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MATRIZ PARA EVALUACIN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIN HSE DE CONTRATISTAS

RESPONSABILIDAD INTEGRAL
DIRECCIN DE HSE & GESTIN SOCIAL

CODIGO: ELABORADO:
VERSION: 1
ECP-DHS-F-090 15/01/2012

EMPRESA: No. CONTRATO:

OBJETO DEL CONTRATO:

EVALUADO: EVALUADOR:

LUGAR Y FECHA DE EVALUACION: GESTOR TCNICO:

Calificac
Aplica /

miento
Cumpli
Descripcin P PH PHV PHVA PHVA + Alineacion ECP

Aplica
Peso

in
No
tem

%
% Cumplimiento 0.3 0.50 0.70 0.9 1

1. Liderazgo y Compromiso 3 0.00 0

El gerente de la compaa o
Se establece en el plan de HSE,
asiste al Comit HSE de
mecanismos sistemticos para la Los hallazgos y desviaciones
Se llevan a cabo los mecanismos Contratistas de ECOPETROL S.A.
revisin del cumplimiento de los encontradas en el Sistema de Los planes de accin se cumplen
1.1 Liderazgo y compromiso gerencial. sistemticos de acuerdo a lo comparte y recibe las mejores 2 0
aspectos HSE de la compaa, que Gestin HSE, generan planes de en las fechas establecidas.
programado. practicas. Realiza conversatorios
demuestren el compromiso visible accin.
con su personal en los frentes de
de la gerencia
trabajo.

El lder HSE de la compaa asiste


Se establecen reuniones de forma Se generan compromisos que a las reuniones HSE de
Liderazgo y compromiso de los sistemtica para revisar la gestin Se realizan las reuniones de buscan cerrar las no Contratistas, comunica a su
1.2 Se cumplen con los compromisos. 1 0
lideres de la organizacin. HSE del grupo de trabajo a cargo acuerdo a lo programado. conformidades del sistema de organizacin los lineamientos HSE
de los lideres de la organizacin. Gestin HSE. de ECOPETROL S.A, y stos se
aplican
2. Polticas y Objetivos Estratgicos 2 0

La poltica refleja el compromiso


de la gerencia de la Compaa en La poltica esta publicada y se Se revisa y monitorea el
los aspectos HES y esta firmada divulga a travs de diferentes cumplimiento, se generan Se cumplen con las acciones La poltica en HSE se alinea con la
2.1 Poltica HSE 1 0
por el Gerente General. Contiene medios de comunicacin en toda acciones para los aspectos que segn lo programado. poltica integral de ECOPETROL.
los requisitos del S&SO (OHSAS) y la organizacin. deben fortalecerse.
del SAA (ISO 14001).

Los objetivos y metas se divulgan Se realiza seguimiento de su


Estn establecidas las metas y
a travs de diferentes medios de cumplimiento generando acciones Se cumplen las acciones Las metas estn alineadas con las
2.2 Objetivos y Metas objetivos del contrato en el tema 1 0
comunicacin en toda la cuando los resultados no son propuestas. de ECOPETROL S.A.
de HSE.
organizacin. favorables.

3. Organizacin y recursos 5 0

Se realizo una planeacin de los


recursos econmicos y fsicos y
Se hacen los ajustes necesarios En el presupuesto se incluyen
del talento humano, requeridos Se tienen disponibles los recursos
Se hace un seguimiento a la para dar cumplimiento a las todos los tems establecidos en las
3.1 Recursos para la gestin HSE. para la ejecucin del plan HSE. planeados para la ejecucin del 1.50 0
ejecucin del presupuesto. necesidades del proyecto y del especificaciones tcnicas del
Los recursos HSE estn definidos plan HSE.
Plan HSE. contrato.
de acuerdo a los requisitos HSE de
contratacin.

El cumplimiento del Declogo de


los compromisos con la vida de
Estn definidos claramente los ECOPETROL S.A. hace parte del
Se han divulgado en todos los Se realiza seguimiento de su
roles y funciones HSE dentro de la rol y funcin para las personas
Definicin de roles y funciones niveles de la organizacin y se cumplimiento generando acciones
3.2 descripcin de cada uno de los Se cumplen las acciones. que realizan trabajos dentro de 1.00 0
HSE. realiza seguimiento de su cuando los resultados no son
cargos del personal de la las instalaciones de ECOPETROL
cumplimiento. favorables.
organizacin. y/o bajo su control y supervisin;
se utiliza el aseguramiento de
comportamientos para su gestin.
Se cumple con el programa de
Se tiene definida la matriz de
capacitacin y entrenamiento. Se
capacitacin y entrenamiento en
tienen las evidencias de la
HSE para todo el personal de la Se revisa peridicamente el Se realizan entrenamientos y
ejecucin del programa, se
organizacin. Se tiene un cumplimiento de los requisitos de capacitaciones adicionales a las
actualiza la informacin por cada Se cumplen con los programas
programa de capacitacin y entrenamiento HSE del personal, contempladas en el Plan HSE, de
Capacitacin y entrenamiento en trabajador de acuerdo al para el personal que no ha
3.3 entrenamiento (acciones, plazos y se establece programas para el acuerdo a las necesidades e 0.50 0
HSE programa de formacin completado el entrenamiento
responsable) basado en la matriz, personal que no ha completado el identificacin de riesgos no
establecido para su rol y requerido para desarrollar su rol.
y el cumplimiento de todos los entrenamiento requerido para contemplados durante la
funciones; incluyendo las tres
mdulos del curso de Fomento desarrollar su rol. planeacin del proyecto.
fases del Curso d Fomento del
Trabajo seguro, limpio y saludable
Trabajo Seguro, Limpio y
de Ecopetrol
saludable.

Se revisa el cumplimiento de los


requisitos legales. Para los casos
Estn identificados los requisitos Se cumple con los requisitos Se cumple con los planes de
de no conformidades se tiene un
3.4 Conformidad Legal legales en HSE aplicables al objeto legales aplicables al objeto del accin que corrigen las no 0.50 0
sistema para su tratamiento, se
del servicio. servicio. conformidades detectadas.
genera un plan de accin para su
cierre.

Se revisa peridicamente el
Se cumple con las acciones
De existir subcontratistas, se tiene cumplimiento del programa, se El cumplimiento de la Gestin HSE
El programa establecido se correctivas para las desviaciones
3.5 Gestin de subcontratistas. establecido un programa para la generan acciones correctivas para requerido por ECOPETROL, se 0.50 0
cumple. del sistema de control de
Gestin HSE de subcontratistas. las desviaciones del sistema de aplica a los contratistas.
contratistas.
control de subcontratistas.

Cuentan con tcnicas de Se utilizan los mecanismos de


Se mejoran y refuerzan las
comunicacin para asegurar que Se revisan e identifican cuales son comunicacin disponibles en
Son usadas las tcnicas de tcnicas de mejor recordacin, o
3.6 Mecanismos de comunicacin. todo el personal este plenamente las mejores tcnicas de ECOPETROL. El contratista divulga 0.50 0
comunicacin establecidas. se cambian para lograr los
informado de las cuestiones de comunicacin. la informacin HSE que Ecopetrol
objetivos de comunicacin
HSE. le ha enviado para este fin

Se tiene establecido un programa


de induccin y reinduccin HSE a Se revisa peridicamente el Se ajusta el programa de El programa de induccin incluye
los trabajadores, propio del Se cumple con el programa de programa de induccin y induccin y reinduccin en HSE, la discusin del declogo del
3.7 Induccin y reinduccin 0.50 0
contratista. Se incluye, cuando induccin y reinduccin en HSE reinduccin, para establecer de acuerdo con las necesidades compromiso con la vida de
aplica, induccin a sus visitantes necesidades de ajuste previamente establecidas. ECOPETROL.
en las reas operativas.

4 Procedimiento y practicas Seguras 10 0.00

Los procedimientos de trabajo


Los procedimientos son conocidos
responden a los riesgos de Los lideres revisan la aplicacin Se actualizan los procedimientos,
y aplicados por los responsables Se desarrollan los planes de
seguridad, salud y ambiente rigurosa de los procedimientos; se como resultado de planes de
del trabajo y por quienes accin resultantes de la
4.1 Procedimientos evaluados, e incluyen los identifican necesidades de accin y para la incorporacin de 2 0.00
participan en su desarrollo. Estn verificacin de la implementacin
recursos fsicos y humanos mejoramiento y se generan planes mejores practicas; incluyendo las
disponibles para todo el personal, de los procedimientos
necesarios para el desarrollo de accin. propias de Ecopetrol S.A.
en el idioma local.
seguro de la actividad.

La metodologa es conocida y
Se evala peridicamente su
Existe una metodologa para el aplicada por todo el personal. En Las metodologas utilizadas son
aplicacin, se identifican
anlisis de riesgo, de las caso de que se evidencien riesgos Se cumple con los planes de compatibles o equiparables con
4.2 Anlisis de riesgos oportunidades de mejora y se 2 0.00
actividades que no cuentan con un del entorno no contemplados en la accin para su correccin. los anlisis de riesgo de Ecopetrol
generan planes de accin para su
procedimiento. planeacin, es claro para el S.A.
correccin.
personal como incluirlos.

Estn identificadas las actividades


Los procedimientos y el marco Se evala peridicamente su Se cumplen con los estndares de
de alto riesgo o tareas criticas y
legal son conocidos y aplicados aplicacin, se identifican ECOPETROL para tareas de alto
existe un procedimiento para su Se cumple con los planes de
4.3 Tareas criticas o de alto riesgo por los responsables del trabajo y oportunidades de mejora y se riesgo, o con los propios cuando 2 0.00
desarrollo. Se referencia el accin para su correccin.
por quienes participan en su generan planes de accin para su estn por encima de sus
cumplimiento del marco legal
desarrollo. correccin. requerimientos.
aplicable.

Existe un procedimiento para Se verifica el cumplimiento de


La gestin del cambio, esta
asegurar que los cambios forma sistemtica, se generan
Es conocido y aplicado en todos Se cumple con los planes de alineadas con la definida en el
4.4 Gestin del cambio significativos en cualquier aspecto planes de accin para la 1 0.00
los niveles de la organizacin. accin para su correccin. procedimiento de ECOPETROL
de la operacin son controlados y correccin de las desviaciones
S.A.
no presentan riesgos. encontradas.

El programa es conocido y
Se cuenta con un programa para aplicado por todo el personal
Las condiciones encontradas en
Mantenimiento de equipos y el mantenimiento preventivo e interesado. Las hojas de Se revisa y evala el
4.5 las inspecciones han sido 3 0.00
herramientas. inspeccin de equipos y inspeccin de equipos y cumplimiento del programa.
corregidas.
herramientas. herramientas estn disponibles
para los usuarios.
5 Gestin de Riesgos 70 0.00
Se tiene una metodologa para la
identificacin de peligros y riesgos Son revisados y divulgados previa
Se revisa y evala peridicamente
- aspectos e impactos ejecucin de los trabajos. Se
el conocimiento de los peligros y Se utilizan los casos HSE
ambientales, y definicin de la aplican los controles establecidos
Identificacin de peligros y riesgos riesgos, aspectos e impactos, as Se cumple con los planes de disponibles, en la gestin de
medidas de control para el para la gestin del riesgo. De ser
5.1 - aspectos e impactos ambientales como la aplicacin de los controles accin generados para el cierre de riesgos de las actividades que 30 0.00
desarrollo propio del trabajo. Se necesario se incluyen peligros y
. Definicin de controles. requeridos. Se realizan planes de brechas. desarrollan. Participa el
cruza con los peligros y riesgos - riesgos - aspectos e impactos y
accin para el cierre de brechas contratista en su elaboracin.
aspectos e impactos del entorno controles identificados en el sitio
encontradas.
en el cual se realizaran los de ejecucin del trabajo.
trabajos.

El contratista conoce y aplica el


Existe una matriz para la procedimiento para la seleccin,
evaluacin de los elementos de Se instruye al empleado sobre el Se hace seguimiento sobre el uso, uso y mantenimiento de
proteccin personal requeridos uso, mantenimiento, mantenimiento y almacenamiento. Se cumplen las acciones elementos de proteccin personal
5.2 EPP por oficio y nivel de riesgo. Para almacenamiento de los EPP Se generan las acciones correctivas y preventiva para el ECP-DRI-I-001 y las 10 0.00
las actividades especiales donde suministrados. El personal usa los correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados. especificaciones tcnicas para
se requiera proteccin adicional es EPP requeridos. cierre de hallazgos encontrados. cascos de seguridad, ropa de
evaluada y suministrada. trabajo y calzado e seguridad de
Ecopetrol ECP-DHS-E-003.

Se tienen definidos los exmenes


de ingreso, peridicos, post Los exmenes de ingreso y egreso Se revisa y actualiza El contratista aplica la gua ECP-
incapacidad y de egreso para todo son los requeridos para el cargo y peridicamente el programa. Se DHS-G-017, Examen medico de
Se cumplen las acciones
Subprograma de medicina el personal. Se cuenta con un funcin desempeada por el evala su cumplimiento. Se ingreso laboral al personal de
5.3 correctivas y preventiva para el 3 0.00
preventiva y del trabajo programa de Vigilancia trabajador. El personal conoce los generan las acciones correctivas y empresas contratistas que prestan
cierre de hallazgos encontrados.
Epidemiolgica de acuerdo a los PVE y existe evidencia de la preventivas para el cierre de servicios o desarrollan proyectos
peligros identificados en el ejecucin del programa. hallazgos encontrados. en Ecopetrol S.A.
panorama de factores de riesgo.

Se identifican y evalan mediante


Se cuenta con planes de
estudios higinicos peridicos, los
intervencin para los peligros
peligros fsicos y qumicos, acorde
Se ejecuta el plan de monitoreos monitoreados y que se encuentren Se cumplen las acciones
Subprograma de Higiene con la prioridad establecida en el
5.4 en higiene industrial, segn el por encima del 100% del Valor correctivas y preventiva para el 3 0.00
Industrial Panorama de Factores de Riesgos.
programa establecido. Lmite Permisible establecido por cierre de hallazgos encontrados.
Los trabajadores conocen el
la ACGIH. O el valor de referencia
Panorama de Factores de Riesgos
local.
de la empresa.

Para los casos en que la empresa


contratistas suministra el Las normas y procedimientos Se evalan continuamente las El contratista cumple con todos
alojamiento, servicios sanitarios y sobre saneamiento bsico, son condiciones de higiene y se Se cumplen las acciones los requerimiento en materia de
Subprograma de Saneamiento
5.5 servicio de alimentacin, stos se conocidos y aplicados. Se generan y ejecutan las acciones correctivas y preventiva para el saneamiento, establecidos por 3 0.00
Bsico
proveen de acuerdo con las ejecutan procedimientos para que cierran los hallazgos cierre de hallazgos encontrados. Ecopetrol en las especificaciones
normas de higiene y aptos para el mantener condiciones ptimas. encontrados. del contrato
propsito.

Se cuenta con un sistema para el


Se realiza monitoreo permanente
control del trabajo. Se conoce y El contratista conoce y aplica los
El personal conoce y aplica el de la aplicacin de control de Se cumplen las acciones
Control del trabajo - Permisos de adopta el manual de control del lineamientos del manual de
5.6 sistema de control de trabajo trabajo, se toman las acciones correctivas y preventiva para el 3 0.00
trabajo trabajo cuando realiza trabajos control del trabajo de
aplicable. correctivas y preventivas de los cierre de hallazgos encontrados.
dentro de las instalaciones de ECOPETROL.
hallazgos encontrados.
ECOPETROL y/o bajo su solicitud.

El contratista conoce el Plan de


Manejo Ambiental, la licencia y
permisos ambientales del rea en
el cual desarrollara los trabajos. Se evala peridicamente el
El personal conoce y aplica su rol
Reconoce sus responsabilidades y cumplimiento del Plan de Manejo
frente al cumplimiento del Plan de
deberes en el cumplimiento de los Ambiental, Licencia Ambiental, La iniciativas desarrolladas
Manejo Ambiental, Licencia Se cumplen acciones para el
5.7 Medio Ambiente actos administrativos, as como Permisos Ambientales, o durante la ejecucin apuntan al 15 0.00
Ambiental, Permisos Ambientales, cierre de los hallazgos.
los entregables del desarrollo de normativa ambiental aplicable. Se Marco Estratgico de Ecopetrol.
o normativa aplicable al desarrollo
su gestin. Para el caso que no generan acciones para el cierre
de sus labores.
apliquen estos documentos de los hallazgos.
conoce la normatividad que le
compete para el desarrollo de sus
labores.
Se realizan simulacros para
Existen procedimientos de revisar la implementacin de los
respuesta a emergencias para planes de emergencia. Se evalan
todas las situaciones de Se divulga y verifica que todo el los simulacros y se desarrollan
emergencia que puedan personal conoce el plan de acciones para corregir las
Los planes de emergencia estn
presentarse (evacuacin de emergencias. Se asignan los deficiencias encontradas. Los Se cumple con las acciones para
alineados con los propios del
5.8 Plan de Emergencias lesionados, incendios, derrames, recursos fsicos y humanos equipos requeridos para la corregir las deficiencias 3 0.00
centro de trabajo y/o rea de
entre otros). Se identifican los necesarios. Se cuentan con atencin de emergencias son encontradas.
ECOPETROL.
recursos externos en caso de ser sistemas de comunicacin para el revisados y se encuentran
requeridos. Se definen los aviso y atencin de la emergencia. operativos, en caso contrario se
recursos para la atencin de genera un plan de accin para la
emergencias. correccin de los hallazgos
encontrados.

6 Evaluacin y Monitoreo 10 0.00

Los indicadores estn alineados


Estn definidos indicadores de con las metas de ECOPETROL.
gestin (proactivos) y de Los indicadores estn actualizados Se generan acciones y Se cumplen los compromisos y Las mejores practicas adoptadas
Indicadores de Gestin HSE y
6.1 resultado (reactivos); existe una y se revisan peridicamente. Se compromisos para cumplir con las acciones propuestas, para el para el cierre de las no 3 0.00
anlisis de tendencias
meta de cumplimiento para los estable un anlisis de tendencias. metas establecidas . alcance de las metas establecidas conformidades, son compartidas
indicadores establecidos. con ECOPETROL para su
implementacin

Existe un procedimiento de
auditoras internas, que incluya la Se realizan de acuerdo a la
identificacin de programacin o se priorizan de Se generan planes de accin para Las Fallas de Control encontradas
responsabilidades, la frecuencia, acuerdo al plan de trabajo. Los el cierre de las no conformidades Se cumplen los planes de accin en el desarrollo de las auditorias
6.2 Auditorias el mtodo y el seguimiento de las resultados son comunicados a las encontradas. Se revisan por la para el cierre de las no son reportadas y gestionadas en 3 0.00
acciones resultantes de ellas. partes interesadas y responsables direccin las no conformidades conformidades encontradas. la herramienta GRI de
Existe un programa de auditorias de realizar las acciones encontradas. ECOPETROL.
en HSE alineadas al plan de correctivas.
trabajo.

Se tiene establecido un
procedimiento para la gestin de Se cumple con las acciones y en
De acuerdo al anlisis de Se cumple con el procedimiento
fallas de control e incidentes. Se Se aplica el procedimiento interno las fechas programadas. Se revisa
Seguimiento de la gestin de causalidad, se establecen planes para la Gestin de Fallas de
6.3 cumple con los requerimientos y los requerimientos establecidos la efectividad de las acciones, de 4 0.00
fallas de control e incidentes. de acciones que corrigen y Control e Incidentes de Ecopetrol
establecidos por ECOPETROL para por ECOPETROL. no ser efectivas se crean nuevas
previenen las causas bsicas. S.A.
el reporte y gestin de fallas de acciones de ser necesario.
control e incidentes.

EVALUACION GESTION HSE 0.00

GESTION HSE EVALUACION ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION

1.20
0
Evaluacin y Monitoreo
10
100.0%
1.00 % de Gestin
0.00
Gestin del riesgo
70
0.80
0
Procedimiento y practicas Seguras
10
0.60
0
Organizacin y recursos
0.40 5
Puntuacin Mxima
0 Puntuacin Obtenida
0.20 Polticas y Objetivos Estratgicos
2

0.00 Liderazgo y Compromiso0


0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 3
NP P PH PHV PHVA PHVA 0.0%
+
ALINEACION ECP
0 10 20 30 40 50 60 70 80
Aspectos Positivos
tem Observacin

Plan de Accin
tem Observaciones Accin Responsable Fecha
EVALUADOR: EVALUADO: