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bsicos para
el clculo de
nmina
GUA PARA CALCULAR SUELDOS E IMPUESTOS
DE LOS TRABAJADORES
Junio 2014
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NDICE
Bsico 1
Cmo elegir un rgimen de contratacin?....................................................................04
Bsico 2
Ofrece prestaciones superiores a la ley............................................................................06
Aguinaldo..............................................................................................................................08
Horas Extras.........................................................................................................................08
Prima Dominical..................................................................................................................11
Fondo de Ahorro.................................................................................................................11
Vacaciones............................................................................................................................12
Prima Vacacional.................................................................................................................13
Vales de Despensa.............................................................................................................13
Premios de Puntualidad y Asistencia.............................................................................14
Bonos y/o Comisiones.......................................................................................................14
Prstamos.............................................................................................................................14
Crdito INFONAVIT.............................................................................................................15
Bsico 3.
Un, dos, tres por todos tus periodos de pago.................................................................16
Bsico 4.
Aprende a calcular el ISR manualmente...........................................................................18
Bsico 5. .
Dile adis a tu Excel y calcula nminas en lnea..............................................................21
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Por qu utilizar
esta gua?
Recientemente abr una mercera y afortunadamente cada da tengo ms clientes. Por ello, quiero contratar
a dos personas de tiempo completo y una para el fin de semana para que me ayuden. Sin embargo, no s
nada de cmo hacer una nmina. Cunto debera pagarles a mis empleados y cmo puedo saber que los
impuestos que me cobran son los correctos? Cmo debo calcular su sueldo?
Con ello sabrs cul es la liquidez que necesitas para solventar los impuestos y
salarios a aplicar.
Esta gua te ayudar a identificar los elementos indispensables para pagar
el sueldo de tus trabajadores adecuadamente. Conocers cules son los
regmenes que existen para la contratacin, el tipo de prestaciones que puedes
ofrecer, los periodos de pago ms comunes, y a realizar el clculo de impuestos.
Descubrirs que actualmente hay herramientas tecnolgicas que te facilitan
todos estos procesos. Checa cules son lleva tu empresa al xito!
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Bsico 1
Cmo elegir un rgimen
de contratacin
De acuerdo con el Sistema de Administracin Tributaria (SAT) existen nueve
regmenes de contratacin del trabajador.
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Los regmenes ms utilizados por las Pequeas y Medianas Empresas o PyMEs son: Sueldos y
Salarios (clave 2) y Asimilados a Salarios (clave 7 para directivos y 9 para profesionistas en general).
Aqu te damos algunas caractersticas de cada uno.
REGIMEN CARACTERSTICAS
Sueldos y Salarios Este rgimen se recomienda para aquellas
empresas que planean una relacin de larga
duracin con el empleado.
Obligaciones patronales:
- Pagar prestaciones
- Dar de alta en el IMSS
- Pagar carga patronal
- Pagar impuestos sobre nmina
- Retener impuestos al empleado
Obligaciones patronales:
- Retener el ISR al empleado
- No ofrece Seguro Social
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Bsico 2
Ofrece prestaciones
superiores a la ley
El Salario es la retribucin que debe pagar el patrn al trabajador por su trabajo. Puede fijarse por
unidad de tiempo, obra, comisin u otras.
Se compone con los pagos hechos en efectivo por una cuota diaria, gratificaciones, percepciones,
primas, comisiones, prestaciones en especie o por cualquier otra cantidad que sea entregada al
trabajador, a cambio de su actividad laboral.
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El salario puede fijarse:
Por unidad de tiempo: Es decir, el salario se fija dependiendo del tiempo que
el trabajador est a disposicin del patrn.
Adicionales a las prestaciones mnimas de ley, es recomendable dar otros beneficios a los
trabajadores que, bien establecidos, apoyen a su economa y bienestar; en tanto no representen
para el patrn gastos o impuestos no deducibles.
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Aguinaldo
Es una prestacin anual que deber pagarse antes del 20 de diciembre y equivale, por lo
menos, a quince das de salario para los trabajadores que han cumplido un ao de servicio.
A los que trabajaron por un periodo menor se les paga la parte proporcional.
Ingreso Exento de ISR: Hasta 30 veces el Salario Mnimo General (SMG) correspondiente
al rea geogrfica del trabajador. Por lo tanto, el aguinaldo exenta hasta por las siguientes
cantidades.
Horas Extras
Es la retribucin que se le da a un empleado por laborar tiempo adicional a su jornada de
trabajo.
Cuando las horas extras que se trabajen estn dentro de un rango de tres horas extras al
da por mximo tres das consecutivos, es decir nueve, el trabajador recibir el 100% de
lo que cuesta su hora ordinaria, es decir, doble. Por ejemplo, si un trabajador gana a $50
pesos la hora, entonces la extra se paga en $100.
Cuando las horas extras laboradas excedan de nueve horas a la semana establecidas por
la Ley. A partir de la hora diez se le pagarn al trabajador al 200% de lo que cuesta su hora
ordinaria, es decir, triple.
- Cuando se obtiene por un trabajo que no excede de tres horas extras diarias y/o de tres
veces por semana, es decir, un total de nueve horas extras.
- Cuando el trabajador gane como cuota diaria lo equivalente a un salario mnimo, es decir,
para la zona geogrfica A y B $67.29 pesos y para la zona C $63.77 pesos.
- Cuando el monto obtenido por las horas extras no rebase cinco veces el SMG del rea
geogrfica.
- El excedente de las horas extras dobles cuando se cumplen cualquiera de las reglas
mencionadas para el ingreso exento.
Caso 1. Un empleado gana un salario mnimo mensual de $2,018.70 pesos (para la zona
geogrfica A) por una jornada de 8 horas diarias, por lo que su hora de trabajo normal
equivale a $8.42 pesos. Sin embargo, trabaj un total de 10 horas extras en una semana.
- Clculo:
Caso 2. Un empleado gana $5,000 pesos mensuales por una jornada de 8 horas diarias, por
lo que su hora de trabajo normal equivale a $20.84 pesos. Sin embargo, trabaj un total de
10 horas extras en una semana.
- Clculo:
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2. La hora diez, se le paga al triple.
Caso 3. Un empleado gana $10,000 pesos mensuales por una jornada de 8 horas diarias,
por lo que su jornada de trabajo normal equivale a $41.67 pesos. Sin embargo trabaj un
total de 10 horas extras en una semana.
- Clculo
2. Como el monto exento de las horas extras dobles (de acuerdo con la regla) rebasa el
importe equivalente a cinco veces el salario mnimo de la zona A, se debe restar el resultado
y el excedente se sumar al monto gravable.
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Prima Dominical
Fondo de Ahorro
Es un beneficio que tiene como primordial objetivo fomentar el hbito del ahorro en los
trabajadores. Se conforma de una aportacin establecida en una parte por el patrn y otra
por el trabajador, para que al final del ao, ste obtenga una suma doble a la que ahorr.
- Cuando las cantidades se otorgan en forma general para todos los trabajadores.
- Cuando las aportaciones no excedan de 1.30 veces el SMG acorde a la rea geogrfica
elevada al ao.
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Vacaciones
Los trabajadores que laboren ms de un ao en una empresa, gozarn de vacaciones
pagadas por seis das. A partir del segundo ao se aumentarn en dos hasta llegar a 12 das,
por cada ao subsecuente. Despus del cuarto ao, el periodo de vacaciones aumentar
en dos das por cada cinco.
1 ao 6
2 aos 8
3 aos 10
4 aos 12
5 a 9 aos 14
10 a 14 aos 16
15 a 19 aos 18
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Prima Vacacional
Es la cantidad que recibe el trabajador por el derecho a disfrutar de un periodo vacacional
y se le otorga, como mnimo, el 25% del salario correspondiente al mismo.
Ingreso Exento de ISR: Obedece a 15 veces el SMG, acorde al rea geogrfica del
trabajador. Por lo tanto, la prima vacacional exenta hasta por las siguientes cantidades.
Vales de Despensa
Se trata de una prestacin en especie y que forma parte del salario. Consiste en brindarle
al trabajador una ayuda econmica, a travs de una tarjeta electrnica, para el consumo o
compra de productos de consumo cotidiano.
Ingreso Exento de ISR: Cuando el monto no rebase el 40% del SMG diario. Es decir,
queda exento cuando el importe sea menor a $26.92 por da, de un salario mnimo
vigente del DF.
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Premios de Puntualidad y Asistencia
Son los estmulos en efectivo que se le otorgan a un empleado por ser ejemplar con los
tiempos establecidos al cumplir su jornada laboral.
Prstamos
Es una cantidad que se le ofrece al empleado como anticipo y que, por acuerdo entre
empleados y patrones, se puede descontar va nmina, sin generar intereses. Implementar
este concepto posiciona la flexibilidad que tiene una empresa con su personal, dndoles
mejor impresin.
Esta slo es una deduccin, por lo que no aplica para descuento de ISR.
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Crditos INFONAVIT
Toda empresa agrcola, industrial, minera o de cualquier otra clase de trabajo, est obligada
a proporcionar a los trabajadores habitaciones cmodas e higinicas.
Para dar cumplimiento a esta obligacin, las empresas debern aportar al Fondo Nacional
de Vivienda a fin de constituir depsitos a favor de los trabajadores que establezca un
sistema de financiamiento que permita otorgar a stos un crdito barato y suficiente para
que adquieran en propiedad tales habitaciones.
La aportacin que deben dar las empresas al INFONAVIT equivale al 5% sobre los salarios
de los trabajadores a su servicio.
Otorgar prestaciones superiores a la ley puede ser un excelente gancho para atraer
mejor talento a tu empresa.
Recuerda que es
obligacin de los
patrones comprobar
ante el SAT los pagos
que se les entregan a
los trabajadores, as
como las retenciones de
contribuciones que se le
hacen a cada uno segn
su periodo de pago.
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Bsico 3
Un, dos, tres por todos
tus periodos de pago
Al hacer tu nmina es importante que tengas claro cul es la periodicidad que vas
a aplicar, ya que, con base en ello, se realizan los clculos de impuestos usando las
tablas de Impuesto Sobre la Renta (ISR) que el SAT establece.
Estas son las tablas para el clculo de ISR que maneja el SAT. Aplica slo para los
periodos semanal, catorcenal, quincenal y mensual.
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Bsico 4
Aprende a calcular el ISR
manualmente
Hagamos un breve check list.
El monto final que obtengas de este clculo, ser el total que le des al trabajador.
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Bsico 5
Dile adis a tu Excel y
calcula nminas en lnea
El proceso ms convencional para calcular una nmina y obtener el monto
a pagar de los trabajadores con sus debidos beneficios y descuentos, sola ser en
una hoja de clculo.
Por increble que parezca, todava hay empresas que utilizan este mtodo
tradicional y poco confiable.
El avance tecnolgico revoluciona la forma de hacer las cosas. Una de las soluciones
cada vez ms populares y que han sido adoptadas rpidamente por las micros,
pequeas y medianas empresas es el servicio de cmputo en la nube o cloud
computing.
Quiz, este trmino ya lo has escuchado en tu vida diaria. Pareciera ser complejo
pero en realidad los usuarios de internet lo utilizan ms frecuentemente de lo que
creen. Por ejemplo, al enviar un correo electrnico, compartir una fotografa en
sus redes sociales o, realizar una transaccin bancaria en lnea.
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Esta tecnologa ofrece grandes beneficios para las PyMEs.
Especialistas en el tema infieren que las aplicaciones en la nube para empresas son una
tendencia en crecimiento.
Migrar a esta tecnologa es la alternativa ms preponderante para aquellos que, incluso, desean
hacer trmites y pagos de manera ms segura y sin la preocupacin de saturar el disco de su
ordenador.
Aplicado a la nmina de tu empresa, ya no tendrs que usar Excel u otros sistemas cero
funcionales.
Puedes pagar tus cuotas e impuestos a tus trabajadores desde cualquier lugar en el que te
encuentres, utilizando un dispositivo conectado a internet.
Descubre y explora las herramientas que te ayudarn a realizar la nmina y tus clculos de
manera muy sencilla. Verifica que cuenten con el aval de los institutos Mexicano del Seguro
Social (IMSS) e INFONAVIT el cual da la certeza que los clculos son correctos.
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www.nomilinea.mx
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