EL APROVISIONAMIENTO EN LOS PROYECTOS

Por: Rogelio Gutirrez P. M.B.A. cDBA (*)

Consultor internacional
rgpconsultores@outlook.com

A diferencia de las operaciones en una organizacin, que son repetitivas y se

realizan de manera continua, los proyectos presentan caractersticas de
irrepetibilidad y temporalidad, es decir tienen comienzo y final definidos y
producen productos y servicios nicos. Eso quiere decir que el resultado de un
proyecto diferir en especificaciones de los productos y servicios que se tienen en
el presente y por ello su tratamiento de planeacin, ejecucin y control, deber
tener especiales caractersticas a las que normalmente responde la organizacin.
Es generalmente aceptado que los proyectos son el mejor vehculo para la
implementacin de la estrategia en los negocios por la gran flexibilidad que otorga
su carcter progresivo, en el que se procede paso a paso y en el que se pueden
revisar permanente sus etapas. La gestin de proyectos es el conjunto de
aplicaciones de conocimiento, habilidades y tcnicas a las diferentes actividades
de un proyecto, para cumplir con los requerimientos de su resultado, y dentro de
ese conjunto destaca especial atencin la gestin del aprovisionamiento del
proyecto, en la que los procesos para la obtencin de bienes y servicios, de
procedencia externa a la organizacin que lo adelanta definirn en buena parte,
no solo las variables de tiempo y costo de la ejecucin del proyecto, sino las
especificaciones y caractersticas de valor agregado en el resultado del proyecto.

La gestin de todas las acciones del abastecimiento de bienes y servicios de un

proyecto, est presente en los dos tipos de procesos de planificacin de
proyectos:
Los procesos medulares, en los que se define el alcance, la secuencia y
duracin de actividades, la estimacin de costos y recursos, y desde el
luego la gestin del riesgo y el desarrollo del plan del proyecto
 Los procesos de soporte o apoyo, que interactan en forma intermitente y
cuyo resultado de la planificacin debe redundar en planes de calidad,
organizacin de recursos, roles y jerarquas, anlisis del riesgo y sus
repuestas, y de manera primordial: el que, el cuanto y el cundo de lo que
se debe adquirir y la definicin de sus requerimientos y sus fuentes de
aprovisionamiento.

Y desde luego en los procesos de ejecucin y control del proyecto, en el desarrollo

de las acciones emanadas de ese tipo de procesos medulares y de apoyo de la
planificacin, la gestin del aprovisionamiento interacta tanto en el
aseguramiento de la calidad del desempeo de los recursos y de las
competencias del equipo del proyecto, como en el ciclo de requisicin,
identificacin, seleccin, contratacin y monitoreo de los proveedores del proyecto
y su respectiva administracin.

EN EL ALCANCE EST LA CLAVE

Si la gestin del alcance de un proyecto est encaminada a hacer que se incluya

todo el trabajo (y solamente el trabajo requerido) para completar exitosamente un
proyecto, es decir la definicin de lo que se incluye y no se incluye, las
adquisiciones de un proyecto estarn en buena parte definidas por las
dimensiones competitivas (costo, calidad, tiempo y flexibilidad), que requiera, bien
el usuario del proyecto o bien el cliente final del resultado del proyecto.

Desde la iniciacin del proyecto, pasando por la planeacin y definicin del

alcance, hasta en su monitoreo y control de cambios, la gestin del
aprovisionamiento estar involucrada en las definiciones del alcance del resultado
del proyecto (las caractersticas y funciones que caracterizan a un producto o
servicio), y del alcance del proceso del proyecto (el trabajo que se debe ejecutar
para producir tales caractersticas y funciones). Por ello es tan importante que en
los equipos de planeacin e implementacin del proyecto, estn involucrados las
competencias en compras y aprovisionamiento, como la participacin de
proveedores estratgicos, reconocidos por su participacin en procesos
colaborativos.
Uno de los resultados ms importante de la fase de iniciacin en la que se trabaja
el alcance del proyecto, son las restricciones, que bsicamente se refiere a los
factores que limitarn las opciones del equipo de gestin del proyecto. ( podra
estar inhibida, por ejemplo, la adquisicin de ciertos tipos de materiales o equipos,
en atencin a los parmetros de responsabilidad social y/o ambiental. Igual ocurre
en torno a determinado tipo de proveedores que bien por su historial con la
organizacin o bien porque los requisitos y/o inhabilidades lo especifican, impiden
su participacin en parcial o total en el proyecto. La analoga es extendible a las
condiciones para las formas contractuales de negociar y pactar con el proveedor.
Igual importancia merece la revisin de los factores sociales y ambientales del
resultado del proyecto, que tanta vigencia estn cobrando para nuestro pas en los
ltimos aos, producto de las conversaciones, firmas y entrada en vigencia de los
diferentes Tratados de Libre Comercio.

Pero una de las mayores restricciones con las que actualmente tropiezan los
proyectos, es con la disponibilidad del recurso econmico, y en aquellos proyectos
en los que el componente de los materiales, maquinaria y equipo e insumos,
representan una importante parte del costo del proceso y/o del producto. Ser la
aplicacin de conocimiento aplicado, experiencias y habilidades de negociacin,
es decir, de las competencias en gestin del aprovisionamiento, la que termine
fijando buena parte del alcance y los resultados.

Por otro lado, la experiencia en diversos tipos de proyectos, ensea que uno de
los aspectos que ms genera variabilidad en los proyectos, es la brecha diferencial
entre los estimados presupuestales, ex ante, con los presupuestos en firme (ex
post) son los costos de los productos y servicios del abastecimiento. Eso sin
mencionar las variaciones de precios en el tiempo que transcurre la
implementacin del proyecto.
EL APROVISIONAMIENTO EN LAS METODOLOGAS DE PROYECTOS

De las diversas metodologas para la gestin de proyectos, la del PMBOK

GUIDE, propuesta por el Project Management Institute (PMI), , ha venido
expandindose rpidamente, (no sin las debidas y justas objeciones), a nivel
mundial: Hoy en da, en ms de 125 pases, el PMI tiene mas de 230.000
miembros provenientes de las industrias universalmente mas importantes, como la
automotriz, la administracin, la construccin, la ingeniera, los servicios
financieros, la industria aeroespacial, la farmacutica, y de las TICs, entre otras, a
los que otorga la certificacin como profesional en Administracin de Proyectos
(PMP), para personas con amplia experiencia en proyectos y quienes deben
aprobar un amplio y profundo examen.
NOTA: En los ltimos aos, el PMI ha creado la CAPM (Asistente Certificado en Gestin de
Proyectos), de menores exigencias en torno la experiencia en proyectos

La metodologa del PMI, plantea nueve procesos claves por reas de

conocimiento en la gestin de proyectos:

1. Gestin de Integracin del Proyecto

2. Gestin de Alcance del Proyecto
3. Gestin del Tiempo del Proyecto
4. Gestin del Costo del Proyecto
5. Gestin de la Calidad del Proyecto
6. Gestin de Recursos Humanos del Proyecto
7. Gestin de Comunicaciones del Proyecto
8. Gestin de Riesgos del Proyecto
9. Gestin del Abastecimiento (o de las adquisiciones) del Proyecto
Y a partir de la ltima edicin del PMBOOK en 2015 se incluy una dcima rea
de conocimiento:
10. Gestin de los interesados del proyecto
EL APROVISIONAMIENTO SEGN LOS PROCESOS PMI

Desde luego, cada uno de los procesos, se integran e interactan en las diferentes
fases de planeacin, ejecucin y control del proyecto, y de hecho el
aprovisionamiento, bien como necesidades como suministro de los bienes y
servicios tanto del proceso como del resultado del proyecto, requerir decisiones,
participacin y monitoreo a lo largo de ellos. Pero lgicamente ser en la gestin
del suministro del proyecto, en donde las variables comerciales, logsticas y
administrativas del aprovisionamiento, impactarn operacional (tiempos y calidad)
y financieramente (costos), el desarrollo y producto del proyecto.

La Gestin del Abastecimiento (o de las adquisiciones) del Proyecto, incluye

los procesos requeridos para adquirir (externamente a la organizacin de quien
adelante el proyecto), bienes y servicios, con el objeto de lograr el alcance del
proyecto, y se analiza desde un enfoque de la relacin Cliente-Proveedor, en la
que dicho ejecutante del proyecto es el Cliente, y el proveedor es toda aquella
persona natural o jurdica que suministra los viene o servicios para el proyecto.
Esa relacin cliente proveedor puede darse en muchos niveles de un proyecto.
Pero en gestin de proyectos dependiendo de cul sea el rea de aplicacin, el
proveedor hace las veces de vendedor (de hecho en la metodologa PMI, al
proveedor, bien sea subcontratista, proveedor, o prestador de servicios, se le
denomina Vendedor, y al Cliente, es decir al que utiliza, obtiene o recibe tales
bienes y servicios, se le denomina Comprador.
La gestin del abastecimiento en la gestin de proyectos, incluye todos los
procesos requeridos para adquirir bienes y servicios desde fuera de la
organizacin ejecutante del proyecto, cuyo objetivo fundamental es la Planeacin
del aprovisionamiento, en trminos de la contratacin, la Seleccin proveedores y
la Administracin y cierre de contratos
Los principales procesos del abastecimiento son:

1. Planificacin del Abastecimiento: en el que se determina como y que se debe

adquirir
2. Planificacin del Requerimiento en el que se documentan los
requerimientos de productos e identificacin de las fuentes potenciales.
3. Requisicin: segn corresponda su aplicacin, busca la obtencin de
cotizaciones, licitaciones, ofertas o propuestas,.
4. Seleccin de la Fuente: corresponde al conjunto de acciones para la eleccin
entre los potenciales proveedores.
5. Administracin del Contrato: es la gestin de la relacin con el proveedor.
6. Cierre de Contrato: todas las decisiones y actividades para la cancelacin de
los contratos y cualquier rengln que pudiera quedar abierto.

(*) El doctor Gutirrez es Mster en Gestin de Empresas de la

Universidad Ramn Llull de Barcelona con estudios doctorales
de administracin. Tras varios aos de ocupar cargos directivos
en la empresa privada, actualmente es miembro de juntas
directivas y se desempea como consultor internacional,
conferencista y catedrtico de postgrados de prestigiosas
universidades Latinoamericanas.