AGENCIA DE DESARROLLO ECONMICO LOCAL

ADEL CHALATENANGO
UNIDAD DE SERVICIOS TCNICOS EMPRESARIALES

PROGRAMA DE CAPACITACIN POPULAR

MODULO No. 5:
REGISTROS BSICOS DE
CONTABILIDAD
La Agencia de Desarrollo Econmico Local ADEL Chalatenango, a travs
de la Unidad de: Servicios Tcnicos Empresariales, la cual tiene como
propsito brindar servicios de atencin integral a los empresarios y
empresarias de los diferentes sectores econmicos del departamento de
Chalatenango, a travs de la prestacin de servicios tcnicos de
capacitacin y Asistencia Tcnica Empresarial, ha creado el Programa de
Capacitacin Popular dirigido a personas con un bajo nivel de escolaridad,
que cuentan o desean iniciar pequeos negocios.

Para la implementacin del programa, se ha elaborado el presente

material didctico de capacitacin, diseado con una metodologa
ilustrativa y de fcil comprensin. En la preparacin y diseo del material,
la Unidad de Servicios Tcnicos Empresariales cont con la colaboracin de
la Unidad Tcnica de Desarrollo Comunitario Integral, por su trabajo con
los sectores populares del departamento, con el objetivo fundamental de
contribuir al mejoramiento en la administracin y desarrollo de las
microempresas.

El Programa consta de cinco mdulos: Gestin empresarial, El Mercadeo,

La importancia de administrar bien el Negocio, La Microempresa y la
empresaria, y Registros bsicos de contabilidad.

Con el estudio de este modulo Registros bsicos de contabilidad, el

emprendedor o emprendedora encontrar ideas de mucha utilidad que le
ayudaran a orientar mejor la administracin de su negocio, adems ver la
importancia de todas las actividades que se realizan en el manejo de su
microempresa.
Esperamos que este material sea de mucha importancia para todos los
emprededores y emprendedoras en la administracin y conduccin de sus
negocios.

Kristian Antonio Moran

Director Ejecutivo
ADEL Chalatenango
 CUENTAS CLARAS ... UNIDAD
NEGOCIOS EXITOSOS 1
OBSERVE A ANA
Siento que he
vendido bastante y no
veo mucho dinero

Se me olvid pagar
No se cunto he el prstamo!
gastado!

Si los vendo a $1.75

Ganar o perder?

Creo que juan me debe

$50.00 . . . o sern $65.00?
Dios mo, no recuerdo . . .

Como podemos resolver estos problemas?

1
Se resuelven llevando
Conta ... qu?
contabilidad.

QUE ES CONTABILIDAD?

La contabilidad es una forma de

registro o control de todas las
operaciones de negocio.

Es decir, de lo Estos registros

que ingresa y se se hacen por
gasta en el su valor en
negocio. dinero.

2
De lo anterior podemos sacar las siguientes ideas:

Son anotaciones ordenadas indicadas en cantidades

De todas las operaciones del negocio

Registrando entradas y salidas con valor en dinero.

Ana vende $50.00 de verdura en el

Los ingresos son las cantidades
da. El ingreso de ese da ser de
de dinero que entran al negocio
$50.00

El pago de transporte es un
Los gastos son los pagos o
ejemplo de gasto o egreso.
egresos de dinero.

Podemos decir que contabilidad es llevar

en orden las cuentas de la empresa

3
PARA QU SIRVE LA CONTABILIDAD?

Bueno sirve para saber:

* Si nuestro capital est

creciendo.

*Cunto estamos
gastando?

*Cunto debemos
y a quines?

*Si estamos vendiendo *Si estamos ganando

sufiente. o perdiendo

4
CMO REGISTRAR CUENTAS UNIDAD
2

Nia Licha . . . Se ha Claro! Como lleva sus

fijado como va para cuentas sabe qu y CUNTO
arriba el negocio de Ana? TIENE, CUNTO GANA Y
QUIN LE DEBE.

ANA INVIERTE SIEMPRE A LO SEGURO

ESTUDIEMOS EL
CASO DE ANA

Mayo 2015 Durante la semana

1 2
del 25 al 31 de mayo
3 4 5 6 7 8 9 ha realizado las
13 14 16
10 11 12
20 21 22 23
15
siguientes operaciones:
17 18 19
24 25 26 28 28 29 30
31
5
 LUNES 1- Tena un saldo inicial de efectivo de ----------- $300.
25 2- Y un saldo inicial de mercaderia de ----------- $500.

3- Prstamo del Banco Comunitario El esfuerzo $400.

MARTES
4- Compras al Crdito en La colmenita-------- $540.
26 5- Ventas al Crdito a Juan Hernndez --------- $30.
6- Ventas del dia en efectivo ------------------ $180.

MIRCOLES 7- Ventas del da en efectivo ------------------- $175.

27 8- Ventas al crdito a Juan Hernndez ---------- $45.

JUEVES 9- Ventas del da en efectivo ------------------ $170.

28
VIERNES 10-Gastos de transporte y pasajes ------------- $40.

29 11- Ventas del da en efectivo ------------------- $150.

SBADO 12- Pago de luz, agua, impuestos ---------------- $60.

13- Abono de Juan Hernndez ------------------ $25.
30 14- Ventas en efectivo ------------------------- $195.

DOMINGO 15- Abono al prstamo Banco Comunitario ------- $40.

31 16- Pago mercadera al crdito La Colmenita--- $540.

Adems , Ana posee estantes, mesas y otros

utensilios por un valor de $400.

6
 CONTROL DE EFECTIVO
Ayudemos a Ana a
registrar los datos en el

Cuadro # 1

CONTROL DE EFECTIVO Semana del 25 al 31 de mayo 2015

FECHA DETALLE NUMERO DE

OPERACIONES
INGRESOS EGRESOS SALDO

1 $300 MS $300
May 25 Capital en efectivo (saldo inicial)

May 26 Prstamo del Banco Comunitario 3 $400 IGUAL $700

Ventas en efectivo 6 $180 $880

$175 $1,055
May 27 Ventas en efectivo 7
May 28 Ventas en efectivo. 9 $170 $1,225
$40 IGUAL $1,185
May 29 Gastos en transporte y pasajes 10 MENOS

Ventas en efectivo $150 $1,335

11

May 30 Pago de agua, luz, impuestos. 12 $60 $1,275

Abono de Juan Hernndez 13 $25 $1,300

Ventas en efectivo 14 $195 $1,495

May 31 Abono al Banco Comunitario 15 $40 $1,455

Pago a la Colmenita 16 $540 $915

LA LTIMA CANTIDAD ESCRITA EN EL SALDO ... representa lo que Ana tiene en

efectivo en CAJA al terminar la semana; en este caso $915.

7
 El efectivo que resulta al final de un perodo
SALDO es determinado.

y se obtiene as

Partimos del Saldo Empece la semana con

inicial. $300.

Le sumamos los Saldo inicial - 300 +

ingresos o le restamos Prstamo - 400
los egresos de la Nuevo Saldo 700
siguiente operacin
registrada.

Los ingresos se suman

En el caso anterior Los egresos se restan
sumamos por que
la operacion era un
ingreso.

PIENSE Y RESPONDA
Cul es el saldo de Ana al 25 de Mayo? R. ___________________
Por qu restamos la operacin 10 al saldo del da 28?
R. ___________________________________________________________________

8
 AHORA BIEN . . .
Ana tambin debe registrar,
diariamente, el valor de las
ventas; las entradas y salidas de
mercadera AL PRECIO DE
COSTO y los GASTOS
EFECTUADOS Esto le permitir saber
rpidamente las utilidades que le
sta dejando su negocio.

EL CONTROL DE VENTAS, MERCADERIA Y GASTOS se registra en un rayado

como el siguiente:
FECHA DETALLE N de VENTAS MERCADERIA GASTOS UTILIDAD
Oper. ENTRADAS SALIDAS

TOTAL

Comenzamos colocando el inventario inicial; es decir, el

valor de la mercadera en existencia.

9
 SE VE FCIL! LLENMOSLO CON
LAS OPERACIONES QUE HIZO ANA
CONTROL DE VENTAS, MERCADERA Y GASTOS Semana del 25 al 31 de Mayo

FECHA DETALLE N de VENTAS MERCADERA

GASTOS UTILIDAD
Oper. ENTRADAS SALIDAS

May 25 INVENTARIO INICIAL 2 500

May 26 Compra al crdito La Comenita 4 540

Ventas al crdito 5 30 5.20

24.80
Ventas en efectivo 6 180 144 36

May 27 Ventas en efectivo 7 175 140 35

Ventas al crdito 8 45 36 9

May 28 Ventas en efectivo 9 170 136 34

May 29 Gastos en transporte y pasaje 10 40 -40

Ventas en efectivo 11 150 120 30

May 30 Pago de agua, luz e impuestos 12 60 -60

Ventas en efectivo 13 195 156 39

TOTAL $945 $1,040 $756.80 $100 88.20

NOTA
Si al total de entradas (1,040)
le restamos el total de salidas (756.80)
nos resulta el VALOR DE LA
MERCADERA EN EXISTENCIA (283.20)

10
 Para quedar ms clara... me
gustara saber algunas cosas.
veamos!

Por qu la columna de MERCADERIA se divide en

ENTRADAS Y SALIDAS?
La ENTRADA indica el valor de la mercadera que ANA adquiri, al
contado o al crdito y que ya tena en existencia.
La SALIDA es el valor de las mercaderas vendidas pero
indicadas segn el VALOR DE COMPRA.

La salida nos ayuda a:

* Obtener el VALOR DE LA MERCADERIA en existencia.
* Identificar la UTILIDAD que ANA obtiene en sus ventas.

De dnde sale el dato para la columna UTILIDAD?

La UTILIDAD resulta de restar el PRECIO DE VENTA
al precio de compra (salida).

Veamos un ejemplo con la operacin 5

Vendido a Juan Hernndez $30.00 -

Valor de los articulos vendidos $24.80 =

a Juan

Utilidad obtenida por Ana $ 5.20

11
 PERO . . .
Algunas veces Ana
vende al crdito; por SE REGISTRA
ejemplo le fa a Juan EN EL CONTROL
Hernndez. DE CUENTAS POR
Cmo se puede llevar COBRAR
ese control?

VEAMOS ... Cuadro #3

CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR - JUAN HERNNDEZ

FECHA DETALLE N de Saldo Fecha
Deuda Abono
Operacin de pago
May 25 2 libras de Azucar ($3.)
3 libras frijol (12.) 5 $30. MS $30. octubre
1 lb. queso ($15.) 12

May 26 1 bote de leche ($45.) 8 $45. IGUAL $75. oct. 12

May 30 Abono a la cuenta 13 $25. $50.

NOTA: El ltimo saldo constituye la deuda de Juan.

Qued claro el control de ventas al

crdito,pero y las compras que hace Ana,
al crdito Qu?

PARA ESO USAMOS EL CONTROL DE DEUDAS POR PAGAR

12
 Cuadro #4
CONTROL DE DEUDAS POR PAGAR
N de Saldo Fecha
FECHA DETALLE Deuda Abono
Operacin por pagar de pago
* Prstamo al Banco Comunitario 3 $400. $400. Jun 22
May 26 * Compras al Crdito en la Colmenita
$940. Jun 5
2 qq de azcar $260. 4 $540.
1 qq de frijol $280.
* Abono Prstamo Banco Comunitario 15 $40. $900. Jun 30
May 31 * Pago mercadera al crdito $540. $360.
La Colmenita. 16

El ltimo saldo nos dice cunto debemos a

los proveedores.
NOTAS : Tambin podemos llevar un cuadro por
cada proveedor, para llevar registros
individuales.
* Los saldos por pagar resultan de sumar las deudas y
restar los abonos.

EJEMPLOS

El primer saldo de May 26 El ltimo saldo de May 26 era

era de $400; la siguiente $940; la siguiente operacin
fue un abono de $40
operacin fu una deuda
de $540. recordemos las los abonos se restan
deudas se suman
940 - 40= 900

400 + 540= 940 NUEVO NUEVO SALDO

SALDO

13
 Ahora me explico,
tiene bien controlado
el negocio

Y por so,
tambin tomo
buenas decisiones

Con los registros que lleva Ana, ha obtenido un

estado de cuentas RESUMIDO durante un perodo
determinado: una semanaa, una quincena, un mes
etc. que le permite conocer:

EN QU HA INVERTIDO
CUNTO TIENE INVERTIDO

CUNTO DEBE
CUNTO ES PROPIO

AS ..... NI UN CIEGO SE PIERDE

14
 Otro libro
importante
BALANCE GENERAL

Sigamos con el ejemplo de Ana. . .

Que tiene Ana en su negocio?

DINERO EN CUENTAS POR
EFECTIVO COBRAR
MOBILIARIO
MERCADERIA
Y EQUIPO

A todos los bienes que tiene la empresa

les llamaremos ACTIVO.

Tiene deudas Ana?

BANCO

Claro que tiene

COMUNITARIO TIENE UN CRDITO CON
EL BANCO COMUNITARIO

LE DEBE MERCADERA
AL PROVEEDOR
LA COLMENITA

A las deudas le
llamaremos PASIVO

ENTONCEES ... CUNTO ES LO PROPIO DE ANA?

15
 Si queremos saber lo que es
propio de Ana, a lo que tiene
ACTIVO menos PASIVO (ACTIVO) le restamos lo que
debe (PASIVO); el resultado es
PATRIMONIO lo propio de Ana (PATRIMONIO)

*Para hacer un balance, primero hay que ordenar el activo y el pasivo,

despus encontrar el patrimonio.

BALANCE AL 31 DE MAYO DE 2015

ACTIVO PASIVO

1- Efectivo (caja) ________$915 1- Cuentas por pagar ______ $360.

(ver cuadro #1) (ver cuadro #4)
2- Mercadera __________ $283.20 Total pasivo _____________ $360.
(ver cuadro #2)
PATRIMONIO
3- Cuentas por cobrar __$50
(ver cuadro #3) 1- Capital en efectivo _______$300.
(ver cuadro #1)
4- Mobiliario y equipo ____$400
(estantes, sillas, etc.) 2- Mercadera _____________ $500.
(ver cuadro #2)

3- Mobiliario y equipo ______ $400.

TOTAL ACTIVO __________$1,648.20
4- Utilidades _______________ $88.20

TOTAL PATRIMONIO_______ $1,288.20

ACTIVO= $1,648.20 PATRIMONIO + PASIVO= 1,648.20

Observe que el ACTIVO debe

ser igual a la suma
del PATRIMONIO ms PASIVO

16
 A m lo que me cuesta
es fijar los precios
VEAMOS ENTONCES
CMO ESTABLECER LOS PRECIOS?

Usted puede vender las ms hermosas

o el ms sabroso pero ...

Si pretende venderlas
muy caras, seguramente
le comprarn poco.

Si las ofrece muy baratas;

seguramente vender ms
pero casi no obtendr
ganancias.

ENTONCES ... Cmo atinar con el precio justo?

EAMOS COMO JULITA,

PRIMA DE ANA, CALCULA
EL PRECIO DE SUS JUGOS ...

17
Julia, calcula y suma:
El valor de la mercadera
que usar para hacer los jugos

+
Gastos de operacin; o
sea la mano de obra; es
decir, el valor que le da a
su trabajo para
producir la mercadera.

+
Otros gastos: agua, energa
elctrica, transporte, etc

+
La ganancia que espera
obtener por cada jugo

=
PRECIO DEL JUGO: 1.25 + 0.25 + 0.25 + 0.25= $2.

18
 EJERCITEMOS

Cuadro 1
CONTROL DE EFECTIVO semana del _____ al ________ de _______

DETALLE N de SALDO
Fecha operacin INGRESOS EGRESOS

Cuadro 2
CONTROL DE VENTAS, MERCADERIA Y GASTOS semana del _____ al _______ de ______

N de Mercadera
Fecha DETALLE Venta Entrada Salida Gastos Utilidad
oper.

19
 Cuadro 3
CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR semana del _____ al ________ de _______

N de Fecha de
Fecha DETALLE Deuda Abonos Saldo pago
oper.

Cuadro 4
CONTROL DE DEUDAS POR PAGAR semana del _____ al ________ de _______

Fecha N de Saldo Fecha de

DETALLE Deuda Abonos por pagar pago
oper.

20