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Instrucciones:

1. Justifique todo el documento

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA

ADMINISTRACIN GENERAL

Informacin de contacto

Instalaciones

Solicitud de suministros

INFORMACIN DE CONTACTO

Para entregas generales:

Avda. Portugal, n. 123XX


Madrid, 280XX

Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El personal
de los muelles de carga comprobar los artculos respecto al albarn y, a continuacin, llevar
el albarn a la oficina. Los empleados de la oficina sern responsables de agregar la
informacin del albarn a la base de datos de inventario.)

Nmeros de telfono:

Telfono: (91) 123-XX-67

Fax: (91) 123-XX-68

Correo electrnico:

atencionalcliente@consolidatedmessenger.com

Sitio web:

www.consolidatedmessenger.com

INSTALACIONES
Procedimientos de oficina

Oficina

Almacn

Sistema telefnico

OFICINA

La oficina de atencin al pblico y el vestbulo de Consolidated Messenger se encuentran en la


parte delantera del edificio y sirven como entrada principal para los empleados de la oficina y
para los clientes.

El espacio de la oficina de atencin al pblico consta de un mostrador con tres estaciones,


cada una de ellas con telfonos y terminales informticas con conexiones T1. El vestbulo
ofrece una zona de preparacin de paquetes y recipientes con artculos para su venta al por
menor (sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una serie de buzones. Las papeleras de
la zona de preparacin de paquetes deben vaciarse todas las noches o con la frecuencia
necesaria para ofrecer un aspecto de limpieza. Los recipientes para minoristas deben
comprobarse y rellenarse a lo largo del da, segn sea necesario. Los empleados de la oficina
se encargarn de ambas actividades.

El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sbado. Los clientes que alquilen
buzones tendrn acceso a ellos 24 horas al da.

ALMACN

La parte trasera del edificio contiene el almacn, que ocupa la mayor parte del espacio del
edificio. El almacn se divide en cuatro zonas diferentes: recepcin, envo, empaquetado y
almacenamiento de inventario:

La zona de recepcin consta de dos muelles de carga (que tambin se usan para los
envos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes
entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.

La zona de envo se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepcin,


comparte el espacio de los muelles de carga y tambin tiene una zona de 3,6 x 3,6
metros con estantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los
estantes se dividen por empresa de transportes.

La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de varios
tamaos, plstico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de poliestireno y
material de etiquetado.

La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.

SISTEMA TELEFNICO

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Procedimientos de oficina

El sistema telefnico de la oficina tiene un interfono y una conexin directa que permite a los
empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almacn. Siga las
instrucciones de las hojas situadas junto a cada telfono para comunicarse entre los dos
espacios del edificio.

Para usar el interfono desde la oficina:


1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado numrico.

2. Presione 2 para ponerse en contacto con la oficina desde la cocina.

3. Cuando escuche un clic, presione el botn del altavoz.

Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una


respuesta.

SOLICITUD DE SUMINISTROS

Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos

Suministros

ARTCULOS DE PAPELERA PARA EMPRESAS, PAPEL CON MEMBRETE, FACTURAS,


ALBARANES, RECIBOS

Proveedor: Lucerne Publishing


Direccin web: www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/

Informacin de acceso a la cuenta:

Direccin de correo electrnico:


Contrasea: ConsMess

1. Para solicitar artculos de papelera, visite www.lucernepublishing.com.

a. Haga clic en Obtener trabajo guardado.

2. Direccin de correo electrnico: diego@consolidatedmessenger.com Contrasea:


ConsMess

3. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la pgina.

4. Agregue la solicitud de comprobacin lser ms reciente al carro.

a. Haga clic en Ver carro de la compra.

b. Haga clic en Modificar contenido.

5. En Contenido, haga clic en Modificar.

a. Haga clic en Aceptar.

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b. Haga clic en Ir a caja.

6. Asegrese de que todos los datos de envo son correctos y haga clic en Continuar a
caja.

7. Escriba la informacin de facturacin correcta y haga clic en Enviar.

SUMINISTROS

Proveedor: Fabrikam, Inc.


Direccin web: www.fabrikam.com

Informacin de acceso a la cuenta:

Nombre de usuario: DiegoA


Contrasea: CMess01

A continuacin, se incluye una lista de los artculos que pedimos a Fabrikam:

Cajas
Material de empaquetado de espuma de poliestireno
Cinta
Papel de copia
Cartuchos de tner (5SI y HP 4000)
Suministros de minorista:

Notas adhesivas

Etiquetas adhesivas

Sobres acolchados

Cinta

Rotuladores

Cajas

Plstico de burbuja

1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com. Inicie sesin con los
siguientes datos:
Nombre de usuario: DiegoA
Contrasea: CMess01

2. Busque y localice todos los artculos que desea adquirir y agrguelos al carro de la
compra.

3. Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en Carro de la
compra.

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4. Haga clic en Caja.

5. Si no tiene ningn cupn, haga clic en Continuar.

6. Compruebe que las direcciones de envo y de facturacin son correctas.

7. Haga clic en Continuar.

8. Escriba la informacin de facturacin correcta.

9. Haga clic en Continuar.

10. Revise el pedido y haga clic en Enviar.

11. Recibir una carta de confirmacin por correo postal y electrnico. Guarde una
copia impresa.

ENVO

Recepcin de paquetes

Procesamiento de pedidos

RECEPCIN DE PAQUETES

Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el da que se
reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:

Recepcin de paquetes para enviar

Recepcin de artculos para empaquetar y enviar

RECEPCIN DE PAQUETES PARA ENVIAR

Cuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una


cuenta con nosotros.

a. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un


pedido de compra para realizar el pago.
2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el
mtodo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su
destino.

3. Agregue la informacin a la base de datos y genere la factura y el albarn. Procese


el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

4. Dle una copia de la factura y el albarn al cliente.

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RECEPCIN DE ARTCULOS PARA EMPAQUETAR Y ENVIAR

Cuando un cliente deposita artculos para que los empaquetemos y enviemos:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una


cuenta con nosotros.

b. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un


pedido de compra para realizar el pago.
2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el
mtodo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su
destino.

3. Mida el artculo para determinar el material de empaquetado necesario.

4. Agregue la informacin a la base de datos y genere la factura y el albarn. Procese


el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

5. Dle una copia de la factura y el albarn al cliente.

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.

Evaluacin de un pedido

Creacin de una factura

Procesamiento de una factura

EVALUACIN DE UN PEDIDO

Antes de poder crear una factura, deber conocer los siguientes datos:

Quin es el cliente?

El cliente tiene ya una cuenta?

Cul es el descuento?

Cul es el mtodo de pago?

QUIN ES EL CLIENTE?
Vendemos a los siguientes tipos de clientes:

Tipo Mtodo de pago

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Particulares Efectivo, tarjeta de crdito o cheque


personal con identificacin
Clientes con pedidos de compra Factura, neto 30
(principalmente empresas)
EL CLIENTE TIENE YA UNA CUENTA?
Para buscar un cliente:

1. En Access, busque en la base de datos de clientes.

2. Si no puede encontrar el nombre del cliente, compruebe la lista de clientes


inactivos antes de intentar agregarlos a nuestro sistema.

COMPROBACIN DEL CRDITO DE LOS NUEVOS CLIENTES


Las comprobaciones de crdito se realizan para nuevos clientes que desean usar
pedidos de compra.

Hay una copia de la solicitud de crdito en la carpeta Admin.

Dle la solicitud de crdito al cliente o pdale que la rellene mientras est sentado en
su estacin.

Cuando reciba la solicitud de crdito rellenada, deber enviar por fax los formularios
de referencia de crdito a cada una de las referencias enumeradas. Si no se indica
ningn nmero de fax, llame por telfono.

Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es decir,
que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al cliente; en
caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de crdito.

Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice la base de


datos de la forma correspondiente.

CREACIN DE UNA NUEVA CUENTA DE CLIENTE


1. En Access, haga clic en Cliente en la barra de iconos para abrir la ventana Trabajo
de cliente: Lista.

2. Haga clic en la parte inferior del panel derecho y elija Nuevo.

3. Escriba la informacin sobre el cliente adecuada y elija Aceptar.

CUL ES EL MTODO DE PAGO?


Aceptamos los siguientes mtodos de pago:

Pedido de compra: se pueden usar pedidos de compra para todas las organizaciones
con financiacin pblica sin una comprobacin de crdito. Debe comprobarse el
crdito de todas las dems empresas antes de que puedan enviarnos un pedido de

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compra. Los clientes deben enviar los pedidos de compra en el momento del servicio. Los
archivaremos como una promesa de pago.

Neto 30: a menos que se haya dispuesto previamente, se requiere a todas las
organizaciones que paguen los pedidos de compra en neto 30.

Tarjeta de crdito: aceptamos American Express, Discover, Visa y MasterCard.

Cheque personal: un cliente que pague con un cheque personal debe proporcionar el
nmero del permiso de conducir. Debe informar al cliente de que se cobrarn 25
adicionales por cada cheque que se devuelva.

CREACIN DE UNA FACTURA

Para crear una factura de cliente:

1. En la carpeta Formularios, abra Contrato.doc y rellene la informacin.

2. Asegrese de actualizar el campo N de factura para evitar nmeros de factura


duplicados.

3. Imprima el documento si el cliente se encuentra en la oficina o si necesita enviarlo


por fax o por correo ordinario. En otro caso, envelo al cliente por correo
electrnico.

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA

Procesamiento de una factura de tarjeta de crdito

Procesamiento de una factura de pedido de compra

Procesamiento de una factura de cheque personal

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE TARJETA DE CRDITO


Nuestro proveedor de servicios comerciales de tarjeta de crdito es Woodgrove Bank:

Para procesar un pago mediante tarjeta de crdito:

1. Enve la factura como adjunto a david@woodgrovebank.com para solicitar su


aprobacin.

2. Si se aprueba el pago, abra Access.

3. Busque el nombre del cliente.

4. Busque el nmero de factura actual en la cuenta del cliente.

5. Especifique el mtodo de pago, el importe y el nmero de aprobacin en los


campos adecuados.

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PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE PEDIDO DE COMPRA


Compruebe en la base de datos de Access si se trata de un cliente actual. Si es as, asegrese de
que enva por fax o por correo el pedido de compra, para que podamos recibir el pago. Si es la
primera vez que este cliente acude a nosotros, ser necesario realizar una comprobacin de
crdito antes de aceptar el pedido de compra.

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE CHEQUE PERSONAL


Si el cliente va a enviarnos un cheque por correo en vez de pagar mediante tarjeta de crdito,
siga estos pasos:

1. Cree una factura de cliente.

2. Enve la factura al cliente.

3. Especifique Provisional en la cuenta de Access del cliente hasta que reciba el


cheque y el banco haya liquidado el cheque.

CONTABILIDAD

Tenedor de libros

Contable

Programa de contabilidad

TENEDOR DE LIBROS

Enrique Gil

enrique@fourthcoffee.com

CONTABLE

Antonio Bermejo

antonio@northwind traders.com

PROGRAMA DE CONTABILIDAD

Actualmente usamos Microsoft Office Small Business Accounting.

BANCO

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Nuestra cuenta est en Woodgrove Bank.

N. de cuenta corriente 11111122222


N. de cuenta en el mercado monetario 345689

Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques bancarios, transferencias y efectivo en
la cuenta corriente y, a continuacin, se realizar una transferencia semanal de todos los
importes que superen los 5.000 a la cuenta del mercado monetario.

Segn la ley, no podemos retirar cantidades ms de tres veces al mes de la cuenta del mercado
monetario. Si se supera, la cuenta se convertir en una cuenta de ahorro estndar y se nos
penalizar.

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