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Informtica.- Consolidacin
Curso 2012-2013
Dentro de este breve manual figuran, asimismo, una serie de ejercicios como
consolidacin y desarrollo de los aprendizajes, si bien se propone como fuente
de repaso y aprendizaje definitivo la aplicacin de procesos conducentes a
satisfacer necesidades reales y a la consecucin de tareas en las que el
alumnado, en su quehacer cotidiano y en su vida ordinaria, ponga en juego
aquellos procedimientos planteados desde este documento, aunque tan slo
sea parcialmente.
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Pues bien, una base de datos es, en buena comparacin, algo as como el
mueble a medida que necesitamos para almacenar ordenadamente la
informacin. Desde hace ya unos cuarenta aos existe la posibilidad de
organizar de este modo los datos (los empleados de una empresa, los alumnos
de un centro educativo, los habitantes de un municipio) de manera que todos
ellos se encuentran no slo disponibles con gran rapidez y comodidad, sino
que adems se pueden listar, cribar, cuantificar y ordenar por distintos criterios.
Por ejemplo, una vez introducidos en un ordenador todos los contribuyentes,
bastar teclear el D.N.I. de uno de ellos para obtener los dems datos que
figuren sobre l (domicilio, telfono...). Este sistema de archivo, permite
igualmente ordenar por edades los alumnos de una clase de un instituto (del
ms joven al mayor o viceversa) o calcular con precisin el nmero de los
habitantes de una comunidad autnoma que tienen entre 25 y 35 aos.
ACTIVIDADES
1. Pon ejemplos en los que sea interesante o incluso imprescindible el uso
de bases de datos.
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QU ES MICROSOFT ACCESS?
Paciente 1
7363562 Gonzlez Fernndez Jos 985222222
Paciente 2 9365563 Ramrez Corbaln Lus 985333333
Paciente 3 8463262 Garca Prez Graciela 985444444
Paciente 4 6343561 Gonzlez Quiones Rafael 985555555
Paciente 5 2363566 Velzquez Rodrguez Tamara 985666666
Por supuesto podramos fabricar nuestro mueble con mucha ms cabida para
pacientes y tipos de informacin disponiendo tantos cajetines o celdas como
necesitramos. En la terminologa tcnica que debemos dominar, diremos que
cada paciente que incorporemos en nuestro mueble, es un registro, mientras
que cada tipo de informacin que se recoge de cada registro (en este caso, de
cada paciente) se denomina campo.
ACTIVIDADES
1. Trata de explicar con tus palabras qu es un registro y qu es un campo en
una base de datos.
2. Pon ejemplos de registros y campos en una base para organizar libros.
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La herramienta informtica que nos permitir crear una eficiente base de datos
ser en nuestro caso Microsoft Access. Para ello entramos al programa desde
Botn de Inicio/Todos los Programas/Microsoft Office/Microsoft Access 2010
mediante un acceso directo, cuyo icono representa una llave y se haya
dispuesto en el escritorio de Windows o entre las aplicaciones utilizadas
recientemente.
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Tablas
Consultas
Formularios
Habitualmente son las entradas por las cuales se introducen los datos a la
base, aunque tambin se pueden escribir directamente en las tablas e incluso
en las consultas. No obstante, esta posibilidad depender del diseo que se
haga. En cualquier caso, aunque como todos los dems elementos
mencionados antes se puedan imprimir, en principio es ms comn que se
piense en ellos como pantallas que se presentan principalmente en el monitor
y nos sirven para escribir datos con el teclado o seleccionarlos con el ratn.
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Informes
Son los documentos que puede generar la base de datos en los que stos se
muestren ordenados segn el formato que deseemos. Estn, por lo tanto,
pensados para ser impresos y son totalmente modificables, permitindose en
este caso una innumerable cantidad de opciones en su diseo.
Existen, asimismo, otros elementos que pueden aparecer en las bases como
Pginas en HTML para la publicacin en Internet de datos procedentes de la
base, Macros (secuencias de rdenes o procesos para su realizacin
automtica) y Mdulos de programacin que establecen acciones ms
especficas para comportamientos muy personalizados o adaptados a
determinados contextos y funciones. No obstante, no ahondaremos en estos
componentes que en ocasiones aparecen en las bases dado que su nivel de
complejidad y su carcter menos fundamental que el de los otros elementos,
los sita en otras finalidades distintas a las que se persiguen en este manual
rpido y bsico de Microsoft Access.
ACTIVIDADES
1. Cita y explica cules son los objetos ms comunes e importantes de una
base.
2. Enumera los campos que debera incluir la tabla de una base sencilla
destinada a recoger pelculas de vdeo.
3. Pon algunos ejemplos de consultas que podras disear en la base del
ejercicio anterior, indicando su utilidad.
4. Las facturas que emite una base de datos de empresa qu tipo de
objeto son?
5. Qu tipo de objeto de la base son las pantallas para teclear los datos
de los pacientes en un hospital?
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Una vez valorado lo que pretenderemos obtener de la base a partir del instante
en que est diseada, procederemos a construir primer elemento que, segn
hemos visto, ser una tabla capaz de sustentar y guardar toda la informacin
necesaria ya disponible o aqulla que previsiblemente desee archivarse y
manejarse. Para ello, encontrndonos con la ficha Archivo abierta, hacemos
clic en Todos los objetos de Access, texto situado en el panel de la izquierda.
Seguidamente pinchamos en Tablas.
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A fin de evitar la repeticin de una misma persona en la base, puede ser buena
idea crear un campo que, por definicin, no contenga datos duplicados. Para
clientes de una empresa, pacientes de un centro sanitario o, como en nuestro
caso, alumnos de uno educativo, lo lgico es emplear el dato nmero de carn
de identidad. Sobre esta idea volveremos ms adelante, cuando ya
prcticamente hayamos completado el diseo general de la tabla.
Para proceder segn esto, pincharemos en el texto Haga clic para agregar, tal
como se indica a continuacin y escogemos la opcin Texto del men que se
despliega:
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Por ejemplo, basta con hacer clic en la fila situada bajo el ltimo campo de los
listados y teclear uno nuevo para crear otro distinto de los ya disponibles,
asignando su formato en la columna situada inmediatamente a la derecha. Si
desesemos modificar el tipo de alguno de nuestros campos, slo debemos
hacer clic sobre el formato que hubisemos establecido para desplegar el
men con todas las opciones disponibles que y seleccionar una de ellas:
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Al hacer clic en el botn que se indica bajo estas lneas, el cual que nos
permite ver la pantalla de datos, se muestra un cuadro de dilogo
advirtindonos sobre la necesidad de guardar la tabla para acceder a dicha
vista. Aceptamos, siguiendo igualmente lo sealado a continuacin:
Bajo estas lneas figura ya la pantalla de datos a la que hemos accedido por el
procedimiento descrito. En ella pueden introducirse, visualizarse, editarse y
borrarse la informacin de la tabla. Para comenzar, haremos clic en la primera
casilla de la columna DNI, de modo que el cursor comienza a parpadear en
esta celda y teclearemos el nmero de carnet del primer alumno.
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D I
Con ello, obtendremos algo similar a esto, con el icono de la llavecita marcando
que la clave principal es el campo DNI:
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Esta accin evitar duplicados ya que la base los rechazar cuando tratemos
de incorporar algn registro cuyo DNI ya corresponde a otro anterior.
ACTIVIDADES
1. Por qu decimos que las tablas son como el corazn de las bases de
datos?
2. Analoga: si la tabla es como una estantera, cada campo es como
un..
3. Explica para qu sirve asignar una clave principal a un campo de los que
se hayan definido.
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Ordenacin de registros
1.- Pinchar en el ttulo de un campo (de una columna en la vista de datos) para
seleccionarlo cuando el puntero mire hacia abajo y se vuelva negro. El fondo
de la columna se volver azul claro, tal como se aprecia en la imagen inferior.
2.- Hacer clic en el botn AZ Ascendente o ZA Descendente segn interese. En
el caso de los campos de fecha, como el del ejemplo inferior, el primero sita la
fecha ms antigua al principio y el segundo, sita la ms reciente en la posicin
superior. En los numricos y de moneda el orden ascendente coloca el nmero
ms bajo arriba y este valor va creciendo hacia abajo, mientras que el
descendente hace lo contrario.
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ACTIVIDADES
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No obstante, de los todos los datos del alumno o alumnos que aparecieran al
aplicar esa criba, slo se vera el nombre, por lo que, de momento, es ms
recomendable seleccionar todos los campos aunque solamente queramos
tamizar por uno de ellos. Para conseguirlo, debemos hacer doble clic en la
barra de ttulo de la tabla (mismamente en la palabra Alumnos) y as ya
quedan todos los campos seleccionados:
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Debe entenderse, por tanto, que el asterisco significa cualquier cosa. Esto
supone que si por ejemplo tecleamos *Mara* en el mismo campo de Nombre,
Access nos devolver todos los registros que contengan esa secuencia de
cinco caracteres, haya lo que haya delante de ella o detrs. As, si en la base
constase alguna Rosa Mara o Mara Pilar, stas figuraran en el listado final de
la consulta, junto con todas las dems personas que en su nombre contuviesen
Mara.
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Es tambin muy comn usar signos de mayor (>) y menor (<) en campos
numricos o de fecha o de moneda. En nuestro ejemplo podramos determinar
todos los alumnos que han nacido despus de una fecha determinada o los
que tienen menos renta que una cantidad que nosotros especifiquemos.
En los casos de los campos S/No, slo tenemos que teclear S con tilde o
Verdadero en criterios para que se filtren los que s cumplen la condicin
estipulada; o Falso para que se listen los que no lo hacen. Evtese utilizar la
palabra No para que se seleccionen los que no verifican dicha condicin,
puesto que si utilizamos ese procedimiento Access nos devolver un mensaje
de error.
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Una vez que hacemos clic en el botn superior izquierdo para ejecutar la
consulta, visualizaremos una pantalla como la que figura bajo estas lneas, en
la cual se realiza el tamizado correspondiente:
Si quisiramos obtener una relacin nominal con DNI de esos alumnos pero sin
que figurasen los dems datos, bastara con volver a la vista de diseo
(mediante el botn con escuadra) y desactivar la opcin Mostrar en cada
campo.
Esto pone de manifiesto una vez ms que Access puede filtrar conforme a
criterios dados para determinados campos de la consulta que, sin embargo, no
se muestren en ella cuando se ejecuta, lo que resulta extremadamente prctico
puesto que los listados directos que se obtienen al generar este tipo de objetos
se mostrara una innecesaria reiteracin del mismo dato en todos los registros
filtrados. Por ejemplo, en una consulta como sta, si no procedemos
desactivando oportunamente la casilla Mostrar veramos cmo todos los
alumnos de Oviedo repiten redundantemente este dato de Localidad en la
misma columna desde el primer registro hasta el ltimo.
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De este modo, para guardar la consulta de los estudiantes que tienen beca y
que no residen en Oviedo haremos clic con el botn derecho del ratn sobre
la palabra de la ficha Consulta, segn se indica a continuacin:
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Conectores lgicos
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Campos calculados
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Es decir: si queremos que en este ejemplo se muestren slo los alumnos que
tienen menos de 18 aos a fecha 31/12/2012, bastar con definir para este
campo la condicin <18 en la fila de Criterios para conseguir una relacin de
alumnos que en ese momento eran menores de edad.
ACTIVIDADES
1. Haz t otras cuatro consultas en las que establezcas distintas
condiciones y comprueba que los alumnos cribados satisfacen las
condiciones que t has indicado en cada caso. Recuerda que puedes
definir ms de un criterio en una sola consulta.
2. Intenta crear una consulta que calcule la edad de los alumnos en el
momento actual y que filtre slo los menores de diecisis aos. Puedes
utilizar como ayuda las indicaciones del prrafo situado sobre el rtulo
ACTIVIDADES, situado en esta misma pgina.
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En las capturas siguientes se muestra otra base, tambin para alojar personas,
desde la que confeccionaremos un listn telefnico de todos los registros
contenidos en la misma. El primer paso consistir en hacer clic en la ficha
Crear y despus en el botn Asistente para informes, segn se indica bajo
estas lneas:
A continuacin se
mostrar la ventana
que figura a la
izquierda de estas
lneas, en la cual
escogeremos la tabla
o consulta cuyos
datos deseamos que
figuren en nuestro
informe. Una vez
seleccionada la
fuente de datos, en
caso de que
deseramos que en
el informe se viera la
informacin de todos los campos, deberamos pinchar en el botn que contiene
dos ngulos dibujados apuntando hacia la derecha. Si queremos seleccionar
determinados campos nada ms, hacemos clic sobre los que deseemos que
aparezcan en el informe y pinchamos en el botn que tiene nicamente un
ngulo mirando hacia la derecha. Esta operacin, que es la que se muestra
aqu se realizar tantas veces como campos queramos seleccionar conforme al
procedimiento indicado en la pgina siguiente.
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As, si lo que
deseamos en este
instante es generar
un documento con
un listn telefnico,
nos interesar que,
al menos figuren
apellidos (en esta
base los dos se han
compendiado en un 1 2
campo solamente),
nombres y telfonos
de cada persona),
de modo que
seleccionaremos y
aadiremos uno a
uno esos tres
campos en el
asistente,obteniendo
por lo tanto, una
ventana como la que
se observa a la
derecha de estas
lneas. 2
As, hacemos clic en 1
el botn Siguiente>
segn se indica en la
misma captura.
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Veremos la ventana
que figura a la
izquierda en relacin
al orden en el que
deseamos se
1 ordenen los registros
(en nuestro caso es
2 lgico colocarlos
siguiendo un orden
alfabtico de
apellidos y nombre).
En la captura se
muestra la seleccin
lgica de opciones.
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Una vez que
hayamos establecido
los campos en los
que se aplicar la
ordenacin conforme
a nuestros intereses, 1
hacemos clic en
Siguiente y
accedemos a la
pantalla que figura a
la derecha, en la cual
escogeremos entre
tres tipos de informe:
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a) En columnas: si lo seleccionamos, aparecern todos los
registros (todos los alumnos en nuestro ejemplo) con los datos de
cada uno en vertical.
b) Tabular: si escogemos esta presentacin, veremos todos los alumnos con
sus correspondientes datos en forma de tabla.
c) Justificado: similar al primero, pero con los campos y las informaciones de
cada campo encajados e integrados a lo ancho de la pgina.
Aqu se ha escogido
Tabular a fin de que 1
la informacin se
organice en pocas
pginas. Al pinchar
en Siguiente>
veremos la ventana
de la derecha, en la
cual le asignaremos
un nombre al
informe, que figurar
igualmente como
ttulo del mismo
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ACTIVIDADES
1. Genera t un informe con las direcciones de los alumnos y fecha de
nacimiento de modo que se ordenen por este ltimo dato.
2. Haz un documento que sirva como ficha del alumno, de manera que
cada registro muestre ordenadamente todos los datos que le
correspondan.
3. Crea un informe con las direcciones de slo los alumnos que residen en
Oviedo ordenndolos alfabticamente por apellidos y nombre.
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- Ahora, que ya hemos estudiado y elaborado todos los tipos de objetos que
contemplamos en este breve manual, conviene conocer y utilizar un prctico
panel de navegacin que nos permitir movernos por cualesquiera de ellos que
se hayan diseado dentro de la base de datos.
As, bastar con hacer doble clic con el ratn desde esa zona izquierda de la
pantalla en el objeto del que se trate para visualizarlo:
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En nuestro ejemplo, con dicho doble clic, se abrir el informe Listn telefnico:
- Por otro lado, debe considerarse que en las bases prcticamente nunca se
teclean los datos directamente sobre las tablas, lo que evita prdidas o
borrados accidentales de informacin que podran resultar catastrficos. Pese a
que en este tutorial se han incorporado los registros en una tabla, lo ms
comn es que la introduccin de esos datos se lleve a cabo mediante
formularios, objetos cuyo diseo y funcionamiento se ha omitido en este breve
manual a fin de insistir en otros elementos con un carcter ms estructural.
TRABAJO FINAL
Crea una base totalmente operativa para almacenar CDs o DVDs con una
tabla y al menos cuatro consultas y cuatro informes como mnimo. Se valorar
la utilidad y la presentacin, as como el uso de recursos, estrategias y
procedimientos trabajados en estas lecciones.
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