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    2. Caja Chica

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    . OO ahs o ale informe Especial Fondos de Caja Chica Principales pautas para un adecuado control 1. Introduccion | rbuterss derivedas del manejo de los | 3.1.Plan de orgenizacion thesembolsos que se ealeerenelecvosin | Debe india tavamente los depen El vesenvavimiento normal de! gran | observa lee aquistos enabler porlas | mentoso persaner responsable de niverso empresa imple el desarollo | normas ibutaras is liferenes funcianes, especifeando de dstinias opeacanes, las cuales perm de corresponde i Tacultad de tomat ten contemplastaconesen los cuties 2 Mk Agpectos generates | cecistones Ertl endo, onto de ote ron ean patel flementa de cto! debe piteneerse. iol insniso de un sisters conable | 1. Definicién tive oes, principales sente 35 mismos que consutuirdn une base de | Elford de Caja Chica eet constiuido |» ExisturciadePoltcas yProedimienens. ‘na administracion financiers efectiva y | por un imoone fv do dinero en efecto | + Personal capactad, porns, restituible, cuyos montos son autor Ejecucién adecuads de los proved En esta oportunidad nos estamos re. | dos de acwurde con los requerimientos, ments, Fiiendo a los pagos en eectivo que son | dicho fondo sirve para cancelar obli- | inevitablerente necesarios. Es por dicha | gaciones de valor reducido y por lo | 3.2 Fases pueden ser canceledos con cheques. ‘acanzar con el esablecimiento del sist taxa. que 62s las empresas habitan los | eval no es comin ni freevente que | Las asesineledas con ol fondo de cao Tondos de “ajchiea"cesinatas scr los | se paguen mediante Ia emision de | chico son las sguientes clesemboisee squelis gettos menores, | cheques | ["Rutoriacion, cons erponsabiicas {ales como gastes de movida otryados | dee estar cargo de Is gerencia det Stes Wabsjecores qe ae requeter pate | 2. Objetivo del fondo de esja ehica fren o gerera Cue pueda veahrar sus labore Garis (es | El Objtvo prinepetde-contr cen un | Aprebacion Ueciraquellss otorgados como condicidn de | fondo de caja chica es la de mantener | Ejecucion, tipo pasta seaunecion de aiclor do | te sapnmihita fnancirm qm para feowsrh Ge menor evant que deban ser de apie | furcionamiente interno, uigentes y de | 3.3 Objetivos del sistema de control canslacionyque por sus caracteristcas no | raga eancelcion | Agito Gu dean Especificamente, los controles financie- | 3. Sistem Control ! ‘ma de contra! son: ‘os ras ganna gue | El sistema de control interno resulta | a. Asignacion de un Fondo Fijo adecusdo. os fondos 7 fecursos se uilcen de inpatante para una empresa a fn Geb. Que ex un sistema adeouedo de Imanarasponsabley aducuads; | resguadar ls fondos asignados a cla auorracion de egies Los ingress y egiesos(alidsde dinero! | ches | 6. Bitarsiuaciones que pueden presere se mangjn unamente de acverdo con En ese caso corespondarisefectat 6 tae para ena ors como por teat un contol nario pare: | ejemplo: Evitar perdidas por concepto de frau- | 1, Cangelar gastos no reales. cies 0 robos, | + Contebilizer y paper facturas + Gacantinar la exactitud contable de | falas. Jos ingreses, pagoe y raldos del foe. | Contsbilzery pager dupicedor les procedimientos autorizedos; + Las operaciones se regisiren correcta + El acceso a los activos sea permitido solamente con la atorizacion dol adm. ristrador responsable tivo. i de documentos + Mantener ol saldo suficients para 2. Adora documentos corrigiendo Por fo antes expuesto, on esta oportu aver pagos necesarios y alrontar | citas, ridad aborderemos el tema desarrllando emergencas. | 2 Adulerar la sua de los teem los atpectos mas importantes relacionados + Evita cifras grandes de dinero ocio- 9s de Fondos Fos. con el uso de los fondos de caja chica, los | | ‘A. Utiizar los fondos asignados para Ccontoles adecuados que se deben estable 1 ‘cbr gastos personales del enca ‘cercon el fin de evita el mal uso de dichos | Los elementos mas imporantes del Sis- | {ado de adminisuar el fondo o de fendos, asi como as posibescontingencias | tema de Control son los siguientes: (tos rabajatores. Isroneaari Fuente vor cobanaburtamente compe DevchoeRervadoe SE Chuntutnd wsianavn: 4. Sujetos responsables del manejo 5. Apertura del fondo. A efectos de poder agegura’ el buen ma: | Elimporte del fondo serd determinado en reo de los fondos se deben designaralas | funcion alas reales necesiiades de cada, personas respansables de dieha acinidod: | insitucion, para ello ws de importancia Is | existencia de un documenta que autoriaa 4.1.Funcionario de meyer jereravia Ia apertura del Tondo fv Ginode pur el Encargade de nombear alesponsable funciona, {el manejo del fondo de caja chica y de autonzer la aperture © ampiacion 5.1 Contenide del documento de auto: de los fondos asignados sacion + Nombre del trabajador encargado 4.2, Administrador del fondo de caja el manejo del ford, 4 cuyo nom | chica bie se girarin los cheques de aper Es el Funcionario 0 empleado res- | tura y reposicion de los fondos. | ponsable de la custodia del efectivo, + Monto del fonde fi. | fadministiacién y uso conforme 3 las | + ‘Monte maximo de cade pago en Aisposiciones que se establezcan wfectwo + Relacion de desembolsos autoriza 42.1. Establecer el perfil contenien- dos no uoritados a realzarse con do los requisites que debe reunir e1 ‘aja chica tesporsble del matey de fos Fanos i ‘de caja chica 5.2. Establecer los montos maximos de | Tiempo minimo de permanencia _pago. ‘cumplida en a empresa (por eiem- Se debe establecer el monto maximo plo 80 dia ‘que se retrar del fondo por cada paga, ~ Hisber recibida Ia instruecion por en funcion a un porcentae del morta parte del funcionarie de mayor evar _asignado como caja chive ‘quie para el manejo de los fandes. __Ejemplo: | valor maximo por cad pago + Debe sei una persons sin ningun nnpada excel 30 inka impues vineulo a jos encaryados del gifo tae del monto asignado coro caja chica de cheques, cajero y personal que Monto asignado St. 3,000 ‘manoje registror contables o realice Monto msximo por cada 1 funciones contables. page si. 900 4.2.2. Consideraciones para un 6, Utilizacién de Jos fondos de caja sadecuado manejo ‘chica El administrador del fondo debe tener Si bien es aerte cancelar con cheques y fan cuenta lo siguiente: deposiar los ingresos en cuenta corriente * Cunservar el efectivo bajo lave en facia el contra intern del efecto, tam una caja de seguridad leaja fuerte): bien no 9s menos certo awe a Su ves $e Esiablecesun montamaximo aprox pierde agildad en los pagas especialmente ‘madamentetenienda como releren- on aquellos de poco monto, como fo son ‘ia al foal de gastos menores que Ig adquiscion en eletivo de bienes, see se realizan en el mes, ‘ii ¥ otros pages que regulermente no Utiierrecibos de caje con nume- ze cancelan con cheques. ales como: rBcion correlative impress, los que Udeberan ser emits eada ver que se autorce ftir de dinero del fon do. & continuacion masteamos ef siguiente modelo propuesta i AAA Consuhores Asociados SAC ‘iguoon yaaglade adit y gud [Adgusicon de summon mates 3 skein de oles de ae y pean, 2 Aduieten ee vepuesis 9 opescres pe tutta prs acne dy serge oun eelono, ete ats, Env ve caeaponenen, go ee na: | Gass jcales ae ahersa om | = ara ince estepenementen | Mid eo el mbit lue pea Cperasoge duane ‘le pave Sem | RECIBO DE CAA CHICA eh Das Mas__ a. Twos Sos obranas cles, = Gane de pene Gites meres ssl + Shr tpi ty cin Pocono oltas de Recta colvine Fue: wocabalerobustamante some Deaths Retort | 9. Establecimiento de controles a | 2. Prohibiciones en la Hevanza de la caja chica Del mismo modo que exision eonceptos ‘autorzados a cube desembolzos median te los fondos de cae chica, ambidn exisen eseinbulsos que nb pueden realzarse uilzando dicho Fondo als como: a, Payo de servicios personales. Gastos particulars de los funciona ries © emplescos ©. Cambio de cheques personales 0 de 4. Abrir cuentas corventes 0 shores, ‘©. Realizar pagos diferentes ala funcion del fondo de caja chica 1. Prestamos al personal, accionstas © 9. Pago de Tibutos, 8. Reposicidn de los fondos de caja centea ‘final de cada mes deben sumarse todos los recibos de aja, de modo que el toa de estos recibos) mss la cantidad deefectivo fen ca, debe ser igual al monta maximo asignado como fando de caja chica Por ejemplo, se tpe maximo de ks fon dos de caja chica a principio de coda mas 8 de S). 3.000 nuevos soles) y ls summa de los recibos de caia del mes es de S 11800 entonces se deveni tener, 1,400 2 caja, El total de pastor, en este caso Si. 1.800, debe ser reemboisado ala caja chica por medio de un cheque guade-en forma oportuna a nombre de responsable {el manejo de 1s fondos, ¢incturse en 'salfo iil de cae pare! siguiente mes, 8.1, Pautas a considerar 4. En la feposicion o liquidacion del fondo no se podra utilizar docu mentos con tachones, borrones, ‘enmendaduras 0 deteriorados, », No se debera sutorieat la reposicion 1 liguidacion de fondos sin contar con los documentos de respaldo ‘originales Se debe fiar un manto minimo en aja 9 parr de cual se debe pedir Su reposicion para evitar quedar sin dinero mientras se realza el vamne e reintegro de londos, cuados Los fondos en efectivo administrados ‘madianté la Caja Chica, deben menejarse ‘de manera precisa, para ello es nevesario ‘establecer linesmienios hasicas que se eben observar y que nos asegure que se ‘est cumpliendo con el contrel adecuado de los fonds 2) Nose deberén inclitfacturas v otras documentos que par su naturaleza tno ealiquen como concepio a ser cancelados meciante el uso del fondo ocaj9 chic. en jxcoayariso Ugg Casta betas i) Los gastos etectvados por Fondo de Caja Chico se resumiran en un forme. 10, en orden numérico y secuencial Formato de Pana par Liquidacion del Fando de Caja Chica" y debe con Toccionarse en eriainal y cop, Cadi egreso realizado con este fondo sdebe ser debidamente sustentade con documento iddneo que acredite su fe hacieneia, asi cuando corresponda se acreditara mediante los comproban: {ws de pago que reunan os requisitos esiablecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago, El encargedo, para electuar los payos on fondos de Coa Chica, debe verificar ‘ue tecos los documentos tengan la firma de os funcionarios autorizads, La rendicin documentada del fondo de Caja Chica debe ejecutarse con Is | sustentacion de los omprobantos de (> pago.o documentos susientatorios y | fehacientes que en ella se adjuntan,. | los SAC. A&A Consulores As: onto sno 1) E originale i Plait Laid com deco chen los dott Susteiatoros de los gastos even Ser enregados al Oepatamento do Contabinda para su registro cons bio fstblecondo olsta maximo v nveles de esponsabioc) 4) ElDepartamento de Contabicad debe eriea la sua otal gastada sein Plana de Faudactn a8 ecibon | Ge can y cocumentos sstnttorion obsorvand que rua los egos bid yan on cs document ten 62 de sarceaco 9209960, Para asopurat el uao odecundo del | fondo, se debe desgrr al fancone ro encargad co rea os argues fn forma peiéics sorpesiva ce las fondos de caja chia, Cualguet Ssnormaldad debe sr comune por | tsetto als Gerencia de Admintacgn Yio Financas pare tomat medias co rrectvas administrativas y contables. | hi PLANILLA DE LIQUIDACION DE CAJA CHICA 2, Devengo de! gasto Confosme con io dispuesio gor el arteulo 57° del TUO cela Ley del impuesio ala Renta, a vloctos de determinar la renta neta de teers categoria se apiea como feala general el crterio del devengo sobre [0s gastos, 1a] como se gratice a continuacion [uracon 01s oasros Fentas do ‘Crier Aplctie Terera Categoria De DEVENGD (Contble Postulae Basen {om Conable vn sq aera a ls leon fe a vansatciony demas sucess secon ean gaulita iy "0 cuando a eb Biga dinero og equal 1! eect oe feud con! ovale £2 Mosca Conepiun ee ic | oPeRacin | = TOTAL Aspectos tributarios de los ga: fos con los fondos de No obstate fos sesembolosresados _(opnostonces decojacca consttyen cats CTirotes: estos también debencumpi con ‘eqvermerios ibutaies Ain es consi ‘ane queealgunorcaosa rive aculado pueden signifear montos importantes. ‘A continuacion referimos algunas con- | sideracionas importantes que deben reunir los gastos para que sean aceptables tibu: 1. Principio do Causalidad | Notado aaso resita deduibe ara deter rina ona neta de erera categoria, sino que resulta fundamentaleumpli el Principio | de Causalad como unerteri deci Sin ‘embargo, ademis dl Principio de Causal: dad, se requiere que secumpian concertos ‘lemantos concutrenes para quelos gastos sean dedueibes, tal como se rai: PARA CAUFICAR ‘esempoisos como ‘elena fehaceste Isvonsanvy Comat RO Bi Stannane Go WD ag eu xpeaeie BS Tey 3. Gartor 43.1. Aspoctos generales Uno de los gastos que incurren frecuentemente las empresas esta referido al gasiovde movilidad que se otorga a los-trabajadores y que rosultan necesarios para el dosom: peho de sus funciones, tales como: para los tramites de mensajeri Gestiones de cabranga y el pago de uum, lus cuales si Llen es eleriv festin relacionados con su actividad y resuitan necesarios para la gener ign de renta gravada; sin embargo, ‘en muchas ocasiones no pueden sei sustentados con comprobantes de ago, debido e ls informalidad en fl sector transports ‘No obstante, en virtud del inciso 21) el articulo 37° del TUO dela Ley del Impueste a la Renta se establecio la modalidad de sustentar dichos gastos ?, tal como se aprecis en el bequema siguiente. Fonte: woe cobuterobusemnne compe ‘DrechoeRerwvados IGY, fa venticacién del Medio de Pago lecive el pago correspondiente 3 la Susteno de tos ‘peracion que genero el derecho, ‘Moviad Finalmente fs implicancias wibuteias son jas siguientes: Cuando se haye utilizado inde: damenie gastos, custos o ereuitos 6 vichos conceptos se tornen in debidos, se deberd efectuae una dleclaracion wetficatoriay realar «el page correspondiente Acicionalmente, se aplicara las ;rsin bs le con bs coripabinrs pag On a pail) de movid'y oe apish os, aS RNa lA OL SMABAN £ romana Moc uniiee: mesecne | win atari Coruwule Sihinceact.caietsll eOmaReonn aacamaicties | wba Deneenreme riser San TeElacass cP | ome eee uemeameen | Sommelmranene coger Sa ae Seca moaTeRAan | at maetenenmettmmsioiens armener' eo Setar? page Peet rata Ja abate Por period) | Seiten ts guste ronan conse egpecto 9 Io2 gactor sustentadoe con Boletse de Venta yTikets 0 cintas emiucas Bor maquinas regisiradoras -emitidos | Punitae (pes nate onsumidores finoles- s¢ debers conside a en ae eee aeranaSy ‘ar que no paris ere derecho a a) ln tomcat maid evr binims] || rod fiscal vi podran sstertar gato 0 [Por ie Prange csr cone gaa de mvc Iceuioe po are saraases rcs ea Deon sare orale yah nnyniuade cae use oie costo para efecto tritutario, salvo que la ley fo parmita, Al respecto, para determinar deduciblidad dels gastos sustemtados con Boletss de venta y Tickets, se debe tener en cuenta Io siguitate: 2 Cumpli Principio de Causalidad 4, Bancarizacion uso de fos fondos de cao chica es el. b. Disimnar por Emisor tiestato sotowaeprestamos Ela, pot - Sujetos seagilus ol NUEVO RUS 4.1 Aspectos gonerales cuanto de acuerdo ainesiahlecdoenel ~ Sujeos acogidora Regimen General Onu asec impure que ve debe | artuain 3° del TUO de la Ley N° 28194, © FER Gost roporable on tu 1th Toner en cugnta es respecte @ los | cuando se trate de mutuos dinerrios 2d tmontos de los gastos qve podran ono | (prstamos de dinero), siempre se de- | c. Sise iatan de gastos sustentados con Ser cancelodos con diura.en efecivo, | Berd bancarizar, tanto pore enivegeo | bolelas de venta emitidas por suetos del Pore al elect. es mportente que si la devolucin, cualquiera seaelimonto Nuevo RUS, estos no deben exceder del Tesponsable dela administacion de) mvglctodo. En eonseeuenai, se debe | limite maximo establucido anol penal {onde conorce lo petinente al uso de ‘tenet wnclaroduetaonmguna curs mo patra del arteule 37° del TUO ce imedios de pago (bancencacon), yque | lames se deDera uaa os fonds deta LIR reonsecuenetscvando esulteublge- ° _exjachca par largarpréstamso para {om suuso no pueden ser cancelados la devolucin dos mismo. on os fonds deca chia, 4.4, Consecuencia de no bancarizar 4.2 Montos a partir de los cuales se | debe bencarizar 4.4.1. Reparo del Gasto. Impuesto | cf Peroelejerico 2008 exsie la obliga: ala Renta ee si Giongeutermedosvepayesetecwy Cl veasa d) del amclo 25° dei Regie: |[ Mommn Fo do cumplir con las obligaciones _-menio dele LIR dione que ng serin |FeaTenSenen’) © aout | mediante el pago de sumas de deduces como costa ni como gasto | oe dinero, cuando dstes seon a partir aquellos pagos que se efectuen sin | (Aces ieiey| ne de §) 3.800 6 USS 1,000 Ciliar Medio de Pago, cuando exes | #Pmmaon 1 |mn} Es importante cecalcar que se deve | obigaion oe hacer : = apreciar el importe de Ia obligacion | total, independientemente que $2 c8n: 4.4.2, Desconocimiento del Crédi- olen por partes. Asi por ejemplo, si | t0 Fiscal. Impuesto General a las | 1) Tenpseenciems gue lsgasts de moviad Ie obigscion c= pari 500000 yesia Ventas | eeeeonsnpa ss onioson pos eor pendiemte de conevlr§/ 40000,ticha _ EncuanioalCécito Fiscal, debe tener. | _, ean cone conn cero, Suma no se puede pager con fondos St un cuenta lo digpuesto pore mcieo _ Fammeveres anes onc a uatrmic ae caja chica dodo aoe el tool debe |b) del ariculo Bde TUO de la Ley de Saeuese uns seseperetvtra Aue bancarieerse Bancarzecion, elque expresomente se. Trewulodoln dea. uence Fala que enel cose de exécitesfcales | guncena do nombre 200 inbrmatvo xcepeion 2 los montos Osallus afavcr uslnados ent oportu: | _ Gebome Beamon ‘Une ge las prohibicionesrespecto al ida prevst'en las normas sobre el | @lAmmadoe oe Regive de Compo. Fuenie: wan cabalerobustamante compe 2p imronure Derechos Resradee JOP CAMLLERO Bestaax ARQUEO DE CAJA Definicion: E1 Arqueo de Caja consiste en el andlisis do las transacciones del afectivo

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