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ADMINISTRACION Y

FUNCIONAMIENTO
DE LA BODEGA
INTRODUCCIN:

Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es de


vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas,
en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la recepcin de
materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles
permiten a las empresas alcanzar grandes estndares de eficiencia.
Por lo anterior, es necesario utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los
materiales, conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y utilizar
adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los
procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de bodega.
Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta debers analizarlos con el
mayor inters, utilizando tu capacidad lgica ms que la memorizacin. Si te propones el
estudio con entusiasmo y dedicacin, el aprendizaje no te presentar dificultades. Cabe
mencionar que, los contenidos estn preparados y programados de tal forma que su
comprensin y posterior dominio de la unidad, te servir para desarrollar de mejor forma tus
capacidades laborales.

OBJETIVOS

Las alumnas sern capaces de:


1. Comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas, en
una empresa industrial.
2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepcin de materiales.
3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles.
4. Utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales.
5. Conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y
utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de
almacenamiento, los procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de
bodega.
Administracin de Bodega y Control de Inventario

ADMINISTRACIN DE BODEGAS
La Empresa:

A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la
misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o
controlar las personas de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s.
Es de sentido comn que, antes de empezar a discutir las tcnicas de direccin, se
examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propsito es que los dirigentes de un
rea de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un
conocimiento del funcionamiento de ella.
Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia cuando se
habla de "empresa industrial", primeramente habr que definirla. Se hablar indistintamente de
"empresa industrial", "empresa", "compaa" o "firma", si bien los ltimos dos trminos se aplicarn
generalmente a las empresas del sector privado.

Empresa industrial

Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y


distribuir mercancas o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propsito
de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los
mismos.

En esta definicin estn comprendidas las organizaciones de propiedad de los


gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades annimas,
sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de
cooperativas.
Se incluyen en la misma los pequeos establecimientos industriales, pero no las
industrias de artesana y domsticas independientes, las pequeas tiendas de venta al por
menor ni las pequeas explotaciones agrcolas.
Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar
en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:
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PRODUCCIN
 Industrias manufactureras.
 Industrias de elaboracin.
 Industrias extractivas.
 Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la
edificacin).
 Agroindustrial (en escala industrial).

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Carlos A. Sez Andrades
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SERVICIOS

 Transporte
 Produccin de energa elctrica y otros
servicios pblicos.
 Reparacin, conservacin, limpieza y
otros servicios.
 Distribucin (al por mayor y grandes
comercios de venta al por menor).
 Hoteles y Restaurantes.
 Informacin y servicios de esparcimiento.

ACTIVIDAD
Realiza un listado de 15 empresas de la zona segn la clasificacin de sus actividades
industriales que reciben dentro de la administracin de bodega.
Sugerencias: Busca en las pginas amarillas de la gua de telfonos, en
Internet, llama por telfono y consulta, o has una visita a travs de sus sitios Web a
estas empresas, consultando que tipo de actividades industriales realizan.

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ADMINISTRACION DE BODEGA

Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin de
los materiales y productos, verificando el cumplimiento de stas disposiciones al interior de las
bodegas.

La utilizacin del espacio disponible implica una constante improvisacin y traslado de


los artculos a lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicacin
a nuevas recepciones.

PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS

Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir


procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter
generalista, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y caractersticas propias de
la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.

1. Recepcionar los bienes, materiales y


suministros, comprobando que
correspondan a las cantidades y calidades
establecidas en la orden de compra y
factura o gua de despacho del proveedor,
y rechazar productos que estn
deteriorados o no correspondan a la
compra.

2. Informar al Departamento de Adquisiciones


o al Jefe Administrativo segn corresponda,
cualquier irregularidad en la recepcin.

3. Almacenar y resguardar los bienes y


materiales en buenas condiciones de uso.

4. Informar a la Jefatura sobre situaciones


anormales, tales como: problemas de
seguridad, como por ejemplo, cerraduras
en mal estado, puertas o ventanas que
pueden ser violentadas o abiertas con
facilidad, rejas en mal estado que impidan
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el ingreso de personas o animales al interior


de las bodegas, instalaciones elctricas
defectuosas, techos o cielos rotos que
permitan el ingreso de aguas lluvias o
humedad al recinto, mermas, prdidas,
deterioros, peligros de contaminacin e
incendio, etc.

5. Despachar los bienes y materiales, segn las


cantidades y especificaciones establecidas
en el documento "solicitud de
abastecimiento" otro documento interno.

6. Mantener actualizados los registros de


control de existencias de los bienes bajo su
custodia.

1. RECEPCIN DE MERCADERAS
La Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de
almacenamiento. El encargado de la recepcin de la bodega debe recibir las materias primas,
materiales, repuestos y mercaderas, adquiridas por la empresa.
Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante
del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de
Compra de la Empresa y que sean los especificados.
Cuando sea necesario una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante
de la compra.
Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de
Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de
pedido del proveedor.

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Responsabilidad Entregar productos en BUEN


proveedores ESTADO
Rechazar todo aquello que
SU responsabilidad no venga en perfectas
condiciones.

2. ALMACENAMIENTO

Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las


Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas ms adelante.

No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es
responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos.

3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERAS

Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes
de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de
anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.
Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controlados
por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de
Existencias y l debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contralora.

El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento
escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

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4.- REGISTROS

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la


distribucin; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo fsico, a
lo menos, de:
 rdenes de Compra (copia).
 Vales de requisicin o entrega.
 Plano de Bodega y distribucin de las reas de almacenamiento.
 Guas de Despacho de proveedor salida.
 Guas de Ingreso
 Registros computacionales.

Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales
dentro de una Bodega.

ALMACENAMIENTO
RECEPCION

DESPACHO
REGISTROS

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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES


El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las
instalaciones de la empresa, sean stas materias primas, materiales, repuestos y mercaderas en
general, que se relacionan con alguna de las siguientes caractersticas y normas :
a. Que sean adquiridas por la empresa.
b. Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban almacenarse
hasta ser requeridas posteriormente.
c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir algn
tratamiento especial.
Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o
clientes que no correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn autorizadas por
algn funcionario superior que se har responsable de este hecho.

1. Cada vez que se emita una Orden de


Compra, la unidad encargada de la
funcin de adquisicin deber remitir
oportunamente copia de ella a la
bodega receptora. Esta copia tiene por
objetivo informar al bodeguero sobre los
artculos que van a recibir: cantidad,
cdigo, calidad (especificaciones
tcnicas), proveedor y fecha de
recepcin.
2. Previo a la recepcin de las
mercaderas, el bodeguero debe exigir
la Gua de despacho del proveedor,
que acompaa los artculos requeridos.
Cada gua debe corresponder a una
Orden de Compra.

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3. El encargado de bodega chequear las


cantidades, calidades y especificaciones
entre la Orden de Compra y las Guas de
Despacho. Verificar que los artculos recibidos
corresponden exactamente a los solicitados.

4. Una vez otorgada la conformidad a los


materiales recepcionados, el encargado de
bodega procede a firmar las guas de
despacho en original y copia entregando al
transportista el duplicado de la gua y archiva el
original. En caso de ausencia de gua, el
encargado de bodega indicar su visto bueno
en el reverso de la factura original.
Algunas empresas emiten Guas de Recepcin
internas, que se adjuntan a las guas de
despacho o factura y es el respaldo oficial de la
empresa.

5. Si el encargado de bodega verifica que los


materiales recibidos no coinciden con lo
sealado con la orden de compra, procede a
las siguientes instrucciones
 Recepcin parcial por cantidad inferior (por
esto se usa Gua de Recepcin).
 Recepcin parcial por rechazo (constancia en
Gua de Recepcin).
 Devolucin de gua y materiales proveedor,
informando a su superior.

6. El encargado de la recepcin deber realizar


inspeccin en aquellos envases con roturas o
marcas de dao, para verificar su contenido, en
cuanto a cantidad, calidad y especificaciones
de lo pedido.

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ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES

El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:


 Aprovechamiento adecuado del espacio fsico.
 Mayor rapidez de operacin,
 Control ms expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.

Las normas que se deben tener siempre en cuenta son :

1 Para permitir que la recepcin, y la entrega de


materiales sea fcil, rpida y segura, se deber
disponer de un rea dotada con mesones a la
entrada de bodega, que permitan efectuar la
recepcin y despacho de los materiales.

2 En el almacenamiento se debe
disponer de estantes y casilleros
apropiados para los diferentes
artculos y contar con pasillos entre
las estanteras para un fcil manejo
y transporte de los materiales.

3 Disponer medios de proteccin contra la


contaminacin, daos y deterioros de los materiales
producida por organismos vivos, como hongos,
bacterias, roedores e insectos.

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4 Disponer medios de proteccin contra daos y deterioros


de los materiales y contar con extintores de incendios.

5 Se debern tomar especiales


precauciones en el
almacenamiento y manejo de los
materiales con vigencia o duracin
limitada, y aquellos que se alteran
por la accin de la luz, calor y
humedad.

6 Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de


la bodega de cualquier persona, sean o no funcionarios
de la empresa. El acceso slo ser posible con la
autorizacin del Jefe de Bodega o Encargado de
Bodega.

7 Apile sobre Pallets, nunca


directamente sobre el suelo, evita el
dao de los envases y la absorcin
de la humedad de los pisos.
En el suelo puede apilar materiales
a granel como arena, ripio, bolones.

ACTIVIDAD

Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a implementar
procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente
general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que debe
realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales e
insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo.

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Realizar esta actividad ocupando herramientas como:


Internet
Work
Excel

PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION


La distribucin del rea de almacenamiento se basa generalmente en la clasificacin de
grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del
espacio.
De acuerdo al estudio de las mercaderas y sus movimientos, indicarn cuales irn a las
reas de menudeo, a la de bultos o a una combinacin de ellas.

Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artculos que se


van a almacenar y tener una idea de los planes de utilizacin que se tenga con los mismos, con
el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deber llevar un control
constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un mximo
aprovechamiento del espacio.

Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposicin un Plano de


bodega y distribucion, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposicin
general de los pasillos, las reas de almacenamiento y sus lmites, la posicin de los bultos, hacer
indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc.

La Carta de Distribucin constituye un elemento eficaz para el Control del


almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien
distribuirse como gua e informacin, entre los encargados de las actividades de Bodega.

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Distribucin del almacenamiento


Para el almacenamiento de materiales se
recomienda utilizar edificios de un piso, ya
que la construccin de una sola planta
ofrece un mayor espacio til por inversin, en
parte porque se ahorra espacio destinado a
escaleras y elevadores y porque hay ahorro
respecto a las construcciones de mayor
resistencia destinadas a soportar cargas en
los pisos superiores.

En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metlicas, modulares, de tipos


estndares, que reducen considerablemente los costos de construccin.
La limitante principal a esta recomendacin, lo constituye el espacio disponible en las
industrias ya instaladas.
La distribucin de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente,
una serie de informacin, relativa a los materiales que se almacenarn, a la capacidad de los
recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para funcin, debiendo
considerarse los antecedentes relacionados con:

ACTIVIDAD
Agrpese con 3 de sus compaeros y grafique el plano para de la bodega de un
Supermercado, indicado las reas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadera

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NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS

 Capacidad de la Bodega
 Equipos empleados en la Bodega

Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para


definir su ubicacin en la Bodega, por lo que deben contener informacin relativa a las
siguientes caractersticas:

1. Naturaleza
Las condiciones del almacenamiento varan segn esta caracterstica del material,
exigiendo en cada caso un tratamiento diferente.
Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas
seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los ms expuestos a robos.
Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables,
etc., deben almacenarse separados entre s y de los otros materiales.
Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la accin de algunos
agentes atmosfricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de
papel o cartn.

2. Volumen, peso y forma

Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo


considerar las posibilidades extremas de cada una de estas caractersticas, al planearse un
almacenamiento racional.
As, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos,
aquellos que ocupan un mayor volumen y adems son pesados. Con aquellos bultos que sean
frgiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten daados,
siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los que se detallan
mas adelante.

Actividad o movimiento de los artculos

Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida


de bodegas, debiendo almacenarse en reas de fcil acceso, en donde se les pueda manejar
rpida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento,
pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo
ofrezca una mayor dificultad.

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3. Respecto de esta caracterstica hay que distinguir dos aspectos.

Primero: se refiere a la cantidad de


elementos por almacenar en un
determinado espacio; ello nos lleva a
considerar que un lugar demasiado
amplio en relacin con la cantidad que
normalmente se depositar, no solo
representa un desperdicio de espacio
sino que tambin de tiempo y esfuerzo.

Segundo: se refiere a la cantidad y tamao de


los elementos a almacenar. En este caso, la
dificultad en la distribucin de los lotes de
almacenamiento depende de la cantidad y
tamao de ellos; tenindose que cantidades
grandes de bultos uniformes son fciles de
distribuir, en cambio, cantidades pequeas de
bultos distintos, requieren un planeamiento mas
especializado.

Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el
objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos.
Cuando se almacenan mercaderas en cantidades inferiores a bultos estndares de
almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajoneras especiales. Si es corriente
este caso, habra que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribucin
general de las Bodegas.

4. Capacidad de las bodegas

En relacin a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar:


 Dimensiones de las superficies de almacenamiento.
 Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura.
 Ubicacin de las puertas y ventanas.
 Servicios de carga y descarga.
 Distancias entre estantes, tanto para la conservacin de las mercaderas, como para su
proteccin contra incendios.

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EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS

La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de:


a) Estanteras,
b) Casilleros,
c) Pallets o tableros,
d) Cajoneras, etc.

La seleccin misma del equipo depende de la capacidad del rea de


almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destine.
Una clasificacin general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se
detalla a continuacin:

a) Estantes
La utilizacin de estantes permite un acceso fcil a las mercaderas y un mximo
aprovechamiento del espacio cbico; en especial en el almacenamiento de artculos
voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.

Los estantes pueden ser rgidos y desmontables,


construidos en acero en madera.
Los tipos de estantes de uso ms frecuente son: de
tubo, de tablero, mixtos de cajonera para el
almacenamiento de artculos de despacho irregular.

Uno de estos tipos son las estanteras de tablero que se utilizan especialmente en el
agrupamiento y el apilado de lotes pequeos. Por lo general son desmontables.
Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos
y estantes ajustables para permitir su adaptacin al alto de la carga.
Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad.
Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas
de diferentes tipos.

b) Tableros

Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad
de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son
conocidos como pallets.
Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o
de una combinacin de ambos.

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La utilizacin de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran numero de bultos


y artculos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser
manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribucin de la
Bodega implica un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las dificultades que se le
presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de l, debiendo
considerarse como objetivo primordial de la Distribucin de Bodegas, el mximo y mejor
aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una proteccin
adecuada y una atencin expedita de los materiales.

Factores que son necesario analizar para la determinacin del espacio, es el siguiente

Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.

 Caractersticas relativas a tamao, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas,


dificultad de manejo, etc.
 Normas para espaciamiento, pasillos, reas de carga y descarga.
 Limitaciones fsicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.)
 Formas y dimensiones de las superficies en relacin con los tipos de materiales a
almacenar.
 Situacin con respecto a los equipos de manejo.
 Planes de aumento de la produccin o cambio en los planes de venta.
 Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de
los materiales).
 Cargas admisibles de los pisos y su ubicacin.
 Altura de las Bodegas.
 Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad,
deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.

En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una


distribucin flexible, con un planeamiento dinmico, sujeto a los cambios que la demanda de
espacio justifique.
Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales
El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las
mayores posibilidades de:

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 Reduccin de gastos.
 Aumento de la eficiencia de las
operaciones.
 Disminucin de la posibilidad de
deterioros de los materiales en el
transporte.
 Ahorro de mano de obra.
 Disminucin de gastos en subsidios por
accidentes en el trabajo.
 Reduccin de prdidas por ausentismo.
 Otros.

En atencin a los mltiples y variados problemas que presenta la manipulacin de los


materiales y que afectan a la eficiencia y economa de la bodega y al servicio que sta presta,
es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como:
 Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminndolos o combinndolos,
 Mecanizacin mxima de los movimientos,
 Recorrido mnimo de los materiales,
 Empleo de equipos estndares, que han probado su eficacia,
 Necesidad de montacargas, Gras Horquillas, etc.
 Capacidad de los aparatos de manipulacin (unidades por hora que puedan manejar),
 Caractersticas del material a transportar:
o Cantidad de materiales,
o Frecuencia de movimientos,
o Largo de la ruta,
o Direccin de los desplazamientos,
 Limitaciones :
o Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren),
o Ancho de pasillos,
o Clases de equipos aptos para mover los materiales,
o Conservacin y reparacin de los aparatos.

La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa


deber contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento
de productos y capacidad financiera.

Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay
que manejar. Sin embargo, para facilitar la seleccin de ellos, se han dividido en cuatro clases
principales que son:
1. Transportadores, o correas,
2. Gruas horquillas,
3. Vehculos industriales (como puentes gras, gras de alta tonelaje, camiones
gras)
4. Equipo colocador y transbordador.

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Normas de apilamiento

Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el


almacenamiento y traslado de materiales, mercaderas y productos.

Apilamiento de caja
Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor
aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los
almacenes como en los vehculos de transporte

En el apilamiento se pueden utilizar diferentes tcnicas:

Empleo de esquineros verticales y ensunchado


EMPLEO DE ENVOLTORIOS O RECUBRIMIENTOS PLSTICOS

Algunos tipos de pallets

Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran:


Pallet simple Pallet de doble entrada

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ROTACION DE PRODUCTOS SEGN FECHA DE VENCIMIENTO


La rotacin de productos es una norma de gran importancia y tiene relacin con la
entrega o salida de los materiales desde la bodega.
La rotacin est en funcin de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de
productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento ms prximo. No
deben mantenerse productos vencidos.
El primero en entrar ser el primero en salir. Esta regla tambin se aplica a los
materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier
especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los
productos qumicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricacin, pero su vida til o su
calidad se ve disminuida o deteriorada si estn expuestos al calor, a la humedad o a la luz del
sol.

La rotacin debe ser :

 Planificada anticipadamente.
 Realizada de manera de evitar la formacin de
saldos.
 A tiempo, para evitar alcanzar el lmite de
conservacin de algn producto.

Las mercaderas poseen etiquetas, timbres o cdigos que indiquen su fecha de


elaboracin.
Las mercaderas con una misma fecha estn almacenadas en lotes independientes de
otras mercaderas con fechas diferentes.

La no observacin de esta norma conduce a prdidas innecesarias y perfectamente


evitables.

ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES


NORMAS GENERALES
En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:
a. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisicin, le sean
comunicadas en lo posible, con anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.
b. El encargado de Bodega no debe entregar ningn artculo sin algn documento escrito o
los formularios dispuestos por la Empresa.

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c. Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega, mediante un
formulario, por ejemplo,Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionara en
triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario
autorizado.
d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si estn
correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.
e. La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo
indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas.

1
Solicitante

2
Bodega
despachadora

3
Departamento
solicitante

Los ejemplares de la solicitud deber distribuirse de la siguiente forma:


Copia 1: solicitante
Copia 2: bodega despachadora
Copia 3: envo al departamento de compras u otro solicitante

Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de


Bodega mantendr el pedido en archivo pendiente y activara la reposicin de su stock (pedir
al departamento de Adquisicin o Produccin las cantidades para reponer su stock).
En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras
para no daar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplcelas.
Las Bodegas debern establecer horarios de atencin para la recepcin de pedidos y
despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de
preparacin de documentos, archivar documentos y poner al da los stocks y formularios en
general.

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ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la


salud de los operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad:

1) Los productos riesgosos de contaminacin, deben transportarse en envases seguros y


por ningn motivo junto a productos alimenticios.
2) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse nicamente equipos y
herramientas que no daen los envases. No debe haber empleo de ganchos que
pudieran pinchar o rasgar los envases.
3) En caso de derrame de productos lquidos qumicos, evitar su escurrimiento haciendo un
cerco de aserrn, arena seca, caoln con un alcalinizante alrededor de la zona, para
luego recogerlo. Los qumicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrn, arena
hmedos, caoln con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el aserrn, la arena, caoln
con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de
aguas.
4) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabn y paos limpios o de papel para
ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.-
5) Utilizar guantes de goma durante la manipulacin de productos qumicos.
6) No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

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DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGAS


NORMAS GENERALES

Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las


siguientes normas generales:
En la Bodega o recinto deber mantenerse un registro de toda la documentacin que
sea utilizada para la entrega y recepcin de materiales, con el propsito de mantener un
respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la Bodega, para justificar su uso,
procedencia o despacho.

ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS) SON:

1. Ordenes de Compra
2. Notas de pedido o entregas internos
3. Guas de despacho
4. Guas de devolucin
5. Guas de ingresos
6. Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera)
7. Notas o solicitud de reposicin de sus stocks.
8. Notas o Guas de productos dados de baja.

Deber mantener al da todos los registros de la bodega, de manera de mantener


informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relacin con la Bodega,
como por ejemplo:

Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y
ha ofrecer a sus clientes existencias reales.
Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Gua de Ventas, u otro
documento interno y no tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles.
Produccin, para que abastezca oportunamente los materiales que estn bajo los
niveles de inventario establecidos por la Bodega.
Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles en
Bodega, como tambin de los productos dados de baja.
Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en
bodega.

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Todo producto dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los
documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.

ACTIVIDAD

El restaurante cafecito Limitada dentro del alcance de su gestin administrativa


abarca a los tems que se encuentran en el rea fsica de la bodega: tanto los abastos
(alimentos y bebidas) y activos fijos (suministros, refrigeradores, paredes, perchas, balanza, piso).
Asimismo, incluye en esta rea al Sr. Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas, quien es
el responsable del manejo de la bodega y de los abastos y dems tems que all se guarden.
Sin embargo, debido a reiterados reclamos hechos por los clientes de este restaurante
sobre el mal estado de algunos alimentos han decidido revisar sus polticas administrativas ya
que es de responsabilidad del Jefe de alimentos y bebidas que est siempre limpia y que no
haya contaminacin entre los productos que se manejan en la Bodega, asimismo este debe
sacar productos de la bodega al empezar cada turno (dos veces diarias) previa lista de abastos
necesarios que la realiza la persona en cargo de la cocina en cada turno lo cual se puede
hacer ms de dos veces, siempre y cuando esto sea realmente necesario (emergencias).
Al solicitar a don Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas los procedimientos
de la administracin de la bodega este entrega los siguientes antecedentes:
a. Todos los integrantes de la cocina entran a la bodega/s para sacar los abastos e insumos
necesarios para la produccin al empezar del turno respectivo. Esto lo hacen segn la
necesidad de los abastos que haya en cocina, en funcin del men del da y pasteles
que se vayan a hacer.
b. Una vez sacado los productos necesarios (no pesados y/o contados) quien retira los
productos informa el Jefe del turno en forma verbal el cual anota la transaccin de
transferencia de bodega general a las reas a las que se destina los productos. (Cocina-
Cafetera-Hostal) en una agenda.
c. La Bodega una vez al mes es limpiada completa (paredes, pisos, Refrigeradores, perchas)
d. Los Alimentos estan distribuidos de la siguiente manera:
Cajas en el piso: Alimentos de Abasto
Cajones: Frutas y Legumbres
Suelo: Productos de Aseos y Limpieza
Suelo: Licores
Cajones todo tipo de verduras como: habas, ajo, frjol, coliflor.
Cajas: todo tipo de lcteos como: queso, leche, crema, yogurt
Refrigeradora: crnicos.
e. Para el uso de los abastos y suministros se determina cuales son los ltimos en entrar para
ser usados en primera instancia.
f. La puerta de la Bodega siempre permanece abierta para evitar cualquier problema de
suministro para la preparacin de los alimentos y otros productos.
g. En el caso de plagas se trata de controlar con algn liquido controle estas plagas.
h. Las cajas no tienen descripciones de cada producto que contiene aquello.
i. El Inventario de la Bodega se determina al momento que la Administracin lo solicite.
j. No existe documentacin alguna que soporte el retiro e ingresos de las mercaderas o
insumos a la bodega, solo estn registradas en la agenda del jefe de turno.

Por lo anterior, el administrador general del restaurante cafecito ha considerado


contratar la asesora de un especialista en administracin de bodega y control de inventarios para
determinar si los procedimientos utilizados hasta ahora han sido los adecuados o si es necesario
reestructurarlos.

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Considerando el caso anterior, con un grupo de 3 compaeros desarrolla los


procedimientos adecuados para administrar de buena manera el Restaurante.

CONTROL DE INVENTARIOS

CONCEPTO DE INVENTARIO

Los inventarios tienen un papel fundamental en la economa de las empresas e


instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administracin de inventarios (incluyendo las
bodegas) un rea fructfera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los
inventarios representan una inversin, ya que se requiere de capital para tener reservas de
materiales en cualquier estado.
El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se
mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten
comnmente en:
Materias primas
Productos en proceso
Productos terminados
Suministros

CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventarios es la tcnica que permite mantener la existencia de productos a niveles


deseados.

En manufactura, como el enfoque es el producto fsico, se da mayor importancia a los


materiales y a su control; en el sector de servicios (como es el caso de ANASAC), el enfoque
principal es sobre el servicio y su manipulacin (a menudo se consume en el momento en que
se genera una venta) y se da muy poca importancia a los materiales, por lo cual los inventarios
adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamentales, los inventarios deben ser
importantes para estimular las ventas.

Por qu se deben tener Inventarios?

La razn fundamental es que resulta fsicamente imposible y econmicamente poco


prctico el que cada artculo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por
ejemplo, aunque para un proveedor le sea fsicamente posible suministrar materias primas o
productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultara prohibitivo debido al
costo involucrado.

Otras razones son:


a) Reducir los costos de manejo de materiales
b) Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento
c) Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos
d) Lograr una recuperacin favorable de la inversin

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TIPOS DE INVENTARIOS

Sistema de inventario perpetuo

Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o


producto que se tiene en la Bodega, reponindose las Existencias cuando stas llegan a cierto
nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del
nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para sealar en
forma exacta la cantidad que an se tiene disponible en Bodega.

En la mayora de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de
un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se
alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los
artculos. La computadora seala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias,
para mantener los stocks determinados por la empresa.

Importancia del Inventario Perpetuo

La utilizacin del inventario perpetuo permite:


Mantener la informacin de los stocks al da y actualizada.
Verificar la rotacin que tiene el producto, ya que la informacin de Entradas y Salidas
es diaria.
Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus
clientes.

Realizar despachos reales a los


clientes, no basados en cantidades
supuestas
Que el departamento de produccin
sepa con que suministros puede contar.
Que el departamento de contabilidad
conozca el valor o capital inmovilizado
que posee en sus bodegas.
Mantener la informacin al da de los
productos que deben ser eliminados de
las existencias ( dados de baja por
daos, mermas u otras causas.

En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar


controlar el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias.

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Sistema de inventario peridico

En un inventario peridico el nmero de artculos que se tienen en el almacn se revisa


con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el
concepto ABC, los artculos que tienen una utilizacin monetaria alta se comprueban con ms
frecuencia que los artculos de menor valor monetario o C. Despus de cada revisin, se hace
un pedido. La magnitud de ste depende de la tasa de utilizacin durante el tiempo que
media entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden est diseada para que
aproxime al nivel de las existencias a un nmero mximo deseado.
En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las
revisiones es alta.
El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para
situaciones del intervalo en que existen muchos retiros pequeos y son bajos los costos de la
orden.

Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las
comprobaciones peridicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido
mal colocada o almacenada en ms de un lugar.

Codificacin por barras

Los cdigos de barras son lneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que
etiquetan los artculos de inventario con informacin codificada digitalmente.
Estos son lebles con lector ptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o
microprocesadores.
La forma de codificacin de datos Alfanumrica fue ampliamente estandarizada con
la adopcin de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los cdigos son ahora un mtodo
barato, adaptable y que facilita la automatizacin de la entrada de datos que identifican una
partida de inventario, su costo, su localizacin y otra informacin necesaria del inventario. Son
tambin muy tiles para concentrar la informacin de produccin, como la fuente del artculo,
el trabajo hecho en l y quin lo hizo, y otros datos.
Los cdigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas
industriales, comerciales y de servicios. Su uso ms conocido es la identificacin de los productos
comercializados en los supermercados; pero es slo uno de los campos donde se puede
implementar.
En una serie de lneas y espacios (smbolos de cdigos de barras) es posible almacenar
gran cantidad de informacin, la cual puede ser rescatada automticamente con la ayuda de un
rayo lser, para ser recuperada en un computador.

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Codificacin de las unidades de consumo

La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos,


vestuario, ferretera, libros, etc. Se debe identificar usando el cdigo EAN-13 ( que consta de trece
dgitos), y en artculos de tamao reducido con el cdigo EAN-8 ( que consta de ocho dgitos).
EAN 13 es el cdigo que se utiliza para la identificacin de productos en la
comercializacin de los mismos. Consta de trece dgitos de los cuales 12 son realmente el cdigo y
el 13 es un dgito de control que sirve para detectar lecturas errneas, siendo los dos primeros
dgitos los que identifican el pas de origen.

Los cdigos de barra que llevan los productos permiten su registro automtico en el
punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderas, como control de
inventarios y de productos en proceso, administracin de bodegas, despacho de mercaderas,
etc.
Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas
ofrecen su instalacin, puesta en marcha y manejo. Los cdigos en estos paquetes ya vienen
asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del artculo,
ubicacin y otros datos importantes del producto.
Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepcin de Materiales para
registrar en forma inmediata los artculos recibidos (en algunos casos basta leer con el Lector
un artculo y digitar manualmente el nmero de artculos), y en la Bodega de Despacho, donde
se registrar en forma rpida la cantidad despachada y que el computador rebajar
automticamente.

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El computador arrojar inmediatamente las cantidades de materiales que existan en


Bodega, lo que restara por realizar sera el inventario lgico arrojado por el Computador y que
es necesario comprobar en bodega mediante un inventario fsico.

ACTIVIDAD
De acuerdo al caso del Restaurante Cafecito con tres compaeros en work o excell
disea un sistema de Control de Inventarios perpetuo y peridico para la bodega de esta
empresa.
Utiliza herramientas como Internet o averigua en empresas dentro de la zona como
realizan el control de cada uno de estos tipos de inventario.

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