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REMUNERACIONES Y COMPENSACIONES

SEMANA 9

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| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 9
NDICE
UNIDAD 9 ...................................................................................................................................... 3
AUDITORAS DE REMUNERACIONES ............................................................................................. 3
Aspectos conceptuales de auditora ............................................................................................. 4
Objetivos de la auditora ........................................................................................................... 4
Evaluacin del control interno .................................................................................................. 5
Cuentas contables objeto de la auditora ................................................................................. 6
Procedimientos de auditora ......................................................................................................... 7
Pruebas de auditora ..................................................................................................................... 8
Pruebas de control o de cumplimento...................................................................................... 8
Objetivos de auditora ............................................................................................................... 9
Pruebas de auditora ................................................................................................................. 9
Papeles u hoja de trabajo........................................................................................................ 10
Fuente de datos y llenado de la hoja de trabajo..................................................................... 11
Resultados e informes de la auditora ........................................................................................ 11

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UNIDAD 9

AUDITORAS DE REMUNERACIONES

Objetivos

Identificar los procedimientos de auditoras y aplicacin de pruebas de


auditora al rea de remuneraciones.

Contenidos

Aspectos conceptuales de auditora


Procedimientos de auditora
Pruebas de auditora
Resultado e informes de auditora

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ASPECTOS CONCEPTUALES DE AUDITORA
La auditora de remuneraciones y pagos al personal debe siempre ser parte de la auditora de
personal o recursos humanos. En tal sentido, las remuneraciones son un segmento de control
financiero y administrativo a la vez.

La auditora de remuneraciones, como toda auditora, parte con un programa de trabajo que
contiene a lo menos los siguientes elementos:

Objetivos de la auditora
Evaluacin de control interno
Procedimientos de auditora
Pruebas de control o cumplimientos
Pruebas sustantivas
Informes de resultados

OBJETIVOS DE LA AUDITORA
Los objetivos de la auditora de cualquier rea o segmento siempre estn en lnea con la
definicin de esta tcnica de control que es la auditora.

En ese sentido, entendemos que la auditora es un conjunto de procedimientos llevados a cabo


por personal competente, orientados a verificar datos y obtener informacin sobre la
razonabilidad de cifras, procedimientos y cumplimiento de objetivos, con el fin de entregar
una opinin fundada sobre la base de evidencias que mejore la gestin del rea auditada. La
auditora de remuneraciones es entonces lo mismo, slo que orientada a esta rea en
particular.

Al hablar de profesionales competentes para el trabajo de auditor nos referimos a auditores


internos o externos capacitados para estas tareas.

Algunas respuestas acerca del por qu de una auditora a las remuneraciones, ayuda tambin a
precisar el o los objetivos.

En algunos negocios el costo de personal es una partida significativa en el total de


costos de la empresa, especialmente, en empresas intensivas en mano de obra.

Conveniencia de verificar que los ingresos de personal y cambios en las


remuneraciones se procesen en su oportunidad, as como los retiros de trabajadores
se den de baja en los sistemas.

Constatar el cumplimiento de exigencias legales de orden laboral, previsional,


tributario y de contratos colectivos de trabajo.

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EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
El primer paso para una auditora es evaluar el Sistema de Control Interno de la empresa, sea
la auditora por primera vez o auditora peridica o recurrente. Pues dependiendo de las
fortalezas del sistema ser el alcance de los procedimientos y pruebas de auditora que se
empleen.

Por Sistema de Control Interno se entiende el conjunto de normas y procedimientos


previamente establecidos para un rea determinada, en este caso, el rea de remuneraciones
y compensaciones. La evaluacin del sistema de control interno emplea una serie de
procedimientos entre los que destacan.

Entrevistas con los ejecutivos superiores, jefaturas y personal del rea.


Visitas a las oficinas e instalaciones para verificaciones oculares.
Verificacin de la existencia de manuales actualizados de normas y
procedimientos.
Completar cuestionario de preguntas.
Revisin de evaluaciones de control interno anteriores.

Las entrevistas con ejecutivos de jefaturas y personal del rea darn una visin de primera
mano al auditor acerca del funcionamiento y los controles de la empresa.

Las visitas a terreno le permitirn observar instalaciones fsicas, personas y comportamientos


que tienen que ver con el estilo de trabajo y relaciones laborales en la organizacin.

Verificar la existencia del manual de normas y procedimientos para comprobar su existencia,


conocer las actualizaciones y luego, mediante procedimientos, verificar si se aplican y en qu
grado.

Completar cuestionarios de preguntas previamente diseadas para verificaciones de aspectos


relevantes para la auditora, tanto de orden administrativos como financieros. Por ejemplo, ver
el que se presenta en la Figura N 34.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA EL REA DE REMUNERACIONES

PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
1. Existe para cada trabajador un contrato de
trabajo?
2. Estn todos los contratos actualizados del
personal en funciones?
3. Estn todos los finiquitos del personal retirado en
los dos ltimos aos?
4. El nico que firma contratos es el gerente general
o su delegado?
5. Las remuneraciones y beneficios las fija slo el
gerente general o su delegado?
6. Se dispone de manual de normas y
procedimientos para remuneraciones?

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7. Existen registros de asistencia del personal?
8. Los permisos y vacaciones son autorizados por la
jefatura de acuerdo con plan anual de feriados?
9. Las jefaturas reportan en los plazos previstos las
novedades de personal para cada proceso?
10. Existe sistema automtico para el clculo de
remuneraciones?
11. Hay personal distinto en las funciones de
procesos de clculos, revisin, contabilidad de
remuneraciones?
12. Etc.
Figura N 34

Y revisar evaluaciones de control interno anteriores para observar el estado del sistema en
ejercicios anteriores y el actual.

CUENTAS CONTABLES OBJETO DE LA AUDITORA


En las auditoras financieras las cuentas de remuneraciones, compensaciones y dems costos
de personal de frecuente uso y objeto de control se muestran en el recuadro de la Figura N
35.

CUENTAS CONTABLES RELACIONADAS CON REMUNERACIONES Y PERSONAL

Cuentas de costos y gastos Cuentas de activo Cuentas de pasivo


Sueldos Anticipos al personal Sueldos por pagar
Comisiones Prstamos al Personal Honorarios por pagar
Asignaciones Entidades de Previsin
Horas extras Impuesto nico Renta
Gratificaciones Provisiones vacaciones
Bonos Provisiones
Vacaciones indemnizaciones
Indemnizaciones
Honorarios
Beneficios de convenios
Aportes previsionales
patronales
Otros costos de personal

Figura N 35

Las cuentas de costos y gastos son las que acumulan las erogaciones mensuales y peridicas
por los diferentes conceptos de pagos al personal.

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Las cuentas de activo reflejan aquellos anticipos y prstamos que la empresa otorga a su
personal de acuerdo con convenios colectivos o polticas de anticipos de la remuneracin
mensual.

Las cuentas de pasivo corresponden a las deudas, descuentos y retenciones que se generan al
liquidar las remuneraciones peridicas y efectuar procesos de provisiones.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA

El programa de auditora para las cuentas de remuneraciones y costos de personal se debe


estructurar considerando los resultados de la evaluacin del sistema de control interno
efectuada en la visita interina. De ah se deriva el alcance del trabajo de auditora y las pruebas
a considerar en el examen de auditora, lo que permite obtener la informacin necesaria
acerca de la razonabilidad de la informacin presentada, as como las evidencias que
respaldarn la opinin del auditor.

RELACIN ENTRE CONTROL INTERNO, PROCEDIMIENTOS Y PRUEBAS DE AUDITORA

Calidad y Procedimientos y pruebas


caractersticas del de auditora
Sistema de Control
Interno

Un sistema de control interno slido, bien estructurado y con controles adecuados a los
riesgos requerir menos tiempo y pruebas de auditora que un sistema de control dbil. Algo
similar ocurrir con el tamao de la organizacin auditada y el volumen de sus operaciones.

El cuadro de la Figura N 36 muestra los principales procedimientos aplicables a las cuentas de


resultados.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA A LAS CUENTAS DE PERSONAL

Cuentas Procedimiento de auditora


Cuentas de costos de Anlisis comparado con ejercicio anterior.
remuneraciones
Cuentas de costos de Investigar fluctuaciones significativas.
personal
Cuentas de activo Anlisis comparado con ejercicio anterior.

Investigar fluctuaciones significativas.

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Cuentas de pasivo Anlisis comparado con ejercicio anterior.

Investigar fluctuaciones significativas.

Figura N 36

PRUEBAS DE AUDITORA
En la auditora de personal y remuneraciones se pueden efectuar pruebas de auditora de
cumplimiento y pruebas sustantivas o especficas.

Las primeras se aplican principalmente en las evaluaciones del sistema de control


interno, para verificar si los controles se cumplen y en qu grados.
Las segundas se aplican para verificaciones especficas de saldos, de la documentacin
de respaldo, la exactitud de clculos, segn los objetivos de la auditora.

PRUEBAS DE CONTROL O DE CUMPLIMENTO


El cuadro de la Figura N 37 muestra algunos ejemplos de control y las pruebas tpicas de
cumplimiento que les son aplicables a las cuentas de resultados, relacionadas con
remuneraciones y personal, y que durante su trabajo puede aplicar el auditor, para fijar el
alcance de sus pruebas sustantivas y disminuir los riesgos de auditora.

PRUEBAS DE CONTROL EN CUENTAS DE PERSONAL Y REMUNERACIONES

Control Prueba de control Resultado


Funcionalidad del sistema de Comprobar exactitud de El sistema procesa con
clculos de remuneraciones clculos con datos ficticios. exactitud los datos entrados
en 100%.
Nmina de personal Pedir y examinar los Existe manual de personal
contratos del personal nuevo que regula la contratacin y
y los finiquitos de las bajas. despidos.
Declaraciones y pagos Verificar el pago oportuno de Falla de control. En el mes de
previsionales los descuentos al personal y marzo se detect atraso en el
aportes patronales del ltimo pago a la AFP XX, y pago de
semestre. multas por $ 200.000.
Declaraciones y pagos de Revisar una muestra de las 100% de la muestra
impuesto nico y de declaraciones con datos del seleccionada con pago
retenciones a honorarios sistema al azar de 3 meses correcto.
del ltimo ao.
Comisiones de vendedores Verificar existencia de Falla de control. Software de
autorizaciones para definir clculo no discrimina en
comisiones a vendedores, diferentes porcentajes de
personas que autorizan y comisin y aplica a todos el
medio de clculo. ms alto.
Figura N 37

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OBJETIVOS DE AUDITORA
Los objetivos de auditora que ms aplican en las cuentas de resultado, activo y pasivos por
remuneraciones dicen relacin con:

Control, si existe control y de qu tipo.


Existencia, si existe verdaderamente.
Derechos, si los hay o no los hay.
Inclusin completa de operaciones, si est toda la informacin.
Valuacin, si es correcto el valor.
Precisin numrica o matemtica, si est bien hecho el clculo.
Documentos vinculados a las operaciones en revisin, si son los pertinentes.

Por ejemplo, un objetivo en el examen de la nmina de personal puede estar radicado en el


clculo de las remuneraciones, cmo verificar?, qu prueba efectuar? En este ejemplo, la
prueba puede ser el examen del software empleado y conocer al supervisor que autoriza las
altas y bajas de personal.

PRUEBAS DE AUDITORA
Las pruebas sustantivas o especficas estn siempre en relacin directa con los objetivos para
el rubro auditado y establecido previamente en el programa de auditora. Las pruebas ms
comnmente aplicadas a las cuentas de remuneraciones y de personal se muestran en el
cuadro de la Figura N 38.

PRUEBAS DE AUDITORA EN CUENTAS DE REMUNERACIONES Y DE


PERSONAL
Cuentas y conceptos Pruebas sustantivas
Haberes Cotejar valores del contrato con
valores de liquidacin para el 10% de
los trabajadores de forma aleatoria.
Remuneraciones Seleccionar muestra de contratos,
verificar sueldo asignado y pagado en
liquidacin para los 5 mayores
sueldos y 5 menores sueldos.
Descuentos previsionales Verificar porcentajes aplicados,
clculos efectuados y cargo a
resultado a una muestra al azar de 15
trabajadores.
Impuesto nico Efectuar anlisis comparado de
totales por mes y determinar causas
de fluctuaciones con ejercicio
anterior.
Multas, inters y reajustes Verificar montos contabilizados con
documentos de cobros y denuncias, y
precisar rea responsable.
Figura N 38

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PAPELES U HOJA DE TRABAJO
Al iniciar su trabajo de auditora el auditor debe armar sus hojas de trabajo con los datos que
requerir para las partidas de su examen y luego agregar en ellas las anotaciones, comentarios
y observaciones, adems de adjuntar las evidencias obtenidas en sus exmenes y pruebas
cumplidas.

La hoja de trabajo para el examen de las cuentas de remuneraciones y personal es la que el


auditor prepara con los datos comparados de ejercicio presente y los del ejercicio
inmediatamente anterior, para establecer las variaciones por cada una de las cuentas objeto
de su revisin, como se aprecia en el cuadro siguiente.

El anlisis comparado de saldos es quizs el procedimiento ms generalizado en auditora,


pues permite obtener una informacin inmediata de cambios entre un ejercicio y otro, para
luego dar paso a pruebas de clculos, exactitud, pertinencia, entre otras.

Ejemplo de una hoja de trabajo de este tipo (Figura N 39)

HOJA DE TRABAJO DE CUENTAS DE RESULTADO, EN MILLONES DE PESOS

Cuentas de Saldos Variaciones Comentarios


resultados Ao 1 Ao 2 Montos %
Sueldos 13.500.00 18.000.000 4.500.000+ 33 Saldo verificado
0 correcto. Detalle en
cdulas de sueldos.
Horas extras 1.200.000 0 1.200.000- (100
)
Comisiones 7.200.000 12.800.000 5.600.000 78
Indemnizaciones 7.500.000 5.200.000 2.300.000- (31)
Seguridad 1.220.000 1.450.000 230.000 19
industrial
Beneficios de 4.780.000 2.470.000 2.310.000- (48)
bienestar
Viticos 840.000 720.000 120.000- (14)
Anticipos de
sueldos
Sueldos por
pagar
Provisiones de
indemnizaciones
Figura N 39

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FUENTE DE DATOS Y LLENADO DE LA HOJA DE TRABAJO
El llenado de las tres primeras columnas lo efecta con los datos de los estados financieros de
la empresa, si es auditora por primera vez. Si es auditora recurrente, ms de una vez,
entonces toma los datos del ao anterior de sus propios papeles de trabajo y los coteja con los
de la empresa.

A continuacin, mediante operaciones aritmticas, establece las variaciones para cada una de
las cuentas y el total, las que de inmediato le darn una visin de los principales cambios
habidos entre el primer y segundo ejercicio.

El auditor concentrar su atencin de manera preferente en las cuentas de mayor variacin


para la investigacin de causas o bien pondr atencin en alguna que no tuvo movimiento o
registra baja variacin. Ello depender de lo previsto en el Programa de Auditora para el rubro
o del criterio del auditor para hacerse de informacin a primera vista con estas variaciones.

De manera similar a lo estudiado en la auditora de activos y pasivos, para no dejarse influir


slo por los montos de las variaciones, es conveniente establecer tambin los porcentajes de
las variaciones, pues observadas las variaciones con sus valores relativos se aprecia mejor el
impacto de la misma (como se presenta en la quinta columna de la hoja de trabajo).

Para el anlisis de las partidas de costos y gastos es frecuente encontrar valores relativos
(porcentajes), calculados de manera vertical a partir del total como 100 por ciento y luego
establecer la proporcionalidad de los dems conceptos de costos y gastos. De este modo, hay
otra perspectiva para la auditora de las fluctuaciones de valores absolutos y relativos.

Cdula de detalle. La secta y ltima columna queda destinada a los comentarios y


observaciones del auditor y anotaciones de referencias cruzadas con cdulas de detalle
empleadas, como se aprecia en el comentario de la cuenta sueldos.

En realidad, cada una de las cuentas y conceptos de esta hoja tendr uno o varios niveles de
desagregacin para el trabajo del auditor. Por ejemplo, la cuenta sueldos tendr los detalles
propios de los departamentos, por territorios u otras ubicaciones del personal. Esta misma
desagregacin deben seguir las cuentas de activos y pasivos relacionadas con costos de
remuneraciones y personal.

RESULTADOS E INFORMES DE LA AUDITORA


Los resultados de la auditora al rea de remuneraciones y costos de personal quedan en los
papeles de trabajo del auditor en calidad de evidencia para la opinin que expresar en su
informe. Estos resultados pueden ser de tres tipos:

Los que cumplen totalmente los objetivos previstos.


Los que cumplen parcialmente los objetivos previstos.
Los que no cumplen los objetivos previstos.

Estos resultados responden a la secuencias de auditora: objetivo - prueba - resultado. El


objetivo sigue expresando lo buscado o deseado, la prueba es el medio para la verificacin y el
resultado es el material de evidencia.

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Si el resultado es positivo, es decir, se cumple con el objetivo buscado en trminos afirmativos,
entonces el auditor tiene informacin confiable para la opinin que debe emitir. En tal caso, su
informe ser un informe limpio, sin salvedades. Si se cumple parcialmente, el auditor debe
solicitar que se efecte la correccin o ajuste; lo mismo si el resultado es negativo y, por tanto,
no cumple el objetivo. Si la empresa accede a la rectificacin o subsana el inconveniente,
entonces el resultado pasa a la categora primera, la de cumpliendo de objetivo.

Por el contrario, si la institucin no accede a efectuar el ajuste o a pesar de hacerlo no es


posible rectificar la situacin problemtica, el auditor considerar esa informacin para su
opinin. En tales casos, su informe ser con salvedad o incluso, segn la gravedad, podr
negar la opinin.

Por lo general, los errores fraudes u otras anomalas dan lugar a cdulas separadas para su
acopio y disponibilidad rpida de la informacin. La cdula de la Figura N 40 muestra algunos
errores o fraudes y causas probables de las faltas.

RESUMEN DE RESULTADOS NEGATIVOS EN CUENTAS DE REMUNERACIONES Y DE


PERSONAL

rea Descripcin de error o falla Causa efectiva o probable


Horas extras El personal realiza horas de Aplicacin parcial de las
trabajo sin autorizaciones y instrucciones en el manual de
en exceso a las permitidas remuneraciones sobre horas
legalmente. extras por parte de las
jefaturas.
Provisiones de gastos Se subestim el cargo a Personal ejecutivo tiene bono
resultados por las IAS, lo que por meta cumplida, la que
muestra una mayor utilidad alcanza con la mayor utilidad
de 10% sobre el valor presentada.
correcto.
Vacaciones El personal del rea de ventas Exceso de trabajo, poco
acumula vacaciones por ms personal y necesidad de
tiempo del legal. cumplir con metas de ventas.
Indemnizaciones Se pag indemnizaciones Personal nuevo trabajando en
contractuales sin el el clculo y contabilidad de
descuento de impuesto nico indemnizaciones sin
al exceso por sobre lo legal. supervisin de jefatura.
Compras a proveedores Compras de equipos de No existe exigencia de tres
seguridad por precios cotizaciones ni revisin
mayores a los del mercado. superior al personal
encargado de compras.
Figura N 40

Estos ejemplos ilustran resultados negativos determinados en el trabajo de auditora. La


tercera columna est indicando las causas efectivas o probables de la falla, error, o fraude
encontrado. Estas faltas deben ser informadas a la jefatura, indicando las recomendaciones
correspondientes para evitarlas o subsanar la falta. Y, dependiendo de su gravedad, formarn
parte de la opinin contenida en el informe de auditora.

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En los casos de ajustes contables para subsanar, errores, reclasificaciones o incorporaciones de
transacciones, el auditor deber verificar su registro en los libros de contabilidad del cliente y
actualizar los saldos en las cuentas del balance en sus hojas de trabajo para reflejar la situacin
corregida.

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