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PROYECTO DE GRADUACIN
PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE:
TEMA:
PRESENTADO POR:
AO
2010
TRIBUNAL DE GRADUACIN
2
DECLARACIN EXPRESA
3
AGRADECIMIENTO
Jessica Luzardo S.
Gloria Vsquez L.
4
DEDICATORIA
5
INTRODUCCIN
6
INDICE
7
2.7 Organigrama del Departamento de Ventas y Servicio al
Cliente .......................................................................................... 39
2.8 Flujograma de Procesos ..................................................... 40
2.9 Matriz SIPOC de los Procesos ........................................... 42
CAPTULO 3 ................................................................................... 44
CONSTRUCCIN DEL SISTEMA DE INDICADORES .................. 44
3.1 Definicin del Objetivo del Estudio ..................................... 44
3.2 Matriz de Indicadores ......................................................... 45
3.3 Desarrollo de la Ficha de Indicadores ................................ 47
3.4 Ficha de Indicadores .......................................................... 50
CAPTULO 4 ................................................................................... 59
APLICATIVO INFORMATICO MANEJO DE INDICADORES...... 59
4.1 Objetivo .............................................................................. 59
4.2 Metodologa ........................................................................ 59
4.2.1 Modelo Punto .................................................................. 59
4.2.2 Datamart.......................................................................... 61
4.3 ETL ..................................................................................... 62
4.4 Administracin a travs de Indicadores (Dashboards) ....... 63
4.5 Objetivos Estratgicos ........................................................ 66
o Incrementar los Ingresos por Venta de la Empresa ....................... 66
o Aumentar la satisfaccin del cliente. ............................................. 67
CAPTULO 5 ................................................................................... 79
APLICATIVO ESTADISTICO .......................................................... 79
5.1 Anlisis de las Ventas de Plsticos S.A.............................. 79
5.1.1 Ventas por Categoras de Productos ....................................... 79
5.1.2 Promedio de las Ventas .......................................................... 80
5.1.3 Presupuesto de Ventas asignado a cada vendedor.................. 81
5.1.4 Clientes Potenciales ................................................................ 82
5.2 Anlisis de las Notas de Crdito ......................................... 84
5.2.1 Diagrama Ishikawa ................................................................. 85
CAPTULO 6 ................................................................................... 87
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................. 87
Incremento en Ventas ........................................................... 87
Porcentaje devolucin de producto defectuoso .................... 87
Porcentaje Facturas anuladas, reclamos por diferencias en
precios y pesos. ........................................................................... 89
Nivel de Satisfaccin del Cliente. .......................................... 89
BIBLIOGRAFA ............................................................................... 90
8
CAPTULO 1
MARCO TERICO
9
1.2 El control de gestin
10
1.3 Proceso metodolgico para el desarrollo del sistema de control
de gestin
11
El BSC es una herramienta de gestin que permite un anlisis objetivo del
rendimiento organizacional, considerando el impacto que procesos y
funciones ejercen en el desempeo global del negocio. Esta metodologa,
traduce los objetivos estratgicos en trminos que puedan ser comprendidos,
comunicados y sobre los que se pueda actuar operacionalmente.
12
Procesos Internos: Se identifican los objetivos e indicadores estratgicos
asociados a los procesos claves de la organizacin de una empresa. Del
xito de este factor dependen las expectativas de clientes y accionistas.
Los indicadores son necesarios para poder mejorar, puesto lo que no se mide
no se puede controlar , y lo que no se controla no se puede gestionar.
13
Grfico 1.2- Relacin entre el Objetivo empresarial y el Indicador
14
1.7 La Clave del Proceso de Seleccin de KPIs
Aunque cada empresa tiene sus propios KPI, las mediciones ms comunes
apuntan a tener indicadores de la productividad de los empleados, la calidad
de los productos y servicios, la rentabilidad del negocio, el cumplimiento de
plazos, la eficacia de los procesos, los tiempos de desarrollo de trabajos, el
uso de los recursos, el crecimiento, control de costos, el nivel de innovacin
y desempeo de la infraestructura tecnolgica.
eSpecificos (Specific)
Medibles (Measurable)
Alcanzables (Achievable)
Realista (Realistic)
a Tiempo (Timely)
15
1.8 Clasificacin de Indicadores
16
Insumos.- Son los recursos que la organizacin tiene
disponible para lograr un producto o resultado. Ej.
Colaboradores, recursos materiales.
17
1.9 Sistema de Indicadores
Valor Actual.- Representa las mediciones perodo a perodo del indicador, las
cuales se ven afectadas por los efectos de las iniciativas estratgicas.
18
1.10 Aplicativo Informtico
1.10.1 Evolucin
Inteligencia de Negocios
19
3. Orientacin al usuario final: Se busca independencia entre los
conocimientos tcnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar estas
herramientas.
Dashboards
Los dashboards son tableros con informacin que se caracterizan por utilizar
imgenes, que simulan un tablero de automvil, con figuras similares a
velocmetros y que son utilizados como herramientas que permiten efectuar
un verdadero monitoreo a un negocio a travs de datos provenientes desde
mltiples repositorios y aplicaciones. Estos dashboards tambin pueden
contener grficos y tablas los cuales son presentados al usuario final
(generalmente el gerente) en la pantalla de su computador en tiempo real.
20
produciendo lo adecuado para el nivel de ventas?, cmo est el nivel
de ganancias comparado con el trimestre o el mes pasado?
21
Dashboards de Soporte al Cliente: Indica cifras relacionadas con el
centro de contactos, temas de atencin y servicio al cliente, buscando
incrementar los niveles de satisfaccin.
Fuentes de Datos
1
(Microsoft Books Online, 2000);
2
Microsoft Books Online, 2000
22
Grfico 1.4- Fuentes de Datos
23
Data Warehouse
Datamarts
Son almacenes de datos con informacin de inters particular para un
determinado sector de la empresa. Es un subconjunto del Data
Warehouse, usado normalmente para el anlisis parcial de los datos. Ej:
El Datamart de los datos del departamento ventas y el Datamart de
Inventarios. El objetivo de subdividir esta dado por la complejidad
computacional del anlisis global de todas las dimensiones del Data
Warehouse y por la necesidad de rapidez.
24
1.10.4 Sistema de Informacin
3. Dichos datos son cargados a una base analtica, la cual debe ser
previamente definida y en la cual se colocan datos depurados.
(Sistema OLAP)
25
Grfico 1.7- Proceso del Sistema de Informacin3
TPS
SISTEMA DE
PROCESAMIENTO
TRANSACCIONAL
SISTEMA OLTP
BASE DE DATOS
TRANSACCIONAL
SISTEMA OLAP
BASE DE DATOS
ANALITICA
DASHBOARDS
3
Elaborado por las Autoras.
26
1.10.5 Metodologa
Modelo punto
Es un modelo sencillo para poder representar la situacin a estudiar y analizar. Se
focaliza en obtener la respuestas a las consultas que se realizan. Este modelo
incluye los siguientes elementos:
Dimensiones
Punto
Enlaces
Una representacin del modelo punto es el caso, en el cual, se quiere saber el
nmero de estudiantes registrados en determinada materia, en un tiempo y unidad
acadmica especficos. Veamos:
Profesor
Estudiante
Materia
s
Unidades
Tiempo
Registros
Frecuencia
El punto lo constituyen los Registros; sus dimensiones estn dados por las
perspectivas de anlisis Materia, Estudiante, Profesor, Unidad y Tiempo; y por
ltimo los enlaces son vnculos entre el punto y las dimensiones.
Diagrama de Estrella
27
En las puntas de la estrella se encuentran las tablas de dimensin que contienen los
atributos de las aperturas que interesan al negocio que se pueden utilizar como
criterios de filtro y son relativamente pequeas. Cada tabla de dimensin se vincula
con la tabla de hechos por un identificador.
Las Tablas de Dimensiones son las compaeras de las tablas de hechos. Cada
dimensin se define por su clave primaria que sirve para mantener la integridad
referencial en la tabla de hechos a la que se relaciona. Las dimensiones organizan
los datos en funcin de un rea de inters para los usuarios, y cada dimensin
describe un aspecto del negocio.
28
1. Locales.- Se definen y se utilizan en una sola Tabla de Hechos.
Naturales Calculadas
Provienen directamente de Se calculan en base a las
los sistemas OLTP naturales
Suma Clculos matemticos
Cuenta Expresiones
Mnimo condicionales
Mximo Alertas
29
CAPTULO 2
CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
2.1 Generalidades
Esto aceler el comercio entre ciudades vecinas y para intercambiar lo que las
industrias vecinas producan, se buscaron mejoras en el transporte ya sea por
tren, carretera, mar, ros, lagos y ltimamente por avin.
30
En la era moderna, con la llegada de la industria petroqumica, se desarrollaron
nuevos materiales que unido a nuevas tcnicas en maquinarias y resinas dieron
como resultado un universo de posibilidades para elaborar empaques ms
livianos, resistentes, econmicos, adecuados para contener una enorme
variedad de lquidos o sustancias secas, que cumplen con estrictas normas de
calidad.
Tcnicamente los plsticos son sustancias de origen orgnico formadas por largas
cadenas macromoleculares que contienen en su estructura carbono e hidrgeno
principalmente. Se obtienen mediante reacciones qumicas entre diferentes materias
primas de origen sinttico o natural. Es posible moldearlos mediante procesos de
transformacin aplicando calor y presin.
31
Los polmeros son compuestos orgnicos que se derivan de la unin de dos o varias
molculas simples llamadas monmeros, por medio de reacciones de poliadicin o de
policondensacin.
Visin
Ser una empresa lder a nivel de las industrias de productos plsticos y con ello
alcanzar una excelente imagen en el mercado nacional y con miras al mercado
internacional.
Misin
32
2.3 Productos y Servicios
Etiquetas autoadhesivas
33
Productos Sanitarios: Toallas femeninas, paales desechables, papel
higinico, Servilletas
Productos qumicos : Lacas, Aditivos para la construccin
34
propiedades de aislamiento elctrico. Pueden ser procesados en prcticamente
todos los procesos usuales, son econmicos, y por ello, han encontrado una amplia
aplicacin. Hoy se han convertido en el grupo de plsticos ms importante desde
el punto de vista cuantitativo.
Una vez reblandecida y comprimida, la materia pasa a travs de una boquilla que
va a darle la forma deseada. La extrusin es utilizada en particular en la fabricacin
de productos de gran longitud como canalizaciones, cables, enrejados, laminas y
perfiles para puertas y ventanas.
35
Grfico 2.2- Diagrama de una Lnea de Extrusin de pelcula tubular
36
2.6 Clientes Potenciales
SECTOR
BANANERO
TUCHOT
BRUNDICORPI
TECNIAGREX
EXP. AGRICOLA LA ISLA
SECTOR
EXPORTACION
VECONSA
PROVEFRUT
FOODSALES INVESTMENTS
TERMO
ENCOGIBLES
BEBIDAS
ZHUMIR
VINDELPO
CUENCA BOTTLING COMP.
ECUAREFRESCOS
GAMAPRODU
CERVECERIA NACIONAL
FACCROM
QUINCORNAC
TESALIA
37
SECTOR
ALIMENTOS LOCAL
MODERNA
PRONOPAN
REYVENTAS
ECUDOS
SAN CARLOS
TIOSA
LABIZA
SALFIPIL
ECUASAL
VALDEZ
FAMOSAL
SECTOR
EMPAQUES VARIOS
UNILEVER
KIMBERLY CLARK
38
2.7 Organigrama del Departamento de Ventas y Servicio al Cliente
GERENTE
GENERAL
EJECUTIVA DE CUENTAS 3
39
2.8 Flujograma de Procesos
VENTAS
INICIO
(JEFE DE VENTAS-
EJECUTIVOS DE
ELABORACION
CUENTAS) DE COTIZACION
NO SI
SOLICITA FECHA ELABORAR NOTA
SOLICITA
ELABORACION ENTREGA A DE PEDIDO
DE PEDIDO PRODUCCION
SERVICIO
AL CLIENTE ARCHIVAR
N/PEDIDO
(JEFE DE SERVICIO
AL CLIENTE-
ASISTENTES) INGRESA DATOS
STOCK A NO AL SISTEMA
CONSULTA CUADRO-
PRODUCCION CLIENTES
SI
GENERA EL
DOCUMENTO
ELABORA PROGRAMA
IMPRIME LA
DESPACHO
FACTURA
ENTREGA CUADRO
DESPACHO A BODEGA
IMPRIME
BODEGA LA GUIA
RECIBE Y
JEFE DE BODEGA- VERIFICA STOCK ENLISTA LA
FACTURA Y LA
BODEGUERO APRUEBA
PRODUCTO
CARGA A LOS ENTREGA FACTURA Y
TERMINADO CAMIONES
ENTREGA DETALLE DE
LO EMBARCADO GUIA A
TRANSPORTISTA
FIN
40
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE RECLAMOS DE PLASTICOS S.A.
VENTAS RECIBE EL RECLAMO
(JEFE DE VENTAS-
EJECUTIVOS DE
NECESITA SI
CUENTAS) VISITA?
COORDINA VISITA
NO
SERVICIO COMPLETA
INFORMA AL
AL CLIENTE FORMULARIO
CLIENTE LA
REGISTRA EN
FORMULARIO
ELABORA
FORMULARIO
ORDENA EL RETIRO
ENTREGA
DEL PRODUCTO Y
(JEFE DE SERVICIO AL ACCION FINAL LA ACCION
EMITE NOTA DE
FORMULARIO Y
PRODUCTO AL JEFE
CLIENTE) B A
CREDITO
DE BODEGA
GERENTE C NO
GENERAL/SERVICIO
SI
AL CLIENTE DECIDEN ACCION REGISTRA DECISIN SI INDICA CIERRA
NECESITA
(JEFE DE SERVICIO AL FINAL EN FORMULARIO SACP? LEVANTAR SACP FORMULARIO
CLIENTE)
SUPERINTENDENTE DE
PLANTA /JEFE DE A DOS DE ELLOS OBTIENE INFORMACION NO PROCEDE SI PROCEDE NO
B
REALIZAN LA VISITA Y EMITE COMENTARIOS RECLAMO? DEVOLUCION
CONTROL DE CALIDAD ?
JEFE DE CONTROL DE
CALIDAD EMITE CRITERIO DEL RECLAMO
RECIBE Y REVISA EL
EN FORMULARIO Y ENVIA AL
PRODUCTO
SUPERINTENDENTE DE PLANTA
SUPERINTENDENTE DE
PLANTA RECIBE Y ANALIZA EL PRODUCTO,
C DEFINE EL TRATAMIENTO QUE SE
DARA AL PRODUCTO DEVUELTO
41
2.9 Matriz SIPOC de los Procesos
VENTAS A TERCEROS
PRESUPUESTO DE VENTAS
BODEGA INFORME PRODUCTO SIN ESTRATEGIAS DE VENTAS FACTURA FINANZAS/CLIENTE
MOVIMIENTO DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
PLAN DE VISITAS Y ENCUESTAS A
CLIENTES
ASIGNACION DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
OPERACIN PROGRAMA DE
RECURSOS HUMANOS ORDEN DE ENTREGA BODEGA/CLIENTE
PRODUCCION
PROCESOS:
43
CAPTULO 3
PERSPECTIVA OBJETIVO
Financiera Incrementar los ingresos por Venta
de la empresa.
Procesos Internos Disminucin de Notas de Crditos
por errores de facturacin.
Clientes Obtener mayor participacin en el
mercado de soluciones de empaques
y envolturas.
Clientes Aumentar la satisfaccin del Cliente
mediante la disminucin de reclamos
y la devolucin de producto no
conforme.
44
3.2 Matriz de Indicadores
MATRIZ DE INDICADORES
Reducir el nmero de
Aumentar la Comparar # de notas de crdito % Devolucin por Producto Defectuoso =
notas de crdito a cero
2 satisfaccin del por unidades devueltas vs. Total
por unidades devueltas #
cliente de facturacin
por producto defectuoso
Disminuir a cero la
Aumentar la Comparar las notas de crdito % Reclamos por Diferencias de Precios =
emisin de las notas de
4 satisfaccin del por diferencia de precios vs.
crdito por reclamos en #
cliente Total de facturas emitidas
diferencias de precios
45
N DEFINIR ACLARAR CONCEPTUALIZAR FORMULAR
Atender Eficazmente Que los reclamos sean Comparar el nmero de das en Efectividad en la Atencin de Reclamos =
9 los Reclamos de atendidos en un plazo que fue atendido un reclamo vs
#
nuestros Clientes menor o igual a 5 das el nmero de das meta %
#
46
3.3 Desarrollo de la Ficha de Indicadores
Aumentar la Nivel de
JEFE DE SERVICIO AL
satisfaccin del Satisfaccin al
CLIENTE
cliente Cliente
Obtener mayor
participacin en el
mercado de Cobertura en el
JEFE DE VENTAS
soluciones de mercado
empaques y
envolturas.
Incrementar el % Entregas a
JEFE DE SERVICIO AL
Prestigio Tiempos y CLIENTE
Empresarial Completos
Atender
Efectividad en la
Eficazmente los JEFE DE SERVICIO AL
Atencin a
Reclamos de CLIENTE
Reclamos
nuestros Clientes
47
DEFINICION DE DEFINICION DE DEFINICION DE LIMITES DE
NIVELES METAS ACTUACION
LINEA
KPI`S BASE KPI`S META KPI`S LIMITES
Incremento de
Incremento de Incremento de
$ 70.000 ventas $ 95.000
ventas (USD$) ventas (USD$)
(USD$) <$70,000 >$95,000
% Devolucin % Devolucin Disminucin de
por Producto 1 por Producto 0 Unidades Notas >1 <0
Defectuoso Defectuoso de Crdito
% Reclamos
% Reclamos % Reclamos por
por
por Diferencias 1 0 Diferencias de >1 <0
Diferencias de
de Precios Precios
Precios
48
DETERMINACION DE FUENTE DE CAPTURA DE LA
FRECUENCIA DE REVISION INFORMACION
KPI`S FRECUENCIA KPI`S FUENTE
REPORTE DE
Incremento de Incremento de VENTAS POR
ventas (USD$) MENSUAL ventas (USD$) FACTURA
49
3.4 Ficha de Indicadores
FICHA INDICADOR N 1
TITULO: INCREMENTO DE LAS VENTAS (USD$)
OBJETIVO: INCREMENTAR LOS INGRESOS DE LA EMPRESA
UNIDAD: MESES OPORTUNIDAD DE MEDICION: ULTIMO DIA DE CADA MES
FORMULA / CRITERIO PARA EL QUE LAS VENTAS EN DOLARES DEL AO ACTUAL SEAN MAYORES EN UN 2% QUE EL
CALCULO: AO ANTERIOR
Ventas Ao 2009
$ 160.000,00 4,00%
$ 140.000,00
3,00%
$ 120.000,00
2,00%
$ 100.000,00
$ 80.000,00 1,00%
$ 60.000,00 Suma
0,00%
$ 40.000,00
Desempeo
-1,00%
$ 20.000,00
$- -2,00%
MARZO
ABRIL
AGOSTO
JULIO
MAYO
OCTUBRE
SEPTIEMBRE
FEBRERO
ENERO
JUNIO
DICIEMBRE
NOVIEMBRE
50
FICHA INDICADOR N 2
TITULO: % DEVOLUCION PRODUCTOS DEFECTUOSOS
OBJETIVO: AUMENTAR SATISFACCION AL CLIENTE
UNIDAD: MESES OPORTUNIDAD DE MEDICION: ULTIMO DIA DE CADA MES
FORMULA / CRITERIO PARA EL COMPARAR EL # DE NOTAS DE CREDITO POR PRODUCTO DEFECTUOSO DIVIDIDO PARA
CALCULO: EL TOTAL DE FACTURAS EMITIDAS
FUENTE / PROCESO DE
REPORTE DE NOTAS DE CREDITO
OBTENCION
3 8,00%
7,00%
6,00%
2
5,00%
4,00%
N/C Producto Defectuoso
3,00%
1
2,00% % Devolucin Producto
Defectuoso
1,00%
0 0,00%
MAYO
AGOSTO
JULIO
OCTUBRE
JUNIO
FEBRERO
MARZO
ENERO
ABRIL
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
SEPTIEMBRE
51
FICHA INDICADOR N 3
TITULO: % DE ERROR DE FACTURACIN
OBJETIVO: AUMENTAR SATISFACCION AL CLIENTE
UNIDAD: MESES OPORTUNIDAD DE MEDICION: ULTIMO DIA DE CADA MES
FORMULA / CRITERIO PARA EL COMPARAR LAS NOTAS DE CREDITO POR ANULACIN DE FACTURA VS TOTAL DE
CALCULO: FACTURAS EMITIDAS
FUENTE / PROCESO DE
REPORTE DE FACTURAS ANULADAS
OBTENCION
% Error de Facturacin
45 10,00%
40 9,00%
35 8,00%
30 7,00%
6,00%
25
5,00%
20
4,00%
15 Facturacin
3,00%
10 2,00% % Error Facturacin
5 1,00%
0 0,00%
MARZO
ABRIL
MAYO
JULIO
AGOSTO
OCTUBRE
SEPTIEMBRE
JUNIO
FEBRERO
DICIEMBRE
ENERO
NOVIEMBRE
52
FICHA INDICADOR N 4
TITULO: % DE RECLAMOS POR DIFERENCIAS DE PRECIOS
OBJETIVO: AUMENTAR SATISFACCION AL CLIENTE
UNIDAD: MESES OPORTUNIDAD DE MEDICION: ULTIMO DIA DE CADA MES
FORMULA / CRITERIO PARA EL COMPARAR LAS NOTAS DE CREDITO POR DIFERENCIAS DE PRECIOS
CALCULO: VS TOTAL DE FACTURAS EMITIDAS
FUENTE / PROCESO DE
REPORTE DE NOTAS DE CREDITO
OBTENCION
AGOSTO
MAYO
JULIO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
ENERO
FEBRERO
JUNIO
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
53
FICHA INDICADOR N 5
TITULO: % RECLAMOS POR DIFERENCIAS DE PESOS
OBJETIVO: AUMENTAR SATISFACCION AL CLIENTE
UNIDAD: MESES OPORTUNIDAD DE MEDICION: ULTIMO DIA DE CADA MES
FUENTE / PROCESO DE
REPORTE DE NOTASDE CREDITO
OBTENCION
1,2 2,50%
1 2,00%
0,8
1,50%
0,6
1,00% % Reclamos Diferencia
0,4 de Pesos
0,50% N/C Diferencia de
0,2
Pesos
0 0,00%
MARZO
ABRIL
MAYO
JULIO
AGOSTO
OCTUBRE
SEPTIEMBRE
FEBRERO
ENERO
JUNIO
DICIEMBRE
NOVIEMBRE
54
FICHA INDICADOR N 6
TITULO: % NIVEL DE SATISFACCION DEL CLIENTE
OBJETIVO: AUMENTAR LA SATISFACCION DEL CLEINTE
UNIDAD: SEMESTRAL OPORTUNIDAD DE MEDICION: CADA SEMESTRE
FORMULA / CRITERIO PARA EL Que la suma de las variables rea de Ventas, Servicio al Cliente, Precio, Calidad del Producto,
CALCULO: Diseo, Despacho, Cobranzas nos den un porcentaje mayor al 95%
FUENTE / PROCESO DE
ENCUESTA A CLIENTES
OBTENCION
96%
94%
92%
90%
88%
86% 1er Semestre
84%
82% 2do Semestre
80%
Cliente A Cliente B Cliente C
Satisfaccin
Satisfaccin
Semestre Cliente A Cliente B Cliente C
1er Semestre 90% 95% 90%
2do Semestre 85% 90% 90%
55
FICHA INDICADOR N 7
TITULO: % COBERTURA DE MERCADO
OBJETIVO: OBTENER MAYOR PARTICIPACION EN EL MERCADO DE SOLUCIONES DE EMPAQUE Y ENVOLTURA
UNIDAD: MESES OPORTUNIDAD DE MEDICION: ULTIMO DIA DE CADA MES
FORMULA / CRITERIO PARA EL QUE LAS VENTAS EN UNIDADES DEL AO ACTUAL SEAN MAYORES QUE EL AO
CALCULO: ANTERIOR
FUENTE / PROCESO DE
REPORTE DE VENTAS POR PRODUCTO
OBTENCION
% Cobertura de Mercado
2500,00%
2000,00%
1500,00%
1000,00%
500,00%
Total
0,00%
-500,00%
56
FICHA INDICADOR N 8
TITULO: % ENTREGAS A TIEMPO Y COMPLETOS
OBJETIVO: INCREMENTAR EL PRESTIGIO EMPRESARIAL
UNIDAD: SEMANAL OPORTUNIDAD DE MEDICION: ULTIMO DIA DE CADA SEMANA
FUENTE / PROCESO DE
REPORTE DE FACTURAS - REPORTE DE PEDIDOS
OBTENCION
25 100%
90%
20 80%
70%
15 60%
Facturacin
50%
Pedidos
10 40%
30% % Entregas
5 20%
10%
0 0%
1 2 3 4
57
FICHA INDICADOR N 9
TITULO: EFECTIVIDAD EN LA ATENCIN A RECLAMOS
OBJETIVO: ATENDER EFICAZMENTE LOS RECLAMOS DE LOS CLIENTES
UNIDAD: MESES OPORTUNIDAD DE MEDICION: ULTIMO DIA DE CADA MES
FORMULA / CRITERIO PARA EL COMPARAR EL NMERO DE DIAS EN QUE SE DEMORA EN ATENDER UN RECLAMO VS EL
CALCULO: NUMERO DE DIAS META
FUENTE / PROCESO DE
REPORTE DE RECLAMOS
OBTENCION
Dias promedio
Meses de Atencin de
Dias promedio de Atencin de
Reclamos Reclamos
Enero 10 15
16
Febrero 5
Marzo 15 14
Enero
Abril 7 12 10
Mayo 3 10 Febrero
Junio 4 8 7 Marzo
6 5
4 Abril
4 3
Mayo
2
0 Junio
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
58
CAPTULO 4
4.1 Objetivo
4.2 Metodologa
Se requiere un modelo analtico para obtener la informacin que ser presentada a travs
de paneles o Dashboard, por lo cual se ha implementado el siguiente esquema:
En el Grfico 4.1 el punto a estudiar son las ventas, y se desea obtener el total vendido
mediante la perspectiva de anlisis por Clientes, Producto, Tiempo y Vendedores.
59
CLIENTES PRODUCTOS
VENTAS
# Unidades
Precio
TIEMPO VENDEDORES
Grfico 4.1.-
Modelo Punto Ventas
En el Grfico 4.2, el punto a estudiar son las Notas de Crdito y se desea obtener el
nmero de notas de crdito por las diferentes categoras y su respectivo promedio, con
esta informacin, podemos ver en que podemos mejorar para Aumentar la satisfaccin de
los Clientes. Este estudio lo analizaremos mediante las perspectivas Clientes, Productos,
Tiempo y Motivos.
MOTIVO
TIEMPO
CATEGORIAS
NOTAS DE
CLIENTES
CREDITO
Frecuencia
Promedio
PRODUCTOS
60
4.2.2 Datamart
Se han establecido dos datamart, los cuales provienen del desarrollo de los modelos
puntos mencionados en la seccin anterior y son el Datamart de Ventas y el Datamart de
Notas de Crdito.
Datamart Ventas
61
Datamart Nota de Crdito
4.3 ETL
Las transacciones diarias del negocio constituyen los datos con los que vamos a trabajar
para nuestro anlisis, para ello se requiere utilizar un sistema para obtener dichos datos
de manera depurada, por lo que aplicaremos el sistema ETL (extraer, transformar y
cargar); de lo cual, tomamos los datos provenientes del negocio (Reportes) y los
almacenamos en una base de datos que llamaremos Base Operativa, posteriormente, estos
62
datos sern depurados (de acuerdo a las perspectivas de nuestro anlisis) y finalmente
sern cargados a una base a la cual llamaremos Datamart.
63
Grfico 4.6.- Dashboard Misin
64
Grfico 4.8.- Dashboard Objetivos Estratgicos
65
4.5 Objetivos Estratgicos
66
Se investig las causas por las que en los otros meses no se lleg a la meta; se
lleg a la conclusin de que los vendedores no recibieron una capacitacin
adecuada durante el ao, y la motivacin del Jefe de Ventas no fue la ms
apropiada.
67
Indicador: % Devolucin por Producto Defectuoso
68
69
Grfico 4.11.- Indicador % Devolucin por Producto Defectuoso
70
71
Grfico 4.12.- Indicador % Error en Facturacin
72
Indicador: % Reclamos por Diferencias de Precios
73
Grfico 4.13.- Indicador % Reclamos por Diferencias de Precios
Si observamos el desempeo del indicador, podemos visualizar que en la mayora
de meses se obtuvo el resultado deseado, a excepcin de los meses de septiembre,
octubre y noviembre. Esto se produjo porque los canales de comunicacin entre
vendedores y el departamento contable no era el ms adecuado.
74
Indicador: % Reclamos por Diferencias de Pesos
75
Grfico 4.14.- Indicador % Reclamos por Diferencias de Pesos
76
Indicador: % Nivel de Satisfaccin del Cliente
77
Grfico 4.15.- Indicador % Nivel de Satisfaccin de Cliente
El ltimo estudio realizado en Julio del 2009, demostr que existe un promedio
de nivel de satisfaccin del 80%, siendo las reas de Ventas y Despachos las que
tuvieron menor puntuacin.
78
CAPTULO 5
APLICATIVO ESTADISTICO
AO 2009
79
Ventas por Producto Ao 2009
ARTE Y CLISE 0,67%
CORBATINES 1,40%
FUNDAS 0,09%
Promedio de
Total Ventas Ventas
Ao 2008 $ 1.133.638,70 $ 94.469,89
Ao 2009 $ 1.060.274,28 $ 88.356,19
80
5.1.3 Presupuesto de Ventas asignado a cada vendedor
A continuacin mostraremos las ventas del ao 2008 y 2009 realizadas por cada
vendedor:
Ventas Vendedores
Ao JOSE RODRIGUEZ MARIA NAVARRO SANDRA CISNEROS TAMARA BRIONES Total general
2008 $ 32.235,84 $ 397.003,97 $ 559.270,59 $ 145.128,30 $ 1.133.638,70
2009 $ 36.372,83 $ 261.700,53 $ 572.200,08 $ 190.000,84 $ 1.060.274,28
Total general $ 68.608,67 $ 658.704,50 $ 1.131.470,67 $ 335.129,14 $ 2.193.912,98
$ 700.000,00
$ 600.000,00
$ 500.000,00
$ 100.000,00
$-
2008 2009
81
Adicional del presupuesto de ventas asignado a cada vendedor, existe un programa de
visitas mensuales que se detalla:
Como podemos observar, las visitas en la ciudad de Quito lideradas por Jos Rodrguez
no se cumplieron en su totalidad, lo cual ha afectado considerablemente con el
cumplimiento del presupuesto de ventas.
Para poder realizar las encuestas a los clientes de Plsticos S.A. y evaluar el indicador %
Nivel de satisfaccin del Cliente, se ha considerado categorizarlos como A, B, C y se ha
establecido un porcentaje de coberturas de encuesta.
Cobertura de
Tipo Encuestas
Clientes A 100%
Clientes B 80%
Clientes C 20%
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Mediante el uso de la tcnica de PARETO se logr establecer los clientes potenciales (A),
veamos:
De este anlisis se obtuvo que los Clientes relativamente potenciales o de Tipo A, son los
siguientes:
Brundicorpi S.A.
Ecudos S.A.
Provefrut Procesadora de Vegetales
Ca. Azucarera Valdez S.A.
Soc. Agrcola e Industrial San Carlos
Kimberly Clark ecuador S.A.
83
40,00% 120,00%
35,00%
100,00%
30,00%
80,00%
25,00%
20,00% 60,00%
15,00%
40,00%
10,00%
20,00%
5,00%
0,00% 0,00% %ventas
PROVEFRUT PROCESADORA DE
ECUASAL C.A.
UNILEVER ANDINA ECUADOR S.A.
KIMBERLY CLARK ECUADOR S.A.
OTROS
FACCROM S.A.
TECNIAGREX S.A.
VECONSA S.A.
CIA AZUCARERA VALDEZ S.A.
TIOSA S.A.
% Acumulado
Categora Descripcin
1 ANULACION DE FACTURA
2 PRODUCTO DEFECTUOSO
3 DIFERENCIA DE PRECIOS
4 DIFERENCIA DE PESOS
5 PRUEBAS
La categora Pruebas, no la hemos analizado en este estudio, estas son normal en el giro
del negocio; antes de llegar a un acuerdo con el cliente en la venta de un producto nuevo,
se realizan pruebas las mismas que son asumidas por Plsticos S.A.
84
Notas de Crdito
CATEGORIA Total
1 6
2 15
3 8
4 3
5 14
Total general 46
Si revisamos la tabla descrita en la parte superior, podemos observar que la categora que
tiene mayor peso e incidencia en las notas de crdito es la Devolucin por producto
defectuoso. Por lo tanto, realizaremos un anlisis minucioso de por qu los rollos se
despachan en mal estado.
85
Mediante reunin realizada con ejecutivos, se determin que los factores principales por
la que los Rollos de los productos llegan en mal estado a los clientes son los siguientes:
Transporte
Bodega
Materiales
Mtodos
86
CAPTULO 6
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Incremento en Ventas
Este indicador, como ya lo hemos mencionado tiene como meta el tener 0 N/C por
devolucin de productos defectuosos, en el ao 2009 hubo cinco meses que no se
pudo cumplir con la meta, mediante un anlisis de Causa y Efecto se lleg a la
conclusin que esto se daba por: Uso de materia prima defectuosa, Fallas en los
87
mtodos de rebobinado, Manipulacin incorrecta en el rea de bodega, Mal estado
de camiones transportadores.
88
o Capacitar a estibadores y despachadores del rea de Bodega de Producto
Terminado, para que stos, descubran y conozcan el real impacto que tienen
sus trabajos en la satisfaccin de los clientes.
89
BIBLIOGRAFA
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