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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.

MANUAL SISTEMA OPERATIVO DE DISTRIBUCION CENDIS

(manuelita s.a)

ELABORADO POR EDWIN FAURICIO MARTNEZ 1181732 GESTION LOGISTICA

FECHA DE ELABORACION 21 de julio de 2017

Manual versin 1.1


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.A

INDICE

1. Introduccin
2. Objetivos
3. Procedimientos

1.1 Procedimiento de alistamiento de las distintas rutas

1.2 Fundamentos del procedimiento

1.3 Alcance

1.4 Referencia

1.5 definiciones

1.6 Diagrama de flujos

1.7 Formatos e instructivos

1.8 Anexos

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Manual versin 1.1


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.A

INTRODUCION

El propsito de hoy en da en las organizaciones es buscar la estandarizacin de sus


procesos por varias razones importantes. La estandarizacin puede facilitar las
comunicaciones sobre cmo opera el negocio, permitir traspasos suaves en las
fronteras de los procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeo.
Entre distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio
por las mismas razones: mejores comunicaciones, buen desempeo dado que los
sistemas de informacin sustentan los procesos, la estandarizacin permite sistemas
uniformes dentro de las empresas e interfaces de sistemas entre diferentes firmas
como lo es Organizacin Manuelita .

El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad regular y


organizar la estructura interna de la empresa Manuelita s. a gracias a cada una de
las funciones generales y especificas asignadas a cada una de los cargos del rea de
ventas y rea operativa.

Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como


herramienta tcnica y procedimental necesaria para la administracin del talento
humano vinculado a cada uno de los cargos y se vuelve necesario ya que contiene
una forma ordenada sistemtica, informacin sobre aspectos organizacionales
necesario para la buena ejecucin del trabajo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.A

2 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Elaborar el Manual de funciones y Manual de Procedimientos de la empresa


Manuelita S.A con el fin de representar en forma ordenada los aspectos de la
organizacin necesarios para la buena ejecucin laboral

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar el anlisis de 3 cargos existentes para establecer las funciones


desempeadas por cada uno de estos integrantes de la empresa, nivel de
responsabilidad y compromiso.
Entrevistar los trabajadores de los 3 cargos distintos para lograr obtener
informacin precisa en la elaboracin de los manuales de funciones y
procedimientos.
Construir el manual de funciones y procedimientos adecuado para cumplir
con el entendimiento del objetivo general.
Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la
construccin de los manuales correspondientes.

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HISTORIA DE INGENIO MANUELITA S.A

1864

Santiago Martin Eder adquiri las fincas La Rita y La Manuelita en Palmira, Valle del
Cauca, Colombia. En stas, adems de cultivos de caa, haba un pequeo trapiche
movido por traccin animal que produca 4 quintales diarios de azcar de pan. Santiago
Martin Eder, fundador de Manuelita, es considerado el pionero de la industria azucarera
en Colombia y reconocido como uno de los industriales ms importantes del siglo XIX en
Colombia.

Con este trapiche hidrulico se logr aumentar la produccin a 350 libras de azcar
morena diarias. En 1874, reemplaz la traccin animal por energa hidrulica,
convirtiendo a La Manuelita en el primer productor de azcar del Valle

En 1901, despus de recorrer ms de 150 km de junglas, ros y montaas entre


Buenaventura y Palmira a lomo de mula, don Santiago logr transportar, ensamblar y
poner en marcha la nueva fbrica a vapor, segunda en Suramrica, capaz de producir 5
toneladas de azcar diaria. Hacia mediados de siglo se haban producido ensanches que
permitieron multiplicar por 10 las 5 toneladas diarias de 1901.

Bajo el liderazgo de Harold Eder, se construy la primera fbrica en Colombia


dedicada exclusivamente a la produccin de azcar refinada.

Se dise la estrategia para diversificar el negocio a otros sectores.

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MISION

La misin de nuestra empresa es la creciente creacin de valor, logrando un


destacado retorno de las inversiones, superior al costo del capital empleado.
En nuestros negocios de alimentos buscamos siempre mejorar la calidad de vida el
consumidor y el progreso de nuestra gente.
Buscamos el crecimiento rentable con marcas lderes servicio superior y una
excelente distribucin nacional e internacional.
Desarrollamos nuestras actividades con el mejor talento humano, innovacin
sobresaliente y un comportamiento corporativo ejemplar.

VISION
En el ao 2020, Manuelita se ha consolidado como un lder en el sector
agroindustrial en Latinoamrica por su modelo de negocios basado en la
sostenibilidad econmica, social y ambiental.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.A

FILOSOFIA CORPORATIVA

Actuacin tica
Autonoma y coherencia estratgica
Buen gobierno corporativo
Calidad integral
Competitividad
Desarrollo de nuestra gente
Gestin de la innovacin y el conocimiento.
Respeto

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1.2 MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Manual de funciones:

Identificacin de color segn rea de trabajo:

rea operativa: franja azul

rea de ventas franja verde

1. Jefe de ventas
2. Jefe de logstica
3. Auxiliar logstico

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.A

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo 1. jefe de ventas

Dependencia rea de ventas

Nmero de cargos Uno (1)


Reporta a nombre del
Gerente Rodrigo belalcazar
gerente

Requisitos Mnimos
Titulo administrador de empresas, administracin
Requisitos de formacin pblica o ingeniero industrial

Requisitos de experiencia Dos aos de experiencia profesional relacionada

OBJETIVO PRINCIPAL
Es la persona encargada de hacer cumplir las metas de venta determinadas por la gerencia
comercial y marketing para el rea de ventas nacionales, internacionales e institucionales,
atravez de la eficiente administracin del departamento y su fuerza de ventas, planificando,
ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de
negocios, planes de fidelizacin de clientes y un servicio de ventas y post ventas de
excelencia

FUNCIONES ESENCIALES
1- Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa.
2- Posiciona los productos en la comercializadora a nivel nacional.
3- Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando formando y motivando al mismo.
4- Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.A

IDENTIFICACION DEL CARGO


Nombre del cargo 2. jefe de logstica
Dependencia rea operativa
Nmero de cargos Uno (1)

Reporta a nombre del


Gerente Rodrigo Belalczar
gerente

Requisitos Mnimos
Ingeniero industrial, administrador de
Requisitos de formacin
empresas, tecnlogo en logstica
Dos aos de experiencia profesional
Requisitos de experiencia
relacionada

OBJETIVO PRINCIPAL

Es el mximo responsable del correcto funcionamiento, coordinacin y organizacin del


rea logstica de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestin de personal
con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercanca en tiempo y forma.

FUNCIONES ESENCIALES

1- coordinar las diferentes reas de almacn (entradas, reposicin, preparacin de pedidos


y transporte delos mismos).
2- Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la empresa.
3- Optimizar procesos de trabajo.
4- Optimizar, organizar y planificar la preparacin y distribucin de pedidos.
5- gestionar y supervisar al personal a su cargo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.A

IDENTIFICACION DEL CARGO


Nombre del cargo 3. auxiliar logstico
Dependencia rea operativa
Numero de cargos Uno (1)

Reporta a nombre del


Jefe de logstica
gerente

Requisitos Mnimos
Bachiller con conocimientos en apoyo
Requisitos de formacin
logstico

Requisitos de experiencia No requiere experiencia

OBJETIVO PRINCIPAL

Comprender todos los procesos de depsito, almacenamiento y distribucin de materias


primas o productos hasta que lleguen a sus consumidores en los puntos e venta.
FUNCIONES ESNCIALES
1. Coordinar, ejecutar y controlar los procesos de adquisiciones y contrataciones.
2. Organizar y controlar todas las actividades concernientes a los pedidos.
3. Mantener actualizado el archivo y registro de proveedores en el banco de datos.
4. Firmar las rdenes de compra y prestaciones de servicio.
5. Llevar un archivo digital e impreso de los documentos y archivos que estn a su
cargo.

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Manual versin 1.1


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.A

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo 1. jefe de ventas

Dependencia rea de ventas

Nmero de cargos Uno (1)


Reporta a nombre del
Gerente Rodrigo belalcazar
gerente

No Procedimientos
1 Verificar el cumplimiento en cantidad de ventas por meta mensual

2 Analizar cada uno de los datos de los clientes


3 Solicitar a los clientes nombre, domicilio y persona de contacto
4 Constatar que el cliente est activo en el sistema comercial
5 Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base de datos
6 Revisar y mantener actualizado los registros contables utilizados para en control de
ventas
7 Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.A

IDENTIFICACION DEL CARGO


Nombre del cargo 2. jefe de logstica
Dependencia rea operativa
Numero de cargos Uno (1)

Reporta a nombre del


Gerente Rodrigo Belalczar
gerente

tem Procedimientos

1 Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de trabajo para un


mejor ambiente en la ejecucin de labores
2 Realizar la programacin de asignacin de recursos para los programas y
proyectos de rea operativa para su desarrollo.
3 Atender a las solicitudes, quejas y peticiones del gerente logstico.
4 Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribucin de los productos
manuelita s.a
5 Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores y operarios de
ventas y dejar constancia atraves de una copia de los informes.
6 Elaborar y dirigir los informes constantes acerca de la distribucin de la
mercanca para establecer el control de la empresa.
7 Enviar al gerente de logstica los informes constantes acerca de la distribucin
acerca de la mercanca para establecer el control de la empresa.

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IDENTIFICACION DEL CARGO


Nombre del cargo 3. auxiliar logstico
Dependencia rea operativa
Numero de cargos Uno (1)

Reporta a nombre del


Jefe de logstica
gerente

tem Procedimientos
1 Se organiza y desarrolla actividades de formulacin y tramitacin de las ordenes de
compra y ordenes de servicio.
2 Registrar y archivar la documentacin sustentada y establecer estadsticas de
requerimientos y atenciones efectuadas por oficinas y direcciones.
3 Clasificar por el tipo de producto o servicio que comercializan o proveen y emitir
semestralmente el reporte del registro interno de proveedores.
4 Revisar que todo este correcto y se adjunta toda la sustentacin (pedido, propuestas,
cuadros de evaluacin y clasificacin. Acta de otorgamiento de buena pro y
contratos) y se pasan los documentos para la firma del director de la oficina.
5 Integrar a la planificacin general el plan de adquisiciones, formulando medidas
para su ejecucin.
6 Hacer reuniones cada vez que sea necesario con sus empleados a cargo, para
manejar una retroalimentacin para las dos partes.
7 Tener un estricto control de inventarios y supervisin de productos en la bodega,
anotando cada detalle de entrada y salida de mercanca.

1.3 ALCANCE

El propsito del manual de procesos y procedimientos, es realizar cada una de las actividades
relacionadas con cada una de reas asignadas a cada perfil de la empresa, con puntos exactos para
evitar que el responsable de dicha actividad improvise un proceso, y obtengamos como resultado un
serio problema logstico.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO MANUELITA S.A

CNCLUSIONES

Con los anteriores manuales y procedimientos se logra tener un mejor rendimiento laboral interno
de la empresa Manuelita S.A en Palmira Valle

Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas.


Proporciona claridad y sencillez en la informacin necesaria en cada puesto de trabajo.
Crea una adecuada disciplina en el ambiente de trabajo que puede ser fcil mantener con el
cumplimento del Manual de Funciones y procedimientos.

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