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Guía 7:

Recursos básicos
para el empresario
Guía 7: Recursos Básicos para el Empresario

n INTRODUCCIÓN
Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas
por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que
está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de
empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio,
así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para
alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como
usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos En el momento
lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones en que su negocio
inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y contrate a un
empleado, usted
dinámico sector de la pequeña empresa.
estará entrando
en el ámbito de los
n Visión general recursos humanos.
El establecer un pequeño negocio es emocionante pero en realidad tiene sus retos. La
mayoría de los nuevos negocios empiezan sin empleados; los propietarios o socios se
encargan de todo. Sin embargo, dependiendo del ritmo de crecimiento de su negocio,
podría tener la necesidad de considerar la contratación de empleados adicionales.
Los empleados adicionales y todo el proceso de encontrar, contratar y mantener a los
empleados correctos puede ser uno de los retos en la operación de un nuevo negocio. Las
leyes federales y estatales gobiernan todos los aspectos de la contratación, conservación
y despido de empleados. Esta guía prestará atención a dichas leyes y regulaciones, pero
usted deberá consultar con los profesionales correspondientes, es decir, con su abogado,
contador público colegiado o asesor de negocios, etc. sobre las directivas y aspectos más
actualizados.

Los Recursos Humanos van más allá de la contratación, conservación y despido de


empleados; comprenden la gestión diaria de los empleados que contribuyen en la
producción de los bienes y servicios que su negocio provee. Las grandes empresas han

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creado un Departamento de Recursos Humanos, pero usted como propietario del
pequeño negocio puede ser el mismo Departamento de Recursos Humanos.

Esta guía le brinda una orientación práctica concentrándose en los tópicos siguientes:

I. Preparación
������������ del
���� ��������
terreno ��������������������������
para empleados adicionales

• ���������������
Reconocimiento de
����������������
la necesidad de
������������������������
empleados adicionales

• ���������������
Reconocimiento de
���������������������������
las aptitudes necesarias

• ���������������
Reconocimiento de
������������
opciones del
������������
empleado

• ������������������������
Diversidad en el centro de
��� trabajo�
��������
Conforme crezca
II. �������������
Contratación ������������
de empleados su negocio,
• Dónde encontrar a los empleados
������������������������������� los empleados
• �������������
La solicitud de
���������
empleo resultarán siendo
viales para el éxito
• ���� de
Ley ���������
empleo
de su negocio.
• �����������
El proceso de
���������������
contratación

- ���������
Revisión de
��������������
solicitudes

- ������������� de
Verificación �������������
educación y�� experiencia
������������ (Selección
�����������������
antes del
�����������
empleo)

- La entrevista
�������������

- ������������ de
Seguimiento ����������������
la entrevista

- ����������� de
Aceptación �������������������
nuevos empleados

- ������������ de
Preparación ������
la fase
����������������
preliminar –�� El
��� Manual
������� del
������������
Empleado

• ����������
Retención y
�� motivación
����������� de
����������������
los empleados

- �����������������������
Beneficios obligatorios
- ���������������������
Beneficios opcionales

III. ������������
Terminación de
�����������������������
la relación laboral �����������������
con los empleados

• Jubilación
����������

• ��������
Renuncia

• ������������������ de
Despido/reducción �����������
la mano de
�������
obra

• Terminación
�����������

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I. PREPARACIÓN DEL TERRENO PARA EMPLEADOS ADICIONALES
Reconocimiento de la necesidad de empleados adicionales
Siempre puede hacerlo todo usted mismo. Conforme vaya creciendo su negocio, el
reconocimiento de la necesidad de empleados y su contratación será cada vez más
importante para el éxito de su negocio. El incorporar empleados puede tener un impacto
en su negocio en diferentes niveles, por lo que es necesario considerar detenidamente este
primer paso. Verifique la necesidad de contar con asistencia adicional. Usted debe poder
explicar claramente a sus empleados las necesidades de su negocio, de manera que ellos
puedan determinar si existe compatibilidad entre sus necesidades y las metas del empleo
que tienen dichos empleados. Podría hacerse usted las siguientes preguntas. Cada una de
Usted debe tener
estas categorías serán discutidas más adelante en esta guía. una clara imagen
de las funciones
que debe cumplir
¿Qué tipo de empleado está buscando contratar?
cada tipo de
• ¿Estoy buscando empleados a tiempo completo que tengan un horario empleado.

regular para asuman las responsabilidades de ciertos aspectos del


negocio?

• ¿Estoy buscando empleados a medio tiempo para atender las demandas


de temporada o proyectos especiales?

• ¿Estoy buscando contratar empleados en ciertas áreas de labores


diarias de responsabilidad particular, tales como empleados de limpieza
o porteros, encargados del cuidado de las instalaciones, de la entrega,
etc.?
• ¿Estoy buscando contratar externamente personal de experiencia
en las áreas de marketing, distribución, terminación satisfactoria del
producto, etc.?

Para ayudarle a aclarar la razón de tener empleados adicionales, complete la siguiente


actividad.

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Actividad: ¿Por qué empleados adicionales?
Usando una hoja de papel, reproduzca el cuadro siguiente. Tómese unos
minutos y piense creativamente en todas las ventajas y desventajas de
contratar empleados adicionales. Los resultados de esta actividad le
permitirán darle respuesta a las preguntas siguientes:

• ¿Necesito realmente contratar a empleados adicionales?


• ¿Será rentable contratar empleados adicionales al hacer mi negocio
más eficiente y, por lo tanto, más lucrativo?
• Pero, ¿qué consideraciones tengo que tomar en cuenta al contratar
empleados adicionales? (por ejemplo, pagar sueldos adicionales,
encontrar espacio en la oficina, comprar equipos adicionales, etc.)
Preocúpese porque
Los empleados adicionales serían Los empleados adicionales serían
las habilidades
una clara ventaja para mi negocio una clara desventaja para mi
de un potencial
porque: negocio porque:
• • empleado
• • correspondan a las
• • necesidades de su
negocio.

Reconocimiento de las aptitudes necesarias


Una vez que haya determinado que necesita empleados adicionales concéntrese en
las aptitudes (generales y específicas) que aportarían los empleados a su negocio. Sea
claro acerca del conocimiento, actitudes y aptitudes que usted está buscando; esto le
ayudará a encontrar el postulante correcto para la posición del empleo y las necesidades
del negocio. Cuando reconozca las aptitudes necesarias para la posición, considere el
conjunto de aptitudes que mejor sirvan a los productos o servicios que su negocio provee. No
deje de incluir estas y otras aptitudes en la descripción del puesto de trabajo, así como en el
anuncio que haga sobre el mismo. ¿Qué aptitudes deberán tener sus empleados?

Conjunto de aptitudes potenciales necesarias que deben


tener los empleados adicionales

• Communicación La aptitud de hablar, escribir y expresarse


bien; la aptitud de explicar todas o ciertas
áreas del negocio

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• Solución de problemas La aptitud de reconocer y resolver los
problemas relacionados con el negocio

• Relaciones humanas ¿Necesitará el empleado usar sus


aptitudes personales para resolver los
conflictos potenciales, brindarles apoyo
a los otros empleados y ser sensibles a
las opiniones y situaciones particulares?

• Planeamiento/ La aptitud de supervisar, dirigir y guiar


Organización a los empleados a alcanzar los objetivos
y las metas personales; la aptitud
de planear eficazmente y hacer uso
eficiente del tiempo.

• Aptitudes para las labores La aptitud de ser puntual, hacer uso


diarias eficiente de su tiempo, cooperar con
otros y aceptar responsabilidades; todos
aquellos aspectos que crean un entorno
óptimo para el trabajo

Si bien usted querrá a alguien que encaje con la filosofía de su negocio, no sería
ventajoso tratar de contratar a alguien cuyos puntos fuertes y débiles sean similares a los
suyos. Los empleados tienen personalidades, aptitudes y experiencias muy diferentes.
Su meta debe ser reconocer las necesidades de su negocio y concentrarse en empleados
cuyas aptitudes y experiencia respondan dicha necesidad del negocio. Recuerde que
la mayoría de personas encuentran la mayor satisfacción en su empleo cuando éste
responde a su propia personalidad o estilo personal. Sin embargo, su negocio también
tiene sus propias demandas. Preocúpese de que sus empleados conozcan las necesidades
del negocio y sea exhaustivo en su análisis de los empleados potenciales y cómo
encajarán con la mentalidad de su empresa. ¿Qué estilos de trabajo resultarán mejor
para usted y su negocio?

La actividad anterior y la que sigue son una forma simple de ayudarle a ordenar sus ideas
y darle cierta guía en el proceso de contratación de empleados.

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Actividad: Reconocimiento de las aptitudes necesarias
Usando una hoja de papel, reproduzca el siguiente cuadro. Piense acerca
de las áreas del negocio donde está pensando incorporar empleados. Use
la siguiente actividad para aclarar no sólo el trabajo que desea realizar con
los nuevos empleados, sino también las aptitudes que son necesarias para
cumplir con dicho objetivo.

Área del trabajo Trabajo a realizar Aptitudes específicas


necesarias
Gerencia
Recursos humanos
Desarrollo
Finanzas
Producción
Sales
Marketing
Distribución
Otras áreas

Reconocimiento de opciones del empleado


• Opciones tradicionales

La manera tradicional en que la mayoría de los negocios incorporan empleados


es a través de la contratación de empleados a tiempo completo. Este proceso
es discutido en la siguiente sección de la guía. Dar el paso para contratar a
empleados adicionales es una gran decisión en tanto que usted será ahora
responsable de la nómina, beneficios, seguro de desempleo, mantenimiento
de un ambiente de trabajo productivo, y una serie de detalles adicionales
relacionados con los empleados.

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• Opciones alternativas

Si bien la opción tradicional de la adición de empleados puede ser a través de


la contratación de empleados a tiempo completo, existen varias alternativas que
podría desear considerar para su negocio.

Opciónes Ventajas Desventajas

• ����������
Temporal, ������
Medio • �����������
Conveniente • ��������������
Las aptitudes
tiempo • Económico – sólo se paga necesarias pueden
por la cantidad de trabajo no estar a su
que usted necesite y cuando disposición en
lo necesite. forma instantánea.
• Solución a las necesidades • Costos potenciales
de proyectos especiales o ocultos
demandas de temporada. relacionados con
• No responsable del remuneraciones
otorgamiento de los
beneficios del empleado.

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Opciónes Ventajas Desventajas

• Contrato
��������� de
��� • El tiempo que hubiera • La empresa con
arrendamiento, empleado en las actividades la cual usted esté
contratación de la empresa, tales formalizando
externa de como la contabilidad, la el contrato de
suministro nómina, ventas, archivo arrendamiento o
de productos personal de los empleados, la contratación
o servicios, almacenamiento y envío, externa de
contratación en etc., puede ser dedicado a suministro
general. otras áreas del negocio. de productos
• Usted podrá “adquirir” sólo o servicios,
lo que necesite. puede tener
• Puede permitir las procedimientos Donde existan
economías de escala junto de operación necesidades que
con una gran variedad en diferentes; a los deban satisfacerse
el área de beneficios del que usted tendrá en un tiempo
empleado. que ajustarse con determinado,
• Muchas necesidades su negocio.
siempre habrá una
de negocios tales como • Aun cuando usted
oportunidad de
los relacionados con los tenga la última
empleados de limpieza responsabilidad negocios.
o portería, cuidado de su negocio,
de las instalaciones y puede existir
mantenimiento del equipo, una sensación
etc. pueden ser atendidos de pérdida día a
más eficazmente a través de día del control
esta opción que mediante la completo de las
contratación de empleados operaciones de su
permanentes. negocio.

Diversidad en el centro de trabajo


Como se ha mencionado en las diferentes áreas en esta guía, como propietario, usted
querrá reconocer qué empleados encajan con la filosofía de su negocio y la mentalidad
de la empresa. Los empleados provienen de diferentes ámbitos y su personalidad,
aptitudes y experiencia son diferentes. La ventaja competitiva de su negocio está
directamente relacionada con la experiencia de sus trabajadores. Dependiendo de la
naturaleza de su negocio, es aconsejable que explore la amplia gama de opciones de
capital humano como una forma de optimizar la eficiencia de individuos, equipos y,
por último, los resultados económicos de su negocio.

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II. CONTRATACIÓN DE EMPLEADOS
Como se ha discutido anteriormente, el contratar a los empleados con las aptitudes y la
personalidad adecuadas que respondan a las necesidades de su negocio es vital para el
éxito de su negocio.

Dónde encontrar a los empleados


Existen muchas formas de reconocer a los nuevos empleados potenciales. Si usted
realmente sabe lo que quiere, empiece a buscarlos; no espere que ellos vengan a usted.
También tenga en cuenta que cada estado tiene una oficinas de empleo estatales y
parte de su misión es ayudar a las empresas a que encuentren a los empleados que
Verifique la
necesiten. También existen agencias de empleo privadas (que normalmente cobran por educación y
sus servicios). También puede poner anuncios de “Se da empleo”, avisos en el periódico, experiencia de los
etc. Haga la siguiente actividad para que le ayude a reconocer los lugares para encontrar postulantes. ¡Puede
ser que ellos
a los empleados potenciales.
también verifiquen
su negocio!
Sí o Como fuente de empleados adicionales, yo consideraría el uso
no de los siguientes métodos:

• ����������������������������
Contrataría con una agencia �����������
de empleo.

• �����������������������������
Contrataría a un “reclutador ���������������
de empleados”, ������������
dependiendo ����
del
tipo de empleado que necesite.

• ��������������������������
Lo promovería al interior ������������������
de la empresa, si ������������������
tuviera empleados
en la actualidad.

• ��������������������������������������������������
Les permitiría a los empleados actuales que estén
familiarizados con la posición y aptitudes requeridas, que
recomienden a postulantes, quizás con una “bonificación” en
caso de que se contrate a dicho postulante.

• �����������������������������������
Anunciaría en periódicos, revistas ����������������
de asociaciones ���
de
comercio, etc.

La solicitud de empleo
Aunque pareciera más fácil contratar a los empleados a través de un proceso informal,

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verbal, se recomienda que la solicitud de empleo sea por escrito. Una solicitud de
empleo le proporciona información crítica sobre el empleado potencial que le ayudará
a tomar la decisión de contratarlo o no. Mantenga todas las solicitudes en archivo, ya
que nunca se sabe cúando podría tener necesidad de contratar a empleados adicionales
y puede ahorrarle tiempo, energías y recursos al considerar a previos postulantes.

Consulte en su biblioteca local publicaciones de negocios que traten sobre solicitudes


de empleo y den consejos para las entrevistas y muchos otros formularios de empleo
o contratación. También haga una búsqueda en el Internet usando la frase solicitudes
de empleo para ver formularios modelo que hayan sido usados con éxito por diferente
empresas. Existen muchos ejemplos de solicitud de empleo. Examínelas y use las
áreas que sean apropiadas; no obstante, recuerde que su solicitud debe concentrarse
a la posición que necesite cubrir. Una buena solicitud de empleo incluye experiencia
laboral previa, aptitudes especiales, formación de educación, y consentimiento para
verificar las referencias. Debe incluirse en la solicitud un Formulario de Autorización
de Verificación de Educación y Experiencia, que le dará permiso no sólo para la
verificación de las referencias sino también para la verificación del crédito.

Consejos para el manejo de las solicitudes de empleo

• Disponga que los solicitantes completen la solicitud antes


de que usted hable con ellos.
• Haga preguntas que le permitan al solicitante hablar de
él mismo, sobre sus hábitos de trabajo, su experiencia y
aptitudes.
• Tenga cuidado de no hacer preguntas personales que no
estén relacionados con el empleo.
• Recuerde que es responsabilidad de usted conocer las
leyes de empleo y adherirse a ellas, tales como la Ley
de Igualdad de Oportunidades de Empleo, Ley contra la
Discriminación por la Edad en el Empleo, y otros. Véase los
breves resúmenes de estas leyes y otros en la siguiente
sección.

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Ley de Empleo
Como propietario de un pequeño negocio, usted es responsable de conocer las leyes
que se aplican a su negocio. Es recomendable que hable con su abogado o profesionales
de otros ramos, para que le expliquen su plan de acción de empleo, y que examinen
con usted las leyes y directivas vigentes que tienen implicaciones para su negocio.
Es responsabilidad de usted de estar enterado de estas leyes y su significado y de ser
cauto cuando entreviste a los empleados potenciales. Algunos de los requisitos legales
principales relacionados con los empleados y que usted necesita estar enterado en su
negocio son los siguientes:

Aproveche la
Leyes de empleo principales entrevista para
ver cómo los
• Ley de Igualdad de Prohibe la discriminación en las prácticas empleados podrían
Oportunidades de de empleo en razón de la raza, religión, llenar y satisfacer
Empleo sexo o nacionalidad de origen. las necesidades
del negocio.
• Ley contra la Prohibe la contratación injusta y el
Discriminación tratamiento de los empleados basado en
por la Edad en el la edad.
Empleo

• Ley de Reporte de Garantiza el derecho del consumidor a


Crédito Justo tener acceso a su archivo de crédito y
disputar la información incorrecta.

• Ley de los Prohibe la discriminación contra


Americanos con individuos que sufren de un impedimento
Incapacidades físico. Esto incluye no sólo las prácticas
(ADA) de contratación sino también el diseño de
las instalaciones.

El proceso de contractación

• Revisión de solicitudes
Debido a que probablemente tendrá múltiples postulantes, necesitará establecer
un proceso de revisión que sea uniforme para todos los postulantes. Si su equipo

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de gerencia está integrados por otros empleados, sería aconsejable que dichos
individuos revisen las solicitudes y le den su impresión sobre las mismas.

• Verificación de educación y experiencia (Selección antes del empleo)


Una vez que seleccione a los postulantes que haya entrevistado, proceda
a verificar los datos relativos a su educación y experiencia. El postulante
deberá firmar un Formulario de Autorización de Verificación de Educación
y Experiencia, el cual le permitirá comprobar las referencias con sus ex
empleadores y realizar una verificación de crédito de los diferentes reportes
de consumidores. Si desea ver modelos de los Formularios de Autorización de
Haga una lista
Verificación de Educación y Experiencia, consulte en su biblioteca o librería de verificación
local las publicaciones de negocios que ofrecen modelos de estos formularios para tener la
que usted podrá usar en el proceso de contratación. También puede hacer una seguridad de que
se cubra toda
búsqueda en la red, usando la frase formulario de autorización de verificación
la información
de educación y experiencia, para encontrar los formularios disponibles. Podría necesaria.
incurrir en ciertos costos asociados con ello. También visite www.privacyrights.
org, organización de información y defensa del consumidor sin fines de lucro, si
desea una Hoja Informativa de Verificación de Educación y Experiencia y sobre
el Centro de Trabajo. Sin consideración del tamaño de su empresa, la selección
previa al empleo es una práctica de contratación necesaria para evitar juicios y
errores en la contratación que son costosos. Usted y su empresa pueden resultar
responsables de las acciones de un nuevo empleado, especialmente si no realizó
una verificación de los datos de su educación y experiencia.

Las leyes varían de estado a estado en cuanto a qué información pueda ser
usada en una selección previa al empleo, por lo que es aconsejable que consulte
con la autoridad legal correspondiente sobre las regulaciones vigentes. Antes
de verificar los datos de la educación y experiencia, es importante que su
pequeño negocio se registre bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo y la Ley
de los Americanos con Incapacidades. Bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo
(FCRA, por sus siglas en inglés), los empleados potenciales deben firmar un
formulario de autorización para que usted pueda realizar una verificación de

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los antecedentes de crédito. La FCRA cubre no sólo los reportes de crédito
sino todos los reportes del tipo de reportes del consumidor. Bajo la Ley de
Americanos con incapacidades (ADA, por sus siglas en inglés), los empleados
están restringidos de usar los datos médicos y sobre incapacidades en el proceso
de contratación.

Tal vez le convendría considerar la contratación externa de suministro de


productos o servicios para la realización de esta tarea. La contratación de
profesionales para completar esta tarea le permitirá obtener la información que
necesita, cumpliendo a la vez con todos los requisitos legales. Aunque usted
Es importante
pueda decidir la contratación externa de suministro de productos o servicios bosquejar las
para la realización de esta tarea, debe estar familiarizado con el proceso. Puede normas, prácticas
contar con la valiosa orientación que le brinda la Small Business Administration y procedimientos
de su negocio.
(o SBA, siglas en inglés de la Administración de la Pequeña Empresa).

• La entrevista
El objetivo de una entrevista es averiguar lo más que pueda acerca del
postulante. Para mantener la entrevista en orden, prepare las preguntas que
quiera hacer al postulante y documente las respuestas. Haga preguntas que
le permitan a los postulantes hablar de ellos mismos, sobre sus hábitos en el
trabajo, su experiencia y aptitudes. Ponga especial cuidado en que las preguntas
de la entrevista se centren en las aptitudes, experiencia y calificaciones del
candidato que se relacionen con el trabajo. En el curso de la entrevista, tenga en
cuenta todas las leyes aplicables y sepa qué información está usted autorizado
o no a preguntar. Evite las referencias personales. Una Hoja Informativa
le da al entrevistado el chance de examinar la descripción del empleo, las
expectativas del empleo, la contratación y otros procesos y hacer cualquier
pregunta. Cuando lleve a cabo entrevistas múltiples, establezca una lista de
verificación para tratar a todos los entrevistados en forma justa y evitar posibles
prejuicios. Conforme reúna la información necesaria para la adopción de una
decisión, no haga ninguna determinación hasta que se lleven a cabo todas las
entrevistas. Le convendrá atraer a personas altamente calificadas y motivadas

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que se adapten bien a la misión de su empresa; por lo que debe promover el
empleo al postulante y destacar los aspectos positivos del empleo así como las
consideraciones que el postulante pueda tener.

• Seguimiento de la entrevista
Una vez que encuentre al empleado correcto, debe hacer una oferta de empleo.
Tenga cuidado en no ofrecer algo que no pueda cumplir. También tenga
cuidado en hacer un seguimiento de los postulantes no seleccionados. Aunque
un postulante no responda a sus necesidades en la actualidad, podría cubrir
futuras necesidades en cualquier momento.

Consejos para tener éxito en la contratación

• No ignore los requisitos de licencia o entrenamiento especial. Si lo trabajo


lo requiere, no se olvide de incluirlo en la descripción del puesto de trabajo.
¿Tiene ya que estar arreglado el entrenamiento especial o estaría usted
dispuesto a pagar por el entrenamiento del nuevo empleado?

• No ignore la necesidad de las aptitudes (de gestión o trato) “con


la gente”, especialmente si la posición requiere que el empleado
represente a su empresa en público.
• No deje de ser consciente de los estilos de trabajo en la descripción del
puesto de trabajo. Los empleados potenciales necesitarán saber qué se
espera de ellos y bajo qué condiciones tendrán responder a lo que se
espera de ellos.

• Aceptación de nuevos empleados


Lo que sucede el primer día de trabajo puede tener un impacto cada día en el
futuro.

• Trámite del empleo


����������������������������������������������������������������������������
Debe incluirse en la orientación inicial del empleo una discusión acerca de
las reglas, normas y procedimientos operativos del negocio, y un Formulario
de Contrato de Trabajo en que se indique que el empleado ha leído y
entendido dichas reglas, normas y procedimientos del negocio. También

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existe un trámite de empleo estándar, que comprende: el Formulario W4
del IRS, Formulario I-9 y un Formulario de Aviso de Emergencia. Consulte
el glosario al dorso de esta guía para una explicación de cada uno de estos
documentos. Incluso podrá existir la necesidad de firmar un Contrato de
Confidencialidad, dependiendo de la naturaleza del negocio.

�����������������������������������������������������������
Como propietario de un pequeño negocio con muchas tareas y
responsabilidades, puede no ser una prioridad el desarrollar en este
momento un Manual del Empleado, y podría no contar con el mismo al
iniciar su negocio. Sin embargo, puede ser una buena idea considerar la
La contratación
creación de una serie de hojas informativas que resuman las reglas, normas de valiosos
y procedimientos operativos de su negocio. Cree cada hoja informativa empleados es vital
de manera que se concentre en un solo aspecto. Este formato le permitirá para el éxito de su
negocio.
hacer las revisiones necesarias en la oportunidad correspondiente sin tener
que reimprimir un manual íntegro, en caso de que desarrolle uno. Para
sugerencias sobre las hojas informativas (y el Manual del Empleado), véase la
lista en la sección siguiente.�

• Proceso de orientación
�������������������������������������������������������������������������
Haga todo lo posible para que los nuevos empleados comiencen en la forma
correcta. Una vez que se haya completado todos los trámites oficiales y se le
haya dado el curso apropiado, señale un periodo de tiempo para el debido
del entrenamiento apropiado del empleado acerca de su nuevo rol. El
adoptar este paso puede eliminar frustraciones, puede servir de información
al nuevo empleado y prevenir los malentendidos entre todos.

Preparación de la fase preliminar


Si trata a sus empleados en forma profesional y bajo la ley, será más probable que su
negocio alcance el éxito. Para tener la seguridad de que sus empleados entiendan todos
las normas y procedimientos operativos, usted puede optar por que estas guías sean
por escrito. Un Manual del Empleado es la forma clave de explicar las normas de la
empresa y los beneficios y derechos de los empleados. Este documento debe ser fácil

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de seguir y actualizar en forma anual. Una vez establecido, los empleados deben firmar
un documento de acuse de recibo señalando que han leído y entendido el Manual. Este
documento de acuse de recibo debe mantenerse en el archivo personal del empleado.
Reiteramos, el desarrollar un extenso Manual del Empleado puede no ser una prioridad
para usted en este momento.

Pueden existir modelos que usted puede examinar cuando desarrolle su propio Manual
del Empleado. Consulte en su librería o biblioteca local o el Internet las publicaciones
prácticas que le ayuden a redactar su Manual del Empleado. Sin embargo, asegúrese de
que el Manual o las directivas que desarrolle reflejen la filosofía, imagen, mentalidad,
metas y objetivos de su negocio. Considere el uso de las siguientes listas de verificación
por áreas para determinar qué debe incluir en su Manual del Empleado.

Manual del Empleado o Áreas de Hojas Informativas a considerar

• Condiciones de horas extras


������������ ��� ������ ������ • Hostigamiento o acoso sexual
���������������� ������������

• ������
Horas de trabajo (regulares y horas
��� �������� ����������� �� ������ • �������
Código de vestir; uniformes requeridos,
��� �������� ���������� ������������
extra) etc.

• ����
Uso de fármacos o alcohol en forma
��� ��������� �� �������� ��� ������ • ���������
Aspectos del empleo, tales como
���� �������� ������ �����
ilegal; abuso de sustancias promociones, quejas, etc.

• ���������
Permisos de ausencia (por
��� ���������� ����� • ��������
Periodo de prueba de nuevos
��� ������� ��� �������
enfermedad, vacaciones, observancia empleados
religiosa, emergencia, deber de
actuar como jurado, etc. )

• Medidas disciplinarias
�������� �������������� • Beneficios del empleado
����������� ���� ��������

• Política de no discriminación
��������� ��� ��� �������������� • Planes de jubilación
������� ��� ����������

• �������������
Remuneración (por hora, salarios,
����� ������ ���������� • ����
Uso personal del equipo de la empresa,
��������� ���� ������� ��� ��� ���������
comisiones, etc., junto con el tal como el correo electrónico, teléfono,
procedimiento de promoción, etc.) máquina fotocopiadora, etc.

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Retención y motivación de los empleados
En un mundo de movilización creciente de la mano de obra y demanda de gente de
talento, los empleados pueden estar dispuestos a dejar el empleo por varias razones (por
ej., mayores sueldos, mejores beneficios, etc.). Cómo maneje usted a los empleados
tendrá mucho que ver con su retención. Sí, los beneficios son importantes y críticos,
pero si usted va a tener empleados, debe esforzarse por establecer un entorno de trabajo
en el que los empleados puedan desarrollarse, progresar y enfrentar retos.

Usted puede mantener a sus empleados felices y contentos en su empleo de muchas


maneras; muchas de las cuales no le costarán mucho dinero. El reconocimiento puede
Cuando escoja los
ir desde una simple palmada en el hombro hasta un programa más elaborado de beneficios para
reconocimiento del Empleado del Mes, anuncios de reuniones con el personal, espacios sus empleados,
de estacionamiento especiales, etc. Este proceso de motivación también puede aplicarse podría ser
provechoso que
al reconocimiento del Equipo del Mes si su negocio opera en equipo. No piense que
obtenga la opinión
usted tendrá todas las respuestas. Establezca un entorno de trabajo abierto donde los de ellos.
empleados se sientan acogidos para dar sus reacciones sobre el proceso de empleo, el
ambiente del centro de trabajo y el proceso de producción. Después de todo, ellos
tienen un contacto más estrecho con el proceso y lo conocen mejor.

Conforme su negocio crezca, sería recomendable que usted considere opciones de


motivación más amplias. Estas podrían incluir planes de bonificaciones, planes 401(k),
participación en las utilidades, y opciones de compra de acciones para citar sólo unos
cuantos aspectos. Aunque estos pueden no constituir beneficios típicos ciertamente vale
la pena considerarlos conforme su negocio crezca.

La mayoría de los empleados en los Estados Unidos trabajan bajo un sistema de


aumento de remuneraciones en base al mérito, el cual comprende la revisión y
evaluación periódicas del desempeño del empleado en su puesto de trabajo. Los
empleados quieren y esperan tener seguridad en sus puestos de trabajo; ellos por último
esperan tener un programa general de beneficios y de remuneraciones. Los empleados
quieren ser compensados por sus aportes al negocio.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 18


Beneficios de los empleados
Por ley, usted debe ofrecer ciertos beneficios obligatorios, pero tienen muchas opciones
cuando ofrece beneficios opcionales a sus empleados. Los beneficios pueden ser
costosos; entonces, ¿cuál es la ventaja de ofrecerlos? Las razones principales son no
sólo atraerlos sino también retenerlos como valiosos empleados y fomentar una buena
moral. ¿Qué es lo que está haciendo la competencia en términos de los beneficios que
ellos ofrecen a sus empleados? No deje de comunicar claramente el plan de beneficios a
todos los empleados.

Al decidir el paquete de beneficios de los empleados, considere cuidadosamente todos


los aspectos antes de adoptar una decisión final. Considere los aspectos siguientes. ¿Hay
preguntas adicionales que usted quisiera plantear?

Preguntas a hacerse cuando se considera


el paquete de beneficios de los empleados

• �����
¿Qué �����
tipo �������������������������������������������������
de beneficios podrían interesar a mis empleados?
• ¿Cuánto estoy dispuesto a pagar por dicha cobertura?
• ¿Existe un orden de prioridad que sea importante? ¿Es un plan médico
más importante que un plan de jubilación?
• Para mí, ¿cuál es el objeto de tener un plan de beneficios, tanto desde una
perspectiva de la rentabilidad como desde la perspectiva de la moral de
los empleados?

• Beneficios obligatorios
Como empleador, usted debe pagar en forma total o parcial cierta cobertura
de seguro y beneficios obligatorios legalmente, tales como el Seguro Social, el
Seguro de Desempleo, y el Seguro de Accidentes de Trabajo.
• Seguro Social – Programa de seguro auspiciado por el gobierno federal
que paga beneficios a los individuos que cumplan con los requisitos
correspondientes.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 19


• Seguro de desempleo – Programa conjunto federal y estatal que cubre
con un ingreso a los trabajadores que han perdido su empleo sin mediar
falta de su parte.
• Seguro de Accidentes de Trabajo– Programas regulados por el estado
que aseguran a los trabajadores contra los accidentes que ocurren en el
trabajo, las enfermedades o muerte relacionada con el trabajo.

• Beneficios opcionales
Aunque el paquete básico de beneficios de empleo puede incluir seguro (de
salud, por incapacidad y de vida), planes de jubilación, indemnización y
Un paso
permiso con goce de sueldo (permiso por maternidad), puede ser ampliado importante para
para incluir una variedad de opciones de permiso, bonificaciones, premios por dar por terminado
servicios, e incluso apoyo financiero para educación y entrenamiento adicional, a un empleado es
documentar todo.
etc. Beneficios adicionales como estos pueden ser costosos pero en el largo plazo
pueden ser beneficiosos para su negocio porque pueden ayudarle a retener a sus
empleados en su negocio.

Un plan de jubilación (por ejemplo, el plan 401K) es un beneficio popular


ofrecido y esperado por la mayoría de los trabajadores hoy en día. Los aportes
a un plan aprobado que cumple con las especificaciones del IRS son deducibles
de impuestos. Un especialista en jubilación puede proponer opciones que
satisfagan las necesidades del negocio. Un plan de beneficios popular actual es
uno flexible donde los empleados pueden seleccionar la cobertura que satisfaga
sus necesidades en áreas de cobertura de salud, pensión de jubilación, etc. Es
recomendable que solicite la asistencia de profesionales de las instituciones
financieras locales para adoptar estas importantes decisiones. En su Centro
Financiero Citibank local podrá encontrar a los representantes y especialistas en
inversiones. Para obtener más información sobre estos servicios, visite http://
www.citibank.com/us/citibusiness/retirement.htm y http://www.citibank.
com/us/citibusiness/401k.htm.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 20


Aparte de los beneficios opcionales básicos, algunos empleados tienen la
expectativa de obtener beneficios adicionales en función de la asunción de
mayores responsabilidades. Dichos beneficios podrían incluir un vehículo
de la empresa, cuentas de gastos, afiliación a gimnasios, privilegios de
estacionamiento, cuidado de los niños durante el día, vacaciones extras y
otros. ¿Qué tipo de beneficios cree usted que los empleados podrían apreciar o
esperar?

Sobre la base de las necesidades individuales, algunos empleados pueden querer


o requerir flexibilidad en los arreglos del horario del trabajo, etc. Si usted
Ahora usted
puede ser algo flexible en los horarios de trabajo de los empleados, eso podría cuenta con las
estimular la moral y lealtad de los empleados. Es recomendable que usted herramientas
resuma las opciones en el Manual del Empleado e incluya los arreglos especiales que necesita
para continuar
en el contrato de trabajo y en el archivo del personal. Este proceso podría
desarrollando y
involucrar horarios flexibles, horario a medio tiempo, trabajo compartido refinando su idea
o trabajo a distancia por computadora. La disponibilidad de estas opciones del negocio.
depende de su plan de negocios. Veamos diferentes arreglos de horario, etc. que
son populares:

Arreglos sobre el trabajo populares

• Flexibilidad en el El empleado tiene una variedad de opciones


horario de hora entrada y salida por día de trabajo.

• Semana de trabajo El empleado trabaja 40 horas en menos de


comprimido cinco días, generalmente con un horario de 10
horas por cuatro días de trabajo.

• Trabajo a distancia El empleado trabaja desde un lugar remoto,


por computadora generalmente su casa.

• Trabajo a medio El empleado trabaja menos de 40 horas


tiempo o trabajo normales por semana o se divide la
compartido responsabilidad del trabajo con otra persona.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 21


III. TERMINACIÓN DEL EMPLEO

• Jubilación – En una nota positiva, después de muchos años de empleo


productivo, los empleados tienen tiempo de relajarse y gozar de los frutos de su
trabajo.

• Renuncia – Los empleados pueden decidir dejar su trabajo actual por diferentes
razones. Pueden encontrar otro empleo, pueden mudarse a un área geográfica
diferente o se pueden sentir descontentos e improductivos en su puesto de
trabajo actual.

• Despidos/Reducción de la mano de obra– La reducción de la mano de


obra es a veces desagradable pero es a veces algo necesario cuando uno es
propietario y opera un negocio. El mantener su negocio en operación es su
objetivo principal y pueden haber ocasiones en que la mejor decisión consiste
en reducir la mano de obra para mantener la salud financiera del negocio. La
reducción puede ser una reducción permanente o temporal de empleados y es
normalmente un proceso difícil para el propietario de un negocio. La clave para
hacer una reducción de la mano de obra con éxito es pagar una remuneración
adecuada, de ser posible, basada en las aptitudes y experiencia.

• Terminación – Pueden presentarse casos en que un empleado se desempeñe


pobremente en sus funciones o viole las normas y directivas del negocio. En
esta situación, podría ser necesaria la terminación del empleado. Reiteramos,
esto es desagradable pero es algo necesario cuando uno es propietario y opera
un negocio. Es conveniente que esté familiarizado con las leyes y regulaciones
asociadas con la terminación de los empleados, por cuanto la “terminación
ilegal”, el hostigamiento o acoso sexual, la discriminación, etc., pueden ser
causa de la responsabilidad potencial del empleador. Por último, la forma
más segura de dar por terminado a un empleado es que uno tenga una razón
comercial razonable y legítima, que esté bien documentada. Teniendo un
proceso de contratación profesional establecido, el proceso de contratación

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 22


puede garantizar que su negocio siga las pautas legales, a la vez que le permite
tener los empleados correctos para su negocio.

Si por alguna razón usted da por terminado su relación laboral con los empleados,
es conveniente que la situación sea manejada en forma profesional. Sería conveniente
tener una entrevista final como una forma de cerrar amistosamente una relación.

n Resumen

El rol del departamento de recursos humanos en una empresa es valioso. Mientras


que usted, como propietario de un pequeño negocio, pueda no tener establecido
un departamento de recursos humanos, los principios y directivas cubiertos en este
capítulo siempre son aplicables a usted conforme contrate nuevos empleados. El
encontrar, contratar y retener a los correctos empleados para su negocio, es la clave para
el crecimiento y desarrollo de su negocio.

Sin embargo, se requiere de una cuidadosa supervisión y un control constante de


sus empleados para que su negocio produzca los bienes y servicios de calidad y en
forma rentable. Esté al tanto de la moral de sus empleados y el trabajo que ellos estén
haciendo por usted. Como propietario del negocio, la salud de su negocio depende en
hacer decisiones duras y difíciles sobre los empleados Depende de usted que ofrezca
un claro liderazgo para sus empleados, lidie con sus expectativas y tome las mejores
decisiones posibles para el negocio.

IV. Entonces, ¿Qué sigue?


Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 8, usted explorará
la Creación de un Nuevo Plan de Negocios que funciones para Usted. Usted reunirá
la información que haya desarrollado o acumulado acerca de su nuevo negocio y creará
un proyecto detallado para su negocio. No deje de examinar y aplicar las otras guías de
esta serie mientras continúa su exploración como empresario.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 23


V. Glosario Empleados a tiempo completo
Empleados que reciben un sueldo o salario
de por los menos 35 horas por semana. Ellos
Aptitudes normalmente participan en los diferentes planes
Aptitudes que se desarrollan con el de beneficios creados por el empleador.
entrenamiento o práctica.
Empleados contratados
Conjunto de aptitudes Empleados contratados por un periodo
Conjunto de aptitudes en general, tales como específico de tiempo para completar un
la comunicación, planeamiento, relaciones proyecto específico sea por horas o a razón de
humanas, organización, y aptitudes para las una tarifa total por proyecto.
labores diarias, cada uno de los cuales consiste
en aptitudes laborales específicas. Empresario
Una persona que inicia las actividades de un
Contratación externa de suministro negocio o asume el riesgo de un negocio.
productos o servicios
Disponer que un producto o servicio sea Entrevista de empleo
suministrado o manufacturado por otro. Reunión formal concertada por los empleadores
para evaluar a los empleados potenciales.
Contrato de empleo
Contrato formal entre el empleador y el Experiencia
empleado, en que se señalan los términos de La aptitud o conocimiento adquirido al
empleo en una empresa. desarrollar alguna actividad.

Economías de escala Formulario de Autorización de Verificación de


Cuando se pueden producir más unidades de un Educación y Experiencia
producto o servicio en una mayor escala, pero Formulario firmado por un empleado potencial
con costos de insumos menores (en promedio). que le da permiso a los empleadores potenciales
a llevar a cabo una verificación de la educación
Empleado y experiencia en el previo empleo y obtener los
Persona que trabaja y recibe una remuneración informes del consumidor relacionados.
por el trabajo o servicios designados.
Formulario I-9 – Aduanas e Inmigración
Empleador Emitido por el Servicio de Aduanas e Inmigración
Persona que contrata y paga los salarios por el de los Estados Unidos, verifica que una persona
trabajo o servicios designados. tiene derecho a trabajar en los Estados Unidos.

Empleados a medio tiempo o temporales Formulario W-4 – IRS


Empleados que son contratados para llenar Formulario W-4, Certificado de retención
una vacancia temporal o ayudar con una carga de descuentos al empleado. Los empleados
de trabajo adicional en el corto plazo. Los completan su estado civil para efectos de la
empleadores normalmente no pagan beneficios; declaración y el certificado de retención de
sin embargo, si la persona trabaja a través de descuentos al empleado para determinar el
una agencia de empleo, ellos pueden recibir importe de los impuestos a ser retenidos de sus
beneficios básicos, tales como cuidados de la salarios de cada cheque de pago que reciban.
salud.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 24


Ley contra la Discriminación por la Edad Recursos Humanos
Prohibe la discriminación en la contratación y Supervisión en el negocio no sólo de la
el tratamiento de los empleados basado en la contratación y despido de empleados, sino
edad. Prohibe la discriminación de las personas también del mantenimiento de la relación
de más de 40 años de edad en la contratación y laboral con el empleado en forma diaria.
mientras se encuentren empleadas.
Salarios
Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo Ganancias del empleado que se pagan por hora,
Prohibe la discriminación por los empleadores día o semana.
por la raza, color, religión, sexo o nacionalidad
de origen. Solicitud de empleo
Formulario potencial que los empleados
Ley de los Americanos con Incapacidades completan informando sobre su educación y
(ADA) experiencia de trabajo.
La ley federal que prohibe la discriminación
contra los individuos que sufren un impedimento Sueldo
físico, incluyendo las prácticas de contratación La remuneración ganada por un empleado al año
y el diseño de las instalaciones u otro periodo de tiempo definido.

Ley de Reporte de Crédito Justo Verificación de educación y experiencia


Garantiza el derecho del consumidor de tener Proceso de verificación del pasado del
acceso a su información de crédito y de disputar postulante al empleo para determinar si sus
la información incorrecta. aptitudes y experiencia corresponden a las que
el empleo requerido demanda.
Manual del Empleado
Documento que describe las normas de la
empresa y los beneficios y derechos de los
empleados.

OSHA
Administración de Seguridad y Salud
Ocupacional (u OSHA, siglas en inglés de
Occupational Safety & Health Administration) del
Departamento de Trabajo de los EE.UU. Tiene
la misión de velar por la seguridad y salud de
los trabajadores mediante el establecimiento
y ejecución de estándares y de fomentar la
mejora continua de la salud y seguridad en el
centro de trabajo.

Puntos fuertes
Tener puntos fuertes en ciertas áreas; tener
ciertas capacidades.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 25


VI. Recursos Adicionales La revista Entrepreneur
Recursos en línea, más el diario de Internet de
Cada día existen nuevas oportunidades de pequeños negocios
negocios y eventos que afectan el clima de los www.entrepreneur.com
negocios o las estrategias de los negocios. Los
siguientes recursos impresos y en línea pueden Banco de Exportación e Importación de los
ayudarle a mantenerse bien informado. Estados Unidos (Ex–Im Bank)
Brinda información y entrenamiento para
Websites promover el comercio internacional en las
American Marketing Association pequeñas empresas
con informes sobre la industria, un diccionario http://www.exim.gov/products/special/smallbus.
detallado con términos de marketing y recursos html
educacionales
www.marketingpower.com La revista Fast Company y su Small Business
Intelligence Center
Association for Enterprise Opportunity (AEO) Ofrecen una variedad de artículos, recursos,
La asociación nacional de organizaciones que herramientas
tienen el compromiso del desarrollo de la www.fastcompany.com
“microempresa”
www.microenterpriseworks.org La revista FORBES
www.forbes.com
La revista Business Week
www.businessweek.com FORTUNE Small Business
www.fortune.com/fsb
Citibank
Asesores de pequeñas empresas INC Magazine
experimentados y recursos financieros http://inc.com
especiales para el manejo de efectivo,
procesamiento de tarjetas de crédito, Fundación Kauffman
inversiones, y más; localice las oficinas e Alienta la actividad empresarial en los
infórmese acerca de las estrategias y programas Estados Unidos y mejora la educación de los
de negocios, www.citibank.com/us/citibusiness niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus
operaciones y el otorgamiento de subvenciones
Empresa de Informes de Crédito Dun & para la actividad empresarial y la educación
Bradstreet http://www.kauffman.org
www.dnb.com o 1-800-234-3867 http://www.eventuring.org

eBay Asociación Nacional de Personas que


Información acerca de cómo establecer un Trabajan como Independientes (NASE)
negocio en línea Brinda apoyo a los micronegocios y personas
www.ebay.com que trabajan como independientes
http://www.nase.org

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 26


NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Sociedad de Profesionales Hispanos
Mujeres Propietarias de Negocios) (National Brinda oportunidades únicas para el desarrollo
Association of Women Business Owners) profesional, servicios educacionales y logro
contactos, así como programas de educación y personal de la comunidad hispana.
de apoyo, y más http://www.nhshp.org
www.nawbo.org
Departamento de Trabajo de los EE.UU.
Asociación Nacional de Negocios El Departamento de Trabajo fomenta y
Asociación sin fines de lucro, concebida promociona el bienestar social de los
específicamente y administrada activamente postulantes a un empleo, asalariados y personas
para asistir a la comunidad de pequeños retiradas de los Estados Unidos.
negocios, así como a las personas que trabajan http://www.dol.gov
como independientes a fin de que logren sus
metas profesionales Oficina de Patentes y Marcas de los Estados
http://www.nationalbusiness.org Unidos
Promueve el progreso de la ciencia y los
Online Women’s Business Center oficios otorgándoles por un tiempo limitado
Ofrece información sobre la administración de a los inventores derechos exclusivos a sus
negocios y guía interactiva y consejo individual. respectivos descubrimientos.
Producido en cooperación con los Centros de http://www.uspto.gov/
Negocios de Mujeres de la SBA.
http://www.onlinewbc.gov Club de Presidentes Jóvenes
una organización que tiene como objeto
SCORE (siglas en inglés del Servicio del fomentar el liderazgo a través de la educación
Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service y amistad
Corps of Retired Executives) – voluntarios que http://www.ypo.org/learning.html
orientan e instruyen a las pequeñas empresas,
en persona y en línea, en forma gratuita Service The Wall Street Journal Center for
Corps of Retired Executives Entrepreneurs
www.score.org Contiene las últimas historias y amplios
recursos relacionados acerca de las tendencias
Small Business Administration que lo afectan a usted y a su negocio.
Se esfuerza por mantener y fortalecer la www.startupjournal.com/
economía nacional a través de la ayuda,
asesoría, asistencia y protección de los Publicaciones
intereses de los pequeños negocios, y ayudando Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004.
a las familias y negocios a recuperarse de los National Entrepreneurship Assessment
desastres nacionales. – United Status of America, 2003 Executive
http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ Report. Babson Collage and the Kauffman
sbdc Foundation.

Mandel, Stan. August 2004. “Educating the


Successful Entrepreneur,” ViewPoint.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 27


SIN GARANTÍA
LA INFORMACIÓN Y MATERIALES CONTENIDOS EN ESTE SITIO WEB, INCLUYENDO EL TEXTO,
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Guía 7:
Recursos básicos
para el empresario
Guía 7: Recursos Básicos para el Empresario

n INTRODUCCIÓN
Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas
por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que
está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de
empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio,
así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para
alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como
usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos En el momento
lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones en que su negocio
inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y contrate a un
empleado, usted
dinámico sector de la pequeña empresa.
estará entrando
en el ámbito de los
n Visión general recursos humanos.
El establecer un pequeño negocio es emocionante pero en realidad tiene sus retos. La
mayoría de los nuevos negocios empiezan sin empleados; los propietarios o socios se
encargan de todo. Sin embargo, dependiendo del ritmo de crecimiento de su negocio,
podría tener la necesidad de considerar la contratación de empleados adicionales.
Los empleados adicionales y todo el proceso de encontrar, contratar y mantener a los
empleados correctos puede ser uno de los retos en la operación de un nuevo negocio. Las
leyes federales y estatales gobiernan todos los aspectos de la contratación, conservación
y despido de empleados. Esta guía prestará atención a dichas leyes y regulaciones, pero
usted deberá consultar con los profesionales correspondientes, es decir, con su abogado,
contador público colegiado o asesor de negocios, etc. sobre las directivas y aspectos más
actualizados.

Los Recursos Humanos van más allá de la contratación, conservación y despido de


empleados; comprenden la gestión diaria de los empleados que contribuyen en la
producción de los bienes y servicios que su negocio provee. Las grandes empresas han

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


creado un Departamento de Recursos Humanos, pero usted como propietario del
pequeño negocio puede ser el mismo Departamento de Recursos Humanos.

Esta guía le brinda una orientación práctica concentrándose en los tópicos siguientes:

I. Preparación
������������ del
���� ��������
terreno ��������������������������
para empleados adicionales

• ���������������
Reconocimiento de
����������������
la necesidad de
������������������������
empleados adicionales

• ���������������
Reconocimiento de
���������������������������
las aptitudes necesarias

• ���������������
Reconocimiento de
������������
opciones del
������������
empleado

• ������������������������
Diversidad en el centro de
��� trabajo�
��������
Conforme crezca
II. �������������
Contratación ������������
de empleados su negocio,
• Dónde encontrar a los empleados
������������������������������� los empleados
• �������������
La solicitud de
���������
empleo resultarán siendo
viales para el éxito
• ���� de
Ley ���������
empleo
de su negocio.
• �����������
El proceso de
���������������
contratación

- ���������
Revisión de
��������������
solicitudes

- ������������� de
Verificación �������������
educación y�� experiencia
������������ (Selección
�����������������
antes del
�����������
empleo)

- La entrevista
�������������

- ������������ de
Seguimiento ����������������
la entrevista

- ����������� de
Aceptación �������������������
nuevos empleados

- ������������ de
Preparación ������
la fase
����������������
preliminar –�� El
��� Manual
������� del
������������
Empleado

• ����������
Retención y
�� motivación
����������� de
����������������
los empleados

- �����������������������
Beneficios obligatorios
- ���������������������
Beneficios opcionales

III. ������������
Terminación de
�����������������������
la relación laboral �����������������
con los empleados

• Jubilación
����������

• ��������
Renuncia

• ������������������ de
Despido/reducción �����������
la mano de
�������
obra

• Terminación
�����������

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


I. PREPARACIÓN DEL TERRENO PARA EMPLEADOS ADICIONALES
Reconocimiento de la necesidad de empleados adicionales
Siempre puede hacerlo todo usted mismo. Conforme vaya creciendo su negocio, el
reconocimiento de la necesidad de empleados y su contratación será cada vez más
importante para el éxito de su negocio. El incorporar empleados puede tener un impacto
en su negocio en diferentes niveles, por lo que es necesario considerar detenidamente este
primer paso. Verifique la necesidad de contar con asistencia adicional. Usted debe poder
explicar claramente a sus empleados las necesidades de su negocio, de manera que ellos
puedan determinar si existe compatibilidad entre sus necesidades y las metas del empleo
que tienen dichos empleados. Podría hacerse usted las siguientes preguntas. Cada una de
Usted debe tener
estas categorías serán discutidas más adelante en esta guía. una clara imagen
de las funciones
que debe cumplir
¿Qué tipo de empleado está buscando contratar?
cada tipo de
• ¿Estoy buscando empleados a tiempo completo que tengan un horario empleado.

regular para asuman las responsabilidades de ciertos aspectos del


negocio?

• ¿Estoy buscando empleados a medio tiempo para atender las demandas


de temporada o proyectos especiales?

• ¿Estoy buscando contratar empleados en ciertas áreas de labores


diarias de responsabilidad particular, tales como empleados de limpieza
o porteros, encargados del cuidado de las instalaciones, de la entrega,
etc.?
• ¿Estoy buscando contratar externamente personal de experiencia
en las áreas de marketing, distribución, terminación satisfactoria del
producto, etc.?

Para ayudarle a aclarar la razón de tener empleados adicionales, complete la siguiente


actividad.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


Actividad: ¿Por qué empleados adicionales?
Usando una hoja de papel, reproduzca el cuadro siguiente. Tómese unos
minutos y piense creativamente en todas las ventajas y desventajas de
contratar empleados adicionales. Los resultados de esta actividad le
permitirán darle respuesta a las preguntas siguientes:

• ¿Necesito realmente contratar a empleados adicionales?


• ¿Será rentable contratar empleados adicionales al hacer mi negocio
más eficiente y, por lo tanto, más lucrativo?
• Pero, ¿qué consideraciones tengo que tomar en cuenta al contratar
empleados adicionales? (por ejemplo, pagar sueldos adicionales,
encontrar espacio en la oficina, comprar equipos adicionales, etc.)
Preocúpese porque
Los empleados adicionales serían Los empleados adicionales serían
las habilidades
una clara ventaja para mi negocio una clara desventaja para mi
de un potencial
porque: negocio porque:
• • empleado
• • correspondan a las
• • necesidades de su
negocio.

Reconocimiento de las aptitudes necesarias


Una vez que haya determinado que necesita empleados adicionales concéntrese en
las aptitudes (generales y específicas) que aportarían los empleados a su negocio. Sea
claro acerca del conocimiento, actitudes y aptitudes que usted está buscando; esto le
ayudará a encontrar el postulante correcto para la posición del empleo y las necesidades
del negocio. Cuando reconozca las aptitudes necesarias para la posición, considere el
conjunto de aptitudes que mejor sirvan a los productos o servicios que su negocio provee. No
deje de incluir estas y otras aptitudes en la descripción del puesto de trabajo, así como en el
anuncio que haga sobre el mismo. ¿Qué aptitudes deberán tener sus empleados?

Conjunto de aptitudes potenciales necesarias que deben


tener los empleados adicionales

• Communicación La aptitud de hablar, escribir y expresarse


bien; la aptitud de explicar todas o ciertas
áreas del negocio

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


• Solución de problemas La aptitud de reconocer y resolver los
problemas relacionados con el negocio

• Relaciones humanas ¿Necesitará el empleado usar sus


aptitudes personales para resolver los
conflictos potenciales, brindarles apoyo
a los otros empleados y ser sensibles a
las opiniones y situaciones particulares?

• Planeamiento/ La aptitud de supervisar, dirigir y guiar


Organización a los empleados a alcanzar los objetivos
y las metas personales; la aptitud
de planear eficazmente y hacer uso
eficiente del tiempo.

• Aptitudes para las labores La aptitud de ser puntual, hacer uso


diarias eficiente de su tiempo, cooperar con
otros y aceptar responsabilidades; todos
aquellos aspectos que crean un entorno
óptimo para el trabajo

Si bien usted querrá a alguien que encaje con la filosofía de su negocio, no sería
ventajoso tratar de contratar a alguien cuyos puntos fuertes y débiles sean similares a los
suyos. Los empleados tienen personalidades, aptitudes y experiencias muy diferentes.
Su meta debe ser reconocer las necesidades de su negocio y concentrarse en empleados
cuyas aptitudes y experiencia respondan dicha necesidad del negocio. Recuerde que
la mayoría de personas encuentran la mayor satisfacción en su empleo cuando éste
responde a su propia personalidad o estilo personal. Sin embargo, su negocio también
tiene sus propias demandas. Preocúpese de que sus empleados conozcan las necesidades
del negocio y sea exhaustivo en su análisis de los empleados potenciales y cómo
encajarán con la mentalidad de su empresa. ¿Qué estilos de trabajo resultarán mejor
para usted y su negocio?

La actividad anterior y la que sigue son una forma simple de ayudarle a ordenar sus ideas
y darle cierta guía en el proceso de contratación de empleados.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


Actividad: Reconocimiento de las aptitudes necesarias
Usando una hoja de papel, reproduzca el siguiente cuadro. Piense acerca
de las áreas del negocio donde está pensando incorporar empleados. Use
la siguiente actividad para aclarar no sólo el trabajo que desea realizar con
los nuevos empleados, sino también las aptitudes que son necesarias para
cumplir con dicho objetivo.

Área del trabajo Trabajo a realizar Aptitudes específicas


necesarias
Gerencia
Recursos humanos
Desarrollo
Finanzas
Producción
Sales
Marketing
Distribución
Otras áreas

Reconocimiento de opciones del empleado


• Opciones tradicionales

La manera tradicional en que la mayoría de los negocios incorporan empleados


es a través de la contratación de empleados a tiempo completo. Este proceso
es discutido en la siguiente sección de la guía. Dar el paso para contratar a
empleados adicionales es una gran decisión en tanto que usted será ahora
responsable de la nómina, beneficios, seguro de desempleo, mantenimiento
de un ambiente de trabajo productivo, y una serie de detalles adicionales
relacionados con los empleados.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


• Opciones alternativas

Si bien la opción tradicional de la adición de empleados puede ser a través de


la contratación de empleados a tiempo completo, existen varias alternativas que
podría desear considerar para su negocio.

Opciónes Ventajas Desventajas

• ����������
Temporal, ������
Medio • �����������
Conveniente • ��������������
Las aptitudes
tiempo • Económico – sólo se paga necesarias pueden
por la cantidad de trabajo no estar a su
que usted necesite y cuando disposición en
lo necesite. forma instantánea.
• Solución a las necesidades • Costos potenciales
de proyectos especiales o ocultos
demandas de temporada. relacionados con
• No responsable del remuneraciones
otorgamiento de los
beneficios del empleado.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


Opciónes Ventajas Desventajas

• Contrato
��������� de
��� • El tiempo que hubiera • La empresa con
arrendamiento, empleado en las actividades la cual usted esté
contratación de la empresa, tales formalizando
externa de como la contabilidad, la el contrato de
suministro nómina, ventas, archivo arrendamiento o
de productos personal de los empleados, la contratación
o servicios, almacenamiento y envío, externa de
contratación en etc., puede ser dedicado a suministro
general. otras áreas del negocio. de productos
• Usted podrá “adquirir” sólo o servicios,
lo que necesite. puede tener
• Puede permitir las procedimientos Donde existan
economías de escala junto de operación necesidades que
con una gran variedad en diferentes; a los deban satisfacerse
el área de beneficios del que usted tendrá en un tiempo
empleado. que ajustarse con determinado,
• Muchas necesidades su negocio.
siempre habrá una
de negocios tales como • Aun cuando usted
oportunidad de
los relacionados con los tenga la última
empleados de limpieza responsabilidad negocios.
o portería, cuidado de su negocio,
de las instalaciones y puede existir
mantenimiento del equipo, una sensación
etc. pueden ser atendidos de pérdida día a
más eficazmente a través de día del control
esta opción que mediante la completo de las
contratación de empleados operaciones de su
permanentes. negocio.

Diversidad en el centro de trabajo


Como se ha mencionado en las diferentes áreas en esta guía, como propietario, usted
querrá reconocer qué empleados encajan con la filosofía de su negocio y la mentalidad
de la empresa. Los empleados provienen de diferentes ámbitos y su personalidad,
aptitudes y experiencia son diferentes. La ventaja competitiva de su negocio está
directamente relacionada con la experiencia de sus trabajadores. Dependiendo de la
naturaleza de su negocio, es aconsejable que explore la amplia gama de opciones de
capital humano como una forma de optimizar la eficiencia de individuos, equipos y,
por último, los resultados económicos de su negocio.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


II. CONTRATACIÓN DE EMPLEADOS
Como se ha discutido anteriormente, el contratar a los empleados con las aptitudes y la
personalidad adecuadas que respondan a las necesidades de su negocio es vital para el
éxito de su negocio.

Dónde encontrar a los empleados


Existen muchas formas de reconocer a los nuevos empleados potenciales. Si usted
realmente sabe lo que quiere, empiece a buscarlos; no espere que ellos vengan a usted.
También tenga en cuenta que cada estado tiene una oficinas de empleo estatales y
parte de su misión es ayudar a las empresas a que encuentren a los empleados que
Verifique la
necesiten. También existen agencias de empleo privadas (que normalmente cobran por educación y
sus servicios). También puede poner anuncios de “Se da empleo”, avisos en el periódico, experiencia de los
etc. Haga la siguiente actividad para que le ayude a reconocer los lugares para encontrar postulantes. ¡Puede
ser que ellos
a los empleados potenciales.
también verifiquen
su negocio!
Sí o Como fuente de empleados adicionales, yo consideraría el uso
no de los siguientes métodos:

• ����������������������������
Contrataría con una agencia �����������
de empleo.

• �����������������������������
Contrataría a un “reclutador ���������������
de empleados”, ������������
dependiendo ����
del
tipo de empleado que necesite.

• ��������������������������
Lo promovería al interior ������������������
de la empresa, si ������������������
tuviera empleados
en la actualidad.

• ��������������������������������������������������
Les permitiría a los empleados actuales que estén
familiarizados con la posición y aptitudes requeridas, que
recomienden a postulantes, quizás con una “bonificación” en
caso de que se contrate a dicho postulante.

• �����������������������������������
Anunciaría en periódicos, revistas ����������������
de asociaciones ���
de
comercio, etc.

La solicitud de empleo
Aunque pareciera más fácil contratar a los empleados a través de un proceso informal,

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 10


verbal, se recomienda que la solicitud de empleo sea por escrito. Una solicitud de
empleo le proporciona información crítica sobre el empleado potencial que le ayudará
a tomar la decisión de contratarlo o no. Mantenga todas las solicitudes en archivo, ya
que nunca se sabe cúando podría tener necesidad de contratar a empleados adicionales
y puede ahorrarle tiempo, energías y recursos al considerar a previos postulantes.

Consulte en su biblioteca local publicaciones de negocios que traten sobre solicitudes


de empleo y den consejos para las entrevistas y muchos otros formularios de empleo
o contratación. También haga una búsqueda en el Internet usando la frase solicitudes
de empleo para ver formularios modelo que hayan sido usados con éxito por diferente
empresas. Existen muchos ejemplos de solicitud de empleo. Examínelas y use las
áreas que sean apropiadas; no obstante, recuerde que su solicitud debe concentrarse
a la posición que necesite cubrir. Una buena solicitud de empleo incluye experiencia
laboral previa, aptitudes especiales, formación de educación, y consentimiento para
verificar las referencias. Debe incluirse en la solicitud un Formulario de Autorización
de Verificación de Educación y Experiencia, que le dará permiso no sólo para la
verificación de las referencias sino también para la verificación del crédito.

Consejos para el manejo de las solicitudes de empleo

• Disponga que los solicitantes completen la solicitud antes


de que usted hable con ellos.
• Haga preguntas que le permitan al solicitante hablar de
él mismo, sobre sus hábitos de trabajo, su experiencia y
aptitudes.
• Tenga cuidado de no hacer preguntas personales que no
estén relacionados con el empleo.
• Recuerde que es responsabilidad de usted conocer las
leyes de empleo y adherirse a ellas, tales como la Ley
de Igualdad de Oportunidades de Empleo, Ley contra la
Discriminación por la Edad en el Empleo, y otros. Véase los
breves resúmenes de estas leyes y otros en la siguiente
sección.

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Ley de Empleo
Como propietario de un pequeño negocio, usted es responsable de conocer las leyes
que se aplican a su negocio. Es recomendable que hable con su abogado o profesionales
de otros ramos, para que le expliquen su plan de acción de empleo, y que examinen
con usted las leyes y directivas vigentes que tienen implicaciones para su negocio.
Es responsabilidad de usted de estar enterado de estas leyes y su significado y de ser
cauto cuando entreviste a los empleados potenciales. Algunos de los requisitos legales
principales relacionados con los empleados y que usted necesita estar enterado en su
negocio son los siguientes:

Aproveche la
Leyes de empleo principales entrevista para
ver cómo los
• Ley de Igualdad de Prohibe la discriminación en las prácticas empleados podrían
Oportunidades de de empleo en razón de la raza, religión, llenar y satisfacer
Empleo sexo o nacionalidad de origen. las necesidades
del negocio.
• Ley contra la Prohibe la contratación injusta y el
Discriminación tratamiento de los empleados basado en
por la Edad en el la edad.
Empleo

• Ley de Reporte de Garantiza el derecho del consumidor a


Crédito Justo tener acceso a su archivo de crédito y
disputar la información incorrecta.

• Ley de los Prohibe la discriminación contra


Americanos con individuos que sufren de un impedimento
Incapacidades físico. Esto incluye no sólo las prácticas
(ADA) de contratación sino también el diseño de
las instalaciones.

El proceso de contractación

• Revisión de solicitudes
Debido a que probablemente tendrá múltiples postulantes, necesitará establecer
un proceso de revisión que sea uniforme para todos los postulantes. Si su equipo

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de gerencia está integrados por otros empleados, sería aconsejable que dichos
individuos revisen las solicitudes y le den su impresión sobre las mismas.

• Verificación de educación y experiencia (Selección antes del empleo)


Una vez que seleccione a los postulantes que haya entrevistado, proceda
a verificar los datos relativos a su educación y experiencia. El postulante
deberá firmar un Formulario de Autorización de Verificación de Educación
y Experiencia, el cual le permitirá comprobar las referencias con sus ex
empleadores y realizar una verificación de crédito de los diferentes reportes
de consumidores. Si desea ver modelos de los Formularios de Autorización de
Haga una lista
Verificación de Educación y Experiencia, consulte en su biblioteca o librería de verificación
local las publicaciones de negocios que ofrecen modelos de estos formularios para tener la
que usted podrá usar en el proceso de contratación. También puede hacer una seguridad de que
se cubra toda
búsqueda en la red, usando la frase formulario de autorización de verificación
la información
de educación y experiencia, para encontrar los formularios disponibles. Podría necesaria.
incurrir en ciertos costos asociados con ello. También visite www.privacyrights.
org, organización de información y defensa del consumidor sin fines de lucro, si
desea una Hoja Informativa de Verificación de Educación y Experiencia y sobre
el Centro de Trabajo. Sin consideración del tamaño de su empresa, la selección
previa al empleo es una práctica de contratación necesaria para evitar juicios y
errores en la contratación que son costosos. Usted y su empresa pueden resultar
responsables de las acciones de un nuevo empleado, especialmente si no realizó
una verificación de los datos de su educación y experiencia.

Las leyes varían de estado a estado en cuanto a qué información pueda ser
usada en una selección previa al empleo, por lo que es aconsejable que consulte
con la autoridad legal correspondiente sobre las regulaciones vigentes. Antes
de verificar los datos de la educación y experiencia, es importante que su
pequeño negocio se registre bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo y la Ley
de los Americanos con Incapacidades. Bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo
(FCRA, por sus siglas en inglés), los empleados potenciales deben firmar un
formulario de autorización para que usted pueda realizar una verificación de

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 13


los antecedentes de crédito. La FCRA cubre no sólo los reportes de crédito
sino todos los reportes del tipo de reportes del consumidor. Bajo la Ley de
Americanos con incapacidades (ADA, por sus siglas en inglés), los empleados
están restringidos de usar los datos médicos y sobre incapacidades en el proceso
de contratación.

Tal vez le convendría considerar la contratación externa de suministro de


productos o servicios para la realización de esta tarea. La contratación de
profesionales para completar esta tarea le permitirá obtener la información que
necesita, cumpliendo a la vez con todos los requisitos legales. Aunque usted
Es importante
pueda decidir la contratación externa de suministro de productos o servicios bosquejar las
para la realización de esta tarea, debe estar familiarizado con el proceso. Puede normas, prácticas
contar con la valiosa orientación que le brinda la Small Business Administration y procedimientos
de su negocio.
(o SBA, siglas en inglés de la Administración de la Pequeña Empresa).

• La entrevista
El objetivo de una entrevista es averiguar lo más que pueda acerca del
postulante. Para mantener la entrevista en orden, prepare las preguntas que
quiera hacer al postulante y documente las respuestas. Haga preguntas que
le permitan a los postulantes hablar de ellos mismos, sobre sus hábitos en el
trabajo, su experiencia y aptitudes. Ponga especial cuidado en que las preguntas
de la entrevista se centren en las aptitudes, experiencia y calificaciones del
candidato que se relacionen con el trabajo. En el curso de la entrevista, tenga en
cuenta todas las leyes aplicables y sepa qué información está usted autorizado
o no a preguntar. Evite las referencias personales. Una Hoja Informativa
le da al entrevistado el chance de examinar la descripción del empleo, las
expectativas del empleo, la contratación y otros procesos y hacer cualquier
pregunta. Cuando lleve a cabo entrevistas múltiples, establezca una lista de
verificación para tratar a todos los entrevistados en forma justa y evitar posibles
prejuicios. Conforme reúna la información necesaria para la adopción de una
decisión, no haga ninguna determinación hasta que se lleven a cabo todas las
entrevistas. Le convendrá atraer a personas altamente calificadas y motivadas

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que se adapten bien a la misión de su empresa; por lo que debe promover el
empleo al postulante y destacar los aspectos positivos del empleo así como las
consideraciones que el postulante pueda tener.

• Seguimiento de la entrevista
Una vez que encuentre al empleado correcto, debe hacer una oferta de empleo.
Tenga cuidado en no ofrecer algo que no pueda cumplir. También tenga
cuidado en hacer un seguimiento de los postulantes no seleccionados. Aunque
un postulante no responda a sus necesidades en la actualidad, podría cubrir
futuras necesidades en cualquier momento.

Consejos para tener éxito en la contratación

• No ignore los requisitos de licencia o entrenamiento especial. Si lo trabajo


lo requiere, no se olvide de incluirlo en la descripción del puesto de trabajo.
¿Tiene ya que estar arreglado el entrenamiento especial o estaría usted
dispuesto a pagar por el entrenamiento del nuevo empleado?

• No ignore la necesidad de las aptitudes (de gestión o trato) “con


la gente”, especialmente si la posición requiere que el empleado
represente a su empresa en público.
• No deje de ser consciente de los estilos de trabajo en la descripción del
puesto de trabajo. Los empleados potenciales necesitarán saber qué se
espera de ellos y bajo qué condiciones tendrán responder a lo que se
espera de ellos.

• Aceptación de nuevos empleados


Lo que sucede el primer día de trabajo puede tener un impacto cada día en el
futuro.

• Trámite del empleo


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Debe incluirse en la orientación inicial del empleo una discusión acerca de
las reglas, normas y procedimientos operativos del negocio, y un Formulario
de Contrato de Trabajo en que se indique que el empleado ha leído y
entendido dichas reglas, normas y procedimientos del negocio. También

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existe un trámite de empleo estándar, que comprende: el Formulario W4
del IRS, Formulario I-9 y un Formulario de Aviso de Emergencia. Consulte
el glosario al dorso de esta guía para una explicación de cada uno de estos
documentos. Incluso podrá existir la necesidad de firmar un Contrato de
Confidencialidad, dependiendo de la naturaleza del negocio.

�����������������������������������������������������������
Como propietario de un pequeño negocio con muchas tareas y
responsabilidades, puede no ser una prioridad el desarrollar en este
momento un Manual del Empleado, y podría no contar con el mismo al
iniciar su negocio. Sin embargo, puede ser una buena idea considerar la
La contratación
creación de una serie de hojas informativas que resuman las reglas, normas de valiosos
y procedimientos operativos de su negocio. Cree cada hoja informativa empleados es vital
de manera que se concentre en un solo aspecto. Este formato le permitirá para el éxito de su
negocio.
hacer las revisiones necesarias en la oportunidad correspondiente sin tener
que reimprimir un manual íntegro, en caso de que desarrolle uno. Para
sugerencias sobre las hojas informativas (y el Manual del Empleado), véase la
lista en la sección siguiente.�

• Proceso de orientación
�������������������������������������������������������������������������
Haga todo lo posible para que los nuevos empleados comiencen en la forma
correcta. Una vez que se haya completado todos los trámites oficiales y se le
haya dado el curso apropiado, señale un periodo de tiempo para el debido
del entrenamiento apropiado del empleado acerca de su nuevo rol. El
adoptar este paso puede eliminar frustraciones, puede servir de información
al nuevo empleado y prevenir los malentendidos entre todos.

Preparación de la fase preliminar


Si trata a sus empleados en forma profesional y bajo la ley, será más probable que su
negocio alcance el éxito. Para tener la seguridad de que sus empleados entiendan todos
las normas y procedimientos operativos, usted puede optar por que estas guías sean
por escrito. Un Manual del Empleado es la forma clave de explicar las normas de la
empresa y los beneficios y derechos de los empleados. Este documento debe ser fácil

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de seguir y actualizar en forma anual. Una vez establecido, los empleados deben firmar
un documento de acuse de recibo señalando que han leído y entendido el Manual. Este
documento de acuse de recibo debe mantenerse en el archivo personal del empleado.
Reiteramos, el desarrollar un extenso Manual del Empleado puede no ser una prioridad
para usted en este momento.

Pueden existir modelos que usted puede examinar cuando desarrolle su propio Manual
del Empleado. Consulte en su librería o biblioteca local o el Internet las publicaciones
prácticas que le ayuden a redactar su Manual del Empleado. Sin embargo, asegúrese de
que el Manual o las directivas que desarrolle reflejen la filosofía, imagen, mentalidad,
metas y objetivos de su negocio. Considere el uso de las siguientes listas de verificación
por áreas para determinar qué debe incluir en su Manual del Empleado.

Manual del Empleado o Áreas de Hojas Informativas a considerar

• Condiciones de horas extras


������������ ��� ������ ������ • Hostigamiento o acoso sexual
���������������� ������������

• ������
Horas de trabajo (regulares y horas
��� �������� ����������� �� ������ • �������
Código de vestir; uniformes requeridos,
��� �������� ���������� ������������
extra) etc.

• ����
Uso de fármacos o alcohol en forma
��� ��������� �� �������� ��� ������ • ���������
Aspectos del empleo, tales como
���� �������� ������ �����
ilegal; abuso de sustancias promociones, quejas, etc.

• ���������
Permisos de ausencia (por
��� ���������� ����� • ��������
Periodo de prueba de nuevos
��� ������� ��� �������
enfermedad, vacaciones, observancia empleados
religiosa, emergencia, deber de
actuar como jurado, etc. )

• Medidas disciplinarias
�������� �������������� • Beneficios del empleado
����������� ���� ��������

• Política de no discriminación
��������� ��� ��� �������������� • Planes de jubilación
������� ��� ����������

• �������������
Remuneración (por hora, salarios,
����� ������ ���������� • ����
Uso personal del equipo de la empresa,
��������� ���� ������� ��� ��� ���������
comisiones, etc., junto con el tal como el correo electrónico, teléfono,
procedimiento de promoción, etc.) máquina fotocopiadora, etc.

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Retención y motivación de los empleados
En un mundo de movilización creciente de la mano de obra y demanda de gente de
talento, los empleados pueden estar dispuestos a dejar el empleo por varias razones (por
ej., mayores sueldos, mejores beneficios, etc.). Cómo maneje usted a los empleados
tendrá mucho que ver con su retención. Sí, los beneficios son importantes y críticos,
pero si usted va a tener empleados, debe esforzarse por establecer un entorno de trabajo
en el que los empleados puedan desarrollarse, progresar y enfrentar retos.

Usted puede mantener a sus empleados felices y contentos en su empleo de muchas


maneras; muchas de las cuales no le costarán mucho dinero. El reconocimiento puede
Cuando escoja los
ir desde una simple palmada en el hombro hasta un programa más elaborado de beneficios para
reconocimiento del Empleado del Mes, anuncios de reuniones con el personal, espacios sus empleados,
de estacionamiento especiales, etc. Este proceso de motivación también puede aplicarse podría ser
provechoso que
al reconocimiento del Equipo del Mes si su negocio opera en equipo. No piense que
obtenga la opinión
usted tendrá todas las respuestas. Establezca un entorno de trabajo abierto donde los de ellos.
empleados se sientan acogidos para dar sus reacciones sobre el proceso de empleo, el
ambiente del centro de trabajo y el proceso de producción. Después de todo, ellos
tienen un contacto más estrecho con el proceso y lo conocen mejor.

Conforme su negocio crezca, sería recomendable que usted considere opciones de


motivación más amplias. Estas podrían incluir planes de bonificaciones, planes 401(k),
participación en las utilidades, y opciones de compra de acciones para citar sólo unos
cuantos aspectos. Aunque estos pueden no constituir beneficios típicos ciertamente vale
la pena considerarlos conforme su negocio crezca.

La mayoría de los empleados en los Estados Unidos trabajan bajo un sistema de


aumento de remuneraciones en base al mérito, el cual comprende la revisión y
evaluación periódicas del desempeño del empleado en su puesto de trabajo. Los
empleados quieren y esperan tener seguridad en sus puestos de trabajo; ellos por último
esperan tener un programa general de beneficios y de remuneraciones. Los empleados
quieren ser compensados por sus aportes al negocio.

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Beneficios de los empleados
Por ley, usted debe ofrecer ciertos beneficios obligatorios, pero tienen muchas opciones
cuando ofrece beneficios opcionales a sus empleados. Los beneficios pueden ser
costosos; entonces, ¿cuál es la ventaja de ofrecerlos? Las razones principales son no
sólo atraerlos sino también retenerlos como valiosos empleados y fomentar una buena
moral. ¿Qué es lo que está haciendo la competencia en términos de los beneficios que
ellos ofrecen a sus empleados? No deje de comunicar claramente el plan de beneficios a
todos los empleados.

Al decidir el paquete de beneficios de los empleados, considere cuidadosamente todos


los aspectos antes de adoptar una decisión final. Considere los aspectos siguientes. ¿Hay
preguntas adicionales que usted quisiera plantear?

Preguntas a hacerse cuando se considera


el paquete de beneficios de los empleados

• �����
¿Qué �����
tipo �������������������������������������������������
de beneficios podrían interesar a mis empleados?
• ¿Cuánto estoy dispuesto a pagar por dicha cobertura?
• ¿Existe un orden de prioridad que sea importante? ¿Es un plan médico
más importante que un plan de jubilación?
• Para mí, ¿cuál es el objeto de tener un plan de beneficios, tanto desde una
perspectiva de la rentabilidad como desde la perspectiva de la moral de
los empleados?

• Beneficios obligatorios
Como empleador, usted debe pagar en forma total o parcial cierta cobertura
de seguro y beneficios obligatorios legalmente, tales como el Seguro Social, el
Seguro de Desempleo, y el Seguro de Accidentes de Trabajo.
• Seguro Social – Programa de seguro auspiciado por el gobierno federal
que paga beneficios a los individuos que cumplan con los requisitos
correspondientes.

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• Seguro de desempleo – Programa conjunto federal y estatal que cubre
con un ingreso a los trabajadores que han perdido su empleo sin mediar
falta de su parte.
• Seguro de Accidentes de Trabajo– Programas regulados por el estado
que aseguran a los trabajadores contra los accidentes que ocurren en el
trabajo, las enfermedades o muerte relacionada con el trabajo.

• Beneficios opcionales
Aunque el paquete básico de beneficios de empleo puede incluir seguro (de
salud, por incapacidad y de vida), planes de jubilación, indemnización y
Un paso
permiso con goce de sueldo (permiso por maternidad), puede ser ampliado importante para
para incluir una variedad de opciones de permiso, bonificaciones, premios por dar por terminado
servicios, e incluso apoyo financiero para educación y entrenamiento adicional, a un empleado es
documentar todo.
etc. Beneficios adicionales como estos pueden ser costosos pero en el largo plazo
pueden ser beneficiosos para su negocio porque pueden ayudarle a retener a sus
empleados en su negocio.

Un plan de jubilación (por ejemplo, el plan 401K) es un beneficio popular


ofrecido y esperado por la mayoría de los trabajadores hoy en día. Los aportes
a un plan aprobado que cumple con las especificaciones del IRS son deducibles
de impuestos. Un especialista en jubilación puede proponer opciones que
satisfagan las necesidades del negocio. Un plan de beneficios popular actual es
uno flexible donde los empleados pueden seleccionar la cobertura que satisfaga
sus necesidades en áreas de cobertura de salud, pensión de jubilación, etc. Es
recomendable que solicite la asistencia de profesionales de las instituciones
financieras locales para adoptar estas importantes decisiones. En su Centro
Financiero Citibank local podrá encontrar a los representantes y especialistas en
inversiones. Para obtener más información sobre estos servicios, visite http://
www.citibank.com/us/citibusiness/retirement.htm y http://www.citibank.
com/us/citibusiness/401k.htm.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 20


Aparte de los beneficios opcionales básicos, algunos empleados tienen la
expectativa de obtener beneficios adicionales en función de la asunción de
mayores responsabilidades. Dichos beneficios podrían incluir un vehículo
de la empresa, cuentas de gastos, afiliación a gimnasios, privilegios de
estacionamiento, cuidado de los niños durante el día, vacaciones extras y
otros. ¿Qué tipo de beneficios cree usted que los empleados podrían apreciar o
esperar?

Sobre la base de las necesidades individuales, algunos empleados pueden querer


o requerir flexibilidad en los arreglos del horario del trabajo, etc. Si usted
Ahora usted
puede ser algo flexible en los horarios de trabajo de los empleados, eso podría cuenta con las
estimular la moral y lealtad de los empleados. Es recomendable que usted herramientas
resuma las opciones en el Manual del Empleado e incluya los arreglos especiales que necesita
para continuar
en el contrato de trabajo y en el archivo del personal. Este proceso podría
desarrollando y
involucrar horarios flexibles, horario a medio tiempo, trabajo compartido refinando su idea
o trabajo a distancia por computadora. La disponibilidad de estas opciones del negocio.
depende de su plan de negocios. Veamos diferentes arreglos de horario, etc. que
son populares:

Arreglos sobre el trabajo populares

• Flexibilidad en el El empleado tiene una variedad de opciones


horario de hora entrada y salida por día de trabajo.

• Semana de trabajo El empleado trabaja 40 horas en menos de


comprimido cinco días, generalmente con un horario de 10
horas por cuatro días de trabajo.

• Trabajo a distancia El empleado trabaja desde un lugar remoto,


por computadora generalmente su casa.

• Trabajo a medio El empleado trabaja menos de 40 horas


tiempo o trabajo normales por semana o se divide la
compartido responsabilidad del trabajo con otra persona.

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III. TERMINACIÓN DEL EMPLEO

• Jubilación – En una nota positiva, después de muchos años de empleo


productivo, los empleados tienen tiempo de relajarse y gozar de los frutos de su
trabajo.

• Renuncia – Los empleados pueden decidir dejar su trabajo actual por diferentes
razones. Pueden encontrar otro empleo, pueden mudarse a un área geográfica
diferente o se pueden sentir descontentos e improductivos en su puesto de
trabajo actual.

• Despidos/Reducción de la mano de obra– La reducción de la mano de


obra es a veces desagradable pero es a veces algo necesario cuando uno es
propietario y opera un negocio. El mantener su negocio en operación es su
objetivo principal y pueden haber ocasiones en que la mejor decisión consiste
en reducir la mano de obra para mantener la salud financiera del negocio. La
reducción puede ser una reducción permanente o temporal de empleados y es
normalmente un proceso difícil para el propietario de un negocio. La clave para
hacer una reducción de la mano de obra con éxito es pagar una remuneración
adecuada, de ser posible, basada en las aptitudes y experiencia.

• Terminación – Pueden presentarse casos en que un empleado se desempeñe


pobremente en sus funciones o viole las normas y directivas del negocio. En
esta situación, podría ser necesaria la terminación del empleado. Reiteramos,
esto es desagradable pero es algo necesario cuando uno es propietario y opera
un negocio. Es conveniente que esté familiarizado con las leyes y regulaciones
asociadas con la terminación de los empleados, por cuanto la “terminación
ilegal”, el hostigamiento o acoso sexual, la discriminación, etc., pueden ser
causa de la responsabilidad potencial del empleador. Por último, la forma
más segura de dar por terminado a un empleado es que uno tenga una razón
comercial razonable y legítima, que esté bien documentada. Teniendo un
proceso de contratación profesional establecido, el proceso de contratación

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 22


puede garantizar que su negocio siga las pautas legales, a la vez que le permite
tener los empleados correctos para su negocio.

Si por alguna razón usted da por terminado su relación laboral con los empleados,
es conveniente que la situación sea manejada en forma profesional. Sería conveniente
tener una entrevista final como una forma de cerrar amistosamente una relación.

n Resumen

El rol del departamento de recursos humanos en una empresa es valioso. Mientras


que usted, como propietario de un pequeño negocio, pueda no tener establecido
un departamento de recursos humanos, los principios y directivas cubiertos en este
capítulo siempre son aplicables a usted conforme contrate nuevos empleados. El
encontrar, contratar y retener a los correctos empleados para su negocio, es la clave para
el crecimiento y desarrollo de su negocio.

Sin embargo, se requiere de una cuidadosa supervisión y un control constante de


sus empleados para que su negocio produzca los bienes y servicios de calidad y en
forma rentable. Esté al tanto de la moral de sus empleados y el trabajo que ellos estén
haciendo por usted. Como propietario del negocio, la salud de su negocio depende en
hacer decisiones duras y difíciles sobre los empleados Depende de usted que ofrezca
un claro liderazgo para sus empleados, lidie con sus expectativas y tome las mejores
decisiones posibles para el negocio.

IV. Entonces, ¿Qué sigue?


Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 8, usted explorará
la Creación de un Nuevo Plan de Negocios que funciones para Usted. Usted reunirá
la información que haya desarrollado o acumulado acerca de su nuevo negocio y creará
un proyecto detallado para su negocio. No deje de examinar y aplicar las otras guías de
esta serie mientras continúa su exploración como empresario.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 23


V. Glosario Empleados a tiempo completo
Empleados que reciben un sueldo o salario
de por los menos 35 horas por semana. Ellos
Aptitudes normalmente participan en los diferentes planes
Aptitudes que se desarrollan con el de beneficios creados por el empleador.
entrenamiento o práctica.
Empleados contratados
Conjunto de aptitudes Empleados contratados por un periodo
Conjunto de aptitudes en general, tales como específico de tiempo para completar un
la comunicación, planeamiento, relaciones proyecto específico sea por horas o a razón de
humanas, organización, y aptitudes para las una tarifa total por proyecto.
labores diarias, cada uno de los cuales consiste
en aptitudes laborales específicas. Empresario
Una persona que inicia las actividades de un
Contratación externa de suministro negocio o asume el riesgo de un negocio.
productos o servicios
Disponer que un producto o servicio sea Entrevista de empleo
suministrado o manufacturado por otro. Reunión formal concertada por los empleadores
para evaluar a los empleados potenciales.
Contrato de empleo
Contrato formal entre el empleador y el Experiencia
empleado, en que se señalan los términos de La aptitud o conocimiento adquirido al
empleo en una empresa. desarrollar alguna actividad.

Economías de escala Formulario de Autorización de Verificación de


Cuando se pueden producir más unidades de un Educación y Experiencia
producto o servicio en una mayor escala, pero Formulario firmado por un empleado potencial
con costos de insumos menores (en promedio). que le da permiso a los empleadores potenciales
a llevar a cabo una verificación de la educación
Empleado y experiencia en el previo empleo y obtener los
Persona que trabaja y recibe una remuneración informes del consumidor relacionados.
por el trabajo o servicios designados.
Formulario I-9 – Aduanas e Inmigración
Empleador Emitido por el Servicio de Aduanas e Inmigración
Persona que contrata y paga los salarios por el de los Estados Unidos, verifica que una persona
trabajo o servicios designados. tiene derecho a trabajar en los Estados Unidos.

Empleados a medio tiempo o temporales Formulario W-4 – IRS


Empleados que son contratados para llenar Formulario W-4, Certificado de retención
una vacancia temporal o ayudar con una carga de descuentos al empleado. Los empleados
de trabajo adicional en el corto plazo. Los completan su estado civil para efectos de la
empleadores normalmente no pagan beneficios; declaración y el certificado de retención de
sin embargo, si la persona trabaja a través de descuentos al empleado para determinar el
una agencia de empleo, ellos pueden recibir importe de los impuestos a ser retenidos de sus
beneficios básicos, tales como cuidados de la salarios de cada cheque de pago que reciban.
salud.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 24


Ley contra la Discriminación por la Edad Recursos Humanos
Prohibe la discriminación en la contratación y Supervisión en el negocio no sólo de la
el tratamiento de los empleados basado en la contratación y despido de empleados, sino
edad. Prohibe la discriminación de las personas también del mantenimiento de la relación
de más de 40 años de edad en la contratación y laboral con el empleado en forma diaria.
mientras se encuentren empleadas.
Salarios
Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo Ganancias del empleado que se pagan por hora,
Prohibe la discriminación por los empleadores día o semana.
por la raza, color, religión, sexo o nacionalidad
de origen. Solicitud de empleo
Formulario potencial que los empleados
Ley de los Americanos con Incapacidades completan informando sobre su educación y
(ADA) experiencia de trabajo.
La ley federal que prohibe la discriminación
contra los individuos que sufren un impedimento Sueldo
físico, incluyendo las prácticas de contratación La remuneración ganada por un empleado al año
y el diseño de las instalaciones u otro periodo de tiempo definido.

Ley de Reporte de Crédito Justo Verificación de educación y experiencia


Garantiza el derecho del consumidor de tener Proceso de verificación del pasado del
acceso a su información de crédito y de disputar postulante al empleo para determinar si sus
la información incorrecta. aptitudes y experiencia corresponden a las que
el empleo requerido demanda.
Manual del Empleado
Documento que describe las normas de la
empresa y los beneficios y derechos de los
empleados.

OSHA
Administración de Seguridad y Salud
Ocupacional (u OSHA, siglas en inglés de
Occupational Safety & Health Administration) del
Departamento de Trabajo de los EE.UU. Tiene
la misión de velar por la seguridad y salud de
los trabajadores mediante el establecimiento
y ejecución de estándares y de fomentar la
mejora continua de la salud y seguridad en el
centro de trabajo.

Puntos fuertes
Tener puntos fuertes en ciertas áreas; tener
ciertas capacidades.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 25


VI. Recursos Adicionales La revista Entrepreneur
Recursos en línea, más el diario de Internet de
Cada día existen nuevas oportunidades de pequeños negocios
negocios y eventos que afectan el clima de los www.entrepreneur.com
negocios o las estrategias de los negocios. Los
siguientes recursos impresos y en línea pueden Banco de Exportación e Importación de los
ayudarle a mantenerse bien informado. Estados Unidos (Ex–Im Bank)
Brinda información y entrenamiento para
Websites promover el comercio internacional en las
American Marketing Association pequeñas empresas
con informes sobre la industria, un diccionario http://www.exim.gov/products/special/smallbus.
detallado con términos de marketing y recursos html
educacionales
www.marketingpower.com La revista Fast Company y su Small Business
Intelligence Center
Association for Enterprise Opportunity (AEO) Ofrecen una variedad de artículos, recursos,
La asociación nacional de organizaciones que herramientas
tienen el compromiso del desarrollo de la www.fastcompany.com
“microempresa”
www.microenterpriseworks.org La revista FORBES
www.forbes.com
La revista Business Week
www.businessweek.com FORTUNE Small Business
www.fortune.com/fsb
Citibank
Asesores de pequeñas empresas INC Magazine
experimentados y recursos financieros http://inc.com
especiales para el manejo de efectivo,
procesamiento de tarjetas de crédito, Fundación Kauffman
inversiones, y más; localice las oficinas e Alienta la actividad empresarial en los
infórmese acerca de las estrategias y programas Estados Unidos y mejora la educación de los
de negocios, www.citibank.com/us/citibusiness niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus
operaciones y el otorgamiento de subvenciones
Empresa de Informes de Crédito Dun & para la actividad empresarial y la educación
Bradstreet http://www.kauffman.org
www.dnb.com o 1-800-234-3867 http://www.eventuring.org

eBay Asociación Nacional de Personas que


Información acerca de cómo establecer un Trabajan como Independientes (NASE)
negocio en línea Brinda apoyo a los micronegocios y personas
www.ebay.com que trabajan como independientes
http://www.nase.org

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 26


NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Sociedad de Profesionales Hispanos
Mujeres Propietarias de Negocios) (National Brinda oportunidades únicas para el desarrollo
Association of Women Business Owners) profesional, servicios educacionales y logro
contactos, así como programas de educación y personal de la comunidad hispana.
de apoyo, y más http://www.nhshp.org
www.nawbo.org
Departamento de Trabajo de los EE.UU.
Asociación Nacional de Negocios El Departamento de Trabajo fomenta y
Asociación sin fines de lucro, concebida promociona el bienestar social de los
específicamente y administrada activamente postulantes a un empleo, asalariados y personas
para asistir a la comunidad de pequeños retiradas de los Estados Unidos.
negocios, así como a las personas que trabajan http://www.dol.gov
como independientes a fin de que logren sus
metas profesionales Oficina de Patentes y Marcas de los Estados
http://www.nationalbusiness.org Unidos
Promueve el progreso de la ciencia y los
Online Women’s Business Center oficios otorgándoles por un tiempo limitado
Ofrece información sobre la administración de a los inventores derechos exclusivos a sus
negocios y guía interactiva y consejo individual. respectivos descubrimientos.
Producido en cooperación con los Centros de http://www.uspto.gov/
Negocios de Mujeres de la SBA.
http://www.onlinewbc.gov Club de Presidentes Jóvenes
una organización que tiene como objeto
SCORE (siglas en inglés del Servicio del fomentar el liderazgo a través de la educación
Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service y amistad
Corps of Retired Executives) – voluntarios que http://www.ypo.org/learning.html
orientan e instruyen a las pequeñas empresas,
en persona y en línea, en forma gratuita Service The Wall Street Journal Center for
Corps of Retired Executives Entrepreneurs
www.score.org Contiene las últimas historias y amplios
recursos relacionados acerca de las tendencias
Small Business Administration que lo afectan a usted y a su negocio.
Se esfuerza por mantener y fortalecer la www.startupjournal.com/
economía nacional a través de la ayuda,
asesoría, asistencia y protección de los Publicaciones
intereses de los pequeños negocios, y ayudando Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004.
a las familias y negocios a recuperarse de los National Entrepreneurship Assessment
desastres nacionales. – United Status of America, 2003 Executive
http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ Report. Babson Collage and the Kauffman
sbdc Foundation.

Mandel, Stan. August 2004. “Educating the


Successful Entrepreneur,” ViewPoint.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 27


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Guía 7:
Recursos básicos
para el empresario
Guía 7: Recursos Básicos para el Empresario

n INTRODUCCIÓN
Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas
por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que
está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de
empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio,
así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para
alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como
usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos En el momento
lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones en que su negocio
inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y contrate a un
empleado, usted
dinámico sector de la pequeña empresa.
estará entrando
en el ámbito de los
n Visión general recursos humanos.
El establecer un pequeño negocio es emocionante pero en realidad tiene sus retos. La
mayoría de los nuevos negocios empiezan sin empleados; los propietarios o socios se
encargan de todo. Sin embargo, dependiendo del ritmo de crecimiento de su negocio,
podría tener la necesidad de considerar la contratación de empleados adicionales.
Los empleados adicionales y todo el proceso de encontrar, contratar y mantener a los
empleados correctos puede ser uno de los retos en la operación de un nuevo negocio. Las
leyes federales y estatales gobiernan todos los aspectos de la contratación, conservación
y despido de empleados. Esta guía prestará atención a dichas leyes y regulaciones, pero
usted deberá consultar con los profesionales correspondientes, es decir, con su abogado,
contador público colegiado o asesor de negocios, etc. sobre las directivas y aspectos más
actualizados.

Los Recursos Humanos van más allá de la contratación, conservación y despido de


empleados; comprenden la gestión diaria de los empleados que contribuyen en la
producción de los bienes y servicios que su negocio provee. Las grandes empresas han

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


creado un Departamento de Recursos Humanos, pero usted como propietario del
pequeño negocio puede ser el mismo Departamento de Recursos Humanos.

Esta guía le brinda una orientación práctica concentrándose en los tópicos siguientes:

I. Preparación
������������ del
���� ��������
terreno ��������������������������
para empleados adicionales

• ���������������
Reconocimiento de
����������������
la necesidad de
������������������������
empleados adicionales

• ���������������
Reconocimiento de
���������������������������
las aptitudes necesarias

• ���������������
Reconocimiento de
������������
opciones del
������������
empleado

• ������������������������
Diversidad en el centro de
��� trabajo�
��������
Conforme crezca
II. �������������
Contratación ������������
de empleados su negocio,
• Dónde encontrar a los empleados
������������������������������� los empleados
• �������������
La solicitud de
���������
empleo resultarán siendo
viales para el éxito
• ���� de
Ley ���������
empleo
de su negocio.
• �����������
El proceso de
���������������
contratación

- ���������
Revisión de
��������������
solicitudes

- ������������� de
Verificación �������������
educación y�� experiencia
������������ (Selección
�����������������
antes del
�����������
empleo)

- La entrevista
�������������

- ������������ de
Seguimiento ����������������
la entrevista

- ����������� de
Aceptación �������������������
nuevos empleados

- ������������ de
Preparación ������
la fase
����������������
preliminar –�� El
��� Manual
������� del
������������
Empleado

• ����������
Retención y
�� motivación
����������� de
����������������
los empleados

- �����������������������
Beneficios obligatorios
- ���������������������
Beneficios opcionales

III. ������������
Terminación de
�����������������������
la relación laboral �����������������
con los empleados

• Jubilación
����������

• ��������
Renuncia

• ������������������ de
Despido/reducción �����������
la mano de
�������
obra

• Terminación
�����������

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


I. PREPARACIÓN DEL TERRENO PARA EMPLEADOS ADICIONALES
Reconocimiento de la necesidad de empleados adicionales
Siempre puede hacerlo todo usted mismo. Conforme vaya creciendo su negocio, el
reconocimiento de la necesidad de empleados y su contratación será cada vez más
importante para el éxito de su negocio. El incorporar empleados puede tener un impacto
en su negocio en diferentes niveles, por lo que es necesario considerar detenidamente este
primer paso. Verifique la necesidad de contar con asistencia adicional. Usted debe poder
explicar claramente a sus empleados las necesidades de su negocio, de manera que ellos
puedan determinar si existe compatibilidad entre sus necesidades y las metas del empleo
que tienen dichos empleados. Podría hacerse usted las siguientes preguntas. Cada una de
Usted debe tener
estas categorías serán discutidas más adelante en esta guía. una clara imagen
de las funciones
que debe cumplir
¿Qué tipo de empleado está buscando contratar?
cada tipo de
• ¿Estoy buscando empleados a tiempo completo que tengan un horario empleado.

regular para asuman las responsabilidades de ciertos aspectos del


negocio?

• ¿Estoy buscando empleados a medio tiempo para atender las demandas


de temporada o proyectos especiales?

• ¿Estoy buscando contratar empleados en ciertas áreas de labores


diarias de responsabilidad particular, tales como empleados de limpieza
o porteros, encargados del cuidado de las instalaciones, de la entrega,
etc.?
• ¿Estoy buscando contratar externamente personal de experiencia
en las áreas de marketing, distribución, terminación satisfactoria del
producto, etc.?

Para ayudarle a aclarar la razón de tener empleados adicionales, complete la siguiente


actividad.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


Actividad: ¿Por qué empleados adicionales?
Usando una hoja de papel, reproduzca el cuadro siguiente. Tómese unos
minutos y piense creativamente en todas las ventajas y desventajas de
contratar empleados adicionales. Los resultados de esta actividad le
permitirán darle respuesta a las preguntas siguientes:

• ¿Necesito realmente contratar a empleados adicionales?


• ¿Será rentable contratar empleados adicionales al hacer mi negocio
más eficiente y, por lo tanto, más lucrativo?
• Pero, ¿qué consideraciones tengo que tomar en cuenta al contratar
empleados adicionales? (por ejemplo, pagar sueldos adicionales,
encontrar espacio en la oficina, comprar equipos adicionales, etc.)
Preocúpese porque
Los empleados adicionales serían Los empleados adicionales serían
las habilidades
una clara ventaja para mi negocio una clara desventaja para mi
de un potencial
porque: negocio porque:
• • empleado
• • correspondan a las
• • necesidades de su
negocio.

Reconocimiento de las aptitudes necesarias


Una vez que haya determinado que necesita empleados adicionales concéntrese en
las aptitudes (generales y específicas) que aportarían los empleados a su negocio. Sea
claro acerca del conocimiento, actitudes y aptitudes que usted está buscando; esto le
ayudará a encontrar el postulante correcto para la posición del empleo y las necesidades
del negocio. Cuando reconozca las aptitudes necesarias para la posición, considere el
conjunto de aptitudes que mejor sirvan a los productos o servicios que su negocio provee. No
deje de incluir estas y otras aptitudes en la descripción del puesto de trabajo, así como en el
anuncio que haga sobre el mismo. ¿Qué aptitudes deberán tener sus empleados?

Conjunto de aptitudes potenciales necesarias que deben


tener los empleados adicionales

• Communicación La aptitud de hablar, escribir y expresarse


bien; la aptitud de explicar todas o ciertas
áreas del negocio

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


• Solución de problemas La aptitud de reconocer y resolver los
problemas relacionados con el negocio

• Relaciones humanas ¿Necesitará el empleado usar sus


aptitudes personales para resolver los
conflictos potenciales, brindarles apoyo
a los otros empleados y ser sensibles a
las opiniones y situaciones particulares?

• Planeamiento/ La aptitud de supervisar, dirigir y guiar


Organización a los empleados a alcanzar los objetivos
y las metas personales; la aptitud
de planear eficazmente y hacer uso
eficiente del tiempo.

• Aptitudes para las labores La aptitud de ser puntual, hacer uso


diarias eficiente de su tiempo, cooperar con
otros y aceptar responsabilidades; todos
aquellos aspectos que crean un entorno
óptimo para el trabajo

Si bien usted querrá a alguien que encaje con la filosofía de su negocio, no sería
ventajoso tratar de contratar a alguien cuyos puntos fuertes y débiles sean similares a los
suyos. Los empleados tienen personalidades, aptitudes y experiencias muy diferentes.
Su meta debe ser reconocer las necesidades de su negocio y concentrarse en empleados
cuyas aptitudes y experiencia respondan dicha necesidad del negocio. Recuerde que
la mayoría de personas encuentran la mayor satisfacción en su empleo cuando éste
responde a su propia personalidad o estilo personal. Sin embargo, su negocio también
tiene sus propias demandas. Preocúpese de que sus empleados conozcan las necesidades
del negocio y sea exhaustivo en su análisis de los empleados potenciales y cómo
encajarán con la mentalidad de su empresa. ¿Qué estilos de trabajo resultarán mejor
para usted y su negocio?

La actividad anterior y la que sigue son una forma simple de ayudarle a ordenar sus ideas
y darle cierta guía en el proceso de contratación de empleados.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


Actividad: Reconocimiento de las aptitudes necesarias
Usando una hoja de papel, reproduzca el siguiente cuadro. Piense acerca
de las áreas del negocio donde está pensando incorporar empleados. Use
la siguiente actividad para aclarar no sólo el trabajo que desea realizar con
los nuevos empleados, sino también las aptitudes que son necesarias para
cumplir con dicho objetivo.

Área del trabajo Trabajo a realizar Aptitudes específicas


necesarias
Gerencia
Recursos humanos
Desarrollo
Finanzas
Producción
Sales
Marketing
Distribución
Otras áreas

Reconocimiento de opciones del empleado


• Opciones tradicionales

La manera tradicional en que la mayoría de los negocios incorporan empleados


es a través de la contratación de empleados a tiempo completo. Este proceso
es discutido en la siguiente sección de la guía. Dar el paso para contratar a
empleados adicionales es una gran decisión en tanto que usted será ahora
responsable de la nómina, beneficios, seguro de desempleo, mantenimiento
de un ambiente de trabajo productivo, y una serie de detalles adicionales
relacionados con los empleados.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


• Opciones alternativas

Si bien la opción tradicional de la adición de empleados puede ser a través de


la contratación de empleados a tiempo completo, existen varias alternativas que
podría desear considerar para su negocio.

Opciónes Ventajas Desventajas

• ����������
Temporal, ������
Medio • �����������
Conveniente • ��������������
Las aptitudes
tiempo • Económico – sólo se paga necesarias pueden
por la cantidad de trabajo no estar a su
que usted necesite y cuando disposición en
lo necesite. forma instantánea.
• Solución a las necesidades • Costos potenciales
de proyectos especiales o ocultos
demandas de temporada. relacionados con
• No responsable del remuneraciones
otorgamiento de los
beneficios del empleado.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


Opciónes Ventajas Desventajas

• Contrato
��������� de
��� • El tiempo que hubiera • La empresa con
arrendamiento, empleado en las actividades la cual usted esté
contratación de la empresa, tales formalizando
externa de como la contabilidad, la el contrato de
suministro nómina, ventas, archivo arrendamiento o
de productos personal de los empleados, la contratación
o servicios, almacenamiento y envío, externa de
contratación en etc., puede ser dedicado a suministro
general. otras áreas del negocio. de productos
• Usted podrá “adquirir” sólo o servicios,
lo que necesite. puede tener
• Puede permitir las procedimientos Donde existan
economías de escala junto de operación necesidades que
con una gran variedad en diferentes; a los deban satisfacerse
el área de beneficios del que usted tendrá en un tiempo
empleado. que ajustarse con determinado,
• Muchas necesidades su negocio.
siempre habrá una
de negocios tales como • Aun cuando usted
oportunidad de
los relacionados con los tenga la última
empleados de limpieza responsabilidad negocios.
o portería, cuidado de su negocio,
de las instalaciones y puede existir
mantenimiento del equipo, una sensación
etc. pueden ser atendidos de pérdida día a
más eficazmente a través de día del control
esta opción que mediante la completo de las
contratación de empleados operaciones de su
permanentes. negocio.

Diversidad en el centro de trabajo


Como se ha mencionado en las diferentes áreas en esta guía, como propietario, usted
querrá reconocer qué empleados encajan con la filosofía de su negocio y la mentalidad
de la empresa. Los empleados provienen de diferentes ámbitos y su personalidad,
aptitudes y experiencia son diferentes. La ventaja competitiva de su negocio está
directamente relacionada con la experiencia de sus trabajadores. Dependiendo de la
naturaleza de su negocio, es aconsejable que explore la amplia gama de opciones de
capital humano como una forma de optimizar la eficiencia de individuos, equipos y,
por último, los resultados económicos de su negocio.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 


II. CONTRATACIÓN DE EMPLEADOS
Como se ha discutido anteriormente, el contratar a los empleados con las aptitudes y la
personalidad adecuadas que respondan a las necesidades de su negocio es vital para el
éxito de su negocio.

Dónde encontrar a los empleados


Existen muchas formas de reconocer a los nuevos empleados potenciales. Si usted
realmente sabe lo que quiere, empiece a buscarlos; no espere que ellos vengan a usted.
También tenga en cuenta que cada estado tiene una oficinas de empleo estatales y
parte de su misión es ayudar a las empresas a que encuentren a los empleados que
Verifique la
necesiten. También existen agencias de empleo privadas (que normalmente cobran por educación y
sus servicios). También puede poner anuncios de “Se da empleo”, avisos en el periódico, experiencia de los
etc. Haga la siguiente actividad para que le ayude a reconocer los lugares para encontrar postulantes. ¡Puede
ser que ellos
a los empleados potenciales.
también verifiquen
su negocio!
Sí o Como fuente de empleados adicionales, yo consideraría el uso
no de los siguientes métodos:

• ����������������������������
Contrataría con una agencia �����������
de empleo.

• �����������������������������
Contrataría a un “reclutador ���������������
de empleados”, ������������
dependiendo ����
del
tipo de empleado que necesite.

• ��������������������������
Lo promovería al interior ������������������
de la empresa, si ������������������
tuviera empleados
en la actualidad.

• ��������������������������������������������������
Les permitiría a los empleados actuales que estén
familiarizados con la posición y aptitudes requeridas, que
recomienden a postulantes, quizás con una “bonificación” en
caso de que se contrate a dicho postulante.

• �����������������������������������
Anunciaría en periódicos, revistas ����������������
de asociaciones ���
de
comercio, etc.

La solicitud de empleo
Aunque pareciera más fácil contratar a los empleados a través de un proceso informal,

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 10


verbal, se recomienda que la solicitud de empleo sea por escrito. Una solicitud de
empleo le proporciona información crítica sobre el empleado potencial que le ayudará
a tomar la decisión de contratarlo o no. Mantenga todas las solicitudes en archivo, ya
que nunca se sabe cúando podría tener necesidad de contratar a empleados adicionales
y puede ahorrarle tiempo, energías y recursos al considerar a previos postulantes.

Consulte en su biblioteca local publicaciones de negocios que traten sobre solicitudes


de empleo y den consejos para las entrevistas y muchos otros formularios de empleo
o contratación. También haga una búsqueda en el Internet usando la frase solicitudes
de empleo para ver formularios modelo que hayan sido usados con éxito por diferente
empresas. Existen muchos ejemplos de solicitud de empleo. Examínelas y use las
áreas que sean apropiadas; no obstante, recuerde que su solicitud debe concentrarse
a la posición que necesite cubrir. Una buena solicitud de empleo incluye experiencia
laboral previa, aptitudes especiales, formación de educación, y consentimiento para
verificar las referencias. Debe incluirse en la solicitud un Formulario de Autorización
de Verificación de Educación y Experiencia, que le dará permiso no sólo para la
verificación de las referencias sino también para la verificación del crédito.

Consejos para el manejo de las solicitudes de empleo

• Disponga que los solicitantes completen la solicitud antes


de que usted hable con ellos.
• Haga preguntas que le permitan al solicitante hablar de
él mismo, sobre sus hábitos de trabajo, su experiencia y
aptitudes.
• Tenga cuidado de no hacer preguntas personales que no
estén relacionados con el empleo.
• Recuerde que es responsabilidad de usted conocer las
leyes de empleo y adherirse a ellas, tales como la Ley
de Igualdad de Oportunidades de Empleo, Ley contra la
Discriminación por la Edad en el Empleo, y otros. Véase los
breves resúmenes de estas leyes y otros en la siguiente
sección.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 11


Ley de Empleo
Como propietario de un pequeño negocio, usted es responsable de conocer las leyes
que se aplican a su negocio. Es recomendable que hable con su abogado o profesionales
de otros ramos, para que le expliquen su plan de acción de empleo, y que examinen
con usted las leyes y directivas vigentes que tienen implicaciones para su negocio.
Es responsabilidad de usted de estar enterado de estas leyes y su significado y de ser
cauto cuando entreviste a los empleados potenciales. Algunos de los requisitos legales
principales relacionados con los empleados y que usted necesita estar enterado en su
negocio son los siguientes:

Aproveche la
Leyes de empleo principales entrevista para
ver cómo los
• Ley de Igualdad de Prohibe la discriminación en las prácticas empleados podrían
Oportunidades de de empleo en razón de la raza, religión, llenar y satisfacer
Empleo sexo o nacionalidad de origen. las necesidades
del negocio.
• Ley contra la Prohibe la contratación injusta y el
Discriminación tratamiento de los empleados basado en
por la Edad en el la edad.
Empleo

• Ley de Reporte de Garantiza el derecho del consumidor a


Crédito Justo tener acceso a su archivo de crédito y
disputar la información incorrecta.

• Ley de los Prohibe la discriminación contra


Americanos con individuos que sufren de un impedimento
Incapacidades físico. Esto incluye no sólo las prácticas
(ADA) de contratación sino también el diseño de
las instalaciones.

El proceso de contractación

• Revisión de solicitudes
Debido a que probablemente tendrá múltiples postulantes, necesitará establecer
un proceso de revisión que sea uniforme para todos los postulantes. Si su equipo

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 12


de gerencia está integrados por otros empleados, sería aconsejable que dichos
individuos revisen las solicitudes y le den su impresión sobre las mismas.

• Verificación de educación y experiencia (Selección antes del empleo)


Una vez que seleccione a los postulantes que haya entrevistado, proceda
a verificar los datos relativos a su educación y experiencia. El postulante
deberá firmar un Formulario de Autorización de Verificación de Educación
y Experiencia, el cual le permitirá comprobar las referencias con sus ex
empleadores y realizar una verificación de crédito de los diferentes reportes
de consumidores. Si desea ver modelos de los Formularios de Autorización de
Haga una lista
Verificación de Educación y Experiencia, consulte en su biblioteca o librería de verificación
local las publicaciones de negocios que ofrecen modelos de estos formularios para tener la
que usted podrá usar en el proceso de contratación. También puede hacer una seguridad de que
se cubra toda
búsqueda en la red, usando la frase formulario de autorización de verificación
la información
de educación y experiencia, para encontrar los formularios disponibles. Podría necesaria.
incurrir en ciertos costos asociados con ello. También visite www.privacyrights.
org, organización de información y defensa del consumidor sin fines de lucro, si
desea una Hoja Informativa de Verificación de Educación y Experiencia y sobre
el Centro de Trabajo. Sin consideración del tamaño de su empresa, la selección
previa al empleo es una práctica de contratación necesaria para evitar juicios y
errores en la contratación que son costosos. Usted y su empresa pueden resultar
responsables de las acciones de un nuevo empleado, especialmente si no realizó
una verificación de los datos de su educación y experiencia.

Las leyes varían de estado a estado en cuanto a qué información pueda ser
usada en una selección previa al empleo, por lo que es aconsejable que consulte
con la autoridad legal correspondiente sobre las regulaciones vigentes. Antes
de verificar los datos de la educación y experiencia, es importante que su
pequeño negocio se registre bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo y la Ley
de los Americanos con Incapacidades. Bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo
(FCRA, por sus siglas en inglés), los empleados potenciales deben firmar un
formulario de autorización para que usted pueda realizar una verificación de

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 13


los antecedentes de crédito. La FCRA cubre no sólo los reportes de crédito
sino todos los reportes del tipo de reportes del consumidor. Bajo la Ley de
Americanos con incapacidades (ADA, por sus siglas en inglés), los empleados
están restringidos de usar los datos médicos y sobre incapacidades en el proceso
de contratación.

Tal vez le convendría considerar la contratación externa de suministro de


productos o servicios para la realización de esta tarea. La contratación de
profesionales para completar esta tarea le permitirá obtener la información que
necesita, cumpliendo a la vez con todos los requisitos legales. Aunque usted
Es importante
pueda decidir la contratación externa de suministro de productos o servicios bosquejar las
para la realización de esta tarea, debe estar familiarizado con el proceso. Puede normas, prácticas
contar con la valiosa orientación que le brinda la Small Business Administration y procedimientos
de su negocio.
(o SBA, siglas en inglés de la Administración de la Pequeña Empresa).

• La entrevista
El objetivo de una entrevista es averiguar lo más que pueda acerca del
postulante. Para mantener la entrevista en orden, prepare las preguntas que
quiera hacer al postulante y documente las respuestas. Haga preguntas que
le permitan a los postulantes hablar de ellos mismos, sobre sus hábitos en el
trabajo, su experiencia y aptitudes. Ponga especial cuidado en que las preguntas
de la entrevista se centren en las aptitudes, experiencia y calificaciones del
candidato que se relacionen con el trabajo. En el curso de la entrevista, tenga en
cuenta todas las leyes aplicables y sepa qué información está usted autorizado
o no a preguntar. Evite las referencias personales. Una Hoja Informativa
le da al entrevistado el chance de examinar la descripción del empleo, las
expectativas del empleo, la contratación y otros procesos y hacer cualquier
pregunta. Cuando lleve a cabo entrevistas múltiples, establezca una lista de
verificación para tratar a todos los entrevistados en forma justa y evitar posibles
prejuicios. Conforme reúna la información necesaria para la adopción de una
decisión, no haga ninguna determinación hasta que se lleven a cabo todas las
entrevistas. Le convendrá atraer a personas altamente calificadas y motivadas

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 14


que se adapten bien a la misión de su empresa; por lo que debe promover el
empleo al postulante y destacar los aspectos positivos del empleo así como las
consideraciones que el postulante pueda tener.

• Seguimiento de la entrevista
Una vez que encuentre al empleado correcto, debe hacer una oferta de empleo.
Tenga cuidado en no ofrecer algo que no pueda cumplir. También tenga
cuidado en hacer un seguimiento de los postulantes no seleccionados. Aunque
un postulante no responda a sus necesidades en la actualidad, podría cubrir
futuras necesidades en cualquier momento.

Consejos para tener éxito en la contratación

• No ignore los requisitos de licencia o entrenamiento especial. Si lo trabajo


lo requiere, no se olvide de incluirlo en la descripción del puesto de trabajo.
¿Tiene ya que estar arreglado el entrenamiento especial o estaría usted
dispuesto a pagar por el entrenamiento del nuevo empleado?

• No ignore la necesidad de las aptitudes (de gestión o trato) “con


la gente”, especialmente si la posición requiere que el empleado
represente a su empresa en público.
• No deje de ser consciente de los estilos de trabajo en la descripción del
puesto de trabajo. Los empleados potenciales necesitarán saber qué se
espera de ellos y bajo qué condiciones tendrán responder a lo que se
espera de ellos.

• Aceptación de nuevos empleados


Lo que sucede el primer día de trabajo puede tener un impacto cada día en el
futuro.

• Trámite del empleo


����������������������������������������������������������������������������
Debe incluirse en la orientación inicial del empleo una discusión acerca de
las reglas, normas y procedimientos operativos del negocio, y un Formulario
de Contrato de Trabajo en que se indique que el empleado ha leído y
entendido dichas reglas, normas y procedimientos del negocio. También

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 15


existe un trámite de empleo estándar, que comprende: el Formulario W4
del IRS, Formulario I-9 y un Formulario de Aviso de Emergencia. Consulte
el glosario al dorso de esta guía para una explicación de cada uno de estos
documentos. Incluso podrá existir la necesidad de firmar un Contrato de
Confidencialidad, dependiendo de la naturaleza del negocio.

�����������������������������������������������������������
Como propietario de un pequeño negocio con muchas tareas y
responsabilidades, puede no ser una prioridad el desarrollar en este
momento un Manual del Empleado, y podría no contar con el mismo al
iniciar su negocio. Sin embargo, puede ser una buena idea considerar la
La contratación
creación de una serie de hojas informativas que resuman las reglas, normas de valiosos
y procedimientos operativos de su negocio. Cree cada hoja informativa empleados es vital
de manera que se concentre en un solo aspecto. Este formato le permitirá para el éxito de su
negocio.
hacer las revisiones necesarias en la oportunidad correspondiente sin tener
que reimprimir un manual íntegro, en caso de que desarrolle uno. Para
sugerencias sobre las hojas informativas (y el Manual del Empleado), véase la
lista en la sección siguiente.�

• Proceso de orientación
�������������������������������������������������������������������������
Haga todo lo posible para que los nuevos empleados comiencen en la forma
correcta. Una vez que se haya completado todos los trámites oficiales y se le
haya dado el curso apropiado, señale un periodo de tiempo para el debido
del entrenamiento apropiado del empleado acerca de su nuevo rol. El
adoptar este paso puede eliminar frustraciones, puede servir de información
al nuevo empleado y prevenir los malentendidos entre todos.

Preparación de la fase preliminar


Si trata a sus empleados en forma profesional y bajo la ley, será más probable que su
negocio alcance el éxito. Para tener la seguridad de que sus empleados entiendan todos
las normas y procedimientos operativos, usted puede optar por que estas guías sean
por escrito. Un Manual del Empleado es la forma clave de explicar las normas de la
empresa y los beneficios y derechos de los empleados. Este documento debe ser fácil

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 16


de seguir y actualizar en forma anual. Una vez establecido, los empleados deben firmar
un documento de acuse de recibo señalando que han leído y entendido el Manual. Este
documento de acuse de recibo debe mantenerse en el archivo personal del empleado.
Reiteramos, el desarrollar un extenso Manual del Empleado puede no ser una prioridad
para usted en este momento.

Pueden existir modelos que usted puede examinar cuando desarrolle su propio Manual
del Empleado. Consulte en su librería o biblioteca local o el Internet las publicaciones
prácticas que le ayuden a redactar su Manual del Empleado. Sin embargo, asegúrese de
que el Manual o las directivas que desarrolle reflejen la filosofía, imagen, mentalidad,
metas y objetivos de su negocio. Considere el uso de las siguientes listas de verificación
por áreas para determinar qué debe incluir en su Manual del Empleado.

Manual del Empleado o Áreas de Hojas Informativas a considerar

• Condiciones de horas extras


������������ ��� ������ ������ • Hostigamiento o acoso sexual
���������������� ������������

• ������
Horas de trabajo (regulares y horas
��� �������� ����������� �� ������ • �������
Código de vestir; uniformes requeridos,
��� �������� ���������� ������������
extra) etc.

• ����
Uso de fármacos o alcohol en forma
��� ��������� �� �������� ��� ������ • ���������
Aspectos del empleo, tales como
���� �������� ������ �����
ilegal; abuso de sustancias promociones, quejas, etc.

• ���������
Permisos de ausencia (por
��� ���������� ����� • ��������
Periodo de prueba de nuevos
��� ������� ��� �������
enfermedad, vacaciones, observancia empleados
religiosa, emergencia, deber de
actuar como jurado, etc. )

• Medidas disciplinarias
�������� �������������� • Beneficios del empleado
����������� ���� ��������

• Política de no discriminación
��������� ��� ��� �������������� • Planes de jubilación
������� ��� ����������

• �������������
Remuneración (por hora, salarios,
����� ������ ���������� • ����
Uso personal del equipo de la empresa,
��������� ���� ������� ��� ��� ���������
comisiones, etc., junto con el tal como el correo electrónico, teléfono,
procedimiento de promoción, etc.) máquina fotocopiadora, etc.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 17


Retención y motivación de los empleados
En un mundo de movilización creciente de la mano de obra y demanda de gente de
talento, los empleados pueden estar dispuestos a dejar el empleo por varias razones (por
ej., mayores sueldos, mejores beneficios, etc.). Cómo maneje usted a los empleados
tendrá mucho que ver con su retención. Sí, los beneficios son importantes y críticos,
pero si usted va a tener empleados, debe esforzarse por establecer un entorno de trabajo
en el que los empleados puedan desarrollarse, progresar y enfrentar retos.

Usted puede mantener a sus empleados felices y contentos en su empleo de muchas


maneras; muchas de las cuales no le costarán mucho dinero. El reconocimiento puede
Cuando escoja los
ir desde una simple palmada en el hombro hasta un programa más elaborado de beneficios para
reconocimiento del Empleado del Mes, anuncios de reuniones con el personal, espacios sus empleados,
de estacionamiento especiales, etc. Este proceso de motivación también puede aplicarse podría ser
provechoso que
al reconocimiento del Equipo del Mes si su negocio opera en equipo. No piense que
obtenga la opinión
usted tendrá todas las respuestas. Establezca un entorno de trabajo abierto donde los de ellos.
empleados se sientan acogidos para dar sus reacciones sobre el proceso de empleo, el
ambiente del centro de trabajo y el proceso de producción. Después de todo, ellos
tienen un contacto más estrecho con el proceso y lo conocen mejor.

Conforme su negocio crezca, sería recomendable que usted considere opciones de


motivación más amplias. Estas podrían incluir planes de bonificaciones, planes 401(k),
participación en las utilidades, y opciones de compra de acciones para citar sólo unos
cuantos aspectos. Aunque estos pueden no constituir beneficios típicos ciertamente vale
la pena considerarlos conforme su negocio crezca.

La mayoría de los empleados en los Estados Unidos trabajan bajo un sistema de


aumento de remuneraciones en base al mérito, el cual comprende la revisión y
evaluación periódicas del desempeño del empleado en su puesto de trabajo. Los
empleados quieren y esperan tener seguridad en sus puestos de trabajo; ellos por último
esperan tener un programa general de beneficios y de remuneraciones. Los empleados
quieren ser compensados por sus aportes al negocio.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 18


Beneficios de los empleados
Por ley, usted debe ofrecer ciertos beneficios obligatorios, pero tienen muchas opciones
cuando ofrece beneficios opcionales a sus empleados. Los beneficios pueden ser
costosos; entonces, ¿cuál es la ventaja de ofrecerlos? Las razones principales son no
sólo atraerlos sino también retenerlos como valiosos empleados y fomentar una buena
moral. ¿Qué es lo que está haciendo la competencia en términos de los beneficios que
ellos ofrecen a sus empleados? No deje de comunicar claramente el plan de beneficios a
todos los empleados.

Al decidir el paquete de beneficios de los empleados, considere cuidadosamente todos


los aspectos antes de adoptar una decisión final. Considere los aspectos siguientes. ¿Hay
preguntas adicionales que usted quisiera plantear?

Preguntas a hacerse cuando se considera


el paquete de beneficios de los empleados

• �����
¿Qué �����
tipo �������������������������������������������������
de beneficios podrían interesar a mis empleados?
• ¿Cuánto estoy dispuesto a pagar por dicha cobertura?
• ¿Existe un orden de prioridad que sea importante? ¿Es un plan médico
más importante que un plan de jubilación?
• Para mí, ¿cuál es el objeto de tener un plan de beneficios, tanto desde una
perspectiva de la rentabilidad como desde la perspectiva de la moral de
los empleados?

• Beneficios obligatorios
Como empleador, usted debe pagar en forma total o parcial cierta cobertura
de seguro y beneficios obligatorios legalmente, tales como el Seguro Social, el
Seguro de Desempleo, y el Seguro de Accidentes de Trabajo.
• Seguro Social – Programa de seguro auspiciado por el gobierno federal
que paga beneficios a los individuos que cumplan con los requisitos
correspondientes.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 19


• Seguro de desempleo – Programa conjunto federal y estatal que cubre
con un ingreso a los trabajadores que han perdido su empleo sin mediar
falta de su parte.
• Seguro de Accidentes de Trabajo– Programas regulados por el estado
que aseguran a los trabajadores contra los accidentes que ocurren en el
trabajo, las enfermedades o muerte relacionada con el trabajo.

• Beneficios opcionales
Aunque el paquete básico de beneficios de empleo puede incluir seguro (de
salud, por incapacidad y de vida), planes de jubilación, indemnización y
Un paso
permiso con goce de sueldo (permiso por maternidad), puede ser ampliado importante para
para incluir una variedad de opciones de permiso, bonificaciones, premios por dar por terminado
servicios, e incluso apoyo financiero para educación y entrenamiento adicional, a un empleado es
documentar todo.
etc. Beneficios adicionales como estos pueden ser costosos pero en el largo plazo
pueden ser beneficiosos para su negocio porque pueden ayudarle a retener a sus
empleados en su negocio.

Un plan de jubilación (por ejemplo, el plan 401K) es un beneficio popular


ofrecido y esperado por la mayoría de los trabajadores hoy en día. Los aportes
a un plan aprobado que cumple con las especificaciones del IRS son deducibles
de impuestos. Un especialista en jubilación puede proponer opciones que
satisfagan las necesidades del negocio. Un plan de beneficios popular actual es
uno flexible donde los empleados pueden seleccionar la cobertura que satisfaga
sus necesidades en áreas de cobertura de salud, pensión de jubilación, etc. Es
recomendable que solicite la asistencia de profesionales de las instituciones
financieras locales para adoptar estas importantes decisiones. En su Centro
Financiero Citibank local podrá encontrar a los representantes y especialistas en
inversiones. Para obtener más información sobre estos servicios, visite http://
www.citibank.com/us/citibusiness/retirement.htm y http://www.citibank.
com/us/citibusiness/401k.htm.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 20


Aparte de los beneficios opcionales básicos, algunos empleados tienen la
expectativa de obtener beneficios adicionales en función de la asunción de
mayores responsabilidades. Dichos beneficios podrían incluir un vehículo
de la empresa, cuentas de gastos, afiliación a gimnasios, privilegios de
estacionamiento, cuidado de los niños durante el día, vacaciones extras y
otros. ¿Qué tipo de beneficios cree usted que los empleados podrían apreciar o
esperar?

Sobre la base de las necesidades individuales, algunos empleados pueden querer


o requerir flexibilidad en los arreglos del horario del trabajo, etc. Si usted
Ahora usted
puede ser algo flexible en los horarios de trabajo de los empleados, eso podría cuenta con las
estimular la moral y lealtad de los empleados. Es recomendable que usted herramientas
resuma las opciones en el Manual del Empleado e incluya los arreglos especiales que necesita
para continuar
en el contrato de trabajo y en el archivo del personal. Este proceso podría
desarrollando y
involucrar horarios flexibles, horario a medio tiempo, trabajo compartido refinando su idea
o trabajo a distancia por computadora. La disponibilidad de estas opciones del negocio.
depende de su plan de negocios. Veamos diferentes arreglos de horario, etc. que
son populares:

Arreglos sobre el trabajo populares

• Flexibilidad en el El empleado tiene una variedad de opciones


horario de hora entrada y salida por día de trabajo.

• Semana de trabajo El empleado trabaja 40 horas en menos de


comprimido cinco días, generalmente con un horario de 10
horas por cuatro días de trabajo.

• Trabajo a distancia El empleado trabaja desde un lugar remoto,


por computadora generalmente su casa.

• Trabajo a medio El empleado trabaja menos de 40 horas


tiempo o trabajo normales por semana o se divide la
compartido responsabilidad del trabajo con otra persona.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 21


III. TERMINACIÓN DEL EMPLEO

• Jubilación – En una nota positiva, después de muchos años de empleo


productivo, los empleados tienen tiempo de relajarse y gozar de los frutos de su
trabajo.

• Renuncia – Los empleados pueden decidir dejar su trabajo actual por diferentes
razones. Pueden encontrar otro empleo, pueden mudarse a un área geográfica
diferente o se pueden sentir descontentos e improductivos en su puesto de
trabajo actual.

• Despidos/Reducción de la mano de obra– La reducción de la mano de


obra es a veces desagradable pero es a veces algo necesario cuando uno es
propietario y opera un negocio. El mantener su negocio en operación es su
objetivo principal y pueden haber ocasiones en que la mejor decisión consiste
en reducir la mano de obra para mantener la salud financiera del negocio. La
reducción puede ser una reducción permanente o temporal de empleados y es
normalmente un proceso difícil para el propietario de un negocio. La clave para
hacer una reducción de la mano de obra con éxito es pagar una remuneración
adecuada, de ser posible, basada en las aptitudes y experiencia.

• Terminación – Pueden presentarse casos en que un empleado se desempeñe


pobremente en sus funciones o viole las normas y directivas del negocio. En
esta situación, podría ser necesaria la terminación del empleado. Reiteramos,
esto es desagradable pero es algo necesario cuando uno es propietario y opera
un negocio. Es conveniente que esté familiarizado con las leyes y regulaciones
asociadas con la terminación de los empleados, por cuanto la “terminación
ilegal”, el hostigamiento o acoso sexual, la discriminación, etc., pueden ser
causa de la responsabilidad potencial del empleador. Por último, la forma
más segura de dar por terminado a un empleado es que uno tenga una razón
comercial razonable y legítima, que esté bien documentada. Teniendo un
proceso de contratación profesional establecido, el proceso de contratación

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 22


puede garantizar que su negocio siga las pautas legales, a la vez que le permite
tener los empleados correctos para su negocio.

Si por alguna razón usted da por terminado su relación laboral con los empleados,
es conveniente que la situación sea manejada en forma profesional. Sería conveniente
tener una entrevista final como una forma de cerrar amistosamente una relación.

n Resumen

El rol del departamento de recursos humanos en una empresa es valioso. Mientras


que usted, como propietario de un pequeño negocio, pueda no tener establecido
un departamento de recursos humanos, los principios y directivas cubiertos en este
capítulo siempre son aplicables a usted conforme contrate nuevos empleados. El
encontrar, contratar y retener a los correctos empleados para su negocio, es la clave para
el crecimiento y desarrollo de su negocio.

Sin embargo, se requiere de una cuidadosa supervisión y un control constante de


sus empleados para que su negocio produzca los bienes y servicios de calidad y en
forma rentable. Esté al tanto de la moral de sus empleados y el trabajo que ellos estén
haciendo por usted. Como propietario del negocio, la salud de su negocio depende en
hacer decisiones duras y difíciles sobre los empleados Depende de usted que ofrezca
un claro liderazgo para sus empleados, lidie con sus expectativas y tome las mejores
decisiones posibles para el negocio.

IV. Entonces, ¿Qué sigue?


Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 8, usted explorará
la Creación de un Nuevo Plan de Negocios que funciones para Usted. Usted reunirá
la información que haya desarrollado o acumulado acerca de su nuevo negocio y creará
un proyecto detallado para su negocio. No deje de examinar y aplicar las otras guías de
esta serie mientras continúa su exploración como empresario.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 23


V. Glosario Empleados a tiempo completo
Empleados que reciben un sueldo o salario
de por los menos 35 horas por semana. Ellos
Aptitudes normalmente participan en los diferentes planes
Aptitudes que se desarrollan con el de beneficios creados por el empleador.
entrenamiento o práctica.
Empleados contratados
Conjunto de aptitudes Empleados contratados por un periodo
Conjunto de aptitudes en general, tales como específico de tiempo para completar un
la comunicación, planeamiento, relaciones proyecto específico sea por horas o a razón de
humanas, organización, y aptitudes para las una tarifa total por proyecto.
labores diarias, cada uno de los cuales consiste
en aptitudes laborales específicas. Empresario
Una persona que inicia las actividades de un
Contratación externa de suministro negocio o asume el riesgo de un negocio.
productos o servicios
Disponer que un producto o servicio sea Entrevista de empleo
suministrado o manufacturado por otro. Reunión formal concertada por los empleadores
para evaluar a los empleados potenciales.
Contrato de empleo
Contrato formal entre el empleador y el Experiencia
empleado, en que se señalan los términos de La aptitud o conocimiento adquirido al
empleo en una empresa. desarrollar alguna actividad.

Economías de escala Formulario de Autorización de Verificación de


Cuando se pueden producir más unidades de un Educación y Experiencia
producto o servicio en una mayor escala, pero Formulario firmado por un empleado potencial
con costos de insumos menores (en promedio). que le da permiso a los empleadores potenciales
a llevar a cabo una verificación de la educación
Empleado y experiencia en el previo empleo y obtener los
Persona que trabaja y recibe una remuneración informes del consumidor relacionados.
por el trabajo o servicios designados.
Formulario I-9 – Aduanas e Inmigración
Empleador Emitido por el Servicio de Aduanas e Inmigración
Persona que contrata y paga los salarios por el de los Estados Unidos, verifica que una persona
trabajo o servicios designados. tiene derecho a trabajar en los Estados Unidos.

Empleados a medio tiempo o temporales Formulario W-4 – IRS


Empleados que son contratados para llenar Formulario W-4, Certificado de retención
una vacancia temporal o ayudar con una carga de descuentos al empleado. Los empleados
de trabajo adicional en el corto plazo. Los completan su estado civil para efectos de la
empleadores normalmente no pagan beneficios; declaración y el certificado de retención de
sin embargo, si la persona trabaja a través de descuentos al empleado para determinar el
una agencia de empleo, ellos pueden recibir importe de los impuestos a ser retenidos de sus
beneficios básicos, tales como cuidados de la salarios de cada cheque de pago que reciban.
salud.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 24


Ley contra la Discriminación por la Edad Recursos Humanos
Prohibe la discriminación en la contratación y Supervisión en el negocio no sólo de la
el tratamiento de los empleados basado en la contratación y despido de empleados, sino
edad. Prohibe la discriminación de las personas también del mantenimiento de la relación
de más de 40 años de edad en la contratación y laboral con el empleado en forma diaria.
mientras se encuentren empleadas.
Salarios
Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo Ganancias del empleado que se pagan por hora,
Prohibe la discriminación por los empleadores día o semana.
por la raza, color, religión, sexo o nacionalidad
de origen. Solicitud de empleo
Formulario potencial que los empleados
Ley de los Americanos con Incapacidades completan informando sobre su educación y
(ADA) experiencia de trabajo.
La ley federal que prohibe la discriminación
contra los individuos que sufren un impedimento Sueldo
físico, incluyendo las prácticas de contratación La remuneración ganada por un empleado al año
y el diseño de las instalaciones u otro periodo de tiempo definido.

Ley de Reporte de Crédito Justo Verificación de educación y experiencia


Garantiza el derecho del consumidor de tener Proceso de verificación del pasado del
acceso a su información de crédito y de disputar postulante al empleo para determinar si sus
la información incorrecta. aptitudes y experiencia corresponden a las que
el empleo requerido demanda.
Manual del Empleado
Documento que describe las normas de la
empresa y los beneficios y derechos de los
empleados.

OSHA
Administración de Seguridad y Salud
Ocupacional (u OSHA, siglas en inglés de
Occupational Safety & Health Administration) del
Departamento de Trabajo de los EE.UU. Tiene
la misión de velar por la seguridad y salud de
los trabajadores mediante el establecimiento
y ejecución de estándares y de fomentar la
mejora continua de la salud y seguridad en el
centro de trabajo.

Puntos fuertes
Tener puntos fuertes en ciertas áreas; tener
ciertas capacidades.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 25


VI. Recursos Adicionales La revista Entrepreneur
Recursos en línea, más el diario de Internet de
Cada día existen nuevas oportunidades de pequeños negocios
negocios y eventos que afectan el clima de los www.entrepreneur.com
negocios o las estrategias de los negocios. Los
siguientes recursos impresos y en línea pueden Banco de Exportación e Importación de los
ayudarle a mantenerse bien informado. Estados Unidos (Ex–Im Bank)
Brinda información y entrenamiento para
Websites promover el comercio internacional en las
American Marketing Association pequeñas empresas
con informes sobre la industria, un diccionario http://www.exim.gov/products/special/smallbus.
detallado con términos de marketing y recursos html
educacionales
www.marketingpower.com La revista Fast Company y su Small Business
Intelligence Center
Association for Enterprise Opportunity (AEO) Ofrecen una variedad de artículos, recursos,
La asociación nacional de organizaciones que herramientas
tienen el compromiso del desarrollo de la www.fastcompany.com
“microempresa”
www.microenterpriseworks.org La revista FORBES
www.forbes.com
La revista Business Week
www.businessweek.com FORTUNE Small Business
www.fortune.com/fsb
Citibank
Asesores de pequeñas empresas INC Magazine
experimentados y recursos financieros http://inc.com
especiales para el manejo de efectivo,
procesamiento de tarjetas de crédito, Fundación Kauffman
inversiones, y más; localice las oficinas e Alienta la actividad empresarial en los
infórmese acerca de las estrategias y programas Estados Unidos y mejora la educación de los
de negocios, www.citibank.com/us/citibusiness niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus
operaciones y el otorgamiento de subvenciones
Empresa de Informes de Crédito Dun & para la actividad empresarial y la educación
Bradstreet http://www.kauffman.org
www.dnb.com o 1-800-234-3867 http://www.eventuring.org

eBay Asociación Nacional de Personas que


Información acerca de cómo establecer un Trabajan como Independientes (NASE)
negocio en línea Brinda apoyo a los micronegocios y personas
www.ebay.com que trabajan como independientes
http://www.nase.org

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 26


NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Sociedad de Profesionales Hispanos
Mujeres Propietarias de Negocios) (National Brinda oportunidades únicas para el desarrollo
Association of Women Business Owners) profesional, servicios educacionales y logro
contactos, así como programas de educación y personal de la comunidad hispana.
de apoyo, y más http://www.nhshp.org
www.nawbo.org
Departamento de Trabajo de los EE.UU.
Asociación Nacional de Negocios El Departamento de Trabajo fomenta y
Asociación sin fines de lucro, concebida promociona el bienestar social de los
específicamente y administrada activamente postulantes a un empleo, asalariados y personas
para asistir a la comunidad de pequeños retiradas de los Estados Unidos.
negocios, así como a las personas que trabajan http://www.dol.gov
como independientes a fin de que logren sus
metas profesionales Oficina de Patentes y Marcas de los Estados
http://www.nationalbusiness.org Unidos
Promueve el progreso de la ciencia y los
Online Women’s Business Center oficios otorgándoles por un tiempo limitado
Ofrece información sobre la administración de a los inventores derechos exclusivos a sus
negocios y guía interactiva y consejo individual. respectivos descubrimientos.
Producido en cooperación con los Centros de http://www.uspto.gov/
Negocios de Mujeres de la SBA.
http://www.onlinewbc.gov Club de Presidentes Jóvenes
una organización que tiene como objeto
SCORE (siglas en inglés del Servicio del fomentar el liderazgo a través de la educación
Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service y amistad
Corps of Retired Executives) – voluntarios que http://www.ypo.org/learning.html
orientan e instruyen a las pequeñas empresas,
en persona y en línea, en forma gratuita Service The Wall Street Journal Center for
Corps of Retired Executives Entrepreneurs
www.score.org Contiene las últimas historias y amplios
recursos relacionados acerca de las tendencias
Small Business Administration que lo afectan a usted y a su negocio.
Se esfuerza por mantener y fortalecer la www.startupjournal.com/
economía nacional a través de la ayuda,
asesoría, asistencia y protección de los Publicaciones
intereses de los pequeños negocios, y ayudando Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004.
a las familias y negocios a recuperarse de los National Entrepreneurship Assessment
desastres nacionales. – United Status of America, 2003 Executive
http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ Report. Babson Collage and the Kauffman
sbdc Foundation.

Mandel, Stan. August 2004. “Educating the


Successful Entrepreneur,” ViewPoint.

Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 27


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