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 GUA DE PROCEDIMIENTO DEL

SISTEMA DE GESTIN DE EJECUCIN DE OBRAS

1. CONTEXTO Y ANTECEDENTES ............................................................................... 3

2. MARCO LEGAL ............................................................................................................ 4

3. MARCO INSTITUCIONAL .......................................................................................... 4

4. OBRAS ADMINISTRADAS EN EL SISTEMA DE GESTIN DE EJECUCIN

DE OBRAS ............................................................................................................................ 4

5. PROCESOS Y TIEMPOS ADMINISTRATIVOS ........................................................ 4

5.1 Numeracin del contrato .................................................................................................. 5

5.2 Designacin de supervisores y fiscales de obra ............................................................... 5

5.2.1 Designacin de Supervisores .................................................................................... 5
5.2.2 Designacin de Fiscales ............................................................................................. 6

5.3 Orden de proceder ............................................................................................................ 6

5.4 Monitoreo de obra ............................................................................................................. 6

5.5 Llamadas de atencin emitidas a los contratistas mediante el Sistema de Gestin de

Ejecucin de Obra ......................................................................................................................... 7

5.6 Modificaciones de Obra .................................................................................................... 7

5.7 Creacin de tems nuevos ................................................................................................. 7

5.8 Generacin del Certificado de Pago ................................................................................ 7

5.9 Generacin de documentacin fsica despus de su aprobacin digital ....................... 8

5.10 Sanciones administrativas ................................................................................................ 8

5.11 Sobre el sistema de gestin de ejecucin de obras .......................................................... 9

5.11.1 Aprobacin de documentos en digital ..................................................................... 9
5.11.2 Recepcin provisional de obra ................................................................................. 9
5.11.3 Coordinadores de la DSO para el uso del SGEO ................................................... 9

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 GUA DE PROCEDIMIENTO DEL

SISTEMA DE GESTIN DE EJECUCIN DE OBRAS

1. CONTEXTO Y ANTECEDENTES

El Gobierno Municipal de La Paz (GMLP) en la presente gestin, se ha caracterizado por la

bsqueda constante de una mejora en la eficiencia y eficacia de los procesos internos y su
vinculacin con la sociedad a la que nos debemos.

Esta bsqueda de eficiencia es particularmente perceptible en el Sistema Electrnico de Inversin

Municipal (SIM), el cual ha permitido que los servidores pblicos del GMLP vinculados a la
inscripcin de proyectos y sus procesos de contratacin, se identifiquen con su uso y aplicacin,
consolidando de esta forma al SIM como un logro institucional.

En esta lnea la Direccin de Supervisin de Obras (DSO) dependiente de la Secretara Ejecutiva,

desde su creacin se ha planteado como una importante meta, el participar del desarrollo de un
Gobierno Electrnico que permita entregar productos y servicios a la ciudadana. Por esta razn y
como medida inicial ha desarrollado el Sistema de Gestin de Ejecucin de Obras (SGEO), el cul
ser parte integrante del SIM en un mediano plazo.

El SGEO, fue planificado como una herramienta de apoyo en las actividades diarias desarrolladas
por los Supervisores y Fiscales de Obra, permitiendo que las Unidades Ejecutoras, niveles
jerrquicos del GMLP y niveles de control social, conozcan en tiempo real:

9 El avance de cada uno de los proyectos de inversin realizados por el GMLP en beneficio
de la Poblacin Pacea.
9 La problemtica particular en la ejecucin fsica de estos proyectos.
9 Indicadores de eficiencia de los actores municipales en la ejecucin de obras.
9 Indicadores estadsticos y medicin de resultados relacionada a la informacin en lnea.

Esto permitir planificar medidas de accin inmediata en la bsqueda constante de mejoras de

procesos y eficacia del uso de los recursos pblicos.

Esta iniciativa no estar completa hasta que su producto no sea presentado de manera
transparente a los diferentes actores que participan como planificadores, ejecutores y beneficiarios
de la ejecucin de la inversin. Para hacer realidad este objetivo, es necesario que todo funcionario

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relacionado con la ejecucin de obras conozca, maneje, se identifique y participe en el SGEO.

2. MARCO LEGAL

Se constituye en base legal de la presente Gua, la Ley de Municipalidades N 2028 de 28 de

octubre de 1999, el Reglamento del Sistema Integrado de Supervisin y Fiscalizacin de Obras y
Estudios (RSISFOE), aprobado mediante Ordenanza Municipal N 693/2008 de 6 de febrero de
2009, la Resolucin Municipal N 671/2008 de 17 de diciembre de 2008 y la Resolucin Municipal
que aprueba esta Gua.

3. MARCO INSTITUCIONAL

Las instancias que participarn en la implementacin de la Gua son:

9 UNIDAD EJECUTORA (Decisin)

9 DIRECCIN DE FISCALIZACIN DE OBRAS Y SERVICIOS (Tcnico - Administrativo)
9 DIRECCIN DE SUPERVISIN DE OBRAS (Tcnico - Operativo)

4. OBRAS ADMINISTRADAS EN EL SISTEMA DE

GESTIN DE EJECUCIN DE OBRAS

Todas las obras nuevas ejecutadas por administracin delegada, salvo aqullas que sean
contratadas bajo las modalidades de contratacin por emergencia, excepcin, y obras ejecutadas
por la Empresa Municipal de reas Verdes y Forestacin (EMAVERDE), la Empresa Municipal de
Asfaltos y Vas (EMAVIAS), el Proyecto Parque Urbano Central (PUC), y el Programa de
Revitalizacin Urbana (PRU), debern ser administradas mediante el SGEO, independientemente
de la Unidad Organizacional a la que pertenezca el Supervisor designado, salvo determinacin
expresa en contrario, emitida al efecto, por el Despacho del Alcalde o por el Despacho de la
Secretara Ejecutiva.

5. PROCESOS Y TIEMPOS ADMINISTRATIVOS

Para obtener un mejor producto con el uso de esta herramienta, es indispensable conocer a
cabalidad los procesos y plazos administrativos, para que la ejecucin de obras (inicio proceso
conclusin) se enmarque dentro lo establecido en las respectivas clusulas contractuales.

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5.1 Numeracin del contrato

Una vez suscrito el contrato de obra, el plazo mximo para la numeracin del mismo a travs de
los mdulos del SIM en sus instancias de contrataciones mayores y menores, ser de (1) un da
hbil, por l o los respectivos responsables.

5.2 Designacin de supervisores y fiscales de obra

La designacin de supervisores y fiscales de obras ser realizada nicamente por el Director de

Supervisin de Obras y el Director de Fiscalizacin de Obras y Servicios.

5.2.1 Designacin de Supervisores

En el plazo mximo de (5) cinco das hbiles posteriores a la validacin de cada carpeta de
inversin realizada en el Sistema de Inversin Municipal (SIM), las Mximas Autoridades de las
Unidades Ejecutoras, debern proponer mediante correo electrnico dirigido al Director de la DSO,
un Supervisor de Obra, y solicitar la designacin de dicha persona en el SGEO

Una vez revisada la solicitud de la Unidad Ejecutora en funcin a las capacidades relacionadas al
tipo de obra, exigencias tcnicas de sta, experiencia general del Supervisor de Obra propuesto, y
nmero de obras atendidas simultneamente por dicho Supervisor, el Director de la DSO en el
plazo mximo de (2) dos das hbiles siguientes a su recepcin, deber dar curso a la designacin
correspondiente, o en caso de existir observaciones a la solicitud de designacin del Supervisor,
proponer a otra persona, quin podr depender de la DSO o de la Unidad Ejecutora. La aceptacin
o rechazo a la recomendacin de la DSO, deber ser remitida mediante correo electrnico por la
Unidad Ejecutora a la DSO dentro del da hbil siguiente de recibida la recomendacin. La
designacin consensuada del Supervisor de Obra entre la DSO y la Unidad Ejecutora, no podr
exceder los (3) tres das hbiles, computables a partir de la solicitud efectuada.

En caso que el servidor municipal designado como Supervisor de Obra cese en sus funciones, la
Mxima Autoridad de la Unidad Ejecutora, deber gestionar, en coordinacin con la DSO, la
designacin del reemplazo correspondiente en el plazo mximo de (2) dos das hbiles de ocurrida
la cesanta. De igual forma, tratndose de la cesanta de un Supervisor de Obra que depende
linealmente de la DSO, el Director de la DSO gestionar su reemplazo en el plazo mximo de (2)
dos das hbiles de ocurrida aquella.

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5.2.2 Designacin de Fiscales

Posteriormente a la designacin consensuada del Supervisor de Obra entre la DSO y la Unidad

Ejecutora, la DSO remitir a travs de correo electrnico, la informacin de la designacin del
Supervisor y de la Obra respectiva a la Direccin de Fiscalizacin de Obras y Servicios (DFOS).
Tras la recepcin de ste, el Director de DFOS designar al Fiscal de Obra; esta designacin no
podr exceder de (2) dos das hbiles, computable a partir de la remisin de la informacin por la
DSO.

En caso que el servidor municipal designado como Fiscal de Obras cese en sus funciones, el
Director de DFOS, deber gestionar la designacin del reemplazo correspondiente en el plazo
mximo de (2) dos das hbiles de ocurrida la cesanta.

5.3 Orden de proceder

El Supervisor de Obra designado, una vez suscrito el contrato de obra respectivo, tendr un plazo
mximo de (10) diez das hbiles para emitir la Orden de Proceder a travs del SGEO. Si por algn
motivo o circunstancia se prevn retrasos en la emisin de la Orden de Proceder, dentro del plazo
antes referido, el Supervisor a travs del SGEO, deber informar los motivos que ocasionarn la
demora en la emisin de la Orden de Proceder, as como el plazo previsto para la emisin de la
misma. En caso de existir incumplimiento a lo sealado, la DSO comunicar dicho incumplimiento
a la Unidad Solicitante, a efectos de las sanciones correspondientes.

Una vez emitido el Memorndum de Orden de Proceder, el Supervisor de obra remitir a la DSO
en el plazo de (1) un da hbil computable desde su emisin, a efectos de su archivo, una copia de
dicho documento, en el cual deber constar la respectiva firma del representante de la Empresa
Contratista y la fecha en que la recibi.

5.4 Monitoreo de obra

El Supervisor de Obra designado, deber reportar en el SGEO el avance ponderado de la obra en

el mdulo definido para el efecto, a razn de al menos una vez por semana. La DSO verificar el
cumplimiento de los reportes de avance de obra cada primer da hbil de la semana,
indefectiblemente.

Adicionalmente, una vez identificado el lugar de emplazamiento de la obra se deber corroborar o

modificar la misma en el SGEO en su mdulo de Sistema Informacin Geogrfica (SIG).

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5.5 Llamadas de atencin emitidas a los contratistas mediante el
Sistema de Gestin de Ejecucin de Obra

Emitida la llamada de atencin al Contratista mediante el SGEO, el Supervisor de Obra deber

remitir una copia con la respectiva firma del Contratista y la fecha en que la recibi, en un plazo
mximo de (1) da hbil, para su posterior registro en el Archivo Central de la DSO.

5.6 Modificaciones de Obra

A partir de la emisin de la Orden de Proceder, dentro del plazo mximo de (15) quince das
calendario, en funcin del plazo contractual y tipo de obra, el Supervisor de Obra deber identificar,
justificar y generar si fuera necesario, las modificaciones a la obra en el SGEO. La introduccin de
modificaciones a la obra fuera de este plazo, deber ir acompaada necesariamente de una
justificacin en el Informe del Supervisor, que fundamente tcnicamente las razones que impidieron
advertir la necesidad de las modificaciones con anterioridad.

Cada servidor involucrado en la aprobacin digital de una modificacin, tendr un lapso de tiempo
mximo de (3) tres das hbiles para la aprobacin o rechazo del mismo.

5.7 Creacin de tems nuevos

Para la creacin de un tem nuevo, el Supervisor de Obra deber elaborar conjuntamente el

Contratista, tanto el anlisis de precios unitarios como las especificaciones tcnicas y adjuntar
mnimamente (3) tres cotizaciones vigentes.

El responsable de Precios Unitarios de la DFOS, tendr un plazo mximo de (5) das hbiles para
aprobar u observar el tem propuesto y adicionar este a la base de datos de Precios Unitarios del
GMLP.

5.8 Generacin del Certificado de Pago

Emitida el Acta de Recepcin Provisional, el Supervisor de Obra designado, deber introducir al

SGEO, el correspondiente Certificado de Pago dentro de los (15) quince das calendario siguientes.
En caso que se tengan Certificados de Avance, los mismos debern ser generados
electrnicamente de acuerdo a los trminos especificados en las clusulas contractuales.

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5.9 Generacin de documentacin fsica despus de su
aprobacin digital

Una vez efectuada la aprobacin electrnica a travs del SGEO, tanto en modificaciones de obra
como en certificados de pago en sus etapas parciales y/o definitivas, el Supervisor de Obra deber
generar estos fsicamente e introducirlos por el Sistema de Trmites Municipales (SITR@M). El
plazo para la generacin fsica de modificaciones de obra no deber exceder los (5) cinco das
hbiles tras la aprobacin electrnica de sta; el plazo para la generacin fsica de certificados de
pago por avance de obra no deber exceder (1) un das hbil luego de la aprobacin electrnica;
asimismo el certificado final deber ser generada (1) un da hbil despus de la Recepcin
Definitiva de Obra. Estos trmites no podrn permanecer en las respectivas Unidades
Organizacionales por ms de (2) dos das hbiles para efectos de la firma de los responsables
relacionados.

Los trmites aprobados electrnicamente por el SGEO debern ser remitidos en su versin fsica a
la DSO para efectos del archivo, verificacin de consistencia y firma de documentos.

A los Certificados de Pago nicas se debern adjuntar todas las modificaciones efectuadas en
documento fsico original.

A los Certificados Finales se debern adjuntar copias de los certificados de avance ya efectuadas,
y las modificaciones realizadas en el documento fsico original.

En todos los casos los certificados de pago debern estar acompaadas de una copia gemela a
efectos de su archivo en la DFOS.

5.10 Sanciones administrativas

Cada primer da hbil de la semana, la DSO deber informar mediante correo electrnico a las
Mximas Autoridades de las Unidades Ejecutoras, a la Secretara Ejecutiva y a la Direccin de
Coordinacin Distrital, sobre el cumplimiento o no de plazos administrativos por parte de las
respectivas Unidades Organizacionales.

El incumplimiento de plazos y/o procedimientos establecidos en el presente documento, ser

sancionado mediante Memorndum de Llamada de Atencin emitido por las Mximas Autoridades
de las respectivas Unidades Organizacionales, sin perjuicio, cuando corresponda, del inicio del
proceso administrativo interno, por la autoridad legal competente (sumariante). La inobservancia en
la emisin de sanciones por el incumplimiento de los plazos y procedimientos definidos en esta
Gua, generar corresponsabilidad de los superiores jerrquicos de las Unidades Organizacionales

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comprometidas.

5.11 Sobre el sistema de gestin de ejecucin de obras

5.11.1 Aprobacin de documentos en digital

Los documentos generados por el Supervisor de obra en el SGEO referente a paralizaciones de

obra, modificaciones, procesos de pago, llamadas de atencin, actas de recepcin y resoluciones
de contrato, se regirn al concepto de aprobacin electrnica, vale decir que todos los actores
relacionados a la ejecucin de obras aprobarn estos los rechazarn mediante el SGEO.

La fecha de aprobacin contemplada en los documentos generados por el SGEO, sern la que
corresponda al da de aprobacin del documento; asimismo la numeracin de documentacin ser
nica por cada carpeta de inversin, excepto el caso de certificados de pago nicas o finales, en
cuyo caso los informes sern fechados de manera posterior a la fecha de recepcin definitiva de la
obra, debido a la probabilidad de cobro de multas por retraso en la entrega definitiva de Obra.

5.11.2 Recepcin provisional de obra

Tras la recepcin provisional de obra, el Supervisor de Obra en los prximos (3) tres das hbiles
deber adjuntar una fotografa del estado concluido de obra, caso contrario se generar un aviso
de incumplimiento a la instancia de control correspondiente.

5.11.3 Coordinadores de la DSO para el uso del SGEO

A fin de dotar de un soporte contino y oportuno sobre el uso, interaccin y resultados del SGEO la
DSO prever en su estructura organizacional, un equipo de coordinacin por Unidades Ejecutoras,
el cual deber estar conformado al menos por un (1) tcnico por cada 100 proyectos de inversin,
dependiendo de la cuanta de estos y las exigencias tcnicas necesarias para su correcto
seguimiento y evaluacin.

Los coordinadores de la DSO, sern responsables del seguimiento, evaluacin y control de

resultados de acuerdo a lo establecido en la presente Gua de Procedimientos. Dicho equipo
emitir a travs del nivel Ejecutivo de la DSO reportes mensuales de accin a la Secretara
Ejecutiva. Para tal efecto mantendr comunicacin va lnea directa con los niveles jerrquicos de
las Unidades Ejecutoras.