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CAPITULO VI

6.1 MANUALES

Es un compendio donde se encuentran todas las funciones, actividades y


tareas que deberán asumir las diferentes unidades administrativas que
conforman la organización.

6.2 Definición

- Los manuales son la identificación clara de las estructuras


organizacionales y las funciones asignadas a cada unidad
administrativa.
- Se les conocen también como reglamentos orgánicos funcionales.
- Los manuales se les considera como complementos de datos que trae el
organigrama y de ayuda a los niveles superior intermedio y operativo.

6.3 Ventajas y desventajas del manual

Funciones
- Delimita el
En cuanto a la Atribuciones
campo de
organización Responsabilidades
acción:

- Analiza la estructura y funciones de la


organización.

En cuanto a Facilita el conocimiento de su área funciones,


Ventajas -
los ejecutivos responsabilidades y determina su posición dentro
de la estructura.

En cuanto al - Permite conocer la estructura de organización,


personal de tareas, y responsabilidades asignadas.
operación

- Se impone excesivo formalismo en la organización.

- Su elaboración demanda un gran esfuerzo y no así los beneficios.


Desventajas
- Su contenido es incompleto y muy difícil de mantenerlo actualizado.
6.4 Partes de un manual

Partes de un manual

Parte general Parte esencial Parte complementaria

Escribe breve historia Describe las Describe los


de la empresa, funciones: organigramas generales y
objetivos, políticas y de detalle y el glosario de
la forma como el 1.- Planificación. términos.
personal participará 2.- Organización.
para el logro de sus 3.- Dirección.
metas. 4.- Control.
5.- Especialización
del área.

6.5 Razones y pasos para la elaboración de los manuales

Razones

Enfoca con claridad la naturaleza de la función, la forma de llevarla a cabo, los


limites a los que llegue la autoridad la responsabilidad y la clase de relaciones
que hay entre os diferentes niveles de la organización.

Para lo cual no se debe descuidar de:

• A quien va dirigido.
• Políticas de la empresa.
• Historia y sus antecedentes de la empresa.
• Normas de personal.
• Procedimientos utilizados.

Pasos para la elaboración de un manual.

1.- Recopilación de información.


2.- Estudio y análisis de la información recopilada.
3.- Elaboración del proyecto.
4.- Dictamen de autoridad competente.
5.- Propuesta definitiva del manual.
6.- Aprobación por las más altas autoridades.
7.- Publicación y distribución.
6.6 Estructura de un manual

Introducción Explicación esquemática de la filosofía, contenido y aplicación del


manual así como las mejoras a obtenerse.

Organigramas Organigramas analíticos, funcionales:


Funcionales y de Posición.

Objetivos Objetivos planteados a nivel de la empresa y por unidad.

generales

Políticas Reglas, lineamientos planteados en la organización así como por


cada unidad. (en ciertos caso la visión y la misión)
generales

Funciones por
Descripción de funciones a nivel de cada unidad administrativa,
unidad a nivel con énfasis en el proceso administrativo.
de jefaturas y
administrativa

Algunos PUESTO: Educación, experiencia y conocimiento,


DESCRIPCIÓN GENERAL,
manuales FUNCIONES: Diarias, periódicas y eventuales.

Glosario de Lista de términos de uso más frecuente en el manual con su


significado.
términos

Detalles del Carpetas, separadores, hojas, numeración y fecha ( DD/MM/AA).

manual

Observaciones Explicación más detallada sobre conceptos y contenidos.


(Ejemplo:)
generales RESPONSABILIDAD: Puesto de trabajo y lista de responsables.
AUTORIDAD: Facultad de puesto, para tomar decisiones.
FUNCIONES DE LOS PUESTOS: Para los altos ejecutivos:
Planificación, organización, dirección y control.
Para los demás puestos: Diarios, periódicos y eventuales.
EDUCACIÓN: Descripción de la educación básica para el puesto.
6.7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Cuando la empresa dispone de manuales de procedimiento, el personal más


calificado puede dedicar mayor tiempo a las funciones de supervisión, dejando
al personal subordinado actividades de menor complejidad; basándose en un
ordenamiento de sus actividades en forma secuencial y lógica, respetando
todos sus pasos siendo una guía flexible y útil que puede ser objeto de
modificación de acuerdo a las necesidades.

6.7.1 CONCEPTO Y OBJETIVOS

Concepto.

Es un documento que contiene la descripción de las actividades que deben


seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de
varias unidades, precisando su responsabilidad y participación.

Es un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno con relación a


la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y la los puestos
responsables de su ejecución; generando una inducción y adiestramiento al
personal.

Objetivos.

Desarrollar sus actividades con mejores índices de eficiencia cuando


dispone de procedimientos para cada área.

Proponer en medida la sistematización de funciones.

Políticas de control.

Se debe definir las siguientes políticas que son las más importantes, e
indicaremos los siguiente.

Definir un sistema que limite las funciones y responsabilidades por


unidades y puestos.

Elaborar un manual de procedimientos que señale una separación


adecuada de funciones, para evitar repetición de actividades entre varias
personas.

6.7.2 SÍMBOLOS PARA LAS RUTAS DE PROCEDIMIENTOS

FUNCION GRAFICO
OPERACIÓN

INSPECCIÓN

TRANSPORTE

DEMORA

ARCHIVO ó ALMACENAMIENTO

6.7.3 ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO

La estructura de un manual de procedimiento podemos indicar:

6.7.4 DEFINICIÓN, CLASES DE MANUALES, CONTENIDO

Definición.
La estructura tiene información sobre la historia, organización y procedimientos
de la empresa, con esta se describe en forma lógica y secuencial los pasos que
se compone un proceso o función completa.

Clases de manuales de procedimiento.


Personal con todos sus subsistemas.
Seguridad industrial.
Abastecimiento.
Contabilidad.
Control de comunicaciones.
Presupuestos.
Administración de caja.

Contenido.
Introducción.-
Objetivos.
Políticas.
Diagrama de flujo.
Secuencia de ejecución.
Descripción de formas.
Anexos.