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Sencillamente eficaz

Cómo eliminar la complejidad en la organización y lograr que todo marche

(Simply Effective: How to Cut Through Complexity in Your Organization and Get
Things Done)

por Ron Ashkenas
Strategy © 2010 Harvard Business School Publishing Corporation
Publicado con permiso de Harvard Business Press
224 páginas

Enfoque Ideas Fundamentales
Liderazgo y Gestión • La complejidad (presente en todas partes, pero difícil de ver) afecta los resultados.
Estrategia
• Debe arrancarla de raíz mediante el atento diagnóstico de cuatro fuentes comunes
Ventas y Marketing
de complejidad.
Finanzas
Recursos Humanos • Elimine la “complejidad estructural” al enfocarse de lleno primero en la estrategia.
TI, Producción y Logística • La estrategia debe dictar la manera de construir su organización y sus procesos.
Desarrollo profesional
• Elimine la “proliferación de productos” al eliminar aquellos que son innecesarios o
Pequeña empresa
Economía & Política
poco fascinantes.
Industrias • Sus clientes pueden ayudarlo a definir productos necesarios y fascinantes.
Gestión intercultural
• Elimine “la complejidad de procesos” al recopilar y aplicar las mejores prácticas,
Conceptos y Tendencias
trazar rutinas internas o generar enfoques Lean o Six Sigma.
Negocio Global
• Como líder, ataque su propias “conductas causantes de complejidad”, mediante la
determinación de estrategias realistas y metas claras para su equipo.
• El proceso de simplificación debe ser la vida de su negocio: no un esfuerzo de una
sola vez.
• La simplificación comienza por usted.

Rating (sobre 10)
Valoración General Aplicabilidad Innovación Estilo

9 9 8 8

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Es claro que Ashkenas quiere que las empresas mejoren sus resultados. incluyendo mercadólogos. getAbstract recomienda este libro a gerentes de todos los niveles. 3. lógicas empieza cuando se reconocen los cuatro factores que fomentan la complejidad: y correctas. Si no es usted sumamente cuidadoso (por ejemplo. La complejidad no sale de la nada. de los líderes. Estos cambios acarrean nuevos problemas. porque realmente logra que el mundo sea mejor (o. se detienen”. crea listas de cosas por hacer para otras personas. Las herramientas de diagnóstico ayudan a entablar diálogos productivos en el trabajo. por lo menos.co=MX] 2016-09-06 16:51:55 CEST . Es fácil convertir la descripción detallada de qué deben hacer o no los gerentes en un proceso continuo de desarrollo para medir el progreso de la empresa hacia la simplificación. no puede permitir que la complejidad aflore en la de formas organización. Resumen “Los gerentes La trampa de la complejidad dirigen sus Si usted es director ejecutivo de una gran corporación trasnacional o gerente de nivel organizaciones ..com) LoginContext[cu=1138548. generalmente los gerentes aumentan la complejidad. es suficiente para que valga la pena leerlo.. Recomendaciones Como debe ser. pero también exige que los gerentes se esfuercen por cambiar sus malos hábitos. este libro sobre simplificación es muy sencillo. costos y del problema”. medio en una pequeña empresa. más sencillo) a la vez que mejora los resultados de la empresa. Como la complejidad frecuentemente proviene de las conductas y aspiraciones que son sencillas. que son parte cómoda en el trabajo cambiará.free=8. Detección y resolución de la “complejidad estructural” Al agregar un departamento a su organización o hacer cambios en uno existente. Pone en peligro los resultados. obstaculiza a los empleados y confunde a los que honesta y profundamente creen clientes. Conoce a algunas íntimamente y las ayuda a aplicar las estrategias que él propone. tanto en lo corporativo como en lo individual. si no define claramente las fuentes de complejidad nunca la tarea o el tiempo). usa el tiempo y se siente crean complejidad. los ejecutivos pueden trabajar estratégicamente para eliminarla. La forma en que la gente se comunica.subs=1. 4. “Proliferación de productos y servicios” – Al agregar un producto o servicio. No tienen idea de que 1. los directores la Sencillamente eficaz © Copyright 2011 getAbstract 2 de 5 Este resumen sólo puede ser leído por London Corporativo (sistemas@londoncg. “Evolución de procesos” – Al cambiar un proceso sin total conocimiento interno y sin negociar las metas e intenciones. Este libro descriptivo y pragmático resalta “lo que está mal en el sistema” y “cómo resolverlo”. contribuye a la mitosis estructural. sobre “cómo controlar las conductas causantes de complejidad”. Relevancia ¿Qué aprenderá? En este resumen usted aprenderá: 1) Cómo detectar la complejidad en su empresa y en sus acciones. niveles de complejidad. usted determina su trabajo. 2. Ron Ashkenas mezcla pasajes informativos de la historia del manejo organizacional con descripciones incisivas de grandes compañías.lo=es. El capítulo 5. abogados y diseñadores. 2) Cómo hacer frente a procesos complejos y “proliferación de productos” y 3) Cómo fomentar la simplificación. generará complejidad. “Mitosis estructural” – Modificar una estructura en la organización inicia una involuntariamente reacción en cadena. “Conducta gerencial” – Si maneja gente. qué debe hacer “Las fuerzas y y cuándo. La tarea directas. porque un proceso afecta a todos aquellos que lo utilizan.

deben influir y dirigir al personal. tiene suerte. el sistema es demasiado complejo. empresa. para empezar con Si lo hace sin problema y el producto funciona. Elegir “diseños mecánicos en vez de orgánicos” – Si coordina su empresa en torno a un organigrama tradicional. Una empresa no es una “máquina con un modelo estático”. Deberán supervisar más gente. 3. Los ejecutivos. productos” pueden ocasionar estos problemas: • “Complejidad de volumen” – Si crea o reajusta un gran número de productos o servicios. tipo especial de inteligencia para Detección y resolución de la “proliferación de productos” contrarrestar la La razón dictaría que los gerentes trataran de complacer a los clientes mediante la complejidad del continua adaptación de sus productos y servicios. tiene la oportunidad de aumentar la claridad. Por ejemplo. el cliente necesita para que sea funcional? El valor del producto está ligado a la experiencia de los compradores. La eliminación de capas también ayuda a la comunicación en toda la “Se necesita un compañía. indudablemente 2. complejidad y Para contrarrestar las fallas de diseño organizacional.com) LoginContext[cu=1138548. identifique la fortaleza de su hacer las cosas más confusas. demasiada complejidad que realmente ayudará a la empresa a prosperar. Sencillamente eficaz © Copyright 2011 getAbstract 3 de 5 Este resumen sólo puede ser leído por London Corporativo (sistemas@londoncg. la comunicación resulta más clara. Lo primero es fijar la estrategia. pero “los cambios relacionados con menos funciones”. o bien. puede simplificar Es distinto de los elementos de trabajo que desempeñan un papel de apoyo y que se pueden el trabajo y lograr cambiar o contratar externamente en caso necesario. pasa por un momento crítico al tratar de ensamblar y usar la mercancía. Determine cómo simplificar sus operaciones de compra. porque el consumidor querrá que cliente en vez de con resuelva el problema. Si diseña cargos para ayudar a compensar a los empleados por sus deficiencias. crea ajustes que causarán problemas futuros. gerentes tienden a cambiar puestos o estructuras para adaptarlos al personal existente.subs=1. Poner “la estructura antes de la estrategia” – Se deben establecer rutas claras de Aunque “la sencillez informes y hacer “ajustes tácticos” en el curso de negocios parece lógico. probablemente éstos generen grandes cambios. las partes del negocio directamente relacionadas con la ejecución de la estrategia. Si no. Luego reduzca la jerarquía eficientemente al aumentar la “esfera de control” de sus gerentes.lo=es. la propia y escuchar realmente lo que la • “Complejidad de sistema” – ¿Se adapta bien su producto a otros productos que gente necesita”. crean en el diseño de la organización. más fácilmente”.free=8. Es cierto que las empresas deben diseño y crear diseños sencillos con mantenerse a la vanguardia de sus competidores. activa a un grupo de diseñadores. No pueden microadministrar a todos. pero tener menos control sobre ella a nivel individual. Ceder frente a “personas y personalidades” – Al diseñar un cargo o una estructura aumentará la en la organización. El hecho de que las empresas se sientan mejor agregando productos en vez de eliminándolos genera aún más complejidad. En cambio. porque cada vez que elimina una. Vea las cosas “desde fuera” para poder eliminar lo que se interponga entre sus clientes y lo que los lleva a comprar en su empresa. si cambia la etiqueta de un producto para que destaque. significa que la la perspectiva del empresa tiene un caso de complejidad de apoyo. Preste atención a los clientes que que la gente cumpla sus tareas quieren sus productos o servicios. Y los empleados deben crecer y hacerse cargo de su propio trabajo. a pesar de sus buenas intenciones. en vez de ayudarlos a esforzarse y mejorar. pero ambas no garantiza el acciones corren el riesgo de causar más complejidad si no se alinean con la estrategia éxito. pero a menudo los posibilidad de fracasar”. • “Complejidad de apoyo” – Si el cliente está solo con el producto y lo desempaca “También se necesita humildad en su hogar. Diseñe para el cambio a medida que se necesita y simplifique sus “Puede agregar planes correspondientemente. Si no funciona con productos integrados. probablemente el plan ideal no coincidirá con la realidad de cómo funciona la empresa. publicistas y analistas.co=MX] 2016-09-06 16:51:55 CEST . a menudo cometen tres errores fundamentales al diseñar sus compañías: 1.

querrá estar seguro de que los clientes estén contentos de procesos. puedan hacer análisis detallados y sugerir Sencillamente eficaz © Copyright 2011 getAbstract 4 de 5 Este resumen sólo puede ser leído por London Corporativo (sistemas@londoncg. Seguir los SKU muestra cómo pueden salirse de control ciertos productos o servicios debido a ajustes o innovaciones. procesos en la totalidad del proceso. Cuando se convierte en hábito.co=MX] 2016-09-06 16:51:55 CEST . no la interpretación reflexión potencialmente compleja que usted tenga de las necesidades del cliente. “Falta de transparencia entre funciones o unidades” – Si sus equipos sólo “Si puede lograr su se comprometen a su parte dentro de un proceso sin tomar en cuenta la rutina misión con menos completa. para que sean y pequeños. Así es como se anquilosa la complejidad de procesos. a enviar a supervisores a ver personalmente las empresas o a contratar a un experto. crea que usen. que evolucionan con el un “consejo consultivo” y ofrezcan retroalimentación. Los ayudará gran agitación y a tomar decisiones difíciles sobre la eliminación o sustitución de productos.. • “Complejidad de diseño” – Lo que es sencillo para un ingeniero puede ser complejo para un cliente. pero revisar los procesos que conducen a errores no se han revisado en muchos años”.free=8. pero para que las sucursales locales hagan su trabajo.subs=1. que a veces complejidad en se toman emocionalmente o por tradición corporativa. puede generar ineficiencia. cuestione pasos que especialmente más de una vez. a invitar a sus gerentes a deliberar sobre procesos y prácticas. Considere invitarlos a ayudar al diseño de productos. los gerentes deben aplicar estándares que Para “simplificar los procesos .lo=es. las organizaciones”. o disciplina”. mayor adaptación al Las estrategias optativas para simplificar los procesos incluyen aprender las mejores cliente y menos prácticas de su organización u otras compañías. Independientemente de las herramientas cumplimiento. periódicamente 2. En algunos casos. diseñará un producto que sólo podrá disfrutar un ingeniero. podrían tener éxito en las tareas propias. “La incapacidad “La complejidad relacionada con el producto”. “Diferencias locales” – Una compañía internacional quiere consistencia. La participación del cliente puede tiempo sin mucha generar productos optimizados que satisfagan sus necesidades reales. y de complicación. Ya que los gerentes contribuyen al exceso de sólidas y claras. tengan sentido en el ámbito local del negocio. puede llevar a nuevas modificaciones. pueden controlarla. pero no lograrán la excelencia pasos.com) LoginContext[cu=1138548. Ese número da seguimiento a cada producto desde su origen hasta su venta. al igual que la complejidad estructural. 4. Es muy útil para controlar la complejidad. más claros. necesitan ver los “ciclos de vida” del producto como algo natural. También puede trazar los procesos para que las personas involucradas tengan una visión clara. pero éstos se modifican con el tiempo. ya que se genera únicamente para cada variación de un producto o servicio. Esto podría llevar a investigar las esfuerzo malgastado. Si diseña el producto con ojos de ingeniero en vez de con ojos de cliente. por sus siglas en inglés). Detección y resolución de la “complejidad de procesos” Los procesos pueden ser una gran fuente de sencillez o un pantano en proceso de expansión casi imposible de navegar. Si involucra al departamento de mercadotecnia continuamente (para “Cada organización anunciar cada nueva variedad de un producto) y al departamento de finanzas (para dar tiene una multitud seguimiento a cada variedad). de fijar metas se origina en las decisiones humanas. También debe reducirse la complejidad del producto en el número de referencia en almacén (SKU. los “manuales de procedimiento” ya describen los procesos paso a paso. 3. Las diferencias producen complejidad. grandes con cada opción. competitiva”. “Informalidad del proceso” – Algunos diseños son intencionales y otros sólo suceden cuando la gente aplica un proceso aleatorio o personalizado a una tarea repetitiva. tendrá una ventaja iniciativas de otras empresas.. “Multiplicación de pasos y ciclos” – Los gerentes deben evitar que ocurran errores. Un enfoque es el “análisis de la cartera”: analizar sus darles seguimiento para garantizar su productos o servicios para reducir el desorden. nuevos recursos provisionales o adicionales que serán la forma aceptada de hacer las cosas. Tenga en cuenta cuatro tipos de problemas de procesos: 1.

“De muchas maneras. funciones. títulos y una verdadera “arquitectura de sencillez”. otra práctica común que puede industriales tener malos resultados. No la encontrará. Promueva la simplificación como parte de la forma de operar de la empresa el trabajo de manera y de usted.lo=es. o si quiere llegar complejas. puede hacer que la sencillez sea un imperativo. o dejarse llevar involuntaria al no por la complejidad. cambios. Para crear capas. Sencillamente eficaz © Copyright 2011 getAbstract 5 de 5 Este resumen sólo puede ser leído por London Corporativo (sistemas@londoncg.co=MX] 2016-09-06 16:51:55 CEST . Fijar metas puede tener malos resultados productivas. es importante. podrían exagerar fortalezas antes fructíferas (como promover la responsabilidad individual sobre el trabajo en equipo. sino si promueve una meta y luego permite que pierda importancia. empiece por el origen de la preocupación para saber si se trata de estructura. por ejemplo. electrónicos inútiles. Se puede usar un Work-Out para intensificar las mejoras logísticas. debe convertirla en prioridad. si ignora el requerimiento de los clientes de mayor simplificación y no promueve el cambio. Algunos fijan objetivos sencillos que ayudan a motivar a la gente. necesaria para implementar Six Sigma o Lean. erradicar Abrir procesos fastidiosos que se conviertan en “atolladeros” podría llevar a la necesidad conductas causantes de “resultados rápidos”. pero imprecisamente. Si tolera reuniones ineficaces y correos sus instrucciones”. pasos para reducir Se basa en “reuniones comunitarias” de empleados para encontrar y eliminar esfuerzos la adicción. simplemente. Primero innecesarios. como imperativo de la empresa y explicar su importancia. establecerla mucho más”. productos. Sus acciones son importantes. También debilita los objetivos si permite que docenas de la gente eluda otro trabajo para cumplir con las metas establecidas.subs=1. a Alcohólicos Anónimos u otros que usa Jack Welch en General Electric. en la planeación) y que ahora son irrelevantes o incluso perjudiciales. muchos incentivos para progresar. El cambio hacia la simplificación empieza. puede reforzar su productos y procedimientos organizacionales. procesos o conductas. Los gerentes también definen metas. The GE Work-Out y Rapid Results. por usted. el negocios se mueven demasiado rápido. increíblemente Otros postulan ambiciones vagas o abstractas. con a un fin demasiado lejano o inmensurable. departamentos. o colaborar. si da indicios de que no organizaciones increíblemente importa si se cumple con ella. Un problema “Para fines de la Segunda Guerra potencial es la búsqueda incesante de la “estrategia perfecta”. Ello podría exigir una capacitación más intensa. Una vez que está clara. si no puede sancionar su incumplimiento. El enfoque “Work-Out”. combina las mejoras iniciales e inmediatas con el programas de 12 establecimiento de una “cultura de simplificación continua de procesos en el largo plazo”. Sobre el autor Ron Ashkenas es socio sénior de Schaffer Consulting. pero la forma de dirigir también deseo de cambio”. a una repentina intensidad en la actividad centrada en acabar con de complejidad los puntos problemáticos del proceso. La búsqueda de la estrategia ideal puede generar mundo occidental complejidad si recopila demasiada información. Es coautor de The Boundaryless Organization. debe reconocer que genera complejidad y luego tener un Detección y resolución de “conductas causantes de complejidad” grupo de apoyo que Los líderes pueden ocasionar o resolver la complejidad con decisiones sobre diseño. Después vuelva a gerentes complican empezar. unidades. hace demasiadas promesas o insiste en había creado no sólo máquinas análisis excesivos. pero debe ser parte es similar a ir de un esfuerzo continuo. niveles. Los Mundial. Como líder. que son las formas “totales” de crear procesos eficientes. podría ocasionar complejidad. Muestre los resultados a medida que se dan y ofrezca “Desafortuna- damente. grupos de productos. está aprobando tácitamente la complejidad y rechazando la sencillez.com) LoginContext[cu=1138548.free=8. Todas estas ideas sobre la simplificación pueden llegar a ser abrumadoras. Fomente que la sencillez se haga realidad. Con el tiempo. Esto funciona en el corto plazo. Desarrolle actividades que permitan experimentar los beneficios de la simplificación rápidamente. La manera de fijar la estrategia. En resumen marcas. un solo empujón puede ser un buen inicio. Puede hablar sobre cómo la complejidad resta valor a su misión o ver las consecuencias ni el impacto de quedarse callado.