de temperatura. No obstante reconoce (pg. 117) que
la ventilacin natural no suele resolver ningn problema y an facilita el de la contaminacin
atmosfrica.
(13) Hoy se conocen sistemas de instalacin de absoluta seguridad.
(14) Campbell, E. G . Building and equipement of Federal Records Center in the United
States (Archivum, VII, 1957, pg. 22). Este consejo de ventanas altas fue seguido en el archivo
que se hizo para la compaa Iberia en el aeropuerto de Barajas. (Espaa).
Planijicacin y estructura 115

I.

ECtlELE

0 c t r s a - b -

ARCHIVES DBARTEMENTALES DE L'ISRRB (Grenoble)


(Rez-de-chawsh)
1. MBgaS1.e d'archirn. 8. B Y ~ de U I'erchiviste m chef.
8. Salle de tti et de darrcmmt. 9. Bureau de I'arehivirte adjoint.
8. Sille de dceptlon des dmrmmtr. 10. Burnu du eaw-archiviste.
1. Hall d'entre du public. 11. Antichnmbrc.
6. Salle de lecture du p u b k le. a, b. c. Atelier de minolmage.
6. BibliothCque. 1%Entm de Yappartemat de I'arehlvlite
7. W c de mnfmnca et d'expdtlmr. en chef.

Figura 67.-Muro en dientes de sierra, para evitar la entrada del sol


(Isere, Francia).

favorece el desarrollo de hongos sobre la celulosa. Finalmente los cambios


bruscos de temperatura contraen y distienden sucesivamente las fibras de la
celulosa y el pergamino causando rpidamente su ruina.
As es como se ha pasado al criterio opuesto prescribiendo los depsitos
totalmente cerrados. Esto puede lograrse de dos formas: haciendo muros
ciegos, que a veces llevan pequeos y distanciados puntos de luz, o utilizando
en amplias reas de los muros exteriores paneles de vidrio filtrante, armado
en losetas (figura 68), u hormign de vidrio o vidrio aglomerado
(figura 69) (15).
Los depsitos totalmente cerrados, con slo luz artificial, sean en
superficie o bajo tierra, tienen el inconveniente de necesitar forzosamente una
instalacin de renovacin de aire, adems de la de iluminacin, lo que reporta
un mayor gasto de instalacin y un mayor gasto de mantenimiento. Por otra
parte parece que pueden producir claustrofobia al personal que los frecuenta.
Por eso es ms corriente que tengan pequeos puntos de luz natural con
gruesos cristales que aminoren la sensacin de encerramiento, o lleven
realmente pequeas perforaciones o huecos al exterior convenientemente
distanciados, lo que tambin se practica por razones de aireacin en los

(1 5) Para ms informacin vase epgrafe Materiales., en Realizacin de los depsitos..


116 El archivo. Instulacin y conservacin

Figura 68.-Fachada cubierta enteramente de vidrio filtrante, con


escaleras de socorro, del archivo departamental del Norte, en Lille
(Francia).

muros traslcidos de vidrio. A veces se consigue la renovacin de aire por


medio de tubos porosos colocados transversalmente u orificios que
atraviesan techo-suelo en los ngulos de cada planta, por la diferencia de
temperatura de suelo a cubierta (16).
Cerrados, con muros ciegos, podemos citar entre otros el del archivo del
edificio Albertine (Blgica), que constituye una torre de doce pisos; el de
Bremen (Alemania Federal), de once pisos; el de los Archivos Nacionales de
Varsovia (Polonia), y el del Archivo General de la Administracin, de Alcal
de Henares (Espaa), con pequeos puntos de luz (figura 70). Los Archivos
Nacionales de Pars cuentan tambin con un depsito cerrado de nueva
construccin y lo mismo el Archivo de la Corona de Aragn, de Barcelona
(Espaa).
Con pequeos huecos al exterior hay bastantes pudiendo ser ranuras
verticales o realmente pequeas ventanitas rectangulares o redondas que con
frecuencia dan al exterior efecto de mayor tamao, lo que se logra
enmarcndolos con recuadros cornisas o rebordes. Pueden adems ir
protegidas por algn sistema de pantallas, viseras o parteluces colocados al
exterior o al interior. Si los huecos son suficientes para poder pasar por ellos
una persona se recomienda cerrarlos con rejas en prevencin de robo. Con
frecuencia estos huecos al exterior van slo en uno o dos de los muros del

(16) Se hizo as en el depsito de celdillas del Archivo General de Simancas (Espaa), pero
por obturarse con bastante facilidad no dio resultados buenos.
Planificacin y estructura 117

Figura 69.-Fachada de vidrio aglomerado, u ((hormign de vidrio,


con respiraderos.

- - I -

Figura 70.-Muros ciegos, con puntos de luz y rayas horizontales para


amortiguar la sensacin de cerramiento. Depsitos del Archivo
General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa), de ocho
plantas de alzado.

depsito conforme a lo que requiere la orientacin del mismo. Para los


archivas departamentales franceses se han hecho algunos siguiendo estas
normas. Con aberturas estrechas verticales en toda su altura podemos citar
el de Rouen. En el de Grenoble estos huecos estrechos verticales se hicieron
oblicuamente al plano de la fachada de modo que siendo su orientacin Norte
la entrada de luz es totalmente indirecta. El de Tours slo tiene huecos en
dos de sus muros. En el de Aurillac estas perforaciones al exterior son de
0,45/0,45 centmetros y slo en la fachada Este, y en el de Colmar, de
0,40/0,40.En el de Beauvais se hicieron pequeas ventanas en la planta baja
pero en los dems pisos se sigui la norma de las perforaciones menores.
Todos ellos en Francia. Con ventanas de 0,40/0,70 centmetros situadas en
118 El archivo. Instalacin y conservacin
la cabecera de los pasillos, para dar luz a stos, se hicieron los depsitos sobre
superficie del archivo de Mikkely (Finlandia).
La otra solucin que se ha dado a la construccin de depsitos cerrados
sin que sus muros sean ciegos es la de utilizar en una extensa superficie de
sus paramentos vidrio armado u hormign traslcido, cuyas cualidades ya
se anotarn al tratar de los materiales de construccin. Con losetas de vidrio
o vidrio armado se construyeron varios en la URSS entre 1954 y 1956, con
un doble vidrio normal por el interior, siguiendo en esto la costumbre de los
pases fros. En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas dobles
de vidrio de cinco centmetros de gruesas. Tambin hay varios de este tipo
en los archivos departamentales de Francia. El de Gukret lleva paredes de
hormign traslcido o vidrio Primlit. El de Laon tiene amplios paneles de
losetas de vidrio doble con una capa de aire entre ellas. El mejor iluminado,
quizs demasiado, es el de Toulouse con paramentos enteros traslcidos. En
el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha usado un tipo de losetas
que neutralizan hasta un 50 por 100 de la luz solar. Normalmente cuentan
con las consabidas perforaciones al exterior o huecos practicables para la
renovacin de aire.
Tambin se ha buscado la proteccin de la luz utilizando los vidrios
especiales ya mencionados, aunque de consistencia normal, sobre todo para
tapar huecos en edificios ya dotados de ventanas o ventanales. El empleo de
vidrios Termolux, o de vidrios coloreados inactnicos, de que haremos
referencia al tratar de los materiales de construccin, estn ya rebasados por
los inconvenientes anotados de su fragilidad y no suficiente resultado. Con
vidrio Termolux se taparon las ventanas existentes en el Archivo
Departamental de Annecy y los ventanales de la capilla neogtica de 1852
en que est instalado el depsito del de Poitiers, ambos en Francia. Lo mismo
se hizo hace aos en el Archivo Histrico Nacional de Madrid, dotado
profusamente de ventanales al exterior y al patio central, que cuenta hoy con
parteluces. No obstante tambin se ha empleado a veces en grandes paneles
como en la fachada Norte del archivo departamental de Mzikre (Francia)
o se ha utilizado el vidrio armado cubriendo pequeos huecos para obviar
su fragilidad, como en el de Grenoble (Francia). Con vidrios coloreados se
proyectaron los Archivos Departamentales de Albi y Lille (Francia).
Tambin se utilizaron vidrios filtrantes en los depsitos del Archivo del
Estado de Marburgo (Alemania) y en el de Udine (Italia). Pero,
desgraciadamente, no preservan de rotura por fuego.

NUMERO DE PLANTAS O NIVELES

En la VI11 Table Ronde, celebrada en Budapest en 1963, se trat de


generalizar, aconsejando para los archivos intermedios pocos pisos, en
atencin a facilitar un servicio fluido, y reservando para los depsitos
definitivos los de muchas plantas o niveles (17). Sin embargo esto no
Planificacin y estructura 119
responde a una necesidad real ya que en ello inciden muchos factores.
El nmero de plantas que debe tener el bloque de depsitos es factor
resultante del tamao del solar y clculo de capacidad. Si el terreno de que
disponemos es amplio y permite construir por extensin horizontal, el
nmero de plantas no ser elevado. Si por el contrario es ms bien escaso,
ser preciso construir en torre. Contemos tambin con la posibilidad de hacer
dos o tres pisos bajo el nivel del suelo, cuando no sea excavada la totalidad
del depsito. Hoy es muy corriente, si el terreno lo permite, hacer una planta
cuando menos bajo tierra como depsito de seguridad o emergencia para lo
ms valioso. En el archivo comunal de Delf (Holanda) no ha sido posible
hacer ms que un stano, sobre el que va la planta baja y dos pisos. En cambio
el de Stuttgart (Alemania) tiene tres niveles bajo tierra con el mismo alzado.
El Archivo Nacional de Japn tiene cuatro plantas sobre tierra y otras cuatro
debajo. Las plantas en superficie vienen oscilando entre cuatro y ocho. Son
menos corrientes once y doce pisos, de lo que tenemos ejemplo en el de
Bremen (Alemania) y en el Albertine (Blgica), siendo caso hasta ahora
excepcionalel departamental de Rouen (Francia), con treinta niveles en total,
de los cuales uno bajo tierra est ocupado por la cmara de seguridad,
comenzando el depsito propiamente dicho por la planta segunda sobre el
nivel del suelo. La altura del bloque de los depsitos unas veces coincide con
la del resto del edificio y otras no, como ya se dijo al tratar de la traza general
del edificio. En el archivo del Estado de Coblenza (Alemania) los depsitos
tienen seis niveles mientras que las dependencias slo tres y en el del Estado
de Varsovia (Polonia), con el mismo nmero de plantas en las dependencias,
los depsitos alcanzan a siete. En cambio, en el Archivo General Central de
Alcal de Henares (Espaa) slo el pabelln de gobierno es ms bajo pero
los despachos de trabajo tienen las mismas ocho plantas que los respectivos
depsitos.

DELIMITACION DE ESPACIOS

El largo de las salas es tambin un punto a considerar. Un depsito de


archivo no debe estar nunca formado por salas inmensas de techos altos como
se construa a fines del siglo pasado y comienzos de ste. Si nos dan ya
construidas naves con estas condiciones ser preciso fraccionarlas en largura
y altura (18). En general se prescriben salas relativamente cortas y techos
bajos, estando totalmente desaconsejados los entrepisos que dejan huecos
centrales que favoreceran corrientes de aire que avivan la combustin. La
finalidad que se persigue con ello es conservar la documentacin en
compartimentos estancos, de no excesiva capacidad, que puedan ser
-
(17) Criterio sostenido por Estados Unidos (Actas publicadas, pg. 97).
(18) En los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) se hicieron al principio naves
corridas pero luego se dividieron en salas de 40 metros de largo. Igual se ha venido haciendo
en otros archivos reformados de todo el mundo.
120 El archivo. Instalacin y conservacin
fcilmente bloqueados y aislados del resto de los depsitos en caso de
producirse en ellos siniestro por fuego, inundacin o invasin de agentes
patgenos. Los criterios oscilan entre el tipo mnimo de celdillas (figuras 71-
72), sistema considerado como el de mayor seguridad contra el fuego ya que
su capacidad no suele sobrepasar de dos estanteras adosadas a derecha e
izquierda de las paredes laterales, con puerta de entrada cortafuegos, y los
mdulos con capacidad para una serie de estanteras cuya superficie suele ser
de 200 a 250 metros cuadrados hasta unos 700 metros cuadrados, por encima
de cuya cifra no parece aconsejable hacerlos (19). El tipo de celdillas tiene
el inconveniente de desperdiciar mucho espacio para poca documentacin,
adems de ser imprescindible una buena aireacin. Se hicieron varios en los
pases nrdicos como el de Helsinki (Finlandia). En Espaa se hizo as el
depsito nuevo del archivo de la Real Chancillera de Granada y un depsito
de nueva reestructuracin del Archivo de Simancas, pero la insuficiente
renovacin de aire los ha hecho poco efectivos. Es adems el sistema que da
menos capacidad de archivacin por metro cuadrado ya que se pierde mucho
espacio. Con mdulos de tipo pequeo hay varios departamentales de
Francia, como el de Aurillac y el de Tours, que tienen, respectivamente, 272
y 324 metros cuadrados por mdulo. Salas promediadas podemos citar las
del Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa),
cuyos mdulos segundo y tercero tienen 616 metros cuadrados de superficie
aprovechable cada uno, siendo el primero casi 200 metros cuadrados ms
pequeo. Quiz un poco ms de lo conveniente alcancen los depsitos del
departamental de Lille (Francia), con 756 metros cuadrados.
La altura de techos est condicionada por las mismas razones por las que
se recomiendan salas o mdulos no muy grandes en cuanto a su largura, pero
en este caso vierte a dos finalidades: que en caso de Pncendio se consuma
rpidamente el oxgeno disponible, necesario para la combustin, a la vez de
alcanzar fcilmente con los extintores a las baldas ms altas, y que en
circunstancias normales no sea necesario para el servicio el uso de ninguna
clase de escaleras ni taburetes, ya que los documentos colocados en la balda
ms alta deben poder ser alcanzados con slo extender el brazo. La altura
media recomendable oscila de 2,20 a 2,30 (20). Sin embargo hemos recogido
los datos extremos de 1,98 en el archivo departamental de Jura (Francia) y
2,70 en el archivo comunal de Delf (Holanda) y en el de la Administracin
de Alcal de Henares (Espaa). Sin embargo debemos anotar que los casos
de techos fuera de lo normal, por defecto o por exceso, suelen darse en
depsitos viejos que han sufrido obras de adaptacin, lo que ha obligado a
actuar dentro de unas medidas determinadas, como es el caso del archivo
citado de Jura (Francia), que instalado en un edificio de 1895 con tres plantas
de cuatro metros de altura cada una no se pudo sacar ms altura al rehacer
los niveles (21).

(19) Carmen Crespo, en su trabajo citado, pg. 9, aconseja de 200 a 300 metros cuadrados.
(20) Duchein, Michel, obra citada, pg. 44.
1ZI
Realizacin de los depsitos
Para que su construccin sea un xito tenemos que tener en cuenta los
siguientes factores, cuya importancia es primordial.

ACCESIBILIDAD

Partiendo de la idea de que los depsitos han de estar instalados en cuerpo


diferente del resto del edificio, tenemos que considerar el problema del acceso
a los mismos, no ya en funcin de la necesaria zona de seguridad sino en
consideracin a la facilidad o dificultad que pueda suponer en cuanto a la
prestacin de servicio.
En algunos edificios este acceso est reducido a un solo pasillo o punto
de contacto, segn estn en bloques separados o unidos por una pequea
parte. En el de Mzikre comunica por la sala de expurgos y en el de Toulouse
por un ngulo, ambos en Francia. Este nexo o paso suele ser a nivel de calle
o en la primera planta, pudiendo citar respectivamente el de Coblenza
(Alemania) y el de Lille (Francia). El acceso nico conduce siempre en primer
trmino a la zona neutra de escaleras y montacargas a partir de la cual la
entrada a cada depsito se hace a su mismo nivel, sin que deba existir nunca
comunicacin de una planta con otra por dentro del bloque de depsitos en
evitacin de que sirva de boca de tiro en caso de incendio. En otros casos en
que el bloque de depsitos est pared por medio del resto del edificio la
comunicacin se establece a cada nivel, siempre pasando por la zona neutra,
como en el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares
(Espaa). Cuando los depsitos estn excavados bajo el suelo la entrada se
hace a nivel de calle salvo en el caso de que se haya aprovechado un desnivel
del terreno que permita hacerlo ms abajo, como en el del Archivo del
Ayuntamiento de Estocolmo (Suecia) en que la entrada a los depsitos es por
la planta sptima de las ocho excavadas.
El problema a resolver es conjugar la accesibilidad fcil de los archivistas
124 El archivo. Instalacin y conservacin
a sus fondos de trabajo respectivos y el servicio al pblico, evitando en ambos
casos largos desplazamientos, a la vez de asegurar un aislamiento protector
de dichos fondos (1).

PROPORCION

La proporcin que debe guardarse en el reparto de terreno, entre los dos


bloques -depsito y dependencias-, depende de varios factores de los que
el principal es la necesidad de archivar una determinada cantidad de
documentos y servicios que requiere. As un archivo intermedio, abocado
principalmente al uso por la Administracin, tendr en proporcin ms
capacidad de almacenamiento y menos dependencias, mientras que en un
archivo definitivo, al servicio del pblico, habr que tener muy en cuenta
estas instalaciones.
En trminos relativos, cuando no hay apremio de espacio, se estima que
la parte ocupada por las dependencias no debe sobrepasar del 50 a 60 por
100 del total del edificio en los archivos definitivos y un 80 o 90 en los
intermedios (2). Otros consideran esta cifra excesiva y proponen de un 10 a
un 40 por 100 (3). Otros ms precisos un 28 por 100,cantidad que parece ms
equilibrada (4), siendo lo ms frecuente que sea un 25 a 30 por 100 (5),
aunque se llega a reducir a un 7 por 100 solamente (6).
En los proyectos de construccin de archivos realizados en Francia se dan
cuatro tipos de archivos departamentales segn la importancia de la
poblacin a que tienen que servir. Tipo A, para poblaciones de 100.000
habitantes, con depsitos que ocupan algo menos de la cuarta parte del total.
Tipo B, para 500.000 habitantes, con depsitos de casi tres cuartas partes.
Tipo C, para 1.000.000 de habitantes, con depsitos que ocupan ms de las
tres cuartas partes. Tipo D, para grandes ncleos urbanos, con depsitos que
alcanzan alrededor de las cuatro quintas partes (7).
Hoy debemos de tener en cuenta con respecto a la distribucin de espacios
en los archivos que las instalaciones de laboratorios, servicios y salas que se
necesitan para la buena conservacin de los documentos y eficiente servicio

(1) En nuestro Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares, se ha resuelto


satisfactoriamente instalando los despachos en el punto de confluencia de las naves de los
depsitos, cada uno en su misma planta, con sus correspondientes puertas cortafuegos.
(2) Este fue el criterio expuesto por los archivistas de Estados Unidos en la VI11 Table
Ronde celebrada en Budapest en 1963 (Actas, pg. 99).
(3) Criterio de Victor Gondons Jr. en Archival buildings. Programin and planing (The
American Archiviste, XXVII, 1964, pg. 479).
(4) En trminos relativos, dada la disparidad de criterios. .
(5) Informe de la URSS, en la Table Ronde. de Londres, 1965.
(6) Los Records Center de Estados Unidos.
(7) Son cifras solamente indicativas ya que estos clculos no son extensibles a los archivos
de otros pases con una produccin de documentos totalmente diferente.
Realizacin de los depsitos 125
al pblico han aumentado notablemente la proporcin de la zona de
dependencias con arreglo a lo que ocupaban antes.

CAPACIDAD

La capacidad de los depsitos depende del tipo de archivo que se vaya


a construir, segn sea definitivo o intermedio, es decir, segn sea el volumen
documental existente y el de documentos a recoger, calculado por lo
ingresado en un promedio de los tres a cinco ltimos aos. En los archivos
definitivos slo se contabilizarn los ingresos. En los archivos intermedios
habr que descontar las salidas, es decir que lo que realmente nos servir para
el clculo es lo que pudiramos llamar el caudal constante -con variaciones
a un poco ms o un poco menos- de documentos que habitualmente ha de
contener.
El clculo ms difcil es el de los archivos intermedios, ya que las
modificaciones circunstanciales de la Administracin pueden incidir sobre
las previsiones hechas (8).
A este respecto es muy conveniente la planificacin de archivos-tipo que
sirva de base a la construccin ordenada de los centros necesarios, como se
ha hecho en Francia, en la URSS y en otros pases.
La capacidad de archivacin de un depsito se mide por metros lineales.
Las unidades de conservacin, cajas, legajos, carpetas o libros no pueden dar
nunca una idea exacta por no estar normalizados sus tamaos y capacidad
y mucho menos las unidades documentales (expedientes o documentos). En
la URSS se hizo hace algunos aos una planificacin pero sus clculos estn
realizados sobre lo que llama artculos'(unartculo = 200 hojas). Da tres
tipos, de ms a menos capacidad, para 1.200.000,para 240.000y para 18.000.
Segn el clculo hecho en la planificacin de archivos en Francia,
descontado el espacio ocupado por los pasillos de acceso y circulacin y
partiendo de la base de una estantera de cinco baldas de alturas superpuestas,
veremos que 1.000 metros lineales de archivacin caben en 170 metros
cuadrados de espacio. Conforme a esto, para un depsito de 10.000 metros
lineales ser preciso prever 1.700 metros cuadrados de depsito. Los mismos
10.000 metros lineales llenarn 3.650 metros cbicos de almacn. Sin
embargo parece que estos clculos estn hechos sobre colocacin de cajas en
posicin vertical, ya que, colocadas lateralmente, pueden ponerse seis baldas
en vez de cinco y el espacio que se pierde en profundidad tiene muy escaso
valor.
Entre los archivos construidos de que hemos podido recoger noticia acaso

(8) Si se trata de una entidad determinada siempre cabe la posibilidad de descargarse de los
fondos ms antiguos entregndolos en depsito al Archivo Histrico del Estado de carcter
nacional, regional o de circunscripcinmenor que quede ms cerca.
126 El archivo. Instalacin y conservacin
uno de los ms pequeos sea el del Estado de Ascoli (Italia), con cerca de
13.500 metros lineales de archivacin, y de los ms grandes el Archivo
General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa), con 275.000
metros lineales, y el de la Citt International des Archives., en Versalles
(Francia). con 800.000 (9).
Sobre las previsiones de capacidad existen dos tendencias:
a) La de construir la totalidad de una prevencin determinada.
b) La de construir parte de lo calculado pero con posibilidades de
ampliacin.
La primera es la ms antigua. Oscila la estimacin entre los veinte y los
cien aos (10). Sin embargo hoy no suele hacerse por ms de veinte o
veinticinco aos ya que tampoco conviene adelantarse, en previsin de
nuevas tcnicas que puedan mejorar la instalacin. En el archivo de Udine
(Italia) se calcul en 1955 hasta el ao 2000, o sea cuarenta y cinco aos. El
clculo anterior, que es criterio ms reciente, nos parece ms aconsejable: el
desembolso de momento es menor y se evita tener durante aos una buena
parte del edificio sin uso pero con gasto de conservacin y mantenimiento.
Siguiendo este ltimo criterio el edificio se planea con la posibilidad de
agrandar sus depsitos horizontalmente, por extensin, o aadiendo
anexos (1 1); en altura, por superposicin de pisos sobre lo ya construido, o
en profundidad, cuando est asentado en terreno que permita excavar bajo
el edificio o en el terreno circundante. Esta es la solucin ms difcil. Pudo
ser realizada en los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) que al estar
cimentados sobre roca permiti perforar durante la guerra ltima hasta 10
12 metros de profundidad, a pesar de tratarse de un edificio construido
en 1890.
En los Archivos Nacionales de Bruselas y en el de Londres, por no tener
ninguna de estas posibilidades tuvieron que construir nuevos depsitos a 50
y 40 kilmetros de distancia, respectivamente. Los Archivos Nacionales de
Pars se vieron obligados a construir la Ciudad de los Archivos en Versalles.
Los Archivos Nacionales de los Estados Unidos y el de Maryland Hall of
Records, edificados o instalados con anterioridad al reconocimiento de esta
prevencin, no admiten ampliacin tampoco en sus edificios.
Con arreglo al criterio de no construir la totalidad se hicieron los archivos
de Viborg y Copenhague (Dinamarca), cuyos depsitos en forma de estrella

(9) A ttulo indicativo podemos citar, de menos a ms, los siguientes: Archivo Nacional de
La Habana (Cuba), 16.000; Alto Garona (Francia), 25.000; Chancilleras de Granada y
Valladolid (Espaa), 40.000;Archivo General del Reino de Blgica, 75.000; Archivo Central del
Estado de Mosc (URSS), 93.000; Archivo de Beveren-Was, cercano a Bruselas (Blgica),
150.000 a 200.000.
(10) Duchein estima que veinte es poco y cien mucho, mientras Salvatore Carbone propone
cuarenta o cincuenta aos.
(1 1) Plan de la URSS de 1956 ya citado.
Realizacidn de los depdsitos 127
bajo tierra se excavaron slo en parte dejando para ms adelante la
conclusin de la obra.
El agrandar por extensin es cuestin de contar con un solar que permita
hacerlo, aunque sea a veces a costa de la zona ajardinada de seguridad. En
el de Udine (Italia) se puede aadir un bloque adyacente. En el General de
la Administracin de Alcal de Henares (Espaa) hay terreno para construir
duplicando la capacidad de los depsitos actuales.
Aadir pisos es cuestin del arquitecto cuando determina la cimentacin.
En el de Udine (Italia) y Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) se
ha previsto poder levantar un piso ms. En el de Coblenza (Alemania) tienen
la posibilidad de instalar 891 metros lineales de archivacin ms en el desvn.
El profundizar es tambin cuestin del arquitecto, que debe estudiar su
posibilidad. En Basilea (Suiza) hubo necesidad de reforzar los muros laterales
hasta la segunda planta para poder tener tres pisos bajo el nivel de la calle.
En Espaa se pens dotar al Archivo Histrico Nacional de un depsito
subterrneo excavado en el terreno circundante pero despus de tener hecha
la maqueta no se llev a efecto. En el del Estado de Roma (Italia) en el edificio
de lo que fue la EUR, cuentan con una vasta extensin subterrnea producida
al cubrir a ms altura un terreno bajo con el fin de ajardinar a nivel de los
edificios.
Todava queda un ltimo recurso para agrandar la capacidad de un
depsito cuando no existe posibilidad de ninguna de las soluciones expuestas
que es construirlo con la solidez necesaria para soportar una archivacin
densa. Esta tambin tiene que estar en las prevenciones del arquitecto ya que
la resistencia de peso pasar de 1.200 1.300 kilos por metro cuadrado a
1.500. Si se trata de edificio ya construido ser necesario el informe del
arquitecto sobre si se puede hacer o no (12). De cualquier modo los pisos no
deben ser de menos de 22 centmetros de espesor.

RESISTENCIA

La resistencia de un depsito de archivo se calcula por metros lineales de


archivacin y su equivalencia en toneladas por cada metro cuadrado de
superficie. Segn sea la estantera que se ponga, ms ligera, ms slida o de
sistema denso, el clculo de peso por metro cuadrado puede variar de 1.200
a 2.000 kilos, incluidos papel y estantera.
Como regla general una balda de un metro lineal debe poder soportar sin
flexionarse 100 kilogramos, y un metro cbico del depsito puede dar cabida
a 8 16 metros lineales de estantera (13).
La resistencia suficiente para soportar el peso de estanteras y papeles no
debe depender del grueso de los muros ni tampoco de las planchas que
forman el suelo sino del armazn de acero del edificio, y del hormign que
lo recubre. Las estanteras irn enganchadas, por as decirlo, a estas pilastras
128 El archivo. Instalacin y conservacin
o bien constituirn en s una trama a partir de cimientos hasta la cubierta,
lo que se conoce como estantera autosoportada, con su solado en cada piso.
Si nos han dado para instalar el depsito de archivo un edificio ya construido
ser preciso vaciarlo,respetando los muros si lo merecen y toda la fachada
que sea noble, para proceder a reconstruir por dentro con un doble muro en
las condiciones adecuadas. As se hizo, entre otros, en los departamentales
de Mons y Orleans (Francia). Si los muros fueran excepcionalmente gruesos
y resistentes como ocurre a veces con viejos edificios construidos con sillares
de piedra, podran tenderse sobre ellos las vigas metlicas de las que las
estanteras iran colgadas para no descargar el peso sobre el suelo de los
pisos. En todo caso debe conocer previamente el arquitecto qu tipo de
estanteras se van a colocar, si clsicas, densas o de ambos sistemas.

MATERIALES IDONEOS

Hace aos cuando se iba a construir un archivo slo se pensaba en su


solidez. Pero ms se contaba con la resistencia absoluta que con la relativa.
Tngase en cuenta que los minerales resisten ms o menos la presin segn
su compacidad y el ambiente en que se encuentren. Hoy es norma aceptada
que deben estar tambin pensados para defender la documentacin de cuatro
agentes destructores que la amenazan: el fuego, el agua, los rayos solares y
las especies del reino animal y vegetal que atacan el papel (microorganismos
fitfagos, insectos, roedores, hongos). Adems tenemos que defenderlo de
otros peligros de la civilizacin(gases contaminantes, vibraciones producidas
por el trfico rodado, ruido, bombardeo).
Con frecuencia el tipo de material que sirve para una cosa tambin sirve
para alguna de las otras.
Para la defensa del fuego son de capital importancia los materiales
empleados en su estructura. Para el cuerpo del edificio el material ms idneo
es el hormign armado que, adems de su solidez, ni entra en combustin
ni se disgrega. Algunos consideran que debe ser enteramente de este material
(Espaa, Estados Unidos), otros que es suficiente con slo un revestimiento
(Yugoslavia, Baviera). Sin embargo debemos recordar que si la capa de
cemento es ligera puede ser perforada por una bomba en varios de sus
planos (14). El hormign armado tiene el defecto de que es mal aislante
trmico y no proteje bien de la humedad y adems es feo a la vista por lo que
al exterior suelen ir recubiertos los. edificios por una capa de piedra, como

(12) En el Archivo Histrico Nacional de Madrid fue necesario reforzar la cimentacih para
poder poner archivacin densa en un semistano.
(13) Duchein, Michel. <<Lesbatiments darchives...., edic. 1985, pg. 47. Advierte que un
metro cbico representara ms o menos metraje lineal segn las caractersticas de los
documentos. Basa sus clculos en pisos de techos de 2,lO a 2,20 metros de altura. Aporta un
gran nmero de cifras posibles en cuanto a peso y capacidad.
(14) Se pudo comprobar en la guerra pasada.
Realizacin de los depsitos 129
los Archivos Nacionales de Pars, o de ladrillo, como el Archivo General de
la Administracin de Alcal de Henares (Espaa), o el municipal de Delf
(Holanda), o el de Stuttgart (Alemania). A veces se recubre tambin de gres
laminado como el Archivo del Estado de la Repblica Federal Alemana. El
hormign se utiliza tambin para proteccin contra bombas de los depsitos
subterrneos en su parte a nivel del suelo, como se hizo en los de Viborg y
Copenhague (Dinamarca).
El hierro es material que se debe desterrar de la estructura de los archivos.
No debe utilizarse en el armazn metlico, como antes era corriente (Archivo
de Marburgo, Alemania), ya que las vigas de hierro se recalientan y acaban
fundindose y doblndose produciendo el derrumbamiento de todos los
planos. Hoy se ha sustituido por acero. Tampoco deben hacerse en los
depsitos escaleras ni entarimados de hierro, como era usual en las
construcciones del siglo pasado, y comienzos de ste, porque al ser buenos
conductores del calor ayudan a un rpido recalentamiento y propagacin del
fuego. Tambin se recomiendan pavimentos continuos incombustibles (15).
Son resistentes al fuego las losetas de vidrio armado u hormign de vidrio
que ni arden ni estallan fcilmente, por lo que son particularmente tiles para
cerrar huecos de los depsitos al exterior. La fibra de vidrio no se quema ni
es buena conductora del calor a la vez de no ser atacable por los parsitos
por ser inalterable su constitucin fsica. Se utiliza en revestimiento de techos,
paredes y calderas o conducciones que puedan recalentarse. Todas las
conducciones de combustin (calefacciones u otras) deben ir protegidas por
muros refractarios, no susceptibles de recalentamiento.
Por supuesto que la madera debe ser totalmente desterrada tanto en la
construccin de edificios como en los elementos de su instalacin. Aparte del
peligro de las termitas su fcil combustin la convierte en uno de los ms
peligrosos materiales y por tanto es totalmente recusable su utilizacin
particularmente en los depsitos del archivo (16). Deben ser incombustibles
no slo las estanteras sino todos los muebles accesorios y carritos que van
a utilizarse en los depsitos. Por todo esto es difcil conseguir la adecuacin
de edificios viejos a estas exigencias aunque puede hacerse algo. Cuando
menos pueden construirse cmaras especiales para meter lo ms valioso a
prueba de fuego y bombas. En el Archivo de la Corona de Aragn, en
Barcelona (Espaa), se ha hecho dentro del edificio una carcasa de hormign
armado, ciega, con slo puntos de luz por placas de vidrio, conteniendo siete
plantas. Entre los pioneros de la construccin de archivos con material
incombustible parece que se encuentra el del Ministerio de Justicia de la
URSS, edificado en 1886. Otro recurso a emplear en los viejos edificios es

(15) Repolls. <<Previsin


y lucha contra el fuego en archivos, bibliotecas y museos. (Bol. de
la Direccin General de Archivos, ao XIX, nms. 114-115, pg. 13).
(16) Recientemente se estn realizando pruebas en el Instituto de la Madera (Ministerio.de
Industria y Energa) en que se promociona el uso de sta como material resistente al fuego por
contener un cierto grado de agua y no alabearse por el calor. No obstante no debemos admitirlo
en cuanto al uso en archivos, aunque s sea preferible a las materias plsticas.
130 El archivo. Instalacin y conservacin
recubrir las paredes, suelos y techos de materia ignfuga aunque en
entarimados no suele valer mucho. Igualmente se debe proceder a tratar con
algn producto ignfugo las estanteras de madera noble que se conserven en
la zona noble como elementos decorativos o cualquier otro mueble o
decoracin de madera. Un buen producto de estos evita durante media hora
cualquier ignicin de la madera tratada o cuando menos que se formen llamas
y queden brasas. Para vigas se utiliza una solucin de 250 gramos por metro
cuadrado, mnimo, y se aplica por pulverizaciones en dos o tres capas. Para
puertas y ventanas existe barniz que se da como cualquier otro. Los edificios
antiguos, por ser la madera seca ms combustible, precisan un porcentaje
mayor de materias ignfugas que los modernos. En la URSS estn prohibidos
los barnices de aceite.
En cuanto a evitar la humedad ya hemos visto que es fundamental el
sistema de construccin. No obstante contamos adems con recursos
adicionales, como la naturaleza ms o menos porosa de los materiales
utilizados. Debemos saber que los ladrillos que se utilizan para cubrir los
paramentos de hormign recogen mucha agua, cuyo efecto nocivo se
aumenta si forman algn relieve. En cambio las lminas de gres, utilizadas
para el mismo fin de mejorar el aspecto exterior de los muros, son resistentes
a la humedad y al calor. El aislamiento por cmara de aire se consigue
utilizando hormign celular cuyas pequeas celdillas actan como aislante,
utilizando hormign traslcido formado por gruesas losetas de cristal
cncavas que soldadas una contra otra por la parte de la concavidad
proporcionan el mismo resultado, a la vez que constituyen un buen aislante
acstico y filtro de luz solar. Otro de los recursos es mezclar a los materiales
sustancias hidrfugas (17), de las que parece proporciona buenos resultados
la wermiculina>>utilizada en el archivo de Iskre (Francia), la que puede
tambin formar una capa intermedia entre dos tabiques. El amianto es til
en la fabricacin de mortero con cal, yeso, cemento y agua. Debemos saber
que la argamasa de cal con lodo es bastante absorbente, que lo es menos si
se mezcla con arena y que disminuye su cualidad hasta diez veces menos si
se mezcla con cemento. Un buen material hidrfugo puede reducir la
humedad de un semistano de 60 a 70 veces. En cuanto a las pastas cubrientes
pueden ser hechas a base de asfalto o polivinilo. A este respecto anotaremos
que las cubiertas deben estar muy bien impermeabilizadas. No obstante en
climas lluviosos las tejas dan excelente resultado y en algunos pases que
adems son fros van muy bien las losetas de pizarra, que pueden cubrir
adems de los tejados la parte exterior de los muros expuestos a vientos
hmedos. Los Archivos Nacionales de Pars llevan este tipo de cubierta en
uno de los depsitos nuevos. No son en cambio recomendables para cubrir
los edificios los terrazos o los vitrocementos, pero lo que nunca haremos es
utilizar a este fin planchas de hierro o cinc, como se hizo en algunos sitios

(17) Tal por ejemplo el hormign con revestimientohidrfugo, de que trata Carmen Crespo
en su obra citada, pg. 9.
Realizacin de los depsitos 131
en pocas pasadas, aunque s pueden utilizarse hojas de aluminio (18).
El problema de los rayos nocivos que la luz solar nos plantea nos presenta
el dilema de neutralizarlos o tener que recurrir a una instalacin elctrica. Es
sabido que los cristales normales slo absorben un 30 por 100 de estos rayos
nocivos, que atacan tanto al papel como al pergamino y tambin al cuero y
al cartn, borrando adems las tintas. Barrov hizo una prueba sobre
documentos convencionales de donde se pudo comprobar que un da de alta
temperatura equivala a diez aos de envejecimiento. Sin embargo puede
haber variantes en cuanto a las colas y las tintas utilizadas en el papel. Se
hicieron estudios sobre este problema en los Archivos del Reino de Suecia,
Archivos Nacionales de Washington e Instituto de Patologa del Libro, en
Roma, que dieron por resultado descubrir que los rayos nocivos eran los
violeta y ultravioleta (19). Es por esto que hoy se recomienda que los
documentos que se consideren de importancia perdurable se redacten en
papel de buena calidad (20). Adems sabemos que la luz solar es buena
conductora del polvo.
En cuanto a la instalacin elctrica, cuando los sistemas conocidos no
eran muy seguros, se recomendaba no ponerla en los depsitos valindose de
ventanas suficientes para una iluminacin natural durante la mayor parte de
las horas del da (21). Para corregir estos efectos, sin quitar mucho la
luminosidad, se recurri en principio al sistema de poner una capa de fibra
de vidrio entre dos cristales normales, sistema conocido con el nombre de
Termolux,con el que se consigue difuminar la luz en un 95 por 100,adems
de servir de aislante trmico. A veces se ha utilizado para neutralizar la
existencia de grandes ventanales. Es incombustible, no es atacable por
parsitos, ni se altera en su constitucin.
Otro de los sistemas ensayados despus fue mezclar determinadas
sustancias a la pasta de vidrio, tales como cerio, xido de cerio, vanodio,
xido de hierro o sulfuro de cadmium, con lo que los cristales toman
coloraciones diferentes: azul, lila, verde. Estos s son verdaderamente
filtrantes o inactnicos, absorbiendo, en ms o menos grado, los rayos
nocivos (22). El mismo resultado conseguiremos aplicando sobre los cristales
-
(18) Duchein, Michel. Les batiments #Archives Departamentals en France. (Archivum,
1956, pg. 121).
(19) Duchein, obra citada, pg. 62.
(20) Esta precaucin est ya en prctica en Estados Unidos, dado que el papel que suele
utilizarse ahora es de calidad muy inferior al que se usaba hace algunos aos. De hecho resisten
mejor los papeles de los siglos XVI a XIX, no as las tintas, que a veces eran corrosivas calando
totalmente el papel.
(21) Buen ejemplo de este criterio es la estructura de nuestro Archivo Histrico Nacional,
a la que se han aplicado diversos remedios.
(22) En el archivo de Schoppach (Blgica) se pusieron en la fachada Sur vidrios cuya materia
estaba mezclada con sulfuro de cadmium, que da un color naranja, mientras que en la fachada
Norte se utiliz un tipo de cristal difusor termoaislante con fibra de vidrio intermedio (Actas
de la journ statutaria du 29 mars 1973. La construction et lamenagement des biblioteques et
depots &archives. Actes publi sur la direction de G. Braive et D. Hanappe, Bruxelles, 1973,
Pg. 9).
132 El archivo. Instalacin y conservacin
de ventanas y claraboyas hojas de plstico de metacrilato. En Estados Unidos
se ha empleado el filtro amarillo de Kodak. Si no se dispone de dinero
suficiente para su costo puede adoptarse un medio ms econmico
consistente en adherir a los cristales normales planchas de celulosa o, mejor
an, darles un barniz de cloruro de polivinilo, que es incoloro y fcil de
aplicar. Estas soluciones slo son recomendables como ltimo recurso.
Sin embargo ninguna de estas modalidades ha tenido mucha aceptacin
porque persiste el riesgo de su fcil rotura, sobre todo en caso de fuego, por
lo que se ha pasado a utilizar el vidrio armado u hormign de vidrio. Las
gruesas losetas unidas con hierro y cemento, o con una retcula interna
metlica, no son absorbentes pero disgregan los rayos solares al atravesar por
ellas la luz impidiendo su directa incidencia en el interior del edificio, con la
ventaja, sobre los sistemas anteriores, de que no estallan por el fuego. En el
plan que se hizo hace aos para archivos de la URSS se prescribi el doble
cristal, propio de los pases fros, pero poniendo losetas de vidrio al exterior
y vidrio corriente por dentro. En el Archivo del Estado de Varsovia se
pusieron losetas de vidrio de cinco centmetros de grueso (23). Para evitar la
refraccin daina se recomienda a los pases clidos que las paredes de los
depsitos no sean blancas, sino pintadas en color crudo o verde (24).
En cuanto a la proteccin acstica la tendencia actual de aprovechamiento
del volumen construido ha desterrado los gruesos muros de antao y, como
consecuencia, su permeabilidad a los ruidos ha aumentado, agravando esta
situacin el incremento de los ruidos que la mecanizacin lleva consigo. El
grado de aislamiento acstico depende del nivel sonoro de la zona en que se
encuentre el local. La defensa se consigue en parte por el cerramiento de los
muros, cuando viene del exterior, pero tambin por lminas absorbentes
colocadas en suelos, techos y paredes. Estas materias aislantes pueden ser:
porosas, que dificultan la propagacin de la onda sonora en la misma masa
del material que por no ser elstica no permite vibraciones, o de membrana,
que debilitan la onda al perder sta su energa al hacer vibrar la membrana.
Puede ser tablero duro perforado. En cuanto al corcho aglomerado es de
bastante uso pero tiene un coeficiente bajo de aislamiento. Tambin se
emplea la fibra de vidrio y otras sustancias minerales. Hoy el comercio ofrece
placas de aislamiento ya preparadas que dan muy buen resultado (25).
Problemas de menor importancia nos plantean las vibraciones producidas
por el trfico rodado de la calle, sobre todo en plantas de stano y
semistano, lo que puede amortiguarse revistindolos de materiales
adecuados. En los Archivos del Estado de Georgia (Estados Unidos) se han
dotado de proteccin los que hay debajo de tierra y los del nivel del suelo.
En Stuttgart (Alemania) se han climatizado y defendido del ruido los tres

(23) En la URSS se pusieron algunos entre los aos 1954 y 1956, pudiendo observar que,
a pesar de quebrar los rayos solares, algunos papeles amarillearon un poco.
(24) Kraemer, obra citada, pg. 829.
(25) El recurso ms antiguo era recubrir los pasillos de los depsitos de linleum para
amortiguar los ruidos de paso.
Realizacin de los depsitos 133
niveles por debajo del suelo y se han insonorizado hasta dos niveles sobre la
superficie. La insonorizacin se logra utilizando los mismos materiales que
se indicaron para los archivos de uso inmediato.
En cuanto al polvo, que genera con frecuencia la aparicin de agentes
biticos, no es mucho lo que se puede hacer, aunque s sabemos que el
hormign, material usado en su mayora en estas construcciones, puede
mezclarse con sustancias antipolvo (26). En primer lugar debemos rechazar
el cemento visto porque desprende muchas partculas de polvo siendo campo
abonado para anidar los insectos, a no ser que usemos el llamado cemento
flojo. Para pavimentos de cemento se viene recomendando cubrirlo de
linleum y as est en muchos archivos, pero se desgasta bastante con el roce
de las ruedas de los carritos porta-documentos. Hay otros materiales
continuos para cubrir suelos a base de caucho o plsticos, de ms resistencia
pero ms caros. Tambin pueden utilizarse pastas cubrientes o simple barniz
de polivinilo aplicado con un pincel pero cada uno de estos sistemas que son
ms econmicos son a la vez en la misma proporcin menos efectivos y
duraderos. Deben evitarse los suelos de losetas porque las junturas siempre
se marcan y en ellas se deposita el polvo. Por supuesto las moquetas o
cualquier otro tipo de cobertura semejante estarn totalmente proscritas, as
como los pavimentos de corcho. En cuanto a los planos de hormign existe
la posibilidad de mezclar a la masa sustancias bactericidas y fungicidas. En
cuanto a la pintura de las paredes debe ser de tipo oleaginoso, que no retiene
el polvo, o de plstico, que son lavables. Por compensacin puede que sean
ms propicias al fuego. Si se utiliza algo de madera o ya la tiene el edificio,
por ser aprovechado de viejo, deben tratarse las vigas y dems elementos con
alguna solucin antitermita, adems de la ya mencionada ignfuga. La
madera es el peor material que puede emplearse en el edificio de un archivo.

-
(26) Crespo, Carmen, trabajo citado, pg. 9.
Medidas complementarias
de seguridad
Aunque parezca raro, en tiempos antiguos se buscaron en la magia
remedios para preservar el papel. Signos cabalsticos serviran para proteger
los libros pero no se han encontrado testimonios de que se aplicaran tambin
a los documentos. Lo corriente para stos fue utilizar envases impregnados
en sustancias varias (1). Luego se pas a utilizar tratamientos qumicos y
gases que, a largo plazo, estropeaban el papel.
La tcnica de la conservacin del papel se ha ido perfeccionando desde
1934, como consecuencia de conocer mejor la naturaleza de la materia base,
as como por la aplicacin de medidas precautorias.

DEFENSA DEL FUEGO

Uno de los montajes que hay que cuidar ms es la instalacin elctrica,


que debe tenerse en cuenta cuando se est construyendo el edificio. Su
imprevisin ha sido una de las principales causas de incendio en depsitos
documentales. En aos no muy lejanos empez a utilizarse la proteccin del
cable con tubo de plomo, o sistema Bassermann. En 1956 en el plan de
archivos de la URSS se contaba con la conduccin elctrica por dentro de
tubos de acero (2). Otro de los recursos que se han utilizado es recubrir el
cable con plstico que, al producirse el fuego, queda fundido, vitrificado, con
el cable, lo que le impide seguir ardiendo.
En la actualidad podemos asegurar que la instalacin elctrica se ha

(1) Kraemer, obra citada, vol. I, pgs. 573-580, dice que los rabes los envolvan en las
mantas de sus caballos. Pensamos que sera por el olor.
(2) Voronin, I. <<Laconstruction des batiments darchivesen URSS (Archivum, VII, 1957,
pg. 8).
136 El archivo. Instalacin y conservacin
logrado con toda seguridad. Los cables, adems de ir recubiertos por una
triple proteccin de tubos, corren por dentro de cavidades de conduccin
previstas al construir los muros, las que pueden servir a la vez para los cables
de la telefona, o cualquiera otros, dentro del edificio.
Cuando se trata de un viejo edificio, ya construido, en el que las rozas para
empotrar la instalacin daen su esttica, puede utilizarse un tipo de cable
incombustible e incomburente que se emplea para las industrias en que se
manejan materias fcilmente inflamables o combustibles. Citemos como
ejemplo de instalacin de este tipo la realizada en las salas nobles del Archivo
General de Indias, en Sevilla (Espaa). Es algo caro pero, por ahora, la nica
solucin viable. Con todo es conveniente que la corriente pueda cortarse
separadamente por mdulos de depsitos y por pisos con total
independencia. Tambin es medida oportuna que, incrustados en la pared o
bien aislados, haya cada cinco metros tomas de corriente para uso de
humidificador, aspirador o cualquier otro aparato necesario, as como que,
cada cierto espacio, se instalen interruptores automticos que salten al
producirse un cortocircuito (3).
En cuanto a la intensidad lumnica debe procurarse que sea solamente la
necesaria para verificar cmodamente el servicio en cada sector, instalando
pantallas filtrodifusoras donde sea conveniente (4), ya que la luz artifical
intensa puede ser tambin daina. Existe la duda de si emiten ms rayos
ultravioleta las lmparas incandescentes o los tubos de nen. A ttulo
indicativo diremos que en los depsitos pueden ser suficientes 60 vatios cada
dos metros, entre las estanteras, mientras que en los pasillos de circulacin
se recomiendan 75 vatios por cada cuatro metros. Las luces de plafn son las
ms adecuadas. A veces van colocadas en la plancha lateral de cada
estantera, encima mismo de los indicadores de nmero de estanteras y
unidades que comprende.
Otro de los elementos que hay que cuidar para evitar incendios es el de
las posibles calderas de calefaccin, bien sean para la totalidad del edificio o
para insuflar aire caliente en los depsitos con el fin de evaporar la humedad
ambiental. Su instalacin estar siempre totalmente aislada y protegida de
modo que ni por fuga, ni por recalentamiento, puede producir ningn dao
en los depsitos.
Lo mismo debe decirse de cualquier mquina o motor con que se trabaje
en el archivo, tales como los de los elevadores o montacargas, o cualquier otro
cuyo funcionamiento requiera alta potencia elctrica, o gasolina, gas, fuel o
cualquiera de sus compuestos susceptibles de arder o explotar.

(3) Snchez Belda, Luis, lo recomienda en varios de sus trabajos. Se trat de ellos en la
segunda jornada estatutaria de 29 de marzo de 1973. <<Laconstruction et Iamenagement des
bibliotheques et depost darchives.. Actes publis sous la direction de G . Braive et D. Hanappe,
1973. Association des Archivistes et Bibliothecaries de Blgique.
(4) Crespo, Carmen, obra citada, pg. 9.
Medidas complementarias de seguridad 137

Tampoco debemos olvidar los locales de trabajo que utilizan sustancias


peligrosas, o de fcil combustin, usuales en los laboratorios de restauracin
o en las cmaras de desinfeccin y desinsectacin, aparte de las medidas
lgicas precautorias de guardar las distancias debidas con respecto a los
depsitos.
Finalmente no olvidaremos tomar las medidas necesarias para evitar las
consecuencias funestas producidas por los rayos. Si se trata de edificios
nuevos debern estar hechos de hormign armado, que no es combustible,
pero si son edificios viejos o adaptados ser preciso impregnar las vigas de
la cubierta con sustancias ignfugas, as como evitar las vigas de hierro, que
se retuercen por el calor, produciendo derrumbamientos (5).
En todo caso, tanto a la entrada de las plantas como en los accesos a los
depsitos y de un mdulo a otro debe haber puertas cortafuegos, accionadas
a mano automticamente desde fuera, tanto si los depsitos se han construido
sobre el nivel del suelo como si lo estn bajo tierra. Estas puertas empezaron
a hacerse de hierro. Con dos capas de hierro y una intermedia de amianto
se hicieron las del depsito del archivo de Udine (Italia) acabado en 1955. Con
puertas de hierro se equiparon los depsitos de los archivos de Viborg y el
de Copenhague, para Zelanda (Dinamarca), en 1966. Sin embargo, sabiendo
que el hierro visto es relativamente fusible a las altas temperaturas, parece
ms recomendable usar el acero con un aislante trmico refractario entre dos
planchas, para evitar que se deformen. En Turin el metal se dilat por efecto
del calor y no pudieron abrirse las puertas para combatir el fuego dentro del
depsito, por lo que hay que cuidar mucho la eleccin del metal y modo de
hacerlas. En cuanto al sistema de funcionamiento las opiniones estn
divididas entre los que las prefieren de cierre manual y los que estiman ms
conveniente el cierre automtico que permite actuar con ms rapidez. Sin
embargo esto implica el riesgo de que alguien quede atrapado, en evitacin
de lo cual deben siempre poder abrirse desde dentro.
En el archivo departamental francs de Lille se instalaron unas deslizables
sobre un carril inclinado, sujetas por un hilo fino de cobre que se funde al
calor, soltando la puerta que se desliza sola, cuyo sistema se ha utilizado en
otros archivos franceses. Sin embargo nos parece peligroso que no se pueda
abrir desde dentro fcilmente.
En evitacin de que alguien quede atrapado por el sistema de cierres, sea
uno u otro su funcionamiento, o sencillamente por encontrarse en el depsito
alejado de la puerta de acceso normal, es muy conveniente que haya una
salida de emergencia al menos por cada planta, con puertas que si bien
queden totalmente cerradas al exterior, se puedan abrir desde dentro y den
a una escalera de socorro, que debe construirse por la parte exterior del cuerpo
del edificio (6), bien vaya a dar a un patio, a una zona ajardinada que debe

(5) Kraemer, obra citada, pg. 814.


(6) Prescripcin que recoge Carmen Crespo en su ponencia citada del VI11 Congreso
Internacional de Archivos de 1958, pg. 9.
138 El archivo. Instalacin y conservacin
rodear el edificio, o incluso, en ltimo trmino, al propio vestbulo. En los
Archivos Centrales del Estado, en Mosc, dan a un patio (7). En el Estado
de Coblenza, al vestbulo; en los franceses de Aurillac y Lille van
completamente al exterior, contando este ltimo con tres escaleras, una por
cada mdulo de los depsitos.
Tambin en razn de poder evacuar rpidamente los depsitos en caso
de alarma se ha pensado en construir en el exterior unas rampas o toboganes
por donde puedan deslizarse los legajos (figura 73) o cajas hasta un posible
transporte mucho ms rpidamente que si se efecta el desalojo y carga a base
de elevadores, cuyo funcionamiento puede estar bloqueado a causa de la
propia emergencia. Tanto stos como las escaleras de uso normal deben estar
aislados por muros cortafuegos de los depsitos constituyendo una zona
neutra. Es buena medida poder cortar automticamente los conductos de
aire, calefaccin u otros que puedan servir para avivar el fuego. Los puntos
de alto riesgo, tales como depsitos de combustible o laboratorios, deben
estar protegidos muy especialmente. En el mencionado Archivo General de
la Administracin, en Alcal, los depsitos de fuel-oil estn bajo tierra, en
la zona ajardinada.
Parte fundamental de estas medidas complementarias es el tendido de un
sistema de deteccin de incendios, que debe prevenirse a la vez de las
conducciones generales de electricidad de edificio, razn por la cual lo
incluimos entre los problemas de construccin, aunque si no se ha previsto
puede tambin instalarse con posterioridad.
Los sistemas de deteccin, como ya hemos visto para archivos de uso
inmediato, son varios, por lo que debemos elegir el que sea ms apto para
nuestro fin. Para acertar en la instalacin de sistemas y aparatos de alarma
lo primero que debemos de tener en cuenta es el tipo de material que
almacenamos. Sabemos que el papel arde fcilmente pero esta facilidad se ve
bastante dificultada si est metido, relativamente apretado, en cajas o legajos.
Una hoja de papel contra otra no cuenta con el oxgeno necesario para arder
y todos recordamos que al intentar quemar papeles alguna vez hemos tenido
que urgar repetidamente entre ellos para separarlos porque la llama se
agotaba, produciendo en cambio mucho humo. Debemos conocer tambin
los determinantes y cualidades de los diferentes sistemas que, por el
momento, existen, que son los siguientes:
a) Los que funcionan por efecto de las llamas, denominados de
infrarrojos. Son propios para incendios al exterior, donde no se pueden
controlar el ambiente o la temperatura.
b) Los que detectan la presencia de gases o humos producidos por una
combustin lenta. Estn basados en la ionizacin del aire por las molculas
constitutivas del gas de combustin, que actan sobre pequeas celdillas
-
(7) Voronin, obra citada, pg. 7 (Archivum, 1957).
Medidas complementarias de seguridad 139

Figura 73.-Plano en que se pueden apreciar las escaleras de socorro


y los toboganes para evacuar documentos, ambos al exterior.

ionizadas con sales de radio o selenio. Las tomas de muestras de aire debern
estar convenientemente distribuidas, teniendo en cuenta la posible existencia
de entrantes que produzcan estancamientos. No debe escatimarse su nmero
por motivos de ahorro, lo que a veces hacen las propias casas instaladoras
para no perder la venta, porque reduce su eficacia en una proporcin
apreciable. Detectada la combustin suena una sirena a la vez que se enciende
en el cuadro indicador el piloto correspondiente a la zona o lugar donde se
ha producido. Son muchos los archivos que han elegido este sistema por ser
el ms apropiado, adems de obligar al cumplimiento de la prohibicin de
fumar en los depsitos ya que el simple humo del cigarrillo es detectado
rpidamente. Tienen instalaciones de este tipo, entre otros, en los Archivos
del Estado de Brescia (Italia), el de Bramberg en Baviera y el del Estado de
Coblenza (Alemania), en el depsito nuevo totalmente cerrado de los
Archivos Nacionales de Pars (Francia), en los Archivos Centrales del Estado
de Varsovia (Polonia) y en los Corona de Aragn, Histrico Nacional y
General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa).
c) Los trmicos, que reaccionan a la temperatura, de los que hay cinco
variedades: termostticos, que acusan la temperatura ambiente; termovelo-
140 El archivo. Instalacin y conservacin
cmetros, que responden a una elevacin brusca; termodiferenciales, que
indican la diferente temperatura de tomas de aire ubicadas en diferentes sitios
del depsito; aerotrmicos, que acusan la elevacin de la presin del aire o
gas patrn, y finalmente, termoelctricos, que se basan en la conductibilidad
de los metales en funcin de elevaciones bruscas de temperatura (8).
Por la razn antedicha de la forma de arder el papel apretado no son
vlidos para los depsitos. Adems, si no se han ajustado bien a su tiempo,
en pocas de calor pueden dar una falsa alarma por simple recalentamiento
del ambiente.
d) Los de ultrasonido, que se fundamentan en el leve ruido caracterstico
que produce un comienzo de combustin. Pero es preciso que exista llama
para que se produzca la crepidacin. Tienen que estar montados en
condiciones muy especiales y su utilizacin es muy limitada pues existe el
riesgo de que puedan desencadenar falsas alarmas por detectar otras
vibraciones diferentes.
Por estas dos cualidades que hemos anotado no nos parecen convenientes
en un depsito de archivo.
e) Todava podemos sealar la existencia de otros que detectan
productos de combustin, que son invisibles para el ojo humano, que se
desprenden de todo fuego o materia combustible recalentada, y que no
dependen ni del humo, ni del calor, ni de las llamas. Es por eso que avisan
el fuego mucho antes que los otros sistemas de alarma (9).
No quedara completa la exposicin si no hiciramos referencia a los
extintores, aunque stos no puedan ser considerados ya como integrantes de
la construccin sino elementos de instalacin. Entre otras razones, porque
el agua no es lo ms apropiado para combatir un conato de incendio en un
depsito de papeles valiosos. Segn los tcnicos los tres primeros minutos son
fundamentales para atajar un fuego, siendo mucho ms difcil conseguirlo
transcurrido este plazo de tiempo. Es pues preciso que conozcamos el uso de
instalaciones y mane.jo de aparatos extintores y que stos sean apropiados,
en vez de llamar a los bomberos y esperar a que vengan, a no ser que el fuego
haya sido descubierto tan tarde que no podamos atajarlo por nuestros
propios medios. Esto no obsta para que tengamos previstas bocas de tomas
de agua al exterior, ya que el fuego puede producirse en las dependencias o
en el exterior, o dispositivos con manguera en la caja de escaleras de cada
piso, en cuya zona neutra puede utilizarse el agua abundantemente (10). La

(8) Repolls Sanz, Mariano. <<Previsin y lucha contra el fuego en Archivos, Bibliotecas y
Museos. (Bol. Direccin General de Archivos, Ao XIX, nms. 114-1 15, julio-octubre 1970,
pgs. 13 y siguientes.
(9) En la VI11 <<TableRonde de 1963 se dio a conocer ya la marca d'yr-A-Larme..
(10) En el plan de construccin de archivos de la URSS, expuesto por Voronin, se
recomiendan estas tomas inmediatas a las escaleras. En nuestro Archivo General de la
Administracin, en Alcal de Henares, estn situadas en los vestbulos de cada planta inmediata,
por tanto, a la escalera principal, depsitos y despachos de trabajo.
Medidas complementarias de seguridad 141
distancia considerada ptima entre las bocas de tomas de agua del exterior
oscila entre los 100 y 150 metros. Los archivistas de la URSS recomiendan
la apertura de pozos artesianos que complementen el caudal urbano en caso
de necesidad.
La frmula antigua, que todava conservan en muchos sitios, consiste en
tener una dotacin de bomberos para uso particular del archivo o tener una
alarma conectada con el servicio de bomberos ms prximo que
automticamente da el aviso. No somos partidarios de tal sistema porque
normalmente lo que no ha destruido el fuego lo destruye el agua de las
mangueras. No obstante la intervencin de los bomberos en caso de
necesidad debe tenerse en cuenta (1 1).
En el plan de archivos de la URSS de 1957 haban previsto un sistema
consistente en un tendido de tuberas conductoras de agua colocadas a lo
largo de los depsitos. Espaciadamente tenan unos orificios obturados por
pequeos tapones, que se fundan al elevarse la temperatura produciendo
automticamente un rociado de agua. Este sistema, denominado
Dentchermo-Splis-Kernaia>>, tambin puede ser utilizado para expeler gas
anti-fuego, que puede ser Halon. Por estas fechas se adopt un sistema
anlogo en los Federal Records Center de Estados Unidos por puntos de
salida en el techo. Requiere revisin cada seis meses si se quiere tener
seguridad de su buen funcionamiento, pero encontramos que tiene dos graves
inconvenientes: que la salida automtica de chorros de agua mojar lo que
se est quemando y lo que no se est quemando, o en el peor de los casos
slo esto, y que si se utiliza para expeler gases es preciso cerrar rpidamente
las puertas del depsito para que no salgan fuera, con lo que se impide utilizar
cualquier otro medio manual de atajar el fuego. De los Archivos Provinciales
de Blgica sabemos que en 1977 tenan extintores automticos en Gante (12).
Por las razones apuntadas nos parece mucho ms til contar con una
buena dotacin de extintores manuales, cuyo sistema de operar debemos
conocer para elegir los que sean ms aptos a nuestro fin.
Consideraremos primero los hdricos, que pueden ser de chorro o por
pulverizacin. La primera forma tenemos que descartarla por las razones ya
dichas, no as los de pulverizacin, que son muy eficaces para apagar
totalmente las brasas de los papeles, cuyas llamas hemos apagado por otro
sistema.
Los de espuma qumica estn basados en la mezcla de dos disoluciones
contenidas en diferentes compartimentos, las que se juntan al invertir el

(1 1) Carmen Crespo, en su trabajo citado, pg. 6, expone el estado de este problema en 1976
y defiende el uso del agua como opcin irremediable en la mayor parte de los casos. No hay que
olvidarse, en fin de cuentas, de que despus de usar otros sistemas de extincin es preciso acabar
con las brasas por medio de extintores hdricos.
(12) Petit, Roger. Les Archives de la Administration Provinciales de Belgique..Bruxelles,
1977.
142 El archivo. Instalacin y conservacin
aparato. Su contenido suele ser cido sulfrico y solucin acuosa de
bicarbonato, o solucin de sales carbnicas. No perjudican demasiado a los
papeles pero tienen tres inconvenientes: que se vacan de una sola vez, sin
posibilidad de detener el proceso, por lo que si el aturdimiento hace que no
se dirijan correctamente, se pierde su contenido sin haber remediado nada;
que hay que recambiar la carga con cierta frecuencia porque con el tiempo
pierden sus cualidades; que no pueden utilizarse cuando el fuego es de tipo
elctrico porque son electroconductores.
Los de espumafsica estn cargados de gases inertes (COZo nitrgeno).
Actan por proyeccin, valen para papeles pero tampoco pueden usarse en
fuegos elctricos. Con este tipo de gas se hizo el experimento de expulsin
automtica en la URSS.
Los de nieve carbnica (bixido de carbono) actan bajo presin en forma
gaseosa. La nieve carbnica se volatiliza sin dejar residuo y rebaja la
temperatura, pero no son tiles para fuegos que arden con brasa tales como
los producidos por maderas, tejidos o papel. En cambio s son muy tiles para
fuegos elctricos. En el proyecto de archivos-tipo de la URSS de 1956 se pens
utilizarlos pero hoy ya estn desechados en casi todos los depsitos.
Los de polvo seco tienen un amplio espectro de uso: materias grasas,
metales, plsticos y papeles. Para papeles los hay especiales, que consiguen
la casi total extincin de la brasa, aunque lo corriente es que sta haya que
rematarla con agua pulverizada.
En cuanto a los de hidrocarburos halgenos no valen para locales cerrados
por ser muy txicos. Van bien en cambio para vehculos.
De esta exposicin podemos deducir que los que necesitamos para un
depsito de archivo son los de polvo seco especiales, o polvo polivalente,
teniendo a mano alguno de agua pulverizada para terminar de apagar las
brasas.
En cuanto a su proporcin, el plan de archivos de la URSS de 1956
aconseja un extintor por cada 50 metros cuadrados.
Conocidas las cualidades de cada tipo de extintor podemos resumir la
conveniencia de su aplicacin en la siguiente forma:
- Polvo seco especial y agua pulverizada, para los depsitos
documentales.
- Polvo seco, y agua pulverizada, para despachos de trabajo y salas del
pblico.
- Polvo seco, para calderas.
- Nieve carbnica, para laboratorio fotogrfico, mquinas electrnicas,
cuadros elctricos, talleres de restauracin y encuadernacin,
acondicionado de aire y maquinaria de los elevadores o montacar-
gas (13).
Medidas complementarias de seguridad 143

Con independencia de esto es conveniente que todo el personal sepa el


manejo de los extintores, as como que el edificio est sealizado con
indicadores de salidas de emergencia. Respecto a los documentos pudiera ser
til que los ms valiosos estn situados cerca de las salidas para ser puestos
a salvo prioritariamente, as como sealizados con etiquetas fluorescentes.
Sin embargo esto ltimo tiene el inconveniente de que puede servir de pista
a posibles ladrones (14).

CLIMATIZACION

Ya se expusieron las precauciones que hay que tomar en cuanto a la


realizacin del depsito relativas a la orientacin del mismo y materiales
utilizados en su construccin. Pero sobre ello tenemos que pensar en medidas
complementarias.
La climatizacin de los depsitos es absolutamente necesaria, siendo uno
de los mayores peligros el cambio alternativo de fro y calor, que contrae y
dilata los documentos produciendo su rotura, sobre todo si el cambio es
brusco (15). Si son locales de sistema abierto, con ventanas, porque estn
expuestos a las rigurosas variaciones del medio ambiente exterior, y si son
cerrados porque, aunque se reduce a la mitad la alternancia de temperaturas,
porque es preferible evitar que se concentre humedad o se produzca
recalentamiento. Algunos, como Campbell, sostienen que slo es necesario
tomar estas precauciones para los archivos definitivos, pudiendo ahorrarlo
en los intermedios (16), pero esto no es admisible en sentido absoluto ya que,
en condiciones adversas, pueden echarse a perder los documentos
rpidamente puesto que influye mucho la climatologa dominante en el lugar
en que estn emplazados. Por otra parte el rgimen de duracin de
permanencia de los documentos en archivos intermedios vara mucho de
unos lugares a otros. No debemos olvidar que la materia base de los
documentos convencionales es de origen orgnico y necesita unas
condiciones de conservacin que pocas veces se han tenido en cuenta.
Los estudios realizados sobre estas condiciones ofrecen opiniones
diferentes. Entre los tericos Croset estima que la temperatura de un depsito

(13) Repolls, trabajo citado, pg. 16.


(14) Duchein, obra citada, pg. 109.
(15) Segn estudios hechos por M. M. Plenderleith y Philoppot. 4Xmatologie et
conservation dans les Muses.. Centre International detudes pour la conservation et
restauration dels biens cultureles. Travaux et publications, 111, Roma, 1960, pgs. 217-224.
(16) .Buildings and equipement for Federal Records Centers in the United States
(Archivum, VII, 1957, pg. 21).
144 El archivo. Instalacin y conservacin
debe estar situada entre los 100 y los 12 (17), mientras que para Minogue
puede situarse entre los 18" y los 24". El porcentaje de humedad es factor
decisivo, oscilando las estimaciones entre el 30 y el 65 por 100, a partir de
cuya ltima cifra se considera que existe peligro, que llega a ser grave si
alcanza al 75 por 100, en que, con toda seguridad, se producirn hongos. Sin
embargo, segn Kraemer, estas cifras tampoco son absolutas sino relativas,
ya que actan conjuntamente y no por separado, sino que juegan entre s
reforzando o atenuando la peligrosidad, que se considerar extrema cuando
coincidan el exceso de humedad y el exceso de temperatura.
La proporcin adecuada para los tcnicos de la URSS ofrece algunas
variantes. Mientras en el informe de la Table Ronden celebrada en Londres
en 1956 se daban las cifras de 17 de temperatura por un 60 por 100 de
humedad, Voronin, en su trabajo sobre la construccin de archivos,
publicado el mismo ao, rebaja las cantidades a 14"-16Opor un 50-56 por 100
de humedad. Por su parte Belov, en su intervencin en el I11 Congreso
Internacional celebrado en Florencia, si bien mantiene la estimacin de 14
de temperatura, aumenta la tolerancia de humedad hasta un 65 por 100.
Baath, de Estocolmo (Suecia), opina que la proporcin absoluta por metro
cuadrado debe ser de 100 centgrados por un 60 por 100 de humedad.
Llevada la teora a la prctica podemos citar el caso de Coblenza
(Alemania) en donde a pesar de las bajas temperaturas, de hasta 150bajo cero,
y exceso de humedad, entre los 60 a 72 por 100, se ha conseguido mantener
los depsitos entre los 12 y 580 de humedad. En los Archivos Nacionales de
Francia, segn el informe de Pierre Durye (18), la proporcin es de 14" por
65 por 100. En los del Estado de Varsovia (Polonia) oscila entre los 160-180
por un 50-60 por 100. En el del Reino de Bruselas (Blgica) mantienen los
depsitos entre los 18"y 60 por 100.
Para evitar la formacin de hongos es prctica corriente usar productos
que contienen sal de soda de pentaclorofenol, fciles de encontrar en el
mercado. En Inglaterra se usaba en forma de solucin alcalina impregnando
hojas de papel de seda que se intercalaban entre los documentos
espaciadamente, pero se vio luego que su alcalinidad poda perjudicar a los
propios documentos que se trataba de proteger. Por ello es preferible usar
pulverizaciones utilizando mscaras protectoras. Tambin hay una cera
especial fungicida para los pergaminos y el cuero de las encuadernaciones,
as como para stas puede aplicarse una cola especial para su cosido (19).
Si se trata de corregir un exceso de humedad calentando el aire de los

(17) Esta opinin coincide con los que estiman que, en general, en climas medios, la
temperatura puede ser la misma que para las personas.
(18) .Amenagement et construction de batiments aux Archives Nationales de France de
1948 a 195%~ (Archivum, 1959, pgs. 29-34).
(19) Duchein, M. <<Notestecniques. Quelques produits fongicides utilisables par les
archivistesv (Gazette des Archives. Nouvelle serie, nm. 47, 4.Qtrimstre, 1964, pgs. 161-162).
Medidas complementarias de seguridad 145
depsitos, o para atenuar su baja temperatura, es de todo punto necesario
que la central calefactora se encuentre siempre fuera de la caja de los mismos,
convenientemente aislada, sin estar pared medianera con dichos depsitos.
Los archivos de La Manche, en Saint-Lo (Francia), terminados de construir
en 1966, fueron dotados de calefaccin central. Tienen tambin calefaccin
clsica, por radiadores, los departamentales que hicieron en Mzikre, Tours
y Toulouse. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha optado
por un termosifn central, con tuberas por debajo de las estanteras, que
garantizan una temperatura de 120centgrados dentro cuando al exterior hay
15Qbajo cero. En los de Laon y Gukret (Francia) las tuberas del agua caliente
van empotradas en el suelo.
Sin embargo no es conveniente que el calor se difunda por conducciones
de agua o vapor porque cualquier rotura podra originar una pequea
inundacin, con el perjuicio consiguiente. Parecen ms recomendables los
sistemas de aire caliente, que se insufla en los depsitos por orificios, teniendo
cuidado de que esta entrada de aire no incida directamente sobre los
documentos. La toma de aire debe hacerse por filtros situados muy altos, con
bocas de salida en la parte baja, pero no demasiado cerca del suelo. Cuando
la calefaccin por aire insuflado se hace por conductores bajo el suelo este
calentamiento no debe de pasar de 25", segn Duchein.
En el repetidamente citado plan de construccin de archivos en la URSS,
de 1956, se previno un sistema de entrada de aire que se calienta por vapor
de agua hasta 250.Extrado por ventiladores activados elctricamente volva
a entrar otra vez caliente, ya purificado. En los Archivos Nacionales de
Varsovia (Polonia) la calefaccin discurre por tubos verticales que van dentro
de los muros exteriores, sin que tengan comunicacin los de un piso con otro
para evitar que puedan servir de chimeneas de tiro y propagacin del fuego
en caso de incendio.
El problema de la refrigeracin suele resolverse ms sencillamente. En
algunas de las fachadas del palacio de Soubise en los Archivos Nacionales
de Francia, en Pars, se han colocado simples ventiladores. En el archivo de
Alma Ata (URSS) se han servido de un ingenioso procedimiento que consiste
en hacer circular por tuberas el agua de un pozo artesiano que no suele pasar
de los 9 en la poca ms calurosa del ao.
Un sistema completo de aire acondicionado es lo ms seguro, aunque
resulta caro. Cuentan hoy con aire acondicionado por absoluta necesidad
todos los depsitos instalados bajo tierra o excavados en la roca, pero
tambin algunos otros de superficie entre los que podemos citar los Archivos
Nacionales de Varsovia (Polonia) y nuestro Archivo General de la
Administracin, en Alcal de Henares.
En evitacin de posibles daos producidos por desequilibrios entre
humedad y sequedad, calor y fro, es conveniente que en todas las salas de
los depsitos estn instalados termmetros e higrmetros que permitan
detectar la peligrosidad del ambiente para proceder de inmediato a corregir
146 El archivo. Instalacin y conservacin
estas condiciones. Desde luego sabemos que los depsitos subterrneos son
los que mejor mantienen las condiciones microclimticas (20).
En cuanto a los documentos llamados audiovisuales es opinin general
que requieren condiciones especiales para su buena conservacin, aun
cuando no se han puesto de acuerdo sobre cules debe ser. Los criterios ms
avanzados reducen la temperatura entre los 10 y 14 grados, con un ndice de
humedad relativa del 40 por 100. Esto, cuando se sigue este criterio, hace
preciso la existencia de una cmara de aclimatacin en la que el material
deber permanecer durante un tiempo prudencial antes de sacarlo a la sala
del pblico para su examen y estudio, con objeto de evitar el choque de la
diferencia de temperatura, cuya operacin habr de verificarse a la inversa
antes de reintegrarlo a los depsitos (21).

AGRESIONES ESPECIFICAS

Son variadsimas las especies biticas que hay que combatir por lo que es
fundamental el estudio de la naturaleza del material que se quiera preservar
ya que' atacan a los diversos componentes del papel de los documentos
convencionales (22), como tambin se conocen ya agentes destructores de
los, relativamente nuevos, documentos audiovisuales.
Para evitar la presencia de bacterias, hongos e insectos es fundamental
que se guarden las reglas generales que se dieron para la construccin del
edificio y las complementarias que acabamos de mencionar, ya que estos
agentes destructores se desarrollan como consecuencia de los factores
climticos adversos, los que ejercen as un doble perjuicio: directamente,
como ya hemos visto, e indirectamente favoreciendo el desarrollo de estas
especies.
El dao en la fibra de la celulosa por hongos y bacterias es siempre una
hidrlisis que les hace perder flexibilidad terminando por carbonizar el papel,
de la misma manera que la accin lenta del calor, que se llama destilacin
seca. El mayor dao lo producen las bacterias aunque a veces actan sobre
la labor del hongo. Los daos de unos y otras se manifiestan por coloraciones
vivas, preferentemente rojas, amarillas y azules, pero sobre la fibra misma
dan un tono crema, gris o pardo.
En la primera mitad del siglo se aconsejaba como antisptico para
combatirlos el uso de esencias de trementina, lavanda y bergamot0 (23). Hoy
los mtodos han avanzado por lo que tambin aqu hay que tomar una
-
(20) Carmen Crespo, trabajo citado, pg. 45.
(21) Carmen Crespo, trabajo citado, pg. 8.
(22) Kraemer, obra citada, pgs. 9 y sigs. Estudia la naturaleza de todos ellos y sus
consecuencias desde el punto de vista de la biologa.
Medidas complementarias de seguridad 147

medida precautoria que entre de lleno en el tema de la Construccin, que es


disponer el sitio donde ha de ir la cmara de fumigacin. No importa que de
momento no se vaya a instalar por razn de su elevado costo: si tenemos
previsto el sitio ser ms fcil que algn da lo consigamos. De lo contrario
habr que tirar tabiques y sacar sitio de donde se pueda, como ocurri en el
Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa), donde hubo que instalarla
a costa de parte de un depsito de la planta baja. Si todo lo que entra en los
depsitos pasa por la cmara y peridicamente se realizan fumigaciones
masivas en los mismos depsitos podremos estar seguros de la salubridad de
los documentos que conservamos. En el Archivo General de la
Administracin, de Alcal de Henares (Espaa), est previsto que la
fumigacin peridica de los depsitos pueda hacerse por medio de los propios
conductos de aire acondicionado. A veces, para evitar un posible peligro de
explosin se ha preferido sacar los documentos del edificio para fumigarlos
en otra parte, principalmente por seguridad de las personas, dada la toxicidad
de muchos de los productos empleados. Hoy las cmaras de fumigacin
funcionan con toda clase de controles y siempre pueden instalarse, como
medida precautoria, ms psicolgica que real, en lugar alto y apartado del
edificio, o bien en casetas inmediatas que tengan una salida de gases a mucha
altura, que fue el montaje pensado para el Archivo General de la
Administracin, de Alcal de Henares. No obstante nunca lleg a ponerse
en funcionamiento por haber sido prohibido el uso del gas que requera. A
falta de cmara de fumigacin podemos instalar un autoclave al que llevar
cualquier documento que encontremos afectado. En l puede usarse el xido
de etileno, que parece es uno de los productos ms eficaces.
La limpieza es tambin un factor importante, sobre todo para impedir la
implantacin de insectos y arcnidos. Para esto es necesario que las
superficies internas de los muros y paredes no tengan entrantes y salientes y
que los ngulos de unin de dos muros o paredes no formen ngulo recto sino
que sean redondeados. Las termitas a veces se deslizan entre las grietas del
hormign. Tambin son muy frecuentes los lepismas o insectos que van
abriendo largas galeras a travs de todo el grueso de las hojas, y que
conocemos con la denominacin impropia de polillas.
Para desinfeccin en general son muy tiles los aparatos microsol, cuya
conduccin elctrica a lo largo de muros y techos debe ir convenientemente
protegida. Es frecuente el uso de xido de etileno y gas carbnico. Sin
embargo conviene tener en cuenta las ltimas opiniones de los cientficos, ya
que muchas veces aparecen inconvenientes no previstos y se experimenta con
otras sustancias gaseosas.
Contra las termitas subterrneas en edificios de nueva construccin es

(23) Casanova, obra citada, pg. 72. Tambin Simeone Duca y Basilio Pandzic en su
Citt del Vaticano, 1967, pg. 108, cuentan cmo antiguamente era
Archivsticaeclesistica>>,
costumbre colocar entre los libros y documentos hojas y flores de artemisa y otras semejantes
y difundir aromas varios para mantener alejados a los insectos destructores.
148 El archivo. Instalacin y conservacin

necesario mezclar con el cemento un germicida y en edificios ya construidos


pulverizar este mismo producto por paredes, techos y suelos. Contra los
insectos voladores se pueden usar trampas de luz, consistentes en una
instalacin en el techo de una bombilla de 10 vatios, si es incandescente, o
de 0,5 si es luz de yodo, donde sern atradas y atrapadas, cayendo sobre una
placa colocada debajo.
En algunos pases tienen el inconveniente de los murcilagos, que hay que
auyentar con aparatos de ultrasonido, ya que ellos estn dotados de radar.
Nos queda por examinar el problema de los roedores, que han constituido
una de las plagas ms caractersticas de los depsitos de papeles (24). Se
consideraban inevitables hasta el punto de que cuando alguien era muy
aficionado a investigar en los archivos se le denominaba, por broma, ratn
de archivo. Hoy sabemos que en un depsito bien cuidado no debe de
haberlos y en las nuevas construcciones se toma la precaucin de no dejar
pequeos huecos al exterior tales como respiraderos, bocas de desage o
alcantarillas que no estn protegidas por rejas metlicas lo suficientemente
tupidas como para impedir su entrada al edificio por estos conductos.
Sobre esta medida de construccin conviene mantener un servicio de
desratizacin, por lo menos para las zonas ajardinadas y las dos primeras
plantas, a cargo de expertos, ya que algunos raticidas pueden perjudicar a los
documentos y a las personas. En algunos sitios fueron tambin nocivos los
llamados por Kraemer gatos raticidaw. Manchaban con sus excrementos
los depsitos y muchas veces quedaban atrapados al cerrar stos, muriendo
sin remedio por su temor a salir cuando oan gente (25). Tambin pueden
constituir un inconveniente los pjaros, para ausentar a los cuales se cuelgan
del techo alambres de medio metro, a poca distancia. Un problema ajeno a
los pases occidentales pero existente en algunos orientales, es el de los monos
que por ser sagrados no se pueden cazar ni matar. Entre los sistemas
experimentados parece que fue el ms efectivo afeitar al jefe del grupo que,
avergonzado de su aspecto, hua, disgregndose el resto de sus
seguidores (26).
En cuanto a los agentes flsico-qumicos la peligrosidad de stos depende
en gran parte de la materia base de los documentos cuya calidad actualmente
es bastante deficiente, como ya se indic con anterioridad (27). Por el

(24) Kraemer, obra citada, vol. 1, pg. 10, los consigna como vertebrados a nivel del
<<hombre>>,que dice es el peor.
(25) Podemos citar la ancdota de que, hace ya muchos aos, en el Archivo Histrico de
Protocolos de Madrid (Espaa), hubo un pintoresco archivero que enseaba a los nefitos la
pala con que recoga los animales muertos, guiado por el mal olor.
(26) Kraemer, obra citada, vol. 1, pg. 765.
(27) Kraemer, obra citada, vol. 1, pg. 75, delata el empleo en el papel actual de sustancias
tan nocivas como los blanqueadores, y otras tan extraas como talco, caoln, yeso y arcilla, entre
otras.
Medidas complementarias de seguridud 149

contrario los audiovisuales han ido mejorando y son ms perdurables que los
primitivos.
Ya mencionamos al tratar de la peligrosidad del terreno la cercana de
fuentes contaminantes tales como factoras que producen por combustin
<<gasescidos. Aunque los gases industriales en el aire generalmente no
alcanzan grandes concentraciones, resultan bastante perjudiciales cuando se
unen a la niebla (28). Esta, cargada de polvillo de la combustin, mancha los
papeles sin que haya modo de quitarlo. Las nieblas artificiales producidas
durante la guerra en Alemania han acarreado a veces grandes daos.
Tambin son perjudiciales el polvo y el humo. El polvo es difcil de
eliminar. En el interior de los depsitos suele desprenderse del propio
hormign, por lo que es recomendable recubrir las superficies, sobre todo de
los suelos, con hojas de polivinilo que pegadas forman una capa especial.
Algunas veces llevan una capa de fibras de amianto. Ms barato es el
revestimiento plstico extendido con paleta, pero tambin es menos resistente
al desgaste (29). No utilizaremos ladrillos cermicos, linleum, caucho o
moquetas por ser caros y proclives a la combustin.
Toda atmsfera contiene elementos perjudiciales pero lo que ms dao
causa es el anhdrido sulfuroso (SO*)que convierte en cido sulfrico las
impurezas metlicas que contienen la mayor parte de los papeles modernos.
La consecuencia es que el papel se vuelve amarillento, frgil, se desmorona
y termina convertido en polvo. Por su parte el polvo cido de la atmsfera
produce el mismo efecto (30).
Para evitar estos riesgos es preciso medir la acidez del papel, para, en su
caso, corregirla. El grado normal es de 5,5 PH, por lo que, por debajo de 4,5
se considera que hay exceso de acidez y por consiguiente riesgo de destruccin
del papel, sobre todo si se llega a 3 PH. En consecuencia es fundamental que
podamos determinar el grado de acidez para lo que hay varios
procedimientos. En Francia utilizan el Indicador universal. que al ser
aplicado a una muestra del papel se vuelve amarillo, luego naranja cuando
detecta 5 PH y por fin rojo si detecta 4 PH. En Inglaterra, siguiendo la
recomendacin del Technical Committe de la Society of British Archivists,
usan el BCG INK (bromocreosol), que aplican directamente como si fuera
una tinta. En general los varios procedimientos usados indican la reaccin
por coloracin del papel.

(28) Hoy, con el conocido desarrollo industrial, se lamentan sus efectos nocivos en forma
de -lluvia cida. sobre campos, cultivos y animales.
(29) Sobre todo por el desgaste que producen las ruedas de los carritos.
(30) El periodista Richard Severo escribi hace unos aos un artculo titulado <<La lucha para
impedir que la acidez devore los libros., en el que deca que Franklin Delano Roosevelt se haba
equivocado al afirmar que das personas mueren pero los libros son eternos. Daba la voz de
alarma asegurando que, entonces, entre un tercio y la mitad de los libros de la Biblioteca Pblica
de New York <<ahora mismo estn muriendo(Noticiario Microfotogrfico CENADEM. Ao 1,
mayo-junio 1982, nm. 3, pg. 10). Es la terrible consecuencia de las ciudades supercontami-
nadas y el papel de mala calidad.
150 El archivo. Instalacin y conservacin

Tambin tenemos que tener en cuenta que la polucin atmosfrica es


mayor en invierno, como consecuencia de las nieblas y nubosidad, que en
verano, en que las impurezas de la atmsfera se retienen menos. El remedio
en todo caso es filtrar el aire, bien con instalaciones adecuadas, bien por
medio del propio aire acondicionado. Si ninguna de estas cosas es posible
tengamos la precaucin de guardar todo en cajas, ya que se ha comprobado
que lo que no est en cajas se acidifica ms rpidamente. Esto, por su parte,
implica otra medida precautoria que es la de averiguar tambin la posible
acidez del cartn de las cajas, de lo que trataremos ms adelante.
Lo que est demostrado es que la climatizacin sirve para ms que para
regular la humedad y el calor en s mismos, con el solo inconveniente de que
es cara de instalar y mantener, por lo que slo suele recurrirse a ella en casos
de verdadera necesidad (3 1).
Las precauciones accesorias que debe tomarse al realizar la construccin
son cerrar los muros por la parte donde se encuentra la fuente contaminante
y colocar purificadores de aire en todas las entradas de ventilacin que puede
tener el depsito. En Blgica, en 1973, se recomend la colocacin en las
bocas de aire de lminas de vidrio para evitar la acidez excesiva de la
atmsfera. Si a pesar de estas precauciones, o por no haberlas tomado, el
polvo entra, pueden neutralizarse en parte los efectos utilizando aparatos de
limpieza elctricos de uso manual (32), provistos de una rejilla que impida
que alguna partcula desprendida del papel pueda entrar en el aparato.
Tambin puede hacerse con aparatos que en vez de aspirar el aire lo expelen,
pero esto slo es aconsejable para la limpieza primera en el mismo muelle de
descarga, ya que de hacerse en los depsitos el polvo se removera solamente,
trasladndose de un lugar a otro (33). Citaremos como extrema medida la
existencia de una especie de pequea zanja situada en el suelo delante de la
puerta de los depsitos con objeto de que al abrir para entrar caiga a ella el
polvo del pasillo en vez de entrar en la cmara (34).
En Espaa contamos, afortunadamente, con un importante centro que
acta con los documentos como si se tratase de un hospital, estudiando su
deterioro, a veces verificando cultivo de los agentes biticos que lo daan,
y aplicndole el remedio que corresponda (35).

(31) Por ser de ambiente ms bien hmedo fue instalada en nuestro Archivo General de la
Administracin, de Alcal de Henares, teniendo la experiencia de que en Inglaterra se ha
conseguido mantener los depsitos documentales con la sequedad necesaria.
(32) Voronin, trabajo citado, pg. 8.
(33) Sistema recomendado por Luis Snchez Belda en sus diversos trabajos.
(34) Kraemer, obra citada, vol. 1, pg. 830.
(35) Estaba situado en Madrid, en la calle de Serrano, 115. Se llama Centro Nacional de
Conservacin y Microfilmacin de Documentos y fue organizado por Carmen Crespo Nogueira,
siendo Director General don Luis Snchez Belda, y hoy est realizando la misma labor metiroria
en edificio propio en terreno de la Ciudad Universitaria.
Medidas complementarias de seguridad 151

CONTRAROBO

Desgraciadamente uno de los mayores peligros que existen de sustraccin


de documentos lo constituyen los propios usuarios. La vigilancia en este
trance debe ser rigurosa. Los documentos deben revisarse antes de
entregarlos y volverlos a revisar al recogerlos. De este vicio de hurtar
documentos no est exenta ni la propia Administracin.
Pero pensando en la posibilidad de un robo de documentos durante su
estancia en los depsitos deben tomarse las precauciones adecuadas.
Pudiramos decir que hay que cuidar particularmente todos los posibles
accesos, tales como puertas y ventanas en general, sobre todo si hubiera de
estas ltimas en el cuerpo del depsito, puerta o puertas de entrada de
documentos al muelle de descarga y escaleras de socorro. Es buena medida
que los lugares a los que tiene acceso el pblico, tales como sala de consulta,
exposiciones, conferencias, aulas, estn alejadas de los depsitos. En las
jornadas celebradas en el archivo de Schoppack (Blgica) en marzo de 1972
se acord recomendar que estuviesen alejados stos tanto de los lugares
accesibles al pblico como del propio muelle de descarga, para evitar
entradas subrepticias en ocasin de recibir remesas de documentos, as como
prestar especial atencin a las escaleras de socorro donde las hubiere.
Es frecuente que en los depsitos modernos slo se abran al exterior
pequeos orificios pero si fueren ventanas que permitan el paso de un hombre
deben llevar rejas; cuya precaucin debe tenerse tambin para cualquier otra
ventana situada en zona baja en cualquier otra parte del edificio (36). Se
recomiendan las rejas movibles para evitar la sensacin de enclaustra-
miento, o rejas por dentro que impidan el acceso a los pasillos de las
estanteras, o cristales irrompibles (37). Tambin pueden instalarse puertas
metlicas con cierre de seguridad a la entrada mismo de los depsitos. El
recurso ms clsico hasta ahora ha sido disponer de una cmara de seguridad,
o armario metlico, que est al alcance de cualquier fortuna, pero, claro est,
que slo sirve para un contado nmero de documentos especialmente
valiosos o reservados, pero no para cantidades elevadas.
Tambin es medida bastante efectiva que exista una zona de seguridad
alrededor del edificio que impida que pueda pasar alguien desde las terrazas
de edificios cercanos y que permita verificar ronda de vigilancia en todo su
permetro (38). Algunos recomiendan verjas electrificadas.
Esto en cuanto a medidas de construccin. Sin embargo deben ser
complementadas con alarmas elctricas convenientemente distribuidas, de

(36) Campbell, E. G . .Building and equipement of Federal Records Center in the United
States. (Archivum, VII, 1957, pg. 22), nos dice que estos edificios tienen ventanas a ocho pies
sobre el nivel de la calzada, con cierres metlicos a prueba de ladrones.
(37) Duchein, obra citada, pg. 110.
(38) Voronin, obra citada, pg. 8, recomienda 20 metros de zona circundante.
152 El archivo. Instalacin y conservacin
funcionamiento automtico y de pulsacin manual. Hoy se utiliza mucho la
deteccin por clulas fotoelctricas de cuyo sistema est dotado el depsito
nuevo que se hizo en el Archivo de la Corona de Aragn, de Barcelona
(Espaa). Tambin puede combinarse un sistema de alarma de pulsacin
manual con el de ionizacin para incendios, tal como est montado en el
Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa). Esta
alarma puede estar conectada directamente con la polica.
Sin embargo el conocimiento nos dice que el robo en los depsitos es
bastante problemtico por la dificultad de saber la ubicacin de los
documentos que se buscan entre miles o millones de ellos. Slo es factible si
se cuenta con la complicidad de alguna persona del mismo archivo capacitada
para hacerlo. Por ello debemos volver sobre lo que se dijo en un principio
sobre la peligrosidad de los usuarios, que piden los documentos para
estudiarlos o examinarlos en la sala correspondiente. En este caso la
vigilancia est generalmente encomendada a personas que, ms o menos
disimuladamente, velan por el orden en dicha sala, tanto en cuanto al
funcionamiento correcto de los servicios, cuanto en razn del comporta-
miento de quienes los utilizan. Pueden detectar y corregir pequeas
transgresiones como escribir apoyando el papel sobre el documento mismo,
hacer marcas en ellos, doblarlos o alterar su orden, pero tambin impedir que
el usuario tenga sobre su mesa portafolios, carpetas, bolsas, peridicos o
libros que no sean del archivo, en los que pueda introducir el, o los,
documentos que se le dieron para su consulta. Hoy se estima que la vigilancia
por televisin en circuito cerrado es ms segura, instalando varias cmaras
en toda la sala para poder abarcar su totalidad. Las imgenes son
transmitidas a varias pantallas en puesto de observacin. No falta sin
embargo quien piense que su efecto es ms psicolgico que efectivo, puesto
que el posible ladrn se sienta ms estrechamente vigilado. La realidad es que
casi todos los grandes archivos con valiosos fondos estn dotados de este
servicio, pero son muchos todava los de menos volumen, o menos
importancia, que carecen de l por resultarles demasiado cara su instalacin,
aparte de necesitar una persona dedicada solamente a su observacin.
Los depsitos por dentro.
Instalacin

ANTECEDENTES HISTORICOS

En un archivo clsico el problema primero de la instalacin es la


estantera. Sin embargo el uso de la estantera es relativamente reciente.
Ni en los tiempos antiguos, ni en la Edad Media, ni siquiera en la Edad
Moderna se conoci para guardar documentos. La inexistencia de depsitos
de archivo propiamente dichos, como la escasa cantidad de documentos
acumulados y los rudimentarios criterios de archivacin, hicieron suficiente,
orzas de barro, cofres, sacos o talegas (1) hasta llegar a la conocida arca de
tres llaves, donde se guardaba a la vez lo ms valioso. Fueron luego
alhacenas, armarios, o plteos, con baldas o casilleros.
Los comienzos del siglo XIX marcaron el auge de la estantera con
preferencia al clsico armario, ms costoso, menos prctico y con menos
capacidad de archivacin. Estas viejas estanteras, semejantes a armarios que
hubieran perdido su plancha de respaldo, duplicando la altura, se resistan
a perder tambin las puertas, cuyos tableros son sustituidos por marcos con
vidrio o telas metlicas para poder cerrarlas con llave, medida necesaria en
poca en que casi no haba depsitos propiamente dichos, sino que los
documentos rodeaban las salas del archivo, tanto la de lectura del pblico
como a veces las de trabajo de los archiveros (2).

(1) De un documento de Fernando I11 copiado en el Tumbo de Valparaso de 1584, que se


conserva en el Archivo Histrico Nacional, dice que el original est en el Saco ttulo Priuilegios
Reales. (lib. 18.385,fol. 260).
(2) Todava el ao 1949 estaba en parte en esta forma el Archivo Histrico Nacional de
Madrid (Espaa), aun cuando contaba ya con algunas salas dedicadas solamente a depsito,
siendo an muchos los pequeos archivos que continan guardando esta disposicin.
154 El archivo. Instalacin y conservacin

Por la escasa resistencia del suelo a un peso excesivo como por la


necesidad de sujetarlas era preciso ponerlas arrimadas a la pared, con el
consiguiente desperdicio de espacio de todo el centro de la sala. Algunas
veces, para densificar la instalacin, se ponan en cada espacio dos
anaqueles juntos, el de atrs ms alto que el de delante para que pudieran
verse las signaturas de los legajos colocados en la segunda fila (3). Otras se
buscaba ganar espacio hacindolas muy altas, a veces hasta el techo, lo que
requera mayor sujecin, pese a lo cual, una vez cargadas, se venan abajo
con harta frecuencia (4).
Sobre ello se corran algunos riesgos ms: el ataque de polilla o termitas,
la tendencia de la madera a hincharse y abarquillarse en pases hmedos, el
grueso de las tablas que haca perder mucho espacio, y el costo elevado, salvo
en pases con mucho bosque. Pero sobre todo el peligro de fuego por su
combustibilidad.
Aunque la estantera de madera era casi el sistema nico durante el primer
cuarto del siglo XX, en los ltimos aos del XIX se pas -como ya hemos
visto al tratar del edificio- del archivo-saln al archivo-almacn,
comenzando a experimentar con estanteras metlicas de hierro, formando
grandes jaulas dentro de una sola nave, cuyo sistema cambi radicalmente
a estanteras de acero y salas pequeas, hacia la mitad ya del siglo siguiente.
Hoy una estantera de madera en un depsito de archivo es algo totalmente
inadmisible, aunque hasta hace muy pocos aos algunos las han considerado
tolerables en archivos intermedios. Cierto que la madera puede inyectarse de
sustancias ignfugas, como tambin se hace de sustancias anti-termitas, pero
el procedimiento es caro ( 5 ) y requiere la presencia de equipos especializados
por lo que slo es rentable para estanteras o armarios de madera noble que
se quieran conservar en salas nobles, lo que nada tiene que ver con un
depsito general de documentos.
Con anterioridad a la Segunda Guerra Mundial eran pocos los archivos
que tenan estanteras metlicas. A partir de sta. el auge que tom llev a
muchos fabricantes a lanzarse a su confeccin sin la madurez necesaria ni
conocimiento de los problemas que comportan. Por otra parte eran todava
muchos los archivistas que se aferraban a sus viejas estanteras de madera,
por lo general ms decorativas, aunque con grave desperdicio de espacio al
no poder aprovechar el centro de las salas (6).

(3) Casanova, Eugenio. Archivstica., 2.' edicin. Siena, 1928, pg. 52.
(4) En dos ocasiones he podido comprobar el hecho: en 1937 en el Archivo de la Delegacin
de Hacienda de Salamanca, en que tuve que poner en orden para un nuevo estanteado un montn
de libros de contabilidad que, al romperse la estantera, haban quedado amontonados en el
suelo, y en 1949, en que al incorporarme al Archivo Histrico Nacional me toc poner
igualmente en orden cerca de 2.000 legajos de la Seccin de Juros, que haban sufrido el mismo
percance.
(5) Duchein, Michel. Obra citada, pg. 47. Las estanteras de acero llevan un tratamiento
antioxidable.
(6) Nuestro Archivo General de Indias, en Sevilla, tiene unas valiosas estanteras que se han
respetado, pero los depsitos nuevos se han hecho ya conforme a las exigencias actuales.
Los depsitos por dentro. Instalacin 155

Al empleo del hierro en las estanteras -generalmente fundido y


demasiado pesado- en sustitucin de la madera, sigui el acero pero
tambin otros materiales variados con los que se trataba de conseguir un
ahorro sustancial, sin que falte el caso hbrido de estantera metlica con
baldas de madera pulimentada (7). Despus de 1918 se hacen pruebas de
estanteras fijas en fibro-cemento, pero resulta pesado e inadecuado. En la
VI11 Table Ronde. celebrada en Budapest en 1963 Matilla Tascn expuso
los diferentes experimentos realizados en Espaa con materiales de
fbrica (8). Unas en cemento armado en placas formando anaqueles fijos a
la pared, en hormign pretensado, para que las baldas no resulten
gruesas (9), en ladrillo con revoco impermeabilizado (lo), en ladrillo
formando vasares de rasilla (1 1), y an con materias tan poco adecuadas
como la pizarra (12) o la cermica (1 3). Todas ellas, tras de resultar caras por
la mano de obra, tienen el grave inconveniente de la mala aireacin de los
documentos, son de sistema forzosamente fijo y por tanto con gran
desperdicio de espacio a la hora de archivar tamaos variados, hacindolas
poco manejables, adems de ser casi todas fciles al polvo. El intento de
sustituir las baldas por rejilla metlica, o tubos ligeramente separados entre
s buscando menos superficie en que posarse el polvo y una mejor aireacin,
no han conseguido otra cosa que encarecer su costo sin ventaja
apreciable (14). Finalmente hemos visto, hacia 1956 (15), intentar el uso de
materias plsticas ligeras e inertes, termoendurecidas, tipo polister, pero son
poco resistentes y de muy fcil combustibilidad.
Hoy se han desechado todos estos materiales para quedarse con el acero
no solamente por su mayor resistencia y versatilidad, sino tambin por ser
incombustible, no absorber humedad, no recoger polvo y ser refractario a
todo tipo de insectos. Su preparacin adems es especial recubierto de
pintura al horno a 1200,o barniz antixido y nunca con pinturas oleosas.
Se ha intentado averiguar el costo medio de una estantera metlica por
metros lineales pero como su construccin y calidades son muy variadas no
-
(7) En algunos archivos de la URSS, en que las han impregnado de sustancias ignfugas,
segn manifest Voronin en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia en 1956.
(8) Matilla Tascn, Antonio. Informe sobre el tema, publicado en el Bol. de la Direccin
General de Archivos y Bibliotecas, 72-73, pgs. 2-11.
(9) As se hizo en la Casa de Cultura de Avila.
(10) Casa de la Cultura de Cuenca.
(1 1) Chancillera de Granada y Archivo de Simancas.
(12) Public Record Office de Londres (Inglaterra).
(13) Propueesta al Congreso Iberoamericano de Archivos, Bibliotecas y Propiedad
Intelectual, celebrado en Barcelona en 1952, presentada por la Delegacin de ANABA de
Barcelona (Espaa). Ponencia 8, t. 11, pgs. 33-34.
(14) Quizs era lo mismo lo que se persegua en el Archivo Nacional de La Habana (Cuba)
cuando en estanteras de madera se pusieron, en vez de baldas, tres listones de la misma materia,
ya en el ao 1944.
(15) I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en este ao. Propuesta
de Font-Raulx, del Archivo de Vaucluse, Avignon (Francia) (Archivum, vol. VI, Pars, 1950,
pg. 22).
156 El archivo. Instalacin y conservacin
se ha conseguido obtener cifras absolutas (16).

LA ESTANTERIA ACTUAL

La instalacin de un depsito de archivo viene ya, como hemos visto al


tratar del edificio, implcita en su misma estructura, ya que las estanteras
metlicas, que constituyen hoy el elemento bsico, han condicionado la
propia construccin. Con arreglo a ello distinguimos dos sistemas de
montaje: a) formando cuerpo con el edificio, o b) colocadas despus, sujetas
a los muros o pilastras (17). Al primero le llamamos autosoportado
(figura 74). Tienen este tipo de instalacin un gran nmero de archivos entre
los que podemos citar los de Lille y Grenoble (Francia), el Haupstarchiv de
Hesse (Alemania) y el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) (18).
Es rpido, econmico, y pueden montarse y desmontarse sus estanteras sin
desequilibrar nada. Algunos alegan que en caso de fuego podra fundirse el
armazn y venir todo abajo pero hoy se construyen no de hierro, sino de acero
especial resistente al fuego durante unas dos horas. No se ha dado todava
ningn caso aunque se apunte la posibilidad si sufriera ataque por bombas
de fsforo o se produjera un incendio interno voluntario.
La reestructuracin de un viejo edificio sigue los mismos pasos de
instalacin, previo el vaciado de todo lo contenido dentro de los muros que
no sea aconsejable conservar (figura 75). Cuando el edificio que nos dan es
una fbrica desguazada el almacn es la parte que elegiramos para colocar
las estanteras dejando las dems dependencias para las otras instalaciones.
Si lo que nos dan es una iglesia, o convento, la estantera autosoportada ira
en las naves de la iglesia, mientras celdas, salones y refectorio serviran para
despachos y servicios (figura 48).
La estantera metlica que hoy conocemos puede ser de dos clases:
convencional o densa. En cualquiera de los casos las condiciones que debemos
exigir son: que sea fuerte, inalterable, de cmodo manejo y de
aprovechamiento mximo en cuanto a capacidad.
Por su alto costo, como por la posibilidad de que surjan mejoras de tipo
tcnico, debe calcularse su totalidad pero no instalar ms que las que de
momento sean necesarias, adquiriendo el resto segn se vaya necesitando.

(16) Trataremos de su variedad ms adelante.


(17) En la VI11 <<TableRonde. de 1963 preferan las independientes de la construccin de
los muros, pero autosoportadas, entre otros, los archivistas de Espaa, Francia, Alemania y
Pases Bajos.
(18) En 1976 respondan a este criterio once pases, segn Carmen Crespo, Mejorastcnicas
en la conservacin y reprografa de documentos de archivo.. Apunta la ventaja de la economa
en la construccin, as como que se impide que el local sea apetecido para otros fines, con el
expolio consiguiente (VI11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Washington,
Pg. 9).
Los depsitos por dentro. Instalacin 157

Figura 74.-Estanteria autosoportada.

Figura 75.-Vaciado de un edificio viejo para dar solidez a la


reestructuracin.
158 El archivo, Instalacin y conservacin

La estantera convencionalpuede ser sencilla o de doble faz. Todava


a mediados del siglo actual se aconsejaba a veces que se pusiera sencilla
adosada a las paredes y slo cuando era preciso aprovechar espacio se
pusiesen en espiga, doble faz, perpendicular a los muros (19). Sin embargo
la generalizacin de la estantera metlica y solidez del edificio vino a dar
preferencia al uso de la doble faz ya que su resistencia permita colocarla por
el centro de las salas, con aprovechamiento mximo del espacio de los
depsitos y, de paso, alejaba el peligro de deterioro por hongos o parsitos
que podan atacar a los documentos colocados contra la pared con riesgo de
humedad por insuficiente aireacin. Hoy slo se utilizan las estanteras
sencillas para aprovechar pequeos espacios en depsitos super-llenos, o
para estanteado provisional en salas de trabajo.
Otra de las condiciones que debemos tener en cuenta es que pueda
circularse todo alrededor de ellas, por tres razones: alejar la posibilidad de
formacin de nidos de insectos al facilitar su aireacin y limpieza, poder
acceder con los extintores a cualquier punto en caso de necesidad, y facilitar
el servicio ahorrando largos rodeos para buscar documentos situados en los
extremos de las estanteras.
La disposicin en que deben colocarse al proceder a su montaje vara con
arreglo a las condiciones y forma del depsito. Cuando el local es
suficientemente ancho para un pasillo central, con filas de estanteras
perpendiculares al pasillo (figura 76), a derecha e izquierda, y paso de
emergencia todo alrededor, sta es la colocacin ms adecuada. Si por el
contrario el espacio disponible es largo y estrecho irn situadas las estanteras
en su parte central, con dos pasillos de acceso laterales (figura 77). Si fuera
tan estrecho que no permite dos pasillos se pondr slo uno en uno de los
lados (figura 78). Si la planta fuera circular las estanteras adoptaran una
disposicin radial. En cualquiera de los casos las estanteras estarn siempre
orientadas perpendicularmente a los puntos de luz (natural o artificial) de
modo que sta corra a lo largo de ellas, sin taparse unas a otras, y para que
esta luz, sobre todo si es de sol, no incida nunca de plano directamente sobre
la documentacin (20).
En cuanto al largo de cada estantera, o espiga, se aconseja que no pase
de los 10 metros mximo (21).
Los pasillos que separan las estanteras son de tres clases: de acceso o
circulacin, que es el principal, pasillos perifricos accesorios, que corren a
lo largo de los muros (en donde hay pasillo central), y pasillo de servicio entre
las espigas de estantera. El pasillo de acceso, o principal, sea central o lateral,

(19) Comunicacin de Federico Udina Martorell en el Congreso Iberoamericano de


Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual celebrado en Barcelona en 1952.
(20) Voronin, obra citada, pg. 7.
(21) A veces tienen algo ms, como en el Archivo de Varsovia (Polonia), que tienen 12
metros.
Los depsitos por dentro. instalacin 159

Figura 76.-Estanteras con pasillo central.

Figura 77.-Estanteras con pasillos de acceso laterales.

lgicamente es el ms ancho. Aunque en aos pasados se hacan muy anchos,


como en el depsito del archivo de Dahlen (Alemania) que es de 1,30 metros,
se ha tendido a ganar terreno considerando la posibilidad de que sea de un
metro solamente, como mnimo posible para paso de un carrito
transportador de documentos. Las cifras generales oscilan entre 1,lO y 1,30
metros. Los pasillos accesorios pueden ser de 0,70 a 0,90 metros, coincidiendo
en las mismas medidas con los de paso entre las espigas por considerarse que
es la anchura adecuada para el paso de una persona sin ayuda de carrito.
160 El archivo. Instalacin y conservacin
En cuanto a la altura y espacios de la estantera, buscando que est
totalmente separada de techo, muros y suelo, se recomienda que la balda
inferior est situada a una distancia del suelo de no menos de cinco
centmetros ni ms de 15. Esta ltima altura es en razn de facilitar la limpieza
del suelo por debajo de la estantera por cuyo motivo a veces prefieren que
lleve un zcalo cerrado. La misma distancia debe haber entre la plancha ms
alta y el techo del depsito. La altura total est, lgicamente, en proporcin
con la altura de techos, aun cuando en edificios viejos de techos altos haya
que prescindir de esta proporcin (22). Descontando los espacios antes
indicados y el grueso de las baldas podemos calcular el alto total de la
estantera. La altura que se da como clsica es de 2,lO a 2,20 metros. Esta
ltima es la que tiene el archivo de Dalhen. Sin embargo no faltan casos como
el del archivo de Coblenza (Alemania) en que alcanza a 2,40 metros, llegando
en los proyectos de la URSS a 2,50 metros.
El nmero de baldas que cabe en cada una vara segn el sistema de
archivacin seguido. Si la archivacin es vertical, estilo libro, caben menos
que si es lateral, apoyada sobre uno de los lados largos, con cuyo sistema se
gana la apreciable cantidad de dos baldas ms a lo alto de toda la estantera.
Si, por excepcin, se utiliza el sistema de archivacin horizontal, con los
documentos colocados a plano sobre la estantera, entonces pueden (y deben)
caber muchas baldas ms (23). La distancia media entre una balda y otra est
condicionada por el sistema de archivacin adoptado. En general oscila entre
0,30 y 0,40 metros segn utilicemos archivacin lateral o vertical. El fondo
es generalmente de 0,30 metros pero puede alcanzar a 0,45 para peridicos
encuadernados, como en el archivo de Delf (Holanda), o tambin para
colecciones legislativas antiguas de gran formato, como en el archivo de la
Administracin, de Alcal de Henares (Espaa). A veces para documentos
de gran formato se utiliza el ancho total de la estantera, anverso y reverso,
pero esto lleva aparejado el desaprovechamiento de mucho espacio (24) por
lo que es preferible contar con estanteras especiales, de gran fondo, donde
se archiva todo lo que, por su peso o tamao, se sale de las medidas usuales.
En todo caso entre la unidad de conservacin y la balda superior a ella debe
quedar un espacio de cinco centmetros para facilitar el manejo.
El largo de balda no est normalizado dado que tiene que adaptarse a las
medidas del depsito, aunque s suele guardar la proporcin de mltiplos de
10 centmetros, oscilando entre 0,70 y 1,40 metros. Tambin en esto los
soviticos dan medidas extremas mayores, entre 1,20 y 1,40 metros (25).

(22) El Archivo Nacional de La Habana (Cuba) daba en 1944 la altura de 4,85 metros y
todava en la Table Ronde. celebrada en Budapest (Hungra) en 1963 se admita que podan
llegar a todo lo alto del techo, fuere cual fuere la altura de ste.
(23) Ya sabemos que la archivacin horizontal no permite acumular muchos documentos
sobre una sola balda, por lo incmodo que resulta su manejo.
(24) Esto suele ocurrir con registros antiguos de formato alargado, o con documentos no
encuadernados que requieren su colocacin en posicin horizontal.
(25) Informe de Voronin en el 111 Congreso Internacional de Florencia de 1956.
Los depsitos por dentro. Instalacin 161

Figura 78.-Estanteras con un solo pasillo. En la parte inferior el


mismo depsito antes de la reforma.

Con independencia de su largura lo que s debemos tener siempre en


cuenta es que el sistema de baldas fijas tiene muchos inconvenientes siendo
preferibles las movibles, siempre que lo sean por medio de ganchos laterales
o piezas que entran en ranuras de los montantes, sin ningn relieve exterior.
Nunca por medio de tornillos, para evitar que las unidades de conservacin
o los libros se enganchen y rocen o sufran roturas (26).
En general, en cuanto a las cualidades fsicas de las estanteras, se
aconseja: que no sean demasiado largas, que sus medidas sean las adecuadas
a los documentos que van a contener; que no tengan fondo cerrado, para
garantizar la circulacin del aire; que tengan paneles metlicos en los laterales
de los pasillos para evitar que las unidades de conservacin basculen y caigan
al suelo; que no tengan ngulos vivos y cortantes, ni tornillos o cualquier
elemento que pueda daar las unidades de conservacin al extraerlas o
guardarlas.
Respecto al clculo de resistencia que tiene que tener una instalacin de
este tipo vara segn el nmero de baldas, grueso de las mismas y chapas
laterales, as como robustez de los montantes. Contabilizado por metros

(26) En Estados Unidos, Inglaterra y Francia las admiten perforadas, por economa, para
archivos intermedios en que los documentos se encuentren .de paso..
162 El archivo. Instalacin y conservacin
cuadrados puede ser de 150 a 200 kilogramos por cada uno (27) y tomando
por medida los metros lineales en estantera de 4,50 metros de altura puede
ser su peso de 1.350 kilogramos (28). Otro clculo para estanteras de slo
dos metros, es de 1.200 a 1.300 kilogramos en estantera clsica. Con el
tiempo se ha ido volviendo a las medidas moderadas, perdiendo la doble
altura, desterrando el uso de galeras de acceso, escaleras de mano o taburetes
y las estanteras no son ms altas de lo suficiente para poder coger o colocar
en la ltima balda cualquier caja o carpeta con slo extender el brazo. Como
consecuencia los techos son tambin bajos con la consiguiente economa de
espacio, que a su vez coadyuva a la defensa contra el fuego por circunscribir
el posible incendio a una muy pequea reserva de oxgeno, adems de hacer
accesible la balda ms alta al alcance de un extintor.
La estantera doble faz, que estimamos es la ms conveniente, puede
adoptar cuatro diferentes modalidades:
a) Cerrada con planchas metlicas al fondo y costados, con baldas casi
siempre fijas.
b) Cerrada slo a los costados de los pasillos, con baldas fijas o movibles
y ensambladas en montantes continuos o ranurados (vase figura 76).
c) Abiertas en su totalidad, con baldas tipo bandeja con aletas sujetas
a los montantes del centro (figura 79).
d) Slo las baldas, lisas, sujetas a los montantes del centro (figura 80).
e) Sin baldas (figura 81).
La eleccin de uno u otro tipo depende en primer lugar del sistema de
construccin y de la solidez y resistencia que precisan los sucesivos pisos del
depsito, que debe calcularse un poco por encima, es decir entre los 1.500 y
los 2.000 kilogramos por metro cuadrado, y en segundo lugar del tipo de
unidades de conservacin que tengamos o vayamos a utilizar.
Es evidente que el sistema a) o cerrado no es sano para la documentacin,
adems de sobrecargar el peso y encarecer el costo, por lo que debemos
desecharlo. El sistema b) de montantes continuos es ptimo si sus elementos
son lo suficientemente slidos (figura 82), pudiendo en todo caso reforzar su
estabilidad con tirantes a los muros laterales o al techo. Slo tiene el
inconveniente de que si tenemos la documentacin en legajos los papeles
estn ms expuestos al polvo, aunque con la compensacin de una aireacin
mejor que en el sistema cerrado. En cambio los montantes ranurados pueden
jugar un buen papel para depsitos aadidos sobre la primera construccin,
bien poniendo en uso la parte superior abuhardillada, prevencin del archivo
de Coblenza (Alemania) y del Archivo Histrico Nacional de Madrid

(27) Cecchini, Giovanni. <<Leattrezzature metalichi negli Archivb (Rassegna..., 1960,


pg. 145).
(28) Carbone, Salvatore. .La moderna edilizia degli Archivi (Rassegna..., 1955, pg. '261).
Los depsitos por dentro. Instalacin 163

Figura 79.-Baldas de bandeja con aletas.

Figura 80.-Estanteras con slo baldas, al aire.


164 El archivo. Instalacin y conservacin

(Espaa), bien por haber levantado una o dos plantas ms, cuya posibilidad
figura en muchos de los proyectos realizados. Tambin es comprensible que
los documentos guardados en cajas precisan menos proteccin por parte de
las estanteras, pudiendo utilizar tanto el sistema b) como el c) o de bandejas,
aun cuando ste tiene el inconveniente de que la solapa lateral de la bandeja
puede no sujetar lo suficiente la caja colocada al extremo, si el sistema de
archivacin es vertical o lateral, lo que hace incmodo el manejo (29).
Finalmente, la simple balda del sistema d) slo se concibe para cajas grandes,
a modo de cajones de cartn, que contienen documentos archivados
generalmente en posicin horizontal, que por su propia forma no corren
riesgo de desplazarse para ningn sitio. La e) es totalmente desaconsejable.
La estantera densan ha surgido como consecuencia de las circunstan-
cias. El aumento de la produccin de documentos, como la creciente caresta
del suelo, han llevado a concebir unas estanteras dispuestas de tal forma que
permitan una mayor cantidad de archivacin en el mnimo espacio y esto se
ha logrado tanto para archivos vivos, administrativos o de empresa, como
para archivos depsito, a costa de suprimir pasillos de acceso. Su mxima
expresin es lo que conocemos con la denominacin general de compactus.
Los primeros ensayos surgieron despus de la Segunda Guerra Mundial,
hacia 1950, llevndose a cabo algunos intentos en Suiza, donde se halla muy
extendido en la actualidad entre empresas privadas. Tres aos despus Lisa
Kaiser lleva a la 1.a Table Ronde., celebrada en Pars, su trabajo sobre este
tipo de estanteras (30). En principio fue muy bien acogida la idea, sobre todo
en los pases nrdicos, en los que la carencia de espacio constituye un
verdadero problema, siendo muchos los que se mostraron partidarios de esta
innovacin en la Table Ronde celebrada en Budapest en 1963. Se pens que
no slo ahorraba espacio sino que proporcionaba una mayor seguridad
contra indiscreccin o robo al poder cerrarlo con llave como cmara fuerte,
impidiendo a la vez la entrada de polvo, luz y fro excesivo. Luego fueron
disminuyendo sus partidarios al considerar que, si bien tena aquellas
ventajas, los documentos estaban sometidos a una menor aireacin, que la
verificacin de una busca bloqueaba todo el grupo durante el tiempo que se
invirtiera en ella, que poda quedar paralizado por avera mecnica o corte
de fluido elctrico, que era dificultoso, aunque posible, colocar documentos
de formato especial, que requieren una instalacin interior adecuada (3 1),
que era preciso contar con la resistencia del edificio al aumentar el peso por
metro cuadrado, ya que se eleva, con estantera de dos metros de alto, a 2.000
2.500 kilogramos mnimo, adems de lo cual era caro.

-
(29) Duchein, Michel. .Le nouveau batiment des Archives departamentalesdu nord a Lille.
(Rassegna..., XXIII, 1963, pg. 267). Tiene tambin parte por este sistema en los Archivos
Nacionales de Pars (Francia) y en los Archivos Nacionales de Tokio (Japn).
(30) Eine neue Aufbewan rung fr Archivalienn (Archivum, VI-1-1953, col. 79-84).
(31) En el nuevo depsito del Archivo de la Corona de Aragn en Barcelona (Espaa) lo
tiene adaptado para varios usos. Hoy los hay para discos, radiografas, planos, pelculas,
fichas, etc.
Los depsitos por dentro. Instalacin 165

Figura 81 .-Estantera sin baldas.

Figura 82.-Estructura perforada, de poca resistencia.


166 El archivo. Instalacin y conservacin
Generalmente se utiliza para ampliar la capacidad de depsitos que
cuentan ya con estantera convencional, por lo que suele recomendarse su
instalacin en planta baja y desde luego contar con el arquitecto del edificio
para que disponga las obras de consolidacinnecesarias, si stas son precisas,
ya que, a veces, an colocados en semistanos, directamente sobre los
cimientos, puede daar la estabilidad del edificio. Tal fue el criterio seguido
en las instalaciones del Real Archivo Militar de Estocolmo (Suecia) y en el
Archivo Histrico Nacional de Madrid, en el ltimo de los cuales hubo que
reforzar los cimientos por estar asentados sobre terreno flojo. Por este motivo
tienen ms facilidad de instalacin en edificios construidos sobre roca, en que
no cede la base. Tambin tienen esta doble instalacin los archivos de Viborg
y Copenhague (Dinamarca) Sin embargo hay casos en que las condiciones
de solidez de la construccin permiten situarlo a cualquier altura, lo que pudo
hacerse en el archivo de lo que fue la Obra Sindical del .Hogar, hoy
desaparecido, en Madrid (Espaa). Enganchados al armazn de la
estructura, sobre la que descansaba todo el peso, pudiendo instalar un
compactus de veinte unidades en la planta diecisiete del edificio.
En la VI11 Table Ronde de Budapest, en 1963, se trat del tema,
pudiendo comprobarse que las condiciones son diferentes segn la
climatologa. As en Suecia no se encontraban inconvenientes-como resultado
de su compacidad mientras que en Italia el clima, en general, exige mejor
aireacin y su climatizacin resulta costosa. Algunos (Baviera) estimaron la
proteccin que ofrece contra robo e incendio. Tambin se tuvo en cuenta que
para poder instalar densos es preciso que la construccin sea resistente y, por
tanto, ms costosa (Espaa y Hungra), mientras que otros la consideraron
ms barata en atencin al ahorro de suelo. En pases donde las condiciones
pueden ser diversas se utilizan estanteras sencillas o densa indistintamente
(Francia, URSS) (32).
En consecuencia la posicin actual es que, en archivos donde el problema
de espacio sea agobiante, pueden instalarse como un mal menor antes que
como una ventaja, aspirando a que, mientras sea posible, los depsitos de
archivo sigan teniendo estantera convencional. Ya con anterioridad se
propuso para guardar solamente lo ms precioso (33).
Dado que esta densificacin por supresin de pasillos supone que mucha,
o parte, de la documentacin de una estantera est oculta por la inmediata
a ella tenemos que contar con un sistema de desplazamiento que permita ver
lo que hay detrs o dentro.
Los sistemas densos aplicables a archivo depsito son de dos clases:
deslizables o giratorios. Los de estantera deslizable lo hacen generalmente
sobre uno o varios carriles incrustados o sobrepuestos al suelo, pero pueden
ir tambin colgados de carriles metlicos, provistos de poleas, sujetas a los

(32) Actas citadas, pgs. 100 a 102 y 127.


(33) Actas citadas, pg. 148.
Los depsitos por dentro. Instalacin 167
pilotes del edificio que descargan directamente el peso sobre los cimientos,
con independencia de la resistencia de suelos y paredes. De cualquiera de las
maneras las estanteras no pueden ser demasiado largas, siendo medida
aceptable siete metros mximo. En cuanto al sentido en que se verifica el
desplazamiento puede ser frontaZ o lateral (34). El sistema frontaZ es el que
permite una mayor densificacin,pudiendo tener un solo pasillo para hasta
veinte o veinticinco cuerpos de estantera doble faz cuando discurre sobre
carriles en el suelo (figuras 83-84). El deslizamiento de las estanteras para
abrir pasillo en el sitio en que se necesita puede ser actuado por un sistema
automtico, ayudado de corriente elctrica, por sistema neumtico o de aire

Figura 83.-Densificacin mxima, con un solo pasillo para muchos


cuerpos de estantera doble faz.

comprimido, o enteramente manual si la carga no es excesiva. La puesta en


movimiento puede hacerse por palanca puesta a la altura de la mano o abajo
para seraccionadas por el pie, pulsando un botn o por un volante o aspas.
El mecanismo puede estar basado en un cable metlico que se pone en
rotacin continua, al que se agarran unas pinzas que llevan las estanteras.
Si se acta de modo que las pinzas se agarran a la parte del cable que va hacia

(34) Michel Duchein utiliza las denominacionesde 4ongitudinal y lateral.Pierre Durye,


en Les nouveaux rayonages mobiles du type dense ou compact aux Archives Nationales de
France. (Rassegna..., 1958, nm. 2, mayo-agosto, pg. 223), las describe en sus diferentes
variedades.
168 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 84.-Densificacin mxima.

la izquierda el arrastre se produce hacia ese lado; mientras que si las pinzas
se sujetan al sector de cable que marcha hacia la derecha, su desplazamiento
es a la derecha. Los sistemas elctricos llevan un dispositivo que bloquea el
deslizamiento en el momento en que la estantera hace contacto con cualquier
persona, evitando as que pueda quedar atrapada dentro fortuitamente. El
deslizamiento por volante o aspa giratoria suele ser un sistema combinado
de guas y cadenas de engranaje a las que se van enganchando los piones
de la estantera al ser impulsada su traslacin. En algunos de stos la
estantera terminal puede llevar puertas en su lateral para poder consultar
parte de su contenido sin necesidad de correr toda.
Si el deslizamiento se verifica por poleas que corren por carriles en el techo
no pueden sobrepasar la distancia que exista entre dos de los pies derecho
del edificio, a los que se van a sujetar (35). Las estanteras en este caso pueden
formar grupos de tres, una doble central fija y dos dobles (o sencillas)
adosadas a ambos lados (figura 85), o tambin una doble fija y cuatro o cinco
movibles, o sea un pasillo por cada seis elementos. El sistema de una doble
fija y dos adosadas movibles lo tienen montado algunos archivos franceses
departamentales y tambin en alguno de los depsitos de los Archivos

(35) Snchez Belda, Luis. <<Novedadespara el equipo de los archivos. (Bol. Direccin
General de Archivos y Bibliotecas, 1962, nm. 63, pgs. 20-23). Dice que es el sistema <<Snead>>,
o estanteras independientes sobre pies derechos metlicos desde la base, aplicado al
<<Compactus>>.
Los depsitos por dentro. instalacin 169

Figura 85.-Estantera fija central con dos adosadas movibles


laterales.

Nacionales de Pars (Francia) (36). Igualmente se encuentra en alguno de los


archivos de Estados Unidos (37). El sistema de carriles sobre el suelo puede
verse, entre otros, en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de Pars
(Francia), Real Archivo Militar y Archivo del Ministerio de Asuntos
Exteriores de Estocolmo (Suecia) y en el depsito en semistano del Archivo
Histrico Nacional, de Madrid (Espaa). Lo tienen tambin varios archivos
de Dinamarca, Alemania y Malasia.
Otro sistema para pisos, de menos resistencia, consiste en colocar una
estantera doble faz fija y adosarle a ambos lados otras sencillas. Estas
laterales son las nicas que se desplazan, a derecha o izquierda, bien una sola
balda o todo un cuerpo de baldas (figuras 86-87), para poder ver lo que tiene
la central. Naturalmente que es preciso dejar un hueco sin cubrir que permita
la maniobra. El nmero de pasillos es mayor, uno entre cada grupo de tres,
por lo que la densificacin es menor.
La densificacin por desplazamiento lateral es siempre menor que la de
desplazamiento frontal. Consiste en que la estantera, doble faz o sencilla,
est colocada perpendicularmente al pasillo de acceso por lo que para poder
examinar,su contenido es preciso extraerla hacia dicho pasillo (figura 88),
con lo que queda bloqueado (38). En algunos archivos de Francia tienen
densificacin de este tipo (39), como tambin en Estados Unidos (40) y

(36) Marcas usadas en Francia son:, <<Compact>>, <<Baudet-Donon-Rousel,<<Famacy


<<Prodex.,entre otras.
(37) Entre otras marcas, Compactus. y Stornor.
(38) Entre otros, el sistema Dexion. que es ingls.
(39) Sistemas Prodex y Lapouyade>>.
(40) Dollin Mobile Storage System.
170 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 86.-Estantera densa de desplazamiento lateral de una sola


balda.

Figura 87.-Estantera densa de desplazamiento lateral de todo un


cuerpo de baldas.

Alemania (41).
En cuanto al sistema llamado giratorio es el menos generalizado. Los
primeros estantes de esta clase en Europa los hace Straford para el depsito
Louis Philippe de los Archivos Nacionales de Francia, en Pars, entre 1956

(41) El ms usado es el Compactus. En la Repblica Democrtica Alemana hay


instalaciones que funcionan por carril en el techo.
Los depsitos por dentro. instalacin 171

Figura 88.-Estantera densa con desplazamiento de todo u n cuerpo


hacia el pasillo.

y 1957, para techos de 2,lO metros de altura. Constan de una estantera doble
fija y otras dobles (que tambin pueden ser sencillas) que giran sobre un eje
sujeto de techo a suelo, a modo de puerta, quedando atravesados
parcialmente en el pasillo de la espiga correspondiente (figuras 89-90-9 1).
Pueden verse de este sistema en los archivos departamentales de Charente-
Maritime y Loire (Francia), como tambin en algunos de Estados Unidos.
Es el de ms fcil manejo pero necesita pasillos sensiblemente ms anchos
para permitir el giro y dificulta el servicio al atravesarse en el pasillo, aunque
sea no el de acceso sino uno lateral. Tambin se han hecho montantes de este
tipo para archivos de filmes, o cintas grabadas. Por ltimo citaremos el
llamado Archivo 2.000, que funciona electrnicamente, que est formado
por una especie de inmenso cajn, con un espacio abierto en su parte frontal
para poder sacar y meter por all los documentos. Lo citamos a ttulo de
posibilidad ya que nos parece de uso complicado y, sobre todo, con escasa
aireacin (figuras 92-93).
Considerados en conjunto todos estos sistemas podemos apreciar como
regla general que a ms densificacin corresponde ms dificultoso manejo.
Por eso elegiremos el que sea ms conveniente no slo en cuanto a lo que
tenemos que almacenar sino tambin en cuanto al servicio que haya que
prestar con los documentos. Los clculos aproximados de densificacin
previenen que con el sistema frontal sobre carriles en el suelo puede ahorrarse
172 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 89.-Estantera densa de un cuerpo fijo y dos laterales que


giran por secciones de baldas.

un 90 por 100 de espacio (42). Con el de carriles por poleas desde el techo
puede disminuir a un 70 por 100. Los de deslizamiento lateral, al pasillo o
al hueco de la balda, vienen a ganar un 50 por 100,y, por ltimo, los giratorios
slo ahorran un 30 a 40 por 100 de espacio (43).

LOS ARCHIVADORES

En todo depsito de archivo hacen falta, en mayor o menor nmero,


muebles especiales para guardar documentos que, por su formato o su
naturaleza, no quedaran bien acondicionados en las estanteras descritas.
Tales por ejemplo los libros-documento o los documentos sueltos que
superan ostensiblemente el tamao de folio sin atenerse a ninguna
normalizacin, o bien los que por su propia consustancialidad acostumbra-
mos a llamar documentos especiales, aunque a veces puedan constituir en s
la totalidad del depsito de un archivo. Estos muebles especiales, cuando son
excepcin, pueden colocarse en cualquier rincn del depsito general.

(42) No un 100 por 100, como pretenden algunos, ya que siempre es necesario por lo menos
un pasillo y, con ms frecuencia, dos.
(43) Duchein, Michel. <<Lesbatiments darchives ...., edic. 1985, pg. 51, da las siguientes
cifras de ahorro de espacio, con arreglo al sistema de densificacin: En el clsico de un solo
pasillo para un elevado nmero de unidades, el 100 por 100; en el de una unidad fija y dos
adosadas movibles, el 50 por 100, y en el de anaqueles giratorios, un 30 por 100. No obstante,
la primera cifra nos parece un tanto optimista, ya que otras estimaciones la fijan solamente en
un 90 por 100. El total de ganancia de espacio en los Archivos Nacionales de Francia se ha
calculado en un 75 por 100, segn Durye, Amenagement et construction de batiments aux
Archives Nationales de France de 1948 a 1962>> (Archivum, VII, 1957, pg. 31).
Los depsitos por dentro. Instalacin 173

Figura 90.-Apertura de las adosadas como puertas.

Figura 91 .-Apertura de las adosadas girando sobre un eje que las


deja atravesadas en el pasillo.
174 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 92.-Archivo denso con funcionamiento electrnico para


consulta.

Pueden considerarse como documentos especiales, a efectos de


archivacin: los pergaminos, generalmente medievales; los documentos con
sello pendiente de cera, plomo o lacre; los documentos grficos tales como
planos, mapas, dibujos, esquemas, rboles genealgicos u otros semejantes;
las fotografas, los clichs de vidrio o celulosa, filmes, microfilmes y filminas,
diapositivas y postales; los discos; las bandas magnticas.
La archivacin de documentos de formato superior al normal puede tener
una fcil solucin colocndolos en las estanteras corrientes ocupando las dos
baldas, anverso y reverso del mismo nivel, puesto que deben ser difanas. Si
se trata de documentos sueltos, sean o no grficos, deben ir protegidos por
una carpeta de cartn adecuada a su tamao (44). El nico inconveniente es
que se pierde mucho espacio. Pero tambin se fabrican estanteras especiales
de gran fondo y buena resistencia en las que pueden archivarse todos los
documentos de estas caractersticas, sea cual sea su procedencia de serie o
seccin a que pertenecen. En cada lugar de origen figurar una nota diciendo
el lugar de la estantera especial en que estn archivados y a su vez cada
documento tendr anotada su procedencia.

(44) En esta forma se guardan muchos documentos de la Seccin de Diversos del Archivo
Histrico Nacional de Madrid (Espaa). Los tamaos son: la mayor 0,88/0,70 metros y la menor
la mitad.
Los depsitos por dentro. Instalacin 175

Figura 93.-Espacio central por donde se puede consultar el contenido


del archivo denso de funcionamiento electrnico.

El principio que nos lleva a la necesidad de utilizar sistemas de


archivacin especial para los documentos especiales es el de que nunca debe
forzarse un documento para archivarlo sino adaptar el archivador a las
necesidades de aqul, de modo que el documento no se vea oprimido,
doblado o quede en condiciones de manejo que implique un riesgo para su
integridad fsica. Con frecuencia un solo tipo de mueble puede servir para
distintos tipos de documentos especiales.

a) Archivadores de pergaminos

Aunque pueden guardarse en carpetas en la forma que se ha indicado es


mejor tenerlos en archivadores especiales. Son de formato irregular
generalmente slo los medievales ya que tratan de aprovechar al mximo los
trozos de pergamino ( 4 9 , pero siguen usndose por mucho tiempo para los
documentos a los que se quiere dar cierta solemnidad (46). A partir de la

(45) Los medievales no slo son de cualquier tamao, sino que ste es a veces de contorno
totalmente irregular, con sus cuatro lados desiguales, o con salientes y entrantes originados por
los bordes de la piel, aprovechada al mximo. A veces cosidos varios trozos para un solo
documento; otras, documentos distintos cosidos juntos formando una larga tira que se arrolla
en un ncleo de madera, como el cartulario de Obarra, del siglo XI del Archivo Histrico
Nacional de Madrid (Espaa).
(46) Todava perdura su prestigio siendo frecuente ofrecer en homenajes un <<pergamino.,
aunque suele ser de imitacin.
176 El archivo. Instalacin y conservacin
poca de los Reyes Catlicos lo corriente es que dejen el formato de mltiples
dobleces o rollo y los tamaos arbitrarios para adquirir el de cuadernillo de
proporciones anlogas a los documentos en papel.
La manera de guardarlos en los viejos archivos era conservarlos tal como
venan, enrollados o doblados, metidos en cajas de madera o en armarios,
incluso en legajos en las propias estanteras. En el Archivo de Siena (Italia)
tenan un armario de madera con departamentos en los que guardaban 58.000
pergaminos.
Luego se pas a su cosido o encuadernado, cuando su tamao lo permita,
con lo que podan archivarse como libros, pero esto constituy un grave error
porque dificultaba su lectura y obligaba a manejar todos para consultar slo
uno, con el consiguiente constante deterioro. Igualmente dificulta su lectura
conservarlos enrollados o doblados, an peor esto ltimo porque por los
dobleces se ha perdido la tinta en muchas ocasiones.
Por todas estas razones es recomendable el uso para ellos de armarios
especiales para archivacin horizontal, una vez que se ha procedido a su
planchado o extendido. Las baldas de estos armarios deben de tener entre s
solamente el espacio suficiente para colocar en cada una un grupo de 18 a
25 unidades documentales grandes como mximo o el doble si son pequeas.
Las primeras iran colocadas en una carpeta grande que ocupe toda la balda
y las segundas en dos carpetas de la mitad de tamao de la balda, colocadas
una al lado de la otra. Los armarios utilizados para los pergaminos de la
seccin de Clero regular y secular del Archivo Histrico Nacional de Madrid,
con carpetas como las descritas, tienen 1,30 de alto por 0,55 de fondo y 0,95
de ancho, y en cada uno de ellos, con 20 unidades por carpeta trmino medio,
pueden acomodarse entre 360 pergaminos grandes y 720 pequeos, colocados
sobre 18 baldas. Unas ranuras oblicuas, a modo de persianas, en las puertas
del armario, permiten la aireacin necesaria. Tambin pueden ir en
archivadores de cajones como los indicados para planos o documentos
grficos.
El nico inconveniente que tiene el sistema de archivacin horizontal,
tanto en estos armarios como en cualquier mueble de este sistema, para
documentos con sello o para documentos grficos, es que se desperdicia
mucho espacio. Al multiplicarse el nmero de baldas se multiplican los
centmetros de espacio no til, as como los del espacio que hay que dejar de
margen entre carpeta y balda para poder manejarlos holgadamente.

b) Archivadores para documentos con seIIo


Los documentos con sello pendiente comenzaron guardndose en los
mismos legajos que los dems documentos, lo que acarreaba el destrozo de
los de cera y el desgajamiento del documento de los de plomo. Pronto se trat
de protegerlos pues aunque algunos de cera aparecan metidos en pequeas
bolsas de trapo o de pergamino, esto no era suficiente.
Los depsitos por dentro. Instalacin 177

Aunque los de plomo no necesitan ms precaucin que protegerlos de la


humedad, los de cera son muy delicados, sobre todo si est reseca por
haberlos guardado entre algodn, que absorbe la poca grasa que les queda
por lo que se ha desaconsejado. Ello les hace ms quebradizos, que es su
mayor peligro, aunque tambin son sensibles a la humedad y al calor. Los
procedimientos de proteccin han sido varios: saquitos de papel de seda
Japn con perforaciones para aireacin, bolsitas de polietileno o acolchados,
que en nada les favorece. En algunos archivos holandeses se inici con
carcter experimental la utilizacin para documentos con sello pendiente de
fundas de plstico suspendidas, sujetando el sello para que no cuelgue con
tiras de plstico, pero no nos parece nada aconsejable por la falta de
transpiracin al estar encerrados en plstico (47).
Como estos sistemas dejaban sin resolver el problema de la posibilidad
de desprenderse del documento por cualquier eventualidad, se pens en
montarlos sobre un cartn que llevaba en su parte inferior una cajita de
cartulina o cartn fino, donde se meta el sello, si era de cera, o cuando era
de plomo un hueco recortado para mantenerlo en l sujeto por delante con
unas tiras de acetato de celulosa que le impedan desplazarse pero permitan
sacar el sello para examinar su reverso, en caso de que la perforacin no fuera
total. En todo caso el documento no debe quedar nunca fijo al cartn con
imposibilidad de extraerlo.
Para su total proteccin deben llevar una cubierta de papel fuerte, sujeta
al cartn por su lateral izquierdo. De todos modos su archivacin conjunta
con los documentos convencionales se vea dificultada, cuando no totalmente
imposible, lo que aconsej guardarlos aparte. Duchein recomienda
protegerlos con cartn ondulado si se van a colocar en cajas individuales,
pero esto, como si se ponen dentro de sobre, slo puede hacerse cuando el
tamao del documento lo permite. La solucin de meterlos en cajas es
siempre problemtica.
Otra solucin fue colocar los sobres en posicin vertical en archivadores
de cajn, pero los sellos se amontonaban en el fondo, en evitacin de lo cual
se aconsej coser los sobres a diversas alturas a partir de la base, lo que
encima de suponer una manipulacin fastidiosa nos parece de resultado
dudoso. Tambin hubo un momento en que pareci que los armarios de
carpetas suspendidas con las hamacas del tamao propio para radiografas
poda ser un buen sistema pero pronto se vio que en muchos casos no caban
tampoco y era preciso doblar el documento, aunque se hiciera sin presionar
el doblez.
La solucin nos parece mucho ms sencilla: suprimir la archivacin
vertical. Si metidos en sobres del tamao que sea los colocamos en muebles
metlicos de gavetas o cajones de escasa altura, para archivacin horizontal

(47) Carmen Crespo, en su trabajo citado, pg. 8, recoge esta noticia que fue presentada en
el VI11 Congreso Internacional de Archivos.
178 El archivo. Instalacin y conservacin
de documentos grficos, con deslizamiento por rodamiento a bolas,
habremos solucionado todos los inconvenientes de una sola vez.
Este tipo de archivacin conviene tambin para los documentos con sello
pendiente de lacre, los que, por su mayor fragilidad, vienen de origen metidos
en una cajita de madera.
Tambin puede servir para los documentos cuyo formato excede a las
medidas del folio que llevan sello de placa, por cuyo motivo, ni con sobre ni
sin l, pueden dejarse en las cajas de los dems documentos, salvo si se
conservan doblados, cosa totalmente desaconsejable. Los de documentos de
tamao folio o menor pueden guardarse en cajas de cartn ondulado para
protegerlos de roturas.

c) Archivadores de mapas, planos, dibujos, etc.


Tambin estos documentos pueden guardarse en carpetas en las
estanteras, pero igualmente decimos que es mejor tenerlos en muebles
especiales, como los ya descritos en la primera parte (figura 21).
Uno de los primeros intentos que conocemos de archivacin de planos en
armarios metlicos es el realizado a base de anaqueles, deslizables para
facilitar su manejo, colocando en cada anaquel dos unidades de
conservacin, que en este caso eran unidades de madera contrachapada. Fue
adoptado en 1952 por el Servicio Geogrfico del Ejrcito (Espaa). De
aquello se ha pasado a utilizar archivadores metlicos semejantes a los que
acabamos de describir para documentos con sello, ya que, lo mismo que se
dijo de los pergaminos, a ser posible, nunca deben guardarse doblados o
enrollados. En stos con ms razn debemos evitar los dobles ya que por ellos
se rompen indefectiblemente haciendo precisa su restauracin. Las gavetas
o cajones, adems de su comodidad de manejo, estn pensadas para
prescindir de las carpetas de cartn, necesarias cuando se utilizan armarios.
Una carpetilla de papel fuerte suele ser suficiente para proteger el documento
y aun si su consistencia es grande puede prescindirse de ella. Depende de que
est entelado o de que su materia base sea cartulina delgada. Ofrecen la mayor
comodidad para el documento, sobre todo para planos gruesos y dibujos
antiguos, aunque es cierto que este tipo de archivacin horizontal dificulta
su manejo por tener que sacar los de encima cada vez que se necesita sacar
o meter alguno de abajo. Este inconveniente queda obviado si podemos
tenerlos pasados a ficha de ventana o microfilm con objeto de que el
investigador se sirva de estas copias en sustitucin del manejo del original,
que queda reservado para casos excepcionales. Como en toda archivacin
horizontal se desperdiciamucho espaciopero creemos que compensa. En este
tipo de archivadores se estima que proporcionan la suficiente aireacin las
mltiples ranuras de los cajones y sus carriles. Para evitar que al sacar el cajn
pueda engancharse por arriba y daarse alguno de los documentos que se
hayan ahuecado, llevan en la parte interior delantera de cada gaveta una
Los depsitos por dentro. Instalacidn 179

Figura 94.-Archivacin vertical de planos sujetos a presin por


muelles. Poco recomendable.

solapa metlica articulada que, apoyada sobre los documentos asegura que
stos permanecen a la altura debida. Se fabrican en varios tamaos.
Hay otro tipo de muebles para guardar esta clase de documentos que
responden al sistema de archivacin vertical. Quiz el ms antiguo sea el que
est basado en mantener la verticalidad de los documentos por presin de
unos muelles (figura 94), dentro de un mueble de formato adecuado, cuya
tapa superior se levanta para sacarlos. En principio pareci una solucin pero
hoy es un sistema totalmente rebasado por incmodo de manejar y dudamos
un tanto de que la presin no llegue a daar los documentos (48).
Algo ms racional nos parece el que consiste en un armazn metlico,
dentro de un mueble, provisto de una barra de la que cuelgan unas grandes
bolsas de papel fuerte, abierta por uno o dos de sus lados, que llevan en su
parte superior un gancho que resbala y se apoya en la barra, semejante a los
descritos para archivo de uso inmediato. Son bolsas que cierran con unos
broches automticos por su lateral ms largo vertical, y que su formato es
lo suficientemente grande y proporcionado para meter en ellas cierto nmero
de planos, mapas, dibujos, etc. (49). Su manejo es semejante al que se

(48) En la reunin anual de la Sociedad Raleing, celebrada en 1964, C. B. Ubrich asegur


que en el <<ArtMetal Inc., en Jamestown (New York), se guardaban as todos sus documentos
grficos.
(49) Podemos citar el sistema Pohlsroder>>.
180 El archivo. Instalacin y conservacin
describi para el mismo tipo de archivacin en archivo de uso inmediato.
Slo vara el hecho de que aqu no se trata de un armario, sino de una serie
de barras y bolsas para instalar en un gran depsito. La bolsa debe ser lo
bastante fuerte para que an conteniendo pocos documentos no pierdan stos
su verticalidad doblndose hacia abajo. Para consultar cualquiera de los
documentos es preciso descolgar la bolsa, extenderla sobre una superficie
plana y slo entonces proceder a desabrocharla para extraer su contenido.
Su manejo, por tanto, es ms complicado que el archivador de cajones y el
roce que puedan sufrir los documentos al sacarlos o meterlos acaso sea mayor
que en el caso anterior. Slo puede ofrecer la ventaja de ser ms econmico
y poder archivar ms unidades en menos espacio.
Los otros sistemas conocidos de archivacin vertical ya descritos para uso
inmediato suponen una previa manipulacin del documento, lo que puede
significar un riesgo para los ms valiosos y antiguos. Nos referimos
principalmente a los que funcionan por sistema de pinzas o perforaciones.
Por el riesgo que puede producir su manipulacin nos inclinamos por
desaconsejar su uso para archivo depsito. Tambin evitaremos en la medida
de lo posible guardarlos en forma de rollo.
No obstante, cuando el depsito de archivo lo es enteramente de
documentos grficos y el espacio escaso, puede aplicarse cualquier
modalidad de archivacin densa de desplazamiento frontal, ya que es el nico
viable por el formato totalmente variable de los documentos. Pero,
insistimos, la archivacin horizontal en muebles de gaveta o bandejas, o el
sistema ms barato de meterlos en carpetas de cartn de tamao adecuado
para colocarlos en estanteras en la misma posicin, nos parece lo ms
acertado para la buena conservacin de esta clase de documentos.

d) Archivadores de postales, estampas y carteles


En muchos archivos todava no se les ha dado categora de testimonio
histrico, no obstante lo cual tienen el mismo valor que cualquier otro
documento grfico. Los de tamao normal, si son postales, pueden guardarse
en archivadores de cajn semejantes a los de fichas, sean sueltas o formando
fuelle. Las muy pequeas ser conveniente meterlas previamente en sobres,
mientras que las muy grandes necesitarn archivadores adecuados a su
tamao o de los especiales de gavetas como los de mapas, planos y dibujos.
Las estampas, dada su variacin de tamaos y calidad del material,
generalmente ms dbil, irn mejor metidas en sobres antes de archivarlas.

e) Archivadores de folletos con informacin grfica


Como los anteriores, han sido muy poco considerados hasta ahora como
testimonio. Incluimos en este concepto trpticos e incluso hojas sueltas de
Los depsitos por dentro. Instalacin 181

propaganda. Posiblemente ser lo ms cmodo meterlos en cajas, dentro de


carpetillas separadoras.

f ) Archivadores de fichas

Las fichas catalogrficas de archivo, como las fichas-documento, no estn


normalizadas. Estas ltimas son escasas en fondos anteriores a la mitad del
siglo actual pero ya van pasando a los archivos y aumentar su nmero en
adelante puesto que las Administraciones resean en fichas muchos datos que
antes slo constaban en documentos convencionales o en libros-documento.
Las ms antiguas muchas veces todava no han pasado a los archivos
depsito.
La diferente finalidad de unas u otras puede influir en la eleccin del
mueble y su sistema de funcionamiento, dado que la ficha catalogrfica
supone un uso ms continuo y ms rpido que la ficha-documento. La ficha
catalogrfica es de escaso uso en archivo inmediato porque en l la
archivacin se hace, no con una secuencia fija para todos los documentos,
sino clasificndolos con arreglo a los grupos establecidos, lo que facilita su
localizacin sin necesidad de ms referencia, pero en el archivo depsito las
series, o grupos, quedan cortados por la necesidad de irlos estanteando segn
van entrando a lo largo de perodos de tiempo que pueden variar desde un
ao a bastante mas. La acumulacin de ingentes cantidades hace de todo
punto necesaria la ficha catalogrfica. Sus archivadores son bien conocidos.
Algunos de ellos, a partir de poco ms del suelo, son bastante incmodos de
manejar en sus filas ms bajas. Tienen los inconvenientes propios de este tipo
de archivacin, es decir, que la utilizacin de uno de los cajones bloquea el
uso de los restantes de la misma fila y que cuando estn sacados para efectuar
una consulta ocupan mucho espacio de desplazamiento. Sin embargo las
fichas catalogrficas no podemos archivarlas por otro sistema aunque si
pueden hacerse dos modificaciones: que los cajones empiecen a una altura
adecuada, colocados sobre patas, pedestal o incluso mesa, y que las fichas
estn colocadas lateralmente en compartimentos del cajn, en vez de estar en
forma frontal a todo lo largo del mismo. Esto ltimo permite que los cajones
sean de menos profundidad pero supone tambin la prdida de tantas veces
los centmetros necesarios de holgura para mover las fichas cuantos sean los
compartimentos en que se ha dividido el largo del cajn.
Pensando en ello se ide el sistema de muebles con cajones rotativos de
seleccin manual y luego automtica, que ya hemos descrito al tratar del
archivo de uso inmediato. Los que nos interesan son, naturalmente, aquellos
en que las baldas rotan sin perder la horizontalidad llevando sobre ellas los
pequeos cajones desplazables. Estos ficheros rotativos pueden rotar en
crculo o en elipse (de abajo arriba) segn sean de capacidad mediana (unas
30.000 fichas) o verdaderas torres de archivo para millones de fichas. Todos
ellos cuentan con una especie de consola de apoyo para que la persona que
consulta pueda, de pie o sentada, tomar sus notas all mismo. Si el fichero
182 El archivo. Instalacin y conservacin

tiene cierta extensin en sentido horizontal la silla de la persona que lo sirve


debe ser desplazable por rodamiento a bolas para facilitar la localizacin a
cualquier distancia. Los tamaos son muy variables: los hay desde tres metros
lineales de capacidad de archivacin hasta 1.900 metros lineales, lo que
permite la archivacin de 2.000 a 12.000 fichas (50).
Tambin hemos visto un sistema de plataformas de discos que giran sobre
un eje, en cuyas plataformas van colocados los pequeos cajones de fichas
del borde hacia adentro. Estas plataformas pueden desplazarse hacia
adelante para facilitar la consulta y, en su caso, extraccin de alguno de los
pequeos cajones-fichero. Su aprovechamiento es mucho menor y su
concepcin ya un tanto anticuada (5 1).
En cuanto a las fichas-documento su instalacin depende de la frecuencia
de su uso, que si bien puede ser muy activo en archivos de tipo administrativo,
en primera fase de uso, ya no lo es tanto en un archivo depsito. Esto hace
que si bien son recomendables los archivadores rotativos para la ficha
catalogrfioano sean necesarios y aun acaso resulten superfluospara la ficha-
documento.
Como en el caso anterior tambin puede aplicarse a los archivadores de
estas fichas la archivacin densa, aunque por ser poca todava su cantidad
suelen compartir el espacio con otras unidades de conservacin. En
estanteras densas de desplazamiento frontal pueden coexistir documentos
convencionales con bandejas para documentos grficos y cajones para fichas-
documento.

g) Archivadores de microfilm

Cuando comenz, tmidamente, a utilizarse el microfilm en los servicios


de archivo depsito los aparatos lectores eran lentos, por lo que los rollos
grandes ofrecan inconvenientes para localizar un fotograma. Por otra parte
no se haba llegado a pensar siquiera en la realizacin de un programa de
amplias dimensiones y lo corriente era que slo se filmasen documentos
espordicamente, a peticjn de algn investigador o por necesidades del
propio archivo. En cualquiera de los casos los rollos se cortaban en bandas,
que no solan pasar de seis fotogramas, y se guardaban en unos sobres
especiales alargados provistos de dobleces o tiras superpuestas escalonadas
en cuyos huecos se metan las bandas hasta completar el documento copiado.
Otras veces eran sobres transparentes o sobres abiertos por arriba pegados
a una cartulina, numerados al margen. Para guardarlos solan utilizar unas

(50) Son bastante conocidos. Los modelos antiguos son el .Rolling Contablex., cuya casa
ha fabricado tambin el &electron y el <<Kele.,as como el <<DieboldPower.. Archivadores
de este tipo los viene fabricando la casa .Halcom, S . A..
(51) Estn en uso en el Archivo Nacional de Brasil, en Rio de Janeiro.
Los depsitos por dentro. instalacin 183
cajas con ranuras laterales en las que se introduca cada sobre o cada
cartulina, que quedaban en posicin vertical (52).
Posteriormente se pas a conservar los rollos sin cortar, cuando empez
a usarse como archivo de complemento o de seguridad, conteniendo la
totalidad de un documento, o una pequea serie de documentos. Metidos en
pequeas cajas redondas de baquelita o cualquier otra materia plstica,
podan ser stas colocadas dentro de cajas semejantes a las anteriormente
descritas, pero provistas de celdillas en vez de ranuras. Tambin se aplicaba
el sistema de celdillas al interior de cajones de archivadores de fichas, que
quedaban as transformados en archivadores de microflim. El sistema lleg
a resultar caro de mantener por necesitar muchas cajitas y muchos
archivadores, con notable desperdicio de espacio por su desplazamiento
frontal y visibilidad superior, cuya suma de inconvenientes ya conocemos.
Por otra parte los pequeos rollos ocasionaban, como ya se ha dicho, que
los filmes cogieran demasiada forma, al ser sus vueltas muy pequeas, y
aunque se aconsej que cada vez que se usasen se enrollaran en sentido
contrario al que tenan antes, la realidad es que su escaso uso daba poco lugar
a poner en prctica tal medida. En evitacin de este inconveniente se prob
a enrollar cinco o seis tiras diferentes, una sobre otra, en un ncleo de
plstico, de un mismo rollo, pero el uso vino a demostrar lo desacertado de
esta medida ya que la utilizacin de uno slo supona el manejo de todos, que
al ser desenrollados se retorcan en forma de tirabuzn o bucle ocasionando
gran dificultad y un enorme roce para volverlos a su forma primera a la hora
de guardarlos. Se sujetaban en su parte exterior por una tira de papel, en que
se anotaba la sealizacin,sujeta a su vez por una goma. Sin embargo la goma
se seca y descompone con el tiempo, lo que la hace desaconsejable. El total
iba dentro de una caja redonda de plstico transparente y sta a su vez metida
en una caja cuadrada de cartn ligero, impresa y armable, en la que se
anotaba el contenido y nmero de orden, colocndola despus verticalmente
en el cajn de un archivador de fichas, a dos cajas por ancho del-cajn.
Lleg el momento en que los aparatos lectores se fueron perfeccionando
en tal manera que la localizacin de un fotograma dentro de un rollo de 30
metros no ofrece mayor dificultad, estimando conveniente soldar las diversas
tiras en una sola para su ms fcil manejo. El sistema de cajas fue el mismo
pero ahora pueden archivarse en posicin vertical en cualquier estantera de
pocos centmetros de fondo con una perfecta visibilidad de la sealizacin
de su contenido. Naturalmente que en las nuevas microfilmaciones se
conservan los rollos sin fraccionar, bien sean stas por encargo, para canje,
microfilm de complemento para archivo de seguridad o para edicin de
textos. Slo se fraccionan los fotogramas del documento, o conjunto de
documentos, que adquiere el investigador para su uso privado.
El enorme incremento de la prctica de microfilmacin de fondos de

(52) El -Microstrip, de la casa Kodak, para tiras de 33 centmetros de largo y 16 milmetros


de ancho, estaba pensado para archivos de secretara, no para archivos depsito.
184 El archivo. Instalacin y conservacin

archivo depsito ha llevado a buscar la solucin de una archivacin densa


a la vez que adecuada por su seguridad. As fue como muebles que la industria
pens en principio para almacn de productos farmacuticos u objetos de
pequeo tamao, fueron convertidos en muebles para archivar microfilmes
y microfichas. El fabricante crey oportuno que las pequeas baldas
conservasen una ligera inclinacin hacia adentro para evitar la cada de los
objetos al realizar el impulso de abrir pero aplicado a cajas de microfilme no
parece necesaria esta precaucin ya que se mantienen en su sitio sin
desplazarse. Se trata de estantes de doble faz, de varios centmetros de fondo
cada lateral, colocados en batera uno al lado del otro de forma que para
usarlos es preciso tirar hacia afuera de un asa que lo desplaza en
deslizamiento lateral hacia el pasillo de acceso (figura 95). Su colocacin es
comodsima y su seguridad de conservacin perfecta, pudiendo cerrarse con
llave (53).
Buscando el mximo aprovechamiento del espacio de cada fotograma se
pas del rollo con perforaciones laterales al rollo sin perforaciones, que
realiza el arrastre por presin, pero an ms se empez a experimentar con
el film de 16 milmetros que da una buena nitidez para un doble folio en un
solo fotograma. La archivacin de estos nuevos rollos, hoy utilizados cada
vez ms por el ahorro que suponen, requiri enrollarlos en ncleos de plstico
provistos de chapas laterales redondas para impedir que se desarmasen.
Seguan sin ofrecer problemas a la hora de archivar siempre que se metiesen
dentro de cajas cuadradas, pero tambin dieron lugar a las <cassettesque
constituyen en s el envase ms apropiado. Pasando automticamente de una
a otra al usarse quedan perfectamente protegidas de roce y polvo y por tanto
en mejores condiciones de conservacin. La archivacin de estas cassettes
lgicamente no ofrece ningn problema: pueden guardarse en el mismo tipo
de muebles que los rollos.
Finalmente, el uso de microfichas tiene poca aplicacin para archivos de
fondos histricos antiguos aunque, como ya se dijo, ofrece grandes
posibilidades para documentos de factura ms reciente, tales como
expedientes administrativos y otros semejantes, as como para archivo de
seguridad. Pueden guardarse en muebles metlicos de cajones como los ya
descritos o bien en el mismo mueble de archivacin densa que se ha indicado
para los rollos de microfilm. Las microfichas son tambin de gran utilidad
para la formacin del archivo de seguridad. de los fondos ms valiosos. En
cuanto a las condiciones ambientales del depsito pueden ser las mismas, por
trmino medio, de las de depsito para papel. Sometidos a procesos
artificiales de envejecimiento se ha comprobado que resisten ms que el
papel.

(53) Por este sistema estn guardados los rollos del Archivo de Seguridad. de los archivos
espaoles, en uno de los depsitos, independientes, del Archivo General de la Administracin,
en Alcal de Henares (Madrid).
Los depsitos por dentro. Instalacin 185

Figura 95.-Archivacin densa de microformasen estantes extrables.

h) Archivadores de jilmes

Aqu es donde comienzan a surgir los problemas que ha planteado a los


archiveros profesionales la entrada en sus depsitos de las nuevas formas de
expresin a las que con anterioridad se daba poco valor histrico, siendo as
que historia es todo, del mismo modo que un simple trozo partido de
cermica es tambin arqueologa. Los filmes, como las fotografas, fueron el
inicio de los documentos que han dado en llamar audiovisuales, slo que su
mayor antigedad les ha ido allanando el camino para poder reposar
dignamente bien en depsitos especiales dedicados slo a ellos, o
constituyendo secciones especiales en los tradicionales archivos de los
documentos escritos. Repetida, pero tmidamente, fueron los archivistas
ocupndose de estos documentos al no poder soslayar su presencia, hasta
llegar al ao 1972 en que el VI1 Congreso Internacional de Archivos,
celebrado en Mosc, se dedic enteramente a ellos, y problemas que plantean
desde el punto de vista de su archivado, conservacin y servicio que deben
prestar. El informe presentado por W. Kohte, Director de los archivos
fotogrficos, fonogrficos y cinematogrficos de los Archivos Federales de
la Repblica Federal Alemana, fue un aldabonazo a las costumbres dormidas
de los continuistas, que empezaron a enterarse de que desde 1926 en la
Repblica Sovitica rusa se haba mandado ingresar en los archivos estatales
todos los negativos y positivos fotogrficos y cinematogrficos, por su gran
inters para la historia de la Revolucin de Octubre. De entonces hasta ahora
en la Europa Occidental se han ido creando secciones, depsitos especiales
186 El archivo. Instalacin y conservacin

u organizaciones, pero suelen todava ser las casas productoras las que los
retienen en sus propios archivos, dueos y seores de guardar o destruir tan
valiosos documentos. En Espaa tenemos un sistema mixto: parte es retenido
por la entidad productora y parte pasa a la Filmoteca Nacional.
As las cosas la archivacin de filmes ha sido muy pocas veces planteada
en los archivos tradicionales por ser escasos todava los documentos de este
tipo que van a parar a los mismos, pero s se ha ofrecido como problema a
resolver en toda su dimensin en depsitos de entidades, centros u
organizaciones que trabajan en la produccin de filmes de corta y larga
duracin. Los alegatos sobre si son materia de biblioteca o de archivo son
totalmente absurdos en cuanto a que se intenta definirlos por la materia-base
sobre que estn impresos los testimonios, y no por su contenido, juicio que
no se le ocurrira a nadie alegar respecto a cualquier otro tipo de documentos.
Si su contenido es puramente literario o de ficcin ser materia afn a una
biblioteca, pero si constituye un informe, una noticia, un testimonio, es
indudablemente material de archivo. Por esta razn se tratan aqu sus
problemas de archivacin, los que, por otra parte, son iguales para ambos
casos ya que es su naturaleza y forma los que van a dar la pauta para su
resolucin.
En el caso de los filmes se presenta el mismo problema que vimos en los
microfilmes al traer su envase de origen redondo, agravado por el mayor
tamao de los mismos, con contenido de 60 a 120 metros. La solucin
primera fue colocarlos sobre dos barras paralelas lo suficientemente
separadas para que la caja entre en ellas, sin llegar a dejarla deslizarse hacia
abajo. As los hemos visto en filmotecas y emisoras de televisin, con barras
ms separadas para filmes largos y ms juntas para filmes cortos. Tambin
se dio la misma idea de fabricar unas estanteras con baldas especiales, pero
en este caso no eran slo con las baldas inclinadas hacia adentro sino en
forma de cubeta, rebajada en su nivel en la parte central (54). Con todo
necesitaba una especie de pesas redondas que colocadas en los laterales de
la fila, cuando la balda no est llena del todo, actan a modo de los sujeta-
libros. Pero esto, como todo lo especial, resulta caro por lo que posiblemente
el recurso de meterlas en cajas cuadradas de cartn y archivarlas en estantes
normales o estantes de armarios es mucho ms econmico. Recientemente
la casa Kodak ha recomendado una serie de medidas de tipo tcnico (55).
Hay un sistema que ya conocemos, que sera bastante aceptable. Fue
pensado para cintas de grabacin magntica pero puede aplicarse a filmes.
Viene a ser un trasunto de la idea de archivacin suspendida utilizada para
planos o para documentacin de uso corriente. Se trata de un aro -los hay
de dos tamaos por lo menos- de materia plstica, que se abre y se cierra
como una abrazadora sujetando la caja en todo su permetro. Ya se describi

(54) Los hizo la casa Straford, de Forjas de Estrasburgo. Vase fig. 36.
(55) .Kodak Storage Envelope for Proceessedph.
Los depsitos por dentro. Instalacin 187
en cuanto a su uso en archivos inmediatos, pero para grandes cantidades de
archivo depsito puede resultar su precio prohibitivo. En el mismo cierre
lleva un espacio apto para anotar su sealizacin (56). Este sistema tiene la
ventaja de que pueden archivarse indistintamente largos y cortometrajes por
la naturaleza de su contenido y no por su formato, aunque siempre se ganar
espacio si lo hacemos por tamaos uniformes, lo que permite que las barras
estn a la justa distancia necesaria unas de otras, sin dejar huecos
desaprovechados. De todas maneras recordemos lo que se dijo: cualquier
envase redondo, metido en una caja de cartulina fuerte cuadrada, puede
archivarse donde se quiera. Una advertencia es de todo punto necesaria. Si
se tienen rollos antiguos de material inflamable es preciso contar con un
depsito especial de muros refractarios y puertas de acceso cortafuegos de
doble resistencia para impedir que, de entrar espontneamente o por alguna
causa, en combustin, pueda correrse el fuego al resto del edificio. Lo
recomendable es ir pasando estos viejos filmes a material nuevo, en la medida
de lo posible, ya que esto cuesta bastante caro.
Finalmente una duda razonable: si los documentos audiovisuales deben
archivarse de modo que la grabacin sufra el menor roce posible. Pensemos
si ser bueno tenerlo as, apoyndose una vuelta sobre la otra, o sera
conveniente un sistema de archivacin horizontal en que el posible roce vaya
todo sobre los bordes. Habra que comprobar si el riesgo es autntico y si
compensa la prdida de espacio que comporta este tipo de archivacin.

i) Archivadores de diapositivas

Todava no llega este tipo de documentos a constituir un verdadero


problema, pero conviene buscar soluciones antes de que se produzca. En
muchos sitios las guardan dentro de las mismas cajas comerciales de plstico
en que se venden los marcos y stas a su vez en cajones de archivadores de
fichas. Otras veces vienen montadas en hojas de cartulina o plstico, con
carriles en los que se introducen las diapositivas. Si el soporte colectivo es lo
suficientemente rgido pueden colocarse muebles metlicos de cajones, en
archivacin vertical, o, por medio de una perforacin lateral, formar
cuadernos de anillas que se archivan como libros despus de metidos en una
funda de cartn de tipo petaca para mantener sus hojas juntas. El sistema
depende de la casa productora pero puede tambin hacerse segn las
necesidades del archivo (57). Sobre ello, si su envase es de cartn deber ste
ser neutro y si es metlico inoxidable (58).

(56) <<Data-Ring.y .Aro-Dac..


(57) Podemos citar el 4af-T-Stor tm.
(58) Duchein, obra citada, pg. 57, aconseja transferirlas a <<Cibachrone-.
188 El archivo. Instalacin y conservacin

j) Archivadores de fotografias

Como anteriores a los filmes encontraron antes su concepto de material


archivable, datando la noticia ms antigua recogida del ao 1908 en que se
form una seccin fotogrfica en los Archivos Pblicos de Canad. En
cuanto al primer depsito propiamente dicho tenemos que resaltar la
creacin en Argentina en 1939 del Archivo Grfico de la Nacin, destinado
a recoger, con orden obligatorio, todas las fotografas de carcter oficial.
Este tipo de documentos puede archivarse de dos formas: como los
documentos clsicos en cajas, previamente metidos dentro de sobres de papel,
cuando el tamao lo permite y son de poco uso, o por sistema vertical en que
los sobres se colocan en cajones de tamao adecuado en muebles metilicos.
Sin embargo, dados los inconvenientes que ya hemos anotado para los
muebles de cajones, es preferible utilizar hamacas suspendidas de visibilidad
lateral, como las utilizadas en los archivos de uso inmediato, o por el sistema
de bolsas colgadas que ya se describieron para documentos grficos.
Tambin qued ya indicada la conveniencia de que los sobres de los
clichs sean transparentes, de papel cristal o polister no electrosttico, para
que no atraigan el polvo al manejarlos, quedando protegidos del deterioro
al manipularlos con los dedos (59). Vanse otras normas en la Parte I.
De cualquier modo no precisan un mueble especial ni los clichs ni las
copias positivas, salvo el caso de los clichs de cristal que, si estn apoyados,
deben descansar sobre una capa de material amortiguador para protegerlos
del roce. Si estn colocados por sistema vertical en compartimentos
separadores rgidos no deben concentrar demasiados en un solo espacio ni
meterlos apretados, sino dejar una cierta holgura entre ellos para su ms fcil
manejo.
En caso de fotografas de gran formato pueden archivarse en el mismo
tipo de mueble utilizado para documentos grficos, ya descritos.
Si los fondos que recibimos nos han llegado en archivadores de fuelle o
en lbumes, sistemas propios de archivos de uso inmediato, pueden pasar as
al archivo depsito, en cuyo caso, si queremos respetar esta modalidad por
alguna razn, ser preciso examinar el material de que estn formadas estas
unidades para ver si renen unas condiciones mnimas de salubridad, ya que
con frecuencia la composicin de sus hojas puede afectar a la estabilidad de
la fotografa (60).
En cuanto a condiciones de seguridad, los negativos de acetato o polister

(59) Duchein, obra citada, pg. 57.


(60) Los principales requisitos fsicos y qumicos han sido descritos en <<Photography
(Proceesing) Processed Films, Plates, and Paper-Filing. Enclosures and Containers for Storage..
ANSI. Standard PH 53. 1984.
LOSdepdsitos por dentro. Instalacin 189

deben ser guardados en archivadores resistentes al fuego. Tanto stos como


los positivos no deben nunca guardarse en cajas de madera.
La novedad de este tipo de documentos es que, por datar su existencia
de muchos aos antes que los otros fotogrficos, son ms dificiles de
conservar en buen estado, dado que las emulsiones empleadas en ellos son
proclives a sufrir alteraciones e incluso llegar a la total destruccin de la
imagen. El agua puede causar graves daos, por lo que el grado de humedad
del depsito es muy importante, aunque en s no es muy daina, sino en
relacin con la temperatura. Para filmes, placas y papeles se considera
conveniente de un 30 a un 50 por 100 de humedad, con una temperatura que
puede oscilar entre los 10 y 21 grados centgrados. Si existe instalacin de aire
acondicionado para controlar la temperatura es preferible no pasar de los 10
grados (61).
Tambin hay que proteger estos documentos de insectos y roedores para
los que la gelatina y la celulosa que contiene el papel es muy atractiva, as
como prevenir la posible formacin de hongos. Para la renovacin del aire
por sistema natural deben abrirse solamente las ventanas protegidas por
rejillas finsimas que impidan la entrada de insectos, contra los cuales el
sistema de combatirlos es la fumigacin. Hay otros mtodos ms eficaces,
pero no convenientes para los documentos. Tambin ayuda a la buena
conservacin la prctica de remover los fondos peridicamente con la
frecuencia que sea posible (62).

k) Archivadores de discos fnicos


Los registros primitivos no han ido a parar, en su mayor parte, a los
depsitos de biblioteca o archivo convencionales por no considerarlos
material archivable en su justo valor de testimonio. Hasta hace una veintena
de aos no se ha despertado su inters por conservarlos y conocerlos, siendo
de destacar en este aspecto la existencia de la Socit Francaise de
Palophonien, que ya exista en 1961.
En cuanto a los discos fnicos de nuestra poca, su conservacin en
centros del Estado ha estado casi siempre a cargo de las bibliotecas, gracias
al depsito legal, recibiendo la denominacin de Fonotecas. Sin embargo
en los archivos estatales se encuentran algunas veces pequeas cantidades
provenientes de organizaciones prescritas que han entregado la totalidad de
sus fondos, documentales o no. La grabacin sonora en discos como
complemento de imgenes ha sido hoy desplazada por la banda magntica,

(61) La Federacin Internacional de Archivos de Films. estima como temperatura ptima


los cinco grados centgrados para fotografas en color.
(62) Kodak. -Conservation of Photographs.. 1985. Aestman Kodak Company-Library of
Congress Catalog., nm. 84, 80244, pgs. 79-93.
190 El archivo. Instalacin y conservacin
pero el disco, musical o no, con personalidad propia sigue su produccin
imparable.
De uno u otro modo, conservados por la casa productora, las
organizaciones o entidades que los utilizan, o en depsitos estatales, vamos
a tratar aqu de cmo archivar los discos.
Estos s requieren mueble especial. Tradicionalmente se han guardado en
casilleros, con capacidad que no debe sobrepasar de ocho a diez discos, que
como ya se dijo los mantienen en posicin vertical. La archivacin de ms
discos en un solo hueco de casillero ahorra espacio pero perjudica la buena
conservacin por el roce constante de todos los discos cada vez que se maneja
uno solo. Suelen ser de dos tamaos, adecuados a los discos de 45 o de 33
revoluciones. Es aconsejable que el plano sobre el que se apoyan no sea duro
sino que est amortiguado el roce por una capa de fieltro o plstico
mullido (63). Tampoco deben estar apretados ni tener demasiada holgura
por lo que hay que cuidar que las dimensiones de cada casillero no sobrepasen
las necesarias. En ellos la resolucin del contenido redondo en un envase
cuadrado viene ya dada.
Una solucin muy econmica es meter los discos con su funda de origen
en fundas de cartn semejantes a las usadas para mantener juntas las hojas
de carpetas de anillas de diapositivas, lo que permite colocarlos despus en
cualquier estantera, sin compartimentos.
Los discos antiguos, de baquelita y por tanto rompibles, anteriores a 1950,
deben ser protegidos muy especialmente (64).
El principio de que debe evitarse el roce de la grabacin est
perfectamente conseguido con cualquiera de estas dos modalidades ya que
lo que se roza con el uso son los bordes, lo que no ocurrira si los colocamos
en posicin horizontal. Sin embargo, ya se dijo, hay quien objeta que por
efecto de la verticalidad se alabean los discos y pierden fidelidad de sonido
pero esto es antes bien un problema de la mala calidad de la materia-base.
En una coleccin particular pueden guardarse los discos en la posicin que
se quiera y parezca ms conveniente pero en un archivo de discos en uso la
posicin horizontal daara gravemente la grabacin por roce constante al
sacarlos y meterlos.

1) Armarios para grabaciones magnticas

Los denominamos armarios desde el primer momento porque dado lo

(63) La casa Straford hizo un tipo de casillero especial.


(64) Duchein, obra citada, pg. 58, aconseja, tanto para stos como para los microsurcos,
meterlos en bolsas de papel cristal y luego en otra de cartulina, pero si son discos adquiridos,
producidos por casas discogrfcas,nos encontraramos con tres bolsas: la de origen, la de papel
cristal y la de cartulina, lo que nos parece excesivo.
Los depsitos por dentro. Instalacin 191

Figura 96.-Archivacin de discos de grabacin magntica de gran


tamao.

delicado de este tipo de grabaciones es conveniente que se guarden a salvo


de cualquier posible variacin magntica de la atmsfera con cierre
hermtico. Si se archivan en estanteras deben ser stas de metal
desmagnetizado (65). Su disposicin especial reside en que las bandas estn
en los armarios dentro de unos separadores de filamento metlico que las
mantienen en posicin vertical, una al lado de la otra sin que pierdan su
estabilidad las que quedan al sacar una para su uso, como ya se dijo en la
primera parte. No obstante, cuando son muy grandes pueden colocarse en
posicin horizontal, a una sola fila de cajas por balda. Cuando las
grabaciones son en disco puede procederse del mismo modo o guardarlas en
archivadores especiales que ocupan muy poco espacio (figura 96).
Ya hemos descrito, al tratar de los archivadores de uso inmediato, los aros
de plstico provistos de un gancho para colgar los rollos de una barra, por
lo que no hacemos sino recordar las ventajas de este tipo de archivacin.
Pero para llegar a esto ha sido preciso el transcurso de muchos aos. El
problema de las grabaciones magnticas, tan utilizadas ahora en la gestin
de las empresas, fue ya considerado como documento de archivo en la IX
.Table Ronde celebrada en Londres en 1965, siendo bastantes los que

(65) C. Crespo, obra citada, pg. 8, hace referencia tambin a las de madera, pero ya sabemos
los muchos inconvenientes que tienen.
192 El archivo. Instalacin y conservacin
expusieron sus dudas sobre la posibilidad de que llegaran a ser verdaderos
documentos desplazando a los tradicionales escritos. En la comunicacin
presentada por la URSS se les consider slo como documentos de base, con
un valor de informacin limitado, estimando su explotacin costosa (66). Por
su parte los Archivos Reales de Suecia coincidieron en considerarles como
meros elementos de informacin (67) y los Public Records Office, de Estados
Unidos, llegaron a decir que, como se supone que siempre hay que pasar su
contenido a documentos convencionales, no vean problema en su
conservacin, puesto que no la consideraban necesaria (68). La Sociedad de
Archivistas Americanos fue ms reflexiva diciendo que si bien en principio
se consideraban como documentos efimeros, los organismos productores
tenan la tendencia a su conservacin, lo que modificaba el problema (69).
La representacin de Hungra propuso que no se admitiesen en los archivos
oficiales si no estaban perfectamente clasificados y con los dispositivos
necesarios para su explotacin (70). Rumania fue del parecer general de que
slo servan como instrumentos de informacin (71), pero Yugoslavia fue
ms cauta aconsejando que, antes de tomar una determinacin, se
considerase si su contenido tena algn valor histrico o cientfico (72).
Pero ya entonces haca bastantes aos que se estaba utilizando este
sistema como base para la historia (73), alcanzando un gran desenvolvi-
miento en los aos sesenta y continuando en los setenta. No haba ms
remedio que admitir sus productos plenamente, a pesar de todos los
inconvenientes de su conservacin.
Las grabaciones magnticas, utilizadas hace pocos aos para guardar
testimonios fonticos de personas relevantes (74), han adquirido hoy una
gran importancia en cuanto a su existencia en los archivos como documento
histrico, debido a las nuevas formas de reconstruir el pasado por medio de
testimonios orales. Es cierto que la base puede ser de otra naturaleza, como
escritos estenogrficos o mecanogrficos sobre papel, pero la grabacin
magntica es la forma ms utilizada y fidedigna (75).
Tenemos pues que atender ron el mayor inters a la conservacin de este

(66) Actas publicadas en unin de las de la anterior reunin, pg. 165.


(67) Actas citadas, pg. 169.
(68) Actas citadas, pgs. 173-179.
(69) Actas citadas, pg. 184.
(70) Actas citadas, pg. 185.
(71) Actas citadas, pg. 186.
(72) Actas citadas, pg. 189.
(73) Los antecedentes ms antiguos los encontramos en Estados Unidos, donde los
peridicos comenzaron ya en el siglo XIX a recoger testimonios orales que luego incluan en
sus pginas. No obstante, hasta 1938 puede decirse que no tuvo un planteamiento propiamente
dicho con la publicacin por Allan Nevis de su <<TheGateway to History.. Boston Appleton
Centur y.
(74) En Espaa se llam <<Archivo de la Palabra..
(75) Se conservan viejos fonorregistros, discos, microsurcos o los ms recientes Videos.
Los depsitos por dentro. Instalacin 193
nuevo tipo de documentos, cuya recogida y formacin ha llegado a ser
considerada por algunos como labor del propio archivista. Asentado el
principio de salvaguardarlas de las alteraciones magnticas, tenemos que
tener en cuenta otras circunstancias, como los efectos del polvo y el calor.
Es la primera que, aunque la banda bien guardada es bastante estable,
cada vez que se usa se va borrando un poco, aparte del riesgo que corre de
romperse. Es por esto que deben sacarse por lo menos dos copias para ser
consultadas, guardando la banda original en diferente sitio. Por lo general
se archivan en las mismas cajas de origen, pero algunos desconfan de su
composicin recomendando que se pasen a cajas neutras. Las bobinas no
deben de tener holgura que las permita removerse y deben ser rebobinadas
cada siete a diez aos. En cuanto a las condiciones ambientales de los
depsitos parece que deben ser un 45 por 100 de humedad, por 18 grados
centgrados (76).

(76) Archives, histoire orale et tradiction orale: une tude RAMP. Programme Gnrale
dinformationet UNISIT Organisationdu Nations Unies pour leducation, Iscience et la culture.
Pars, 1986.
Acondicionado
de los documentos

UNIDADES DE CONSERVACION

Los documentos de un archivo depsito no se colocan nunca


directamente sobre la estantera o en los archivadores sin haberlos metido
previamente en lo que llamamos unidades de conservacin, cuya finalidad es
protegerlos del roce, el polvo, la luz o cualquier otro agente que atente a su
buena Conservacin.
Toda unidad de conservacin debe ser pensada en funcin de los
documentos que va a guardar y no al revs. El documento debe archivarse
de modo que est cmodo. Nunca se forzar su formato ni se guardar en
posicin en que pueda recibir deterioro mientras est archivado o cuando se
desplaza de su sitio para consulta. Por eso es preciso considerar en cada caso
de qu forma lo vamos a guardar y de qu proteccin debemos dotarlo antes
de colocarlo en la estantera o en el mueble correspondiente (1).
Los documentos escritos en papel tamao folio o medio folio son, hasta
ahora, los ms corrientes, encontrndose los otros formatos, tipo comercial
o DIN A-4, en menor cantidad, sin que esto altere las proporciones de las
unidades de conservacin. Los problemas se plantean para los otros
documentos especiales, que requieren como hemos visto archivadores
tambin especiales, y constituyen todava una minora en nuestros depsitos
clsicos. No obstante tenemos que contar con archivos en que la casi
totalidad de sus fondos est constituida por este tipo de documentos.

(1) Morris Riger. Packing, Labeling and Shelving at the National Archives., pgs. 417-426.
Aconseja que se considere primero si son documentos de conservacin definitiva o slo
temporal, adecuando a ello su grado de proteccin.
196 El archivo. Instalacin y conservacin

La conservacin de documentos de archivo formando unidades ha venido


cambiando a travs de los tiempos, segn ha ido evolucionando el concepto
de lo que debe ser un archivo y el servicio que debe prestar. Veamos cules
son:

Paquetes

Constituyen la forma ms antigua de guardar los documentos en los


grandes archivos, entendiendo por antigua a partir de la formacin de estos
grandes depsitos desde fines del siglo XVIII, pero sobre todo en el siglo XIX.
Cuando se estimaba que los papeles se guardaban con el solo fin de
poderlos exhibir si acaso alguna problemtica vez eran necesarios, el modo
de agruparlos, la unidad de conservacin, consista simplemente en una ligera
cubierta de papel y una cuerda fina o cinta que los mantena sujetos en
paquetes provisto de una etiqueta pequea indicativa de su contenido,
etiqueta que, por no tener donde sujetarse de modo visible, sola quedar
colgando de la parte que quedaba al exterior de la estantera. Dentro de cada
paquete poda haber grupos menores de documentos con sus correspondien-
tes cubiertas de papel con indicacin del contenido. El documento as tratado
no tena apenas proteccin del roce contra la estantera o con los paquetes
contiguos, ni tampoco del polvo que poda posarse impunemente sobre ellos
y meterse por las rendijas de sus maltrechas hojas. Por si fuera poco, la cuerda
o cinta, si floja corra el riesgo de que se desbaratase el paquete y si apretada
lo deformaba, dificultando su estabilidad y perjudicando a los mismos
papeles. Mientras no se hiciera uso del contenido de los paquetes no se
producan mayores daos, pero una moderada frecuencia de consulta de los
mismos dara por resultado que el roce con la estantera al sacarlos y meterlos
agravara las roturas y desperfectos de los bordes de los documentos, y que
la cuerda fina o cinta, a fuerza de atar y desatar, siempre presionando por
los mismos sitios, acabase por producir graves erosiones. Hoy estn
totalmente desechados (2).
La versin actual de paquetes de documentos enteramente envueltos con
papel de embalaje y etiqueta pegada constituyen la negacin absoluta de cul
es la finalidad y funcin de un archivo. Supone considerar sus documentos
tan intiles a cualquier fin que no hay ningn inconveniente en condenarlos
a clausura perpetua cuando menos.

Legajos

Para evitar los inconvenientes apuntados, y cuando se piensa que los


-
(2) Morris Riger, obra citada, pgs. 417-426. Pone de manifiesto el hecho de que las cintas
de goma que utilizan algunos para sujetar los paquetes, con el tiempo se aflojan, se secan y
terminan por pegarse al papel rompindole.
Acondicionado de los documentos 197

documentos del archivo pueden ser objeto de cierto uso, se empiezan a


colocar los documentos entre dos fuertes cartones. Con ello se consigue una
mayor estabilidad del paquete, una cierta proteccin contra la erosin que
puedan producir las cuerdas y tambin contra el roce de la estantera, aunque
el polvo puede seguir penetrando entre los bordes de sus hojas. Para evitarlo
idearon ponerles solapas de tela pero tras de no proteger enteramente
resultan caros por el costo de la mano de obra.
As pues el legajo clsico est constituido por esos dos gruesos cartones,
entre los que se colocan los documentos, provistos de una cuerda, cinta o,
a veces, elstico de goma, que mantiene los documentos aprisionados entre
ambos cartones, con un tercer cartn estrecho o cartela, que va a sustituir
a la etiqueta del paquete, quedando en la parte exterior sujeta por la propia
cuerda o cinta, que pasa por dos perforaciones. Si la archivacin se efecta
de plano, cosa totalmente desaconsejada, queda la cartela sobre el cartn de
la parte de afuera. Si la archivacin se efecta de costado, sea en posicin
vertical (como los libros) o lateral (sobre uno de sus lados largos) la cartela
queda en el espacio que media entre los dos cartones.
La tendencia imperante por mucho tiempo, y todava subsistente en
muchos archivos, de mantener formando una unidad de archivacin todo lo
concerniente a un solo tema, sin tener en cuenta su mayor o menor volumen,
daba lugar a monstruos inmanejables por su excesivo tamao (3) o legajos
tan pequeos que se perdan materialmente entre otras unidades mayores de
la estantera. Por otra parte la existencia de documentos en medio folio al
lado de los de folio vena a complicar la difcil ordenacin de estas unidades
sobre las baldas, montando a veces, uno sobre otro, dos legajos pequeos o
poniendo uno delante de otro por no desaprovechar mucho espacio en la
estantera. A veces el buen juicio se impona y documentos de diferente
contenido se metan en un solo legajo en cuyo caso cada grupo estaba atado
por cintas estrechas que mantenan unidos los papeles dentro de una
carpetilla de papel en que se enunciaba su contenido (4). Lo que ya resultaba
ms difcil era mantener en un legajo de tamao folio documentos de tamao
medio folio, que corran el riesgo de salirse por los extremos, no bien sujetos
por las cuerdas.
Para colmo de desdichas era frecuente que tales legajos estuvieran
archivados en posicin vertical (S), lo que facilitaba la .cada de los

(3) A este respecto es excepcionalun pleito de la Casa de Osuna, que se guarda en el Archivo
Histrico Nacional de Madrid (Espaa) cuyo lomo, formado por una larga serie de pliegos
cosidos, alcanza los 75 centmetros, lo que unido a estar protegido por una tapa de cuero fuerte
con lengetas y hebillas le da el aspecto de una vieja maleta del siglo pasado. Por lo dems creo
que todos hemos conocido los inmensos legajos de 30 40 centmetros de fondo, para el manejo
de los cuales se hace de todo punto preciso la ayuda de alguna persona con fuerzas suficientes.
(4) Esto ha dado lugar a una nomenclatura absurda, y ya rebasada, de <<atados y ataditos,
o mazos y mazitow, si conservamos esta traduccin del italiano.
(5) Esta aspiracin de verticalidad es una de las consecuencias de la nefasta influencia
ejercida sobre los archivos por mentalidades y tcnicas bibliotecarias.
198 El archivo. Instalacin y conservacin

documentos pequeos, acarreando adems la prdida de espacio que ya


sealamos al tratar de la capacidad de archivacin de las estanteras segn
su nmero de baldas.
Con la adopcin del legajo pareca que haba quedado resuelto el
problema de las unidades de conservacin pero el tiempo vino a demostrar
que no. El sistema tiene para nosotros muchos inconvenientes. No protege
los documentos del polvo, que entra por todo alrededor, ni del roce al sacar
o meter en la estantera. La cuerda termina abarquillando los cartones,
aunque sean muy fuertes, y rompindolos por el punto de roce produciendo
unas hendiduras por las cuales la propia cuerda hiere libremente y destroza
los documentos que contiene. La sustitucin de la cuerda por cinta puede
mejorar algo este punto pero no evita los otros inconvenientes.
En evitacin de ello se pensaron y fabricaron unas unidades hbridas,
entre carpeta y legajo, de costoso precio, en que los cartones, forrados,
estaban provistos de unas solapas de tela para tapar enteramente los laterales,
pudiendo luego atarse con cintas. Es una solucin prohibitiva para grandes
cantidades tanto por el coste de los materiales como de la mano de obra que
precisa.

Cajas

Pueden archivarse en cualquiera de las tres formas que conocemos:


vertical, lateral u horizontal (figura 97).
Son, por ahora, las unidades de conservacin ms adecuadas para los
documentos clsicos de un archivo depsito. El nico problema de las cajas
consiste en acertar con el material de que est hecha y el tipo de apertura y
cierre. Conviene que estn lo bastante llenas para que al colocarlas en la
estantera no se doblen los documentos hacia abajo.
Las cajas para documentos se fabricaban a principio de siglo en madera,
slo para los ms valiosos (6). Despus, cuando se comenz a desechar la
madera para las estanteras sustituyndolas por metlicas, se pas a fabricar
tambin en metal, de hierro (7) o aluminio (8), las cajas para los documentos
cuya preservacin se quera garantizar a ultranza. Todava son muchos los
archivos que tienen un cierto nmero de estas antiestticas, pesadas,
carsimas y poco adecuadas cajas, ya que su eficacia contra el fuego es muy
relativo desde el momento en que son susceptibles de adquirir un alto grado

(6) En el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) se guardaban en ellas los


pergaminos en el primer cuarto de siglo.
(7) En el Archivo de la Audiencia y Tribunal Supremo de Madrid, como en parte de los
fondos del antiguo archivo de la extinguida Administracin de Marruecos y Colonias (Espaa),
todava se conservaban algunas.
(8) Ya en el I Congreso Iberoamericano de Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual,
celebrado en Barcelona (Espaa) en 1952, propuso su utilizacin la delegacin de dicha ciudad.
Acondicionado de los documentos 199

Figura 97.-Los tres sistemas de archivacin aplicados a cajas.

de temperatura por recalentamiento, y en cuanto a la humedad, an teniendo


orificios de aireacin, no son lo ms apropiado para que los documentos
tengan un ambiente sano ya que carecen de la suficiente transpiracin.
Se pas despus al cartn, cuya materia, por ser mucho ms econmica,
permiti utilizar este tipo de unidad de conservacin para la totalidad de los
documentos, con la ventaja sobre el legajo de protegerlos enteramente del
roce, del polvo y de la luz (9), sin llegar a impedir una normal aireacin (10).
Buscando una mayor duracin se hicieron cajas con cantoneras de cartn o
de cartn metalizado (1 1) y hace pocos aos hemos visto surgir tambin cajas
de cartn plastificado o enteramente de materia plstica (polietileno) (12), de

(9) Duchein, obra citada, pg. 76, dice que les protege tambin de la luz de la luna y de los
hongos. Pensamos que la incidencia que puedan tener los rayos ultravioleta de la luz lunar es
prcticamente inapreciable. En cuanto a los hongos hemos podido comprobar su existencia en
documentos guardados en cajas, aunque posiblemente se den en menos proporcin.
(10) Duchein, obra citada, pg. 76,recomienda que sean suficientemente hermticas para
que no entre el polvo, pero es de todo punto necesario que permitan la aireacin del contenido.
Debemos rechazar, por esta afirmacin, las cajas que, imitando libros, tienen una tapa que
encaja perfectamente. Sin embargo no son usuales en depsitos de archivo por su excesivo peso
y su excesivo costo, pero debemos prevenir sobre su posible uso para pequeas y valiosas
cantidades de documentos.
(1 1) La propuesta citada en la nota 8 se refiere concretamente a cartn prensado muy fuerte
recubierto de aluminio.
(12) Las primeras fueron dadas a conocer por el Font-Raulx del archivo de Vaucluse, de
Avignon (Francia), en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956.
200 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 98.-Cajas de cartn con cantonera metlica de refuerzo.

bonito aspecto y fcil limpieza. Sin embargo tienen el mismo inconveniente


que las de metal de no permitir una buena aireacin, ante lo que las dems
cualidades, resistencia, limpieza y aspecto ms o menos bonito, quedan
anuladas, agravado en el caso del polietileno por su fcil combustin.
Quedmosnos pues con las de cartn pero teniendo muy en cuenta dos
cualidades: el grado de acidez del mismo, la calidad del cartn y el tipo de
caja. El grado de acidez se mide de O a 14. Por bajo de 5 se considera que
tiene exceso de acidez y por encima de 9 exceso de alcalinidad. Existen varios
procedimientos para determinarlo. En todo caso debemos considerar que los
papeles actuales son en general muy deficientes de calidad y lo que con papel
bueno podra tener poca importancia puede ser grave para la documentacin
corriente que hoy produce la Administracin. El grado de acidez del cartn
es muy importante. Debe analizarse una muestra antes de encargar las cajas.
No obstante se ha comprobado que lo que no se mete en cajas se acidifica
ms rpidamente, siendo mayor el riesgo de destruccin por atmsfera
contaminada.
Salvado este problema se nos plantea la eleccin del tipo de cartn a
utilizar. En principio parecen recomendables las cajas de cartn ondulado
pero si contienen documentos de muchos usos se rozan con bastante
facilidad. El cartn demasiado flojo suele tener inconvenientes para
mantener la caja sin que se deforme por el peso de los documentos, mientras
que si es demasiado grueso, adems de pesar mucho y ocupar ms espacio,
es caro. En algunos archivos (13) utilizan cajas de cartn con las aristas
reforzadas por una tira perforada de metal (figura 98). Parece que un cartn
fuerte y tupido, pero no grueso, es la materia ms idnea. En Estados Unidos

(13) Son muy corrientes en los Estados Unidos.


Acondicionado de los documentos 20 1

ensayaron hacer cartn incombustible, antiparsitos, no cido y fungicida,


pero result demasiado caro (14).
El otro importante problema que tenemos que solucionar es el del
formato y caractersticas de la caja en cuanto a su sistema de apertura y cierre.
Por principio tenemos que desechar cualquier tipo de caja que se abra por
cualquiera de sus laterales estrechos, obligando a meter y sacar los
documentos a fuerza de roce, aun cuando se meta la mano para evitar que
se doblen las esquinas de los papeles antes de llegar al fondo. Es el ms penoso
sistema de archivacin y el que ms deteriora los documentos, dentro del uso
de cajas. Hay otro tipo de cajas que se abren por uno de sus lados de mayor
superficie pero tienen un inconveniente. Si son de grueso y forrado cartn,
cuya tapa encaja perfectamente, pesan mucho, son caras y ahogan la
transpiracin de los documentos. Si son de cartn sencillo, menos fuerte, la
tapa tiende a abombarse por efecto del peso del contenido, en cuanto se
coloca en la estantera, por lo que precisa ser atada por una cinta de
algodn (15). Esto ya supone un entorpecimiento en el manejo y la necesidad
de que la lazada del atado quede siempre a la parte que da al fondo de la
estantera, ya que en los lados entorpecera la colocacin en los estantes, y
delante, tras de ser poco esttico, podra tapar en parte la sealizacin de la
cartela (16). Tambin se hicieron cajas de cartn ms grueso cuya tapa se
sujeta anundando una o dos cintas pero es igual de incmodo y ms caro.
Para obviar estos inconvenientes est pensada la caja que se abre en parte por
uno de sus lados estrechos y en parte por uno de los anchos, eliminando los
inconvenientes de cualquiera de los dos sistemas usados por separado y
facilitando el manejo de los documentos. Dadas sus innegables ventajas est
bastante generalizado. Sin embargo se puede mejorar con la modalidad,
surgida despus, en que la caja, cortada a plantilla sobre una chapa de cartn
de regular resistencia (figura 99), se monta encajando unas superficies con
otras a base de lengetas y ranuras, con lo que no solamente se reduce al
mnimo la mano de obra sino que permite ser armada y desarmada cada vez
que es necesario consultar un documento quedando garantizada totalmente
la integridad de los mismos al no sufrir roce de ninguna clase (17). No
necesita cintas. Tiene adems la ventaja de que su almacenamiento en espera
de uso ocupa muy poco espacio ya que las planchas se pueden apilar en
cualquier sitio. En cuanto a este ltimo punto existe un tipo de cajas que se
compran ya armadas pero plegadas de modo que se ahorra espacio mientras
no se necesitan pero, aparte de que abultan ms, el mayor inconveniente de

(14) Michel Fleury, en Les cartons dArchives. Nouveau procd de fabrication. (Archives,
Biblioteques, Collection, Documentation. Pars, 1953, vol. 2, pgs. 334-336), se ocupa de estos
nuevos conceptos. Duchein, obra citada, pg. 76, destaca su caresta.
(15) Suele llamarse <<balduque..
(16) Es el sistema que se ha venido usando en el Archivo Histrico Nacional de Madrid
(Espaa), pero parece que van a renovarlo.
(17) Es el sistema de cajas utilizado en el Archivo General de la Administracin, de Alcal
de Henares (Espaa).
202 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 99.-Plantilla de una caja plegable.

las que conocemos es que se abren solamente por uno de sus lados estrechos.
En cuanto a las medidas de las cajas y su proporcin son muy variables.
Algunas, de aspecto cuadrado, adoptan formas semejantes a las cajas de
embalaje (figura loo), formato usado con frecuencia en depsitos de
documentacin de escaso o nulo uso (18). Se abren por su parte frontal
abatible para poder consultar su contenido sin sacar la caja de la estantera
y casi siempre contienen los documentos en posicin horizontal, con todos
los inconvenientes que esto supone. A veces llevan cierres o tiradores
metlicos, de cinta o lengetas de tela, o simplemente una perforacin para
poder abrir la tapa metiendo un dedo. Cualquiera de estas modalidades lleva
rpidamente al deterioro si se usa con cierta frecuencia.
Son ms recomendables las cajas de fcil manejo, que no cuesta trabajo
sacarlas de la estantera, teniendo siempre en cuenta que en sus medidas de
largo por corto sobren siempre un par de centmetros del tamao del folio,
para que los documentos queden holgados, adaptndose en su anchura a las
medidas de largo de la balda de la estantera. Si stas son mltiplos de 10
(0,70,0,80,0,90 1 ,O0 metros) el frente de la caja debe ser de algo menos de

(18) Son corrientes en los depsitos de Estados Unidos en los que guardan documentos que
han pasado a microfilm para uso de consulta o en espera del plazo de tiempo sealado para
destruccin. Tambin guardan la documentacin en cajas de gran formato en algunos archivos
de la Administracin espaola.
Acondicionado de los documentos 203

10 centmetros o de 20 pero no de tamaos intermedios (19). Para


documentacin en uso recomendamos que las cajas sean no ms de 10
centmetros para que puedan ser manejables, pudiendo utilizarlas lo mismo
para archivo inmediato que para archivo depsito, evitando la prdida de
tiempo que supone el trasvase de la unidad de conservacin de origen a la
unidad de conservacin del depsito, as como la duplicidad de fabricacin
de cajas. Si las baldas son de largura no inferior a 0,90 1,00 metros puede
ser la caja de 11 centmetros de frente en vez de 10, pues el espacio que se
pierde es insignificante, no as si se hacen de 12, en cuyo caso quedan varios
centmetros sin poder aprovechar. Si le damos 13 centmetros slo quedarn
bien en baldas de 0,80 metros. Por eso, como muchas veces hay que utilizar
distintos largos de balda para aprovechar determinados espacios es preferible
adoptar la medida nica de 10 centmetros que indicamos al principio.
A veces, cuando se trata de pasar a cajas fondos que estaban en legajos
y han sido muy consultados por los historiadores y citados en publicaciones,
conviene respetar, en la medida de lo posible, la distribucin que tenan para
facilitar su identificacin. Por motivo de esta finalidad se opt en nuestro
Archivo Histrico Nacional por confeccionar cajas de tres gruesos de lomo,
usando unas u otras segn conviniera al mejor aprovechamiento del espacio
y conservacin de las unidades documentales contenidas (20).
El problema de archivar documentos de tamao medio folio, o
aproximado, no ofrece ningn inconveniente para el uso de las mismas cajas:
si se trata de documentos doblados se desdoblan y si de documentos
expedidos en ese formato se colocan en dos montones paralelos completando
lo mismo el tamao de la caja folio.
A veces tenemos el problema de archivar documentos de proporciones
imprevisibles, que se salen de toda normalizacin, tales como estadillos,
nminas, etc. en cuyo caso no hay ms remedio que hacerles cajas o carpetas
especiales y archivarlos horizontalmente, de preferencia en un determinado
sitio del depsito, a ser posible en estantera especial (21).
Tambin tenemos que considerar como unidades de conservacin las
cajas pequeas, tipo petaca, abiertas por un lado, o las redondas para
documentos especiales en rollo, como son las de plstico anticido que
guardan microfilmes o microfichas, las <<cassettes.de filmes y videos, o las
de cintas de grabacin magntica, como tambin las cajas metlicas en que

(19) Para fondos histricos qbe han sido muy utilizados por los investigadores pueden
hacerse cajas de diferente ancho de lomo con el fin de adaptar en lo posible las nuevas unidades
de conservacin a las antiguas de legajos, evitando en lo posible dividirlaso agruparlas.De todos
modos el agrupar o separar unidades documentales no ofrece ningn inconveniente por cuanto
por las correlaciones hechas se localiza todo con la misma facilidad.
(20) Si por su volumen no caben en la ms gruesa se combina sta con una mediana, o
pequea, pudiendo hacer todo tipo de combinaciones.
(21) Ya se trat en su sitio de los muebles especiales para los otros tipos de documentos
especiales con unidades de conservacin diferentes, como iremos viendo.
204 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 100.-Cajas cuadradas, grandes, que desaconsejamos.

suelen guardarse los filmes (22). El problema de archivacin de las cajas


redondas que dio lugar a que algunos fabricantes construyesen estanteras de
baldas especiales inclinadas hacia adentro, con piezas sueltas de tope
redondas para evitar su cada lateral, se resuelve rpido, sencillamente y
mucho ms barato, ya lo dijimos, metiendo las cajas redondas en otras
cuadradas de cartn que pueden ser plegables, en las que adems la
sealizacin es ms fcil y clara, permitiendo su archivacin en baldas
normales (23).
Las unidades de conservacin llevan un orden de colocacin en las
estanteras o muebles siempre de abajo a arriba y de izquierda a derecha y
salvo peticin expresa de un documento suelto, deben sacarse, sin extraer su
contenido, a la sala de investigadores para su consulta (24).

(22) Estudiadas por Carmen Crespo en <<Mejoras tcnicas en la conservacin y reprografa


de documentos de archivo.. Ponencia presentada en el VI11 Congreso Internacional de Archivos
celebrada en Washington en 1976, pg. 10.
(23) Algunos muebles especiales para archivar microfichas tienen sus pequeas baldas
ligeramente inclinadas hacia adentro para que sus cajas se mantengan sin caerse hacia adelante,
ni de lado al abrir las puertas. El Archivo de Seguridad de los ms ricos fondos del Estado
espaoles estn instalados as en un depsito especial del Archivo General de la Administracin,
de Alcal de Henares. Los envases tipo tubo pueden guardarse en celdillas depjones o bandejas.
(24) Snchez Belda, Luis. .Arquitectura y funcionalidad de un edificio de archivos
(Bol. Direccin General de Archivos y Bibliotecas, 1956,pg. 5). Duchein, obra citada, pg. 76,
estima muy conveniente las de .tapa abatible. que permiten sacar los documentos sin sacar la
caja. Sin embargo por estar pensadas para meter junta mucha documentacin, no nos parecen
recomendables, as como por el hecho de que meter y sacar los documentos por el solo espacio
que deja la tapa, por grande que sea, siempre produce roce.
Acondicionado de los documentos 205

Carpetas

La carpeta clsica antigua tamao folio no es admisible para depsito de


archivo. Me refiero a las formadas por dos cartones atados por cintas, que
tienen todos los inconvenientes de los legajos. Las ms modernas, con solapas
y cordn de goma en las esquinas, son caras y molestsimas de manejar,
mantenindose mal sobre las baldas.
En cambio s son muy tiles las carpetas especiales de gran formato para
documentos de tamao superior al folio (25). Las ms antiguas se hacan con
fuelle de tela en los costados para poder admitir un buen nmero de
documentos pero, sobre resultar caras por la mano de obra, no eran nada
prcticas ya que pesaban mucho en cuanto se cargaban cuanto permita su
capacidad. Actualmente se hacen articuladas con tiras de tela tanto por sus
dos planos principales como por sus solapas frontal y laterales que impiden
que se salgan los documentos, quedando cerradas por una o dos cintas, segn
tamao, que se anudan en lazo. Como los documentos especiales pueden
tener los ms diversos tamaos conviene que las carpetas se adapten a las
medidas de las estanteras o armarios en que vayan a colocarse, pudiendo ser
de dos capacidades diferentes: unas grandes, que ocupen la totalidad de
ancho de las dos baldas si se trata de estantera normal, o de la balda del
mueble si se trata de un armario especial, y otra de la mitad de tamao para
colocar a dos por balda, paralelas (26). Estas carpetas estn pensadas para
un mximo de 18 a 23 documentos, aunque tengan capacidad para ms, pues
lo que se busca es que sean manejables, que no pesen demasiado y que la
consulta de su contenido suponga mover el menor nmero posible de
unidades documentales. En ningn caso se colocarn ms de dos carpetas,
una sobre otra, pues apilarlar hara su uso muy incmodo, como siempre
ocurre condoda archivacin horizontal. El tamao de la carpeta debe elegirse
con arreglo al documento de mayor tamao, ya que en cada unidad temtica
metida ea una carpeta los habr de tamaos diversos (27).

Tubos
Tambin tenemos que considerar como unidades de conservacin los
tubos de cartn, nunca de metal, que se utilizan para proteger los
documentos enrollados. Ya hemos dicho que para el documento conven-
cional no es la mejor forma de guardarlos, pero tenemos que tener en

(25) Escritos en pergamino o papel o documentos graficos.


(26) Las que se utilizan en el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) son de
0,88/0,70metros las grandes y 0,44/0,35metros las pequeas.
(27) Se sujetan con lazadas de cinta.
206 El archivo. Instalacin y conservacin
cuenta los documentos de gran formato que no tienen otra eleccin qug
esto o doblarlos. En los archivos de documentos convencionales son raros
pero existen. Coser las pginas de un documento, o una serie de
documentos, por uno de sus lados para formar luego un rollo era la forma
primitiva, anterior a la encuadernacin, de mantener unidos varios
documentos que formaban una unidad documental o un libro propia-
mente dicho (28). mies bien, curiosamente, ha tenido que procederse del
mismo modo para mantener manejable un grupo de documentos del
Archivo Histrico Nacional de Madrid, tan desbaratados en su conserva-
cin que era dificil consultarlos (29).
Sin embargo al tratar de los tubos como unidades de conservacin, nos
queremos referir a los muchos documentos grficos, planos, mapas,
dibujos, etc. que pueden formar una seccin o serie del archivo, pero que
tambin pueden constituir el ncleo fundamental del archivo mismo, como
son los archivos geogrficos, de ingeniera o de arquitectura. Trataremos
siempre de mantenerlos extendidos pero en muchos casos ser imposible.

Sobres y bolsas

Un tipo de unidad de conservacin de menor uso pero muy til es el sobre,


bien sea de cierre normal o por medio de un cordoncito que se arrolla
alrededor de un botn de cartulina. Puede ser de papel normal o fuerte, sin
visibilidad, llevar una ventanilla. de papel transparente o ser enteramente
transparente. La utilizacin de uno u otro tipo depender de la clase de
documentos a contener. Por este mismo motivo puede ser abierto por uno
solo de sus lados -de preferencia de los largos-, abierto por dos lados
-largo y corto- o totalmente desplegable, formado por solapas que se
abaten unas sobre otras garantizando que el documento queda bien guardado
y sin peligro de deslizamiento al exterior.
E1,sobre abierto por uno o dos de sus lados no es apto para documentos
antiguos con sello pendiente de cera o plomo. Si hay que meterlo y sacarlo
por una sola abertura se corre el riesgo de maltratar el sello, incluso
desgarrarlo del documento si los hilos de seda que lo sujetan estn muy
gastados. Si se abre por dos lados existe la posibilidad de que se salga el sello
por cualquiera de ellos, a no ser que estn provistos de unas solapas muy
grandes. Nos parece ms apropiado el totalmente desplegable que garantiza
la ausencia de roce al manejarlo a la vez que su perfecta conservacin al ser
abatidas las solapas que lo forman. Algunos archivistas consideran que los

(28) En nuestm Archivo Histrico Nacional se conserva un rollo hebreo del Libro de Esther
(sig. 1.355) y el cartulario del monasterio de Obarra, del siglo XI (sig. 1.048 B).
(29) Se trata del Inventario de bienes muebles y semovientes del marqus de Cenete, del ao
1526. Pertenece a los fondos de Osuna y consta de 19 metros con 40 centmetros de largo, que
se han enrollado y guardado dentro de un tubo de cartn.
Acondicionado de los documentos 207
sobres no son en s unidades de conservacin sino que deben ir a su vez dentro
de cajas de cartn pero esto ofrece algunos inconvenientes. Si se colocan en
posicin vertical o lateral los sellos se irn todos a la parte inferior de la caja,
dificultando su archivacin, como ya se dijo al tratar de los muebles para
archivar este tipo de documentos, y si se colocan horizontalmente ser preciso
amortiguar el posible roce con una capa de cartn ondulado o cualquier
materia blanda entre cada sobre. Nos parece ms aconsejable prescindir de
la caja y colocar los sobres directamente extendidos en la superficie de la
gaveta de un mueble de gavetas de los ya descritos (30).
En cambio s son aptos para documentos con sello de placa los sobres
abiertos por dos de sus lados, sin solapa de ninguna clase. Su doble abertura
facilita meterlos y sacarlos sin roce alguno y por no tener nada de peso este
tipo de sello el documento no se desplaza sino que permanece en donde se
ha colocado (31). Segn su formato irn en las mismas cajas de los dems
papeles o en muebles de gavetas.
En cuanto al sobre clsico, abierto por uno slo de sus lados, es la unidad
de conservacin tpica de fotografas y clichs. Cuando el sobre se archiva
en cajones de muebles metlicos conserva su cualidad de unidad de
conservacin, pero si se colocan dentro de cajas de cartn pasa a la categora
de lo que podemos llamar unidades de conservacin secundarias. Los sobres
ciegos se utilizan para copias positivas, colocando dentro de cada sobre
una fotografa o el conjunto de fotografas que forman una unidad
documental por referirse a un mismo asunto u objeto (32). En caso de piezas
nicas, motivo de algn concurso, pueden llevar una ventana. transparente
para la ms fcil identificacin y localizacin del contenido (33). Los sobres
enteramente transparentes, no electrostticos, se usan para guardar los
clichs, sean de cristal o de cualquier otra materia, con objeto de poder
observar sus detalles sin necesidad de sacarlos. No nos parece buen sistema

(30) Criterio antiguo es el de colocarlos en cajas de madera hermticamente cerradas para


evitar humedad y otros agentes qumicos que puedan producir oxidacin en los sellos de plomo.
Por principio estn totalmente desaconsejadas las cajas de madera y en cuanto a su cierre
hermtico sabemos que la falta de aireacin en vez de evitar la humedad la produce.
(3 1) Algunos aconsejan montarlos sobre marcos de cartulina fuerte, pero en ningn caso no
deben pegarse sino mantenerlos con unas tiras de polietileno o materia semejante. La solucin
de meter los documentos en marcos de cartulina doble que se cierren por arriba con una
cuerdecilla y un botn de la misma cartulina est pensada para poderlos meter en cajas. Sin
embargo es costoso y dificulta su manejo y consulta, aparte de que tambin dentro de sobres
pueden meterse en cajas cuando su formato lo permita.
(32) Tal es el caso de los reportajes, que estn integrados por una serie determinada de
fotografas, o las fotografas de un slo objeto desde puntos de vista distintos, o las de un cuadro
o documento grfico semejante del que se suele tirar, adems de la fotografa del total, una serie
de fotografas parciales de detalles, o las diversas miniaturas de un solo documento.
(33) Nunca se caiga en el error, que pude contemplar en cierto archivo de la Administracin,
en el que las fotografas de sucesivos concursos se conservaban en sobres con una ventana
totalmente abierta, que coga la totalidad de la fotografa. As el sobre slo protega el marco
de cartulina de cada una, dejando al aire y al roce precisamente lo nico que interesaba proteger.
208 El archivo. Instalacin y conservacin
colocar varios clichs pequeos en las casillas de un solo sobre alargado
especial porque con ello no se evita el tacto de los mismos cada vez que se
quiere comprobar su calidad o su contenido exacto. Para clichs antiguos de
cristal conviene, ya se dijo, acolchar las paredes de su archivador para
amortiguar posibles golpes y evitar que se deterioren por roce.

Fundas

Podemos considerar en esta clase de unidades la especie de caja de cartn


carente de uno de los lados largos estrechos, que sirve para proteger libros
con encuadernacin valiosa o deteriorada, o para meter discos conservando
su funda de origen. Tambin, claro est, nos referimos a las fundas en que
se meten esos discos cuando no van en otro contenedor, cuyas fundas sirven
para unificar su aspecto y hacer bien visible la sealizacin, que de lo
contrario queda un poco perdida entre los dibujos o fotografas que pueda
llevar la funda de edicin.

Encuadernaciones

Cada libro-documento constituye de por s una unidad de conservacin


pero tambin puede utilizarse el recurso de encuadernar cuando la naturaleza
de la unidad documental lo requiera. A principios de siglo fue muy utilizado,
con bastante desacierto porque si bien garantizaba la conservacin del orden
de los documentos sometidos a este trato llevaba aparejado el manejo de
todos ellos, al pasarlos como hojas de libro, para consultar uno solo. Sin
embargo hay unidades documentales a las que viene muy bien este sistema,
como por ejemplo los expedientes conservados en forma de cuadernillo, cuyo
contenido interesa en su totalidad y que al ser encuadernados no se hace otra
cosa que reforzar su naturaleza de origen (34). La archivacin de libros es,
lgicamente, de forma vertical pero si por su formato resultase incmodo o
incluso impidiese hacerlo as, no hay inconveniente en colocarlos
horizontalmente en las baldas corrientes o mejor en estanteras especiales,
anotando cuidadosamente las referencias cruzadas cuando se rompa una
serie. El absurdo criterio de mantener unido en una sola unidad de
conservacin el contenido total de una sola unidad documental, que vimos
al tratar de los legajos, ha sido llevado a veces a la encuadernacin de
documentos. Tal es el caso de un pleito de la Casa de Osuna de nuestro

(34) Nunca debemos encuadernar documentos sin tener la seguridad de que forman
verdaderamente una unidad documental. La encuadernacinde pergaminos se practic bastante
a principios de siglo pero hoy est totalmente desaconsejada por lo que dificulta su lectura como
por el roce enorme que sufren al ser manejados. Igual ocurre cuando se encuaderna
correspondencia, sea diplomtica o particular, porque aunque la entidad o persona emisora sea
una los temas son totalmente diferentes en cada carta.
Acondicionado de los documentos 209

Archivo Histrico Nacional, ya mencionado, en que los cientos de folios que


lo integran estn cosidos formando un lomo. Bueno es advertir que tal
desatino no es obra reciente, sino que vino as de su archivo de origen.

Unidades de conservacin complementarias

Tanto cuando se utilizan legajos, como para cajas, carpetas o cualquier


otro tipo de unidad de conservacin de las descritas, podemos encontrar
dentro de ellas otro elemento de Conservacin que tiene por principal
finalidad separar e individualizar cada documento o grupo de documentos
que constituyen una unidad documental. Es lo que llamamos carpetillas,
<<cubiertaso <<camisas.(35). Suelen ser de papel fuerte blanco, gris o
tostado, manteniendo los documentos dentro de s sin necesidad de ninguna
ayuda o, cuando son muchos, atados con una estrecha cinta que se anuda
simplemente abarcando su lado ms estrecho (36). Para sacar o meter los
documentos no es preciso soltarla sino ahuecar el paquete para que la cinta
quede floja y poder extraer de la carpetilla su contenido. A veces, cuando el
grupo de documentos es de cierto grosor se colocan una frente a otra
ensambladas para mejor retener el contenido. A este respecto Duchein
aconseja que sean abiertas solamente por dos de sus lados, con lo que al hacer
el ensamblaje de dos acodadas quede el cierre completo (37).
Cuidaremos que el PH de este papel sea el adecuado, desaconsejando
totalmente las que estn hechas de tela impermeabilizada o materia plstica
por impedir la libre transpiracin de los documentos.
La carpetilla se usa tanto para documentos clsicos como para
documentos grficos de pequeo y gran formato cuando estn archivados en
posicin horizontal en muebles especiales, no as cuando estn suspendidos
o enrollados.
Tambin podemos considerar como unidades de conservacin
complementaria las cartulinas o paspartout en que se montan a veces los
documentos grficos, o documentos en papel de tamao diferente del folio,
para proteger sus bordes, as como los cartones que antes se usaban con el
mismo fin. Unos y otros deben llevar una cubierta de papel que proteja la
superficie del documento. No obstante si su conservacin es deficiente y su
valor grande no hay mejor medio de salvaguardarlos que pasarlos a
xerocopia o microfilm y reservar la consulta de los originales a casos muy
justificados.

(35) Tambin las denominan algunos camisas pero no nos parece muy acertado.
(36) No utilizaremos gomas porque se secan y parten y muchas veces se descomponen y se
pegan al papel.
(37) Obra citada, pg. 77.
210 El archivo. Instalacin y conservacin

SEALIZACION

Tanto las estanteras y muebles archivadores como las unidades de


conservacin descritas, principales y secundarias, como los documentos
mismos, deben llevar la sealizacin correspondiente.
La posibilidad de una clara sealizacin depende del estado de la
clasificacin y ordenacin de sus fondos, que pueden ser ms o menos
detalladas segn el inters que ofrecen los grupos documentales que lo
constituyen y segn el tiempo que hayamos podido dedicar a cada grupo. Es
frecuente que al lado de grandes ncleos de documentacin a los que slo se
ha aplicado una clasificacin en primero y segundo grado se encuentren otros
en los que se ha descendido a individualizar las unidades documentales
referencindolas detalladamente. La sealizacin debe responder en todo
caso al grado de profundidad de clasificacin y ordenacin de los
documentos en el depsito.

De estanteras
Las estanteras deben ir numeradas correlativamente. Si el depsito no es
muy grande pueden llevar una numeracin corrida nica pero si es de varios
pisos deben ir numeradas dentro de cada planta, con lo que se evitan cifras
demasiado altas, que ofrecen dificultad de ser retenidas en la memoria. Es
ms fcil conocer la planta y nmero de estantera dentro de la misma. El
hecho de que en una sola planta haya ms de una seccin o grupo no debe
alterar la numeracin corrida de las estanteras, cuya circunstancia se
reflejar solamente en la sealizacin del contenido de las mismas.
La sealizacin de las estanteras debe ir siempre en el lateral que
corresponde al pasillo de acceso. Puede ser una pequea cartela metida en
un soporte sujeto a uno de sus lados o ir en un doble soporte unido a modo
de tejadillo, pero de proyeccin horizontal colocado en el centro de la plancha
metlica. De cualquiera de las formas la sealizacin ser anverso-reverso de
modo que pueda verse cualquiera que sea la direccin en la que se circule por
el pasillo. Colocarla a plano, sin resalte, sobre el lateral de la estantera
dificulta la rpida identificacin de su contenido con una simple ojeada, por
lo que slo puede utilizarse sin este inconveniente en estanteras .densas en
que la indicacin queda muy cercana una de otra. Puede ser impresa o con
nmeros adhesivos.
Inmediatamente debajo debe llevar otro dispositivo porta-etiquetas, en
las que se anotarn los nmeros correspondientes a las unidades de
conservacin contenidas en cada uno de los laterales de la estantera. Este va
siempre a plano sobre el lateral, y est constituido por un carril en forma de
U o por una wentanilla)>,abierta por arriba o por un lateral, para poder
Acondicionado de los documentos 21 1

meter la etiquetas. Si hay secciones dentro de la misma planta la numeracin


de la etiqueta ir encabezada por las siglas correspondientes a la misma.
Pueden imprimirse con tampn o numerador de tinta grasa.
La sealizacin de las baldas no es necesaria dado que la numeracin de
las unidades de conservacin debe ser correlativa a lo largo de toda la seccin,
de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba. No obstante, cuando se da
el caso de tener que colocar unidades procedentes de varios fondos en una
misma estantera, es aconsejable sealizar las baldas con la denominacin
correspondiente a cada grupo para facilitar su localizacin. Esta necesidad
se observa muy especialmente en estanteras ocupadas por carpetas que
contienen documentos especiales grficos (mapas, planos, dibujos, etc.), o
documentos convencionales pero de tamao superior al normal, o bien
pergaminos desdoblados y planchados que, por su forma irregular, es como
mejor pueden guardarse. En estos casos no se puede utilizar una sealizacin
frontal visible cmodamente, lo que queda suplido con la sealizacin de la
balda.

De muebles especiales

Cuando son armarios llevan siempre la sealizacin en las puertas. Si son


archivadores de bandejas o gavetas suelen llevar una indicacin general en
la plancha superior y luego indicaciones particulares en cada plancha o
gaveta. Si son muebles de tapa llevarn igualmente la indicacin de unidades
contenidas al lado de la numeracin de orden del mueble. En el caso
mencionado de muebles especiales de contenido diferente la relacin de
contenido suele ir por dentro de las puertas o tapas, lo que no es factible en
los de gavetas. En todo caso buscareremos siempre lo ms prctico.

De unidades de conservacin

Son los indicadores de mayor importancia que encontramos en los


archivos, ya que de ellos depende que se pueda localizar rpidamente un
documento o que su busca resulte penosa. Claro est que debemos procurar
que sean lo ms visibles posible complementando la sealizacin de las
estanteras o muebles en que estn depositadas.
Los indicadores de cajas, legajos o libros se ponen lgicamente en su parte
frontal, es decir, hacia el pasillo correspondiente de servicio. Es frecuente que
vayan encabezados por las siglas del archivo y debajo el nombre o siglas de
la seccin a que pertenecen.
Buscando una ms fcil identificacin se ha adoptado algunas veces por
cambiar el color de las cartelas indicadoras pero, si bien en principio resultan
muy indicativas a simple vista, con el tiempo se van decolorando a efecto de
la luz, sobre todo en depsitos en los que sta proviene del exterior y no est
212 El archivo. Instalacin y conservacin
muy bien tamizada. Mucho ms prctico es utilizar una cinta adhesiva, de
fcil colocacin, que no cambia de color (38).
Las cartelas, pegadas a la caja misma, si se trata de cajas, o a un cartn,
si se trata de legajos, pueden ser impresas de origen o bien hacerlo en el propio
archivo usando imprentilla. Es ms cmodo que vengan con las iniciales
puestas pero no conviene que tengan ms datos porque al encargarlas
tendramos que calcular qu cantidad necesitamos para una seccin y qu
para otra, pudiendo ocurrir que nos sobren o nos falten, sin posibilidad de
correccin. Los datos variables pueden imprimirse con imprentilla y tinta
grasa (39). Con ello se evitan clculos demasiado precisos que encarecen el
costo de imprenta tanto por sus particularidades como por el riesgo de
equivocar la cantidad necesaria.
Distinto caso es el de las cajas medianas o pequeas en que se guardan
las cajas de plstico anticido que contienen filmes, microfilmes, vdeos o
cualquier grabacin en cinta magntica. Deben de encargarse armables, para
que ocupen poco sitio en el almacn (como se dijo para las cajas de
documentos convencionales), y aqu s que es conveniente que lleven la
mxima indicacin posible de su contenido, salvando claro est la
numeracin de orden o cualquier otro dato variable, dado que el manejo de
cartelas adheridas, por su exiguo tamao, sera penoso. Pueden llevar
indicaciones para rellenar tales como procedencia, contenido y nmero de
fotogramas, o cualquier otro que se considere conveniente (40). Al igual que
se dijo para diferenciacin de las cajas de documentos convencionales pueden
usarse bandas de color diferente para positivos o negativos, o si se quiere por
secciones, en cuyo caso los negativos pueden llevar una N y los positivos una
P. Tambin pueden llevar un crculo en lugar de una banda, siempre en
material adhesivo, ya que por el tamao de las cajas es ms cmodo pegarle

(38) En nuestro Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares, se adjudicaron


colores diferentes para cada seccin, cuyas unidades de conservacin llevan la tira adhesiva
correspondiente, que las distingue claramente no slo archivadas sino cuando se sacan al
pblico. Esto ayuda a no confundirlas entre s si coincide la numeracin correlativa de dos de
las cajas, carpetas, libros, etc. a la hora de volverlas a su seccin y sitio correspondiente en el
depsito. Del mismo modo seran de una gran ayuda en caso de reordenacin despus de un
desalojo por emergencia o traslado de fondos a otro archivo. Cuando las series o secciones son
tantas que se agotan los colores netos se utilizan los ms plidos o los de tono ms fuerte, dentro
de cada color, y an queda un recurso, que hubo que habilitar en este Archivo, consistente en
utilizar dos bandas superpuestas de diferente color, lo que resulta ms cmodo de hacer que
poner un redondel aadido, que es lo que se pens en el primer momento, que supone un cuidado
supletorio ya que la banda a dos colores podemos encargarla ya de origen.
(39) La otra tinta se borra con el tiempo mientras que la grasa es indeleble.
(40) Las cajas de cartulina que utilizan en el Centro Nacional de Conservacin y
Microfilmacin Documental y Bibliogrfica (CECOMI) llevan, adems de la sealizacin
pertinente para su identificacin, un prrafo en el que se especifica que el microfilm que contiene
cumple las especificaciones para pelculas destinadas a archivos permanentes, recomendando
conservarlo a una temperatura de 20 grados centgrados, con variacin de dos ms o menos,
y una humedad de 40 por 100, con variacin de cinco grados ms o menos.
Acondicionado de los documentos 213
ste que una tira, que puede torcerse con facilidad.
En todo caso, sea para cajas grandes o pequeas, legajos o libros, cabe
cualquier innovacin que podamos estimar conveniente, no sin antes pensar
bien si va a servirnos para clarificar o, por el contrario, va a resultar una
complicacin, tanto de tipo econmico como en cuanto al trabajo que
tenemos que desarrollar. Lo que s es recomendable es que la numeracin,
imprescindible en todo indicador, sea lo ms corrida posible porque nos ha
de ayudar enormemente en caso de un traslado de los fondos a otro depsito
o en caso de una emergencia que haya producido desorden en los mismos.
La antigua costumbre de parcelar la numeracin en pequeos grupos ha
constituido una autntica pesadilla para cualquier archivero abocado a
realizar un traslado o reorganizar un desastre. Por mucho cuidado que se
lleve en un traslado siempre se desordenan las unidades de conservacin por
necesidad de ocupar al mximo la capacidad del transporte, produciendo los
mismos quebraderos de cabeza al ser descargados en el nuevo local, en cuya
faena terminan por desordenarse del todo (41). Y si esto ocurre cuando se
lleva el mximo cuidado no digamos cuando la causa del desorden ha sido
una emergencia.
En los libros-documento o documentos encuadernados, la sealizacin se
reduce a una etiqueta pequea numerada sujeta al lomo por una cinta
adhesiva transparente, de buena calidad, sobre la que puede ir la tira de color
correspondiente a su serie o seccin, si es que hemos adoptado este sistema
para las otras unidades de conservacin. Cuando la encuadernacin es
valiosa o por cualquier otra causa no es lcito pegarle una etiqueta, puede sta
ir colgando hacia afuera de la parte superior del lomo, sujeta por un.
cordoncillo al interior de la tapa o cubierta, o, si esto tampoco fuera
conveniente, sujeta con una pequea pinza. Claro que estos son casos
excepcionales pero hay que prever todo lo que podamos encontrarnos. Con
frecuencia estas encuadernaciones valiosas requieren la proteccin especial
de meterlas en una caja de cartn o cartulina, en cuyo caso ya no hay
problema: se sealizan igual que cualquier otra caja.
En cuanto a las carpetas, por su propia naturaleza, como por su tipo de
archivacin, necesitan una sealizacin en su lomo visible, si es posible, y en
todo caso en el ngulo inferior izquierdo o derecho de la tapa, segn sea la
posicin en que las coloquemos en la estantera o en la balda del mueble
especial. Esta sealizacin suele ser muy sobria y est complementada, casi
siempre, por una relacin de contenido en una etiqueta que se pega por dentro
de la tapa en el ngulo superior izquierdo para facilitar la localizacin de los
documentos que contiene, los que, a su vez, deben ir numerados a lpiz.

(41) Para obviar en lo posible este inconveniente puede hacerse la descarga agrupando en
el suelo del muelle las cajas o legajos por centenas, segn vayan saliendo del transporte,
procediendo posteriormente a su ordenacin por decenas dentro de cada grupo y finalmente por
numeracin correlativa de cada decena.
214 El archivo. Instalacin y conservacin

Cuando la unidad de conservacin es un tubo de cartn puede anotarse


el contenido y nmero de orden en el extremo cercano a la tapa, o en la tapa
misma, o, si se prefiere, en los dos sitios a la vez. Pensemos siempre cmo
se va a ver ms fcilmente segn sea su archivacin en celdillas de posicin
vertical o de posicin horizontal, o apoyados en ganchos de pared que los
mantienen tambin horizontalmente.
Las bolsas o sobres que se utilizan para documentos con sello o, en su caso,
para documentos grficos, o grabaciones en disco, sonoras o no, admiten la
sealizacin ms adecuada en el ngulo superior izquierdo ya que el manejo
de los mismos se hace con la mano derecha pero la comprobacin visual de
su numeracin y contenido se dirige siempre hacia la izquierda.
Las unidades secundarias de conservacin que conocemos como
carpetillas o cubiertas, precisan tratamiento anlogo (42).

De unidades documentales

Esta necesidad de identificacin alcanza a los documentos mismos, es


decir a las unidades documentales, que deben ir sealizadas a ser posible a lpiz
para no daar su materia base. Lo correcto es que lleven un pequeo sello
en tinta o en seco a troquel de identificacin del archivo y debajo el nmero
de orden, siempre ambas cosas en una esquina o extremo en que no se
produzca perjuicio alguno. Cuando hay dibujos o cualquier otro elemento
grfico es conveniente sealizarlos por el reverso, siempre que ste permita
hacerlo con las condiciones antedichas. A veces, por evitar la tentacin de
hurto, se ha hecho en sitio inmediato a la propia grafa pero se corre el riesgo
de que sea mayor el dao que se causa que el beneficio que se obtiene. Si la
unidad documental tiene varios folios suele hacerse el sellado y anotacin en
el ltimo, pero si se trata de un libro-documento, con un nmero apreciable
de folios puede, y debe, repetirse el sellado, pero no la numeracin y
contrasea (signatura), en varios de ellos, espaciados convenientemente. Si
no estn foliados pueden foliarse a lpiz, discretamente. En todo caso
tendremos sumo cuidado en no daar firmas, adornos, grficos o cualquier
otro dibujo, que se encuentre inscrito dentro del mismo texto.
Cuando se trata de filmes o microfilmes la sealizacin de ia unidad
documental puede ir en el primer fotograma aunque por ser imprescindible
para su identificacin sacar el rollo para verlo bien en mano o en pantalla,
es ms corriente que la indicacin del contenido vaya en una tira de papel
que rodea el rollo y se mantiene en su sitio por medio de una anilla de goma.
Tambin puede ir en la caja de plstico anticido que constituye su envase
primero, que luego ha de ir dentro de una caja de cartn.

(42) Los discos de grabacin sonora quedan mejor presentados dentro de una segunda
funda, que es la que lleva la sealizacin exterior y se repetir en la unidad documental misma,
Acondicionado de los documentos 215

En cuanto a las grabaciones magnticas, si son en disco se seguir con ellas


la norma indicada para los discos y si son en rollo su envase original servir
para poner en l, adherida, la sealizacin conveniente.
Tambin los discos de grabacin sonora llevarn en s mismos, en la parte
central, sin tapar ningn dato que figure en ella, la misma sealizacin
identificativa que figure en la funda que se recomienda poner para proteccin
de la original, que viene a ser como la portada de un libro.
Accesorios para el servicio
Todo buen servicio de los depsitos necesita unidades accesorias. Tales
consideramos los tabIeros enganchados a los laterales de las estanteras para
poder depositar en ellos la unidad de conservacin que tenemos que examinar
para extraer el documento que ha solicitado el consultante o investigador.
Por razn de no entorpecer el trnsito por los pasillos de acceso suelen ser
abatibles. A veces estn sujetas a la pared del depsito cuando los pasillos
de acceso son laterales, en cuyo caso, si hubiere ventanas, deben ir debajo de
ellas para aprovechar al mximo la luz natural. Los archivistas de la URSS
aconsejan que haya uno de estos soportes cada tres metros, a 0,90 del suelo,
pero puede hacerse bien el servicio si estn a ms distancia. Depende de la
necesidad mayor o menor de realizarlo con ms o menos rapidez.
Cuando se trata de depsitos en que hay archivadores de planos, mapas,
dibujos, etc., es decir, con muebles de gavetas, o armarios bajos, pueden
depositarse los documentos en la propia cubierta del mueble. En la sala de
planos y mapas del Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) tienen mesas
especiales abatibles sujetas a la pared. Tambin puede lograrse una mesa
grande poniendo juntas por su lado largo dos mesas de las llamadas mesas
de enlegajar, que son largas y estrechas y que pueden colocarse, segn
convenga, en forma de T o de L, o de cualquier otra que facilite el trabajo
que eventualmente se quiera efectuar sobre ellas (1). Su finalidad primera es
que sirvan para el llenado de cajas, pegar etiquetas, etc. Si se trata de mesas
de proporcin corriente pueden colocarse en alguna de las esquinas, donde
no estorben el paso. Tambin se ha pensado en la posibilidad de que en el
extremo de cada depsito haya una pequea celdilla, o pequeo despacho,
de unos 8,OO metros cuadrados, en que se pueda trabajar, en caso de
necesidad, con mesa, silla, luz y calefaccin. Es apropiada para aquellos casos
en que la parte de edificio dedicada a dependencias de trabajo es de poca

(1) Se utilizan en el Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares.


218 El archivo. Instalacin y conservacin
altura, mientras que la de depsitos le sobrepasa en mucho haciendo penosa
la comunicacin entre el archivista y los fondos a su cargo, necesitando un
largo desplazamiento para una consulta corta o laboriosa. Sin embargo, si
los despachos de trabajo se han construido sistemticamente contiguos cada
uno a su depsito correspondiente, esta celdilla sobra, cual es el caso del
Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa).
Otro elemento accesorio es el carrito para transportar las unidades de
Conservacin de un lugar a otro en desplazamientos horizontales. Los hay de
muy varias formas (figura 101), desde la simple carretilla de dos ruedas y un
pie atrs, o de dos puntos de apoyo atrs, semejantes a las de transporte de
equipajes, las de tres o cuatro ruedas, de uno a varios pisos, o las de
plataforma con rodamiento a bolas (2). Pueden llevar planchas intermedias
fijas o movibles encajadas en carrilles laterales para poder sacarlas en caso
de necesidad de mayor holgura (figura 102). La altura total puede ser de un
metro o ms. Su capacidad tambin es variable, no siendo conveniente que
pase de poder cargar hasta 300 kilogramos. Sobrepasado dicho peso ya no
son manejables. En el depsito del Archivo del Ministerio de Justicia,
edificado en Leningrad0 en 1886, los hacan resbalar sobre carriles, pero los
suprimieron por seguridad del personal (3). En Inglaterra para depsitos
grandes se utilizaban tambin impulsados por electricidad. No falt el ensayo
de moverlos por gasolina pero pronto se vio que la polucin perjudicaba a
la documentacin. As las cosas parece que los ms prcticos son los movidos
a mano.
Es condicin indispensable que las llantas de las ruedas sean de caucho
o materia anloga que amortige el ruido del transporte, que estn bien
sujetas para que no se salgan al girar y no tan blandas que se gasten
rpidamente (4). Los de cuatro ruedas pueden llevar dos fijas y dos de
rodamiento a bolas, stas dos centmetros ms cortas que las otras para
facilitar la entrada y salida en el montacargas.
En todo caso, sea cualquiera el modelo elegido, deben reunir las siguientes
condiciones: que sean estables, tanto cargados como vacos, que sean fuertes
pero ligeros de peso, que puedan entrar y salir fcilmente en los montacargas
y que quepan en la anchura dada a los pasillos de acceso entre las
estanteras (5). Como medida precautoria conviene que tengan parachoques
de caucho, o cualquier otro amortiguador, en las esquinas y que sus baldas

(2) En Estados Unidos les llaman <<dollies>>.Son plataformas dobles con rodamiento a bolas.
(3) Los tenan en 1886 en el Archivo del Ministerio de Justicia.
(4) En nuestro Archivo General de la Administracin se pusieron con ruedas de caucho pero,
debido al uso intenso a causa de la entrada masiva de documentos en los primeros aos, acabaron
gastndose, sobre todo por el inevitable roce de entrada a los montacargas, cuya nivelacin se
altera con frecuencia. Al sustituir las llantas de goma por otras de material plstico ms duro
se ha observado que producen un ruido molestsimo al amplificarse en los grandes espacios.
(5) Las medidas ptimas, segn Duchein, obra citada, pg. 131, son: ancho, 0,50 metros;
largo, 0,85 metros; alto, 1,OO metros.
Accesorios para el servicio 219

Figura 1O 1 .-Modelos diversos de carritos.

Figura 102.-Carrito especial para archivos, cuyas baldas pueden


extraerse para poder utilizarlo con documentos de gran formato.
220 El archivo. Instalacin y conservacin
o paneles sean movibles. Algunos pueden utilizarse como mesitas para
consultas breves en el mismo depsito (6).
Por todas estas razones no es raro que tengan que hacerse de encargo, ya
que los que existen normalmente para bibliotecas no nos sirven. Suelen tener
un reborde superior para sujetar los libros que a nosotros nos estorbara,
aunque tambin necesitemos algunos topes, y son frecuentemente demasiado
estrechos para documentos de gran formato. El tener que encargarlos
encarece el precio, por lo que debemos calcular bien el mnimo necesario, sin
que tampoco tengamos escasez, que nos obligara al cabo de cierto tiempo
a comprar ms (7). Algunos archivistas piensan que debe haber uno por cada
planta del depsito pero es el propio archivista el que debe calcularlo segn
sus necesidades, bien de entrada o salida de documentos en cantidades
apreciables, bien para el servicio usual al consultante o al investigador.
Para mucho movimiento de transporte horizontal desde el muelle de
descarga a los depsitos puede establecerse tambin un sistema de banda de
caucho rodante, o de tablillas transportadoras de madera movibles. No falta
quien piensa que tambin puede servir para servicio al pblico una cadena
continua provista de cestillo en los que se depositan, al pasar, las unidades
de conservacin o documentos.
Para desplazamiento vertical tenemos los elevadores o montacargas que
pueden ser de gran capacidad o de capacidad mnima, segn el servicio que
tengan que prestar. Para la sala de consulta puede ser una especie de noria
<<avemara,,, o .monte dossier., que va dejando y recogiendo su carga en
cada piso. Pero esto requiere la presencia de un empleado fijo por cada
planta, lo que, muchas veces, no entra en nuestras posibilidades econmicas;
Cuando se trata de ascensores o montacargas propiamente dichos su potencia
de carga debe alcanzar a los 500 kilogramos.
No faltan sistemas que nos resuelvan a la vez los dos desplazamientos,
vertical y horizontal, pero slo para pequeas cantidades. Citaremos el Tele-
Lift, que verifica el transporte por medio de unos carriles por los que
circulan unas cajas (figura 103), cerradas para impedir que al perder la
horizontalidad, incluso desplazarse totalmente boca abajo, se salgan los
documentos. A veces son slo las carpetas. Otro de concepcin parecida es
el Rolo-Plan, tambin cerrado y rodante (8). Pero estos son sistemas caros
y los archivos no suelen estar nunca sobrados de consignacin.
Otro sistema de parecidas virtudes e inconvenientes es el transporte
pneumtico, que consiste en una instalacin de tubos por dentro de los cuales

(6) S h e , Roger. .Un type de chariot #archives (Gazette des Archives, Nouvelle serie,
nm. 49, 2.* trimestre de 1965, pg. 59).
(7) Tambin, una vez de acuerdo en el tipo de carrito ms conveniente, se puede encargar
un nmero resultante de la necesidad de varios archivos para que su fabricacin en serie abarate
el costo.
(8) Hay varias marcas que los fabrican.
Accesorios para el servicio 22 1

-*e-' _-

Figura 103.-Transporte vertical-horizontal en cajas cerradas.

van a circular, impulsados por aire a presin, unos contenedores cilndricos,


tambin con su tapa, en los que se han depositado los documentos requeridos.
Tiene el inconveniente de que los documentos tienen que ir enrollados, lo que
en algunos casos no es posible ni conveniente hacer. Admite varias estaciones
intermedias (figura 104). Tiene al menos dos ventajas sobre el anterior: su
gran rapidez y su menor costo. Para lo que s puede ser muy til es para el
transporte de las papeletas de peticin del pblico hasta los depsitos en que
deben de buscarse los documentos, o despacho correspondiente que debe
autorizar su consulta. Lo utilizan as en algunos archivos de Estados Unidos,
Suecia y Dinamarca. En la URSS se estableci un sistema de envo
pneumtico de documentos desde Mosc a largas distancias. Pero por lo
general es de ms utilidad en archivos de uso inmediato, como ya se expuso
al tratar de ellos.
Cuando la consulta requiere solamente una simple lectura, no de reflexin
y estudio, puede usarse la comunicacin por vdeo-telfono,o por televisin
222 El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 104.-Transporte neumtico vertical-horizontal, dentro de


tubos, con tres (<estaciones>>
intermedias.

en circuito cerrado, pero son sistemas ms aptos para el manejo interno del
archivo que para el servicio al pblico. Se utilizan fundamentalmente para
identificar firmas u otros detalles de los documentos (9).
Solamente nos queda por advertir que la salida de documentos de un
pabelln a otro, de un archivo a su administracin productora, o al servicio
de la sala del pblico, debe ser siempre llevada a cabo por personas
totalmente responsables y conocedoras del valor de la documentacin.
Cuando se trata del traslado de fondos de un archivo a otro hay que aadir
los trastornos casi irreparables que pueden producirse si no se lleva el orden
debido a la hora de la carga y descarga.

(9) Es prctica corriente en oficinas bancarias.


Las dependencias
Recordemos que, con carcter general, al tratar de la realizacin de los
depsitos se anotaron ya los diversos criterios sobre el porcentaje del edificio
que es deseable ocupen las dependencias (1). Tambin clases de estas
dependencias (2).
Sobre el tema algunos autores se han extendido en detalles que, a la hora
de la verdad slo nos pueden ser indicativos, ya que cada archivo necesita
unas dependencias adecuadas al carcter, volumen de fondos y servicio que
tiene que prestar con ellos.
Veamos algunos ejemplos.
En el plan de archivos de la URSS, repetidamente citado, expuesto por
Voronin en su trabajo citado, enumera: sala de recepcin, cmara de
desinfeccin y desinsectacin, despachos de trabajo de los archivistas,
laboratorio de microfilm, sala de lectura, local para tratamiento cientfico-
tcnico y taller de restauracin y encuadernacin (3).
En la descripcin del nuevo edificio del Archivo del Estado de Varsovia,
hecha por Kolarz'y Parczewiski, enumeran todos los espacios conforme los
tienen ellos, con separacin de depsitos y parte administrativa, detallada
pero algo confusa, repitiendo, a nuestro parecer, algunos conceptos. Como
variacin sobre la relacin anterior aparece la sala de expurgos, wc. y duchas,
zona de comunicaciones, o sea, pasillos y escaleras, una instalacin de
climatizacin, frigorficos y talleres y un apartado que denomina superficie
de la construccin, que suponemos es la diferencia entre superficie construida

(1) Como dato de inters general recordemos que los Records Center de Estados Unidos
guardan la proporcin de un 93 por 100 de espacio de depsitos con respecto al total construido.
E. G . Campbell. .Building and equipement of Federal Records Center in the United States.
(Archivum, 1957, pg. 21).
(2) Vase lo expuesto en .Realizacin de los depsitos>>y en -Planificacin>>.
(3) Trabajo citado (Archivum, VII, 1957, pgs. 3-9).
224 El archivo. instalacin y conservacin
y superficie utilizable (4).
Finalmente, en cuanto a los archivos franceses, Duchein y Durye hacen
unas recomendaciones de carcter ms general distinguiendo tres sectores:
locales de conservacin, locales de trabajo y locales abiertos al pblico,
pasando luego a referenciar las sucesivas dependencias, de las que detallen
ubicacin y condiciones ( 5 ) .
Vemos que en todos ellos se trata de un reparto general de espacios pero
sin aclararnos mucho respecto a cmo y cuntas deben ser las dependencias,
que es el tema que ahora estamos estudiando.
Volviendo sobre lo dicho al comienzo veremos que el problema surge
cuando se trata de un gran archivo al que tenemos que dotar de servicios
adecuados. Si es grande tendr separadas las dependencias de Direccin,
Secretara y despachos de trabajo, ms todas las complementarias, que ya
estudiaremos, pero si es pequeo -de una sola plaza, ms auxiliar- habr
que acoplar casi todo en una sola sala, si no queremos que los
desplazamientos del despacho a los lugares donde se encuentran las salas de
trabajo nos lleven la mitad del tiempo. Lo que no obsta para que se pueda
contar con una habitacin independiente destinada a recibir visitas o
consultas personales.
A su vez en las dependencias podemos distinguir dos grupos
fundamentales: los dedicados al trabajo interno y los dedicados al pblico. A
ellos podemos aadir otros de carcter mixto, tales como cafetera o
secretara de informacin al pblico. Finalmente, como complemento, son
posibles viviendas privadas, para la Direccin y el Conserje mayor y
garaje (6).

LOCALES DE TRABAJO

Vamos a considerarlos por el orden en que se producen los hechos, ya que


todos son importantes si queremos que el archivo funcione.
El circuito a seguir por los documentos suele ser: muelle de descarga, o
recepcin, expurgo y clasificacin, que puede hacerse en el mismo muelle o
en una sala contigua en la que tambin se determina lo que es imprescindible
que pase por fumigacin, cmara de desinfeccin y desinsectacin, y paso a
los depsitos para un estanteado provisional. De all, en pequeas
cantidades, pasar a los despachos de trabajo para rectificar o confirmar su

(4) Trabajo citado (Archivum, VII, 1957, pg. 53).


( 5 ) <<Lesbatiments darchives en France. (Archivum, VI-VII, 1956-1957. Separata publicada
por la Direccin General de Archivos de Francia. Pars, 1958).
(6) No es frecuente que se citen explcitamente en las descripciones de planificacin de
archivos, ya que en muchos de ellos no se considera su existencia.
Las dependencias 225

clasificacin, darle una ordenacin y proceder a su estanteado definitivo.


El muelle de descarga debe estar lgicamente a nivel de la calzada y, a ser
posible, disponer de dos rampas adecuadas para que los camiones puedan
acercarse hasta el mismo nivel del suelo del almacn de modo que los carritos
del archivo puedan entrar y salir desde el muelle a la caja del camin.
Naturalmente que como los hay de varias alturas cuando se cuente con dos
rampas debern tener distinta inclinacin para que una sirva a los transportes
grandes y la otra a los ms pequeos, tales como furgonetas. La boca o bocas
de entrada deben estar protegidas de la lluvia por tejadillos o salientes en la
parte superior, que no entorpezcan el acercamiento de los transportes.
Pudiera pensarse en una puerta metlica basculante pero es el caso que por
su mucha altura sera poco manejable ya que el tejadillo provisional que
forme no debe de impedir que el camin pueda acercarse hasta el mismo
borde del suelo del muelle, al chocar por arriba con el plano saliente.
En pases muy lluviosos puede optarse por la solucin del archivo de
Brescia (Italia) que tiene una columnata porticada, o acaso sea bastante dotar
esta, o estas, entradas de una marquesina protectora.
En cuanto a su ubicacin puede estar en la parte de atrs del edificio, en
que se encuentran generalmente los depsitos, o en la zona neutra entre stos
y las otras dependencias. La capacidad del almacn debe calcularse con
arreglo al volumen previsto de entrada de documentos. Duchein da como
cifras extremas de 40 a 80 metros cuadrados. El hecho de que sea ms bien
holgadas facilita la descarga ordenada por centenas y la separacin de grupos
diferentes que puedan entrar en el mismo da. Pero no debe contarse con que
su permanencia sea larga sino que debe retirarse lo recibido lo ms pronto
posible. Al hacer la descarga debe llevarse a cabo un somero control de lo
que se recibe, con arreglo a una relacin de entrega que siempre debe
acompaar. No es raro sin embargo el caso en que la mala conservacin y
abandono total de lo que nos entregan haga imposible una relacin adecuada,
siquiera sea somera, reducida en casos extremos a resear el nmero de
camiones o transportes de que consta el envo, lo que nos fuerza a recibirlo,
haciendo excepcin a lo que manda el reglamento, por rescatar de su
destruccin total dicha documentacin (7). Debe de contar adems con los
servicios sanitarios correspondientes y duchas y armarios roperos para los
porteadores y personal que interviene en este trabajo, que se realiza con
frecuencia sobre unidades polvorientas, que, en caso extremo, requieren para
su manipulacin caretas antipolvo (8). Los elevadores, o montacargas, deben

(7) Este criterio se sigui en los primeros aos de funcionamiento de nuestro Archivo
General de la Administracin, en Alcal de Henares, debido a la abrumadora cantidad de
documentos que tuvo que recibir despus de treinta y tres aos que haca que se haba quemado
enteramente el primitivo Archivo Central, situado en la misma ciudad.
(8) Lo malo es que no protegen los ojos y en tiempo caluroso resultan incmodas y
agobiantes, prefiriendo trabajar sin esta proteccin pero menos horas.
226 El archivo. Instalacin y conservacin
estar inmediatos para facilitar el acarreo (9). Contiguo un pequeo almacn
para el material.
Ocurre a veces que el desorden de lo que nos mandan est ocasionado por
una conservacin de procedencia deplorable, un accidente fortuito o una
descuidada manipulacin en el transporte. Esto puede remediarse en parte
en el propio almacn o muelle de descarga, segn se va realizando sta. Pero
otras es necesario realizar un examen ms detallado que hace precisa la
existencia de una saleta contigua, que servir, a su vez, para expurgos o
descates (10). Sin embargo no est prevista en muchos archivos por no existir
un acuerdo sobre cundo debe efectuarse dicho expurgo. Unas veces viene
hecho y otras hay que efectuarlo. Ambos criterios tienen sus ventajas y sus
inconvenientes pues, si es cierto que el expurgo previo abarata los costes del
transporte, se corre el riesgo de que lo efecten personas poco cualificadas
para conocer bien el valor potencial histrico de muchos documentos.
En los trabajos de planificacin de archivos realizados en la URSS y en
Francia se ha contado con ellos, pero slo ha sido aplicado, que sepamos,
con carcter general en esta ltima, donde los archivos departamentales se
han construido, en su mayora, de nueva planta, realizando obras de
remodelacin en muchos de los que se encuentran en edificios viejos.
Con todo algunas de estas cmaras han sido emplazadas, si bien prximas
al almacn de descarga, en sitio poco conveniente, por lo que entorpecen el
paso en el trabajo, visto lo cual se aconseja que se siten en un rincn,
incluso cerca de los despachos de los archivistas para facilitar su trabajo.
La consecuencia lgica de practicar el expurgo es la necesidad de dejar
separado, lo que se va a destruir de lo que se va a guardar. Algunos previenen
habitaciones pequeas para ambas cosas. En la reunin sobre construccin
de archivos realizada por los archivistas belgas en Bruselas en 1973 se
recomend que la cmara de eliminaciones tuviera una capacidad de 40 a 50
metros cuadrados. Sin embargo fcilmente puede dejarse lo destruible en un
rincn del almacn, mientras lo conservable pasa a fumigacin. Depende de
que el ritmo de entrada y expurgo supere la capacidad de absorcin de la
mquina destructora, si la hay, y de la citada cmara de fumigacin. Lo que
nunca se debe hacer es vender el papel a peso sin asegurarse de su destruccin.
El complemento del expurgo es pues una mquina destructora de papel,

(9) En el Archivo General de la Administracin hay uno para cuerpo de depsitos, a derecha
e izquierda, con salida a la puerta de entrada de cada depsito en cada planta.
(10) Es este un problema sobre el que se ha discutido mucho, sin poder establecer una norma
general, como es lgico que sea, ya que cada tipo de documentos tiene un inters diferente y
requiere su tratamiento adecuado. Puede verse el trabajo de Mara del Carmen Pescador del
Hoyo 4eleccin de la documentacin, comunicacin presentada al I11 Congreso Nacional de
Archivos, celebrado en Pamplona en 1970. Algunas casas ofrecen mquinas destructoras que,
segn destruyen, van empaquetando las tiras de papel que producen, como la <Mustangde
D.T.O.S.A.
Las dependencias 227
que reduce los documentos a tiras finsimas que imposibilitan cualquier
intento de reconstruccin. Unas llevan una bolsa de plstico que se retira y
sustituye por otra cuando est llena, otras tienen una especie de cubeta
receptora y otras van empaquetando estas tiras, conforme van saliendo, en
fardos cuadrados.
En cuanto a la cmara de fumigacin, si bien los grandes archivos estn
dotados de ella, son muchos todava los que no cuentan con su costoso
montaje, aunque figura, en teoria, en casi todos los estudios de planificacin
de edificios. Su emplazamiento debe ser inmediato al almacn de descarga
pero a la vez tener una cierta independencia respecto al resto del edificio
debido al temor que produce en el personal el conocimiento del uso en ella
de gases a veces altamente txicos. No obstante los controles que llevan hacen
dificilsimo que pueda producirse un accidente en ellas, y por otra parte han
sido prohibidos algunos gases de los que se utilizaban hace algunos aos. Las
ordenanzas urbanas suelen exigir una salida de gases a gran altura para evitar
posibles perjuicios a viviendas cercanas, pero tambin puede optarse por
darles salida a una atarjea donde al contacto con el agua pierden toda su
toxicidad.
Cuando se carece de esta cmara puede haber tres soluciones. Es la
primera utilizar los servicios de una cmara porttil que ser acarreada por
un camin de un centro especializado. Es la segunda proceder a la fumigacin
de todos los depsitos valindose para ello de los conductos de aire
acondicionado con mando remoto. Es la tercera, la ms penosa, llevar los
documentos al centro especializado donde se proceder a su desinfeccin y
desinsectacin. El ideal sera pasar por la cmara no slo los documentos ya
recogidos, sino todos los que entrasen aunque aparentemente fueran sanos,
ya que a veces llevan los grmenes de destruccin que luego se desarrollarn
en los depsitos (11). Donde no haya cmara puede remediar algo un
autoclave pequeo.
Una vez que la documentacin est lista para su transporte a los depsitos
se plantea la cuestin de si debe procederse antes a la introduccin de los
documentos en sus respectivas unidades de conservacin o realizar esta
operacin en una habitacin especial, o en un rincn mismo del depsito a
que vayan destinados. Morris Rieger, de los Archivos Nacionales de
Washington, recomienda la existencia para esta labor de una sala de trabajo
contigua al despacho de que dependa la documentacin de cada depsito. Lo
cierto es que la mesa usual de despacho, propiamente dicha, no sirve para
ello, haciendo necesaria otra de mayor superficie y sin ningn accesorio sobre
ella.
Pasemos ahora a los despachos de trabajo de cada seccin o fondo. Es
claro que deben estar lo ms cerca posible de sus respectivos documentos,

(1 1) Carmen Crespo, en su ponencia citada, pg. 14, hace referencia a la utilizacin de rayos
gamma, de gran poder bactericida, pero de efectos secundarios nocivos para el papel.
228 El archivo. Instalacin y conservacin

pero ello depende del tipo de construccin que se haya adoptado. Existe un
cierto nmero de archivos en que la parte del edificio destinada a
dependencias no sobrepasa las dos o tres plantas mientras que los depsitos
alcanzan mucha ms altura, semejando a veces silos o torres. En este caso
no hay ms remedio que renunciar a esa contigidad, que tanto facilitara el
trabajo. Pero hay otros en los que cada planta de depsito cuenta con su
correspondiente despacho de trabajo, como ocurre con el Archivo General
de la Administracin, de Alcal de Henares (Madrid), en los que el
desplazamiento entre el archivista y papeles es mnimo, lo que facilita el
trabajo. Cuando pertenecen a la primera modalidad mencionada debe haber
en esta zona, por lo menos, un ascensor para uso de personas, independiente
del o los montacargas ubicados en la zona del muelle de descarga y otros
servicios contiguos. Tambin en este caso los despachos quedan
suficientemente independientes, pero si estuvieran concentrados en una o dos
plantas ms bajas hay que prevenir que no sean de fcil acceso para el pblico,
que debe siempre solicitar su visita y exponer el asunto que la motiva. Esto
reporta dos ventajas: que no es interrumpida la labor del archivista
indiscriminadamente, y que al recibir al consultante o investigador puede ser
mejor atendido cuando se conoce previamente el motivo de su consulta.
En cuanto a sus condiciones fsicas debe recordarse lo dicho para los
despachos de os archivos de uso inmediato respecto a luz, ventilacin,
ruido, etc., siendo su temperatura recomendable entre los 18 y 22 grados.
Los muebles dependen del nmero de personas que vayan a trabajar en
cada uno, pero en principio debemos pensar que, adems de las mesas
convencionales, no puede faltar una grande de trabajo, sin cajones, con buena
superficie para poder extender sobre ella los papeles cuando se revisan para
confirmar o rectificar su clasificacin y ordenacin, o cuando se procede a
realizar una busca laboriosa. Si los despachos no son muy grandes ser muy
conveniente contar con la sala pequea contigua que hemos mencionado
para meter la documentacin recin llegada en sus unidades de conservacin.
Con ello se evita que el polvo que puedan acarrear los documentos ensucie
la mesa de despacho y objetos necesarios que debe haber en ella, cuya
enumeracin es ociosa, por conocida. No obstante citaremos como muy
conveniente un telfono, que permita la relacin con las dems dependencias,
bien por interfono o por una centralita comn. Consideramos imprescindible
una estantera para los libros de consulta que se necesitan en la realizacin
del trabajo, y acaso no est de ms un armario en el que guardar documentos
especiales o papeles de importancia que estemos estudiando, o simplemente
los correspondientes al trabajo que desarrollamos. Cuando el despacho
corresponda a una serie o seccin de documentos audiovisuales ser preciso
contar con accesorios que sera ocioso enumerar, ya que la propia necesidad
va a indicarlos en cada caso. Por descontado que es de absoluta necesidad
una mquina de escribir normal, y muy til un magnetfono que nos ayude
a la redaccin de inventarios y revisin peridica de los depsitos. Algunos
se pronuncian por una segunda mquina de escribir de carro grande y un
Las dependencias 229
aparato de xerocopia pero no nos parecen convenientes. El primero porque
puede haber una en la Secretara para estadillos y cuentas, ajenas al trabajo
tcnico del archivero, y el segundo porque al no llevar control unificado
pueden producirse derroches innecesarios y gastos evitables. Es servicio que
puede hacerse perfectamente en el taller de reprografa. Solamente los
consideraramos necesarios si se trata de un archivo tan pequeo que tiene
que centralizar todo en una sola habitacin. La temperatura media aceptable
est alrededor de los 22 grados.
Estimamos imprescindible que el personal cuente con una pequea
biblioteca tcnica para su perfeccionamiento y puesta al da, que puede ser
independiente de la biblioteca auxiliar del investigador, o formar una serie
especial dentro de ella.
Tambin pudiera ser til tener cerca de los despachos un pequeo
dispositivo para poder hacer una taza de caf o t, incluso una pequea
cocina, pero esto solo en el caso de no tener instalado servicio de
cafetera (12).
Ser necesario para muchos archivos contar con un despacho de
habilitacin o contabilidad, que, adems del amueblado general de cualquier
despacho, tenga una caja fuerte con arreglo a la importancia de la dotacin
econmica que percibe y servicios que presta al pblico (microfilmes,
xerocopias, fotocopias, diapositivas, etc,).
No olvidemos la proximidad de las instalaciones sanitarios que eviten
largos desplazamientos de los funcionarios. En ellos puede haber o no duchas
para aseo despus de trabajos excepcionalmente polvorientos, pero, por ser
poco usuales estos trabajos en los despachos, no nos parecen imprescindibles.
Si todos los despachos deben estar ubicados en zona de recogimiento y
tranquilidad, para que no se turbe su trabajo, no lo es menos el despacho de
Direccin, mejor situado en la primera planta que en planta baja, con lo que
queda alejado de la posible entrada incontrolada del pblico, pero accesible
a cualquier visita anunciada. Antes era corriente y se aconsejaba que para
acceder a l hubiera que pasar por la sala de lectura, para poder filtrar la
entrada a los posibles consultantes, pero hoy no se le ocurre a nadie semejante
emplazamiento. Lo correcto es que tenga un acceso por el despacho de
Secretara de Direccin, que debe estar contiguo, y otra puerta independiente
directamente al vestbulo del citado piso. Tampoco est de ms una antesala
donde pueda esperar la visita en vez de hacerlo en la Secretara.
Su amueblado depende enteramente del gusto personal de quien va a
utilizarlo, pero lo que no se debe olvidar es una pequea mquina destructora

(12) As lo propme Duchein en su obra citada, pg. 80, aadiendo una sala de descanso, cuya
necesidad no comprendemos muy bien, y an ms una sala dejuegos que nos llena de perplejidad,
aunque suponemos que si lo dice ser porque tiene constancia de ello en alguna parte, que no
menciona.
230 El archivo. Instalacin y conservacin
de papeles donde introducir los borradores o notas que puedan ser
reservados. Quedan como un mueble ms, sin desentonar del resto, slo
reconocibles por las personas que conocen su uso. Imprescindible,ya se dijo,
el interfono y red telefnica con la totalidad de dependencias del edificio y
lnea directa al exterior.
Es muy conveniente que todo archivo que cuente con cierto nmero de
personal tcnico tenga una sala de reuniones que facilite ese contacto
indispensable si de verdad se quiere trabajar en equipo, como tambin para
tomar o comunicar decisiones. Estar dotada de una larga mesa y asientos
suficientes. Tambin vale para reuniones tcnicas con profesionales de otros
centros. Su tamao, como su propia existencia, dependen de la actividad que
desarrolle el archivo en relacin con otros archivos o centros en cuanto a
estudios tcnicos o contactos profesionales, ya que para las reuniones de
carcter interno puede servir el propio despacho de Direccin, si es lo
suficientemente amplio.
Tambin esta zona tendr sus servicios sanitarios correspondientes.
Todo archivo de cierta importancia necesita complementarse con la
instalacin de una serie de laboratorios o talleres que contribuyan tanto a su
buena conservacin cuanto a su eficacia en el servicio al usuario, aunque es
cierto que son muchos los que carecen de ello.
Esto nos lleva de la mano al problema de la necesidad de contar con un
laboratorio de reproduccin de documentos, tanto ms urgente cuanto que las
tcnicas xerogrficas han popularizado y simplificado enormemente esta
prestacin al pblico. Pero ello no nos debe hacer olvidar la utilidad de un
buen equipo fotogrfico, tanto para fotografa normal como para
microfotografia, tanto para obtencin directa del original como para
reproduccin. El nmero y tipos de mquinas para cualquiera de estas
prestaciones estar en razn de sus propias necesidades y sera ocioso tratar
de recomendar aqu tal o cual equipo, que ser rebasado prontamente por
otros ms perfeccionados. Conociendo las necesidades del archivo habr que
buscar en el mercado lo que hay disponible y a la vez est al alcance de
nuestras posibilidades, teniendo en cuenta que la utilizacin de material
diazoico ha abaratado bastante el costo de este servicio en cuanto a fotografa
se refiere, aun cuando su conservacin ofrece problemas.
En la instalacin, sean cuales fueren el nmero de sus aparatos, debe
existir una buena ventilacin, lo que no quiere decir que tenga grandes
ventanales que es preciso oscurecer muchas veces para la manipulacin del
material fotogrfico, aun cuando hay ya pelculas diazoicas que pueden
manejarse con una luz no muy intensa. Es muy conveniente que cuente con
pilas de agua corriente para el procesamiento del material y una instalacin
elctrica industrial con llaves y cortes bien distribuidos y tomas de corriente
no muy distantes para evitar la utilizacin de cables largos, que son los que
pueden ofrecer algn peligro. El suelo de todo el laboratorio estar recubierto
con un material aislante de la mxima garanta. El ideal es tener tres
Las dependencias 23 1
habitaciones o compartimentos independientes: sala de toma de fotografas,
sala de revelado y sala de tiraje. Sin embargo si el revelado se efecta en una
mquina procesadora puede estar sta en cualquier rincn de la primera, lo
mismo que la duplicadora si se trabaja con diazo. En cuanto al espacio que
puede ocupar todo el montaje vara lgicamente segn el nmero de
mquinas y tcnicos que las manejan. Naturalmente que todo este montaje
resulta caro de instalar y caro de mantener por lo que son muchos los archivos
de pocas posibilidades que prefieren contratar el servicio con un fotgrafo
o laboratorio fotogrfico independientes. En cuanto a los otros sistemas
actuales de reproduccin de documentos ser preciso elegir con cuidado las
mquinas, teniendo en cuenta el sistema por el que funcionan (xerogrfico,
termogrfico, por rayos ultravioleta, etc.), ya que alguno de ellos puede
perjudicar gravemente los documentos. Debemos desechar, con toda
seguridad, las termogrficas, siendo, por ahora, las que parecen menos
dainas las que funcionan por xerografa. De todos modos si se lleva a copiar
repetidamente un mismo documento termina deteriorndose.
Respecto al emplazamiento de las mquinas xerogrficas algunos
recomiendan que estn cercanas al pblico para facilitar su utilizacin pero
esto nos parece un grave error, ya que su produccin debe ser rigurosamente
controlada por razones ticas, tcnicas y econmicas. No se deben entregar
en xerocopia documentos que puedan reportar algn perjuicio para terceros,
aunque s puedan ser examinados y estudiados en la sala del pblico. Es por
tanto aconsejable que estjunto todo el servicio reprogrfico, sea fotogrfico,
xerogrfico, incluso, si existe, por offset. Con ello se ahorrar espacio y
personal, a la vez de unificar criterios de direccin y responsabilidad.
Desde que se avanz en el conocimiento de las causas y agentes
destructores del material de archivo y, en consecuencia, modo de prevenirlo
y remediarlo, es aspiracin de todo archivo depsito, por modesto que sea,
poseer un pequeo laboratorio de restauracin que repare, en lo posible, los
daos producidos en sus fondos (13). En cuanto a su amplitud se ha estimado
en algunas reuniones internacionales que debe suponer un 25 30 por 100
del total de las dependencias pero esto, como todo, es relativo y est
condicionado al volumen e importancia de cada archivo. En algunos se
encuentra instalado conjuntamente con el pequeo taller de reproduccin de
documentos. Debe tener la mayor cantidad posible de luz natural, debido a
lo delicado y minucioso de su trabajo, as como una buena ventilacin, ya
que a veces utilizan sustancias que pueden ser algo txicas, produciendo
irritaciones en las mucosas e incluso mareos. Si se tienen mquinas de
funcionamiento elctrico que utilizan agua es preciso que el suelo que las
rodea est bien aislado en evitacin de cualquier accidente. Hay que procurar

(13) El tema fue tratado extensamente en la XI Table Ronde- celebrada en Bruselas, por
Christian V. Gut en su trabajo Restaurationdes documents d'archives., Actas publicadas en
Bruselas, 1969.
232 El archivo. Instalacin y conservacin
que el local sea amplio para evitar que al manipular los documentos sufran
roces, y contar con grandes superficies de apoyo, sean mesas o cualquier otro
mueble, adems de amplias pilas para los lavados que sean necesarios. En
estos laboratorios no slo se recomponen documentos daados gravemente
sino que tambin se efectan operaciones de mejora tales como limpieza,
lavado, eliminacin de manchas y blanqueamiento. Cuando los documentos
estn amenazados por su grado de acidez se procede a su neutralizacin y
tambin es corriente que se lubriquen las pieles quebradizas de los
pergaminos (14).
La restauracin manual es muy penosa y requiere tcnicos con buenos
conocimientos, en evitacin del riesgo de estropear an ms lo que se quiso
arreglar, aunque se haya conseguido reforzar su solidez. En consecuencia es
labor muy lenta que llevara aos y aos en muchos casos. Afortunadamente,
en Espaa, el Servicio de Restauracin de Libros y Documentos ide y
construy una mquina, que denominaron Vinyector, exportada ya a
muchos pases, capaz de restaurar mecnica y rpidamente, folios perforados
por la accin de parsitos, mal trato por parte del hombre o cualquier otra
causa, cuya labor realiza en un tiempo mnimo y con una perfeccin mxima
que ahorra meses y meses de trabajo si hubiera habido que hacerlo a mano.
Los aparatos necesarios deben indicarlos los tcnicos restauradores.
El ltimo recurso que tenemos, cuando no es posible contar con un
laboratorio de restauracin propio, es llevar los documentos afectados a un
centro especializado, lo que generalmente slo se hace con un corto nmero
de piezas de gran valor. Es frecuente que dos o tres centros atiendan a todos
los dems archivos que dependan de una administracin nica. No debe
olvidarse anejo a este servicio, una seccin de restauracin de sellos.
Nos falta todava por tratar del taller de encuadernacin, que en el orden
de prioridades ocupa ms bien el segundo lugar. Es imprescindible para
remediar el deterioro de los libros-documento, o libros de archivo, as como
muy conveniente para los instrumentos de trabajo mecanografiados para uso
interno o uso del pblico, casi siempre sin publicar. Lejos de nuestra idea que
sirva para encuadernar documentos que nos entregan sueltos, cuya tcnica,
si bien fue muy extendida en el siglo pasado, est totalmente desaconsejada
por la dificultad de consultar sus unidades documentales y deterioro de stas
por el uso. Tambin es muy til para la biblioteca auxiliar del archivo.
Puede ser un verdadero taller con mquinas manuales y mecnicas o
simplemente practicar la encuadernacin de encolado o cosido con plstico.
Para instalar la primera modalidad se consideran necesarios de 80 a 100
metros cuadrados de amplitud, mientras que para la segunda bastarn de 20
a 40. Su ubicacin debe estar prxima a los otros laboratorios, integrados
todos en una zona de trabajo especial. Debe estar dotado de pilas con agua
-
(14) Carmen Crespo, en la ponencia presentada, pg. 16, recoge interesantes datos.
Las dependencias 233
corriente y electricidad industrial y conviene que tenga, como se dijo de los
laboratorios, una buena iluminacin natural. Los tiles de trabajo
dependern de la importancia del taller, con asesoramiento del
encuadernador.
La deteccin de incendios en toda la zona de laboratorios debe ser de
elevacin de temperatura porque as lo requiere el tipo de combustin que
se puede producir. Los extintores, en general, de nieve carbnica. Y, una vez
ms, no olvidemos los servicios sanitarios cercanos.
No es muy corriente que se cuente con ello pero s es conveniente que los
vigilantes, de da o de noche, tengan una habitacin donde realizar turnos de
descanso, que puede servir tambin para los chferes si hubiese servicio de
coches oficiales. Su ubicacin puede situarse en la zona de muelle de descarga
y talleres o laboratorios por ser la ms proclive a la entrada de personas ajenas
al centro. Puede existir garaje pero lo ms corriente es que se marque
sealizacin de aparcamiento en la zona ajardinada que debe rodear el
edificio.

VIVIENDAS ANEJAS

Cuando el archivo cuenta con edificio propio y su importancia es notoria


puede pensarse en la construccin de dos viviendas: una para la Direccin
y otra para el Conserje mayor. La vivienda de Direccin debe quedar lo
suficientemente independiente de todos los servicios, aunque ligada a ellos
telefnicamente, y tener fcil comunicacin con el despacho oficial (15). En
cuanto a la vivienda de Conserjera unas veces la encontramos cerca del
vestbulo, en la parte de atrs del edificio, y otra en la ltima planta. En todo
caso ambas deben tener accesos independientes, bien a la calle o a patio, o
a la zona ajardinada que rodee el edificio.
Ambas viviendas tendrn lnea telefnica directa al exterior,
independiente. Del mismo modo, por razones obvias, es conveniente que el
suministro de 'electricidad y agua tengan contadores propios, sin
comunicacin entre s, ni con el resto del edificio. La misma independencia
necesitan en cuanto a la calefaccin, salvo si existe instalacin general de aire
acondicionado para la totalidad del edificio.

LOCALES ABIERTOS AL PUBLICO

Deben estar en su mayora en planta baja, con fcil acceso y, sobre todo,

(15) Duchein y Durye, publicaciones varias, recogen y citan expresamente esta condicin,
que se ha seguido en el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares.
234 El archivo. Instalacin y conservacin
capaces de evacuacin rpida en caso de emergencia.
Comenzando por el vestbulo no debe descuidarse su presencia ya que va
a ser lo primero que encuentra el visitante y su impresin va a ser muy
importante a la hora de valorar el prestigio del centro. Puede amueblarse con
uno o varios tresillos, con sus correspondientes mesitas, segn capacidad, y
ornamentar sus paredes con cuadros o grabados o reproducciones facsmil
de sellos o documentos, lo que parezca ms propio. Tampoco son
desdeables los tapices murales. Lo que s es muy conveniente es que en uno
de sus lienzos de pared figure un esquema representativo de todas las
secciones y servicios para que pueda conocerse grficamente todo lo que
alberga el edificio, evitando con ello muchas preguntas al conserje de servicio
en la portera del propio vestbulo. No debe faltar lo ms prximo posible
a la entrada un tabln de anuncios, que puede ser fijo mural o soportado por
un atril. Tampoco est de ms una vitrina donde se muestren las ltimas
publicaciones. En algunos archivos est situada en la misma sala de lectura
y tambin en otros en la sala de visitas.
Inmediato al vestbulo deben encontrarse las dependencias de
Informacin y Secretara general, que puede ser una sola, con mostrador que
limite el acceso del pblico. En ella se examinarn, o expedirn en su caso,
los permisos de acceso del pblico a la sala de consultas, as como tambin
se llevar el control de la solicitud y expedicin de copias, previa la
autorizacin correspondiente de la persona a cuyo cargo se encuentre la
seccin a que los documentos pertenezcan. Informar sobre el reglamento y
condiciones de uso de los servicios del archivo. Si ste tiene publicaciones
propias o subvencionadas es muy conveniente que se puedan adquirir all
mismo, as como si ofrece al pblico postales, diapositivas o cualquier otro
objeto que sirva a la difusin de su contenido (16).
Esto nos lleva directamente a tratar de la sala de lectura o investigacin,
a la que debe entrar el usuario sin ms bagaje que sus tiles de escribir y tomar
notas, por lo que inmediatamente antes de su acceso debe existir un espacio
que sirva de ropero para dejar abrigos, carpetas, etc., al modo clsico, o
mejor instalar en batera una serie de taquillones o pequeos armarios
metlicos en los que cada cual introduzca sus pertenencias llevndose la llave
consigo para poder recogerlo al salir.
Tal como lo hemos descrito, la sala de lectura estar en planta baja, pero
tambin puede estar en la planta primera para darle ms sosiego si el archivo
est situado en una zona ruidosa. En este caso su acceso se har por una
escalera totalmente independiente de los despachos de trabajo, la que puede
tambin servir para dirigirse al despacho de Direccin y Secretara
correspondiente. Debe tener una buena iluminacin natural y, en su caso, una

(16) En el Archivo Histrico Nacional de Madrid la Asociacin de Amigos de este Centro


ha puesto en venta series de improntas de sellos de cera y llaveros con reproduccin de los
mismos. Hace aos tambin se vendan series de postales.
Las dependencias 235
igualmente buena iluminacin artificial, si la natural es insuficiente o se
trabaja en horas en que es preciso servirse de ella. Aparte de la luz general
de la sala, que debe ser difusa con potencia de 50 a 70 vatios, es conveniente
un punto de luz individual para cada investigador o lector, sobre su propia
mesa, con potencia de 100 a 200 vatios, segn se instale en el techo o
directamente sobre la mesa. En este caso debe llevar una pantalla que impida
que la luz incida directamente a los ojos del usuario, o de los que estn
situados enfrente o cerca, siendo muy conveniente que tengan un conmutador
para encender solamente cuando sea necesario. En esto llevan ventaja las
salas instaladas en planta primera, porque reciben ms luz natural que las
instaladas en planta baja. Pueden ser de bombilla normal o de tubo
fiuorescente, pero es ms recomendable la primera.
En cuanto a la ubicacin de la sala es conveniente que est cerca del
sistema de comunicacin que va a llevar las papeletas de pedido a las
secciones, as como el acarreo de documentos para su examen en la sala. En
cuanto a su tamao variar con arreglo al volumen de fondos del archivo y
servicio que ha de prestar con ellos (17). Pero lo que s debe de tenerse muy
en cuenta es que cada investigador debe disponer de un espacio de mesa de
unos cinco metros cuadrados, ya que los documentos a veces hay que
extenderlos para compararlos, otras son de buen tamao, sobre todo si se
consultan documentos grficos. Lo ms cmodo para que no se interfieran
unos con otros es que las mesas sean individuales, aunque lo ms corriente
es que encontremos mesas largas y amplias, delimitando los espacios con
algn resalte, o, simplemente, mesas largas en las que pueda extenderse cada
uno con arreglo a sus necesidades.
Estas mesas no deben de tener cajones para evitar que metan sus papeles
y los dejen luego olvidados. Deben tener prevenida para su posible uso una
lmpara de rayos ultravioleta, o de Wood, para lectura de documentos que
la necesiten.
Algunos opinan que un archivo intermedio, concebido como almacn de
uso slo para la Administracin, no necesita de sala para el pblico puesto
que no lo va a tener, sino de una sala pequea para consulta por la
Administracin. Este fue, en la reuniones internacionales, el criterio de
Estados Unidos, pero no tiene validez para otros pases, entre los que se
encuentra Espaa, cuyos Archivos Centrales de los Ministerios son visitados
y estudiados sus fondos una vez que han obtenido el correspondiente permiso
de las personas que pueden darlos. No obstante es evidente que las
necesidades de sala de consulta de estos archivos se manifiestan en
dimensiones reducidas. No ocurre lo mismo con los grandes archivos

(17) Los distintos pases han aconsejadoen las reuniones internacionalesel nmero de plazas
que consideran convenientes, para uso del pblico, segn sus propias necesidades. Asi Austria
propone entre 14 y 60, Francia entre 30 y 300, Hungra de 5 6 a 28, Israel 90, Yugoslavia 50,
Repblica Federal Alemana 6 a 14 y 29, Malasia 17 y Estados Unidos de 100 a 170.
236 El archivo. Instalacin y conservacin

intermedios, como el nuestro de Alcal de Henares, tan visitado y consultado


como puede ser cualquier archivo histrico, lo que en parte es debido a que
la fluidez de documentos hacia fondos definitivos no puede hacerse realidad
por saturacin de aqullos.
Sea cual fuere el caso, en centros en los que haya afluencia de pblico es
de todo punto necesaria la existencia de una biblioteca auxiliar en la que
puedan los investigadores manejar las publicaciones de consulta ms
necesarias, as como las de informacin de los fondos del propio archivo, que
pueden estar en un estante exclusivo. Su situacin, en un lateral, o alrededor
de la sala. Pero se evitar que queden a su libre alcance, lo que constituye
la biblioteca histrica propiamente dicha. Tambin es muy conveniente que
exista una vitrina de publicaciones en venta, postales, reproducciones de
sellos o cualquier otro tipo de objetos producidos por el archivo para su
propaganda y divulgacin de lo mejor de sus fondos, aunque esta vitrina es
posible que est mejor situada antes de la puerta de acceso a la sala y no
dentro de ella. Todo, claro est, supeditado a la importancia del archivo y
espacio con que se cuente para ello.
Tambin en algunos archivos existen ficheros para uso del pblico pero
nos parece mejor que esta informacin se d por medio de folios
mecanografiados, que suponen un instrumento de busca ms elaborado y no
susceptibles de ser alterados por uso indebido de los consultantes. Cuando
los libros de consulta inmediata y los de informacin sobre los fondos del
archivo no puedan acomodarse bien por su volumen en la misma sala de
lectura, pueden estar en una pequea sala contigua, a la que, utilizando la
denominacin genrica de bibliotecas, suele llamarse sala de catlogos.
En algunos archivos se han dispuesto, dentro de la sala de lectura, una
serie de cubculos laterales semi-aislados para trabajos en equipo sin molestar
a los dems usuarios. Sin embargo no son muy recomendables si no se
dispone de la vigilancia necesaria, ya que los mayores daos a los documentos
se producen siempre en la sala del pblico mientras su consulta.
En cualquier caso la sala de lectura debe tener vigilancia constante, por
lo que, aparte de tener uno o dos funcionarios de servicio permanentemente
para resolver cualquier consulta eventual, debe tener vigilancia ejercida por
subalternos o, en su defecto, televisin en circuito cerrado cuyas pantallas
receptoras estn no muy lejos y cuyos dispositivos de toma de imgenes sean
movibles para darles mayor capacidad. En la reunin de archivistas habida
en Bruselas en 1973 se aconsej una pared o gran ventanal acristalado que
permita la vigilancia desde fuera de la sala, lo que tambin puede resolverse
con una mampara que reserve una parte de la misma.
Algunos aconsejan la existencia de una sala defumadores, pero, aparte de
contar hoy esta costumbre con muchos detractores, la realidad es que pueden
resolver su premura con slo salir al vestbulo de la sala, ya que mientras se
manejan papeles est terminantemente prohibido fumar.
Las dependencias 237

SALAS ESPECIALES

Tambin se previene, ms en teora que de hecho, la existencia de una sala


de microfilm y otra para copias dactilogrjicas. El caso primero se encuentra
resuelto desde el momento en que los actuales aparatos lectores de microfilm
no necesitan el total oscurecimiento, por lo que pueden instalarse, y se
instalan, en cualquier rincn o lateral de la sala de lectura. El segundo ha
quedado tambin obsoleto al generalizarse el uso de las copias xerogrficas.
No obstante, donde no tuvieran este servicio, necesitan un espacio aparte,
para no molestar a los dems con el ruido de la mquina. La existencia de
estas salas tiene el inconveniente de necesitar ms vigilancia para ellas.
Tambin algunos han sealado la posibilidad de contar con salas
especiales en archivos todava bajo la responsabilidad de la entidad
productora, para consultas rpidas de la propia Administracin pero esto nos
parece altamente comprometido, ya que, una vez ingresados en el archivo,
el nico responsable de los documentos es el archivero.
Es posible que haya tambin necesidad de una sala especial para manejo
de documentos incmodos de manejar en la sala general, tales como registros
catastrales de gran volumen, documentos grficos muy grandes, o cualquier
otro tipo de documento que lo requiera. Esto depende de que sean muchos
los de este tipo que se guarden en el archivo.
En cuanto a la audicin y visualizacin de videos, cassettes>>,bandas
magnticas o discos, as como proyecciones (filmes, diapositivas, etc.), es
claro que necesitan una sala especial de consulta en cuantos archivos tengan
este tipo de material (18).
Todava podemos aadir una previsin ms, la sala de documentacin, al
servicio de intereses de todo tipo de la regin en que est ubicado el archivo.
Su funcionamiento podemos verlo en los archivos departamentales franceses.
En la Administracin espaola, ni los regionales ni los provinciales lo tienen
previsto, pero en los archivos de los Ministerios s existen, unas veces bajo
una sola Direccin, otras por separado y otras formando un servicio conjunto
de Archivo, Biblioteca y Documentacin.
Para que el archivo tenga unas relaciones pblicas fructferas
consideramos imprescindible una sala de exposiciones. Hace algunos aos se
consideraba poco menos que imposible montar una exposicin con
documentos, pero esto est ya superado. La breve explicacin del inters del

(18) Es recomendable la existencia de un aparato proyector, o prestar los filmes a alguna


organizacin o filmoteca apropiada, bien de modo eventual, bien en calidad de depsito. Lo
contrario equivale a secuestrarlo para el uso y conocimiento pblico.
238 El archivo. Instalacin y conservacin
contenido del documento en una cartela hace que la gente se fije en l, an
cuando no est capacitado a veces para leerlo. Pero adems estas exposiciones
se ambientan con cuadros y objetos que tengan relacin con el contenido o
con la poca, y se explican en paneles que orienten al visitante. Ya en la
primera conferencia internacional de la Table Ronde., que tuvo lugar en
Pars en 1954, se recomend la exposicin de documentos que, adems de
importantes, fueran atractivos, para evitar la repulsa del visitante. En la
misma reunin M. Thion advirti del riesgo de deterioro al manipularlos
para ser expuestos a lo que Marlot contest proponiendo que se exhibieran
facsimiles en vez de originales, pero, aunque algunas veces se ha hecho,
desmerecen mucho en cuanto a inters.
Estas exposiciones pueden ser permanentes o eventuales. Las primeras no
son recomendables porque los documentos y objetos se estropean mucho con
la luz, pero a veces es costumbre tan arraigada y tan cmoda para ensear
al pblico que, a pesar de los factores negativos, persisten. En el informe
redactado en la mencionada reunin se sealaba su existencia en Stuttgart,
Copenhague, Namur, Gran Bretaa, Francia y Espaa. En este caso deben
paliarse los daos con dos medidas adicionales: que la sala no reciba luz del
exterior, o bien filtrada por persianas y cortinas, y que a su vez las vitrinas
o marcos de exposicin estn provistos de unas cortinillas corredizas que
tapen el contenido una vez que el visitante lo ha examinado. En cuanto a las
segundas deben organizarse con regularidad peridica para mantener el
inters del pblico. El pretexto puede ser una efemrides local, o de inters
general para los posibles visitantes.
De acuerdo en que esto lleva mucho tiempo, pero merece la pena. De
acuerdo tambin en que lo ms penoso del trabajo tiene que realizarlo el
archivero buscando y seleccionando los documentos, despus de haber
planificado en sus lneas generales el cursus de la exposicin. Pero la
materializacin de colocarlos en las vitrinas y paneles, as como repartir en
los lugares ms idneos los cuadros, fotografas, u objetos con que se quiera
enriquecer, puede quedar en manos de profesionales acostumbrados a este
tipo de exposiciones.
A veces no podremos contar con una sala especial pero, con buena
voluntad, puede montarse en cualquier otra sala del pblico, incluso en el
mismo vestbulo. Recordemos que en vez de vitrinas convencionales hoy se
utilizan desmontables, cuyos paneles se adaptan a cualquier emplazamiento
y muy variado contenido. En cuanto al tipo de vitrina para documentos
recomendamos la plana, aun cuando pueden colocarse inclinados o
enteramente verticales entre dos lminas transparentes, de cristal o materia
plstica. Para salvaguarda de lo que haya valioso es conveniente que las
vitrinas tengan llave. Para las murales o de mueble-escaparate, busquemos
la que llevan unas cremalleras laterales que permiten colocar los entrepaos
generalmente difanos, a la altura que se necesite, segn el tamao del
documento u objeto que vamos a exponer. Pueden ser tambin tiles paneles
Las dependencias 239
movibles colocados sobre los muros en espiga, o en dientes de sierra, pdra
esquemas, fotografas, etc. Aunque es de muy buen efecto no debemos forrar
las vitrinas del terciopelo porque recoge mucho polvo, sirviendo muy bien
en su lugar un fieltro o una materia plstica de superficie lisa. La sujecin
de sellos y documentos grficos debe ser muy cuidada para que no se
deterioren. Otro punto importante es la clase de iluminacin de las vitrinas,
que pueden producir un recalentamiento de los documentos ms prximos.
No debemos olvidarnos de redactar, aunque slo sea mecanografiado, un
catlogo de lo expuesto, que puede multiplicarse de modo barato por
xerocopia, en el mismo archivo, para repartir a los visitantes, muchos de los
cuales descubrirn. un documento cuya existencia no sospechaban.
Adems constituye la patente del trabajo realizado por el personal del
archivo. En este catlogo deben researse tambin los cuadros u objetos que
animan la exposicin, siempre en relacin con el contenido de los
documentos, as como libros tambin relacionados con el tema. No es difcil
encontrar unos y otros dentro del mismo archivo, pero tambin pueden ser
prestados (19).
Otra de las dependencias que nos van a relacionar con el exterior es la sala
de conferencias, de la que sacaremos las ventajas anotadas para la sala de
exposiciones, aadiendo a ello el hecho de que podemos traer a ella personas
de relieve que potencian la afluencia de pblico. Por razn de la posible
acumulacin de gente debe tener una salida de emergencia amplia al exterior
o a un patio. Su acceso debe ser tambin fcil. Debe tener buenas condiciones
acsticas y disponer de pantalla instalable, proyector de diapositivas y
puntero elctrico.
Todava, en el captulo de relaciones con el pblico, nos queda disponer
de una sala para servicios educativos o aula, tambin situada en lugar
accesible y, a ser posible, como las anteriores, en planta baja, como es el caso
de los Archivos Nacionales de Tokio. Puede tener pupitres individuales o
sillones con dispositivo para poder escribir. Su utilidad principal es impartir
cursillos de formacin elemental o superior de archiveros (20), o sobre temas
afines para el pblico en general (21).
No olvidemos un saloncito para conferenciantes o profesores, til tambin
~

(19) Vctor Gondons Jr., en 4ollaboration between Archivist and Architects in planning
archives building, propone la constitucin de un pequeo museo con los objetos valiosos y
curiosos propiedad del archivo o depositados en l.
(20) Cuentan con este aula en el Hauptstatsarchiv de Baviera. En Espaa se hizo en el
Archivo General de la Administracin, pero ha sido modificada para alojar un servicio de
Secretara, ya que los cursos pueden darse tambin en la sala de conferencias. En diversos
archivos espaoles se organizaron cursos con buenos resultados, sin necesidad de tener para ellos
un aula especial.
(21) Duchein aconseja entregar facsimiles a los asistentes, sin perjuicio de que el original sea
exhibido por el profesor o conferenciante debidamente protegido por un estuche. Puede ser una
simple funda de plstico, si el tipo de documento la admite.
240 El archivo. instalacin y conservacin
para determinadas visitas (22).
Es claro que esta zona debe tener los correspondientes aseos, situados
preferentemente en el vestbulo, donde tambin deber haber una cabina
telefnica para uso del pblico.
Por supuesto es imprescindible un espacio de aparcamiento, fuera del
cuerpo del edificio, en la zona circundante, ajardinada o no, para coches
particulares de funcionarios, visitantes o investigadores (23).

LOCALES DE USO MIXTO

Como complemento de todas las actividades y servicios que hemos


reseado es conveniente disponer de cafetera, situada lo ms prxima
posible al vestbulo, ya que las dependencias al pblico estarn ubicadas lo
ms cercanas a ste, no solamente por comodidad de los usuarios sino por
evitar la posibilidad de que personas ajenas al centro puedan dispersarse por
otras instalaciones. No es necesario que sea muy grande pero s preparada
para eventuales comidas ligeras. Debe por tanto contar, adems de con el
mostrador, con un pequeo espacio donde instalar mesitas. Claro que nos
referimos a grandes archivos. En los pequeos bastar con el mostrador. Su
utilidad servir tanto al personal del centro como a los usuarios. Tendr sus
sanitarios correspondientes y telfono pblico.
La totalidad de las dependencias que llevamos descritas deben tener sus
correspondientes avisadores de incendios, cuyos detectores acusarn la
elevacin de temperatura, ya que los muebles y enseres arden con llama y no
con brasa y humo como en los depsitos. Los extintores pueden ser hdricos,
de nieve carbnica o de polvo polivalente, segn sea necesario, como medida
de urgencia, ya que las mangueras al uso para incendios suelen estropear por
agua lo que ha respetado el fuego. Sin embargo el agua no se utilizar nunca
en habitaciones donde haya importantes instalaciones elctricas.
Digamos, para terminar, que el manejo de un archivo de cierta
importancia no es nada fcil, por lo que, si el servicio y administracin del
centro requieren la ayuda de un ordenador debemos utilizarlo razonable-
mente. En cuanto al manejo interior va a ser muy til que tenga terminales

(22) Tambin se hizo en el archivo citado de Baviera, as como en el General de la


Administracin nuestro.
(23) Si el archivo tiene alguna parte del edificio sobre pilastras, caso de los depsitos del
archivo mencionado en la nota anterior, debemos de rehusar la tentacin de aprovecharlo para
cmodo aparcadero que ofrece la ventaja de proteger los vehculos en das de lluvia. El resultado
sera el rpido deterioro de las pilastras, por roces al entrar y salir, pero todava peor, el peligro
constante de que una avera de alguno de los motores diera origen a un incendio de todas las
toneladas de papel almacenadas encima. As pareci nuestro Archivo Central de la
Administracin, sito tambin en Alcal de Henares, en el viejo palacio arzobispal, del que hoy
es heredero, en cuanto a funcin, el actual archivo, pero slo en cuanto a funcin, ya que no
se pudo salvar papel alguno, aunque se dice que algunos particulares rescataron algo.
Las dependencias 24 1
en la entrada de documentos, cuando manden remesas, as como en donde
se haga la siguiente labor que constituye el examen de stos para considerar
si todo va a pasar a los depsitos o hay algo eliminable. Tambin ser muy
til para los funcionarios que llevan la gestin de personal y la contabilidad.
En cuanto al servicio al pblico nos resolver muchos problemas y ahorrar
tiempo en la recuperacin de los datos contenidos en los inventarios y
solicitados por el pblico (24).

-
(24) Duchein, obra citada, pg. 132, estudia esta posibilidad.
242 El archivo. Instalacin y conservacin

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Aibi (Francia), 118. Blois (Francia), 68.
Alma Ata (URSS), 145. Bolivia, 70.
Altos Alpes (Francia), 102, 104. Brambeq, 96, 139.
Ailier (Francia), 66. Brasil, 182.
Annecy (Francia), 118. Bremen, 116, 119.
Archivo Central de Mosc, en 1865 (URSS), Brescia (Italia), 139, 225.
64, 84, 126, 138. Beveren-Was (Blgica), 126.
Archivo General de la Administracin Bocas del Rdano (Francia), 65, 83.
(Espaa), 64, 80, 81, 83, 95, 106, 107, 108, Buenos Aires (Argentina), 70.
116, 117, 119, 120, 123, 124, 126, 127,
129, 138, 139, 145, 147, 150, 152, 184, C
201, 210, 212, 217, 218, 225, 226, 228,
233, 234, 239, 240. Cceres (Espaa), 64, 68, 69.
Archivo General del Reino, de Bruselas Cantal (Francia), 83.
(Blgica), 80, 82, 126, 144. Centro Nacional de Conservacin y Micro-
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188. Citt International des Archives (Francia),
Archivo Histrico Nacional (Espaa), 68,70, 81, 120.
80, 82, 89, 90, 104, 105, 106, 127, 128, Coblenza (Alemania), 96, 102, 118, 119, 123,
131, 139, 147, 156, 162, 166, 174, 175, 138, 144, 160, 162.
176, 201, 203, 205, 208. Colmar (Francia), 68, 117.
Archivo de la Palabra (Espaa), 192. Colombia, 70.
Archivos del Estado de Varsovia (Polonia), Compaia Iberia (Madrid), 114.
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223. 283.
Archivos del Estado de Viena (Austria), 80, VI11 Conferencia Internacional de Archivos,
82, 105. 106, 118, 156, 164, 166.
Archivos Histricos de Ultramar (Portugal), IX Conferencia Internacional de Archivos,
64. 191.
Archivos Nacionales (Dinamarca), 64, 66, XI Conferencia Internacional de Archivos,
68, 106, 107, 108, 126, 129, 131. 82, 231.
Archivos Nacionales (Finlandia), 120, 126. XVIII Conferencia Internacional de Archi-
Archivos Nacionales (USA), 82, 106, 131, vos, 80.
227. I Congreso Ibero-Americano-Filipino, 95,
Archivos prefabricados, 78. 198.-
Archivos del Reino (Suecia), 68, 131. I11 Congreso Internacional de Archivos, 91,
Arln (Luxemburgo), 66. 104, 155, 179, 199.
Ashridge (Inglaterra), 68, 90. VI1 Congreso Internacional de Archivos,
Asuntos Exteriores (Francia), 169. 185.
Asuntos Exteriores (Suiza), 169. VI11 Congreso Internacional de Archivos,
Audiencia y Tribunal Supremo (Madrid), 204.
198. Corona de Aragn, Barcelona (Espaa), 64,
Aurillac (Francia), 83, 102, 117, 120, 138. 83, 116, 129, 139, 152.
Australia, 70. Costa Rica, 70.
248 El archivo. Instalacin y conservacin

County Record Office. Hampshire. Win- Hayes (Inglaterra), 68.


chester, 66. Hem, 108, 156.
Cracovia (Polonia), 64. Histrico de la Manna (Espaa), 64.
Honduras, 70.
CH
Chancillera de Granada (Espaa), 83, 89,
I
120, 121, 126, 155. Ilre(Francia), 83, 104, 106, 115, 117, 118,
Chancillera de Valladolid (Espaa), 83, 126. 139.
Chaumon (Francia), 104. Islandia, 70.

D J
Dahiem, 102, 159, 160. Jura (Francia), 106, 120.
Delft (Holanda), 83, 119, 120, 129. Justicia (URSS), 129, 218.
Direccin General de Archivos (Rumania),
79. L
Dresden (Alemania), 64, 80, 101.
Drone (Francia), 65. La Habana (Cuba), 65, 66, 126, 155.
Dubrovnik, 64. La Manche (Francia), 104, 145.
Dusseldorf, 102, 106. Laon (Francia), 118, 145.
iausana (Suiza), 68.
E Lieja (Blgica), 68.
Lille (Francia), 89, 102, 103, 116, 118, 120,
Ecuador, 70. 123, 137, 138.
Edimburgo (Escocia), 68. Loiret (Francia), 65, 83, 127.
El Cairo (Egipto), 65. Loiret-et-Cher (Francia), 68.
El Viso del Marqus (Espaa), 64. Lonsle-Saunier (Francia), 106, 120.
Estambul (Turqua), 64, 70. Lubiino (Polonia), 64.

F M
Federal Records Center (USA), 141. Mallorca (Espaa), 68.
Fiorencia (Italia), 64. Mantua (Italia), 68.
Marburgo (Alemania), 65, 83, 118, 129.
G Marsella (Francia), 65, 83.
Maryland (USA), 126.
Gante (Blgica), 64, 141. Mjico, 70.
General de Indias, Sevilla (Espaa), 68, 72, Mzikre (Francia), 104, 118, 123, 145.
83, 154. Mikkely (Finlandia), 96.
General Militar de Segovia (Espaa), 65. Mons (Blgica), 66.
General de Simancas (Espaa), 65, 72, 80, Montaas Rocosas (USA), 109.
89, 116, 120, 121, 155. Municipal de Estocolmo (Suecia), 96, 108,
Gnova (Italia), 64. 110, 123.
Georgia (USA), 106, 132.
Grenoble (Francia), 83, 104, 106, 115, 117, N
118, 130.
Guadeloupe (Francia), 68. Nacional de Tokio (Japn), 119, 239.
Guatemala, 70. Nacional de Washington (USA), 82, 106,
Gukret (Francia), 118, 145. 131, 227.
Guimper (Francia), Npoles (Italia), 67.
New Hampshire (USA), 82.
H New Jersey (USA), 109.
Nicaragua, 70.
Hannover, 63, 70, 102, 106.
Indice alfabtico 249

O Tours (Francia), 117, 120, 145.


Turn (Italia), 63, 137.
Orleans (Francia), 65, 83, 127.
Oslo (Noruega), 108. U
Ottawa (Canad), 108, 109.
Oviedo (Espaa), 64, 67, 68. Udine (Italia), 92, 102, 118, 126, 127.
Uruguay, 70.
P
V
Palermo (Italia), 67.
Panam, 70. Valence (Francia), 65.
Perigueux-Dordogne (Francia), 66. Venezuela, 70.
Per, 70. Versailes (Francia), 65, 117.
Poitiers (Francia), 118. Viboxg (Dinamarca), 106.
Postdam (Alemania), 80. Vienne (Francia), 65.
Pruebas en Nevada (USA), 95.
Protocolos (Madrid), 148. Y
Public Record Office (Inglaterra), 80, 102,
126, 155. Yzeure (Francia), 66.

R Z
Real Archivo Militar de Estocolmo (Suecia), Zamora (Espaa), 63.
166, 169.
Red Audiencia de Galicia. La Corua
(Espaa), 63, 67, 68.
Reino de Gaiicia. La Corua (Espaa), 63.
Regional de Valencia (Espaa), 69.
Roma (Italia), 68, 82, 83, 127.
Rouen (Francia), 106, 108.
Rumania. Direccin General de Archivos,
79.

S
Saint-Lo (Francia), 104, 145.
Salt Lake City (USA), 110, 111.
Schoppack (Blgica), 151.
Seinet-Oise (Francia), 65, 117.
Senegal, 70.
Servicio Geogrco del Ejrcito (Espaa),
187.
Servicio de Restauracin de Libros y Docu-
mentos, 232.
Siena (Italia), 64, 72, 104.
Sttutgart (Alemania), 82, 119, 129, 132.

T
<<TableRonde. Vase: Conferencia.
Texas (USA), 70.
Torn (Polonia), 69.
Torre de Londres (Inglaterra), 65, 80.
Toulouse (Francia), 83,87,95, 102, 118, 123,
126, 145.