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Manual Instalacion y UsuarioSistema PDF
Manual Instalacion y UsuarioSistema PDF
2
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
VERSIN ORFEO 3.7.2P
Asesores
3
NOTA DE ACEPTACIN
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__________________________________
4
Dedicamos este proyecto primero que todo a Dios y en especial a nuestras
familias y compaeros de estudio, por su apoyo en el transcurso de nuestra
formacin como futuros Ingenieros de Software de la Escuela de Administracin y
Mercadotecnia del Quindo.
5
Agradecemos especialmente a los Ingenieros y Profesores: Jorge Ivn Quintero,
Soraya Garca Jurado, William Alberto Ospina, a la Directora del Centro de
Informacin EAM Jojhana Yirley Dvila Muriel y a la Directora de Archivo y
Correspondencia del Hospital Departamental Universitario del Quindo San Juan
de Dios Mariela Londoo, los cuales nos proporcionaron los conocimientos e
informacin necesaria para la realizacin de ste proyecto.
6
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN 8
1 DESARROLLO DEL TEMA 9
1.1 ANTECEDENTES 9
1.2 LICENCIADO COMO SOFTWARE LIBRE 9
1.3 SU FUNCIONALIDAD 10
1.4 ALGUNAS CARACTERSTICAS 10
1.5 REQUERIMIENTOS TCNICOS DE ORFEOGPL 11
1.6 SERVIDOR WEB 11
1.7 SERVIDOR DE BASE DE DATOS 11
1.8 SERVIDOR DE IMGENES 11
1.9 SERVIDOR DE FAX 11
1.10 EN TEMAS DE GESTIN DOCUMENTAL 12
1.11 EQUIPOS CLIENTE 12
1.12 RECURSOS FSICOS DEL DIGITALIZADOR 12
1.13 EQUIPO SERVIDOR 12
2 ARQUITECTURA DE ORFEO VERSIN 3.7.2p 13
3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 14
4 VOCABULARIO TCNICO 15
5 EXPERIENCIAS OBTENIDAS POR 18
6 CONCLUSIONES 21
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 22
7
NDICE DE ANEXOS
Pg.
8
INTRODUCCIN
9
1. DESARROLLO DEL TEMA
1.1 ANTECEDENTES
ORFEO fue licenciado bajo licencia GNU/GPL (General Public License), que
permite a cualquier entidad o empresa en el mundo hacer uso de la herramienta,
1
WIKI.ORFEO (en lnea) 2009 [16 de Septiembre de 2009]
http://orfeogpl.info/wiki/index.php/OrfeoWiki
10
estudiarla, modificarla y re-distribuirla simplemente reconociendo que sta naci
en Colombia, en la superintendencia y que cualquier modificacin que se le haga
quedar automticamente licenciada bajo la misma licencia GNU/GPL.
1.3 SU FUNCIONALIDAD
2
WIKI.ORFEO (en lnea) 2009 [16 de Septiembre de 2009]
http://orfeogpl.info/wiki/index.php/OrfeoWiki
11
1.5 REQUERIMIENTOS TCNICOS DE ORFEOGPL
Postgres (GPL)
Oracle
MsSql
Sistema GNU/Linux
Software Hylafax (Licencia GPL)
12
Modems externos o Tarjetas Multimodem.
Existe un Proyecto para soportar Asterisk
Disco Duro: 40 GB
RAM: 512 MB
Procesador: 1.8 MHz
Sistema Operativo: Windows xp ServicePack 3.
13
2. ARQUITECTURA DE ORFEO VERSIN 3.7.2p
14
3. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ORFEO
VERSIN 3.7.2p
15
4. VOCABULARIO TCNICO EMPLEADO
FIREWALL: Es una parte de un sistema o una red que est diseado para
bloquear el acceso no autorizado, permitiendo al mismo tiempo comunicaciones
autorizadas.
16
INTRANET: Red propia de una organizacin, diseada y desarrollada siguiendo
los protocolos propios de Internet, en particular el protocolo TCP/IP. Puede
tratarse de una red aislada, es decir no conectada a Internet.
17
SCRIPT: Los scripts son un conjunto de instrucciones generalmente almacenadas
en un archivo de texto que deben ser interpretados lnea a lnea en tiempo real
para su ejecucin, se distinguen de los programas, pues deben ser convertidos a
un archivo binario ejecutable para correrlos.
18
5. EXPERIENCIAS OBTENIDAS POR LOS ESTUDIANTES DE INGENIERA DE
SOFTWARE EN EL GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL PROYECTO OPUS
LIBERTATI
A mediados del mes de Febrero del 2009 se recibi una capacitacin documental
entorno al Archivo General de la Nacin por parte de la Directora del Centro de
Informacin EAM Jojhana Yirley Dvila Muriel; capacitacin que nos proporcion
el fundamento legal y terico para el desarrollo del mismo.
Este proceso de capacitacin culmin a mediados del mes de Junio del presente
ao.
19
GRUB de LINUX; se investig a fondo donde no solo se obtuvo informacin
acerca de LINUX Ubuntu sino tambin las configuraciones bsicas que se realizan
en este Sistema Operativo.
20
Investigando ms sobre los errores que aparecan al momento de ejecutar el
aplicativo encontramos que el instalador que se encontraba en la carpeta
descargada no funcionaba; ya que dicho instalador era de la entidad que public
dicho archivo. Gracias a los conocimientos del grupo, adquiridos por parte de la
EAM en el Lenguaje de Programacin Visual Basic se pudo compilar el cdigo y
as poder configurar los archivos pertinentes para poder abrir el aplicativo y a la
vez creando nuestro propio instalador con las caractersticas del Hospital
Departamental Universitario del Quindo San Juan de Dios.
Para poder realizar las prcticas del funcionamiento del Digitalizador OrfeoScan,
no se cont con un equipo apropiado por lo que el grupo debi trabajar con un
equipo porttil de uno sus integrantes.
21
6. CONCLUSIONES
Es de gran importancia que las diferentes instituciones del sector salud cuenten
con el Sistema de Gestin Documental OrfeoGpl, para optimizar el trabajo y la
gestin de los documentos.
22
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
23
GOOGLE.Superintendencia de Servicios Pblicos (En Lnea) 2008 [28 de
Septiembre de 2009],
http://wiki.superservicios.gov.co/superwiki/index.php/Orfeo/Manual/Tecnico
24
ANEXO N1 MANUAL DE INSTALACIN DE LINUX UBUNTU 8 .10
UTILIZANDO TODO EL DISCO DURO
25
5. Aparecer la opcin 1er dispositivo de arranque [unidad de disco duro],
seleccione y despus presione la tecla enter.
7. Con la tecla Esc permite salir a la ventana principal del setup luego ingrese a
la pestaa Salir y seleccione la opcin Salir guardando cambios.
Posteriormente presione la tecla enter.
26
8. Inmediatamente aparecer otra ventana donde preguntar: Desea guardar
los cambios en la configuracin y salir del programa?. Seleccione la opcin
S y presione la tecla enter.
27
10. Luego elija la opcin Instalar Ubuntu, es necesario esperar unos minutos
mientras el computador comienza a gestionar el proceso.
28
12. Con el puntero del mouse seleccione el mapa de Colombia y, se deber de
fijar en la etiqueta donde dice Ciudad seleccionada ya que al frente deber
aparecer Bogota. Luego se da click en el botn Adelante.
29
14. En este paso se manejarn las particiones, escogemos la opcin Guiado
utilizar todo el disco, ya que en este caso se utilizar todo el disco.
30
16. Luego se da click en el botn Instalar y se esperaran unos minutos
mientras se instala el sistema operativo.
31
18. Se abrir la bandeja de la unidad de CD, despus se retirar el CD de
Ubuntu 8.10, cerramos la bandeja y presionamos la tecla enter para continuar.
32
Ingresar a Linux Ubuntu:
33
ANEXO N2 MANUAL DE INSTALACIN DE LINUX UBUNTU 8.1 0 EN UNA PC
CON WINDOWS XP
Para desfragmentar el Disco Duro hacemos click con el botn derecho del Mouse
sobre el Disco Duro elegido, es decir la particin escogida para instalar el Ubuntu
8.10. Si cuenta con otra particin puede escoger la que usted desee para la
respectiva instalacin. Despus de tener claro en que particin vamos a instalar el
Ubuntu 8.10 hacemos click en Propiedades.
34
De inmediato aparecer una ventana como la que se muestra en la imagen.
Hacemos click en el botn Desfragmentar.
35
ROM y, reiniciamos el equipo (el sistema de arranque debe estar como primordial
CD para que al reiniciar empiece con nuestro CD de Ubuntu 8.10).
36
Seleccionamos la opcin Instalar Ubuntu usando la flecha abajo del teclado.
Despus Tendremos que esperar un lapso de tiempo mientras se carga el entorno
grfico para la instalacin de Ubuntu 8.10.
Una vez termine de cargar el entorno grafico nos aparece la primera ventana de la
instalacin en la que debemos elegir de nuevo el idioma.
37
2.1. Particionar el Disco Duro:
Particin raz ( / ): Contiene los directorios y archivos del sistema operativo y los
datos de los usuarios (documentos, imgenes, msica, etc.).
38
Particin de intercambio (swap): Necesaria cuando nos quedamos sin memoria
RAM.
Una vez hecho esto, hacemos click con el mouse sobre el botn Adelante. En ese
momento nos mostrar un mensaje avisndonos que hay que guardar los cambios
y que esa operacin no se puede deshacer. Si estamos seguros del tamao que le
hemos asignado, hacemos click con el mouse sobre el botn Continuar y
seguimos.
39
2.2. Instalar el Sistema:
40
Despus de decidir dicha opcin, damos click con el mouse sobre el botn
Adelante donde nos muestra en una pantalla la informacin de la instalacin de
Ubuntu 8.10. Y por consiguiente damos click con el mouse sobre el botn Instalar
para que nos instale el Ubuntu 8.10 en nuestra PC.
41
3. Fin de la Instalacin:
Al prender de nuevo nuestra PC aparecer un men que crea Ubuntu para poder
seleccionar a que sistema operativo queremos ingresar, seleccionamos el sistema
operativo por medio de las flechas arriba o abajo del teclado y presionamos la
tecla Enter.
42
ANEXO N3 MANUAL DE INSTALACIN DE ORFEO 3.7.2P S GD EN LINUX
UBUNTU 8.10
1. Archivos a Descargar
Guin de instalacin de Orfeo 3.7.2p
Respaldo de la Base de Datos de Orfeo 3.7.2p
2. Paquetes Utilizados
Estos paquetes se pueden descargar directamente con apt-get o Synaptic.
Ubuntu Dapper LTS (6.06) Ubuntu 8.04 (tambin se sabe que funciona en
Deban Testing :))
PostgreSQL 8.2
PHP5
Apache2
pgAdmin3
Orfeo 3.7.2p
Subversin
ksvn o esvn (Para manejo Grafico de Subversion)
4. Configuraciones Previas
Si es por el Proxy de nuestra Intranet REALIZAR este paso de lo contrario
NO REALIZAR este paso.
43
4.1. Modificar fichero apt.conf
En la barra de herramienta superior damos click con el mouse sobre Aplicaciones
en donde de inmediato se desplegar un men donde presionamos click con el
mouse sobre Terminal (ver imgenes).
44
Al abrir la terminal ingresamos el siguiente comando:
sudo gedit /etc/apt/apt.conf
Donde:
Despus nos aparecer una venta como la de la siguiente imagen donde nos
ubicamos en la barra de herramientas y presionamos click con el mouse sobre
45
Configuracin, despus nos aparecer un men desplegable donde
presionamos click sobre Preferencias.
46
Si es por el Proxy configurado directamente por el proveedor de servicios
de Internet que tengamos REALIZAR esta configuracin.
47
De inmediato aparecer una ventana como se muestra en la siguiente imagen
donde se debe dar click con el mouse sobre el botn Recargar para que el
sistema pueda empezar la descarga de los paquetes Synaptic.
48
5. Instalacin de los Paquetes Postgresql
Se deben instalar en el siguiente orden:
49
6. Instalacin y Configuracin Previa de Algunos Elementos Mencionados al
Principio del Manual de Instalacin del Orfeo 3.7.2p (TODO POR LA
TERMINAL).
register_globals = On
display_errors = Off
session.gc_maxlifetime = 0
50
session.cache_expire = 0
session.use_trans_sid = 1
cd /var/
cd /var/www/
En situaciones si hay proxy se configura el archivo servers del svn con el proxy y
el servidor con el siguiente comando:
En archivo "server", al final cambie las siguientes variables por su respectivo valor
de proxy.
http-proxy-host = 192.168.0.2
http-proxy-port = 3128
(Versin inestable-postgres)
svn co https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo-3.7.2p
51
6.5. Comprobar que PHP est ejecutndose cuando apache inicia, siga los
siguientes pasos:
Nota: es posible que antes de ingresar los comandos deba salir del
directorio www con el comando:
cd
http://localhost/orfeo-3.7.2p/info.php
cd /var/www/orfeo-3.7.2p
cp config.php.postgres config.php
52
Se configura la variable $servicio al nombre de la base de datos a la cual se
piensa conectare a travs del cliente Postgres.
53
Si el servidor Postgres no se encuentra en lnea para iniciarlo se utiliza el
siguiente comando:
su postgres
Psql
54
6.13. Crear la Base de Datos por medio de la siguiente instruccin:
55
6.14. Salir del psql mediante el siguiente comando:
\q
Exit
cd /var/www/orfeo-3.7.2p/instalacion
56
Nota aclarativa (Opcional): Es recomendable hacer una copia del siguiente
archivo orfeoPostgres2008_09.sql que se encuentra en el directorio
/var/www/orfeo-3.7.2p/instalacin
su postgres
psql orfeo
\i orfeoPostgres2008_09.sql
\q
57
6.20. Abrir un navegador con http://localhost/orfeo-3.7.2p para observar si quedo
instalado el Orfeo 3.7.2p en la maquina.
Al abrir el PgAdmin III, nos aparecer una ventana como la que se muestra en la
siguiente imagen, all se debe dar click con el mouse sobre servers (0) y por
consiguiente en el botn que tiene una imagen de Conector.
58
Despus aparecer una nueva ventana como la mostrada en la siguiente imagen
donde se deber ingresar la configuracin respectiva para poder realizar la
conexin de la Base de Datos.
En esta ventana se debern completar los siguientes datos que all se piden
excepto los campos DB restriccin y Service, estos datos son los que se
pudieron observar en el archivo que al comienzo fue editado como se muestra en
la siguiente imagen. Despus se deber dar click con el mouse sobre el botn
Aceptar para guardar la conexin a la base de datos.
59
Una vez hallamos realizado la conexin de la base de datos nos dirigimos a la
siguiente ruta para editar un privilegio de la Tabla Usuario:
Servers (1)
Postgres (localhost:5432)
Databases (2)
Orfeo
Schemas (1)
Public
Tables (121)
Usuario
Al estar en la tabla Usuario damos click con el mouse en el botn que tiene una
tabla en la barra de herramientas como se muestra en la imagen:
60
Al dar click en dicho botn aparecer la tabla Usuario como se muestra en la
imagen, all se deber buscar el campo, atributo o columna
usua_nuevo_character(1) donde se deber modificar el estado de los usuarios
como Nuevo usuario (0) para poder ingresar por primera vez al Orfeo 3.7.2p
Guardamos los cambios y salimos del postgres.
61
Listo (se recomienda reiniciar el equipo). Obtenido de:
"http://orfeogpl.info/wiki/index.php/Orfeo_Manual_Instalacion".
8. Fin de la Instalacin
Para ingresar por primera vez a Orfeo 3.7.2p damos click con el mouse sobre el
icono del navegador web que tengamos en nuestro equipo como se muestra en
la siguiente imagen.
Desde el servidor:
http://localhost/orfeo-3.7.2p/
62
Desde un equipo remoto:
http://10.2.3.119/orfeo-3.7.2p/
63
Al abrir la ventana de logeo de Orfeo 3.7.2p debemos ingresar el usuario al cual le
cambiamos en la base de datos por 0 para ser usuario nuevo y podemos escribir
cualquier contrasea como se muestra en la siguiente imagen.
64
Al dar click con el mouse sobre el botn Ingresar aparecer de inmediato una
nueva ventana como la de la siguiente imagen donde se pedir cambiar la
contrasea para quitar la opcin de usuario nuevo y poder seguir ingresando
normalmente.
65
Ya con este cambio se podr acceder normalmente al Orfeo 3.7.2p, ingresando el
usuario y la contrasea respectiva. Al acceder a la cuenta del usuario aparecer
un entorno como el mostrado en la siguiente imagen donde all tendr sus propias
herramientas de trabajo.
66
ANEXO N4 MANUAL DE INSTALACIN DEL DIGITALIZADOR O RFEOSCAN
3.6 EN WINDOWS XP
Archivo a Descargar:
Paquete Utilizado:
PureAdmin
Orden de Instalacin:
http://www.postgresql.org/ftp/odbc/versions/msi/
67
Para configurar el ODBC se debe tener en cuenta el Nombre de la Base de Datos
(tal cual como se creo), La direccin IP del Servidor donde se encuentra instalado
68
el Sistema de Gestin Documental Orfeo 3.7.2p, el usuario de la Base de Datos y
el Password de la Base de Datos como se puede observar en la siguiente imagen:
69
Si no se puede conectar. Verifique en el servidor los accesos a la base de datos
en postgres.
Cambiar la lnea:
#listen_addresses = 'localhost'
Por:
listen_addresses = '*'
Utilizar las teclas Ctrl + F donde se abrir una ventana e ingresamos en el campo
disponible la palabra encryption para hacer la bsqueda respectiva.
70
Cambiar la lnea:
#password_encryption = on
Por:
password_encryption = on
En el archivo pg_hba.conf
Una forma es con el pure-ftpd, usted lo puede realizar con el servidor que mejor
maneje.
71
http://www.adslayuda.com/Linux-pureftpd.html
En este tutorial vamos a explicar como podemos configurar un servidor ftp con
pure-ftpd.
Con pure-ftpd tendremos en poco tiempo un potente servidor ftp que podremos
configurar de una forma muy flexible y de manera muy sencilla.
http://www.pureftpd.org
(Mediante la Terminal)
$ cd /home/Usuario/Escritorio
$ tar -xvzf pure-ftpd-1.0.20.tar.gz
72
$ cd pure-ftpd-1.0
Ahora procederemos a compilarlo; para ello leeremos el fichero INSTALL que hay
en el mismo directorio y veremos que nos dice que son instrucciones genricas,
con lo que en un principio haciendo el. /configure; make; make install ya lo
tendramos instalado. De todos modos queremos afinar la compilacin, as que
miraremos que opciones podemos pasarle al configure para hacerlo a nuestro
gusto. Haremos lo siguiente:
$ ./configure --help
$ make
$ sudo su
# make install
73
Una vez hecho esto, ya tenemos nuestro servidor ftp instalado en
/usr/local/sbin/pure-ftpd (esto nos lo explica tambin en el README).
Configuracin:
Usuarios Virtuales:
Los usuarios virtuales son usuarios que slo existirn para el ftp. Pero para ello,
necesitamos asociar estos usuarios virtuales del ftp con un usuario del sistema
para que puedan operar. Entonces, lo primero que haremos ser crear un usuario
sin privilegios en el sistema, y asociaremos los usuarios virtuales a este usuario.
Recordando que para poder utilizar los usuarios virtuales debemos haber
compilado el programa con la opcin --with-puredb
# groupadd ftpgroup
Con esto hemos creado un grupo ftpgroup y un usuario ftpuser que pertenece a
ese grupo. Adems, el usuario tendr como directorio home /dev/null (es decir, no
tendr) y como shell por defecto /bin/false (para que no tenga una shell vlida).
Hemos de asegurarnos de que la shell que indiquemos aparezca en el
fichero /etc/shells. Si no es as la aadiremos nosotros al final del mismo.
74
Creando y manipulando usuarios virtuales:
Nos pedir una contrasea para ese usuario. Una vez introducida, ya habremos
creado para el ftp el usuario Orfeo, que tendr como directorio de inicio (cuando se
conecte al ftp) el directorio /home/ftpusers/orfeo. Adems, hemos establecido que
tendr un ancho de bajada de 20kb/s y de subida de 10kb/s (para poder usar
estos parmetros debemos haber compilado con la opcin --with-throttling.
Tambin hemos asociado este usuario virtual con el usuario del sistema
previamente creado (esto deberemos hacerlo con todos los usuarios que
creemos).
Una vez que hemos creado todos los usuarios (o cada vez que modifiquemos la
informacin de alguno) hemos de actualizar la base de datos de los usuarios
virtuales con el comando:
# pure-pw mkdb
Para cualquier duda sobre como borrar o modificar usuarios virtuales, podr
consultar el: man pure-pw
Arrancando el Servidor:
Con todo configurado ya slo nos queda arrancar el servidor. Podemos ver una
lista completa de las opciones que disponemos:
75
Instalando el PureAdmin (Usada Actualmente):
Para la instalacin del PureAdmin, puede dar click con el mouse en Agregar
Quitar Aplicaciones. En la lista desplegable superior seleccionamos bsqueda de
todas las aplicaciones disponibles, por consiguiente colocamos en el buscador
PureAdmin, seleccionamos y se da click con el mouse en el botn Aplicar
Cambios para instalarlo.
# /usr/local/sbin/pure-ftpd -lpuredb:/etc/pureftpd.pdb -A -B -c 5 -C 2 -d -E -i -j -u
100
76
-d -> Log verboso (loguea con bastante informacin)
-E -> No permitimos usuarios annimos
-i -> Los usuarios annimos no pueden subir cosas (se puede omitir si tenemos: -
E)
-j -> Si al entrar un usuario an no existe su directorio raz, lo crea. As nos
ahorramos crear nosotros el directorio despus de aadir un usuario virtual; ya se
crear cuando entre por primera vez.
-u -> Mnimo uid para entrar (para que no se pueda entrar como usuario
privilegiado del sistema)
-lpuredb:/etc/pureftpd.pdb -> Indicamos cual es el fichero donde se guardan los
usuarios virtuales
Estas son un ejemplo de las opciones que se pueden utilizar para arrancar el
servidor. Una vez arrancado ya est completamente configurado.
Como puede ser bastante incmodo tener que poner el comando entero cada vez
que queremos arrancar el servidor, vamos a ponerlo en un script para facilitar la
tarea. Un ejemplo podra ser el siguiente:
#!/bin/bash
case "$1" in
start)
echo "Arrancando pure-ftpd..."
/usr/local/sbin/pure-ftpd -lpuredb:/etc/pureftpd.pdb -A -B -c 5 -C 2 -d -E -i
-j -u 100
;;
stop)
echo "Terminando pure-ftpd..."
killall pure-ftpd
;;
*)
echo "Uso: $0 {start|stop}"
exit 1
;;
esac
exit 0
77
Sera prctico tambin poner comentados (con al carcter # delante) en alguna
parte del fichero los significados de los parmetros que le pasamos al programa.
# ./nombre_script start
# ./nombre_script stop
3. OrfeoScan:
http://orfeogpl.org/ata/node/88
78
config.ini
config.orf (Debe estar en un equipo de la red local para que otro digitalizador
pueda tener acceso a dicho archivo).
Ejemplo.
"Cz?}??","8", ORFEO_ENTRA,"jghgh?", 4,
"fldoc","/usr/local/apache/htdocs/orfeo/bodega","172.16.0.60","http://172.16.0.60/or
feo", "IDRD", "ORACLE", "Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios"
79
Encriptar Contraseas de FTP y Base de Datos
Abra el archivo que se llama cript.exe que se encuentra en la fuente (Cuidado con
dejar este aplicativo en los clientes. Es solo para uso administrativo) y encripte la
contrasea.
"utw","8", usBD,"U|", 4,
"usFTP","/usr/local/apache/htdocs/orfeo/bodega","172.16.0.60","http://172.16.0.60/
orfeo", "IDRD", "ORACLE", "Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios"
( x1 ,y1, x2 ,y2)
"imagenLogo",50, 20, 1050, 900
"imagenCodBarras", 2500, 20, 3700, 800
"7","B"," *RAD_E*"
"6"," "," "
"5"," "," "
"5"," "," Asunto *ASUNTO* - Fecha *FECHA_RAD_E* -- Gen Por
*USUARIO_RADICADOR*"
"5"," "," Destino *USUARIO_ACTUAL* - - Remitente *USUARIO_REMITENTE*"
"5","B"," Consulte el estado de su tramite en nuestra Pagina -
http://www.superservicios.gov.co"
"5"," "," Bogota D.c. Cra 18 No 84-35, Tel:(571)6913005 Fax 6913142,
sspd@superservicios.gov.co"
"6"," "," "
Desde la segunda lnea los datos son del sticker y todas las nuevas lneas deben
tener tres campos se distribuyen as:
80
En el texto puede incluir campos entre ** y en maysculas que colocan la
informacin de Orfeo donde se indique.
81
Posteriormente se debe dar las nuevas propiedades al proyecto con los datos de
la respectiva Entidad.
82
Al generar el archivo .exe, se deber cerrar el cdigo fuente y dirigimos a Microsoft
Visual Studio como se puede observar en la siguiente imagen:
83
Luego de haber seleccionado el proyecto se debe dar click con el mouse en el
botn Empaquetar como se puede observar en la siguiente imagen:
84
Para mejores efectos compilaremos de nuevo el proyecto
85
86
Si no se encuentra la carpeta donde se generar el instalador el asistente la
crear si se le da click con el mouse en la opcin Si.
87
88
Luego de haber agregado los archivos correspondientes para el buen
funcionamiento de la aplicacin nos aparecer la siguiente ventana:
89
90
Posteriormente se debe seleccionar que archivos se van ha dejar como archivos
compartidos, seleccionar los archivos como se puede observar en la siguiente
imagen:
91
Posteriormente se cierran las ventanas y nos dirigimos a la carpeta donde se
almaceno el instalador y solo nos queda dar doble click con el mouse en el icono
setup.exe
92
Para conocer un poco sobre como crear un instalador, puede visitar la siguiente
pgina:
http://images.google.com.co/imgres?imgurl=http://3.bp.blogspot.com/_05UL5eXfK
Lc/R3vkzRMYhTI/AAAAAAAAARA/ZDmqOf6KfYY/s320/vis1.JPG&imgrefurl=http://
tic-alton.blogspot.com/2008/01/visual-basic-como-hacer-un-paquete-
de.html&usg=__9f0EAJLbU9bNphjGPKtI_ooAN2Q=&h=248&w=320&sz=15&hl=es
&start=6&um=1&tbnid=8LYcL8Vnr0OHvM:&tbnh=91&tbnw=118&prev=/images%3
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%26um%3D1
93
ANEXO N5 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL (ORFEO GPL)
Ingreso al Sistema:
94
Ayuda: Mediante este vnculo se podr ingresar al manual, donde se puede
consultar los diferentes procedimientos y la manera fcil de realizarlos en el
sistema.
95
Estructura de Carpetas y Opciones Personalizadas:
Mdulo Administracin:
1. USUARIOS Y PERFILES:
96
1|. Vnculo Crear Usuario:
97
Aqu se seleccionarn las opciones que sean pertinentes en los permisos que se
le darn al usuario creado.
98
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia a la cual
pertenece el usuario.
2. Ingresar al sistema el nombre del usuario y posteriormente dar click con el
Mouse en el botn Buscar.
3. El usuario deber seleccionar con el mouse el crculo que se encuentra a la
derecha del usuario.
4. Al dar click con el Mouse en el botn Editar, aparecer siguiente ventana:
99
1. Al dar click con el Mouse en el botn Cancelar el sistema anular el proceso
que se estaba realizando.
2. Al dar click con el Mouse en el botn Grabar, el sistema almacenar la
informacin y posteriormente mostrar la siguiente ventana:
100
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia a la cual
pertenece el usuario.
2. Ingresar al sistema el nombre del usuario y posteriormente dar click con el
Mouse en el botn Buscar.
3. El usuario deber seleccionar con el mouse el crculo que se encuentra al lado
derecho del usuario
4. Al dar click con el Mouse en el botn Consultar, aparecer la siguiente
ventana:
101
1. Al dar click con el Mouse en el botn Cancelar el sistema anular el proceso
que se estaba realizando.
2. Al dar click con el Mouse en el botn Histrico, aparecer la siguiente ventana
donde se mostrar toda la informacin del usuario con las modificaciones
realizadas.
102
2. Vnculo DEPENDENCIAS:
Crear Dependencia:
103
Modificar Dependencia:
Eliminar Dependencia:
104
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia a eliminar.
2. Al dar click con el Mouse en el botn Eliminar, automticamente eliminar la
informacin de la dependencia.
3. Vnculo CARPETAS:
105
2. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el estado.
3. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable si genera plantilla.
4. Al dar click con el mouse en el botn Agregar quedar almacenada la
informacin.
106
5. Vnculo TABLAS SENCILLAS:
107
2. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Modificar quedar almacenada la
informacin editada.
7. Vnculo PAISES:
8. Vnculo DEPARTAMENTOS:
9. Vnculo MUNICIPIOS:
Agregar Municipio:
108
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el Continente.
2. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el Pas.
3. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el Departamento.
4. Ingresar al sistema el cdigo del Municipio.
5. Ingresar al sistema el nombre del Municipio.
6. Seleccionar en la lista la opcin correspondiente.
7. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Agregar quedar almacenada la
informacin.
Modificar Municipio:
109
5. En este campo aparecer el cdigo del municipio el cual no debe ser cambiado.
6. En este campo aparecer el nombre del municipio.
7. En esta lista desplegable aparecer la opcin si Homologa precios de envi
local con otra ciudad.
8. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la ubicacin (Opcional).
9. Al dar click con el mouse en el botn Modificar, el sistema almacenar la
informacin editada.
Eliminar Municipio:
110
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el tipo de contacto.
2. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la empresa.
3. Ingresar al sistema el cargo del contacto.
4. Ingresar al sistema el nombre del contacto.
5. Ingresar al sistema el telfono del contacto.
6. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Agregar quedar almacenada la
informacin.
Crear Entidad:
111
2. Ingresar al sistema el nmero de identificacin tributaria (NIT) de la entidad.
3. Ingresar al sistema la sigla que va a identificar la entidad.
4. Ingresar al sistema el nombre de la entidad.
5. Ingresar al sistema el correo electrnico de la entidad.
6. Ingresar al sistema el primer telfono de la entidad.
7. Ingresar al sistema el segundo telfono de la entidad.
8. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el estado de la entidad.
9. Ingresar al sistema la direccin de la entidad.
10. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el Continente.
11. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el Pas.
12. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el Departamento.
13. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el Municipio.
14. Ingresar al sistema el nombre del representante legal de la entidad.
15. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Agregar quedar almacenada la
informacin.
Modificar Entidad:
112
Eliminar Entidad:
113
1. Vnculo Crear Proceso:
Nota: El usuario del sistema deber tener en cuenta que para crear un
proceso debe existir primero una serie y una subserie a la cual pertenece el
proceso.
114
3. Vnculo Editar Flujo:
Al dar click con el Mouse en el vnculo Editar Flujo se abrir la siguiente ventana:
115
1. Ingresar al sistema el nombre de la etapa.
2. Ingresar al sistema la duracin de la etapa en das.
3. Al dar click con el Mouse en el botn Cancelar el sistema anular el proceso
que se estaba realizando.
4. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el Mouse en el botn Crear, el sistema insertar la etapa
correctamente, con un cdigo consecutivo que automticamente genera el
sistema.
Mdulo Envos:
116
Al dar click con el Mouse en el Mdulo Envos se abrir la siguiente ventana:
3. Vnculo Masiva:
117
5. Vnculo Devoluciones por Exceder Tiempo de Espera:
9. Vnculo Devoluciones:
118
Mdulo Modificacin:
119
Nota: Slo se pueden editar los campos que se encuentran enumerados:
120
de los datos, si se realiza esta opcin el usuario deber dar click con el
mouse sobre el botn Pasar datos Al formulario de Radicacin.
En la parte inferior se encuentran los campos del usuario destinatario con su
respectiva ubicacin, donde el usuario deber dar click con el mouse sobre
el botn Agregar o Modificar si es el caso.
11. Al dar click con el Mouse en el botn Modificar Datos, el sistema almacenar
la informacin editada.
12. Al dar click con el Mouse en el vnculo Ver Hoja resumen aparecer la
siguiente ventana:
121
Se ingresan los datos personales de la persona que enva el documento, as como
la ubicacin de donde se encuentra.
Mdulo Impresin:
122
Al dar click con el Mouse en el mdulo Impresin se abrir la siguiente ventana:
123
Nota: Si falta algn dato bsico del destinatario como nombre, direccin,
municipio o departamento, el registr no se marcar. Se debe ir a la carpeta
donde se encuentra el radicado de salida para realizar las respectivas
modificaciones y nuevamente marcar el documento como impreso.
124
1. El usuario deber seleccionar el rango de la fecha para generar la entrega de
documentos.
2. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el rango de la hora para
generar la entrega de documentos.
3. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el tipo de radicacin a
entregar.
4. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Generar quedar almacenada la
informacin sern entregados los documentos donde el sistema mostrar la
siguiente ventana:
Mdulo Anulacin:
125
Al dar click con el Mouse en el mdulo Anulacin se abrir la siguiente ventana:
126
1. Ingresar al sistema el motivo de la anulacin del radicado (Mnimo 6
caracteres).
2. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Realizar quedar almacenada la
informacin y posteriormente mostrar la siguiente ventana.
127
Al dar click con el Mouse en el mdulo Tablas Retencin Documental se abrir
la siguiente ventana:
1. Vnculo Series:
Insertar serie:
128
5. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Insertar quedar almacenada la
informacin.
Modificar Serie:
129
Buscar Serie:
2. Vnculo Subseries:
Insertar Subserie:
130
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la serie a la cual har
referencia la subserie.
2. Ingresar al sistema el cdigo de la subserie.
3. Ingresar al sistema el nombre de la subserie.
4. Ingresar al sistema la fecha de creacin de la subserie.
5. Ingresar la fecha limite de la subserie.
6. Ingresar al sistema el tiempo Archivo de Gestin (numrico).
7. Ingresar al sistema el tiempo Archivo Central (numrico).
8. Ingresar al sistema el soporte de la informacin como por ejemplo papel, cinta
magntica etc.
9. Ingresar al sistema la disposicin final del documento.
10.rea de texto donde el usuario podr escribir alguna informacin que desea
que los dems tengan en cuenta (Opcional).
11. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Insertar quedar almacenada la
informacin.
Modificar Subserie:
131
Buscar Subserie:
Nota: Antes de Ingresar a este modulo se debe haber creado los tipos
documentales para poder hacer la matriz Relacin.
132
Nota: En la parte inferior aparecern todos los tipos documentales creados,
con ellos es que se harn las relaciones.
133
4. Vnculo Tipos Documentales:
134
sistema; al dar click con el mouse en el botn Insertar quedar almacenada la
informacin.
135
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia a la que se
le realiza la relacin de la TRD.
2. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la serie a la que hace
referencia.
3. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la subserie a la hace
referencia.
4. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el tipo documental.
5. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Activar quedar almacenada la
informacin.
136
Mdulo Consultas:
137
1. Ingresar al sistema el nmero de radicado del documento que se desea
buscar.
2. El usuario podr consultar cuando se tiene el nmero de identificacin del
remitente.
3. Ingresar al sistema el nmero de expediente que se desea buscar.
4. El usuario podr buscar por un ciudadano, nombre de entidad, nombre de la
empresa o funcionario especfico que se pueda haber incluido en la radicacin
inicial. El resultado de esta bsqueda depende tambin de la calidad de la
informacin en el momento de radicar.
5. El usuario podr seleccionar en qu tipo de remitente se desea hacer la
bsqueda (Usuarios, ESP o Otro tipo de empresas), para este caso se selecciona
la casilla correspondiente. El sistema busca por defecto en todos los tipos de
remitente.
6. El usuario podr buscar en todos los radicados registrados en el sistema o
especficos: de entrada, memorandos, resoluciones y de salida.
7. El usuario podr limitar un rango de fecha para realizar la bsqueda solo en
determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, est por defecto para
el ltimo mes, si desea una bsqueda en un rango mayor deber ampliar
este rango para una bsqueda.
8. El usuario podr seleccionar en la lista desplegable el tipo de documento con
que se radic.
9. El usuario podr seleccionar en la lista desplegable los documentos que se
encuentran nicamente en la dependencia seleccionada.
10. Al dar click con el Mouse en el botn Limpiar, el sistema limpiar los campos
para una nueva bsqueda.
11. Al dar click con el Mouse en el botn Buscar, el sistema mostrar los
radicados encontrados como se puede observar en la siguiente imagen:
138
Vnculo Bsqueda Histrica:
139
Vnculo Bsqueda por Usuario:
140
7. Al dar click con el Mouse en el botn Limpiar, el sistema limpiar los campos
para una nueva bsqueda.
8. Al dar click con el Mouse en el botn Buscar, el sistema mostrar la siguiente
ventana:
141
Nota: Cuando se encuentra el radicado buscado se puede ingresar a el, para
consultar los datos de informacin general:
Informacin de Radicados:
1. Informacin General:
142
2. Histricos:
143
Flujo del documento: En esta seccin se puede observar todo el flujo del
documento y cada uno de los comentarios que los usuarios han hecho en el
momento de trasladar el radicado a un usuario o cuando lo ha cambiado de
carpeta.
Este registro se va creando cada vez que el usuario realiza un movimiento del
radicado. Se puede visualizar la dependencia que realiza el movimiento, la fecha y
hora, el usuario que lo realiza y el comentario que cada usuario escribe al
trasladar un documento.
144
3. Documentos:
4. Expedientes:
Mdulo Archivos:
145
1. Vnculo Bsqueda Bsica:
146
1. Ingresar al sistema la serie del radicado archivado.
2. Ingresar sistema la subserie del radicado archivado.
3. El usuario deber seleccionar el proceso de radicado de archivo.
4. El usuario podr seleccionar el nit (Opcional).
5. El usuario deber seleccionar la opcin del nmero de cdula.
6. El usuario deber seleccionar la opcin del No. de referencia.
7. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el Departamento.
8. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el Municipio.
9. El usuario deber seleccionar la opcin de retencin del radicado archivado.
AG o Ac.
10. Ingresar al sistema el nmero de expediente.
11. Ingresar al sistema el radicado archivado.
12. Ingresar al sistema los parmetros del radicado archivado.
13. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el edificio del radicado
archivado.
14. Seleccionar la fecha del archivo (desde y hasta).
15. Seleccionar la fecha final del radicado archivado (desde y hasta).
16. Al dar click con el Mouse en el botn Buscar, el sistema mostrar la
informacin consultada.
147
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia que
archiva.
2. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el tipo de radicado.
3. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el usuario que archiva.
4. El usuario deber seleccionar la fecha inicial de los Doc. archivados.
5. El usuario deber seleccionar la fecha de terminacin de los Doc. archivados.
6. Seleccionar la bsqueda en archivo central.
7. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Buscar, el sistema mostrar la
informacin consultada.
8. Al dar click con el Mouse en el botn Cancelar el sistema anular el proceso
que se estaba realizando.
148
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el ao.
2. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia.
3. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la serie.
4. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la subserie.
5. Ingresar al sistema los datos de origen de las cajas (desde y hasta).
6. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la nueva ubicacin con
respecto al Departamento
7. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la nueva ubicacin con
respecto al Municipio.
8. el usuario deber seleccionar en la lista desplegable la nueva ubicacin con
respecto al edificio.
9. AL darle click con el Mouse en el botn Cambiar, el sistema almacenar la
informacin registrada o editada.
10. Al dar click con el Mouse en el botn Regresar el sistema anular el proceso
que se estaba realizando.
149
1. El usuario deber seleccionar el expediente.
2. Ingresar al sistema los datos de origen de las cajas (desde y hasta).
3. El usuario deber seleccionar la nueva ubicacin con respecto al Departamento
4. El usuario deber seleccionar la nueva ubicacin con respecto al Municipio.
5. El usuario deber seleccionar la nueva ubicacin con respecto al edificio.
6. AL darle click con el Mouse en el botn Cambiar, el sistema almacenar la
informacin registrada o editada.
7. Al dar click con el Mouse en el botn Regresar el sistema anular el proceso
que se estaba realizando.
150
4. El usuario deber seleccionar con el Mouse el crculo correspondiente a
entrepao o caja.
5. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Generar mostrar la informacin
consultada.
6. Al dar click con el Mouse en el botn Regresar el sistema anular el proceso
que se estaba realizando.
151
sistema; al dar click con el mouse en el botn Generar, el sistema mostrar la
informacin consultada.
13. Al dar click con el Mouse en el botn Limpiar, el sistema limpiar los campos
para realizar una nueva tarea.
14. Al dar click con el Mouse en el botn Regresar el sistema anular el proceso
que se estaba realizando.
152
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia.
2. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la serie.
3. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la subserie.
4. Al dar click con el Mouse en el botn Regresar el sistema anular el proceso
que se estaba realizando.
5. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el Mouse en el botn Traer el sistema mostrar la
informacin consultada.
153
1. Ingresar al sistema el nmero de documento.
2. Ingresar al sistema el nmero de radicado a buscar.
3. Ingresar al sistema cualquiera de las dos opciones del radicado.
4. Ingresar al sistema el querellante.
5. El usuario deber seleccionar el rango de fechas para busca el documento.
6. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el tipo de bsqueda.
7. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el ao.
8. Ingresar al sistema el ao del radicado a buscar.
9. El usuario deber seleccionar el tipo de cara del documento.
10. Ingresar al sistema el entrepao.
11. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la serie.
12. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el deterioro.
13. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia a la cual
pertenece el documento.
14. Ingresar al sistema el nmero de cdula del demandante.
15. Ingresar al sistema la caracterstica del carro.
16. Ingresar al sistema la caracterstica del estante.
17. Ingresar al sistema la caracterstica de la caja.
18. El usuario deber Seleccionar en la lista desplegable la subserie.
19. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable los materiales insertados.
20. El usuario deber seleccionar en cualquiera de las opciones si es por
prstamo o por rango de fechas del radicado
21. Al dar click con el Mouse en el botn Regresar el sistema anular el proceso
que se estaba realizando.
22. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el Mouse en el botn Buscar el sistema mostrar la
informacin pertinente del archivo consultado.
154
Mdulo Prstamos:
155
1. Ingresar al sistema el nmero de radicado del documento que se desea prestar.
2. Ingresar al sistema el login del usuario que desea prestar el documento.
3. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia a la cual
pertenece el usuario que desea prestar el documento.
4. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el usuario para realizar la
bsqueda.
5. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Buscar, el sistema mostrar la
siguiente ventana con el registro consultado.
156
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el estado de prstamo.
2. Ingresar al sistema la contrasea del usuario encargado de prestar el
documento.
3. Ingresar al sistema las observaciones correspondientes. (Mnimo debe llevar 6
caracteres).
4. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Realizar quedar almacenada la
informacin y posteriormente el sistema mostrar la siguiente ventana:
157
1. Ingresar al sistema el nmero de radicado del documento que se desea prestar.
2. Ingresar al sistema el login del usuario que desea prestar el documento.
3. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia a la cual
pertenece el usuario que desea prestar el documento.
4. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el usuario para realizar la
bsqueda.
5. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Buscar, el sistema mostrar la
siguiente ventana con el registro consultado.
158
1. Ingresar al sistema la contrasea del usuario encargado de haber prestado
el documento.
2. Ingresar al sistema las observaciones correspondientes. (Mnimo debe llevar 6
caracteres).
3. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Realizar quedar almacenada la
informacin y posteriormente el sistema mostrar la siguiente ventana:
159
1. Ingresar al sistema el nmero de radicado del documento al cual desea
generarle el reporte.
2. Ingresar al sistema el login el usuario encargado de la realizacin de los
reportes.
3. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia a la cual
se le va a generar el reporte.
4. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el nombre del usuario de
la dependencia a la cual se le va a generar el reporte.
5. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el requerimiento
6. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el estado del documento.
7. El usuario deber seleccionar la fecha inicial.
8. El usuario deber seleccionar la fecha final
9. Al dar click con el Mouse en el botn Limpiar, el sistema limpiar los campos
para realizar una nueva tarea
10. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Generar, el sistema mostrar la
siguiente ventana con los registros de la consulta.
160
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable la dependencia.
2. El usuario deber seleccionar la fecha final del documento solicitado.
3. el usuario deber seleccionar la hora lmite del documento solicitado.
4. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Buscar quedar almacenada la
informacin de la cancelacin del documento.
161
1. Ingresar al sistema el nmero de radicado.
2. El usuario deber seleccionar el rango de fechas para su respectiva bsqueda.
3. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el mouse en el botn Buscar el sistema mostrar la
siguiente ventana:
162
1. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el Mouse en el botn Radicar quedar almacenada la
informacin y mostrar inmediatamente el nmero de radicado generado.
163
Nota: Slo se pueden modificar los siguientes campos: Cdigo, Apellidos,
Nombre.
164
Luego de haber modificado alguna informacin del radicado, el usuario podr ver
un resumen del radicado realizado como se puede observar en la siguiente
imgen:
3. Si el usuario desea ver los datos en una hoja de texto deber dar click con el
Mouse en el vnculo Ver Hoja Resumen.
165
1. Al dar click con el Mouse en el vnculo Abrir Archivo Pdf el sistema mostrar el
siguiente archivo:
166
Mdulo Radicacin Circulares:
167
1. Vnculo Generar radicacin Masiva:
168
1. El usuario deber seleccionar con el Mouse en el crculo que se encuentra al
lado derecho con el radicado requerido.
2. Al dar click con el Mouse en el botn Recuperar Listado el sistema mostrar la
informacin referente al radicado consultado.
169
3. Vnculo Consultar Divisin Poltica Administrativa de Colombia
(DIVIPOLA):
170
4. Vnculo Consulta y Seleccin Destinatarios Masiva:
171
1. El usuario deber seleccionar con el Mouse el cuadro referente a la ubicacin
requerida.
2. A dar click en el botn seleccionar el sistema tendr en cuenta la ubicacin
seleccionada.
3. Al dar click con el Mouse en el botn Cerrar el sistema anular el proceso que
se estaba realizando.
4. Al dar click con el Mouse en el botn Consultar el sistema mostrar la siguiente
ventana:
172
1. Al dar click con el Mouse en el botn Continuar Consulta el sistema retomar
a la ventana principal.
2. Al dar click con el Mouse en el botn Cerrar el sistema anular el proceso que
se estaba realizando.
3. Al dar click con el Mouse en el vnculo CSV GENERADO el sistema mostrar la
siguiente ventana:
173
6. Vnculo Cargar Lista de Documentos Generados:
174
Mdulo Radicacin Rad Fax:
Al dar click con el Mouse en el mdulo Rad Fax se abrir la siguiente ventana:
175
1. Ingresar al sistema el nmero del radicado ha buscar.
2. Al dar click con el Mouse en el botn Buscar el sistema mostrar la siguiente
informacin con el radicado consultado
176
1. El usuario deber ingresar al sistema cualquier observacin o comentario en el
rea de texto.
2. Al dar click con el Mouse en el botn Examinar el sistema mostrar la ventana
de ayuda para traer el archivo a incorporar.
3. Si el usuario ha diligenciado completamente la informacin requerida por el
sistema; al dar click con el Mouse en el botn Realizar quedar almacenada la
informacin y posteriormente mostrar la siguiente informacin:
177
178
ANEXO N6 MANUAL DEL APLICATIVO DE DIGITALIZACIN ORFEOSCAN
3.6
1. Ingresar al aplicativo:
179
1. Dependencia que digitaliza.
2. Ver radicados, Se visualizan los radicados que no han sido digitalizados.
3. Imprimir Sticker.
4. Digitalizar documento.
5. Enviar imagen al servidor.
180
Radicacin de salida: Para poder visualizar en la lista de radicados todos los
radicados tanto de entrada (-2) como de salida (-1).
Imprimir solo el sticker seleccionado: Se debe dejar habilitado para que al dar
click con el mouse en el botn impresin de sticker, solo imprima el radicado que
se encuentra seleccionado en la lista. Si no se habilita se imprimirn los radicados
que aparecen en el rango.
2. Imprimir Sticker:
181
Nota: La impresora de Stickers debe ser predeterminada del sistema. La
opcin de configuracin de Imprimir solo sticker de registro seleccionado
debe estar activada.
182
Anexar Documento a un radicado Automticamente, el icono cambiar de forma y
color.
5. Otras Opciones
Poner Cdigo de barras en imagen una vez tenga la imagen de la hoja a la cual le
va a poner el cdigo de barras, en el centro de la ventana de OrfeoScan, pulse el
icono.
183
documento verificar los folios numerados contra el nmero de hojas que quedaron
en el sistema digitalizadas. Verificar la calidad de la digitalizacin. En caso de
encontrar alguna imagen ilegible se debe digitalizarla nuevamente.
Buscar En Todos Los Radicados: Permite al usuario buscar en todos los tipos
de radicados, el radicado requerido.
Ver Radicados: Permite al usuario buscar todos los radicados que no se han
digitalizados.
184
Digitalizar Documentos: Permite al usuario crear una imagen para ser agregado
a un radicado.
Enviar Documentos Al Servidor FTP: Permite al usuario enviar dicha imagen del
radicado al servidor.
Abrir Imagen: permite al usuario abrir una imagen requerida de la carpeta local
del equipo donde se almacenan todas las imgenes de los radicados.
Guardar Imagen: Permite al usuario actualizar la carpeta local donde quedan las
imgenes de los radicados.
Men Ver: Permite al usuario tener una manipulacin completa de la imagen del
radicado.
185
Anexar Imagen a un Radicado: Permite al usuario anexar una nueva imagen a
cierto radicado requerido.
186
ANEXO N7 MANUAL DE USUARIO FINAL (ORFEO ORFEOSC AN)
A. El Usuario deber ingresar a Orfeo 3.7.2p. y dar click con el mouse en el tipo de
radicacin requerido por el usuario (ej: entrada, salida, memorando).
1. El usuario deber dar click con el mouse en el botn Buscar para desplegar los
botones inferiores.
2. Al dar click con el mouse en el botn Nuevo (Copia de Datos), el sistema
mostrar la siguiente ventana para ingresar los datos correspondientes al
radicado:
187
1. Al dar click con el mouse en el botn Buscar, el sistema mostrar la siguiente
ventana para buscar la informacin del Remitente o Predio:
188
3. Al dar click con el mouse en el botn Buscar, el sistema mostrar en la parte
intermedia los datos solicitados.
4. El usuario deber seleccionar el vnculo requerido para poder pasar los datos a
la ventana de radicacin.
5. Al dar click con el mouse en el botn Pasar Datos al Formulario de
Radicacin, el sistema cargar la informacin a dicho formulario como se muestra
en la siguiente imagen:
189
Nota: El sistema asigna el nmero de radicado pertinente.
190
1. El usuario deber seleccionar en la lista desplegable el tipo de radicado ha
buscar.
2. Al dar click con el mouse en el botn Ver radicados sin Digitalizar, el sistema
cargar dichos radicados para posteriormente generar el sticker o adhesivo del
radicado seleccionado.
3. El usuario deber seleccionar en la tabla de radicados, el requerido.
4. Al dar click con el mouse en el botn Impresin de sticker, el sistema generar
el sticker respectivo al radicado seleccionado.
5. Al dar click con el mouse en el botn Digitalizar Documentos, el sistema
crear la imagen pertinente para el radicado como se puede observar en la
siguiente imagen:
191
Nota: La imagen generada se puede observar en la carpeta temporal del
equipo que contiene instalado el digitalizador como se puede observar en la
siguiente imagen:
192
6. Posteriormente el usuario deber dar click en el botn Enviar Documentos al
Servidor FTP para dar por terminada la radicacin del documento junto con el
anexo (Imagen).
193
194