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UNIVERSIDAD PONTIFICIA COMILLAS

ESCUELA TCNICA SUPERIOR DE INGENIERA (ICAI)

INGENIERA EN ORGANIZACIN INDUSTRIAL

PROYECTO FIN DE CARRERA

Definicin y Desarrollo de un

Sistema de la I+D+I

Francisco Javier Domnguez Rubio

MADRID, Junio de 2007


Autorizada la entrega del proyecto al alumno:

Francisco Javier Domnguez Rubio

EL DIRECTOR DEL PROYECTO

Mara Jess Saura Alcaraz

Fdo: Fecha: 28/05/2007

V B del Coordinador de Proyectos

Claudia Meseguer Velasco

Fdo: Fecha: 12/06/2007


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I III
Resumen

Resumen

Cada vez ms, las actividades de I+D+I constituyen un factor decisivo para el
desarrollo de los pases y la clave para el mantenimiento del liderazgo y el sostenimiento
de las organizaciones en los distintos sectores. Uno de los principales retos para las
empresas consiste en conocer los desarrollos tecnolgicos que van a tener impacto en el
medio-largo plazo sobre su sector de actividad y mercado, anticiparse a los cambios,
identificar las oportunidades y actuar en consecuencia. En este sentido, si se quieren
obtener resultados satisfactorios, se hace determinante adquirir la capacidad de gestionar
este proceso de cambio tecnolgico: cada vez se impone ms la necesidad de definir y
aplicar un sistema que sea capaz de gestionar todo el conjunto de actividades de I+D+I
incluyendo aspectos estratgicos, organizativos, operativos, con objeto de alcanzar la
competitividad que demandan los mercados a los que accede la empresa.

El primer objetivo del proyecto ha sido definir y desarrollar un Sistema de Gestin


de la I+D+I en ASECAL, con el fin fomentar las actividades de I+D+I, proporcionar las
directrices para organizar y gestionar eficazmente la I+D+I, asegurar que no se pierden
actividades susceptibles de generar tecnologas propias y patentes, a travs de las cuales
puede obtener beneficios adicionales por transferencia de tecnologa o por desgravaciones
fiscales y ayudar a potenciar la I+D+I como un factor diferencial de competitividad.

Con este fin, se ha analizado la situacin de la organizacin respecto de la norma


UNE 166002 EX, se ha elaborado el Manual de Gestin de la I+D+I, los procedimientos
generales de acuerdo con los requisitos de la norma y se ha establecido un Plan de
Implantacin en ASECAL del Sistema de Gestin de la I+D+I definido.

El Manual recoge el alcance, la estructura bsica del sistema y hace referencia a


los procedimientos generales. Asimismo, recoge el sistema general de funcionamiento con
respecto a los requisitos de la norma: Modelo y Sistema de Gestin de la I+D+I,
Responsabilidad de la Direccin, Gestin de Recursos, Actividades de I+D+I y Medicin,
Anlisis y Mejora del proceso. Por otra parte, se han desarrollado procedimientos
generales, procesos, sistemticas, etc. (o se han incluido en el Manual), con respecto al
control de los documentos, control de los registros, comunicacin interna, motivacin de
personal, vigilancia tecnolgica, anlisis externo, identificacin y anlisis de problemas y
oportunidades, anlisis y seleccin de ideas de I+D+I, planificacin, seguimiento y control
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I IV
Resumen

de la cartera de proyectos, transferencia de tecnologa, realizacin del producto de I+D+I,


documentacin de los resultados, seguimiento y medicin de los resultados de I+D+I,
proteccin y explotacin de los resultados de las actividades de I+D+I, seguimiento,
medicin, anlisis y mejora, auditoras internas, seguimiento y medicin del proceso de
I+D+I, acciones correctivas y acciones preventivas, etc.

El Segundo objetivo del proyecto ha sido desarrollar documentacin, que sirva de


base o gua al personal de ASECAL a la hora de definir, desarrollar e implantar un Sistema
de Gestin de la I+D+I en sus clientes. Se ha decidido desarrollar la documentacin para
un Laboratorio y para un Hospital debido a que un porcentaje elevado de clientes de
ASECAL se encuentran en estos sectores y existe una posibilidad real de que a corto-
medio plazo estos clientes demanden este nuevo producto.

Con este fin se ha realizado el estudio de una amplia documentacin existente en


ASECAL acerca del funcionamiento de Hospitales y Laboratorios, Sistemas de Gestin en
Hospitales y Sistemas de Gestin en Laboratorios, se han realizado entrevistas al personal
de ASECAL con experiencia en ambos sectores, y se ha buscado y analizado informacin
sobre formas de funcionamiento de hospitales y laboratorios en aquellos aspectos
relacionados con los requisitos de la norma UNE 166002 EX, que posteriormente se han
contrastado con el personal de ASECAL. A partir de toda esta informacin se ha
desarrollado el Sistema de Gestin de la I+D+I para un Hospital y un Laboratorio tipo
describiendo las sistemticas, polticas, organizacin, formas de actuacin, etc, con
respecto a cada uno de los requisitos de la Norma UNE 166002 EX.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I V
Abstract

Abstract

Nowadays, Research and Development and Innovation activities are a conclusive


factor in the developing of countries and are the key aspect to maintain a leading role and
to substain organizations in the different sectors. One of the main challenges of companies
is to be aware of the technological processes that will have an impact over its market sector
in the medium run as well as to for see the changes, to identify opportunities and to act
accordingly. In this sense, if companies want to obtain satisfactory results it is impositive to
acquire the skills for managing and applying this technological changeover. It is becoming
necessary the definition and application of a system able to rule the different Research and
Development and Innovation tasks, including the strategic, organizational and operative
aspects with the aim of acquiring the competitiveness demanded by markets.

The first objective of this project has been to define and develop a Research and
Development and Innovation Managing System in ASECAL with the idea of encouraging
Research and Development and Innovation tasks, offering the guidelines to organize and
manage efficiently those tasks and making sure that activities liable to generate
technologies and patents are never lost; activities that can create extra benefits by means
of technology transfer or financial allowances and by doing so to help encourage Research
and Development and Innovation as a differential competitive factor.

Thus, the situation of the organization has been analysed following UNE 166002 EX
regulations, a Research and Development and Innovation Managing Manual has been
created as well as the general proceedings according to the regulation requirements and a
Research and Development and Innovation Managing System Implementation Plan has
been established in ASECAL.

The Manual complies the range of action, the basic system structure and makes
reference to the general proceedings. It also collects the general working system according
to the regulation requirements: Research and Development and Innovation Managing
Model and System, Direction Responsibility, Resources Management, Research and
Development and Innovation Activities, Measurement, Analysis and Process Improvement.
On the other hand, general proceedings, processes, systemics, etc, have been developed
(or they have been included in the Manual) regarding control of documents and registers,
internal communication, personnel motivation, technological surveillance, external analysis,
identification and analysis of problems and opportunities, analysis and selection of
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I VI
Abstract

Research and Development and Innovation ideas, planning, portfolio follow-up and control,
technology transfer, making of the Research and Development and Innovation product,
results documentation, Research and Development and Innovation follow up and
measuring, protection and exploitation of Research and Development and Innovation
results, follow-up, measuring, analysis and improvements, internal auditing, follow-up and
measuring of the Research and Development and Innovation process, prevential and
remedial actions, etc.

The second objective of the project has been to develop the necessary
documentation so that ASECAL personnel can use it when defining, developing and
implementing a Research and Development and Innovation Managing System for its
clients. It has been decided to develop the documentation for a Laboratory and a Hospital
since a high percentage of ASECAL clients fall within these sectors and it exists a real
possibility for these clients to demand the product in a short-medium run.

Following this idea, it has been done a thorough and exhaustive study over the
information ASECAL has on the functioning of Hospitals and Laboratories and the
Managing Systems in Hospitals and Laboratories. Interviews to experienced ASECAL
personnel have been carried out and finally it has been searched and analysed information
on hospital and laboratory functioning in those aspects related with the UNE 166002 EX
regulations. Aspects that have been contrasted with ASECAL personnel. From here a
Research and Development and Innovation Managing System for a Hospital and a
Laboratory has been developed describing the systemics, policies, organization, acting, etc,
regarding each one of the requirements of UNE 166002 EX regulations.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I VII

NDICE

1
Captulo 1 INTRODUCCIN
1.1 Justificacin del Proyecto 2

1.2 Objetivos del Proyecto 3

1.3 Estructura del Proyecto 4

Captulo 2 SISTEMA DE GESTIN E I+D+I 7

2.1 Introduccin 8
2.2 Sistemas de Gestin 23

2.3 Sistemas de Gestin de la I+D+I 27

2.4 Sistemas de Gestin Integrados 30

2.5 UNE EN 166002 vs ISO 9001:2000 33

Captulo 3 DISEO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA I+D+I 35

3.1 Introduccin 36
Documentos del Sistema de Gestin de la I+D+I en 37
3.2
ASECAL
3.2.1 Manual de Gestin de la I+D+I 46

3.1.2 Procedimientos 96

3.1.3 Formatos 172

3.1.4 Indicadores 187

3.1.5 Plan de Implantacin 193

3.3 Documentacin Nuevos Productos 195

3.3.1 Documentacin Hospital 197

3.3.2 Documentacin Laboratorio 244

Captulo 4 CONCLUSIONES 290

291
4.1 Conclusiones
Captulo 5 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 293

294
5.1 Normas y Otros Documentos
5.2 Direcciones de Internet Consultadas
295
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I VIII

Captulo 6 GLOSARIO DE TRMINOS 296

297
6.1 Glosario de Trminos
Anexo I 301
GESTIN DE IDEAS
302
I.1 Gestin de Ideas
304
I.2 Mtodos para Generar Ideas
304
Mtodos para Generar Ideas a Partir de la Resolucin de
I.3
Ideas de Forma Creativa
306
I.4 Generacin de Ideas para Potenciar la Innovacin
310
I.5 Reconocer Oportunidades
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 1

1
Introduccin
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 2

1.1 Justificacin del Proyecto

Cada vez ms, las actividades de I+D+I constituyen un factor decisivo para el
desarrollo de los pases y la clave para el mantenimiento del liderazgo y el
sostenimiento de las organizaciones en los distintos sectores. Uno de los principales
retos para las empresas consiste en conocer los desarrollos tecnolgicos que van a
tener impacto en el medio-largo plazo sobre su sector de actividad y mercado,
anticiparse a los cambios, identificar las oportunidades y actuar en consecuencia. En
este sentido, si se quiere obtener resultados satisfactorios, se hace determinante
adquirir la capacidad de gestionar este proceso de cambio tecnolgico.

La necesidad de una continua y cada vez ms acelerada adecuacin


tecnolgica por parte de las empresas lleva a la necesidad de adoptar medidas que no
son de carcter eventual o espordico. Actuaciones que el intenso ritmo de desarrollo
tecnolgico a menudo lleva a la necesidad de fomentarlas, estructurarlas e integrarlas
en el sistema de gestin global de la empresa.

En definitiva, cada vez se impone ms la necesidad de definir y aplicar un


sistema que sea capaz de gestionar todo el conjunto de actividades de I+D+I
incluyendo aspectos estratgicos, organizativos, operativos, con objeto de alcanzar la
competitividad que demandan los mercados a los que accede la empresa.

En Espaa AENOR, entidad dedicada al desarrollo de la normalizacin y la


certificacin en todos los sectores industriales y de servicios, aunando los esfuerzos
de empresas, profesionales y de la administracin para dar respuesta a la
problemtica asociada a la I+D+I en las empresas espaolas, ha definido la Norma
UNE 166002 EX: Gestin de la I+D+I: Requisitos del Sistema de Gestin de la I+D+I.

Las ventajas fundamentales que aporta esta norma en relacin a la Gestin de


la I+D+I son:

Sistematizar las actividades de I+D+I para aprovechar el saber hacer interno de


las empresas.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 3

Orientar y coordinar a los participantes en un proyecto de I+D+I

Ahorrar recursos en las actividades de I+D+I gracias a su sistematizacin

Aportar indicadores para implantar o readaptar unidades de I+D+I en las


empresas a travs del anlisis interno y externo.

Establecer Sistemas de vigilancia tecnolgica y prospeccin tecnolgica, as


como facilitar un control y seguimiento de proyectos internos.

ASECAL es una empresa innovadora en los servicios que presta desde su


creacin ya que empez prestando asesoramiento para la definicin e implantacin
de sistemas de la calidad en laboratorios con la norma EN 45001 en 1991 y en la
actualidad presta servicios de asesoramiento en la implantacin de sistemas de
gestin de calidad, prevencin de riesgos y medio ambiente de acuerdo con diversas
normas y modelos: ISO 9001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 17020, ISO/IEC 17024, GUA
ISO/IEC 43, GUA ISO/IEC 62, GUA ISO/IEC 65, EFQM, ISO 14001, ISO 15189,
EUREP GAP, etc.

En la actualidad, ASECAL para mantener su actividad y competitividad en el


mercado y adaptacin a su continua evolucin, ha puesto en marcha varios proyectos
de innovacin de su cartera de servicios para incrementarla con nuevos servicios
novedosos en Espaa y algunos de ellos a nivel internacional, servicios asociados al
programa REACH, gestin del conocimiento en empresas, etc. El proyecto planteado
dotar a ASECAL de un sistema de gestin para su propia innovacin.

1.2 Objetivos de Proyecto

El primer objetivo del proyecto ha sido definir y desarrollar un Sistema de


Gestin de la I+D+I en ASECAL, con el fin de mejorar la gestin de la I+D+I
incrementando la innovacin de tal manera que se mejore la eficiencia con el fin de ser
ms competitivos. Para ello los objetivos secundarios que ha sido necesario alcanzar
son:

Conocer la organizacin y el funcionamiento de ASECAL, as como su


situacin respecto a los requisitos de la norma UNE 166002 EX.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 4

Definir un Sistema de Gestin de la I+D+I para ASECAL.

Establecer la sistemtica de actuacin en ASECAL para implantar el Sistema


de Gestin de la I+D+I.

Disear el sistema de seguimiento y medicin del proceso de I+D+I en


ASECAL.

El Segundo objetivo del proyecto ha sido desarrollar documentacin, que sirva


de base o gua al personal de ASECAL a la hora de definir, desarrollar e implantar un
Sistema de Gestin de la I+D+I en sus clientes. Se ha decidido desarrollar la
documentacin para un Laboratorio y para un Hospital por:

Son entidades que realizan actividades de I+D+I.


Un porcentaje elevado de los clientes de ASECAL son Hospitales y
Laboratorios.
Posibilidad corto-medio plazo demanda Sistemas de Gestin de la
I+D+I.

1.3 Estructura del Proyecto

A continuacin, se muestra de manera muy general la estructura seguida por


este proyecto.

Introduccin

En este primer punto del proyecto, se describen cuales han sido los aspectos
que han motivado el proyecto, se han formulado los objetivos del mismo y se ha
procedido a realizar un a pequea introduccin de los puntos que componen este
Proyecto Fin de Carrera.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 5

Sistemas de Gestin e I+D+I

Este segundo punto del proyecto, primeramente se introduce la situacin de la


I+D+I en Europa en general y en Espaa en particular. A continuacin se aportan un
conjunto de definiciones e informacin acerca de los Sistemas de Gestin, Sistemas
de Gestin de I+D+I e Sistemas de Gestin Integrados.

Finalmente, se detallan las principales diferencias y similitudes entre la norma


UNE 166002 EX, aplicada en este proyecto y la norma ISO 9001:2000, ampliamente
implantada en organizaciones de todo el mundo.

Diseo Sistema Gestin I+D+I

El tercer punto del proyecto esta compuesto de dos grandes apartados


claramente diferenciados, en el primero se incluye toda la documentacin que ha sido
desarrollada para dotar a ASECAL de un Sistema de Gestin de la I+D+I.

En el segundo apartado se aporta documentacin que sirva de base o gua al


personal de ASECAL a la hora de definir, desarrollar e implantar un Sistema de
Gestin de la I+D+I en un Hospital o en un Laboratorio.

Finalmente, se ha definido una oferta estndar, para presentar a aquellos


futuros clientes que deseen implantar un Sistema de Gestin de la I+D+I.

Conclusiones

En este apartado se exponen las conclusiones de este Proyecto Fin de Carrera.

Referencias Bibliogrficas

Se indican las referencias utilizadas, distinguiendo entre libros utilizados,


revistas especializadas consultadas y paginas web visitadas.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 6

Glosario de Trminos

En este punto se definen aquellos trminos que se ha considerado que son


especficos del mbito del proyecto desarrollado.

Anexos

Se ha estimado oportuno incluir un anexo relativo a la Gestin de Ideas, debido


a que es un aspecto novedoso de la norma UNE 166002 EX.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 7

2
Sistemas de Gestin e I+D+I
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 8

2.1 Introduccin

Las teoras ms recientes sobre el crecimiento econmico incorporan el


conocimiento como un factor de produccin mas, conocimiento que tiene su reflejo en
mtodos ms eficaces de produccin y organizacin, y en nuevos y mejores productos
y servicios. En este contexto, la innovacin se revela como el resultado de mltiples
interacciones entre los distintos agentes existentes: universidades, centros pblicos y
privados de investigacin, empresas y grupos empresariales, entidades financieras,
usuarios y administraciones pblicas.

A principios de los aos 90 la investigacin cientfica y tcnica se encontraba


envuelta en un clima de atona y falta de estmulos sociales y de instrumentos que
articulasen la intervencin de los poderes pblicos en la programacin y coordinacin
de los recursos existentes. En este sentido Espaa ha experimentado una profunda
transformacin basada, fundamentalmente, en un aumento creciente de las
inversiones en investigacin e innovacin, en la mejora de la gestin de los recursos
econmicos y humanos y en la articulacin sistemas de apoyo a la I+D+I, dentro de un
convencimiento paulatino de nuestra sociedad en la importancia de la investigacin, el
desarrollo tecnolgico y la innovacin como base para un crecimiento sostenible.
Esta evolucin positiva ha permitido que el nivel cientfico-tecnolgico espaol d un
salto cualitativo y cuantitativo en el panorama internacional, aunque los resultados
obtenidos en los indicadores aceptados internacionalmente distan an mucho de la
posicin que un pas como Espaa debe tener.

En este sentido, tanto la Administracin como las comunidades autnomas han


aunado esfuerzos para conseguir la optimizacin de los recursos existentes mediante
el refuerzo de las actuaciones de cooperacin y coordinacin con las Comunidades
Autnomas, de la contextualizacin en la escena internacional y el diseo de los
instrumentos financieros y de las modalidades de participacin necesarios capaces de
estimular y fomentar dichas actividades.

La actividad cientfica y tcnica se enfrenta a un enorme cambio, fruto de la


globalizacin y de los desafos que plantea una nueva economa dirigida por el
conocimiento. Estos cambios afectan de manera particular a los procesos de
produccin, difusin y explotacin del conocimiento cientfico y tcnico, aspectos todos
ellos clave en el proceso de innovacin.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 9

La Unin Europea ha impulsado que la I+D+I sea un eje prioritario de su


poltica, definiendo, desarrollando y dotando de recursos econmicos, el Espacio
Europeo de Investigacin e Innovacin. Por otro lado el Gobierno espaol ha dado un
impulso a su poltica de I+D+I por medio del Plan Nacional de l+D+l 2004-2007, debe
entenderse como la herramienta bsica de programacin para el apoyo a las
actividades de l+D+l de que dispone la Administracin General del Estado, con una
visin integradora de actuaciones, y en el que la asignacin de los recursos
econmicos para el cumplimiento de sus objetivos se ha realizado en funcin del
objetivo general de fortalecimiento del Sistema espaol de Ciencia-Tecnologa-
Empresa, y por ltimo existe un creciente protagonismo que estn adquiriendo los
planes de I+D+I de las Comunidades Autnomas.

Como se puede observar existe una posicin firme y clara por parte de las
distintas administraciones de toma de conciencia y de fomento de la I+D+I. A
continuacin, se van a mostrar algunos datos relativos a la I+D+I tanto a nivel europeo
como a nivel nacional.

En la tabla 1 se muestra la evolucin de los principales indicadores de recursos


econmicos utilizados en l+D a lo largo del periodo 1990-2001. El gasto dedicado a
actividades de investigacin cientfica y desarrollo tecnolgico en Espaa en 2001 fue
de 6.227,1 Mu, lo que representa un aumento bruto del 8,9% respecto al ao anterior.
Esta cifra supone el mayor esfuerzo relativo dedicado a l+D que la sociedad espaola
ha realizado nunca en relacin a su nivel de riqueza: el 0,96% del PIB.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 10

En las tablas 2 y 3 se presenta la distribucin del gasto entre los distintos


sectores, tanto en lo que se refiere al origen de los fondos como a la ejecucin del
gasto. Lo ms destacable es la tendencia al aumento de la ejecucin por parte del
sector privado y el incremento de la financiacin pblica en 2001.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 11

El grfico 2 recoge el gasto en l+D en los pases de la UE, Estados Unidos y


Japn, respecto del PIB. Como se puede observar el gasto interno total en l+D en
relacin al PIB, como valor medio de la Unin Europea, ya estaba en 2000 en el
1,93%.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 12

A continuacin mostramos una previsin de cmo va a evolucionar el gasto en I+D


respecto del PIB hasta el ao 2007 en Espaa.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 13

En la tabla 4 se puede observar la evolucin de la Funcin 54 en el periodo


1995-2003 y su variacin interanual. Estos resultados evidencian una apuesta por la
poltica de l+D+l como vector de crecimiento de la economa nacional. La tabla separa
los captulos 1 al 7 del captulo 8, que corresponde a activos financieros.

Por lo que respecta a los recursos humanos dedicados a l+D, en la tabla 5 se


muestra su evolucin en el periodo 1990-2001 y su distribucin entre los distintos
sectores de ejecucin.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 14

Como puede observarse, en 2001 se ha producido un incremento del personal


dedicado a I+D y del nmero de investigadores, que afecta especialmente al sector de
Enseanza Superior.

El fuerte incremento de los recursos humanos en l+D con respecto a la


poblacin activa en los ltimos aos (en 2001 el nmero de personas empleadas en
l+D por cada mil de poblacin activa fue de 6,9, situndose en 4,4 el nmero de
investigadores) indica la importancia concedida por las administraciones a disponer de
recursos humanos en cantidad suficiente para poder incrementar nuestra
competitividad en los sectores pblico y privado.

A continuacin en el grfico 4 se muestra la comparacin internacional del total


de investigadores por mil empleados.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 15

La evolucin de los principales indicadores de resultados cientficos y


tecnolgicos se resume en las tablas 7 y 8. Hay que sealar que los investigadores
residentes en Espaa han seguido incrementando su presencia en las bases de datos
internacionales que recogen las publicaciones en revistas cientficas de prestigio. Las
publicaciones en las que figura algn investigador residente en Espaa representaron,
en 2001, el 2,69% de la produccin cientfica mundial recogida en las bases de datos
del Science Citation lndex (tabla 7).
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 16

Espaa ha tenido un espectacular incremento en su produccin cientfica en los


ltimos 25 aos. Si atendemos a la cantidad, nos situamos en el duodcimo puesto del
Grupo 17 (formado por los 15 pases de la Unin Europea, Estados Unidos y Japn),
tomando como indicador el nmero de artculos por habitante. En cuanto a la calidad
de la produccin cientfica, si se toma como indicador el nmero de artculos con
citacin elevada por nmero de artculos publicados, Espaa ocupa el decimocuarto
lugar, lo que lleva a concluir que los artculos firmados por investigadores espaoles
tienen un nivel de impacto inferior a los ndices de produccin. Finalmente, si tenemos
en cuenta el nmero de artculos por el conjunto de personas dedicadas a la actividad
investigadora, Espaa ocupa el segundo puesto del grupo, y el sexto si se calcula el
indicador considerando nicamente los investigadores. Estos datos indican que los
investigadores espaoles son muy productivos, con la necesidad de seguir
incrementando el ndice de impacto en sus publicaciones.

Por lo que se refiere a la solicitud de patentes con efectos en Espaa (tabla 8),
en 2001 se observa un descenso de las presentadas por residentes a la Oficina
Espaola de Patentes y Marcas, mientras aumenta la tramitacin va Europa y Euro-
PCI.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 17

La tabla 9 recoge la comparacin internacional de las patentes y de los


modelos de utilidad solicitados en 2001 a travs de la va nacional por residentes en
cada pas. Estos datos evidencian el escaso papel que representa la proteccin de
resultados de investigacin por medio de patentes en las estrategias de los actores del
Sistema espaol, constituyendo un o de los grandes desafos.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 18

La ejecucin de las actividades de investigacin y desarrollo se encuentra


desigualmente distribuida entre las regiones espaolas, aunque en la ltima dcada se
observa una prdida de peso de la Comunidad de Madrid y un aumento significativo
del esfuerzo realizado por un grupo numeroso de regiones. El problema de las
regiones con menor esfuerzo es su propia distribucin del gasto, ya que en muchas de
ellas apenas existe actividad investigadora por parte del sector empresarial, y es el
sector universitario el que ms contribuye al gasto en l+D.

En la tabla 10 se detalla la distribucin regional del gasto en l+D en los ltimos


aos. Los datos muestran una concentracin de las actividades de l+D en dos
regiones: a pesar de ello, se observa un ligero crecimiento de la participacin de un
conjunto de regiones que han pasado a tener un peso significativo, por encima del 5%
del total nacional. Hay que sealar que la concentracin de las actividades de l+D en
las 5 primeras regiones representa en torno al 80% del total, mientras que su
poblacin es del 62% del total. Igualmente, se indica el esfuerzo en l+D de las
Comunidades Autnomas, entendido como el porcentaje del gasto en l+D respecto al
producto interior bruto a precios de mercado.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 19

Por lo que se refiere a la innovacin tecnolgica en las empresas, los ltimos


datos disponibles, que se refieren al ao 2000, revelan que el gasto total en innovacin
como porcentaje del PIB ha sido del 1,67%, con un incremento respecto a los datos de
1998 del 14,2%.

Los sectores de actividad econmica en los que se concentran un mayor


nmero de empresas innovadoras aparecen en la tabla 11. La intensidad en
innovacin en 2000 para el conjunto de los sectores ha sido del 0,93%, y del 1,78% en
el caso de las empresas industriales.

Hay que sealar que en 1998 el porcentaje de la cifra de negocios que las
empresas industriales atribuyeron al desarrollo de productos nuevos o
tecnolgicamente mejorados alcanz el 18,6%, y lleg al 19,3% en las empresas de
servicios de telecomunicaciones. En 2000 este porcentaje se situ para el total de la
industria en el 24,1% y para el conjunto empresarial - industrias, servicios y
construccin - en el 12,4%.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 20

En la tabla 12 se indica la distribucin porcentual del gasto en innovacin segn


el tipo de gasto realizado.

El anlisis de los datos ofrecidos por el INE permite constatar un creciente


esfuerzo en innovacin del sector empresarial espaol, lo que implica una renovada
consideracin de la tecnologa como factor clave de su competitividad. Estas mismas
cifras indican, asimismo, que el esfuerzo en l+D no evoluciona con la misma
intensidad.

A continuacin mostramos una previsin de cmo va a evolucionar el gasto en


I+D respecto del PIB hasta el ao 2007 en Espaa.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 21

En la tabla 13 se refleja la distribucin regional del gasto en innovacin. De


nuevo se observa la concentracin regional del mismo, aunque en menor medida que
en el gasto en I+D. Las cinco primeras regiones aglutinan, en 2000, ms del 76% del
total nacional, mientras que su contribucin a la riqueza nacional apenas lleg al 65%.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 22

Finalmente se muestran algunos indicadores tanto de recursos econmicos y


de resultados como de recursos humanos, que comparan los datos del ao 2001 con
los datos que el Ministerio de Ciencia y Tecnologa ha previsto para el ao 2007.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 23

2.2 Sistemas de Gestin

Al hacer referencia a empresa o a organizacin se viene a la mente unas


personas que estn trabajando en distintas reas pero con un fin determinado, lo cual
hace recordar y contemplar la organizacin como una serie de partes interrelacionadas
e interpendientes, que trabajan y funcionan en un todo unificado. Hay que tener en
cuenta que la sociedad es un sistema dinmico que interacta y responde a los
factores que la afecta lo mismo ocurre con la empresa.

De tal manera hay que entender como primer aspecto que cuando se refiere al
trmino empresa en un sentido amplio se hace referencia a toda ejecucin de un plan
de gran alcance, para lograr este requiere la colaboracin permanente de varias
personas para hacerla realidad. No hay que olvidar el empresario, ya que sin este la
empresa seria un ente muerto en nuestra sociedad ya que estos toman las decisiones
ms adecuadas para la empresa tanto decisiones cuantitativas se hace referencia el
anlisis de los valores en los libros contables de la empresa as como el aumento y la
disminucin de los precios, cantidades de produccin y ventas como las decisiones
empricas que se basa en las experiencia de situaciones anteriores y de la
observacin del medio que rodea la empresa, ya que la empresa como se ha
comentado anteriormente se retroalimenta de su entorno que lo rodea que es su
mercado. Ya que con estas facetas puede manejar el conjunto de tareas y acciones
que estn relacionadas en una empresa debido a que es un sistema relacionado de
procesos administrativos productivos y funcionales para lograr un objetivo.

Se ha de tener en cuenta un elemento, ya que se destaca por la importancia


que tiene este para el funcionamiento de una empresa en sus mejores condiciones
que es la sinergia social e integra las partes de la empresa. Hay que tener en cuenta si
en la practica funciona de la misma manera que se escucha, ya que el hombre es un
ser social por naturaleza y con esta necesidad de comunicarse constantemente asume
posiciones que lo pueden alejar de lo que es realmente la sinergia social.

Por lo anterior los conocimientos de los administradores son fundamentales


para llevar a cabo los objetivos planteados en la empresa y as lograr las metas
establecidas por las personas que tienen intereses propios en la misma.
En el proceso administrativo se realiza una serie de pautas necesarias para llegar
eficientemente a los objetivos deseados por la empresa, para esto se utiliza la
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 24

direccin la cual posee la tarea de liderar con motivacin y comunicacin al equipo de


trabajo, esto se debe a que el personal trabaja en distintas reas las cuales tienen una
tarea propia y todas estas fuerzas se deben equilibrar para realizar los objetivos o
metas de la empresa sin dejar de un lado la administracin de los recursos que posee
una empresa ya que sin estos tampoco se lograra llegar al punto deseado.

La empresa es un conjunto de muchos sistemas que sistemticamente se


fusionan para hacer que esta funcione debidamente. De hecho en la empresa se
guardan patrones de interdependencia que al final dan como resultado un proceso
unificado, ya sea como un bien o servicio que esta preste para satisfacer las
necesidades del mercado, y por ende ha de verse como tal no como un sistema
cerrado en donde no existe el trabajo en grupo donde sobresalga el individualismo y
que al final de cuentas no se cumplan los objetivos especficos de la empresa
eficientemente y tampoco eficazmente. Como sistema de organizacin es importante
para la empresa los sistemas de comunicacin que integran las funciones
administrativas como enlazar una mejor comunicacin con el entorno externo, a la vez
es importante que se maneje una adecuada planificacin, , direccin entre otros.
Por otra parte es muy importante para la empresa contar con excelentes profesionales
que cuenten con una visin amplia de las oportunidades, debilidades, fortalezas y
amenazas de esta misma, personas que sepan tomar decisiones.

Por otro lado, la toma de decisiones es decisiva e importante en las empresas


para determinar los efectos reales, y dado el conocimiento de una oportunidad y una
meta de hecho el proceso dirigido a la toma de una decisin puede concebirse como
establecimiento de premisas, identificacin de alternativas, evaluacin de alternativas
en trminos de la meta propuesta y eleccin de una alternativa, esto es, toma de una
decisin.

Existen decisiones cuantitativas y empricas, que son aplicadas en los


diferentes tipos de empresas, existen empresas en donde priman las decisiones
cuantitativas en las cuales se analiza meticulosamente cada decisin y que consigo se
estudia muy bien la decisin a tomar, mientras que las decisiones empricas las hacen
empresas que trabajan con su experiencia, es decir, de la manera en la que siempre
les han dado resultado sus diferentes decisiones.

La empresa debe de contar con un sistema de organizacin para que esta


funcione e interactu de tal manera que sea un sistema abierto y por otro lado las
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 25

decisiones pueden ser cuantitativas o empricas siempre y cuando los resultados de la


empresa sean favorables.

La mayora de las empresas hoy en da por lo menos las ms exitosas y que


lideran el mundo de los negocios estn incorporando programas de cambio y de
innovacin para acompaar lo que sucede en el entorno prximo. El ajuste de este
entorno es una accin continua e ininterrumpida.

Algunas organizaciones van ms all y procuran anticiparse y promover ellas


mismas los cambios que sucedern. Siempre se presentan conflictos por eso la
gestin como un sistema, es estudiar, desarrollar y mantener los mecanismos y
tcnicas a travs de los cuales es posible triunfar en ese conflicto, con la mejor
combinacin de recursos que permite el cambio en condiciones de beneficio. Existen
dos razones por las que la empresa ha aplicar los sistemas:

La razn estructural, si la empresa es un ser vivo y en estado de evolucin,


debe poseer una filosofa adecuada y una capacidad orgnica acordes con ese fin. No
basta con poseer elementos aislados, hay que tenerlos interrelacionados y
comprometidos de tal manera en los fines comunes.

La razn instrumental, el sistema es un instrumento muy importante para el


desarrollo exitoso empresarial utilizando como un todo y en conjunto, permitiendo la
entrada (alimentacin), el proceso y realimentacin de informacin en el transcurso de
sus operaciones.

El concepto de sistemas, suministra a la empresa el modelo para una


organizacin cambiante capaz de operar con xito en un medio dinmico. El sistema
como un todo, est dirigido a incrementar las posibilidades de xito en todo
enfrentamiento con otros sistemas competitivos en su espacio es decir su medio
ambiente. Puesto que la empresa es un sistema abierto relacionado con una serie de
sistemas que afectan de una forma directa definiendo su comportamiento, buscando
su equilibrio y ventajas maximizada solo por uno de ellos.

El medio ambiente ejerce ciertas acciones sobre la empresa, manifestando una


influencia a la que sta responde mediante su adaptacin, o su resistencia segn su
flexibilidad. De cualquier modo la organizacin busca absorber los factores que
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 26

dificultan su comportamiento, o bien aprovechar aquellos otros que los pueden


favorecer para su progreso y obtencin del incremento de sus objetivos.

La adaptacin se lleva a cabo mediante decisiones adaptadas que afectan en


alguna forma a la estructura de los sistemas de la empresa sus relaciones, entre s y
con el entorno.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 27

2.3 Sistemas de Gestin de I+D+I

Se define como Sistema de Gestin de I+D+I la parte del sistema general de


gestin que incluye la estructura organizativa, la planificacin de las actividades de la
I+D+I, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los
recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al da la poltica
de I+D+I.

Fuente: Elaboracin Propia

En la actualidad y de acuerdo con la definicin que se ha dado de Innovacin,


se puede afirmar que toda empresa ha innovado alguna vez. El reto adems de que
las empresas innoven es que esta innovacin se haga de forma sistemtica y
continuada, haciendo que la Innovacin forme parte de prctica diaria.

Un Sistema de Gestin de I+D+I permite fomentar la actividad de I+D+I


mejorando la capacidad de la empresa en este mbito.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 28

Lo primero que una empresa que quiera implantar un Sistema de Gestin de la


I+D+I tiene que hacer es adquirir un compromiso por parte de la Direccin y motivar a
los empleados. A continuacin de han de identificar los proyectos de I+D+I, estos
proyectos permiten que las empresas y organismos afronten los nuevos retos que se
presentan en un mercado cada vez ms competitivo adems de promover, desde una
perspectiva nacional, un planteamiento estratgico en este mbito en todos los
sectores de la economa.

Un Sistema de Gestin de la I+D+I ha de proporcionar las directrices para


implantar eficazmente dicho sistema en la empresa, dicho sistema persigue varios
fines:
Fomentar las actividades de I+D+I
Sistematizar las actividades de I+D+I
Proporcionar directrices para organizar y gestionar eficazmente la I+D+I
Asegurar que no se pierden actividades susceptibles de generar tecnologas
propias y patentes.
Potenciar la I+D+I como un factor diferencial de competitividad
Ayudar a planificar, organizar y controlar las Unidades de I+D+I, hecho que
implica una un ahorro de recursos y una mejora de la motivacin e implicacin
de los trabajadores.
Fomentar una mayor interaccin con otros departamentos de la empresa.

La sistematizacin del Sistema de Gestin de la I+D+I permite establecer un


crculo de aprendizaje con el que la empresa rentabiliza siempre las actuaciones
realizadas.

Aprende de los xitos

Aprende de los Fracasos

El proceso de I+D+I es cambiante e imprevisible, por lo que como hemos visto


anteriormente se ha de sistematizar mediante las siguientes acciones: Planificar,
Hacer, Verificar, Actuar.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 29

Planificar: Establecer los objetivos de I+D+I necesarios para conseguir los


resultados de I+D+I de acuerdo con la estrategia tecnolgica marcada por la
direccin y los requisitos del mercado potencial.

Hacer: Implantar el procedimiento de sistematizacin de la I+D+I

Verificar: Realizar el seguimiento y controlar el proceso de I+D+I respecto a


los objetivos de I+D+I e informar sobre los resultados.

Actuar: Tomar decisiones para mejorar continuamente el proceso de I+D+I


dentro de la organizacin.

A continuacin se detallan algunos de los requisitos ms importantes de la


norma:
- Control de los documentos.
- Control de los registros.
- Comunicacin interna.
- Motivacin de personal
- Vigilancia tecnolgica.
- Anlisis externo.
- Identificacin y anlisis de problemas y oportunidades.
- Anlisis y seleccin de ideas de I+D+I.
- Planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos.
- Transferencia de Tecnologa.
- Realizacin del producto de I+D+I.
- Documentacin de los resultados.
- Seguimiento y medicin de los resultados de I+D+I.
- Proteccin y explotacin de los resultados de las actividades de
I+D+I
- Seguimiento, medicin, anlisis y mejora
- Auditoras internas.
- Seguimiento y medicin del proceso de I+D+I
- Accin correctiva y preventiva
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 30

2.4 Sistemas de Gestin Integrados

Un Sistema de Gestin Integrado se define como aquel Sistema de Gestin


que unifica y optimiza los recursos de una empresa poniendo en relacin los distintos
sistemas individuales que lo componen. Como resultado de esta integracin la
estructura documental de un Sistema de Gestin Integrado es la siguiente.

Sistema de Gestin 1

Sistema de Gestin 2

Sistema de Gestin N

Los Sistemas de Gestin Integrados no han tratar de producir resultados a nivel


individual, ni a nivel de puesto de trabajo, ni en un rea o unidad organizativa por
separado, sino de integrar. Se ha de tratar de que los conocimientos sean productivos
para toda la Organizacin y a nivel de toda la Organizacin. Cualquier sistema de
gestin integrado, es una actividad de mltiples interrelaciones, interdependencias e
interactuaciones, por lo tanto debe ser multidisciplinar e interdisciplinaria, tanto si es de
Recursos Humanos como si es de Calidad, Financiero, Comercial u otro. Ninguno de
estos (sub)sistemas domina ni somete ni subordina a los dems. Esto es muy
importante desde el punto de vista conceptual y prctico.

Por su dependencia con el medio, todo sistema de gestin, es sistema abierto,


por lo tanto no basta con definir el sistema, disear el sistema y decir que se va a
trabajar en sistema. En primer lugar, hay que definir los elementos ms importantes y
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 31

las relaciones con el medio, cosa que muchas veces no se hace, sino que se sigue
trabajando con las mismas funciones de la misma forma.

Estos sistemas de gestin, no son naturales, son intencionales y


direccionables, y exigen el trabajo coordinado de un amplio grupo de especialistas de
alto nivel intelectual y profesional. Son grandes sistemas por el nmero de sus partes
o subsistemas, o las funciones que se realiza, y poseen una organizacin estructural
compleja que prev la conjugacin de la Direccin centralizada con la autonoma de
las partes que lo componen.

Los Sistemas de Gestin de la I+D+I son compatibles con otros Sistemas de


Gestin, tales como, Calidad, Medio Ambiente, Conocimiento, etc.

Las desventajas que producen en una empresa la coexistencia de dos o ms


Sistemas de Gestin y que estos no estn integrados son las siguientes:

Mala utilizacin de los recursos


Mayor burocracia por separacin de sistemas
Baja eficiencia en el control de sistemas por tener que incrementar el
control administrativo de los trabajadores
La Direccin pierde la visin global sobre los clientes y los trabajadores.
Prdida de motivacin de los trabajadores debido a la confusin entre
los diferentes Sistemas de Gestin.

A continuacin, vamos a exponer algunas de las ventajas que aporta la


integracin de los sistemas de gestin de una empresa.

Ahorro de Tiempo y Dinero


o Utilizar mejor los recursos
o Evitar duplicidad de esfuerzos
o Mejorar el acceso a la informacin
o Solapar las diferentes auditoras
o Optimizar los costes de implantacin

Mejora de Eficiencia
o Reduccin trabajos administrativos
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 32

o Visin global de la organizacin


o Reduccin tiempo de respuesta
o Racionalizacin del proceso de auditora

Desarrollo de Sinergias
o Utilizacin mismo marco organizativo
o Identificacin objetivos comunes
o Evitar repeticiones en formacin y comunicacin
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 33

1.5 UNE 166002 EX vs ISO 9001:2000

En el siguiente cuadro se detallan los procedimientos necesarios para la


implementacin y puesta en marcha de un Sistema de Gestin de la I+D+I conforme a
la norma UNE 166002.

En este cuadro se comparan los requisitos de esta norma con la norma ISO
9000 debido a su amplia implantacin y la posible integracin de ambos sistemas de
gestin.

ISO
Descripcin del procedimiento UNE 166002 EX 9001:2000

Control de la documentacin X X

Control de registros X X

Motivacin del personal X X

Plan de formacin X X

Compras X X

Mantenimiento X X

Seguridad y medida X X

Satisfaccin de partes interesadas X X

Auditoras internas X X

Acciones correctivas y preventivas X X

Vigilancia tecnolgica X

Anlisis interno y externo X

Anlisis problemas/oportunidades X

Control cartera de proyectos X

Compras X

Transferencia de tecnologa X
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 34

Proceso de innovacin X

Generacin y seleccin de ideas X

Produccin de I+D+I X

Proteccin y explotacin de
X
resultados
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 35

3
Diseo del Sistema de Gestin de la
I+D+I
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 36

3.1 Introduccin

En este captulo se van a mostrar los resultados obtenidos en la realizacin de


este Proyecto Fin de Carrera.

En primer lugar, se expone el documento del Manual de Gestin de la I+D+I


elaborado para ASECAL. A continuacin se incluyen los procedimientos que se han
desarrollado conjuntamente con el manual.

Control de Documentos
Control de los Registros
Revisin del Sistema
Producto I+D+I
Auditoras Internas
Motivacin del Personal
Satisfaccin de los Clientes
No Conformidades
Acciones Correctivas y Preventivas

A continuacin, se muestran los distintos Formatos de los Procedimientos que


se han definido para la consecucin de este Proyecto Fin de Carrera.

Seguidamente, se exponen 2 manuales tipo, que se han definido para un


Hospital y un Laboratorio, con el fin de cumplir uno de los objetivos del proyecto que
es crear una documentacin que pueda servir de base a los empleados de ASECAL,
en el supuesto de que deban implantar un Sistema de Gestin de la I+D+I en un
Hospital o en un Laboratorio.

Por ltimo, se ha definido una Oferta Tipo que ha de servir de referencia a los
empleados de ASECAL, en el momento que deban presentar una oferta a algn
cliente que desee implantar un Sistema de Gestin de la I+D+I.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 37

3.2 Documentos del Sistema de Gestin de la I+D+I de ASECAL

Antes de comenzar a desarrollar la definicin y el desarrollo del Sistema de


Gestin de la I+D+I conforme a la norma UNE 166002 EX en ASECAL, se ha decidido
definir los fundamentos y factores crticos de xito.

La siguiente figura presenta las seis fases que se han seguido en ASECAL
para la definicin y desarrollo del Sistema de Gestin de la I+D+I. El proceso fue
iniciado con el planteamiento inicial del proyecto y el establecimiento del compromiso
formal de la direccin con su desarrollo, y ha terminado con la consolidacin de la
cultura de la mejora continua en la organizacin. Los prximos apartados describen los
principales factores a tener en consideracin en cada una de las fases propuestas.

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

Planteamiento Comunicacin Definicin de Diagnstico Definicin y


Inicial y Interna de la Responsab. y Situacin Desarrollo
Compromiso Iniciativa Formacin Inicial SGIDI
de la Personas
Direccin Implicadas

Fase 6: Auditoras, Seguimiento y Mejora Continua

Fuente: Elaboracin Propia


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 38

Fase 1: Planteamiento inicial y compromiso de la Direccin

En esta primera fase el personal directivo de ASECAL ha creado y mantenido


el compromiso con el proyecto de definicin y desarrollo del Sistema de Gestin de la
I+D+I, por un lado implicndose activamente en el proceso y comprendiendo los
fundamentos de la gestin de la I+D+I y, por otro, dotando de los
recursos econmicos y materiales necesarios para el correcto desarrollo del sistema.

El xito en la definicin y desarrollo del Sistema de Gestin de la I+D+I en


ASECAL se debe en gran medida a que la Direccin ha conseguido:

Posicionar la gestin de la innovacin como una herramienta


estratgica.

Mentalizar y sensibilizar a los miembros de ASECAL de que se trata


de un proceso clave para la organizacin.

Mostrar los xitos alcanzados por otras organizaciones


anteriormente.

Lograr que los empleados de ASECAL acten como principal


elemento propulsor del proyecto.

Fase 2: Comunicacin interna de la iniciativa

En esta segunda fase se ha desarrollado y desplegado la estrategia de


comunicacin, necesaria para que cualquier cambio organizacional (y en
consecuencia la definicin y desarrollo de un sistema de I+D+I) resulte posible y sea
exitoso. Durante esta etapa se ha comunicado a los empleados de ASECAL a travs
de publicaciones internas y reuniones de equipo el papel que ellas van a jugar en la
introduccin del sistema de la I+D+I en la empresa y sobre las caractersticas y
elementos principales del modelo.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 39

Fase 3: Definicin de responsabilidades / formacin de las personas

En esta fase se ha seleccionado y se ha formado a las personas directamente


implicadas en el Sistema de Gestin de la I+D+I. Cada una de ellas ha desempeado
un papel distinto, por ejemplo, el responsable de I+D+I, ha definido los criterios en
base a los cuales se valoran las acciones formativas o se encarga de asegurar que los
procesos del Sistema de Gestin de la I+D+I en ASECAL son establecidos y
mantenidos.

Cada miembro de la organizacin debe conocer tanto su papel en la estructura


conformada para la gestin de la I+D+I, como las funciones especficas que se le
asignan. Todas las funciones asignadas a los distintos empleados de ASECAL se
encuentran detalladas en el punto 4.5.2 del Manual de Gestin de la I+D+I de
ASECAL.

Fase 4: Diagnstico de la situacin actual de la organizacin

El proceso de autoevaluacin es una pieza clave del proceso de definicin y


desarrollo del Sistema de Gestin de la I+D+I. Ha permitido a ASECAL hacer un
diagnstico de su situacin actual e identificar sus puntos fuertes y sus reas de
mejora. Los mtodos de autoevaluacin seleccionados han sido mediante reuniones
de evaluacin y mediante formularios.

ASECAL ha tomado la decisin de elegir estos mtodos de autoevaluacin, en


funcin a dos criterios fundamentales. El primero el coste monetario que estaba
dispuesta a asumir, tanto las reuniones de evaluacin como los formularios, no
suponen un coste monetario para ASECAL y el segundo el tiempo necesario para
llevar a cabo dichos mtodos.

Fase 5: Definicin del sistema de gestin de la innovacin a implantar

En esta fase la ASECAL ha definido, con base en el resultado del diagnstico


efectuado en la etapa anterior, los siguientes elementos del Sistema de Gestin de la
I+D+I.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 40

Procesos y procedimientos: ASECAL ha identificado y realizado un mapa de


todos sus procesos clave y de apoyo. Asimismo, tambin ha definido todos los
procedimientos para llevar a cabo sus actividades diarias.

Sistema de documentacin: una de las dimensiones ms importantes del


Sistema de Gestin de la I+D+I es el sistema documental de soporte, que
incluye el Manual de Gestin de la I+D+I y todos los dems registros y
formatos que la norma UNE 166002 EX especifica.

Fase 6. Auditoras, seguimiento y proceso de mejora continua

Como se puede comprobar, el apartado 4.5 de la Norma UNE 166002 EX,


expone que la empresa debe planificar, programar e implantar los procesos de
seguimiento, medicin, anlisis y mejora, de manera que sean continuos y recurrentes.
ASECAL a partir de la puesta en marcha del Sistema de Gestin de la I+D+I, ha de
efectuar auditoras peridicas.

A travs de las auditoras ASECAL ha de identificar sus puntos fuertes y las


reas de mejora y, a continuacin, establecer prioridades entre las reas donde es
necesario introducir mejoras.

En funcin de estos anlisis, se definen planes de actuacin, con acciones


preventivas y correctivas con el objetivo de garantizar la mejora continua de los
procesos. Los planes deben contener:

La descripcin de la carencia encontrada.


La definicin de los resultados a alcanzar con las acciones que sern
implementadas.
La identificacin de los indicadores que medirn las mejoras en el proceso.
La indicacin de los plazos y recursos asignados.
La definicin de los responsables del plan de actuacin.
La garanta que las acciones estn integradas en el ciclo de mejora continua de
la organizacin.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 41

El proceso vuelve a iniciarse cuando, recorrido un determinado periodo de


tiempo, ASECAL vuelve a realizar auditoras para verificar su progreso.

A continuacin se detalla la metodologa seguida para la realizacin de las


fases 4, 5 y 6 definidas anteriormente.

En primer lugar se ha realizado una revisin del Sistema de Gestin de la


Calidad en ASECAL para conocer el funcionamiento de ASECAL y sus procesos
actuales, as como un estudio detallado de la norma UNE 166002 EX para identificar
los requisitos aplicables a ASECAL. A continuacin, se ha procedido a realizar una
Toma de Datos, con el fin de recoger la informacin necesaria que permita elaborar los
documentos del Sistema de Gestin de la I+D+I y conocer la situacin actual de
ASECAL con respecto al cumplimiento de los requisitos de la norma.

Para ello se ha solicitado a ASECAL informacin sobre los distintos aspectos


relacionados con los requisitos de la norma y se han recopilado los documentos y
criterios existentes en la actualidad con respecto a los mismos (documentacin,
poltica, objetivos, planificacin, responsabilidades, comunicacin, revisin por la
direccin, gestin de los recursos, vigilancia tecnolgica, etc.). Asimismo se han
comentado las posibles opciones para implantar otros requisitos de la norma con los
que en la actualidad no se est cumpliendo. Con la informacin recogida en esta toma
de datos se ha elaborado un Informe de Situacin en el que se ha recogido la situacin
de ASECAL con respecto al cumplimiento de los requisitos de la norma UNE 166002
EX as como las actividades bsicas que se han llevado a cabo para cumplir con
dichos requisitos.

Una vez conocida la situacin de la organizacin se ha elaborado el Manual de


Gestin de la I+D+I y los procedimientos generales de acuerdo con los requisitos de la
norma UNE 166002 EX.

El Manual recoge el alcance y la estructura bsica del sistema, las exclusiones,


en su caso, a los requisitos de Producto de I+D+I y hace referencia a los
procedimientos generales. Asimismo, recoge el sistema general de funcionamiento
con respecto a los requisitos de la norma:

1. Sistema de Gestin de la I+D+I.


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 42

2. Responsabilidad de la Direccin.
3. Gestin de los recursos.
4. Actividades de I+D+I.
5. Medicin, anlisis y mejora.

Por otra parte se han desarrollado procedimientos generales, procesos,


sistemticas, etc. (o se incluirn en el Manual), con respecto a los siguientes
requisitos:

- Control de los documentos.


- Control de los registros.
- Comunicacin interna.
- Motivacin de personal
- Vigilancia tecnolgica.
- Anlisis externo.
- Identificacin y anlisis de problemas y oportunidades.
- Anlisis y seleccin de ideas de I+D+I.
- Planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos.
- Transferencia de Tecnologa.
- Realizacin del producto de I+D+I.
- Documentacin de los resultados.
- Seguimiento y medicin de los resultados de I+D+I.
- Proteccin y explotacin de los resultados de las actividades de I+D+I
- Seguimiento, medicin, anlisis y mejora
- Auditoras internas.
- Seguimiento y medicin del proceso de I+D+I
- Accin correctiva.
- Accin preventiva.

Para la elaboracin del Manual y de los procedimientos generales se ha


realizado un primer borrador a partir de la informacin recogida en la Toma de Datos
que ha sido enviado a ASECAL para su anlisis y posterior comentario con el fin de
garantizar su adecuacin con los comentarios obtenidos en esta reunin.
Transcurridos 30 das desde el envi del borrador del Manual se prepar la versin
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 43

definitiva de estos documentos.

Una vez definidos los documentos del Sistema de Gestin de la I+D+I se


analizaron con la directora del proyecto y la Direccin de ASECAL los procesos
definidos y se establecieron los indicadores que permiten hacer un adecuado
seguimiento de la I+D+I en ASECAL.

Finalmente, la Direccin de ASECAL, seleccion dos sectores para los cuales


se ha desarrollado documentacin, que sirva de base o gua al personal de ASECAL a
la hora de definir, desarrollar e implantar un Sistema de Gestin de la I+D+I en alguno
de sus clientes pertenecientes a estos sectores.

Una vez que se han analizado las seis fases que ASECAL ha seguido para la
definicin y desarrollo del Sistema de Gestin de la I+D+I y descrita la metodologa
seguida, se va a proceder a incluir una pequea descripcin de los distintos proyectos
de Innovacin que actualmente ASECAL tiene en cartera. El Sistema de Gestin de la
I+D+I definido y desarrollado, proporcionar a ASECAL las directrices para organizar y
gestionar eficazmente estos proyectos, de tal manera que ASECAL pueda potenciar la
I+D+I como un factor diferencial de competitividad.

ASECAL tiene en su cartera de proyectos, actualmente en desarrollo los


siguientes proyectos de innovacin e investigacin:

Desarrollo de Metodologa y Herramienta para la Aplicacin de la Gestin del


Conocimiento y Medio Ambiente en Establecimientos Hoteleros

El objetivo y finalidad del proyecto, es la puesta en marcha de una


metodologa y una herramienta de soporte (software), para la aplicacin de la
Gestin del Conocimiento (GC) y Medioambiental (GMA) en Establecimientos
Hoteleros y su aplicacin a un usuario externo y posterior difusin. El proyecto
ser aplicable a distintos tipos de establecimientos (hoteles, hostales,
alojamientos rurales, etc.). Este Proyecto se encuentra cofinanciado por el
PROFIT.

La metodologa que se desarrolle permitir analizar la situacin del


conocimiento y medioambiental en establecimientos hoteleros y definir e
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 44

implantar un sistema de gestin sostenible que facilite el logro de los objetivos,


su desarrollo tecnolgico, la mejora de su comportamiento medioambiental y la
implantacin de tecnologas medioambientales, la mejora continua, de la
competitividad y la innovacin, fundamentalmente en los pequeos
establecimientos de este tipo que no pueden soportar gastos individuales de
desarrollos a medida.

La herramienta tecnolgica desarrollada es fcilmente adaptable a las


caractersticas del establecimiento y contempla todos los aspectos que se han
considerado de utilidad para una adecuada gestin del conocimiento en
establecimientos hoteleros: oferta turstica en el entorno (cultura, historia, arte,
ocio, naturaleza, aventura, gastronoma, ecologa, servicios, etc.), servicios,
tarifas, reservas, legislacin, organizacin, procesos, indicadores, acceso a
redes de informacin, documentos, proveedores, compras, seguimiento
medioambiental, etc. La herramienta deber permitir que el sistema de gestin
del establecimiento sea un sistema sin papeles que permita mecanizar la oferta
del establecimiento.

Sistema de Gestin Integrado de Gestin en Empresas del Sector Turstico

El objetivo y finalidad del proyecto, es la definicin de un Sistema


Integrado de Gestin que incluya las normas de calidad de servicio del ICTE,
Instituto para la Calidad Turstica Espaola, normas de gestin de la calidad,
medio ambiente y prevencin de riesgos laborales dentro de un entorno de
gestin del conocimiento. El sistema se definir para su aplicacin en
determinadas empresas del sector turstico: Oficinas de Turismo y en Agencias
de Viaje. Este Proyecto se encuentra cofinanciado por el PROFIT.

El sistema integrado de gestin se apoyar en una herramienta


tecnolgica que apoyar la implantacin eficiente del sistema en las empresas.

La metodologa que se desarrolle permitir implantar un sistema de


gestin sostenible que facilite el logro de los objetivos, su desarrollo
tecnolgico, la mejora de su comportamiento medioambiental y la implantacin
de tecnologas medioambientales, la mejora continua, la competitividad y la
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 45

innovacin, fundamentalmente en las pequeas empresas de este tipo que no


pueden soportar gastos individuales de desarrollos a medida.

La herramienta tecnolgica desarrollada es fcilmente adaptable a las


caractersticas de la empresa y contemplar todos los aspectos que se
consideren de utilidad para una adecuada gestin integrada de la calidad del
servicio, la gestin de la calidad, el medio ambiente y la prevencin en un
entorno de adecuada gestin del conocimiento. La herramienta deber permitir
que el sistema de gestin de la empresa sea un sistema sin papeles que
permita mecanizar la oferta de la misma.

Servicios de Consultora para el Cumplimiento y Adaptacin al Programa REACH

El objetivo y finalidad del proyecto, es la puesta en marcha de servicios


de consultora para el cumplimiento y adaptacin al Programa REACH,
Reglamento sobre Registro, Evaluacin, Autorizacin y Restricciones de
Sustancias Qumicas. El proyecto ser aplicable a empresas de la industria
qumica as como, empresas de fabricacin, importacin y comercializacin de
sustancias en forma de preparados o de artculos.

La metodologa que se desarrolle permitir ofrecer los siguientes


servicios asociados al Programa REACH, asesoramiento sobre los requisitos
mnimos para registrarse con el mnimo coste al Programa, auditoras de
situacin frente a REACH, este servicio incluir (anlisis de la empresa frente al
Programa REACH, anlisis de productos y sustancias (exentos de registro,
tonelajes, plazos, requisitos), anlisis y contactos con proveedores y clientes y
evaluacin de necesidades de registro e impacto para el negocio), acciones
puntuales o proyecto de adecuacin y preparacin para REACH, formacin
interna y elaboracin de la documentacin exigida por REACH y seguimiento
de pre-registro y registro de sustancias.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 46

Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I

El objetivo y finalidad de este proyecto es definir y desarrollar un


Sistema de Gestin de I+D+I en ASECAL, con el fin de mejorar la gestin de la
I+D+I incrementando la innovacin de tal manera que se mejore la eficiencia
con el fin de ser ms competitivos. Adems se ha desarrollado documentacin,
que sirva de base o gua al personal de ASECAL a la hora de definir,
desarrollar e implantar un Sistema de Gestin de la I+D+I en sus clientes. Se
ha decidido desarrollar la documentacin para un Laboratorio y para un
Hospital debido al importante nmero de clientes que ASECAL tiene en estos
sectores.

La metodologa que se desarrolle permitir implantar un sistema de


gestin de la I+D+I que facilite el logro de los objetivos, fomentar las
actividades de I+D+I, proporcionar directrices para organizar y gestionar
eficazmente la I+D+I, asegurar que no se pierdan actividades susceptibles de
generar tecnologas propias y patentes, a travs de las cuales se pueden
obtener beneficios adicionales por transferencia de tecnologa o por
desgravaciones fiscales y potenciar la I+D+I como factor diferencial de
competitividad.

3.2.1 Manual de Gestin de la I+D+I

El Manual de Gestin de la I+D+I, es el documento bsico del Sistema de Gestin de


la I+D+I donde se incluye la:

- Poltica de I+D+I de ASECAL.

- Descripcin de los elementos del Sistema de Gestin de la I+D+I.


- Referencia a los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de
Gestin de la I+D+I.

Su objetivo es establecer y definir todas las actuaciones que se integran en el


Sistema de Gestin de la I+D+I. Asimismo, define qu actividades se deben realizar
para lograr una adecuada gestin de la I+D+I en ASECAL.
MANUAL DE GESTIN
DE I+D+I

ASECAL S.L.

ADVERTENCIA:
Este documento es propiedad de ASECAL, S.L. y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni
facilitado a terceros sin el consentimiento por escrito de su propietario.

Elaborado Revisado Aprobado

Fdo.: Fdo.: Fdo.:


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Fecha:05-03-2007
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MANUAL DE GESTIN I+D+I


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HISTRICO DE MODIFICACIONES

REVISIN N FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO

0 Todos Primera Emisin del Manual


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MANUAL DE GESTIN I+D+I


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NDICE

1 Objeto y Alcance 5
2 Documentos para la Consulta 5
3 Introduccin 5
3.1 Presentacin 5
3.2 Organigrama 6
3.3 Poltica de I+D+I 7
4 Requisitos 7
4.1 Modelo y sistema de gestin de la I+D+I 7
4.1.1 Generalidades 7
4.1.2 Documentacin 11
4.1.2.1 Control de los documentos 11
4.1.2.2 Control de los registros 12
4.2 Responsabilidad de la direccin. 12
4.2.1 Compromiso de la direccin 12
4.2.2 Enfoque a las partes interesadas 13
4.2.3 Poltica de I+D+I 13
4.2.4 Planificacin 13
4.2.4.1 Objetivos de I+D+I 13
4.2.4.2 Planificacin del Sistema de I+D+I 14
4.2.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin 15
4.2.5.1 Unidad de gestin de I+D+I 19
4.2.5.2 Unidad de I+D+I: 20
4.2.5.3 Establecimiento y estructura de las unidades de I+D+D y de gestin de I+D+I. 20
4.2.5.4 Representante de la direccin 21
4.2.5.5 Comunicacin interna 21
4.2.6 Revisin por la direccin 23
4.2.6.1 Generalidades 23
4.2.6.2 Informacin para la revisin 23
4.2.6.3 Resultados de la revisin 24
4.3 Gestin de los recursos 24
4.3.1 Provisin de los recursos 24
4.3.2 Recursos humanos 25
Fecha:05-03-2007
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Hoja 4 de 49

4.3.2.1 Generalidades 25
4.3.2.2 Motivacin del personal 25
4.3.2.3 Competencia, toma de conciencia y formacin 25
4.3.3 Infraestructura 26
4.3.4 Ambiente de trabajo 27
4.4 Actividades de I+D+I 27
4.4.1 Herramientas 27
4.4.1.1 Vigilancia tecnolgica 27
4.4.1.2 Previsin tecnolgica 29
4.4.1.3 Creatividad 30
4.4.1.4 Anlisis externo e interno 30
4.4.2 Identificacin y anlisis de problemas y oportunidades 33
4.4.3 Anlisis y seleccin de las ideas de I+D+I 33
4.4.4 Planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos 35
4.4.5 Transferencia de tecnologa 35
4.4.6 Producto de I+D+I 38
4.4.7 Compras 38
4.4.7.1 Proceso de compras 38
4.4.7.2 Informacin de las compras 40
4.4.7.3 Verificacin de las compras 40
4.4.8 Resultados del proceso de I+D+I 41
4.4.8.1 Documentacin de los resultados 41
4.4.8.2 Seguimiento y medicin 42
4.4.9 Proteccin y explotacin delos resultados de las actividades de I+D+I 43
4.5 Medicin anlisis y mejora 45
4.5.1 Generalidades 45
4.5.2 Auditoras internas 46
4.5.3 Seguimiento y medicin del proceso de I+D+I 46
4.5.4 Seguimiento y medicin de los resultados del proceso de I+D+I 47
4.5.5 Control de las desviaciones de los resultados esperados 47
4.5.6 Anlisis de datos 47
4.5.7 Mejora 48
4.5.7.1 Mejora continua 48
4.5.7.2 Accin correctiva y preventiva 48
Fecha:05-03-2007
Rev.: 0

MANUAL DE GESTIN I+D+I


Hoja 5 de 49

1 OBJETO Y ALCANCE

Este captulo tiene por objeto describir y definir el Sistema de Gestin de I+D+I de
ASECAL, as como su estructura documental para asegurar un funcionamiento eficaz del
mismo, de forma que, se establezcan las bases para iniciarse en las actividades de I+D+I,
definiendo, implantando, manteniendo al da y mejorando el sistema de acuerdo con la
poltica de la ASECAL.

Los documentos y actividades descritos en este manual de gestin son de aplicacin a las
actividades de ASECAL sometidas al Sistema de Gestin de I+D+I.

2 DOCUMENTOS PARA CONSULTA

- Norma UNE 166002:2002 EX


- Norma UNE-EN ISO 9001:2000

3 INTRODUCCIN

3.1 Presentacin

ASECAL S.L. es una Sociedad Limitada fundada en 1990 dedicada a las actividades de
definicin, implantacin y mejora de Sistemas de Gestin de la calidad, del medio ambiente
y de prevencin de riesgos laborales, as como la imparticin de cursos de formacin y la
realizacin de estudios tcnicos.

ASECAL se encuentra ubicada en la calle Ronda de Toledo, nmero 8 en Madrid.

Los servicios que ofrece ASECAL estn orientados a incrementar los conocimientos,
habilidades y capacidades de sus clientes, para que de esta manera en la cadena cliente -
proveedor, ellos a su vez proporcionen productos que respondan a las necesidades y
expectativas de sus clientes.
Fecha:05-03-2007
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Nuestra organizacin se basa principalmente en tres pilares:

- Un PERSONAL altamente cualificado, lo que nos permite dar a nuestros clientes el


asesoramiento tcnico que necesitan.

- Unos MEDIOS TCNICOS que recogen los ltimos avances en materia de gestin, lo
que nos permite desarrollar nuestros procesos de forma que aseguran la satisfaccin de
las exigencias de los clientes. Todo ello garantiza el mximo rigor y efectividad en la
prestacin del servicio por parte de ASECAL.

- Los SERVICIOS de nuestra empresa se complementan con toda una serie de


prestaciones accesorias a sus clientes, tales como actividades de organizacin de
cursos, auditoras, etc.

3.2 Organigrama

Gerente

Administrativos

Director

Informtica

Tcnicos
Fecha:05-03-2007
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3.3 Poltica de I+D+I

El gerente de ASECAL establece como Poltica de I+D+I:

a) Implantar y mantener un Sistema de Gestin de la I+D+I, adecuado a la organizacin


de ASECAL, eficiente y dinmico que cumpla con los requisitos de la norma UNE
166002:2002 EX y mejore continuamente su eficiencia.

b) Desarrollar nuevos servicios y procesos, mantener actualizados e innovar sobre los ya


existentes acordes con las necesidades y expectativas presentes y futuras de los
clientes y, en su caso con la reglamentacin que les sea de aplicacin.

c) Facilitar la participacin del personal en las actividades de I+D+I y su aportacin


creativa para la identificacin y desarrollo de servicios y/o procesos o mejora de los
existentes.

d) Requerir el compromiso de todo el personal en la implantacin, mantenimiento y


mejora del Sistema de Gestin de I+D+I.

e) El Sistema de Gestin de la I+D+I se define y desarrolla en el presente Manual de


Gestin de la I+D+I y dems documentacin que lo complementaria, debiendo ser
cumplido por todo el personal involucrado en las actividades de ASECAL.

4 REQUISITOS

4.1 Modelo y sistema de gestin de la I+D+I

4.1.1 Generalidades

El Sistema de Gestin de I+D+I implantado en ASECAL se fundamenta en aplicacin de la


metodologa planificar-hacer-verificar-actuar (PHVA) donde:
Fecha:05-03-2007
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- Planificar: Establecer los objetivos de I+D+I necesarios para conseguir los resultados
de acuerdo con la estrategia tecnolgica marcada por direccin y los requisitos del
mercado potencial.
- Hacer: Implantar el sistema de gestin.
- Verificar: Realizar el seguimiento y controlar el proceso de I+D+I respecto a los
objetivos previstos e informar sobre resultados.
- Actuar: Tomar decisiones para mejorar continuamente el proceso de I+D+I dentro de
la organizacin.

El Sistema de Gestin de I+D+I implantado en ASECAL cumple los siguientes requisitos:

a) Identificar las actividades, que son objeto del Sistema de Gestin de la I+D+I y aplicarlas
a travs de la Organizacin.

Las actividades de I+D+I objeto del sistema de gestin de la I+D+I son las que se indican
en este Manual de gestin de la I+D+I, en particular:

* Vigilancia tecnolgica.
* Previsin Tecnolgica.
* Creatividad.
* Anlisis externo e interno.
* Identificacin y anlisis de problemas y oportunidades.
* Anlisis y seleccin de ideas de I+D+I.
* Planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos.
* Transferencia de Tecnologa.
* Diseo bsico.
* Diseo detallado.
* Prueba piloto.
* Rediseo, demostracin y produccin.
* Comercializacin.
* Control de cambios.
* Compras.
* Documentacin de los resultados del proceso de I+D+I.
Fecha:05-03-2007
Rev.: 0

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Hoja 9 de 49

* Seguimiento y medicin del proceso de I+D+I.


* Proteccin y explotacin de los resultados de las actividades de I+D+I.

b) Determinar la secuencia e interaccin de estas actividades.

c) Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurar que tanto la operacin como
el control de estas actividades sea eficaz.

d) Asegurar la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin


y el seguimiento de estas actividades.

e) Se realiza el seguimiento, la medicin y el anlisis de las actividades de I+D+I y se


establecen los procedimientos para realizarlos.

f) Implantan las acciones necesarias para lograr los resultados planificados y la mejora
continua de estas actividades.

g) Establecer y documentar los mecanismos de proteccin y explotacin de resultados de


las actividades de I+D+I. En el apartado 4.4.9 de este Manual de Gestin se establecen y
documentan los mecanismos de proteccin y explotacin de resultados de las actividades
de I+D+I.

La identificacin y relacin entre las actividades de investigacin y desarrollo y la innovacin


del proceso de I+D+I se muestra en el Mapa de procesos siguiente:
Fecha:05-03-2007
Rev.: 0

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Hoja 10 de 49

Figura 1 Mapa de Procesos de I+D+I de ASECAL

ASECAL gestiona sus actividades de I+D+I de acuerdo con este Manual de Gestin de la
I+D+I, acorde con los requisitos de la norma UNE 166002 EX.

En aquellos casos en los que ASECAL contrate externamente cualquier actividad de I+D+I
que afecte a la conformidad del Sistema de Gestin de la I+D+I en los requisitos, se
controlarn dichas actividades de acuerdo con lo establecido en el apartado 4.4.7.3
Verificacin de Compras. El control establecido deber dejar registros relativos a la actividad
contratada externamente y al control realizado de acuerdo con lo requerido por este Manual.
Fecha:05-03-2007
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4.1.2 Documentacin

El Sistema de gestin de I+D+I de ASECAL est descrito e implantado a travs de la


siguiente documentacin

- Manual de Gestin: es el documento bsico que expresa de forma ordenada


la poltica de I+D+I, referencia al establecimiento de los objetivos de I+D+I y las
directrices generales de actuacin para aquellas actividades relacionadas con
I+D+I.

- Procedimientos documentados: desarrollan criterios requeridos por el


Sistema de I+D+I y describen cmo se realizan las actividades de gestin,
cundo y por quin.

- Instrucciones: Describe, cuando sea necesario, cmo se realizan actividades


concretas de ASECAL, cundo y por quin. Su utilizacin est restringida al
personal responsable de realizar las actividades de su alcance.

- Formatos: hojas normalizadas destinadas a recoger informacin derivada de


una actividad concreta que se lleva a cabo en relacin con el Sistema de
Gestin de la I+D+I.

- Otros Documentos: que se necesiten por la organizacin para asegurarse, la


eficaz planificacin, operacin y control de actividades de I+D+I.

4.1.2.1 Control de los documentos

El Sistema establecido por ASECAL asegura que los documentos:

Son identificados con su nmero de revisin y fecha de la misma.


Son revisados y aprobados por las personas autorizadas.
Son distribuidos y estn disponibles para su uso en todas las localizaciones
requeridas.
Permanecen legibles, claramente identificables y recuperables.
Fecha:05-03-2007
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Son retirados y/o destruidos cuando se consideran obsoletos, y se les aplica una
identificacin adecuada si se conservan con cualquier propsito.
Son elaborados de forma comprensible y aceptable para el personal que ha de
utilizarlos.
En el Procedimiento General para el Control de Documentos (PG/01) se describe la
metodologa utilizada para el control de documentos.

4.1.2.2 Control de los registros

El cumplimiento de los requisitos especificados en los documentos del Sistema de Gestin


de I+D+I, as como el funcionamiento efectivo de ste, se evidencia por medio de los
registros asociados a los procesos descritos en este Manual de Gestin.

Las pautas de carcter general establecidas por ASECAL para la identificacin, recopilacin,
clasificacin, acceso, registro, almacenamiento, mantenimiento, recuperacin y disposicin
de los registros de la calidad se describen en el Procedimiento General para el Control de
los Registros (PG/02).

4.2 Responsabilidad de la direccin

4.2.1 Compromiso de la direccin

La Direccin de ASECAL proporciona evidencia de su compromiso para el desarrollo y


mejora del Sistema de Gestin de I+D+I:

Comunicando, a travs de reuniones con el personal, comunicaciones, etc, a la


organizacin la importancia de las actividades de I+D+I.
Estableciendo la poltica y los objetivos de I+D+I.
Llevando a cabo las revisiones por la direccin.
Asegurando la disponibilidad de recursos materiales.
Creando la Unidad de Gestin de la I+D+I y la Unidad de I+D+I.
Aprobando y revisando el presupuesto de I+D+I.
Estableciendo la poltica de proteccin y explotacin de resultados obtenidos.
Fecha:05-03-2007
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4.2.2 Enfoque a las partes interesadas

Con el cumplimiento de las disposiciones establecidas en este Manual de gestin de I+D+I,


la direccin se asegura que las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el
proceso de I+D+I se consideran y analizan, poniendo especial atencin a:

Las demandas de suministradores y clientes


La motivacin e implicacin de los empleados
Las demandas de los accionistas
Los requisitos legales y reglamentarios
Las innovaciones y los cambios tecnolgicos requeridos en el mercado

Mediante los PG/06 y PG/07 se ha establecido la sistemtica a seguir en el cumplimiento de


estas disposiciones.

4.2.3 Poltica de I+D+I

La poltica de I+D+I definida por ASECAL est incluida en el apartado 3.3 de este Manual, y
ha sido comunicada dentro de la organizacin a travs de reuniones, comunicaciones,
escritos, etc, de forma que sea entendida por todo el personal. Proporciona el marco de
referencia para el establecimiento y revisin de los objetivos de I+D+I, segn se establece
en el apartado 4.2.4.1

La poltica de I+D+I es revisada cada vez que se produzca un cambio en ASECAL o su


Sistema de Gestin de la I+D+I que as lo justifique por gerencia, de manera que esta se
asegura que sigue siendo adecuada al propsito de ASECAL. Asimismo se revisar su
idoneidad en las revisiones por la Direccin, apartado 4.2.6

4.2.4 Planificacin

4.2.4.1 Objetivos de I+D+I


Fecha:05-03-2007
Rev.: 0

MANUAL DE GESTIN I+D+I


Hoja 14 de 49

La Direccin establece anualmente, en el marco de la revisin por la direccin, los Objetivos


de I+D+I, asegurndose de que son medibles y coherentes con la poltica de I+D+I.

Estos objetivos se establecen dentro de ASECAL, determinndose las actividades a


desarrollar. Para su cumplimiento, los responsables de realizarlas y los plazos de ejecucin.
La consecucin de los objetivos permite la mejora continua del Sistema de I+D+I.

4.2.4.2 Planificacin del Sistema de I+D+I

La planificacin del Sistema de Gestin de I+D+I se realiza con el fin de cumplir, tanto los
requisitos definidos en el apartado 4.1.1 y los objetivos, como de fijar la poltica de inversin
en I+D+I, considerando los criterios de nivel de riesgo.

Cualquier cambio que se planifique e implante en el sistema de I+D+I se realiza de acuerdo


a las disposiciones establecidas en este Manual, asegurando, en todo momento, que se
mantiene la integridad del sistema.

La planificacin del sistema de gestin de la I+D+I de ASECAL incluye:

Los procesos del sistema de gestin mencionados en este Manual


Los recursos necesarios
La mejora continua del Sistema de Gestin de la I+D+I
La consecucin de los objetivos de I+D+I

Para asegurar la consecucin de los objetivos de I+D+I establecidos, se define:

El responsable de la consecucin
Los recursos necesarios
Las actividades a realizar
Los indicadores asociados y el objetivo propuesto
La periodicidad del seguimiento y el/los responsable/s

La frecuencia del seguimiento ser la que se establezca para cada objetivo.


Fecha:05-03-2007
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Hoja 15 de 49

La Poltica de Inversin en I+D+I de ASECAL es la siguiente:

a) ASECAL invertir de forma continua e I+D+I con el fin de mejorar los servicios que
presta y conseguir una mayor competitividad.

b) De acuerdo con lo establecido en este Manual y en los documentos que lo


desarrollan, ASECAL desarrollar aquellos nuevos servicios que de acuerdo con lo
establecido en el Sistema de Gestin de la I+D+I considere adecuados.

c) ASECAL invertir en I+D+I la dedicacin de sus personas, los recursos disponibles


que estos necesiten y adems aquellos recursos extraordinarios que sean necesarios
segn se recoja en el Presupuesto de I+D+I que se apruebe en la revisin del
Sistema.

d) La Poltica de inversin de I+D+I se revisar en el marco de la revisin por la


Direccin.

4.2.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin

La Direccin de ASECAL ha constituido la Unidad de Gestin de la I+D+I y la Unidad de


I+D+I, de acuerdo con los requisitos de esta norma. La Unidad de Gestin de la I+D+I
gestiona el Sistema de I+D+I as como los proyectos de I+D+I tanto propios como externos.
La Unidad de I+D+I es la encargada de realizar las actividades de I+D+I que le han sido
asignadas.

En el Organigrama de ASECAL, que se recoge en el apartado 3.2 de este Manual, se han


definido las dependencias jerrquicas/funcionales de cada puesto de trabajo.

Las funciones y responsabilidades definidas en este Manual se complementan con las


definidas en los diferentes perfiles de puesto de trabajo.
Fecha:05-03-2007
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Hoja 16 de 49

Comit Direccin:
Est formado por el Gerente y el Director. Sus funciones son:
Comunicar, a travs de reuniones con el personal, comunicaciones, etc, a la
organizacin la importancia de las actividades de I+D+I.
Establecer la poltica y los objetivos de I+D+I.
Llevar a cabo las revisiones por la direccin.
Asegurar la disponibilidad de recursos materiales.
Crear la unidad de gestin de la I+D+I y la Unidad de I+D+I.
Aprobar y revisar el presupuesto de I+D+I.
Establecer la poltica de proteccin y explotacin de resultados obtenidos.
Identificar las condiciones de ambiente de trabajo necesarias para asegurar
que los servicios que se presten cumplen con los requisitos (como necesidad
de zonas limpias, condiciones de temperatura controladas, etc.)
Analizar la situacin de ASECAL con respecto a la realidad exterior
Revisar las ideas seleccionadas, la priorizacin, definicin de las actividades de
I+D+I y proyectos de I+D+I a llevar a cabo, incorporndolas al Plan de Accin
Comercial
Designar el responsable del proyecto I+D+I.
Supervisar el progreso de las actividades y proyectos de I+D+I a travs de las
reuniones de seguimiento del Plan de Accin Comercial.
Aquellas responsabilidades que se le asignen en los documentos del sistema
de I+D+I.
Asimismo el Gerente y Director forman la Unidad Gestin I+D+I, cuyas funciones
son:

- Utilizar las herramientas de I+D+I descritas en el apartado 4.4.1 de este Manual.


- Identificar y analizar problemas y oportunidades.
- Analizar y seleccionar ideas de I+D+I.
- Encargarse de la planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos.
- Realizar la transferencia de tecnologa.
- Realizar el control, seguimiento y documentacin de resultados.
- Realizar la proteccin y explotacin de los resultados.
- Realizar la medicin, anlisis y mejora.
- Utilizar las herramientas de I+D+I descritas en el apartado 4.4.1 de este Manual.
Fecha:05-03-2007
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MANUAL DE GESTIN I+D+I


Hoja 17 de 49

- Ejecutar los proyectos de I+D+I que le sean asignados.


- Generar conocimiento.
- Desarrollar nueva tecnologa o mejorar la actual.
- Establecer una sistemtica para identificar y analizar los problemas y
oportunidades que se presentan
- Definir el mtodo de seleccin de ideas para la identificacin y establecimiento
de los criterios de evaluacin y seleccin de ideas
- Bsqueda de Fuentes de Financiacin
- Especificar los requisitos de compra y de asegurarse de su cumplimiento por
parte de proveedores o subcontratas
- Establecer un sistema para informar de los resultados de I+D+I
- Realizar el seguimiento y medicin de los resultados del proceso de I+D+I
- Aquellas responsabilidades que se le asignen en los documentos del sistema de
gestin de I+D+I.

Gerente
- Definir el/los responsable/s de la bsqueda y anlisis de informacin dentro de la
vigilancia tecnolgica, facilitando los recursos necesarios
- Recopilar la informacin sobre satisfaccin de clientes y analizar, a partir de los
datos disponibles, puntos fuertes y puntos dbiles globalmente
- Alta proyecto como trabajo en el Programa Gestin ASECAL
- Aquellas responsabilidades que se le asignen en los documentos del sistema de
gestin de I+D+I.

Director
- Anlisis Externo
- Mantener BBDD colaboradores externos
- Analizar aquellos proyectos llevados a cabo que no sean trabajos (nuevos
desarrollos, etc.) e identificar los factores de xito y de fracaso asociados
- Identificar las funciones bsicas que se desarrollan en la organizacin
- Evaluar ideas innovadoras
- Aquellas responsabilidades que se le asignen en los documentos del sistema de
gestin de I+D+I.
Fecha:05-03-2007
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Hoja 18 de 49

Es el Responsable I+D+I teniendo asignadas las siguientes responsabilidades:


- Asegurar que los procesos del sistema de ASECAL son establecidos y
mantenidos
- Informar a la Direccin del funcionamiento del SGIDI, incluyendo las
necesidades para la mejora.
- Promover el conocimiento de los requisitos de los clientes y las expectativas
de las partes interesadas en todos los niveles de ASECAL.
- Definir los criterios en base a los cuales se valoran las acciones formativas
- Archivar los registros de formacin, tales como fichas, certificados,
titulaciones, etc.
- Establecer un proceso mediante el cual se analiza la estructura actual de la
organizacin y se estudia el flujo de informacin entre las diferentes partes de
la ASECAL
- Actualizar la Lista de proveedores Autorizados
- Gestionar las actividades necesarias para resolver, en cada caso, las
reclamaciones o emprender las acciones de mejora que resulten adecuadas
- Implantar las acciones definidas y de comprobar mecanismos de Medicin,
Seguimiento y Mejora
- Planificar y organizar las auditoras con arreglo a un calendario previo y a las
indicaciones de Direccin
- Documentar y adoptar las disposiciones necesarias en supuesto de
desviaciones en los proyectos

Tcnicos
Son los responsables de realizar los proyectos de I+D+I, as como el resto de tareas
que se les asignen. Cuando el Comit de Direccin los designa responsable del
trabajo en el que se va a desarrollar un Proyecto de I+D+I, Responsable del
Proyecto de I+D+I, sus funciones son:
- Planificar el proyecto o actividad indicando tareas a realizar, responsables,
plazos, recursos.
- Realizar un seguimiento del avance global del proyecto.
Fecha:05-03-2007
Rev.: 0

MANUAL DE GESTIN I+D+I


Hoja 19 de 49

- Valorar el impacto de la evolucin del estado del arte relacionado con las
actividades y proyectos, proponiendo en su caso modificaciones o reorientacin
de los mismos si se comprometiesen sus resultados.
- Informar al Director sobre las necesidades de informacin que considere tiles
para ASECAL en referencia a vigilancia tecnolgica.
- Aquellas responsabilidades que se le asignen en los documentos del sistema de
gestin de I+D+I.

Administrativos
Colaboran con los Responsables de Proyecto de I+D+I y con el resto del personal
de ASECAL en la realizacin de actividades administrativas, control de
documentacin, archivo, realizacin de copias de seguridad, etc., as como en
aquellas responsabilidades que se le asignen en los documentos del sistema de
gestin de I+D+I.

Personal de Informtica
Colabora con el resto de personal de ASECAL en los temas relacionados con los
sistemas y aplicaciones informticas, as como en aquellas otras responsabilidades
que se le asignen en los documentos del sistema de gestin de I+D+I.

4.2.5.1 Unidad de gestin de I+D+I

La Unidad de Gestin de I+D+I est formada por el Director y el Gerente. Sus


responsabilidades estn definidas en los documentos del Sistema de Gestin de
I+D+I, habiendo sido comunicadas dentro de la organizacin; entre estas se
encuentran:

Utilizar las herramientas de I+D+I descritas en el apartado 4.4.1 de este Manual.


Identificar y analizar problemas y oportunidades.
Analizar y seleccionar ideas de I+D+I.
Encargarse de la planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos.
Realizar la transferencia de tecnologa.
Realizar el control, seguimiento y documentacin de resultados.
Realizar la proteccin y explotacin de los resultados.
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Realizar la medicin, anlisis y mejora.

4.2.5.2 Unidad de I+D+I

La Unidad de I+D+I est integrada por el Director, el Gerente y por aquellas personas que
participan en los desarrollos de I+D+I que ASECAL realiza. Sus responsabilidades
asociadas al Sistema de Gestin de I+D+I estn definidas en este manual y en los
documentos que lo desarrollan, siendo comunicadas y dejando registro de dichas
comunicaciones; adems de las que especficamente se asignen a cada uno de ellos,
tendrn las siguientes:

- Utilizar las herramientas de I+D+I descritas en el apartado 4.4.1 de este Manual.


- Ejecutar los proyectos de I+D+I que le sean asignados.
- Generar conocimiento.
- Desarrollar nueva tecnologa o mejorar la actual.

4.2.5.3 Establecimiento y estructura de las unidades de I+D+I y de gestin de I+D+I.

La direccin de ASECAL ha definido la estructura, dependencia y lneas de autoridad y


responsabilidad de la Unidad de I+D+I y de Gestin de I+D+I, segn se ha indicado
anteriormente; para ello:

a) Se han implantado unas estructuras operacionales que permitan una adecuada


gestin y ejecucin de los proyectos de I+D+I.

Adicionalmente, para cada proyecto se analizar la necesidad de incorporaciones


temporales de expertos externos a la unidad, la subcontratacin total o parcial del
proyecto o de alguna de sus fases y contar con equipos competentes para llevar a
cabo los proyectos.

b) Las actividades se desarrollan en lnea con la autoridad y segn las responsabilidades


establecidas en los equipos de proyecto de acuerdo con la planificacin del proyecto.
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c) Se definen o referencian en este Manual los procedimientos operacionales, as como


la documentacin a elaborar, informes y registros a generar en los proyectos de
I+D+I.

4.2.5.4 Representante de la direccin

El representante de la direccin en materia de I+D+I, es el Responsable de I+D+I, el cual


con independencia de otras funciones tiene autoridad y responsabilidad para:

- Asegurar que los procesos del sistema de ASECAL son establecidos y mantenidos
- Informar a la Direccin del funcionamiento del SGIDI, incluyendo las necesidades
para la mejora.
- Promover el conocimiento de los requisitos de los clientes y las expectativas de las
partes interesadas en todos los niveles de ASECAL.

En ASECAL el responsable de I+D+I es el Director

4.2.5.5 Comunicacin interna

La Direccin de ASECAL tiene establecidos los procesos de comunicacin necesarios


dentro de la organizacin para asegurar la eficacia del Sistema de Gestin de la I+D+I. Esta
comunicacin se da tanto en sentido vertical como horizontal.

La comunicacin interna se realiza en ASECAL a travs de los siguientes medios:

Reuniones de Direccin: se realizan con una periodicidad mxima de tres


meses. Son reuniones a las que asisten al menos el gerente y el Director de
ASECAL y a la que pueden invitar a cualquier otra persona de la organizacin o
ajena a ella, con el fin de seguir el funcionamiento de ASECAL, realizar las
revisiones por la Direccin, etc. Se denominan ADA. En general a las mismas
se aporta informacin elaborada y de ellas se dejan actas por la persona que
las convoca, indicando asistentes, fecha, asuntos tratados y, en su caso,
acuerdos tomados.
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Reuniones Tcnicas: Se realizan al menos tres al ao. Son reuniones a las que
asisten los tcnicos de ASECAL para tratar temas relacionados con aspectos
tcnicos, poner en comn problemticas detectadas y soluciones dadas,
compartir conocimiento, formacin interna, etc. Se denominan APT. En general
uno de los asistentes hace una exposicin del asunto a tratar y, en su caso, se
debate sobre la misma y se toman acuerdos sobre el mismo. De ellas se dejan
actas, por la persona que las convoca, indicando asistentes, fecha, asuntos
tratados y, en su caso, acuerdos tomados.

Reuniones de Personal: Se celebran al menos tres al ao. Son reuniones a las


que asiste, en general, todo el personal para tratar temas relacionados con el
funcionamiento de la empresa, problemticas existentes de carcter general,
facilitar informacin, etc. Se denomina APA. En general la Direccin expone la
situacin existente sobre los asuntos a tratar y se produce un intercambio de
opiniones tomndose decisiones al respecto. De ellas se dejan actas, por la
persona que las convoca, indicando asistentes, fecha, asuntos tratados y, en
su caso, acuerdos tomados.

Otras reuniones: En algunos casos se pueden celebrar otros tipos de reuniones


para fines concretos; cuando los asuntos tratados tengan que ver con los
distintos aspectos del sistema de gestin establecido se dejarn actas, por la
persona que las convoca indicando asistentes, fecha, asuntos tratados y, en su
caso, acuerdos tomados.

Comunicaciones escritas: en general se realizan por correo electrnico; cuando


los asuntos tratados tengan que ver con los distintos aspectos del sistema de
gestin establecido y as se requiera, se conservarn estas comunicaciones
como registros por la persona que las realiza o por la persona que las recibe.

Comunicacin verbal: se utiliza para las comunicaciones habituales entre


personas de ASECAL de intercambio de opiniones, transmisin de informacin,
etc.; cuando los asuntos tratados tengan que ver con los distintos aspectos del
sistema de gestin establecido y as se requiera, se conservarn registros de
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las mismas por la persona que las realiza o por la persona que las recibe (p.e. e
la agenda, Outlook, cuadernos de notas, etc.).

En todos los casos la comunicacin interna se har buscando la eficacia de las mismas y su
contribucin a la eficacia del sistema de gestin; esta se medir a travs de indicadores (p.e.
N de no conformidades relacionadas con el proceso de comunicacin interna, N de
reuniones ADA+APA+APT) fijados por el Gerente que pondr para los mismos los valores
objetivo dentro de los cuales se tiene que encontrar.

4.2.6 Revisin por la direccin

4.2.6.1 Generalidades

La direccin es responsable de revisar anualmente el Sistema de Gestin de I+D+I para


asegurar su continua conveniencia, adecuacin y eficacia.

La sistemtica detallada para realizar esta revisin del sistema se detalla en el


Procedimiento General Revisin del Sistema PG-03.

4.2.6.2 Informacin para la revisin

Como informacin de entrada para la revisin por la direccin, se incluye:

- Resultados de auditoras (internas y externas)


- Retroalimentacin de las partes interesadas
- Seguimiento y medicin del Sistema de I+D+I
- Informacin del seguimiento y medicin de los resultados del proceso de I+D+I
- Estado de las acciones correctivas y preventivas
- Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas
- Cambios que podran afectar al Sistema de Gestin de la I+D+I
- Recomendaciones para la mejora
- Presupuesto de I+D+I
- Objetivos de I+D+I
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- Adecuacin de la Poltica de I+D+I, as como del reto de las polticas y


documentos del Sistema de Gestin de la I+D+I.

4.2.6.3 Resultados de la revisin

Los resultados de la revisin del sistema se documentan en un acta (PG0303) en la que se


incluyen todas las decisiones y acciones adoptadas relacionadas con:

- La mejora de la eficacia del Sistema de Gestin de la I+D+I


- El uso de los recursos
- Las necesidades de recursos
- Presupuesto de I+D+I
- Objetivos de I+D+I

El responsable de I+D+I es el encargado del control y archivo de la documentacin


generada como resultado de la revisin.

4.3Gestin de los recursos

4.3.1 Provisin de los recursos

En ASECAL se han determinado y proporcionado los recursos necesarios para:

- Implantar y mantener una unidad de gestin de I+D+I y mejorar continuamente


su eficacia.
- Aumentar la satisfaccin de las partes interesadas dando respuestas a sus
necesidades y expectativas.
- Fomentar la cooperacin con entidades externas que proporcionen
conocimientos, metodologas, instrumentos, financiacin, etc...
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4.3.2 Recursos humanos

4.3.2.1 Generalidades

Todo el personal de ASECAL rene los niveles de cualificacin, formacin, habilidades y


experiencia profesional apropiados aplacables a cada puesto de trabajo. ASECAL considera
fundamental la motivacin e ilusin del personal para la consecucin de los resultados, as
como la habilidad para el trabajo en equipo.

4.3.2.2 Motivacin del personal

ASECAL ha redactado un Procedimiento General de Motivacin del Personal (PG-06) con el


fin de:

- Promover la toma de conciencia de la importancia de la I+D+I


- Motivar e ilusionar al personal
- Impulsar la participacin de todo el personal
- Fomentar la creatividad y el trabajo en equipo
- Simplificar y facilitar las aportaciones de informacin de los diferentes
departamentos

4.3.2.3 Competencia, toma de conciencia y formacin

Para cada puesto de trabajo descrito en el organigrama de ASECAL, existe una Ficha
descriptiva (PG0104) en la que se definen las competencias necesarias para la realizacin
de los trabajos.

ASECAL proporciona al personal la formacin necesaria considerando las responsabilidades


que tenga asignadas y las competencias definidas. El objetivo es que todo el personal
adquiera o complemente los conocimientos y habilidades necesarias para el buen
desempeo de su funcin.

ASECAL se asegura que su personal es consciente de la contribucin de sus actividades al


logro de los objetivos comunicando estos a todo el personal.
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Las necesidades de formacin pueden ser detectadas mediante comunicacin del personal
de ASECAL al responsable de I+D+I, el cual se encarga tambin de gestionar la asistencia
del personal a los cursos de formacin.

La formacin impartida puede ser interna o externa.

a. Formacin interna. Tiene como objetivo el mantenimiento o ampliacin de forma


continua de los conocimientos tcnicos de los trabajadores.
b. Formacin externa, entendida esta como formacin del personal en temas
especficos, impartida por personal externo.

La eficacia de las acciones formativas realizadas son evaluadas por el responsable de I+D+I
mediante el sistema ms adecuado, con el objeto de conocer la efectividad de la formacin,
dejando registro de ello e indicando si se considera cumplido el objetivo perseguido y si la
accin formativa ha sido eficaz.

Los criterios en base a los cuales se valoran las acciones formativas, los establece el
responsable de I+D+I, pudiendo ser, entre otros, examen o prueba, entrevista con el
trabajador, evaluacin de los cuestionarios de satisfaccin, informe de los ponentes, etc.

Todos los registros de formacin, tales como fichas, certificados, titulaciones, etc. son
archivados por el responsable de I+D+I.

4.3.3 Infraestructura

ASECAL posee la infraestructura necesaria para el proceso de I+D+I, que incluye:

- Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados


- Equipo para realizar las actividades de I+D+I
- Servicios de apoyo

Las instalaciones y equipos necesarios, incluido el software, estn recogidos en un


Inventario archivado por el responsable de I+D+I.
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ASECAL tiene adems establecido un Plan de Mantenimiento en el que se detallan las


instalaciones y equipos que se van a mantener, las actividades a realizar, la frecuencia de
las mismas y el responsable. Este mantenimiento es realizado por personal interno o por
empresas especializadas contratadas para ello.

4.3.4 Ambiente de trabajo

En funcin de la naturaleza de las actividades a realizar, la direccin se responsabiliza de


identificar las condiciones de ambiente de trabajo necesarias para asegurar que los servicios
que se presten cumplen con los requisitos (como necesidad de zonas limpias, condiciones
de temperatura controladas, etc.). Estas condiciones se identifican y documentan a los largo
de la documentacin del Sistema de Gestin de la I+D+I.

4.4 Actividades de I+D+I

Las actividades realizadas por ASECAL para ejecutar los proyectos de I+D+I pueden ser
realizadas por la propia Unidad de Gestin de I+D+I o contratarse al exterior.

4.4.1 Herramientas

4.4.1.1 Vigilancia tecnolgica

ASECAL tiene establecido, dentro de su Sistema de Gestin de la I+D+I, un proceso


de vigilancia tecnolgica cuyos objetivos son:

- Realizar de manera sistemtica la captura, el anlisis, la difusin y la


explotacin de las informaciones cientficas o tcnicas tiles para ASECAL.

- Alertar sobre las innovaciones cientficas o tcnicas susceptibles de crear


oportunidades o amenazas.
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Dentro del proceso de vigilancia tecnolgica, estn identificadas las necesidades y


establecidas la naturaleza, fuentes y recursos de la informacin.

ASECAL ha establecido una sistemtica para facilitar la difusin de la informacin,


definiendo el soporte y destinatarios de la misma.

El sistema de vigilancia permite a ASECAL conocer las lneas de investigacin, el


trabajo de los competidores y las empresas lderes, en el mercado, de un producto
determinado. Una vez recogida la informacin por el sistema de vigilancia
establecido en ASECAL, los responsables correspondientes deben proceder a
valorarla, con el fin de integrarla en la organizacin, presentndola adecuadamente
para la toma de decisiones.

Se definen las siguientes actividades dentro del proceso de vigilancia tecnolgica:

a) Identificacin de las necesidades de informacin: Todo el personal de


ASECAL informar al Director sobre las necesidades de informacin que
considere tiles para ASECAL; esta identificacin tendr en cuenta las
oportunidades de negocio, necesidades de los clientes, nuevas
normativas sobre sistemas de gestin, evolucin posible de los sistemas
de gestin, nuevas herramientas aplicables a la mejora o al desarrollo de
los sistemas de gestin, etc. Asimismo con el fin de identificar
necesidades de informacin tiles para ASECAL el Director y/o el
Gerente definirn los eventos en los que participar que puedan permitir
conocer las nuevas tendencias, nuevos productos relacionados con la
actividad de ASECAL, etc., as como la/s persona/s que asistirn a los
mismos. Por otra parte el director de ASECAL, y en su caso el Gerente u
otras personas de la organizacin a las que se les encomiende la
actividad, mantendrn contactos con otras personas u organizaciones
que puedan facilitar informacin que permita detectar posibles
necesidades de informacin que pueda tener ASECAL. Sobre las
necesidades detectadas, el Director con la colaboracin del Gerente
para aquellos casos en que lo considere necesario en funcin de la
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importancia de la misma, decidir que necesidades han de ser


consideradas, dotndolas de recursos econmicos, humanos, etc.

b) Bsqueda, tratamiento y difusin de la informacin: Ante las


necesidades de informacin identificadas como tales, el Gerente definir
el/los responsable/s de la bsqueda y anlisis de las mismas, facilitando
los recursos necesarios, en su caso. El/Los responsable/s buscarn
informacin utilizando, cuando sea apropiado, las siguientes fuentes:
Internet, Biblioteca, Asociaciones de las que ASECAL es miembro
(AENOR, AEC), Universidades, expertos, empresas de consultora, etc.
Una vez obtenida la informacin la persona responsable definida la
analizar y plantear las conclusiones del anlisis realizado, dejando un
documento con las mismas, al Gerente y/o al Director y, en su caso, a
aquellas personas de ASECAL que necesiten conocerla o se considere
conveniente que la conozcan. De las conclusiones a que se llegue se
dejarn registros que indiquen los asuntos tratados, fecha, asistentes y,
en su caso, los acuerdos tomados.

c) Valoracin de la informacin: La informacin obtenida, presentada de


forma que pueda ser comprendida y utilizada, se incorporar al
Directorio Gestin del Conocimiento existente en la Intranet de ASECAL
por el responsable de su anlisis o por el Director. Esta informacin
quedar disponible para todo el personal de la empresa que la pueda
necesitar de forma que les permita desarrollar los nuevos productos o
realizar de forma adecuada su trabajo.

4.4.1.2 Previsin tecnolgica

Las unidades de I+D+I y de gestin de la I+D+I son las responsables de promover la


reflexin para detectar nuevas ideas que permitan guiar el desarrollo de productos o
procesos futuros de la organizacin.
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4.4.1.3 Creatividad

ASECAL impulsa, dentro de la organizacin, la creatividad, entendida esta como proceso


mental que ayuda a generar nuevas ideas. De esta manera promueve la habilidad para
abandonar las vas estructurales y las maneras de pensar habituales para llegar a una idea
que permita solucionar un determinado problema.

4.4.1.4 Anlisis externo e interno

Las unidades de I+D+I y de gestin de I+D+I tienen establecida una sistemtica de


comparacin entre la situacin con la realidad exterior, con el fin de proporcionar elementos
de gua para que ASECAL pueda valorar la importancia de diferentes ideas innovadoras,
comparando estas con la realidad exterior. Este anlisis externo debe incluir y considerar:

- Identificacin y caracterizacin de escenarios


- Identificacin de casos de xito y fracaso
- Obtencin de datos
- Realizacin de estudios comparativos de productos de la competencia
- Identificacin, valoracin

Los responsables las unidades de I+D+I y de gestin de I+D+I han establecido un proceso
mediante el cual analizar la estructura actual de la organizacin y estudiar el flujo de
informacin entre las diferentes partes de la ASECAL.

El procedimiento establecido para anlisis interno de las unidades de I+D+I y de gestin,


considera estos aspectos:

- Inventario de recurso humanos y materiales susceptibles de uso en tareas de I+D+I


- Catalogar habilidades y conocimientos del personal
- Analizar factores de xito y de fracaso de proyectos internos
- Identificar las funciones bsicas que se desarrollan en la organizacin y valorar su
adecuacin para generar ideas innovadoras.
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ASECAL llevar a cabo Anlisis externos e internos de la situacin de acuerdo con los
siguientes criterios.

4.4.1.4.1 Anlisis externo

El Director, o la persona a la que el Comit de Direccin se lo encomiende, llevarn a cabo


el Anlisis Externo como un instrumento que proporciona elementos de gua para que una
organizacin pueda valorar la importancia de diferentes ideas innovadoras, comparando
stas con la realidad exterior. El anlisis externo se llevar a cabo siempre que se tenga que
decidir sobre la implantacin de una nueva idea, un nuevo producto, etc., y se podr llevar a
cabo independientemente cuando se considere conveniente. Los aspectos a considerar
sern, por ejemplo, los siguientes:

- Identificar y caracterizar escenarios de evolucin, basados en desarrollos


tecnolgicos.
- Identificar casos de xito y de fracaso, con componente tecnolgica, de proyectos
externos.
- Obtener datos de evolucin de los mercados en su sector.
- Realizar estudios tecnolgicos comparativos de productos de la competencia.
- Identificar, valorar y proponer las oportunidades de alianzas tecnolgicas.

Las fuentes de informacin para realizar este Anlisis Externo podrn ser:

- Publicaciones del sector (p.e. revistas).


- Consultas a organismos relacionados con la idea a evaluar.
- Bsqueda de informacin sobre el asunto en Internet.
- Pginas Web de empresas de la competencia.
- Informaciones obtenidas a travs del personal de ASECAL y de
los clientes.
- Consultas/ encargo de estudios o trabajos a expertos.
- Consultas a empresas de asesoramiento.
- Asistencia a cursos.
- Obtencin de informacin a partir de actividades de la competencia (p.e. asistiendo a
presentaciones, jornadas, etc., bien directamente o a travs de otros p.e. clientes-).
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Los resultados del Anlisis efectuado han de quedar documentados, indicando las fuentes
consultadas que han servido de base para el mismo.

4.4.1.4.2 Anlisis interno:

Se llevar a cabo el Anlisis interno contemplando al menos los siguientes aspectos:

- ASECAL dispone de una base de datos en la que se recogen los colaboradores


con que cuenta, tanto de plantilla como externos, en la que se recogen los
conocimientos y habilidades clave para ASECAL que cada uno tiene as como el
nivel en el que se encuentran. El Director mantendr actualizada esta base de
datos e informar sobre la situacin de la misma as como sobre las carencias de
conocimiento que se hayan identificado desde el anterior anlisis y que no se hayan
podido cubrir.

- El Gerente recopilar la informacin sobre satisfaccin de clientes y analizar, a


partir de los datos disponibles, puntos fuertes y puntos dbiles globalmente;
asimismo de aquellos trabajos en los que el nivel de satisfaccin haya estado por
debajo del 70 % del mximo nivel se identificarn especficamente cuales han sido
las causas de ello.

- El Director, o la persona a la que se encarg el proyecto en su caso, analizar


aquellos proyectos llevados a cabo que no sean trabajos (nuevos desarrollos, etc.)
e identificar los factores de xito y de fracaso asociados, en su caso, a cada uno
de ellos.

- ASECAL tiene identificadas las funciones bsicas que se desarrollan en la


organizacin. El Director analizar como contribuyen a la identificacin, evaluacin
y desarrollo de ideas innovadoras (p.e. a travs de evaluacin global, indicadores,
etc.).

El Comit de Direccin, analizar la situacin de ASECAL con respecto a la realidad


exterior, a partir del Anlisis Externo que se realice, al menos una vez cada doce meses;
Fecha:05-03-2007
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del anlisis realizado se sacarn conclusiones y en su caso se definirn las acciones a


llevar a cabo. Asimismo se tratar en el Comit de Direccin, al menos una vez cada doce
meses, el Anlisis Interno realizado; del anlisis realizado se acordarn los cambios
necesarios en la estructura y procesos de funcionamiento interno para contribuir de forma
efectiva a la generacin de ideas innovadoras.

4.4.2 Identificacin y anlisis de problemas y oportunidades

Es responsabilidad de la Unidad de Gestin de la I+D+I establecer una sistemtica para


identificar y analizar los problemas y oportunidades que se presentan, teniendo en cuenta
los principales resultados de I+D+I de inters para los mercados que son propios de la
organizacin.

La sistemtica establecida por la Unidad de Gestin de la I+D+I est basada en los


siguientes aspectos:

- Analizar los resultados cientficos y tecnolgicos de acuerdo a la poltica de I+D+I


- Seguir los resultados cientficos y tecnolgicos para anticiparse a los cambios
- Identificar las barreras que impidan utilizacin de nuevos conocimientos y definirn
plan para adquirir el conocimiento necesario
- Identificar posibles colaboraciones externas
- Colaborar en la estimacin del coste de los proyectos de innovacin y en el marketing
de su resultados
- Analizar la coherencia entre la estrategia empresarial de ASECAL y los proyectos de
I+D+I

4.4.3 Anlisis y seleccin de las ideas de I+D+I

La Unidad de Gestin de la I+D+I ha definido el mtodo de seleccin de ideas para la


identificacin y establecimiento de los criterios de evaluacin y seleccin de ideas. Para
garantizar el xito de estas ideas deben considerarse una serie de factores como son los
econmicos, los productivos, los legales, los tecnolgicos y los sociales.
Fecha:05-03-2007
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ASECAL ha identificado y establecido los criterios generales de evaluacin y de seleccin


de ideas a adoptar.

Cualquier idea que se detecte en ASECAL como interesante para su desarrollo dentro de
la empresa se propondr al Director para su anlisis y evaluacin. El Director, o la persona
que designe el Gerente o el Comit de Direccin, analizarn los siguientes aspectos,
dejando registro de los mismos:
- Los escenarios de evolucin: se identificarn los distintos escenarios de evolucin
ms probables y se definirn sus caractersticas bsicas.
- Los recursos necesarios: se identificarn los recursos personales, materiales y
econmicos necesarios para llevar a cabo la idea en los distintos escenarios.
- Las principales tareas a llevar a cabo para poner en marcha la idea.
- El impacto en trminos de coste, as como en contribucin a los objetivos de I+D+I
y posicin en el mercado.
- Los factores de riesgo asociados a la idea y a su desarrollo.
- La probabilidad de xito.
- El coste asociado a la puesta en marcha de la idea y su posterior ejecucin y los
beneficios esperables.
- Los requisitos legales que afectan al producto o servicio a desarrollar y a su
desarrollo.
- Los aspectos sociales asociados al desarrollo y puesta en marcha de la idea.
- Los aspectos tecnolgicos ligados a la idea: incorporacin de nuevas tecnologas.
- Otros aspectos que en funcin de la idea se consideren de inters.

Realizado el anlisis la idea se someter a debate en el Comit de Direccin o en un grupo


que la Direccin designe al efecto con el fin de revisar cada uno de los aspectos
desarrollados, analizando su idoneidad, realizando un anlisis crtico del mismo, acordando
las modificaciones que procedan al mismo y valorando cada uno de los aspectos: se dejar
un acta de las reuniones realizadas y de sus conclusiones; finalizado el proceso anterior se
evaluar cada uno de los aspectos y se valorarn de 1 a 5. Salvo justificacin en otro
sentido del Comit de Direccin, solo se seleccionarn ideas de I+D+I que en la valoracin
anterior tengan al menos una puntuacin media de 4 sobre 5.
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4.4.4 Planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos

Una vez seleccionadas las ideas darn lugar a la definicin de actividades de I+D+I y,
cuando el grado de complejidad y concrecin de las actividades de I+D+I sea relevante, a
proyectos de I+D+I donde los resultados que cabe esperar se puedan describir y los
recursos necesarios se puedan cuantificar. Se actuar de acuerdo con la siguiente
sistemtica:

- El Comit de Direccin revisar las ideas seleccionadas, las priorizar en su


caso, y definir las actividades de I+D+I y proyectos de I+D+I a llevar a cabo,
incorporndolas al Plan de Accin Comercial.

- La persona encargada del seguimiento de las subvenciones identificar aquellas


subvenciones que puedan aportar financiacin externa a los proyectos y
actividades de I+D+I que ASECAL decida llevar a cabo; por otra parte el
Director, el Gerente, o en su caso otro personal de ASECAL que se designe al
efecto, buscarn otras fuentes de financiacin que puedan facilitar o permitir
abordar los proyectos en unas condiciones adecuadas.

- El Comit de Direccin de ASECAL definir la persona responsable de llevar a


cabo dicha actividad o proyecto de I+D+I.

- El Gerente, o el Director en su ausencia, dar de alta dicho Proyecto como


trabajo en el Programa Gestin ASECAL (indicando no ligado a Produccin
salvo que se disponga de alguna financiacin externa, p.e. una subvencin).

- La persona responsable del trabajo realizar una planificacin del proyecto o


actividad indicando tareas a realizar, responsables, plazos, recursos (incluyendo
colaboraciones externas si fuese necesario) y cuando sea necesario cualquier
otra informacin adicional (procedimientos, requisitos a cumplir, etc.). Esta
planificacin contemplar las actividades definidas en el apartado 7.3 del
Manual de la Calidad (definicin y revisin de los elementos de entrada,
definicin de los resultados del diseo, revisiones, verificaciones y validaciones
del diseo, cambios del diseo) y se actualizar cuando sea necesario.
Fecha:05-03-2007
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- Las actividades y proyectos de I+D+I se llevarn a cabo de acuerdo con la


planificacin realizada y los procedimientos y requisitos aplicables.

- El responsable del trabajo designado realizar un seguimiento del avance global


del proyecto, reflejndolo en el Programa Gestin ASECAL mensualmente,
salvo que los avances no sean significativos.

- Los responsables de trabajos en los que se desarrollan actividades y proyectos


de I+D+I valorarn el impacto de la evolucin del estado del arte relacionado
con las actividades y proyectos, proponiendo en su caso modificaciones o
reorientacin de los mismos si se comprometiesen sus resultados.

- El Comit de Direccin supervisar el progreso de las actividades y proyectos


de I+D+I a travs de las reuniones de seguimiento del Plan de Accin
Comercial; en dichas reuniones se revisarn los resultados que se vayan
obteniendo en las actividades y proyectos, en base a la informacin de avance
de los trabajos existente y a informacin complementaria sobre el estado de
situacin, dificultades encontradas, logros obtenidos, etc. que facilite el
responsable del trabajo.

4.4.5 Transferencia de tecnologa

ASECAL tiene definido un sistema de transferencia de tecnologa que contempla tanto el


desarrollo de tecnologa propia como la posibilidad de incorporar tecnologa ajena,
considerando aspectos como los siguientes:

- El principal mecanismo de adquisicin de tecnologa en ASECAL es a travs de la


formacin (autoformacin, asistencia a cursos, contratacin de expertos que
impartan formacin, etc.) del personal designado por el Gerente para desarrollar un
nuevo producto.

- Contratacin de consultoras / asistencias tcnicas que faciliten el conocimiento


necesario para incorporar a la cartera de servicios de ASECAL un nuevo producto.
Esta consultora se puede contratar como un producto llave en mano, incorporando
Fecha:05-03-2007
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la formacin necesaria para el personal de ASECAL que vaya a prestar el servicio


posteriormente, o simplemente como un asesoramiento para que ASECAL
desarrolle su propio producto.

Asimismo se contempla la posibilidad de incorporar tecnologa por alguno de los siguientes


medios:

- Formacin de joint ventures con otras empresas para abordar nuevos mercados
o productos.

- Cooperacin y alianzas con otras empresas para acometer proyectos de I+D+I.

-Transferencia tecnolgica de la universidad/ organismos de I+D+I a la


organizacin.

- Contratos de adquisicin de tecnologa.

Para aquellos productos o procedimientos en que sea posible se analizar la posibilidad de


registrar una patente, un Modelos de Utilidad o cualquier otra proteccin posible para el la
Propiedad Intelectual (derechos de autor, etc.).

Por otra parte, dada la naturaleza de los tipos de servicios que ASECAL presta, se
contempla la venta de Tecnologa a nuestros clientes a travs de:

- La venta de servicios en la que es uno de los principios de funcionamiento de


ASECAL transmitir al cliente las capacidades y formas de trabajo que le permitan
funcionar autnomamente.

- Acuerdos con otras empresas o personas para prestar servicios complementarios


a los suyos para un contrato concreto, en consorcio, etc.

- Se contempla la posibilidad de desarrollar franquicias para algunos de los


productos con que cuenta ASECAL.

- Contratos de venta de tecnologa.


Fecha:05-03-2007
Rev.: 0

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4.4.6 Producto de I+D+I

ASECAL, una vez definidos los proyectos y con la colaboracin de todas las partes
interesadas, planifica y desarrolla el proceso necesario para la realizacin del producto de
I+D+I, que incluir, cuando sea aplicable y proceda, las siguientes fases:

- Diseo bsico
- Diseo detallado
- Prueba piloto
- Rediseo, demostracin y produccin
- Comercializacin
- Control de cambios

En el Procedimiento General Producto de I+D+I (PG-04) describen las fases anteriormente


mencionadas, que no necesariamente tienen carcter secuencial.

4.4.7 Compras

4.4.7.1 Proceso de compras

La unidad de gestin de I+D+I es la responsable de especificar los requisitos de compra y


de asegurarse de su cumplimiento por parte de proveedores o subcontratas. ASECAL
selecciona a sus proveedores en funcin de su capacidad de satisfacer sus necesidades y
cumplir sus requisitos. Para ello ha implantado un sistema de homologacin y evaluacin de
proveedores.

Evaluacin inicial de proveedores

La evaluacin inicial de un proveedor o subcontrata es condicin previa a la


realizacin de pedidos al mismo.

Los proveedores y subcontratas debern evaluarse y seleccionarse teniendo en


cuenta su capacidad para suministrar productos/servicios de acuerdo con los
requisitos establecidos.
Fecha:05-03-2007
Rev.: 0

MANUAL DE GESTIN I+D+I


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Para la evaluacin inicial de un proveedor, y proceder a su inclusin dentro de la


Lista de proveedores Autorizados (FORMATO MG0701), el proveedor deber cumplir
alguno de los siguientes requisitos:

Evaluacin histrica. Haber efectuado suministros a ASECAL con anterioridad a la


implantacin del presente procedimiento con resultado satisfactorio.
Evaluacin en funcin de la informacin facilitada por el proveedor, o disponible
sobre l (certificacin de su sistema de la calidad para los productos o servicios a
suministrar, certificados que avalan los productos o servicios, prestigio de los
productos o servicios en el mercado, etc.).
Suministrador nico.
Licitacin de concursos pblicos.
Otros establecidos por ASECAL.

El Responsable de I+D+I mantendr actualizada la Lista de proveedores Autorizados


(FORMATO MG0701), en la que indicar el suministro, el suministrador o suministradores
autorizados y el criterio de evaluacin utilizado y, si es posible, se guardar copia del
registro que demuestre el criterio de evaluacin (p.e. copia del registro de certificacin)

Evaluacin continuada de proveedores

ASECAL efecta una evaluacin continuada de sus proveedores y subcontratas a


travs de las actividades de verificacin de productos y servicios suministrados,
descritas en el apartado 4.4.7.3. Verificacin de las compras.

Si durante las actividades de evaluacin continuada se detectasen incumplimientos,


por parte del proveedor, de los requisitos acordados, se abrir el correspondiente
Informe de No Conformidad (Formato PG0801). Dicha incidencia se reflejar en la
Lista de proveedores Autorizados (Formato MG701).

Si el proveedor tiene Informes de No Conformidad reiterativos respecto a sus


suministros, y no ha solucionado adecuadamente dichos aspectos, o si se
detectasen incumplimientos por parte del proveedor, que llevan a ASECAL a
Fecha:05-03-2007
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MANUAL DE GESTIN I+D+I


Hoja 40 de 49

incumplir los requisitos acordados con sus clientes, el responsable de I+D+I puede
tomar la decisin de excluir al proveedor, dejando constancia en la Lista de
Suministradores Autorizados.

4.4.7.2 Informacin de las compras

En los Pedidos emitidos por ASECAL, se describe el trabajo a subcontratar o el producto a


comprar, incluyendo, si procede:

- Los requisitos para la aprobacin de la compra


- Los requisitos para la calificacin del personal subcontratado

4.4.7.3 Verificacin de las compras

Las actividades mnimas de verificacin de las compras sern las siguientes:

- Productos:

Se realiza una inspeccin visual para verificar que el producto recibido corresponde
al solicitado y responde a lo reflejado en el pedido, factura o albarn, comprobando
adems su integridad (ausencia de golpes, daos, elementos rotos, etc.). Cualquier
incidencia detectada se documenta en el Informe de no conformidad (Formato
PG0801).

Asimismo, se verificar que lo recibido cumple con cualquier otro requisito


especfico. En cualquier caso, la persona encargada de la recepcin siempre deja
constancia escrita de su aceptacin en la el registro adecuado.

- Servicios:

Se realizar la verificacin de que el servicio recibido se corresponde con el


contratado, dejando constancia de la verificacin realizada y del resultado de la
misma en los documentos asociados al mismo (p.e. facturas, albaranes de las
actividades realizadas, informes especficos si fuesen necesarios, etc.). Si el
Fecha:05-03-2007
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MANUAL DE GESTIN I+D+I


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servicio fuese conforme, la firma de la persona que ha recibido el servicio ser el


registro de conformidad; en caso de que sea necesario se anotarn los comentarios
procedentes.

En el caso de que ASECAL quiera llevara cabo la verificacin en las instalaciones


del proveedor, debe previamente establecer en la informacin de compras o
subcontratacin las disposiciones necesarias para la verificacin.

4.4.8 Resultados del proceso de I+D+I

Los resultados del proceso de I+D+I se proporcionarn de forma que permitan evaluar el
efectivo cumplimiento de los objetivos planteados en coherencia con la poltica de I+D+I.

4.4.8.1 Documentacin de los resultados

La documentacin de los resultados de I+D+I ha de ser elaborada por el responsable del


proyecto, definiendo los resultados de una forma adecuada a los objetivos planteados y al
uso previsto de los mismos.

Asimismo cuando sea aplicable:


- El responsable del proyecto, o la persona designada por el Comit de
Direccin, describir las protecciones, de acuerdo con lo indicado en el
apartado 4.4.9, de los resultados obtenidos.
- El responsable del proyecto mantendr registro, en el directorio
correspondiente al proyecto realizado, de los datos bsicos del proyecto,
diagramas, dibujos e informes intermedios que se hayan generado, as como
cualquier otra informacin que considere til para ASECAL en el futuro,
generada durante el desarrollo del mismo.
- Cuando se hayan planteado problemas especficos, al menos en aquellos
casos que se considere que pueden darse en otros proyectos, el responsable
del proyecto dejar documentados estos y las soluciones dadas a los mismos,
indicando en su caso las tcnicas, procedimientos y equipos utilizados. Se
dejar registro en el directorio de Gestin del Conocimiento correspondiente.
Fecha:05-03-2007
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- El responsable del proyecto realizar una evaluacin escrita del proyecto en su


conjunto, incluyendo el conocimiento adquirido para futuras actividades de
I+D+I.
- Cuando as se requiera (p.e. en funcin de que estn sometidos a
subvenciones, etc.), o as se solicite por el Comit de Direccin, responsable
del proyecto preparar el informe final o memoria del proyecto que identifique
los objetivos del mismos, metodologa, elementos de partida y resultados
obtenidos, as como cualquier otra informacin que sea requerida.

4.4.8.2 Seguimiento y medicin

El seguimiento y medicin de los resultados del proceso de I+D+I se realizar considerando


los siguientes aspectos:

- El responsable del trabajo definir los criterios para la revisin, seleccin y


aprobacin de los resultados, de acuerdo con los objetivos del proyecto
marcados por el Comit de Direccin. Estos criterios sern sometidos a la
aprobacin del Director.
- El Comit de Direccin, o la/s persona/s que se designe/n, revisar con el
responsable del trabajo los resultados obtenidos de acuerdo a los criterios
definidos, dejando constancia de ello en un acta o registro de revisin. Si
fuese aplicable en dicha reunin se seleccionarn y se aprobarn los
resultados que se consideren adecuados.
- El Comit de Direccin establecer indicadores que permitan cuantificar los
resultados obtenidos en el proceso de I+D+I y compararlos con los objetivos
de I+D+I, obteniendo as una evidencia de la eficacia y eficiencia tecnolgica
alcanzada.
- En el caso de que fuese necesario, ASECAL asegurar la disponibilidad,
idoneidad y uso de los dispositivos de seguimiento y medicin.
- Cuando se detecten no conformidades asociadas a los resultados de I+D+I,
se analizarn las causas de las mismas y se disearn e implantarn las
medidas y acciones correctivas que se precisen de acuerdo con lo
establecido en el apartado 4.5.7.2.
Fecha:05-03-2007
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- El responsable del proyecto podr identificar, a lo largo del desarrollo del


mismo, nuevas ideas de I+D+I o profundizar en las ya iniciadas,
transmitiendo las mismas para su anlisis de acuerdo con lo establecido en
el apartado 4.4.3.

4.4.9 Proteccin y explotacin de los resultados de las actividades de I+D+I

Con el fin de valorar la viabilidad y oportunidad de proteger y explotar los resultados de la


I+D+I obtenidos, ASECAL considera los siguientes aspectos:

- Los principales mecanismos internos transferencia de tecnologa que estn


implantados en ASECAL, son los siguientes:
Cursos de formacin interna.
Explicitacin de los resultados de las actividades de I+D+I
(elaboracin de procedimientos, manuales, procesos, etc.).
Autoformacin.
Reuniones de formacin, difusin, etc.
Elaboracin de aplicaciones software.
Intranet.
Correo electrnico.
Chat, conversacin telefnica, etc.
Transmisin de conocimiento de persona a persona (de tutor a
alumno, entre compaeros, etc.).
Etc.

- Los acuerdos de transferencia de tecnologa se definen de acuerdo con lo


establecido en 4.4.5.

- ASECAL tiene establecido los siguientes niveles y medidas para asegurar la


confidencialidad:

El personal de ASECAL tiene firmado un compromiso de


confidencialidad en el manejo de toda la informacin de ASECAL.
Fecha:05-03-2007
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Los colaboradores de ASECAL que utilizan los productos de ASECAL


(procedimientos, manuales, cursos, etc.) tienen firmado un
compromiso de confidencialidad en el manejo de toda la informacin
de ASECAL y de no concurrencia con ASECAL en dichos productos.
Para el caso de que se establezcan franquicias o acuerdos con
empresas para el uso de los productos de ASECAL se establecer en
los correspondientes contratos los requisitos de manejo y proteccin
de la informacin, herramientas, etc., facilitada por ASECAL.
ASECAL tiene como poltica de transmisin de informacin a personal
ajeno que, salvo la derivada de los compromisos contractuales no se
transmitir informacin que est clasificada como confidencial; en el
resto de informacin se seguirn criterios de transmisin restrictivos,
solicitando autorizacin del gerente o director cuando se considere
que la informacin puede ser sensible de alguna forma. La Direccin
de ASECAL podr establecer criterios adicionales para acotar ms
qu documentos son los que necesitan solicitud de informacin.
Se establecen los siguientes niveles de confidencialidad:
El Gerente y el Director tienen acceso a todos los resultados
de I+D+I e informacin disponible en ASECAL.
Todo el personal propio de ASECAL tiene acceso a los
resultados de I+D+I e informacin disponible en ASECAL
relacionada con aspectos tcnicos disponible en la biblioteca
de ASECAL y en el directorio de gestin del Conocimiento en
la intranet de ASECAL.
Los colaboradores de ASECAL tienen acceso a aquellos
documentos, informacin , etc. que necesiten para realizar los
trabajos que se les encomienden; estos documentos le sern
facilitados con la autorizacin del Gerente o del Director por
cualquier medio (escrito, mail, verbal, etc.).
Los clientes tienen acceso a toda la informacin generada para
ellos de acuerdo con lo establecido en la oferta, pedido o
contrato correspondiente.
Fecha:05-03-2007
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- ASECAL tiene implantadas las siguientes alternativas para proteger los


resultados de la I+D+I:

Las medidas de confidencialidad establecidas en el guin anterior. En


su caso, para aquellos productos que pudiesen ser susceptibles de
ellos y en los que el Comit de Direccin as lo establezca, se
definirn patentes, Modelos de utilidad, etc.
En el caso de publicaciones, y en otros casos en que pudiese ser
aplicable y el Comit de Direccin lo considerase conveniente, se
registrarn y obtendrn, es su caso, Derechos de autor.

- Iniciacin de los procedimientos de patentes sobre los nuevos


descubrimientos segn lo establecido en 4.4.5.

4.5 Medicin anlisis y mejora

4.5.1 Generalidades

ASECAL ha programado, planificado e implantado los procesos necesarios para realizar el


seguimiento, medicin, anlisis y mejora de la ejecucin de las actividades de I+D+I, del
propio sistema de I+D+I y de su mejora continua.

ASECAL realiza seguimiento de la percepcin de las partes interesadas (clientes) con


relacin a la satisfaccin de sus necesidades y expectativas. El responsable de I+D+I
gestiona las actividades necesarias para resolver, en cada caso, las reclamaciones o
emprender las acciones de mejora que resulten adecuadas.

La comunicacin con los clientes afecta al Sistema de Gestin de la I+D+I, y consiste


fundamentalmente en recibir, responder y documentar las comunicaciones que pueden
plantear los clientes (o cualquier otra parte interesada), incluyendo las reclamaciones. La
iniciativa de comunicacin, puede surgir de ASECAL para recabar informacin de los
clientes, que pueda ayudar a mejorar el Sistema de Gestin de la I+D+I.
Fecha:05-03-2007
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Hoja 46 de 49

La comunicacin de clientes puede tener su origen en alguna de las siguientes causas:

- Reclamaciones o quejas
- Consultas en relacin a los servicios
- Sugerencias

Las acciones a adoptar pueden ser, por ejemplo:

- Apertura de No Conformidades o Reclamaciones.


- Establecimiento de Acciones correctivas o preventivas.
- Modificacin de documentos del Sistema de Gestin de la I+D+I.

El responsable de I+D+I es el encargado de implantar las acciones definidas y de comprobar


posteriormente que se est realizando segn lo previsto.

4.5.2 Auditoras internas

ASECAL ha establecido un plan de auditoras internas del Sistema de Gestin de la I+D+I


para determinar si este es conforme con los requisitos de la Norma UNE 166002 EX y si ha
sido implantado de forma efectiva y eficaz, y si se mantiene actualizado.

El responsable de I+D+I es el encargado de planificar y organizar las auditoras con arreglo


a un calendario previo y a las indicaciones de Direccin.

Las auditoras se realizarn tal como se ha documentado en el PG-05 Auditoras Internas.

4.5.3 Seguimiento y medicin del proceso de I+D+I

ASECAL tiene definidos sus procesos de I+D+I en el apartado 4.1.1 de este Manual. El
Comit de Direccin definir y aprobar, para cada uno de los procesos recogidos en el
Mapa de Procesos, los indicadores y, para cada uno de ellos, un valor, o margen de valores,
objetivo, dentro del cual se ha de encontrar, de forma que permitan demostrar la capacidad
de estos para alcanzar los resultados previstos. Asimismo definir la forma de clculo de
cada uno de los indicadores y la periodicidad para la que se debern calcular.
Fecha:05-03-2007
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MANUAL DE GESTIN I+D+I


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Los indicadores se han de calcular, al menos trimestralmente, por el Director, o por la


persona en quin delegue, para la periodicidad establecida. En el caso de que no se
alcancen los resultados previstos se determinarn, de acuerdo con lo establecido en 4.5.5 y
4.5.7.2, las acciones a tomar.

Las evidencias del seguimiento y medicin de los resultados quedan en actas de reunin,
informes, etc.

4.5.4 Seguimiento y medicin de los resultados del proceso de I+D+I

Al objeto de asegurar que los resultados del proceso de I+D+I cumplen con los requisitos, el
responsable del proyecto llevar a cabo las actividades de seguimiento que sean
necesarias. Estas se realizan a lo largo del proceso segn sea apropiado y de acuerdo con
lo establecido en la planificacin del proyecto y, en su caso, documentos relacionados. Los
registros (informes u otros) debern dejar evidencia de la conformidad de los resultados con
los criterios de aceptacin para cada uno de los requisitos.

4.5.5 Control de las desviaciones de los resultados esperados

En todos los casos en los que se detecten desviaciones en los resultados esperados, se
pondr en conocimiento del responsable de I+D+I, quien lo documentar y adoptar las
disposiciones necesarias para su solucin, identificndola con vistas a su posterior
reutilizacin, si procede.

4.5.6 Anlisis de datos

ASECAL determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad y
eficacia del Sistema de Gestin de la I+D+I y para evaluar dnde puede realizarse la mejora
del sistema. Esto incluye los datos generados del resultado del seguimiento y medicin del
proceso de I+D+I u otras fuentes que fueran procedentes.

ASECAL analiza estos datos para proporcionar informacin sobre:


Fecha:05-03-2007
Rev.: 0

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Hoja 48 de 49

- La satisfaccin de las partes interesadas


- La conformidad con los requisitos de los resultados del proceso de I+D+I
- Las caractersticas y las tendencias del proceso de I+D+I y de sus resultados

Para el tratamiento de datos pueden utilizarse tcnicas estadsticas y grficas de


presentacin de datos, con el fin de detectar e identificar aquellas actividades que tienen el
impacto ms adverso sobre el funcionamiento eficaz del Sistema de I+D+I.

4.5.7 Mejora

4.5.7.1 Mejora continua

ASECAL establece la Poltica y los Objetivos de I+D+I como medio para mejorar de forma
continua la eficacia del Sistema de I+D+I.

Asimismo, el anlisis de datos, los resultados de auditoras, las acciones correctivas y


preventivas y la revisin por la direccin son fuentes de informacin para detectar
oportunidades de mejora.

Cualquier trabajador de ASECAL puede hacer sugerencias de mejora a su superior, para


que este, si lo cree oportuno, las canalice a sus superiores.

4.5.7.2 Accin correctiva y preventiva

La direccin de ASECAL considera como elemento importante para la mejora continua del
sistema de I+D+I, evitar la aparicin de no conformidades. Para ello, tras el anlisis y
evaluacin de estas, pondr los medios necesarios para evitar su reaparicin. Se ha
establecido un procedimiento (PG-08 No Conformidades) para la definicin y seguimiento de
las No Conformidades detectadas en el Sistema.

Con el fin de evitar las causas de las no conformidades reales o potenciales y evitar que
ocurran de nuevo en el futuro, ASECAL ha establecido un procedimiento (PG-09 Acciones
correctivas y preventivas) para la implantacin y seguimiento de acciones correctivas y
preventivas.
Fecha:05-03-2007
Rev.: 0

MANUAL DE GESTIN I+D+I


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Los cambios definitivos en el sistema, a consecuencia de una accin correctiva, slo se


introducen, cuando proceda, una vez que se hayan comprobado los efectos positivos de la
correccin propuesta.

5 DOCUMENTACIN ASOCIADA

- Listado suministradores autorizados MG0701


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 96

3.2.2 Procedimientos

Los Procedimientos del Sistema de Gestin de la I+D+I, son documentos


complementarios del Manual de Gestin de la I+D+I en los que se describe, con el nivel de
detalle necesario en cada caso, quin, cmo, cundo, dnde, para qu y con qu debe
realizarse una determinada funcin contemplada en el Manual. Su objeto es normalizar los
procedimientos de actuacin y evitar las indefiniciones e improvisaciones que pudieran dar
lugar a problemas o deficiencias en la realizacin de la actividad.

Los Procedimientos Generales elaborados para el Sistema de Gestin de la I+D+I


son los siguientes:

PG/ASECAL/01, Control de Documentos.

PG/ASECAL/02, Control de los Registros.

PG/ASECAL/03, Revisin del Sistema.

PG/ASECAL/04, Producto de I+D+I.

PG/ASECAL/05, Auditoras Internas.

PG/ASECAL/06, Motivacin del Personal.

PG/ASECAL/07, Satisfaccin del Cliente.

PG/ASECAL/08, No Conformidades.

PG/ASECAL/09, Acciones Correctivas y Preventivas.


ASECAL S.L.

PG/ASECAL/01

CONTROL DOCUMENTOS

Revisin: 0

ADVERTENCIA:
Este documento es propiedad de ASECAL S.L., y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por
escrito de su propietario.

Realizado Revisado Aprobado

Fdo.: Fdo.: Fdo.:


Fecha: Fecha: Fecha:

PG0101-00
Fecha:
PG/ASECAL/01
Revisin: 0
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Hoja 2 de 10

HISTRICO DE MODIFICACIONES

REVISIN N FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO

0 Todos Primera Emisin del Procedimiento

PG0102-00
Fecha:
PG/ASECAL/01
Revisin: 0
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Hoja 3 de 10

NDICE

1 OBJETO

2 RESPONSABILIDADES

3 DESARROLLO

3.1 Elaboracin o modificacin


3.2 Revisin y Aprobacin de documentos
3.3 Identificacin
3.4 Distribucin de los Documentos
3.5 Modificaciones
3.6 Documentos de Origen Externo
3.7 Mantenimiento de los documentos

4 DOCUMENTACIN ASOCIADA

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/01
Revisin: 0
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Hoja 4 de 10

1. OBJETO

Este Procedimiento describe el proceso que se sigue para el control de los documentos del
Sistema de Gestin de I+D+I en ASECAL.

2. RESPONSABILIDADES

PROCEDIMIENTOS
GESTIN DE I+D+I

DOC. EXTERNOS
INSTRUCCIONES
GENERALES Y
Y FORMATOS

TCNICAS Y
MANUAL DE

FORMATOS

FORMATOS
PROCESO
FICHA DE
ELABORAR/MODIFICAR D D D D ----

REVISAR D D D D D

APROBAR G G G G G

IDENTIFICAR D D D D D
ACTUALIZAR LISTADO DOCUMENTOS EN
D D D D D
VIGOR
ACTUALIZAR LISTA DE DISTRIBUCIN D D D D D

DISTRIBUIR DOCUMENTOS D D D D D

ARCHIVAR DOCUMENTOS D D D D D

PROPONER CAMBIOS TP TP TP TP ----

ANALIZAR CAMBIOS D D D D D

G: Gerente
D: Director
TP: Todo el Personal

Nota: No deber ser la misma persona la que realice y revise un mismo documento.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/01
Revisin: 0
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Hoja 5 de 10

3. DESARROLLO

INICIO
INICIO

Elaborar/Modificar
Elaborar/Modificar

Identificar/Cambio
Identificar/Cambio versin
versin

Revisar/aprobar
Revisar/aprobar

Actualizar
Actualizar Listado
Listado
documentacin
documentacin en en vigor
vigor

Actualizar
Actualizar
Lista
Lista distribucin
distribucin

Distribuir
Distribuir los
los nuevos
nuevos
documentos
documentos

FIN
FIN

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/01
Revisin: 0
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Hoja 6 de 10

3.1 Elaboracin o modificacin

Los procedimientos e instrucciones tienen la siguiente estructura

Objeto: Describe la finalidad del documento.


Responsabilidades: Se describen en forma tabular, salvo que la complejidad
aconseje indicar las responsabilidades en el texto, en cuyo caso se suprimira este
apartado.
Desarrollo: Se utilizarn flujogramas, preferentemente complementados con textos
aclaratorios cuando sea necesario.
Documentacin asociada: Lista de procedimientos, formatos y documentos de
origen externo que son necesarios para realizar la actividad descrita.

Los diagramas de flujo se elaboran de acuerdo con las siguientes reglas:

Se leen de arriba abajo, y de izquierda a derecha.


Consta de un tronco principal y de varias ramificaciones.
Se emplean los siguientes smbolos:

INICIO / FIN del Flujograma

Decisin: La respuesta puede ser SI o NO. Se produce una


ramificacin hacia la derecha o hacia abajo.

Operacin: Accin, procedimiento.

El Manual de I+D+I, los Procedimientos Generales, las Fichas de proceso y las


Instrucciones tcnicas son elaboradas por el Responsable de I+D+I.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/01
Revisin: 0
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Hoja 7 de 10

Para la elaboracin de los Procedimientos Generales e Instrucciones Tcnicas se


utilizan los siguientes formatos:

PG0101: Portada
PG0102: Histrico de Modificaciones
PG0103: Resto de Hojas

Para la elaboracin de las Fichas de Proceso se utiliza el siguiente formato:

PG0104: Ficha de Proceso

3.2 Revisin y Aprobacin de documentos

El Manual de I+D+I, los Procedimientos Generales, las Fichas de Proceso y las


Instrucciones Tcnicas son revisadas por los Responsables de departamento y
aprobados por el Gerente.

Para la revisin se utilizan los siguientes criterios:

El documento es tcnicamente correcto?


Es coherente con el resto de documentos del Sistema de Gestin de I+D+I?
Est elaborado de forma comprensible y aceptable para el personal que ha de
utilizarlo?
Es legible y est claramente identificado?

3.3 Identificacin

Los Procedimientos Generales se identifican con el siguiente cdigo:

PG/ASECAL/XX

donde XX es un nmero secuencial, comenzando por 01

Las Instrucciones Tcnicas se identifican con el siguiente cdigo:

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/01
Revisin: 0
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Hoja 8 de 10

IT/ASECAL/XX

donde XX es un nmero secuencial, comenzando por 01

Las Fichas de Proceso se identifican con el siguiente cdigo:

PRO/ASECAL/XX

donde XX es un nmero secuencial, comenzando por 01

El estado de Revisin de estos documentos se indica en la casilla correspondiente que


existe en el encabezado de los mismos.

Los Formatos se desarrollan de forma simultnea con el documento en que se


referencian. Se identifican con el cdigo:

XXYYZZ-RR

donde:

XX: indica el documento del que emanan.

MG: Manual de Gestin de I+D+I


PG: Procedimiento General
IT: Instruccin Tcnica

YY: es el n del Captulo del Manual de I+D+I o el n del Procedimiento o Instruccin


del cual procede.

ZZ es el n correlativo dentro del Captulo, Procedimiento o Instruccin,


comenzando por 01.

RR es el n de revisin, comenzando por 00.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/01
Revisin: 0
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Hoja 9 de 10

El Responsable de I+D+I mantiene un Listado de Documentos en Vigor y de


Distribucin (Formato PG0105), del Sistema de Gestin de I+D+I.

3.4 Distribucin de los Documentos

A efectos de distribucin y control de los Documentos del Sistema de Gestin de


I+D+I, se establecen dos tipos de copia: controladas y copias para informacin,
figurando tal identificacin en la portada de dichos documentos.

La documentacin distribuida se identificar con el siguiente sello:

COPIA CONTROLADA

N ....................... Fecha __ / __ / __

Asignada a: ....................................

La distribucin de documentos controlados del Sistema de Gestin de I+D+I, es


responsabilidad de la persona que se indica en el Apartado 2 Responsabilidades y se
realiza a travs de la Listado de Documentos en Vigor y de Distribucin (Formato
PG0105).

Los destinatarios de copias controladas, pertenecientes a la estructura de ASECAL,


las pondrn a disposicin del personal a su cargo para consulta y harn la difusin
adecuada de las mismas.

3.5 Modificaciones

Las modificaciones a los documentos del Sistema de Gestin de I+D+I de ASECAL,


sern revisadas y aprobadas por los mismos responsables que los revisaron y
aprobaron inicialmente, salvo que, se establezca expresamente otra cosa en otro
documento. Cuando se produce una modificacin se incrementa en una unidad el
nmero que indica el estado de revisin y se modifica la fecha.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/01
Revisin: 0
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Hoja 10 de 10

Los cambios se identifican en el documento, escribiendo el texto modificado en letra


cursiva.

El Responsable de I+D+I archiva el original de los documentos obsoletos


identificndolo en la portada con la palabra OBSOLETO, y modifica el Listado de
Documentos en Vigor.

Slo se conservan las revisiones obsoletas de 3 aos anteriores a la revisin en vigor,


salvo que haya un requisito que exija su conservacin por un periodo mayor.

3.6 Documentos de Origen Externo

Los documentos de origen externo, que sean de aplicacin a las actividades o


productos de ASECAL se identifican y distribuyen de forma controlada, siendo ambas
actividades llevadas a cabo por el Responsable de I+D+I. Se registran en el Listado de
Documentos de Origen Externo (Formato PG0106). Su inclusin supone evidencia de
la revisin de la aplicabilidad del documento.

3.7 Mantenimiento de los Documentos

Los documentos estn accesibles para el personal que ha de utilizarlos (conocen su


ubicacin, su contenido y no existen barreras fsicas o informticas, que impiden su
utilizacin). Cuando se detecta que un documento est ilegible o deteriorado, se pone
en conocimiento del Responsable de I+D+I de forma inmediata para su sustitucin.

4. DOCUMENTACIN ASOCIADA

Formato de Portada PG0101.


Formato de Histrico de Modificaciones PG0102
Formato de Resto de Hoja PG0103
Formato de Ficha de Proceso PG0104
Listado de Documentos en Vigor y de Distribucin PG0105
Listado de Documentos de Origen Externo PG0106

PG0103-00
ASECAL S.L.

PG/ASECAL/02

CONTROL DE LOS REGISTROS

Revisin: 0

ADVERTENCIA:
Este documento es propiedad de ASECAL S.L., y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por
escrito de su propietario.

Realizado Revisado Aprobado

Fdo.: Fdo.: Fdo.:


Fecha: Fecha: Fecha:

PG0101-00
Fecha:
PG/ASECAL/02
CONTROL DE LOS REGISTROS Revisin: 0

Hoja 2 de 7

HISTRICO DE MODIFICACIONES

REVISIN N FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO

0 Todos Primera Emisin del Procedimiento

PG0102-00
Fecha:
PG/ASECAL/02
CONTROL DE LOS REGISTROS Revisin: 0

Hoja 3 de 7

NDICE

1 OBJETO

2 RESPONSABILIDADES

3 DESARROLLO

3.1 Tipos de registros


3.2 Cumplimentacin de registros
3.3 Archivo
3.4 Lista de registros
3.5 Confidencialidad de los archivos
3.6 Tiempo de conservacin de los registros

4 DOCUMENTACIN ASOCIADA

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/02
CONTROL DE LOS REGISTROS Revisin: 0

Hoja 4 de 7

1. OBJETO

Este Procedimiento describe el proceso que se sigue para el control de los registros de
I+D+I.

Los requisitos descritos en este procedimiento son aplicables a todos los registros de la
I+D+I, tanto en papel como en soporte informtico, que sirvan como evidencia de la
conformidad con los requisitos y de la eficaz implantacin del Sistema de Gestin de I+D+I
en ASECAL.

2. RESPONSABILIDADES

Resto trabajadores
Gerente

Director

Definir el registro R C C

Cumplimentar el registro R R R

Controlar Lista de Registros C R C

Archivar registro R R R

Realizar copias de seguridad R R R

R = Responsable;C = Colabora

3. DESARROLLO

3.1 Tipos de registros

Registros del Sistema de Gestin de I+D+I:

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/02
CONTROL DE LOS REGISTROS Revisin: 0

Hoja 5 de 7

Informes de Revisin del Sistema;


Informes de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas;
Informes de Auditorias Internas y Externas;
Registros de formacin y cualificacin del personal;
Registros de reclamaciones
Informes de evaluacin y seguimiento de proveedores
Registros asociados al control y distribucin de documentacin y formatos.
Actas de reunin

Asimismo, se consideran registros de Sistema de Gestin de I+D+I, todos los


documentos que definen el sistema y la documentacin de origen externo
aplicable a las actividades de ASECAL.

Registros de Gestin:

Se incluyen dentro de esta categora todos los registros asociados con las
actividades que se llevan a cabo por ASECAL, de acuerdo con los sistemas de
control implantados.

3.2 Cumplimentacin de Registros

Todos los registros sern cumplimentados en los modelos existentes al efecto, cuando
as est establecido. La persona responsable de su archivo verificar, previamente al
mismo, que estn debidamente cumplimentados.

3.3 Archivo

Todos los registros sern archivados de forma que se asegure:

la rpida localizacin de los mismos;


la identificacin inmediata con la actividad a que se refieren;
las condiciones necesarias para que se mantengan legibles y preservados de su
posibilidad de deterioro.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/02
CONTROL DE LOS REGISTROS Revisin: 0

Hoja 6 de 7

La persona responsable de su archivo verificar, previamente al mismo, que estn


debidamente cumplimentados.

Los registros en papel se archivarn en archivadores apropiados. Estos archivadores,


de acuerdo con las necesidades y para una mejor gestin se pueden dividir en
apartados por temas homogneos.

Todo ello sin perjuicio de los archivos informticos que puedan existir, en relacin con
el sistema implantado, donde se tendrn carpetas electrnicas.

3.4 Lista de Registros

Se elaborar una lista con los registros controlados (formato PG0201), indicando
adems el responsable de su custodia, el lugar de archivo y el tiempo del mismo.

3.5 Confidencialidad de los archivos

Al objeto de preservar la confidencialidad de la informacin contenida en los diferentes


archivos, especialmente frente a cualquier persona ajena a ASECAL, todos los
archivos que contengan registros en soporte papel, estarn debidamente custodiados
y con acceso restringido.

Los responsables del uso y mantenimiento de los diferentes archivos los controlarn
con el fin de que no se produzcan prdidas, deterioros o mal uso de los registros que
contienen.

3.5.1 Registros en soporte informtico

Los registros en soporte informtico respondern a los siguientes criterios:

Cada usuario dispondr de una clave de acceso al sistema o partes del


sistema.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/02
CONTROL DE LOS REGISTROS Revisin: 0

Hoja 7 de 7

Se asegurar tanto el acceso desde el interior de las instalaciones, como


desde el exterior de stas va mdem.

Se realizarn copias de seguridad mensual y semanal, en CD o DVD de


todos los registros informticos. Estas copias se guardarn en lugar
distinto de los originales, y en unas instalaciones (caja de seguridad o
similar) a prueba de fuego, humedad, polvo, temperaturas elevadas, etc., y
alejado de cualquier equipo o instalacin que genere campos
electromagnticos. Se almacenarn de forma que no se produzca el
apilamiento de los soportes.

No se introducir en el sistema ningn disquete, cinta o CD, sin que se


haya verificado previamente su compatibilidad con el sistema (ausencia de
virus, versin, etc.).

3.6 Tiempo de conservacin de los registros

Con carcter general los registros se mantendrn por un periodo mnimo de tres aos,
salvo especificacin distinta establecida en normas o reglamentos o bien por
imposicin contractual, siendo de aplicacin siempre el perodo mayor.

4. DOCUMENTACIN ASOCIADA

- Lista de Registros PG0201.

PG0103-00
ASECAL S.L.

PG/ASECAL/03

REVISIN POR LA DIRECCIN

Revisin: 0

ADVERTENCIA:
Este documento es propiedad de ASECAL S.L., y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por
escrito de su propietario.

Realizado Revisado Aprobado

Fdo.: Fdo.: Fdo.:


Fecha: Fecha: Fecha:

PG0101-00
Fecha:
PG/ASECAL/03
REVISIN DEL SISTEMA Revisin: 0

Hoja 2 de 6

HISTRICO DE MODIFICACIONES

REVISIN N FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO

0 Todos Primera Emisin del Procedimiento

PG0102-00
Fecha:
PG/ASECAL/03
REVISIN DEL SISTEMA Revisin: 0

Hoja 3 de 6

NDICE

1 OBJETO

2 RESPONSABILIDADES

3 DESARROLLO

3.1 Descripcin
3.2 Informes de Situacin

4 DOCUMENTACIN ASOCIADA

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/03
REVISIN DEL SISTEMA Revisin: 0

Hoja 4 de 6

1. OBJETO

Este Procedimiento describe el proceso que se sigue para la realizacin de las Revisiones
del Sistema de Gestin de I+D+I en ASECAL.

2. RESPONSABILIDADES

Resto trabajadores
Gerente
Director

Convocar la Reunin R R C

Preparar Informe de Situacin R

Participar en la reunin R R R

Elaborar el Acta de la Reunin R

Distribuir y archivar documentacin de la reunin R

Poner en marcha las acciones adoptadas e


R
informar de su evolucin

R = Responsable;C = Colabora

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/03
REVISIN DEL SISTEMA Revisin: 0

Hoja 5 de 6

3. DESARROLLO

Revisin anual del Sistema de Gestin de I+D+I


INICIO

El Director, previo acuerdo con el Gerente, convoca por escrito, con una
semana de antelacin a la fecha prevista, a los integrantes que considere
Convocatoria Reunin conveniente que asistan a la Revisin. Formato PG0301

Confeccin del Informe El Director recopila toda la informacin necesaria, Formato PG0302
de situacin

Se sigue el orden del da establecido en el Formato PG0301. Los resultados


Reunin
de la reunin se recogen en el Acta correspondiente, Formato PG0303.

El personal responsable de poner en marcha las acciones definidas en el


Puesta en marcha de las
informe resultante de la reunin de Revisin, ejecutar stas dentro de los
acciones definidas en el
plazos definidos informando de su evolucin al Director.
Acta

Archivo del Informe y El Director archiva el Informe y el Acta.


Acta

FIN

3.1 Descripcin

Al menos una vez al ao, se har una Revisin del Sistema, a la que asistirn el
Gerente, el Director y Responsables de departamento, as como las personas que se
consideren necesarias para esta Revisin.

El Informe de Situacin (Formato PG0302) que presente el Director contendr los


datos indicados en 3.2, referidos a todo el periodo sometido a revisin.

De esta Reunin se emite la Acta correspondiente (Formato PG0303), que contendr


como mnimo las acciones asociadas a:

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/03
REVISIN DEL SISTEMA Revisin: 0

Hoja 6 de 6

a) mejora del sistema de gestin de I+D+I;


b) el uso de los recursos.
c) necesidades de recursos.

Adems, de las acciones anteriores, se incluye la siguiente informacin:

Poltica y Objetivos de I+D+I;


Evaluacin de las oportunidades de mejora;
Necesidad de efectuar cambios en el Sistema de Gestin de la I+D+I;

Este informe de revisin del Sistema de Gestin de I+D+I; ser aprobado por
Gerencia.

3.2 Informes de Situacin

El Informe de Situacin (Formato PG0302) contendr la siguiente informacin:

a) Resultados de auditoras internas y externas (cuando proceda).


b) Retroalimentacin de las partes interesadas.
c) Seguimiento y medicin del proceso de I+D+I;
d) Informacin del seguimiento y medicin de los resultados del proceso de I+D+I;
e) Estado de las acciones correctivas y preventivas
f) Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas
g) Cambios que podran afectar al sistema de gestin de I+D+I;
h) Recomendaciones para la mejora.

4. DOCUMENTACIN ASOCIADA

Convocatoria PG0301.
Informe de Situacin PG0302.
Acta PG0303.

PG0103-00
ASECAL S.L.

PG/ASECAL/04

PRODUCTO DE I+D+I

Revisin: 0

ADVERTENCIA:
Este documento es propiedad de ASECAL, S.L. y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el
consentimiento por escrito de su propietario.

Elaborado Revisado Aprobado

Fdo.: Fdo.: Fdo.:


Fecha: Fecha: Fecha:

PG0101-00
Fecha:
PG/ASECAL/04
Revisin: 0
PRODUCTO DE I+D+I
Hoja 2 de 10

HISTRICO DE MODIFICACIONES

REVISIN N FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO

0 Todos Primera Emisin del Procedimiento

PG0102-00
Fecha:
PG/ASECAL/04
Revisin: 0
PRODUCTO DE I+D+I
Hoja 3 de 10

NDICE

1 OBJETO

2 RESPONSABILIDADES

3 DESARROLLO

3.1 Descripcin

3.1.1 Diseo bsico


3.1.2 Diseo detallado
3.1.3 Prueba piloto
3.1.4 Rediseo, demostracin y produccin
3.1.5 Comercializacin
3.1.6 Control de cambios

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/04
Revisin: 0
PRODUCTO DE I+D+I
Hoja 4 de 10

1. OBJETO

Este Procedimiento describe la sistemtica que sigue ASECAL, una vez definidos los
proyectos y con la colaboracin de todas las partes interesadas, para planificar y desarrollar
el proceso necesario para la realizacin del producto de I+D+I.

2. RESPONSABILIDADES

Las actividades sern realizadas por las personas que se definen en la planificacin del
proyecto o, en su ausencia, por las personas definidas en el resto de documentos del
sistema de gestin de I+D+I o las personas designadas por el Gerente.

planificacin del proyecto


Personal definido en la
Responsable del
Proyecto
Gerente

Director

Elaboracin del diseo bsico R R

Elaboracin del diseo detallado R R

Prueba piloto C R R

Rediseo, demostracin y produccin C R R

Comercializacin C C R

Control de cambios R R

R = Responsable;C = Colabora

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/04
Revisin: 0
PRODUCTO DE I+D+I
Hoja 5 de 10

3. DESARROLLO

INICIO

Elaboracin diseo
bsico

Elaboracin diseo
detallado

Prueba piloto

S
Modificaciones

No

Produccin

S
Modificaciones

No

Comercializacin

S
Modificaciones

Conforme
No
Si

FIN

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/04
Revisin: 0
PRODUCTO DE I+D+I
Hoja 6 de 10

3.1 Descripcin

3.1.1 Diseo bsico

La/s persona/s designada/s en la planificacin del Proyecto concreta/n las


ideas seleccionadas en un primer diseo bsico, en el que se recogen
conocimientos cientfico-tcnicos existentes o, si se recurre a la investigacin,
las invenciones resultantes de los nuevos conocimientos generados. Este
diseo bsico incluir o har referencia asimismo al cumplimiento de los
requisitos de los elementos de entrada para el diseo de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento PO-06 Control del Diseo del Sistema de
Gestin de la Calidad.

Los resultados de este primer diseo bsico deben contemplar los siguientes
aspectos:

- Descripcin del diseo y perfilado de las caractersticas.


- Planificacin de los recursos
- Planos preliminares

El Diseo bsico se documenta, de manera que permita su verificacin con


relacin a las ideas seleccionadas, y a los elementos de entrada en su caso.

3.1.2 Diseo detallado

La/s persona/s designada/s en la planificacin del Proyecto utiliza/n la


informacin generada durante la fase de diseo bsico para completar los
detalles del diseo antes de las pruebas. Tanto en esta etapa como en la
anterior, pueden surgir problemas que den lugar a modificaciones o cambios
en los diseos, resultado de una investigacin externa o interna.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/04
Revisin: 0
PRODUCTO DE I+D+I
Hoja 7 de 10

El diseo detallado, una vez completado, debe contemplar los siguientes


aspectos:

Descripcin del diseo, incluyendo lo establecido en el procedimiento PO-06


Control del Diseo del Sistema de Gestin de la Calidad.

- Elementos de apoyo o infraestructura necesaria.


- Equipo de diseo necesario (equipos informticos, software,
etc.).
- Estructura de comunicaciones
- Cmo se implanta el proceso de diseo

3.1.3 Prueba piloto

Una vez aprobado el diseo detallado, se elabora un prototipo que es


probado, o se realiza una aplicacin piloto en el caso de un servicio, de
manera que cualquier problema tcnico o de aplicacin que se detecte es
solucionado y la informacin generada es utilizada en las fases previas de
diseo para mejorar las prestaciones del prototipo, documentacin o
descripcin del servicio piloto, segn lo especificado en el proyecto.

La prueba piloto debe contemplar los siguientes aspectos:

- Descripcin de la situacin real de trabajo: se describir en los


registros asociados a la prueba las condiciones de realizacin
que permitan su reproducibilidad documental.
- Procedimientos para adaptar y actualizar los cambios: Cuando
se detecte durante la realizacin de las pruebas piloto la
necesidad de una adaptacin o un cambio el responsable de la
prueba piloto informar de los resultados al responsable del
proyecto quien:
Documentar la situacin y el anlisis realizado.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/04
Revisin: 0
PRODUCTO DE I+D+I
Hoja 8 de 10

Analizar la situacin y modificar la planificacin si


fuese necesario (acciones a llevar a cabo,
responsables, etc.).

Se llevarn a cabo las actividades necesarias (documentacin,


pruebas, etc.) y se seguir lo establecido en apartado 3.2.6
sobre los cambios en el diseo.

- Procedimientos para validar el prototipo: La validacin del


prototipo se realiza por el responsable definido en el la
planificacin del proyecto para confirmar que el producto
diseado es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicacin
planificada o uso previsto. El responsable definido documentar
el procedimiento de validacin seguido, indicando los criterios de
aceptacin de la validacin. Del proceso de validacin se
dejarn registros que evidencien la validez del producto o
aplicacin piloto para el uso previsto. Se tendrn en cuenta los
requisitos aplicables establecidos en el procedimiento PO-06
Control del Diseo del Sistema de Gestin de la Calidad.

3.1.4 Rediseo, demostracin y produccin

Una vez aprobado el prototipo, o realizada satisfactoriamente la aplicacin


piloto en el caso de un servicio, cuando sea necesario se llevar a cabo una
etapa de demostraciones reales (con el fin de dar a conocer el producto,
promocin, etc.) o primeras producciones/ prestaciones de servicio: si en
funcin de la informacin obtenida en esta fase fuese necesario, el
responsable de hacer estas actividades informar al responsable del proyecto
quien analizar la necesidad de que se redefinan los medios y recursos de
produccin definidos. Asimismo, como consecuencia de los resultados
obtenidos, el responsable del proyecto puede determinar que es necesario
modificar, retocar o cambiar aspectos y elementos del prototipo.

La informacin generada durante las demostraciones y primeras


producciones/prestaciones de servicio, as como las modificaciones, cambios
PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/04
Revisin: 0
PRODUCTO DE I+D+I
Hoja 9 de 10

o retoques que surgieran con motivo de esta etapa, deben registrarse por la
persona que realiza la actividad, comunicadas al responsable del proyecto y
recircularse a quien sea necesario para ser utilizadas para definir el prototipo
de produccin definitivo. El responsable del trabajo se asegurar que se
incluyen estas modificaciones en los documentos que definen el diseo
detallado as como el proceso de produccin (medios, recursos,
procedimientos de actuacin, etc.) u otros que se vean afectados.

3.1.5 Comercializacin

Una vez que se han resuelto los problemas de produccin se incluirn, o se


pondrn en marcha si ya se hubiesen previsto, las actividades de
comercializacin del nuevo producto o servicio en el Plan de Accin comercial
definiendo los responsables de las mismas. El proceso de oferta,
produccin/prestacin del servicio y seguimiento y medicin del proceso de
prestacin/produccin y del producto/servicio, se realizarn de acuerdo con
los documentos correspondientes del sistema de la calidad, no siendo como
tales objeto de este procedimiento. Asimismo, de acuerdo con el
procedimiento de medida de satisfaccin del cliente se obtendr informacin
sobre si el nuevo producto satisface a las partes interesadas en el mercado.

La informacin recogida en dichos procesos que pueda suponer


modificaciones o cambios a realizar debidos a matices no apreciados en otras
etapas, deben ser registrados por las personas que realizan las actividades y
analizados de acuerdo con los mecanismos establecidos dentro del sistema
de gestin de ASECAL, aplicando los procedimientos correspondientes (p.e.
no conformidades, acciones correctivas, acciones preventivas, acciones de
mejora).

3.1.6 Control de cambios

Cuando se detecta la necesidad de realizar cambios en cualquier etapa de


realizacin del producto se actuar de acuerdo con lo indicado anteriormente.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/04
Revisin: 0
PRODUCTO DE I+D+I
Hoja 10 de 10

El Responsable del proyecto de I+D+I, se aseguran del control de dichos


cambios.

El control de los cambios implica:

- Vigilancia sistemtica del proyecto por parte del Responsable del


mismo, especialmente con respecto a prestaciones, costes y
calendario.
- Aprobacin de las desviaciones contempladas, por el
Responsable del Proyecto cuando estn dentro del marco
definido por la Direccin para el mismo, o por el Comit de
Direccin o el Gerente.
- Registros adecuados de todos los cambios introducidos en los
documentos que definen el diseo generados por las personas
que realizan las actividades, el responsable del proyecto o las
personas que definan los documentos del sistema de gestin de
ASECAL.
- Modificaciones en los documentos que definen el diseo
detallado as como el proceso de produccin (medios, recursos,
procedimientos de actuacin, etc.) u otros que se vean
afectados, realizadas por los responsables que establezcan los
documentos del sistema de gestin en su caso.

PG0103-00
ASECAL S.L.

PG/ASECAL/05

AUDITORIAS INTERNAS

Revisin: 0

ADVERTENCIA:
Este documento es propiedad de ASECAL S.L., y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por
escrito de su propietario.

Realizado Revisado Aprobado

Fdo.: Fdo.: Fdo.:


Fecha: Fecha: Fecha:

PG0101-00
Fecha:
PG/EMPRESA/05
Revisin: 0
AUDITORIAS INTERNAS

Hoja 2 de 9

HISTRICO DE MODIFICACIONES

REVISIN N FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO

0 Todos Primera Emisin del Procedimiento

PG0102-00
Fecha:
PG/EMPRESA/05
Revisin: 0
AUDITORIAS INTERNAS

Hoja 3 de 9

NDICE

1 OBJETO

2 RESPONSABILIDADES

3 DESARROLLO

3.1 Preparacin
3.2 Realizacin

3.2.1 Reunin previa


3.2.2 Comprobaciones

3.3 Informe
3.4 Seguimiento
3.5 Registros

4 DOCUMENTACIN ASOCIADA

PG0103-00
Fecha:
PG/EMPRESA/05
Revisin: 0
AUDITORIAS INTERNAS

Hoja 4 de 9

1. OBJETO

El objeto del presente procedimiento es definir la sistemtica seguida para la realizacin de


las auditorias internas por ASECAL.

2. RESPONSABILIDADES

Gerente

Elaborar Plan de Auditoras Internas Director


R

Aprobar el Plan de Auditoras Internas R

Seleccionar a los auditores R

Preparar la auditora R

Informar a las reas afectadas R

Realizacin de la auditora R

Elaboracin del Informe de Auditora R

Archivo de la documentacin generada R

R = Responsable;C = Colabora

PG0103-00
Fecha:
PG/EMPRESA/05
Revisin: 0
AUDITORIAS INTERNAS

Hoja 5 de 9

3. DESARROLLO

De acuerdo con el Plan Anual de Auditorias, aprobado por la Direccin,


INICIO formato PG0501

La preparacin de la auditoria incluye, a parte de su planificacin:


Planificar y preparar la
- La seleccin previa del auditor.
auditoria
- El anlisis de la documentacin del Sistema de Gestin de I+D+I.
- El anlisis de informes de auditorias anteriores, internas y externas.
- La elaboracin de listas de comprobacin, formato PG0502

Informar a los afectados Todos los afectados sern informados con antelacin sobre el objeto y
alcance, hora de inicio y desarrollo de la auditora.

La auditoria incluye:
Auditoria - Entrevistas al personal.
- Inspeccin de documentacin.
- Revisin de registros de las actividades.
- Observacin de la realizacin de actividades.
Se anotarn las actividades realizadas y las evidencias encontradas

Reunin final con los El auditor se reunir con los responsables de las reas auditadas con la finalidad
afectados de presentar las conclusiones de la auditora, de forma que se garantice que se
comprenden las no conformidades detectadas.

El auditor cumplimentar el Informe de Auditora, formato PG0503.


Elaboracin del
Una vez cumplimentado, se remitir al Director.
Informe de Auditora El Director actualiza la Planificacin de las Auditoras.

Archivo de la El Director archiva toda la documentacin generada en el proceso de auditoria.


documentacin generada

FIN

Para llevar a cabo una auditora del Sistema de Gestin de I+D+I, es necesario considerar
los siguientes aspectos:

- Preparacin
- Realizacin
- Informe
- Seguimiento

PG0103-00
Fecha:
PG/EMPRESA/05
Revisin: 0
AUDITORIAS INTERNAS

Hoja 6 de 9

- Registros

3.1 Preparacin

- A propuesta del Director se establece el calendario, alcance y tipo de las


auditoras (sistema, proceso, producto, servicio etc.) a realizar, de acuerdo con la
Direccin, segn el formato establecido (PG0501).

- El Director define el equipo auditor y designa al responsable, normalmente l


mismo, salvo para auditoras de su rea de responsabilidad. En ese caso deber
designarse otro responsable, designado por la Direccin.

- El equipo auditor estar formado por personas con los suficientes conocimientos
acerca del Sistema de Gestin de I+D+I que se va a auditar y que no tengan
responsabilidades directas en los aspectos del sistema a ser auditados y que
estn cualificados.

Los requisitos que deben cumplir los auditores son los siguientes:

Conocimiento del Sistemas de Gestin de I+D+I de ASECAL.


Haber realizado un curso de auditorias.

- Recopilacin y estudio de la documentacin aplicable (incluidas auditoras


anteriores si existen y aplican).

- Preparacin del cuestionario de la auditora.

Para la realizacin de una auditora es necesaria la preparacin previa de un


cuestionario adaptado a los requerimientos especficos del Sistema de Gestin de
I+D+I a auditar.

En los cuestionarios debern aparecer preguntas o verificaciones concretas a


realizar, as como referencias al documento que establece el requisito (cuando se
crea necesario) y espacio para anotar las observaciones y los registros
consultados que presentan la evidencia que da respuesta a la pregunta.

PG0103-00
Fecha:
PG/EMPRESA/05
Revisin: 0
AUDITORIAS INTERNAS

Hoja 7 de 9

No obstante, la auditora no se debe limitar al cuestionario, sino que, adems, el


auditor se debe extender a aquellas reas que, a su juicio, merecen atencin en
funcin del desarrollo de las comprobaciones.

- Notificacin a los responsables del rea a auditar.

Se les comunicar por escrito y, con al menos 1 semana, indicndoles:

Alcance de la auditora.
Da y hora.
Duracin.
Programa o agenda.
Requisitos necesarios (presencia responsable del rea auditada, etc.).
Equipo auditor.

3.2 Realizacin

La realizacin de la auditora consiste en verificar, mediante el examen y estimacin


de pruebas objetivas, que se observan y cumplen de forma eficaz los requisitos del
Sistema de Gestin de I+D+I.

3.2.1 Reunin previa

Dependiendo de la estructura del rea auditada, puede ser necesario realizar


una reunin previa entre el equipo auditor y el responsable del rea a auditar,
teniendo en cuenta como objetivo:

- presentacin del equipo auditor


- comentario a la agenda, si procede
- coordinar la forma de actuacin

3.2.2 Comprobaciones

PG0103-00
Fecha:
PG/EMPRESA/05
Revisin: 0
AUDITORIAS INTERNAS

Hoja 8 de 9

Se seguirn los cuestionarios de auditora y se profundizar en aquellos


aspectos que se crea necesario. Se anotarn todas las observaciones y
desviaciones detectadas, indicando los registros en los que se basan.

3.3 Informe

Una vez terminada la fase de comprobacin, se debe generar un informe sobre los
resultados de la auditora. Este tiene la finalidad principal de aportar un conocimiento
detallado y til al responsable del rea auditada. Ser elaborado por el responsable de
la auditora en colaboracin con el resto de su equipo. Este informe contendr como
mnimo los siguientes datos:

- Breve declaracin del alcance y finalidad de la auditora.


- Equipo auditor.
- Fecha de realizacin.
- reas, sistemas, etc. auditores y personas entrevistadas.
- Documentacin aplicable.
- Comprobaciones realizadas (se incluirn las observaciones y No Conformidades
detectadas).
- Conclusiones.
- Se adjuntarn como anexo, los Informes de No Conformidad.

El informe, una vez elaborado, ser comentado por el responsable de la auditora al


responsable del rea auditada. Si fuera posible, en ese momento se establecen las
acciones correctivas con plazos de ejecucin y persona responsable.

El Director enviar una copia del informe al responsable del rea auditada y a
Direccin.

3.4 Seguimiento

Se investigarn las causas y los efectos de las No Conformidades detectadas durante


la auditora y se propondrn, por el responsable del rea auditada las acciones
correctivas a tomar, si esto no se ha realizado a la entrega del informe.

PG0103-00
Fecha:
PG/EMPRESA/05
Revisin: 0
AUDITORIAS INTERNAS

Hoja 9 de 9

De las acciones a tomar, se realizar un seguimiento hasta comprobar que se ha


eliminado la causa y subsanado los defectos, considerndose en ese momento que la
auditora ha concluido. El cierre de cada No Conformidad se documentar en el
correspondiente Informe de No Conformidad. El Director, en ltima instancia, verificar
la ejecucin de las acciones correctivas (contenido y plazo) en el momento de su
vencimiento.

3.5 Registros

La auditora es una actuacin fundamentalmente documental, por tanto, deben


obtenerse y conservarse registros escritos de todas las acciones realizadas durante la
misma, incluidas listas de comprobacin, referencias de la documentacin solicitada
en apoyo de las verificaciones, observaciones, No Conformidades, acciones
correctivas, etc.

Debern existir y estarn sometidos al sistema de control de documentos y registros


de ASECAL, al menos los siguientes documentos:

- Programa de auditoras.
- Comunicaciones de auditora.
- Cuestionarios de auditora.
- Informes de No Conformidad.
- Informes de Auditora.

El Director es el encargado de mantener el archivo de los registros.

4. DOCUMENTACIN ASOCIADA

Formato de Plan Anual de Auditorias PG0501.


Formato de Listas de Comprobacin PG0502.
Formato de Informe de Auditoria PG0503.

PG0103-00
ASECAL S.L.

PG/ASECAL/06

MOTIVACIN DEL PERSONAL

Revisin: 0

ADVERTENCIA:
Este documento es propiedad de ASECAL S.L., y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por
escrito de su propietario.

Realizado Revisado Aprobado

Fdo.: Fdo.: Fdo.:


Fecha: Fecha: Fecha:

PG0101-00
Fecha:
PG/ASECAL/06
Revisin: 0
MOTIVACIN DEL PERSONAL
Hoja 2 de 8

HISTRICO DE MODIFICACIONES

REVISIN N FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO

0 Todos Primera Emisin del Procedimiento

PG0102-00
Fecha:
PG/ASECAL/06
Revisin: 0
MOTIVACIN DEL PERSONAL
Hoja 3 de 8

NDICE

1 OBJETO

2 RESPONSABILIDADES

3 DESARROLLO

3.1 Toma de conciencia


3.2 Motivacin del personal
3.3 Participacin y trabajo en equipo
3.4 Fomentar la creatividad
3.5 Facilitar flujo de informacin interdepartamental

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/06
Revisin: 0
MOTIVACIN DEL PERSONAL
Hoja 4 de 8

1. OBJETO

El objeto del presente procedimiento es definir la sistemtica seguida para la motivacin y el


fomento de la creatividad y la implicacin los trabajadores tanto individualmente como en
equipo, dentro de ASECAL.

2. RESPONSABILIDADES

Comit Direccin

Director
Promover la toma de conciencia R C

Motivacin del personal R C

Impulsar la participacin del personal R C

Fomento de la creatividad R C

Fomento del trabajo en equipo C R

Facilitar flujo informacin interdepartamental C R

R = Responsable;
C = Colabora

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/06
Revisin: 0
MOTIVACIN DEL PERSONAL
Hoja 5 de 8

3. DESARROLLO

INICIO

Promover
toma de conciencia

Motivacin
del personal

Impulso de participacin
del personal

Fomento de
la creatividad

Fomento del
trabajo en equipo

Facilitar creatividad

Facilitar flujo informacin


interdepartamental

FINAL

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/06
Revisin: 0
MOTIVACIN DEL PERSONAL
Hoja 6 de 8

3.1 Toma de conciencia

La importancia que la investigacin cientfica, el desarrollo y la investigacin


tecnolgica (I+D+I) tienen en la sociedad actual, como instrumento decisivo para lograr
un crecimiento sostenible, es ampliamente reconocido y obliga a las organizaciones a
modificar sus prioridades y estructuras.

As, ASECAL promueve entre sus trabajadores la idea de importancia que tiene la
I+D+I, dado que la investigacin termina comportando siempre ventajas competitivas
para la ASECAL. Estas ventajas se reflejan no solamente en el conocimiento y acceso
continuo a las nuevas tecnologas, sino tambin a travs de la mentalidad innovadora
que provoca el esfuerzo de investigacin.

El sistema para promocionar y promover la toma de conciencia sobre la importancia de


la I+D+I, podra ser mediante charlas o seminarios de concienciacin, que el Director
se encarga de organizar y de hacer seguimiento, evaluando posteriormente la eficacia.

3.2 Motivacin del personal

La motivacin del personal se constituye en uno de los factores de especial


importancia para el logro de los objetivos empresariales y facilitar el desarrollo del
trabajador.

ASECAL considera necesario motivar a su personal para el logro de determinados


objetivos, para ello, puede contratar especialistas o consultores externos, quienes
generalmente son buenos oradores y hacen uso de determinadas tcnicas
orientadas principalmente a incidir en el aspecto emocional de la persona.

Se pueden desarrollar temas tales como: liderazgo, cmo vencer el miedo,


excelencia y calidad, trabajo en equipo o ser triunfador, generacin de ideas,
creatividad, entre otros. Adems, estos programas pueden ir acompaados con
temas relacionados con el quehacer de la ASECAL.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/06
Revisin: 0
MOTIVACIN DEL PERSONAL
Hoja 7 de 8

Entre otros resultados se persigue el cambio positivo en el comportamiento del


trabajador, generacin de un clima organizacional favorable y, sobre todo, lograr la
satisfaccin las partes interesadas.

El Director es el encargado de gestionar los medios adecuados para la motivacin del


personal y hacer un seguimiento y valoracin de los resultados obtenidos, analizando,
si procede, que las necesidades y expectativas detectadas han sido consideradas y
cubiertas.

3.3 Participacin y trabajo en equipo

Para promover el trabajo en equipo, con el fin de que el trabajador se comprometa


realmente con los objetivos de la ASECAL, algunas acciones especficas que
ASECAL puede poner en prctica:

- Formar grupos de trabajo. Estos grupos de trabajo deben cumplir unos


mnimos requisitos, tales como ser un grupo de personas altamente
comunicativas, con diferentes habilidades y aptitudes, con un propsito
en comn y que estn trabajando juntas para lograr objetivos
claramente identificados.

- Combinar las tareas.

- Establecimiento de responsabilidades de cara a las partes interesadas,


ya sean internas o externas

3.4 Fomentar la creatividad

La creatividad, entendida como herramienta para resolver problemas y generar ideas,


productos, procesos o sistemas innovadores, supone una ventaja competitiva para la
organizacin, adems de ser muy importante para alcanzar un buen trabajo en equipo.

Uno de los mtodos que ASECAL puede utilizar para fomentar la creatividad es la
tormenta de ideas que consiste en una reunin o dinmica de grupo que emplea un

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/06
Revisin: 0
MOTIVACIN DEL PERSONAL
Hoja 8 de 8

moderador y un procedimiento para favorecer la generacin de ideas. La produccin


de ideas en grupo puede ser ms efectiva que individualmente.

El Director es el encargado de organizar estas reuniones con una determinada


frecuencia, de acuerdo con Gerencia, dependiendo de las necesidades y disposicin.

3.5 Facilitar el flujo de informacin interdepartamental

ASECAL facilita los medios necesarios para garantizar la retroalimentacin del


trabajador, as el trabajador no slo sabe lo bien que desempea su trabajo, sino
tambin si su desempeo mejora, empeora o permanece en un nivel constante.

Esta retroalimentacin debe recibirse directamente cuando el trabajador realiza el


trabajo, en lugar de que la administracin se la proporcione ocasionalmente.

El Director es el encargado de abrir estos canales de retroalimentacin para facilitar y


simplificar las aportaciones de informacin de los distintos departamentos.

PG0103-00
ASECAL S.L.

PG/ASECAL/07

SATISFACCIN DE CLIENTES

Revisin: 0

ADVERTENCIA:
Este documento es propiedad de ASECAL S.L., y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por
escrito de su propietario.

Realizado Revisado Aprobado

Fdo.: Fdo.: Fdo.:


Fecha: Fecha: Fecha:

PG0101-00
Fecha:
PG/ASECAL/07
SATISFACCIN DEL CLIENTE Revisin: 0

Hoja 2 de 9

HISTRICO DE MODIFICACIONES

REVISIN N FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO


0 Todos Primera Emisin del Procedimiento

PG0102-00
Fecha:
PG/ASECAL/07
SATISFACCIN DEL CLIENTE Revisin: 0

Hoja 3 de 9

NDICE

1 OBJETO

2 RESPONSABILIDADES

3 DESARROLLO

3.1 Resumen de antecedentes


3.2 Descripcin

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/07
SATISFACCIN DEL CLIENTE Revisin: 0

Hoja 4 de 9

1. OBJETO

El objeto del presente Procedimiento es definir las medidas a desarrollar en ASECAL a fin
de determinar el grado de satisfaccin de sus clientes.

2. RESPONSABILIDADES

Gerente

Director
Seleccin de clientes a evaluar su ndice de
C R
Satisfaccin

Diseo de las encuestas C R

Realizacin de encuestas (por escrito o


R
telefnicas)

Recepcin y anlisis de datos R

Definir acciones de mejora R

Supervisar su implantacin y eficacia R

R = Responsable;C = Colabora

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/07
SATISFACCIN DEL CLIENTE Revisin: 0

Hoja 5 de 9

3. DESARROLLO

INICIO

Seleccin de clientes a
evaluar su ISC

Diseo de la encuesta Las encuestas se disean por el Director

Validacin de la Las encuestas, antes de su envo, son validadas por el Director


encuesta

Envo/entrega de la Se envan/entregan las encuestas a los clientes, o se realizan por telfono.


encuesta

Recepcin y anlisis de El personal asignado ha de recepcionar las encuestas y realiza la valoracin y


los datos ponderacin de todos los datos.

No
Completo

Si

Implantar acciones Los datos se analizan por el Director, y se definen acciones a tomar.
correctivas, preventivas
y de mejora

FIN

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/07
SATISFACCIN DEL CLIENTE Revisin: 0

Hoja 6 de 9

3.1 Resumen de antecedentes

Todos aquellos servicios o productos que no hayan generado reclamaciones sern


considerados ajustados a las expectativas de las partes interesadas.

Si bien se tratar siempre de realizar un seguimiento a la finalizacin del servicio


prestado por el responsable del mismo, para contrastar su valoracin, el Director,
realizar una valoracin de la satisfaccin general de las partes interesadas segn el
procedimiento establecido. Este seguimiento depender de que se trate de clientes,
empleados, accionistas, etc., y del tipo de servicio o producto.

Para disponer de un registro claro de anlisis de satisfaccin de los clientes, a


continuacin se define el procedimiento que el Director realizar peridicamente.

3.2 Descripcin

Con este procedimiento se pretende establecer un mtodo que permita evaluar el


grado de satisfaccin de la partes interesadas de ASECAL definiendo unos
indicadores internos (plazos de respuesta, etc.) como externos (encuestas y
entrevistas) los cuales, mediante su anlisis, permitan mejorar las actividades de I+D+I
y proporcionen informacin sobre la conformidad con los requisitos de los resultados
del proceso de I+D+I y sobre las caractersticas y las tendencias del proceso de I+D+I
y de sus resultados.

A lo largo del proceso existir un contacto permanente con las partes interesadas a
travs de los seguimientos personales y/o telefnicos que, de manera especfica se
realicen.

3.2.1 Proceso

3.2.1.1 Clientes

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/07
SATISFACCIN DEL CLIENTE Revisin: 0

Hoja 7 de 9

En el caso de clientes, a travs del procedimiento de reclamaciones, los


clientes podrn presentar cualquier queja con respecto al servicio del ASECAL.
No obstante, el Director emitir una encuesta de valoracin del grado de
satisfaccin a aquellos clientes seleccionados de la cartera de clientes con una
periodicidad aproximada de una vez al ao.

Esta encuesta de calidad se dirigir, como mnimo, al 50% de los clientes en


los que se ha terminado el trabajo.

El Director ser el encargado del envo de las encuestas a la cartera de clientes


segn los parmetros fijados. Una vez finalizada la recepcin de stas, el
Director elaborar unas estadsticas en donde se especifiquen los ratios de
satisfaccin obtenidos.

En el supuesto de que el nivel de respuesta por escrito est por debajo del
60%, quedar a criterio del Director, establecer contactos telefnicos y/o
personales con los clientes y cumplimentar la encuesta a lo largo de las
conversaciones mantenidas.

3.2.1.1.1 Encuestas

Se realizarn encuestas adecuadas al tipo de cliente y se valorarn los


resultados de forma cuantitativa.

3.2.1.1.2 Criterios de Valoracin

En general, la encuesta se compone de preguntas relativas al servicio a las que


se les asignar la siguiente puntuacin:

Muy Malo 0 Puntos


Malo 1 Punto
Buena 2 Puntos
Muy Bueno 3 Puntos
Excelente 4 Puntos

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/07
SATISFACCIN DEL CLIENTE Revisin: 0

Hoja 8 de 9

SI 4 Puntos
NO 0 Puntos

3.2.1.1.3 Criterios de Ponderacin

Las preguntas no tienen todas tienen el mismo peso a la hora de valorar el


Servicio, por lo que se dar el doble valor a aquellas preguntas que
consideremos ms significativas para medir el ndice de Satisfaccin del
Cliente (ISC).

La suma de estos valores ponderados dividido por n de preguntas ser el


ndice de Satisfaccin del Cliente (ISC). Si la encuesta consta de 4 preguntas y
ponderamos a las dos primeras tendremos como valor mnimo un 0
(Insatisfaccin Absoluta) y mximo un 6 (Satisfaccin Mxima). Es muy
conveniente incluir un apartado donde el cliente pueda hacer sus comentarios o
sugerencias.

ISC= SUMA DE VALORACIONES / n de preguntas

PUNTOS CALIFICACION DEFINICIN

0 MUY MALA Existen problemas importantes y frecuentes.

Han existido problemas significativos, puede


0-2 MALA
que puntuales, que han provocado una
valoracin negativa

2-4 ACEPTABLE Se mantiene un nivel aceptable.

Se mantiene un nivel alto, por encima de la


4-6 MUY BUENA
media.
Nuestro servicio es valorado como muy bueno
6 EXCELENTE
o excelente estando claramente por encima
de la media.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/07
SATISFACCIN DEL CLIENTE Revisin: 0

Hoja 9 de 9

3.2.1.1.4 Seguimiento de las Encuestas

Una vez analizados los datos y elaboradas las estadsticas, el Director, junto a
los responsables de departamento, define acciones consecuentes mediante un
plan de mejoras.

3.2.1.2 Empleados y/o accionistas

La motivacin e implicacin de los trabajadores, en cuanto a asegurar que sus


necesidades y expectativas se consideran y analizan, est documentado en el
PG/06 Motivacin del Personal.

PG0103-00
ASECAL S.L.

PG/ASECAL/08

NO CONFORMIDADES

Revisin: 0

ADVERTENCIA:
Este documento es propiedad de ASECAL S.L., y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por
escrito de su propietario.

Realizado Revisado Aprobado

Fdo.: Fdo.: Fdo.:


Fecha: Fecha: Fecha:

PG0101-00
Fecha:
PG/ASECAL/08
Revisin: 0
NO CONFORMIDADES
Hoja 2 de 7

HISTRICO DE MODIFICACIONES

REVISIN N FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO

0 Todos Primera Emisin del Procedimiento

PG0102-00
Fecha:
PG/ASECAL/08
Revisin: 0
NO CONFORMIDADES
Hoja 3 de 7

NDICE

1 OBJETO

2 RESPONSABILIDADES

3 DESARROLLO

3.1 Informacin y documentacin


3.2 Decisin sobre continuidad de la actividad
3.3 Identificacin

4 DOCUMENTACIN ASOCIADA

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/08
Revisin: 0
NO CONFORMIDADES
Hoja 4 de 7

1. OBJETO

Este Procedimiento describe el proceso que se sigue para la Gestin y Control de las No
Conformidades detectadas en ASECAL.

2. RESPONSABILIDADES

Resto trabajadores
Gerencia

Director
Deteccin de la no conformidad R R R

Documentacin, anlisis y evaluacin C R C

Definir accin, responsable y plazo R

Ejecucin de las acciones R R C

Comprobacin de la eficacia R

Archivo de la documentacin R

Revisar No conformidades R

R = Responsable;C = Colabora

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/08
Revisin: 0
NO CONFORMIDADES
Hoja 5 de 7

3. DESARROLLO

INICIO

- No conformidades aparecidas como consecuencia de auditorias internas o


Deteccin de la
externas de revisiones del sistema por la direccin.
No Conformidad
- No conformidades aparecidas durante la realizacin de las actividades de
I+D+I.
- No conformidades derivadas de reclamaciones de clientes.

Documentar, analizar y Anlisis de la situacin. Valorar la importancia y la criticidad. Formato


evaluar la situacin PG0801.

Definir la accin para eliminar la No Conformidad. Responsable y plazo.


Definir accin

Ejecucin de El responsable designado pone en prctica las acciones definidas.


las acciones

Inspeccionar
nuevamente

No
Resuelta la No
Conformidad?

Si

Archivo de la
documentacin generada

FIN

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/08
Revisin: 0
NO CONFORMIDADES
Hoja 6 de 7

3.1 Informacin y documentacin

La persona que detecta una No Conformidad, segn su criterio, es responsable de


informar al Director, quien cumplimentar el Informe de No Conformidad (Formato
PG0801).

En el caso de que la No Conformidad haya sido detectada por personal ajeno a ASECAL,
el formato ser cumplimentado por la persona que reciba la observacin.

El Director, evaluar si se trata realmente de una No Conformidad y, en este caso,


asignar el N de Informe de No Conformidad

INCXXYYY

donde

XX son los dos ltimos dgitos del ao en curso


YYY es un nmero correlativo a partir del 001.

El encargado de asignar cdigo al Informe de No Conformidad es el Director.

Si el Director considera que no se trata de una No Conformidad, dar una explicacin


razonada de la no aceptacin en el propio formato y no se le asignar cdigo, pero se
archivar y se comunicar tal circunstancia a la persona que la detect.

3.2 Decisin sobre continuidad de la actividad

Si se trata de actividades de I+D+I en curso se decidir su continuacin, si la urgencia lo


permite, por el responsable afectado; en caso contrario ser responsabilidad de la
persona que detecta la No Conformidad, la continuidad de la actividad.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/08
Revisin: 0
NO CONFORMIDADES
Hoja 7 de 7

3.3 Identificacin

Cuando sea necesario, se proceder a identificar la actividad, el documento o la actividad


afectada de forma que se evite cualquier posible mal uso, dao o reiteracin de la No
Conformidad.

4. DOCUMENTACIN ASOCIADA

Formato de Informe de No Conformidad PG0801.

PG0103-00
ASECAL S.L.

PG/ASECAL/09

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Revisin: 0

ADVERTENCIA:
Este documento es propiedad de ASECAL S.L., y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por
escrito de su propietario.

Realizado Revisado Aprobado

Fdo.: Fdo.: Fdo.:


Fecha: Fecha: Fecha:

PG0101-00
Fecha:
PG/ASECAL/09
Revisin: 0
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
Hoja 2 de 9

HISTRICO DE MODIFICACIONES

REVISIN N FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO

0 Todos Primera Emisin del Procedimiento

PG0102-00
Fecha:
PG/ASECAL/09
Revisin: 0
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
Hoja 3 de 9

NDICE

1 OBJETO

2 RESPONSABILIDADES

3 DESARROLLO

3.12 Descripcin

3.1.1 Acciones correctivas


3.1.2 Acciones preventivas
3.1.3 Control y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas
3.1.4 Cambios en los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad
3.1.5 Registros

4 DOCUMENTACIN ASOCIADA

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/09
Revisin: 0
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
Hoja 4 de 9

1. OBJETO

Este Procedimiento describe el proceso que se sigue para la Gestin y Control de las
Acciones Correctivas y Acciones Preventivas en ASECAL.

2. RESPONSABILIDADES

Resto trabajadores
Gerencia

Director
Deteccin de la necesidad R R R

Anlisis y evaluacin C R C

Definir accin correctiva y preventiva C R C

Ejecucin de las acciones R R R

Comprobacin de la eficacia R

Archivo de la documentacin R

Revisar las acciones correctivas y preventivas


R
adoptadas

R = Responsable;C = Colabora

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/09
Revisin: 0
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
Hoja 5 de 9

3. DESARROLLO

INICIO

La deteccin de la necesidad proviene, segn los casos, de:


Deteccin de la
- No conformidades.
necesidad de acciones
- Auditorias internas y externas.
correctivas o preventivas
- Reclamaciones y sugerencias.
- Procesos

Analizar y evaluar la Anlisis de la situacin e identificacin de las posibles causas. Valorar la


situacin no deseada importancia y la criticidad.

Definir accin correctiva Definir la accin correctiva y preventiva que se considere ms adecuada.
o preventiva Designar responsable, plazo y asignar recursos.

Ejecucin de La responsable designada pone en prctica las acciones definidas y evala su


las acciones efectividad

Se evala si las acciones correctivas y preventivas han eliminado las causas


Controlar y evaluar la
de las no conformidades reales o potenciales. En caso de no ser efectivas se
eficacia
volver a iniciar el ciclo

No
Son efectivas?

Si

Archivo de la
documentacin generada

FIN

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/09
Revisin: 0
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
Hoja 6 de 9

3.1 Descripcin

3.1.1 Acciones Correctivas

Ante la deteccin de la necesidad de realizar una accin correctiva se iniciar el


anlisis para la aplicacin de estas acciones.

Las acciones correctivas se decidirn teniendo en cuenta la repercusin en la Gestin


de I+D+I, su efectividad y coste, y se llevar a cabo con la mayor prontitud posible.

Las actividades a llevar a cabo sern las siguientes:

a) Informar aI Director, de la necesidad de realizar una accin correctiva,


proveniente segn los casos de: una o varias no conformidades, de
auditoras internas y externas, de reclamaciones de clientes o procesos de
I+D+I.

b) Analizar y evaluar la situacin e identificar lo afectado, en su caso.

c) Si es en el curso de una actividad, determinar por quien proceda si la


misma se paraliza o contina.

d) Definicin y propuesta de accin correctiva con inclusin de responsable


y plazo de ejecucin.

e) Verificacin de la ejecucin de la accin correctiva.

f) Registro de la Accin Correctiva.

El Responsable de I+D+I asignar el N de Informe de Accin Correctiva:

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/09
Revisin: 0
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
Hoja 7 de 9

IACXXYYY

donde

XXson los dos ltimos dgitos del ao en curso


YYYes un nmero correlativo a partir del 001.

El encargado de asignar cdigo al Informe de No Conformidad es el Director.

Se dejar registro de esta actividad en el formato PG0901.

3.1.2 Acciones Preventivas

El Director promover la implantacin de acciones preventivas en:

La Revisin del Sistema de Gestin de I+D+I.


Reuniones con el personal de la ASECAL que contengan en el orden del
da la propuesta de acciones preventivas, si procede.
El seguimiento a los servicios/productos que se estn entregando al
cliente.

Se utilizarn como fuentes de informacin:

estudios,
resultados de las auditoras,
resultados de los procesos,
no conformidades,
reclamaciones de los clientes,
otros aplicables.

El Director asignar el N de Informe de Accin Preventiva:

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/09
Revisin: 0
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
Hoja 8 de 9

IAPXXYYY

donde

XXson los dos ltimos dgitos del ao en curso


YYYes un nmero correlativo a partir del 001.

El encargado de asignar cdigo al Informe de No Conformidad es el Director.

El Director ser el encargado del control de dichos registros y de la


informacin al resto de personal ASECAL, que se estime necesario.

La sistemtica para detectar, valorar, codificar, implantar y comprobar la


eficacia de una accin preventiva ser registrada en el formato PG0901.

3.1.3 Control y seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas

El control y seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas lo realizar el


Responsable de I+D+I.

3.1.4 Cambios en los documentos del Sistema de Gestin de la I+D+I

Los cambios que se den como resultado de una accin correctiva o preventiva
en cualquier documento del Sistema de Gestin de I+D+I se debern realizar de
acuerdo a lo establecido en el PG/ASECAL/01 Control de los Documentos.

3.1.5 Registros

El Director dispondr de una copia de todas las Acciones Correctivas y


Preventivas propuestas.

PG0103-00
Fecha:
PG/ASECAL/09
Revisin: 0
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
Hoja 9 de 9

El Director es el encargado de mantener los registros de las Acciones


Correctivas y Acciones Preventivas una vez cerradas.

Todos los registros se debern mantener durante un perodo mnimo de 3 aos.

4. DOCUMENTACIN ASOCIADA

Formato de Accin Correctiva y Preventiva PG0901.

PG0103-00
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 172

3.2.3 Formatos

Los Formatos del Sistema de Gestin de la I+D+I, son documentos


complementarios de los Procedimientos del Sistema de Gestin de la I+D+I, que
proporcionan evidencias de actividades desempeadas y descritas en los procedimientos.
En los formatos, la estructura y datos a cumplimentar estn previamente definidos.

A continuacin se presentan los Formatos, elaborados en el presente Proyecto.

MG0701, Lista Suministradores Autorizados.

PG0104, Ficha de Proceso.

PG0105, Control de Distribucin y Difusin de Documentos.

PG0106, Lista de Documentos Origen Externo.

PG0201, Lista de Registros.

PG0301, Convocatoria de Reunin.

PG0302, Informe Situacin.

PG0303, Acta de Reunin.

PG0501, Plan Anual Auditoras.

PG0502, Lista de Comprobacin.

PG0503, Informe Auditora Interna.

PG0801, Informe de No Conformidad.

PG0901, Accin Correctiva / Preventiva.


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 173
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 174

Fecha: dd/mm/aa
FICHA PROCESO/XX
Revisin: 0
________ (TTULO) ________
Hoja 1 de 2

OBJETIVO:

RESPONSABLE:

ALCANCE:

ENTRADAS:

SALIDAS:

PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES/OTROS DOCUMENTOS DE REFERENCIA

REGISTROS:

SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PROCESO

ELABORADO: APROBADO:

Fdo.: Fdo.:
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 175

Fecha: dd/mm/aa
FICHA PROCESO/XX
Revisin: 0
________ (TTULO) ________
Hoja 1 de 2

DESCRIPCIN ETAPAS
DIAGRAMA DE FLUJO
(incluye procedimientos y registros)
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 176
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 177
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 178
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 179

CONVOCATORIA DE REUNIN Hoja 1 de 1

ASUNTO:

FECHA: ___ / ___ / ___ HORA: ___ : ___

LUGAR:

PARTICIPANTES:

ORDEN DEL DA:

1.- Apertura de la Reunin y Aprobacin del Orden del Da


2.- Lectura y aprobacin del acta de la reunin anterior
3.- Presentacin del Informe de Situacin
4.- Actividades realizadas
5.- Actividades a realizar
6.- Asuntos varios
7.- Prxima reunin

_________ _______, ______ de __________________ de 20____

El convocante

PG0301-00
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 180

INFORME DE SITUACIN DEL


SISTEMA DE GESTIN DE LA I+D+I Hoja 1 de 1

(Periodo ___ / ___ / ___ a ___ / ___ / ___)


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 181

ACTA DE REUNIN Hoja 1 de 1

FECHA:
HORA DE INICIO / FINALIZACIN REUNIN:

ASISTENTES FIRMA

ORDEN DEL DA:

COMENTARIOS:

PG0303-00
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 182
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 183

LISTA DE COMPROBACIN Hoja 1 de 1

N de la
rea/Actividad/Proceso Auditor Fecha Auditoria

N PREGUNTAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES V

V= Valoracin
Conforme = C Conforme con ligeras desviaciones = CD No Conforme = NC No Aplica= NA

Observaciones: Revisado y Aprobado:

Fecha: Firma:

PG0502-00
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 184

INFORME DE AUDITORA Hoja 1 de 1

Auditor: ..................................................................................................................................

Fecha y lugar de la auditoria: ...............................................................................................

Inicio: ........................................................................................... Fin: ...................................

Participantes en la auditoria:

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................

Objeto de la Auditoria:

El objeto de esta auditoria interna de I+D+I ha sido verificar que el rea/actividad/proceso:


..................................................... tiene implantado un sistema de gestin de la I+D+I y que
es conforme con los requisitos de la norma UNE-EN 166002 EX y con el Manual de
Gestin de la I+D+I.

Asimismo, se ha evaluado la efectividad del sistema para identificar potenciales reas de


mejora.

reas de Mejora:

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................

Este informe de auditoria ha sido

Redactado por: Revisado y analizado

Fecha/Firma Revisado y analizado


Responsable de I+D+I Consejero Delegado

PG0503-00
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 185

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Hoja 1 de 1
N ______________

Descripcin de la No Conformidad

Tratamiento de la No Conformidad

Detectado por:
Firma y fecha:

Responsable seguimiento:

Plazo

Firma y fecha:

Verificado por:

Firma y fecha:

PG0801-00
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 186

ACCIN CORRECTIVA / PREVENTIVA


Hoja 1 de 1
N ______________

NO CONFORMIDAD / POSIBLE NO CONFORMIDAD DE LA QUE PROVIENE:

CAUSA:

ACCIN CORRECTIVA / ACCIN PREVENTIVA:

RESPONSABLE:

PLAZO IMPLANTACIN:

SEGUIMIENTO IMPLANTACIN:

VERIFICADO POR:

Firma y Fecha

CIERRE VERIFICADO POR:

Firma y fecha

PG0901-00
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 187

3.2.4 Indicadores

Un indicador es una medida cuantitativa que puede usarse como gua para controlar
y valorar la calidad de las diferentes actividades. Se ha elaborado un a lista de indicadores
de diversa ndole y suficientemente heterogneos como para realizar una valoracin - lo
ms exhaustiva posible - del proceso de I+D+I en ASECAL.

El estudio de estos indicadores tiene como objetivo:

- Analizar la situacin actual del proceso en base a hechos y datos.

- Establecer objetivos y planes de futuro consistentes

- Evaluar y reconocer con objetividad el trabajo de las personas y equipos de


mejora implicados en el proceso.

- Gestionar con mayor eficacia los recursos disponibles.

A continuacin, se han propuesto una serie de indicadores de proceso relacionados


con la innovacin, cuya misin es facilitar al responsable de I+D+I, el seguimiento y
medicin de los resultados del procesos de I+D+I.

En la medida de lo posible se ha intentado que los indicadores sean sencillos y de


fcil medicin con objeto de facilitar la tarea de evaluacin del Sistema.

Indicadores de Previsin y Vigilancia Tecnolgica

N de Consultas a la Unidad de Gestin de la I+D+I.

Este indicador evala el nmero de veces que los empleados de ASECAL,


realizan consultas a la Unidad de Gestin de la I+D+I. Se ha establecido el
siguiente criterio, el nmero de consultas mensual a la Unidad de Gestin de la
I+D+I ha ser mayor o igual al nmero de empleados de ASECAL multiplicado
por un factor de correccin que ha sido establecido en 4.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 188

N de Fuentes Consultadas

Este indicador evala el nmero de fuentes que los empleados de ASECAL


han utilizado a la hora de realizar la previsin o la vigilancia tecnolgica dentro
del Sistema de Gestin de la I+D+I. Se ha establecido el siguiente criterio, el
nmero de fuentes consultadas, ha de incluir por lo menos, bsquedas en
pginas web, en espaol y en ingls revistas especializadas, normativa
vigente, Directorio de Gestin del Conocimiento de ASECAL y una consulta al
menos con un experto. Adems el nmero de fuentes consultadas de todo tipo
nunca ha de ser inferior a 20.

Puntuacin Media

Este indicador evala la puntuacin media de los estudios realizados por


ASECAL respecto de la previsin y la vigilancia tecnolgica. Como se puede
observar en el Manual de Gestin de la I+D+I, se ha establecido una
puntuacin para cada estudio que va desde 1(muy deficiente) a 5 (excelente).
La media de todos los estudios realizados por ASECAL respecto de la previsin
y la vigilancia tecnolgica ha de ser mayor o igual a 3.5. Todo estudio que
resulte por debajo de esta media ha adjuntar un informe detallando el porqu
de la no consecucin del objetivo establecido.

Anlisis Interno y Externo

N Estudios Realizados

Este indicador indica el nmero de anlisis internos o externos que han sido
realizados en ASECAL en un ao. Al menos durante este periodo se han
debido realizar 2 anlisis. Cada un o de los anlisis lleva asociado un informe
que se ha de presentar al Comit de Direccin.

N Anlisis de Productos y Servicios

Este indicador indica el nmero de anlisis de Productos y Servicios de la


competencia que han sido realizados por ASECAL en un ao. Si se detectase
algn producto susceptible de ser incorporado a la cartera de Servicios que
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 189

ASECAL presta a sus clientes, se ha de realizar un informe que se entregar al


responsable de I+D+I para su evaluacin. Al menos se han de evaluar 5
Productos o Servicios de la competencia al ao.

Creatividad

N Ideas Presentadas

Este indicador indica el nmero de ideas innovadoras presentadas por el


personal de ASECAL. Se pretende que empleados estn totalmente
involucrados en la consecucin de los objetivos de I+D+I. Por tanto, todos los
empleados de ASECAL han de aportar al menos 2 ideas innovadoras al ao.

Ideas - Proyecto

Este indicador indica el nmero ideas innovadoras que finalizan en un proyecto


de I+D+I. Estas ideas pueden proceder de tres mbitos.

Previsin y Vigilancia Tecnolgica


Anlisis Interno y Externo
Empelados de ASECAL

La Direccin de ASECAL, considera que al menos un 4% de las ideas


presentadas a lo largo de un ao ha de concluir en un proyecto.

Control de Cartera de Proyectos

I+D+I / Subvenciones concedidas

Este indicador evala el nmero de subvenciones concedidas a proyectos de


I+D+I respecto del total de subvenciones concedidas a ASECAL.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 190

N Proyectos de I+D+I Subvencionados

N Total Proyectos Subvencionados

En relacin a este indicador se define otro indicador que relaciona el importe


total que ASECAL consigue en una ao mediante subvenciones y que parte de
estas corresponden a proyectos de I+D+I.

Importe Subvenciones Proyectos I+D+I

Importe Total Subvenciones Proyectos

Se ha establecido que al menos el 40% de las subvenciones que ASECAL


consigue a lo largo de un ao estn destinadas a Proyectos de I+D+I.

Subvenciones Conseguidas / Subvenciones Presentadas

Este indicador relaciona el nmero de subvenciones presentadas por ASECAL


entre el nmero de subvenciones que ha ASECAL ha conseguido. Se ha
establecido que al menos el 25% de las subvenciones que se presentan han
ser conseguidas. Esto se debe a que el tiempo medio que un empleado de
ASECAL dedica a realizar un informe que requiere toda solicitud es de 20
horas.

N Subvenciones Conseguidas

N Subvenciones Presentadas

Control del Proyecto

Para controlar como se esta ejecutando el proyecto en se han definido 3 variables,


desviacin en tiempo que tiene un proyecto respecto de la estimacin inicial, la
desviacin en coste que tiene un proyecto respecto de la estimacin presentada al
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 191

cliente y la valoracin cualitativa de los resultados obtenidos hasta el momento en el


proyecto. Este indicador se ha de aplicar a todos los proyectos que se encuentren en
curso en ASECAL.

Control de proyecto = Dt + Dc + Vc

El objetivo definido para este indicador ha de ser igual o superior a 23, en el


supuesto que un proyecto se encuentre por debajo del objetivo definido, el
responsable de I+D+I convocar al responsable del proyecto en cuestin para
evaluar los motivos del desvo en el proyecto.

Desviacin en Tiempos (Dt)

Desviacin mayor al 20% de la duracin prevista del proyecto: 3 puntos


Desviacin entre un 10% y un 20% de la duracin prevista del proyecto: 5
puntos.
Existen Desviaciones menores de un 10% de la duracin prevista del
proyecto: 8 puntos
Sin desviaciones de Tiempos: 10 puntos

Desviacin en Costes (Dc)

Previsin de una desviacin final mayor al 20% del coste previsto del
proyecto: 3 puntos
Previsin de desviacin final entre un 10% y un 20% del coste final
previsto del proyecto: 5 puntos.
Previsin de desviacin final menor de un 10% del coste final previsto del
proyecto: 8 puntos
Sin desviaciones en costes: 10 puntos

Valoracin cualitativa de los resultados obtenidos hasta el momento en


el proyecto (Vc)

Deficiente: los resultados estn lejos de las expectativa: 1 punto


Suficiente: Los resultados del proyecto presentan algunas deficiencias
subsanables: 3 puntos
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 192

Bien: Los resultados parciales del proyecto estn por debajo de las
expectativas pero es probable que al final el proyecto se cumpla el
objetivo: 5 puntos
Notable: Los resultados del proyecto estn en lnea con las expectativas:
7 puntos
Sobresaliente: Los resultados superan las expectativas planteadas: 9
puntos
Matrcula: Los resultados del proyecto abren expectativas de inters
estratgico no contempladas inicialmente: 10 puntos

Proteccin, explotacin y transferencia de resultados

Importe Productos innovadores

Este indicador evala el importe econmico que reportan aquellos productos o


servicios que han sido creados por ASECAL desde la vigencia del Sistema de
Gestin de la I+D+I mediante alguno de los procedimientos o sistemticas
definidas en el Sistema.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 193

3.2.5 Plan Implantacin


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 194
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 195

3.3 Documentacin Nuevos Productos

Anteriormente se ha definido que uno de los objetivos de este proyecto ha sido


desarrollar documentacin, que sirva de base o gua al personal de ASECAL a la hora de
definir, desarrollar e implantar un Sistema de Gestin de la I+D+I en sus clientes. Se ha
decidido desarrollar la documentacin para un Laboratorio y para un Hospital por las
siguientes razones:

Son entidades que realizan actividades de I+D+I.


Un porcentaje elevado de los clientes de ASECAL son Hospitales y
Laboratorios.
Posibilidad de que a corto-medio plazo estos clientes demanden Sistemas
de Gestin de la I+D+I.
Son organizaciones muy diferentes que pueden servir de modelo para otros
tipos de organizaciones (Hospital para organizaciones grandes, laboratorio
para PYMES).

A continuacin, se muestra la documentacin elaborada para un Hospital y para un


Laboratorio esta documentacin se ha desarrollado para organizaciones tpicas de
Hospitales y de Laboratorios, no correspondindose exactamente con ningn Hospital ni
Laboratorio en particular, con el fin de que sirva como base lo ms directa posible para su
aplicacin posterior a estos tipos de organizaciones. Para ello se ha definido una estructura
organizativa tpica de cada una de las organizaciones as como unas sistemticas de
actuacin con respecto a cada uno de los aspectos del Sistema de Gestin de la I+D+I que
responden a las formas de trabajo habituales o fcilmente implantables en cada una de
ellas. Se ha decidido solo incluir los puntos que comprenden el apartado 4 de la norma
UNE 166002 EX ya que es aqu donde se establecen todos los requisitos que ha de
cumplir el Sistema de Gestin de la I+D+I y por tanto donde se encuentran los aspectos
especficos del Sistema de Gestin de la I+D+I relevantes para este proyecto.

Para la presentacin de esta documentacin se va a seguir el esquema propuesto


en la norma, comenzando, como se ha dicho anteriormente, en el apartado 4 Requisitos.
La documentacin surge del estudio de una amplia documentacin existente en ASECAL
acerca del funcionamiento de Hospitales y Laboratorios, Sistemas de Gestin en
Hospitales y Sistemas de Gestin en Laboratorios, experiencia del personal de ASECAL en
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 196

ambos sectores, que se ha obtenido a travs de entrevistas, y bsqueda y anlisis de


informacin sobre formas de funcionamiento de hospitales y laboratorios en aquellos
aspectos relacionados con los requisitos de la norma UNE 166002 Ex, que posteriormente
se han contrastado con el personal de ASECAL.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 197

3.3.1 Documentacin Hospital

4 REQUISITOS
4.1 Modelo y sistema de gestin de la I+D+I
4.1.1 Generalidades

El Hospital YYY ha establecido y documentado en este Manual y los documentos


que lo complementan un modelo del proceso de I+D+I y su sistema de gestin de la I+D+I.
Este modelo y este sistema de gestin est implantado y ser mantenido y mejorado
continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la norma UNE 166002 EX.

El modelo del proceso de I+D+I del Hospital YYY es el siguiente:

Figura 1- Mapa Procesos


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 198

El Hospital YYY a travs de lo establecido en su Sistema de Gestin de I+D+I que


se desarrolla a partir de este Manual:

a) Ha identificado las actividades de I+D+I que son objeto del sistema de gestin
de la I+D+I y las aplica a travs de la organizacin.

b) Ha determinado la secuencia e interaccin de estas actividades.

c) Ha determinado los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que


tanto la operacin como el control de estas actividades son eficaces.

d) Se asegura de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para


apoyar la operacin y el seguimiento de estas actividades.

e) Realiza el seguimiento, la medicin y el anlisis de estas actividades y ha


establecido los procedimientos para realizarlos.

f) Implanta las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la


mejora continua de estas actividades.

g) Establece y documenta los mecanismos de proteccin y explotacin de


resultados.

Asimismo cuando el Hospital YYY contrate externamente cualquier actividad de


I+D+I que afecte a la conformidad del sistema de gestin de la I+D+I con los requisitos, el
Hospital se asegura de controlar dichas actividades de acuerdo con lo establecido en este
Manual en el apartado 4.4.7; el control al que se sometan dichas actividades ser similar
al que se establece en este Manual y en los documentos que lo desarrollan para las
mismas actividades cuando se realizan internamente por el Hospital.

4.1.2 Documentacin
4.1.2.1 Control de los documentos

El sistema establecido por el Hospital asegura que los documentos:

- Son identificados con su nmero de revisin y fecha de la misma.


- Son revisados y aprobados por las personas autorizadas.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 199

- Son distribuidos y estn disponibles para su uso en todas las localizaciones


requeridas.
- Permanecen legibles, claramente identificables y recuperables.
- Son retirados y destruidos cuando se consideran obsoletos, y se les aplica una
identificacin adecuada si se conservan con cualquier propsito.
- Son elaborados de forma comprensible y aceptable para el personal que ha de
utilizarlos.

El Sistema de Gestin de la I+D+I del Hospital est descrito y se implanta a travs


de los siguientes documentos que se exponen a continuacin, los cuales son elementos
del proceso de Gestin Documental.

No obstante, cada rea podr establecer en documentos sus formas de actuacin


especficas dentro de su rea de competencia que sustituyan a las indicadas en este
Manual y en los documentos que lo desarrollan, siempre que se asegure el cumplimiento
de los requisitos de la norma y la coherencia con la poltica y objetivos del Hospital.

a.-Manual de la I+D+I
Define el Sistema de Gestin de la I+D+I del Hospital y es de aplicacin a
todo el personal involucrado en las actividades y procesos desarrollados por
el Hospital.

b.-Procedimientos Generales
Desarrollan el Manual de la I+D+I cuando as se considera necesario y
describen, con el nivel de detalle necesario, cmo se realizan las actividades
de gestin general (gestin de documentos, realizacin de auditoras
internas), cundo, dnde y por quin. Su utilizacin tiene igualmente carcter
general y son aplicables por cualquier persona del Hospital para realizar
funciones sujetas a requisitos de I+D+I.

c.-Normas del Hospital


Establecen instrucciones de carcter general, por ejemplo: inventario,
homologacin de protocolos clnicos, creacin de nuevas unidades, etc.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 200

d-Manual de Organizacin del Unidad


Es el documento que define ms concretamente modelo de relacin de la
Unidad con el resto de Unidades del Hospital.

e.-Normas Internas del Unidad


Establecen instrucciones de carcter general aplicables al Servicio/Unidad,
por ejemplo: creacin de grupos de trabajo, instrucciones generales sobre
personal, etc.

f.-Ficha de proceso
Es el documento que define el proceso. Normalmente incluye el diagrama de
flujo del proceso

g.-Procedimientos Tcnicos
Describen cmo se realizan las actividades concretas, cundo, dnde y por
quin. Su utilizacin est restringida al personal responsable de realizar las
actividades de su alcance. Estos procedimientos podrn recibir otros
nombres, en funcin de las actividades que describan o de la semntica
habitual en un rea concreta.

h.Instrucciones Tcnicas
Son documentos breves, que describen la realizacin de actividades menos
complejas que los procedimientos tcnicos.

i.Protocolo Clnico
Documento que recoge un conjunto de recomendaciones relativas a, por
ejemplo; indicaciones, estudio diagnstico, pautas clnicas de tratamiento y
seguimiento de los pacientes.

j.-Formatos

Documentos diseados para facilitar la toma de datos o el registro de


actividades descritas en los anteriores documentos.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 201

k.-Registros de la I+D+I
Documentos que proporcionan evidencia objetiva de la realizacin de las
diferentes actividades, de los resultados obtenidos y de las decisiones
adoptadas. Siempre que sea posible, se utilizarn registros informticos.

4.1.2.2 Control de los registros

El sistema establecido por el Hospital asegura que los registros:


Se definen los registros
Se cumplimentan los registros
Se controla la lista de registros
Se archiva el registro
Se realiza la copia de seguridad del registro

El cumplimiento de los requisitos especificados en los documentos del Sistema de


Gestin de la I+D+I, as como el funcionamiento efectivo de ste, se evidencia por medio
de los registros asociados a los procesos

Los principales registros identificados son los siguientes:

Informes de Revisin del Sistema.


Informes de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas.
Informes de Auditorias Internas y Externas.
Registros de reclamaciones.
Informes de evaluacin y seguimiento de proveedores.
Registros asociados al control y distribucin de documentacin.
Actas de Revisin del Sistema e Informes de Situacin de la Unidad.
Registros de formacin, experiencia y cualificacin del personal.
Registros de realizacin de los procesos y de los productos y servicios.
Registros del diseo y desarrollo de los Productos y Servicios del Hospital, a saber:

a)elementos de entrada para el diseo y desarrollo


b)revisiones del diseo y desarrollo
c)resultados de la verificacin del diseo y desarrollo
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 202

d)resultados de la validacin del diseo y desarrollo


e)resultados de la revisin de los cambios

Registros de los requisitos de los procesos cuyos productos o servicios resultantes


no pueden verificarse mediante seguimientos o mediciones posteriores.
Registros de la identificacin nica de los productos (si existe requisito de
trazabilidad).
Registros de la validez de los resultados de las mediciones que proporcionan
evidencia de la conformidad de los productos o servicios.
Registros que identifiquen la persona que autoriza la liberacin de los productos.
Registros generados por la cumplimentacin de los formatos establecidos, bien en
papel o bien en soporte informtico.

4.2 Responsabilidad de la Direccin


4.2.1 Compromiso de la direccin

La Gerencia del Hospital proporciona evidencia de su compromiso para el


desarrollo y mejora del Sistema de Gestin de la I+D+I:

a) Comunicando a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los


requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, mediante la poltica
de I+D+I.
b) Estableciendo la poltica de la I+D+I y los objetivos de la I+D+I.
c) Llevando a cabo las revisiones del Sistema de Gestin de la I+D+I.
d) Asegurando la disponibilidad de los recursos necesarios para la realizacin de
las actividades del Hospital.

4.2.2 Enfoque a las partes interesadas

Con el cumplimiento de las disposiciones establecidas en este Manual de la I+D+I,


la Gerencia se asegura que las necesidades y expectativas del cliente se determinan, se
convierten en requisitos y son satisfechas con el propsito de lograr de forma continua la
satisfaccin del cliente.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 203

4.2.3 Poltica de I+D+I

Implantar y mantener en el un Sistema de Gestin de la I+D+I basado en los


requisitos de la norma UNE-EN 166002 EX, adecuado a la organizacin,
eficiente y dinmico, que permita satisfacer los requisitos, las necesidades y las
expectativas de los clientes, entendiendo el trmino cliente como cualquier
organizacin, persona o poblacin que recibe un producto o servicio del
Hospital. La implantacin y mantenimiento del Sistema de Gestin de la I+D+I, y
por consiguiente la obtencin del nivel de calidad ptimo que aglutine la
satisfaccin de todas las partes interesadas, requiere el compromiso y la
participacin activa de todo el personal involucrado en las actividades del
Hospital.

Hacer ms gil y dinmica la gestin interna de la investigacin aproximndola


al investigador y facilitando su relacin con la administracin del Hospital, con
las agencias externas y otras instituciones relacionadas con la investigacin,
con agentes econmicos y con las autoridades sanitarias.

Realizar las actividades con criterios de efectividad clnica y eficiencia,


persiguiendo siempre la mejora continua y la integracin de innovaciones,
sustentadas en la bsqueda de satisfaccin de los usuarios y la implicacin
activa de los profesionales del Hospital.

Realizar una gestin integral de los procesos para conseguir una prestacin
coordinada de los servicios y hacer que la mejora continua sea un principio
fundamental desarrollado a lo largo de todos los procesos asistenciales y de
gestin del Hospital.

Controlar permanentemente que los indicadores de la I+D+I se mantienen


dentro de los lmites que para cada periodo se establezcan en los diferentes
niveles de la organizacin del Hospital, que muestren el grado de conformidad
de nuestros servicios con los requisitos de nuestros usuarios y partes
interesadas y su satisfaccin.

El Sistema de Gestin de la I+D+I del Hospital se define y desarrolla en el


presente Manual de la I+D+I y dems documentacin emanada del mismo,
siendo por tanto de obligado cumplimiento para todo el personal involucrado en
las actividades del Hospital.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 204

4.2.4 Planificacin
4.2.4.1 Objetivos de I+D+I

Promover la docencia de I+D+I en el Hospital y la introduccin de nuevas


tcnicas docentes.
Promocionar la investigacin de calidad en el Hospital.
Promocionar la formulacin, realizacin y seguimiento de proyectos de
investigacin.
Definir una poltica de I+D+I en el Hospital que permita desarrollar nuestra
Oferta docente y objetivar lneas de investigacin que puedan ser incorporadas
como elemento estratgico bsico a la Cartera de Servicios de nuestro centro.
Mejorar la eficiencia de la gestin a travs de una coordinacin eficaz de los
recursos dedicados a la docencia y a la investigacin.
Ampliar la consecucin de recursos externos para Investigacin y Docencia.
Apoyar a la Comisin de Investigacin (CI) y al Comit tico de Investigacin
Clnica (CEIC).

4.2.4.2 Planificacin del sistema de gestin de la I+D+I

La planificacin del Sistema de Gestin de la I+D+I se realiza con el fin de cumplir


con los requisitos definidos en el punto 4.1 y cumplir los objetivos de la I+D+I. La
planificacin del Sistema de Gestin de la I+D+I del Hospital incluye:

Los procesos del Sistema de Gestin de la I+D+I, considerando lo definido en


este Manual.
Los recursos necesarios.
La mejora continua del Sistema de Gestin de la I+D+I.
La consecucin de los objetivos de la I+D+I.

Cualquier cambio que se produzca en el Sistema de Gestin de la I+D+I derivado


de la planificacin se realizar de acuerdo a las disposiciones establecidas en este Manual,
asegurando en todo momento que la integridad del sistema no se ve afectada por dichos
cambios. Los objetivos se planifican por la Unidad, de acuerdo con lo indicado
anteriormente.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 205

El seguimiento del cumplimiento de los objetivos ha de ser realizado al menos con


periocidad semestral por el Coordinador de la Unidad de Apoyo a la Investigacin,
informando del resultado al responsable del Servicio. Este seguimiento ha de ser
documentado. El tratamiento de Objetivos ha de ser tratado tambin en el mbito de las
revisiones del Sistema de I+D+I

4.2.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin

A continuacin se describen la Unidad de Gestin de I+D+I y la Unidad de I+D+I


establecidas por la Direccin del Hospital YYY. La Gerencia del Hospital seguir el
funcionamiento de estas Unidades a travs de los resultados de las auditoras internas y
en las Revisiones por la Direccin de acuerdo con el apartado 4.2.6.

4.2.5.1 Unidad de gestin de la I+D+I

La Unidad de Gestin de I+D+I est formada por La Subdireccin de Investigacin y


Docencia, dentro de la cual se encuentra la Unidad de Apoyo a la Investigacin, y la
Comisin de Investigacin. Sus funciones principales con respecto a la I+D+I son:

Subdireccin de Investigacin y Docencia


Promover la investigacin de calidad en el Hospital.
Fomentar la realizacin de Ensayos Clnicos.
Establecer la Poltica de I+D+I del Hospital y definir las lneas de
investigacin de inters para el Hospital.
Seleccionar ideas de I+D+I.
Coordinar eficientemente los recursos destinados a investigacin.
Facilitar la obtencin de recursos para I+D+I.

Unidad de Apoyo a la Investigacin


Se encuentra dentro de la Subdireccin de Investigacin y Docencia. Su objetivo
bsico es agilizar y dinamizar la gestin de la investigacin dentro del hospital,
acercndola a los investigadores, facilitndoles todos los aspectos relacionados
con la administracin de los proyectos de acuerdo a los procedimientos
administrativos del Hospital, as como la relacin con las organizaciones
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 206

externas (agencias, instituciones, autoridades Sanitarias, etc.). Sus funciones


son las siguientes:
Gestionar los fondos disponibles para la investigacin.
Facilitar la relacin con el personal colaborador para la
investigacin (becarios, contratados, etc.).
Apoyo administrativo para la definicin, aprobacin, realizacin y
seguimiento de los Proyectos de I+D+I.
Apoyo a la Comisin de Investigacin en el desarrollo de sus
funciones.
Organizacin de servicios comunes para los investigadores que
faciliten el desempeo de sus funciones.
Utilizar las herramientas de I+D+I descritas en el apartado 4.4.1, y
facilitar su utilizacin por los investigadores.
Identificar y analizar problemas y oportunidades con relacin a la
I+D+I.
Analizar ideas de I+D+I.
Encargarse de la planificacin, seguimiento y control de la cartera
de proyectos.

Asimismo, junto con los grupos de investigacin, tiene las siguientes


funciones:
Realizar la transferencia de tecnologa.
Realizar el control seguimiento y documentacin de resultados.
Realizar la proteccin y explotacin de resultados.
Realizar la medicin, anlisis y mejora del Proceso y Sistema de
Gestin de I+D+I.

Comisin de investigacin
Asesoramiento a la Gerencia del Hospital en lo relacionado con la
investigacin y su organizacin en el Hospital.
Acreditacin y validacin de lneas y proyectos de investigacin
realizados en Hospital.
Acreditacin de becarios y colaboradores de investigacin.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 207

Comit tico de Investigacin Clnica


Vigilar que se cumplan todos los aspectos ticos, legales y metodolgicos
del protocolo propuesto por investigadores y promotores de los Ensayos
Clnicos.
Seguimiento de los Ensayos Clnicos y resto de competencias que se
prevean en la legislacin vigente.

4.2.5.2 Unidad de I+D+I

La Unidad de I+D+I del Hospital est constituida por los distintos Grupos de
investigacin constituidos en el Hospital, apoyados en laboratorios dependientes de
Servicios Clnicos o de Servicios Centrales. Asimismo la constituyen todas aquellas
personas o grupos de personas que en, prcticamente, todos los Servicios / Unidades del
Hospital realizan, en mayor o menor grado y con una u otra orientacin, actividades de
I+D+I (equipos de proyecto). Sus principales funciones son:

Utilizar las herramientas de I+D+I descritas en el apartado 4.4.1.


Ejecutar los proyectos de I+D+I que les sean asignados.
Generar conocimiento dentro del hospital y para la sociedad.
Desarrollar nuevas tecnologas y mejorar las actuales.

4.2.5.3 Establecimiento y estructura de las unidades de I+D+I y de gestin de I+D+I


4.2.5.3.1 Establecimiento

Como ya se ha indicado en el apartado anterior el grado de descentralizacin de la


I+D+I en el Hospital es muy importante. Se distinguen dos tipos de estructuras
operacionales para la adecuada gestin y ejecucin de los proyectos de I+D+I:

o Grupos de Investigacin formalmente constituidos, con vocacin


de permanencia en el tiempo, que tienen lneas de investigacin
establecidas. Trabajan de forma continua en esas lneas a travs
de Proyectos de Investigacin que se presentan a convocatorias
internas y de organismos externos. En cada una de las lneas de
investigacin hay uno o varios investigadores apoyados por
becarios y otros colaboradores de investigacin; para cada uno
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 208

de los Proyectos de investigacin que el Grupo acomete se


define un Investigador Principal que coordinar todas las
actividades del mismo.

o Equipos de Proyecto que se constituyen para abordar un


proyecto de I+D+I concreto (p.e. desarrollo de un nuevo
protocolo, definicin y puesta en marcha de un nuevo mtodo de
anlisis, aplicacin de una nueva tcnica, etc.). Al frente de los
mismos se define un Responsable con el que colaborarn
personas del hospital y en su caso personal externo al mismo.

En la Planificacin que se realice de cada Proyecto de I+D+I se definirn los


responsables de las distintas actividades as como los plazos para su ejecucin y, en su
caso, los recursos especficos necesarios.

4.2.5.3.2Estructura

En el organigrama de la Figura 2 se facilita la organizacin relacionada con la


Gestin de la I+D+I del hospital.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 209

Figura 2 Organizacin I+D+I

A continuacin se describen las funciones y responsabilidades de la Unidad de


I+D+I y de la Unidad de Gestin de I+D+I.

4.2.5.4 Representante de la direccin

El Coordinador de la Unidad de Apoyo a la Investigacin es el Representante de la


Direccin para los temas de I+D+I a nivel de Hospital.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 210

4.2.5.5 Comunicacin interna

Todo el personal del Hospital ha de colaborar para que la comunicacin se realice de


forma que se asegure la eficacia del Sistema de Gestin de la I+D+I. La comunicacin puede
ser:

- Verbal entre las personas de la organizacin.

- Escrita.

La comunicacin verbal se realiza a travs de los siguientes medios:

Reuniones contempladas especficamente dentro del Sistema de Gestin de la


I+D+I y del funcionamiento del Hospital.

Comunicacin entre las personas de las distintas reas y con personal de otras
reas del hospital.

Reuniones informativas, etc.

La comunicacin escrita se realiza a travs de los siguientes canales:

Informes del Coordinador de la Unidad de Apoyo a la Investigacin de cada


Unidad al Responsable del Servicio.

Informes/ Comunicaciones entre el Responsable del Servicio y la Gerencia


para la revisin del Sistema.

Comunicados del Responsable del Servicio al Coordinador de la Unidad de


Apoyo a la Investigacin.

Otros Comunicados internos.

Intranet del hospital.

Revista interna

Normas de actuacin aprobadas por la Gerencia

Notas Informativas de la Gerencia, etc.


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 211

4.2.6 Revisin por la direccin


4.2.6.1 Generalidades

El responsable del servicio junto con el Coordinador de la Unidad de Apoyo a la


Investigacin, Direcciones/Subdirectores, Supervisin de Enfermera, si lo hubiera, son los
encargados de efectuar una primera revisin del Sistema de Gestin de la I+D+I de la
Unidad. Con todas las aportaciones, el Responsable del Servicio enviar un informe a la
Gerencia, quin finalmente valorar los datos y propuestas contenidas en el mismo,
comunicando a los responsables mencionados las decisiones adoptadas.

Si se estimase adecuado, se comunicar a los clientes y empresas o proveedores


contratados afectados, cualquier deficiencia relevante que se detecte, as como las
modificaciones del Sistema de Gestin de la I+D+I implantado, necesarias para corregirla.

4.2.6.2 Informacin para la revisin

El Informe de Situacin contendr, como mnimo, la siguiente informacin:

Resultados de auditoras internas y externas.


Informacin procedente de los clientes.
Funcionamiento de los procesos y conformidad del producto/servicio.
Situacin de las acciones correctoras y preventivas en curso.
Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores
Cambios planificados que podran afectar al Sistema de Gestin de la
I+D+I.
Evolucin de los objetivos de la I+D+I establecidos
Resultado de implantacin de mejoras.
Propuesta por parte de la Unidad de los objetivos de I+D+I para el periodo
siguiente.

4.2.6.3 Resultados de la revisin

Los resultados de la revisin incluyen las decisiones adoptadas para la mejora del
sistema. El Informe de Revisin del Sistema contendr las decisiones adoptadas y los
objetivos de I+D+I para la Unidad.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 212

4.3 Gestin de los recursos


4.3.1 Provisin de recursos

Este Captulo describe y define la metodologa implantada en el Hospital para


identificar y proporcionar en el momento adecuado los recursos necesarios:

a)Para implantar, mantener y mejorar los procesos del Sistema de Gestin de la


I+D+I y su eficacia.

b)Para aumentar la satisfaccin de los clientes, mediante el cumplimento de los


requisitos.

4.3.2 Recursos humanos


4.3.2.1 Generalidades

Todo el personal del Hospital es competente para realizar las actividades que tiene
encomendadas en funcin de la titulacin aplicable a cada puesto, formacin, habilidades
prcticas y experiencia.

4.3.2.2 Motivacin del personal

La organizacin debe establecer los procedimientos necesarios para:

- Promover la toma de conciencia de la importancia de la I+D+I.


- Motivar e ilusionar al personal.
- Impulsar la participacin de todo el personal.
- Fomentar la creatividad y el trabajo en equipo.
- Simplificar y facilitar las aportaciones de informacin de los distintos
departamentos.

4.3.2.3 Competencia, toma de conciencia y formacin

Para cada puesto de trabajo existe una ficha descriptiva llamada Descripcin del
Puesto de Trabajo en la que se relaciona:
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 213

- Puesto de trabajo.
- Dependencia jerrquica y funcional.
- Funciones y responsabilidades.
- Requisitos de educacin, formacin, experiencia y competencia.

En aquellos Servicios o Unidades que por la especificidad de su actividad o por


las caractersticas de sus procesos as se considere conveniente, se podrn realizar
programas de cualificacin en los que se recojan las actividades que ha de realizar esta
persona para considerarla cualificada (p.e. formacin, trabajo bajo supervisin de otra
persona, pruebas, etc.), considerando la educacin, formacin, habilidades y experiencia
de la persona las cuales estarn recogidos en una ficha, curriculum vitae u otros registros.
Una vez realizadas estas actividades, el responsable de la Unidad para el que va a realizar
esas actividades registrar esta cualificacin. Este proceso se documentar en un formato
especfico de la Unidad para ello.

Las necesidades de formacin sobre temas generales son comunicadas por las
personas de la organizacin al Responsable del Servicio o a la Supervisora para que las
hagan llegar a la Comisin de Formacin para su evaluacin y planificacin.

La formacin sobre temas especficos de la Unidad podr ser impartida por el


propio personal del Servicio o mediante asistencia a seminarios, congresos o reuniones
sectoriales.

Por otro lado, el personal de reciente incorporacin al rea de trabajo o a la


actividad, ser instruido dentro de la propia Unidad, quedando constancia de esta
formacin.

El objetivo es que todo el personal adquiera o complemente los conocimientos y


habilidades prcticas necesarias para el buen desempeo de su funcin y se mantenga
actualizada.

El Servicio o Unidad conservar los registros relevantes de la titulacin, formacin,


habilidades y experiencia del personal.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 214

Los Servicios o Unidades se aseguran de que el personal es consciente de la


contribucin de sus actividades al logro de los objetivos comunicando estos a todo el
personal mediante asistencia a reuniones, carteles, entrega de documentacin, etc.

La eficacia de las actividades de formacin llevadas a cabo relacionadas con la


gestin de la I+D+I deber ser evaluada, en general, por el responsable jerrquico o bien
por la persona que se considere ms idnea, mediante el sistema que se considere ms
adecuado al objeto de conocer la efectividad de la formacin recibida por el personal,
dejando registro de ello, e indicando si se considera que la accin ha sido eficaz en
funcin de los objetivos perseguidos al establecerla- o no y con las matizaciones que sean
necesarias.

4.3.3 Infraestructura

El Hospital posee la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los


requisitos aplicables a los servicios que presta.

El equipamiento necesario est recogido en el inventario que al efecto lleva la


Unidad de Inventario del Servicio Tcnico. El hardware existente est recogido en el
inventario lleva el Servicio de Informtica, que tambin controla el software que instala. El
Servicio o Unidad controla su software propio.

Los servicios de apoyo forman parte de la organizacin del Hospital (p.e. Servicio
Tcnico, Informtica), estn asociados a las propias instalaciones del Hospital (p.e.
sistemas de comunicacin, elctricos, de acondicionamiento, etc.) y/o recogidos en los
correspondientes contratos con los proveedores de los mismos (contratos de
mantenimiento, transporte de muestras, etc.).

El mantenimiento de las instalaciones, es establecido por el Jefe del Servicio


Tcnico del Hospital, teniendo en cuenta las necesidades y requisitos transmitidos por los
responsables de las unidades correspondientes, y realizado por personal de
mantenimiento del Hospital. El mantenimiento de los equipos de los equipos puede ser
realizado por personal del propio Servicio o Unidad para aquellas actividades en que as se
considere necesario y se acuerde entre el responsable del mismo y el Servicio Tcnico
(p.e. las que van asociadas al uso diario de los equipos), por la empresa suministradora o
por empresas especializadas contratadas para ello.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 215

Se mantendrn los registros apropiados que proporcionan evidencia de las


actividades de mantenimiento realizadas.

Las necesidades de nueva infraestructura se canalizan a la Direccin el Hospital


por medio de un escrito justificado, o en su caso de los formatos establecidos por el
Hospital para las Compras.

4.3.4 Ambiente de trabajo

En funcin de la naturaleza de las actividades, el Servicio o Unidad se


responsabilizar de identificar las condiciones de ambiente de trabajo necesarias para
asegurar que los servicios que se prestan y los productos que se elaboran cumplen con los
requisitos (p.e. las condiciones adecuadas para no afectar negativamente a la actividad
que se est llevando a cabo, necesidad de zonas limpias, etc.). En general, estas
condiciones se identificarn a travs de los procedimientos u otros documentos del
Sistema de Gestin de la I+D+I del Hospital

4.4 Actividades de I+D+I


4.4.1 Herramientas
4.4.1.1 Vigilancia tecnolgica

Se describe a continuacin el proceso de vigilancia tecnolgica establecido en el


Hospital con el fin de realizar de manera sistemtica la captura, el anlisis, la difusin y la
explotacin de las informaciones cientficas o tcnicas tiles para la organizacin y alertar
sobre las innovaciones cientficas o tcnicas susceptibles de crear oportunidades o
amenazas.

4.4.1.1.1 Identificacin de las necesidades de informacin

El Hospital identifica las necesidades de informacin tecnolgica por los siguientes


mtodos:

o Participacin en Congresos de Sociedades Cientficas, Congresos o Jornadas


sectoriales, etc., del personal que participa en los Grupos de Investigacin. Al
menos se deber participar en dos reuniones de este tipo diferentes cada ao por
cada Grupo de Investigacin. Al menos una vez cada 3 aos se deber participar
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 216

por parte de cada uno de los Grupos de Investigacin en una actividad de este tipo
internacional.

o Seguimiento sistemtico de revistas mdicas especializadas por parte del personal


que participa en los Grupos de Investigacin.

o Participacin del personal sanitario del Hospital en grupos de trabajo con personal
sanitario de otros centros sanitarios organizados por la Administracin, sociedades
Cientficas, Asociaciones, etc.

o Participacin del personal sanitario en cursos de formacin, estancias en otros


centros sanitarios, etc.

o Anlisis de pginas web, memorias de investigacin, artculos, etc., de al menos un


grupo de investigacin que se considere referencia en cada una de las lneas de
investigacin del Hospital, por cada Investigador principal o por algn investigador
dentro de cada grupo, para su rea de conocimiento, al menos una vez al ao.

o Anlisis de catlogos, pginas web, etc., de al menos dos de los principales


suministradores de equipos/ tecnologa, por cada uno de los Jefes de Servicio para
su rea de actividad, al menos una vez al ao.

o Seguimiento de las noticias sobre el sector ( p.e. revistas sectoriales) por el


Coordinador de la Unidad de Apoyo a la Investigacin.

o Bsqueda por los Jefes de Servicio, al menos una vez al ao, de informaciones
tecnolgicas, novedades, nuevos servicios, etc., sobre las reas de actividad del
laboratorio.

o Seguimiento por los Jefes de Servicio de los cambios en la normativa que se aplica
en el laboratorio as como de la aparicin de nueva normativa relacionada con sus
respectivos mbitos de actividad, al menos una vez al trimestre.

o Cualquier persona del Hospital podr identificar necesidades de informacin


tecnolgica para el Hospital informando sobre las mismas al Jefe de Servicio,
Responsable de Proyecto o Investigador Principal en su caso.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 217

De las necesidades de informacin que se identifiquen se dejarn registros que


servirn de entrada a las fases siguientes del proceso de Vigilancia Tecnolgica.

4.4.1.1.2 Bsqueda, tratamiento y difusin de la informacin

Para cada una de las necesidades de informacin identificadas con la sistemtica


establecida en el apartado anterior el responsable de la misma (Investigador Principal,
Responsable de Proyecto o Jefe de Servicio) buscar la informacin complementaria
necesaria para comprender el alcance de la misma, la mejora o innovacin que supone,
etc., y las ventajas que puede aportar. Asimismo se obtendr informacin sobre el orden
de magnitud de la inversin que podra suponer para el Hospital la incorporacin de la
novedad y en su caso sobre fuentes de informacin complementarias que pudiesen ser
necesarias en el futuro.

Cada responsable realizar un resumen de dicha informacin recogiendo


Informacin tecnolgica relevante para el Hospital, incidencia de la misma en las
actividades del Hospital, fuentes de informacin, recursos y cualquier otra informacin
adicional que considere oportuna para la posterior valoracin, as como su anlisis de la
misma desde el punto de vista de I+D+I del Hospital.

Esta informacin se transmitir por correo electrnico o a travs de la intranet del


Hospital, al menos semestralmente al Gerente, Director Mdico, Subdirectores Mdico, de
Servicios Centrales, de Centros de Especialidades, del rea Quirrgica y de Investigacin
y Docencia, Investigadores Principales, Jefes de Servicio y Coordinador de la Unidad de
Apoyo a la Investigacin, as como la Comisin de Investigacin y al Comit tico de
Investigacin Clnica. La Unidad de Apoyo a la Investigacin mantendr un directorio en la
intranet del Hospital, accesible al menos a todos los responsables de las unidades que
participan en el proceso de I+D+I, indicando en el ttulo de cada fichero la informacin
tecnolgica a la que se refiere, el trimestre al que pertenece y la persona que lo elabor.

4.4.1.1.3 Valoracin de la informacin

El conjunto de informaciones recogido por el Sistema de Vigilancia presentado a


travs de los resmenes incorporados al directorio en la intranet del Hospital se valorar al
menos cada seis meses por cada grupo de Investigacin, por cada Equipo de Proyecto o
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 218

por cada Servicio seleccionando aquellas informaciones de inters para su seguimiento y


para configurar posibles futuros proyectos.

Sobre aquellas informaciones seleccionadas se informar a la Unidad de Apoyo a la


Investigacin y a la Comisin de Investigacin quienes podrn requerir informacin
adicional o hacer observaciones al respecto.

Al menos con carcter anual la Unidad de Apoyo a la Investigacin convocar una


reunin a la que asistirn el Director Mdico, el Subdirector de Investigacin y Docencia y
todos los responsables de informaciones seleccionadas con el fin de tomar decisiones
sobre las distintas lneas a seguir.

De dicha reunin se dejar un acta en la que se recojan asistentes, fecha, asuntos


tratados y acuerdos tomados con respecto a cada una de las informaciones y breve
justificacin de los mismos. Esta acta se enviar a todos los asistentes y a la Comisin de
Investigacin para su informacin y en su caso toma de decisiones al respecto que sern
documentadas en el acta de la reunin en la que se trata.

4.4.1.2 Previsin Tecnolgica

La Unidad de Apoyo a la Investigacin facilitar informacin a los Grupos de


investigacin sobre convocatorias, ayudas, subvenciones, premios, acuerdos con otras
instituciones, etc. con el fin de fomentar la deteccin y configuracin de nuevas ideas para
la realizacin de proyectos de I+D+I. Asimismo colaborar con los posibles solicitantes en
la aclaracin de dudas sobre los trmites, formularios, cumplimentacin de requisitos, etc.,
para su presentacin.

Por otra parte la Gerencia, con la colaboracin de la Direccin Mdica y los Jefes
de los distintos servicios, establecern canales para que el personal del Hospital pueda
canalizar las sugerencias que tengan con respecto al funcionamiento y en particular sobre
nuevas ideas con respecto al desarrollo de nuevos servicios o con respecto a la mejora o
implantacin de nuevos procesos de gestin. De todas las sugerencias que se realicen los
receptores de las mismas harn un anlisis y comunicarn las decisiones que tomen a la
persona que las realiz. Aquellas sugerencias que se consideren para su puesta en
marcha, si fuese necesario se documentarn de acuerdo con lo establecido en el proceso
de vigilancia tecnolgica.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 219

La Unidad de Apoyo a la Investigacin convocar un concurso de ideas anual


donde se valorarn todas aquellas que se hayan generado a lo largo del ao y las que se
generen especficamente como consecuencia del mismo.

4.4.1.3 Creatividad

El Hospital impulsa, dentro de la organizacin, la creatividad, entendida esta como


proceso mental que ayuda a generar nuevas ideas. De esta manera promueve la habilidad
para abandonar las vas estructurales y las maneras de pensar habituales para llegar a una
idea que permita solucionar un determinado problema.

Para ello, adems de lo ya indicado en los apartados anteriores relacionado con la


identificacin de necesidades de informacin y previsin tecnolgica se considera la
utilizacin de algunas de las siguientes tcnicas: Focus Group, Tormentas de ideas,
Anlisis de inventarios de problemas, Mapas mentales, Listados de caractersticas, Mtodo
Delphi, etc.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin, a travs de la Comisin de Formacin


Continuada, promover la organizacin de cursos de formacin para el desarrollo de
habilidades en lo referente a la generacin de nuevas ideas.

Cada Grupo de Investigacin y cada Servicio tendr al menos una sesin anual de
generacin de ideas con relacin a los nuevos productos utilizando alguna/s de las
tcnicas existentes con relacin al desarrollo de nuevos servicios o mejora de los
existentes.

4.4.1.4 Anlisis Externo e Interno

Se describe a continuacin el sistema que el Hospital ha establecido para comparar


la situacin actual con la realidad exterior y de cmo la informacin fluye entre las
diferentes partes de la organizacin.

Se dejarn registros de todos los anlisis realizados por los Investigadores


Principales, Responsables de Proyecto o Jefes de Servicio, o por las personas a las que
hayan asignado esta actividad, enviando copia de los mismos a la Unidad de Apoyo a la
Investigacin y a la Direccin Mdica. La Unidad de Apoyo a la Investigacin seguir los
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 220

anlisis realizados y vigilar que los resultados de los mismos sean coherentes con las
lneas de actuacin que se establecen en las distintas unidades y grupos del Hospital.

4.4.1.4.1 Anlisis Externo

Cada Grupo de investigacin para sus lneas de investigacin, cada equipo de


Proyecto para su Proyecto de I+D+I y cada Servicio para el conjunto de servicios que
presta, ha de llevar a cabo un anlisis externo con el fin de poder valorar la importancia de
las diferentes ideas innovadoras comparando estas con la realidad exterior. Para ello se
considera, complementando en su caso lo indicado a este respecto en el apartado
4.4.1.1.1:

- Identificar y caracterizar los nuevos desarrollos tecnolgicos y la evolucin


previsible de los servicios que se prestan o de los procesos que se llevan a
cabo o de los productos que se elaboran: Para ello se consultarn sociedades
cientficas, revistas sectoriales, Internet (p.e. pginas web de fabricantes,
artculos, etc.), expertos, cursos de formacin, etc.

- Identificar casos de xito y de fracaso de proyectos externos: para ello se


consultar la informacin de Congresos, profesionales de otros hospitales,
noticias en publicaciones en papel o en Internet.

- Obtener datos de evolucin del sector sanitario: se consultarn publicaciones


oficiales (estadsticas y publicaciones del Ministerio de Sanidad o de las
Consejeras correspondientes, de la OMS, etc.), noticias, artculos,
informaciones de los fabricantes, etc.

- Realizar estudios comparativos con los servicios prestados en otros hospitales a


nivel de la Comunidad, nacional e internacional: Analizar los servicios que
prestan otros hospitales (al menos uno en cada escaln) que puedan ser
considerados como de referencia o a un alto nivel tecnolgico y de prestigio en
el rea de inters, considerando tecnologa y otras caractersticas de los
mismos.

- Identificar y valorar las alternativas de aplicacin de nuevas tecnologas que


supongan ventajas significativas con respecto a las existentes en el Hospital. En
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 221

su caso proponer la incorporacin de aquella/s que se considere que realmente


suponen una mejora sustancial.

- Identificar las mejores prcticas en las reas de inters que se estn analizando,
valorar las ventajas diferenciales que suponen con respecto a la realidad del
Hospital y, en su caso, proponer el establecimiento de alianzas que permitan
conseguir una mejora significativa en el nivel de servicio prestado (calidad,
cantidad, etc.).

4.4.1.4.2 Anlisis interno

El Hospital llevar a cabo un anlisis interno a travs del cual se analiza la


estructura actual de la organizacin y los mecanismos de integracin entre las diferentes
partes de la misma con el fin de establecer los cambios necesarios, en su caso, que
contribuyan efectivamente a la generacin de ideas innovadoras, para ello en el Hospital
se seguir el siguiente procedimiento:

Cada Grupo de investigacin para sus lneas de investigacin, cada equipo de


Proyecto para su Proyecto de I+D+I y cada Servicio para el conjunto de
servicios que presta, inventariar los recursos humanos y materiales
susceptibles de uso en tareas de I+D+I. Dichos inventarios sern enviados a la
Unidad de Apoyo a la Investigacin para su consolidacin en el mbito del
Hospital.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin elaborar un Mapa del Conocimiento en


el Hospital que identificar las habilidades y conocimientos disponibles en la
organizacin; para ello, bajo su coordinacin, se determinarn las habilidades y
conocimientos necesarios para las actividades presentes y futuras previstas del
Hospital y se identificar quin los posee y, en su caso, dnde se encuentran
almacenados o dnde se encuentra la informacin o herramientas necesarias
para su aplicacin.

Cada Grupo de investigacin para sus lneas de investigacin, cada equipo de


Proyecto para su Proyecto de I+D+I y cada Servicio para el conjunto de
servicios que presta, con el apoyo de la Unidad de Apoyo a la Investigacin y
de la Unidad de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin, analizar los factores
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 222

de xito y de fracaso de los proyectos de I+D+I internos de al menos los 5


ltimos aos. Adicionalmente se podrn identificar los puntos fuertes y los
puntos dbiles ms importantes que han concurrido en los mismos. Con esta
informacin la Unidad de Apoyo a la Investigacin har un anlisis con
conclusiones para todo el hospital y para cada uno de los grupos de
Investigacin, Equipos de Proyecto y Servicios de los que haya informacin.

El Subdirector de Investigacin y Docencia, junto a personal de la Direccin de


Recursos Humanos, identificar las funciones bsicas que se desarrollan dentro
del Hospital y valorar su adecuacin para generar ideas innovadoras de
acuerdo con la organizacin y funcionamiento actuales.

Con la informacin generada a partir de las actividades anteriores el Gerente y los


distintos responsables involucrados, con el apoyo del Coordinador de la Unidad de Apoyo
a la Investigacin y del Coordinador de Calidad, Medio ambiente y Prevencin acordarn
los cambios necesarios para contribuir de forma efectiva a la generacin de ideas
innovadoras.

4.4.2 Identificacin y anlisis de problemas y oportunidades

Es responsabilidad de la Unidad de Gestin de I+D+I establecer una sistemtica


para identificar y analizar los problemas y oportunidades que se presentan, teniendo en
cuenta los principales resultados de I+D+I de inters para los mercados que son propios de
la organizacin.

La sistemtica establecida por la unidad de gestin de I+D+I est basada en los


siguientes aspectos:

- Analizar los resultados cientficos y tecnolgicos de acuerdo a la poltica de


I+D+I
- Seguir los resultados cientficos y tecnolgicos para anticiparse a los cambios
- Identificar las barreras que impidan utilizacin de nuevos conocimientos y
definirn plan para adquirir el conocimiento necesario
- Identificar posibles colaboraciones externas
- Colaborar en la estimacin del coste de los proyectos de innovacin y en el
marketing de su resultados
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 223

- Analizar la coherencia entre la estrategia del Hospital y los proyectos de I+D+I

4.4.3 Anlisis y seleccin de ideas de I+D+I

Las ideas generadas en los apartados 4.4.1.2 y 4.4.1.3 debern ser evaluadas y
seleccionadas aquellas a adoptar o desarrollar. El mtodo de seleccin de ideas ser el
siguiente:

De cada idea a considerar el proponente, con el apoyo en su caso de la Unidad de


Apoyo a la Investigacin, facilitar la siguiente informacin:

Denominacin y descripcin de la idea sometida a evaluacin.


Principales tareas.
Escenarios de evolucin.
Recursos necesarios.
Tecnologa aplicable.
Coste de la puesta en marcha de la idea.
Contribucin a los objetivos de I+D+I.
Contribucin a la posicin en el mercado.
Aspectos legales a considerar.
Factores de riesgo.
Probabilidad de xito.
Beneficios esperables econmicos y sociales.
Otras consideraciones a tener en cuenta.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin valorar cada una de las ideas considerando


los aspectos a valorar indicados en la Figura 3: Las puntuaciones y su significado para
cada aspecto, ponderaciones y valores se podrn modificar segn se acuerde antes del
principio de cada perodo de seleccin de ideas. Asimismo indicar en la valoracin si se
dispone de presupuesto especfico (p.e. subvenciones, fondos de investigacin, etc.) para
poner en marcha dicha idea.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 224

Figura 3 Aspectos a evaluar para la Valoracin de Ideas

Las valoraciones de la Unidad de Apoyo a la Investigacin se enviarn a la


Comisin de Investigacin para su consideracin y en su caso aprobacin. Solo se
aprobarn aquellas ideas cuya valoracin sea superior a haber obtenido la puntuacin
intermedia (inferior en el caso de nmero de puntuaciones pares, p.e. en la Figura 3 una
puntuacin superior a 0 que se corresponde con haber obtenido una puntuacin de 2 en
todos los aspectos a evaluar).

Se llevarn a cabo aquellas ideas aprobadas para las que haya presupuesto. La
asignacin de presupuesto se har por el Subdirector de Investigacin y Docencia en base
a la puntuacin obtenida y considerando las restricciones presupuestarias; cualquier
cambio sobre este criterio deber ser justificado y sometido a la aprobacin de la Comisin
de Investigacin.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 225

4.4.4 Planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos

Las ideas cuya realizacin ha sido aprobada de acuerdo con lo indicado en el


apartado 4.4.3 dan lugar a actividades de I+D+I que cuando el grado de complejidad y
concrecin de las mismas sea relevante, se denominarn proyectos de I+D+I.

Para las actividades y Proyectos de I+D+I se nombrar un responsable, por el Jefe


de Servicio o por el Investigador principal, salvo que se salgan de su mbito de
competencia en cuyo caso el responsable ser designado por un responsable jerrquico
con competencias sobre la actividad a realizar. El responsable har una planificacin de la
actividad o Proyecto de I+D+I donde recoger tareas a llevar a cabo, responsables de las
mismas, plazos para su realizacin y recursos necesarios. El seguimiento y control de
estas actividades ser realizado por el Jefe de Servicio, Investigador principal o
responsable jerrquico que nombr al responsable de la actividad o Proyecto de I+D+I, con
una periodicidad adecuada a los plazos establecidos en la planificacin.

Para los Proyectos de I+D+I, adems de lo indicado anteriormente, se informar a


la Comisin de Investigacin sobre el alcance de los mismos y sobre su desarrollo y
resultados para que en caso de que lo considere adecuado formule los comentarios
oportunos o supervise las actividades de los mismos. Por otra parte para aquellos
Proyectos de I+D+I en que as se requiera (p.e. los ligados a financiacin externa, aquellos
sometidos a normativa especfica del Hospital) se realizarn las actividades contempladas
en los mismos para su puesta en marcha, desarrollo y justificacin de acuerdo con los
requisitos a los que estn sometidos (p.e. bases de la convocatoria, memoria de solicitud
presentada, resolucin de concesin y modificaciones a la misma).

Por otra parte para llevar a cabo la planificacin, seguimiento y control de la cartera
de proyectos, se considerarn los aspectos siguientes:

o Durante el proceso de realizacin de los Proyectos de I+D+I se llevarn a cabo las


siguientes actividades de Revisin y aprobacin por quien se establezca en la
Planificacin del Proyecto:

Revisin y aprobacin de los elementos de entrada (toda aquella


informacin que establece las premisas, objetivos requisitos con los
que ha de cumplir el resultado esperado del Proyecto) para el
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 226

Proyecto por el Responsable del Proyecto teniendo en cuenta todos


los requisitos a cumplir por el mismo y los resultados esperados.

Revisin del Proyecto a lo largo del mismo en las etapas en las que
la planificacin as lo requiera.

Verificacin con respecto a los elementos de entrada y validacin de


los resultados obtenidos.

Aprobacin de los resultados del Proyecto (toda aquella informacin,


documentos, etc. que definen el proceso, servicio o producto que se
ha generado o modificado como consecuencia del Proyecto).

o Cuando sea necesario se establecern prioridades de realizacin entre los


proyectos, por la Comisin de Investigacin o por el Responsable que nombr al
Responsable de la Actividad o Proyecto de I+D+I en su caso, o entre los objetivos
previstos de un proyecto por los indicados anteriormente o por el Responsable del
Proyecto.

o El seguimiento global de la realizacin de las actividades y Proyectos de I+D+I ser


realizado por la Unidad de Apoyo a la Investigacin al menos dos veces al ao; para
ello se le facilitarn las informaciones que esta requiera en cada momento as como
copia de la documentacin final justificativa de los Proyectos de I+D+I sometidos a
requisitos de justificacin (p.e. Proyectos de I+D+I acogidos a subvenciones), as
como cualquier publicacin que se realice relacionada con los mismos (p.e. artculos
resultado de las actividades y Proyectos de I+D+I realizadas, comunicaciones y
paneles en Congresos, etc.).

o Los responsables de los Proyectos y actividades de I+D+I elaborarn un informe


anual indicando la situacin de los mismos. Considerando esta informacin, la
Unidad de Apoyo a la Investigacin realizar anualmente una Memoria de
actividades de I+D+I del Hospital, en la que incluir el estado de situacin y
progreso de los Proyectos y actividades de I+D+I, que enviar a la Direccin Mdica
y Gerencia para su conocimiento y consideracin en la Revisin por la Direccin.
Asimismo enviar este informe a la Comisin de Investigacin para su conocimiento
y en su caso supervisin.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 227

o La Unidad de Apoyo a la Investigacin analizar las convocatorias de ayudas a la


I+D+I (de la Comunidad, nacionales, de la UE, de organismos privados, etc.) e
informar sobre las mismas a los investigadores y Jefes de Servicio que pudiesen
estar interesados. Por su parte estos, si conociesen alguna Convocatoria que no
haya sido previamente comunicada por la Unidad de Apoyo a la Investigacin se la
comunicarn a esta para su difusin en su caso. Adems de lo anterior, la Unidad
de Apoyo a la Investigacin, y los propios investigadores, investigadores principales,
jefes de servicio, etc., considerarn la obtencin de financiacin asociada a la
realizacin de proyectos de investigacin con laboratorios farmacuticos, fabricantes
de equipos mdicos, fundaciones relacionadas con el mbito de la salud, etc.

o Para todas las actividades y Proyectos de I+D+I se analizar la conveniencia de


contar con colaboraciones internas y externas. Con carcter general la Unidad de
I+D+I buscar el establecimiento de acuerdos con Instituciones que pudieran apoyar
o colaborar en las actividades de I+D+I que lleve a cabo el Hospital y en las que se
considere conveniente; asimismo los Investigadores principales, investigadores,
Jefes de Servicio, responsables de actividad o Proyecto de I+D+I o cualquier otro
responsable del Hospital podrn tener colaboraciones con otras personas u
organizaciones que debern comunicarse a la Unidad de Apoyo a la Investigacin.

o Los responsables de los Proyectos de I+D+I, los investigadores principales y los


investigadores dentro de su mbito de actividad seguirn la evolucin del estado del
arte relacionado con los proyectos de su responsabilidad as como de las lneas de
investigacin que mantienen. A partir de esta informacin los responsable de los
Proyectos de I+D+I y los Investigadores principales valorarn el impacto en los
Proyectos de I+D+I, tomando en su caso las acciones oportunas sobre los mismos.

4.4.5 Transferencia de Tecnologa

La Unidad de Apoyo a la Investigacin es la responsable de dinamizar las


relaciones entre el hospital y la empresa y la sociedad en general para el aprovechamiento
por parte de sta de las capacidades de I+D y los resultados de la actividad investigadora
universitaria, as como de facilitar la incorporacin de tecnologa ajena. Para ello se
establece la siguiente sistemtica:
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 228

La Proteccin de la Propiedad intelectual, la firma de Contratos de venta de


tecnologa y la formacin de joint ventures o la creacin de empresas
participadas (spin off) se realizar de acuerdo con lo establecido en el
apartado 4.4.9.

Firma de contratos de adquisicin de tecnologa: se debern evaluar las


necesidades de adquisicin de tecnologa; para ello el Responsable del
Proyecto o actividad o el Jefe de Servicio o el Investigador Principal debern
elaborar una justificacin de la necesidad, de la que enviarn copia a la
Unidad de Apoyo a la Investigacin para su informacin y comentario si fuese
oportuno. El proceso de adquisicin se llevar a cabo cuando corresponda de
acuerdo a lo establecido en el apartado 4.4.7 para las Compras.

Se requerir la contratacin de asistencia tcnica para la realizacin de los


Proyectos de I+D+I cuando se considere conveniente para el desarrollo
adecuado de los mismos. Se evaluarn las necesidades de disponer de
asistencia tcnica; para ello el Responsable del Proyecto o actividad o el Jefe
de Servicio o el Investigador Principal debern elaborar una justificacin de la
necesidad, de la que enviarn copia a la Unidad de Apoyo a la Investigacin
para su informacin y comentario si fuese oportuno. El proceso de adquisicin
se llevar a cabo cuando corresponda de acuerdo a lo establecido en el
apartado 4.4.7 para las Compras.

La Unidad de I+D+I, el Responsable del Proyecto y/o los Jefes de Servicio y/o
Investigadores analizarn la conveniencia de establecer acuerdos de
colaboracin y alianzas con otras instituciones, universidades, organismos de
la Administracin, empresas, etc., para acometer Proyectos o colaborar en las
actividades de I+D+I. Cuando sea posible dichos acuerdos se debieran
considerar desde la fase de definicin del Proyecto de I+D+I.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin mantendr contactos con


universidades, centros de investigacin y otros organismos de I+D+I para la
efectiva transferencia tecnolgica cuando sea necesario y, cuando sea
necesario, para la firma de acuerdos de Transferencia de Tecnologa con
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 229

ellos. En esta labor contar con la cooperacin de los Investigadores, Jefes de


Servicio y otro personal del Hospital que pueda facilitar los acuerdos.

4.4.6 Producto de I+D+I


4.4.6.1 Diseo bsico

El responsable del proyecto concreta las ideas seleccionadas en un primer diseo


bsico, en el que se recogen conocimientos cientfico-tcnicos existentes o, si se recurre a
la investigacin, las invenciones resultantes de los nuevos conocimientos generados.

Los resultados de este primer diseo bsico se documentan, de manera que


permita su verificacin con relacin a las ideas seleccionadas. Deben contemplar los
siguientes aspectos:
- Descripcin del diseo y perfilado de las caractersticas.
- Planificacin de los recursos
- Planos preliminares

4.4.6.2 Diseo detallado

El responsable del trabajo utiliza la informacin generada durante la fase de


diseo bsico para completar los detalles del diseo antes de las pruebas. Tanto en esta
etapa como en la anterior, pueden surgir problemas que den lugar a modificaciones o
cambios en los diseos, resultado de una investigacin externa o interna.

El diseo detallado, una vez completado, debe contemplar los siguientes


aspectos:

- Descripcin del diseo


- Elementos de apoyo o infraestructura
- Equipo de diseo
- Estructura de comunicaciones
- Cmo se implanta el proceso de diseo
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 230

4.4.6.3 Prueba piloto

Una vez aprobado el diseo detallado, se elabora un prototipo que es probado, de


manera que cualquier problema tcnico que se detecte es solucionado y la informacin
generada es utilizada en las fases previas de diseo para mejorar las prestaciones del
prototipo, segn lo especificado en el proyecto.

La prueba piloto debe contemplar los siguientes aspectos:

- Descripcin de la situacin real de trabajo


- Procedimientos para adaptar y actualizar los cambios
- Procedimientos para validar el prototipo

La validacin del prototipo se realiza por el responsable definido en el la


planificacin del proyecto para confirmar que el producto diseado es capaz de satisfacer
los requisitos para su aplicacin planificada o uso previsto.

4.4.6.4 Rediseo, demostracin y produccin

Una vez aprobado el prototipo se procede a la fabricacin del producto resultante


del proceso de I+D+I, para ello redefinen los medios y recursos de produccin durante la
etapa de demostraciones reales. Esto puede descubrir, de nuevo, facetas, aspectos y
elementos del prototipo a modificar, retocar o cambiar.

La informacin generada durante las demostraciones, as como las modificaciones,


cambios o retoques que surgieran con motivo de esta etapa, deben documentarse y
recircularse para ser utilizadas en las fases previas para definir el prototipo de produccin
definitivo.

4.4.6.5 Control de cambios

Cuando se detecta la necesidad de realizar cambios en cualquier etapa de


realizacin del producto el Responsable del proyecto de I+D+I, identifica, documenta y
controla dichos cambios.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 231

El control de los cambios implica:

o Vigilancia sistemtica del proyecto, especialmente con respecto a


prestaciones, costes y calendario.
o Aprobacin de las desviaciones contempladas.
o Registros adecuados de todos los cambios introducidos.

4.4.7 Compras
4.4.7.1 Proceso de compras

Los proveedores debern evaluarse y seleccionarse teniendo en cuenta su


capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos establecidos.

Para compras tramitadas por contrato menor, el Servicio de Suministros tendr en


cuenta las incidencias habidas con los proveedores a la hora de su seleccin, as como
otras informaciones proporcionadas por el Servicio al que va dirigida la compra. Algunos
criterios orientativos para la evaluacin de proveedores pueden ser:

- Evaluacin histrica de aquellos proveedores que han suministrado sus productos


y servicios de forma apropiada a lo requerido por el Hospital.

- Evaluacin en funcin de la informacin facilitada por el proveedor o disponible


sobre l.

En cualquier caso, los Servicios deben comunicar por escrito al Servicio de


Suministros las incidencias relevantes y aquella informacin que pudiera ser de inters
para la reevaluacin del proveedor. Los Servicios o Unidades dispondrn de una Lista de
sus Proveedores actualizada cada ao.

Existirn registros asociados a las evaluaciones y reevaluaciones realizadas, as


como de las acciones derivadas de las mismas.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 232

4.4.7.2 Informacin de las compras

Es el Servicio de Suministros quin realiza los contratos a los proveedores. Los


pedidos de productos describirn:

- Los productos o servicios a comprar.


- Los plazos y dems informacin que en cada caso resulte pertinente.

La Unidad de Contratacin del Hospital es la encargada de tramitar los pedidos de


servicios, siguiendo los mismos criterios (concurso abierto o contrato menor) que para los
productos.

Cuando se estime conveniente, en los criterios de los concursos abiertos o como


criterios de compras en contratos menores (productos o servicios), se tendrn en cuenta:

a) Requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos, servicios y equipos.

b) Requisitos para la calificacin del personal.

c) Requisitos del Sistema de Gestin de la I+D+I.

d) Disposiciones para la verificacin en las instalaciones del proveedor de los


productos comprados y mtodo para la liberacin del producto.

La documentacin tcnica asociada al suministro ser archivada por la propia


Unidad, salvo que, excepcionalmente, se determine otra cosa.

4.4.7.3 Verificacin de las compras

Existirn pautas o procedimientos de recepcin para todos los productos


comprados que necesiten criterios adicionales a los indicados a continuacin.

Las actividades mnimas de verificacin de las compras sern las siguientes:

a) Productos, equipos e instalaciones


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 233

A la llegada de la compra al Hospital, Almacn verifica el albarn y firma, si


procede, la recepcin en cuanto a correspondencia con el pedido. La recepcin
del material y verificacin de los requisitos tcnicos o de calidad es realizada
bien por el propio Almacn o por los Servicios, en funcin del tipo de material.
Se realiza una inspeccin visual del producto y se comprueba que cumple los
requisitos (ausencia de daos, tipo de producto, documentacin que le
acompaa, periodos de caducidad, etc).

En cualquier caso, la persona encargada de la recepcin siempre deja


constancia escrita de su aceptacin en el albarn u otro registro adecuado.

b) Servicios

Se realizar la verificacin de que el servicio recibido se corresponde con el


contratado, dejando constancia de ello.

4.4.8 Resultados del proceso de I+D+I

Los resultados del proceso de I+D+I se proporcionan por parte de todos los
participantes en el proceso de forma que permiten evaluar el efectivo cumplimiento de los
objetivos planteados en la Poltica de I+D+I. La Unidad de Apoyo a la Investigacin es la
responsable de coordinar toda la informacin recibida a este respecto.

4.4.8.1 Documentacin de los resultados

El sistema para informar de los resultados de I+D+I es el siguiente:

- Los responsables de los Proyectos y actividades de I+D+I realizarn los


informes finales de los mismos en los que se indiquen. Estos informes
contendrn al menos una identificacin de los objetivos del Proyecto o
actividad, informacin sobre el desarrollo del mismo, descripcin de los
resultados obtenidos (incluida o por referencia a otros documentos que
debern estar unvocamente identificados) y evaluacin del Proyecto en
su conjunto y conclusiones considerando en su caso el conocimiento
adquirido para futuras actividades de I+D+I (lecciones aprendidas) y
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 234

recomendaciones a tener en cuenta para futuros proyectos (lneas de


continuidad, aspectos a mejorar, prcticas exitosas, problemas
encontrados y soluciones especficas indicando la tcnicas,
procedimientos y equipos utilizados, etc.). Asimismo cuando se haya
originado un nuevo producto, servicio o proceso se definirn claramente
sus caractersticas, su potencial explotacin en el mercado al que est
dirigido, sus posibles aplicaciones y grupos de usuarios objetivo y
cuando sea aplicable el impacto y la duracin de la explotacin y la
poltica de precios para explotar los resultados del proyecto. En el caso
de que se tratase de un Proyecto sometido a algn tipo de requisito (p.e.
Ayudas I+D+I, Convocatorias, Concursos, etc.) estos informes finales
debern estar de acuerdo con los requisitos que les sean aplicables.

- La Unidad de Apoyo a la Investigacin, con la colaboracin de los


responsables de los Proyectos cuando sea necesario, describir para
cada uno de los Proyectos las protecciones de los resultados obtenidos
que realmente se han implementado de acuerdo con lo establecido en el
apartado 4.4.9.

- Los participantes en el Proyecto conservarn datos bsicos, diagramas,


dibujos e informes intermedios, as como cualquier otro registro que se
haya generado a lo largo del proyecto (planificaciones, actas, pruebas,
etc.) se mantendrn de acuerdo con lo establecido en el apartado
4.1.2.2. En particular se dejarn los registros que recogen los problemas
encontrados a lo largo del proyecto y las soluciones especficas que se
han utilizado para su solucin indicando las tcnicas, procedimientos y
equipos utilizados, en su caso.

- En la Memoria de actividades de I+D+I del Hospital que elabora


anualmente la Unidad de Apoyo a la Investigacin se incorporarn las
referencias a las Informes finales de los Proyectos realizados, as como
si se considera conveniente, referencia a los problemas y soluciones
especficas y a las lecciones aprendidas.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 235

4.4.8.2 Seguimiento y medicin

El seguimiento y medicin de los resultados del proceso de I+D+I se basa en las


siguientes tareas:

Los responsables de las actividades y Proyectos de I+D+I, o los


responsables designados en la planificacin de los mismos, definen los
criterios para la revisin, seleccin y aprobacin de los resultados de los
Proyectos, teniendo en cuenta la definicin de la actividad o del Proyecto y
las premisas que sirvieron para su aprobacin.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin definir para cada uno de los


objetivos establecidos en coherencia con la Poltica de I+D+I un indicador
(que se obtendr a partir de la actividad y resultados de I+D+I en el
Hospital) y una meta concreta para cada ao; asimismo definir los
formatos de toma de datos para el clculo de los mismos o las fuentes de
informacin correspondientes y los responsables de facilitar la informacin.
Los responsables de los Proyectos y actividades de I+D+I, y el resto de
implicados en el proceso de I+D+I a quienes corresponda, facilitarn a la
Unidad de Apoyo a la Investigacin la informacin necesaria para calcular
este conjunto de indicadores a partir de los resultados del proceso de
I+D+I conseguidos y los comparar con las metas establecidas para de
esta forma obtener evidencia de la eficiencia tecnolgica alcanzada por el
Hospital.

Cuando para realizar el seguimiento y medicin de los resultados del


proceso de I+D+I sean necesarios dispositivos de seguimiento y medicin
(p.e. equipos de medida, materiales de referencia, etc.) el Hospital
asegurar su disponibilidad y adecuacin. Estos equipos debern cumplir
con lo indicado en el procedimiento de Gestin de Equipos del Hospital
incluido en el Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con ISO 9001.

Cuando a partir de las actividades de seguimiento y medicin se detecten


incumplimientos de los requisitos se llevarn a cabo las correcciones
oportunas para asegurar el cumplimiento de los requisitos, de acuerdo con
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 236

el apartado 4.5.5, y se determinarn e implantarn las acciones correctivas


necesarias para evitar su repeticin segn se establece en el apartado
4.5.7.2.

Todo el personal que participe en las actividades de seguimiento y


medicin actuar de acuerdo con lo indicado en el apartado 4.4.1.2 y
4.4.1.3 cuando identifique nuevas ideas o profundice en las ya iniciadas.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin realiza el seguimiento y medicin global de


los resultados del proceso de I+D+I de acuerdo con lo indicado en el apartado 4.5.4.

4.4.9 Proteccin y explotacin de los resultados de las actividades de I+D+I

La Unidad de Apoyo a la Investigacin junto a los responsables de las actividades


son los responsables de valorar la viabilidad y oportunidad de proteger y explotar los
resultados obtenidos, para lo que tendr en cuenta los siguientes aspectos:

Los mecanismos internos de transferencia de tecnologa son los siguientes:

o Realizacin de Jornadas de presentacin de resultados de las actividades y


Proyectos de Investigacin.
o Realizacin de sesiones clnicas en los Servicios y Unidades Clnicas.

o Entrenamiento por parte del personal que ha participado en los Proyectos y


actividades exitosas.
o Protocolizacin / procedimentacin de los resultados operativos de los
Proyectos y actividades.
o Asistencia tcnica por parte de expertos.
o Estancias en otros hospitales para incorporar nuevas tcnicas.
o Adquisicin de herramientas tecnologas, nuevos equipos, etc. y formacin
asociada.

En cada caso el Jefe de Servicio o el responsable de la actividad en la que se va a


aplicar la nueva tecnologa determinarn cual o cuales de estas vas se implantan para
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 237

conseguir una adecuada transmisin e integracin en el funcionamiento operativo del


Hospital.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin identificar, valorar y, en su caso,


implementar, las distintas alternativas para proteger los resultados de la I+D+I,
considerando las siguientes:

o Acuerdos de Proteccin de materiales.


o Proteccin de informacin: Acuerdos de Confidencialidad.
o Acuerdos de Licencia.
o Patentes u otras formas para proteccin de los resultados de la
investigacin (modelos de utilidad, ley de Propiedad Intelectual para los
Programas de Ordenador, etc.) de acuerdo con la Legislacin vigente (p.e.
Ley de Patentes, Ley de Propiedad Intelectual, etc.).

Se regir por los siguientes criterios:

o Se favorecer la proteccin mediante cualquiera de las formas que el


derecho reconoce (patentes, modelos de utilidad, ley de Propiedad
Intelectual para los Programas de Ordenador, etc.).
o Se establecer un mecanismo sencillo para solicitar la informacin
bsica a los investigadores que permita llevar a cabo una evaluacin
inicial de las posibilidades de proteccin y de cual es la ms
adecuada segn la naturaleza de la investigacin de que se trate y
su aplicacin prevista.
o En general no se solicitar la proteccin en los siguientes casos:

Cuando la posibilidad de proteccin sea dudosa, p.e.


mtodos quirrgicos o procedimientos teraputicos o de
diagnstico que impliquen actuacin sobre el cuerpo
humano.

Cuando el valor en el mercado de la tecnologa a proteger


no justifique los gastos asociados a la tramitacin y
mantenimiento de la proteccin.

Cuando el proceso de proteccin vaya a afectar de forma


muy importante a los plazos de publicacin de los
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 238

resultados de la investigacin, dada la importancia que esta


publicacin tiene para el desarrollo profesional del
investigador, salvo acuerdo expreso con estos.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin propondr los acuerdos de transferencia de


tecnologa a realizar junto a los Responsables de los Proyectos, Investigadores principales
y en su caso, responsables de las actividades en las que se aplica esa nueva tecnologa.
La decisin al respecto ser de la Gerencia del Hospital asesorada por la Comisin de
Investigacin.

Se contemplan distintas estrategias posibles para realizar la transferencia de


tecnologa a otras organizaciones:

o El Hospital mantiene sus Derechos de Propiedad Industrial.


o El Hospital vende sus Derechos de Propiedad Industrial a una
organizacin externa.
o El Hospital conserva sus Derechos de Propiedad Industrial y
concede en su caso licencias exclusivas para aplicaciones
especficas.
o El Hospital crea una empresa para la explotacin de sus derechos de
Propiedad Industrial (spin off) y organizaciones externas participan
en el accionariado de la misma.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin coordinar los trmites necesarios para la


implantacin de cualquiera de estas estrategias.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin mantendr un archivo de compromisos de


confidencialidad de todo el personal que tenga acceso a los resultados de la I+D+I. Estos
compromisos sern solicitados a todos los participantes en los Proyectos de I+D+I, en el
caso de que no se dispusiese de ellos con anterioridad, por el Responsable del Proyecto.
Por otra parte a los resultados completos del Proyecto solo tendrn acceso los
Responsables de Proyecto y personal investigador que ha participado en el mismo,
Investigadores principales e investigadores para lo que afecta a sus lneas de
investigacin, los Jefes de Servicio o Responsables jerrquicos que nombraron a los
responsables de Proyecto para los Proyectos individuales sobre los que han tenido
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 239

autoridad y el personal de la Unidad de Apoyo a la Investigacin que es responsable del


archivo y manejo de estas informaciones, el Coordinador de la Unidad de Apoyo a la
Investigacin, el Subdirector de Investigacin y Docencia, el Director Mdico y el Gerente
del Hospital.

4.5 Medicin, anlisis y mejora


4.5.1 Generalidades

En este captulo se describen los procesos:

- Medicin y Anlisis.
- Auditoras Internas.
- Control de No Conformidades.
- Gestin de Acciones Correctivas y Preventivas.

por medio de las cuales el Hospital verifica y se asegura:

- de la conformidad del servicio o producto.


- del correcto funcionamiento del Sistema de Gestin de la I+D+I.
- de la pronta deteccin y control de las no conformidades que puedan
producirse.
- de la identificacin de las oportunidades de mejora que puedan existir.
- de la implantacin eficaz de las mejoras.

Esto incluye la determinacin de los mtodos aplicables, incluyendo las tcnicas


estadsticas, y el alcance de su utilizacin as como su planificacin e implantacin.

4.5.2 Auditorias internas

Las Auditoria Internas se llevarn a cabo con una periodicidad mxima de 12 meses
y previamente a la revisin del sistema.

Los requisitos mnimos que ha de tener un auditor interno son los referentes a
formacin en el contenido de la Norma UNE EN 166002 EX, la realizacin de al menos un
curso de auditoras y tener experiencia en implantacin de la Norma mencionada y/o en la
realizacin (o acompaamiento) de auditoras internas.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 240

La planificacin de las auditoras tendr en cuenta el estado e importancia de los


procesos y reas a auditar, as como los resultados de las auditoras previas. En el plan de
cada auditora se indicar los criterios de la auditora y el alcance de la misma.

Los auditores internos debern tener la competencia necesaria para realizar


auditoras internas y ser independientes del rea a auditar. Es aconsejable que los
auditores internos utilicen listas de verificacin.

El Coordinador de la unidad de Apoyo a la Investigacin debe asegurarse que se


toman las acciones sin demora para eliminar las No conformidades y sus causas, de
acuerdo con lo establecido en los apartados siguientes. Se adoptarn las acciones
oportunas en funcin de los hallazgos encontrados durante la auditora.

4.5.3 Seguimiento y medicin del proceso de I+D+I

Cada Unidad del Hospital tiene definidos sus procesos operativos (ver los
correspondientes Manuales de Organizacin) y su relacin con los procesos estratgicos y
de apoyo (o soporte), as como indicadores que permiten demostrar la capacidad de stos
para alcanzar los resultados planificados (para cada indicador se definir un valor o
margen de valores objetivo dentro del cual se ha de encontrar). Estos indicadores son
seguidos por el Coordinador de la unidad de Apoyo a la Investigacin, al menos
semestralmente, llevando a cabo las acciones necesarias para asegurar la conformidad del
servicio o producto cuando no se alcancen los resultados previstos.

El seguimiento de los procesos estratgicos y de apoyo es realizado de forma


rutinaria por el Coordinador de la unidad de Apoyo a la Investigacin dentro de su funcin
de asegurar la implantacin y mantenimiento del Sistema de Gestin de la I+D+I. Por otro
lado, estos procesos son revisados en las auditoras internas.

4.5.4 Seguimiento y medicin de los resultados del proceso de I+D+I

Al objeto de asegurar que los resultados del proceso de I+D+I cumplen con los
requisitos, el responsable del proyecto llevar a cabo las actividades de seguimiento que
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 241

sean necesarias. Estas se realizan a lo largo del proceso segn sea apropiado y de
acuerdo con lo establecido en la planificacin del proyecto y, en su caso, documentos
relacionados. Los registros (informes u otros) debern dejar evidencia de la conformidad
de los resultados con los criterios de aceptacin para cada uno de los requisitos.

4.5.5 Control de las desviaciones en los resultados esperados

El Hospital debe asegurarse de que las desviaciones en los resultados esperados,


se identifican y registran, con vistas a su posterior reutilizacin, si procede.

4.5.6 Anlisis de datos

Las Unidades del Hospital recopilan y analizan la informacin necesaria para


identificar las reas de mejora y para determinar la adecuacin y la eficiencia del Sistema
de Gestin de la I+D+I. Los datos que se analizan procedern, como mnimo de:

a) Satisfaccin y/o insatisfaccin de los clientes

b) Conformidad del producto o servicio que se presta con los requisitos


establecidos. La Unidad estudiar con la frecuencia que establezca las no
conformidades detectadas, as como cualquier otra informacin relevante.

c) Caractersticas de los procesos, servicio y sus tendencias. La Unidad


estudia los resultados de los indicadores definidos para los procesos e
informacin sobre sus productos y servicios, y sobre sus tendencias,
realizando estadsticas y grficos, si se considera adecuado, para facilitar
una visin de la evolucin.

d) Proveedores. La Unidad revisar las incidencias con los proveedores, e


informar a Suministros de cualquier informacin relevante.

La Unidad de Apoyo a la Investigacin ha de analizar toda esta informacin como


mnimo semestralmente, decidiendo las mejoras a emprender y la sistemtica y
responsabilidades de su implantacin. Ha de dejar constancia documental de ello. Esta
informacin ha de ser utilizada en la revisin del sistema.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 242

4.5.7 Mejora
4.5.7.1 Mejora continua

El personal del Hospital podr realizar las sugerencias de mejora que crea
oportunas a travs de los distintos canales disponibles. Los responsables correspondientes
analizarn y, en su caso, establecern las acciones a llevar a cabo.

El registro, anlisis y seguimiento de las acciones de mejora se efectuar de


acuerdo con las pautas establecidas en la Unidad, siendo normalmente el Coordinador de
la Unidad de Apoyo a la Investigacin el encargado de realizarlo.

4.5.7.2 Accin correctiva

Ante la deteccin de una No Conformidad, se realizarn correcciones de forma


oportuna y se iniciar el anlisis para la aplicacin de una accin correctiva. Este anlisis
ser realizado por la propia Unidad solicitando colaboracin al Coordinador de la Unidad
de Apoyo a la Investigacin, si as lo considera necesario. Se identificarn las causas para
proceder a definir la accin correctiva correspondiente.

Las actividades a llevar a cabo, una vez detectada una No Conformidad, sern las
siguientes:

a) Anlisis y registro de las posibles causas de la No Conformidad. Este anlisis


ser realizado por el responsable afectado o por el Coordinador de la Unidad de
Apoyo a la Investigacin, con la colaboracin del Responsable del Servicio
cuando fuera preciso.
b) Evaluacin y propuesta de accin correctiva con inclusin de responsable/s de
ejecutarla y plazo de ejecucin.
c) Ejecucin de la accin correctiva por la persona o personas asignadas
d) Verificacin de la ejecucin de la accin correctiva por el Responsable afectado.
e) Revisin, normalmente por parte del Coordinador de la Unidad de Apoyo a la
Investigacin, de la accin y comprobacin de su eficacia.

La Unidad establecer en sus propios documentos el sistema de registro de estas


actividades.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 243

4.5.7.3 Accin preventiva

El Coordinador de la Unidad de Apoyo a la Investigacin promover la implantacin


de acciones preventivas, por ejemplo en la Revisin del Sistema de Gestin de la I+D+I y
en las reuniones semestrales de la Unidad para el anlisis de datos.

El control, seguimiento y revisin de las Acciones Correctivas y Preventivas lo


realizarn los responsables que se definan, en general el Coordinador de la Unidad de
Apoyo a la Investigacin, con la colaboracin del Responsable de Servicio cuando sea
adecuado. La revisin de las acciones correctivas y preventivas sirve para comprobar que
se han realizado de acuerdo con lo previsto y para valorar la eficacia de las mismas.

El Coordinador de la Unidad de Apoyo a la Investigacin ha de ser el encargado del


control de dichos registros y de la informacin al resto de personal que se estime necesario.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 244

3.3.2 Documentacin Laboratorio

4 REQUISITOS
4.1 Modelo y sistema de gestin de la I+D+I
4.1.1 Generalidades

El laboratorio XXX ha establecido y documentado en este Manual y los documentos


que lo complementan un modelo del proceso de I+D+I y su sistema de gestin de la I+D+I.
Este modelo y este sistema de gestin est implantado y ser mantenido y mejorado
continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la norma UNE 166002 Ex.

El modelo del proceso de I+D+I del Laboratorio XXX es el siguiente:

El Laboratorio XXX a travs de lo establecido en su Sistema de Gestin de I+D+I


que se desarrolla a partir de este Manual:
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 245

a. Ha identificado las actividades de I+D+I que son objeto del sistema de


gestin de la I+D+I y las aplica a travs de la organizacin.

b. Ha determinado la secuencia e interaccin de estas actividades.

c. Ha determinado los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de


que tanto la operacin como el control de estas actividades son
eficaces.

d. Se asegura de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios


para apoyar la operacin y el seguimiento de estas actividades.

e. Realiza el seguimiento, la medicin y el anlisis de estas actividades y


ha establecido los procedimientos para realizarlos.

f. Implanta las acciones necesarias para alcanzar los resultados


planificados y la mejora continua de estas actividades.

g. Establece y documenta los mecanismos de proteccin y explotacin de


resultados.

Asimismo, cuando el Laboratorio XXX contrate externamente cualquier actividad de


I+D+I que afecte a la conformidad del sistema de gestin de la I+D+I con los requisitos, el
Laboratorio se asegura de controlar dichas actividades de acuerdo con lo establecido en
este Manual en el apartado 4.4.7; el control al que se sometan dichas actividades ser
similar al que se establece en este Manual y en los documentos que lo desarrollan para las
mismas actividades cuando se realizan internamente por el laboratorio.

4.1.2 Documentacin
4.1.2.1 Control de los documentos

Se describe a continuacin la sistemtica para llevar a cabo la gestin de la


documentacin en funcin de su naturaleza:
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 246

Documentos internos:

Emisin

Propuesta de Emisin

Decisin de Emisin

Identificacin

Elaboracin

Revisin

Aprobacin / Autorizacin

Control

Distribucin

Difusin interna

Archivo

Modificacin de documentos

Anulacin de documentos

Documentos Externos:

Emisin

Decisin de Inclusin

Identificacin

Aprobacin / Autorizacin

Control, distribucin, difusin y archivo

Anulacin de Documentos

Los documentos que se encuentran en soporte informtico sern sometidos, en


cuanto a su gestin, a la misma sistemtica descrita para los documentos en soporte
papel, a excepcin de las salvedades que se indican a continuacin.

La firma del documento para su aprobacin se realizar mediante firma


electrnica ligada a contrasea, reconocida por el Laboratorio XXX.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 247

La disposicin de una Red informtica interna facilita el acceso a la documentacin


del personal del Laboratorio XXX.

Los documentos, una vez aprobados, sern situados en una Carpeta/ Directorio de
la Red interna por el Responsable I+D+I quien autorizar el acceso al personal del
laboratorio que apliquen los documentos. Los documentos estarn protegidos frente a
posibles modificaciones y el acceso slo permitir su lectura. La inclusin de los
documentos en la Red slo ser posible realizarla mediante acceso controlado por
contrasea que nicamente ser conocida por el Responsable I+D+I.

El acceso a la documentacin a travs de la Red informtica, evita la distribucin


mediante el envo de copias y la existencia de Copias Controladas. El Responsable I+D+I
notificar al personal del laboratorio la documentacin disponible en la Red mediante
registro y stos ltimos harn saber al Responsable I+D+I. que estn informados al
respecto emitiendo tambin registro de ello. De este modo, no se generan Registros de
Distribucin.

Para garantizar el control de la documentacin y evitar el mal uso entre


documentacin vigente y documentacin obsoleta, los documentos se ubicarn en distintas
carpetas que hagan distincin entre unos documentos y otros.

El mantenimiento de los documentos del Sistema en la Red informtica se


garantizar mediante la realizacin de Copias de Seguridad peridicas. La anulacin de
documentos en soporte informtico se realizar nicamente por eliminacin del documento
de la Carpeta de Documentos obsoletos cuando haya transcurrido el tiempo establecido
para su conservacin.

4.1.2.2 Control de los registros

Los registros sern emitidos y cumplimentados en los formatos correspondientes,


cuando existan, por las personas designadas en la documentacin del Sistema de Gestin
de la I+D+I. A los registros en soporte informtico, slo podrn acceder las personas
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 248

autorizadas para ello, requiriendo el programa una clave de acceso, de este modo se
evitar la emisin o modificacin de registros por personal no autorizado.

Salvo indicacin en contra, la identificacin, el control y el archivo de los distintos


registros ser responsabilidad de la persona que los ha cumplimentado. La gestin de los
registros de ensayos ser responsabilidad del Responsable Tcnico correspondiente.

La informacin se conservar en los archivos correspondientes (documentales o


informticos), teniendo en cuenta, adems de lo expuesto en este captulo, los requisitos
derivados de disposiciones legales, de acreditacin y de capacidad de reproduccin.
Algunos de los registros ms caractersticos son:

Informes de Revisin del Sistema.


Informes de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas.
Informes de Auditorias Internas y Externas.
Registros de formacin y cualificacin del personal.
Registros de reclamaciones.
Informes de evaluacin y seguimiento de proveedores.
Registros asociados al control y distribucin de documentacin y formatos.
Actas de reunin.
Registros asociados con las actividades que se llevan a cabo por ASECAL, de
acuerdo con los sistemas de control implantados.
Documentos que definen el sistema y la documentacin de origen externo
aplicable a las actividades de ASECAL.
Actas de toma de muestras.
Documentacin utilizada para los ensayos.
Observaciones originales (hojas de toma de datos, registros para garantizar que el
ensayo puede reproducirse, calibraciones internas, etc.).
Clculos y datos derivados.
Registros de equipos, calibracin/ verificacin y mantenimiento interno.
Informes de ensayo.
Registros de control del Sistema de Gestin de la I+D+I (informes de auditorias
internas o externas, acta de Revisin del Sistema de Gestin de la I+D+I, etc.).
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 249

4.2 Responsabilidad de la Direccin


4.2.1 Compromiso de la direccin

La Direccin del Laboratorio debe proporcionar evidencia de su compromiso con el


desarrollo e implantacin del sistema de gestin de la I+D+I, as como con la mejora
continua de su eficacia:

a) Comunicando a la organizacin la importancia de las actividades de I+D+I.

b) Estableciendo la poltica de I+D+I.

c) Asegurando que se establecen los objetivos de I+D+I.

d) Llevando a cabo las revisiones por la direccin.

f) Asegurando la disponibilidad de recursos materiales.

g) Aprobando y revisando el presupuesto de I+D+I.

h) Estableciendo la poltica de proteccin y explotacin de resultados obtenidos.

4.2.2 Enfoque a las partes interesadas

La Direccin debe asegurar que las necesidades y expectativas de las partes


interesadas en el proceso de I+D+I se consideran y se analizan, Como mnimo se pondr:

-Atencin a las demandas de suministradores y clientes.

-Atencin a la motivacin e implicacin de los empleados.

-Atencin a las demandas de los accionistas.

-Atencin a los requisitos legales y reglamentarios.

-Atencin a las innovaciones y los cambios tecnolgicos requeridos por el


mercado.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 250

4.2.3 Poltica de I+D+I

El Director del Laboratorio establece como Poltica de I+D+I:

Implantar y mantener un Sistema de Gestin de la I+D+I, adecuado a la


organizacin de LABORATORIO, eficiente y dinmico que cumpla con los
requisitos de la norma UNE 166002:2002 EX y mejore continuamente su
eficiencia.

Desarrollar nuevos servicios y procesos, mantener actualizados e innovar sobre


los ya existentes acordes con las necesidades y expectativas presentes y futuras
de los clientes y, en su caso con la reglamentacin que les sea de aplicacin.

Facilitar la participacin del personal en las actividades de I+D+I y su aportacin


creativa para la identificacin y desarrollo de servicios y/o procesos o mejora de
los existentes.

Requerir el compromiso de todo el personal en la implantacin, mantenimiento y


mejora del Sistema de Gestin de I+D+I.

El Sistema de Gestin de la I+D+I se define y desarrolla en el presente Manual


de Gestin de la I+D+I y dems documentacin que lo complementaria, debiendo
ser cumplido por todo el personal involucrado en las actividades del Laboratorio.

4.2.4 Planificacin
4.2.4.1 Objetivos de I+D+I

Fomentar las actividades de I+D+I.


Establecer las bases para iniciarse en tales actividades.
Proporcionar directrices para definir, implantar, organizar y gestionar eficazmente
un sistema de I+D+I, con su mantenimiento y mejora continua.
Asegurar que no se pierden actividades susceptibles de generar patentes y
obtener beneficios o ayudas.
Potenciar la I+D+I como factor diferencial de excelencia empresarial en los
esquemas de reputacin corporativa.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 251

Demostrar frente a terceros el cumplimiento de los requisitos de esta norma y/o


certificar el sistema de gestin de I+D+I.

4.2.4.2 Planificacin del sistema de gestin de la I+D+I

La planificacin del Sistema de Gestin de I+D+I se realiza con el fin de cumplir,


tanto los requisitos definidos en el apartado 4.1.1 y los objetivos, como de fijar la poltica de
inversin en I+D+I, considerando los criterios de nivel de riesgo.

Cualquier cambio que se planifique e implante en el sistema de I+D+I se realiza de


acuerdo a las disposiciones establecidas en este Manual, asegurando, en todo momento,
que se mantiene la integridad del sistema.

La planificacin del sistema de gestin de la I+D+I incluye:

- Los procesos del sistema de gestin mencionados en este Manual


- Los recursos necesarios
- La mejora continua del Sistema de Gestin de la I+D+I
- La consecucin de los objetivos de I+D+I

Para asegurar la consecucin de los objetivos de I+D+I establecidos, se define:

- El responsable de la consecucin
- Los recursos necesarios
- Las actividades a realizar
- Los indicadores asociados y el objetivo propuesto
- La periodicidad del seguimiento y el/los responsable/s

4.2.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin


4.2.5.1 Unidad de gestin de la I+D+I

La Unidad de Gestin de I+D+I esta formada por el Coordinador de Calidad e I+D+I


entre sus responsabilidades asociadas al Sistema de Gestin de I+D+I se encuentran:

- Utilizar las herramientas de I+D+I descritas en el apartado 4.1.1 de este Manual.


- Identificar y analizar problemas y oportunidades.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 252

- Analizar y seleccionar ideas de I+D+I.


- Encargarse de la planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos.
- Realizar la transferencia de tecnologa.
- Realizar el control, seguimiento y documentacin de resultados.
- Realizar la proteccin y explotacin de los resultados.
- Realizar la medicin, anlisis y mejora.

4.2.5.2 Unidad de I+D+I

La Unidad de I+D+I est integrada por el Coordinador de Calidad e I+D+I y por


aquellas personas que participan en los desarrollos de I+D+I que el Laboratorio realiza.
Sus responsabilidades asociadas al Sistema de Gestin de I+D+I son, adems de las que
especficamente se asignen a cada uno de ellos, las siguientes:

- Utilizar las herramientas de I+D+I descritas en el apartado 4.1.1 de este Manual.


- Ejecutar los proyectos de I+D+I que le sean asignados.
- Generar conocimiento.
- Desarrollar nueva tecnologa o mejorar la actual.

4.2.5.3 Establecimiento y estructura de las unidades de I+D+I y de gestin de I+D+I


4.2.5.3.1 Establecimiento

La Unidad de I+D+I es una unidad descentralizada compuesta en cada caso por


aquellas personas del Laboratorio o externas a l que se consideren necesarias.

Para cada Proyecto de I+D+I se definir un equipo de proyecto en el cual


participarn personas de las distintas reas del laboratorio afectadas por el mismo y, en su
caso, expertos externos; asimismo se contempla la posibilidad de subcontratar parte del
proyecto a un proveedor externo que cumpla con lo establecido en el apartado 4.4.7. El
Director del Laboratorio nombrar un Responsable del Proyecto que dirigir y coordinar
las actividades del mismo internamente y con relacin a otras reas del Laboratorio y a los
expertos externos u organizaciones a las que se subcontrate.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 253

4.2.5.3.2Estructura

Los equipos de Proyecto se constituirn para cada Proyecto en particular y sern


los encargados de llevar a cabo los proyectos de I+D+I. El Responsable del Proyecto
propondr al Director los miembros de la organizacin que participarn en el Proyecto y
coordinar las actividades con los mismos.

Los procedimientos operacionales con respecto a cada uno de los elementos del
sistema de Gestin de la I+D+I se describen a lo largo de este Manual y de los
procedimientos que lo desarrollan; asimismo se indican los tipos de informes y documentos
a elaborar y los responsables de los mismos.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 254

4.2.5.4 Representante de la direccin

El representante de la direccin en materia de I+D+I, es el Coordinador de Calidad


e I+D+I, el cual con independencia de otras funciones tiene autoridad y responsabilidad
para:

- Asegurar que los procesos del sistema de Laboratorio XXX son establecidos
y mantenidos
- Informar a la Direccin del funcionamiento del Sistema de Gestin de la
I+D+I, incluyendo las necesidades para la mejora.
- Promover el conocimiento de los requisitos de los clientes y las expectativas
de las partes interesadas en todos los niveles del laboratorio.

4.2.5.5 Comunicacin interna

Todo el personal del laboratorio ha de colaborar para que la comunicacin se realice


de forma que se asegure la eficacia del Sistema de Gestin de la I+D+I. La comunicacin
puede ser:

- Verbal entre las personas de la organizacin.

- Escrita.

La comunicacin escrita se realiza a travs de los siguientes canales:

- Informes del Responsable de I+D+I e informes dirigidos a personal tcnico.

- Informes/comunicaciones entre el Responsable del I+D+I y la Gerencia para


la revisin del sistema.

- Comunicados del Responsable de I+D+I al resto de los integrantes del


laboratorio.- Otros Comunicados internos.

- Intranet del Laboratorio.

- Revista interna, si la hubiese

- Normas de actuacin aprobadas por la Gerencia.

- Notas informativas de la Gerencia, etc.


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 255

4.2.6 Revisin por la direccin

La Direccin del Laboratorio revisar, al menos, una vez al ao el Sistema de


Gestin de la I+D+I, con el fin de asegurar su eficiencia permanente, introducir acciones de
mejora y, en caso necesario, iniciar las Acciones Correctivas correspondientes. As mismo,
esta Revisin tiene por objeto asegurar que se mantiene la integridad del Sistema cuando
se han llevado a cabo cambios en l.

La fecha de la reunin ser propuesta por el Coordinador de Calidad e I+D+I al


Director del Laboratorio y al responsable de proyectos para su aprobacin. A la reunin
asistirn:

El Director ser quien dirigir la reunin, ha de recabar las autorizaciones


necesarias, si fueran necesarias.
Los responsables de cada rea del Laboratorio, el Coordinador de Calidad e
I+D+I y el responsable de proyectos, as como las personas que se
consideren necesarias para esta Revisin.

En el orden del da de la convocatoria se incluirn, al menos, los siguientes puntos


(letras a - r en las que se tratarn los eventos que hayan tenido lugar desde la ltima
Revisin):

a. Temas pendientes de Revisiones anteriores.

b. Informes de supervisin y de la direccin.

c. Informes de auditoras externas y seguimiento de las mismas. Estado del


Alcance de Acreditacin.

d. Informes de vigilancia tecnolgica.


e. Anlisis interno y externo.

f. Anlisis ideas propuestas.

g. Resultados de las auditoras internas y seguimiento de las mismas.


h. Acciones correctivas.

i. Acciones preventivas y recomendaciones para la mejora.

j. Detalles de cualquier reclamacin/ recurso recibido en el Laboratorio.

k. Informacin obtenida de los clientes acerca del Laboratorio.


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 256

l. Idoneidad de los recursos humanos y equipamiento existentes.

m. Planes futuros referentes a nuevos trabajos de I+D+I


n. Formacin del nuevo personal y puesta al da del existente.

o. Resultados de las actividades de aseguramiento interno de la I+D+I de los


ensayos.

p. Programa Anual de Auditorias Internas para el prximo ao.

q. Objetivos, metas, acciones de I+D+I a tomar que se hayan decidido.


r. Fecha tentativa de la prxima Revisin.

4.3 Gestin de los recursos


4.3.1 Provisin de recursos

La Direccin de la empresa proporciona los recursos necesarios para:

Implantar, mantener y mejorar una Unidad de Gestin de I+D+I, mediante su


asignacin en el plan de negocio.
Aumentar la satisfaccin de las partes interesadas, dando respuesta a sus
necesidades y expectativas
Fomentar la cooperacin con entidades externas que proporcionen
conocimientos, metodologa, instrumentos, financiacin, etc.

4.3.2 Recursos humanos


4.3.2.1 Generalidades

Todo el personal del Laboratorio rene los niveles de cualificacin, formacin,


habilidades y experiencia profesional apropiados aplacables a cada puesto de trabajo. Se
considera un aspecto fundamental la motivacin e ilusin del personal para la consecucin
de los resultados, as como la habilidad para el trabajo en equipo.

4.3.2.2 Motivacin del personal

La organizacin debe establecer los procedimientos necesarios para:

-Promover la toma de conciencia de la importancia de la I+D+I.


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 257

-Motivar e ilusionar al personal.

-Impulsar la participacin de todo el personal.

-Fomentar la creatividad y el trabajo en equipo.

-Simplificar y facilitar las aportaciones de informacin de los distintos


departamentos.

4.3.2.3 Competencia, toma de conciencia y formacin

Todo el personal que realiza actividades de I+D+I que afectan a los ensayos u otras
actividades que se consideren recibir, considerando las responsabilidades que tenga
asignadas, la formacin que se haya considerado necesaria. La necesidad de formacin se
podr detectar por alguno de los siguientes mtodos:

a) Solicitud de formacin por parte del personal del Laboratorio para completar sus
conocimientos, con el objeto de mejorar la realizacin del trabajo que se les
encomienda.

Cada persona comunicar al Coordinador de Calidad e I+D+I su propuesta para su


aprobacin. La decisin ser comunicada al interesado y, en el caso de ser positiva,
el Director del Laboratorio gestionar su participacin en las actividades
correspondientes o buscar los cauces necesarios para cubrir dicha necesidad.

b) Programa de Formacin Anual Interno del laboratorio.

c) Otras necesidades que se manifiesten y as se consideren por el Jefe Laboratorio.

El Director Laboratorio elaborar, con la colaboracin del Coordinador de Calidad


e I+D+I, un Programa de Formacin en base a las necesidades detectadas, las
actividades que se realizan y las que se prevn realizar, contemplando aspectos
tcnicos, de calidad y administrativos.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 258

Para dar cumplimiento a los programas de formacin, la direccin del laboratorio


estudiar la participacin de su personal en cursos, conferencias, seminarios, etc. El
programa de formacin requerir ser revisado para su actualizacin en los siguientes
casos:

I) Cuando el personal designado para realizar una funcin no tiene la formacin


suficiente.

II) Cuando los resultados obtenidos en una actividad no son satisfactorios y pueden
ser atribuibles al personal.

III) Cuando se producen cambios en la organizacin.

El Laboratorio elaborar un listado de las actividades especficas de la I+D+I que se


llevan a cabo en el laboratorio y que estn sujetas a cualificacin. Para el personal que
realiza actividades sujetas a cualificacin, se elaborar un Programa de Cualificacin en el
Registro de Cualificacin para las actividades de su responsabilidad.

En este programa se reflejarn las actividades necesarias para llegar a la confianza de


que est capacitado y es competente para la realizacin del trabajo encomendado, previa
consideracin de la titulacin, formacin y experiencia anterior de la persona en esa actividad.
Dicho Programa contendr la siguiente informacin:

Nombre y apellidos de la persona que va a recibir la cualificacin

Actividad o actividades para las que se le cualifica.

Actividades necesarias para conseguir la cualificacin (actividades tericas de


formacin internas o externas, prcticas supervisadas, etc.).

Persona o personas responsables de la supervisin.

4.3.3 Infraestructura

La organizacin debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura


necesaria para el proceso de I+D+I. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:

a) Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados.


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 259

b) Equipo para realizar las actividades de I+D+I.

c) Servicios de apoyo.

4.3.4 Ambiente de trabajo

En funcin de la naturaleza de las actividades a realizar, la Direccin se


responsabiliza de identificar las condiciones de ambiente de trabajo necesarias para
asegurar que los servicios que se presten cumplen con los requisitos (como necesidad de
zonas limpias, condiciones de temperatura controladas, etc.). Estas condiciones se
identifican y documentan a los largo de la documentacin del Sistema de Gestin de la
I+D+I.

4.4 Actividades de I+D+I


4.4.1 Herramientas
4.4.1.1 Vigilancia tecnolgica

Se describe a continuacin el proceso de vigilancia tecnolgica establecido en el


Laboratorio con el fin de realizar de manera sistemtica la captura, el anlisis, la difusin y
la explotacin de las informaciones cientficas o tcnicas tiles para la organizacin y
alertar sobre las innovaciones cientficas o tcnicas susceptibles de crear oportunidades o
amenazas.

4.4.1.1.1 Identificacin de las necesidades de informacin

El Laboratorio identifica las necesidades de informacin tecnolgica por los


siguientes mtodos:
- Participacin del Director del Laboratorio, el Coordinador de Calidad e I+D+I o
los Jefes de reas al menos una vez al ao en algn congreso de laboratorios,
Jornada sectorial, Feria, etc., relacionado con la actividades del Laboratorio.

- Anlisis de pginas web de laboratorios competidores (al menos 3) que se


consideren referencia en el mercado, por cada uno de los Jefes de Laboratorio
para su rea de actividad, al menos una vez al ao.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 260

- Anlisis de pginas web de empresas de asistencia tcnica competidoras (al


menos 3) que se consideren referencia en el mercado, por el Responsable de
Asistencia Tcnica, al menos una vez al ao.

- Anlisis de catlogos, pginas web, etc., de al menos uno de los principales


suministradores de equipos del laboratorio, por cada uno de los Jefes de
laboratorio para su rea de actividad, al menos una vez al ao.

- Seguimiento de las noticias sobre laboratorios del sector (pgina web de


ENAC, asociaciones de laboratorios, revistas sectoriales) por el Coordinador de
Calidad e I+D+I al menos trimestralmente.

- Bsqueda por los Jefes de Laboratorio y por el Responsable de Asistencia


Tcnica, al menos una vez al ao, de informaciones tecnolgicas, novedades,
nuevos servicios, etc., sobre las reas de actividad del laboratorio.

- Seguimiento por los Jefes de laboratorio y por el Responsable de Asistencia


Tcnica de los cambios en la normativa que se aplica en el laboratorio as
como de la aparicin de nueva normativa relacionada con sus respectivos
mbitos de actividad, al menos una vez al trimestre.
- Cualquier persona del Laboratorio podr identificar necesidades de informacin
tecnolgica para el Laboratorio informando sobre las mismas al Coordinador de
Calidad e I+D+I o los Jefes de Laboratorio o Responsable de Asistencia
Tcnica.

De las necesidades de informacin que se identifiquen se dejarn registros que


servirn de entrada a las fases siguientes del proceso de Vigilancia Tecnolgica.

4.4.1.1.2 Bsqueda, tratamiento y difusin de la informacin

Para cada una de las necesidades de informacin identificadas con la sistemtica


establecida en el apartado anterior el responsable de la misma (Jefes de Laboratorio,
Responsable de Asistencia Tcnica o Coordinador de Calidad e I+D+I) buscar la
informacin complementaria necesaria para comprender el alcance de la misma, la mejora
o innovacin que supone, etc., y las ventajas que puede aportar. Asimismo se obtendr
informacin sobre el orden de magnitud de la inversin que podra suponer para el
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 261

Laboratorio la incorporacin de la novedad y en su caso sobre fuentes de informacin


complementarias que pudiesen ser necesarias en el futuro.

Cada responsable realizar un resumen de dicha informacin recogiendo


informacin tecnolgica relevante para el laboratorio, incidencia de la misma en las
actividades del laboratorio, fuentes de informacin, recursos y cualquier otra informacin
adicional que considere oportuna para la posterior valoracin, as como su anlisis de la
misma desde el punto de vista de I+D+I del Laboratorio.

Esta informacin se transmitir en papel, correo electrnico, etc., al menos


semestralmente al Director, Coordinador de Calidad e I+D+I, Jefes de Laboratorio y
responsable de Asistencia Tcnica, y se incorporar en formato electrnico al directorio
VIGILANCIA TECNOLGICA de la red del laboratorio indicando en el ttulo de cada
fichero la informacin tecnolgica a la que se refiere, el trimestre al que pertenece y la
persona que lo elabor.

4.4.1.1.3 Valoracin de la informacin

El conjunto de informaciones recogido por el Sistema de Vigilancia presentado a


travs de los resmenes incorporados al directorio de VIGILANCIA TECNOLGICA se
valorar aproximadamente cada seis meses en una reunin en la que participarn el
Director, Coordinador de Calidad e I+D+I, Jefes de Laboratorio y responsable de Asistencia
Tcnica. De dicha reunin se dejar un acta en la que se recojan asistentes, fecha,
asuntos tratados y acuerdos tomados con respecto a cada una de las informaciones y
breve justificacin de los mismos.

4.4.1.2 Previsin Tecnolgica

El personal del laboratorio es el responsable poner en conocimiento del


Coordinador de Calidad e I+D+I las nuevas ideas que permitan guiar el desarrollo de
productos o procesos futuros de la organizacin. El Coordinador de Calidad e I+D+I
promover esta reflexin a travs de comunicaciones, carteles, etc. Asimismo el Director
del Laboratorio junto al Coordinador de Calidad e I+D+I, los Jefes de Laboratorio, el
Responsable de Asistencia Tcnica, los Responsables de Proyectos de I+D+I y el Director
de Administracin, una vez al ao elegirn la mejor nueva idea propuesta y tendr un
reconocimiento formal por parte del Director en un acto con el personal de todo el
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 262

Laboratorio y se le entregar un premio econmico de acuerdo con los criterios


establecidos por el Director.

4.4.1.3 Creatividad

El Laboratorio impulsa, dentro de la organizacin, la creatividad, entendida esta


como proceso mental que ayuda a generar nuevas ideas. De esta manera promueve la
habilidad para abandonar las vas estructurales y las maneras de pensar habituales para
llegar a una idea que permita solucionar un determinado problema. Para ello organiza al
menos una vez al ao una Jornada dirigida por el Coordinador de Calidad e I+D+I en la
que se aplicarn tcnicas de creatividad, p.e.:

- Brain storming.
- Arte de Preguntar.
- Listado de Atributos.
- Mtodo Delphos.
- Mtodo 635.
- etc.
En la Biblioteca del Laboratorio se encuentra la documentacin del Curso Tcnicas
de Creatividad donde se puede consultar la metodologa de trabajo con cada una de estas
Tcnicas.

4.4.1.4 Anlisis externo e interno

Se establece a continuacin la sistemtica para comparar la situacin en la que se


encuentra el Laboratorio con la realidad exterior y como la informacin fluye por las
diferentes partes de la organizacin.

Con toda la informacin generada tanto en el Anlisis externo como en el interno se


reunirn el Director del laboratorio, el Coordinador de Calidad e I+D+I, los Jefes de
Laboratorio, el Responsable de Asistencia Tcnica y, en su caso, los Responsables de
Proyecto, para analizarla en su conjunto y sacar conclusiones con respecto a la
importancia de las ideas innovadoras en funcin de la realidad exterior as como sobre los
cambios necesarios internamente para contribuir de una forma efectiva a la generacin de
ideas innovadoras. Se dejar un acta de dicha reunin que indique al menos los asuntos
tratados, la fecha, los asistentes y los acuerdos tomados.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 263

4.4.1.4.1 Anlisis externo


Con el fin de poder valorar la importancia de las ideas innovadoras que se generen
en el Laboratorio comparndolas con la realidad exterior el Laboratorio ha establecido la
siguiente sistemtica:

Los Jefes de Laboratorio, el Responsable de Asistencia Tcnica y los Responsables


de Proyecto harn un anlisis de la informacin disponible (considerando la
generada en el apartado 4.1.1.1) identificando y caracterizando los escenarios de
evolucin que se pueden dar en el entorno del Laboratorio.

Los Jefes de Laboratorio y el Responsable de Asistencia Tcnica buscarn


informacin sobre el funcionamiento de otros laboratorios, al menos en lo relacionado
con las ideas que se pretenden implantar, con el fin de identificar casos de xito y de
fracaso (considerando la componente tecnolgica), obteniendo la mayor informacin
posible sobre los mismos. Para ello buscarn informacin en la web (buscadores,
pgina de ENAC, pginas de de entidades de acreditacin, asociaciones de
laboratorios, laboratorios, etc.), publicaciones, a travs de contactos con
asociaciones, personas de otros laboratorios, clientes, comercializadores de equipos,
bases de datos de informacin contable, etc., y la registrarn. En este sentido
solicitarn del personal, y en su caso de los clientes, que faciliten esta informacin
para ir mantenindola en el sistema.

El Coordinador de Calidad e I+D+I, con la colaboracin en su caso de los Jefes de


Laboratorio, responsable de Asistencia Tcnica o de otro personal, obtendr datos
de evolucin de los mercados en el sector. Para ello utilizar datos estadsticos
disponibles, datos de asociaciones de laboratorios, datos de entidades de
acreditacin, informacin sobre legislacin, etc. Algunos aspectos que podran ser
interesante su consideracin son: evolucin de los laboratorios acreditados en ese
sector, nmero de acreditaciones en reas nuevas para el laboratorio, ensayos o
calibraciones que se acreditan, nuevos productos de los laboratorios relevantes del
sector, datos de facturacin o incremento de facturacin en los laboratorios, nuevas
reglamentaciones, requisitos de grandes compradores o sectoriales, etc.

Cada Jefe de Laboratorio seleccionar al menos 3 laboratorios de la competencia


que se consideren relevantes, y analizar su cartera de servicios (p.e. a partir de
catlogos, web del laboratorio, otras informaciones disponibles) con el fin de conocer
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 264

sus productos, las tecnologas que aplican, sus argumentos de venta, su


diferenciacin, etc., y la comparar con la situacin del laboratorio.

Cada Jefe de laboratorio y el Responsable de Asistencia Tcnica, en funcin de la


informacin disponible identificarn oportunidades de alianzas tecnolgicas (p.e. con
otros laboratorios, con universidades, con clientes, con fabricantes de equipos, etc.),
y valorarn la conveniencia o no de las mismas indicando los aspectos positivos y
negativos de las mismas y elaborando una propuesta al respecto.

4.4.1.4.2 Anlisis interno

Se seguir el siguiente procedimiento para realizar el anlisis interno:

En el Listado de personal que mantiene actualizado el Director del Laboratorio se


identificarn las personas del laboratorio que son susceptibles de ser utilizados en
tareas de I+D+I; asimismo, se mantendr esta informacin en los registros de
evaluacin de proveedores (ver 4.4.7.1), para aquellos que puedan aportar personal
para llevar a cabo actividades de I+D+I.

Los recursos materiales del Laboratorio son en general susceptibles de uso en


materia de I+D+I. Tanto las principales instalaciones como los equipos, materiales,
etc., que afectan a la calidad de sus servicios se encuentran recogidos en el
Inventario de equipos del laboratorio. Asimismo de cada equipo existe una ficha que
describe sus caractersticas tcnicas principales, datos de identificacin, datos de
calibracin, mantenimiento, manuales, etc.

El personal tcnico del laboratorio se encuentra cualificado formalmente para


realizar las actividades de ensayo, calibracin, etc.

Los Jefes de Laboratorio, el Responsable de Asistencia Tcnica y el Coordinador


de Calidad e I+D+I mantienen una Base de Datos de Conocimientos en la que se
recogen para cada persona de la organizacin los conocimientos que tiene y el
nivel de los mismos.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 265

El laboratorio mantiene un sistema de gestin de la informacin que permite


acceder a los documentos disponibles as como a los informes, certificados, fichas
de equipos, etc. que existen en el laboratorio. Este sistema es alimentado por el
personal del laboratorio responsable de las distintas actividades.

De cada Proyecto de I+D+I que se lleva a cabo en el laboratorio el responsable del


mismo elabora una ficha de valoracin con el siguiente contenido: Nombre del
Proyecto, Objetivos, Resultados, Factores que han sido relevantes para el
xito/fracaso del Proyecto y aspectos a tener en cuenta en prximos proyectos.
Esta ficha se mantiene en una base de datos dentro del sistema de gestin de la
informacin.

Las funciones bsicas que se desarrollan en el Laboratorio se encuentran


identificadas en el apartado 4.2.5.3.2; Sus funciones y responsabilidades se
encuentran descritas a lo largo de este Manual para los temas relacionados con
I+D+I y en otros documentos para lo relacionado con otros sistemas (p.e. Manual
de la Calidad ISO/IEC 17025). El Coordinador de la Calidad e I+D+I en funcin de
la informacin disponible sobre generacin de ideas innovadoras, proyectos
realizados, etc., valorar la adecuacin de la organizacin para generar ideas
innovadoras y har sugerencias sobre cambios organizativos para mejorar esta
situacin.

4.4.2 Identificacin y anlisis de problemas y oportunidades

La sistemtica para identificar y analizar los problemas y oportunidades que se


presentan, teniendo en cuenta los principales resultados de I+D+I de inters para los
mercados que son propios de la organizacin, es la siguiente:

- La Direccin del laboratorio analiza los resultados cientficos y tecnolgicos de


acuerdo a la poltica de I+D+I.

- Los Responsables de Proyecto siguen los resultados cientficos y tecnolgicos para


anticiparse a los cambios y en su caso proponen la modificacin de los mismos.

- Los Jefes de Laboratorio, Responsable de Asistencia Tcnica, Coordinador de


Calidad e I+D+I y Responsables de Proyecto identifican las barreras que impiden la
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 266

utilizacin de nuevos conocimientos; cuando se de esta situacin el responsable


que la haya identificado propondr al Director un plan para adquirir el conocimiento
necesario considerando la necesidad de formacin, adquisicin de tecnologa,
asistencia tcnica externa, etc.

- En la Base de Datos de Conocimientos El Coordinador de Calidad e I+D+I identifica


las empresas y personas que estn evaluadas como proveedores que aportan a la
empresa conocimientos, indicando cuales son estos y el nivel de los mismos.

Por otra parte ante una necesidad concreta de una colaboracin externa en
materia de investigacin y adquisicin de conocimientos, el Responsable del
Proyecto, u otro responsable del Laboratorio en su caso, verificar si se puede
cubrir con los recursos contemplados en la Base de Datos de Conocimientos y, en
caso contrario, buscar informacin a travs de Internet, personas conocidas,
organismos relacionados con la problemtica, etc., para identificar la/s posible/s
persona/s u organizacin/es con las que se podra llevar a cabo . De las
organizaciones identificadas requerir la informacin pertinente y se proceder a la
evaluacin como proveedor de acuerdo con lo indicado en el apartado 4.4.7.1.

- Cuando se est analizando un problema o una oportunidad el responsable del


Laboratorio relacionado con la misma har una estimacin de las probabilidades de
xito de las alternativas planteadas.

- Los Jefes de Laboratorio, el Responsable de Asistencia Tcnica, el Responsable


del Proyecto correspondiente colaborarn con el Coordinador de Calidad e I+D+I en
la estimacin del coste de los proyectos de innovacin y en el marketing de su
resultados.

- La Direccin del laboratorio analizar la coherencia entre la estrategia empresarial


del Laboratorio y los proyectos de I+D+I en la Revisin por la Direccin (apartado
4.2.6).
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 267

4.4.3 Anlisis y seleccin de ideas de I+D+I

Para las ideas de I+D+I que se generen en el Laboratorio se seguir el siguiente


mtodo de anlisis y seleccin de las mismas, cuyo fin es tratar de garantizar el xito de
las ideas que se seleccionen:

- La persona que origin la idea o la persona responsable a la que corresponda la


explotacin de la misma en su caso, identifica cada idea a seleccionar y define,
cuando sean aplicables, los siguientes aspectos:
Escenarios de evolucin.
Recursos necesarios.
Principales tareas a llevar a cabo.
El impacto de la idea en trminos de coste, de contribucin a los
objetivos de I+D+I y de posicin en el mercado.
Factores de riesgo.
Probabilidad de xito.
Los beneficios esperables.
Aspectos legales.

- La evaluacin de las ideas la realiza el Director del Laboratorio, el Coordinador de


Calidad e I+D+I, los Jefes de Laboratorio, el Responsable de Asistencia Tcnica de
acuerdo con los siguientes criterios de evaluacin y seleccin:
Econmicos
Productivos
Legales
Sociales
Tecnolgicos

La evaluacin se realizar por cada uno de los responsables indicados


anteriormente valorando cada uno de los aspectos de 1 a 5, correspondiendo 1 a que con
respecto a ese criterio la idea para el Laboratorio se considera Nada interesante y 5 a Muy
Interesante; en el caso de que un criterio no sea aplicable la puntuacin que se le dar es
3. Una vez realizada la valoracin por cada participante se escribirn en una tabla los
resultados y se comentarn entre todos los aquellos aspectos en los que en la valoracin
haya entre la puntuacin mxima y mnima una diferencia superior a 2. Tras estas
aclaraciones cada participante podr rectificar su puntuacin para pasar finalmente a hacer
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 268

la media ponderada de las puntuaciones. Salvo razones muy justificadas no se podr


seleccionar ninguna idea cuya puntuacin media sea menor que 3,5.

De las elecciones que tengan una puntuacin mayor a 3,5 el Director del
Laboratorio seleccionar aquellas que sean viables en funcin de la situacin del
Laboratorio.

4.4.4 Planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos

Las ideas una vez seleccionadas dan lugar a actividades y proyectos de I+D+I que
se tratarn como Proyectos dentro del Laboratorio. La sistemtica a seguir para la
planificacin, seguimiento y control de la cartera de proyectos es la siguiente:

Para cada Proyecto de I+D+I abierto el Director del Laboratorio definir el


Responsable de Proyecto, quien concretar los resultados a obtener, y
realizar una planificacin en la que se indiquen las tareas a realizar para
conseguir los resultados, los responsables de las mismas, los plazos previstos
para su consecucin y los recursos necesarios. Entre las tareas a realizar,
cuando proceda, se encontrarn las asociadas al Producto de I+D+I (apartado
4.4.6): diseo detallado, prueba piloto, rediseo, demostracin y produccin,
comercializacin y control de cambios.

El Director del Laboratorio revisar y en su caso aprobar los resultados a


obtener y la planificacin del Proyecto.

Se pondrn en marcha los Proyectos de acuerdo con la planificacin prevista:


en caso de que sea necesario se establecern prioridades entre los distintos
proyectos o, en su caso, entre los resultados a obtener dentro de un proyecto.

Cada Responsable de Proyecto realizar un seguimiento del progreso de su


Proyecto; asimismo cuando as se haya establecido en la planificacin se
realizar un revisin del proyecto con el fin de asegurar la conveniencia,
adecuacin y eficacia del proyecto para alcanzar los resultados previstos, en la
que participarn representantes de las funciones relacionadas con la parte del
Proyecto que se est revisando.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 269

El Coordinador de Calidad e I+D+I supervisar el progreso global de los


proyectos de I+D+I que se lleven a cabo.

Cada Responsable de Proyecto realizar un informe de estado de situacin y


progreso de su/s Proyecto/s al menos con periodicidad semestral.

El Coordinador de Calidad e I+D+I y el Director del Laboratorio buscarn


fuentes de financiacin para los Proyectos de I+D+I que se hayan aprobado; se
buscar financiacin a travs de los programas de ayudas comunitarias (p.e.
Programas Marco), nacionales (p.e. PROFIT) y de la Comunidad Autnoma,
trabajos con clientes, etc., adems de la financiacin propia que se apruebe en
el Presupuesto del Laboratorio. Por otra parte cualquier persona del
Laboratorio que identifique posibles fuentes de financiacin para llevar a cabo
los Proyectos de I+D+I se lo comunicar al Director o al Coordinador de
Calidad e I+D+I para su toma en consideracin.

El Responsable de Proyecto considerar la necesidad de colaboraciones


internas o externas, tanto inicialmente como si fuese necesario a lo largo del
desarrollo del Proyecto en funcin del seguimiento realizado y del desarrollo del
mismo, y contar con el Coordinador de Calidad e I+D+I para identificar las
personas que internamente pueden cubrir las necesidades del Proyecto o los
colaboradores externos que podran servir de apoyo.

El responsable del Proyecto seguir la evolucin del estado del arte a lo largo
del mismo y valorar el impacto de la misma sobre el Proyecto. Asimismo si
cualquier otra persona del Laboratorio identificase cualquier cambio
significativo en el estado del arte relacionado con un Proyecto se lo
comunicarn al Responsable del Proyecto para su valoracin. El Responsable
del Proyecto tomar las acciones que considere necesarias en consecuencia
con la nueva situacin identificada.

4.4.5 Transferencia de Tecnologa

El Laboratorio ha establecido el siguiente sistema de transferencia de tecnologa:


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 270

El Coordinador de Calidad e I+D+I analizar las posibilidades de proteccin de


la propiedad intelectual e industrial (patentes, modelos de utilidad, etc.) y
realizar los trmites que sean necesarios segn se establece en el apartado
4.4.9.

Cuando sea necesario se adquirir la tecnologa o se contratarn los servicios


de expertos, asistencia tcnica, formacin, etc. que permitan el adecuado
desarrollo de los Proyectos. Asimismo se considerar la conveniencia de
realizar acuerdos de transferencia tecnolgica de la Universidad, Centros
Tecnolgicos, Centros de Investigacin, etc., al Laboratorio. Se seguir para
ello la sistemtica establecida en el apartado 4.4.7 a propuesta del responsable
del Proyecto.

Para el desarrollo de aquellas ideas en las que se identifique como una


necesidad o una ventaja competitiva el Director o el Coordinador de I+D+I
firmar acuerdos de cooperacin y alianzas para acometer los Proyectos. Para
ello contar con la opinin del Responsable del Proyecto y/o del Coordinador
de Calidad e I+D+I sobre las distintas opciones que se planteen valorando sus
caractersticas, aportacin al Proyecto conjunto, facilidad de cooperacin,
cultura empresarial, conocimiento previo, etc.

El Coordinador de Calidad e I+D+I analizar las posibilidades y oportunidad de


venta de la tecnologa desarrollada por el Laboratorio; en el caso de que se
considere conveniente el Coordinador de Calidad e I+D+I elaborar los
modelos de contrato de transferencia de tecnologa (licencia, cesin de
derechos, etc.), que se consideren oportunos, que sern aprobados por el
Director del Laboratorio.

El responsable de Asistencia Tcnica del Laboratorio ser el responsable de


coordinar las actividades de transferencia de tecnologa a otras organizaciones
con las que se hayan firmado acuerdos de transferencia de tecnologa con la
participacin, cuando as se considere necesario, del Responsable del
Proyecto; asimismo desarrollar, cuando se considere adecuado, servicios de
asistencia tcnica asociados a la transferencia de tecnologa realizada.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 271

El Director del Laboratorio analizar la conveniencia de formacin de Joint


Ventures con el fin de explotar los resultados de la I+D+I propios, o de otras
empresas, que sin las mismas no seran viables o su aportacin al desarrollo
del Laboratorio se vera significativamente reducida. En general la propuesta de
las mismas partir de los anlisis realizados por el responsable del Proyecto o
por el Coordinador de Calidad e I+D+I u otro responsable del Laboratorio; en
otros casos la propuesta vendr de la empresa o alguna/s de las empresa/s
con la/s que se forme la Joint Venture.

4.4.6 Producto de I+D+I

La Planificacin del Proyecto se realizar segn se indica en el apartado 4.4.4. Las


fases para la realizacin del producto de I+D+I son las siguientes:

4.4.6.1 Diseo bsico

La persona u organizacin responsable del diseo bsico de acuerdo con la


planificacin del Proyecto realizar un diseo bsico contemplando los aspectos
siguientes:

Descripcin del diseo y perfilado de caractersticas: se recogern los


conocimientos cientficos-tcnicos existentes o las invenciones resultantes de
los nuevos conocimientos generados y se concretar el uso previsto,
requisitos que debe cumplir, etc. P.e. en el caso de un nuevo ensayo que se
vaya a poner en marcha se identificar la necesidad a cubrir con el nuevo
ensayo, el mtodo de ensayo indicando la tecnologa a utilizar y se definirn
los parmetros que caractericen dicho mtodo (p.e. especificidad y lmite de
deteccin para mtodo cuantitativos; linealidad, reproducibilidad,
incertidumbre, exactitud, lmite de cuantificacin, rango para mtodos
cuantitativos) y los objetivos para los mismos.

Planificacin de los recursos: Se har de acuerdo con lo contemplado en la


planificacin del Proyecto, detallando ms, si fuese necesario, los recursos
necesarios en cada una de las etapas. P.e. en el caso de un nuevo ensayo se
debern especificar las personas que participarn en el proceso, los equipos,
materiales e instalaciones necesarios, los recursos externos a utilizar, etc.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 272

Planos preliminares, diagramas de bloques, etc. P.e. en el caso de un nuevo


ensayo ser el borrador de procedimiento a utilizar en el que se incluirn la
secuencia de actuacin, montajes a realizar, criterios a aplicar, controles a
realizar, etc., y con el que se trabajar para adquirir conocimiento sobre el
nuevo ensayo, magnitudes de influencia, aspectos a mejorar, etc., llevando a
cabo una puesta a punto del mtodo.

En el caso de que surjan problemas en esta etapa puede ser necesario el apoyo de
Investigacin externa o interna para su resolucin pudiendo dar lugar a modificaciones y
cambios en el diseo bsico que se tratarn y registrarn segn se establece en los
documentos del sistema.

4.4.6.2 Diseo detallado

Con la informacin generada durante la fase de diseo bsico el responsable


definido en la planificacin completar los detalles del diseo antes de pasar a la Prueba
piloto. En el caso de que surjan problemas en esta etapa puede ser necesario el apoyo de
Investigacin externa o interna para su resolucin pudiendo dar lugar a modificaciones y
cambios en el diseo bsico que se tratarn y registrarn segn se establece en los
documentos del sistema. El diseo detallado contemplar:

Descripcin de diseo: Se describir en detalle del producto diseado con


todas sus caractersticas, componentes, procesos asociados, etc. P.e. en el
caso de un nuevo ensayo sera el procedimiento de ensayo detallado
indicando equipos y materiales necesarios, condiciones ambientales,
preparacin de las muestras, secuencia de ensayo, clculos a realizar,
clculo de incertidumbre, criterios de control de calidad, etc.

Equipo de diseo: Se definirn tanto los medios humanos como materiales


para llevar a cabo el diseo del Producto de I+D+I. P.e. en el caso de un
nuevo ensayo en la planificacin se habrn definido los responsables de cada
una de las actividades de diseo, en el protocolo de validacin los
participantes en los ensayos de la misma, etc.; por otra parte en el proceso
tambin quedarn definidos los materiales de referencia y muestras
necesarias para llevar a cabo las actividades contempladas en este proceso.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 273

Estructura de comunicaciones: Se establecern los canales de comunicacin


dentro del proyecto as como los informes y comunicaciones formales a tener
en cuenta. Por otro parte, se utilizarn los canales de comunicacin
habituales en el laboratorio (comunicacin verbal, comunicados escritos, e-
mail, tabln de anuncios, etc.). P.e. en el caso de un nuevo ensayo se
definirn los formatos para facilitar los resultados a los responsables de su
anlisis, se establecern las reuniones de proyecto y los participantes en las
mismas, etc.

Cmo se implanta el proceso de diseo: Se darn indicaciones sobre cmo


llevar a cabo, en su caso, las actividades posteriores al diseo necesarias
para la puesta en produccin del Producto de I+D+I. P.e. en el caso de un
nuevo ensayo, se definirn los programas de cualificacin de los tcnicos del
laboratorio que vayan a llevar a cabo, la adquisicin de equipos y materiales
para la produccin, la adaptacin del software de gestin del laboratorio, etc.

4.4.6.3 Prueba piloto

Una vez realizado el diseo detallado se proceder a aplicar de forma piloto el


nuevo servicio o, en su caso, a realizar un prototipo y probarlo por el responsable definido
en la planificacin. P.e. en el caso de un nuevo ensayo, se realizarn las pruebas
establecidas para la validacin (p.e. en el protocolo de validacin), se analizarn los datos
obtenidos, se compararn los resultados con los objetivos de validacin establecidos y se
har la declaracin de mtodo validado, en su caso.

En el caso de que en la aplicacin piloto o en las pruebas del prototipo se determine


que no se cumple con lo requerido ser el Responsable del Proyecto con la colaboracin
del responsable de las pruebas piloto, quin analizar, y resolver en su caso los
problemas que hayan surgido. La informacin que se genere en este proceso se har
llegar a los involucrados en las distintas fases del diseo que puedan verse afectados para
su consideracin en el proyecto y en futuros proyectos y, en su caso, para dar lugar a una
redefinicin del proyecto. P.e. en el caso de un nuevo ensayo, se analizar si la desviacin
es debida a alguna causa identificable relacionada con no haber procedido segn lo
establecido en el protocolo de validacin, si se pueden cambiar los objetivos de validacin,
si es necesario cambiar el procedimiento, etc., transmitiendo esta informacin al Jefe del
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 274

Laboratorio correspondiente en su caso, a los analistas que vayan a repetir, en su caso, los
ensayos que sean necesarios, etc.

En esta prueba piloto se tendrn en cuenta aspectos como:

Descripcin de la situacin real de trabajo: el responsable de la prueba piloto


de acuerdo con la planificacin dejar registro de las condiciones de realizacin
de la misma, detalles especficos del prototipo, etc. P.e. en el caso de un nuevo
ensayo se dejar constancia del procedimiento de ensayo seguido durante el
proceso de validacin y, en su caso, se documentar cualquier desviacin que
haya tenido lugar.

Procedimientos para adaptar y actualizar los cambios: Los cambios que se


hayan generado a partir del proceso de la prueba piloto se debern incorporar
a los documentos que vayan a quedar como resultado del diseo, debiendo
considerarse, en su caso, la realizacin de modificaciones al diseo bsico y al
diseo detallado. Estos cambios sern propuestos al responsable del Proyecto
para su consideracin. P.e. en el caso de un nuevo ensayo los cambios que
pudiese haber en el procedimiento de ensayo se tramitarn de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento de control de documentos, en su caso.

Procedimientos para validar el prototipo: el responsable de la prueba piloto


llevar a cabo actividades para asegurarse de que el prototipo o la aplicacin
piloto se corresponden con lo establecido. P.e. en el caso de un nuevo ensayo
verificar que los ensayos se realizan de acuerdo con el procedimiento
elaborado para el mtodo a validar, se aplicarn los controles establecidos en
los mismos, etc. Por otra parte, el procedimiento para validar el producto o el
servicio consistir en la demostracin a partir de los resultados de la prueba
piloto, que el diseo detallado realizado sirve para el uso al que estaba
destinado; p.e. en el caso de un nuevo ensayo la validacin del mtodo se
realiza comprando los resultados obtenidos en el experimento de validacin
con los objetivos previamente fijados y realizando la declaracin de validacin
correspondiente en el formato y con el contenido establecido: definicin del
mtodo, identificacin del procedimiento de ensayo, parmetros y objetivos de
validacin, valores obtenidos para los parmetros de validacin, certificado
final.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 275

4.4.6.4 Rediseo, demostracin y produccin

De acuerdo con el prototipo utilizado en la prueba piloto o con la aplicacin


realizada del servicio objeto del proyecto en su caso, se prestar el servicio o se producir
el producto resultante del proceso de I+D+I. Para ello el responsable definido en la
planificacin definir, si no estn ya definidos como p.e. lo estara en el caso de un nuevo
ensayo en el que el mtodo validado es exactamente el que durante la prestacin del
servicio se aplicar, los medios y recursos de produccin en la etapa siguiente a la
validacin si as se planificase y se proceder de ser necesario a solicitar reactivos,
patrones, personal, etc.

Si en esta fase se detectasen de nuevo facetas, aspectos y elementos del prototipo


o de la aplicacin piloto a modificar, retocar o cambiar, el Responsable del Proyecto
proceder en consecuencia.

La informacin generada durante esta actividad se recircula a las etapas anteriores


por el Responsable del Proyecto para definir el prototipo de produccin definitivo o el
procedimiento de ensayo final.

4.4.6.5 Comercializacin

Una vez resueltos los problemas de produccin de acuerdo con lo indicado en el


apartado anterior, se alcanza la etapa de comercializacin del producto o servicio, donde
se confronta el nuevo desarrollo con el mercado para ver como se confronta el nuevo
desarrollo con el mercado para ver como ste satisface a las partes interesadas. Para ello
el Director del Laboratorio, con la colaboracin del Jefe de Laboratorio o al Responsable de
Asistencia Tcnica en su caso definirn las actividades de comercializacin a llevar a cabo,
los recursos y los plazos: estas actividades se integrarn en le Plan de Marketing del
Laboratorio.

En caso necesario, se llevarn a cabo modificaciones y cambios a realizar en el


servicio o producto de acuerdo con lo establecido en el apartado 4.4.6.6.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 276

4.4.6.6 Control de cambios

Todos los cambios en la informacin generada durante el proceso descrito en el


apartado 4.4.6 deben estar documentados.

Se llevar a cabo un control de cambios de acuerdo con lo siguiente:

Vigilancia sistemtica del servicio o del producto, especialmente en lo


referente a prestaciones, costes y calendario, por el Responsable del
Proyecto.

Aprobacin de las desviaciones contempladas respecto a cualquiera de las


etapas anteriores, por la persona que se establezca en el procedimiento
correspondiente, por el Responsable del Proyecto.
Se dejarn registros adecuados de todos los cambios introducidos a travs
de estas actividades por los responsables de las distintas actividades que se
contemplan.

4.4.7 Compras

El procedimiento que se describe a continuacin, se descompone en seis fases,


para cada una de las cuales se establecen los correspondientes criterios y directrices.
Estas fases son:

I) Necesidad de compra.
II) Seleccin de suministradores.
III) Peticin de ofertas.
IV) Orden de compra.
V) Recepcin.
VI) Registros.

Necesidad de compra
El Director de Administracin recibir, de los responsables de cada rea, las
necesidades de compra para las respectivas reas con indicacin de los requisitos
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 277

exigibles. Una vez contrastada la necesidad de compra, dar el Visto Bueno para
continuar el proceso de compra.

Seleccin de suministradores
Se llevar a cabo la seleccin de los proveedores de suministros, consumible y
servicios relacionados con la calidad de los ensayos a fin de verificar si cumplen
los requisitos establecidos por el Laboratorio XXX segn criterios de calidad,
eficacia y economa.

El Laboratorio dispondr de las Listas de Proveedores seleccionados.

Peticin de ofertas
En los casos en que sea necesario realizar peticin de ofertas, se solicitarn a los
suministradores seleccionados. Una vez recibidas las diferentes ofertas, el
Director de Administracin, con la colaboracin del Coordinador de Calidad e
I+D+I, realizar la seleccin de la ms conveniente.

Orden de compra
El Director de Administracin emitir la orden de compra correspondiente despus
de verificar que se han incluido en la misma todas las especificaciones requeridas
para asegurar el cumplimiento de los requisitos aplicables.

Recepcin
Un Administrativo, llevar a cabo la recepcin de los suministros y consumibles
recibidos, inspeccionando o verificando que estn de acuerdo con las
especificaciones indicadas en la orden de compra/ documento de compra
correspondiente antes de su utilizacin y que poseen la documentacin adecuada
para su uso, procediendo el Coordinador de Calidad e I+D+I o el Jefe de
Laboratorio correspondiente, en caso afirmativo, a su aceptacin.

Si aplica, el Jefe de Laboratorio correspondiente realizar sobre el suministro


tcnico recibido una verificacin de cumplimiento de norma cuando sta sea de
aplicacin para los mtodos de ensayo y/o calibracin utilizados por el laboratorio,
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 278

procediendo en caso afirmativo a su aceptacin. Las comprobaciones y


disposiciones adoptadas durante la inspeccin / verificacin en la recepcin deben
quedar documentadas mediante registro.

Registros
El Coordinador de Calidad e I+D+I es responsable del archivo de los registros
originados por las compras realizadas en base a los criterios establecidos
(evaluacin de proveedores en su caso, lista de suministradores aprobados,
documentos de compra/ orden de compra, registros de cumplimiento de
especificaciones a la recepcin).

4.4.8 Resultados del proceso de I+D+I

Los resultados del proceso de I+D+I se proporcionan de forma que permiten


evaluar el efectivo cumplimiento de los objetivos planteados en coherencia con la poltica
de I+D+I.

4.4.8.1 Documentacin de los resultados

El Coordinador de Calidad e I+D+I informar de los resultados de I+D+I,


considerando los aspectos siguientes:

Los responsables de los Proyectos realizarn informes finales de los mismos


donde recojan los objetivos, la sistemtica seguida y los resultados
obtenidos. Los resultados del Proyecto se incorporarn al Repositorio de
Gestin del Conocimiento del Laboratorio para su uso sistemtico y acceso
por todo el personal que lo necesite.

El Coordinador de Calidad e I+D+I describir las protecciones de los


resultados obtenidos de acuerdo con lo realizado segn lo indicado en el
apartado 4.4.9.

Los responsables de los Proyectos recopilarn y archivarn en el directorio


del Proyecto todos los datos bsicos, diagramas, dibujos, procedimientos,
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 279

resultados, registros e informes intermedios que se hayan generado a lo


largo del mismo.

Los responsables de los Proyectos alimentarn una base de datos en la que


se recojan los problemas y soluciones especficas encontradas durante el
Proyecto, indicando las tcnicas, procedimientos y equipos utilizados, en su
caso.

Los responsables de los Proyectos alimentarn una base de datos en la que


se recojan los proyectos, referencia a sus resultados y donde se encuentran
disponibles, as como las conclusiones conteniendo una evaluacin de los
mismos en su conjunto, y recogiendo las lecciones aprendidas y las
recomendaciones de actuacin para futuros proyectos de I+D+I.

4.4.8.2 Seguimiento y medicin

El Coordinador de Calidad e I+D+I debe realizar el seguimiento y medicin del


proceso de I+D+I, considerando los siguientes aspectos:

El Coordinador de Calidad e I+D+I propondr los criterios para la revisin,


seleccin y aprobacin de resultados del proceso de I+D+I que sern
aprobados por el Director del Laboratorio.

El Coordinador de I+D+I definir indicadores para cuantificar los resultados


obtenidos, indicando su forma de clculo, de forma que permitan su
comparacin con los objetivos establecidos en coherencia con la Poltica de
I+D+I obteniendo as una evidencia de la eficacia y eficiencia tecnolgica del
Laboratorio. Asimismo, establecer la forma de recoger la informacin para
el clculo de estos indicadores y los responsables de su clculo y la
periodicidad para su clculo. Los indicadores sern calculados por los
responsables que se designen en los plazos establecidos y enviados al
Coordinador de Calidad e I+D+I para su incorporacin al cuadro de mando
del Laboratorio.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 280

El Laboratorio utilizar los dispositivos de seguimiento y medicin que sean


necesarios para la realizacin de las actividades de I+D+I. Estos dispositivos
de seguimiento y medicin debern tener las caractersticas requeridas por
para los Proyectos y debern ser calibrados y validados de forma que
garanticen que cuando se utilicen dentro del Laboratorio se pueda tener
confianza en los resultados que dan. El responsable del Proyecto se
asegurar del cumplimiento de estos trminos.

Cuando se detecten incumplimientos de los requisitos establecidos en este


Manual se definirn las No Conformidades correspondientes, se definirn las
correcciones a llevar a cabo as como las acciones correctivas que
correspondan de acuerdo con lo indicado en el apartado 4.5.7.2.

Si durante el seguimiento se identifican nuevas ideas de I+D+I o se


profundiza en las ya iniciadas estas se tratarn de acuerdo con la
sistemtica establecida en el apartado 4.4.3.

4.4.9 Proteccin y explotacin de los resultados de las actividades de I+D+I

El Coordinador de Calidad e I+D+I valorar la viabilidad y oportunidad de proteger


los resultados obtenidos, considerando los siguientes aspectos:

Los Responsables de Proyecto, con el apoyo de los participantes en el


Proyecto de I+D+I, sern los responsables de realizar la transferencia de los
resultados de sus Proyectos de I+D+I a los Jefes de Laboratorio y al
Responsable de Asistencia Tcnica, segn corresponda, as como a
aquellas otras personas del Laboratorio que as se decida. Para ello,
adems de lo indicado en el apartado 4.4.8.1, realizar una reunin con los
interesados en la que se dar a conocer los resultados, las enseanzas
sacadas y se planificar, en su caso, el proceso de cualificacin que permita
disponer en el Laboratorio de un conjunto de personas que conozcan y
puedan ejecutar el nuevo servicio (p.e. el nuevo ensayo) o producto (p.e.
material de referencia). Por otra parte, al haberse introducido en el
repositorio los resultados del Proyecto estarn a disposicin de todo el
personal de la organizacin que lo necesite para su utilizacin.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 281

Asimismo el Director del Laboratorio definir la planificacin para la


comercializacin (presentaciones, jornadas, cursos, asistencia tcnica, etc.)
del nuevo producto o servicio y, en su caso, como se transmitir esa
tecnologa, en su caso, a los clientes que as lo requieran. Esta definicin, se
har a travs de ofertas, contratos o acuerdos de colaboracin.

El Director del Laboratorio, con la colaboracin de los Jefes de Laboratorio,


el Coordinador de Calidad e I+D+I y el Responsable de Asistencia Tcnica,
identificar las organizaciones externas con las que sea interesante la firma
de acuerdos de transferencia de tecnologa (p.e. laboratorios o empresas
asociadas en otros pases, franquiciados, etc.). El Coordinador de Calidad e
I+D+I definir el borrador de acuerdo de I+D+I, o revisar el planteado por
alguna otra de las partes involucradas en el acuerdo, participando en el
proceso de negociacin del acuerdo. Este acuerdo describir la tecnologa a
transmitir, las condiciones de la transferencia, la forma de transmisin, etc.

Con el fin de proteger los resultados el Coordinador de Calidad e I+D+I


analizar las alternativas existentes, teniendo en cuenta las siguientes:

o Patentes y modelos de utilidad, de acuerdo con la Ley de Patentes,


Ley 11/86, Real Decreto 2245/1986 y legislacin que lo modifica, o la
que en su momento la sustituya.

o Creacin de marcas de calidad para los productos / procesos que se


desarrollan, y registro de las mismas de acuerdo con la Ley 17/2001,
Real Decreto 687/2002 y legislacin que lo modifique, o la que en su
momento la sustituya.

o Obtencin de marcas de calidad de certificadores externos.

o Derechos de autor y registro de los mismos de acuerdo con la Ley


19/2006, de 5 de junio por la que se amplia los medios de tutela de los
derechos de propiedad intelectual e industrial (BOE n. 134, de 6 de
junio de 2006) y Ley 23/2006, de 7 de julio por la que se modifica el
texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 282

o Contratos de transferencia tecnolgica.

o Compromisos de confidencialidad del personal.

o Sistemas de seguridad fsica e informtica que limitan el acceso al


Laboratorio y a los resultados de los Proyectos a aquellas personas
autorizadas.

Cuando as se considere adecuado por el Director, en funcin de las


alternativas de proteccin de los resultados de la I+D+I en el Laboratorio el
Coordinador de Calidad e I+D+I, o la persona en la que el Director delegue,
iniciar los trmites para la proteccin eficaz de los resultados (patentes,
modelos de utilidad, etc).

Cuando sea necesario, el Coordinador de Calidad e I+D+I contratar los


servicios de empresas que lleven a cabo los trmites de registros de
patentes, modelos de utilidad, marcas, etc., de acuerdo con la legislacin
vigente o de abogados que revisen los contratos que se vayan a firmar
desde el punto de vista jurdico, etc.

El laboratorio tiene establecidos distintos niveles de acceso a la informacin


que se manifiestan a travs de los niveles de acceso a la informacin que
tienen las personas de la organizacin: el Coordinador de Calidad e I+D+I
mantendr actualizado estos niveles de acceso siguiendo las indicaciones,
en su caso, del Director. No obstante, cada persona del Laboratorio, as
como aquellos colaboradores externos que vayan a poder tener acceso a
algn tipo de informacin del Laboratorio y de sus clientes, firmarn un
compromiso de confidencialita en el formato que la legislacin vigente
defina.

4.5 Medicin, anlisis y mejora


4.5.1 Generalidades

La Organizacin debe planificar, programar e implantar los procesos de


seguimiento, medicin, anlisis y mejora de:
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 283

a) la ejecucin de las actividades de I+D+I.

b) el sistema de gestin de la I+D+I.

c) su mejora continua.

La Organizacin debe realizar el seguimiento de la percepcin de las partes


interesadas con relacin a la satisfaccin de sus necesidades y expectativas.

4.5.2 Auditorias internas

El Coordinador de Calidad e I+D+I I establecer un Programa Anual de Auditoras


Internas. Dicho Programa se llevar a cabo para comprobar el cumplimiento de los
requisitos exigidos en el Sistema de Gestin de la I+D+I de acuerdo a un calendario
establecido. La periodicidad de las auditorias ser tal que, al menos una vez al ao, sean
auditados todos los elementos del Sistema de la I+D+I en todas las reas del laboratorio.
Las auditoras programadas debern complementarse con otras adicionales cuando se
produzca alguna de las siguientes circunstancias:

Cuando se introduzcan cambios significativos en el Sistema de Gestin de la I+D+I, a


fin de evaluar su impacto.

Cuando, motivado por la deteccin de No Conformidades, exista sospecha o se tenga


certeza de que no se cumplen, por parte del Laboratorio, sus propias polticas,
procedimientos o requisitos establecidos en el Sistema de la I+D+I.

Los objetivos bsicos a cubrir por el Programa de Auditoras Internas son los
siguientes:

Verificar la implantacin del Sistema de Gestin de la I+D+I.


Controlar peridicamente su funcionamiento.
Evaluar la eficacia del Sistema.
Detectar No Conformidades.
Controlar la correccin y cierre de las No Conformidades.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 284

Las personas que formen parte del equipo auditor debern estar debidamente
cualificadas y ser independientes, en la medida de lo posible, del rea auditada. En las
reuniones de Revisin del Sistema de la I+D+I se har un seguimiento de las auditorias
realizadas, comprobando la eficacia de las Acciones Correctivas implantadas.

4.5.3 Seguimiento y medicin del proceso de I+D+I

El Director del Laboratorio definir y aprobar, para cada uno de los procesos
recogidos en el Mapa de Procesos, los indicadores y, para cada uno de ellos, un valor, o
margen de valores, objetivo, dentro del cual se ha de encontrar, de forma que permitan
demostrar la capacidad de estos para alcanzar los resultados previstos. Asimismo, definir
la forma de clculo de cada uno de los indicadores y la periodicidad para la que se debern
calcular.

Los indicadores han de ser calculados por el Coordinador de Calidad e I+D+I, para
la periodicidad establecida. En el caso de que no se alcancen los resultados previstos se
determinarn las acciones a tomar.

Las evidencias del seguimiento y medicin de los resultados han de quedar en


actas de reunin, informes, etc.

4.5.4 Seguimiento y medicin de los resultados del proceso de I+D+I

Al objeto de asegurar que los resultados del proceso de I+D+I cumplen con los
requisitos, el responsable del proyecto llevar a cabo las actividades de seguimiento que
sean necesarias. Estas se realizan a lo largo del proceso segn sea apropiado y de
acuerdo con lo establecido en la planificacin del proyecto y, en su caso, documentos
relacionados. Los registros (informes u otros) debern dejar evidencia de la conformidad
de los resultados con los criterios de aceptacin para cada uno de los requisitos.

4.5.5 Control de las desviaciones en los resultados esperados

En todos los casos en los que se detecten desviaciones en los resultados


esperados, se pondr en conocimiento del Coordinador de Calidad e I+D+I, quien lo
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 285

documentar y adoptar las disposiciones necesarias para su solucin, identificndola con


vistas a su posterior reutilizacin, si procede.

4.5.6 Anlisis de datos

La organizacin debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para


demostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestin de la I+D+I y para evaluar
donde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del Sistema. Esto debe incluir los
datos generados del resultado del seguimiento y medicin del proceso de I+D+I y
cualesquiera otras fuentes pertinentes. El anlisis de datos debe proporcionar informacin
sobre:

a) La satisfaccin de las partes interesadas.


b) La conformidad con los requisitos de los resultados del proceso de I+D+I.
c) Las caractersticas y las tendencias del proceso de I+D+I y de sus resultados.

4.5.7 Mejora
4.5.7.1 Mejora continua

El Laboratorio establece su Poltica y los Objetivos de I+D+I como medio para


mejorar de forma continua la eficacia del Sistema de Gestin de la I+D+I.

Asimismo, el anlisis de datos, los resultados de auditoras, las acciones correctivas


y preventivas y la revisin por la Direccin son fuentes de informacin para detectar
oportunidades de mejora.

Cualquier trabajador puede hacer sugerencias de mejora a su superior, para que


este, si lo cree oportuno, las canalice a sus superiores.

4.5.7.2 Accin correctiva

Toda No Conformidad (que no se haya cerrado de acuerdo con lo descrito en el


captulo anterior) exige la adopcin de Acciones Correctivas para su eliminacin segn la
sistemtica descrita a continuacin:
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 286

El proceso operativo que se sigue con las Acciones Correctivas es el que sigue:

a) Propuesta de Acciones Correctivas.


b) Implantacin de Acciones Correctivas
c) Seguimiento, verificacin y cierre de Acciones Correctivas.

Propuesta de Acciones Correctivas


Como consecuencia de la investigacin llevada a cabo segn se describe en el
captulo anterior, Coordinador de Calidad e I+D+I, como responsable de
evaluacin de la No Conformidad (causas y efectos) propondr, con la
colaboracin del Jefe de Laboratorio correspondiente, Acciones Correctivas,
seleccionando de entre las posibles, las ms factibles para su implantacin,
con indicacin de plazos de ejecucin y personas o entidades encargadas de
realizarlas y de efectuar su seguimiento.

Implantacin y seguimiento de Acciones Correctivas


El responsable designado para llevar a cabo las Acciones Correctivas
decididas las realizar atendiendo a su contenido y plazo de ejecucin,
anotando las acciones que efecte (fechadas y firmadas) en el apartado
correspondiente informe definido.

El seguimiento del cumplimiento de las Acciones Correctivas decididas y los


plazos previstos corrern a cargo de la persona propuesta y se realizarn
durante le periodo establecido como plazo previsto, anotndose las acciones
(fechadas y firmadas) en el apartado correspondiente del formato.

Verificacin y cierre de Acciones Correctiva


La verificacin de la implantacin adecuada, en plazo y contenido, de las
Acciones Correctivas adoptadas corresponde al Coordinador de Calidad e
I+D+I. Esta verificacin se realizar al menos a la finalizacin del plazo previsto
de implantacin.

Si una vez finalizado el plazo previsto, no se hubiese podido cerrar el Informe


de No Conformidad, se analizarn las causas, tomando las medidas oportunas
(puede ser necesario la apertura de una nueva No Conformidad por
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 287

incumplimiento de plazos), y, si est suficientemente justificado, se definir un


nuevo plazo que se ha de documentar.

Implantada la Accin Correctiva y verificada su idoneidad, Coordinador de


Calidad e I+D+I proceder al cierre de la No Conformidad. Si se hubiese
interrumpido trabajos en ejecucin, se decidir sobre su continuidad.

Aunque la No Conformidad est cerrada, la auditora interna, cuando se realice


(de acuerdo con su programacin), deber supervisar que las Acciones
Correctivas implantadas han sido eficaces. (La eficacia de una Accin
Correctiva se pone de manifiesto si no reaparece la No Conformidad que
trataba de corregir).

Auditorias adicionales
Cuando la identificacin de No Conformidades ponga en duda el cumplimiento,
por parte del Laboratorio, de sus propias polticas o procedimientos, se
programarn auditoras internas adicionales segn el procedimiento que las
regula.

Dichas auditorias, sern realizadas una vez implantadas las Acciones


Correctivas establecidas para la No Conformidad detectada, de tal manera que
se pueda evaluar la eficacia de tales Acciones Correctivas.

4.5.7.3 Accin preventiva

Cualquier persona relacionada con el Sistema de Gestin de la I+D+I del


Laboratorio, basndose en su experiencia o en el autocontrol de sus actividades, gracias a
sus acciones de supervisin o de revisin o de auditora interna, mediante el anlisis de
datos o de tendencias o de riesgos o de resultados obtenidos en los ensayos de aptitud
interlaboratorios, entre otras, puede identificar Oportunidades de Mejora o situaciones
potenciales de No Conformidad. Las actividades a llevar a cabo, una vez identificada una
posible Accin Preventiva, sern las siguientes:
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 288

a) Documentar la posible Accin Preventiva e informar de ello para considerar si es


aceptada.

b) Evaluar la importancia de la Oportunidad de Mejora o No Conformidad Potencial


detectada.

c) Adopcin de Acciones Preventivas.

Informacin, documentacin y aceptacin de la Accin Preventiva


La persona que detecta una posible Accin Preventiva es responsable de
informar de ello, cumplimentando el Informe de Accin Preventiva y
remitindolo al Coordinador de Calidad e I+D+I. El Coordinador de Calidad e
I+D+I evaluar, con la colaboracin del Jefe de rea correspondiente, si
procede aceptar la propuesta.

En caso de que el Coordinador de Calidad e I+D+I I, con la colaboracin del


Jefe de rea correspondiente, considere que NO es procedente, dar una
explicacin razonada de la no aceptacin, pero la conservar en el archivador
de Acciones Preventivas como Accin Preventiva NO ADMITIDA A TRMITE
y notificar esta decisin a la persona que la detect.

Evaluacin y anlisis de la Accin Preventiva Propuesta


La aceptacin de una Accin Preventiva exige su anlisis para la identificacin
de los posibles Planes de Accin para la eliminacin de la situacin que se ha
identificado como No Conformidad Potencial o para implantar la Mejora
aceptada como oportuna.

Plan de Accin
El Coordinador de Calidad e I+D+I, con la colaboracin del Jefe de rea
correspondiente, elige la opcin ms factible y elabora un Plan de Accin para
la implantacin de la Accin Preventiva, designando responsables de
realizacin y seguimiento y definiendo un plazo para llevarlo a cabo, dejando
constancia de los mismos en el Informe de Accin Preventiva.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 289

Implantacin, seguimiento, verificacin y cierre de la Accin Preventiva


El responsable de implantacin designado realiza las acciones necesarias para
llevar a cabo, en plazo y contenido, el Plan de Accin propuesto, dejando
constancia de las mismas en el Informe de Accin Preventiva.

El responsable de seguimiento designado realiza las acciones necesarias para


impulsar y asegurar que se lleva a cabo, adecuadamente, el Plan de Accin
propuesto, dejando constancia de las mismas en el Informe de Accin
Preventiva.

El Coordinador de Calidad e I+D+I realiza la verificacin de la implantacin


adecuada, en plazo y contenido, el cierre y la comprobacin de la eficacia de la
Accin Preventiva, dejando constancia de los mismos en el Informe de Accin
Preventiva. La verificacin se realizar al menos a la finalizacin del plazo
previsto de implantacin (se pueden realizar verificaciones intermedias que se
documentarn en el Informe de Accin Preventiva).

Si una vez finalizado el plazo previsto, no se hubiese podido cerrar el Informe


de Accin Preventiva, se analizarn las causas, tomando las medidas
oportunas, y se abrir una No Conformidad.

El Responsable I+D+I archivar los registros generados, segn procedimiento


de archivo, una vez hayan sido implantadas las Acciones Preventivas.

Mejora continua
La aplicacin de la Poltica de I+D+I para la mejora continua de la eficacia del
Sistema de la I+D+I se realizar fijando los objetivos de la I+D+I (a travs del
anlisis de: los datos, los resultados de las auditoras, las acciones correctivas
y las acciones preventivas) en las reuniones de Revisin del Sistema.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 290

4
Conclusiones
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 291

4.1 Conclusiones

Al inicio de este Proyecto Fin de Carrera, se plantearon dos grandes objetivos que
han sido cumplidos en su totalidad, superando las expectativas iniciales en la mayora de
las ocasiones.

Por un lado, se ha dotado a ASECAL de un Sistema de Gestin de la I+D+I que


fomenta las actividades de I+D+I, le proporciona las directrices para organizar y gestionar
eficazmente la I+D+I, asegura que no se pierden actividades susceptibles de generar
tecnologas propias y patentes, a travs de las cuales puede obtener beneficios adicionales
por transferencia de tecnologa o por desgravaciones fiscales y ayuda a potenciar la I+D+I
como un factor diferencial de competitividad.

Por otro lado, se ha desarrollado documentacin, que ha de servir de base o gua al


personal de ASECAL a la hora de definir, desarrollar e implantar un Sistema de Gestin de
la I+D+I alguno de sus clientes, tanto del sector sanitario como del sector de los
laboratorios.

Este proyecto tena como objetivo la generacin de conocimiento sobre el proceso


de I+D+I dentro de ASECAL, que ha sido cubierto por el desarrollo de una primera parte
ms terica y documental que comenzaba definiendo y aclarando conceptos difusos como
qu se entiende por I+D e innovacin que deban ser usados para la correcta definicin del
Sistemas de Gestin de la I+D+I de ASECAL.

Este Proyecto Fin de Carrera, pese a haber sido un trabajo individual, ha sido
elaborado en un entorno profesional donde el trabajo en equipo es imprescindible. Es por
ello que, en mltiples ocasiones el trabajo ha sido guiado por la directora del proyecto y en
algunas otras se ha llevado a cabo segn las directrices de la Direccin de ASECAL.

Por otro lado, se han propuesto soluciones capaces de satisfacer adecuadamente


necesidades reales de la empresa, de suficiente nivel y complejidad como para requerir la
aplicacin de los conocimientos y formacin adquiridos a lo largo de los estudios, como
puede ser el proceso de anlisis externo, el proceso de vigilancia tecnolgica o todo lo
relacionado patentes, modelos de utilidad, etc.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 292

Adems de lo anterior se ha de tener en cuenta que, al ser este proyecto fin de


carrera un primer contacto con el mundo profesional, este proyecto ha tratado de
contemplar 2 vertientes:

Una primera vertiente acadmica, con el objeto de utilizar de forma coordinada los
conocimientos que se han ido adquiriendo a lo largo de la carrera. Est vertiente
acadmica se ha contemplado principalmente en la generacin de conocimiento
sobre el proceso de la I+D+I que se lleva a cabo dentro de la empresa.

Una segunda vertiente prctica, en la que se ha tratado de resolver todos los


problemas que en la prctica han surgido en la realizacin de este proyecto, tanto
desde el punto de vista tcnico como de plazos y calidad.

La innovacin constituye la clave del crecimiento rentable y sostenido de una


empresa. Es por ello que las empresas innovan para mejorar su posicin competitiva en el
mercado, mediante el uso de la tecnologa o la mejora en los procesos comerciales o de
gestin. Pero innovar de forma rentable es cada vez ms complejo. Por lo que no solo es
importante la gestin de la I+D, sino que, an ms importante, es una adecuada gestin de
la innovacin, ya que segn los estudios, las mayores posibilidades para aumentar el
beneficio se encuentran en la excelencia en innovacin. Un reciente estudio realizado por
Booz Allen Hamilton, demuestra que no existe una alta correlacin entre la inversin en
I+D y los resultados obtenidos. As este estudio llega a la conclusin de que con la propia
inversin en I+D no basta, sino que es necesaria, una gestin eficaz de las actividades de
I+D para obtener buenos resultados.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 293

5
Referencias Bibliogrficas
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 294

5.1 Normas y otros Documentos

Normas:

UNE/166000: 2002 EX: Gestin de la I+D+I: Terminologa y Definiciones de las


Actividades de la I+D+I

UNE/166001: 2002 EX: Gestin de la I+D+I: Requisitos de un proyecto de I+D+I

UNE/166002: 2002 EX: Gestin de la I+D+I: Requisitos del Sistema de Gestin de la


I+D+I

Libros consultados:

[HIDA02] Hidalgo Nuchera, A.; Len Serrano, G.;Pavn Morote, J. La Gestin de la

Innovacin y la Tecnologa en las Organizaciones, Ed. Pirmide. Madrid, 2002.

[ARRI04] Arriola, J. Conocimiento, Tecnologa y Crecimiento, Ediciones Universidad

del Pas Vasco. Bilbao, 2004.

[ROBE87] Roberts, E. Gestin de la Innovacin Tecnolgica, Ediciones Revista

Madrid, Madrid 1987.

[MART06] Martnez Villaverde, L. Gestin del Cambio y la Innovacin en la

Empresa, Ediciones IdeasPropias Editorial, Madrid 2006.

[CARB06] Carballo, R. Innovacin y Gestin del Conocimiento, Ediciones Daz de

Santos, Madrid 2006.

[HISR05] Hisrich, R.; Peters, M.; Shepherd, D Entrepreneurship, Ediciones McGraw-

Hill, Madrid 2006.


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 295

5.2 Direcciones de Internet Consultadas

Instituto para Estudios de Prospectiva Tecnolgica


http://www.jrc.es/home/index.htm

Fundacin Espaola para la Ciencia y la Tecnologa


http://www.fecyt.es

Revista de innovacin del MIT


http://www.mitpressjournals.org/loi/itgg

Artculo Booz Allen Hamilton


http://www.elpais.com/articulo/empresas/Crisis/fe/I/D/i/elpnegemp/20060212elpnege
mp_7/Tes

Artculos de Harvard Business Review sobre Innovacin


http://www.hbsp.harvard.edu/b01/en/search/searchResults.jhtml?No=&sid=JL2DWB
KV4CHASAKRGWDR5VQBKE0YIISW&Ntt=innovation+management&Ntk=main_se
arch&Ntx=mode%2Bmatchallpartial&N=105

Ministerio de Ciencia y Tecnologa


www.mityc.es

Instituto Nacional de Estadstica


http://www.ine.es/

Entidad Nacional de Acreditacin


http://www.enac.es

Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin


http://www.aenor.es

Pgina acerca de la Innovacin en Europa


http://www.innovacion.com.es/

Pgina acerca de la Creatividad y la Innovacin


http://www.neuronilla.com/
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 296

6
Glosario de Trminos
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 297

6.1 Glosario de Trminos

Actividades de I+D+I: Son las relativas a Investigacin, Desarrollo Tecnolgico e


Innovacin.

Auditora del sistema de gestin de la I+D+I: Proceso de verificacin sistemtico y


documentado para obtener y evaluar peridica y objetivamente evidencias que hagan
posible determinar si el sistema de gestin de una organizacin se ajusta a los criterios y
disposiciones previamente establecidos, si se ha implantado de forma efectiva, y si es
adecuado para alcanzar la poltica y objetivos de I+D+I de la organizacin.

Comportamiento innovador: Resultados medibles del sistema de gestin de la I+D+I,


relativos al control por parte de una organizacin de sus aspectos, basados en su poltica
tecnolgica, sus objetivos y metas.

Eficacia: Extensin en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los


resultados planificados.

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Estado del arte: Situacin, en un momento dado, del estado de los conocimientos,
tecnologas, productos y procesos. Su estudio proporciona un conocimiento de la situacin
ms avanzada de la disciplina de que se trate.

Evaluacin de la marcha del proyecto: Evaluacin de los resultados de las actividades


del proyecto, basada en criterios definidos y llevada a cabo en momentos adecuados a lo
largo del ciclo de vida del mismo.

Innovacin: Actividad cuyo resultado es la obtencin de nuevos productos o procesos, o


mejoras sustancialmente significativas de los ya existentes. Se distingue entre:

Innovacin en tecnologa: Actividad de generacin y puesta a punto de nuevas


tecnologas en el mercado que, una vez consolidadas, empezarn a ser usadas por
otros procesos innovadores asociados a productos y procesos.
Innovacin tecnolgica: Actividad de incorporacin, en el desarrollo de un nuevo
producto o proceso, de tecnologas bsicas existentes y disponibles en el mercado.
Innovacin en la gestin: Mejoras relacionadas con la manera de organizar los
recursos para conseguir productos o procesos innovadores.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 298

Investigacin: Indagacin original y planificada que persigue descubrir nuevos


conocimientos y una superior comprensin en el mbito cientfico o tecnolgico.

Mejora continua en I+D+I: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos del Sistema de Gestin de la I+D+I.

Meta de I+D+I: Requisito detallado de actuacin, cuantificado cuando sea posible,


aplicable a la organizacin o a parte de la misma, que proviene de los objetivos de I+D+I y
que debe establecerse y cumplirse en orden a alcanzar dichos objetivos.

Objetivo de I+D+I: Fin de carcter general con origen en la poltica de I+D+I que una
organizacin se marca a s misma, y que debe estar cuantificado, cuando sea posible.

Plan de I+D+I: Documento que especifica las actividades, recursos y resultados


necesarios para alcanzar los objetivos establecidos en la poltica de I+D+I.

Plan de proyecto: Documento que especifica lo que es necesario para alcanzar el (los)
objetivo(s) del proyecto.

Poltica de I+D+I: Declaracin por parte de la organizacin, de sus intenciones y


principios en relacin con sus actividades de I+D+I, que proporciona un marco para su
actuacin y para el establecimiento de sus objetivos y metas en Investigacin, Desarrollo
Tecnolgico e Innovacin.

Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman


elementos de entrada en elementos de salida.

Prospectiva tecnolgica: Proceso sistemtico realizado para explorar el futuro de la


ciencia, la tecnologa y la sociedad, con el objetivo de identificar aquellas tecnologas
genricas emergentes y las reas de investigacin estratgicas necesarias para su
desarrollo, que tengan mayor probabilidad de proporcionar beneficios econmicos y
sociales.

Proyecto: Proceso nico que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y


controladas con fechas de inicio y fin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con
requisitos especficos, los cuales incluyen los compromisos de plazos, costes y recursos.
Los objetivos de un proyecto deben ser: concretos, mensurables, alcanzables y retadores.
Un proyecto individual puede formar parte de una estructura de proyectos ms grande. La
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 299

organizacin puede ser temporal y establecerse nicamente durante la duracin del


proyecto. El resultado de un proyecto puede ser una o varias unidades de producto.

Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.

Sistema de gestin de la I+D+I: Parte del sistema general de gestin que incluye la
estructura organizativa, la planificacin de las actividades, las responsabilidades, las
prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar
a efecto, revisar y mantener al da la poltica de I+D+I de la organizacin.

Tecnologa: Conjunto de recursos tcnicos propios de una actividad que pueden ser
utilizados de forma sistemtica para el diseo, desarrollo, fabricacin y comercializacin de
productos o para la prestacin de servicios.

Transferencia de tecnologa: Proceso de transmisin de la informacin cientfica,


tecnolgica, del conocimiento, de los medios y de los derechos de explotacin, hacia
terceras partes para la fabricacin de un producto, el desarrollo de un proceso o la
prestacin de un servicio, contribuyendo al desarrollo de sus capacidades.

Unidad de I+D+I: Persona o personas de la organizacin designadas por la alta direccin


con dedicacin parcial o completa, que disponen de los medios necesarios para:

Procurar la obtencin de conocimientos cientficos y tecnolgicos tiles para la


organizacin
Desarrollar nuevas tecnologas o mejorar las actuales
Aplicar los nuevos desarrollos tecnolgicos a los productos o procesos

Unidad de gestin de I+D+I: Persona o personas de la organizacin designadas por la


alta direccin con dedicacin parcial o completa, que disponen de los medios necesarios
para:

Gestionar la cartera de proyectos de I+D+I


Gestionar la transferencia de tecnologa
Gestionar la proteccin y explotacin de los resultados o Realizar la medicin,
anlisis y mejora de los resultados
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 300

Vigilancia Tecnolgica: Forma organizada, selectiva y permanente de captar


informacin del exterior sobre tecnologa, analizarla y convertirla en conocimiento para
tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 301

ANEXO I
Gestin de Ideas
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 302

I.1 Gestin de Ideas

Muchas innovaciones son el resultado de una bsquela consciente y concreta de


oportunidades para resolver problemas (por ej. Derivados del cambio de tecnologa) o
satisfacer a los consumidores, lo que trata de exponer este apartado es donde debe
buscarse las ideas que den respuesta a tales problemas y necesidades del mercado. Las
fuentes donde la empresa puede encontrar nuevas ideas son:

Nuevos Conocimientos: Como normalmente hay un lapso de tiempo entre la


creacin de conocimientos y las innovaciones basadas en los mismos, en estos
nuevos acontecimientos se esconden oportunidades enormes de creacin de ideas.
Dentro de esta fuente se enmarcaran los centros de investigacin, universidades y
los laboratorio de I+D+I.

Los Consumidores: Es importante, desde la empresa prestar atencin a las


posibles sugerencias que proponga el consumidor, bien por observacin o bien por
consulta directa, ya que la opinin del consumidor es una fuente para conocer
debilidades de productos actuales e identificar problemas no resueltos. A la hora de
tener en cuenta la opinin del consumidor se debe prestar menos atencin a las
especificaciones que desean y ms a los resultados que desearan obtener.

Aprender de los usuarios ms importantes: Se entiende por usuario ms importante


aquel cuyas necesidades van ms all de las necesidades medias del mercado.
Esta fuente de ideas es especialmente relevante, ya que, segn estudios de ella se
derivan aproximadamente el 50% de las innovaciones tecnolgicas. El siguiente
esquema muestra como puede contemplarse esta fuente de ideas mediante un
esquema de mejora continua.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 303

Productos y servicios existentes en la actualidad: Igualmente importante es


observar los productos y servicios del mercado, para dar lugar a nuevos productos
o a mejoras de estos.

Los Canales de Distribucin: Son una fuente de ideas dada su familiaridad con el
mercado (Ej: aceptar sugerencias de los vendedores de cara a modificar un
producto)

El Gobierno: Bien va el archivo de las patentes, o bien a partir de las nuevas


normas gubernamentales.

El mercado de ideas (Open innovation): las empresas pueden acudir al mercado


para buscar (o comprar) las ideas que necesiten para nuevos productos o servicios
por medio de compra de patentes, joint ventures, alianzas estratgicas, fusiones y
adquisiciones, etc.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 304

I.2 Mtodos para generar ideas

Una vez que se conocen las fuentes a las que se puede acudir para conseguir
nuevas ideas, se debe de conocer como se pueden generar estas nuevas ideas, para lo
cual existen varios mtodos entre los cuales destacan:

Focus Group: Grupo de individuos que ofrecen informacin en un formato


estructurado. Debate abierto con moderador.

Tormenta de Ideas: Hay 4 reglas que es importante cumplir:


o No se permiten comentarios negativos (ni criticas a otros interlocutores)
o Se fomenta la libertad de expresin total
o Cuantas ms ideas mejor
o Se ha de fomentar la combinacin y mejora de ideas(utilizar ideas de otros)

Anlisis de Inventarios de Problemas: Es el mismo proceso que el focus group,


pero en lugar de buscar ideas nuevas de les plantea una lista de problemas, es
mas fcil realizar sugerencias con este punto de partida, que generar ideas desde
cero. La resolucin de estos problemas no implica el xito del producto porque el
problema poda no tener efecto en el comprador.

I.3 Mtodos para generar ideas a partir de la resolucin de problemas de


forma creativa

Tormenta de ideas: Ya se ha comentado como mtodo para generar idea, y del


mismo modo se puede emplear para resolver problemas. El tema no ha de ser muy
libre ni muy concreto.

Tormenta de ideas inversa: En este caso, los participantes han de intentar proponer
inconvenientes que puedan hacer fracasar la idea.

Tormenta de ideas por Escrito: Mtodo 635, 6 personas, 3 propuestas, 5 minutos: la


principal diferencia con el mtodo tradicional es que los participantes disponen de
mucho mas tiempo) (no es tan espontnea). La notificacin de ideas se realiza
escribiendo cada participante 2 o 3 ideas en un pequeo plazo de tiempo y
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 305

pasando la ficha a otro participante. El moderador puede modificar los tiempos y


reorientar las preguntas. Puede no ser presencial, mail.

Mtodo de Gordon: Se convoca a los participantes sin que sepan en que consiste el
problema. Poco a poco, y a cada vez con mayor concrecin se les explica la
situacin general, solicitando ideas y propuestas, as, hasta que se debate el
problema concreto.

Mtodo de la Lista de Comprobacin: Se desarrolla una nueva idea mediante una


lista de cuestiones o sugerencias relacionadas. Se emplea una lista de
comprobaciones que puede ser de cualquier longitud y tipos, hay varios modelos o
ejemplos que se pueden copiar o adaptar.

Asociacin libre de ideas: til para realizar un planteamiento totalmente distinto de


un problema. Partiendo de una palabra o frase relacionada con el problema, se
escribe otra y otra, y as sucesivamente creando una cadena de ideas que puede
terminar en una sola solucin vlida.

Relaciones Forzadas:

o Aislar elementos del problema


o Encontrar relaciones entre ellos
o Registrar las relaciones de forma ordenada
o Analizar las relaciones resultantes
o Desarrollar nuevas ideas a partir de estos patrones

Mtodo del cuaderno de Notas Colectivo: los participantes escriben sus propuestas
en un cuaderno, posteriormente se analizan en grupo las mejores anotaciones.

Lista de Caractersticas: Se hace una lista de caractersticas de un artculo o un


problema y se analiza cada una de ellas desde diferentes perspectivas. Permite
encontrar relaciones interesantes entre ellas.

Planteamiento del Gran Sueo: Piensa en como poder resolver el problema sin
ningn tipo de limitacin. Luego se analiza por si sale alguna opcin practica.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 306

Anlisis de los Parmetros: Dos partes, identificacin de parmetros y sntesis


creativas.

Existe una amplia documentacin de tcnicas de creatividad en la siguiente


direccin. http://www.neuronilla.com/pags/tecnicas/default.asp

I.4 Generacin de ideas para potenciar la innovacin

La creatividad es el elemento que desencadena el potencial innovador de la


empresa, al permitir la generacin de ideas que posteriormente sern modificadas y
transformadas en nuevos productos o en mejora de procesos.

Esta generacin de ideas debe ser organizada dentro de la empresa, puesto que la
creatividad se desarrolla ms eficientemente por medio de mtodos y modelos especficos,
debido a que est basada en el pensamiento humano, es decir, la creatividad, para ser
desarrollada, necesita una nueva cultura organizativa de la empresa.

La planta de Toyota en Nagoya posee un sistema de sugerencias que produce un


promedio de 48 sugerencias por trabajador al ao, de las cuales un 95% se ponen en
practica

I.4.1 Pensamiento Reproductivo vs Productivo

Cuando tenemos que realizar alguna tarea, cuantas veces nos preguntamos en
que se parece eso a otra cosa que conozco, ya he realizado y el resultado no fue el todo
malo?.

o Pensamiento Reproductivo: Reproduce un esquema probado. Pierdes la


oportunidad de encontrar una forma mejor de hacer las cosas.

o Pensamiento Productivo: Esta basado en crear nuevas ideas abandonando la


seguridad de lo conocido.

Estrategias para desarrollar el pensamiento productivo:


Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 307

Antes de conformarse con una buena idea hay que generar al menos 40.

Aunque nuestra mente no est preparada para pensar simultneamente,


sino de forma secuencial, podemos intentar sacar la esencia de cada una
de las cosas para deducir conclusiones validas.

No resolver problemas basndose en experiencias, echar fantasa al tema,


como lo hacen los nios, no rechazar nada a priori.

I.4.2 Tcnicas para generar ideas que desemboquen en innovaciones

1. Jugar con las palabras

La clave fundamental es modificar las palabras, porque determinan una forma de


pensar y limitan la creatividad. Es conveniente reformular los problemas de diferentes
maneras para generar mayor riqueza de alternativas de respuesta.

Tcnicas de desarrollo:
Utilizar palabras propias para describir el problema
Cambiar las palabras, fundamentalmente las palabras clave y el verbo
Formular los problemas en positivo.

Einstein deca que dedicaba 55 minutos reflexionando sobre como formular la pregunta y
5 para responderla

2. Jugar con las perspectivas

El punto en el que nos colocamos, determina el conjunto de lo que vemos, luego si


cambiamos varias veces de posicin tendremos distintas perspectivas.

Tcnicas de Desarrollo:
Plantear el problema desde niveles de abstraccin superiores a inferiores y
viceversa (paso de lo global a especfico).
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 308

Empata: ver el problema desde la perspectiva de otra persona (de distinto sexo, de
la competencia, del cliente).

Invertir el problema (verlo al revs): Una opcin es negar o invertir las


caractersticas tpicas de un objeto o situacin.

Al Sloan de GM, pens en conducir antes de pagar, en lugar de pagar por conducir, y as
surgieron las pruebas de coches

3. Jugar con las imgenes


Tcnicas de desarrollo
Hacer un diagrama del problema, detallando sus caractersticas
fundamentales y relacionndolas. Aparecen relaciones y conexiones entre
las partes del problema imposibles de ver de otro modo.

Dibujar un mapa mental.

Desarrollar mapas sistemticos de problemas.

4. Combinar y crear

Las ideas pueden combinarse de todas las formas imaginables para crear nuevas
formas, objetos, soluciones, etc. Lo importante es tener una buena base de piezas.

Tcnicas de desarrollo
Mtodo da Vinci: consiste en descomponer el problema en partes
(parmetros) y buscar tantas variaciones de cada una como sea posible.

Combinar elementos no relacionados: til a la hora de buscar nuevos


productos o servicios a partir de otros existentes. Por ejemplo, tomar 20
objetos o ideas e intentar emparejarlas del modo ms adecuado posible,
o intentar relacionar algunos de sus atributos.

Tcnicas de Grupo: Ejercitar la combinacin de ideas de grupo, siempre


proporciona mejores resultados.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 309

Hay multitud de combinaciones que han supuesto un importante avance:


Prensa uvas + Acuado moneda = Imprenta (Gutemberg)
Matemticas + Biologa = Gentica (Mendel)

5. Conectar y Crear

Nuestra mente establece conexiones entre lo que ve y suple con imaginacin lo que
no ve hasta encontrarle un sentido a la realidad.

Tcnicas de desarrollo
Fijarse al Azar: Consiste en recoger estmulos al azar e intentar
asociarlos con posibles mejoras de aplicacin prctica.

Pedir un deseo: Imaginarse que tenemos una varita mgica y realizar


propuestas sobre lo que haramos con ella, en relacin con el asunto
que estemos tratando.

Observando el vapor de la tetera, James Watt lo asoci con el movimiento y


desarroll la idea de la mquina de vapor.

6. Dejarse llevar por la imaginacin

Hasta que el ser humano aprende y encuentra la respuesta estndar, emplea la


imaginacin para enfrentarte a retos.

Tcnicas de desarrollo
Buscar en otros mundos, equiparar el problema en mundos paralelos,
por ejemplo, en la naturaleza.

Explorar en todas direcciones

Olvidarse del tema, bien antes de meterse de lleno, para aportar frescura
o bien despus, para recuperar conexiones que se hayan podido
escapar.
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 310

Aceptar el absurdo como fuente de creatividad, favorece la liberacin de


la mente, pudiendo generar una inspiracin valiosa.

I.5 Reconocer las Oportunidades

De nada sirve tener una buena idea si luego no se sabe reconocer su autentico
valor entre otras malas ideas. El siguiente esquema indica como pueden reconocer una
oportunidad:

Como se indica, las claves para reconocer una oportunidad dependen del
conocimiento y de la experiencia de la empresa, as una empresa con mucha experiencia y
conocimiento en un determinado campo, podr reconocer ms fcilmente ideas que
conlleven grandes oportunidades e ideas que probablemente no sean buenas. El
Definicin y Desarrollo de un Sistema de Gestin de la I+D+I 311

conocimiento previo al que se hace referencia, es resultado de una combinacin de


educacin y de experiencia del personal de la empresa (lo que suele estar relacionado con
la cultura de la misma); la experiencia relevante puede estar relacionada con el trabajo o
derivarse de una serie de experiencias o acontecimientos personales. La empresa debe
ser consciente de este conocimiento y de esta experiencia y potenciar una cultura que
permita utilizarlos. Los otros factores importantes de este proceso son el estado de alerta,
que permite por ejemplo el incorporar ideas generadas externamente a la empresa, y las
redes empresariales.