Reglamento de Reuniones de la AAA

Las Reuniones de la AAA son responsabilidad de la Comisin Directiva (CD) de la AAA.

Las Reuniones Anuales de la AAA se componen de la Asamblea General Ordinaria de Socios y de

la Reunin Cientfica.

Frecuencia de las reuniones: Anual. En el caso que se realice en el pas la Reunin

Latinoamericana de Astronoma (RLA), la reunin se podr suspender por decisin de la Asamblea
del ao anterior, no as la Asamblea de la AAA, la cual se realizar preferentemente durante la
RLA.

Asamblea Anual de la AAA: La Asamblea Anual de la AAA no podr realizarse ni el primer ni el

ltimo da de la reunin. De ser por la tarde, no podr iniciarse despus de las 16 horas.

Institucin Organizadora (IO): La elige la Asamblea con dos aos de antelacin a la realizacin
de la Reunin Anual correspondiente. La IO se elegir de entre las diferentes propuestas
presentadas por las instituciones interesadas. Deber procurarse una adecuada rotacin entre las
distintas instituciones.

Comit Organizador Local (COL): La designacin de sus miembros ser responsabilidad

exclusiva de la IO. El COL deber interactuar con el Comit Organizador Cientfico y con los
delegados estudiantiles elegidos por la Asamblea de Estudiantes de Astronoma.

Comit Organizador Cientfico (COC): El COC ser designado por la CD. El presidente del COC
deber preferentemente pertenecer a la IO. Es recomendable que la CD consulte al responsable de la
IO sobre posibles nombres para presidir el COC. Una vez designado el presidente del COC, este
podr ser consultado por la CD para la conformacin del resto del COC.

El nmero recomendado de miembros es ocho. La conformacin del COC deber lograr un buen
equilibrio temtico e institucional. Se recomienda la inclusin de un miembro argentino radicado en
el exterior.

Se debe procurar evitar la repeticin de nombres, por lo que es recomendable consultar la

conformacin de COC anteriores en las bases de datos disponibles en la pgina de la AAA.

Fecha de la reunin: Semana del 21 de septiembre. Cualquier cambio deber ser aprobado por la
CD. Si el 21 de septiembre es sbado o domingo, el Comit Organizador local (COL) y la CD
evaluarn cual es la mejor eleccin.

Lugar de la reunin: Lo fijar el COL con dos aos de antelacin a la realizacin de la Reunin
Anual que se trata. Para esta seleccin se recomienda tener en cuenta los costos de traslado y
alojamiento involucrados, as como la adecuada infraestructura para la realizacin de las charlas
cientficas y la exposicin de murales. Con la finalidad de optimizar el intercambio de ideas, se
recomienda considerar lugares que permitan la desconexin de las obligaciones cotidianas de los
concurrentes.

Duracin de la reunin: Tendr una duracin de cuatro o cinco das, siendo el COL, el COC y la
CD quienes acordarn la opcin a elegir teniendo en cuenta fundamentalmente la demanda de
exposiciones orales.

Modalidades de las presentaciones:

Informes Invitados: Se los consideran las presentaciones ms importantes de la reunin.

Estarn a cargo de expertos, quienes debern dar una puesta al da sobre la temtica a abordar
evitando concentrarse en cuestiones muy especficas. La eleccin de los expositores estar a
cargo del COC quien en caso de dudas podr consultar a la CD. El COC deber procurar una
adecuada distribucin temtica y evitar repetir los expositores de aos recientes (ver base de
datos en la pgina de la AAA). Adems de astrnomos argentinos, podrn incluirse extranjeros,
preferentemente latinoamericanos, con particular nfasis en argentinos destacados que estn
radicados en centros extranjeros.

El COC deber procurar la inclusin de un informe invitado sobre un tema de fsica no

directamente vinculado con la astronoma. Esto es en el marco del convenio entre la AAA y la
Asociacin Fsica Argentina (AFA).

Las invitaciones las realizar quien presida el COC aclarando que se pretende una puesta al da
sobre el tema solicitado y no un enfoque particular.

Los costos de traslado y alojamiento de los invitados corrern por cuenta de los mismos o del
COL, si es que esto fuera posible. La CD se reserva el derecho de solicitar alguna de las charlas
invitadas, ya sea para las exposiciones de ganadores de premios o charlas que por razones
institucionales la CD considera que es importante incluir.

El nmero recomendable de informes invitados ser de entre dos y cuatro por da, distribuidos
uniformemente en las diferentes sesiones y preferiblemente al comienzo de las mismas. La
duracin recomendada para los informes invitados es de entre 40 (30+10) y 60 (45+15)
minutos.

Presentaciones Orales : Sern a solicitud de los interesados. Las propuestas sern

evaluadas
por el COC el cual deber decidir si la presentacin es adecuada para ser expuesta en forma
oral, pasada a poster o rechazada. Si el nmero de presentaciones orales aceptadas supera el
cupo disponible, se seleccionarn las ms meritorias buscando un adecuado balance entre los
siguientes criterios: 1. calidad cientfica; 2. proporcionalidad con el nmero de presentaciones
en el rea correspondiente; 3. resultados de tesis doctorales; 4. proporcionalidad con el nmero
de presentaciones de la institucin correspondiente. La duracin estipulada para las
presentaciones orales es de 25 (20+5) o 20 (15+5) minutos, nunca inferiores a esta ltima.
 Presentaciones Murales (Posters): Sern aquellas solicitadas por los autores o las que no
consiguieron cupo para presentacin oral. En todos los casos supeditado a la evaluacin del
COC.

Los posters sern expuestos durante toda la reunin o a lo largo de gran parte de ella en un
lugar prximo a la sala de conferencias.

En funcin de la disponibilidad de tiempo, el COC podr sugerir que trabajos solicitados para
posters sean presentados en forma oral, as como destinar tiempo para presentaciones breves de
posters seleccionados. El COL deber entregar al Comit Editorial del BAAA un listado de los
posters efectivamente presentados durante la reunin, indicando si alguno de los autores asisti
al evento. El COC podr organizar sesiones para la discusin de los posters u horarios en los
cuales al menos uno de los autores deba estar junto al mismo.

Mesas Redondas: El COC conjuntamente con la CD podrn organizar mesas de debate temticas.

Inscripciones: Los siguientes valores de las inscripciones estn en trminos de U, unidad que no
podr tener un valor inferior a la cuota anual del socio profesional:

Socios Profesionales, Adherentes y Aficionados: 1 U

Socios Honorarios e invitados: 0
No socios: 2 U
Socios Profesionales y Adherentes que sean estudiantes de doctorado y presenten trabajo:
1/2 U
Socios Adherentes que sean estudiantes de grado: 1/2 U
Estudiantes de grado que no sean socios: 1 U

De comn acuerdo, la CD y el COL fijarn el valor de U. El COL podr fijar un descuento para
aquellos participantes que abonen la inscripcin con antelacin.

Los socios que no estn al da con sus cuotas societarias pagarn los montos de inscripcin
correspondiente a los no socios.

Formulario de preinscripcin: Para facilitar el trabajo del COL, si lo solicita, la CD le facilitar

un formato estndar de preinscripcin a la reunin.

Socios de la Asociacin de Fsica Argentina: En virtud del acuerdo entre la AAA y la AFA, los
socios de esta ltima pagarn los mismos montos de inscripcin que los socios de la AAA de
acuerdo con la siguiente tabla de equiparacin:

Socios Activos = Socios Profesionales

Socios Estudiantes = Socios Adherentes
Socios Adherentes = Socios Adherentes
Socios Honorarios = Socios Honorarios
En todos los casos, los socios de la AFA debern presentar documentacin que los acredite como
tales y que tienen la cuota societaria al da.

reas temticas: Los autores debern seleccionar el rea temtica de su presentacin de acuerdo a
las reas indicadas en el llamado correspondiente. Las reas propuestas por el COC debern incluir
un tem Otras reas y las reas propuestas no deberan hacer referencia a bandas del espectro
electromagntico o tcnicas de observacin y/o anlisis.

La organizacin de las sesiones se har teniendo en cuenta las reas temticas que se listan a
continuacin:

[AEC] Astronoma Extragalctica y Cosmologa

[EG] Estructura Galctica
[AE] Astrofsica Estelar
[SE] Sistemas Estelares
[ICSA] Instrumentacin y Caracterizacin de Sitios Astronmicos
[MI] Medio Interestelar
[OCPAE] Objetos Compactos y Procesos de Altas Energas
[SH] Sol y Heliosfera
[SSE] Sistemas Solar y Extrasolares
[HEDA] Historia, Educacin y Divulgacin de la Astronoma
[O] Otros

Dado que las reas listadas son las que en principio constituyen la base de la separacin en captulos
del BAAA, las mismas son fijas. El COC est facultado para incorporar reas no listadas
precedentemente en funcin de la temtica que los autores hayan incorporado en el item Otros.
Estas reas nuevas no debern ser combinaciones de, ni anular, las previamente listadas. Del mismo
modo el COC podr modificar la eleccin del rea solicitada por el autor si considera que la
eleccin no es la adecuada.

Participacin de los estudiantes: Los estudiantes de grado y posgrado de astronoma y carreras

afines son bienvenidos a las reuniones anuales de la AAA.

Ayudas econmicas: De disponer el COL de fondos para ayudas econmicas, cualquiera sea la
fuente, el orden de prioridad a seguir para el otorgamiento de las mismas es el siguiente:

Estudiantes de doctorado que sean socios de la AAA y presenten trabajo.

Estudiantes de grado que sean socios de la AAA y presenten trabajo.
Estudiante de doctorado que sean socios de la AAA.
Posdoctorados que sean socios y presenten trabajo.
Estudiantes de grado que sean socios de la AAA.
Socios en general que presenten trabajo.
Estudiantes de doctorado que no sean socios de la AAA.
Estudiantes de grado que no sean socios de la AAA y que presenten trabajo.
 Estudiantes de grado que no sean socios de la AAA y como mnimo cursen como alumno
regular al menos una materia de cuarto o quinto ao de licenciatura.
Estudiantes de grado de aos inferiores que no sean socios de la AAA

Nota: Los estudiantes de doctorado, posdoctorados e investigadores que soliciten ayuda econmica
debern indicar que no disponen de fondos de subsidios.

Financiacin de las reuniones: El COL y/o la IO debern procurar la obtencin de fondos

externos. La CD deber prestar toda ayuda de gestin necesaria para lograr este objetivo. El COL
podr disponer total o parcialmente de los fondos que ingresen a la AAA por inscripciones para ser
utilizados en la organizacin de la reunin.

El COL y/o la IO podrn solicitar a la CD un prstamo a cuenta de las inscripciones.

Sesenta das despus de finalizada la reunin, el COL y/o la IO deber presentar la rendicin
detallada de cuentas correspondiente a los fondos ingresados en concepto de inscripciones y
eventuales ayudas econmicas otorgadas por la CD, al igual que copia de las rendiciones
correspondientes a fondos otorgados por otras instituciones. La CD deber aprobar la rendicin
entregada por el COL y/o la IO, para lo cual podr solicitar el disgregamiento de los tems que
considere necesarios. El destino del equipamiento eventualmente adquirido con los fondos de las
inscripciones o provistos por la CD ser discutido con la CD.

A solicitud del COL y/o la IO, el cobro de las inscripciones podr ser realizado directamente por la
CD, facilitando de esta forma la entrega de facturas.

Otras obligaciones del COL: Con el fin de mantener actualizada las bases de datos de la pgina de
la AAA, el COL deber entregar a la CD un listado electrnico con los trabajos efectivamente
presentados en la reunin (coordinando el formato con la CD) que incluya: ttulo de la presentacin,
autores, modalidad y da de la presentacin si es oral. Igualmente, deber entregar una copia
electrnica del poster de difusin, foto grupal y cualquier informacin de inters.

Recomendacin: Se recomienda equilibrar por gnero los comits y los informes invitados.

Actividades asociadas con las reuniones: Son altamente recomendables las actividades para el
pblico en general organizadas durante los das de la reunin.