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030-2:2015
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que
operan sistemas de produccin de microformas. Parte 2: administran sistemas de produccin y almacenamiento.
Medios de archivo electrnico. Parte 2: Medios de archivo electrnico.
MICROFORMS. Requeriments for organizations working micorforms MICROFORMS. Requeriment for organizations to managing production and
production system. Part 2: Electronics storage media storage systems. Part 2: Electroniccs storage media
08/09/2005 29/12/2015
2a Edicin 3a Edicin
39 pginas 44 pginas
3 CAMPO DE APLICACIN 2
3.1 La presente NTP se aplica en la evaluacin de la idoneidad tcnica de: 2.1
3.1.1 Los sistemas de produccin y almacenamiento de microformas de las 2.1.1
organizacioens autoras o propietarias de los documentos originales y de
las empresas especializadas contratadas para proveer servicios de
produccin, de almacenamiento o de intermediacin digital.
3.1.5 La calidad que deben cumplir los medios de archivo electrnico que 2.1.5
sirven de soporte fsico y almacenamiento de documentos en formato
digital, de tal forma que poseean cualidades de fijeza y durabilidad de
igual o supriores propiedades que los documentos originales.
Nota.- Se incluyen medios de archivo electrnico, tales como discos pticos tipo CD-R, CD-
ROM, DVD, WORM u otros medios fsicos de iguales o superiores propiedades,
actualmente conocidos o por desarrollarse.
3.2 La presente NTP comprende los requisitos tcnicos que se deben cumplir 2.2
cuando en el sistema de elaboracin de microformas se incluyen los
procesos de transferencia electrnica de documentos, informacin o
datos e nredes privadas o pblicas.
- - 2.5
- - 2.6
- - 2.7
- - 2.8
2 REFERENCIAS NORMATIVAS 3
La siguientes normas contienen disposiciones que al ser citadas en este
texto, constituyen requisitos de esta Norma Tcnica Peruana. Las
ediciones indicadas estaban en vigencia en el momento de esta
publicacin. Como toda norma est sujeta a revisin. Se recomienda a
aquellos que realicen acuerdos en abse a ellas, que analicen la
conveniencia de usar las ediciones recientes de las normas citadas
seguidamente. El Organismo Peruano de Normalizacin posee, en todo
momento, la informacin de las Normas Tcnicas Peruanas en vigencia.
- - 3.2.13
- - 3.2.14
- - 3.2.15
- - 3.2.16
- - 3.2.17
- - 3.2.18
- - a)
- - b)
- - c)
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
4.7 firma digital. 4.8
a) Conjunto de datos anexados a un archivo electrnico que permite a
un destinatario autenticar su origen.
b) Datos anexados a, o una transformacin criptogrfica de, una
unidad de datos que permite al receptor de la unidad de datos probar
el origen e integridad de la unidad de datos y proteger contra la
falsificacin por ejemplo por el receptor.
- - 4.9
4.18 microforma original: Microforma usada para producir las sucesivas 4.20.
generaciones de microformas.
4.19 mdulo: Conjunto de derechos de funciones y derechos de objetos 4.21
asignados a un determinado usuario o grupos de usuarios para
desarrollar un proceso especfico en una lnea de produccin de
microformas.
4.20. muestra: Es un grupo de unidades extradas de un lote que sirve para 4.22
obtener la informacin necesaria que permita apreciar una o ms
caractersticas de ese lote, para servir de base a una decisin sobre
ese lote o sobre el proceso que lo produjo.
4.21 organizacin: A menos que se indique especficamente, es aquella, 4.23
que independiente o como parte de otras actividades, es responsable
de operar un sistema de produccin, utilizar el servicio de
intermediacin digital y almacenar microformas, directamente, en
condicind e autora o propietaria de los documentos originales, o
mediante contrato a empresas especializadas de servicios de
produccin, almacenamiento o intermediacin digital.
- - 4.24
CAMPO DE APLICACIN
La presente Norma Tcnica Peruana se aplica para establecer
idoneidad tcnicadede:
Los sistemas produccin y almacenamiento de microformas que
administran las organizaciones autoras opropietarias de
documetnos de archivo y de los administrados por las empresas
especializadas contratadas para proveer dichos servicios.
REFERENCIAS NORMATIVAS
Las siguientes normas contienen disposiciones que al ser citadas en este
texto, constituyen requisitos de esta Norma Tcnica Peruana. Las
ediciones indicadas estaben en vigencia en el mometno de esta
publicacin. Como toda norma est sujeta a revisin. Se recomienda a
aquellos que realicen acuerdos en base a ellas, que analicen la
conveniencia de usar las ediciones recientes de las normas citadas
seguidamente. El Organismo Peruano de Normalizacin posee en todo
momento, la informacin de las Normas Tcnicas Perunas en vigencia.
ISO/IEC 13888-1:2009
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de seguridad - no repudio -
Parte 1: Generalidades
ISO/IEC 13888-2:2010
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de seguridad - No repudio -
Parte2: Los mecanisos que utilizan tcnicas simtricas.
ISO/IEC 13888-3:2010
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de seguridad - no repudio -
Parte 3: Mecanismos que utilizan tcnicas asimtricas
ISO/IEC 25051:2006
Ingeniera de Software - Software Requisitos de calidad de
productos y Evaluacin (cuadrado) - Requisitos para la calidad de
Commercial Off-The-Shelf (COTS) de productos de software y las
instrucciones para la prueba.
ISO/IEC 27002:2014
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de seguridad - Cdigo de
prcticas para la gestin de seguridad de la informacin.
ISO/IEC 27033-1:2009
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de Seguridad - Seguridad
de Red - Parte 1: Generalidades y conceptos
ISO/IEC TR 14516:2002
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de seguridad - Directrices
para e luso y manejo de Confianza de Tercera parte.
ISO/IEC TR 25021:2007
Ingeniera de Sfotware - Software Requisitos de calidad del
producto y de Evaluacin (cuadrados) - Elementos de medida de
calidad.
-
-
-
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
DEFINICIONES
Para los propsitos de esta Norma Tcnica Peruana se aplican las
siguientes deifiniciones:
archivo: Para los propsitos de la presente Norma Tcnica Peruana,
conjunto de documentos conservados pro cualquier tcnica, en
cualquier medio actualmente conocido o recientemente desarrollado.
archivo original: Un archivo preparado en primera instancia o
proveniente de otros archivos.
archivo duplicado: Un archivo que con exactitud reproduce el
original.
configuracin: La manera en la que el hardware y el software de un
sistema de procesamiento de informacin estn organizados e
interconectados.
dato: Una descifrable representacin de informacin en una manera
formalizada apropiada para comunicacin, interpretacin o
procesamiento. (ISO IEC 2382-1).
documento. Cualquier medio que lleve en l informacin registrada y
que puede ser tratado como una unidad.
Nota 1.- De acuerdo a los requerimientos funcionales de las organizaciones los
documentos se pueden clasificar, organizar, ordenar e identificar en forma individual o
en conjunto y en ambos casos ser tratados como unidad, sea como documentos fsicos
o documentos electrnicos.
Nota 2.- Son ejemplos de conjuntos tratados como unidad las bibliotecas, las
colecciones, series documentales, los expedientes, legajos, planillas, etc., sea como
documentos fsicos o documentos electrnicos o una combinacin de ambos.
- - a)
- - b)
- - c)
- - d)
- - f)
- - n)
- - 5.2.1
- - a)
- - b)
- - c)
- - d)
- - 5.2.2
- - a)
- - b)
- - c)
- - d)
- - 5.5.3
- - b)
- - d)
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.2 Calidad y legibilidad de los documentos originales 6.2
6.2.1 Para asegurar la legibilidad de documentos impresos la 6.2.1
organizacin debe indicar los caracteres ms pequeosy los trazos
ms finos de los documentos originales, que deben ser
reproducidos en las copias impresas a partir de las imgenes
contenidas en las microformas.
- - l)
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.3.2 Las medidas de seguridad y planes de contingencia, estructurada 6.3.2
conforme a la norma NTP-ISO/IEC 17799, que aseguren niveles de
proteccin para mantener la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la informacin minimizando los riesgos de
incidentes de seguridad. (La inclusin de claves, o cdigos de
acceso, uso de estaciones de trabajo autorizadas, seguridad fsica
de lso elementos o equipos de procesamiento del sistema)
6.3.5 La alta direccin o quien sta designe debe aprobar las 6.3.5
especificaciones de cada lnea de produccin.
6.4 Procesos de preparacin de documentos 6.4
6.4.1 En cada lnea de produccin, dependiendo del tipo de documento 6.4.1
original, la organizacin debe documentar el procedimiento de
preparacin de los documentos originales, estableciendo las
especificaciones necesarias que aseguren la integridad de los
documentos, respecto a propiedad, procedencia, cantidad y
formatos.
6.4.2 Cuando sea posible, los documentos deben ser agrupados en lotes 6.4.2
para facilitar el control de calidad de los mismos.
6.4.3 Cuando sea aplicable, para restablecer la integridad de los 6.4.3
originales la alta direccin o quien esta delegue, debe documentar y
autorizar la aplicacin de medidas correctivas, el fotocopiado para
mejorar la legibilidad y disponer la estandarizacin del uso de
carteles o avisos, que indiquen esta condicin as como otras
medidas correctivas acordadas para el caso de folios o imgenes
faltantes, fragmentaciones, notas o mensajes sobrepuestos sobre el
original u otros defectos previamente identificados.
6.4.4 En el caso que los documentos originales sean fotocopias, se debe 6.4.4
indicar esta condicin entre las imgenes tcnicas al inicio de la
digitalizacin.
- - a)
- - b)
- - c)
g) Patrn de resolucin; g)
h) Otros datos de relevancia adicional aprobados por la alta h)
direccin de la organizacin o por quien sta delegue, que
sustentan la granacin de las microformas.
6.6 Proceso de indizacin 6.6
6.6.1 La organizacin debe documentar las especificaciones de la 6.6.1
metodologa de indizacin de los documentos contenidos en las
microformas.
6.6.2 La indizacin manual o automatizada, debe facilitar la recuperacin 6.6.2
integra de un documento.
6.6.3 La metodologa de indizacin debe considerar especificaciones 6.6.3
definidas por la organizacin, cuando, de acuerdo sus necesidades
funcionales, se requiera registrar numeracin correlativa o
secuencia de recepcin, de los documentos originales recibidos
tanto en formatos fsicos, como electrnicos asegurando la
integridad en la recuperacin de blibliotecas, colecciones, series
documentales, expedientes, legajos, planillas, documentos,
informacin, datos individuales o en conjunto, tratados como
unidades.
6.7.6 Para el caso del software utilizado en la aplicacin de la firma digital 6.7.6
la organizacin debe adoptar las medidas de seguridad
especificando en la NTP ISO/IEC 17799, prrafo 8.3 a fin de evitar
el software malicioso, permitir la autenticacin aplicando el modelo
especificado en la norma ISO/IEC 9798-1, registrar la fecha y hora
referida al Tiempo Universal Coordinado (UTC) y permitir asegurar
el no repudio aplicando el mecanismo especificado en la norma
ISO/IEC 13888-3.
6.8.5 Los registros de dicho sistema de auditora informtica debe estar 6.8.5
disponibles para examen o inspeccin y se deben conservar un
periodo establecido por la organizacin responsable de la
produccin de microformas.
6.9 Periodo de conservacin de las microformas 6.9
6.9.1 La organizacin debe especificar el periodo de conservacin de las 6.9.1
microformas en periodos equivalentes a los que corresponde a los
documentos originales de acuerdo a lo establecido por la
organizacin y las exigencias legales o reglamentarias.
6.10. Requisitos del medio de archivo electrnico 6.10.
6.10. El medio de archivo electrnico debe: 6.10.
a) Conservar los archivos exclusivamente en un formato no a)
regrabable, ni borrable;
- - 6.11.
- - 6.12.
- - h)
- - i)
- - c)
- - 6.21.
10 ANTECEDENTES 10
10.1 NTP 392.030-2: 2007 10.1
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan
sistemas de produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo
electrnico.
10.2 ISO/TR 15801 10.2
Electronic imaging - Information stored electronically -
Recommendations for trustworthiness and reliability
10.3 ISO/TR 12654 10.3
Electronic imaging - Recommendations for the management of
electronic recording system for the recording of documents that may be
requiered as evidence, on WORM optical disk
10.4 ISO 12651:2009 -
Electronic imaging - Vocabulary
10.5 ISO/IEC 2382-32 10.4
Information technology - Vocabulary - Part 32. Electronic Mail
10.6 NTP ISO/IEC 12207:2004 10.5
Tecnologa de la Informacin. Procesos del ciclo de vida del software
10.7 NTP ISO 6196-1:1997 10.6
MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 1: Trminos Generales.
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
REQUISITOS GENERALES
Manual del sistema de produccin y almacenamiento de
microformas
La organizacin debe establecer y mantener un manual que incluya
el alcance del sistema de produccin y almacenamiento de
microformas.
-
-
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
La organizacin debe describir la estructura administrativa y los
responsables del sistema de produccin y almacenamiento de
microformas.
Indicar la ubicacin de la(s) lnea(s) de produccin de las
microformas y lugar(es) del almacenamiento de las microformas,
Las funciones de los responsables de la direccin y de la
produccin de cada lnea de produccin de microformas, o de
ser el caso hacer referencia al documento normativo interno que
describa dichas funciones.
El inventario actualizado de la tecnologa a utilizar, los equipos
principales y de soporte, software y el medio de archivo
electrnico a utilizar para contener la informacin y datos
digitalizados,
Los procesos de cada lnea de produccin del sistema de
produccin desde la generacin de los documentos de archivo,
digitalizacin, hasta la eliminacin de los mismos, incluyendo los
procesos de produccin, almacenamiento y uso de las
microformas,
Indicar la participacin de los representantes de la fe pblica.
Vase 6.17,
Los procesos de evaluacin del sistema de produccin y
almacenamiento de microformas en cada lnea de produccin,
incluidas las auditoras informticas,
Descripcin de los registros utilizados para controlar los
parmetros de calidad de cada proceso del sistema de
produccin y almacenamiento de microformas.
Constitucin legal.
De acuerdo al tipo de organizacin, la constitucin legal de la
organizacin se debe demostrar como mnimo con la siguiente
informacin:
Organizaciones del sector pblico:
Dispositivo legal de creacin,
Registro ante la autoridad competente en materia de tributacin,
conforme a las normas legales aplicables,
Domicilio legal,
Certificacin de la seguridad de sus instalaciones, emitida por la
autoridad competente.
Organizaciones del sector privado:
Nmero de registro ante la autoridad de registro de sociedades
competentes
Registro ante la autoridad competente en materia de tributacin,
conforme a las normas legales aplicables,
Domicilio legal,
Licencia municipal de funcionamiento, que incluye la certificacin
de la seguridad de sus instalaciones, emitida por la autoridad
competente
Organizacin y funciones
La organizacin propietaria de los documentos de archivo
destinados a ser convertidos en microformas debe:
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
Tener un sistema integral de administracin de sus documentos,
que norme las funciones de generacin, archivo y eliminacin de
documentos, adems de los procesos de planificacin,
produccin, control de calidad y almacenamiento de
microformas,
Tener un responsable del sistema integral de produccin y
almacenamiento de microformas
Especificar y documentar la responsabilidad del personal
encargado de los procesos establecidos,
Las organizaciones del sector pblico segn sea aplicable deben
cumplir con lo establecido en las normas y directivas
establecidas por la autoridad nacional competente en materia de
archivos,
Almacenar las microformas, sea en instalaciones propias o en
empresas de servicio especializadas, en condiciones de
seguridad y conservacin establecidas en las normatividad legal
y las normas tcnicas aplicables, certificadas por un organismo
certificador registrado por la autoridad competente,
Asegurar la disponibilidad y renovacin de las microformas
almacenadas durante el tiempo de conservacin especificado,
mediante inspeccin peridica o actualizacin tecnolgica.
La organizacin debe resolver los aspectos legales y tcnicos
aplicables a su sistema de produccin de microformas convocando,
cuando sea necesario a personal calificado. (profesionales
archiveros, de sistemas informticos, auditores de sistemas,
representantes de la fe pblica, entre otros).
Nota.- Estn comprendidos los equipos de trabajo convocados eventualmente para
orientar la gestin de la informacin y archivos, as como los comits evaluadores de
documentos que actan de acuerdo a ley.
Proceso de digitalizacin
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
La organizacin debe documentar el tratamiento de las imgenes
digitalizadas, manteniendo en todo momento la integridad y
fidelidad respecto a los documentos de archivo.
En caso sea requerido, la organizacin debe especificar el sistema
de compresin de informacin o los datos o los formatos originales,
utilizando tcnicas apropiadas que garanticen la fcil recuperacin,
compatibilidad con los sistemas actuales y posteriores desarrollos.
Para cada lnea de produccin de microformas se debe asegurar
que el software sea propiedad de la organizacin, se disponga de
las licencias de uso o el registro para proteger los derechos de
autor.
En caso que la organizacin desarrolle el software o aplicativos
empleados en algn proceso de la produccin de microformas este
debe evaluarse de acuerdo con los lineamientos de la norma
ISO/IEC 25021.
En caso de cambio o actualizacin de las versiones del software
aplicado en la produccin de microformas de una lnea de
produccin, la organizacin debe conservar las versiones
correspondientes por un periodo establecido por las disposiciones
contenidas en las leyes o reglamentos aplicables, los trminos
contractuales o por la propia organizacin, como parte de las
contingencias en previsin de reprocesamientos.
Sistema de seguridad
La organizacin debe establecer y mantener niveles adecuados de
seguridad, respecto al personal, las estaciones de acceso, salidas
del sistema informtico, el software y archivos y aplicativos
asociados al sistema de produccin de microformas mediante
polticas, procedimientos y tnicas que aseguren la
confidencialidad, integridad, disponibilidad y calidad de las
microformas, siguiente los lineamientos establecidos en la NTP-
ISO/IEC 17799 o la norma ISO/IEC 27002.
Proceso de grabacin
La organizacin debe especificar los valores mnimos de resolucin
y legibilidad de sus imgenes, utilizando los patrones que
contengan la mira de resolucin ISO N 2 o patrones equivalentes
basados en la norma ISO 12653.
La grabacin debe proceder previa comprobacin y registro que la
integridad de los documentos se mantiene inalterable durante todos
los procesos desde la captacin de las imgenes, o la generacin o
recepcin de los documentos electrnicos; sea mediante la revisin
de los reportes automticos del sistema (log files o audit. trail) y/o
de ser el caso la verificacin de la integridad usando las
propiedades de la firma digital asociada.
[4] En tanto no existan normas ISO/IEC o ITU son aplicables las normas publicadas
por el European Telecomunications Standars Institute: ETSI TS 101 733, ETSI TS
101 903, ETSI TS 102 778-1, ETSI TS 102778-2, ETSI TS 102 778-3, ETSI TS 102
778-4 y ETSI TS 102 778-5.
Intermediacin digital
En caso se requiera la intervencin de un Prestador de Servicio de
Valor Aadido, para proveer el servicio de intermediacin digital, la
organizacin debe establecer los procedimientos necesarios
siguiendo las disposiciones establecidas en las normas legales,
reglamentarias y tcnicas sobre firmas y certificados digitales.
ANTECEDENTES
NTP 392.030-2_2005
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan
sistemas de produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo
electrnico.
ISO/TR 15801-2009
Electronic imaging - Information stored electronically -
Recommendations for trustworthiness and reliability
ISO/TR 12654-1997
Electronic imaging - Recommendations for the management of
electronic recording system for the recording of documents that may be
requiered as evidence, on WORM optical disk
-
ISO/IEC 2382-32-1999
Information technology - Vocabulary - Part 32. Electronic Mail
NTP ISO/IEC 12207:2008
Tecnologa de la Informacin. Procesos del ciclo de vida del software
NTP ISO 6196-1:1997
MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 1: Trminos Generales.