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ntroduccin

2. Definiciones y objetivos
2.1.Auditora Interna
2.2.Control Interno
2.3 Tcnicas de evaluacin del control interno
2.4.Ventajas de la auditora interna
2.5.Requisitos del trabajo de auditora interna
3. Independencia
4. Tercerizacin
5. Alcances de la nueva auditora
6. Trabajo en equipo
7. Uso de herramientas de gestin
8. Conocimientos y aptitudes
9. Planificacin
10. La mejora continua en la auditora
11. El control interno y los resultados econmicos
12. Auditora y control de los procesos informticos
13. La Matriz de Control Interno
14. Bibliografa
Prlogo
En esta monografa no se pretende repetir conceptos ya ampliamente
desarrollados, sino ms bien presentar un nuevo enfoque y visin en torno a
la nueva auditora interna y los controles internos. Por ello se expone como
novedades las ventajas de la tercerizacin en las labores de auditora
interna, la visin sistmica de los controles internos, el papel de la auditora
interna en los procesos de mejora continua y eliminacin de despilfarros /
desperdicios en la empresa, las nuevas herramientas a utilizar con una
visin de gestin de calidad total, y por ltimo los nuevos enfoques a ser
incorporados a la luz de los cambios en materia tanto tecnolgica como
productiva y comercial; lo cual es producto de la incorporacin del Just in
Time, la tercerizacin, el teletrabajo, internet y la informtica (para ste
ltimo tem se da un desarrollo ms pormenorizado de los controles a
verificar).
1. Introduccin
De la experiencia que da a da se va acumulando resulta sorprendente las
graves falencias que en materia de auditora y control interno adolecen las
empresas, incluyndose entre ellas no slo a pequeas y medianas, sino
tambin a grandes empresas, para ello basta como ejemplo el famoso caso
del Banco Barhing, o el de las grandes empresas estatales.
En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas
bsicas y fundamentales en materia de control interno, pero por otro lado
est la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al patrimonio a
proteger, y de los mtodos e instrumentos de anlisis a ser utilizados por los
auditores internos.
Al igual que en el control de calidad, la falta de planificacin y prevencin es
la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control interno, como al
accionar de la auditora interna. Por ello no es de sorprenderse ver a los
auditores tratando de analizar que es lo que sali mal, porqu, y que hacer
para evitar su repeticin, cuando lo correcto es actuar preventivamente, y de
acontecer algn hecho perjudicial no quedarse en los aspectos ms
superficiales sino profundizar hasta llegar hasta la causa-raz, tratando de
desentraar de tal forma las razones que llevaron al sistema a engendrar
dichas falencias.
Otro aspecto importante a cuestionar en las auditoras es que la misma sea
percibida como una entidad dedicada slo a la inspeccin (y a veces hasta
con una perspectiva policaca), y no al asesoramiento con el objetivo de
proteger y mejorar el funcionamiento de la organizacin.
Es menester conformar una nueva visin de la empresa desde un enfoque
sistmico, de tal manera de ubicar a la auditora como un componente de
dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema
de control interno (subsistema a nivel empresa), sino adems, de
salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su
supervivencia y logro de las metas propuestas.
Es interesante significar que slo el dirigente que reconozca la necesidad de
considerar la empresa como un conjunto de sistemas interrelacionados y
entrelazados, habr descubierto la clave para entender cmo opera
realmente la empresa.
Muchas empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en
el control interno, y en la falta de una auditora interna que evale
eficazmente la misma. La falta de buenos controles internos (no meramente
normativos, sino aplicados) no slo han dado lugar a estafas o
defraudaciones (sea esta por parte de ejecutivos, empleados o clientes),
sino tambin a graves errores en materia de decisiones producto de graves
errores en materia de informacin.
Ahora bien, cuando de custodia de activos o patrimonios se trata, la
auditora interna tradicional pone todo su acento en los activos fisicos,
derechos y obligaciones de las empresas, dejando desprotegidos activos
tan valiosos como lo son los clientes y sus niveles de satisfaccin, el
personal y su capital intelectual, y la calidad de los bienes y servicios
producidos por la empresa.
Otro aspecto muy importante es la ubicacin de la Auditora Interna dentro
del marco organizativo en cuanto a su grado de independencia. Que la
Gerencia o Departamento de Auditora Interna quede a un nivel de
negociacin o presin, impide alcanzar los objetivos que motivan su razn
de ser.
En la nueva visin de la auditora interna, sta debe estar integrada a la
Gestin Total de Calidad haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos
y herramientas de gestin a los efectos de lograr mayores niveles en la
prestacin de sus servicios.
2. Definiciones y objetivos
2.1. Auditora Interna
El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditora
interna como una actividad independiente que tiene lugar dentro de la
empresa y que est encaminada a la revisin de operaciones contables y de
otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la direccin.
Es un control de direccin que tiene por objeto la medida y evaluacin de la
eficacia de otros controles.
La auditora interna surge con posterioridad a la auditora externa por la
necesidad de mantener un control permanente y ms eficaz dentro de la
empresa y de hacer ms rpida y eficaz la funcin del auditor externo.
Generalmente, la auditora interna clsica se ha venido ocupando
fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de
medidas, polticas y procedimientos establecidos en las empresas para
proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la
eficiencia operativa y optimizar la calidad de la informacin econmico-
financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y
financiero.
La necesidad de la auditora interna se pone de manifiesto en una empresa
a medida que sta aumenta en volumen, extensin geogrfica y
complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte
de la direccin. Con anterioridad, el control lo ejerca directamente la
direccin de la empresa por medio de un permanente contacto con sus
mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran
empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible
hoy da, y de ah la emergencia de la llamada auditora interna.
El objetivo principal es ayudar a la direccin en el cumplimiento de sus
funciones y responsabilidades, proporcionndole anlisis objetivos,
evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes
sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a travs de
otros ms especficos como los siguientes:
a) Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la informacin
contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la
organizacin.
b) Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno(lo cual
implica su relevamiento y evaluacin), tanto el sistema de control interno
contable como el operativo.
2.2. Control Interno
El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y
preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de
fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern obligaciones sin
autorizacin.
Una segunda definicin definira al control interno como el sistema
conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y
actividades) que interrelacionadas entre s, tienen por objetivo proteger los
activos de la organizacin.
Entre los objetivos del control interno tenemos
a) Proteger los activos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o
negligencias.
b) Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y
extracontables, los cuales son utilizados por la direccin para la toma de
decisiones.
c) Promover la eficiencia de la explotacin.
d) Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la gerencia.
e) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:
a) Un plan de organizacin que proporcione una apropiada distribucin
funcional de la autoridad y la responsabilidad.
b) Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos
adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el
pasivo, los ingresos y los gastos.
c) Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan
proyectado.
d) Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones,
que han de estar en proporcin con sus responsabilidades.
La Auditora Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de
sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho
control interno.
2.3.Tcnicas de evaluacin del control interno
Las principales tcnicas y ms comnmente utilizadas para la evaluacin
del control interno son las de:
a) Memorndums de procedimientos
b) Fluxogramas
c) Cuestionarios de Control Interno
d) Tcnicas estadsticas
A stas deben agregarse las herramientas de gestin, entre las principales
tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada tambin Espina de
Pescado), diagrama de Pareto, diagrama de dispersin, histograma y
fluxogramas ( ests ltimas tres contenidas ya en las antes mencionadas),
estratificacin, y la Matriz de Control Interno entre otras.
2.4. Ventajas de la auditora interna
a) Facilita una ayuda primordial a la direccin al evaluar de forma
relativamente independiente los sistemas de organizacin y de
administracin.
b) Facilita una evaluacin global y objetiva de los problemas de la empresa,
que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados.
c) Pone a disposicin de la direccin un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificacin de
los datos contables y financieros.
d) Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia
burocrtica que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.
e) Favorece la proteccin de los intereses y bienes de la empresa frente a
terceros.
2.5. Requisitos del trabajo de auditora interna
a) Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean
conocimientos tcnicos adecuados y capacitacin como auditores.
b) El auditor debe mantener una actitud mental independiente.
c) Tanto en la realizacin del examen como en la preparacin del informe
debe mantenerse el debido rigor profesional.
d) El trabajo debe planificarse adecuadamente ejercindose la debida
supervisin por parte del auditor de mayor experiencia.
e) Debe obtenerse suficiente informacin (mediante inspeccin observacin,
investigacin y confirmaciones) como fundamento del trabajo.
3. Independencia
Es fundamental considerar de quin debe depender el auditor interno. En
una empresa depender directamente del dueo de la misma o de un
comit. En una gran empresa deber depender del Sndico y de un Comit
de Control Interno (cuyos miembros no ejerzan funciones ejecutivas). Es
fundamental que los miembros de la auditora interna no tengan relaciones
con la Gerencia de Personal (para temas como bsqueda y contratacin de
personal de auditora, para planes de capacitacin, jerarquizacin,
liquidacin y pago de sueldos, vacaciones o permisos especiales, etc.),
tampoco deber tener relaciones comerciales con el ente para el cual
trabajen. De esta forma se protege la total independencia de criterio y
observacin, evitando adems las politiqueras internas que tienden a
distorsionar informacin y proteger a personal del ente. Es tambin
fundamental que no exista lazos directos de familia entre los miembros de la
auditora y el personal a ser auditado, de existir alguna relacin ello debiera
dejarse como constancia en los informes de auditora respectivos.
No preservar la independencia y objetividad (aunque todo sujeto tiende a la
subjetividad) de los auditores, impide un ptimo y efectivo ejercicio de las
funciones que le estn encomendadas.
Imaginemos que sucedera en una institucin bancaria si los auditores
pidieran crditos u otros servicios a dicha institucin, es lgico pensar en
intercambio o negociacin de favores.
4. Tercerizacin
Por todo lo visto arriba y por los menores costos, mayores niveles de
productividad y mejores niveles de calidad sera conveniente utilizar
servicios tercerizados de auditora interna. De tal forma se evitan costos
fijos (sueldos, espacio fsico, computadoras, gastos de telfono), si los
servicios no son adecuados es ms fcil el cambio de auditora, al prestar
servicio en distintas empresas los auditores poseen mayor nivel de
experiencia, la capacitacin de los auditores no corre por cuenta de la
empresa sino por parte de el ente prestador del servicio, pueden utilizarse
alta tecnologa producto de que el costo de la misma puede subdividirse
entre numerosos clientes, pueden lograrse servicios con alto nivel de
especializacin (el ente prestador del servicio puede contar con
especialistas en: auditora en informtica, en seguridad, en materia
impositiva, en fraude, en calidad y satisfaccin del consumidor, e inclusive
auditores por tipos de actividades) lo cual redunda en mejores niveles de
calidad.
5. Alcances de la nueva auditora
La nueva auditora ya no comprende slo los controles tradicionales, sino
que en la bsqueda de proteger los activos de la organizacin audita el
cumplimiento de normativas (sean stas internas o externas), polticas y
directrices, y principios fundamentales de gestin moderna de empresas, en
todo lo atinente a la calidad de los productos y servicios, niveles de
satisfaccin de los clientes, eficiencia de los procesos administrativos y
productivos. En el caso de la calidad el auditor interno no proceder a
efectuar mediciones o controles de calidad, su funcin en este caso es la de
verificar la existencia de dichos controles y los mismos son correctamente
llevados a cabo. En el caso de los procesos administrativos y productivos
deber contarse con auditores capacitados debidamente en dichas reas y
sus informe tendrn un enfoque netamente de asesoramiento.
Adems deber tenerse debidamente en cuenta los efectos que en el
control interno tienen las siguientes nuevas maneras de operar:
a) Teletrabajo
b) Tercerizacin
c) Utilizacin de internet
d) Uso de redes informticas (cajeros automticos, transferencias
electrnicas)
e) Globalizacin de los mercados
f) Cuadro de Mando Integral (necesidad de confirmar la correccin de los
datos y del buen funcionamiento del sistema informtico)
g) Contribuir en la eliminacin de desperdicios y despilfarros, contribuyendo
con su asesoramiento a la mejora de los procesos y actividades
6. Trabajo en equipo
El mejor uso de las capacidades y experiencias para una evaluacin ms
efectiva del control interno, como as tambin la investigacin de casos
especiales hacen necesario la implementacin del trabajo en equipo
incluyendo los Crculos de Calidad en el rea de auditora interna, como
forma de mejorar los procedimientos, logrando de tal forma controles,
propuestas, anlisis e informes de mayor calidad y menores costos.
7. Uso de herramientas de gestin
Ya sea en forma individual, en equipo o en los crculos de calidad se deber
hacer uso de las herramientas de gestin aplicada en materia de calidad y
productividad. Nos referimos tanto a las siete herramientas clsicas, como a
las nuevas herramientas y otras que pueda idear el personal de auditora en
el ejercicio de sus tareas.
As tenemos la Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para analizar
falencias, detectar causas de errores o ilcitos, bsqueda de soluciones o
mejoras del control interno.
El Diagrama de Pareto permite entre otras funciones importantes la
priorizacin de controles en funcin de la preponderancia que los diferentes
factores tienen, como as tambin la utilizacin de la misma para descubrir
la causa de problemas, o dar solucin a las mismas.
Los Seis Porqu? permite mediante preguntas sucesivas llegar a la causa
fundamental de los problemas evitando quedar en los rasgos ms
superficiales.
El Control Estadstico de Procesos (CEP) posibilita determinar la capacidad
del proceso para engendrar productos y servicios externos e internos que
satisfagan los niveles requeridos. As las diferencias contables, o de
inventario o la falta de cumplimentacin correcta en las carpetas crediticias
en el caso de las instituciones bancarias se deben a diferentes causas, el
CEP permite conocer si la cantidad de falencias esta dentro de lo que es
natural al sistema o si sus causas son especiales, adoptando segn el caso
las respectivas medidas de anlisis y correccin.
El fluxograma es un elemento fundamental no slo para evaluar el sistema
de control interno, sino adems para evaluar la eficiencia de las actividades
o procesos.
El Diagrama de Dispersin permite poner a prueba la interrelacin entre
diferentes factores, como podra ser cantidad de comprobantes
recepcionados por caja con las diferencias de caja.
El histograma permite analizar la distribucin de los errores o falencias
detectadas.
La estratificacin permite mejorar los niveles de cumplimentacin y detectar
razones de irregularidades. Si al controlar atrasos crediticios en un Banco
se tienen mayores niveles en una lnea crediticia ello puede deberse al
sector al cual est destinado o a falencias en la concesin de los mismos, y
si los niveles estn concentrados en determinadas sucursales bancarias ello
puede deberse a falta de capacitacin del personal crediticio o problemas
propios de determinadas zonas econmicas.
Anlisis Preventivos. Consistentes en utilizar la lluvia de ideas por parte de
los auditores internos a los efectos de detectar para cada proceso, servicio,
producto o actividad donde o qu problemas pueden surgir, analizando
como evitar de que se produzcan y fijando sistemas para su deteccin.
El mtodo de las Seis Preguntas Fundamentales, conformadas por: Qu?
Cmo? Quin? Dnde? Cundo? y el Porqu? para cada una de las
respuestas anteriores permite mejorar el control interno, detectar
irregularidades y mejorar la eficiencia de los procesos y actividades. As
pueden descubrirse que se estn realizando tareas actualmente
innecesarias, o que quin lo ejecuta es un personal demasiado costoso para
la ejecucin de la misma, o que el lugar donde se realiza es poco apropiado
por razones de seguridad (lugar de la Tesorera), o el como se realiza
resulta costoso o inseguro.
8. Conocimientos y Aptitudes
En cuanto a conocimientos como es obvio de lo expresado con anterioridad,
es menester que los auditores posean conocimientos a materia de
herramientas de gestin, estadstica, control estadstico de procesos (SPC),
resolucin de problemas, benchmarking, trabajo en equipo, crculos de
calidad, tormenta de ideas, pensamiento sistmico, relevamiento y
evaluacin del control interno, planificacin, administracin, finanzas, a
parte de las normativas legales, contables y conocimientos en sistemas de
informacin.
El benchmarking como metodologa que tiene por objetivo detectar las
mejores prcticas y procedimientos a los efectos de su anlisis y posterior
implementacin es muy interesante a los efectos de adaptar mtodos o
procedimientos aplicados por otras auditoras. La realizacin del
benchmarking se ve facilitado por la existencia de las Asociaciones de
Auditores Internos a nivel general como por sectores.
En cuanto a aptitudes el auditor interno deber tener:
a) Inters y aptitud por la investigacin
b) Capacidad de anlisis estadstico
c) Conocimientos especficos (tcnicos) en materia de auditora interna,
control interno y en lo concerniente al sector.
d) Comportamiento organizacional y programacin neuro-lingstica
e) Capacidad de anlisis
f) Aptitud para trabajar en equipo
g) Actitud proactiva
h) Alto nivel tico
9. Planificacin
Deber ante todo definirse claramente los valores, y la misin de la
Auditora Interna. Es necesario que quede completamente en claro quienes
son sus clientes y que requieren. Para lo cual resulta sumamente
interesante implementar un sistema para verificar la calidad de los trabajos
e informes de auditora, como as tambin medir los niveles de satisfaccin
de los usuarios de la informacin suministrada. Resulta utilizar recursos
para luego de un tiempo tomar conocimiento de que los informes no eran de
importancia o significacin para los receptores de stos.
Volviendo al elemento central de la planificacin, es fundamental ella por
cuanto suministra la visin a compartir por los miembros de la auditora, lo
cual ser el eje central que movilizar las capacidades y recursos para un
ms efectivo y eficiente logro de los objetivos.
10. La mejora continua en la auditora
El sector de auditora no puede escapar a las consignas del momento que
son lograr cada da mejores niveles tanto en calidad, como en costos,
productividad y plazos.
Por ello el realizar las auditoras con el mejor uso de los recursos (sobre
todo teniendo en cuenta que las actividades de auditora interna no poseen
valor agregado para el cliente externo), el mayor nivel de calidad y en
plazos perentorios resulta fundamental. Para ello deben concentrarse la
utilizacin de los recursos de la forma ms eficiente posible, mejorando de
manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse
en cuestiones o elementos significativos y con un creciente impacto en la
organizacin.
11. El control interno y los resultados econmicos
En la ltima lnea del Cuadro de Resultados est la verdad, en el se refleja
que tan bien a operado la empresa. Muchas empresas con un ms que
ptimo resultado en materia productiva y comercial ven reducir sus
utilidades y hasta en algunos casos se llegan a los nmeros en rojo
producto de negligencias, fraudes, robos y hurtos. Entre las negligencias
podemos mencionar la falta de seguros ya sea por incendios o accidentes
entre otros, tambin la falta de controles adecuados al momento de calificar
a un cliente para el otorgamiento de crdito. No menos costosos son las
prdidas por errores de clculo o falta de cumplimientos formales en materia
impositiva. Estos son slo unos ejemplos de los hechos que ms
comnmente se dan en las organizaciones. De igual forma es menester
evitar los fraudes, robos y hurtos, como as tambin acciones destructivas
que puedan afectar el patrimonio de la empresa. Slo un buen control
interno, el cual debe ser relevado y evaluado convenientemente por los
auditores de la compaa puede evitar la disminucin de las utilidades o su
conversin en prdidas.
En una Institucin Bancaria el no haber actualizado el monto de impuesto
de sellos por chequeras llev a una percepcin menor en concepto de dicho
impuesto, y por lo tanto a abonar menos al Ente Recaudador, tenindose
que hacer cargo luego la Institucin Financiera de la diferencia ms los
intereses y multas respectivas.
No menor efecto tienen en los resultados de la empresa, tanto en su
clculo, como en la calidad de la informacin manejada para la adopcin de
decisiones, un control interno que asegure informacin correcta, precisa y a
tiempo.
Como ejemplo podra mencionarse el caso de una Institucin Bancaria que
por calcular errneamente sus Niveles de Efectivo Mnimo Diarios, tomaba
fondos interbancarios para cubrirlos con el alto costo que ello implicaba,
cuando en realidad sus situacin real le permita el otorgamiento de fondos
a otras instituciones bancarias con la consiguiente obtencin de jugosos
beneficios.
Otro ejemplo de graves resultados es la informacin incorrecta en materia
de Deudores por Ventas. Reclamar a alguien que ha pagado puede hacer
perder el cliente, y no hacerlo a alguien que no est al da con sus pagos
implica tambin prdida de liquidez y de resultados.
Tener informacin confiable en materia de inventarios es muy importante,
mxime an en una poca de altos costos financieros y ante la necesidad
de aplicar metodologas como el Just in Time.
Podemos apreciar con est pequea cantidad de ejemplos las graves
consecuencias que una falta de control interno eficaz puede traer aparejada
para la empresa en materia de resultados.
12. Auditora y control de los procesos informticos
Los procesos informticos han cambiado notablemente las condiciones
internas de las organizaciones, motivando de tal modo importantes
consecuencias en materia de control interno.
Se aconseja a los efectos de evitar fraudes la separacin de funciones entre
quienes son encargados de manejar el sistema, los programadores y
quienes controlan los inputs, los cuales deberan ser efectuados por tres
tcnicos o grupos de tcnicos en informtica diferentes. Sin embargo tanto
por el tamao de las empresas, como por las nuevas caractersticas que
tienen lugar en los procesos fabriles y de servicios los controles deben
adaptarse a esta nueva situacin. La creacin de mecanismos paralelos e
independientes al sistema para el control comparativo es adonde apuntan
las nuevas metodologas destinadas a salvaguardar los procesos
informticos.
Poner los sistemas informticos al resguardo del accionar de los piratas,
como de los virus resulta fundamental por las enormes prdidas que las
mismas pueden ocasionar a la empresa.
No menos importante resulta no slo el control de acceso a la informacin,
sino la posibilidad de acceder a archivos de gran valor estratgico como son
los relacionados con los clientes y su respectivas evoluciones comerciales.
Muchos tienen inters en hacerse de dichas bases de datos a los efectos de
su venta a la competencia.
En el control de sistemas del procesamiento electrnico de datos (EDP)
podemos diferenciar tres aspectos:
a) Controles de la organizacin del proceso de datos. Podemos estudiar en
el cuatro aspectos:
1. Divisin de responsabilidades
2. Control sobre los operadores del ordenador
3. Biblioteca de programas
4. Sistemas de seguridad ante incendios u otros accidentes
A los efectos de mantener la integridad del sistema cuando las funciones de
autorizacin y registro estn comprendidas en el propio programa es
necesario separar la funcin de operacin y manejo de las mquinas y la de
mantenimiento del programa y de la memoria o biblioteca. Esta separacin
de funciones es importante por cuanto, proporciona una eficaz verificacin
cruzada de la exactitud y correccin de los cambios introducidos en el
sistema, impide al personal de operaciones efectuar revisiones sin plena
autorizacin y verificacin, evita que el personal ajeno a la operacin tenga
acceso al equipo, y por ltimo mejora la eficiencia, puesto que las
capacidades y el adiestramiento que se requieren para desempear tan
diversas actividades difieren.
Es importante la separacin entre el personal encargado de las bibliotecas,
y el de la seccin de adquisicin y control de datos.
b) Controles de procedimientos. Se refieren a cuatro puntos especficos:
1. Datos fuente y controles de salida. Es preciso un control sobre los datos
de entrada que permita verificar que stos han sido autorizados e
introducidos una sola vez. La funcin de los controles de salida es
determinar que los datos procesados no incluyen ninguna alteracin
desautorizada por la seccin de operaciones del ordenador y que los datos
son correctos o razonables.
2. Controles del proceso. Los objetivos principales son descubrir la prdida
de datos o la falta de su procesamiento, determinar que las funciones
aritmticas se ejecuten correctamente, establecer que todas las
transacciones se asienten en el registro indicado, asegurar que los errores
descubiertos en el procesamiento de datos se corrijan satisfactoriamente.
3. Controles del archivo o biblioteca. Si stos son defectuosos pueden
deformar la contabilizacin.
4. Controles sobre las salidas
c) Controles administrativos. Hacen referencia al diseo, programacin y
operaciones del EDP.
Seguridad fsica. Las precauciones bsicas a tal objeto son:
1. Deben mantenerse en otro lugar, duplicados de todos los archivos,
programas y documentacin bsica.
2. Proteccin contra excesos de humedad, variaciones de temperatura,
cadas de tensin, cortes de suministro, campos magnticos, actos
delictivos, etc.
3. Proteccin contra incendios, inundaciones, desastres naturales, etc.
4. Plan de emergencia que prevea las actuaciones bsicas y medios
alternativos disponibles ante distintos niveles de sucesos catastrficos.
5. Designacin de un responsable de seguridad y revisin peridica de la
operatividad de los medios dispuestos.
6. Seguro que cubra el riesgo de interrupcin del negocio y el costo de
reconstruccin de ficheros.
13. La Matriz de Control Interno
La misma es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar
decisiones y resolver problemas, y de ver la organizacin en su totalidad.
Es una forma de pensar, porque analizando la interrelacin de los diversos
productos, servicios y reas de la empresa con las disposiciones normativas
externas e internas, como as tambin con los principios de control interno y
seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como a los auditores internos (o
externos) y a las gerencias de las diversas reas a preguntarse de que
manera afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos
y actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de normas que se
relacionen con las mismas.
Cabra preguntarse cuantas veces las organizaciones son pasibles de
sanciones pecuniarias por incumplimiento de deberes formales slo por el
hecho de no haber realizado las indagaciones o bien de no tener
planificados los controles y las respectivas acciones.
Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la organizacin
establecen cantidad de controles a ejecutar por perodo de tiempo, con que
elementos o recursos se van a contar, que cuestionarios se han de utilizar y
quienes los elaborarn. Por medio de la delegacin se asigna por un lado
quienes son los responsables de realizar los controles.
Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o
reas de mayor riesgos, los cuales surgen de los puntajes ms bajos, son
aquellos en los cuales se han de priorizar los ajustes y correcciones,
adems a travs del anlisis de las razones de los bajos puntajes se logra
saber los motivos que los originan y de tal forma adoptar las mejores
acciones tendientes a su resolucin.
14. Bibliografa
Soriano Guzmn, Genaro La auditora interna en el proceso
administrativo Editoral CENAPEC 1992
Surez Surez, Andrs La moderna auditora McGraw Hill 1991
Skinner y Anderson Auditora Analtica Editores Libreros 1969
Madariaga, J.M. Nociones Prcticas de Auditora Deusto 1986
Rusenas, Rubn Oscar Manual de Control Interno Editorial Cangallo
1978
Pungitore, Jos Luis Sistemas Administrativos y Control Interno Club de
Estudio - 1994
Poch, Ramn Manual de control interno Gestin 2000 1997
Lefcovich, Mauricio L. Matriz de Control Interno Gestiopolis.com
Noviembre/2003
Esta monografa se termin de redactar el 26/11/03.
Autor: Mauricio Len Lefcovich Consultor en Administracin de
Operaciones
Especialista en Kaizen y Seis Sigma
Asesor en: Costos, Calidad, Productividad, Planificacin, Mejora Continua,
Auditora, y Relevamiento y Evaluacin de Control Interno.

Qu es auditora interna?
Desempeada por profesionales con un profundo entendimiento de la cultura, los sistemas y procesos de los
negocios, la actividad de auditora interna asegura que los controles internos establecidos sean adecuados
para mitigar los riesgos, los procesos de gobierno sean eficaces y eficientes, y las metas y objetivos de la
organizacin se cumplan.
El Instituto de Auditores Internos (The Institute of Internal Auditors - IIA) ha elaborado la siguiente definicin de
auditora interna, aceptada mundialmente:
Auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta concebida
para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Ayuda a una organizacin a cumplir
sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de
los procesos de gestin de riesgos, control y gobierno.

La independencia est establecida por la estructura de la organizacin y las lneas de reporte. La objetividad
se logra mediante una apropiada actitud mental. La actividad de auditora interna evala la exposicin al
riesgo del gobierno, las operaciones y los sistemas informticos de la organizacin, con respecto a lo
siguiente:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad e integridad de la informacin financiera y operativa.
Proteccin de activos.
Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.

Basndose en los resultados de la evaluacin de riesgos, los auditores internos evalan la adecuacin y
eficacia de cmo los riesgos son identificados y manejados en las reas mencionadas anteriormente. Tambin
evalan otros aspectos, tales como la ticas y los valores dentro de la organizacin, la gestin del
desempeo, la comunicacin de la informacin referida a riesgos y controles dentro de la organizacin con el
fin de facilitar un buen proceso de gobierno.

Los auditores internos deben proporcionar recomendaciones para mejorar aquellas reas donde se
identifiquen oportunidades o deficiencias. La direccin de la organizacin es la responsable de los controles
internos, mientras que la actividad de auditora interna proporciona aseguramiento a la direccin y al comit
de auditora de que los controles internos son eficaces y funcionan segn fueron establecidos. La actividad de
auditora interna est liderada por el director ejecutivo de auditora (DEA), quien establece el alcance de las
tareas, autoridad e independencia de la auditora interna en un estatuto escrito que es aprobado por el comit
de auditora.

Una actividad de auditora interna eficaz es un valioso recurso para la direccin de la organizacin y su comit
directivo o equivalente, as como para el comit de auditora, debido a su entendimiento de la organizacin y
su cultura, operaciones y perfil de riesgos. La objetividad, habilidades y conocimientos de los auditores
internos competentes pueden agregar valor de forma significativa a los procesos de control interno, gestin de
riesgos y gobierno de la organizacin. De forma similar, una actividad de auditora interna eficaz puede
proporcionar aseguramiento a otras partes interesadas, tales como los entes de regulacin, empleados,
proveedores financieros y accionistas.

Como cuerpo principal para la profesin de auditora interna, el IIA establece las Normas Internacionales para
el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna y el Cdigo de tica. A los socios del IIA se les exige adhesin
a las Normas y al Cdigo de tica.

Referencias: Marco para la Prctica Profesional Fundacin de Investigaciones del IIA, enero de 2004.

La auditora interna
Ederlys Hernndez Melndez

Contabilidad
02.05.2007
6 minutos de lectura

auditoracontrol de gestincontrol interno

Todos los profesionales vinculados al ejercicio de la Auditora as como los


empresarios conocemos de la vital importancia que tiene para el xito del negocio
contar con un equipo de Auditoria Interna que responda a los intereses del
mismo y que constituya un factor aliado de la alta jefatura de la entidad, as
garantizar velar por la correcta administracin, uso y control de los recursos
humanos, materiales y financieros. En este artculo presentamos elementos
importantes referidos a la Auditoria Interna.

La Auditora se define como:

Un proceso sistemtico, practicado por los auditores de conformidad con normas y


procedimientos tcnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar
objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos
jurdicos o eventos de carcter tcnico, econmico, administrativo y otros, con el
fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las
disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos.

La Auditora Interna es aquella que se practica como instrumento de la propia


administracin encargada de la valoracin independiente de sus actividades.

Por consiguiente, la Auditora Interna debe funcionar como una actividad


concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin, as
como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque
sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de
gestin de riesgos, control y direccin.

Los servicios de Auditora comprenden la evaluacin objetiva de las evidencias,


efectuada por los auditores internos, para proporcionar una conclusin
independiente que permita calificar el cumplimiento de las polticas,
reglamentaciones, normas, disposiciones jurdicas u otros requerimientos legales;
respecto a un sistema, proceso, subproceso, actividad, tarea u otro asunto de la
organizacin a la cual pertenecen.

En toda entidad bien organizada y para poder mantener la vigilancia sobre la cadena de
control de direccin, se hace necesario la creacin de un programa sistemtico de
revisin y valoracin para comprobar que las responsabilidades delegadas han sido bien
encausadas y que las polticas y procedimientos establecidos se han llevado tal como
estaba previsto.

Adems, es de suma importancia que exista una revisin regular por un personal
calificado para determinar que el sistema de control interno en general es el
adecuado, y mediante pruebas constantes, determinar que han resultado
operativamente efectivos. De existir fallas, deficiencias o cambios en las
condiciones existentes, debido a lo cual el sistema de control interno resulte
inefectivo, debe ser modificado apropiadamente efectuando los cambios
necesarios a las nuevas situaciones.

Debemos insistir, que con independencia de la supervisin que ejerza el auditor


interno sobre el cumplimiento de las responsabilidades delegadas por la direccin
a sus ejecutivos, y de la verificacin constante sobre el cumplimiento de los
sistemas de control interno vigentes, es parte de su responsabilidad la obtencin
de evidencias suficientes y competentes que le permitan dictaminar, sobre la
exactitud de la situacin econmico- financiera que presenta la entidad y cuyos
resultados muestran los estados financieros que peridicamente se emiten.

Consideramos que un auditor interno puede convertirse en los ojos y odos de la


direccin de la empresa, teniendo en cuenta, no solo su calificacin y tica moral,
sino porque se trata de un funcionario que con el tiempo logra obtener un alto
dominio de todas y cada una de sus funciones de la entidad donde labora, lo que
le permite convertirse en un asesor de o de los ejecutivos de la gestin
empresarial.

Definicin

La Auditora interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar
y evaluar la adecuada y eficaz aplicacin de los sistemas de control interno,
velando por la preservacin de la integridad del patrimonio de una entidad y la
eficiencia de su gestin econmica, proponiendo a la direccin las acciones
correctivas pertinentes.

Responsabilidades del auditor interno

Se clasifican en:

Naturaleza.
Objetivo y alcance.
Responsabilidad y autoridad.
Independencia.

Naturaleza

La Auditora Interna es la denominacin de una serie de procesos y tcnicas, a


travs de las cuales se da una seguridad de primera mano a la direccin respecto
a los empleados de su propia organizacin, a partir de la observacin en el trabajo
respecto a:

Si los controles establecidos por la organizacin son mantenidos adecuada y


efectivamente.
Si los registros e informes reflejan las operaciones actuales y los resultados
adecuada y rpidamente en cada departamento u otra unidad, y si estos se estn
llevando fuera de los planes, polticas o procedimientos de los cuales la Auditora
es responsable.

Objetivos y Alcance

El objetivo de la Auditora interna es asistir a los miembros de la organizacin,


descargndoles de sus responsabilidades de forma efectiva. Con este fin les
proporciona anlisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e informacin
concerniente a las actividades revisadas. Incluye la promocin del control efectivo
a un costo razonable.

El alcance comprende el examen y valoracin de lo adecuado y efectivo de los


sistemas de control interno de una organizacin, y de la calidad de la ejecucin al
llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Incluye:

Revisin de la fiabilidad e integridad de la informacin financiera y operativa y de


los juicios utilizados para identificar, medir, clasificar e informar sobre la misma.
Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con aquellas
polticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que pueden tener un
impacto significativo en las operaciones e informes, y determinar si la organizacin
los cumple.
Revisar las medidas de salvaguarda de activos y, cuando sea apropiado, verificar
la existencia de los mismos.
Valorar la economa y eficacia con que se emplean los recursos.
Revisar las operaciones o programas para asegurar que los resultados son
coherentes con los objetivos y las metas establecidas, y que las operaciones y
programas han sido llevados acabo como estaba previsto.

Responsabilidad y Autoridad

El propsito, autoridad y responsabilidad del departamento de Auditora interna


debe definirse en un documento formal por escrito, aprobado por la direccin y
aceptado por el consejo, especificando el alcance no restringido de su trabajo y
declarando que los auditores no tienen autoridad o responsabilidad sobre las
actividades que auditan.

Independencia

Para asegurar el grado efectivo de independencia necesario para el auditor


interno, estar subordinado e informar de su trabajo al ejecutivo ms alto del
escalafn; solo por este camino puede asegurar un alcance adecuado de
responsabilidad y de efectividad en el seguimiento de las recomendaciones.

Elementos de trabajo del auditor interno

Los elementos de la Auditora interna, excepto para asignaciones especiales,


pueden clasificarse en:

Cumplimiento.
Verificacin.
Evaluacin.
Cumplimiento

Extensin con que son seguidas las polticas, reglas, buenas prcticas de
negocios, principios contables generalmente aceptados, leyes, regulaciones del
gobierno y hasta el sentido comn.

Verificacin

La direccin debe recibir una seguridad permanente de la validez de los informes


actuales superior a la que es posible obtener por el examen anual del auditor
externo. Generalmente, la verificacin incluir registros, informes y cuentas.

Evaluacin

Es la responsabilidad ms importante del auditor interno, debe revisar


constantemente el sistema de control y estar seguro que es adecuado, y que se
mantiene tal y como espera la direccin.

Tareas a ejecutar en la auditora interna


Generales

Comprobar el cumplimiento de los sistemas de control interno en vigor y sus


adecuaciones autorizadas, as como de aquellos que por las caractersticas
propias de la entidad haya sido necesario establecer, determinando su calidad,
eficiencia y fiabilidad, as como la observancia de los principios generales en que
se fundamentan.
Verificar el cumplimiento de las normas de contabilidad y de las adecuaciones, que
para la entidad, hayan sido establecidas, a partir del clasificador de cuenta en
vigor.
Comprobar la calidad y oportunidad del flujo informativo contable y financiero, y
observar el cumplimiento de las funciones, autoridad y responsabilidad, en cada
caso en que estn involucrados movimiento de recursos.
Verificar la calidad, fiabilidad y oportunidad de la informacin contable-financiera
que rinde la entidad, realizando los anlisis correspondientes de los indicadores
econmicos fundamentales.
Comprobar el cumplimiento de la legislacin econmico-financiera vigente.
Comprobar el cumplimiento de normas de todo tipo, resoluciones, circulares,
instrucciones, etc. emitidas tanto internamente, como por los niveles superiores de
la economa y el Estado.
Verificar la calidad, eficiencia y confiabilidad de los sistemas de procesamiento
electrnico de la informacin, con nfasis en el aseguramiento de la calidad de su
control interno y validacin.
Analizar mediante la aplicacin de las diferentes tcnicas de Auditora la gestin
empresarial, con el objetivo de determinar su economa, eficiencia y eficacia.
Especficas

Realizar conteos fsicos sorpresivos de forma peridica a los inventarios y activos


fijos y otros valores de la entidad, y verificar su compatibilidad con los controles
establecidos y la cuenta contable correspondiente.
Efectuar arqueos de caja sorpresivos de forma peridica, y verificar su
compatibilidad con los controles establecidos, su movimiento y la cuenta contable
correspondiente.
Comprobar el saldo de las cuentas bancarias, y verificar su movimiento y
compatibilidad con los controles establecidos y la cuenta control.
Comprobar el saldo de las cuentas de pasivo y su movimiento.
Comprobar las operaciones de nminas, su calidad y control, as como presenciar
su pago fsico.
Verificar los ingresos producidos en la entidad y su cobro en tiempo y forma, de
acuerdo con lo establecido, y su compatibilidad con las correspondientes cuenta
control.
Comprobar la racionalidad de los cargos efectuados a las cuentas
correspondientes a gastos de todo tipo, su nivel de autorizacin, analizando las
desviaciones de importancia.
Estudiar y evaluar el cumplimiento de los sistemas de costo establecidos.
Verificar el cumplimiento de las cuentas de Patrimonio, evaluando la correccin y
autorizacin de las operaciones.
Comprobar la calidad y fiabilidad de los registros y libros de contabilidad de
acuerdo con los principios generales de control interno.
Analizar el cumplimiento correcto de los aportes al fisco, en tiempo y en los plazos
establecidos.